Augustus Handleiding Euro-incasso. Incasseren zonder boekhoudpakket. Samen sterker

Augustus 2014

Handleiding Euro-incasso Incasseren zonder boekhoudpakket

Samen sterker

Inhoud 1

Inleiding

2

De Euro-incasso

2.1 Algemeen

2.2 Incasseren in het buitenland

2.3 Het incassocontract

2.4 Uw Incassant ID

2.5 De contractlimieten

2.6 Euro-incasso en Bedrijven Euro-incasso

2.7 Algemene Voorwaarden

3

De machtiging

3.1 Algemeen

3.2 Standaard machtigingsformulier of eigen ontwerp

3.3 Machtigingskenmerk

3.4 Opvoeren en beheren

3.5 Wijzigingen in het incasso-adresboek

3.6 Informeer uw debiteuren

4

Incasseren

4.1 Algemeen

4.2 Incasso-opdrachten maken

4.3 Controleren en verzenden

4.4 Verwerkingstijden

4.5 Uitvoerdatum

4.6 Uw rekeninginformatie

4.7 Niet gelukte incasso’s

4.8 Opnieuw incasseren

5

Bijlagen

Handleiding Euro-incasso: incasseren zonder boekhoudpakket

2

1

Inleiding

Met de Euro-incasso kunt u in Nederland en in andere Europese SEPA-landen incasseren ten laste van een bankrekening in Europa. Om de Euro-incasso te gebruiken, moet u een Euro-incassocontract afsluiten. Ook heeft u toestemming nodig van uw debiteur(en). Die debiteur kan een consument of een bedrijf zijn. Als u bij een beperkt aantal debiteuren wilt incasseren, dan kan dat via het adresboek Euro-incasso in Rabo Internetbankieren. U heeft dus geen aparte financiële software nodig. In de hoofdstukken hierna wordt beschreven wat u moet doen om met de Euro-incasso te incasseren. In leest meer informatie over het gebruik van de Euro-incasso zonder het gebruik van een boekhoudpakket, hoe u omgaat met machtigingen, wat de spelregels zijn en wat u moet doen als incasso’s mislukken.


3

2

De Euro-incasso

32.1 3 Algemeen

contactpersoon bij de Rabobank kan u daar meer over

Met de Euro-incasso incasseert u in Nederland en in andere

vertellen. Op www.kvk.nl vindt u alle informatie over

Europese SEPA-landen ten laste van de bankrekening(en) van

inschrijven in het Handelsregister.

uw debiteur(en). SEPA is de afkorting van Single Euro Payments Area: één Europese betaalmarkt zonder verschillen tussen

32.4 3 Uw Incassant ID

binnen- en buitenlandse betalingen.

Op het Euro-incassocontract wordt uw Incassant ID vermeld en daarmee is uw organisatie in het hele SEPA-gebied herkenbaar.

32.2 3 Incasseren in het buitenland

Het Incassant ID is een kenmerk dat u ontvangt bij het

Met de Euro-incasso kunt u in alle Eurolanden incasseren.

ondertekenen van het incassocontract of dat u eerder van een

Uiterlijk 31 oktober 2016 kan dat ook in alle SEPA-landen die de

andere bank heeft ontvangen. U ontvangt van ons eenmalig

euro niet hebben ingevoerd. Uw debiteur in zo’n SEPA-land kan

een certificaat waar uw Incassant ID op staat. In Nederland is

bij zijn bank navragen of hij nu al geïncasseerd kan worden met

het Incassant ID opgebouwd uit 19 posities.

de Euro-incasso.

32.5 3 Contractlimieten Andere valuta

In het Euro-incassocontract zijn twee contractlimieten van

U kunt in euro’s incasseren ten laste van een IBAN (rekening)

toepassing. U kunt uw incasso-opdrachten tot deze limieten

die in een andere valuta wordt aangehouden. Als uw debiteur

laten verwerken.

bijvoorbeeld een rekening heeft in Engelse ponden, dan wisselt de bank van de debiteur de valuta om. Bij de debiteur kan dit

1. Maximum postbedrag

leiden tot extra kosten. Bij een eventuele terugboeking van de

Dit is het maximaal toegestane bedrag van een individuele

incasso-opdracht is het koersrisico voor u als incassant.

Euro-incasso-opdracht. Als u een incasso instuurt met een hoger bedrag, dan keurt de bank deze af. Is het maximum

32.3 3 Het incassocontract

bedrag te laag voor u, overleg dan met uw bank.

Als u gebruik wilt maken van de Euro-incasso, dan moet u bij de Rabobank een Euro-incassocontract afsluiten. Met het

2. Periodelimiet

tekenen verklaart u zich aan de regels te houden die de wet en

Dit is het maximaal toegestane totaalbedrag dat u in een

de Rabobank aan u als incassant stellen. Deze regels vindt u

bepaalde periode (in weken) aan Euro-incasso-opdrachten mag

terug in deze handleiding en in de Algemene Voorwaarden

indienen. Als u meer incasso’s instuurt dan uw periodelimiet

op www.rabobank.nl/euroincasso.

toestaat, dan bestaat de kans dat deze niet uitgevoerd of later uitgevoerd worden.

Inschrijving Kamer van Koophandel Om een Euro-incassocontract bij de Rabobank af te kunnen

Toetsmoment en overschrijding limieten

sluiten, moet uw organisatie geregistreerd zijn in het

Tijdens de verwerking van een Euro-incassobatch wordt het

Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Voor

totaalbedrag dat in de afgelopen periode al is verwerkt,

kerkgenootschappen, publiekrechtelijke instellingen of

gecontroleerd. Het toetsmoment is de gewenste uitvoerdatum

buitenlandse bedrijven gelden soms andere regels. Uw

(en dus niet de dag van aanlevering). Eventuele batches die


4

2 De Euro-incasso over de limiet gaan, worden door de bank aangehouden.

32.6 3 Euro-incasso en Bedrijven Euro-incasso

De bank besluit vervolgens per batch of deze wordt uitgevoerd

Naast de Euro-incasso kunt u bij de Rabobank ook met de

of geweigerd. Bij een overschrijding van het maximum

Bedrijven Euro-incasso incasseren. Deze mag uitsluitend tussen

postbedrag wordt de opdracht overigens direct na creditering

bedrijven gebruikt worden. Een ander verschil is dat de

van het totale batchbedrag teruggeboekt.

consument bij de Euro-incasso bij eenmalige of doorlopende incasso’s het recht heeft om het bedrag binnen acht weken

Voorbeeld

terug te boeken. Bij de Bedrijven Euro-incasso heeft de debiteur

Uw periodelimiet is € 1.000 per week. U stuurt vandaag een

dit terugboekingsrecht niet. U leest meer over de Bedrijven

incassobatch van € 1.000 in met een gewenste uitvoerdatum

Euro-incasso op www.rabobank.nl/bedrijveneuroincasso.

van 31 augustus. Morgen doet u precies hetzelfde met een uitvoerdatum van 1 september. De tweede batch zal worden aangehouden omdat uw periodelimiet al is bereikt. Er wordt

32.7 3 Algemene Voorwaarden Rabobank (Bedrijven) Euro-incasso

namelijk vanaf de uitvoerdatum – in dit geval 1 september –

Op alle informatie in deze handleiding zijn de Algemene

gekeken of uw limiet in de periode (één week) daarvoor al is

Voorwaarden Rabobank (Bedrijven) Euro-incasso van

gebruikt. De bank besluit binnen drie werkdagen na uw

toepassing. Deze zijn bij tegenstrijdigheid tussen de algemene

aanlevering of de tweede batch wel of niet verwerkt wordt.

voorwaarden en de handleiding altijd leidend en staan op www.rabobank.nl/euroincasso.

Uw contractlimieten en meerdere rekeningen U kunt meerdere rekeningen opnemen in uw incassocontract. De contractlimieten gelden dan voor alle rekeningen in het contract gezamenlijk. Uw contract wijzigen Vanaf eind 2014 kunt u naar verwachting via www.rabobank.nl/ euroincasso zelf bepaalde wijzigingen in uw incassocontract doorvoeren. Voorbeelden zijn het (beperkt) wijzigen van uw contractlimieten en het toevoegen van een rekening.


5

3

De machtiging

Machtiging voor Europese incasso Machtigen is gemakkelijk: - U vergeet nooit te betalen; - U bespaart uzelf de rompslomp van het steeds regelen van terugkerende betalingen; - U houdt zeggenschap doordat u een afgeschreven bedrag binnen 8 weken terug kunt laten boeken; - U kunt een machtiging ook weer eenvoudig intrekken.

U wordt voorafgaand aan een afboeking, bijvoorbeeld via het contract of bij een jaaroverzicht door de incassant geïnformeerd over het bedrag en moment van afschrijving. Als u het niet een bent met een betaling kunt u deze binnen 8 weken zonder opgaaf van redenen terug laten boeken. Zie de Gele kaart voor nadere informatie.

Een betaling met een Europese incasso kan plaatsvinden als u daar zelf toestemming voor geeft door het afgeven van een machtiging. Noteer uw persoonlijke gegevens en datum op de aangehechte Groene machtigingskaart, zet uw handtekening en stuur de machtiging naar degene die u wilt betalen. Deze kan daarmee de betalingen automatisch van uw rekening laten afschrijven.

U kunt de automatische betaling ook stoppen, bijvoorbeeld omdat u uw lidmaatschap of abonnement opzegt. U kunt dan de Rode kaart ‘Intrekken machtiging’ gebruiken. U vult de kaart in, stuurt deze op en de afschrijvingen stoppen. Houd rekening met enige tijd voor verwerking.

33.1 3 Algemeen

Om de Euro-incasso te kunnen gebruiken, moet uw debiteur

Aandachtspunten machtigingsformulier Eén machtiging voor incasso meerdere doelen

u toestemming geven door een machtigingsformulier te

U mag met één machtiging voor meerdere doelen incasseren.

ondertekenen dat aan de wettelijke eisen voldoet. Het kan

Met de Euro-incasso hoeft u geen reden van afschrijving op

gebeuren dat iemand bij wie u heeft geïncasseerd, claimt dat

de machtiging te vermelden. U kunt dus één machtiging

hij geen machtiging aan u heeft gegeven. U moet dan een

(en dus hetzelfde machtigingskenmerk) gebruiken om voor

kopie van het getekende formulier kunnen tonen.

verschillende doeleinden bij dezelfde persoon te incasseren.

Machtigen: de makkelijke manier van betalen.

Intrekken machtiging

De Rabobank adviseert u wel een reden op te geven om

Ondergetekende trekt hierbij de machtiging in die is verleend aan

33.2 3 Standaard machtigingsformulier of eigen ontwerp Naam

:

Adres

:

Postcode

: Woonplaats : <Woonplaats incassant>

Land

:

LOGO Er zijn standaard groene machtigingsformulieren die u zelf kunt INCASSANT

Incassant ID*:

printen of bij eenomdrukker kuntbedragen bestellen. U kunt dit model ook van zijn/haar bankrekening af te schrijven wegens:

gebruiken voor een Kenmerkeigen machtiging : ontwerp. *

* Deze gegevens staan op uw rekening afschrift of het overzicht dat u van de incassant heeft ontvangen.

Naam

:

Adres

:

Postcode : Woonplaats : Let op: U bent verplicht om alle velden die op het voorbeeld Land : Rekeningnummer [IBAN] : Bank Identificatie [BIC]** : van het machtigingsformulier staan, letterlijk op uw eigen Plaats en datum Handtekening

ontwerp te gebruiken. Tekst weglaten mag dus niet!

onduidelijkheid bij de debiteur te voorkomen. Reden van afschrijving Voordat u incasseert, moet u de exacte reden van een specifieke afschrijving duidelijk aan uw debiteur communiceren. Beperkte geldigheidsduur

**Geen verplicht veld bij NL IBAN

Meer informatieNeem op uwcontact eigen ontwerp Terugboeken? op met plaatsen uw bank.mag overigens wel. Denk aan een contractnummer of de reden Indienbetaling. u een doorlopende machtiging afgegeven en u bent het niet eens met model van Zolang u heeft de machtigingstekst in het een afschrijving, kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen acht weken

na afschrijving contact op met uw bank. niet tegenspreekt, is extra informatie toegestaan. U kunt uw bank ook vóór het moment van afschrijving verzoeken om een Europese incasso-opdracht tegen te houden. Als u van mening bent dat een bedrag ten onrechte van uw rekening is afgeschreven, U mag de machtigingstekst ook opnemen in een contract, kunt u tot 13 maanden na datum afschrijving een verzoek indienen bij uw bank om

Als u in een aaneengesloten periode van twintig maanden niet met hetzelfde machtigingskenmerk heeft geïncasseerd, dan mag u de machtiging niet meer gebruiken en moet u een nieuwe machtiging laten ondertekenen. Archiveren machtigingen

dit te corrigeren.

Een ingescand en digitaal gearchiveerd machtigingsformulier

Informeer bij uw bank naar de voorwaarden.

wordt in Nederland als een rechtsgeldige machtiging

maar alleen als u in het contract de machtigingstekst apart laat ondertekenen. Deze tekst moet dan wel duidelijk door de debiteur als machtiging te herkennen zijn.

INCASSANT

Naam

:

Adres

:

Postcode

: Woonplaats : <Woonplaats incassant>

Land

:

Incassant ID :

Kenmerk machtiging : Door ondertekening van dit formulier geeft u toestemming aan doorlopende incasso-opdrachten te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af te schrijven wegens en uw bank om doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van . Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen acht weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden. Naam

:

Adres

:

Postcode

:

Land

:

Rekeningnummer [IBAN]

:

Plaats en datum

bij een buitenlandse bank kan niet gegarandeerd worden dat een gescande machtiging als rechtsgeldig wordt geaccepteerd.

Doorlopende machtiging

LOGO

beschouwd. Bij machtigingen afgegeven door rekeninghouders

Bewaartermijn U bent verplicht om de originele machtiging tenminste veertien maanden na de laatste incasso-opdracht te bewaren. De bank kan u naar aanleiding van een ‘Melding Onterechte Incasso’ binnen die termijn vragen om een kopie of scan van de machtiging te tonen. Als u dit niet kunt, dan kan de incasso

Woonplaats :

Bank Identificatie [BIC]* :

worden teruggedraaid.

Handtekening :

*Geen verplicht veld bij NL IBAN


6

3 De machtiging Machtigingsformulier in een andere taal

33.4 3 Opvoeren en beheren

Het model van de machtiging is in vier talen beschikbaar op

Als u een getekende machtiging van een klant heeft

www.rabobank.nl/euroincasso. Wilt u een machtigingstekst

ontvangen, dan kunt u de gegevens opnemen in het incasso-

in een andere taal dan Nederlands, Engels, Frans of Duits?

adresboek in Rabo Internetbankieren. Vanuit dit adresboek

Kijk dan op www.europeanpaymentscouncil.eu.

kunt u vervolgens incasso-opdrachten maken. Gebruik bij het invoeren in het adresboek een IBAN. Als de machtiging wijzigt,

Tip Kijk voor meer informatie over het juiste gebruik van het machtigingsformulier op www.rabobank.nl/euroincasso.

33.3 3 Machtigingskenmerk Bij de Euro-incasso is het belangrijk om elke machtiging een uniek kenmerk te geven. De bank herkent aan het machtigingskenmerk of u die machtiging voor de eerste keer bij die debiteur incasseert. Let er dus op dat u het machtigingskenmerk op de juiste manier gebruikt. Houdt er ook rekening mee dat u het machtigingskenmerk van een eenmalige machtiging slechts één keer kunt gebruiken. Uniek machtigingskenmerk Het machtigingskenmerk vormt in combinatie met uw Incassant ID een unieke referentie naar de machtiging. Het machtigingskenmerk: • Is het unieke kenmerk van één machtiging van uw lid of klant; • Is verplicht; • Bedenkt u zelf; • Kan uit maximaal 35 cijfers en/of letters bestaan; • Vult u in uw debiteurenadministratie in; • Mag na gebruik niet meer gewijzigd worden. Let erop dat u in het incasso-adresboek bij elke debiteur het veld ‘machtigingskenmerk’ invult! Let op: U kunt het machtigingskenmerk van een eenmalige machtiging slechts één keer gebruiken.


leg u dan de datum van wijziging en de reden vast. Wordt er namens een ander op de rekening geïncasseerd? Houdt u er dan rekening mee dat u de gegevens van de uiteindelijke debiteur vastlegt. Vooraankondiging incasso U moet het machtigingskenmerk vermelden bij elke vooraankondiging van een incasso. Leg deze daarom ook vast in uw leden- of klantadministratie. Indeling in categorieën Via de knop ‘categorieën beheren’, kunt u uw leden of klanten indelen in categorieën. Dit is vooral handig als u bij een min of meer vaste groep debiteuren herhaaldelijk wilt incasseren. Denk bijvoorbeeld aan leden van een vereniging die periodiek contributie betalen. U voert dan eenmalig de debiteuren in het incasso-adresboek op. Opvoeren van nieuwe debiteuren Neem de gegevens die u in het adresboek moet invullen over van de getekende machtiging. • Kies voor ‘adresboek’; • Voeg adressen toe via de knop ‘adres toevoegen’; • Voeg naar wens een categorie toe aan het adres. Wilt u voor het adres een nieuwe categorie aanmaken, kies dan voor ‘Nieuwe categorie’ en vul een categorienaam in; • Let op het ‘kenmerk machtiging’. Als u dit nog niet gedaan had toen u de machtiging liet tekenen, stel dan een machtigingskenmerk vast voor de debiteur; • Klik op ‘toevoegen’ om het adres op te slaan.

7

3 De machtiging Wijziging rekeningnummer met Overstapservice In Nederland wordt bij wisseling van bank vaak gebruik gemaakt van de ‘Overstapservice’. In die situatie: • Wordt een incasso-opdracht ten laste van de ‘oude’ rekening van de debiteur automatisch doorgeleid naar de nieuwe rekening; • Ontvangt u een brief met de nieuwe rekeninggegevens; • Bewaart u deze brief bij de machtiging van de debiteur in uw administratie; • Selecteert u uit het adresboek de debiteur(en) van wie u opnieuw wilt incasseren en noteert u alle gegevens; • Verwijdert u de debiteur uit het adresboek; • Voert u de debiteur opnieuw op met hetzelfde machtigingskenmerk en het nieuwe rekeningnummer.

33.5 3 Wijzigingen in het incasso-adresboek U kunt wijzigingen doorvoeren in het incasso-adresboek. Eén adres wijzigen Open het adres en klik op het potloodje om te wijzigen. Bedrag of categorie van meer adressen tegelijk wijzigen Maak eerst een selectie, bijvoorbeeld door te kiezen voor een bepaalde categorie en/of te zoeken op (een gedeelte van) de naam en/of het IBAN. Selecteer vervolgens alle zoekresultaten door een vinkje te zetten in het bovenste vakje of vink losse adressen aan. Kies vervolgens voor ‘pas het bedrag aan’ of ‘wijzig categorie’.

Tip

33.6 3 Informeer uw debiteuren Europa wil consumenten beschermen tegen ongewenst incasseren. Daarom gelden er voorwaarden voor de manier waarop u uw debiteuren van te voren over afschrijvingen informeert. Voordat u incasseert, moet u uw debiteur laten weten: • Wat uw incassant ID is; • Welk machtigingskenmerk u aan de debiteur heeft toegekend; • Rond welke datum u welk bedrag bij hem gaat incasseren. U bent er vrij in om te bepalen hoe u dit communiceert, als het maar persoonlijk aan de debiteur gericht is en er daarmee vanuit kan worden gegaan dat de informatie de debiteur

Neem nieuwe debiteuren direct op in het adresboek via

werkelijk bereikt. Het vermelden van informatie op uw website

adresboek – Toevoegen. Vervolgens kunt u incasseren via

volstaat niet.

nieuwe incasso – tabblad Adresboek. Het adresboek houdt

U moet in uw voorwaarden, in een contract met uw klant of op

namelijk voor u bij of het een eerste incasso is en

het machtigingsformulier zelf aangeven hoe ver u hem van

controleert of u een uniek machtigingskenmerk gebruikt.

tevoren over aankomende incasso’s informeert. Doet u dat niet, dat geldt een wettelijke termijn van veertien dagen.


8

3 De machtiging In één keer of meerdere keren informeren Voordat u een incasso ter verwerking instuurt, moet u de debiteur ook informeren over het bedrag en de datum van de incasso. Dat kan bijvoorbeeld vooraf, direct bij het tekenen van de machtiging met: “U wordt elke maand rond de 30e geïncasseerd voor een bedrag van € 25”. Bij wisselende bedragen moet u vooraf laten weten welk bedrag u gaat afschrijven. Te veel terugboekingen? Als de Rabobank constateert dat er op verzoek van uw debiteuren vaak terugboekingen worden uitgevoerd, dan kunnen wij u vragen aan te tonen dat u over geldige machtigingen beschikt en dat u uw debiteuren volgens de spelregels informeert over aankomende incasso-afschrijvingen. Zorg er dus voor dat u uw werkwijze kunt laten zien.


9

4

Incasseren

34.1 3 Algemeen U bent klaar om te incasseren als u getekende machtigingen heeft en uw debiteuren goed geïnformeerd zijn over wanneer en wat u gaat afschrijven. Bekijk ook de demo.

34.2 3 Incasso-opdrachten maken Geef voordat u de eerste keer incasseert, uw Incassant ID en het kenmerk machtiging aan uw debiteuren door. Onderscheid in reeks Bij het aanleveren van uw Euro-incasso-opdrachten moet u onderscheid maken tussen een ‘eerste’ doorlopende incasso en ‘volgende’ doorlopende incasso’s. Let erop dat u het juiste

Via losse opdrachten

incassotype gebruikt.

Als u kiest voor Euro-incasso wordt het scherm ‘Nieuwe incasso’ geopend.

Een incasso-opdracht maken Er zijn twee manieren om een incasso-opdracht te maken: via een losse incasso-opdracht van één debiteur of via het incassoadresboek. Via het incasso-adresboek U kunt het adresboek gebruiken om een aantal adressen tegelijk te selecteren. 1. Ga naar Euro-incasso – tabblad Adresboek; 2. Maak een selectie, bijvoorbeeld door te kiezen voor een

Bij ‘type machtiging’ kunt u aangeven of het om een

categorie. Selecteer vervolgens alle zoekresultaten door

‘doorlopende’ of ‘eenmalige’ machtiging gaat. Als u voor

een vinkje te zetten in het bovenste vakje of losse adressen

‘doorlopend’ kiest, sla deze nieuwe debiteur dan direct op in

aan te vinken;

het adresboek. Hier verschijnt ook het vakje waarmee u kunt

3. Klik op de button ‘Incasseren’;

aangeven dat dit de eerste keer is dat u met die machtiging

4. De opdrachten verschijnen in de lijst met

incasseert. Nadat u klaar bent, kunt u doorgaan met de

‘Nog te verzenden incasso-opdrachten’; 5. Klik op de button ‘Deze opdrachten ondertekenen’.

volgende opdracht of deze losse incasso-opdracht opslaan en verzenden.


10

4 Incasseren 34.3 3 Controleren en verzenden

U kunt uw Euro-incasso-opdrachten maximaal één jaar vóór de

• Staan alle incasso-opdrachten juist in het overzicht

gewenste uitvoerdatum bij de Rabobank aanbieden.

‘Nog te verzenden incasso-opdrachten’? • Kloppen de bedragen?

Dagen waarop de Euro-incasso-opdrachten niet verwerkt

• Staat ‘doorlopend eerste keer’ alleen bij nieuwe debiteuren?

kunnen worden zijn:

• Staat ‘doorlopend’ alleen bij debiteuren van wie u al eerder

• Nieuwjaarsdag (1 januari)

heeft geïncasseerd? • Staat ‘eenmalig’ alleen bij debiteuren bij wie u echt niet vaker wilt incasseren?

• Goede Vrijdag • Tweede Paasdag • Dag van de Arbeid (1 mei) • Eerste en Tweede Kerstdag (25 en 26 december)

Als alles klopt, dan kunt u starten met incasseren via Rabo Internetbankieren.

34.5 3 Uitvoerdatum Euro-incassobatches die op tijd en correct worden aangeleverd

Breek het ondertekenen van de incasso’s de eerste keer

en binnen de contractlimieten blijven, worden op de gewenste

niet af

uitvoerdatum verwerkt. Als de gewenste uitvoerdatum niet

Dan wordt het type van de incasso-opdrachten namelijk

haalbaar is (het is bijvoorbeeld een feestdag), dan past de

gewijzigd in ‘doorlopende’. Als u de opdrachten later alsnog

Rabobank deze datum automatisch aan naar de eerstvolgende

verzendt, moet u deze in het scherm ‘nog te verzenden incasso-

uitvoerdatum die wel haalbaar is.

opdrachten’ eerst terugzetten naar ‘eerste doorlopende’.

34.6 3 Uw rekeninginformatie Raadplegen verzonden opdrachten

Op uw rekeningoverzicht ziet u per verwerkte incassobatch altijd

Onder ‘verzonden Euro-batches’ ziet u tot drie maanden na de

een bijschrijving van één totaalbedrag van alle incasso-

verwerking welke incasso-opdrachten u heeft verzonden. Klik

opdrachten die u in dat bestand heeft ingestuurd. In de

op een incasso-batch en de losse posten worden getoond.

omschrijvingsregel staat het oorspronkelijke aantal posten en het kenmerk van de batch. Via Rabo Internetbankieren kunt u

Euro-incasso-opdrachten intrekken

nakijken welke posten u heeft verstuurd: ga naar ‘verzonden

U kunt ingestuurde Euro-incasso-opdrachten alleen nog

Euro-batches’ en klik op de betreffende incassobatch. U ziet dan

intrekken als u in Rabo Internetbankieren in het scherm

de losse posten.

‘Verzonden Euro-batches’ de status ‘Openstaand’ ziet.

34.7 3 Niet gelukte incasso’s 34.4 3 Verwerkingstijden

Incasso’s kunnen om verschillende redenen mislukken. De niet-

De Euro-incasso kan niet worden uitgevoerd op de dag dat deze

gelukte incasso-opdrachten die op het moment van bijschrijving

ter verwerking wordt aangeboden. De banken moeten in heel

al bekend zijn, ziet u als losse afschrijvingen op de dag dat de

Europa namelijk voldoende tijd hebben om de binnengekomen

batch wordt bijgeschreven. De reden van afkeuring staat er bij.

incasso’s te controleren. Ook moet de geïncasseerde de gelegenheid krijgen om een aankomende incasso te kunnen

Terugboekingen

weigeren. De verwerkingsdatum van alle incasso’s die u

Tot maximaal acht weken na de bijschrijving kunnen er ook

verstuurt, worden standaard op zes werkdagen later gezet.

terugboekingen van uw rekening afgeschreven worden.

Bij de incasso’s van debiteuren bij wie u al eerder heeft

Deze terugboekingen ziet u als losse afschrijvingen met de

geïncasseerd, kunt u de uitvoeringsdatum op drie werkdagen

juiste valutadatum op uw rekeningafschrift, met de reden van

later zetten.

terugboeking erbij.


11

4 Incasseren In de volgende situaties kan uw incasso-opdracht uitvallen:

Gaat u niet akkoord met de terugboeking? Stuur dan binnen zeven werkdagen een kopie van de machtiging en eventuele

Op verzoek van de debiteur

overige informatie naar uw Rabobank. De Rabobank stuurt

Uw debiteur kan bij een doorlopende of eenmalige incasso:

dan de kopie van de machtiging naar de bank van uw debiteur.

• Voor afschrijving de uitvoering weigeren;

Die bank besluit vervolgens of de incasso uitgevoerd had

• Na afschrijving binnen acht weken terugboeken;

mogen worden. Als de bank van uw debiteur vindt dat deze

• Zijn rekening helemaal blokkeren voor afschrijvingen met

recht heeft op een terugboeking, dan debiteert deze bank uw

uw Incassant ID of specifiek voor het machtigingskenmerk

rekening met het bedrag van de oorspronkelijke incasso-

waarmee u incasseert;

opdracht tegen de oorspronkelijke rentedatum.

• De afschrijving weigeren omdat deze boven een maximumbedrag uitkomt dat de debiteur voor deze incasso

Om technische redenen

bij zijn bank heeft ingesteld;

Bij technische redenen wordt de incasso vóór de verwerking

• De afschrijving weigeren omdat u vaker heeft geïncasseerd dan hij heeft ingesteld.

afgekeurd. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van een vervallen rekeningnummer of verkeerd gebruik van het machtigingstype (‘eerste’ in plaats van ‘volgende’ of andersom). U ziet deze

Bij onvoldoende saldo of een incassoblokkade door de bank

afgekeurde incasso als losse afschrijving op de dag dat de

De bank van de geïncasseerde heeft vijf werkdagen om een

incassobatch wordt bijgeschreven.

incasso vanwege onvoldoende saldo of vanwege een blokkade terug te draaien. Banken gaan bij saldotekort verschillend om

Let op: De bank brengt kosten in rekening voor

met de uitvoering van incasso’s. Zo boekt ING een incasso na

terugboekingen. Volg daarom zorgvuldig de instructies in

twee werkdagen terug als de rekeninghouder in de tussentijd

deze handleiding om onnodige terugboekingen te

zijn saldo niet heeft aangevuld. ABN AMRO en de Rabobank

voorkomen.

doen dit na vier werkdagen.

34.8 3 Opnieuw incasseren Als gevolg van een ongeautoriseerde transactie

Soms kunt u opnieuw een incasso-opdracht insturen, een

(Melding Onterechte Incasso)

andere keer moet u uw debiteur vragen op een andere manier

De geïncasseerde kan tot veertien maanden na verwerking

te betalen. Op basis van de reden van afkeuring of

van een Euro-incassotransactie bij zijn bank aangeven geen

terugboeking, bepaalt u of u opnieuw wilt proberen te

toestemming te hebben gegeven voor de transactie, en zo om

incasseren. Als een incasso is geweigerd of teruggeboekt door

een terugboeking vragen. De bank van de geïncasseerde stuurt

de debiteur zelf, neem dan altijd contact op met de debiteur

het verzoek tot terugboeken door naar de Rabobank, waarna wij

om de reden te achterhalen.

u informeren. Als u het verzoek tot terugboeken accepteert, dan kunt u de Rabobank binnen zeven werkdagen opdracht geven om het bedrag van de oorspronkelijke Euro-incassotransactie van uw rekening te debiteren. De bank van de geïncasseerde voert dan de terugboeking uit.


12

4 Incasseren Opnieuw aanbieden van een niet gelukte incasso zonder software Eerste incasso 1. Maak een nieuwe incasso-opdracht uit het adresboek; 2. Ga naar het scherm ‘Nog te verzenden incassoopdrachten’; 3. Wijzig het type machtiging met het potlood in ‘eerste doorlopende’; 4. Sla de wijziging op; 5. Verzend de incasso-opdracht.

Volgende incasso 1. Maak een nieuwe incasso-opdracht uit het adresboek. Wijzig geen gegevens! 2. Verzend de incasso-opdracht.

Eenmalige incasso 1. Maak een nieuwe incasso-opdracht; 2. Gebruik een nieuw machtigingskenmerk; 3. Selecteer type machtiging ‘eenmalig’; 4. Meld het nieuwe machtigingskenmerk aan de debiteur 5. Verzend de incasso-opdracht.


13

5

Bijlagen

33Handige websites 33Afkortingen en Engelstalige termen 33Algemene Voorwaarden Rabobank (Bedrijven) Euro-incasso 33Handleiding Bedrijven Euro-incasso 33Handleiding Incasseren met boekhoudpakket

35.1 3 Handige websites www.rabobank.nl/acceptgiro Meer informatie over de Acceptgiro www.rabobank.nl/bedrijveneuroincasso Meer informatie over de Bedrijven Euro-incasso www.rabobank.nl/eurobetaling Meer informatie over de Eurobetaling www.rabobank.nl/euroincassotool Hier vindt u een online checklist waarmee u in overzichtelijke stappen kunt starten met de Euro-incasso www.rabobank.nl/foutmeldingen Toelichting op foutcodes bij incasso’s www.rabobank.nl/incassometboekhoudpakket Meer informatie over incasseren met een boekhoudpakket www.rabobank.nl/incassozonderboekhoudpakket Meer informatie over incasseren zonder een boekhoudpakket www.rabobank.nl/machtiging Meer informatie over de machtiging voor een Euro-incasso www.rabobank.nl/seb Met specificaties van de import- en exportformaten voor Rabo Internetbankieren en Rabo Cash Management


14

5 Bijlagen 35.2 3 Afkortingen en Engelstalige termen BBAN

One-off

Basic Bank Account Number

Eenmalige incasso-opdracht

BIC

Recurrent

Bank Identificatie Code

Tweede en volgende keren van een reeks doorlopende incasso-

EPC European Payments Council File Bestand Final Laatste keer van een reeks doorlopende incasso-opdrachten First/last Eerste keer van een reeks doorlopende incasso-opdrachten IBAN International Bank Account Number ISO Internationale Organisatie voor Standaardisatie ISO 20022 XML-standaard Standaard voor de bestandsformaten voor de uitwisseling van betalingen, zoals vastgesteld door ISO in 2009

opdrachten ten laste van het rekeningnummer van uw debiteur Reject reason Reden waarom een incasso-opdracht niet kan worden uitgevoerd R-message Een losse post die wordt teruggemeld op uw rekeningafschrift met de reden waarom een incasso-opdracht niet kan worden uitgevoerd SEPA Single Euro Payments Area SEPA Business to Business Direct Debit Bedrijven Euro-incasso SEPA Core Direct Debit Algemene Euro-incasso SEPA Direct Debit (SDD) Euro-incasso

MT940 Bestandsformaat voor de verantwoording op uw rekening


15

5 Bijlagen

Algemene voorwaarden Rabobank (Bedrijven) Euro-incasso 2013 Rabobank. Een bank met ideeën.

Augustus 2014

Handleiding Bedrijven Euro-incasso Incasseren met de Bedrijven Euro-incasso

Samen sterker

35.3 3 Algemene Voorwaarden

35.4 3 Handleiding Bedrijven Euro-incasso

Klik hier voor een pdf van de Algemene Voorwaarden

Klik hier voor een pdf van de handleiding Bedrijven

Rabobank (Bedrijven) Euro-incasso. Kijk onder het tabblad

Euro-incasso.

‘Voorwaarden’.

Augustus 2014

Handleiding Euro-incasso Incasseren met boekhoudpakket

Samen sterker

35.5 Handleiding 3 Euro-incasso: Incasseren met boekhoudpakket Klik hier voor een pdf van de handleiding incasseren met boekhoudpakket. Kijk onder ‘Hoe werkt het?’


16

Augustus Handleiding Euro-incasso. Incasseren zonder boekhoudpakket. Samen sterker

Recommend Documents