Notulen van de Algemene ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren Trekvogelweg 61/315 te Amersfoort, gehouden op dinsdag 8 mei 2006 in Kerkelijk centrum De Openhof te Amersfoort _________________________________________________________________________________ Aanwezig namens het bestuur: De heer A. Mora (voorzitter), de heer T. Korver (jr) (technische com.), Mevrouw A. Nooyens (fin. com.) Aanwezig namens Artea beheer: De heer E. Buitenhuis (administrateur/beheerder) _________________________________________________________________________________ 1. Opening. De voorzitter, de heer Mora, opent de vergadering en verwelkomt de aanwezigen. De voorzitter is verheugd met de hoge opkomst. Mogelijk heeft de nieuwe locatie hiertoe bijgedragen. Helaas was het niet mogelijk om op de eerder afgesproken datum de zaal de huren. Indien de locatie bevalt, zal de volgende vergadering ook in deze locatie worden gehouden. 2. Vaststellen stemmenaantal. Volgens de presentielijst zijn er 560 van de maximaal 776 uit te brengen stemmen ter vergadering aanwezig, dan wel vertegenwoordigd, wat meer dan 2/3 van de stemmen is. Dit is voldoende om rechtsgeldige besluiten te nemen. 3. Mededelingen en ingekomen stukken. De voorzitter stelt voor punt 3 na punt 5 te behandelen. Er is een mailbericht op heden 8 mei 2006 ontvangen van de heer Hulsman, betreffende een verzoek tot goedkeuring van een aanpassing in het appartement. Twee weken geleden is er zonder toestemming van de Vereniging een gedeelte van de draagmuur weggehaald voor het maken van een deur. Nadat er klachten waren ontvangen van bewoners over het enorme gedender in het gebouw, is Artea beheer direct ter plaatse geweest om te kijken wat er gebeurde. De eigenaar bleek zonder toestemming van Bouw- en woningtoezicht en bovendien zonder toestemming van de Vereniging een gedeelte van de draagmuur te hebben verwijderd. De medewerker van Artea beheer heeft toen het werk stilgelegd en iemand van Bouw- en woningtoezicht laten komen. Deze heer heeft de zaak bekeken en gemeld (niet schriftelijk) dat hij akkoord kan gaan met de wijze van verbouwing, met de beperking dat de overige bewoners niets meer mogen doen in deze muur, daar er dan de mogelijkheid bestaat dat het geheel scheurvorming gaat vertonen. Aan de eigenaar is een brief verzonden dat hij zonder toestemming van de Vereniging in een dragende muur veranderingen heeft aangebracht. Conform de Splitsingsakte en het Huishoudelijk Reglement is het niet toegestaan zonder toestemming van de VvE iets aan de draagconstructie aan te passen. Bij dergelijke verbouwingen dient altijd eerst een berekening te worden gemaakt door een erkende aannemer. Dan dient de verbouwing te worden voorgelegd aan de gemeente. En als de gemeente toestemming verleent heeft, dient conform de Reglementen de VvE nog toestemming te verlenen.
__________________________________________________________________________________________________________ Notulen van de ledenvergadering van 8 mei 2006 1
Aan geen van de punten heeft de heer Hulsman zich gehouden en het bestuur heeft dan ook in een brief te kennen gegeven niet akkoord te gaan met de verbouwing. De heer Ruijssenaars geeft aan dat een constructiebureau uit Scherpenzeel de nodige sterkte berekeningen kan maken. Het bestuur zal dit aan de heer Hulsman mededelen. Inmiddels is de tijdspanning uitgegaan voor herstel in de oude situatie, zoals dat in een aangetekend schrijven van eind april is verzocht. Van de heer Hulsman is verder niets vernomen dat het geheel is hersteld en het dossier zal nu worden overgedragen aan de rechtsbijstandsverzekering, waarbij er zal worden gesommeerd om het geheel te herstellen. Mocht de heer Hulsman zich hieraan niet houden, dan zal het geheel mogelijk voor de Kantonrechter worden gebracht. De VvE heeft hiervoor een verzekering. Alle juridische kosten zullen op de veroorzaker worden verhaald. Het bestuur benadrukt dat de procedure gevolgd moet worden en dat eigenaren niet achteraf toestemming kunnen vragen. Er is een brief gezonden naar Artea beheer aangaande het functioneren op een aantal punten. Met name de stookkosten zijn te laat verwerkt, soms worden mails te laat beantwoord of gaan zaken wat te traag. Vorige week is er uitgebreid gesproken met Artea beheer hierover. Hierbij was het volledige bestuur aanwezig en ook een vertegenwoordiger van de groot eigenaar, de heer Frantzen. De vragen zijn naar tevredenheid beantwoord en de heer Buitenhuis deelt mede dat hij scherper de zaken zal invullen. Met name de afrekening van de stookkosten over de periode 2005/2006 wil hij uiterlijk augustus/september bij de eigenaren hebben. Ook voor het antwoorden via de mail zal er aandacht aan worden geschonken. Het bestuur zal dit scherp blijven volgen. De voorzitter deelt nog mede dat het bestuur uitstekende “Te koop” borden niet worden gedoogd. Aan de eigenaren wordt verzocht dit aan de verkopende makelaar mede te delen. Er zijn totaal zesentwintig volmachten ontvangen. 4. Bestuurlijke zaken De voorzitter deelt mede dat de heer Korver (jr) en mevrouw Nooyens nooit formeel zijn benoemd als leden van het bestuur. De heer Korver behartigt het technische belangen van de VvE binnen het bestuur. Tevens onderhoud hij de website van de VvE. Het is de intentie van het bestuur om de VvE ‘gezond’ te houden, zeker in het kader van de wettelijke regelgeving, waarbij benadruk wordt dat een VvE voldoende financiële middelen dient te hebben om het onderhoud op lange termijn te kunnen uitvoeren. Daarvoor zullen er in de komende periode zeker extra financiële bijdragen gevraagd moeten worden. Mevrouw Nooyens heeft zich vorig jaar kandidaat gesteld als lid van de financiële commissie. Zij initieert de financiële zaken binnen de VvE. Het betreft hier het controleren van facturen en aansturen van de kascommissie. Besluit. De vergadering besluit met unanieme stemmen de heer Korver en mevrouw Nooyens te kiezen tot leden van het bestuur.
5. Behandeling van de notulen van 22 november 2005. Tekstueel Pag. 2 punt 5 Aanvulling: “de kosten stijgen gemiddeld met 1,7%. __________________________________________________________________________________________________________ Notulen van de ledenvergadering van 8 mei 2006 2
Inhoudelijk. Pag.3 Liften De liften zijn inmiddels voorzien van de arbo voorzieningen door de firma Sky-lift. Het is de bedoeling dat in het najaar 2006 winter 2007 de overige zaken worden aangebracht, zoals nieuwe besturing. Er zal geen spreek/luisterverbinding worden aangesloten. Pag. 5 Schilderwerk bergingsgangen. De bergingsgangen zijn geheel geschilderd en de kosten zijn binnen het budget bleven. Pag. 5 Zaak Meeus. De voorzitter deelt mede dat de zaak Meeus (voorheen VvE-diensten) nu aanhangig is gemaakt bij de rechter. Advocatenkantoor Rijssenbeek behartigt de zaak voor de VvE. Hiervoor heeft de VvE een verzekering afgesloten. VvE-diensten zijn formeel failliet verklaard, echter het dossier is weer geopend om te kijken of er echt geen mogelijkheden aanwezig voor een financiële genoegdoening. Vanuit de vergadering wordt gevraagd of het dossier van crediteuren openbaar gemaakt kan worden, zodat inzichtelijk gemaakt wordt wie nog geld tegoed heeft. De voorzitter zal hier navraag naar doen. Actielijst. 2005 0203 2005 0203 2005 0203 2005 0203 2005 0203 2005 0206 2005 0206
2005 0207 2005 0208
2005 0208
Uitzetten ketels in zomerperiode Wordt uitgevoerd in overleg met het bestuur Verzenden Huishoudelijk Reglement Is verzonden door Artea Verdelingen verdampingsmeters nakijken Verdelingen zijn nagekeken door TC en hieruit komt een correctie vanuit Clorius Ontvangen rapportage Remeha Moet nog via Linthorst worden ontvangen Verzenden aanpassing bijdragen Nieuwe opgave is door Artea verzonden Voorstel betreffende extra bijdrage liften Is geagendeerd Nieuw contract liften per 2007 Het huidige liftcontract is opgezegd en er zal in de zomerperiode gekeken worden met de technische commissie welk contract bij welke firma het gunstigst naar voren komt. In de najaarsvergadering zal dit punt worden geagendeerd. Zaak Meeus Zie voortgaande tekst. Rapportage ketels De ketels zijn in eerste instantie onderhouden door de firma Wolter en Dros. Bij de onderhoudsbeurt van 2005 bleken de ketels niet goed te zijn schoongemaakt en bleek er ook asbest in te zitten. Wolter en Dros zullen hierop worden aangesproken en er zal ook getracht worden om een deel van de onderhoudscontractgelden terug te krijgen bij Wolter en Dros. Advies ten aanzien van Energie Prestatie Advies Een lid van de technische commissie heeft hiernaar gekeken.
Zijn advies is om het voorlopig niet uit te voeren daar de mogelijke maatregelen die uit het advies naar voren komen toch niet gerealiseerd kunnen worden daar de VvE geen financiële draagkracht heeft. De mogelijke maatregelen die dan naar voren komen, hebben te maken met isolatie van daken, muren en beglazing. Indien één van de zaken aan de orde komt voor renovatie, kan er op dat moment alsnog een EPA worden gemaakt. __________________________________________________________________________________________________________ Notulen van de ledenvergadering van 8 mei 2006 3
Verder zijn er geen op- of aanmerkingen en worden notulen, onder dankzegging van de maker, door de vergadering goedgekeurd en ondertekent door de voorzitter. 6. Jaarrekening 2005. Verslag kascommissie De heer Duursema en de heer Verhagen hebben de kasstukken gecontroleerd en akkoord bevonden. Mevrouw Nooyens heeft hierin geassisteerd. Aan de hand van het controleprogramma is de jaarrekening doorgelopen. Naar aanleiding van de kascontrole zijn er nog een paar vragen gesteld en deze zijn naar tevredenheid beantwoord door de heer Buitenhuis. Er is geen vergelijking gemaakt met de begroting of er rare afwijkingen waren. Deze zijn niet geconstateerd. De opbrengsten stemden overeen met de begroting. Ook de grootboekkaarden zijn gecontroleerd met de stukken. Alle bescheiden waren keurig aanwezig. Ook is er gecontroleerd of er op de facturen de benodigde handtekeningen aanwezig waren. De banksaldi zijn aangesloten en de stookkostensaldi gecontroleerd. Er dienen nog wel een paar verrekeningen plaats te vinden naar aanleiding van de laatste afrekeningen. Ook de ‘te ontvangen bedragen’ en ‘nog te betalen bedragen’ zijn gecontroleerd. Dit is geheel correct bevonden. Alles overwegende geeft de kascommissie de vergadering in overweging om de jaarstukken 2005 goed te keuren. Het getekende verslag wordt aan de voorzitter overhandigd. De voorzitter dankt de kascommissie voor het vele werk wat verricht is. Er wordt afgesproken medio dit jaar een tussentijdse controle te doen, om zo de hoeveelheid van controle aan het einde van het jaar te beperken. Hiervoor zal een afspraak worden gemaakt met de financiële commissie. Behandeling De heer Buitenhuis geeft een toelichting op de jaarrekening. De heer Buitenhuis geeft aan dat de meeste kosten binnen de begroting vallen. De kosten van het water zijn fors gestegen doordat de meter nu het juiste verbruik weergeeft. De kosten van het onderhoud algemeen zijn zeer beperkt gebleven door de inzet van de heren Althof en Van Zuilen. Vanuit het bestuur worden de heren hartelijk bedankt voor de geweldige inzet. De kosten van de rechtsbijstandverzekering zijn met bij 40% gedaald, doordat er de verzekering bij een andere maatschappij is ondergebracht.
De post ‘diverse kosten’ geeft een forse overschrijding te zien. Dit komt doordat er vorig jaar een taxatie van het appartementengebouw heeft plaatsgevonden. Deze taxatie dient om de zes tot zeven jaar te worden uitgevoerd, om er zeker van te zijn dat het gebouw voor de juiste herbouwwaarde is verzekerd. Mocht men dit achterwege laten, dan kan bij een schade de verzekeraar zich beroepen op een mogelijke onderverzekering en daardoor ook minder uitkeren. Het saldo van de debiteuren is gelukkig eind 2005 nihil. Vorig jaar zijn er echter veel te veel aanmaningen verzonden. Bij elkaar ongeveer een 10 centimeter aan A-4 papier. De heer Buitenhuis doet een dringend beroep op de eigenaren zijn of haar bijdrage op tijd te betalen. Hij zal nog in overleg met de financiële commissie bekijken of het beleid strakker aangehaald kan worden door wellicht een zwaardere boete op te leggen bij het niet op tijd voldoen van de bijdrage. De vergadering besluit het positieve exploitatiesaldo ad. 9.143,63 ten gunste te brengen van de reservering. De bijdrage wordt definitief vastgesteld en er zal geen verrekening plaatsvinden. __________________________________________________________________________________________________________ Notulen van de ledenvergadering van 8 mei 2006 4
Decharge bestuur en administrateur De vergadering dechargeert het bestuur en de administrateur voor het gevoerde beleid over 2005. Verkiezing kascommissie De heer De Jong en de heer Verhagen stellen zich beschikbaar voor de controle over het jaar 2006. De vergadering gaat akkoord met de benoemingen. 7. Onderhoud Voorstel vervangen warmtemeters Er is een uitgebreide beschrijving gegeven aangaande de eventuele vervanging van de meters op de verwarming. De kosten bedragen 30,00 (incl. BTW) per stuk. Het systeem heeft voordelen (men behoefd niet meer thuis te blijven, maar ook nadelen (kostbaar en de terugverdientijd is lang). Besluit. De vergadering besluit met 143 van de 560 stemmen de meters niet te vervangen. Verfraaien voorzijde entrees Het is de bedoeling dat de entrees, vooral de muren, schoongespoten worden en dat er nieuwe nummerborden komen. De kosten worden gebudgetteerd op 1.500,00 (incl. BTW). Besluit. De vergadering besluit met 512 van de 560 stemmen de entrees te verfraaien. Financiering aanpassing liften. Het is de bedoeling dat de liften in het najaar aangepast worden. De besturing wordt vernieuwd, zodat de liften keurig op de verdieping stopt. De kosten bedragen 87.000,00 (incl. BTW). Men kan de totale kosten geheel uit de reserve bekostigen, echter dan zullen er geen gelden meer over blijven voor andere projecten. Het bestuur is ervan op de hoogte dat de reserve na uitvoering miniem is, maar willen de ‘gok’ wel aangaan. Er zijn verschillende opties hoe het geheel gefinancierd kan worden. Deze zijn in de bijlage bij de convocatie uiteen gezet. Besluit. De vergadering besluit met 528 van de 560 stemmen een eigen bijdrage van 50% van het investeringsbedrag te betalen.
Tevens wordt er besloten dat de uiterste betaaldatum februari 2007 is. Er zal een factuur worden gestuurd. De verplichting tot betaling gaat in per heden, echter de betaalmomenten zullen nader worden bepaald. Nieuwe brievenbussen Er is een offerte ontvangen voor het vervangen van de brievenbussen. De kosten voor het gehele vervangen bedragen 10.000,00. Er zijn bewoners die voor een deelvervanging gaan en bewoners die voor een gehele vervanging gaan. Besluit. De vergadering besluit met 318 van de 560 stemmen geen nieuwe brievenbussen te plaatsen. 8. Rondvraag __________________________________________________________________________________________________________ Notulen van de ledenvergadering van 8 mei 2006 5
Vanuit de vergadering wordt de heer Korver (jr) bedankt voor de mooie Internetsite. De heer Onwezen vraagt of er naar de waterdruk is gekeken. De voorzitter deelt mede dat er een offerte is ontvangen van de firma DP-service. Echter de kosten zijn er hoog voor het bepaalde onderdeel. Het bestuur kijkt nog naar een alternatief. De heer Van Zuilen vraagt of nog wel eens contact is met de heer Van Kesteren, de voorzitter van de Trekvogelweg 317/375. De voorzitter deelt mede dat hij reeds een aantal keren hem getracht heeft te bereiken, echter dit is niet gelukt. Wellicht dat Artea beheer hierin kan bemiddelen. De heer Van Zuilen deelt mede dat er in de deuren van bergingen nogal wat gaten zijn geconstateerd. Hij zal hier naar kijken wat hieraan te doen is. Ook zal naar de drangers kijken. De heer Quaadgras vraagt of de glasbewassing naar tweemaal per jaar kan. De voorzitter legt dit voorstel aan de vergadering voor. Besluit. De vergadering besluit om de glasbewassing tweemaal per jaar uit te voeren. Vanuit de vergadering wordt gevraagd of het schoonmaakschema in de hal gehangen kan worden. De heer Buitenhuis zal het schema aan het bestuur verstrekken, zodat dit geplastificeerd kan worden. De heer Ruijssenaars vraagt of er bij mededelingen op het bord een groter lettertype gebruikt kan worden en of er een datum op de melding gedaan kan worden. Mevrouw Wildebeest vraagt of de cilinder nog wordt vervangen bij entree 1. De heer Buitenhuis deelt mede dat de cilinder is besteld, maar nog steeds niet binnen is. De heer Van de Rijst vraagt of hij de deur van de fietsenberging altijd op slot moet doen. De heer Berfelo deelt mede dat dit niet hoeft. Het slot geeft een betere bescherming indien bijvoorbeeld de deur zou worden ingetrapt. Vanuit de vergadering wordt gevraagd of er wat aan de drempels gedaan kan worden ter plaatse van de Trekvogelweg. De voorzitter zal kijken of hij wellicht een brief kan schrijven naar de gemeente.
De voorzitter deelt mede dat per heden de naambordjes weer via de VvE geregeld kunnen worden en dat men zelf actie dient te ondernemen naar Artea beheer. De kosten worden vergoed door de VvE. Mevrouw Nooyens deelt nog mede dat de leden rekening moeten houden dat er in de nabije toekomst zeker van de eigenaren extra bijdragen gevraagd gaan worden om het groot onderhoud te bekostigen. 9. Vaststelling datum volgende vergadering De datum voor de volgende vergadering wordt vastgesteld op 27 november 2006. 10. Sluiting De voorzitter dankt de leden voor hun inbreng en sluit om 22.15 uur de vergadering.
__________________________________________________________________________________________________________ Notulen van de ledenvergadering van 8 mei 2006 6
Besluitenlijst 2006 01 04
De heer Korver en mevrouw Nooyens gekozen als bestuursleden
2006 01 06
Exploitatiesaldo ten gunste van reserve
2006 01 07
Verfraaien entrees
2006 01 07
Eigen bijdrage lift 50% van het investeringsbedrag
2006 01 08
Glasbewassing naar tweemaal per jaar
Actielijst
2006 01 03
Verbouwing 257
2006 01 03
Aandacht voor borden “Te Koop”
2006 01 05
Uitvoering liftrenovatie door Sky-lift najaar 2006, voorjaar 2007
2006 01 05
Navraag crediteuren dossier VvE-diensten
2006 01 05
Correctie Clorius verdelingen
2006 01 05
Remeha rapportage
2006 01 05
Agenderen liftcontract
2006 01 06
Halfjaarlijkse controle
2006 01 08
Controle waterdruk
2006 01 08
Contact voorzitter 317/375
2006 01 08
Heer Van Zuilen zal kijken naar bergingsdeuren
2006 01 08
Schoonmaakschema in hal
2006 01 08
Cilinder in portiek 1
Volgende vergadering 27 november 2006
__________________________________________________________________________________________________________ Notulen van de ledenvergadering van 8 mei 2006 7
