BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori Umum 2.1.1 Sistem Informasi Menurut Rainer & Cegielski (2011: 38), sistem informasi adalah sebuah kegiatan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu secara terkomputerisasi. Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2012: 4), sebuah sistem informasi adalah
seperangkat
komponen
komputer
yang
saling
terkait
yang
mengumpulkan, memproses, menyimpan (biasanya dalam database), dan memberikan informasi sebagai output yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas bisnis. Komponen sistem informasi, yaitu: 1. People, manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi. 2. Hardware, meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. 3. Software, meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. 4. Network, menekankan bahwa teknologi informasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. 5. Data, data dapat berupa banyak bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan entitas lainnya. Berdasarkan pada pengertian diatas, sistem informasi adalah kumpulan komponen yang terintegrasi dan digunakan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi.
7
8
2.1.1.1 Jenis-Jenis Sistem Informasi Jenis-jenis sistem informasi menurut Satzinger, Jackson & Burd (2010: 9), yaitu: 1.
Customer Relationship Management System Sistem CRM adalah sistem yang mendukung pemasaran, penjualan, dan operasi pelayanan pelanggan baik langsung maupun tidak langsung.
2.
Supply Chain Management System Sistem
SCM
adalah
sistem
yang
mengintegrasikan
pengembangan produk, akuisisi produk, manufaktur dan manajemen persediaan produk. 3.
Accounting and Financial Management System Sistem AFM adalah sebuah sistem yang mencatat informasi akuntansi
yang
diperlukan
untuk
membuat
laporan
keuangan dan laporan-laporan lainnya yang diperlukan oleh pihak berkepentingan, baik investor maupun kreditur. 4.
Human Resource Management System Sistem HRM adalah sebuah sistem yang mendukung tugastugas yang berhubungan dengan para karyawan seperti penggajian, tunjangan, perekrutan, dan pelatihan karyawan.
5.
Manufacturing Management System Sistem manajemen manufaktur adalah sebuah sistem yang mengontrol proses produksi internal yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi.
6.
Knowledge Management System Sistem KM adalah sebuah sistem yang mendukung penyimpanan dan akses ke dokumen-dokumen dari semua bagian organisasi.
7.
Collaboration Support System Sistem
CS
pendistribusian
adalah
sistem
personil
yang
secara
berkolaborasi dalam proyek dan tugas.
memungkinkan geografis
untuk
9
8.
Business Intelligence System Sistem BI adalah sebuah sistem yang mendukung perencanaan startegi dan pengambilan keputusan eksekutif.
2.1.2 Database Menurut Connolly & Begg (2010: 54), database adalah kumpulan dari program aplikasi yang berinteraksi dengan suatu basis data yang beserta database management system (DBMS) dan database itu sendiri. Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2012: 373), database adalah kumpulan data yang tersimpan dan saling terintegrasi yang dikelola dan dikendalikan secara terpusat. Pada saat ini database sangat diperlukan untuk menyimpan berbagai jenis data dan digunakan agar dapat memudahkan pencarian data yang diperlukan. Dikarenakan data disimpan dan dikelola di satu tempat sehingga data tidak akan mudah hilang. Di dalam database terdapat beberapa komponen penting seperti: a. Table: struktur data dua dimensi kolom dan baris. b. Rows: satu kelompok horisontal data nilai atribut dalam tabel. c. Attribute: satu kelompok vertikal data dalam sebuah tabel yang memiliki nilai atribut. d. Attribute Value: nilai-nilai yang dimiliki dalam sebuah cell table. e. Primary key: key utama yang dipilih oleh database desainer untuk menunjukan hubungan yang dimiliki oleh data dari tiap baris dari setiap tabel yang berbeda. f. Foreign key: sebuah atribut yang merupakan duplikasi dari primary key yang ada di tabel lainnya atau tabel yang berbeda. Berdasarkan pengertian diatas, database adalah kumpulan data yang disimpan dan saling terintegrasi dalam satu tempat penampungan data. 2.1.3 Proses Bisnis Menurut Magal & Word (2012: 4-6), proses bisnis adalah kumpulankumpulan aktivitas atau tugas yang menghasilkan sesuatu. Setiap proses dipicu oleh suatu kejadian.
10 Menurut Monk & Wagner (2012: 3), proses bisnis adalah aktivitas– aktivitas yang menggunakan satu atau lebih daripada input yang pada akhirnya akan menghasilkan output yang bernilai bagi customer. Berdasarkan pengertian diatas, proses bisnis adalah kumpulan aktivitas yang saling berhubungan dan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi. Menurut Considine, Parkes, Olesen, Speer & Lee (2010: 52), di dalam suatu perusahaan, proses bisnis yang terbagi menjadi tiga bagian yaitu: a. Proses Penjualan Merupakan proses yang bertujuan untuk menjual barang atau jasa ke customer dan mendapatkan kas dari penjualan tersebut. Pada umumnya, orang yang ikut serta dalam proses penjualan ini adalah staf penjualan, customer, staf penagihan, dan gudang. Dalam proses ini, input yang diberikan berupa sales order dan output yang dihasilkan merupakan invoice, struk, dan dokumen pengiriman. b. Proses Pembelian Merupakan proses yang bertujuan untuk memperoleh barang dari supplier dan mengatur persediaan barang yang akan dijual ke customer dan menghindari persediaan barang habis. Pada umumnya, orang yang ikut serta dalam proses pembelian ini adalah staf gudang, staf pembelian, staf penjualan, dan supplier. Input yang diberikan berupa purchase requisition dan back-order. Output yang dihasilkan adalah purchase order. c. Proses Manufaktur Merupakan proses yang bertujuan untuk mengubah bahan mentah menjadi barang jadi yang siap untuk dijual. Pada umumnya, orang yang ikut serta dalam proses manufaktur ini adalah staf produksi dan staf penjualan. Input dari proses ini adalah back-order, notifikasi manufaktur, dan bahan mentah. Output dari proses ini berupa barang jadi.
11 2.1.4 Observasi Menurut Sugiyono (2012: 137), observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Jika wawancara dan kuisioner secara berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga obyekobyek alam yang lain. Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan bila, penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar. Dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi dapat dibedakan menjadi participant observation (observasi berperan serta) dan nonparticipant observation. 1. Observasi berperan serta (Participant Observation) Dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan seharihari subjek yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian. 2. Observasi non-partisipan (non-participant observation) Kalau dalam observasi partisipan peneliti terlibat langsung dengan aktivitas subjek-subjek yang sedang diamati, maka dalam observasi non-partisipan peneliti tidak terlibat dan hanya sebagai pengamat independen. Dari segi instrumentasi yang digunakan, maka observasi dapat dibedakan menjadi observasi terstruktur dan tidak terstruktur. a.
Observasi terstruktur Observasi
terstruktur
adalah
observasi
yang
telah
dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati dan dimana tempatnya. Jadi observasi terstruktur dilakukan apabila peneliti telah tahu dengan pasti tentang variable apa yang akan diamati. Pedoman wawancara terstruktur atau angket tertutup dapat juga digunakan sebagai pedoman untuk melakukan observasi. b.
Observasi tidak terstruktur Observasi tidak terstruktur adalah observasi yang tidak dipersiapkan
secara
sistematis
tentang
apa
yang
akan
12 diobservasi. Hal ini dilakukan karena peneliti tidak tahu secara pasti tentang apa yang akan diamati. Dalam melakukan pengamatan, peneliti tidak menggunakan instrumen yang baku, tetapi hanya berupa rambu-rambu pengamatan. 2.1.5 Wawancara Menurut Sugiyono (2012: 137), wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan atau keyakinan pribadi. 2.2
Teori Khusus 2.2.1 Entreprise Resource Planning (ERP) Menurut Magal & Word (2012: 25) ERP adalah operasi yang dilakukan dalam suatu organisasi dan mereka mengintegrasikan functional dan crossfunctional dalam suatu organisasi. Menurut Monk & Wagner (2012: 1) Enterprise Resource Planning (ERP) adalah software inti yang digunakan oleh perusahaan untuk mengkoordinasi informasi pada setiap area bisnis yang ada di perusahaan. ERP diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mengatur kegiatan proses bisnis menggunakan teknologi database dan management reporting tools. Berdasarkan pengertian diatas, Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem yang diterapkan oleh sebuah organisasi untuk mengintegrasikan dan memudahkan setiap bagian / divisi saling bertukar informasi dalam perusahaan.
13
Gambar 2.1 Alur data dalam ERP (Sumber: Monk & Wagner, 2012: 29)
2.2.1.1 Sejarah Perkembangan ERP Menurut
McLeod
&
Schell
(2008:
18-20),
sejarah
perkembangan ERP dibagi menjadi 4 tahap yaitu: 1.
Material Requirement Planning (MRP) Pada pertengahan tahun 1970-an, MRP menjadi konsep dasar manajemen produksi dan kontrol dalam industri manufaktur. MRP merupakan hasil pemrosesan Bill of Material (BOM) yang merupakan daftar berbagai bahan baku atau komponen yang diperlukan dalam industri. MRP dilihat
sebagai
solusi
sempurna
untuk
kebutuhan
manufaktur dan perencanaan produksi karena mampu memecahkan masalah-masalah utama yang ada. 2.
Close-loop MRP Sistem MRP dapat mengelola tanggal jatuh tempo dari pemesanan dan dapat digunakan untuk mendeteksi dan memberikan peringatan ketika suatu barang tidak diterima
14 pada saat jatuh tempo. Kemampuan ini dapat mengurangi ketidakpastian
proses
produksi.
Beberapa
tools
dikembangkan untuk mendukung perencanaan penjualan dan tahap produksi, pengembangan jadwal produksi, peramalan, perencanaan kapasitas dan pemrosesan pesanan. Closed-loop MRP tidak hanya sekedar perencanaan kebutuhan
material
namun
berupa
fungsi
untuk
mengotomatisasi proses produksi. 3.
Manufacturing Resource Planning (MRP II) MRP II merupakan metode untuk perencanaan yang efektif dari semua sumber daya yang dimiliki perusahaan manufaktur. MRP II terbentuk dari kumpulan fungsi yang saling
terhubung:
operasional,
dan
perencanaan penjualan,
bisnis,
manajemen
perencanaan permintaan,
perencanaan produksi, master scheduling, perencanaan kebutuhan material, perencanaan kebutuhan kapasitas, dan pelaksanaan sistem
pendukung untuk kapasitas dan
material. Hasil sistem tersebut akan terintegrasi dalam laporan finansial seperti perencanaan bisnis, laporan komitmen pembelian, biaya pengiriman, proyeksi inventory dan sebagainya. 4.
Enteprise Resource Planning (ERP) Konsep dasar ERP sama dengan konsep MRP II. Namun perusahaan software menciptakan ERP dengan sekumpulan proses bisnis yang lebih luas dalam hal ruang lingkup, kemampuan untuk menangani beberapa fungsi bisnis tambahan serta integrasi yang lebih baik dan erat dengan fungsi finasial dan akuntansi. ERP juga mampu mengintegrasikan tools lain seperti Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM) dan lainnya. ERP juga mampu mendukung aktivitas bisnis yang melibatkan pihak eksternal perusahaan.
15
2.2.1.2 Modul Dalam ERP Menurut Monk & Wagner (2012: 29), berikut ini beberapa modul yang biasanya terdapat dalam ERP, yaitu: 1.
Sales and Distribution (SD) Modul sales and distribution berfungsi untuk mencatat pesanan serta jadwal pengiriman sehingga lebih terjadwal. Informasi–informasi mengenai harga, pengiriman produk, dan bagaimana pelanggan akan membayar dicatat dalam modul ini.
2.
Material Management (MM) Modul material management mengatur tentang pengadaan bahan baku yang dibeli dari supplier, dan mengatur penyimpanan barang dari yang belum diproses hingga barang jadi.
3.
Production Planning (PP) Modul production planning mengatur tentang proses– proses
produksi,
dimulai
dari
perencanaan
hingga
penjadwalan proses produksi, dan juga mencatat aktivitas keseluruhan dalam proses produksi. 4.
Quality Management (QM) Modul quality management membantu perencanaan dan pencatatan aktivitas dalam pengendalian kualitas.
5.
Plant Management (PM) Modul plant management mengatur dan mengelola perencanaan pemeliharaan mesin–mesin pabrik, serta mengelola sumber daya, sehingga kesalahan–kesalahan dapat diminimalisirkan.
6.
Asset Management (AM) Modul asset management membantu perusahaan dalam mengatur pembelian aset tetap dan mencatat nilai depresiasi terhadap aset tersebut.
16
7.
Human Resource (HR) Modul human resource membantu perusahaan dalam melakukan perekrutan karyawan, penyewaan karyawan, pelatihan karyawan, dan juga mengatur tentang penggajian.
8.
Project System (PS) Modul ini mengatur tentang biaya–biaya yang diperlukan
dalam
menjalankan
suatu
proyek
dalam
perusahaan. 9.
Financial Accounting (FI) Modul financial accounting mencatat transaksi– transaksi yang terjadi dalam buku besar. Hasil akhir yang diharapkan adalah sebuah laporan keuangan.
10. Controlling (CO) Modul
controlling
digunakan
oleh
manajemen
internal, sehingga membantu mempermudah perusahaan dalam menganalisis biaya. 2.2.1.3 Karakteristik ERP Menurut Shouhong & Hai (2014: 2) ERP memiliki 4 karakteristik berikut: 1.
ERP merupakan sebuah sistem terintegrasi yang beroperasi dengan real-time.
2.
ERP memiliki satu database yang sama yang mendukung semua aplikasi.
3.
ERP terdiri dari sekumpulan modul dengan tampilan yang konsisten.
4.
ERP dapat digunakan oleh berbagai perusahaan bisnis besar dimana diperlukan konfigurasi atau customize agar sesuai dengan kebutuhan spesifik sebuah perusahaan.
2.2.1.4 Penyebab Kegagalan ERP
17 Menurut Rainer, Prince & Cegielski (2015: 248), penyebab kegagalan dalam implementasi sistem ERP, yakni: 1.
Tidak melibatkan pegawai yang berkaitan ke dalam fase planning dan development serta pada program change management.
2.
Proses konversi sistem yang terlalu cepat.
3.
Kurangnya pelatihan dalam menggunakan aplikasi.
2.2.1.5 Keuntungan ERP ERP memiliki beberapa kelebihan, menurut Rainer, Prince & Cegielski (2015: 247-248), keuntungan yang akan diperoleh dengan menerapkan ERP sebagai berikut: 1.
Organizational
flexibility
and
agility:
sistem
ERP
menghancurkan silo-silo fungsional proses bisnis, sistem informasi, dan sumber daya sehingga perusahaan menjadi lebih fleksibel, tanggap, dan adaptive. Perusahaan dapat merespon dengan cepat perubahan-perubahan kondisi bisnis dan menemukan peluang bisnis yang baru. 2.
Decision Support: sistem ERP menyediakan informasi penting
untuk
performa
penting
lintas
fungsional.
Informasi-informasi tersebut meningkatkan kemampuan manajer dalam membuat keputusan yang lebih baik dan cepat secara signifikan. 3.
Quality dan Efficiency: sistem ERP mengintegrasikan dan meningkatkan
proses
bisnis
perusahaan,
membuat
peningkatan kualitas yang signifikan di production, distribution, dan customer service. Menurut O'Brien & Marakas (2011: 324), terdapat beberapa manfaat dari penggunaan sistem ERP, yaitu: 1.
Kualitas dan efisiensi ERP
membentuk
suatu
kerangka
untuk
mengintegrasikan dan meningkatkan tujuan internal proses bisnis perusahaan yang digunakan untuk meningkatkan
18 kualitas dan efisiensi terhadap customer service, produksi, dan distribusi. 2.
Penurunan biaya Banyak perusahaan yang memberikan informasi bahwa dengan menggunakan sistem ERP, akan berdampak pada pengurangan yang signifikan terhadap biaya dalam proses transaksi, software, dan hardware, serta IT support setelah menggunakan sistem ERP.
3.
Menunjang pengambilan keputusan ERP mendukung hal-hal yang bersifat vital dan krusial, seperti menyalurkan informasi lintas fungsional kepada manager dan secara tidak langsung meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan yang tepat waktu.
4.
Enterprise agility Implementasi sistem ERP mampu mematahkan batasan antara departemen dan fungsional atau “silos” dari sebuah proses bisnis, sistem informasi, serta sumber informasi. Selain dari itu, dengan adanya sistem ERP, struktur organisasi akan lebih fleksibel, dan tenaga kerja dapat bekerja secara terkapitalisasi dalam tujuan bisnis.
2.2.1.6 Kelemahan ERP Menurut Magalhaes, Jahankhani & Hessami (2010: 64), kelemahan-kelemahan pada sistem ERP diantaranya sebagai berikut: 1.
Terbatasnya kustomisasi software ERP
2.
Sistem ERP masih sangat mahal.
3.
ERP seringkali dilihat terlalu sulit untuk diadaptasikan ke kerangka kerja dan proses bisnis spesifik beberapa perusahaan.
4.
Banyaknya integrated links yang membutuhkan akurasi tinggi di aplikasi lain untuk dapat bekerja secara efektif.
19 ERP memiliki beberapa limitation, menurut Rainer, Prince & Cegielski (2015: 248), yaitu: 1.
Proses
bisnis
pada
software
ERP
seringkali
telah
disesuaikan dengan best practice yang telah dikembangkan oleh vendor. Beberapa perusahaan butuh untuk mengubah proses bisnis perusahaan demi menyesuaikan dengan proses bisnis yang telah dikembangkan pada software ERP. 2.
Implementasi sistem ERP sangat kompleks, mahal dan menyita waktu. Biaya dan risiko kegagalan dalam implementasi sistem ERP sangat besar. Kegagalan proses bisnis utama serta sistem informasinya menyebabkan kerugian yang besar di pendapatan, keuntungan, dan pangsa pasar perusahaan.
2.2.2 Pembelian Menurut Hall (2011: 17), pembelian adalah suatu kewajiban untuk melakukan pemesanan kepada vendor atau supplier ketika tingkat persediaan berada pada titik reorder point. Menurut Muryanto, Riyanto & Norarita (2013: 3), pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan jasa, dan perlengkapan. Kegiatan tersebut kadang disebut sebagai pengadaan barang. Tujuan utamanya, yakni memperoleh bahan dengan biaya yang serendah mungkin namun juga konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan. Berdasarkan pengertian diatas, pembelian adalah proses pemesanan barang ke penyedia / supplier barang untuk menjaga jumlah persediaan barang yang dimiliki oleh perusahaan dengan harga serendah mungkin. Pembelian juga memiliki prinsip yang dijadikan pedoman. Prinsip pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pokok atau acuan. Prinsip-prinsip tersebut, yaitu: 1. The right price Salah satu prinsip manajemen pembelian adalah harga yang tepat. Dimana nilai dari suatu barang yang dinyatakan dalam mata
20 uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian yang dilakukan.
2. The right quantity Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar dibutuhkan oleh suatu perusahaan pada saat tertentu. 3. The right time Menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya untuk perawatan barang tersebut. 4. The right place Mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli. 5. The right quality Mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan
ketentuan
yang
sudah
dirancang
dimana
paling
menguntungkan bagi perusahaan. 6. The right source Barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain, yaitu: the right place, the right quantity, the right time, the right price, dan the right quality. 2.2.2.1 Prosedur Pembelian Menurut Mulyadi (2010: 301), terdapat prosedur yang dilakukan saat melakukan pemesanan barang kepada supplier. Berikut adalah prosedur pembelian yang umumnya dilakukan oleh perusahaan: 1.
Prosedur permintaan barang Di dalam prosedur permintaan pembelian, bagian gudang mengajukan permintaan pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya seperti barang-barang yang langsung digunakan, bagian yang menggunakan
21 barang tersebut dapat mengajukan permintaan pembelian langsung ke bagian pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. 2.
Prosedur penawaran harga dan pemilihan supplier Di
dalam
prosedur
ini,
bagian
pembelian
mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para supplier untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan supplier yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3.
Prosedur order pembelian Di dalam prosedur ini, bagian pembelian mengirim surat order pembelian kepada supplier yang dipilih dan memberitahukan kepada unit–unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya bagian penerimaan, bagian yang meminta barang, dan bagian pecatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan perusahaan.
4.
Prosedur penerimaan barang. Di dalam prosedur ini, bagian penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari supplier, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari supplier tersebut.
5.
Prosedur pencatatan utang Di dalam prosedur ini, bagian akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari supplier) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6.
Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
22
23
2.2.3 Persediaan Menurut Abdulraheem, Yahaya, Isiaka & Aliu (2011: 50), persediaan adalah sekelompok atau kumpulan barang yang bernilai bagi suatu perusahaan dimana terdapat barang yang dapat dijual dalam aktivitas sehari-hari perusahaan, barang dalam proses produksi untuk dijual dan barang yang digunakan perusahaan dalam memproduksi suatu barang dan jasa. Menurut Weygandt, Kimmel & Kieso (2011: 201), persediaan adalah barang dagang yang dimiliki perusahaan dagang untuk dijual kepada pelanggan. Perusahaan memiliki salah satu dari dua sistem untuk pencatatan persediaan yaitu sistem perpetual atau sistem periodik. Berdasarkan pengertian diatas, persediaan adalah kelompok barang yang dimiliki perusahaan untuk mendukung aktivitas bisnis perusahaan baik dibidang manufaktur dan penjualan barang atau jasa. Menurut Weygandt, Kimmel & Kieso (2011: 250), persediaan dibagi menjadi 3 kategori yaitu: 1. Finished goods inventory: barang produksi yang telah selesai dan siap untuk dijual. 2. Work in process: bagian dari persediaan yang telah ditempatkan dalam proses produksi tetapi belum selesai diproduksi. 3. Raw materials: bahan dasar yang digunakan untuk produksi tetapi belum diproduksi. 2.2.3.1 Prosedur Persediaan Menurut Mulyadi (2010: 559-575), sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan adalah: 1.
Prosedur pencatatan produk jadi Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem akuntansi biaya produksi.
2.
Prosedur pencatatan harga pokok produk yang dijual Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan disamping prosedur lainnya seperti:
24 prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang. 3.
Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli,
maka
transaksi
retur
penjualan
ini
akan
mempengaruhi persediaan produk jadi, yaitu menambah kuantitas
produk
jadi
dalam
kartu
gudang
yang
diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan menambah kuantitas dan harga pokok jadi yang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dalam kartu persediaan produk jadi. 4.
Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses Pencatatan persediaan produk dalam proses umumnya dilakukan oleh perusahaan pada akhir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan.
5.
Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli.
6.
Prosedur
pencatatan
harga
pokok
persediaan
yang
dikembalikan kepada pemasok Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi
persediaan
yang
bersangkutan,
yaitu
mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselanggarakan oleh Bagian Gudang dan mengurangi kuantitas dan harga pokok persediaan yang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dalam kartu persediaan yang bersangkutan. 7.
Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang
25 Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. 8.
Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang Transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang.
9.
Sistem penghitungan fisik persediaan Sistem penghitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggung jawaban Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan pertanggung jawaban Bagian Kartu Persediaan mengenai adjustment terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan.
2.2.4 Produksi Menurut Magal & Word (2012: 5), produksi adalah proses yang melibatkan pembuatan dari produk dalam sebuah perusahaan. Menurut Considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee (2010: 492), produksi adalah proses yang dilakukan suatu organisasi yang memilih untuk memproduksi beberapa atau semua produk yang berguna untuk dijual. Berdasarkan pengertian diatas, produksi adalah proses pembuatan barang untuk mengubah bahan baku menjadi barang jadi sehingga dapat dijual oleh perusahaan. 2.2.4.1 Proses Produksi Proses manufaktur ini dibagi menjadi dua fase besar, yakni: 1.
Fase perencanaan yan bertujuan untuk dapat secara efektif menentukan jadwal dan jumlah produk yang harus diproduksi. Staf yang terlibat dalam fase ini harus mengerti secara keseluruhan proses-proses yang harus dikerjakan sehingga tujuan dapat tercapai.
26 2.
Fase eksekusi yang bertujuan untuk memastikan bahwa aktivitas produksi yang telah direncanakan dapat dieksekusi dan dijalankan secara efektif dan akurat, dan semua catatan mengenai kegiatan produksi tersebut dapat diperbaharui dengan tepat.
Dokumen–dokumen yang biasa digunakan dalam proses manufaktur Considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee (2010: 493), yakni: 1.
Purchase Order Merupakan dokumen yang menjadi bukti adanya pembelian dan menjadi kontrak yang mengikat antara perusahaan dengan supplier. Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian.
2.
Bill of Material Merupakan dokumen yang berisi rincian mengenai bahan baku dan barang dalam proses yang diperlukan untuk memproduksi barang jadi.
3.
Work Order Merupakan dokumen yang menjadi bukti pengeluaran bahan baku dan barang dalam proses dari gudang sehingga proses produksi dapat dilakukan. Dokumen ini biasanya berisi data mengenai barang beserta jumlah barangnya yang diperlukan untuk proses produksi.
4.
Material Requisition Merupakan dokumen yang menjadi bukti permintaan persediaan bahan baku atau barang dalam proses kepada bagian gudang dari bagian produksi.
5.
Vendor List Merupakan daftar supplier yang telah terdaftar dan menawarkan barang dan asa berkualitas baik dengan harga yang sesuai.
6.
Inventory Merupakan dokumen yang berisi data mengenai kuantitas bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi yang ada dalam persediaan.
27
7.
Production Schedule Merupakan dokumen yang berisi rincian tentang kapan bahan baku akan digunakan, kapan barang dalam proses akan disimpan dalam gudang, dan kapan barang jadi akan tersedia untuk dapat dijual pada akhir proses produksi. Pada dokumen ini juga terdapat rincian mengenai mesin ataupun karyawan yang akan bekerja pada tiap tahap produksi.
8.
Timesheet Merupakan dokumen yang menunjukkan rincian jam kerja untuk suatu periode tertentu.
9.
Work in Process Merupakan
dokumen
yang
merincikan
dan
menjabarkan biaya-biaya produksi termasuk bahan baku, tenaga kerja dan biaya overhead pabrik, yang berkaitan dalam proses produksi barang jadi. 2.2.5 Penjualan Menurut Sulistyowati (2010: 270), penjualan merupakan pendapatan yang berasal dari penjualan suatu produk yang dihasilkan perusahaan, dan disajikan setelah dikurangi potongan penjualan dan retur penjualan. Menurut Muryanto, Riyanto & Norarita (2013: 3), penjualan adalah proses dimana sang penjual memuaskan segala kebutuhan dan keinginan pembeli agar dicapai manfaat baik bagi sang penjual maupun sang pembeli yang berkelanjutan dan yang menguntungkan kedua belah pihak. Berdasarkan pengertian diatas, penjualan adalah proses pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen yang dapat menghasilkan keuntungan bagi perusahaan. Ada beberapa jenis penjualan, yaitu: 1. Trade Selling Dapat terjadi bilamana produsen dan pedagang besar mempersilahkan pengecer untuk berusaha memperbaiki distributor
28 produk-produk mereka. Hal ini melibatkan para penyalur dengan kegiatan promosi, peragaan, persediaan dan pengadaan produk baru, jadi titik beratnya pada “penjualan melalui” penyalur daripada “penjualan ke” pembeli akhir. 2. Missionary Selling Dalam missionary selling penjualan berusaha ditingkatkan dengan mendorong pembeli untuk membeli barang-barang dari penyalur perusahaan. Dalam hal ini perusahaan yang bersangkutan memiliki penyalur sendiri dalam pendistribusian produknya. 3. Technical Selling Berusaha meningkatkan penjualan dengan pemberian saran dan nasehat pada pembeli akhir dari barang dan jasanya dengan menunjukkan bagaimana produk dan jasa yang ditawarkan dapat mengatasi masalah tersebut. 4. New Bussines Selling Berusaha membuka transaksi baru dengan merubah calon pembeli menjadi pembeli. Jenis penjualan ini sering dipakai oleh perusahaan asuransi. 5. Responsive Selling Dua jenis penjualan utama disini adalah route driving dan retailling. Jenis penjualan seperti ini tidak akan menciptakan penjualan yang terlalu besar meskipun layanan yang baik dan hubungan pelanggan yang menyenangkan dapat menjurus pada pembeli ulang. 2.2.5.1 Proses Penjualan Tujuan dari proses penjualan ini adalah untuk secara efektif mencatat, mengatur, dan melakukan penjualan barang dagang ataupun jasa, dan mengatur perkiraan waktu untuk menyediakan barang sehingga pesanan dari customer dapat selalu dipenuhi. Dokumen–dokumen yang biasa digunakan dalam proses penjualan Considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee (2010: 399-400) yakni:
29
1.
Customer Order Memungkinkan
pelanggan
untuk
melakukan
pemesanan barang pada perusahaan. Dokumen ini biasanya adalah dokumen pembelian (purchase order) yang dibuat dan disiapkan oleh pelanggan. 2.
Order Acknowledgement Merupakan salinan dari customer order yang dibuat oleh perusahaan dan dikirimkan pada pelanggan sebagai tanda customer order telah diterima dan diakui oleh perusahaan.
3. Sales Order Merupakan dokumen resmi yang dibuat berdasarkan pesanan pelanggan dalam dokumen customer order. Dokumen sales order ini biasanya akan dibuatkan beberapa salinan untuk kepentingan persiapan dan pengiriman barang, dan proses penerimaan pembayaran dari pelanggan. 4.
Shipping Notice Merupakan
dokumen
yang
menunjukkan
pada
pelanggan mengenai rincian barang yang telah dikirim. Dokumen ini biasanya dibuat oleh bagian gudang yang mengeluarkan barang. 5.
Sales Invoice Merupakan
dokumen
yang
dikirimkan
pada
pelanggan yang menunjukkan jumlah penjualan sebagai dokumen penagihan. 6.
Remittance Advice Merupakan dokumen yang menjadi bukti penerimaan kas yang telah diterima dari pelanggan.
30
2.2.6 Keuangan Menurut Gitman (2012: 4) Keuangan adalah suatu seni dan ilmu pengetahuan dari pengelolaan uang. Sesungguhnya setiap indvidu dan organisasi menghasilkan uang dan membelanjakan atau menginvestasikan uang. Keuangan berhubungan dengan proses, institusi, pasar, dan instrumen yang terlibat dalam perpindahan atau transfer uang antar individu, bisnis dan pemerintah. Menurut Husnan & Pudjiastuti (2012: 3) Keuangan adalah fenomena di bidang keuangan yang berguna bagi mereka yang bertanggung jawab di bidang keuangan dan individu, sebagai pengambil keputusan. 2.2.7 Pra-Implementasi Menurut Departemen Pendidikan Nasional. (2001). Kamus Besar Bahasa Indonesia Pra- adalah bentuk terikat sebelum; di depan: prasejarah. Menurut Shelly & Vermaat (2011), Implementasi adalah untuk membangun atau merekonstruksi sistem baru atau sistem yang sudah diubah kemudian mengantarkannya ke pengguna. Menurut Rainer & Cegielski (2011: 406), Implementasi adalah proses konversi dari sistem lama ke sistem baru. Berdasarkan pengertian diatas, implementasi adalah proses pembuatan sebuah sistem baru yang akan diterapkan pada suatu organisasi. Berdasarkan pengertian pra yang berarti sebelum atau di depan dan implementasi yang berarti pembuatan sistem baru, maka pra-implementasi dapat diartikan sebagai tahapan pada pembuatan sistem yang terjadi sebelum melakukan implementasi sistem baru. Pada tahapan pra implementasi akan melakukan
analisis
kebutuhan
perusahaan
agar
diimplementasikan dapat sesuai dengan kebutuhan.
sistem
yang
akan
31
2.2.8 Implementasi Sistem ERP Menurut Rainer, Prince, & Cegielski ( 2015: 250), perusahaan dapat melakukan implementasi dengan cara on-premise implementation. Berdasarkan tipe dari value chain process yang diatur oleh ERP system dan spesific value chain perusahaan, terdapat 3 pendekatan strategi implementasi dalam on-premise implementation ERP system. Pendekatan tersebut adalah a. The vanilla approach: dalam pendekatan ini, perusahaan melakukan implementasi paket standar ERP, dimana pilihan paket tersebut harus dikonfigurasi terlebih dahulu. Ketika sistem di implementasi dengan cara ini, implementasi hanya akan sedikit perubahan dari setting paket standar. Pendekatan vanilla akan membuat implementasi berjalan lebih cepat, tetapi penyesuaian software dengan proses tertentu dalam organisasi menjadi lebih terbatas. b. The custom approach: dalam pendekatan ini, perusahaan menerapkan sistem ERP yang lebih disesuaikan dengan fungsi ERP dari perusahaan untuk memanfaatkan custom approach, organisasi harus berhati-hati menganalisis proses bisnis yang berjalan untuk mengembangkan sistem yang sesuai dengan karakteristik dan proses dari organisasi. c. The best of breed approach: dalam pendekatan ini, perusahaan mengkombinasikan keuntungan-keuntungan dari pendekatan vanilla dan custom guna untuk menghindari penambahan biaya dan resikoresiko yang terkait dengan complete cuztomization. Perusahaan yang menggunakan pendekatan mix and match inti modul ERP dapat sebaik ERP modul dari software provider yang lain dan berguna untuk mencocokan unique internal process dan value chain yang mereka miliki.
32
2.2.8.1 Faktor yang mempengaruhi proses implementasi Enterprise Resource Planning Menurut Dixit & Prakash (2011: 82), 8 faktor penting yang mempengaruhi proses implementasi ERP sebagai berikut: 1.
Data yang disediakan Data yang lengkap dan akurat untuk dipetakan ke dalam sistem Enterprise Resource Planning perusahaan.
2.
Sistem Pararel Pada umumnya, perusahaan akan menggunakan kembali sistem lama ketika mendapatkan permasalahan pada
beberapa
modul
setelah
implementasi
sistem
Enterprise Resource Planning. Hal ini akan menghambat integrasi data dan akan menyebabkan ketidakcocokan data pada modul yang terkait, sehingga sistem pendukung yang disediakan oleh vendor menjadi kompleks dan sulit untuk diimplementasi sepenuhnya. Oleh karena itu, penggunaan sistem paralel harus dihindari. 3.
Pelatihan dan pengujian Pelatihan dan pengujian sistem harus dilakukan dengan benar oleh konsultan Enterprise Resource Planning. Vendor hanya berkontribusi sebesar 30% dibandingkan dengan
client
sebagai
tim
inti
dalam
proses
pengimplementasian Enterprise Resource Planning. Tim inti ini akan memberikan pelatihan kepada pihak yang bertanggungjawab atas operasional transaksi sehari-hari, yaitu yang disebut sebagai End User. Terlihat bahwa 50% dari pelatihan yang diberikan kepada end users terhambat karena user tidak terbiasa dalam menggunakan komputer dan tidak mau menerima perubahan terhadap sistem baru yang menyebabkan penurunan motivasi kerja karyawan. 4.
Harapan dari adanya sistem Enterprise Resource planning
33 Kejelasan tujuan manajemen dan harapan dari sistem Enterprise Resource Planning harus dinyatakan secara jelas kepada
vendor.
kepercayaan
Hal
terhadap
ini
menyebabkan
keunggulan
munculnya
sistem
untuk
mengintegrasikan seluruh fungsi perusahaan. Menurut vendor,
sangat
tidak
praktis
bahwa
manajemen
mengharapkan pengembalian modal yang cepat karena membutuhkan waktu sekitar tiga sampai empat bulan untuk dapat mengetahui hasil yang signifikan. Oleh karena itu, Top Management harus bersabar dengan sistem baru dan jangan takut gagal terhadap sistem yang telah sukses. 5.
Retensi Karyawan Telah diamati bahwa setelah selesainya pelatihan Enterprise Resource Planning yang diberikan kepada staf dan sistem Enterprise Resource Planning telah berjalan lama, sangat memungkinkan bahwa banyak staf yang akan keluar atau berhenti. Hal ini akan menyebabkan kerugian besar bagi perusahaan dalam bentuk kekurangan sumber daya manusia yaitu staf yang telah terlatih dan sangat tidak mungkin bagi perusahaan untuk menahan salah satu karyawan meskipun dengan adanya kontrak.
6.
Design and Testing Pengetesan perangkat lunak merupakan hal yang sangat penting dan tidak seharusnya pekerjaan pada komputer menjadi terbengkalai karena komputer tersebut mewakili pekerjaan utama dari pelayanan customer atau penginputan
order,
perencanaan,
barang
masuk,
penyimpanan, maupun keuangan. Data-data simpel harus dimuat jika perusahaan ingin menjalankan proses operasi. Bagi tim proyek pertama, data secara bertahap akan terus meningkat pada saat melakukan design maupun testing. Setelah itu, manajer dan pengguna dapat terbiasa dengan perangkat lunak tersebut. Hal ini dilakukan atau diadakan
34 sebelum
Enterprise
Resource
Planning
berfungsi
sepenuhnya didalam suatu organisasi.
7.
Customatizion should be less than 30% Kustomisasi harus meliputi beberapa modifikasi maupun sedikit perubahan yang membuat sistem Enterprise Resource Planning itu sendiri bekerja di luar kemampuan seharusnya ia dapat bekerja (out of the box). Kustomisasi paket Enterprise Resource Planning sangat mahal dan rumit. Beberapa paket Enterprise Resource Planning banyak mempunyai fitur yang umum (general). Oleh karena itu, kustomisasi paling banyak muncul pada saat proses implementasi.
Kustomisasi
biasa
bekerja
sebelum
permintaan perubahan perangkat lunak secara langsung diperlukan oleh manager di setiap cabang perusahaan. Jadi data yang memadai dan sesuai sepatutnya disediakan. 8.
Stakeholder shall be identified in the initial phase including customers and vendors Stakeholders merupakan semua orang yang secara langsung maupun tidak langsung terkena dampak atas proses implementasi sistem ERP yang baru. Kelalaian dalam hal identifikasi stakeholders sering kali menimbulkan masalah yang cukup fatal bagi perusahaan yang sedang menerapkan
sistem
ERP
ketika
stakeholders
tidak
menyetujui untuk diterapkannya sistem ERP yang baru. Jadi menginformasikan
stakeholders
tentang
pengimplementasian sistem ERP merupakan hal yang penting dan harus dilakukan. 2.2.9 Rapid Application Development (RAD) Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2010: 81), Rapid Application Development didasarkan pada pengadaan pertemuan secara intensif dengan semua stakeholder yang terlibat (developers and users), dimana spesifikasi
35 dikemukakan. Menjalankan prototype yang dibuat selama pertemuan untuk merekam kebutuhan dan bahkan awal mulai desain dan implementasi dari sistem. Pendekatan ini membutuhkan sedikit dokumentasi dan pertemuan. Menurut Kendall & Kendall (2010), RAD adalah suatu pendekatan berorientasi objek terhadap pengembangan sistem yang mencakup suatu metode pengembangan serta perangkat-perangkat lunak. RAD bertujuan mempersingkat waktu yang biasanya diperlukan dalam siklus hidup pengembangan sistem tradisional antara perancangan dan penerapan suatu sistem informasi. Pada akhirnya, RAD sama-sama berusaha memenuhi syaratsyarat bisnis yang berubah secara cepat. Berdasarkan pengertian diatas, Rapid Application Development adalah proses pengembangan sistem yang dilakukan dengan mengadakan pertemuan antar user dan developer secara rutin sehingga dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan.
Gambar 2.2 Fase dalam Rapid Application Development (Sumber: Kendall & Kendall, 2010)
2.2.9.1 Fase dan Tahapan Pengembangan Aplikasi Menurut Kendall & Kendall (2010), terdapat 3 tahapan dalam RAD yang melibatkan penganalisis dan pengguna dalam tahap penilaian, perancangan, dan penerapan. Adapun ketiga tahap tersebut adalah requirement planning, RAD design Workshop, dan implementation. Sesuai dengan metodologi RAD menurut Kendall, berikut ini adalah
36 tahap-tahap pengembangan aplikasi dari tiap-tiap tahap pengembangan aplikasi:
1.
Requirement Planning Dalam fase ini, pengguna dan penganalisis bertemu untuk mengidentifikasikan tujuan-tujuan aplikasi atau sistem
serta
untuk
mengidentifikasikan
syarat-syarat
informasi yang ditimbulkan dari tujuan-tujuan tersebut. Orientasi dalam fase ini adalah menyelesaikan masalahmasalah perusahaan. Meskipun teknologi informasi dan sistem bisa mengarahkan sebagian dari sistem yang diajukan, fokusnya akan selalu tetap pada upaya pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. 2.
RAD Design Workshop Fase ini adalah fase untuk
merancang dan
memperbaiki yang bisa digambarkan sebagai workshop. Penganalisis dan pemrogram dapat bekerja membangun dan menunjukan representasi visual desain dan pola kerja kepada pengguna. Workshop desain ini dapat dilakukan selama beberapa hari tergantung dari ukuran aplikasi yang akan dikembangkan. Selama workshop desain RAD, pengguna merespon prototype yang ada dan penganalisis memperbaiki modul-modul yang dirancang berdasarkan respon
pengguna.
merupakan
Apabila
pengembang
seorang atau
pengembangnya pengguna
yang
berpengalaman, Kendall menilai bahwa usaha kreatif ini, dapat mendorong pengembangan sampai pada tingkat terakselarasi. 3.
Implementation Pada fase implementasi ini, penganalisis bekerja dengan para pengguna secara intens selama workshop dan merancang aspek-aspek bisnis dan nonteknis perusahaan. Segera setelah aspek-aspek ini disetujui dan sistem-sistem
37 dibangun dan disaring, sistem-sistem baru atau bagian dari sistem
diuji coba dan kemudian diperkenalkan kepada
organisasi. 2.2.9.2 Keuntungan dan Kerugian Rapid Application Development (RAD) Menurut Whitten & Bentley (2007: 100), Rapid Application Development
(RAD)
memberikan
beberapa
keuntungan
dalam
pemanfaatannya dalam membangun prototype website namun juga memiliki kekurangan yang dapat menyebabkan kerugian. Berikut adalah penjabaran lebih lanjut mengenai keuntungan dan kerugian Rapid Application Development dalam pemanfaatannya. Keuntungan yang diperoleh dengan menerapkan RAD: 1.
Sangat berguna untuk proyek dimana kebutuhan sistem yang akan dikembangkan belum sepenuhnya tepat atau tidak menentu.
2.
Mendorong antusias end-user untuk berpartisipasi dalam proyek tersebut.
3.
Proyek memiliki visibilitas dan dukungan yang tinggi dikarenakan keterlibatan pengguna.
4.
Solusi berbasis software lebih cepat dibandingkan solusi berbasis bisnis model.
5.
Kesalahan dan kelalaian dapat diketahui lebih cepat pada prototype ini dibandingkan pada model sistem.
6.
Uji coba adalah suatu keharusan dari suatu produk yang mendasari dari pendekatan prototype.
7.
Pendekatan secara iterative lebih wajar karena perubahan adalah faktor yang diharapkan dalam proses pengembangan.
Kerugian yang diperoleh dengan menerapkan RAD: 1.
Beberapa isu mengatakan RAD lebih membutuhkan banyak tenaga, dukungan dan pengembangan yang menyebabkan meningkatnya biaya yang diperlukan.
38 2.
RAD dapat menyelesaikan masalah yang keliru jika masalah tersebut diabaikan dan disingkat.
3.
Prototype
berbasis
RAD
dapat
memungkinkan
berkurangnya semangat danri analisis dibandingkan dengan yang lainnya. 4.
Terkadang para stakeholder melihat prototype sebagai pembuangan tenaga dan waktu.
5.
Menekankan pada kecepatan menyelesaikan proyek dapat berdampak buruk bagi kualitas produk.
2.2.10 User Requirement Menurut Sommerville (2011: 83), user requirement adalah kebutuhan, dalam bahasa alamiah dan diagram mengenai jasa apa saja yang di ekspektasi oleh sistem untuk menyediakan jasa kepada user sistem dan constraint lain dimana sistem tersebut harus beroperasi. 2.2.11
Elisitasi
Menurut Guritno & Sudaryono
(2010: 302), elisitasi berisi usulan
rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. 2.2.11.1 Jenis-Jenis Elisitasi Menurut Guritno & Sudaryono (2010: 302), elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu: 1.
Elisitasi Tahap I Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.
2.
Elisitasi Tahap II Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi untuk dieksekusi.
39 a.
(M) pada MDI itu artinya Mandatory. Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
b.
(D) pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.
c.
(I) pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.
3.
Elisitasi Tahap III Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang option-nya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE. a.
(T) artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
b.
(O) artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
c.
(E) artinya Economic, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut di dalam sistem.
Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu sebagai berikut: a.
High (H): sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal.
Sehingga
dieliminasi.
requirement
tersebut
harus
40
4.
b.
Middle (M): mampu untuk dikerjakan.
c.
Low (L): mudah untuk dikerjakan.
Final Draft Elicitation Menurut Guritno & Sudaryono, (2010:304) Final draft merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.
2.3
Analisis dan Perancangan 2.3.1 Flowchart Menurut Shelly & Roseblatt (2012: 513), flowchart merupakan gambaran dari aturan logical dan interaksi secara grafis, menggunakan simbol-simbol yang terhubung dengan panah. Flowchart digunakan untuk membantu programmer untuk membagi sistem yang besar menjadi sub-sub sistem dan modul-modul yang mudah dimengerti dan dibangun. Menurut Considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee (2010: 214), flowchart merepresentasikan sebuah kombinasi dari logical dan fisikal sebuah DFD. Hal tersebut dikarenakan flowchart menyediakan detail dari proses yang ditampilkan (logical perspective) seperti sumber fisikal yang digunakan untuk menampilkan logical perspective (physical perspective). Berdasarkan pada pengertian diatas, flowchart adalah diagram yang berisi simbol-simbol yang digunakan untuk merepresentasikan pandangan logika programmer dan interaksi aktivitas dalam sebuah sistem.
Tabel 2.1 Notasi Systems Flowchart (Sumber: Considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee, 2010: 214-216) Notasi Systems Flowchart No.
Simbol
Nama
Deskripsi
41 Mengindikasikan permulaan dan akhir dari Start atau Stop atau
sebuah
proses
dan
1. External Entity
digunakan ketika sesuatu di-enter dan exit
dari
sebuah sistem. Notasi Systems Flowchart
No.
2.
Simbol
Nama
Document
Deskripsi
Satu dokumen tunggal.
Dapat
menjadi
rangkap
dari
tiga
Multiple (three) 3.
dokumen
document yang sama.
4.
Magnetic data storage
-
Tape drive atau 5.
magnetic tape storage Data dimasukkan secara
6.
Manual input
manual komputer.
ke
dalam
42
Proses yang ditampilkan 7.
Manual process secara manual.
Proses yang ditampilkan 8.
Computer process oleh komputer.
43
Notasi Systems Flowchart No.
Simbol
Nama
Deskripsi Contohnya saja data yang dikumpulkan berdasarkan
9.
Offline process
barcode yang kemudian akan di-upload kedalam komputer pusat. Menggabungkan
10.
A
dua
lokasi
yang
berbeda
dalam
satu
halaman
On page connector
flowchart. Menggabungkan 11.
dua
Off page connector lokasi yang berbeda.
12.
Punch card
Data dalam penyimpanan
Temporary paper data 13.
dapat
berupa
field
store numerikal. Data dalam penyimpanan Permanent paper data 14.
dapat
berupa
field
store numerikal. Data 15.
ditampilkan
On screen display monitor.
pada
44
Notasi Systems Flowchart No.
Simbol
Nama
Deskripsi
General journal atau 16.
general ledger Flow atau document
17.
atau process Flow atau data atau
18.
information Mengirim data diantara
19.
dua tempat yang berbeda.
2.3.2 User Interface Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2012: 189), user interface adalah system interface yang secara langsung melibatkan pengguna sistem. User interface adalah input dan output yang lebih langsung melibatkan pengguna sistem. User interface bisa untuk pengguna internal atau eksternal. Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2012: 190), user centered design adalah teknik desain yang dapat mewujudkan tampilan user interface dari seluruh sistem. User centered design terdiri dari physical aspect (desk, chair, light, keyboard, mouse), perceptual aspect (colour, shapes, texture, windows, font, menu), dan terakhir conceptual aspect (customers, partners, friends, orders, ratings, feedback).
45
Gambar 2.3 User Interface Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012, p. 203)
2.4
Kerangka Berpikir
Gambar 2.4 Kerangka Berpikir
46 1.
Analisis Proses Bisnis Berjalan (AS-IS) Langkah awal yang dilakukan adalah dengan menganalisis proses bisnis PT. Kemasindo Ampuh untuk mengetahui secara garis besar proses bisnis yang sedang dijalankan oleh perusahaan.
2.
Identifikasi Masalah Dari hasil proses bisnis berjalan (AS-IS) yang telah dianalisis, maka dapat mengidentifikasikan masalah yang ditemukan pada saat menjalankan current process.
3.
Identifikasi User Requirement dalam Metode RAD Setelah mengetahui proses bisnis yang berjalan di perusahaan, dilakukan identifikasi terhadap kebutuhan pengguna terhadap sistem yang akan diterapkan.
4.
Analisis User Requirement dengan metode elisitasi Selanjutnya, dengan metode elisitasi dapat membantu analis untuk menganalisis tingkat kebutuhan dari user requirement yang telah diidentifikasi tersebut.
5.
Membuat Proses Bisnis yang Baru (TO-BE) Setelah mengetahui masalah dan kebutuhan dari perusahaan, serta solusi yang dapat dijalankan, maka dapat mulai untuk membuat rancangan proses bisnis yang baru, yang akan dijalankan dengan menggunakan sistem FlowMaster ERP.
6.
Rekomendasi Sistem Setelah membuat rancangan proses bisnis yang akan diterapkan, tim proyek memberikan rekomendasi terhadap sistem yang sudah dibuat, untuk pengembangan selanjutnya.
47
REFERENSI Abdulraheem, A., Yahaya, K. A., Isiaka, S. B., & Aliu, O. A. (2011). Inventory Management in Small Business Finance. British Journal of Economics, Finance and Management Sciences . Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation and Management (5th Edition). Considine, B., Parkes, A., Olesen, K., Speer, D., & Lee, M. (2010). Accounting Information Systems: Understanding Business Processes, 3rd. Dixit, A. K., & Prakash, O. (2011). A STUDY OF ISSUES AFFECTING ERP IMPLEMENTATION IN SMEs. Journal of Arts, Science & Commerce . Hall, J. A. (2011). Accounting Information Systems, 8th Edition. Kendall, K. E., & Kendall, J. E. (2010). Systems Analysis and Design. Laudon, K. C., & Traver, C. G. (2012). Management Information Systems (12th Edition). Magal, S. R., & Word, J. (2012). Integrated Business Processes with ERP Systems. Magalhaes, S. T., Jahankhani, H., & Hessami, A. G. (2010). Global Securiy, Safety, and Sustainbility. Mahal, A. S. (2010). How Work Gets Done: Business Process Management, Basics and Beyond. New Jersey: Technics Publications. McLeod, R., & Schell, G. (2008). Management Information Systems (10th Edition). Monk, E. F., & Wagner, B. J. (2012). Concepts in Enterprise Resource Planning. Course Technology. Mulyadi. (2010). Sistem Akuntansi. Salemba Empat. Muryanto, A., Riyanto, D. E., & Norarita, B. (2013). APLIKASI TRANSAKSI PEMBELIAN DAN PENJUALAN BARANG(Studi Kasus Toko Perlengkapan Olah raga Sportivo Semarang). O'Brien, J., & Marakas, G. (2010). Introduction to Information Systems. O'Brien, J., & Marakas, G. (2011). Management Information Systems 10th Edition. McGraw-Hill Education; 10 edition.
48 Pajk, D., & Kovacic, A. (2013). Fit Gap Analysis- The Role of Business Process Reference Models. ECONOMIC AND BUSINESS REVIEW VOL.15 , 324. Rainer, K. R., & Cegielski, C. G. (2011). Introduction to information systems : enabling and transforming business. 3rd Edition. Rainer, K. R., Prince, B., & Cegielski, C. G. (2015). Introduction to Information Systems - Fifth Edition. Sari, P., & Nugroho, A. A. (2010). Perancangan Blueprint Service Oriented Architecture pada Modul Customer Information File PT. Bank XYZ TBK. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2012). Introduction to systems analysis and design : an agile, iterative approach. 6th Edition. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2010). Systems Analysis & Design in a Changing World. Shelly, G. B., & Roseblatt, H. J. (2012). Systems Analysis and Design Nineth Edition. Sugiyono. (2012). Memahami Penelitian Kualitatif. Sulistyowati, L. (2010). Panduan Praktis Memahami Analisis Laporan Keuangan. PT. Elex Media Komputindo. Weygandt, J. J., Kimmel, P. D., & Kieso, D. E. (2011). Financial Accounting IFRS Edition. Whitten, J. L., & Bentley, L. D. (2007). Systems Analysis and Design for the Global Enterprise 7th Edition.
