BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1.
Kerangka Teori
2.1.1. Teori – Teori Umum 2.1.1.1. Sistem Informasi Sistem Informasi adalah kombinasi dari orang, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber daya data, dan aturan serta prosedur yang teratur untuk menyimpan, menerima, mengubah, dan menyebarkan informasi di dalam sebuah organisasi (O'Brien & Marakas, 2010) Sementara, berdasarkan pendapat (Satzinger, Jackson, & Burd, 2005) sistem informasi merupakan sekumpulan komponen terpisah yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyediakan output berupa informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas – tugas bisnis. Maka, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kombinasi komponen yang terpisah (orang, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber daya data, dan aturan serta prosedur) yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan pengolahan data serta pendukung kegiatan di dalam suatu organisasi dimana nantinya data yang ada dikumulkan dan diproses sehingga dapat menjadi informasi yang berguna untuk didistribusikan dan digunakan oleh pengguna 2.1.1.2. Enterprise Resource Planning Menurut (Rainer & Cegielski, 2011) Enterprise Resource Planning (ERP) system merupakan suatu sistem yang dirancang agar functional area dalam perusahaan dapat saling terkoneksi sehingga dapat meningkatkan produktivitas perusahaan Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa ERP merupakan suatu sistem yang mengintegrasikan fungsional – fungsional di dalam perusahaan yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. 7
8
2.1.1.3. Database Menurut (Satzinger, Jackson, & Burd, 2005) Database adalah kumpulan data yang tersimpan secara terintegrasi yang diatur dan dikontrol secara terpusat. Database menyimpan informasi mengenai kumpulan dari beberapa kelas. Informasi yang tersimpan terdiri dari kelas atribut dengan hubungan antar kelasnya. Database juga menyimpan informasi deskriptif mengenai data seperti nama atribut, batasan-batasan untuk nilai yang diperbolehkan serta akses kontrol untuk item data yang peka. Menurut (O'Brien & Marakas, 2010) Database adalah kumpulan elemen data yang terhubung secara logika. Suatu database menggabungkan data dengan data yang tersimpan sebelumnya dalam kumpulan file terpisah. Menurut (Connolly & Begg, 2010) Database adalah sebuah koleksi data yang terbagi secara logis terhubung dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi. Dalam Database terdapat Entitas, Atribut dan hubungan antar entitasnya. Berdasarkan pendapat para ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa terintegrasi
database adalah sebuah penyimpanan data
yang dapat diatur dengan menggunakan database
management system untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk aplikasi. 2.1.1.4. Implementasi Menurut (Rainer & Cegielski, 2011) implementasi merupakan proses konversi dari sistem lama ke sistem baru Menurut (Efraim, Leidner, Mclean, & Wetherbe, 2007) Implementasi adalah adanya proses perubahan yang terjadi dari sebuah sistem komputer lama menuju sistem yang baru. Menurut (McLeod & Schell, 2004) Implementasi adalah kegiatan untuk mendapatkan dan mengintegrasikan sumber daya baik secara fisik maupun secara konseptual sehingga dihasilkan suatu sistem yang dapat bekerja dengan baik.
9
Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses implementasi merupakan konversi dari sistem computer lama ke sistem computer baru sehingga dihasilkan suatu sistem yang dapat bekerja dengan baik. 2.1.1.5. Proses Bisnis Menurut (Weske, 2012) proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas yang dijalankan secara terkoordinasi di dalam suatu lingkungan organisasi dan bisa bersifat teknikal. Aktivas ini akan menghasilkan suatu tujuan dari bisnis. Proses bisnis dalam suatu perusahaan dapat berhubungan dengan proses bisnis dari perusahaan lainnya. 2.1.1.6. SAP Business One SAP Business One adalah sebuah software solution yang terintegrasiyang ditujukan untuk perusahaan dengan skala kecil hingga menengah. SAP Business One dilengkapi kemampuan yang cukup untuk menangani berbagai kebutuhan untuk kebutuhan pemrosesan bisnis perusahaan skala menengah. Beberapa contoh kemampuan fungsional yang dimiliki antara lain menangangi pembelian, penjualan, business partners, gudang, produksi dan proses pencatatan akuntansi. (Teufel, Thomas; Nam, Monika Nguyen; Heun, Roland;, 2005) 2.1.1.7. Modul-Modul dalam SAP Business One SAP Business One memiliki banyak modul-modul yang saling intergrasi untuk mendukung aktivitas bisnis perusahaan. Berikut ini adalah beberapa modul yang terdapat dalam SAP Business One (Teufel, Thomas; Nam, Monika Nguyen; Heun, Roland;, 2005) a. Financial Modul Financial berfungsi untuk menangani aktivitas yang berhubungan dengan aktivitas finansial contohnya adalah Chart of Accounts, Journal Entry, Journal Voucher. b. Sales Opportunities
10
Modul Sales Opportunities digunakan untuk mencatat dan menganalisa berapa besarnya peluang penjualan berdasarkan tahapan aktivitas penjualan. c. Sales – A/R Modul Sales –A/R digunakan untuk melakukan seluruh proses penjualan dimulai dari membuat Sales Quotation hingga Penagihan (invoice) kepada Pelanggan. d. Purchasing Modul Purchasing dimanfaatkan oleh perusahaan untuk menangani proses pembelian yang dimulai dari proses negosiasi dengan vendor, membuat purchase order hingga penerimaan barang dan memproses invoice dari vendor. e. Business Partners Dalam SAP Business One yang digolongkan sebagai Business Partners adalah vendor dan pelanggan.Modul Business Partners ini dipakai untuk mengelola baik vendor maupun pelanggan didalam sistem yang disebut dengan Business Partner Master Data. f. Banking Modul Perbankan (Banking) dipakai untuk menyelesaikan proses transaksi finansial contohnya pencatat pembayaran oleh pelanggan (Incoming Payment), Deposit, Pembayaran ke vendor (Outgoing Payment), bank statement dan Rekonsiliasi terhadap tagihan. g. Inventory Modul Inventory ini dipakai perusahaan untuk mengelola item yang diperjualbelikan ataupun yang diproduksi sendiri. Modul Inventory ini mencakup seluruh informasi berkaitan dengan item master data, item management, inventory transaction, price list, pick/pack serta laporan inventory. h. Production Module Modul Produksi dipakai untuk membantu perusahaan untuk memproses Bill of Material untuk keperluan proses produksi, termasuk didalamnya mengelola Production Orders, Issue dan
11
Receipt produk dalam Production Order, hingga laporan produksi perusahaaan. i. MRP Module Modul MRP dipakai perusahaan untuk melakukan Material Requirement Planning dalam suatu proses manufaktur. MRP menghitung keperluan yang berkaitan dengan permintaan penjualan dan meramalkan permintaan dimasa datang. 2.1.1.8. Metodologi ASAP Menurut (Motiwalla & Thompson, 2012) Accelerate SAP (ASAP)
merupakan
detail
dari
project
plan
SAP
yang
mendeskripsikan seluruh aktifitas implementasi seperti: area teknikal dari projek manajemen, interface, konversi data, dan otorisasi. Metodologi ASAP terbagi menjadi 5 fase yaitu: 1) Project preparation Pada fase ini, seluruh perencanaan organisasi harus dibuat seperti: kesepakatan perusahaan, tujuan dari proyek, proses pengambilan keputusan, dan perubahan dalam organisasi yang mungkin terjadi. 2) Business blueprint Pada fase ini, seluruh proses bisnis kedepan yang diinginkan oleh organisasi dibuat dan didefinisikan sesuai dengan visi yang ingin dicapai. 3) Realization Realisasi dari blueprint yang telah didefinisikan yang terdiri dari: konfigurasi sistem dan sistem mampu menjalankan proses bisnis yang diinginkan kedepannya. 4) Final preparation Persiapan akhir dari sistem dengan melakukan testing terhadap sistem dan end-user training. 5) Go-live and support
12
Fase terakhir dimana penerapan sistem serta proses bisnis baru yang telah didefinisikan pada fase sebelumnya dan kemudian diukur apakah sistem tersebut dapat berjalan dengan baik atau tidak. 2.1.1.9. Strategi Implementasi Menurut (Motiwalla & Thompson, 2012) Strategi yang dipakai pada saat melakukan implementasi yang terdiri dari: 1) Phased Perubahan sistem pada organisasi dari sistem lama menjadi ERP yang implementasinya dilakukan secara bertahap. 2) Pilot Impelementasi versi kecil dari sistem yang baru untuk memastikan bahwa sistem baru tersebut cocok dengan sistem yang lama atau tidak. 3) Pararel Implementasi sistem baru dengan cara menjalankan sistem lama dan baru secara bersamaan untuk memastikan bahwa sistem baru dapat berjalan dengan baik. 4) Direct cutover Implementasi yang dilakukan dengan cara pergantian secara keseluruhan dari sistem lama menjadi sistem yang baru. Berdasarkan pendapat (Dezdar & Ainin, 2011) Implementasi ERP dikatakan berhasil jika perpindahan sistem yang baru dilakukan secara mulus. Bagi para Top Manager Implementasi juga dikatakan berhasil apabila perusahaan memperoleh perkembangan dari sisi bisnis serta tujuan-tujuan yang diinginkan tercapai 2.1.1.10. User Interface Menurut (Shneiderman, Plaisant , Cohen , & Jacobs , 2009) User Interface melibatkan input dan output yang secara langsung melibatkan pengguna system. Suatu user interface mengijinkan user untuk berinteraksi dengan komputer untuk menyimpan maupun
13
melakukan transaksi. Suatu output dihasilkan biasanya setelah interaksi user, seperti informasi yang ditampilkan setelah user melakukan query didalam system tersebut. 2.1.2. Teori Khusus Testing 2.1.2.1. FMEA FMEA merupakan teknik perancangan sistematis untuk melakukan identifikasi dan investigasi kelemahan dari suatu sistem yang potensial yang terdiri dari metodologi menganalisa kemungkinan suatu kegagalan sistem dapat terjadi. Kegagalan yang terjadi dapat merupakan akibat dari performa maupun keamanan sistem. Selain itu FMEA membantu mengidentifikasi seberapa besar dampak dari masalah yang terjadi. Berdasarkan pendapat dari (Shirouyehzad, Dabestani, & Badakhshian, 2011) Tujuan dari FMEA ini untuk mengantisipasi kegagalan yang tidak dapat diterima dan membantu manajemen mengalokasikan secara efisien sumber daya yang ada. FMEA merupakan sebuah teknik untuk mengerti dan memberikan prioritas cara – cara kegagalan yang mungkin terjadi dalam fungsi sistem, fitur, atribut, kemampuan, komponen serta tampilan.
14
Gambar 2.1 FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) Sumber : (Black, 2013, p. 33) Managing the Testing Process
1) System Function or Feature Dalam setiap baris yang ada, didalamnya terdapat deskripsi singkat tentang fungsi yang terdapat dari sistem. Jika didalamnya merupakan sebuah kategori, maka harus dibagi-bagi kembali ke dalam fungsi-fungsi atau fitur yang spesifik. 2) Potential Failure Mode(s)-quality risk(s) Setiap fungsi yang spesifik dalam kolom ini digunakan untuk mengidentifikasi kegagalan yang dapat ditemukan sehingga itu dimasukan ke dalam kolom Potential Failure Mode ini. 3) Potential Effect(s) of Failure Kolom ini berisi tentang kegagalan yang dapat mempengaruhi pengguna sistem. 4) Critical Dalam kolom ini merupakan penentuan apakah akibat yang berpotensi untuk timbul merupakan hal yang kritikal bagi pengguna. 5) Severity
15
Kolom severity ini menujukkan akibat dari kegagalan pada sistem, dimana digunakan skala dari 1 (yang terburuk) hingga 5(yang terbaik), sebagai berikut: 1. Hilangnya data, kerusakan hardware, atau keamanan sistem 2. Hilangnya fungsionalitas sistem tanpa adanya solusi 3. Hilangnya fungsionalitas sistem dengan adanya solusi 4. Hilangnya sebagian fungsionalitas sistem 5. Hal-hal kecil lainnya 6) Potential Cause(s) of Failure Kolom ini berisi factor yang dapat menjadi penyebab dari munculnya kegagalan. 7) Priority Priority merupakan skala prioritas atas kegagalan terhadap pengguna, pelanggan atau operator. Digunakan skala 1(paling buruk) hingga 5 (paling tidak berbahaya) sebagai berikut: 1. Hilangnya value sistem secara total 2. Kehilangan value sistem yang tidak dapat diterima 3. Pengurangan value sistem yang mungkin dapat diterima 4. Pengurangan value sistem yang dapat diterima 5. Pengurangan value sistem yang tidak berarti 8) Detection Method(s) Kolom ini berisi prosedur atau metode yang ada seperti aktivitasaktivitas pengembangan vendor yang menyebabkan masalah dapat ditemukan sebelum mempengaruhi pengguna. 9) Likelihood Dalam kolom ini mereprentasikan tingkat kerentanan dari aplikasi untuk muncul mulai dari skala 1(paling mungkin) hingga 5 (tidak mungkin) 1. Pasti mempunyai pengaruh semua user 2. Kemungkinan besar mempengaruhi sebagian user
16
3. Meungkin mempengaruhi sebagian user 4. Pengaruh terbatas ke beberapa user 5. Tidak dapat dibayangkan dalam penggunaan sebenarnya 10) RPN (Risk Priority Number) Kolom RPN ini merupakan hasil dari severity, priority dan likelihood. Karena digunakan oleh skala dari 1 (paling kecil) hingga 125 (paling tidak berbahaya). 11) Recommended Action Kolom ini berisi tindakan yang direkomendasikan untuk mengurangi resiko sehingga RPN menjadi bernilai 125 12) Who/When? Kolom ini menjelaskan siapa yang bertanggung jawab terhadap kegiatan pengetesan. 13) References Kolom ini berisi tambahan informasi yang bisa dijadikan referensi 2.1.2.2. Testing Dalam journal (Khan & Singh, 2012) Testing adalah proses memeriksa dan mengevaluasi sistem baik secara manual maupun terotomatisasi yang bertujuan untuk melakukan verifikasi bahwa sistem tersebut telah memenuhi suatu persyaratan tertentu serta mengidentifikasi perbedaan antara expected result dan actual result. Menurut (Lewis, 2009) Software testing adalah aktivitas menjalankan serangkaian eksekusi pada program software setelah source code software tersebut telah dikembangkan. Software testing dilakukan untuk menemukan dan memperbaiki sebanyak mungkin potensi kesalahan sebelum software tersebut digunakan oleh pelanggan atau end user. 2.1.2.3. Test Case Test case merupakan urutan langkah-langkah, sub dari langkah-langkah tersebut, dan tindakan-tindakan lain yang dijalankan secara
berurutan,
atau
merupakan
kombinasi-kombinasi
dari
17
konsekuensi yang menciptakan kondisi pengujian yang diinginkan sehingga dapat digunakan untuk evaluasi. (Black, 2013) 2.1.2.4. Test Tracking Spreadsheet Test Tracking Spreadsheet digunakan untuk memudahkan pengelolaan pelaksanaan setiap pengujian yang dilakukan. (Black, 2013). Dengan pemanfaatan test tracking spreadsheet memungkinkan para tester untuk mengetahui status pengujian berdasarkan test case yang dibuat dan siapa yang bertanggung jawab atas pengujian dari test case tersebut. (Black, 2013) 2.1.2.5. Bugs Menurut (Black, 2013) Bug merupakan masalah yang mucul dalam suatu sistem pada saat dilaksanakannya pengujian. Masalah ini dapat menyebabkan terjadinya kegagalan dalam memenuhi kebutuhan serta
harapan
pelanggan.
Bug
merupakan
sumber
potensi
ketidakpuasan yang dirasakan oleh pelanggan terhadap suatu produk. Berdasarkan definisi diatas, bug merupakan suatu kesalahan atau masalah yang terjadi akibat ketidaksesuaian hasil yang ditemukan pada saat suatu pengujian sistem. 2.1.2.6. Bug Tracking Database Menurut (Black, 2013) Bug Tracking Database merupakan sumber informasi berupa basis data yang dapat digunakan untuk menampung informasi secara mendetail dari sejumlah temuan bugs yang terdapat dalam sistem. 2.1.2.7. Bugs Report Menurut (Black, 2013) laporan bug merupakan dokumentasi yang menjelaskan mengenai berbagai gejala yang berhubungan dengan suatu bug. Sebuah laporan bug yang baik memberikan informasi mengenai hal – hal yang mungkin dibutuhkan oleh tim manajem proyek untuk memutuskan kapan dan dimana langkah terbaik untuk memperbaiki masalah yang ada.
18
2.2.
Kerangka Pikir Kerangka pikir ini dimulai dengan penggambaran dan penjelasan proses bisnis yang terjadi sebelum (as-is) dan setelah implementasi (to-be). Proses bisnis akan digambarkan dan dijelaskan per modul sesuai dengan ruang lingkup yang telah ditentukan pada bab 1. Nantinya penjelasan dan penggambaran proses bisnis merupakan batasan standard yang harus dipenuhi selama melakukan pengujian. Berdasarkan penggambaran dan penjelasan proses bisnis yang ada maka akan dilakukan analisis lebih lanjut menggunakan FMEA untuk mengambil keputusan mengenai fungsi dan fitur mana dalam system yang akan menjadi prioritas dalam pelaksanaan pengujian. Nantinya setelah hasil analisis FMEA dilaksanakan akan disusun dokumentansi perancangan pengujian seperti misalnya Test Case, Pemetaan Test Case dengan modul yang ada, serta konfigurasi dan Resources untuk pengujian. Perancangan Pengujian akan dimulai setelah proses Data Migration selesai diupload. Setelah itu langkah selanjutnya adalah menjalankan skenario test case. Test case tersebut dikelompokan dalam beberapa test suite untuk memperjelas modul yang mana sajakah yang harus dikerjakan oleh tester dalam proses pengujian. Kemudian hasil dari kegiatan pengujian dicatat ke dalam Test Tracking Spreadsheet dan dicatat setiap bug yang ditemukan ke dalam Bug Tracking Database. Data dalam bug tracking database nantinya akan diolah menjadi informasi dalam bentuk laporan yang melaporkan mengenai hasil pelaksanaan pengujian. Dari hasil Bug Report, kemudian akan diberikan rekomendasi kelayakan implementasi yaitu sejauh mana sistem dinyatakan layak dan apa strategi implementasi yang cocok. Saat SAP Business One akan diimplementasikan, akan di catat apa saja masalah yang dihadapi dan apa solusi yang dikerjakan agar proses implementasi bisa berjalan dengan lancar. Untuk memudahkan penggambaran konsep serta hubungan tiap proses yang ada dalam penulisan ini maka digambarkan kerangka pikir.
19 Jurnal – Jurnal baik International maupun lokal
Skripsi pendukung
Text Book
Laporan penelitian
Analisis • Mencari teori pendukung dari jurnal maupun text book • Meninjau skripsi yang telah dibuat/serupa dengan judul yang dipilih • Memperhatikan undang – undang hak cipta
Masalah • Kebutuhan sistem yang terintegrasi dan mendukung proses bisnis sehingga dapat berjalan lebih maksimal
Penggambaran dan penjelasan proses bisnis dari PT. Royal Standard
Perancangan pengujian : • FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) • Data Migration
Pelaksanaan Pengujian • Membuat Test Tracking Spreadsheet • Membuat Bug Tracking Database
Membuat Bug Report
Rekomendasi kelayakan implementasi
Simpulan dan saran
Gambar 2.2 Kerangka Pikir
Undang – Undang Hak Cipta
20
