Collegevoorstel
Openbaar
Onderwerp
Strategisch Informatiebeleid 2012-2015
Programma / Programmanummer Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Facilitaire Diensten / 1043 Collegevergadering no 47
BW-nummer
Portefeuillehouder
B. Jeene
Aanwezig: Samenvatting Door de veelheid van interne externe Th.ende Graafontwikkelingen op het gebied Voorzitter van de informatievoorziening vooral inzet van ICT is het P. en Depla, H.devan Hooft sr.,daarbij, L. Scholten, Wethouders van belang een structureel,P.strategisch, samenhangend informatiebeLucassen, J. van der Meer leid te ontwikkelen en in te voeren. Dit beleid is vastgelegd in het StraP. Eringa Gemeentesecretaris tegisch Informatiebeleid 2012-2015 “Bouwen en sturen in samenhang A. Kuil Communicatie op dienstverlening, organisatie en ICT”. Daarin is een uitvoeringsplan M.op Sofovic Verslag opgenomen dat is afgestemd de landelijke (vaak wettelijke verplich-
Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.
IA00, Ton van Gemert, 3362
H. Kunst, Datum ambtelijk voorstel 12 september 2012 Registratienummer
12.0012951
te) ontwikkelingen. Dit informatiebeleid is kaderstellend voor de verdere ontwikkeling van de informatievoorziening. Alle ICT-initiatieven en –voorstellen zullen hieraan getoetst worden. Ter besluitvorming door het college Aldus
vastgesteld in de vergadering van:
Paraaf
de nota Strategisch Informatiebeleid 2012-2015 “Bouwen en sturen in samenhang op dienstverlening, organisatie en ICT” vast te stellen als kaderstellend en richtinggevend voor de verdere ontwikkeling van de gemeentelijke informatievoorziening en de inzet van ICT daarbij.
De voorzitter,
Datum
akkoord
Leidinggevende
De secretaris,
Gemeente Archivaris W. Koolen
Programmamanager P. Kluver
Programmadirecteur R. van Wuijtswinkel
Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 9 oktober 2012 Conform advies
Aanhouden Anders, nl.
Paraaf
nummer: 2.1
Datum
akkoord Bestuursagenda
1
Gemeentesecretaris
Portefeuillehouder
Collegevoorstel.doc
Collegevoorstel
1
Probleemstelling
Gemeente Nijmegen bevindt zich in een dynamische wereld van de veranderende informatieverwerkende overheid. De razendsnelle ontwikkelingen op het gebied van ICT maken verbetering van de dienstverlening en de beheersbaarheid van de interne werkprocessen tot een nieuwe strategische uitdaging. Met het oog op de landelijke taakstelling voor gemeenten, w.o. dienstverlening en e-overheid, financiële taakstellingen en onze eigen ambities (klantoriëntatie, organisatieontwikkeling, regionale samenwerking en overige externe invloeden) is het van belang een structureel, strategisch en samenhangend informatiebeleid te ontwikkelen en in te voeren. Dit Informatiebeleid (I-beleid) is vastgelegd in het Informatiebeleidsplan 2012-2015 “Bouwen en sturen in samenhang op dienstverlening, organisatie en ICT”. Dit I-beleid is het vervolg op het stategisch informatiebeleid 2007-2011 (bestuurlijk besluit juni 2007) en sluit hier naadloos op aan onder het (ook landelijke) motto “Afmaken waarmee we enkele jaren geleden begonnen zijn!”. Het Informatiebeleid bevat een Nijmeegse visie op een gemeentebrede informatiehuishouding met de thema’s “Meest nabije overheid”, “Verbinden en van informatie voorzien”, “Efficient werken”, “Eenmalig gegevens uitvragen” en “Efficiënt inzetten van techniek”. Daarbij zijn ook accenten gelegd bij het “Regionaal samenwerken”. Gemeente Nijmegen noemt nadrukkelijk in haar visie het belang van intergemeentelijke samenwerking. Per thema is deze visie uitgewerkt naar wat er speelt binnen Nijmegen, gevolgd door richtinggevende uitspraken. Het informatiebeleid geeft duidelijke kaders voor het verder invullen en uitwerken van nieuwe ICT-initiatieven. Het Informatiebeleid is verder uitgewerkt in een informatie(projecten)plan voor de komende jaren. Jaarlijks wordt het I-projectenplan door de directieraad vastgesteld als uitvoeringsplan voor dat jaar. Om de ontwikkeling goed te begeleiden is een sturingsmodel opgesteld, gebaseerd op de thema-stuurgroepen. De voorzitters daarvan vormen de gemeentelijke informatie-regiegroep die de doelen en de samenhang op hoofdlijnen bewaken. De secretarissen van de stuurgroepen zorgen voor de afstemming tussen en over de thema’s heen. 2
Juridische aspecten
Deze nota kent geen specifieke juridische aspecten. De nota wordt als strategisch kader vastgesteld door het college. Het jaarlijkse uitvoeringsplan van I(CT)-projecten wordt vastgesteld door de Directieraad. 3
Doelstelling
Doelstelling van bespreking van deze nota: het vaststellen van het kaderstellend en richtinggevend strategisch informatiebeleid, waaraan alle nieuwe I(CT)-ontwikkelingen en -projecten worden getoetst met de vraag of ze hieraan voldoen of om uit te leggen waarom ze (nog) niet aan de gestelde kaders kunnen voldoen. Hierdoor is het mogelijk de juiste prioriteiten te stellen en dit op een transparante wijze te doen, waardoor op effectieve wijze mensen en middelen kunnen worden ingezet. 4
Argumenten
Het Informatiebeleid geeft richting aan de samenhangende ontwikkeling van de informatievoorziening en de inzet van ICT binnen Gemeente Nijmegen. Het Informatiebeleid verankert
Collegevoorstel
Vervolgvel
3
daarmee de externe oriëntatie op de verbetering van de digitale dienstverlening en de interne gerichtheid op transparantie, procesbeheersing & samenwerken en digitale duurzaamheid. Dit Informatiebeleid is ook de basis voor intergemeentelijke samenwerking. 5
Financiën
Het Strategische Informatiebeleid 2012-2015 zelf kent geen financiële consequenties. De lopende en te starten I(CT) projecten uiteraard wel. Deze projecten worden uitgevoerd binnen de beschikbare begrotingskaders (incl. meerjarige gemeentelijke (I&A-)investeringsplannen). 6
Communicatie
Het Strategisch Informatiebeleid 2012-2015 is breed besproken; met de Directieraad, met vele medewerkers van diverse I&A-onderdelen, met diverse projectleiders en –groepen, met de gemeentearchivaris en de archiefinspecteur. Een presentatie bij de OR wordt gepland. Dit zal voor de verdere uitwerking ook gelden. 7
Uitvoering en evaluatie
De Regiegroep Informatie begeleidt de uitvoering van het informatiebeleid. Twee jaarlijks rapporteert zij aan de Directieraad en periodiek aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. Rapportage aan College en Raad gaat via de normale BBI-cyclus. 8
Risico’s
Er zijn geen bijzondere risico’s verbonden aan dit voorstel.
Bijlage(n): Managementoverzicht Strategisch Informatiebeleid 2012-2015 Sheets Strategisch Informatiebeleid 2012-2015 “Bouwen en sturen in samenhang op dienstverlening, organisatie en ICT”
Strategisch Informatiebeleid Gemeente Nijmegen 2012-2015 (Managementoverzicht)
Bouwen en sturen in samenhang op dienstverlening, organisatie en ICT
“Afmaken waarmee we begonnen zijn.” (min. Donner, mei 2011)
InformatieManagement September 2012 & Automatisering
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave 1 Verantwoording .................................................................................................... 3 2 Inleiding ............................................................................................................... 3 3 Het Nijmeegse Fundament ...................................................................................... 4 4 De Nijmeegse thema’s ........................................................................................... 5 5 De projectplanning................................................................................................. 7 6 De projectsturing ................................................................................................... 8 7 Financiën.............................................................................................................. 8 8 Beveiliging en privacy binnen de digitale gemeente .................................................. 10 9 Communicatie ..................................................................................................... 11
2
Verantwoording
1
Verantwoording Het Strategisch Informatiebeleid (SIB) wordt aan het College ter vaststelling voorgelegd omdat dit een kaderstellende notitie is. Alle nieuwe ontwikkelingen en projecten worden getoetst aan dit kader met de vraag of ze hieraan voldoen of om uit te leggen waarom ze (nog) niet aan de gestelde kaders kunnen voldoen. Hierdoor is het mogelijk de juiste prioriteiten te stellen en dit op een transparante wijze te doen, waardoor op effectieve wijze mensen en middelen kunnen worden ingezet. Dit strategisch informatiebeleid 2012-2015 sluit naadloos aan op het door u (juni 2007) vastgestelde informatiebeleid 2007-2011. Met dat beleid is een ontwikkeling ingang gezet richting een efficiënte en voor de burgers en bedrijven effectieve dienstverlenende eoverheid die nog in volle gang is. Ook landelijk wordt benadrukt dat we de komende jaren op dit gebied moeten afmaken waarmee we begonnen zijn (Donner, mei 20011). De uitgangspunten en de kaders van het strategisch informatiebeleid 2007-2011 blijven daarom ook voor de komende jaren onverkort van kracht. Het nieuwe SIB 2012-2015 is een aanvulling hierop met accenten op voortschrijdende technische mogelijkheden, nieuwe vorm e-dienstverlening, zelfredzaamheid en eigen verantwoordelijkheid, (her)ontwerp werkprocessen, aansluiting op landelijke standaardvoorzieningen en regionale samenwerking.
2
Inleiding Gemeente Nijmegen bevindt zich in een dynamische wereld van de veranderende informatieverwerkende en dienstverlenende overheid. De veranderingen vinden plaats op elk inhoudelijk informatiedomein (sociaal, fysiek, generiek), in wet– en regelgeving, ten aanzien van samenwerkingsrelaties met allerlei instellingen, andere eisen van burgers, etc. De razendsnelle ontwikkelingen op het gebied van ICT maken verbetering van de dienstverlening en de beheersbaarheid van de interne werkprocessen mogelijk. Er zitten echter ook grenzen aan de snelheid waarmee nieuwe mogelijkheden door alle burgers kunnen worden geadopteerd, de ruimte in de budgetten wordt krapper en de acceptatie van vernieuwingen door de organisatie verloopt wisselend. De landelijke overheid vraagt ook veel van gemeenten, zoals (gedecentraliseerde) dienstverlening en E-overheid financiële taakstellingen voldoen aan NUP eisen (NUP staat voor Nationaal UitvoeringsProgramma en is een overheidsbrede implementatie-agenda van 24 “verplichte” I(CT)-voorzieningen als basis voor e-overheid en dienstverlening)
Hiernaast zijn o.a. de volgende zaken aan de orde door onze eigen ambitie: klantoriëntatie en zaakgericht werken, organisatieontwikkeling volgens MeeAnder meer transparantie en heldere verantwoording over gemeentelijke activiteiten meer regionale samenwerking Hierdoor is het van belang een structureel, strategisch en samenhangend informatiebeleid te voeren. Dit Informatiebeleid (I-beleid) is vastgelegd in het Informatiebeleidsplan 20122015 “ Bouwen en sturen in samenhang op dienstverlening, organisatie en ICT”. Dit Ibeleid is het vervolg op het strategisch informatiebeleid 2007-2011 en sluit hier naadloos op aan, onder het (ook landelijke) motto “Afmaken waarmee we enkele jaren geleden begonnen zijn!”.
Het Nijmeegse Fundament
3
Het Nijmeegse Fundament Het Nijmeegse informatiebeleid is opgebouwd aan de hand van Het Gemeentelijk Fundament. Het Gemeentelijk Fundament is door enkele gemeenten ontwikkeld om thematisch te sturen op de samenhang tussen de gemeentelijke dienstverleningsprocessen, de interne bedrijfsvoering en de ICT-componenten. Het laat zien hoe de keten van informatiestromen er optimaal uit gaat zien en hoe in samenhang de verschillende bouwstenen klaar gezet worden om onze dienstverlening te kunnen verbeteren en aan de landelijke standaarden te kunnen blijven voldoen. (Een boeiende visuele uitleg van het fundament is te vinden op http://www.youtube.com/watch?v=pQM6uElnGCA )
Het Informatiebeleid bevat de visie op een gemeentebrede informatiehuishouding met 6 thema’s die staan voor de bouwstenen van het Nijmeegse informatiehuis. Per thema is uitgewerkt wat er speelt in Nijmegen. Eveneens zijn per thema richtinggevende uitspraken gedaan, waaraan alle nieuwe I-ontwikkelingen en -projecten worden getoetst (zie powerpointpresentatie in bijlage 1) De thema’s in Nijmegen zijn: 1. Meest nabije overheid 2. Verbinden en van informatie voorzien 3. Efficiënt werken 4. Eenmalig gegevens uitvragen 5. Efficiënt inzetten van techniek 6. Regionaal samenwerken
4
De Nijmeegse thema’s
Wij hebben voor Nijmegen nadrukkelijk in onze visie het belang van intergemeentelijke samenwerking toegevoegd. Het informatiebeleid geeft duidelijke kaders voor het verder invullen en uitwerken van nieuwe ICT-initiatieven en daar waar mogelijk binnen het regionaal samenwerkingsverband.
4
De Nijmeegse thema’s Door de heldere visie en kaders per thema en over de thema’s heen (zie bijlage 1) is transparant, de juiste inzet van mensen en middelen mogelijk. Waardoor ICT voorzieningen gemaakt worden die bijdrage aan de dienstverlening aan onze burgers, bedrijven en instellingen. Zo kunnen al onze medewerkers deze diensten en producten gemakkelijker en verantwoord realiseren en implementeren. Per thema laten we daarvan een aantal voorbeelden de revue passeren 1. Meest nabije overheid (Frontoffice) Geavanceerde e-diensten (informatie-verificatie tijdens intake) kunnen de zelfsturing en zelfredzaamheid van burgers vergroten en leveren kansen op efficiency doordat controles aan de voorkant geautomatiseerd worden. Bovendien gaan we ook meer werken vanuit vertrouwen in de burger. Burgers en bedrijven kunnen ‘any place, any time’ de juiste informatie raadplegen over hun rechten en plichten, mogelijkheden én onmogelijkheden via onze website, de persoonlijke internetpagina of door te bellen met het centrale 01424 informatienummer. Steeds meer klantinteractie wordt volledig door de frontoffice, al dan niet geautomatiseerd be- of afgehandeld.
5
De Nijmeegse thema’s
2. Verbinden en van informatie voorzien (Midoffice) Het zogenaamde midoffice vormt een belangrijke spil in het verzorgen van de informatiestromen tussen burgers en onze (primaire)processen in de diverse ketens. Zaaksgewijs werken zorgt dat er meer zicht op én in het werkproces is: wie is waar mee bezig en wat komt eraan. Zowel positief voor de burger die kan volgen hoever het met een vraag staat, als voor onze medewerkers om het werk effectief en efficiënt te kunnen organiseren.
3. Efficiënt werken (Backoffice) Verdere digitalisering maakt het mogelijk veel meer informatie te ontsluiten voor ambtenaren maar ook voor burgers waardoor de informatie-uitwisseling eenvoudiger en effectiever gaat verlopen. (Primaire)werkprocessen worden o.b.v. een landelijk standaard model (GEMMA 1 ) opnieuw ontworpen. Dubbele en overbodige controles worden eruit gehaald, gelijksoortige processtappen worden centraal (standaard) ingericht en overlappende applicaties worden gesaneerd. Dit verbetert de beheersbaarheid en de verantwoording en maakt de bestuurlijke resultaten transparant en zichtbaar.
4. Eenmalig gegevens uitvragen (Basisregistraties) Werken met de diverse basisregistraties levert juiste informatie op. Minder ergernis bij burgers en bedrijven, geen gegevens opnieuw invullen en/of aanleveren, meer rechtszekerheid, meer zekerheid in werkprocessen dat gegevens accuraat zijn en minder bezwaren en klachten. Het betekent uiteraard wel grote (wederzijdse) verantwoordelijkheid voor een goede kwaliteitszorg ten aanzien van de inhoud en wijzigingen hiervan.
5. Efficiënt inzetten van techniek (Technische architectuur)
1
GEMeentelijke Model Architectuur: Proces- en Informatiearchitectuur om de organisatie beter te stroomlijnen. 6
De projectplanning
Onze handhavers kunnen op straat of bij huisbezoeken met mobiele apparatuur direct bij alle benodigde informatie, voor een directe en duidelijkheid communicatie met burgers en bedrijven en uiteraard het werken effectiever maakt. Exponentiele groei van digitale dataopslag vraagt om slimme en innovatieve oplossingen. Uiteraard moet dit verantwoord en veilig gebeuren, ook dit vraagt aandacht voor databeveiliging en het verantwoord omgaan met privacy gevoelige gegevens. “Any place, any time, any device” is uitgangspunt voor ons computernetwerk, o.a. als basis voor het nieuwe werken en mogelijkheden om effectiever de kantoorruimte te benutten.
6. Regionaal samenwerken Er staan de komende jaren meer en meer regionale samenwerkingsverbanden op stapel. Een complex vraagstuk voor ICT, vanwege het gegeven dat tot nu toe alle gemeenten en overheidsorganen veelal verschillende informatiesystemen gebruiken die niet allemaal eenvoudig met elkaar kunnen communiceren. Daarom is steeds een stapsgewijze aanpak nodig om de regionalisering van de Brandweer, de Regionale Uitvoeringsdienst, ICTinfrastructuur, maar ook regionale initiatieven en samenwerkingsverbanden op het vlak van GEO-basisregistraties, Belastingprocessen, Jeugdzorg, Leerling-vervoer, WMO en Leerplicht van goede ICT ondersteuning te voorzien.
5
De projectplanning Om goed georganiseerd en planmatig te sturen op de realisatie van het informatiebeleid is het beleid jaarlijks vertaald in een informatie(projecten)–plan. Alle noodzakelijke nog te realiseren (generieke) bouwstenen van Het Nijmeegse Fundament zijn geïnventariseerd. Voor de komende twee jaar zijn alle projecten in beeld, inclusief een prioriteitsbepaling en uitgewerkt in een planning. Jaarlijks laten we het I-projectenplan door de Directieraad vast stellen als uitvoeringsplan voor het lopende jaar. Tevens wordt de uitvoering ervan gemonitord. De directieraad heeft het projectplan 2012-2013 gebaseerd op de lopende ontwikkelingen en vooruitlopend op het logisch vervolg (“afmaken waarmee we begonnen zijn”) reeds goedgekeurd. Om de ontwikkeling goed te begeleiden is er een sturingsmodel opgesteld. Via themastuurgroepen, waarvan de voorzitters samen de regiegroep SIB vormen, die de doelen en de samenhang op hoofdlijnen bewaken en zo nodig bijsturen. De secretarissen van de stuurgroepen moeten zorgen voor de inhoudelijke afstemming tussen en over de thema’s heen.
7
De projectsturing
6
De projectsturing De uitvoering en begeleiding van de (jaarlijkse) I-projecten kalender vereist een integrale aanpak over de thema’s heen. Daarvoor is een sturingsmodel ingericht dat aansluit bij de organisatiestructuur van Gemeente Nijmegen (MeeAnder). De realisatie van het strategisch informatiebeleid wordt aangestuurd door de Regiegroep SIB (voorgezeten door de portefeuille-directeur ICT). Deze prioriteert de projecten en zorgt voor samenhang tussen de zes Thema-stuurgroepen, waarin het lijnmanagement en ICT in zijn vertegenwoordigd. Op inhoudelijke en operationele samenhang wordt gemonitord door het Afstemmingsoverleg (de secretarissen/architecten van de themastuurgroepen), zodat over de thema’s heen de integrale aanpak wordt vastgehouden. Zo ontstaat een netwerk van samenwerking tussen de ICT professionals en de beleidsvormende en uitvoerende organisaties, die er samen voor zorgdragen dat het Nijmeegse
fundament in 2015 ontwikkeld is.
7
Financiën Het Strategische Informatieplan kent als kaderstellend document geen financiële consequenties. De lopende en te starten I(CT)-projecten uiteraard wel. Deze projecten worden uitgevoerd binnen de beschikbare financiële kaders. Het begrotingskader voor ICT ziet er sinds 2012 als volgt uit: De investeringsbudgetten voor ICT-projecten zijn per 1-1-2012 gecentraliseerd bij de afdeling InformatieManagement & Automatisering (I&A), dit is inclusief de budgetten die voorheen bij de afzonderlijke directies zaten. Voor de eenmalige kosten van de geprioriteerde projecten, worden in tabel 1 de beschikbare investeringsbudgetten weergegeven. Tabel 1: ICT investeringsbudgetten In euro x1.000 1. Centrale ICTinfrastructuur 2. Generieke voorzieningen 3. Basisregistraties vast Idem variabel *) 4. Sociaal domein vast Idem variabel *)
2012
2013
2014
925
380
715
400 80
0 0 80 40 345
273 40 80 0 345
790
8
Financiën
5. Fysiek domein vast Idem variabel *)
370
0 120
0 120
*) Variabele bedrijfsinvesteringen worden jaarlijks herzien.
Het Meerjareninvesteringsprogramma voor I&A kent 5 categorieën. Allereerst de centrale infrastructuur voor telefonie, hardware, systeemsoftware, enz. Deze kent een onregelmatig verloop, dat te maken heeft met investeringsbeslissingen uit het verleden (bv. kwaliteitsimpuls) en verschillende afschrijvingstermijnen, waardoor in het ene jaar er een hogere investeringsbehoefte is dan in een volgend jaar. De categorie Generieke voorzieningen bevat bijvoorbeeld de investeringen in het midoffice. Dit is de belangrijke informatie makelaar en schakelpunt, waar informatie in ketens met elkaar verbonden is. Ook hier is sprake van een ongelijke verdeling over de jarenschijven. De overige categorieën bevatten investeringen voor de drie informatie categorien Basisregistraties, Fysiek-, Sociaaldomein van onze organisatie. Deze zijn deels vast (omdat deze al via de gebruikelijke aanvraagprocedure is toegekend en opgenomen in dit investeringsschema) en deels variabel als gevolg van vakinhoudelijke ontwikkelingen op de domeinen die elk jaar opnieuw aangevraagd gaan worden (bv vervanging applicaties, nieuwe ontwikkelingen als AWBZ en Jeugdzorg, enz.). Afhankelijk van de realisatie van projecten, de technische en regionale ontwikkelingen die een gewijzigd projectverloop nodig maken, komen we met voorstellen om binnen de financiële kaders met een aangepaste investeringsbegroting zodat deze een meer regelmatig verloop krijgt. De beschikbare budgetten worden via de gebruikelijke procedures van de B&V-cyclus gewijzigd. Indien als gevolg van nationale of provinciale trajecten aanvullende ICTprojecten moeten worden uitgevoerd (decentralisaties overheidstaken, RUD’s 2 , etc.), wordt dit via de B&V-cyclus opgenomen in de investeringsbegroting van de afdeling I&A. Dit betekent dat, als er extra middelen voor nieuwe en/of gedecentraliseerde taken bijkomen en ondersteuning vanuit ICT benodigd of wenselijk is, een deel van deze transitieen uitvoeringsmiddelen beschikbaar gesteld worden aan de afdeling I&A. Deze middelen worden via de gebruikelijke procedures overgezet naar de I&A-begroting, zodat de ondersteuning gerealiseerd kan gaan worden. De vele bezuinigingsmaatregelen die op onze organisatie afkomen leiden vaak tot meer inzet van ICT om zo efficiënter te kunnen werken. Digitale werken, digitale intake/edienstverlening, efficiënt gebruik kantoorvloer (Het Nieuwe Werken), digitale communicatie met burgers, etc. leidt tot “bezuinigen MET ICT”, i.t.t. “bezuiniging OP ICT”. Alle nieuwe investeringen in ICT-voorzieningen, meer hardware, meer software, (veel) meer digitale gegevensopslag, meer koppelingen (o.a. met landelijke voorzieningen), etc. betekenen ook meer onderhoud- en meer beheerskosten. De komende jaren gaan als gevolg hiervan de structurele exploitatiekosten (geld en formatie) van de afdeling I&A toenemen. Om deze ontwikkelingen te kunnen sturen, moeten alle ICT-projectenplannen voorstellen gaan bevatten, waarin een gedetailleerd kosten én dekkingsvoorstel zit (investering én exploitatie). Deze 'total cost'-benadering is randvoorwaardelijk voor de start van projecten. Alleen als alle kosten gedekt zijn, worden projecten ter hand genomen.
2
Regionale UitvoeringsDiensten 9
Beveiliging en privacy binnen de digitale gemeente
8
Beveiliging en privacy binnen de digitale gemeente De gemeente als informatie-beherende en –verwerkende organisatie in het digitale tijdperk breng ook een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Het beveiligen van de (digitale) informatie in het algemeen en de waarborgen voor privacy van de burgers en bedrijven in het bijzonder vraagt in toenemende mate de aandacht. Er zijn al vele maatregelen genomen, de belangrijkste: GBA: Gemeentelijke Basis Administratie (Bevolkingsregister) is middels speciale weten regelgeving de databeveiliging geregeld en deze wordt regelmatig geaudit. Controle op de externe toegang tot netwerk: De beveiliging van het gehele ICTinfrastructuur (computernetwerk) is, gezien toenemende complexiteit en de noodzakelijke expertise operationeel overgedragen aan en daarvoor gecertificeerd provider op het gebied van digital security diensten (TUNIX). Controle op de toegang tot informatiesystemen: De autorisatie voor opvoeren, muteren en/of raadpleging van de data wordt ingericht en beheerd volgens het "need-toknown" principe op basis van rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen de gemeentelijke organisatie. Deze autorisatiematrix ("wie mag wat?") wordt formeel door de desbetreffende proceseigenaar/afdelingshoofd geaccordeerd. De wijze van dataopslag en beveiliging. Privacygevoelige data wordt centraal opgeslagen en beheerd op gemeentelijke storage (opslag) faciliteiten die opgesteld staan in de beperkt en gecontroleerd toegankelijke computerzaal in een gemeentelijk kantoorgebouw. Deze data wordt ook op back-ups bewaard in een kluis op een andere gemeentelijke locatie en wekelijks in afgesloten (verzegelde) koffers opgeslagen in een beveiligd datacentrum buiten Nijmegen. Dataopslag bij derden: Op dit moment wordt met betrekking tot privacygevoelige informatie daar zeer terughoudend mee omgegaan. Privacy moet vooral ook gewaarborgd en verankerd zijn in de (werk)processen. Bij de intake van alle I-projecten wordt specifieke aandacht geschonken aan het privacy-aspect in relatie tot de regelgeving van het college bescherming persoonsgegevens (CBP). Zo nodig nemen wij contact met hen op. Het CBP heeft Gemeente Nijmegen in positieve zin als voorbeeld gemeente genoemd. Bij registraties van persoonsgegevens wordt in het privacyregelement van ieder gegevens vastgelegd met welk doel dit wordt geregistreerd. Bij het verstrekken van (persoons)gevens aan zowel interne als externe organisaties wordt een zeer zorgvuldige procedure gehanteerd. Er vindt altijd onderzoek plaats naar het doel en gebruik van de gegevens. Dit wordt getoetst aan de wet 3 en het privacyregelement, waarna een ambtenaar van de afdeling Burgerzaken al dan niet toestemming verleent onder vermelding van strikte voorwaarden. Ook informatie-uitwisseling tussen (geautomatiseerde) informatiesystemen vindt uitsluitend plaats na formele toestemming van de proceseigenaar en daarnaast van de informatie-eigenaar van de persoonsinformatie. Het afleggen van de ambtseed moet ook in dit kader gezien worden. Het maakt de ambtenaar nadrukkelijk bewust van zijn verantwoordelijkheid naar de burgers en hun privacy.
3
Persoonsgegevens mogen uitsluitend gebruikt worden voor het beschreven doel waarvoor deze gegevens oorspronkelijk zijn geregistreerd,
10
Communicatie
9
Communicatie We vinden het belangrijk dat het “ons” I-beleid wordt: besproken met en gedragen en uitgevoerd door het management, organisatie-, bedrijfs- en informatieadviseurs en de ICT-medewerkers. Het gaat onze medewerkers uiteraard ook aan. Zij blijven de belangrijkste schakel in de dienstverlening en de uitvoering van het werkproces. Het uitvoeren van het informatiebeleid gaat hen daarbij helpen. Verder digitaliseren van dossiers ontsluit kennis van collega’s voor collega’s. Werken met basisregistraties vergroot de verantwoordelijkheid én afhankelijkheid en daarmee ook het belang van samenwerken. Zaaksgewijs werken, ondersteund door een nieuwe midoffice met procesondersteuning, geeft medewerkers én leidinggevenden inzicht in het werkproces: wie is waar mee bezig en wat komt eraan. Geavanceerde e-diensten vergroten de zelfsturing van de burger en de efficiency van de eigen organisatie. Datzelfde geldt voor de inzet van social-media en burgerparticipatie. Het Informatiebeleid biedt ook perspectief voor het bestuur. De realisatie ervan geeft, naast een effectievere handhaving, betere mogelijkheden tot verantwoording van de gemeentelijk uitgevoerde activiteiten (zaken) en de resultaten daarvan. Dit ook tegen de achtergrond van beleidsplannen, ingezette middelen en criteria voor interne bedrijfsprocessen. Om dit draagvlak te creeren is het Strategisch Informatiebeleid 2012-2015 in 2 fases tot stand gekomen. In 2011 is gewerkt aan draagvlak voor deze opbouw van het Nijmeegse fundament door diverse ronde tafelgesprekken met betrokken medewerkers en het lijnmanagement en het directieteam. Vervolgens zijn de uitkomsten uitgewerkt in een aantal (toen nog) directieoverstijgende bijeenkomsten, waarin de richtinggevende uitspraken per thema ontwikkeld zijn. Zo is er gemeentebreed draagvlak ontstaan voor dit informatiebeleidskader. Het resultaat is vanaf mei 2012 breed gecommuniceerd om te zorgen dat de gehele organisatie op de hoogte is van deze kaders en zo een bijdrage kan leveren aan de realisatie ervan. Op medewerkerniveau is aandacht besteed aan wat dit beleidskader concreet betekent voor de diverse werkprocessen en het dagelijkse werk. Een vergelijkbare ronde heeft plaats gevonden op de diverse managementniveau van de interne, sociale en fysieke informatiedomeinen. Ten slotte wordt dit najaar dit nog verder verdiept en uitgewerkt binnen diverse afdelingen, waarin deze wijzigingen een grote betekenis gaan krijgen voor de dagelijkse dienstverlening. De al gehouden presentaties zijn positief ervaren en verlopen.
11
2007‐2011
2012‐2015
Strategisch Informatiebeleid Gemeente Nijmegen 1
Inhoud SIB 2012‐2015 • Wat speelt er Landelijk en in Nijmegen? • Wat willen we met iBeleid bereiken? • Introductie Nijmeegs Fundament • Richtinggevende uitspraken iBeleid • Nijmeegs sturingsmodel • Van iBeleid naar iPlan
2
Landelijke taakstelling gemeenten Voor dienstverlening en e‐overheid • Wet‐ en regelgeving • NORA • GEMMA • i‐NUP • @genda2015 VNG • Baseline Informatiehuishouding Gemeenten 3
Wat speelt er in Nijmegen? 1. Klantoriëntatie • • • • •
Burgerselfservice Co‐creatie / burgerparticipatie Denken vanuit de klant Deregulering (werken vanuit vertrouwen) Programma dienstverlening
4
Wat speelt er in Nijmegen? 2. Interne organisatie • • • • •
Samenwerking op inhoud (MeeAnder) Kostenbewustzijn Functioneel en proportioneel Kennis delen Basis op orde
5
Wat speelt er in Nijmegen? 3. Externe invloeden • • • •
Voldoen aan landelijk eisen Regionale samenwerking Ketensamenwerking Ontwikkelingen op de ICT‐markt
6
Wat Informatiebeleid faciliteert? • • • • • • •
De basis op orde (afmaken & doorgaan) Inrichten generieke voorzieningen & NUP Plaats en tijd onafhankelijk (samen)werken Procesherontwerp vanuit klant e‐Dienstverlening: i‐NUP‐proof per 2015 face call click Regionale samenwerking regio Nijmegen 7
Hoe realiseren we dit in Nijmegen?
Instrument: Het Gemeentelijk Fundament
8
De aanpak: Het Nijmeegs Fundament ‐ Geeft overzicht ‐ Geeft focus ‐ Geeft sturing ‐ Van Beleid naar Plan 9
Nijmeegs Fundament
10
Nijmeegs Fundament Nu per thema: ‐ Waarop te sturen? ‐ Wat speelt er in Nijmegen? ‐ Richtinggevende uitspraken 2012 ‐ 2015
11
Frontoffice
Gemma Fundament
12
Wat er speelt in iNijmegen: ‐ Burgerselfservice/‐participatie ‐ Kanaalsturing ‐ Doorontwikkeling Stadswinkel
Frontoffice
13
Frontoffice
Richtinggevende uitspraken: ‐Digitaal kanaal is leidend en rechtsgeldig ‐Volgen landelijke voorzieningen ipv zelf ontwikkelen ‐Uitgaan van vertrouwen in de burger ‐Directe afhandeling van de vraag 14
Midoffice
15
Wat er speelt in iNijmegen: ‐ Vernieuwing Midoffice ‐ Zaaksgewijs werken ‐ Digitalisering
Midoffice
16
Midoffice
Richtinggevende uitspraken: ‐ Dikke Midoffice ‐ Eenmalige gegevensuitvraag ‐ Zaak‐ en procesgericht werken ‐ Volledig digitale afhandeling ‐ Focus op verbinding 17
Backoffice
18
Wat er speelt in iNijmegen : ‐ Overlap in applicaties ‐ Beschikbaarheid informatie ‐ Focus op specialisme
Backoffice
19
Backoffice
Richtinggevende uitspraken: ‐ Verminderen overlap in applicaties: ‐ Inhoudelijke informatie beschikbaar voor alle medewerkers die deze nodig hebben ‐ We nemen de informatie van collega's aan als waar ‐ Maximaal gebruik Midoffice 20
Basisregistraties
21
Wat er speelt in iNijmegen : ‐ Intern en landelijk koppelen ‐ Gebruik basisregistraties ‐ Inrichten Terugmelding
Basisregistraties
22
Basisregistraties
Richtinggevende uitspraken: ‐ Eenmalige gegevensuitvraag. ‐ Verplicht gebruik basisregistraties in processen ‐ Burger houdt eigen gegevens bij in MijnNijmegen ‐ Inrichten en bewaken van de Terugmelding 23
Technische architectuur
24
Wat er speelt in iNijmegen : ‐ Basis op orde ‐ Het nieuwe werken (HNW) ‐ Cloudvraagstukken ‐ Toespitsen beveiliging
Technische architectuur
25
Technische architectuur
Richtinggevende uitspraken: ‐Ondersteun plaats en device onafhankelijk werken ‐ICT‐faciliteiten inrichten per doelgroep ‐Ontzorging van de organisatie voor wat betreft ICT ‐"Open mits" in plaats van "Gesloten tenzij" 26
Regionaal
27
Wat er speelt in iNijmegen : ‐ Regionale samenwerking ICT ‐ Shared service centrum
Regionale samenwerking
28
Regionaal Thema Regionale samenwerking
Richtinggevende uitspraken: ‐ Inrichten ICT samenwerking regio van Nijmegen ‐ Regionaal delen van kennis en ervaring ‐ Efficiënte inzet resources
29
De aanpak: Het Nijmeegs Fundament ‐ Geeft overzicht
‐ Geeft focus ‐ Geeft sturing ‐ Van Beleid naar 30
Plan
Nijmeegs Fundament
Focus op grensvlakken
31
Nijmeegs Fundament
S n e l w e g a f h a n d e l i n g
Focus op ketens (belemmeringen wegnemen) 32
Nijmeegs Fundament Wat speelt er over de thema’s heen: •Delen van informatie •Gemeenschappelijk gebruik voorzieningen •Sturing ketenprocessen •Generiek boven specifiek Richtinggevende uitspraken: •Inrichten generieke voorzieningen •Van de vraag van klant tot het product bij de klant
33
Inhoud SIB 2012‐2015 • Wat speelt er Landelijk en in Nijmegen • Wat willen we met iBeleid bereiken • Introductie Nijmeegs Fundament • Richtinggevende uitspraken iBeleid • Nijmeegs sturingsmodel • Van iBeleid naar iPlan
34
De aanpak: Het Nijmeegs Fundament ‐ Geeft overzicht
‐ Geeft focus ‐ Geeft sturing ‐ Van Beleid tot Plan
35
Nijmeegs sturingsmodel t.b.v. (bege)leiding implementatie SIB 2012‐2015
Regie: Doel bereiken en samenhang bewaren
Afstemming tussen de thema’s en over de thema’s heen 36
De aanpak: Het Nijmeegs Fundament ‐ Geeft overzicht
‐ Geeft focus ‐ Geeft sturing ‐ Van Beleid tot Plan 37
Van Beleid tot Plan 1. ICT voorzieningen per thema
2. Rode draden over de thema's heen
3. Criteria voor prioritering 38
Van Beleid tot Plan 1. ICT voorzieningen per thema
‐ Welke zijn gerealiseerd in Nijmegen ‐ Welke weer te vervangen ‐ Welke nog te realiseren 39
ICT‐voorzieningen binnen FO in Nijmegen
ICT‐voorzieningen ‐ Vraag & Antwoordcombinaties ‐ DigiD ‐ E‐herkenning ‐ digidMachtigingen ‐ BSN ‐ Samenwerkende catalogi ‐ Webrichtlijnen ‐ Voorzieningen decentrale regelgeving ‐ Bekendmakingen ‐ Antwoord voor bedrijven ‐ MijnOverheid.nl ‐ Gemeentelijke website
NUP 40
ICT‐voorzieningen binnen MO in Nijmegen
NUP 41
ICT‐voorzieningen binnen BO in Nijmegen
NUP 42
ICT‐voorzieningen Basisregistraties Nijmegen
NUP 43
ICT‐voorzieningen binnen MO in Nijmegen
NUP 44
Aantal grote iProjecten 2012 RUD WABO DigiD Schuldhulpverlening E‐herkenning Samenwerkende catalogi Webrichtlijnen MijnOverheid.nl Antwoord voor bedrijven Vraag & Antwoordcombinaties Bekendmakingen Voorzieningen decentrale regelgeving
Status
2012 2013 2014 2015 -
-
Gemeentelijke website
x x
-
x
Voo
x
-
-
-
x x -
rbe
e g a l j i B e i n Z a l p n e t c e j o 5 iPr 1 0 2 ‐ 2 201 x
-
eld pla nni ng
Realisatie ICT‐voorzieningen
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
OK Nog te doen / te vervangen 45
2. Rode draden over de thema's heen Dienstverlening MeeAnder FrontOffice
MidOffice
Burger zelfservice
Volledig Digitale Afhandeling
Vertrouwen Controle aan de voorkant
Vernieuwen Midoffice Digitalisering Digitaal Archiveren Projectdossiers
BackOffice Efficiency
Opruimen Verbinden Samenwerken Onderling vertrouwen
Basisreg. Aansluiten
Kwaliteit bewaken Verplicht terugmelden Verplicht gebruik
Techniek
Regio
Veilige toegang
Samenwerking Under construction
Samenwerking Basis op orde Doelgroep benadering
RUD’s WABO en Werk Veiligheidsregio ICT Samenwerking
Rode draad dienstverlening Rode draad MeeAnder Vereenvoudigen van het proces‐ en applicatielandschap
46
Rode draden Dienstverlening We sturen op zelfservice door de burger via het digitale kanaal. We zorgen ervoor dat de burger maar één keer zijn gegevens invult en dat hij op elk moment zijn voortgang kan inzien. We vertrouwen hem. Hierbij maken we gebruik van standaard ICT voorzieningen en worden de werkprocessen standaard ingericht. We leveren de producten als het kan direct. 47
Rode draden MeeAnder Gemeente Nijmegen ontwikkelt zich naar een netwerkorganisatie, waarin professionaliteit en samenwerking centraal staan. Wij zorgen ervoor dat elke medewerker veilig, altijd en overal bij zijn programma's en informatie kan komen die hij nodig heeft en dat hij informatie kan delen met wie hij wil.
48
3. Criteria voor prioritering projecten (willekeurige volgorde)
• • • • • • •
Samenwerking (intern en extern) Rode draden / richtinggevende uitspraken Wet‐ en regelgeving Verbetering dienstverlening Generiek boven specifiek Efficiency Functionaliteit en proportionaliteit
49
Bijlagen bij iBeleid 2012 ‐ 2015 (op aanvraag analoog beschikbaar)
1. 2. 3. 4.
Het Fundament Richtinggevende uitspraken 2012‐2015 Nijmeegs sturingsmodel iBeleid 2012‐2015 SIP 2007‐2011
5. Filmpje Nijmegen 2015 (Thorbecke) 6. Filmpje van het Fundament 7. Nijmeegse onderleggers 8. Landelijke onderleggers 50
