BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Enterprise Resource Planning (ERP) Enterprise Resource Planning (ERP) adalah software architecture yang memfasilitasi aliran informasi antara fungsi-fungsi berbeda dalam perusahaan. ERP memfasilitasi pembagian informasi lintas bagian organisasi dan lokasi geografis (Kumar & Thapliyal, 2010: 3219). Sistem ERP memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan seluruh proses bisnis utama guna meningkatkan efisiensi dan mempertahankan posisi yang kompetitif (Addo-Tenkorang & Helo, 2011: 1). Integrasi antara fungsi-fungsi bisnis memfasilitasi komunikasi dan pembagian informasi. ERP menyediakan kemudahan akses terhadap informasi yang terintegrasi. Enterprise Resource Planning (ERP) adalah jalan pintas dari teknologi informasi untuk membantu perusahaan dalam mengatur proses bisnis, menggunakan sebuah database yang digunakan bersama dan bagian laporan manajemen. Software ERP dapat mendukung efisiensi operasi dari proses bisnis dengan mengintegrasikan aktivitas pengelolaan transaksi bisnis, seperti transaksi bidang penjualan, pemasaran, manufaktur, akuntansi, keuangan, logistik, dan sumber daya. Perusahaan membuat produk untuk dijual yang mempunyai area fungsional utama dari operasional yang harus diikuti. Beberapa area fungsional terdiri dari berbagai macam fungsi bisnis, aktivitas bisnis dengan area fungsional dari operasional (Wijaya & Damayanti, 2011: 3). Sebuah sistem ERP memampukan sebuah organisasi dalam mengintegrasi semua proses bisnis dalam perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mempertahankan posisi yang kompetitif. Tetapi bagaimanapun tanpa implementasi sistem yang berhasil, hasil dari implementasi yang diharapkan tidak akan tercapai. Definisi basis dari ERP yakni enterprise-wide information system yang mengintegrasikan dan mengontrol semua proses bisnis yang ada di dalam perusahaan.
7
8 Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk integrasi dan mengoptimalkan proses bisnis dan transaksi. System ERP telah menjadi alat strategi yang penting dalam lingkungan kompetitif saat ini. (Addo-Tenkorang & Helo, 2011: 1). Enterprise Resource Planning dan versi terdahulunya, Manufacturing Resource Planning (MRP II) membantu untuk mengubah pandangan mengenai suatu industri dan memampukan sebuah pengembangan dalam pengelolaan manufaktur dimana ERP sebagai: 1. Sebuah alat manajemen dalam perusahaan besar yang menyeimbangkan permintaan dan persediaan. 2. Memiliki kemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan vendor menjadi supply chain. 3. Menggunakan proses bisnis yang sudah terbukti untuk pembuatan keputusan dan menyediakan integrasi cross-functional di antara sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development dan human resources. 4. Memampukan orang-orang untuk menjalankan bisnis mereka dengan customer service, produktivitas yang baik, penurunan biaya dan persediaan juga menyediakan fondasi kuat untuk e-commerce (Wallace & Kremzar, 2001: 5). ERP adalah sebuah software yang mengintegrasikan fungsi dan data bisnis menjadi sebuah sistem yang dapat digunakan di dalam perusahaan. Sementara ERP berkembang lingkupnya di tahun 1990 mencakup fungsi “back office” seperti human resources, finance, dan production planning. Terlebih lagi, beberapa tahun ini ERP telah tergabung dengan tambahan bisnis lain, seperti supply chain management dan customer relationship management. Tujuan utama dari ERP, yaitu untuk meningkatkan efisiensi operasi dengan memperbaiki proses bisnis dan menurunkan biaya. ERP memampukan departemen-departemen yang memiliki kebutuhan yang berbeda untuk saling berkomunikasi membagikan informasi dalam satu sistem, hal ini juga dengan maksud menjaga integritas dari informasi tersebut. Demikian juga ERP meningkatkan kerja sama dan interaksi antara semua unit bisnis dalam organisasi. ERP menstandarisasi proses dan data yang ada di dalam organisasi. Perusahaan juga mempersingkat waktu dari alur data antarbagian bisnis dengan
9 sistem ERP. Setelah perusahaan mengintegrasi dan menstandarisasi proses dan data
dalam
perusahaan
mereka,
perusahaan
akan
mampu
untuk
mensentralisasikan aktivitas administrasi mereka, meningkatkan kemampuan untuk menyebarkan informasi yang baru, dan mengurangi biaya pemeliharan sistem informasi. Sebagai hasil, dari penggunaan ERP telah menjadi kekuatan bagi perusahaan terutama manajer dimana sistem ERP memberikan pandangan yang terintegrasi dari proses bisnis. ERP dirancang agar mudah disesuaikan dengan permintaan bisnis (Seo, 2013: 9). Berdasarkan teori-teori yang telah disampaikan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa ERP adalah suatu software yang memberikan fungsi integrasi cross-functional untuk departemen-departemen yang ada di dalam perusahaan. Selain itu, ERP dapat mengoptimalkan proses bisnis dan transaksi dalam perusahaan sehingga meningkatkan kemampuan penyebaran informasi serta pertukaran informasi.
2.2 SAP Systems, Applications, and Products in Data Processing (SAP) merupakan software package yang dapat meminimalisasi kompleksitas dan menjalankan bisnis dengan kemampuan computing yang lebih real-time (Anderson, 2011: 8). Anderson (2011: 9-10) menjabarkan bahwa software aplikasi SAP dibangun berdasarkan konsep spesialisasi dan integrasi. SAP menggunakan istilah ‘komponen’ untuk menunjukkan business application. Sementara, modul SAP menyediakan fungsionalitas khusus dalam sebuah komponen, contohnya modul Finance, modul Production Planning, dan modul Material Management. Modul-modul SAP membentuk komponen SAP. Di dalam modul tertentu, proses bisnis perusahaan dikonfigurasi. Proses bisnis perusahaan juga dikenal sebagai skenario bisnis, contohnya order-to-cash. Proses bisnis terdiri dari berbagai transaksi, seperti “picking” inventory, membuat delivery, dan membuat tagihan order kepada pelanggan.
10
Gambar 2. 1 Komponen, modul, dan transaksi SAP Sumber: (Anderson, 2011:10)
Sebagian besar perusahaan memiliki sistem teknologi informasi yang berbeda untuk memenuhi keperluan bisnisnya. Dengan sistem teknologi informasi yang berbeda, aliran informasi dalam suatu perusahaan dapat terhambat, seperti tidak adanya kontrol terhadap jalannya proses bisnis. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan suatu pengendalian internal yang fleksibel, terintegrasi, dan dapat memaksimalkan keuntungan bagi perusahaan. Salah satu teknologi untuk mencapai jaringan yang fleksibel dan terintegrasi adalah SAP. Perangkat lunak SAP menyediakan integrasi untuk keperluan bisnis perusahaan. Perusahaan dapat mengoptimalkan operasi bisnis yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif. Menurut (Anderson, Nilson, & Rhodes, 2009: 32) ada beberapa alasan perusahaan memilih untuk mengimplementasikan SAP, yaitu: a. Untuk meningkatkan kualitas atau ketersediaan produk b. Untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan c. Untuk menyediakan suatu sistem yang mengelola aktivitas d. Untuk meningkatkan keuntungan kompetitif Berdasarkan teori-teori yang telah disampaikan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa SAP merupakan salah satu produk ERP untuk membantu integrasi keperluan bisnis perusahaan secara real-time agar berjalan secara efisien dan efektif guna meningkatkan keuntungan kompetitif perusahaan.
11 2.3 SAP Business One SAP Business One merupakan sebuah software bisnis SAP yang spesifik untuk bisnis kecil dan menengah, yang berupa satu aplikasi untuk mengerjakan beberapa tugas (Citixsys, 2014). Ketika menjalankan SAP Business One, user dapat melakukan hal-hal berikut: a. Melihat bisnis secara lengkap dengan satu sumber yang akurat dan kritikal. Data bisnis yang selalu update memberikan user akses yang mudah untuk mendapatkan informasi yang benar dan dibutuhkan untuk menjalankan bisnis. b. Mengambil pengawasan bisnis yang proaktif melalui tanda otomatis, workflows, dan merespon kunci kejadian bisnis dan apa yang pelanggan butuhkan. c. Mempersingkat operasional dengan mengintegrasikan proses bisnis, seperti penjualan, pembelian, persediaan, keuangan. Menghapus data yang berlebihan dan kesalahan yang terjadi. d. Membantu membuat perubahan dengan melakukan kustomisasi SAP Business One yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh bisnis. e. Mendapatkan solusi yang tepat. SAP Business One adalah produk yang ditawarkan SAP, software solusi bisnis yang terbaik (Wave, 2014). Dikutip dari SAP (2014), modul-modul yang terdapat pada SAP Business One adalah sebagai berikut: a. Administration Modul Administration di dalam SAP Business One berfungsi untuk: i. Menentukan informasi mengenai perusahaan dan informasi pengguna sistem, seperti: •
Currency exchange rates
•
Authorizations and alerts
•
Approvals
•
Internal mail organization, basic e-mail settings, and other information
•
Access information from non-SAP software using data import and export functions
12 ii. Menentukan aturan sistem dan parameternya. iii. Melakukan maintenance untuk sistem, seperti backup dan perbaikan. b. Financials Modul Financials ini berfungsi untuk: i. Memasukkan semua fungsi dan laporan yang dibutuhkan untuk accounting and financial operations di perusahaan. ii. Memasukkan semua yang berkaitan dengan laporan pajak sesuai dengan ketentuan di setiap negara. iii. Memungkinkan untuk mendokumentasikan semua transaksi yang berkaitan dengan accounting dan financial. c. Sales Opportunities Modul Sales Opportunities ini berfungsi untuk memperkirakan dan menganalisis peluang yang belum dijalankan sesuai dengan perkembangan pekerjaan yang dilakukan, seperti pertemuan, negosiasi, dan proses lainnya yang berhubungan dengan penjualan. Dengan menggunakan berbagai tab dalam sales opportunity window, dapat memproses penjualan dengan membuat dan konfigurasi field dari mulai updating dan membuat laporan. Fitur-fitur yang terdapat pada modul sales opportunities berguna untuk: i. Menghubungkan berbagai dokumen ii. Menandakan kepemilikan untuk sales opportunity iii. Memilih pemilik yang berbeda untuk setiap tahapan dalam sales opportunity iv. Menentukan akses pengguna kepada informasi yang ada v. Menghasilkan laporan untuk menganalisis -
Analisis dapat dilakukan per tahapan, per user, atau dapat melihat keseluruhan laporan statistik.
-
Laporan dapat dipilih berdasarkan parameternya, seperti business partner, sales employee, dan time period.
d. Sales Proses dari sales berjalan dari awal permintaan penawaran harga penjualan untuk barang atau jasa sampai pada akhirnya pembuatan invoice yang akan ditujukan kepada pelanggan. Setiap langkah dari proses penjualan membutuhkan suatu dokumen, seperti sales order, A/R invoice.
13 e. Purchasing SAP Business One memungkinkan untuk mengatur seluruh proses pembelian dari purchase order sampai kepada A/P invoice. Selanjutnya dapat membuat laporan-laporan untuk menganalisis informasi pembelian, seperti jumlah pembelian dan informasi harga. f. Business Partners SAP Business One menghubungkan antara business partners dan G/L accounts melalui control account yang digambarkan selama inisialisasi sistem dan diubah untuk business partner yang berbeda. Semua transaksi penjualan dan pembelian ditempatkan ke control account yang tepat, yang memperbolehkan untuk mengakes keseluruhan neraca saldo untuk pelanggan dan vendor. g. Banking Modul Banking digunakan untuk melakukan semua transaksi keuangan yang termasuk bank account, yaitu: i. Membuat incoming dan outgoing payments untuk pembayaran yang bervariasi secara manual dan otomatis ii. Melakukan rekonsiliasi internal dan eksternal secara manual dan otomatis iii. Postdated dan cash deposits of checks iv. Mencetak satu atau banyak cek. h. Inventory Modul inventory digunakan untuk: i. Mengatur item master data records ii. Bekerja dengan serial dan batch number iii. Mengatur transaksi persediaan, termasuk goods receipts, goods issues, inventory transfers, initial item quantity settings, dan inventory counts iv. Mengatur daftar harga, termasuk periode diskon dan harga spesial v. Pick and pack process vi. Menghasilkan laporan yang berhubungan dengan persediaan. i. Production Modul Production pada SAP Business One bertujuan untuk: i. Bill of Material (BOM) - Menentukan jumlah komponen untuk membuat produk
14 ii. Production orders – Sekumpulan instruksi untuk merencanakan dan memasang barang produksi yang membawa transaksi material dan harga yang berkaitan dengan proses produksi. SAP Business One membuat beberapa tipe dari production order: Standard – Digunakan untuk produksi biasa. Komponen diambil dari
-
item BOM Special – Digunakan untuk memproduksi barang atau menjalankan
-
aktivitas Disassembly – Digunakan untuk membuat laporan kumpulan barang
-
dengan produksi BOM. j. MRP Modul MRP memungkinkan untuk membuat rencana material yang dibutuhkan untuk procurement process berdasarkan evaluasi dari persediaan yang telah ada, permintaan, dan persediaan. k. Service Jika perusahaan yang menjual jasa kepada pelanggannya, aktivitas yang berkaitan dengan jasa dapat dilakukan pada tab ini yang berfungsi untuk: i. Mengatur interaksi antara service representative dan pelanggan. ii. Mengelola informasi yang terdapat pada service contracts, item, dan serial number iii. Optimisasi potensi penjualan dan jasa serta meningkatkan pendapatan dengan membantu fungsi bisnis, seperti: Service operations, Service contract management, Service planning, Tracking of customer interaction activities, Customer support, Management of sales opportunities. iv. Membuat pengetahuan berdasarkan solusi untuk masalah yang dialami pelanggan. l. Human Resources Modul Human Resources untuk memasukkan informasi mengenai karyawan perusahaan, yang dapat berfungsi untuk: i. Memasukkan dan mengelola informasi karyawan, baik yang bersifat umum ataupun pribadi, seperti umur, status, passport, dan ID card. ii. Mengelola informasi yang berhubungan dengan pendidikan, pekerjaan yang dilakukan sebelumnya, dan absen. iii. Menganalisis gaji karyawan.
15 iv. Membuat sekumpulan laporan dan daftar karyawan yang berguna untuk menjalankan bisnis dengan lebih efisien. m. Reports Modul Reports pada SAP Business One bertujuan untuk menghasilkan laporan dari berbagai modul yang ada sebelumnya, yaitu: 1. Financials 2. Sales Opportunities 3. Sales and Purchasing 4. Business Partners 5. Banking 6. Inventory 7. Production 8. MRP 9. Service 10. Human Resource
2.4 Sales Muryanto, Riyanto, & Noranita (2013: 3) menjabarkan bahwa penjualan adalah proses dimana penjual memuaskan segala kebutuhan dan keinginan dari pembeli agar tercapai manfaat baik bagi penjual dan pembeli. Ada beberapa jenis penjualan, yakni: •
Trade selling Terjadi saat produsen dan pedagang besar memperbolehkan pengecer untuk meningkatkan usaha distribusi mereka. Hal ini melibatkan kegiatan promosi, persediaan, dan pengadaan produk.
•
Missionary selling Dalam hal ini perusahaan memiliki distributor sendiri untuk produk mereka.
•
Technical selling Meningkatkan penjualan dengan memberikan saran kepada pembeli mengenai produk ataupun jasa dan bagaimana produk atau jasa yang ditawarkan tersebut dapat memenuhi kebutuhan dari pembeli.
16 •
New business selling Seperti halnya perusahaan asuransi. Dalam jenis penjualan ini, perusahaan menjalankan transaksinya dengan mengubah calon pembeli menjadi seorang pembeli tetap.
•
Responsive selling Jenis penjualan ini tidak menghasilkan penjualan yang terlalu besar namun memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggannya. Hubungan yang baik kepada pelanggan diutamakan dengan tujuan meningkatkan loyalitas pelanggan.
Dikutip dari SAP (2014), SAP Business One memampukan pembuatan satu dokumen ke dokumen lainnya mengikuti arus dari dokumen. Proses sales dalam SAP Business One menghasilkan beberapa dokumen, yakni: 1.
Sales Quotation Sebelum melakukan pemesanan, pelanggan membutuhkan penawaran harga. Perusahaan dapat membuat quotation sebagai bentuk proposal untuk barang atau jasa mereka ke pelanggan. Quotation tidak menghasilkan suatu pencatatan yang mempengaruhi kuantitas atau nilai di pengelolaan persediaan juga accounting.
2.
Sales Order Sales order merupakan sebuah dokumen sebagai bentuk komitmen pelanggan kepada perusahaan, dimana dokumen ini berisikan barang atau jasa yang diinginkan oleh pelanggan dari perusahaan. Dokumen ini juga dapat digunakan sebagai panduan untuk produksi, pembuatan purchase order bila bahan baku tidak mencukupi untuk proses produksi dan penjadwalan sumber daya (barang maupun tenaga kerja). Pembuatan sales order tidak mempengaruhi nilai dalam sistem akuntansi. Tetapi jika sales order dibuat untuk pemesanan barang, maka jumlah barang yang ada di dalam sales order akan dicatat di dalam pengelolaan persediaan sebagai barang yang telah dipesan untuk pelanggan. Perusahaan dapat melihat laporan, seperti inventory status. Informasi tersebut berguna untuk: •
Mengoptimalkan transaksi pemesanan dan biaya.
17 •
Memastikan bahwa permintaan pelanggan telah disepakati dengan cepat dan tepat.
3.
Delivery Sebuah dokumen yang mengindikasikan bahwa pengiriman dari barang atau jasa telah terjadi. Tanpa dokumen ini, barang hanya dapat dikirim jika tagihan telah dibuat. Saat membuat delivery, goods issue juga di-post. Barang yang dipesan telah keluar dari gudang dan perubahaan persediaan yang terkait telah di-post. Saat persediaan berubah, nilai pada accounting juga akan ikut berubah.
4.
Return Untuk alasan hukum, tidak diperbolehkan untuk menghapus delivery atau tagihan yang sudah dimasukkan dalam SAP Business One, atau mengganti data akuntansi terkait dokumen ini. Tetapi, pelanggan mungkin akan mengirimkan barang kembali untuk berbagai alasan, atau perusahaan mungkin telah membuat kesalahan saat memasukkan dokumen. Dalam situasi tersebut, dibuatlah dokumen return. Saat membuat dokumen return, perusahaan dapat membalikkan posting dari delivery. Saat membuat return, sistem memperbaiki kuantitas dari persediaan. Jika perusahaan memiliki persediaan yang terus-menerus, membuat return akan otomatis menghasilkan journal entry yang memperbarui nilai dari persediaan. Dokumen return merupakan dokumen yang menandakan delivery telah selesai dilakukan. Oleh karena itu, jika A/R invoice belum dibuat untuk delivery yang ingin dikembalikan, dapat menggunakan dokumen return. Jika sudah melakukan A/R invoice, gunakan A/R credit memo untuk memperbaiki nilai dan kuantitas dari transaksi dalam SAP Business One. Saat membuat dokumen return berdasarkan sales order, perusahaan dapat memilih untuk re-open kuantitas barang per order.
18 5.
Down Payment Bisnis membutuhkan down payment dari pelanggan untuk memastikan pelanggan melakukan dan akan mengikuti ketentuan dari order yang telah mereka buat. Dalam SAP Business One, dapat digambarkan dengan memberikan A/R down payment request atau A/R down payment invoice kepada pelanggan, atau hanya dengan membuat A/P down payment request, jika salah satu dari vendor membutuhkan perusahaan untuk membuat down payment sebelum penempatan pengiriman barang yang perusahaan order. Setelah menerima pembayaran dari pelanggan atau melakukan pembayaran kepada vendor, perusahaan dapat mengurangi jumlah down payment dari tagihan akhir.
6.
A/R Invoice Tagihan adalah sebuah dokumen hukum yang mengikat. Saat sebuah tagihan diterima, posting dibuat terkait dengan akun pelanggan di dalam sistem accounting. Jika delivery tidak mendahului tagihan dan perusahaan menjual barang dari gudang, kuantitas persediaan akan diperbarui sesuai dengan tagihan yang dikeluarkan. Jika membuat tagihan tanpa reference untuk delivery, sistem akan secara otomatis mencatat perubahan ke dalam inventory. Dengan kata lain, jika delivery sudah ada untuk transaksi dan perusahaan membuat invoice tanpa reference, akan terjadi error dalam pengelolaan inventory karena kuantitas delivery tercatat dua kali dalam sistem. SAP Business One memampukan untuk membuat A/R invoice dengan jumlah nol. Perusahaan dapat melakukan ini saat melakukan delivery tanpa dikenakan charge.
7.
A/R invoice + payment Perusahaan membuat master record secara terpisah untuk onetime customer. Master record ini didefinisikan selama inisialisasi sistem saat determinasi akun G/L didefinisikan sebagai standar pelanggan untuk tagihan dengan pembayaran.
19 Saat mengakses fungsi A/R invoice + payment, data yang berkaitan dengan one-time customer disalin ke transaksi. Kemudian perusahaan dapat mengelola nama dan alamat pelanggan. SAP Business One mengelola tagihan dengan pembayaran seperti halnya tagihan biasa. Pencatatan yang berkaitan dengan sistem akuntansi dan pencatatan lainnya dalam pengelolaan persediaan diproses secara otomatis oleh sistem saat invoice dengan sistem dimasukkan. Pelanggan harus membayarkan tagihan secara penuh karena akan terjadi error message jika pembayaran dilakukan secara parsial. 8.
A/R credit memo Credit memo adalah dokumen penyelesaian terhadap tagihan dan untuk return. Jika barang sudah dikirimkan ke pelanggan dan tagihan telah terbuat, perusahaan dapat secara parsial atau keseluruhan mengembalikan transaksi dengan membuat credit memo. Dengan credit memo, perusahaan dapat memperbaiki kuantitas dan nilai keuangan perusahaan. Sistem akan menambahkan persediaan dari barang yang dikembalikan sesuai dengan jumlah di credit memo. Credit memo mengembalikan nilai di sistem akuntansi pelanggan dan mengurangi
pendapatan
dengan
jumlah
yang
sama.
Sistem
memperbaiki jumlah pajak secara otomatis. SAP Business One memampukan untuk membuat credit memo berdasarkan sales order, perusahaan dapat melakukan ini saat re-open kuantitas barang dari order. 9.
A/R reserve invoice A/R
reserve
invoice
memampukan
perusahaan
untuk
mengeluarkan tagihan untuk barang gudang tanpa mengurangi barang dari persediaan. Jika membuat reserve invoice, SAP Business One membuat sebuah jurnal akuntansi tanpa membuat catatan persediaan. SAP Business One memampukan perusahaan untuk membuat A/R reserve invoice dengan jumlah nol. Perusahaan dapat membuat pengiriman barang tanpa ada biaya tambahan.
20 Seperti tagihan biasa, status reserve invoice menjadi closed saat ada pembayaran masuk. 10. Document generation wizard Document
generation
wizard
memungkinkan
untuk
dilakukannya pemrosesan per tahap dari target sales document. Wizard merekomendasikan cara sederhana untuk memasukkan rows dari base document dalam satu target document, berdasarkan parameter yang didefinisikan. Target document, seperti A/R invoice dan delivery, tidak dapat dihapus atau diubah setelah dibuat. 11. Recurring transactions Transaksi bisnis tertentu dilakukan berulang-ulang secara teratur. Pada SAP Business One, terdapat template untuk transaksi berulang-ulang
menggunakan
draft
dokumen
penjualan
dan
pembelian. Template tersebut mengandung informasi business partner, item, akuntansi, dan informasi pengiriman yang dibutuhkan. 12. Document printing Document printing digunakan untuk mencetak sekumpulan dokumen berdasarkan kriteria pemilihan yang dibutuhkan. User dapat memilih apakah ingin mencetak keseluruhan dokumen atau dokumen tertentu saja. 13. Dunning wizard Dunning wizard digunakan untuk membuat dan mengirimkan surat kepada pelanggan yang belum membayar hutang sebelum tanggal jatuh tempo tertentu dan mengingatkan pelanggan mengenai pembayaran jatuh tempo mereka. Dunning wizard memungkinkan user untuk mem-post service invoice beserta bunga atau biayanya secara otomatis yang dibebankan pada setiap surat tagihan. Dunning wizard juga mencatat “perilaku pembayaran” pelanggan pada database. Dunning wizard tersedia dalam transaksi dan dokumen berikut: •
Open
A/R
invoice
(meliputi
pembayaran secara kredit)
pembayaran
sebagian
atau
21 •
A/R credit memo
•
Incoming payment yang tidak berdasarkan invoice.
14. Sales report Penganalisisan informasi penjualan penting untuk keberhasilan dan efisiensi bisnis perusahaan. SAP Business One menyediakan beberapa laporan berbeda untuk modul Sales. Beberapa laporan meliputi tampilan grafis, yang memfasilitasi analisis informasi. Sales report digunakan untuk menganalisis transaksi penjualan, melihat open document, serta melihat dan memproses dokumen yang disimpan sebagai draft.
2.5 Inventory Inventory adalah stok dari material yang digunakan untuk produksi atau memuaskan permintaan pelanggan. Inventory termasuk bahan-bahan baku, proses pengerjaan, dan barang jadi. Stok inventory ditempatkan pada beberapa proses produksi, dengan alur yang berhubungan antara satu stok dengan stok lainnya. (Schroeder, 2007: 332-335). 4 alasan utama memiliki inventory: •
To protect against uncertainties. Dalam sistem inventory belum tentu terdapat
persediaan, permintaan, dan waktu yang pasti. Jika permintaan
pelanggan diketahui, maka akan mudah untuk mengetahui stok, tetapi bagaimanapun, stok dapat berkurang sehingga dibutuhkan kerja sama dalam supply chain antara supplier dengan pelanggan. •
To allow economic production and process. Memproduksi material dalam jumlah banyak dalam waktu yang singkat dengan ekonomis.
•
To cover anticipated changes in demand or supply. Ada beberapa tipe situasi dimana permintaan atau persediaan berubah tetapi dapat diantisipasi.
•
To provide for transit. Perpindahan inventory terdiri dari material yang akan dipindah dari satu ke yang lain dalam supply chain. Perpindahan ini disebabkan oleh lokasi plant. Dikutip dari SAP (2014), modul inventory memiliki tujuan untuk
mengoptimalkan manajemen inventory yang meliputi:
22 •
Mengelola pencatatan item master data.
•
Bekerja dengan nomor serial dan batch.
•
Mengelola transaksi inventory, termasuk goods receipts, goods issues, inventory transfers, initial item quantity settings, dan inventory counts.
•
Mengelola daftar harga termasuk besar dan jumlah diskon serta harga khusus.
•
Bekerja dengan proses pengambilan dan pengemasan.
•
Menghasilkan laporan yang berkaitan dengan inventory.
SAP Business One mendukung beberapa dokumen, yakni: 1. Item Master Data SAP Business One memampukan perusahaan untuk mengelola semua barang yang dibeli, diproduksi, dijual, atau yang disimpan dalam inventory. Jasa dapat dikategorikan sebagai barang walaupun hanya berkaitan dengan penjualan saja. Untuk setiap barang, perusahaan mencantumkan data yang terkait untuk beberapa area yang ada dalam SAP Business One, dimana data ini digunakan untuk pembelian, penjualan, produksi, pengelolaan gudang, akuntansi, dan jasa. Perusahaan dapat menggunakan layar item master data untuk menambahkan, memperbarui, mencari, dan memelihara item data. 2. Inventory Transactions Inventory Transactions digunakan untuk mengelola fungsi SAP Business One seperti berikut: a. Goods receipt – Digunakan untuk menambah persediaan saat membeli barang secara otomatis ketika terjadi transaksi. b. Goods issue – Berfungsi untuk mengurangi jumlah persediaan. Setelah barang terjual, barang di gudang akan secara otomatis berkurang ketika terjadi transaksi. c. Inventory transfer – Berguna untuk memindahkan persediaan barang dari satu gudang ke gudang lainnya. d. Inventory opening balance, Inventory tracking, Inventory posting – Mengacu pada financial jumlah persediaan pada awal periode.
23 e. Cycle count recommendations – Berfungsi untuk menentukan tanda kapan persediaan akan tiba. f. Inventory revaluation – Jika perusahaan melakukan persediaan terus-menerus, maka diperlukan cadangan persediaan. 3. Item Management a. Managing serial number Mengelola dan mengontrol jejak barang menggunakan serial number. Sebuah serial number adalah alat identifikasi yang unik untuk barang tertentu. Contohnya, perusahaan dapat meletakkan sebuah komputer menggunakan serial number. Serial number tersebut menyediakan informasi tambahan mengenai barang tertentu, seperti tanggal pembuatan, garansi, dan lain sebagainya. b. Managing batch number Mengelola kumpulan nomor mengharuskan kontrol jejak dari grup barang dengan nomor unik dan karakteristik yang dikombinasikan dalam sekali batch, contohnya produk farmasi. Untuk setiap barang, didefinisikan jumlahnya dan tambahan informasi lainnya, seperti tanggal kadaluarsa dan sebagainya yang terkait dengan batch. c. Alternative items Window ini digunakan untuk menentukan alternatif dari produkproduk yang kehabisan stok di gudang tertentu. Alternative items didefinisikan oleh barang. User dapat membangun sebuah hierarki alternative items dengan mendefinisikan alternatif untuk alternatif. Ketika
membuat
dokumen
bisnis,
user
membuka
daftar
alternative items dan mengganti item yang sudah habis. d. Defining business partner catalog numbers SAP Business One dapat dikonfigurasi untuk menggunakan nomor katalog pelanggan dan vendor secara paralel untuk nomor barang. Ini berarti nomor barang dapat digunakan oleh vendor di purchase order, dan nomor pelanggan di dalam sales order.
24 e. Changing the valuation method Jika perusahaan menggunakan sistem persediaan secara perpetual, maka dibutuhkan perubahan terhadap metode penilaian persediaan untuk barang tertentu. Fungsi ini memungkinkan untuk mengubah metode persediaan untuk berbagai barang pada saat yang sama. Ada persyaratan sebagai berikut, yakni: i. Jumlah dari barang yang diganti metode penilaiannya adalah 0 di semua gudang. ii. Semua delivery yang open untuk barang yang dipilih telah diubah menjadi return atau menjadi A/R invoice. iii. Semua return yang open untuk barang yang dipilih telah diubah menjadi A/R invoice. iv. Semua goods receipt PO telah diubah menjadi goods return atau A/P invoice. v. Semua goods return berdasarkan goods receipt PO atau telah diubah menjadi A/P credit memo. 4. Price List SAP Business One memperbolehkan untuk membuat daftar harga yang berbeda untuk barang dan memberikan fleksibilitas kepada perusahaan untuk memberikan kustomisasi harga kepada pelanggan. Selama pembuatan dokumen penjualan dan pembelian, SAP Business One memperoleh harga item secara langsung dari daftar harga yang terkait dengan business partner. Daftar harga ini dapat dihubungkan dari grup business partner atau dari ketentuan pembayaran business partner, atau dapat dipilih secara manual dalam master data business partner. Saat
menggunakan
SAP
Business
One,
perusahaan
mendefinisikan data untuk business partner, grup business partner, dan ketentuan pembayaran sekaligus daftar harga pelanggan dan vendor. Data tersebut direvisi dalam waktu tertentu dan menghasilkan informasi harga yang digunakan dalam penjualan dan pembelian yang selalu up to date.
25 5. Pick and Pack Pick and pack dalam SAP Business One memperbolehkan perusahaan mengotomatisasikan proses dari penjualan dan A/R reserve invoice dengan cara yang teratur, dari pembuatan daftar pick barang untuk shipment dalam dokumen pengiriman. Prosedur dari pick and pack adalah sebagai berikut: a. Membuat daftar pick dari penjualan dan A/R reserve invoice. b. Memilih barang sesuai dengan daftar c. Packing barang untuk shipment d. Pembuatan delivery dan dokumen tagihan piutang 6. Recurring Transactions Beberapa transaksi bisnis dilakukan secara berulang dalam waktu tertentu. Contohnya yakni pemesanan kertas kepada vendor. Dalam SAP Business One, perusahaan dapat mendefinisikan contoh untuk transaksi yang berulang tersebut menggunakan draft dari pembelian atau penjualan. Draft ini berisikan business partner, barang, akuntansi, dan informasi pengiriman yang mendetail. 7. Inventory Reports Inventory reports menampilkan informasi mengenai barang dan persediaannya, sekaligus nilai dari persediaan tersebut. Di inventory reports dapat dilakukan: a. Menghasilkan daftar barang yang telah didefinisikan oleh sistem, sekaligus informasi dari barang tersebut, seperti harga terakhir dan informasi batch. b. Membuat pencatatan persediaan c. Menganalisis situasi persediaan atau menampilkan persediaan dari tiap barang yang ada di gudang d. Memulai penilaian untuk persediaan gudang
2.6 Production Menurut Noviyasari (2008: 6), produksi adalah suatu proses dimana terdapat kegiatan pengolahan bahan mentah, dengan serangkaian tahapantahapan untuk menghasilkan produk yang lebih bernilai maknanya. Produksi
26 merupakan fungsi pokok dalam organisasi yang mencakup aktivitas yang bertanggung jawab untuk menciptakan nilai tambah produk yang merupakan hasil dari setiap organisasi. Beberapa karakteristik dari produksi, yakni: •
Mempunyai tujuan yang mendasari keberadaannya, yaitu menghasilkan produk berkualitas yang dapat dijual dengan harga yang kompetitif di pasar.
•
Mempunyai aktivitas berupa transformasi nilai dari barang mentah ke barang jadi secara efektif dan efisien.
•
Mempunyai mekanisme yang mengendalikan pengoperasiannya, berupa optimalisasi pengalokasian sumber-sumber daya. Dikutip dari SAP (2014), modul Production pada SAP Business One
digunakan untuk membuat dan mengelola hal-hal berikut: 1. Bill of Materials (BOM) BOM merincikan jumlah komponen yang menyusun suatu produk. BOM memiliki pengaturan hierarki komponen-komponennya. User perlu memasukkan child item dan bahan baku yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk jadi. 2. Production Orders Production Orders merupakan sekumpulan petunjuk untuk perencanaan dan pembuatan barang-barang produksi. Production Orders memperkirakan seluruh material dan biaya yang meliputi proses produksi, seperti halnya biaya tambahan, seperti upah tenaga kerja. SAP Business One menyediakan tipe-tipe production orders berikut: •
Standard Tipe production orders ini digunakan untuk produksi sehari-hari. Komponen-komponen di-copy dari item BOM.
•
Special Tipe ini digunakan untuk produksi barang dan pelaksanaan aktivitas selama produksi berdasarkan Standard BOM.
27 •
Disassembly Tipe ini digunakan untuk melaporkan pembongkaran barang dengan BOM produksi. Komponen-komponen di-copy dari item BOM. Sebuah produk jadi (parent item) merupakan hasil dari
keseluruhan proses produksi, atau kumpulan barang yang terjual sebagai unit, tetapi bukan hasil dari proses produksi. 3. Receipt from Production Window Window ini digunakan untuk melaporkan penyelesaian produk. Untuk Standard dan Special Production Orders, post finished product (produk jadi) ke inventory. Untuk Disassembly Production Orders, post komponen-komponen ke inventory. 4. Issue for Production Window Window ini digunakan dalam pengeluaran item manual untuk production order dan untuk melaporkan pembongkaran produk. 5. Update Parent Item Prices Window ini digunakan untuk memperbarui harga parent item berdasarkan perubahan harga child item. 6. Production Reports Production reports digunakan untuk menghasilkan daftar bills of material dan melihat open production orders.
2.7 Purchasing Muryanto, Riyanto, & Noranita (2013: 3) menjabarkan bahwa pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan jasa, dan perlengkapan. Kegiatan tersebut kadang disebut sebagai pengadaan barang. Tujuan utamanya, yakni memperoleh bahan dengan biaya yang serendah mungkin namun juga konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan. Pembelian juga memiliki prinsip yang dijadikan pedoman. Prinsip pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pokok atau acuan.
28 •
The right price Salah satu prinsip manajemen pembelian adalah harga yang tepat. Dimana nilai dari suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian yang dilakukan.
•
The right quantity Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benarbenar dibutuhkan oleh suatu perusahaan pada saat tertentu.
•
The right time Menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya untuk perawatan barang tersebut.
•
The right place Mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.
•
The right quality Mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang dimana paling menguntungkan bagi perusahaan.
•
The right source Barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain, yaitu: the right place, the right quantity, the right time, the right price, dan the right quality.
Dikutip dari SAP (2014), modul Purchasing dalam SAP Business One: 1. Mendeskripsikan dokumen dan fungsi yang digunakan dalam proses pembelian. 2. Menyesuaikan dengan perubahan di inventory selama proses pembelian. SAP Business One mendukung beberapa dokumen pembelian: 1. Purchase Quotation Dalam
pembelian,
perusahaan
akan
berusaha
untuk
mendapatkan penawaran yang terbaik untuk barang dan jasa yang
29 dibutuhkannya. Oleh karena itu, perusahaan mengirimkan purchase invitation ke beberapa vendor untuk mengindikasikan syarat dan ketentuan mereka, seperti harga atau tanggal pengiriman untuk pasokan material atau pengadaan jasa dengan mengajukan quotation. Dalam purchase quotation, detil dari material dan jasa (misalnya: jumlah barang), membutuhkan tanggal dan informasi vendor telah ditetapkan. Perusahaan dapat membandingkan quotation yang diterima dan memutuskan untuk melakukan pemesanan ke vendor yang terpilih. Prosedur: •
Membuat purchase quotations.
•
Mengirimkan quotations kepada vendor.
•
Melakukan pencatatan terhadap jawaban yang diberikan dari vendor dalam purchase quotations.
•
Melakukan perbandingan untuk mendeterminasi penawaran yang terbaik dan membuat purchase order.
•
Setelah memilih penawaran yang terbaik, close semua purchase quotations yang terkait.
2. Purchase Order Purchase Order merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk membeli item atau barang dari vendor dalam kondisi harga yang telah disepakati. Saat membuat purchase order di SAP Business One, tidak ada value yang akan dicatat di sistem accounting. Tetapi, jumlah dari pemesanan sudah dicatat di dalam inventory management. Perusahaan dapat melihat jumlah pesanan di beberapa laporan dan layar, seperti inventory status, report, dan item master data window. 3. Goods Receipt PO Goods Receipt PO digunakan sebagai dokumen penerimaan stok ke dalam gudang. Goods Receipt PO dapat berdasarkan dari satu atau lebih purchase order (supplier yang sama) yang telah dibuat pada sistem. Setelah dibuat, dokumen ini tidak hanya menambahkan jumlah pada persediaan (stok) di dalam gudang, tetapi juga
30 menambahkan
nilai
persediaan
pada
akun
persediaan,
serta
mengurangi nilai pada ordered quantity. 4. Goods Return Dokumen goods return digunakan untuk mengembalikan barang yang telah diterima ke vendor atau untuk mengembalikan transaksi pembelian secara keseluruhan atau sebagian. Sebagai contoh, goods receipt di SAP Business One. Sesuai dengan ketentuan hukum,
perusahaan
tidak
dapat
menghapus
atau
mengubah
accounting terkait dalam dokumen ini. Tetapi untuk mengembalikan barang yang tidak sesuai atau untuk memperbaiki kesalahan yang dibuat, dapat menggunakan goods return. Dokumen goods return yang telah dibuat menyebabkan pengurangan jumlah di dalam gudang dan jumlah nilai pada akun persediaan. 5. A/P Down Payment Invoice Bisnis membutuhkan pembayaran di muka dari vendor untuk memastikan bahwa pelanggan berkomitmen dengan barang pesanan mereka. Di dalam SAP Business One, dapat dibuat A/P down payment. Jika salah satu dari vendor membutuhkan perusahaan untuk membayar di muka terlebih dahulu sebelum mengirimkan barang yang dipesan. Perusahaan dapat mengurangi jumlah dari down payment di invoice akhir. 6. A/P Invoice A/P Invoice merupakan dokumen yang digunakan sebagai permintaan atas pelunasan pembayaran. Dokumen ini juga mencatat statement biaya keuntungan dan kerugian. Perusahaan dapat membuat A/P Invoice dari beberapa purchase order dan goods receipt PO. Jika ada satu atau lebih A/P down payment invoice yang berhubungan dengan A/P invoice, pembayaran tersebut dapat dimasukkan ke dalam A/P invoice. Jumlah barang yang di dalam inventory akan meningkat setelah invoice di-post. 7. A/P Credit Memo Saat membuat pengiriman untuk purchase order atau A/P invoice di SAP Business One, ketentuan hukum melarang untuk menghapus atau membuat perubahan lain untuk dokumen ini.
31 Perusahaan membuat A/P Credit Memo berdasarkan A/P invoice untuk menetapkan hubungan antara dua transaksi dalam SAP Business One. Tetapi, dapat juga membuat A/P Credit Memo tanpa menggunakan dokumen basis. SAP Business One memampukan membuat A/P Credit Memo dengan jumlah nol. Hal ini dapat dilakukan jika ingin clear tagihan tanpa ada charge items. 8. A/P Reserve Invoice A/P
Reserve
Invoice
memampukan
perusahaan
untuk
membuat post terkait dalam sistem akuntansi dan tidak mempengaruhi jumlah persediaan. A/P reserve invoice untuk mendokumentasikan A/P Invoice dari vendor sebelum barang tiba. Setelah barang diterima, perusahaan membuat goods receipt PO berdasarkan A/P reserve invoice untuk memperbarui jumlah inventory dan nilai dari inventory. 9. Landed Cost Landed cost adalah jumlah total dari biaya produk setelah produk sampai. Komponen dari landed cost termasuk harga asli dari produk, ongkos pengiriman, ongkos logistik, pajak, asuransi, dan perbedaan kurs mata uang. Tidak semua dari komponen ini ada dalam setiap pengiriman, tetapi harus tetap diperhatikan sebagai bagian dari landed cost.
2.8 Report Dikutip dari SAP (2014), modul Report pada SAP Business One mencakup laporan-laporan dari modul Financial, Sales Opportunities, Sales and Purchasing, Business Partners, Banking, Inventory, Production, Service, dan Human Resources. Laporan-laporan
tersebut
bisa
dianalisis
dengan
berbagai
cara
menggunakan fungsi selection dan sort dan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis perusahaan. SAP Business One juga menyediakan kemampuan akses data ke luar, seperti Microsoft Excel dan Microsoft Word. 1. Financial Reports Financial reports berisi semua laporan yang berkaitan dengan analisis kegiatan keuangan dan akuntansi perusahaan.
32 2. Sales Opportunity Report Sales opportunity report dapat menghasilkan laporan yang memberikan pemahaman mengenai alasan keberhasilan atau kegagalan peluang penjualan perusahaan. 3. Sales and Purchasing Reports Sales and purchasing reports digunakan untuk menganalisis transaksi pembelian dan penjualan, melihat open document, serta melihat dan memproses dokumen yang disimpan sebagai draft. 4. Business Partner Reports Business partner reports menyediakan gambaran tentang interaksi perusahaan dengan business partner-nya. 5. Banking Reports Banking reports digunakan untuk menganalisis dan menghasilkan gambaran dari cek pembayaran yang dikeluarkan untuk vendor, draft yang dibuat untuk dokumen yang terkait banking, dan rekonsiliasi eksternal. 6. Inventory Reports Inventory reports dapat menghasilkan daftar seluruh barang dan menaksir persediaan barang di gudang. 7. Production Reports Production reports digunakan untuk menghasilkan daftar bill of material, dan melihat open production order. 8. Service Reports Service reports digunakan untuk mengekstrak informasi penting tentang efisiensi dan kinerja service department pada perusahaan, memperoleh rincian mengenai kontrak layanan pelanggan, melihat pelayanan perusahaan untuk menilai kemajuan perusahaan, dan mengambil tindakan yang diperlukan. 9. Human Resources Reports Human resources reports digunakan untuk melihat ketidakhadiran karyawan, menampilkan rincian kontak setiap karyawan, dan mencetak daftar atau kontak karyawan.
33 2.9
Metodologi Adopsi PT. Anugrah Visi Inti Teknologi menerapkan metodologi adopsi, yaitu Accelerated SAP (ASAP). Menurut Hernandez, Keogh, & Martinez (2006:540546), ASAP merupakan framework tradisional untuk implementasi SAP, tidak hanya ditujukan kepada proyek R/3 namun untuk SAP solution lainnya, seperti Customer Relationship Management (CRM), APO, e-procurement (SRM). ASAP tergabung di dalam kerangka SAP yang lebih besar dan saat ini menjadi bagian di dalam SAP Solution Manager. Di antara isi dari SAP solution life cycle management, ASAP adalah yang paling basis dan metodologi yang paling penting untuk implementasi proyek yang rumit. Bagaimanapun, ASAP melampaui metodologi dan menyediakan alat dan bantuan yang jumlah besar untuk menyederhanakan proses implementasi. ASAP dapat secara tradisional melengkapi SAP dan SAP partners implementation services, seperti training, support, consulting, dan sebagainya. Walaupun ada perbedaan ASAP untuk mySAP solutions, terdapat fase yang umum yang sama dengan mySAP solutions yang lain. Perbedaan utamanya, yakni aktivitas dan pekerjaan untuk mengerjakan pemetaan proses bisnis dan pilihan konfigurasi. Yang menjadi tujuan utama SAP, yakni untuk mencapai tujuan dan mendapatkan hasil yang cepat dari investasi dimana implementasi berjalan secara cepat dan biaya menjadi lebih efisien. Untuk mencapai implementasi yang cepat dan berkualitas, ASAP didasarkan kepada masalah berikut : •
Secara jelas mendefinisikan misi, obyektif, dan lingkup dari proyek. Lingkup proyek yang terdefinisikan dengan baik adalah kunci untuk penyesuaian waktu yang akan direncanakan dan untuk mendekatkan perencanaan biaya yang akan dikeluarkan dengan biaya yang dikeluarkan.
•
Meningkatkan kelayakan dari perencanaan secara detail di awal proyek.
34 •
Menstandarisasi
dan
menstabilkan
sebuah
proyek
atau
metodologi implementasi seperti yang sudah ditetapkan oleh ASAP. •
Menciptakan lingkungan proyek yang homogen.
Untuk mencapai obyektif tersebut, ASAP menyediakan sebuah tim proyek dengan metodologi, alat-alat, pelatihan, dan services, seperti halnya perencanaan proyek yang berorientasikan kepada proses yang diketahui sebagai ASAP roadmap. Alat utama yang disediakan oleh ASAP, yakni : •
Implementation assistant
•
Question and answer database
•
Knowledge corner
•
Reverse business engineering
ASAP roadmap adalah perencanaan proyek dari implementasi dimana merupakan perencanaan proyek yang berorientasi pada proses yang telah didefinisikan dengan jelas, menyediakan panduan per tahap selama proses implementasi berlangsung. ASAP roadmap dibuat menjadi 4 tahap utama, setiap tahap mendeskripsikan aktivitas dan pekerjaan agar tercapainya hasil yang diinginkan.
2.9.1 Phase 1: Preparation Di dalam tahap yang pertama, yakni preparation, misi dan lingkup dari proyek didefinisikan. Beberapa hal yang terdapat dalam tahap ini, yakni : •
Mendefinisikan dengan jelas obyektif dari proyek
•
Mendapatkan kesepakatan untuk masalah yang terdapat dalam proyek dari berbagai pihak yang terkait.
•
Membentuk suatu proses yang efisien untuk pengambilan keputusan dan menyelesaikan konflik-konflik.
•
Menyiapkan perusahaan untuk menghadapi perubahan proses dan budaya setelah terjadinya implementasi.
Dalam tahap ini, ASAP menyediakan alat-alat seperti, project estimator yang membantu dan menjadi panduan tim proyek menggunakan kuisioner yang diarahkan kepada upper company management. Dengan menggunakan hasil
35 dari kuisioner tersebut, konsultan dapat mengevaluasi jawabannya dan menyediakan evaluasi proyek untuk menentukan lingkup, seperti halnya estimasi awal dari sumber daya dan perencanaan yang dibutuhkan. Inilah titik awal dari mulainya proyek. Hasil dari tahap ini meliputi dua dokumen dalam implementasi, yaitu project charter dan project plan. Tim proyek bertanggung jawab untuk mengevaluasi perencanaan dan menyetujui jika tidak ada keberatan yang ditemukan (proyek yang memakan waktu lama dan biaya yang tinggi).
2.9.2 Phase 2: Business Blueprint Dalam tahap kedua di roadmap, tim proyek bertanggung jawab atas analisis dari kebutuhan dan proses bisnis perusahaan secara komplit dan komprehensif, sementara mendokumentasi dan mendefinisikan implementasi aplikasi SAP dalam perusahaan. Dikutip dari SAP (2014), business blueprint adalah deskripsi yang detail dari proses bisnis dan kebutuhan sistem, yang dapat berupa print-out. Business blueprint berguna untuk membuat struktur proyek yang relevan dengan proses bisnis, skenario bisnis, dan tahapan proses yang terorganisir di dalam struktur hierarki. Untuk mencapai hasil yang diinginkan, ASAP menyediakan kuisioner dan sebagainya sebagai metode pengumpulan informasi. Informasi yang terkumpul sangat kritikal dan berguna untuk tim proyek, dimana dapat dianalisis dan membantu mendokumentasi proses bisnis yang berjalan saat ini, juga kebutuhan dari bisnis perusahaan di masa yang akan datang. Dalam tahap ini, ASAP menyediakan metodologi spesifik untuk menganalisis dan mendokumentasi proses bisnis, serta menghasilkan blueprint lengkap dari proses bisnis. Di antara semua proses implementasi proyek, tahap ini merupakan tahap yang paling menantang. Jika ada proyek yang memakan waktu 9 bulan keseluruhan, maka untuk proyek ini dibutuhkan kurang lebih 5 bulan.
36 2.9.3 Phase 3: Realization Setelah business blueprint dihasilkan dalam tahap yang sebelumnya, tim proyek seharusnya sudah siap untuk menjalani proses selanjutnya, yakni realization, proses utama untuk menerjemahkan kebutuhan proses bisnis menjadi setting konfigurasi teknikal. Dengan kata lain, SAP customizing. Dalam tahap ini, ASAP termasuk sebuah kumpulan dari pekerjaan, aktivitas, dan tugas dimana implementasi yang sebenarnya berjalan. Dari terciptanya business blueprint sebagai hasil dari tahap sebelumnya, konsultan dan tim proyek memiliki informasi yang cukup untuk membuat proposal yang meliputi semua proses bisnis, laporan, transaksi per hari, mencoba untuk mencocokkan dengan standar dari SAP. Jika ada proses lain yang ditemukan tidak cocok dengan prosedur bisnis, laporan, dan transaksi, maka konfigurasi akan dibutuhkan. Pekerjaan yang paling penting dalam tahap realization, yakni : •
Mengelola kembali aktivitas pengelolaan proyek, seperti perencanaan, jadwal, dan lingkup.
•
Menyediakan pelatihan bagi tim proyek.
•
Menetapkan strategi pengelolaan sistem dan konfigurasi teknikal.
•
Mempertahankan program pengelolaan perubahan.
•
Melakukan konfigurasi dan tes untuk bentuk dasar dari fungsional sistem dan prosesnya.
•
Menghasilkan form dan laporan-laporan.
•
Menetapkan konsep otorisasi dan strategi.
•
Menjalankan tes integrasi yang final.
•
Menyiapkan dokumentasi untuk end user dan bahan pelatihan untuk end user.
Tahap terakhir ini akan menjadi tahap yang digunakan untuk memastikan kualitas dari proses realisasi dimana dilakukan pengecekan dan verifikasi semua elemen dalam tahap proyek sebelumnya.
37 2.9.4 Phase 4: Final Preparation Dalam tahap ini, semua elemen implementasi dan konfigurasi telah diuji untuk go live, serta dibutuhkan kolaborasi antara tim proyek dan end user. Obyektif utama dari tahap ini, yakni: •
Verification of implementation Tim proyek dan user mengecek semua kebutuhan yang telah didefinisikan dalam tahap sebelumnya, sekaligus kesesuaian proses implementasi proses bisnis. Tahap ini adalah tahap yang paling tepat untuk melakukan stress test, yang sangat penting untuk memverifikasi ukuran dari sistem dan mengoptimalkan performa sistem. Juga sangat dibutuhkan untuk melakukan simulasi dari proyek yang sesungguhnya sebagai bentuk dari tes integrasi. Tahap ini juga mungkin sesuai untuk meminta SAP Help, contohnya dengan melakukan Going Live Check, yang menganalisis konfigurasi dan membuat rekomendasi yang dapat dievaluasi dan diimplementasikan.
•
End-user acceptance Merupakan kebutuhan utama untuk semua proyek yang akan digunakan oleh end user dalam jumlah yang banyak. Tanpa persetujuan dan penerimaan dari user, kesuksesan dari proyek sulit untuk dicapai.
•
End-user training Merupakan faktor kunci lainnya karena user wajib untuk mendapatkan pelatihan yang baik sesuai dengan pekerjaan mereka yang melibatkan penggunaan aplikasi. Pelatihan membantu user untuk lebih cepat menjadi terbiasa dan nyaman dengan sistem yang baru.
•
Initial data loads and cutover Saat sistem dan end user sudah siap untuk go live, semua data dibutuhkan untuk ditransfer ke sistem SAP. Semua muatan dan program interface harus telah selesai disiapkan, diuji, dievaluasi dan dioptimalkan, juga kualitas dari data dan waktu yang dibutuhkan untuk muatan.
38 •
Help desk strategy Saat memulai produktivitas operasi, semua user sistem harus mengetahui kemana mereka harus menghubungi dan mencari bantuan. Sebuah grup pendukung biasanya disebut sebagai help desk harus dibuat untuk menjawab semua pertanyaan dari end user secara efisien dan untuk menyelesaikan semua masalah teknikal dan aplikasi.
2.9.5 Phase 5: Go live and support Dalam tahap ini sudah dimulai operasi produktif. Setelah go live, hal yang dilakukan, yakni secara real mengevaluasi semua yang telah dikerjakan sampai selesai dan yang telah dirancang pada tahap-tahap sebelumnya. Pada sebagian besar tahap sebelumnya, lebih baik untuk memulai proses produktif, sehingga ada waktu menangani tipikal masalah yang ditemukan dalam periode awal, seperti: •
Tidak memiliki sumber daya fisik yang cukup, seperti jaringan, printer, dan lainnya.
•
Masalah dalam print laporan, sistem yang melakukan looping berulang-ulang ke user yang sama, dan lain sebagainya.
2.10 Systems Flowchart
Menurut Considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee (2010: 214-216), systems flowchart menggambarkan kombinasi logical DFD dan physical DFD, karena systems flowchart memberikan rincian proses-proses yang dilakukan (logical perspective) dan sumber daya fisik yang digunakan untuk melakukan proses (physical perspective). Berikut
ini
merupakan
simbol-simbol
menggambarkan systems flowchart:
yang
digunakan
dalam
39 Tabel 2. 1 Systems Flowchart Sumber: (Considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee, 2010: 214-216)
Simbol
Deskripsi Start atau stop, atau entitas eksternal. Mengindikasikan permulaan dan akhir proses.
Document – satu dokumen tunggal
Manual process – proses dilakukan secara manual
Computer process – proses dilakukan dengan komputer
Aliran sebuah dokumen atau proses
2.11 Diagram VIT
Diagram VIT merupakan terminologi perusahaan (PT. Anugrah Visi Inti Teknologi) untuk menggambarkan alur bisnis yang berbentuk seperti flowchart, namun ada penambahan logo SAP untuk setiap dokumen atau transaksi yang menggunakan SAP Business One. Berikut ini merupakan simbol-simbol yang digunakan dalam diagram VIT:
40 Tabel 2. 2 Diagram VIT Sumber: PT. Anugrah Visi Inti Teknologi
Simbol
Deskripsi
Document – satu dokumen tunggal
Manual process – proses dilakukan secara manual
Computer process – proses dilakukan dengan komputer menggunakan SAP Business One
Decision
-
pemilihan
proses
berdasarkan kondisi yang ada
Aliran sebuah dokumen atau proses
41 2.12 Kerangka Pikir
Gambar 2. 2 Kerangka Pikir
42
