BAB 3 ANALISIS ARSITEKTUR PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Strategic Goals and Initiative 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Grand Berto Indoplast didirikan pada tahun 1988, yang bergerak di bidang manufacturing (Plastic Injection Moulding) dengan orientasi pemasaran yang ditujukan pada berbagai distributor besar maupun distributor kecil. Perusahaan ini beralamat di Jl. Raya Perancis, Kawasan Pergudangan 8, Blok RB. Telp (021)55913300 fax (021)55910989. Dadap-Tanggerang. 1500. Pemilik perusahaan, Robert Tjandra. PT. Grand Berto Indoplast adalah perusahaan yang memproduksi mainan anak-anak (kids toy), melihat adanya peluang yang cukup besar dengan semakin pesatnya pertumbuhan penduduk di Indonesia maka PT. Grand Berto Indoplast memfokuskan produksi mainan mulai dari yang menghibur hingga yang mencerdaskan anak. Bahan dasar yang digunakannya adalah plastik yang berkualitas guna memuaskan para pelanggannya. Dalam produksi pembuatan mainan anak-anak PT. Grand Berto Indoplast menggunakan bahan dasar plastik lokal dan plastik impor tergantung dari pesanan para pelanggan.
64
65
3.1.2 Rencana Strategi 3.1.2.1 Visi dan Misi Visi : Menjadi perusahaan mainan yang berkualitas dan bisa memuaskan pembeli. Misi : Memproduksi mainan anak-anak yang membuat anak tidak mudah bosan dan yang bisa mencerdaskan anak. 3.1.2.2 Strategi Bisnis Perusahaan Sebagai salah satu perusahaan yang ingin mengembangkan bisnisnya di dunia perindustrian, PT. Grand Berto Indoplast memiliki strategi bisnis yang harus dicapai. Berikut ini strategi bisnis dari PT. Grand Berto Indoplast : 1. Komitmen Manajemen PT. Grand Berto Indoplast mempunyai komitmen terhadap pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu dan meningkatkan secara terus menerus efektifitas dengan cara. a. Mengkomunikasikan
keseluruh
karyawan
akan
pentingnya mutu dan kepuasan pelanggan. b. Menetapkan kebijakan mutu dan menetapkan sasaran mutu.
66
2. Time Management PT. Grand Berto Indoplast mempunyai tujuan untuk melakukan produksi secara tepat waktu. a. Mengoptimalkan waktu kerja pada saat produksi. b. Membuat table jadwal pengerjaan produksi pada tiap-tiap mesin. 3. Fokus Kepada Pelanggan PT. Grand Berto Indoplast mempunyai tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara menjamin kebutuhan-kebutuhan pelanggan dilaksanakan dan dipenuhi pada setiap pekerjaan yang dikerjakan. a. Memperhatikan dan memantau kegiatan pelaksanaan pekerjaan secara periodik. b. Selalu memantau informasi yang berkaitan dengan kepuasan dan keluhan pelanggan dengan menggunakan metode dan kriteria yang telah ditetapkan. 3.1.2.3 Produk yang Dihasilkan Produk-produk yang dihasilkan oleh PT. Grand Berto Indoplast adalah berbagai macam jenis mainan anak-anak, mulai dari yang mencerdaskan anak hingga yang menghibur. Produk- produk tersebut semua dibuat dengan bahan dasar plastik pilihan.
67
3.1.3 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal Pada sub-bab ini dijelaskan mengenai penjelasan tentang analisis lingkungan eksternal dan internal bisnis perusahaan. 3.1.3.1 Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan Pembahasan mengenai analisis lingkungan eksternal mencakup analisa terhadap lingkungan politik, sosial, budaya, dan teknologi pada perusahaan dan persaingan bisnis perusahaan. Metode yang digunakan untuk menganalisa hal tersebut yaitu dengan teknik analisa lima (5) daya persaingan Porter dan analisis PEST. 3.1.3.1.1 PEST • Politik Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap proses bisnis perusahaan, yaitu terdapatnya kebijakankebijakan baru yang dibuat oleh pemerintah, seperti perundang-undangan tentang penggunaan bahan baku berbahaya dan kebijakan tentang pajak. • Ekonomi Faktor ekonomi merupakan salah satu faktor yang
memiliki
pengaruh
besar
dalam
eksternal
perusahaan. Dimana tidak stabilnya nilai tukar mata uang asing terhadap rupiah yang dapat membuat harga bahan
68
baku yang khususnya di impor dari luar negeri menjadi tidak stabil. Hal ini menyebabkan tidak menentunya biaya produksi perusahaan. • Sosial Mengingat semakin banyaknya jumlah angka pertumbuhan penduduk di Indonesia, terutama pada anak-anak. Kebutuhan mainan anak-anak terbilang cukup besar. Hal ini dapat berpengaruh terhadap penjualan produk perusahaan dengan cara meningkatkan kerjasama dengan para distributor-distributor. • Teknologi Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi semakin menjadi salah satu kebutuhan utama dalam dunia bisnis saat ini. Hal ini tidak lepas dari penggunaan teknologi yang digunakan oleh PT. Grand Berto Indoplast dalam proses bisnis di perusahaan dan produksi untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
69
3.1.3.1.2 Analisis 5 Daya Saing Porter Potential New Entrants (Pendatang Baru) • Perusahaan asing yang mulai mengekspor mainan anak-anak ke dalam negeri.
Bargaining Power of Supplier (Kekuatan Pemasok)
Intraindustry Rivalry (Pesaing)
• Supplier yang berada di dalam negeri maupun yang berada di luar negeri, yang memasok plastik-plastik yang berkualitas.
• Salim Toys
Bargaining Power of Buyers (Kekuatan pembeli) • Distributor besar • Distributor kecil
• Fantasy Land • Toko 88
Subsitute Product (Produk Pengganti) • Plastik impor
Gambar 3.1 Analisa Porter pada PT. Grand Berto Indoplast Lima (5) daya persaingan Porter mencakup lima faktor eksternal pada perusahaan yaitu Intraindustry Rivalry (Pesaing), Bargaining Power of Supplier (Kekuatan pemasok),
Bargaining
Power
of
Buyers
(Kekuatan
pembeli), Potential New Entrants (Potensi dari pendatang baru), dan Subtitute Product (Produk pengganti) yang dapat mempengaruhi strategi yang dimiliki oleh perusahaan dalam persaingan di dunia bisnis. Berikut ini merupakan hasil
70
analisis yang telah dilakukan sesuai dengan proses bisnis pada perusahaan saat ini : a. Bargaining Power of Buyers (Kekuatan Pembeli) Pelanggan utama dari hasil produksi PT. Grand Berto Indoplast ialah para distributor besar dan distributor kecil. Untuk mencari para pelanggan pihak PT. Grand Berto Indoplast menggunakan marketing untuk menawarkan produk-produknya, tetapi jika dalam skala besar pihak PT. Grand Berto Indoplast mengundang para distributor-distributor besar untuk memperkenalkan hasil produknya. b. Intraindustry Rivalry (Pesaing) Pesaing dari PT. Grand Berto Indoplast adalah perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur dalam pembuatan mainan anak-anak, salah satu pesaing utamanya adalah Salim Toys. Hal ini, membuat PT. Grand Berto Indoplast terus dibayangi oleh pesaingnya yang berusaha mengejar dalam memimpin persaingan, oleh karena itu PT. Grand Berto Indoplast harus melakukan peningkatan pelayanan dan kualitas produk serta melakukan hubungan sosial yang baik dengan para pelanggan.
71
c. Bargaining Power of Supplier (Kekuatan Pemasok) PT. Grand Berto Indoplast memiliki beberapa pemasok yang berasal dari luar negeri maupun dari dalam negeri. Untuk pemasok dalam negeri mereka menyuplai bahan dasar plastik dengan kualitas standar, sedangkan untuk pemasok dari luar negeri, mereka menyuplai bahan dasar plastik dengan kualitas super, dimana bahan dasar kualitas super tersebut tidak bisa di dapatkan di dalam negeri. Dibutuhkannya sebuah jaringan komunikasi yang baik dengan pemasok agar berbagai hal-hal negatif seperti keterlambatan dan kesalahpahaman dalam pembelian bahan baku yang dipesan
oleh
perusahaan
dapat
dicegah
dan
diminimalisasi. d. Potential New Entrants (Pendatang Baru) Seiring berjalannya waktu, tumbuh pesaingpesaing baru perusahaan yang bisa saja dapat mengancam
pangsa
pasar
yang
dimiliki
oleh
perusahaan PT. Grand Berto Indoplast. Beberapa pendatang baru yang ikut meramaikan pasar produksi ialah perusahaan asing yang mulai mengekspor produk mainan anak-anak ke dalam negeri. Ancaman dari pendatang baru ini belum begitu berpengaruh bagi PT.
72
Grand Berto Indoplast, namun lambat laun jika proses bisnis, strategi bisnis perusahaan, dan teknologi pada perusahaan kemungkinan
tidak
di
tingkatkan,
perusahaan
tidak
pendatang
menutup
baru
dapat
mengancam ruang lingkup pasar PT. Grand Berto Indoplast. e. Subsitute Product (Produk Pengganti) Berbagai produk yang dihasilkan oleh PT. Grand Berto Indoplast adalah berbahan dasar plastik. Plastik merupakan bahan dasar pokok dalam proses produksi. Perusahaan menggunakan bahan dasar plastik lokal dan plastik import. Bahan dasar plastik import biasanya digunakan dalam proses produksi tertentu, dimana bahan dasar plastik lokal tidak dapat digunakan untuk proses produksi tersebut. Tetapi harga dari bahan dasar plastik import itu sendiri cukup mahal di bandingkan bahan dasar plastik lokal. 3.1.3.2 Analisis Lingkungan Internal Perusahaan 3.1.3.2.1 Analisa SWOT • Peluang 1.
Semakin banyaknya jumlah angka pertumbuhan penduduk di Indonesia, terutama anak-anak.
73
2.
Pesaing bisnis produksi mainan anak-anak yang masih minim.
3.
Perkembangan teknologi yang mendukung proses bisnis perusahaan sehingga lebih efektif dan efisien.
4.
Mempunyai
beberapa
pelanggan
yang
sudah
mempercayai hasil dari produk yang dihasilkan. 5.
Barang baku yang mudah di dapat.
6.
Pengembangan aplikasi jaringan sudah lebih mudah dan cepat.
• Ancaman 1.
Kemerosotan ekonomi nasional.
2.
Ketidak stabilannya harga bahan baku untuk produksi barang.
3.
Semakin banyaknya mainan-mainan impor yang masuk ke indonesia.
4.
Munculnya kebijakan pasar bebas dalam era globalisasi.
5.
Mulai banyaknya anak yang lebih tertarik pada mainan berteknologi seperti video game.
74
6.
Pencarian data dan informasi dalam perusahaan yang belum teratur.
• Kekuatan 1.
Tersedianya mesin produksi yang berteknologi canggih dalam menunjang produksi perusahaan.
2.
Perusahaan memiliki hubungan yang erat dengan para pelanggan yang sudah ada.
3.
Perusahaan ditangani oleh para staff ahli dan professional.
4.
Perusahaan memiliki tim yang solid.
5.
Produk yang dihasilkan perusahaan mempunyai variasi yang beragam.
6.
Adanya quality control yang baik sehingga produk yang dihasilkan berkualitas tinggi.
• Kelemahan 1.
Penggunaan
IT
kurang
dimaksimalkan
oleh
perusahaan. 2.
Kapasitas produksi yang masih kurang dalam menghadapi banyaknya jumlah pesanan.
75
3.
Sulitnya mencari sumber daya manusia yang professional.
4.
Keterlambatan pengiriman barang karena masalah kemacetan atau banjir.
5.
Dalam melakukan promosi perusahaan masih belum menggunakan teknologi web.
6.
Pencatatan data dan informasi perusahaan yang masih menggunakan kertas sehingga tidak teratur.
3.1.3.2.2 Matriks Faktor Strategi Eksternal Apabila sudah menyelesaikan faktor-faktor strategi eksternal maka, untuk mengetahui berbagai kemungkinan peluang dan ancaman harus menganalisis lingkungan eksternalnya. Seperti pada Tabel 3.1 EFAS berikut ini : Tabel 3.1 EFAS Faktor Strategi Eksternal
Bobot
Rating
Bobot X Rating
0,15
3
0,45
0,09
2
0,18
0,10
3
0,3
Peluang 1. Semakin banyaknya jumlah angka pertumbuhan penduduk di Indonesia, terutama anak-anak. 2. Pesaing bisnis produksi mainan anak-anak yang masih minim. 3. Perkembangan teknologi yang mendukung proses bisnis perushaan sehingga lebih efektif dan efisien.
76
4. Mempunyai beberapa Pelanggan yang sudah mempercayai hasil dari produk yang dihasilkan.
0,19
Total Peluang
0,53
4
0,76 1,69
Ancaman 1. Kemerosotan ekonomi nasional.
0,07
3
0,21
2. Ketidak stabilannya harga bahan baku untuk produksi barang.
0,16
1
0,16
0,10
1
0,10
0,14
2
0,28
3. Semakin banyaknya mainanmainan impor yang masuk ke Indonesia. 4. Munculnya kebijakan pasar bebas dalam era golobalisasi . Total Ancaman Total EFAS
0,47
0,75
1
2,44
3.1.3.2.3 Matriks Faktor Strategi Internal Apabila sudah menyelesaikan faktor-faktor strategi internalnya maka, untuk mengetahui berbagai kemungkinan kekuatan dan kelemahan harus menganalisis lingkungan internalnya. Seperti pada Tabel 3.2 IFAS berikut ini :
77
Tabel 3.2 IFAS Faktor Strategi Internal
Bobot
Rating
Bobot X Rating
Kekuatan 1. Tersedianya mesin produksi yang berteknologi canggih dalam menunjang produksi perusahaan.
0,12
3
0,36
2. Perusahaan memiliki hubungan yang erat dengan para pelanggan yang sudah ada.
0,13
4
0,52
0,16
3
0,48
0,13
4
0,52
3. Perusahaan ditangani oleh para staff ahli dan professional. 4. Perusahaan memiliki tim yang solid Total Kekuatan
0,54
1,88
Kelemahan 1. Penggunaan IT kurang dimaksimalkan oleh perusahaan.
0,07
2
0,14
0,09
2
0,18
3. Sulitnya mencari sumber daya manusia yang professional.
0,07
1
0,07
4. Keterlambatan pengiriman barang karena masalah kemacetan atau banjir
0,05
3
0,15
Total Kelemahan
0,28
0,54
Total IFAS
0,82
2,42
2. Kapasitas produksi yang masih kurang dalam menghadapi banyaknya jumlah pesanan.
78
3.1.3.2.4 Matrik TOWS atau SWOT Berikut adalah matrik yang menggambarkan bagaimana peluang dan ancaman yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki. Tabel 3.3 Matrik SWOT Strength
IFAS
EFAS
Weakness
1. Tersedianya mesin 1. Penggunaan IT kurang produksi yang berteknologi dimaksimalkan oleh canggih dalam menunjang perusahaan. produksi perusahaan. 2. Kapasitas produksi yang 2. Perusahaan memiliki masih kurang dalam hubungan yang erat dengan menghadapi banyaknya para pelanggan yang sudah jumlah pesanan. ada. 3. Sulitnya mencari sumber 3. Perusahaan ditangani daya manusia yang oleh para staff ahli dan professional. professional. 4. Keterlambatan 4. Perusahaan memiliki tim pengiriman barang karena yang solid. masalah kemacetan atau banjir. 5. Produk yang dihasilkan perusahaan mempunyai 5. Dalam melakukan variasi yang beragam. promosi perusahaan masih belum menggunakan 6. Adanya quality control teknologi web. yang baik sehingga produk yang dihasilkan berkualitas 6. Pencatatan data dan tinggi. informasi perusahaan yang masih menggunakan kertas sehingga tidak teratur.
79
Opportunity
Strategi SO
1. Semakin banyaknya jumlah angka pertumbuhan penduduk di Indonesia, terutama anak-anak.
1. Meningkatkan inovasi produk dan mempertahankan kualitas produk yang sudah dipercaya oleh pelanggan.
2. Pesaing bisnis produksi mainan anak-anak yang masih minim.
Strategi WO 1. Melakukan produksi secara optimal dengan menghasilkan kualitas produk yang baik.
3. Perkembangan teknologi yang mendukung proses bisnis perusahaan sehingga lebih efektif dan efisen. 4. Mempunyai beberapa pelanggan yang sudah mempercayai hasil dari produk yang dihasilkan. 5. Barang baku mudah di dapat.
yang
6. Pengembangan aplikasi jaringan sudah lebih mudah dan cepat. Threats 1. Kemerosotan ekonomi nasional. 2. Ketidak stabilannya harga bahan baku untuk produksi barang. 3. Semakin banyaknya mainan-mainan impor yang masuk ke Indonesia. 4. Munculnya kebijakan pasar bebas dalam era globalisasi.
Strategi ST 1. Menurunkan harga jual dengan tetap meperhitungkan keuntungan dan mempertahankan kualitas yang baik. 2. Memaksimalkan penggunaan mesin perusahaan untuk melakukan produksi.
Strategi WT 1. Mengoptimalkan tenaga kerja pada setiap bagian diperusahaan.
80
5. Mulai banyaknya anak yang lebih tertarik pada mainan berteknologi seperti video game. 6. Pencarian data dan informasi dalam perusahaan yang belum teratur.
3.1.3.2.5 Matrik Grand Strategi Berdasarkan analisis pada Tabel 3.1 dan Tabel 3.2 maka dapat digambarkan posisi dari PT. Grand Berto Indoplast dalam persaingan melalui diagram berikut ini : Perhitungan Titik x = kekuatan (strength) – kelemahan (weakness) = 1,88 – 0,54 = 1,34 Titik y = peluang (oppurtinity) – ancaman (threat) = 1,69 – 0,75 = 0,94
81
Gambar 3.2 Diagram Penentuan Matrik Grand Strategy PT. Grand Berto Indoplast menggunakan strategi pada kuadran 1 yaitu SO (Strength dan Opportunity) dengan strategi sebagai berikut : -
Meningkatkan
inovasi
produk
dan
mempertahankan kualitas produk yang sudah dipercaya oleh pelanggan
82
3.1.3.2.6 Value Chain Infrastuktur Perusahaan Gedung, Peralatan dan Perlengkapan Kantor, Gudang, Mobil Operasional Manajemen Sumber Daya Perekrutan, Pelatihan, Pengontrolan, Evaluasi kinerja Pengembangan Teknologi Windows XP Pembelian Pembelian bahan baku kepada supplier, Pembelian perlengkapan logistik Logistik ke dalam
Operasi
Logistik ke luar
- Hubungan dengan supplier - Penerimaan bahan baku dari supplier
- Proses pengolahan bahan baku menjadi suatu produk
- Hubungan dengan pelanggan - Pengiriman produk kepada pelanggan
Pemasaran dan Penjualan - Memberikan informasi produk, seperti kualitas dari produk tersebut
Pelayanan
- Menjaga kualitas produk untuk memuaskan pelanggan - Menjalin hubungan dan komunikasi yang baik dengan pelanggan
M A R G I N
Gambar 3.3 Value Chain Dari gambar 3.3 kita dapat melihat beberapa kegiatan yang dilakukan PT. Grand Berto Indoplast, meliputi : 1. Aktivitas utama • Logistik kedalam Aktivitas logistik ke dalam yang ada di perusahaan ialah hubungan supplier dan
83
penerimaan bahan baku. Dimana PT. Grand Berto Indoplast tidak terpaku pada satu supplier saja. PT. Grand Berto Indoplast mempunyai beberapa supplier, sehingga dapat memilih
bahan
baku
yang
murah
dan
berkualitas. • Operasi Terdapat
aktivitas-aktivitas
yang
berhubungan pada suatu proses perubahan atau transformasi dari bahan baku menjadi barang jadi (produksi). Sejauh ini proses operasi PT. Grand Berto Indoplast dapat dikategorikan baik, karena adanya Quality Control dan tenaga kerja yang handal. • Logistik keluar Aktivitas logistik ke luar yang ada pada PT. Grand Berto Indoplast ialah hubungan dengan pelanggan dan pengiriman produk yang sudah dipesan oleh pelanggan. • Pemasaran dan penjualan Merupakan kegiatan perusahaan dalam memperkenalkan
produk
dari
perusahaan
84
kepada konsumennya dengan menggunakan marketing
dalam
menawarkan
produk-
produknya serta pihak PT. Grand Berto Indoplast juga mengundang para distributor untuk
memperkenalkan
produk
yang
dihasilkan. • Pelayanan Bertujuan kepuasan
untuk
pelanggan.
meningkatkan Pelayanan
yang
dilakukan pihak perusahaan adalah dengan menjalin
komunikasi
yang
baik
dengan
pelanggan. Seperti pengiriman yang tepat waktu, kualitas produk yang berkualitas, dan sebagainya. 2. Aktivitas Pendukung • Infrastruktur Perusahaan Infrastruktur yang dimiliki perusahaan seperti kantor, peralatan dan perlengkapan kantor, gudang, dan mobil operasional untuk melakukan pengiriman barang.
85
• Manajemen Sumber Daya Perusahaan selektif dalam melakukan perekrutan karyawan untuk mencari tenaga kerja
yang
handal.
Serta
perusahaan
memberikan pelatihan terhadap karyawan untuk meningkatkan kualitas produksi. • Pengembangan Teknologi Penggunaan Microsoft windows XP. • Pembelian Kegiatan pembelian bahan baku dan pendukung yang dilakukan oleh PT. Grand Berto Indoplast untuk mendukung aktivitas utama. 3.1.3.2.7 Balanced Scorecard Balance scorecard merupakan penjabaran dari misi dan strategi suatu perusahaan. Pada Tabel 3.4 dijelaskan mengenai Balance scorecard pada perusahaan PT. Grand Berto Indoplast.
86
Gambar 3.4 Balanced Scorecard
87
Tabel 3.4 Balanced Scorecard
Learning and growth
Internal process
Customer
Financial
Perspektif
Strategic Object
KPI
Pertumbuhan pendapatan
Presentase pendapatan yang masuk tiap bulan Meningkatkan pelayanan
Meningkatkan nilai tambah Meningkatkan kepuasan pelanggan Meningkatkan pangsa pasar
Memantau keluhan pelanggan Presentase ruang lingkup pendistribusian produk
Meningkatkan kualitas produksi
Meminimalisasi kan tingkat kecacatan produk Presentase pelaksanaan proses bisnis secara maksimal Indeks kompetensi karyawan
Meningkatkan pelaksanaan proses bisnis Meningkatkan keahlian dengan pelatihan karyawan Mengembangkan sistem informasi dan teknologi informasi
Presestase kemampuan dalam pelaksanaan tugas di setiap bagian
Bobot KPI
Target
Aktual
Score
2010
2011
2010
2011
2010
2011
50%
100%
100%
85%
90%
92,50
95
30%
90%
100%
80%
90%
85
95
50%
85%
90%
80%
87%
87
100
40%
100%
100%
90%
100%
95
100
50%
100%
100%
80%
85%
90
92,50
30%
100%
100%
80%
85%
90
90
30%
90%
100%
40%
50%
50
60
20%
80%
100%
75%
80%
77
80
3.1.3.3 CONOPS Berjalan 3.1.3.3.1 CONOPS Skenario Berjalan 1. Pelanggan melakukan pemesanan barang kepada pihak Perusahaan melalui Bagian Order Request dengan mengisi Purchase Order.
88
2. Bagian Order Request mengirim Purchase Order kepada Bagian Administrasi. 3. Bagian Administrasi akan melaporkan Purchase Order kepada Pimpinan Perusahaan. 4. Pimpinan
Perusahaan
akan
mengeluarkan
Surat
Permintaan Bahan Baku (SPBB) kepada Bagian Logistik dan mengumpulkan semua Kepala Bagian Produksi, Bagian Perakitan, Bagian Penyimpanan, dan Bagian Administrasi untuk melakukan rapat kerja. 5. Setelah pembagian tugas diserahkan, Bagian Logistik akan mengirim Surat Pembelian Bahan Baku (SPBB) kepada Supplier. 6. Bahan baku akan dikirimkan oleh Supplier kepada Bagian Penyimpanan (Gudang) yang nantinya akan diperiksa kesesuaian bahan baku yang diterima dengan yang dipesan. 7. Setelah bahan baku diterima, Bagian Penyimpanan (Gudang) akan menyerahkan Surat Penerimaan Bahan Baku (SPBB) kepada Bagian Logistik. 8. Bagian Logistik kemudian memberikan laporan kepada Bagian Accounting berdasarkan jumlah pemesanan bahan baku yang dipesan.
89
9. Bagian Accounting akan membayar jumlah pemesanan bahan baku kepada Supplier. 10. Bagian Logistik akan melaporkan hasil pembelian bahan baku ke pimpinan. 11. Pimpinan mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK) kepada Bagian Produksi untuk segera melakukan produksi. 12. Setelah
melakukan
produksi,
Bagian
Produksi
menyerahkan hasil cetakan plastik kepada Bagian Perakitan untuk dilakukan proses perakitan. 13. Bagian Produksi mencetak Form Produksi ke Bagian Pengemasan. 14. Setelah selesai proses perakitan, Bagian Perakitan kemudian mengirim barang ke Bagian Gudang. 15. Bagian Gudang mengirim barang ke Bagian Quality Control untuk pengecekan guna menghindari cacat produksi atau karena unit kurang sempurna. 16. Bagian Quality Control melakukan pengecekan barang yang sudah masuk. a) Bagian Quality Control akan meneruskan barang yang dinilai layak ke Bagian Pengemasan.
90
b) Bagian Quality Control akan mengembalikan barang yang dinilai tidak layak ke Bagian Produksi untuk melakukan perbaikan / pengerjaan ulang. 17. Bagian Pengemasan menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman untuk melakukan pengiriman barang. 18. Bagian Pengemasan mengirimkan Form Produksi ke Bagian Administrasi. 19. Bagian Administrasi menerbitkan Surat Jalan ke Bagian Pengiriman. 20. Bagian Administrasi mengirimkan Form Produksi ke Bagian Accounting. 21. Bagian Accounting menerbitkan Invoice ke Bagian Pengiriman. 22. Bagian
Pengiriman
mengirimkan
barang
beserta
Invoice kepada Pelanggan. 23. Pelanggan
melakukan
pembayaran
ke
Bagian
Accounting sesuai dengan Invoice yang diberikan oleh Bagian Pengiriman. 24. Setelah Pelanggan melakukan pembayaran, Bagian Accounting akan mengirimkan form tanda terima atau kwitansi.
91
3.1.3.3.2 Diagram CONOPS Berjalan
3. Melaporkan Purchase Order
2. Mengirim Purchase Order
Bagian Administrsi
20. Mengirim Form Produksi
4. Mengeluarkan Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB)
1. Memesan Barang 24. Mengirimkan Form Tanda Terima
Pimpinan
Pelanggan
Bagian Logistik
M ICRO SOFT CO RPOR ATION
21. Menerbitkan Invoice 23. Membayar Tagihan
Bagian Acounting
MIC ROSO FT C ORP ORA TIO N
19. Menerbitkan Surat Jalan
11. Mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK) Bagian Produksi
Suppliers 6. Mengirim Bahan Baku
13. Mencetak Form Produksi
12. Menyerahkan hasil cetakan plastik Pasca Produksi
7. Melaporkan Penerimaan Bahan Baku
9. Membayar Jumlah Pemesanan Bahan Baku
5. Memesan Bahan Baku
8. Melaporkan Jumlah Pemesanan Bahan Baku
22. Mengirim Barang beserta Surat Jalan dan Invoice
10. Melaporkan Hasil Pembelian Bahan Baku
Bagian Order Request
14. Mengirim Barang Pasca Perakitan Bagian Gudang Bagian Perakitan
16b. Mengembalikan barang yang tidak layak 18. Mengirim Form Produksi
17. Menyerahkan Barang Bagian Pengiriman
16a. Menyerahkan barang lulus seleksi Bagian Pengemasan
15. Mengirim Barang untuk diseleksi Bagian Quality Control
Gambar 3.5 Concept Of Operation Diagram (CONOPS) 3.2 Product and Service Product and Service merupakan area arsitektur yang dimaksudkan sebagai pengaruh paling utama. Level kedua dari EA framework mengidentifikasi layanan produk bisnis dari perusahaan dan kontribusi dari teknologi yang mendukung proses tersebut. 3.2.1 Business Plan Rencana bisnis menyediakan deskripsi tingkat tinggi dari garis kunci dari bisnis, dan strategi finansial yang akan mencapai tujuan dan inisiatif strategis.
92
3.2.1.1 Business Overview PT. Grand Berto Indoplast adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang pembuatan mainan anak-anak (plastic injection moulding). Perusahaan ini dapat melakukan produksi dalam segala jenis, bentuk, dan ukuran sesuai dengan pesanan dari para pelanggan. 3.2.1.2 Executives Team Profile 1. Pimpinan Perusahaan •
Bertanggung jawab terhadap semua keputusan yang sudah diambil
•
Menerima dan menganalisa laporan kerja dari setiap bagian yang ada diperusahaan
•
Menyusun rencana perusahaan serta visi, misi, dan strategi dalam mencapai tujuan perusahaan.
2. Kepala Bagian Produksi •
Bertangung jawab dalam mengatur penjadwalan kerja tiap shift.
•
Menerapkan prosedur pelaksanaan produksi.
•
Menugaskan supervisor produksi untuk mengawasi kinerja teknisi dan operator mesin.
93
3. Kepala Bagian Perakitan •
Bertanggung jawab dalam proses perakitan.
•
Menugaskan supervisor perakitan untuk mengawasi kinerja buruh rakit.
4. Kepala Bagian Penyimpanan •
Bertanggung jawab atas barang yang disimpan di gudang.
•
Mendata jumlah barang yang ada digudang.
5. Kepala Bagian Administrasi •
Melakukan pengadministrasian dengan benar dan teratur, seluruh transaksi dan dokumen yang ada pada perusahaan.
•
Menyerahkan laporan keuangan secara berkala kepada pimpinan.
3.2.1.3 Organizational Structure
Gambar 3.6 PT. Grand Berto Indoplast Organizational Structure
94
Secara umum Job descriptions atau gambaran pekerjaan dari bagan diatas adalah: 1. Pimpinan Perusahaan •
Bertanggung jawab terhadap semua keputusan yang sudah diambil.
•
Menerima dan menganalisa laporan kerja dari setiap bagian yang ada diperusahaan.
•
Menyusun rencana perusahaan serta visi, misi, dan strategi dalam mencapai tujuan perusahaan.
2. Wakil Pimpinan •
Memantau kinerja dan mengawasi setiap divisi
•
Memberi laporan kinerja pada pimpinan.
•
Menentukan langkah-langkah kerja guna mencapai kinerja yang maksimal
3. Kepala Bagian Produksi •
Bertangung jawab dalam mengatur penjadwalan kerja tiap shift.
•
Menerapkan prosedur pelaksanaan produksi.
•
Menugaskan supervisor untuk mengawasi kinerja teknisi dan operator mesin.
95
4. Supervisor Produksi •
Mengawasi kinerja teknisi dan operator mesin.
•
Melaporkan hasil produksi kepada kepala produksi.
•
Memastikan jenis bahan plastik yang digunakan untuk produksi sesuai pesanan.
•
Melakukan rekruitmen tenaga kerja dan seleksi tenaga kerja, karena disini supervisor merangkap tugasnya sebagai HRD.
5. Teknisi •
Mengawasi kondisi mesin.
•
Memperbaiki mesin jika terjadi kerusakan.
6. Operator Mesin •
Menjalankan mesin yang digunakan dalam proses produksi
•
Mengatur setting-an mesin.
7. Kepala Bagian Perakitan •
Bertanggung jawab dalam proses perakitan
•
Menugaskan supervisor perakitan untuk mengawasi kinerja buruh rakit.
96
8. Supervisor Perakitan •
Mengawasi kinerja buruh rakit dalam proses perakitan.
•
Mengatur jadwal perakitan barang.
9. Buruh Rakit •
Melakukan perakitan barang-barang yang sudah di produksi agar menjadi barang jadi.
10. Kepala Bagian Penyimpanan •
Bertanggung jawab atas barang yang disimpan di gudang
•
Mendata jumlah barang yang ada digudang.
11. Quality Control •
Memeriksa kualitas hasil pekerjaan yang sudah selesai.
•
Memastikan seluruh unit pesanan yang akan dikirim dalam keadaan baik dan tidak cacat produksi.
12. Pengemasan •
Melakukan proses pengemasan barang jadi setelah proses Quality Control dilakukan.
•
Membuat laporan harian kegiatan pengemasan
•
Menyimpan barang jadi yang sudah dibungkus ke gudang.
97
13. Pengiriman •
Melakukan pengiriman barang sesuai pesanan pelanggan.
•
Memastikan barang yang dikirim sudah dilengkapi surat jalan dan barang akan sampai pada tujuannya.
14. Kepala Bagian Administrasi •
Melakukan pengadministrasian dengan benar dan teratur , seluruh transaksi dan dokumen yang ada pada perusahaan.
•
Menyerahkan laporan keuangan secara berkala kepada pimpinan.
15. Accounting •
Mencatat laporan keuangan.
•
Melakukan monitoring dan penagihan atas seluruh transaksi penjualan.
16. Bagian Logistik •
Mencatat bahan baku yang masuk.
•
Mengurus pemesanan bahan baku sesuai dengan surat permintaan bahan baku.
17. Order Request •
Menerima dan mengurus pesanan dari pelanggan.
98
3.2.1.4 Relationship of Business Activities to Strategic Goal •
Meningkatkan inovasi produk dan layanan untuk meningkatkan kepuasaan customer sehingga meningkatkan hubungan baik dengan customer.
•
Memberikan pelatihan kepada para staff untuk meningkatkan kemampuan sumber daya dan juga meningkatkan kualitas produk.
•
Menerapkan kepedulian lingkungan, agar citra perusahaan PT. Grand Berto Indoplast baik di mata masyarakat luas.
3.2.1.4.1 Market Outlook and Competitive Strategy •
Market Outlook Pangsa
pasar
untuk
perusahaan
manufaktur
(pembuatan mainan anak-anak) cukup menjamin, karena meningkatnya permintaan produk seiringan dengan meningkatnya pertumbuhan penduduk di Indonesia. •
Competitive Strategy Perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur pembuatan mainan masih terbilang sedikit, walaupun demikian
perusahaan
tetap
berusaha
untuk
meningkatkan kualitas kinerja, kualitas produk, dan
99
menjalin hubungan baik dengan para suplier dan juga pelanggan. 3.2.1.4.2 Current Financial Status Summary Status finansial perusahaan pada saat ini bisa dinilai baik karena perusahaan ini masih mampu membayar biaya material dan menerima pembayaran klien. 3.2.1.4.3 Business Partnership and Alliances PT. Grand Berto Indoplast sudah memiliki sejumlah rekan tetap dalam hal memasok material-material bahan baku produk yang sudah terjalin cukup lama. 3.2.1.5 Diagram Swimlane
Gambar 3.7 Diagram Swimlane
100
Diagram ini berguna untuk mengetahui stakeholder mana yang terlibat dalam proses bisnis, dan waktu terjadinya interaksi beserta urutan alurnya. Diagram ini menggunakan format swim-lanes untuk mengatur stakeholder pada baris, dan waktu pada kolom, lalu meletakan aktivitas dengan symbol flowchart. 3.2.1.6 Business Process Diagram Business process diagram dibangun berdasarkan proses bisnis yang berjalan pada PT. Grand Berto Indoplast. Terdiri dari empat bagian yaitu, input, output, mechanisme, dan control. Dari bagian tersebut akan menjelaskan alur proses bisnis dari data yang masuk sampai keluar. Pada Gambar 3.8 menjelaskan bagaimana proses bisnis dapat terjadi melalui empat bagian tersebut.
101
Gambar 3.8 Business Process Diagram
102
3.2.2 Activity / Product Matrix Activity/product matrix menggambarkan ativitas bisnis dengan produk yang dihasilkan oleh PT. Grand Berto Indoplast. Pada Tabel 3.5 ini menjelaskan hubungan yang terjadi antara aktivitas bisnis yang berkaitan langsung dengan produk yang dihasilkan yang bersifat sebagai membangun (Research & Develop), menjual (Manufacture), menyimpan (Warehouse), mendistribusi (Distribute), melayani (Service), keuangan (Financial), dan legal.
Pemberian Peraturan
Pelatihan
Pembelian bahan baku
Pelaksanaan produksi
Pembayaran
Pemasaran
Tabel 3.5 Activity/product matrix
M
R
D
M
F
R
Remarks
Business product Produk Toys Kid R = Research & Develop
W = Warehouse
S = Service
M = Manufacture
D = Distribute
F = Financial
L = Legal
3.2.3 Use Case Diagram and Narratives Use Case diagram ini menjelaskan bagaimana setiap aktor atau objek melakukan proses bisnisnya secara berurutan.
103
Gambar 3.9 Use Case Diagram Dari Gambar 3.9 dapat diberikan penjelasan sebagai berikut : 1. Bagian Order Request membuat PO yang telah diisi oleh pelanggan. 2. Pimpinan mengeluarkan Surat Permintaan Bahan Baku yang ditujukan kebagian logistik. 3. Bagian Logistik membuat Surat Pembelian Bahan Baku yang ditujukan kepada supplier, agar menyiapkan bahan baku yang diperlukan.
104
4. Setelah
bahan
baku
diterima,
pimpinan
kemudian
mengeluarkan Surat Perintah Kerja kebagian produksi untuk melakukan produksi. 5. Bagian Produksi mengeluarkan form produksi dan melakukan proses pengolahan bahan baku. 6. Setelah selesai produksi, bagian administrasi membuat Surat Jalan kepada bagian pengiriman untuk dilakukan pengiriman kepada pelanggan. 7. Bagian Accounting membuat invoice sesuai dengan form produksi yang telah di cek bagian administrasi. 8. Setelah dilakukan pembayaran oleh pelanggan, bagian accounting akan mengirimkan bukti tanda terima pembayaran ke pelanggan atas pembayaran yang telah dilakukan. Tabel 3.6 Use Case Narrative Current No 1
Use Case Narrative Current Membuat Purchase Order Use Case : Pelanggan mengisi PO yang telah dibuat oleh bagian order request Object : Pelanggan, Bagian Order Request, PO
2
Membuat Surat Permintaan Bahan Baku Use Case : Pimpinan mengeluarkan Surat Permintaan Bahan Baku yang ditujukan kebagian logistik Object : Pimpinan, Bagian Logistik, Surat Permintaan Bahan Baku
105
3
Membuat Surat Pembelian Bahan Baku Use Case : Bagian logistik membuat Surat Pembelian Bahan Baku yang ditujukan kepada supplier, agar menyiapkan bahan baku yang diperlukan Object : Bagian Logistik, Surat Pembelian Bahan Baku
4
Membuat Surat Perintah Kerja Use Case : Setelah bahan baku diterima, pimpinan kemudian mengeluarkan Surat Perintah Kerja kebagian produksi untuk melakukan produksi Object : Pimpinan, Bagian Produksi, Surat Perintah Kerja
5
Mengeluarkan form produksi Use Case : Bagian produksi mengeluarkan form produksi dan melakukan proses pengolahan bahan baku Object : Bagian Produksi, Form Produksi
6
Membuat Surat Jalan Use Case : Bagian administrasi membuat surat jalan kepada bagian pengiriman untuk dilakukan pengiriman kepada pelanggan Object : Bagian Administrasi, Bagian Pengiriman, Surat Jalan
7
Membuat Invoice Use Case : Bagian accounting membuat invoice sesuai dengan form produksi yang telah di cek bagian administrasi Object : Bagian Accouting, Bagian Administrasi, Form Produksi, Invoice
8
Membuat Form Tanda Terima Use Case : Bagian accounting mengirim tanda terima pembayaran setelah pelanggan melakukan pembayaran Objcet : Pelanggan, Bagian Accounting, Tanda Terima
3.3 Data and Information 3.3.1 Object State Transition Diagram Object State Transition Diagram yaitu diagram yang menggunakan notasi dari UML untuk menunjukan bagaimana siklus hidup dari objek data
106
yang spesifik. Diagram ini menunjukan perubahan atribut, link, dan atau perilaku dari objek “On-Line Order” yang merupakan hasil dari kejadian internal atau eksternal sistem yang memicu perubahan kondisi.
Gambar 3.10 Object State Transition Diagram 3.3.2 Logical Data Model
Gambar 3.11 Logical Data Model
107
3.3.3 Activity / Entity Matrix Berikut ini gambaran dari subjek data yang ada dengan fungsi bisnis. Pada Tabel 3.7, Tabel 3.8, dan Tabel 3.9 menjelaskan setiap fungsi memiliki kunci yang berbeda yaitu create, read, update, dan delete. Tabel 3.7 Tahap ke – 1 Clustering Matrix
Kwitansi
Produk
Pelanggan
Invoice
Pemesanan
Surat Jalan
Surat Permintaan Bahan Baku
Surat Perintah Kerja
Bahan Baku
Purchase Order
Subjek Data
C
R
Fungsi Bisnis Membuat PO
C
Permintaan Bahan Baku
R
R
Pembelian Bahan Baku
C
C
Pembayaran
C
R C
R
Penagihan
R
Perencanaan Produksi
C
R
Pelaksanaan Produksi
R
R
Persediaan Bahan Baku Pengiriman Produk
R
C C
R
108
Tabel 3.8 Tahap ke – 2 Clustering Matrix
Kwitansi
Produk
Pelanggan
Invoice
Pemesanan
Surat Jalan
Surat Permintaan Bahan Baku
Surat Perintah Kerja
Bahan Baku
Purchase Order
Subjek Data
C
R
Fungsi Bisnis Membuat PO
C
Permintaan Bahan Baku
R
R
Pembelian Bahan Baku
C
C
Pembayaran
C
R C
R
Penagihan
R
Perencanaan Produksi
C
R
Pelaksanaan Produksi
R
R
Persediaan Bahan Baku
R
C
Pengiriman Produk
C
Administrasi Produksi Penyimpanan
R
109
Tabel 3.9 Tahap ke – 3 Clustering Matrix
Kwitansi
Produk
Pelanggan
Invoice
Pemesanan
Surat Jalan
Surat Permintaan Bahan Baku
Surat Perintah Kerja
Bahan Baku
Purchase Order
Subjek Data
C
R
Fungsi Bisnis Membuat PO
C
Permintaan Bahan Baku
R
R
Pembelian Bahan Baku
C
C
Pembayaran
C
R
R
C
R
Penagihan
R
Perencanaan Produksi
C
R
Pelaksanaan Produksi
R
R
Persediaan Bahan Baku
R
C
Pengiriman Produk
C
Administrasi Produksi Penyimpanan
3.4 System and Application 3.4.1 Diagram System Data Flow Diagram alur data (DFD) pada PT. Grand Berto Indoplast dibuat berdasarkan alur proses bisnis yang berjalan. Pada gambar 3.12 menjelaskan
110
bahwa sistem menghasilkan data store dan aktifitas yang dilakukan oleh agen eksternal.
Gambar 3.12 Diagram Alur Data (DFD) 3.5 Technology and Infrastructure 3.5.1 Portofolio Aplikasi yang Berjalan Portfolio aplikasi saat ini adalah analisis yang digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan perusahaan saat ini, apakah masuk kategori high potential, strategic, key operational dan support, sesuai dengan
111
kontribusi yang diberikan masing – masing aplikasi pada bisnis perusahaan. Berikut adalah portfolio aplikasi pada PT. Grand Berto Indoplast.
Gambar 3.13 Portofolio Perusahaan yang Berjalan Dari hasil analisis portofolio aplikasi yang sedang berjalan, dapat dilihat bahwa PT. Grand Berto Indoplast dapat dikategorikan telah memiliki kegiatan High Potential, karena dapat dikatakan aplikasi keuangan untuk laporan keuangan tiap bulannya. 3.5.2 Network Connectivity Diagram Jaringan internet di PT. Grand Berto Indoplast berguna untuk keperluan informasi dan komunikasi dengan jaringan komputer. Jaringan komputer diharapkan mampu menghubungkan komputer dengan komputer lainnya. Pada Gambar 3.14 ini menjelaskan bahwa perusahaan menggunakan internet, lalu dengan menggunakan modem router untuk membagi jaringan ke semua komputer.
112
Gambar 3.14 Network Connectivity Diagram 3.6 Security 3.6.1 Security and Privacy Plan Perencanaan sistem keamanan pada PT. Grand Berto Indoplast adalah sebagai berikut : 1. Upgrade Sistem Operasi Salah satu cara menjaga data-data maupun komputer yang digunakan di PT. Grand Berto Indoplast adalah dengan memperbarui (meng-update) sistem operasi ke yang lebih baru. 2. Meng-Install antivirus Berguna untuk melindungi komputer yang digunakan di PT. Grand Berto Indoplast dari akses virus. Antivirus mencegah virus
untuk
masuk
kedalam
sistem
operasi,
dan
membersihkan virus apabila sudah terlanjur terinfeksi agar sistem dapat berjalan dengan lancar.
113
3. Data Backup Sebagai cadangan apabila terjadi hal-hal yang tidak terduga seperti kerusakan sistem supaya mempercepat waktu recovery. 3.7 Technology Forecast Tabel 3.10 PT. Grand Berto Indoplast Technology Forecast
Forecast area
Technology Forecast Short Term Mid Term (12 Months) (12-24 Months)
Long Term (2-3 Years Away)
Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan
Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan
Operating Systems
Microsoft Windows XP
Office Automaticion Suite
Microsoft Office 2007
Microsoft Office 2010
Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan
Desktop PCs
Menggunakan processor Intel Core 2 duo, menggunakan PC desktop HP
Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan
Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan
Desktop Monitors
LCD monitor HP 17” dan 18” inch
Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan
Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan
Persistent Storage
250 GB
250 GB
250 GB
114
3.8 Workforce Plan Workforce plan mendekripsikan bagaimana sumber daya manusia dikelola pada seluruh perusahan. termasuk strategi untuk perekrutan, retention, dan pengembangan profesional pada tingkatan eksekutif, manajemen, dan staff di dalam perusahaan. 3.9 Organizational Chart
Gambar 3.15 PT. Grand Berto Indoplast Organizational Chart
