augustus 2015 Handleiding Euro-incasso Incasseren met boekhoudpakket Een aandeel in elkaar

augustus 2015

Handleiding Euro-incasso Incasseren met boekhoudpakket

Een aandeel in elkaar

Inhoud 1

Inleiding

2

De Euro-incasso

2.1 Algemeen

2.2 Incasseren in het buitenland

2.3 Het incassocontract

2.4 Uw Incassant ID

2.5 De contractlimieten

2.6 Euro-incasso en Bedrijven Euro-incasso

2.7 Algemene Voorwaarden

3 Incasso-software

3.1 Algemeen

3.2 Software-eisen

4 De machtiging

4.1 Algemeen

4.2 Rabo Digitaal Incassomachtigen

4.3 Machtigingsformulier op papier

4.4 Machtigingskenmerk

4.5 Validatiereferentie

4.6 Opvoeren en beheren

4.7 Wijzigingen in machtigingsgegevens

4.8 Informeer uw debiteuren

5 Incasseren

5.1 Algemeen

5.2 Incasso-opdrachten maken

5.3 Controleer uw boekhoudpakket

5.4 Incasso-opdrachten importeren

5.5 Euro-incassobatches intrekken

5.6 Verwerkingstijden

5.7 Uitvoerdatum

5.8 Verantwoording

5.9 Niet gelukte incasso’s

6 Bijlagen

Handleiding Euro-incasso: incasseren met boekhoudpakket

2

1

Inleiding

Met de Euro-incasso kunt u in Nederland en in andere Europese SEPA-landen incasseren ten laste van een bankrekening in Europa. Om de Euro-incasso te gebruiken, moet u een Euro-incassocontract afsluiten. Daarnaast heeft u geschikte software nodig om Euro-incasso-opdrachten aan te kunnen leveren. De aanlevering van de zogenoemde Euro-incasso batches gebeurt via de elektronische kanalen Rabo Internetbankieren (Pro of Zakelijk) of Rabo Cash Management (RCM), dat onderdeel is van Rabo Corporate Connect. Voor het gebruik hiervan heeft u een overeenkomst nodig. Tot slot moeten uw debiteuren u machtigen om bedragen van hun rekening af te schrijven. In de hoofdstukken hierna wordt beschreven wat u moet doen om met de Euro-incasso te incasseren. U leest meer informatie over het gebruik van de Euro-incasso vanuit een boekhoudpakket, hoe u omgaat met (Digitale) Incassomachtigingen, wat de spelregels zijn en wat u moet doen als incasso’s mislukken.


3

2

De Euro-incasso

32.1 3 Algemeen

kerkgenootschappen, publiekrechtelijke instellingen of

Met de Euro-incasso incasseert u in Nederland en in andere

buitenlandse bedrijven gelden soms andere regels. Uw

Europese SEPA-landen ten laste van de bankrekening(en) van

contactpersoon bij de Rabobank kan u daar meer over

uw debiteur(en). SEPA is de afkorting van Single Euro Payments

vertellen. Op www.kvk.nl vindt u alle informatie over

Area: één Europese betaalmarkt zonder verschillen tussen

inschrijven in het Handelsregister.

binnen- en buitenlandse betalingen.

32.4 3 Uw Incassant ID 32.2 3 Incasseren in het buitenland

Op het Euro-incassocontract wordt uw Incassant ID vermeld

Met de Euro-incasso kunt u in alle Eurolanden incasseren.

en daarmee is uw organisatie in het hele SEPA-gebied

Uiterlijk 31 oktober 2016 kan dat ook in alle SEPA-landen die de

herkenbaar.

euro niet hebben ingevoerd. Uw debiteur in zo’n SEPA-land kan

Het Incassant ID is een kenmerk dat u ontvangt bij het

bij zijn bank navragen of hij nu al geïncasseerd kan worden met

ondertekenen van het incassocontract of dat u eerder van een

de Euro-incasso.

andere bank heeft ontvangen. U ontvangt van ons eenmalig een certificaat waar uw Incassant ID op staat. In Nederland is

Andere valuta

het Incassant ID opgebouwd uit 19 posities.

Als de bank van de debiteur Euro-incasso’s kan verwerken, kunt u in euro’s incasseren ten laste van een rekening (IBAN) die in

32.5 3 Contractlimieten

een andere valuta wordt aangehouden. Als uw debiteur

In het Euro-incassocontract zijn twee contractlimieten van

bijvoorbeeld een rekening heeft in Engelse ponden, dan wisselt

toepassing. U kunt uw incasso-opdrachten tot deze limieten

de bank van de debiteur de valuta om. Bij de debiteur kan dit

laten verwerken.

leiden tot extra kosten. Bij een eventuele terugboeking van de incasso-opdracht is het koersrisico voor u als incassant.

1. Maximum postbedrag Dit is het maximaal toegestane bedrag van een individuele

32.3 3 Het Euro-incassocontract

Euro-incasso-opdracht. Als u een incasso instuurt met een

Als u gebruik wilt maken van de Euro-incasso, dan moet u bij de

hoger bedrag, dan keurt de bank deze af. Is het maximum

Rabobank een Euro-incassocontract afsluiten. Met het

bedrag te laag voor u, overleg dan met uw bank.

ondertekenen ervan verklaart u zich aan de regels te houden die de wet en de Rabobank aan u als incassant stellen. Deze

2. Periodelimiet

regels vindt u terug in deze handleiding en in de Algemene

Dit is het maximaal toegestane totaalbedrag dat u in een

Voorwaarden op www.rabobank.nl/euroincasso.

bepaalde periode (in weken) aan Euro-incasso-opdrachten mag

www.rabobank.nl/euroincasso.

indienen. Als u meer incasso’s instuurt dan uw periodelimiet toestaat, dan bestaat de kans dat deze niet uitgevoerd of later

Inschrijving Kamer van Koophandel

uitgevoerd worden.

Om een Euro-incassocontract bij de Rabobank af te kunnen sluiten, moet uw organisatie geregistreerd zijn in het

Toetsmoment en overschrijding limieten

Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Voor

Tijdens de verwerking van een Euro-incassobatch wordt het


4

2 De Euro-incasso totaalbedrag dat in de afgelopen periode al is verwerkt, gecontroleerd. Het toetsmoment is de gewenste uitvoerdatum

32.7 3 Algemene Voorwaarden Rabobank (Bedrijven) Euro-incasso

(en dus niet de dag van aanlevering). Eventuele batches die

Op alle informatie in deze handleiding zijn de Algemene

over de limiet gaan, worden door de bank aangehouden. De

Voorwaarden Rabo (Bedrijven) Euro-incasso en de Aanvullende

bank besluit vervolgens per batch of deze wordt uitgevoerd of

voorwaarden Rabo Digitaal Incassomachtigen van toepassing.

geweigerd. Bij een overschrijding van het maximum

Deze zijn bij tegenstrijdigheid tussen de algemene

postbedrag wordt de opdracht overigens direct na creditering

voorwaarden en de handleiding altijd leidend en staan op

van het totale batchbedrag teruggeboekt.


Voorbeeld Uw periodelimiet is €1.000 per week. U stuurt vandaag een incassobatch van €1.000 in met een gewenste uitvoerdatum van 31 augustus. Morgen doet u precies hetzelfde met een uitvoerdatum van 1 september. De tweede batch zal worden aangehouden omdat uw periodelimiet al is bereikt. Er wordt namelijk vanaf de uitvoerdatum – in dit geval 1 september – gekeken of uw limiet in de periode (één week) daarvoor al is gebruikt. De bank besluit binnen drie werkdagen na uw aanlevering of de tweede batch wel of niet verwerkt wordt. Uw contractlimieten en meerdere rekeningen U kunt meerdere rekeningen opnemen in uw incassocontract. De contractlimieten gelden dan voor alle rekeningen in het contract gezamenlijk. Uw contract wijzigen Wilt u meer kunnen incasseren dan uw huidige contractlimieten u toestaan? Via www.rabobank.nl/euroincasso kunt u zelf een verhoging van uw contractlimieten aanvragen. Een beperkte wijziging kan de volgende werkdag al actief zijn.

32.6 3 Euro-incasso en Bedrijven Euro-incasso Naast de Euro-incasso kunt u bij de Rabobank ook met de Bedrijven Euro-incasso incasseren. Deze mag uitsluitend tussen bedrijven gebruikt worden. Een ander verschil is dat de consument bij de Euro-incasso bij eenmalige of doorlopende incasso’s het recht heeft om het bedrag binnen acht weken terug te boeken. Bij de Bedrijven Euro-incasso heeft de debiteur dit terugboekingsrecht niet. U leest meer over de Bedrijven Euro-incasso op www.rabobank.nl/bedrijveneuroincasso.


5

3

Incasso-software

33.1 3 Algemeen

Euro-incasso-opdrachten die niet aan bovengenoemde eisen

Het bestandsformaat voor de aanlevering van Euro-incasso-

voldoen, worden afgekeurd. Het maximale aantal posten hangt

opdrachten is PAIN XML. Met de Euro-incasso moet u verplicht

af van het elektronische aanleverkanaal dat u gebruikt.

gegevens vastleggen in uw debiteurenadministratie. Daarnaast eist wetgeving dat u het altijd aangeeft als u voor het eerst bij een debiteur incasseert. Bij weinig incasso’s kunt u ook zonder software via Rabo Internetbankieren of Rabo Cash Management incasseren.

33.2 3 Software-eisen

Tip Gebruik incassosoftware die voor u bijhoudt of u een ‘eerste’ of ‘volgende’ incasso moet aanleveren en die toekenning van unieke machtigingskenmerken bewaakt. Zo voorkomt u dat incasso-opdrachten worden afgekeurd.

Let er op dat uw incassosoftware ten minste aan de volgende eisen voldoet:

Tip: End-to-end ID

• Het ondersteunt het bestandsformaat PAIN.008.001.02

Maak gebruik van het end-to-end ID. Hiermee geeft u een

(volgens de ISO 20022 standaard);

uniek kenmerk aan één incasso-opdracht, waardoor deze

• Het gebruikt de euro als muntsoort;

op elk moment in het proces te volgen is. Bij de

• Er is onderscheid mogelijk in ‘eerste’, ‘volgende’, ‘laatste’ en

reconciliatie (terugmelding van verwerkingsinformatie) is

‘eenmalige’ incasso-opdrachten; • Verplichte velden als IBAN, uniek machtigingskenmerk en datum handtekening kunnen worden ingevuld; • Er is een mogelijkheid om een ‘amendment’ (wijziging van

dit bijzonder handig. Het end-to-end ID wordt ook aan uw debiteur doorgegeven. Het verschil met het machtigings kenmerk is dat het machtigingskenmerk niet uniek is per opdracht maar per debiteur en machtiging.

machtigingsgegevens) door te geven; • De uitvoerdatum wordt op minimaal zes of drie werkdagen

Fouten in een batch

in de toekomst gesteld (voor respectievelijk ‘eerste en

Als een ingezonden incassobatch fouten bevat, dan worden die

eenmalige’ en ‘volgende’ incasso’s);

foute posten afgekeurd. Bij te veel fouten wordt een hele batch

• De datum van uitvoering is maximaal één jaar na de aanleverdatum;

afgekeurd omdat de integriteit van het bestand dan in twijfel wordt getrokken. Het gaat om technisch niet te voorkomen

• De bestandsnamen zijn uniek;

fouten. Als dit gebeurt, neem dan contact op met uw

• De samenstelling van een Euro-incassobestand bestaat uit

softwareleverancier.

één of meerdere batches; • Elke batch bevat daarin alleen Euro-incasso-opdrachten: - van hetzelfde type (‘eerste’, ‘volgende’, ‘laatste’ of ‘eenmalige’);

Kosten terugmelding afgekeurde posten Aan terugmeldingen van afgekeurde posten zijn kosten verbonden. Voorkom dat deze kosten oplopen en test daarom

- met dezelfde gewenste uitvoerdatum;

eerst goed de werking van uw software. Kijk voor meer

- die bestemd zijn voor dezelfde rekening van de incassant.

informatie over het exacte gebruik van het PAIN.008.001.02 bestandsformaat op www.rabobank.nl/seb. Hier staan de gebruiksregels uit de Implementation Guideline.


6

Terugboeken? Neem contact op met uw bank. Indien u een doorlopende machtiging heeft afgegeven en u bent het niet eens met een afschrijving, kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen acht weken na afschrijving contact op met uw bank. U kunt uw bank ook vóór het moment van afschrijving verzoeken om een Europese incasso-opdracht tegen te houden.

4

De machtiging

Als u van mening bent dat een bedrag ten onrechte van uw rekening is afgeschreven, kunt u tot 13 maanden na datum afschrijving een verzoek indienen bij uw bank om dit te corrigeren. Informeer bij uw bank naar de voorwaarden.

34.1 3 Algemeen Om de Euro-incasso te kunnen gebruiken, moet uw debiteur u toestemming geven door een machtigingsformulier te ondertekenen dat aan de wettelijke eisen voldoet. Het kan gebeuren dat iemand bij wie u heeft geïncasseerd, claimt dat hij geen machtiging aan u heeft gegeven. U moet dan een kopie van het getekende formulier kunnen tonen.

34.2 3 Rabo Digitaal Incassomachtigen Met Rabo Digitaal Incassomachtigen geeft uw klant u online

Doorlopende machtiging

LOGO INCASSANT

Naam

:

Adres

:

Postcode

: Woonplaats : <Woonplaats incassant>

Land

:

Incassant ID :

Kenmerk machtiging : Door ondertekening van dit formulier geeft u toestemming aan doorlopende incasso-opdrachten te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af te schrijven wegens en uw bank om doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van . Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen acht weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden. Naam

:

Adres

:

Postcode

:

Land

:

Rekeningnummer [IBAN]

:

Woonplaats :

Plaats en datum

Bank Identificatie [BIC]* : Handtekening :

*Geen verplicht veld bij NL IBAN

een geldige machtiging om te incasseren. Een handtekening op papier is dus niet meer nodig. Om digitale machtigingen te

Aandachtspunten machtigingsformulier

kunnen ontvangen, moet u een machtigingsknop op uw

Bank Identificatie Code (BIC)

website (laten) plaatsen. U kunt ook gebruik maken van een

Het veld ‘BIC’ op het machtigingsformulier hoeft alleen ingevuld

Service Provider, die namens u de digitale machtigingen

te worden bij klanten met een buitenlands rekeningnummer.

ontvangt.

Mogelijk vraagt een boekhoudpakket wel om invoer van een

Meer informatie over Digitaal Incassomachtigen staat op

BIC. U kunt dan de BIC ‘RABONL2U’ invoeren. De Rabobank vult


altijd zelf de juiste BIC in.

34.3 3 Machtigingsformulier op papier

Eén machtiging voor incasso meerdere doelen

Er zijn standaard groene machtigingsformulieren die u zelf kunt

U mag met één machtiging voor meerdere doelen incasseren.

printen of bij een drukker kunt bestellen. U kunt dit model ook

Met de Euro-incasso hoeft u geen reden van afschrijving op de

gebruiken voor een eigen ontwerp.

machtiging zelf te vermelden. U kunt dus één machtiging (en dus hetzelfde machtigingskenmerk) gebruiken om voor

Let op: U bent verplicht om alle velden die op het voorbeeld

verschillende doeleinden bij dezelfde persoon te incasseren. De

van het machtigingsformulier staan, letterlijk op uw eigen

Rabobank adviseert u wel een reden op te geven om

ontwerp te gebruiken. Tekst weglaten mag dus niet! Meer

onduidelijkheid bij de debiteur te voorkomen.

informatie op uw eigen ontwerp plaatsen mag overigens wel. Denk aan een contractnummer of de reden van betaling.

Reden van afschrijving

Zolang u de machtigingstekst in het model niet tegenspreekt,

Voordat u incasseert, moet u altijd de exacte reden van een

is extra informatie toegestaan.

specifieke afschrijving duidelijk aan uw debiteur communiceren.

U mag de machtigingstekst ook opnemen in een contract, maar alleen als u in het contract de machtigingstekst apart laat

Beperkte geldigheidsduur

ondertekenen. Deze tekst moet dan wel duidelijk door de

Als u in een aaneengesloten periode van twintig maanden niet

debiteur als machtiging te herkennen zijn.

met hetzelfde machtigingskenmerk heeft geïncasseerd, dan


7

4 De machtiging mag u de machtiging niet meer gebruiken en moet u een nieuwe machtiging laten ondertekenen. Bewaren machtigingen

Tip Kijk voor meer informatie over het juiste gebruik van het machtigingsformulier op www.rabobank.nl/euroincasso.

Een in gescand en digitaal gearchiveerd machtigingsformulier wordt in Nederland als een rechtsgeldige machtiging

34.4 3 Machtigingskenmerk

beschouwd. Bij machtigingen afgegeven door rekeninghouders

Bij de Euro-incasso is het belangrijk om elke machtiging een

bij een buitenlandse bank kan niet gegarandeerd worden dat

uniek kenmerk te geven. De Rabobank herkent aan dit

een gescande machtiging als rechtsgeldig wordt geaccepteerd.

machtigingskenmerk of het om een ‘eerste’ of een ‘volgende’

U bent verplicht om de originele incassomachtiging tenminste

incasso gaat. De afhandeling en de tijdlijnen van verwerking

dertien maanden na de laatste incasso-opdracht te bewaren.

van een ‘eerste’ of ‘volgende’ incasso-opdracht zijn verschillend.

De bank kan u naar aanleiding van een ‘Melding Onterechte

Foutief gebruik van het machtigingskenmerk kan leiden tot

Incasso’ binnen die termijn vragen om een kopie of scan van de

afkeuringen.

machtiging te tonen. Als u dit niet doet, dan wordt de incasso teruggedraaid.

Uniek machtigingskenmerk Het machtigingskenmerk vormt in combinatie met uw

Digitale Incassomachtiging

Incassant ID een unieke referentie naar de machtiging. Het

Bij een Digitale Incassomachtiging is het van belang dat u

machtigingskenmerk:

zowel het ISO PAIN.012 bericht als de elektronische

• Is het unieke kenmerk van één machtiging van uw lid of

handtekening (inclusief de certificaatinformatie) bewaart. De

klant;

bewaartermijn is minimaal dertien maanden nadat de laatste

• Is verplicht;

incasso heeft plaatsgevonden. Als u dit niet doet, dan kan de

• Bedenkt u zelf;

incasso worden teruggedraaid.

• Kan uit maximaal 35 cijfers en/of letters bestaan; • Vult u in uw debiteurenadministratie in;

Machtigingsformulier in een andere taal

• Mag niet bij meerdere debiteuren gebruikt worden;

Het model van de machtiging is in vier talen beschikbaar op

• Mag na gebruik niet meer gewijzigd worden.

www.rabobank.nl/euroincasso. Wilt u een machtigingstekst in een andere taal dan Nederlands, Engels, Frans of Duits? Kijk dan

Omschrijving versus machtigingskenmerk

op www.europeanpaymentscouncil.eu.

Hoewel het machtigingskenmerk bij dezelfde debiteur in principe nooit verandert, kan de omschrijving bij elke incasso

Tip U mag het veld ‘machtigingskenmerk’ op het papieren machtigingsformulier leeg laten op het moment dat uw lid of klant tekent. U moet dit kenmerk dan later bepalen als u de machtiging in uw debiteurenadministratie in Rabo Internetbankieren opvoert. Vervolgens moet u het kenmerk vóór de eerste incasso-afschrijving aan uw debiteur meedelen.

anders zijn. Een debiteur ziet bijvoorbeeld bij zijn incasso-omschrijving: - machtigingskenmerk: debiteur123 - omschrijving: levering 15 december

34.5 3 Validatiereferentie Als onderdeel van de Digitale Incassomachtiging ontvangt u een validatiereferentie in het machtigingsbericht (PAIN.012). In het geval van een dispuut wordt deze referentie door de bank van de debiteur gebruikt. Deze referentie dient te worden


8

4 De machtiging toegevoegd aan de automatische incasso (zie hiervoor het veld

machtigingen wijzigen, bijvoorbeeld vanwege een fusie of

‘Electronic Signature’ op www.rabobank.nl/seb).

ingebruikname van een nieuwe debiteurenadministratie.

34.6 3 Opvoeren en beheren

Bij deze wijzigingen moet u bij de eerstvolgende incasso de

Als u een getekende digitale of papieren machtiging van een

oorspronkelijke én de gewijzigde gegevens in de Euro-incasso-

klant heeft ontvangen, dan neemt u de gegevens op in uw

opdracht meeleveren en de incasso-opdracht als ‘volgende’

debiteurenadministratie. U moet in ieder geval de verplichte

aanleveren. Dit wordt een ‘amendment’ (wijziging) genoemd.

elementen (elektronisch) vastleggen: Naam, IBAN, datum van

Let op: controleer of uw software een ‘amendment’ (wijziging)

ondertekening machtiging en machtigingskenmerk.

ondersteunt. Als dat niet zo is moet u de transactie als ‘eerste’ (first) insturen met alleen de gewijzigde gegevens daarin.

Als de machtiging wijzigt, leg dan de datum van wijziging en de reden vast. Als er namens een ander op de rekening wordt

34.7.2 3 Wijzigingen bij uw klant

geïncasseerd, houdt u er dan rekening mee dat u de gegevens

Wijziging rekeningnummer naar een andere bank met

van de uiteindelijke debiteur vastlegt. In de volgende paragraaf

Overstapservice

leest u meer over wijzigingen in de machtiging gegevens.

In Nederland wordt bij wisseling van bank vaak gebruik gemaakt van de ‘Overstapservice’.

34.7 3 Wijzigingen in machtiging gegevens Een bestaande machtiging kan wijzigen doordat bij uw klant of

In deze situatie:

bij u gegevens zijn veranderd.

• Wordt een incasso-opdracht ten laste van de ‘oude’ rekening van de debiteur automatisch doorgeleid naar de nieuwe

33 4.7.1 Wijzigingen bij uzelf

rekening;

Voor de volgende wijzigingen geldt dat u een negatieve

• Ontvangt u een brief met de nieuwe rekeninggegevens;

akkoordverklaring naar uw debiteur kunt sturen, mits aan de

• Bewaart u deze brief bij de machtiging van de debiteur in

gestelde voorwaarden is voldaan. Vraag uw bank om meer informatie. • een nieuw Incassant ID; • een andere naam van de crediteur;

uw administratie; • Past u in uw debiteurenadministratie het rekeningnummer aan; • Voert u de eerstvolgende incasso uit als ‘eerste’;

• een nieuw machtigingskenmerk. Wijziging rekeningnummer naar een andere bank zonder Nieuw Incassant ID

Overstapservice

Uw Incassant ID kan veranderen, bijvoorbeeld als gevolg van

In deze situatie:

een fusie. Wij adviseren u om uw Incassant ID alleen te wijzigen

• Ontvangt u van uw klant een bericht of een e-mail met de

als dit echt niet anders kan. Zo is het niet nodig om uw

nieuwe Rekeninggegevens. Deze wijziging kunt u alleen

Incassant ID te wijzigen als uw KvK-nummer wijzigt. Bij uw

accepteren als deze rechtsgeldig ondertekend is. Is dit

Rabobank kunt u hier meer informatie over krijgen.

niet zo, dan moet er een nieuwe machtiging ondertekend worden;

Als uw incassant ID toch wijzigt, dan laat u uw klant bij voorkeur een nieuwe – eventueel digitale;machtiging tekenen.

• Bewaart u deze informatie bij de machtiging van de debiteur in uw administratie; • Past u in uw debiteurenadministratie het rekeningnummer

U gebruikt een nieuw machtigingskenmerk Soms moet u het machtigingskenmerk voor bestaande


aan en slaat u deze op; • Voert u de eerstvolgende incasso uit als ‘eerste’.

9

4 De machtiging

Nieuw rekeningnummer (bij dezelfde bank)

U bent er vrij in om te bepalen hoe u dit communiceert, als het

Dat uw klant een nieuw rekeningnummer heeft, verneemt u

maar persoonlijk aan de debiteur gericht is en er daarmee

rechtstreeks van uw klant via bijvoorbeeld een brief of een

vanuit kan worden gegaan dat de informatie de debiteur

e-mail. Deze wijziging kunt u alleen accepteren als deze

werkelijk bereikt. Het vermelden van informatie op uw website

rechtsgeldig ondertekend is. Is dit niet zo, dan moet er een

volstaat niet.

nieuwe machtiging ondertekend worden.

U moet in uw voorwaarden, in een contract met uw klant of op

Bij deze wijziging moet u bij de eerstvolgende incasso de

het machtigingsformulier zelf aangeven hoe ver u hem van

oorspronkelijke én de gewijzigde gegevens in de Euro-incasso-

tevoren over aankomende incasso’s informeert. Doet u dat niet,

opdracht meeleveren en de incasso-opdracht als ‘volgende’

dat geldt een wettelijke termijn van veertien dagen.

aanleveren. In één keer of meerdere keren informeren Wijziging rekeningnummer via het Rabo Digitaal

Voordat u een incasso ter verwerking instuurt, moet u de

Incassomachtigen Dashboard

debiteur ook informeren over het bedrag en de datum van de

De klant voert in deze situatie de wijziging op uw website door.

incasso. Dat kan bijvoorbeeld vooraf, direct bij het tekenen van

In de handleiding Rabo Digitaal Incassomachtigen leest u hoe u

de machtiging met: “U wordt elke maand rond de 30e

het wijzigen van digitale machtigingen kunt aanbieden op uw

geïncasseerd voor een bedrag van € 25”. Bij wisselende

website. Hoe u de eerste incasso na wijziging moet insturen,

bedragen moet u vooraf laten weten welk bedrag u gaat

leest u hierboven en hangt af van het feit of de debiteur wijzigt

afschrijven.

van bank of bij dezelfde bank blijft. Te veel terugboekingen? Volg na een wijziging op de (digitale) machtiging de volgende

Als de Rabobank constateert dat er op verzoek van uw

stappen:

debiteuren vaak terugboekingen worden uitgevoerd, dan

• Bewaar de gewijzigde (digitale) machtiging bij de

kunnen wij u vragen aan te tonen dat u over geldige

oorspronkelijke machtiging;

machtigingen beschikt en dat u uw debiteuren volgens de

• Pas het rekeningnummer aan in uw administratie;

spelregels informeert over aankomende incasso-afschrijvingen.

• Stuur de eerst incasso na wijziging in als eerste of volgende.

Zorg er dus voor dat u uw werkwijze kunt laten zien.

Dit is afhankelijk van de wijziging, zoals hierboven beschreven.

34.8 3 Informeer uw debiteuren Europa wil consumenten beschermen tegen ongewenst incasseren. Daarom gelden er voorwaarden voor de manier waarop u uw debiteuren van tevoren over afschrijvingen informeert. Voordat u incasseert, moet u uw debiteur laten weten: • Wat uw incassant ID is; • Welk machtigingskenmerk u aan de debiteur heeft toegekend; • Rond welke datum u welk bedrag bij hem gaat incasseren.


10

5

Incasseren

35.1 3 Algemeen

35.3 3 Controleer uw boekhoudpakket

U bent klaar om te incasseren als u een contract en getekende

Kijk in uw boekhoudpakket bij de incasso’s die klaar staan:

machtigingen heeft en uw debiteuren goed geïnformeerd zijn

PPKloppen de bedragen?

over wanneer en wat u gaat afschrijven.

PPStaat ‘eerste/first’ alleen bij nieuwe debiteuren? PPStaat ‘volgende/recurrent’ alleen bij debiteuren van wie u al

35.2 3 Een incasso-opdracht maken De banken controleren op basis van het machtigingskenmerk of u voor het eerst bij een debiteur incasseert. U moet zelf het type ‘eerste’, ‘volgende’, ‘laatste’ of ‘eenmalige’ meegeven in de incasso-opdracht. De machtigingstypes zijn: 1. ‘Eerste/first’ incasso-opdracht De eerste keer dat u bij een debiteur incasseert, moet u de incasso-opdracht als type ‘eerste’ insturen. 2. ‘ Volgende/recurrent’ incasso-opdracht

eerder heeft geïncasseerd? PPStaat ‘eenmalig’ alleen bij debiteuren bij wie u echt niet vaker

wilt incasseren? PPZijn de gebruikte machtigingskenmerken uniek per incasso/

debiteur? PPKloppen de uitvoerdata: zes werkdagen later voor de ‘eerste/

first’ en ‘eenmalige/one-off’, drie werkdagen later voor de ‘volgende/recurrent’? PPIs de incasso gebaseerd op een digitale incassomachtiging?

Zo ja, is de Validatiereferentie gevuld?

Alle tweede en opvolgende keren dat u bij een debiteur incasseert, is een ‘volgende’ incasso-opdracht. Hier gaat dus

Bij de eerste keer:

altijd een ‘eerste’ aan vooraf.

PPHebben alle incasso’s het type ‘eerste/first’?

3. ‘Laatste’ incasso-opdracht Door een incasso als type ‘laatste’ in te sturen, weet de bank

Als alles klopt, dan kunt u de incasso’s importeren in

van de debiteur dat er geen volgende incasso’s met hetzelfde

Rabo Internetbankieren of Rabo Cash Management.

machtigingskenmerk meer komen. Deze zullen dan ook niet meer verwerkt worden. 4. ‘Eenmalige/one-off’ incasso-opdracht Het machtigingskenmerk van een eenmalige incasso-

35.4 3 Incasso-opdrachten importeren In Rabo Internetbankieren kiest u voor: > Betalen en Sparen – Euro-incasso – Importeren.

opdracht kunt u maar één keer gebruiken. In Rabo Cash Management kiest u voor: Type bij wijzigingen van de machtiging

> Betalen en incasseren – Importeren – Importeren batches

Als u een machtigingskenmerk voor het eerst gebruikt, dan moet u de incasso-opdracht als ‘eerste’ insturen. Alleen bij een

Bij verzending splitst uw boekhoudpakket de incasso-

‘amendment’ (wijziging van bepaalde machtiginggegevens)

opdrachten op in verschillende batches voor de verschillende

mag een nieuw machtigingskenmerk bij een ‘volgende’

types. Daarna volgt een splitsing in verschillende uitvoerdata. U

gebruikt worden. Dit gebruikt u alleen als het

kunt de batches inlezen in Rabo Internetbankieren of in Rabo

machtigingskenmerk om een administratieve reden wijzigt,

Cash Management. Na het inlezen is het niet meer mogelijk de

bijvoorbeeld door een wijziging in uw software of vanwege een

batch te wijzigen. Als u wijzigingen wilt aanbrengen, moet u de

fusie.

batch intrekken en uw wijziging in het boekhoudpakket doen.


11

5 Incasseren

Tip Als u incasso-opdrachten in uw boekhoudpakket aanmaakt, boek dan de openstaande posten direct als betaald. U kunt er namelijk vanuit gaan dat de incasso verwerkt wordt, tenzij u een afkeuring ontvangt. In dat geval boekt u de post weer open. Het meest efficiënt is als uw boekhoudpakket afkeuringen automatisch kan verwerken.

Dagen waarop de Euro-incasso-opdrachten niet verwerkt kunnen worden zijn: • Nieuwjaarsdag (1 januari) • Goede Vrijdag • Tweede Paasdag • Dag van de Arbeid (1 mei) • Eerste en Tweede Kerstdag (25 en 26 december)

35.7 3 Uitvoerdatum Euro-incassobatches die op tijd en correct worden aangeleverd

35.5 3 Euro-incassobatches intrekken

en binnen de contractlimieten blijven, worden op de gewenste

Afhankelijk van de soort opdracht geldt een uiterste datum om

uitvoerdatum verwerkt. Als de gewenste uitvoerdatum niet

batches in te trekken. U kunt ingestuurde Euro-incasso-

haalbaar is (het is bijvoorbeeld een feestdag), dan past de

opdrachten alleen nog intrekken als u in Rabo Internet

Rabobank deze datum automatisch aan naar de eerstvolgende

bankieren in het scherm ‘Verzonden Euro-batches’ de status

uitvoerdatum die wel haalbaar is. Opdrachten die later

‘Openstaand’ ziet. Wilt u een batch intrekken in Rabo Cash

aangeleverd worden dan aangegeven in de volgende tabellen,

Management? Dit kan tot het moment dat de batch in

worden op de eerst mogelijke uitvoerdatum uitgevoerd.

verwerking gaat: tot zes werkdagen voorafgaand aan de verwerkingsdatum van een ‘eerste’ of ‘eenmalige’ en tot drie werkdagen voorafgaand aan een ‘volgende’. Neem voor annuleringen via Rabo Cash Management contact op met uw

Tabel 1: tijdlijnen eerste en eenmalige incasso Gewenste uitvoerdag

Aanleveren uiterlijk tot 24.00 uur op MA

bank.

DI

WO

DO

VR

ZA

MA

35.6 3 Verwerkingstijden

DI

De Euro-incasso kan niet worden uitgevoerd op de dag dat

WO

deze ter verwerking wordt aangeboden. De banken moeten in

DO

heel Europa namelijk voldoende tijd hebben om de

VR

ZO week ervoor

week ervoor week ervoor week ervoor week ervoor

binnengekomen incasso’s te controleren. Ook moet de geïncasseerde de gelegenheid krijgen om een aankomende

Tabel 2: tijdlijnen volgende incasso

incasso te kunnen weigeren. Een ‘eerste’ en ‘eenmalige’ incasso-

Gewenste uitvoerdag

opdracht moet u zes werkdagen vóór de gewenste uitvoerdatum insturen. Bij ‘volgende’ incasso’s is dat drie werkdagen. U kunt een ‘eerste’ en een ‘volgende’ incasso niet gelijktijdig laten verwerken. De uitvoerdatum van de volgende incasso moet altijd minimaal één werkdag na de uitvoerdatum van de eerste liggen. U kunt er ook voor kiezen om op dezelfde datum

Aanleveren uiterlijk tot 24.00 uur op MA

DI

DO

VR

ZA

ZO

week ervoor

MA

week ervoor

DI WO DO

WO

X X

VR

X

X = aanleveren in dezelfde week

twee ‘eerste’ incasso’s uit te laten voeren. U kunt uw Euroincasso-opdrachten maximaal één jaar vóór de gewenste uitvoerdatum bij de Rabobank aanbieden.


12

5 Incasseren 35.8 3 Verantwoording

PAIN.002 voor snelle informatie over afkeuringen

Euro-incasso-opdrachten worden als één totaal batchbedrag

PAIN.002 is een bestandsformaat voor rekeninginformatie,

op uw rekening geboekt. In de omschrijvingsregel behorende

waarmee u niet hoeft te wachten tot de bijschrijving van de

bij de creditering treft u onder meer het oorspronkelijke aantal

incassobatch om te weten welke incasso’s al voor de

posten en het ‘kenmerk batch’ aan, zoals door u gebruikt toen u

bijschrijving afgekeurd waren. Door een PAIN.002 bestand op te

de opdracht indiende. Indien Euro-incasso-opdrachten worden

vragen kunt u direct de afkeuringen inzien nadat u de incasso’s

afgekeurd (vóór verwerkingsdatum) of teruggeboekt (ná

heeft ingestuurd. U kunt zo vaak PAIN.002 informatie opvragen

verwerkingsdatum) dan ziet u deze opdrachten als individuele

als u wilt om de meest actuele afkeuringen te zien en daar

afschrijving in uw rekeningoverzicht. In de omschrijvingsregel

direct actie op te ondernemen. Uw incassosoftware moet hier

bij de debitering staat het ‘kenmerk machtiging’ en de unieke

wel geschikt voor zijn; vraag uw leverancier of u PAIN.002 kunt

‘transactiereferentie’ die u gebruikt heeft toen u de opdracht

gebruiken. Zie ook www.rabobank.nl/seb voor de technische

indiende.

informatie.

De bijschrijving van een batch met Euro-incasso-opdrachten

35.9 3 Niet gelukte incasso’s

vindt u als volgt terug op uw rekeningoverzicht:

Incasso’s kunnen om verschillende redenen mislukken. De

1e regel (Bedrijven) Euro-incasso 2e regel Internetbankieren*

reden van de uitval bepaalt of en hoe u de incasso opnieuw

3e regel ‘Kenmerk batch:’

kunt aanbieden. Op uw rekeningoverzicht ziet u per verwerkte

4e regel PaymentRefenceID (2.1 index uit de impl guideline

incassobatch altijd een bijschrijving van één totaalbedrag van

van de PAIN.008.001.02)

alle incasso-opdrachten die u in die batch heeft ingestuurd. In

5e regel ‘Aantal posten:’

de omschrijvingsregel wordt het oorspronkelijke aantal posten

6e regel NumberOfCollections (2.4 index uit de impl guideline

vermeld. Kijk in uw boekhoudpakket als u wilt weten wat de

van de PAIN.008.001.02)

onderliggende incassoposten in de batch waren.

* of Rabo Cash Management; afhankelijk van het elektronische aanleverkanaal dat u gebruikt.

Niet gelukte incasso’s ziet u direct bij de bijschrijving Een terugboeking van een Euro-incasso-opdracht vindt u met

De niet gelukte incasso-opdrachten die op het moment van

vermelding van het IBAN van de oorspronkelijk geïncasseerde

bijschrijving al bekend zijn, ziet u als losse afschrijvingen op de

als volgt terug op uw rekeningoverzicht:

dag dat de batch wordt bijgeschreven. De reden van afkeuring

1e regel *

staat erbij.

2e regel ISO-ReasonCode** + reden omschrijving (in het Nederlands)

Terugboekingen

3e regel ‘Transactiereferentie:’

Tot maximaal acht weken na de bijschrijving kunnen er ook

4e regel Index 2.31++++ End To End Identification***

terugboekingen van uw rekening afgeschreven worden. Deze

5e regel ‘Kenmerk machtiging:’

terugboekingen ziet u als losse afschrijvingen met de juiste

6e regel

valutadatum op uw rekeningafschrift, met de reden van

Index 2.48 +++++ Mandate Identification***

terugboeking erbij. Op basis van de transactiereferentie en/of machtigingskenmerk en/of IBAN van de geïncasseerde kunt u uw financiële- en

In de volgende situaties kan uw incasso-opdracht uitvallen:

debiteurenadministratie bijwerken. * (dit zijn de omschrijvingen van de mogelijke transactie-groepen) ** de lijst met ISO-reasoncodes vindt u terug op www.rabobank.nl/foutmeldingen. Een ISO-reasoncode telt vier posities (bijvoorbeeld:MS03 administratieve reden) *** zoals u dat zelf in het oorspronkelijke PAIN-bericht heeft meegegeven


Op verzoek van de debiteur Uw debiteur kan bij een doorlopende of eenmalige incasso: • Voor afschrijving de uitvoering weigeren;

13

5 Incasseren • Na afschrijving binnen acht weken terugboeken;

op een terugboeking, dan debiteert deze bank uw rekening

• Zijn rekening helemaal blokkeren voor afschrijvingen met

met het bedrag van de oorspronkelijke incasso-opdracht tegen

uw Incassant ID of specifiek voor het machtigingskenmerk

de oorspronkelijke rentedatum.

waarmee u incasseert. De debiteur kan hiervoor de Blokkade- of de Goedkeuringslijst gebruiken; • De afschrijving weigeren omdat deze boven een

Melding Onterechte Incasso bij Digitale Incassomachtigingen

maximumbedrag uitkomt dat de debiteur voor deze incasso

Ook bij Digitale Incassomachtigingen kan de debiteur tot en

bij zijn bank heeft ingesteld;

met dertien maanden na verwerking van een Euro-incasso

• De afschrijving weigeren omdat u vaker heeft geïncasseerd dan hij heeft ingesteld.

transactie bij zijn bank aangeven geen toestemming te hebben gegeven voor de transactie, en zo om een terugboeking vragen. De bank van de debiteur zal bij ontvangst van een

Bij onvoldoende saldo of een incassoblokkade door de

dergelijk verzoek altijd eerst checken of er een Digitale

bank

Incassomachtiging is afgegeven. Hiervoor gebruikt de bank de

De bank van de geïncasseerde heeft vijf werkdagen om een

validatiereferentie die u heeft meegegeven in de

incasso vanwege onvoldoende saldo of vanwege een blokkade

incassotransactie. Indien de bewijsvoering onvoldoende

terug te draaien. Banken gaan bij saldotekort verschillend om

sluitend is, dan wordt u verzocht informatie aan te leveren.

met de uitvoering van incasso’s. Zo boekt ING een incasso na

U levert het ISO PAIN.012 bericht (de feitelijke digitale

twee werkdagen terug als de rekeninghouder in de tussentijd

machtiging aan). Als er een wijziging is geweest op de

zijn saldo niet heeft aangevuld. ABN AMRO en de Rabobank

machtiging die niet via Digitaal Incassomachtigen is gelopen,

doen dit na vier werkdagen.

moet ook additionele wijzigingsinformatie aangeleverd worden.

Als gevolg van een ongeautoriseerde transactie (Melding Onterechte Incasso)

Om technische redenen

De geïncasseerde kan tot en met dertien maanden na

Bij technische redenen wordt de incasso vóór de verwerking

verwerking van een Euro-incassotransactie bij zijn bank

afgekeurd. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van een vervallen

aangeven geen toestemming te hebben gegeven voor de

rekeningnummer of verkeerd gebruik van het machtigingstype

transactie, en zo om een terugboeking vragen. De bank van de

(‘eerste’ in plaats van ‘volgende’ of andersom). U ziet deze

geïncasseerde stuurt het verzoek tot terugboeking door naar

afgekeurde incasso als losse afschrijving op de dag dat de

de Rabobank, waarna wij u informeren. Als u het verzoek tot

incassobatch wordt bijgeschreven.

terugboeking accepteert, dan kunt u de Rabobank binnen zeven werkdagen opdracht geven om het bedrag van de

Let op: In de schermen van Rabo Cash Management ziet u de

oorspronkelijke Euro-incassotransactie van uw rekening te

niet gelukte incasso-opdrachten samengevoegd in één

debiteren. De bank van de geïncasseerde voert dan de

totaalbedrag. Download de rekeninginformatie naar uw

terugboeking uit.

boekhoudpakket, dan kunt u de individuele posten raadplegen.

Gaat u niet akkoord met de terugboeking? Stuur dan binnen zeven werkdagen een kopie van de machtiging en eventuele overige informatie naar uw Rabobank. De Rabobank stuurt dan de kopie van de machtiging naar de bank van uw debiteur. Die bank besluit vervolgens of de incasso uitgevoerd had mogen worden. Als de bank van uw debiteur vindt dat deze recht heeft


Let op: De bank brengt kosten in rekening voor terugboekingen. Volg daarom zorgvuldig de instructies in deze handleiding om onnodige terugboekingen te voorkomen.

14

5 Incasseren Wat moet u doen als de incasso niet gelukt is? In uw rekeningoverzicht ziet u de reden van de uitgevallen incasso omschreven met een code. Kijk op www.rabobank.nl/ foutmeldingen voor een actueel overzicht met een toelichting op de foutcodes. Soms kunt u een incasso-opdracht opnieuw insturen, de andere keer moet u uw debiteur vragen op een andere manier te betalen. Als een incasso is geweigerd of teruggeboekt door de debiteur zelf, neem dan altijd contact op met de debiteur om de reden te achterhalen. Opnieuw aanbieden van een niet gelukte incasso Hoe biedt u een niet gelukte incasso opnieuw aan? Eerste doorlopende incasso Als een eerste incasso door de debiteur of zijn bank na de bijschrijving op uw rekening is teruggeboekt, dan kunt u na overleg met de debiteur een nieuwe incasso-opdracht weer als ‘eerste’ insturen. Let erop dat uw boekhoudpakket het type mogelijk al automatisch op ‘volgende’ heeft gezet. Doorlopende incasso Een niet gelukte ‘volgende’ incasso kan normaal gesproken weer als ‘volgende’ worden ingestuurd, tenzij er sprake is van een wijziging in de machtiginggegevens. Zie ook hoofdstuk 4, paragraaf 4.5 (Wijziging in machtiging gegevens). Eenmalige incasso Neem contact op met uw debiteur om hem op een andere manier te laten betalen. Wilt u toch opnieuw incasseren, gebruik dan een nieuw machtigingskenmerk in de nieuwe ‘eenmalige’ incasso-opdracht en meld dit machtigingskenmerk vóór afschrijving aan uw debiteur.


15

6

Bijlagen

33Handige websites 33Afkortingen en Engelstalige termen 33Algemene Voorwaarden Rabobank (Bedrijven) Euro-incasso 33Handleiding Bedrijven Euro-incasso 33Handleiding Euro-incasso: incasseren zonder boekhoudpakket

36.1 3 Handige websites www.rabobank.nl/tarieven Meer informatie over de kosten van uw zakelijk betalingsverkeer www.rabobank.nl/euroincasso Meer informatie over de Euro-incasso en Rabo Digitaal Incassomachtigen www.rabobank.nl/bedrijveneuroincasso Meer informatie over de Bedrijven Euro-incasso www.rabobank.nl/eurobetaling Meer informatie over de Eurobetaling www.rabobank.nl/foutmeldingen Toelichting op foutcodes bij incasso’s www.rabobank.nl/machtiging Meer informatie over de machtiging voor een Euro-incasso www.rabobank.nl/seb Met specificaties van de import- en exportformaten voor Rabo Internetbankieren en Rabo Cash Management


16

6 Bijlagen 36.2 3 Afkortingen en Engelstalige termen BBAN

Reason Code

Basic Bank Account Number

Reden waarom een incasso-opdracht niet kan worden uitgevoerd

BIC Bank Identification Code

R-message Een losse post die wordt terug gemeld op uw rekeningafschrift

EPC

met de reden waarom een incasso-opdracht niet kan worden

European Payments Council

uitgevoerd

File

SEPA

Bestand

Single Euro Payments Area

Final

SEPA Business to Business Direct Debit

Laatste keer van een reeks doorlopende incasso-opdrachten

Bedrijven Euro-incasso

First

SEPA Core Direct Debit

Eerste keer van een reeks doorlopende incasso-opdrachten

Algemene Euro-incasso

IBAN

SEPA Direct Debit (SDD)

International Bank Account Number

Euro-incasso

ISO Internationale Organisatie voor Standaardisatie ISO 20022 XML-standaard Standaard voor de bestandsformaten voor de uitwisseling van betalingen, zoals vastgesteld door ISO in 2009 MOI Melding Onterechte Incasso MT940 Bestandsformaat voor de verantwoording op uw rekening One-off Eenmalige incasso-opdracht Recurrent Tweede en volgende keren van een reeks doorlopende incassoopdrachten ten laste van het rekeningnummer van uw debiteur


17

6 Bijlagen

Algemene voorwaarden Rabobank (Bedrijven) Euro-incasso 2013 Rabobank. Een bank met ideeën.

36.3 3 Algemene Voorwaarden

36.4 3 Handleiding Bedrijven Euro-incasso

Klik hier voor een pdf van de Algemene Voorwaarden Rabo-

Klik hier voor een pdf van de handleiding Bedrijven

bank (Bedrijven) Euro-incasso. Kijk onder ‘Voorwaarden’

Euro-incasso.

36.5 Handleiding 3 Euro-incasso: incasseren zonder boekhoudpakket Klik hier voor een pdf van de handleiding Euro-incasso: incasseren met boekhoudpakket. Kijk onder ‘Hoe werkt het?’.


18

augustus 2015 Handleiding Euro-incasso Incasseren met boekhoudpakket Een aandeel in elkaar

Recommend Documents