BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1. Teori-Teori Dasar/Umum 2.1.1 Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) 2.1.1.1 Pengertian ERP Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasikan banyak proses internal dan sistem informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan sumber daya manusia pada perusahaan. (O’Brien, 2006, p30) Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah kumpulan aplikasi bisnis yang terintegrasi atau modul yang menjalankan fungsi bisnis yang umum seperti perhitungan jurnal umum, utang piutang, material requirement planning, pemesanan, pengontrolan persediaan, dan manajemen sumber daya manusia. Modul ERP diintegrasikan, terutama melalui kumpulan definisi umum dan database yang umum. Contohnya transaksi yang diproses pada satu area, seperti penerimaan pesanan akibat dari transaksi ini akan dengan segera berdampak pada semua area yang dipengaruhi, seperti area keuangan, penjadwalan produksi dan pembelian. (Wainright, 2005, p188) Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem manajemen bisnis yang terintegrasi dan operasi bisnisnya sudah memiliki standar. ERP dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi. ERP merupakan nama dari sistem software manajemen yang diciptakan melalui pemikiran korporasi di seluruh dunia untuk meningkatkan kemampuan fungsi bisnis mereka yang penting. Sistem ERP menyatukan, menstandarisasi dan meluruskan semua aktivitas bisnis ke dalam satu sistem yang akan 10
11
mencapai standar tertinggi untuk informasi yang aman, dipercaya, mudah diakses dan real time. Setiap orang yang berpartisipasi di dalam aktivitas bisnis baik di dalam maupun di luar organisasi dapat mengakses sistem menggunakan struktur yang sama. Prosesnya terus di-update dan disederhanakan serta redudansi diminimalkan. (Kumar 2010, p264)
2.1.1.2 Modul-Modul ERP Modul-Modul ERP antara lain adalah (Brady, 2001, p23): • Sales and Distribution (SD) Modul Sales and Distribution (SD) mencatat pesanan dan pengiriman yang lebih terjadwal. Informasi tentang pelanggan (harga, bagaimana dan dimana produk akan dikirim, bagaimana pelanggan membayar tagihan, dan sebagainya) diatur dan diakses dalam modul ini. • Material Management (MM) Modul Material Management (MM) mengelola pengadaan bahan baku dari supplier (pembelian) dan kemudian menangani inventori bahan baku, dari penyimpanan untuk barang yang sedang diproses hingga inventori barang yang telah selesai diproduksi (barang jadi). • Production Planning (PP) Modul Production Planning (PP) memelihara informasi mengenai produksi. Disinilah produksi direncanakan dan dijadwalkan, dan aktivitas produksi yang sesungguhnya dicatat.
12
• Quality Management (QM) Modul Quality Management (QM) membantu perencanaan dan pencatatan aktivitas pengendalian kualitas, seperti inspeksi produksi dan keterangan material. • Plant Maintenance (PM) Plant Maintenance (PM) memungkinkan perencanaan untuk pemeliharaan mesinmesin pabrik, dan mengelola pemeliharaan sumber daya, sehingga gangguan peralatan yang mungkin saja terjadi dalam kegiatan produksi dapat diminimalisasi. • Human Resource (HR) Modul Human Resource (HR) memudahkan proses perekrutan, penyewaan dan pelatihan karyawan, termasuk juga dalam proses penggajian karyawan. • Financial Accounting (FI) Modul Financial Accounting (FI) mencatat transaksi dalam buku besar. Akibat dari proses ini akan menghasilkan financial statement yang digunakan untuk laporan eksternal. • Controlling (CO) Modul Controlling (CO) digunakan untuk tujuan manajemen internal. Disini, biaya perusahaan manufaktur ditetapkan utnuk produksi dan untuk cost center, serta dapat juga digunakan untuk mempermudah kegiatan dalam hal analisis biaya. • Asset Management (AM) Modul Asset Management (AM) membantu perusahaan untuk mengatur pembelian asset tetap (pabrik dan mesin) dan penurunan nilai (depresiasi) yang berhubungan.
13
• Project Systems (PS) Modul Project Systems (PS) memungkinkan perencanaan dan mengendalikan R&D, konstruksi dan proyek pemasaran yang baru. Modul ini memungkinkan biaya proyek dikumpulkan dan seringkali digunakan untuk mengatur pengimplementasian sistem ERP. • Workflow (WF) Modul Workflow (WF) dapat digunakan untuk mengotomatisasi beberapa aktifitas dalam sistem. Ini dapat menunjukkan analisis aliran tugas dan karyawan dengan cepat dan tepat jika membutuhkan suatu aksi. • Industry Solutions (IS) Modul Industry Solution (IS) mengandung pengaturan konfigurasi yang telah ditemukan SAP cocok untuk industri khusus. Pengaturan ini menyederhanakan implementasi memungkinkan pembeli mengambil keuntungan dari pengalaman industri SAP.
2.1.2 Implementasi Sistem ERP 2.1.2.1 Pengertian Implementasi Implementasi adalah kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. (McLeod, 2004, p144)
14
2.1.2.2 Pendekatan Implementasi Sistem Terdapat empat pendekatan dasar pada tahap implementasi (McLeod, 2004, p144): • Percontohan (Pilot) adalah suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi seperti satu kantor atau daerah tertentu. • Serentak (Immediate) adalah pendekatan yang paling sederhana, yaitu peralihan dari sistem lama ke sistem baru pada satu hari tertentu. Namun pendekatan ini hanya layak bagi perusahaan kecil atau sistem kecil, karena permasalahan waktu semakin besar saat skala operasi meningkat. • Bertahap (Phased) adalah pendekatan dimana sistem yang baru digunakan bagian per bagian pada suatu waktu. • Paralel (Parallel) adalah pendekatan dimana sistem lama harus dipertahankan sampai sistem baru diperiksa secara menyeluruh. Pendekatan ini memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan, tetapi merupakan yang paling mahal karena kedua sumber daya dipertahankan.
2.1.3 Sistem Produksi 2.1.3.1 Pengertian Sistem produksi Sistem produksi merupakan kumpulan dari sub sistem-sub sistem yang saling berinteraksi dengan tujuan mentransformasi input produksi menjadi output produksi. Input produksi ini dapat berupa bahan baku, mesin, tenaga kerja, modal, dan informasi, sedangkan output produksi merupakan produk yang dihasilkan berikut hasil sampingannya seperti limbah, informasi dan sebagainya.
15
Gambar 2.1 Input-ouput sistem produksi Sub sistem-sub sistem dari produksi tersebut antara lain adalah perencanaan dan pengendalian produksi, pengendalian kualitas, penentuan standar-standar operasi, penentuan fasilitas produksi, perawatan fasilitas produksi, dan penentuan harga pokok produksi. Sub sistem-sub sistem dari sistem produksi tersebut akan membentuk konfigurasi sistem produksi. Keandalan dari konfigurasi sistem produksi ini akan tergantung dari produk yang dibuat serta bagaimana cara membuatnya (proses produksinya). Cara membuat produk tersebut dapat berupa “jenis” proses produksi menurut cara menghasilkan output, “operasi dari pembuatan produk” dan variasi produksi yang dihasilkan. (Nasution, 2003, p2)
2.1.3.2 Perencanaan Produksi Perencanaan produksi terdiri dari (Groover, 2008, p3): - Memutuskan produk mana yang akan dibuat, kuantitasnya, dan kapan produk tersebut harus diselesaikan - Menjadwalkan pengiriman atau produksi dari bagian-bagian produk dan produk itu sendiri
16
- Merencanakan sumber daya manusia dan peralatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan rencana produksi Production planning and control (PPC) mendukung baik diskrit maupun proses manufaktur. Pendekatan repetitif dan pembuatan untuk pemesanan disediakan. Kumpulan modul ini mendukung semua fase dari manufaktur, menyediakan pe-level-an kapasitas dan perencanaan kebutuhan, perencanaan kebutuhan material, biaya produk, proses bill of material, dan manajemen perubahan pabrik mesin. (Jacobs, 2009, p460)
2.1.3 Sistem Pembelian Pembelian adalah suatu proses dari beberapa prosedur yang dimulai dari prosedur pembentukan sistem akuntansi, permintaan pembelian, prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, pencatatan order pembelian, penerimaan barang, pencatatan hutang dan distribusi pembelian yang bertujuan untuk menerapkan pelaksanaan pembelian sesuai dengan aturannya. (Mulyadi, 2000, p301) Berdasarkan pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa pembelian merupakan suatu proses aktivitas pembelian yang dimulai dengan adanya permintaan atas suatu pembelian sampai dengan pendistibusian atas barang yang ditujukan untuk pelaksanaan kegiatan transaksi yang telah ada dalam perusahaan. Pembelian mengacu pada semua aktivitas yang melibatkan proses mendapatkan barang-barang dari pemasok. Hal ini meliputi pembelian dan tapi juga kegiatan logistik ke dalam seperti transportasi, barang masuk dan penyimpanan di gudang sebelum barang tersebut digunakan. (Kalakota, 2001, p12)
17
2.1.5 Sistem Pembayaran 2.1.5.1 Pengertian Sistem Pembayaran Proses pembayaran meliputi kejadian-kejadian bisnis yang berhubungan dengan pembelian, pengelolaan dan pembayaran untuk barang-barang dan jasa yang dibutuhkan oleh organisasi. Proses ini meliputi memperoleh material mentah, komponen dan sumber daya lainnya yang terdapat pada produk jadi atau jasa. Tujuan umum dari proses pembayaran adalah untuk menyediakan sumber daya yang dibutuhkan bagi proses konversi organisasi. Tujuan ini dapat dibagi menjadi subtujuan, yakni (Cherrington, 2000, p293): • Membeli barang dari vendor yang terpercaya • Membeli barang berkualitas tinggi, atau setidaknya barang dengan kualitas yang diinginkan • Memperoleh barang dengan harga terbaik • Membeli hanya barang-barang yang telah diotorisasi dengan baik dan tujuan sah perusahaan • Memiliki sumber daya dan dalam kondisi berguna saat dibutuhkan oleh perusahaan • Hanya memperoleh barang yang dipesan dan menerima semua barang yang dipesan • Mengendalikan penerimaan barang sehingga tidak hilang, dicuri atau rusak • Membayar semua barang yang diterima dalam jangka waktu yang ditentukan kepada pihak yang sesuai
18
2.1.5.2 Aktivitas Umum dari Proses Pembayaran Berikut beberapa aktivitas umum yang terdapat di dalam proses pembayaran (Cherrington, 2000, p294): • Permintaan untuk barang/jasa (Memantau kebutuhan) Proses pembayaran merespon pada permintaan resmi individual (agen internal) untuk barang atau jasa (sumber daya) yang disetujui untuk digunakan oleh perusahaan. Pemantauan beragam aktivitas organisasi termasuk tingkat produksi, tingkat penjualan, rencana peningkatan modal, anggaran modal, peramalan penjualan atau menggunakan trend proyeksi untuk mengidentifikasi kebutuhan akan barang atau jasa. Contoh keluaran informasi: 1. Purchase Requisitions 2. Daftar permintaan yang dibuat selama periode 3. Daftar permintaan yang penting 4. Laporan status dari barang atau jasa (sebagai pendukung untuk kebutuhan pemantauan) • Otorisasi Pembelian Sebelum proses pemesanan barang dan jasa dalam banyak organisasi, sebuah kegiatan otorisasi pembelian harus terjadi. Otorisasi mendahului permintaan dengan mengalokasikan anggaran yang cukup atau mengikuti setiap permintaan bila pengendalian yang lebih ketat digunakan.
19
• Pembelian barang/jasa Pembeli (agen internal) meninjau ulang permintaan akan barang atau jasa yang telah disetujui, memilih penjual (agen eksternal), dan menegosiasikan perjanjian dan kondisi pembelian. Pembeli kemudian menempatkan sebuah purchase order untuk barang yang diminta dengan seorang penjual. Pemilihan penjual berdasarkan pada beberapa faktor seperti harga, kinerja penjual dan kualitas. Pembeli juga mengkomunikasikan purchase order terbuka kepada departemen penerimaan, yang memberikan otorisasi untuk menerima barang atau jasa sebelum pengiriman. Contoh keluaran informasi: 1. Purchase Order 2. Daftar purchase order terbuka (perintah persetujuan belum diterima atau belum dikenal sebagai kewajiban) 3. Pesanan disetujui dan diproses • Menerima barang/jasa Barang-barang atau jasa (sumber daya) diterima dari seorang penjual (agen eksternal) dengan otorisasi dari agen penerimaan (agen internal). Terkadang orang yang berperan sebagai penerima (agen internal) adalah orang yang sama dengan orang yang meminta barang atau jasa. Setelah memverifikasi otorisasi untuk menerima barang (melalui pengcekan purchase order terbuka yang sah), barang atau jasa diinspeksi dan diambil ke dalam organisasi. Barang ditransfer ke gudang atau lokasi dimana akan digunakan. Setelah barang/jasa diterima, organisasi biasanya menemukan adanya kewajiban (misalnya hutang atas barang/jasa). Saat tagihan
20
penjual tiba, organisasi harus menyesuaikan kembali dengan kewajiban yang telah dicatat dan menghubungi penjual jika terdapat perbedaan. Contoh keluaran informasi: 1. Ringkasan dan analisis dari barang dan jasa yang diterima 2. Daftar penerimaan selama periode waktu 3. Daftar pembelian untuk periode waktu spesifik 4. Daftar juitang yang jatuh tempo 5. Daftar penerimaan per penjual • Pembayaran Proses bisnis ini biasanya selesai saat dalam perjanjian dengan kebijakan manajemen keuangan organisasi, seorang manajer finansial terotorisasi (agen internal) membayar dana (sumber daya) ke penjual (agen eksternal) untuk membayar kewajiban. Contoh keluaran informasi: 1. Uang dibayar selama sebuah periode waktu spesifik atau kepada penjual tertentu 2. Sebuah analisis diskon yang digunakan atau diskon yang hilang 3. Sebuah laporan pembayaran yang terlambat atau pembayaran yang diperlukan 4. Sebuah daftar tagihan terbuka (kewajiban untuk barang yang diterima yang belum dibayar) • Pengembalian pembelian Terkadang barang yang telah dibeli dikembalikan kepada penjual untuk refund atau kredit. Pengembalian ini harus diotorisasi oleh seorang agen internal, dan didokumentasikan (termasuk pengiriman kembali ke penjual). Kejadian ini harus dipantau untuk menjamin bahwa organisasi menerima refund atau kredit.
21
2.1.5.3 Akuntansi untuk Pembelian Persediaan Prosedur akuntansi untuk mencatat pembelian dan penjualan menggunakan perpetual inventory sistem dan periodic inventory system. - Perpetual Inventory System Sistem akuntansi untuk persediaan di mana rincian dari jumlah unit dan biaya pada setiap transaksi pembelian dan penjualan disiapkan sepanjang periode akuntansi. - Periodic Inventory System Sistem akuntansi
untuk persediaan dimana harga
pokok
penjualan
ditentukan dan
persediaan disesuaikan pada akhir periode akuntansi, bukan ketika barang yang dibeli atau dijual. (Albrecht, 2008, p285)
2.1.5.4 Rekonsiliasi Bank Proses sistematis untuk membandingkan saldo kas seperti yang dilaporkan oleh bank dengan saldo kas pada buku perusahaan dan menjelaskan perbedaannya. Alasan-alasan perbedaannya (Albrecht, 2008, p248): 1. Perbedaan periode waktu Jangka waktu laporan bank tidak bertepatan dengan waktu posting perusahaan ke akun kas. 2. Setoran dalam perjalanan Ada deposito yang belum diproses oleh bank setelah tanggal laporan bank, biasanya karena mereka dibuat pada atau dekat akhir bulan. 3. Outstanding check (Cek yang masih beredar) Merupakan cek yang telah ditulis dan dipotong dari rekening kas perusahaan, tetapi belum dibersihkan atau dipotong oleh bank pada tanggal laporan bank.
22
4. Debit bank Pemotongan ini dibuat oleh bank yang belum dicatat oleh perusahaan. Yang paling umum adalah biaya servis bulanan, cek NSF (Not Sufficient Funds) dan transfer bank ke bank lain. 5. Credit Bank Ini adalah tambahan yang dibuat oleh bank ke rekening perusahaan sebelum dicatat oleh perusahaan. Sumber yang paling umum adalah bunga yang dibayar oleh bank ke saldo rekening. 6. Kesalahan Akuntansi Ini adalah kesalahan numerik dibuat baik oleh perusahaan atau Bank. Kesalahan yang paling umum adalah transportasi angka.
2.1.5.5 Mengembangkan Sebuah Sistem Akuntansi Sistem akuntansi yang baik, tidak terjadi begitu saja. Mereka secara hati-hati direncanakan, dirancang, dipasang, dikelola dan diperbaiki. Umumnya, sebuah sistem akuntansi dikembangkan dalam empat tahap berikut (Weygandt, 2005, p278): 1. Analisis Titik awalnya adalah untuk menentukan kebutuhan informasi dari pengguna internal dan eksternal. System analyst kemudian mengidentifikasi sumber informasi, catatan dan prosedur yang dibutuhkan untuk mengumpulkan dan melaporkan data. Jika sistem yang ada sedang dianalisis, kekuatan dan kelemahan sistem tersebut harus diidentifikasi juga.
23
2. Desain Sebuah sistem baru harus dibangun dari bawah ke atas: merancang formulir-formulir dan dokumen-dokumen, memilih metode dan prosedur, menyiapkan deskripsi pekerjaan, kontrol terpadu, memformat laporan, dan memilih peralatan. Mendesain ulang sistem yang sudah ada mungkin melibatkan perubahan kecil atau perbaikan yang lengkap. 3. Implementasi Implementasi sistem baru atau direvisi mengharuskan dokumen, prosedur, dan peralatan pengolahan diinstal dan dioperasikan. Selain itu personil harus dilatih dan diawasi dengan ketat pada periode awal. 4. Follow-Up Setelah sistem diimplementasikan dan berjalan, sistem harus di-monitor untuk mengawasi kelemahan atau kerusakan. Selain itu, efektivitas harus dibandingkan dengan desain dan tujuan organisasi. Perubahan dalam desain atau pelaksanaan mungkin diperlukan.
2.1.5.6 Bank Statement (Laporan Bank) Setiap bulan, deposan menerima laporan dari bank. Laporan bank merupakan sebuah laporan yang menunjukkan transaksi dan saldo bank milik deposan. Bank Satatement menunjukkan (Weygandt, 2005, p335): 1. Cek dibayar dan debit lainnya yang mengurangi saldo rekening deposan 2. Deposito dan kredit lainnya yang menambah saldo di rekening deposan 3. Saldo rekening setelah transaksi setiap hari
24
2.1.5.7 Proses rekonsiliasi Bank
Gambar 2.2 Proses rekonsiliasi bank Berikut merupakan beberapa proses dari rekonsiliasi bank (Weygandt, 2005, p338): 1. Deposits in transit Membandingkan deposito individu pada laporan bank dengan setoran dalam perjalanan dari rekonsiliasi bank sebelumnya dan dengan deposito per catatan perusahaan atau duplikat slip deposito. Deposit yang dicatat oleh deposan yang belum dicatat oleh bank merupakan deposit dalam perjalanan. Jumlah deposit tersebut ditambahkan ke saldo menurut laporan bank. 2. Outstanding checks Membandingkan cek yang ditampilkan pada laporan bank atau cek yang dikembalikan dengan laporan bank dengan cek yang beredar dari rekonsiliasi bank sebelumnya dan cek yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagaimana yang dicatat dalam jurnal pembayaran kas. Cek yang diterbitkan dicatat oleh perusahaan yang
25
belum dibayar oleh bank mewakili cek yang beredar. Jumlah pada cek akan dikurangkan dari saldo menurut bank. 3. Errors Perhatikan setiap kesalahan yang ditemukan dalam langkah-langkah di atas. Daftarkan mereka di bagian yang sesuai pada jadwal rekonsiliasi. 4. Bank Memoranda Perhatikan jejak memorandum bank untuk catatan bagi deposan. Setiap memorandum yang tidak tercatat harus tercantum di bagian yang sesuai dari jadwal rekonsiliasi.
2.2 Teori-Teori Khusus 2.2.1 SAP SAP diperkenalkan pada tahun 1972, berasal dari bahasa Jerman yang berarti systeme, anwendungen and produkte in derdatenverarbeitung dan dalam bahasa inggris yaitu systems and applications, and products in data processing. SAP merupakan vendor utama software ERP di Mannheim, Jerman yang dibangun oleh lima orang dari IBM. (Brady, 2001, p21)
2.2.1.1 SAP ECC Core (6.0) SAP ECC Core (6.0) berisi inti yang ditawarkan dari tradisional SAP R/3. Berikut adalah modul-modul yang ada dalam SAP R/3, yaitu Human Resources and Payroll, Financials, Sales and Distribution, Production Planning, Project Systems, Plant Maintenance, dan sebagainya. Modul dan area komponen untuk fungsionalitas SAP ERP yang spesifik terdapat dalam SAP ERP HCM, SAP ERP Finance, SAP Operations, dan SAP Corporate Services. SAP ECC Core (6.0) dapat digabungkan juga
26
dengan Netweaver 7.0 untuk memungkinkan penyederhanaann user interface, mendukung Enterprise SOA (Service Oriented Architecture), jika diperlukan peningkatan cross industry dan industri yang spesifik. ERP 6.0 masih memuat extension set seperti ERP 2004 dan ERP 2005 untuk pengembangan fungsionalitas perusahaan dan industri.
2.2.1.2 Metodologi ASAP (Accelerated SAP) Accelerated SAP (ASAP) adalah sebuah pendekatan khusus yang dikembangkan oleh SAP untuk membantu pelanggan dalam mengimplementasi software SAP secepat dan seefisien mungkin. ASAP menyediakan isi, peralatan dan berbagai keahlian dari ribuan implemenatasi yang telah sukses sebelumnya yang mana dapat digunakan kembali untuk memastikan keberhasilan implementasi.
Gambar 2.2 The Accelerated SAP Roadmap
The Accelerated SAP Roadmap terdiri dari beberapa tahapan. Aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam setiap tahapan dapat berubah sesuai dengan sifat dari implementasi dan teknologi yang dipilih. Berikut merupakan tahapan-tahapan dari The Accelerated SAP Roadmap (Jithin, 2007, p3):
27
• Project Preparation Selama tahap ini, semua persiapan yang dibutuhkan dibuat, termasuk mengatur rencana pendekatan yang digunakan, penyelesaian organisasi proyek, memformulasikan rincian perencanaan proyek, dan memulai program latihan untuk anggota tim proyek (lebih baik dilakukan sebelum kick off), memetakan system landscape, kebutuhan perangkat keras dan infrastruktur, menyiapkan area proyek dan membuat perjanjian kerja dan standar untuk proyek. Proyek secara resmi dumulai dengan sebuah kick-off meeting. Seluruh anggota proyek, termasuk berbagai pihak yang berperan penting didalam perusahaan turut hadir pada kick-off meeting ini. Proyek dan rencana pendekatan dibawakan selama pertemuan ini.
• Business Blueprint Sasaran kunci dari business blueprint adalah untuk mencapai sebuah pemahaman ke dalam sasaran bisnis pelanggan dan menentukan proses bisnis SAP dan komponen mana yang diperlukan untuk mendukung sasaran tersebut. Hasil dari tahap ini adalah business blueprint yang merincikan dokumentasi dari hasil yang dikumpulkan selama requirements workshops. Selain itu, business blueprint mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan pada proses bisnis dari customer. Dengan ini, customer dapat lebih memahami bagaimana maksud dari perusahaan dalam menjalankan bisnisnya dengan sistem software SAP. Sebuah rapat awal diselenggarakan untuk mendiskusikan sasaran bisnis, struktur organisasi dan proses bisnis global. Berbagai proses bisnis didiskusikan dengan lebih rinci dan dicatat di dalam individual workshops. Customer harus secara
28
resmi menerima business blueprint. Dokumen ini disediakan sebagai sebuah dasar untuk konfigurasi dan penyetujuan sistem pada keseluruhan proyek. Selama tahapan ini, pengembangan sistem diimplementasi dan dibuat untuk siap digunakan.
Gambar 2.3 Project Preparation and Business Blueprint Phases • Realization Selama tahapan ini, tim proyek disibukkan dengan berbagai aktivitas. Konsultan SAP melakukan konfigurasi dasar pada sistem yang didasarkan pada business blueprint. Konfigurasi sistem mencerminkan organisasi dari customer dan berisi master data dan juga mendukung aliran proses terintegerasi di dalam sistem. Dengan menunjukkan proses bisnis kepada anggota tim proyek serta key users dari setiap proses bisnis, memungkinkan untuk mendapatkan umpan balik dan persetujuan atas penerapan business blueprint (baseline confirmation). Untuk tujuan ini, konfigurasi dari setiap proses bisnis inti dibagi ke dalam siklus dari aliran proses bisnis yang saling terkait. Aliran ini dikonfigurasikan dalam
29
kaitannya dengan pengembangan laporan, prosedur pengguna, skenario pengujian dan profil otorisasi. Siklus tidak hanya sebagai milestones bagi tim proyek, mereka juga menyediakan tim proyek dengan checkpoints untuk pengujian dan berjalan melalui bagian khusus dari keseluruhan proses bisnis (final configuration). Selama siklus ini, key users akan mendefinisikan skenario bisnis dan kondisi spesifik untuk user acceptance test (UAT). Metode kerja ini memastikan penyerapan pengetahuan secara maksimal, sehingga key users dapat meninjau konfigurasi dari proses bisnis inti sementara menyesuaikan naskah pengujian mereka untuk disesuaikan dengan skenario bisnis tertentu. Selanjutnya, konfigurasi dikembangkan lebih lanjut ke dalam sebuah solusi yang terintegerasi dan terdokumentasi yang sesuai dengan bisnis dan memproses kebutuhan yang tercatat dalam business blueprint. Terakhir, operasi menyeluruh dari sistem diuji dalam dua siklus pengujian. Siklus pertama menguji interface antar skenario bisnis keseluruhan. Selama siklus kedua, key users dari pelanggan akan melakukan user accepatance test yang mensimulasikan kondisi seaktual mungkin. Hal ini juga termasuk sebagai penyetujuan resmi atas sistem oleh customer. Konfigurasi sistem kini selesai (Integration Test)
• Final Preparation Sasaran utama dari tahapan ini adalah untuk menjalankan pengujian sistem teknis akhir, untuk menyediakan pelatihan kepada end users, untuk memindahkan data dan sistem ke lingkungan produksi. Isi daripada pengujian sistem akhir ini
30
adalah melakukan volume and stress test dan pengujian peralatan dan prosedur administrasi sistem. Key users akan dilatih yang memiliki bagian untuk melatih end users berdasarkan pada konsep “train-the-trainer”. End user acceptance ditingkatkan dan dasar pengetahuan dibuat untuk end users pada bagaimana kesepakatan dengan online reporting dan peningkatan future system. Sasaran lain dari tahapan ini adalah untuk mengetahui strategi go live. perencanaan ini merincikan strategi dalam konversi data, prosedur pengawasan konversi data dan struktur tim proyek pendukung. Tahap akhir sebelum mengaktifkan sistem baru adalah untuk memeriksa apakah sistem dan user dari organisasi siap untuk go live.
•
Go Live & Support Tepat setelah produksi dimulai, sistem harus diperiksa kembali dan mencari
kebutuhan dalam menggaransi semua segi dari lingkungan bisnis yang direpresentasikan di dalam sistem. Untuk maksud ini, tidak dibutuhkan hanya untuk memeriksa keakuratan transaksi bisnis, tetapi juga memeriksa end users apakah sistem sesuai dengan permintaan. Selama tahap ini, tim proyek mendukung organisasi dan terdapat operational help desk dimana user dapat melaporkan masalah yang ada. Selama tahap akhir, sistem dipindahkan ke organisasi manajemen dan proyek secara resmi ditutup. Kekuatan penuh dan fleksibilitas dari sistem SAP menjadi terlihat melalui dukungan berkelanjutan untuk perkembangan proses yang berkelanjutan. Dalam hal ini,
31
dimungkinkan untuk meningkatkan perkembangan sistem dalam customer, untuk mengembangkan akses berkelanjutan ke data yang dibutuhkan untuk pembuatan keputusan dan kontrol terhadap penggunaan dari fungsi tambahan.
2.2.2
SAP Modul Production Planning
2.2.2.1 Siklus Production Planning
Gambar 2.4 Production Planning Cycle (TAPP40 Production Planning, 2000)
2.2.2.1.1 Material Requirement Planning (MRP) Fungsi utama dari material requirement planning adalah untuk menjamin ketersediaan material, yang digunakan untuk menghasilkan jumlah permintaan dengan tepat waktu untuk keperluan internal maupun penjualan. Proses ini termasuk memantau stok dan khususnya proses usulan pengadaan secara otomatis untuk pembelian dan produksi.
32
Dalam melakukannya, MRP mencoba untuk mengupayakan
keseimbangan
diantara: - mengoptimisasi service level - meminimalisasi biaya dan capital look up Komponen MRP membantu dan mengurangi MRP Controller di area mereka bertanggung jawab. MRP Controller bertanggung jawab dengan semua kegiatan yang berhubungan dengan menentukan jenis, kuantitas, dan waktu permintaan selain untuk menghitung kapan dan berapa banyak barang yang harus dibuat untuk mencakup permitaan tersebut. MRP controller membutuhkan seluruh informasi dari stok, reservasi stok, dan stok pada pesanan untuk menghitung kuantitas dan juga kebutuhan informasi pada lead time dan waktu procurement untuk menghitung tanggal. MRP controller menetapkan MRP dan lot sizing procedure untuk setiap material dalam menentukan usulan pengadaaan. (SAP AG, 2001, p11)
2.2.2.1.2 Production Order Creation
Gambar 2.5 Siklus pada Production Order
(Dickersbach, 2007, p287)
33
Ketika order dibuat, production order dibuat, operasi (operations) dan kebutuhan material (material requirements) kemudian akan ditentukan berdasarkan master data (BOM dan routing). Yang berhubungan dekat dengan pembuatan order adalah penjadwalan (scheduling), yang menentukan tanggal aktivitas yang mendetil yang paling dibutuhkan oleh capacity requirements planning dan material reservation. Sebuah pengecekan ketersediaan (availability check) dapat dijalankan ketika order dibuat, baik untuk komponen material maupun kapasitas. • Capacity Requirements Planning Untuk menciptakan perencanaan produksi yang layak, perlu untuk menjalankan operasi dari production order dalam urutan langkah yang disebut dengan capacity adjusted. Sering, capacity requirements planning dijalankan berdasarkan production order, untuk menyesuaikan tanggal produksi dengan ketersediaan kapasitas. Bagaimanapun, langkah ini bersifat optional. Dalam kasus tertentu, capacity requirements planning dapat dijalankan lebih awal atau lebih akhir. • Production Execution Production Execution dimulai ketika order di-release. Ini menyebabkan perubahan status pada production order dan berfungsi sebagai kebutuhan teknikal sistem untuk langkah selanjutnya. Ini termasuk shop paper printing, material withdrawal untuk komponen, konfirmasi untuk good receipts, dan pembuatan invoice melalui proses completion. Availability check yang lain dapat dilakukan selama release. Berikut ini merupakan gambar mengenai proses umum dari production order creation.
34
Gambar 2.6 Gambaran Keseluruhan dari Production Order Creation (Dickersbach, 2007, p289)
• Konversi dari Planned Order (Conversion from the Planned Order) Planned order yang dibuat pada perencanaan di awal biasanya merupakan titik awal untuk pembuatan production order. Planned order yang dibuat dalam konteks perencanaan kebutuhan untuk pencakupan kebutuhan mengandung informasi misalnya menjadi material apa yang harus diproduksi, kapan, dan berapa jumlahnya, untuk memenuhi kebutuhan yang ada. Planned order ini (elemen dari perencanaan) sekarang dikonversi menjadi production order (elemen dari pengontrolan). Di sini, data yang terkandung pada planned order (nomor material, jumlah kuantitas, tanggal mulai dan akhir, komponen material, dan lain-lain) disalin dan diperkaya dengan data
35
tambahan yang berhubungan dengan order, misalnya data operasi (operation data). Komponen material yang dibutuhkan untuk produksi yang tercantum sebagai item pada planned order secara langsung disalin ke production order selama proses konversi. BOM-nya tidak dipecahkan (explode) lagi, dan kebutuhan kedua (secondary requirement) dibuat ke dalam reservasi (reservation). Data operasi dan PRT diambil dari routing dari material yang akan diproduksi. Jika kebutuhan kuantitas disalin dari planned order atau tanggal penyelesaian dasar (basic finish date) diubah selama proses konversi, sebuah planning file entry dibuat yang memicu sebuah penjadwalan ulang (rescheduling) dari sebuah material dan komponennya selama material requirement planning berikutnya. Sebuah prasyarat untuk konversi planned order adalah harus mempunyai basic data BOM dan routing, sebagaimana kemampuan fungsional dari material requirements planning. Konversi planned order dapat dilaksanakan sebagai individual atau collective conversion. Ketika melakukan konversi planned order dan production order, langkahlangkah ini akan dilakukan: 1. Komponen material disalin dari planned order 2. Reservations dibuat untuk komponen material 3. Routing ditentukan dan operasi ditransfer 4. Finite scheduling dari operasi menjadi lengkap 5. Planned costs dihitung (optional) Jika ingin melakukan konversi planned order tertentu menjadi production order, dapat digunakan individual conversion. Selama konversi sebagian ini, kuantitas planned order dibagi menjadi sub-kuantitas yang berbeda. Sebuah
36
production order yang terpisah dibuat untuk setiap subset. Planned order lalu kemudian dikurangi sesuai dengan kuantitas dalam production order. Dalam lingkungan produktif, konversi planned order biasanya dijalankan sebagai collective conversion dengan menggunakan transaksi CO41. Tanggal konversi dipandu oleh opening date, di mana terjadi selama awal opening period sampai dengan order start date dari planned order dan mengizinkan lead time yang dibutuhkan dari tinjauan organisasional. (SAP Press, p287- 289)
2.2.2.1.3 Capacity Requirements Planning (CRP) Pemesanan menentukan kebutuhan akan kapasitas terhadap sumber daya yang diperlukan untuk memproses pemesanan tersebut. Beberapa tipe pesanan yang terkait diantaranya (SAP AG, 2001, p12): •
Production order pada Shop Floor Control
•
Process orders dalam proses industri
• Planned orders dalam - Material Requirement Planning (MRP) - Master Production Scheduling (MPS) - Long-Term Planning - Repetitive Manufacturing - Sales and Operation Planning (SOP) untuk jumlah dalam perkiraan perencanaan •
Maintenance orders dalam Plant Maintenance (PM)
•
Network dalam Project System (PS)
•
Sales ordes, assembly orders atau networks pada Sales and Distribution (SD)
37
Menghitung kebutuhan kapasitas dari sebuah operasi dalam proses manufaktur sebuah material terjadi pada penjadwalan dengan menggunakan formula dari work center. Untuk itu, formula perlu dimasukkan untuk menghitung kebutuhan kapasitas dari operasi untuk masing-masing dari tiga susunan segmen operasi, pemrosesan dan tear down pada capacity overview dalam work center maintenance. Operation dalam networks, maintenance orders dan process orders tidak dibagi ke dalam segemen operasi. Pada hal ini, ditentukan sebuah formula untuk keseluruhan operasi. Jika gagal dalam memasukkan salah satu formula, tidak ada kebutuhan kapasitas yang dihitung untuk segmen operasi maupun operasi yang terkait. Formula yang dapat diatur mengandung formula parameters. Contohnya standard value dari operasi, nilai work center untuk production resources/tools. (lihat gambar di bawah ini)
Gambar 2.7 Formulas for capacity requirement (Capacity Planning (PP-CRP), p13) Ketersediaan kapasitas ditentukan oleh:
38
•
Waktu awal dan akhir kerja
•
Lamanya istirahat
•
Tingkat pemanfaatan kapasitas
•
Jumlah dari kapasitas yang tersedia
Gambar 2.8 Available capacity (Capacity Planning (PP-CRP), p10) 2.2.2.1.4 Production Execution Production Execution muncul setelah pembuatan production order atau capacity requirements planning. Berdasarkan production order dengan tanggal pengoperasian yang tetap, perilisan production order merepresentasikan sisi sistem “go ahead” untuk mengeksekusi produksi. Biasanya, pengecekan ketersediaan dijalankan bersamaan dengan perilisan. Order juga dicetak setelah perilisannya atau dalam langkah terpisah selanjutnya.
Langkah-langkah
untuk
mengikuti
setelah
order
dicetak
adalah
pengambilan komponen material (material withdrawal of component), langkah konfirmasi produksi dijalankan dengan memasukkan hasil dan sisa produksi, serta goods receipt.
39
Production order akan tetap berada dalam sistem sampai diarsipkan atau dihapus. Perlu diingat bahwa tidak dapat melakukan perubahan untuk melengkapi production order. Prosedur lainnya yang biasa digunakan adalah untuk melanjutkan atau mengalihkan pembuatan dan perilisan production order ke sistem pengontrolan proses (process-control system) dan menjalankan proses pengontrolan produksi aktual, termasuk capacity requirement planning dan konfirmasi production order ke SAP PP dalam sistem tersebut. Dengan prosedur ini, fungsi perencanaan dan pengontrolan produksi (production planning and control) dari mySAP ERP sering digunakan untuk tujuan material requirements planning, perhitungan pasokan harian (days’ supply calculation), dan pembiayaan (costing). • Perilisan Production Order (Releasing the Production Order) Sebuah pembuatan production order yang baru telah mengandung semua informasi yang penting seperti kebutuhan material dan kapasitas dan tanggal pengoperasian yang mendetil. Perhatikan, bagaimanapun, production order tersebut belum dapat diproses. Dengan perilisan production order mengizinkan operasioperasi di bawah ini: 1. Mencetak shop papers 2. Pengambilan material (withdrawing material) 3. Pengiriman konfirmasi (sending confirmation) 4. Posting goods untuk order tersebut Perilisan dapat dilakukan langsung setelah membuat production order. Pilihan ini dapat disediakan dengan mengatur pada production scheduling profile. Secara alternatif, dapat dilakukan perilisan order pada tahap berikutnya dalam langkah
40
terpisah. Dapat digunakan periode antara pembuatan order dan perilisannya untuk tujuan perencanaan dan administrasi, misalnya untuk menjalankan capacity requirement planning. Bergantung pada kebutuhan bisnis, panjang dari periode antara pembuatan order dan perilisan order dapat bervariasi. Ketika akan merilis production order, dapat dilakukan secara individual atau collective release. • Material Withdrawal Selama pembuatan production order, reservasi dibuat untuk kebutuhan komponen. Semua komponen dari production order di-assign pada nomor reservasi yang sama tetapi item number yang berbeda. Good issue Posting memicu beberapa aktivitas secara background, yaitu: 1. Kuantitas stok dari material berkurang karena adanya penarikan material baik pada level plant maupun level warehouse. 2. Statistik konsumsi diperbaharui karena gambaran konsumsi ini dibutuhkan untuk tujuan peramalan. 3. Production order didebit dengan biaya aktual. 4. Reservation dikurangi oleh penarikan material. 5. Sebuah dokumen material menunjukkan good issue dibuat dan sebuah dokumen akuntasi yang mengandung semua posting pada financial accounting (akun stok material dan konsumsi). • Backflush Pada kasus backflush, good issue untuk komponen tidak di-post sampai operasi yang berkaitan dikonfirmasikan. Ini artinya bahwa good issue di-post dengan penundaan yang disebabkan oleh ketentuan dan waktu eksekusi operasi, dimana
41
mengubah informasi stok saat ini. Di sisi lain, usaha sisi sistem yang terlibat dalam good issue posting dikurangi sampai ke minimum, dan harus dipertimbangkan kedua aspek ketika akan memutuskan apakah backflush harus dijalankan. Karena good issue posting dilakukan secara otomatis, material yang di-backflush tidak termasuk dalam picking list. • Konfirmasi (confirmation) Konfirmasi digunakan untuk merekam dan memonitor proses produksi. Hanya konfirmasi yang membuat pergerakan produksi menjadi transparan kepada production scheduler dan MRP Controller. Data-data di bawah ini yang dapat dikonfirmasikan: - Kuantitas/subsets - Aktivitas (setup time, processing time, dan lainnya) - Tanggal (tanggal awal dan akhir dari setup, processing, dan lainnya) - Data personal (personnel number, jumlah karyawan) - Work center yang digunakan Konfirmasi sebenarnya secara otomatis dipicu oleh operasi bisnis yang lain. Contohnya, biaya aktual order diperbaharui, sementara capacity requirement dikurangi. Jika komponen material dapat di-backflush, sebuah good issue secara otomatis di-post untuk production order. Selain itu, dapat diatur untuk goods receipt dari material yang diproduksi harus secara otomatis di-post ketika konfirmasi dipicu. • Goods receipt
42
Ketika proses produksi selesai, material yang diproduksi diletakkan dalam stok. Kegiatan ini meningkatkan persediaan secara fisik dan di-post sebagai goods receipt yang berkaitan dengan production order. Ketika material dihitung sebagai stok, maka dapat di-post menjadi tiga tipe stok yang berbeda: 1. Stok yang dapat bebas dipakai (freely usable stock) 2. Stok inspeksi kualitas (quality inspection stock) 3. Stok terjaga (locked stock) Goods receipt yang di-post menjadi freely usable stock dijalankan dengan menggunakan movement type 101. Posting material dapat dilakukan langsung ke consumption, dimana berarti bahwa material secara langsung dialihkan ke konsumen yang lain seperti order atau proyek yang berbeda. Untuk dapat melakukan hal tersebut, penerima harus dispesifikasikan dalam production order. Untuk menjalankan goods receipt posting untuk production order, sebuah konfirmasi tidak penting untuk diperlukan. Goods receipt posting memicu beberapa aktivitas secara background seperti: 1. Jika material di-post ke dalam stok, stok total dan tipe stok yang berhubungan (freely usable stock) bertambah sehubungan dengan kuantitas yang dikirimkan. 2. Jika material di-post ke dalam consumption, statik pemakaian diperbaharui. Gambaran pemakaian dibutuhkan untuk tujuan peramalan. 3. Production order dikredit dan nilai stok bertambah. Jika material di-post pada consumption, penerima didebit. 4. Akun G/L pada financial accounting seperti akun stok material (material stock) dan akun kegiatan pabrik (factory activities) diperbaharui.
43
5. Sebuah dokumen material yang menunjukkan goods receipt dibuat sebagaimana sebuah dokumen accounting yang mengandung semua posting pada financial accounting. • Settlement Selama produksi, biaya terus bertambah, termasuk biaya material dan biaya untuk kegiatan internal. Production order didebit dengan biaya-biaya aktual, contohnya dalam kasus penarikan material, konfirmasi, dan goods receipt untuk pengadaan eksternal. Ketika memproduksi material diletakkan dalam stok, order dikredit. Pengkreditan muncul sewaktu harga standar material, yang dimana tidak penting yang berhubungan dengan biaya aktual, dan untuk alasan ini sering terjadi beberapa biaya masih terbuka dalam order. Karena biaya-biaya ini harus diselesaikan, production order harus di-settle. Penyelesaian dari sebuah order sering muncul setelah sebuah order terselesaikan dan ketika semua material yang diproduksi telah dihitung sebagai stok. Sesegera mungkin setelah status order menjadi “delivery completed”, baru dapat diselesaikan. • Completion Production order masih terbuka dan dapat diubah sampai pada akhirnya statusnya berubah menjadi completed. Dalam konteks ini terdapat perbedaan antara logistical completion dan accounting-based completion. Dengan penyelesaian production order, order terselesaikan secara logistik dan akuntansi. Jika status sudah completed, maka tidak dapat lagi di-post biaya-biaya
44
ke dalam production order. Terlebih lagi, tidak memungkinkan lagi untuk memicu konfirmasi untuk production order. Untuk dapat menyelesaikan production order sebelumnya harus di-release dan account balance-nya sudah harus di-settle. (SAP Press, p379-385)
2.2.2.2 Master Data 2.2.2.2.1 Bill Of Material BOM
(Bill of Material) adalah
sebuah daftar terstruktur dari komponen-
komponen yang membentuk sebuah produk. Daftar ini mengandung objek numerik di dalam setiap komponen, bersama dengan jumlah dan satuan dari komponen pembentuk. BOM digunakan dalam bentuk yang berbeda-beda di dalam berbagai sutuasi di mana sebuah produk jadi dibentuk dari beberapa bagian komponen atau material. Berdasarkan pada sektor industrinya, mereka dapat juga disebut resep atau daftar bahan pembentuk dan lain sebagainya. Data yang disimpan di dalam bill of material digunakan sebagai sebuah dasar untuk aktivitas perencanaan produksi, seperti: o A design department. o Departemen Material Requirement Planning (MRP) merincikan bill of material pada tanggal tertentu untuk mengkalkulasi jumlah cost-effective order dari material. o Departemen work scheduling menggunakan bills of material sebagai dasar untuk perencanaan operasi dan kontrol produksi. o Departemen production order management, menggunakan bills of material untuk merencanakan ketetapan dari material.
45
Data yang disimpan di dalam bill of material juga disimpan pada aktivitas lain di dalam sebuah perusahaan, seperti: o Sales orders o Sebagai tambahan dalam pencatatan data. Dapat membuat dan maintain sebuah BOM secara spesifik untuk sales order. o Reservation and goods o Sebagai tambahan pencatatan data. o Product costing o Untuk mengkalkulasi biaya dari kebutuhan material untuk produk spesifik. • Single-Level Bill Of Material Bill Of Materials disimpan dalam sistem SAP sebagai single-level BOM. Sebuah single-level BOM terdiri dari BOM Header dan BOM Items. Data yang merujuk pada bill of material yang lengkap di-maintain di dalam header, dan data yang merujuk pada komponen di-maintain di dalam item. Dapat menspesifikasikan material type mana yang dalam BOM Header dan material type mana sebagai komponen.
46
Gambar 2.9 Single-Level Bill Of Material (TAPP40 Production Planning, 2000)
• Multi-Level Bill Of Material Sekelompok dari bagian-bagian yang dikumpulkan dan kemudian membentuk sebuah produk akhir ataupun sebuah komponen dari produk akhir, dinamakan assembly. Sebuah single-level bill of material menggambarkan sebuah assembly yang merupakan komponen-komponen dan kuantitasnya.
47
Gambar 2.10 Multi-Level Bill Of Material (TAPP40 Production Planning, 2000) • BOM Usage BOM Usage menspesifikasikan departemen atau fungsi-fungsi dalam perusahaan dimana bill of material digunakan. Sebuah bill of material dengan usage produksi adalah sebuah BOM yang terpisah dari BOM dengan usage engineering untuk assembly yang sama.
2.2.2.2.2 Work Centers Operasi dilakukan pada sebuah work centers. Di dalam R/3 System work centers adalah business object yang merepresentasikan unit kerja nyata, contohnya: • Mesin, sekelompok mesin • Lini produksi • Assembly work centers • Karyawan, kelompok dari karyawan
48
Bersama dengan bill of material dan routings, work centers menjadi data terpenting di dalam R/3 production planning and control system. Work centers digunakan di dalam task list operations dan work ordes. Contoh dari task lists adalah routings, maintenance task lists, inspection plans dan standard networks. Work orders dibuat untuk produksi, quality assurance, plant maintenance, dan untuk project system sebagai networks. Data di dalam work center digunakan untuk: • Scheduling Waktu operasi dan formula dimasukkan di dalam work center, sehingga durasi dari operasi dapan dikalkulasi. • Costing Formula dimasukkan di dalam work center, sehingga biaya dari operasi dapat dihitung. Sebuah work center juga dipasang pada sebuah cost center. • Capacity planning Kapasitas yang tersedia dan formula untuk kalkulasi kebutuhan kapasitas yang dimasukkan ke dalam work center. • Simplifying operation maintenace Berbagai nilai awal untuk operasi dapat dimasukkan di dalam work center.
49
Gambar di bawah ini mengilustrasikan kegunaan dari data work center.
Gambar 2.11 Kegunaan dari data work center (SAP AG, 2001, p9)
2.2.3.2.3 Routing Routing adalah sebuah deskripsi dari operasi (langkah-langkah proses) yang harus dilakukan didalam memproduksi suatu material (produk). Sebagaimana informasi mengenai operasi dan urutan di mana operasi-operasi tersebut dilakukan, sebuah routing juga berisi rincian mengenai work centers dimana proses tersebut dioperasikan maupun mengenai kebutuhan production resources tools. Standard values untuk mengeksekusi operasi tunggal juga disimpan dalam routings. Routings secara umum terdiri dari beberapa objek berikut: • Routings • Rate routing
50
• Reference operation set • Reference rate routing Sebuah routing disusun oleh sebuah header dengan satu atau lebih sequence. Header berisi data yang valid untuk keseluruhan routing. Sequence adalah sebuah urutan dari opearasi. Operasi menerangkan langkah-langkah proses yang dilakukan selama produksi. Sebuah routing diidentifikasi oleh group dan group counter dari routing tersebut.
Gambar 2.12 Routing : sequences (SAP AG, 2001, p11)
2.2.3 SAP Modul Material Management 2.2.3.1 Pengertian Material Management Material Management adalah perencanaan dan pengendalian dari fungsi-fungsi yang mendukung daur (arus) lengkap pengendalian material, dan arus informasi yang berhubungan. Fungsi-fungsi ini termasuk (1) identifikasi, (2) cataloging, (3) standarisasi, (4) penentuan kebutuhan, (5) penjadwalan procurement, (7) inspeksi, (8)
51
pengendalian kualitas, (9) pengemasan, (10) penyimpanan, (11) pengendalian inventori, (12) distribusi, dan (13) penyelesaian.
2.2.3.2 Persediaan Pengertian persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari peralatan atau mesin. persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, bahan dalam proses, barang jadi, ataupun suku cadang. Bisa dikatakan persediaan hanyalah suatu sumber dana menganggur, karena sebelum persediaan digunakan berarti data terikat didalamnya tidak dapat digunakan untuk keperluan lain. (Herjanto, 2008, p237) Persediaan adalah barang-barang persediaan berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang mana dapat diperoleh dari sumber-sumber ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya. (Assauri, 2009, p171) Persediaan adalah barang yang diperoleh dan tersedia dengan maksud untuk dijual atau dipakai dalam produksi atau dipakai untuk keperluan non produksi dalam siklus kegiatan yang normal. (Nafarin, 2007, p253) Tujuan penyimpanan persediaan dapat dikarenakan beberapa alasan berikut (Aquilano, 2006, p590): a. Untuk mempertahankan kelangsungan operasi b. Untuk memenuhi variasi permintaan produk c. Untuk memungkinkan fleksibilitas dalam perencanaan produksi
52
d. Untuk mengantisipasi adanya variasi waktu pengiriman mulai dari order pembelian sampai dengan barang diterima dalam gudang Fungsi dasar inventori sebenarnya sangat sederhana, yaitu meningkatkan profitability perusahaan, diantaranya (Herjanto, 2008, p238): a. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan b. Menghilangkan resiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan c. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga atau inflasi d. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan jika bahan baku itu tersedia dipasaran e. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan diskon kuantitas f. Memberikan pelayan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan. Inventory dapat dikelompokkan ke dalam empat jenis, yaitu (Herjanto, 2008, p239): • Fluctuation stock Merupakan persediaan yang dimaksudkan untuk menjaga terjadinya fluktuasi permintaan yang tidak diperkirakan sebelumnya, dan untuk mengatasi bila terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam prakiraan penjualan, waktu produksi, atau pengiriman barang. • Anticipation Stock Merupakan persediaan untuk menghadapi permintaan yang dapat diramalkan pada musim permintaan tinggi, tetapi kapasitas produksi pada saat itu tidak mampu
53
memenuhi
permintaan.
Persediaan
ini
juga
dimaksudkan
untuk
menjaga
kemungkinan sukarnya diperoleh bahan baku sehingga tidak mengakibatkan terhentinya produksi. • Lot-size inventory Merupakan persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar daripada kebutuhan saat itu. Persediaan dilakukan untuk mendapatkan keuntungan dari harga barang (berupa diskon) karena membeli dalam jumlah yang besar, atau untuk mendapatkan penghematan dari biaya pengangkutan per unit yang lebih rendah. • Pipeline Inventory Merupakan persediaan yang dalam proses pengiriman dari tempat asal ke tempat dimana barang tersebut akan digunakan. Misalnya, barang yang dikirim dari pabrik menuju tempat penjualan, yang dapat memakan waktu beberapa hari atau minggu.
2.2.3.3 Material Material mencakup semua kategori, baik itu produk (barang) maupun jasa. Dalam prakteknya setiap material mempunyai kode tertentu. Kode material ini banyak sebutannya dan berbeda-beda untuk setiap perusahaan, ada yang menyebut product code, material code, item code, item number, part number, stock code, kode barang, SKU, dan lain-lain. Material didalam sistem informasi dikenal dengan istilah material master. (Yunarto, 2006, p116)
54
Tipe material yang ada dibanyak perusahaan adalah sebagai berikut (Yunarto, 2006, p119): •
Trading goods Merupakan barang yang diperjual-belikan. Barang tersebut bisa diproduksi sendiri atau dibeli dari supplier. Barang tersebut memiliki inventori atau lebih sering kita sebut dengan istilah barang stok. Misalnya untuk perusahaan rokok maka trading goods-nya adalah rokok.
•
Non-stock material Merupakan barang yang tidak dikontrol inventorinya. Secara fisik barang ini ada, tetapi karena barangnya bernilai kecil maka tidak di-track sebagai inventory. Beberapa perusahaan menyebutnya dengan istilah consumable goods. Barang ini banyak dipakai untuk menunjang operasi produksi dan operasi perusahaan. Contoh barang ini seperti sarung tangan, masker, paku, sekrup, isolasi, lem, amplas, pelumas mesin, dan lain-lain.
•
Services Services dapat diterjemahkan dengan istilah jasa. Contoh services adalah jasa consultant, pendidikan, asuransi, jasa transportasi, jasa dokter, jasa pengacara, dan lain-lain.
•
Packaging Merupakan material yang digunakan untuk packaging seperti kotak, peti, palet, bungkus plastik, karton dan lain-lain.
•
Semi finished goods
55
Merupakan barang setengah jadi. Sering disebut juga dengan istilah material di work in process atau work in progress. Contoh barang setengah jadi untuk industri ban adalah compound. •
Raw material Merupakan bahan mentah. Bahan mentah ini digunakan sebagai bahan untuk memproduksi suatu barang. Biasanya bahan mentah ini dibeli dari supplier.
2.2.3.4 Material Management SAP MM (Material Management) adalah salah satu modul dari paket SAP Enterprise Resource Planning (ERP) yang digunakan untuk procurement handling dan Inventory Management. Memiliki dua modul data master penting yaitu material dan vendor. Secara umum, berbagai tingkatan yang dapat didefinisikan untuk implementasi SAP MM adalah Client, Company Code, Plant, Storage Location dan Purchasing Organization. Modul ini merupakan yang terbesar dan paling kompleks dalam semua modul SAP dapat dibagi menjadi lima komponen utama. Terdapat pengelolaan material, plant maintenance, kualitas manajemen, perencanaan produksi dan kontrol, dan sistem manajemen proyek. Masing-masing dibagi menjadi beberapa sub komponen. Bahan SAP manajemen mencakup semua tugas dalam rantai pasokan, termasuk konsumsi berbasis perencanaan, perencanaan evaluasi dan faktur vendor verifikasi. Ini juga termasuk gudang inventaris dan manajemen untuk mengelola stok sampai mendikte siklus penggunaan harus dimulai lagi.
56
Ketentuan-ketentuan Materials Management dalam SAP: 1. ABC Classification Web Item untuk mengklasifikasikan objek (pelanggan, produk atau karyawan) didasarkan pada ukuran tertentu (pendapatan atau laba) menggunakan aturan klasifikasi tertentu. Tiga kategori: penting, kurang penting dan relatif penting. 2. Framework Order Sebuah dokumen pembelian yang digunakan untuk pengadaan bahan atau layanan eksternal. Alih-alih penetapan tanggal pengiriman, jenis pesanan pembelian telah diperpanjang masa berlakunya. Sebuah kerangka transaksi pengadaan mencakup beberapa periode yang lebih lama. 3. Goods Receipt Suatu istilah dari manajemen persediaan yang menunjukkan pergerakkan detil fisik barang atau bahan. 4. Invoice Verification Pencocokkan antara dokumen yang dibuat selama proses pemensanan pembelian, proses penerimaan barang, dan proses piutang yang merupakan bagian dari sistem pengendalian internal dalam sebuah organisasi. Contohnya, Account dibayarkan setelah menerima tagihan dari vendor audit dokumen dan cara menyelesaikan tiga proses yang sesuai. Tiga cara yang bersangkutan, (PO, Penerimaan Barang dan Faktur) atau dua arah yang bersangkutan (order pembelian dan faktur) harus terjadi sebelum pembayaran vendor. 5. Material Group Sebuah pengelompokkan bahan dan jasa sesuai dengan karakteristik mereka. Contohnya Peralatan kantor.
57
6. Material Master Vendor Sebuah catatan data yang berisi semua informasi dasar yang dibutuhkan untuk mengelola suatu material. 7. Material Requirement Planning (MRP) Suatu istilah utnuk persyaratan prosedur perencanaan yang mempertimbangkan dan merencanakan setiap masa depan kebutuhan selama penciptaan ketertiban proposal seperti persyaratan independen dan tergantung persyaratan. 8. Outline Agreement Organisasi dan vendor untuk penyediaan material atau penyediaan jasa selama jangka waktu tertentu berdasarkan ketentuan dan persyaratan yang telah ditetapkan. Contohnya Kontrak peralatan kantor. 9. Plant Dalam proses perkerjaan, sebuah perusahaan memerlukan area untuk berkerja yang dinamakan “plant”. Plant bersifat spesifik tergantung pada company code yang ada pada SAP yang dikembangkan. 10. Purchasing Organization Sebuah untuk organisasi di logistic yang membagi suatu perusahaan sesuai dengan persyartan pembelian. Sebuah organisasi pembelian memperoleh bahan dan jasa, kondisi melakukan negosiasi pembelian dengan vendor, dan bertanggung jawab atas transaksi tersebut. 11. Release Strategy Rencana mendefinisikan kode rilis daftar permintaan pembelian barang, permintaan pembelian yang lengkap, atau dokumen lengkap pembelian ekternal harus dikeluarkan dan urutan dimana rilis yang akan dilakukan dengan menggunakan
58
kode ini. Sebagai contoh, anda dapat membuat strategi merilis semua permintaan pembelian dengan nilai lebih dari angka tertentu. 12. Stock Transfer Penghapusan bahan dari penyimpanan pada satu lokasi, dan penempatan mereka di gudang yang lain. 13. Storage Location Satu atau lebih lokasi penyimpanan yang ditugaskan ke lokasi suatu jenis material tertentu. 14. Vendor Master Istilah kolektif untuk semua master vendor. Master vendor berisi data dari semua vendor dengan perusahaan yang menjalankan usahanya.
2.2.3.5 Siklus Material Management (Procurement) dalam SAP R/3 • Menentukan Kebutuhan Departemen pengguna yang bertanggung jawab dapat secara manual memberikan sebuah kebutuhan akan material kepada departemen pembelian melalui sebuah purchase requisition. • Menentukan sumber dari pasokan Sebagai pembeli, pengguna didukung saat penentuan sumber pasokan yang memungkinkan. Pengguna dapat menggunakan penentuan sumber dari pasokan untuk membuat request for quotation (RFQ) dan memasukkan penawaran. Sebagai tambahan, dapat juga menunjuk ke purchase order, kontrak, dan kondisi yang telah ada pada sistem.
59
• Pemilihan vendor Sistem menyederhanakan pemilihan vendor dengan membuat perbandingan harga antara beberapa penawaran. • Penanganan purchase order Mirip dengan purchase requisition, pengguna dapat membuat purchase order secara manual atau dibuat secara otomatis oleh sistem. Saat membuat purchase order, dapat menyalin data dari dokumen lain, seperti purchase requisition atau penawaran agar dapat mengurangi jumlah masukan yang dibutuhkan pada suatu dokumen purchase order. • Pemantauan purchase order Pemantuan pemrosesan status purchase order dalam sistem dapat juga dilakukan, sebagai contoh, apakah sebuah delivery invoice untuk sebuah purchase order telah dimasukkan atau belum. • Goods receipt Saat memasukkan delivery yang sedang datang, dapat menunjuk purchase order yang relevan. Pengguna dapat mengecek apakah barang yang diantar dan jumlahnya sesuai dengan purchase order. Sistem juga akan memperbaharui catatan purchase order. • Invoice verification Saat memasukkan invoice, pengguna dapat menunjuk purchase order sebelumnya atau delivery. • Pemrosesan pembayaran Program pembayaran mengotorisasi pembayaran ke kreditur.
60
2.2.4 SAP Modul Financial Accounting 2.2.4.1 House Bank House bank adalah bank-bank yang digunakan oleh perusahaan untuk tujuan perbankan. Setiap house bank bisa memiliki beberapa akun bank yang dihubungkan ke dalam house bank. Sebagai bagian proses rekayasa ulang dari proyek, penting untuk menganalisa berapa banyak dan yang mana bank dan akun bank mana yang akan digunakan oleh perusahaan. House bank diidentifikasi oleh bank key unik. Bank key memiliki berbagai macam variasi bentuk pada setiap negara. Setiap house bank terikat pada sebuah company code, dan setiap bank key terikat pada sebuah house bank. (Hurst, 2002, p194)
2.2.4.2 Chart Of Account Chart of accounts adalah suatu wadah atau induk, dimana semua G/L accounts yang ada didefinisikan. Pada awalnya, chart of accounts perlu untuk diurutkan sesuai dengan format bakunya, agar dapat di-manage secara sistematis dengan G/L accounts management. (SAP AG, 2001, p128)
2.2.4.3 Fiscal Year Definisi fiscal year dikonfigurasikan untuk memastikan bahwa semua posting ataupun transaksi dicatat dalam suatu periode accounting per tahun (periode regular bulan 1 sampai dengan 12). Selain itu, definisi fiscal year digunakan sebagai dasar untuk mendeterminasikan periode posting, sebagaimana pula untuk periode adjustment audit. (SAP AG, 2001, p125)
61
2.2.4.4 Payment Program Configuration Urutan-urutan konfigurasi program pembayaran diantaranya (Hurst, 2002, p720): • Company Code Data Langkah konfigurasi pertama adalah mengatur company code sehingga tersedia untuk program pembayaran. Selain membuat kode perusahaan yang tersedia untuk program pembayaran, pengaturan ini juga menentukan banyaknya data kontrol yang umum untuk company code. • Paying Company Code Data Langkah kedua adalah mengkonfigurasi program pembayaran untuk mengatur parameter untuk company code yang membayar. • Country Payment Method Langkah ketiga dalam mengkonfigurasi program pembayaran adalah mengatur metode pembayaran pada sebuah negara. Metode pembayaran pada sebuah negara menentukan metode pembayaran (check, giro, transfer, dan lain-lain) yang dapat digunakan oleh company code di negara tertentu. Konfigurasi metode pembayaran pada sebuah negara menentukan parameter kendali umum untuk metode pembayaran. • Company Code Payment Methods Langkah keempat untuk mengkonfigurasi program pembayaran adalah untuk membuat spesifikasi lebih lanjut untuk jenis pembayaran yang dibuat di bagian sebelumnya (jenis pembayaran pada sebuah negara). Company Code Payment Methods memungkinkan kontrol lebih lanjut tentang bagaimana metode pembayaran bekerja di sistem.
62
• Bank Selection Langkah kelima dan terakhir dalam mengkonfigurasi program pembayaran adalah menentukan prosedur pemilihan bank.
2.2.4.5 Profit Center Accounting Master data pada profit center accounting adalah konsep struktural, tergantung data apa yang dapat di-post dan dianalisa pada profit center accounting. Master data ini termasuk di dalamnya seluruh profit center, standard profit center hierarchy dan segment. Profit center aktif untuk semua company code pada controlling area. (Hurst, 2002, p720)
2.2.4.6 Segment Segment merupakan salah satu standard account assignment object yang berada di bawah level company code dan diturunkan dari profit center. Segment dapat digunakan setelah mengaktifkan New GL. Pembuatan segment dapat berdasarkan pada business line atau pembagian perusahaan secara geografis. Dalam master data profit center terdapat segment field. Hubungan antara profit center dan segment yaitu satu profit center hanya memiliki satu segment dan satu Segment terdiri dari satu atau lebih profit center. Oleh karena itu segment lebih bersifat general dibandingkan dengan profit center. (SAP AG, 2001, p360)
63
2.2.4.7 Cost Center Accounting Cost center adalah sebuah wilayah yang bertanggung jawab atas biaya yang dikeluarkan. Cost center merupakan salah satu unit kecil di dalam struktur organisasi. Dalam cost center accounting, biaya operasional dicatat oleh tiga objek master data terpisah seperti cost center, activity types dan statistical key figures. Cost center diatur di dalam suatu hierarki yang merupakan perwakilan dari internal perusahaan yang menerapkan pelaporan/struktur pertanggungjawaban. Pengembangan hierarki adalah pusat dari semua pelaporan cost center dalam modul controlling. Fungsi penting dalam cost center accounting adalah kemampuan untuk memproses, alokasi secara cepat melalui perkiraan dan distribusi. Standard hierarchy memainkan peran penting sehingga semua cost center harus ditugaskan ke salah satu standard hierarchy. Pertama, kita membuat cost element dan kemudian kita menetapkan cost element untuk cost center. Kita juga dapat menggunakan metode alokasi yang berbeda untuk mengalokasikan biaya yang dikumpulkan dari cost center tertentu untuk mengendalikan objek lainnya. (Hurst, 2002, p444)
