Collegevoorstel
Openbaar
Onderwerp
Subsidieaanvraag Doornroosje t.b.v. interim-bestuur PAN
Programma / Programmanummer
BW-nummer
Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Cultuur / 9530 Collegevergadering no 47 Portefeuillehouder
H. Beerten Samenvatting Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. Aanwezig: Afgelopen voorjaar zijn sluimerende problemen tussen de L120, Stefan Grond, 06-46023672 Th. de Graaf Voorzitter medewerkers en het bestuur van de Stichting Promotie Amateurmuziek P. Depla, H. van Hooft sr., L. Scholten, H.Datum Kunst, Wethouders ambtelijk voorstel Nijmegen (PAN) dusdanigP. geëscaleerd per 9 april jl. is Lucassen,dat J. het vanbestuur der Meer 30 augustus 2010 afgetreden. Aangezien PAN een cruciale positie inneemt in de P. Eringa Gemeentesecretaris Registratienummer Nijmeegse popketen en de organisatie niet in staat blijkt haar interne A. Kuil Communicatie 2010.1376 problematiek zelf op te lossen, hebben wij in samenspraak met de M. Sofovic Verslag medewerkers aan Doornroosje gevraagd om tot ultimo 2010 het
interim-bestuur over PAN te voeren en de organisatie door te lichten. Omdat de beoogde werkzaamheden een omvang hebben die een reguliere bestuurstaak verre overschrijden, heeft Doornroosje een subsidieaanvraag ingediend ter dekking van de interim-kosten van € 43.400,-. In dit voorstel geven wij aan waarom wij deze aanvraag willen honoreren. Ter besluitvorming door het college Aldus
vastgesteld in de vergadering van:
Paraaf
1. Aan Stichting Doornroosje een eenmalige subsidie van € 43.400,- te verlenen ter dekking van de kosten van het interim-bestuur bij PAN; 2. Het subsidiebedrag te dekken uit het product Doornroosje, productnummer 60572.
De voorzitter,
Datum
akkoord
De secretaris,
Programmamanager D. Leenders
Programmadirecteur M. Wetzels
Alleen ter besluitvorming door het College Paraaf
Besluit B&W d.d. 5 oktober 2010 nummer: 3.13 Conform advies
Aanhouden Anders, nl.
Datum
akkoord Bestuursagenda
1
Gemeentesecretaris
Portefeuillehouder
Subsidie-aanvraag Doornroosje interimmanagement PAN cvs_5
Collegevoorstel
1
Probleemstelling
Stichting PAN heeft als doelstelling het bevorderen en in stand houden van een gunstig klimaat voor muzikanten in de regio Nijmegen. Als kerntaak beheert de organisatie 8 oefenruimtes waar gemiddeld ongeveer 110 popbands gebruik van maken. Verder geeft PAN bandcoaching en organiseert of verleent haar medewerking aan projecten en festivals zoals de Roos van Nijmegen, Oranjepop en de Valkhofaffaire en levert daarmee een belangrijke bijdrage aan de amateurkunst en doorstroming van bands naar (semi)professioneel niveau. Gezien deze cruciale rol in de popinfrastructuur van Nijmegen verleent de gemeente Nijmegen PAN al jaren een structurele subsidie van ongeveer € 12.000,-. Maar daarnaast hebben we regelmatig projectsubsidies verstrekt en in 2008 een eenmalige subsidie van € 40.000,- om een toekomstbestendige organisatie op poten te zetten. Het plan hiervoor hebben we overigens van het (intussen voormalig) bestuur, ondanks herhaaldelijk verzoek, nooit ontvangen. Afgelopen maanden zijn al langer sluimerende problemen tussen bestuur en medewerkers van PAN dusdanig geëscaleerd dat het bestuur per 9 april jl. is afgetreden. Kern van de crisis was de gebrekkige communicatie tussen bestuur en medewerkers. Daaronder lag de onzekerheid bij de medewerkers over het financiële perspectief van PAN. Op basis van voorlopige gegevens lijkt die onzekerheid terecht: de in 2008 verkregen bijdrage van € 40.000 voor de professionalisering van Stichting PAN is deels opgegaan aan activiteiten waarvoor de subsidie niet bedoeld was. 1. Er zijn medewerkers aangetrokken op basis van tijdelijke werkverruimende subsidies (webplaatsen, brugbanen) zonder dat op termijn perspectief was op dekking van die personeelskosten; 2. Tegenover variabele en onzekere inkomsten uit projectsubsidies staan vaste personeelkosten van de projectmedewerkers waarmee de Stichting zich klem heeft gezet; 3. Veel te lang is geaarzeld – sinds 2004 - met het doorvoeren van een jaarlijkse huurverhoging voor de oefenruimtes. Dat is ten langen leste uiteindelijk in één klap gecorrigeerd met een verhoging van 50% per 1 april jl. Maar dat heeft vervolgens tot opzeggingen en voorstelbare boze reacties geleid die de naam van de Stichting schade hebben toegebracht. Om het (oude) bestuur van PAN de gelegenheid te geven om de professionalisering van de organisatie geleidelijk door te voeren, hadden we afgesproken dat de besteding van de subsidie van € 40.000,- gedurende 3 jaar zou plaatsvinden (2008 t/m 2010). Daarna zou het resultaat inclusief een financiële verantwoording aan ons gepresenteerd worden. Mede door de recente gebeurtenissen is het dus al in een vroegtijdig stadium duidelijk geworden dat de besteding van de subsidie niet conform de afspraken is geschied. Aangezien PAN een cruciale positie inneemt in de Nijmeegse popketen en de organisatie niet in staat blijkt haar interne problematiek zelf op te lossen, hebben wij in samenspraak met de medewerkers aan Doornroosje gevraagd om tot ultimo 2010 het interim-bestuur over PAN te voeren. Hierbij hebben we aan Doornroosje de opdracht gegeven om de organisatie door te lichten en met voorstellen te komen om van PAN in zowel organisatorisch als financieel opzicht weer een stabiele stichting te maken. Omdat de beoogde werkzaamheden een omvang hebben die een reguliere bestuurstaak verre overschrijden, heeft Doornroosje een subsidieaanvraag ingediend ter dekking van de interim-kosten van € 43.400,-.
Collegevoorstel
Vervolgvel
2
2
Juridische aspecten
De Nijmeegse Kaderverordening Subsidieverstrekking en het Uitvoeringsvoorschrift subsidies programma Cultuur zijn van toepassing op dit voorstel. 3
Doelstelling
Doelstelling van dit voorstel is besluitvorming over de subsidieaanvraag van Doornroosje, waarmee de continuïteit van Stichting PAN gewaarborgd wordt. 4
Argumenten
De gemeente Nijmegen beschouwt PAN als een onmisbare speler in de popketen in Nijmegen en hecht veel waarde aan haar activiteiten. Om van PAN weer een stabiele organisatie te kunnen maken die zowel in financieel als in organisatorisch opzicht toekomstbestendig is, vinden wij het van belang dat de organisatie goed wordt doorgelicht. Wij onderkennen het feit dat dit een omvangrijke taak is die professioneel moet worden uitgevoerd. De door Doornroosje ingezette interim-bestuurder, die tevens voorzitter van de Raad van Toezicht van Doornroosje is, heeft de afgelopen maanden al op onbezoldigde basis werkzaamheden t.b.v. PAN heeft verricht en heeft ons volle vertrouwen dat hij van PAN weer een gezonde organisatie kan maken. We stellen daarom voor de subsidieaanvraag te honoreren. De bestuursbevoegdheden zijn inmiddels formeel overgedragen aan de interimbestuurder. In overleg met de medewerkers van PAN en Doornroosje krijgt de interim-bestuurder de volgende opdracht van ons mee (zie ook bijlage 1): 1. Het opstellen van een gedeelde visie over de plaats van PAN in de Nijmeegse popscene; 2. Het formuleren van de ambities; 3. Het opzetten van een nieuwe organisatiestructuur; 4. Het invoeren van een duidelijke bedrijfsvoering waardoor er een betere financiële grondslag ontstaat. 5
Financiën
Dekking voor het subsidiebedrag van € 43.400,- vindt plaats uit het restbudget 2010 van Doornroosje, productnummer 60572. 6
Communicatie
Wij hebben voorafgaand aan dit voorstel uitvoerig met Doornroosje en de personeelsleden van PAN gesproken. 7
Uitvoering en evaluatie
Na besluitvorming in ons College berichten wij Doornroosje over ons besluit. Over de voortgang van het traject hebben we elke 2 maanden overleg met de interim-bestuurder. 8
Risico
Mogelijk dat de conclusies van het onderzoek door de interim-bestuurder nopen tot pijnlijke ingrepen in de organisatie van PAN, zowel op inhoudelijk als personeel vlak.
Bijlage 1: Plan van aanpak
Bijlage 1
Plan van aanpak Uitgangspunt van dit plan is dat PAN een stabiele organisatie moet worden, zowel organisatorisch als financieel. Gegeven het bovenstaande zal dat betekenen dat op ieder onderdeel de mogelijke kostenreductie en opbrengst maximalisatie bekeken moet worden. Stap 1: gedeelde visie op de functie van PAN Met de medewerkers moet een gedeelde visie opgebouwd worden over de plaats van PAN in de popscene in Nijmegen. De markt waarin PAN opereert moet in kaart gebracht. Gevoelsmatig en op basis van de ervaringen elders in de stad kan gesteld worden dat de popcultuur in Nijmegen een rijke humuslaag van amateurmusici heeft. Mensen die alleen of met anderen muziek maken, uitgaan naar concerten en concertjes en dromen van optreden, alleen of met een bandje of een cd-release. Zij starten op hun kamer thuis, op zolder of in de garage. PAN opereert in die markt op drie manieren: 1. Verhuur van oefenruimte. Op gegeven moment worden ouders of buren gek van de herrie en wordt er gezocht naar een oefenruimte die minder overlast veroorzaakt. De actuele stand van de wachtlijst wordt nader bekeken gezien het schokeffect van de huurverhoging. Er was een wachtlijst van 30 à 40 groepen; 2. Met het (mede)organiseren van optredens, festivals, workshops, schoolprojecten worden randvoorwaarden geschapen voor het realiseren van de dromen van onze klanten. Het animo voor deze projecten is erg afhankelijk van de subsidiemogelijkheden, de financiële rekstok van de meeste (mede)organisatoren is niet groot; 3. Met een hulp en advieswinkeltje. PAN heeft eigen medewerkers die bandjes of individuele musici kunnen coachen, verwijzen, op weg helpen. Vragen zijn er genoeg, of die financieel gedekt kunnen worden is onze vraag. Deze drie producten vormen in de Nijmeegse popmarkt de core-business van PAN. Stap 2: formuleren van de ambities De ambitie van PAN is om de humuslaag van de popscene duurzaam te verrijken. Door haar producten, maar ook door het actief deel uitmaken van de popmusicologische hoofdstructuur van Nijmegen, de keten van de garage naar Lowlands. De ambitie van PAN is om die core-business te perfectioneren en vervolgens op basis van continue kennis van de humuslaag te kijken waar gaten in de markt vallen waar PAN op in zou kunnen en moeten springen. Gegeven de kwetsbaarheid van de organisatie is het van het grootste belang dat PAN zorgt voor een solide fundament waarop ambities verder uitgebouwd kunnen worden. Stap 3: aanpak structuur, organisatie en bestuur De structuur van PAN volgt idealiter de belangrijkste productgroepen: verhuur en beheer van de oefenruimtes en de projecten. De winkel is eerder virtueel dan functioneel. De winkel kan gekoppeld worden aan individuele medewerkers die elk een deel van de winkel onder hun hoede hebben. In principe wordt er gestreefd naar zelfsturende teams die periodiek verantwoording afleggen aan het bestuur. De mate waarin dat bereikt kan worden hangt af van de kwaliteit en leerbaarheid van de medewerkers. In de structuur zal daarom toegewerkt moeten worden naar een model waarin medewerkers helder beschreven resultaatverantwoordelijkheden hebben geaccepteerd die transparant gecommuniceerd kunnen worden. Die resultaten betreffen zowel de financiële kant van de zaak als de inhoudelijke resultaten. Binnen een kleine organisatie als PAN leidt de aanstelling van een coördinator al snel tot een waterhoofd. Niet doen dus. De functie van de financiële medewerker (8 uur/week) als financieel spin in het web waar de financiële en inhoudelijke resultaten verzameld worden lijkt voldoende als ondersteuning van het bestuur. De infrastructuur voor deze vorm van rapportage moet ontwikkeld worden. Binnen de organisatie moet de nu nog verdeelde uitvoering van de financiële boekhouding bijeengebracht en georganiseerd worden: de begroting, de boekhouding, de salarisadministratie, de (periodieke) verslaglegging, de jaarrekening. In de komende tijd zal een antwoord gegeven moeten worden op de vraag of een organisatie met een omzet van nog geen € 170.000 een volledig bestuur nodig heeft of dat in de overhead aansluiting gezocht moet worden bij verwante organisaties.
Plan van aanpak PAN
1
Bijlage 1
Resultaten ultimo 2010 Op hoofdlijnen moeten de volgende resultaten geleverd worden. Ten eerste op de inhoud: 1. De verhuur van oefenruimtes moet een cashcow worden. Een stabiele, niet overdreven, kwaliteit in spullen, service en beheer tegen een marktconforme prijs. De prijsniveaus elders in de regio moeten gevolgd worden. Deze activiteit moet een plus in de exploitatie opleveren waarmee de financiële basis wordt gelegd voor de andere activiteiten; 2. Sanering in het aantal projecten waarop PAN inzet. Liever minder projecten, maar dan van perfecte kwaliteit dan meer met minder; 3. Voor de winkel moet een budgetneutraal verdienmodel opgezet worden. Als er verlies wordt gemaakt moeten winkeldochters afgestoten worden. Op het vlak van personeel en organisatie: 4. Een personeelsformatie die past op de activiteiten en middelen van de stichting op termijn; 5. Een systeem van individuele verantwoording op inhoud en middelen voor de individuele taakonderdelen; 6. Jaarlijkse beoordelingen van medewerkers op basis van de arbeidsovereenkomst en de overeengekomen taakverantwoordelijkheden; 7. Een team dat weer vertrouwen heeft in de missie en toekomst van PAN; 8. Een oplossing voor de ‘topstructuur’ van PAN: als zelfstandige organisatie, maar dan met een nieuw bestuur, dan wel een aansluiting bij een andere organisatie. Op het vlak van financiën: 9. Een analyse van de financiële positie van de stichting bij ongewijzigd beleid; 10. Indien noodzakelijk een bezuinigingsplan op grond van bovenstaande analyse; 11. Een bijgestelde begroting voor 2010 en een meerjarenbegroting voor 2011 e.v. gebaseerd (indien aan de orde) op de uit punt 10 volgende noodzakelijke bezuinigingen; 12. Een systeem waarin boekhouding en salarisadministratie aansluiten op begroting en periodieke rapportages die zowel naar medewerkers als naar bestuur ingezet kunnen worden.
Plan van aanpak PAN
2
