Apa itu ERP… ?
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu sistem perencanaan dan penjadwalan dengan alat bantu komputer yang mengintegrasikan seluruh fungsi penjualan, produksi, akunting dan distribusi dengan sasaran untuk mengoptimalkan semua sumber daya seperti material, sumber daya manusia dan kapasitas mesin. Software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source (Sumber terbuka/kode sumbernya terbuka) antara lain INTACS, ORACLE, SAP, Onesoft, IFS, Microsoft Dynamics NAV dan masih banyak lagi.
1
1
Proyek ERP PIHC Group
Proyek Implementasi ERP di PIHC Group atau dikenal dengan “SKI Project” akan berkontribusi dalam meningkatkan sinergi, konsolidasi dan efektifitas kerja antara PIHC dan seluruh Anak efektifitas kerja antara PIHC dan efektifitas proses bisnis PIHC Group sehingga didapatkan keselarasan proses bisnis. Beberapa kontribusi yang diharapkan dapat tercapai dengan dukungan ERP adalah Integrasi data keuangan, standarisasi proses bisnis, Standarisasi data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, dapat membantu PIHC Group dalam melakukan pemantauan dan pengontrolan proses bisnisnya, terutama untuk perusahaan yang memiliki struktur perusahaan dengan tujuh Anak Perusahaan.
2
2
Apa itu SKI Project… ?
SKI PROJECT merupakan tagline dari Proyek ERP PIHC Group. SKI adalah singkatan dari Sinergi Kompetitif dan Integrasi. SKI merupakan olahraga yang berasal dan berkembang di negara-negara Nordik (Skandinavia). Dengan menggunakan tagline SKI harapannya bahwa dengan ERP maka PIHC akan meluncur dengan cepat menuju tujuan perusahaan, memiliki tim kerja yang tangkas bermanuver dan beradaptasi disegala medan, dan memiliki ketahanan yang luar biasa dalam menghadapi persaingan global.
3
3
Apa sih yang Me-latar belakangi adanya SKI project ini…? (1) Anak Perusahaan di PIHC Group saat ini menggunakan software ERP yang beragam dan tidak terintegrasi satu sama lainnya. Software ERP di setiap Anak perusahaan PIHC ialah sebagai berikut : ► PT
Petro Kimia Gresik Software ERPnya menggunakan IFS, tahun 2003
(Finance, Distribution Maintenance, HR) ► PT
Pupuk Kujang Cikampek Sofware ERPnya menggunakan IFS, tahun 1999
(Finance,Distribution,Marketing, Maintenance, HR) ► PT
Pupuk Kalimantan Timur Software ERPnya menggunakan Protean,
tahun 2003 (Finance) ► PT
Pupuk Iskandar Muda Software ERPnya menggunakan
Oracle Finance, tahun 2000 (Finance-GL, Asset) ► PT
Pupuk Sriwidjaja Palembang Software ERPnya menggunakan
IFS, tahun 1999 (Finance, Distribution, Maintenance, HR) 4
4
Apa sih yang me-latar belakangi adanya SKI project ini…? (2) ►
PT Rekayasa Industri Software ERPnya menggunakan AXAPTA, tahun 2002 (Finance, Logistic HR)
►
PT Mega Eltra Software ERPnya menggunakan SIMAK, tahun 2000 (Finance-GL)
Proses bisnis pada setiap perusahaan tersebut memiliki karakteristik tersendiri. Masing-masing perusahaan memiliki kebijakan dan metode yang beragam dalam pelaksanaan operasional bisnis. Dengan adanya proyek ERP ini maka Software ERP di seluruh Anak Perusahaan di PIHC menjadi satu software saja, sehingga proses bisnis di PIHC Group akan menjadi terintegrasi dan selaras satu sama, lainnya.
5
5
Software apa yang digunakan dalam proyek ERP ini… ?
Software ERP yang diimplementasikan kali ini ialah software SAP (System, Applications and Products in Data Processing) adalah produk buatan Jerman dan merupakan perangkat lunak ERP yang menguasai Dunia yang mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi bisnis mewakili area bisnis tertentu.
6
6
Apa itu SAP…??
Pada SAP transaksi keterkinian dan transaksi proses dilakukan dengan cara real time. SAP mempunyai kemampuan untuk dapat dikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis. SAP adalah perusahaan Jerman dan merupakan perusahaan pembuat ERP terbesar didunia dalam kapitalisasi pasar. Produk utama dari SAP adalah SAP R/3, R bermakna pemrosesan data secara real time lapisan)
dan 3 berhubungan dengan arsitektur aplikasi three-tier (tiga yaitu: database, application server dan client SAP GUI. SAP menggunakan bahasa pemrograman generasi keempat yang dinamakan Advance Business Application Programming (ABAP). ABAP mempunyai banyak fitur dari bahasa pemrograman modern lainnya seperti C, Visual Basic dan Power Builder.
7
7
Kenapa Harus SAP…? (1)
SAP atau SAP R/3 adalah aplikasi ERP terbesar di Dunia dan begitu juga di Indonesia. SAP faktanya memegang lebih dari 80% aplikasi ERP di dunia dan di Indonesia. Keuntungan dari penggunaan SAP adalah SAP mempunyai level integrasi yang sangat tinggi antara aplikasi-aplikasi individu sehingga menjamin konsistensi data terhadap sistem dan perusahaan implementator. Dengan mengimplementasikan SAP di suatu Organisasi akan mengintegrasikan sistem yang berakibat: ► Perubahan
yang dilakukan pada satu modul secara otomatis
akan mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan ter-update secara langsung begitu User menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing”
8
8
Kenapa Harus SAP…? (2)
► Integrasi
secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data Customer, data material ,data product maupun data Vendor. ► Transparansi data – Semua User yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat walaupun informasi tersebut di-input oleh User lainpun. Parameter Integrasi ► Suatu
karakteristik utama yang menandakan suksesnya integrasi informasi dalam suatu perusahaan adalah bahwa segala informasi hanya perlu di input satu kali saja pada sistem ► Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/meng-copy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus meng-update semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu. 9
9
Siapa saja yang terlibat dalam SKI Project ini…? ► Proyek
ini melibatkan beberapa pihak yaitu, PIHC Group
sebagai Business Owner, ► PT
Abyor International (Abyor) sebagai implementator,
dan ► EYI
sebagai tim Independent, Quality Assurance &
Program Risk Management (IQA & PRM). Jika ERP dapat diimplementasikan Secara konsisten, maka akan mendukung terwujudnya cita-cita PIHC Group untuk menjadi perusahaan Agrokimia yang terintegrasi, berkesinambungan dan berkelas Dunia.
10
10
Bagaimana dengan ERP yang saat ini ada di setiap Anak Perusahaan?
Dengan adanya perubahan software ERP di setiap Anper dari berbagai software ERP ke SAP (centralize), maka tim OCM (Organizational Change management) melakukan pengelolaan perubahan. Untuk menjembatani setiap perubahan. Program-program yang telah disusun antara lain Change Impact Analysis (identifikasi dampak perubahan), Program komunikasi misalnya sosialisasi, End User training, penyelarasan prosedur, Stakeholder analysis, Organization aligment dan masih banyak lagi. Program ini memerlukan kerjasama dari Tim OCM Proyek ERP yang terdiri dari Tim OCM PIHC Group dan tim OCM dari tim Implementor, yang didukung oleh jajaran Direksi hingga seluruh karyawan, sehingga proses implementasi sistem ERP PIHC Group berjalan dengan baik.
11
11
Kenapa harus tim OCM, Apa peran mereka di proyek ini…??? (1) Study implementasi sistem secara konsisten menunjukkan bahwa kinerja manusia, bukan teknologi, adalah penyebab utama tidak mencapai hasil yang optimal dari implementasi sistem.Satu study baru-baru daftar tiga hambatan atas sebagai mengelola Perubahan internal, Keterampilan Karyawan yang tidak memadai Pelatihan End User. Dari Studi Meta Group, Word Bank, seperti terlihat di bawah
12
12
Kenapa harus tim OCM, Apa peran mereka di proyek ini…??? (2)
Gambar di halaman “Kenapa harus tim OCM, Apa peran mereka di proyek ini…??? (2)” memperlihatkan bahwa faktor terbesar penentu keberhasilan Implementasi ERP adalah Change Management. Sebuah survey yang dilakukan oleh SAP di seluruh dunia, yang mewakili 186 implementasi, menemukan bahwa dua dari hambatan yang menentukan keberhasilan proyek SAP adalah: Keterampilan yang tidak memadai dan pelatihan, Resisitensi Organisasi Singkatnya, sistem teknologi bekerja seperti yang direncanakan. Sistem manusia menyebabkan permasalahan terbesar. Kemampuan setiap individu untuk menanggapi perubahan dan organisasi kompetensi Untuk mendukung orang melalui kedua perubahan membedakan proyek yang sangat sukses dari proyek yang sulit.
13
13
Aktifitas apa saja yang dilakukan dalam proyek ERP SKI Project…? (1) Proyek implementasi ERP akan dilakukan dengan metodologi ASAP (Accelerated SAP) yang merupakan metodologi khusus yang dikembangkan oleh SAP untuk implementasi proyek SAP. ASAP mempercepat realisasi tersebut dengan strategi implementasi berbasis modul yang diperkaya dengan template, tips, dan prosedur generik sebagai guidance. Cakupan metodologi ASAP selain fokus pada proses bisnis, juga sangat memperhatikan quality assurance. Metodologi ini terbukti menghasilkan output ditiap milestone yang berkualitas Secara umum dalam ASAP aktivitas proyek terdiri dari beberapa tahapan antara lain:
1)
Project Preparation. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk melakukan perencanaan awal dari proyek yang akan dilaksanakan.
3)
Business Blueprint. Business Blueprint merupakan tahapan dimana tim implementasi proyek menentukan design bisnis proses yang akan di sign off oleh seluruh General Manager.
14
14
Aktifitas apa saja yang dilakukan dalam proyek ERP SKI Project…? (2) 3)
Tujuannya untuk mencapai pemahaman bersama tentang bagaimana tujuan perusahaan PIHC menjalankan ERP-SAP dalam rangka mendukung bisnisnya yang tertuang dalam dokumen Business Blueprint.
4)
Realization. Dalam tahapan ini seluruh design proses bisnis akan mulai direalisasikan dalam software SAP yang telah di sign off.Tujuan dari tahap ini adalah untuk menerapkan semua requirement proses bisnis berdasarkan Business Blueprint yang telah disepakati.
5)
Final Preparation. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk persiapan akhir sebelum Go Live yang meliputi End-User Training dan kegiatan Cut-Over.
6)
Go Live & Support. Tahapan ini diperlukan untuk proses stabilisasi sistem dengan jalan menyelesaikan semua masalah teknis yang masih mungkin timbul setelah sistem resmi diluncurkan.
Selain itu, implementasi proyek ERP ini akan dilakukan dalam 3 Fase, yaitu sebagai berikut :
Implementasi Fase 1 terdiri dari Pupuk Indonesia Holding Company (PIHC), Pupuk Kujang Cikampek (PKC), dan Pupuk Kalimantan Timur (PKT).
Implementasi Fase 2A terdiri dari Pupuk Sriwidjaja Palembang (PSP), Petrokimia Gresik (PKG), dan Pupuk Iskandar Muda (PIM).
Implementasi Fase 2B terdiri dari Rekayasa Industri (REKIND) dan Mega Eltra (ME).
15
15
Kegiatan apa saja yang sudah dilakukan selama proses implementasi ini…? (1) Kegiatan-kegiatan yang sudah dilakukan selama implementasi SKI PROJECT mulai dari fase Project Preparation hingga saat ini yaitu fase Realization(proyek ERP PIHC Group) ini ialah sebagai berikut: 1.
Project Preparation Kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan dalam fase ini antara lain : Pre-Kick off Proyek ERP dilaksanakan pada hari Selasa, tanggal 7 Oktober 2014 Pukul 12.00 WIB sampai dengan selesai di PIHC Gedung Pusri Jakarta dan dihadiri oleh Seluruh Stakeholder SKI PROJECT PIHC Group yaitu Project Manager (PM), Wakil Project Manager , Project Manager Officer (PMO) dan Tim Organizational Change Management (OCM).
Kick off Proyek ERP dilaksanakan pada hari Rabu, tanggal 8 Oktober 2014 Pukul 09.00 WIB sampai dengan selesai di PIHC Gedung Pusri Jakarta dan dihadiri oleh Direktur seluruh Anggota Holding Manajer Proyek ERP
Training atau Pembekalan ERP/BPR pada hari Kamis-Jum’at, tanggal 9-10 Oktober 2014 Pukul 08.00 WIB – 17.00 WIB di PIHC Gedung Pusri Jakarta dan dihadiri oleh Tim Process Business, Tim Dedicated.
Training SAP Overview dari Konsultan PT Abyor International pada hari Senin-Jum’at, tanggal 13-17 Oktober 2014 Pukul 08.00 WIB – 17.00 WIB di Learning Centre PIHC di Cikampek. Peserta Training ini ialah Tim Process Business dan Tim Dedicated
16
16
Kegiatan apa saja yang sudah dilakukan selama proses implementasi ini…? (2)
Team Building pada hari Sabtu-Minggu, tanggal 18-19 Oktober 2014 Pukul 08.00 WIB – 24.00 WIB di Learning Centre PIHC di Cikampek di hadiri Seluruh Tim implementasi SKI Project PIHC Group.
2.
Business Blueprint
Kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan dalam fase ini antara lain :
Fit Gap Analysis setiap hari Senin-Jum’at, mulai tanggal 9 dan selesai tanggal 31 Oktober Pukul 08.00 WIB – 17.00 WIB di Learning Centre PIHC di Cikampek kecuali untuk modul SD (Sales & Distribution) oleh Pemasaran yang masih berlanjut dan selesai tanggal 7 November 2014 di
Jakarta 2014. Peserta Fit Gap Analysis ini adalah Tim Process Business ERP Dan Tim Dedicated ERP Fit Gap Analysis adalah salah satu tahapan pekerjaan dalam fase Business Blueprint SKI Project PIHC Group. Kegiatan ini merupakan metode untuk mengetahui tingkat kesenjangan (gap) antara proses bisnis yang sudah distandarisasi (to be) dengan template di dalam system ERP yang ada dalam software SAP. Sangat dimungkinkan bahwa untuk implementasi ERP ada proses bisnis yang akan mengalami penyesuaian. Kehadiran Tim Business
17
17
Kegiatan apa saja yang sudah dilakukan selama proses implementasi ini…? (3) Process setiap perusahaan yang memahami business process to-be (Business Process Reeingineering atau BPR) adalah mutlak diperlukan selama tahapan fit-gap analysis. Sosialisasi hasil Fit Gap Analysis setiap modul kepada seluruh General Manager yang terlibat dalam proyek ERP disetiap Anak Perusahaan terjadi pada pertengahan bulan November hingga akhir bulan November 2014. Proses pembuatan Blueprint dari hasil Fit Gap Analysis oleh Functional implementor PT Abyor International terjadi sepanjang bulan November 2014 Blueprint Confirmation pada hari Senin-Kamis tanggal 24 hingga 27 November 2014 pukul 09.00-17.00 di Kantor PT Pupuk Indonesia (Persero). Acara ini dihadiri oleh seluruh GM yang terlibat di Proyek ERP PIHC Group. Kegiatan ini merupakan kegiatan konfirmasi blueprint hasil fitgap analysis yang telah dilakukan di Cikampek dilakukan mulai tanggal 24 november 2014 oleh seluruh GM PIHC Group. Pada saat meeting GM dapat memberikan feedback kepada PMO untuk segera diperbaiki dan untuk proses approval. Selanjutnya ditanda-tangani oleh GM PIHC. Setelah Blueprint Sign Off Oleh GM PIHC, maka Fase proyek berikutnya dalam metodologi ASAP adalah REALIZATION. Sign Off Blueprint pada hari Jumat tanggal 5 Desember 2014 di Kantor PT Pupuk Indonesia (Persero) oleh para GM PIHC. Kecuali untuk modul BPC yang perlu di verifikasi lebih lanjut dan masih berlanjut hingga saat ini. 18
18
Unit kerja yang terlibat dalam proyek ERP
Modul Unit Kerja yang terlibat dalam Proyek ERP adalah Sebagai Berikut:
1)
FI
: Keuangan
2)
CO
: Akuntansi
3)
MM
: Pergudangan
4)
PP
: Produksi
5)
PM
: Pemeliharaan
6)
QM
: Produksi
7)
HR
: SDM
8)
SD
: pemasaran
9)
Basis /ABAP
: Teknologi Informasi
10)
BPC
: Anggaran
11)
e-Proc
: Pengadaan
19
19
Modul yang di implementasikan dalam proyek ERP Modul-modul implementasi SAP-ERP PIHC Group sebagai berikut ini
Modul FI/CO (Financial Accounting/Controlling) yaitu Keuangan/Akutansi.
Modul MM (Material Management) yaitu Pengadaan, Pergudangan.
Modul e-Proc (Electronic Procurement)
Modul PP (Production Planning) yaitu perencanaan produksi, proses produksi.
Modul PM (Plant Maintenance) yaitu pemeliharaan.
Modul Basis & ABAP (Technical and Programming)
Modul HR (Human Resources / Sumber Daya Manusia) yaitu Administrasi Personalia, Manajemen Organisasi, manajemen waktu, manajementravel, recruitment, training, benefit dan compensation, payroll
Modul SD (Sales and Distribution) yaitu Penjualan dan Distribusi
Modul BPC (Business Planning and Consolidation) yaitu perencanaan anggaran dan konsolidasi.
Modul QM (Quality Management) yaitu manajemen kualitas, inspeksi. 20
20
Bagaimana jika saya bukan tim implementasi tapi saya ingin ikut berpartisipasi dalam proses implementasi proyek ERP ini…????
Kontribusi dari karyawan dan seluruh stakeholder sangatlah dibutuhkan bagi proses implementasi proyek ERP SKI Project ini. Mempersiapkan diri untuk berubah misalnya dengan mencari tau tentang SAP, kemudian secara aktif memberikan informasi positif kepada rekan kerja baik sesama PIHC Group ataupun Vendor/Distributor juga sudah cukup berkontribusi.
21
21
Lalu kegiatan apa yang akan dilakukan berikutnya… ?
Tunggu saja informasi kegiatan berikutnya di “Berita ERP”
22
22
