Aan de leden van het algemeen bestuur. Geachte mevrouw, heer,

Aan de leden van het algemeen bestuur

Datum 13 maart 2013

Uw kenmerk

Uw brief van

Onderwerp vergadering algemeen bestuur 27 maart 2013

Ons kenmerk UIT/13000317/CS Behandeld door H.C. de Vries

Bijlagen Doorkiesnummer 088 22 99 950

E-mail [email protected]

Geachte mevrouw, heer, Namens de voorzitter ontvangt u hierbij de agenda en stukken voor de vergadering van het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Fryslân, te houden op woensdag 27 maart 2013, van 10.00 tot 12.00 uur. Let op, de locatie voor deze vergadering is het WTC Hotel te Leeuwarden. Met vriendelijke groet,

W.K. Kleinhuis directeur

AG E N D A algemeen bestuur Veiligheidsregio Fryslân Datum

:

27 maart 2013

Tijdstip

:

Aanvang 10.00 uur

Locatie

:

WTC Leeuwarden

Onderwerp

Bijlage

Doel

1.

Opening en mededelingen

Bijlage

2.

Conclusies van de vergadering van 24 januari 2013

Bijlage

Ter vaststelling

3.

Doelstelling en eindresultaat Project Vastgoed Brandweer

Bijlage

Ter vaststelling

4.

Sociaal Plan Samen naar één brandweer

Wordt

Ter vaststelling

nagezonden 5.

Organisatieplan “Samen naar één brandweer”

Bijlage

Ter vaststelling

6.

Visie op vrijwilligheid

Wordt

Ter vaststelling

nagezonden 7.

Kostenverdeling brandweerzorg 2014 e.v.

Wordt

Ter vaststelling

nagezonden 8.

Wijziging gemeenschappelijke regeling

Bijlage

Ter vaststelling

9.

Brandrisicoprofiel en dekkingsplan 1.0

Bijlage

Ter vaststelling

10. Evaluatie Hoog Boezemwater Fryslân

Bijlage

Ter kennisname

11. Meerjarenbeleidsplan 2014 - 2017

Bijlage

Ter vaststelling

12. Jaarverslag klachten 2012

Bijlage

Ter kennisname

13. Rondvraag 14. Sluiting

Let op: aanvangstijdstip en vergaderlocatie!

C O N CL US I E S algemeen bestuur Veiligheidsregio Fryslân Datum Locatie

: :

24 januari 2013 Leeuwarden

Aanwezig: F. Crone (voorzitter) A. Aalberts (pfh. financiën) H. Apotheker (plv. vz/pfh. veiligheid) H. Oosterman (pfh. gemeentelijke processen) F. Ravestein (pfh. GGD) F. Veenstra (pfh. personeel) T. Baas W. van den Berg B. Bilker J. Boertjens G. Gerbrandy G. van Klaveren G. Krol Afwezig: T. van Bekkum Y. Haan A. de Hoop W. Hoornstra E. ter Keurs

J. Liemburg T. van Mourik W. Sluiter T. van der Zwan F. Bolhuis (provinsje) P. van Erkelens (wetterskip)

W. Kleinhuis (directeur/secretaris) J. Postma (regionaal commandant) H.C. de Vries (directiesecretaris)

M. Looman-Struijs D. Stellingwerf J. Visser M. Waanders A. Bronsvoort (OM)

1. • •

Onderwerp Opening en mededelingen De voorzitter heet met name de heer Gerbrandy en de dijkgraaf van harte welkom. Agendapunt 8 wordt vandaag niet behandeld. Geconstateerd is dat het proces niet geheel goed is verlopen. Het punt komt in een latere vergadering terug. Het algemeen bestuur: neemt het samenvattend verslag en advies van de Auditcommissie Veiligheidsregio Fryslân van 17 september 2012 en de mededeling over de informatiebijeenkomsten raadsleden voor kennisgeving aan

2. •

Conclusies van de vergadering van 28 november 2012 Het algemeen bestuur besluit: de conclusies ongewijzigd vast te stellen.

3. •

Aanvullend krediet ten behoeve van verbouw HTW 58 De heren van den Berg, Gerbrandy en Krol geven aan de aanvulling zeer fors (20%) en de onderbouwing niet sterk te vinden. De heer Kleinhuis zegt het boetekleed aan te trekken. Hij is zich er van bewust dat het onderwerp gevoelig ligt en heeft ook getwijfeld het voorstel aan de orde te stellen. Voor een efficiënt en effectief gebruik van het gebouw is het aanvullend krediet echter noodzakelijk. De opmerkingen zijn terecht, het is niet goed gegaan en hij neemt daarvoor de verantwoordelijkheid. Het algemeen bestuur besluit: een aanvullend krediet van € 665.500,-- beschikbaar te stellen ten behoeve van de verbouwing HTW 58

•

•

4. • • 5. •

•

Beleidsplan GGD Mevrouw Ravestein zegt dat de Bestuurscommissie GGD waardering heeft uitgesproken over de interactieve totstandkoming van het plan en van harte heeft ingestemd met het plan Het algemeen bestuur besluit: het beleidsplan GGD vast te stellen. Heroverwegen uitgangspunten kazernes De heer Kleinhuis geeft aan dat in juni een inventarisatie van de kazernes beschikbaar is, aangegeven wordt op welke wijze het beheer kan worden ondergebracht binnen VRF en de vooren nadelen van gemeentelijk en regionaal eigendom in beeld zijn gebracht. Voor de deskundige vastgoed zal een gemeentesecretaris met vastgoedexpertise worden gevraagd. Het algemeen bestuur besluit: 1. 2.

3.

6.

•

instemmen met het voorstel “Heroverwegen uitgangspunt vastgoed SN1B” (project HUV); instemmen met de volgende samenstelling Stuurgroep HUV: • G. van Klaveren, voorzitter • T. van Bekkum, lid • A. Aalberts, lid • deskundige vastgoed, adviseur • opdrachtnemer, adviseur ten behoeve van de externe ondersteuning (vastgoed/juridisch) van het project € 150.000,-- te onttrekken aan de voorziening BDUR.

Brandrisicoprofiel VRF/stappenplan De heer Postma geeft een toelichting en beklemtoont dat eind maart een groot aantal documenten aan de gemeenten worden toegezonden voor het geven van een zienswijze. Afgesproken wordt dat de gemeenten hierover op korte termijn worden geïnformeerd en dat de stukken in maart rechtstreeks worden toegezonden. Vanuit het bestuur worden verder diverse aandachtspunten genoemd voor de te houden informatiebijeenkomsten voor raadsleden. Het algemeen bestuur besluit: het geactualiseerd stappenplan voor kennisgeving aan te nemen.

7. •

Regioprofiel VRF 2012 Het algemeen bestuur besluit: het regioprofiel 2012 voor kennisgeving aan te nemen.

8. •

Evaluatie Hoog Boezemwater Fryslân Vervallen.

9. •

Korte presentatie NL-Alert De heer van de Ven informeert het bestuur over het nieuwe alarmeringssysteem NL-Alert.

10.

Rondvraag De heer Aalberts (lid samenwerkingsbestuur MkNN) dat MkNN in 2012 financieel binnen de begroting is gebleven en dat ook het meerjarenperspectief op orde is. Het is nog een organisatie in opbouw maar duidelijk is dat vanuit de meldkamer strakker zal worden gestuurd hetgeen het veld ook gaat merken. Voor het gebruik van het Fries op de meldkamer is inmiddels beleid vastgesteld.

11.

Sluiting

OPLEGNOTITIE

Voorstel ter behandeling in

vergadering van het Algemeen Bestuur

Op

27 maart 2013

Onderwerp

Doelstelling en eindresultaat Project Vastgoed Brandweer

Bijlage ten behoeve van

Agendapunt 3

Ambtelijk aanspreekpunt

J. Postma

Afdeling

Regionaal commandant

Telefoon E-mail

Bijlage(n) 1. GEEN

Beslispunten 1. instemmen met de doelstelling van het project Vastgoed Brandweer; 2. instemmen met het beoogde eindresultaat inclusief de planning.

Toelichting In uw vergadering van 24 januari 2013 heeft u ingestemd met het procesvoorstel heroverwegen uitgangspunt vastgoed SN1B en besloten tot de instelling van een stuurgroep. De stuurgroep is voortvarend aan de slag gegaan en heeft inmiddels het projectplan Vastgoed Brandweer vastgesteld. In het plan is het beoogde resultaat en de afbakening daarvan nader gepreciseerd. Tevens zijn de bestuurlijke besluitvormingstructuur en de planning op hoofdlijnen vastgelegd. De doelstelling van het project is als volgt omschreven: “het in beeld brengen van de vooren nadelen en bijgaande consequenties en condities van de overdracht van het vastgoed van de gemeenten naar Veiligheidsregio Fryslân (VRF)”. Het eindresultaat van het project zal derhalve bestaan uit een adviesrapportage, waarin verwoord, de vooren nadelen van het overdragen van het vastgoed van de gemeenten aan de VRF en indien de bedoelde rapportage daartoe aanleiding geeft één of meerdere voorkeursvarianten ten behoeve van een overdracht. De planning is er op gericht dat uw bestuur op basis van de adviesrapportage in de vergadering van 27 juni 2013 kan overgaan tot besluitvorming met betrekking tot het vastgoed brandweer.

Pagina 1 van 1

OPLEGNOTITIE


vergadering van het algemeen bestuur

Op

27 maart 2013

Onderwerp

Sociaal Plan “Samen naar één brandweer”


agendapunt 4


H.C. de Vries

Afdeling

Concernstaf

Telefoon E-mail

Bijlage(n) 1. Sociaal Plan “Samen naar één brandweer” 2. Uitvoeringsregeling vrijwilligers 3. Perscommuniqué

Beslispunten 1. vaststellen sociaal plan “Samen naar één brandweer”; 2. vaststellen uitvoeringsregeling vrijwilligers.

Toelichting In de vergadering van 26 september 2012 heeft u in het kader van het project “Samen naar één brandweer” ingestemd met de instelling van een Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO). De intentie voor het in te stellen BGO was het maken van afspraken over een generiek sociaal kader met betrekking tot de overgang van personeel (beroeps en vrijwilligers) naar Veiligheidsregio Fryslân. In samenhang met de overgang is ook een uitvoeringsregeling vrijwilligers voor VRF opgesteld. Het verheugt ons zeer dat op 18 maart jongstleden het overleg is afgerond met een onderhandelingsakkoord overeenkomstig artikel 6, lid 2 van de Regeling Bijzonder Georganiseerd Overleg Samen naar één brandweer. De grote inzet van de werknemersdelegatie tijdens het proces hebben wij zeer gewaardeerd. Onze inzet is gebaseerd geweest op de lijn: uitgangspunt is de huidige rechtspositieregeling VRF en individuele verschillen zoveel mogelijk binnen een overzienbare termijn harmoniseren. In artikel 8 van voornoemde regeling is opgenomen dat het onderhandelingsakkoord wordt voorgelegd aan de achterbannen van elk der partijen en dat over de termijnen van raadpleging afspraken worden gemaakt. Conform die afspraken is het onderhandelingsakkoord 19 maart toegezonden aan de colleges van 25 gemeenten, het bestuur van IBOW en uw bestuur. De vakbondsbestuurders zullen het akkoord voorleggen aan hun achterbannen.

Pagina 1 van 2

Afgesproken is dat beide partijen zich zullen inzetten om de raadpleging op korte termijn af te ronden. Voor de hoofdpunten uit het akkoord verwijzen wij u graag naar het bijgevoegde perscommuniqué. De financiële consequenties van het akkoord zijn naar onze mening proportioneel en acceptabel in deze tijd. Een globale schatting van de kosten over een periode van acht jaar komt uit op een bedrag van ongeveer € 1,2 mln, bestaande uit garantie salaris, compensatie extra reiskosten, afbouw toelagen en afbouw vergoedingen/verlof. Uiteraard zullen de werkelijke kosten sterk afhankelijk zijn van het plaatsingsproces dat nog moet plaatsvinden. Voor de dekking van de kosten willen wij gebruik maken van de voorziening BDUR. Dit betekent dat de latende partijen niet geconfronteerd zullen worden met de kosten voortvloeiend uit de gemaakte afspraken.

Pagina 2 van 2

SOCIAAL PLAN VEILIGHEIDSREGIO FRYSLÂN

-

SAMEN NAAR 1 BRANDWEER

Principeakkoord Sociaal Plan SN1B

Leeuwarden, 18 maart 2013


Pagina 1

SOCIAAL PLAN VEILIGHEIDSREGIO FRYSLÂN

-

SAMEN NAAR 1 BRANDWEER

De Colleges van Burgemeester en Wethouders van Achtkarspelen, Ameland, Boarnsterhim, Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel, Franekeradeel, Gaasterlân-Sleat, Harlingen, Heerenveen, Het Bildt, Kollumerland, Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Lemsterland, Littenseradiel, Menameradiel, Opsterland, Schiermonnikoog, Skarsterlân, Smallingerland, Súdwest-Fryslân, Terschelling, Tytsjerksteradiel en Vlieland, het bestuur van Intergemeentelijke Brandweer Oost- en Weststellingwerf en het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Fryslân enerzijds en de werknemersorganisaties ABVAKABO FNV, CNV Publieke Zaak en CMHF anderzijds,

Gelet op de Wet en de Aanpassingswet Veiligheidsregio’s; de rechtspositieregeling Veiligheidsregio Fryslân; de Wet op de ondernemingsraden, Gezien de bereikte overeenstemming in het Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) op ……………, Overwegende dat op grond van de wet Veiligheidsregio’s per 1 januari 2014 één gezamenlijke brandweerorganisatie als onderdeel van de Veiligheidsregio Fryslân moet zijn gevormd en de gemeenten hiertoe brandweertaken moeten overhevelen; dat in het kader van de vorming van een gezamenlijke brandweerorganisatie, de betrokken medewerkers recht hebben op een zorgvuldige behandeling, zowel met betrekking tot de transitie, als de arbeidsvoorwaarden en de rechtspositie; dat bij de toepassing van dit Sociaal Plan de inspanning is gericht op enerzijds behoud van werk en anderzijds op inpassing in de staande organisatie van de Veiligheidsregio dat met deze transitie geen financiële taakstelling wordt beoogd en het totaal van de begrotingen 2011 van de betrokken organisaties als financieel kader wordt gehanteerd.

BESLUITEN vast te stellen het volgende Sociaal Plan Samen Naar 1 Brandweer


Pagina 2

I. DEFINITIES In dit Sociaal Plan wordt verstaan onder: CAR: collectieve arbeidsvoorwaardenregeling sector gemeenten; Deelnemende organisatie: de gemeenten … a t/m z …, Intergemeentelijke Brandweer Oosten Weststellingwerf en Veiligheidsregio Fryslân; Functie: het geheel (samenstel) van taken dat de medewerker is opgedragen; Functiegebonden toelage: een toelage die de medewerker ontvangt voor aan de functie gebonden werkzaamheden of omstandigheden Garantietoelage: een toelage die door de huidige werkgever aan de medewerker is toegekend ter compensatie van extra kosten en/of verlies aan inkomsten Gewijzigde/nieuwe functie: een functie bij de nieuwe werkgever waarvan het samenstel van taken niet gelijk is aan de functie die de medewerker bij de oude werkgever vervulde; Geschikte functie: een functie bij de nieuwe werkgever die niet valt onder het begrip passende functie, maar die de medewerker bereid is te vervullen. Leidinggevende functie: een functie waarbij leiding wordt gegeven aan een aantal andere Medewerkers vanaf het niveau van Clusterhoofd; Medewerker: de ambtenaar in de zin van art. 1:1, eerste lid onder a, van de CAR-UWO, aangesteld bij één van de deelnemende organisaties; Nieuwe werkgever: Veiligheidsregio Fryslân; Ongewijzigde functie: een functie bij de nieuwe werkgever waarvan het samenstel van taken grotendeels gelijk is aan de functie die de medewerker bij de oude werkgever vervulde; Oude werkgever: één van de deelnemende organisaties waar een medewerker of vrijwilliger direct voorafgaande aan de regionalisering, is aangesteld; Passende functie: een functie bij de nieuwe werkgever die de medewerker redelijkerwijs - gelet op zijn werken denkniveau, zijn persoonlijke omstandigheden en de voor hem bestaande vooruitzichten - kan worden opgedragen. Personele gevolgen: gevolgen voor de functie of de rechtspositie van de medewerker of de vrijwilliger; Persoonsgebonden toelage: een toelage die de medewerker van zijn oude werkgever ontvangt op individuele gronden Salaris: het bedrag in de schaal die aan de medewerkers is toegekend Sleutelfunctie: een functie bij de nieuwe werkgever die naar het oordeel van het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio na overleg met de BOR, van cruciaal belang is voor het functioneren van de nieuwe brandweerorganisatie of de Veiligheidsregio; UWO: uitwerkingsovereenkomst van de CAR Verlof: aanspraken zoals geregeld in de regeling Vakantieverlof van de Veiligheidsregio Fryslân Vrijwilliger: de vrijwilliger in de zin van art. 19:1, onder a, van de CAR-UWO, aangesteld bij één van de deelnemende organisaties


Pagina 3

II. UITGANGSPUNTEN: Algemeen 1. Dit Sociaal Plan is overeengekomen ter regeling van de rechtpositionele gevolgen voortvloeiend uit de vorming van één gezamenlijke brandweerorganisatie als onderdeel van Veiligheidsregio Fryslân en het daarbij behorende plaatsingsproces. Het Sociaal Plan kent twee delen, te weten deel A en deel B. 2. Deel A is van toepassing op: a. de medewerkers beroepsbrandweer; b. de overige medewerkers werkzaam bij de brandweer van een van de deelnemende organisaties; c. de medewerkers (P&O, financiën, ICT, preventie etc.) van de deelnemende organisaties die grotendeels werk verrichten ten behoeve van de (eigen) brandweer. 3. Deel B is van toepassing op: a. de brandweervrijwilligers 4. Voor zover dit het proces van regionalisering betreft, prevaleert dit Sociaal Plan op enig sociaal plan, sociaal statuut, sociaal akkoord of vergelijkbare regeling bij een van de oude werkgevers tenzij in dit Sociaal Plan anders is bepaald.


Pagina 4

DEEL A II. Uitgangspunten: deel A 1. Iedere medewerker, waarvan de werkzaamheden behorende bij de functie, volledig of nagenoeg volledig worden overgeheveld naar de nieuwe brandweerorganisatie binnen Veiligheidsregio Fryslân, treedt (opnieuw) in dienst bij de nieuwe werkgever. 2. Voor medewerkers die niet al werkzaam zijn bij Veiligheidsregio Fryslân geldt dat op de datum van overgang ontslag wordt verleend bij de oude werkgever en gelijktijdig een dienstverband wordt aangeboden bij de nieuwe werkgever 3. Bij de toepassing van artikel 1 van dit hoofdstuk luidt de hoofdregel “mens volgt werk”, tenzij dit op grond van de plaatsingsprocedure als beschreven in hoofdstuk III niet mogelijk is. Toepassing van deze regel geeft derhalve niet alleen rechten, maar brengt voor de medewerker ook plichten met zich mee om al datgene te doen wat redelijkerwijs mogelijk is om dat werk te aanvaarden. 4. Als de hoofdregel zoals bedoeld in artikel 1 van dit hoofdstuk: “mens volgt werk” niet toepasbaar is, wordt de medewerker in een passende functie geplaatst. Als er ook naar het oordeel van de plaatsingscommissie geen passende functie beschikbaar is, wordt de medewerker geplaatst in een geschikte functie. Als de medewerker niet bereid is deze geschikt geachte functie te aanvaarden , dan wordt een Van Werk Naar Werk (VWNW)traject met flankerend beleid gestart. Voor zover mogelijk wordt de medewerker tijdens dit traject belast met tijdelijke werkzaamheden. Zowel de nieuwe werkgever als de medewerker hebben de verplichting om zich in het kader van het – maximaal 24 maanden durende, te meten vanaf 1 januari 2014 – VWNW traject in te spannen om structureel werk bij de nieuwe werkgever of elders te verwerven. 5. Het flankerend beleid bestaat uit een op maat samengesteld pakket ter ondersteuning van de toeleiding naar een andere functie en kan bestaan uit loopbaanonderzoek, opleiding, coaching en het bieden van stagemogelijkheden. Het pakket wordt naar redelijkheid en billijkheid samengesteld. 6. Indien de medewerker bij de oude werkgever een aanstelling in vaste dienst heeft, wordt hij ook bij de nieuwe werkgever in vaste dienst aangesteld, voor een gelijk aantal uren. 7. Indien een medewerker bij zijn oude werkgever een tijdelijk dienstverband heeft dat doorloopt tot na 1 januari 2014 en het betreft werkzaamheden die (nagenoeg) volledig worden overgeheveld naar de Veiligheidsregio, wordt dit dienstverband bij de nieuwe werkgever onder dezelfde condities voortgezet. 8. Aan plaatsing in een gewijzigde-, nieuwe-, leidinggevende- of sleutelfunctie kunnen voorwaarden verbonden worden gericht op verwerving van voor die functie benodigde competenties. 9. Tenzij een medewerker vanuit een niet-repressieve functie in een repressieve functie wordt geplaatst, vindt voorafgaand aan de plaatsing bij de nieuwe werkgever geen medische keuring plaats. 10. Diensttijd, doorgebracht bij een van de oude werkgevers of rechtsvoorgangers gaat over naar de nieuwe werkgever.


Pagina 5

DEEL A III. PLAATSING A. ALGEMEEN 1. Het primaire doel van het plaatsingsproces is om iedere medewerker als bedoeld in II, eerste lid te plaatsen bij de nieuwe werkgever. 2. Het plaatsingsproces verloopt in twee fasen: a. Plaatsing leidinggevende- en sleutelfuncties; b. Plaatsing overige functies. 3. De aanwijzing van sleutelfuncties geschiedt door het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Fryslân na overleg met de Bijzondere Ondernemingsraad in het kader van het project Samen naar één Brandweer (BOR). 4. Alle medewerkers worden in de gelegenheid gesteld hun belangstelling kenbaar te maken voor maximaal 2 functies. Daartoe krijgen de medewerkers de beschikking over een overzicht van te vervullen functies in de nieuwe organisatie. In dit overzicht wordt informatie gegeven over de inhoud van de functies, het vereiste werken denkniveau, de overige functie-eisen en het functieniveau. 5. De nieuwe werkgever neemt het besluit tot plaatsing. B. PLAATSING IN EEN LEIDINGGEVENDE- OF SLEUTELFUNCTIE 1. De invulling van leidinggevende en sleutelfuncties geschiedt op basis van selectie onder medewerkers die hebben aangegeven voor een dergelijke functie in aanmerking te willen komen. Medewerkers die bij hun huidige werkgever een leidinggevende functie of een met een sleutelfunctie vergelijkbare functie vervullen, hebben hierbij in de procedure voorrang ten opzichte van de overige medewerkers. 2. Door de direct leidinggevende in de nieuwe organisatie én diens leidinggevende worden gesprekken gevoerd om te bepalen voor welke functie(s) de betreffende medewerker in aanmerking kan komen. 3. Ter nadere beoordeling van de geschiktheid kan een assessment onderzoek nodig zijn. De betreffende medewerker is verplicht hieraan mee te werken. 4. Als de medewerker niet in aanmerking komt voor een leidinggevende functie of sleutelfunctie neemt de betreffende medewerker deel aan het vervolg van het plaatsingsproces voor een gewijzigde of nieuwe functie zoals beschreven onder C, artikel 5 tot en met 9. 5. Er is een paritair samengestelde Toetsingscommissie die toeziet op en rapporteert aan het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Fryslân over het zorgvuldig verloop van dit deel van het plaatsingsproces. Daartoe kan de Toetsingscommissie beschikken over alle voor zijn werkzaamheden relevante informatie. 6. De Toetsingscommissie bestaat uit één vertegenwoordiger namens de gezamenlijke vakorganisaties en één namens het bestuur van Veiligheidsregio Fryslân en kent een onafhankelijk voorzitter waar beide partijen mee kunnen instemmen. De commissie bepaalt zijn eigen werkwijze binnen de kaders van dit sociaal plan. 7. Het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Fryslân beslist over de uiteindelijke plaatsing in leidinggevende en sleutelfuncties. Het dagelijks bestuur kan deze bevoegdheid mandateren aan de algemeen directeur van de Veiligheidsregio Fryslân. C. PLAATSING IN EEN ONGEWIJZIGDE-, EEN GEWIJZIGDE OF EEN NIEUWE FUNCTIE 1. Voor plaatsing in alle functies die niet vallen onder de categorie leidinggevende- of sleutelfunctie, fungeert een Plaatsingscommissie. 2. De Plaatsingscommissie adviseert het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Fryslân over de plaatsing van alle medewerkers die niet in het kader van de procedure “plaatsing in een leidinggevende- of sleutelfunctie” zijn geplaatst. 3. De Plaatsingscommissie is paritair samengesteld en bestaat uit één vertegenwoordiger namens de gezamenlijke vakorganisaties en één vertegenwoordiger namens het bestuur van Veiligheidsregio Fryslân en kent een onafhankelijke voorzitter waar beide partijen mee kunnen instemmen. De Plaatsingscommissie bepaalt zijn eigen werkwijze binnen de kaders van dit Sociaal Plan. 4. Wanneer in de nieuwe organisatie binnen een functiefamilie in dezelfde bandbreedte onvoldoende formatie beschikbaar is om alle medewerkers met een ongewijzigde functie rechtstreeks te plaatsen, wordt aan de hand van afspiegeling bepaald wie in aanmerking komen voor rechtstreekse plaatsing in die bandbreedte. De afspiegeling heeft tot doel om de leeftijdopbouw binnen dezelfde groep functies in die bandbreedte zoveel mogelijk gelijk te houden aan die vóór


Pagina 6

5.

6. 7.

8. 9.

de regionalisatie. Vervolgens wordt binnen elke leeftijdcategorie de werknemer met het kortste dienstverband - doorgebracht bij één of meer van de deelnemende organisaties of diens voorgangers - als eerste niet geplaatst. Op hem is alsdan het bepaalde in artikel 5 van toepassing. Als peildatum voor toepassing van het afspiegelingsbeginsel geldt 1 januari 2014. Hiertoe worden de betreffende medewerkers ingedeeld in vier leeftijdcategorieën: a. jonger dan 34 jaar; b. 35 t/m 44 jaar; c. 45 t/m 54 jaar; d. 55 jaar en ouder. Medewerkers (niet zijnde belast met een leidinggevende- of een sleutelfunctie) die geen functie vervullen die (nagenoeg) gelijk is aan een functie bij de nieuwe werkgever en medewerkers die wegens gebrek aan formatie niet in een (nagenoeg) gelijke functie kunnen worden geplaatst; alsmede die een leidinggevende- of sleutelfunctie vervullen, maar niet worden geplaatst in een leidinggevende- of sleutelfunctie, komen in aanmerking voor plaatsing in een gewijzigde of nieuwe functie. Conform het gestelde onder A artikel 4 hebben alle medewerkers hun belangstelling kenbaar kunnen maken. Mede op basis van de kenbaar gemaakte belangstelling kunnen door of namens de Plaatsingscommissie gesprekken worden gevoerd. De medewerkers waarbij geen sprake is van ‘mens volgt werk’ hebben daarbij een voorrangspositie ten opzichte van de medewerkers voor wie wel sprake is van ‘mens volgt werkt’. Ter nadere beoordeling van de geschiktheid kan een assessment onderzoek nodig zijn. De betreffende medewerker is verplicht hieraan mee te werken. Als – ook naar het oordeel van de plaatsingscommissie zoals genoemd onder dit hoofdstuk in artikel 3- geen passende of geschikte functie beschikbaar is,dan geldt het gestelde onder hoofdstuk II artikelen 4 en 5.


Pagina 7

DEEL A IV. OVERGANGSREGELINGEN 1. De rechtspositieregeling van de nieuwe werkgever zoals die op 1 januari 2014 zal luiden, geldt voor alle medewerkers die bij hem worden aangesteld. Uitgangspunt daarbij is een voor alle medewerkers gelijkwaardig arbeidsvoorwaardenpakket. 2. In aanvulling op de rechtspositieregeling van de nieuwe werkgever gelden voor medewerkers die vallen onder dit sociaal plan de navolgende overgangsregelingen. Bezwarende functies en FLO-overgangsrecht 3. De medewerkers die op 31 december 2013 werkzaam is in een functie die als bezwarend is aangemerkt door de huidige werkgever en op grond daarvan conform hoofdstuk 9B van de CARUWO aanspraak heeft op FLO-overgangsrecht behoudt zijn aanspraken tenzij hij bij de overgang naar de Veiligheidsregio een functie gaat vervullen, die bij de huidige werkgever als niet 1 bezwarend is aangemerkt . 4. De medewerker die op 1 januari 2014 daadwerkelijk gebruik maakt van het FLO overgangsrecht, treed eveneens in dienst van de Veiligheidsregio met het oog op de verdere uitvoering van het FLO-overgangsrecht. Bezwarende functies en 2e loopbaan 5. De medewerker die op of ná 1 januari 2006 in dienst is gekomen en werkzaam is in een als bezwarend aangemerkte functie blijft werkzaam in een bezwarende functie, waarbij hoofdstuk 9a van de CAR UWO onverkort van toepassing blijft. 6. Voor de medewerker die op grond van de CAR-UWO, hoofdstuk 9a een tweede loopbaan moet voorbereiden geldt het beleid zoals dat door de gemeente Leeuwarden is geformuleerd. De Veiligheidsregio neemt dit beleidskader integraal over, met inbegrip van de daarin vastgelegde studiefaciliteiten voor zover die van toepassing zijn op de huidige medewerkers. e 7. Om het doorstromen naar een 2 loopbaan te bevorderen krijgen de betrokken medewerkers binnen alle bij de Veiligheidsregio Fryslân aangesloten gemeenten de status van interne kandidaat. Onderzoek bezwarendheid 8. De nieuwe werkgever stelt een onderzoek in naar de invulling van bezwarendheid van functies buiten de 24-uursdienst en de daaraan gekoppelde 2e loopbaanverplichting in relatie tot de gewenste repressieve bezetting tijdens de daguren. Indien genoemd onderzoek leidt tot wijziging e van het bestaande beleid ten aanzien van de voorbereiding van een 2 loopbaan dan heeft dit geen invloed op bestaande aanspraken op FLO-overgangsrecht. Over de eventuele wijziging van beleid vindt overleg plaats met de OR van de nieuwe werkgever Salaris en garanties 9. De nieuwe werkgever zal zich inspannen om medewerkers zoveel mogelijk te plaatsen op een functie met het oorspronkelijk voor de medewerker geldende salaris (met inbegrip van eventuele garantie-afspraken als gevolg van herplaatsing of functiewaardering). Mocht dat niet mogelijk zijn, dan wordt het huidig salaris uitgedrukt in het bedrag dat geldt op 31 december 2013 gegarandeerd. Deze garantie duurt totdat de loonontwikkeling genoemd bedrag inhaalt. 10. Na ommekomst van 3 jaar wordt in het GO van de VRF besproken of en zo ja hoe afbouw van het salaris wenselijk is voor de medewerkers als bedoeld in artikel 9. Criteria voor die beoordeling zijn de gerealiseerde inspanningen van werkgever en werknemer om de medewerker op het oorspronkelijke salaris te herplaatsen, het aantal medewerkers dat het betreft, de met de garantie gemoeide loonsom, de situatie op de arbeidsmarkt in relatie tot plaatsingsmogelijkheden. De werkgever doet jaarlijks verslag over de inspanningen tot herplaatsing aan de OR VRF.

1

Bij de plaatsing wordt op basis van het uitgangspunt ‘mens volgt werk’ het aspect van de bezwarende functie expliciet meegenomen in de passendheid van de functie. De paritair samengestelde plaatsingscommissie beoordeelt dit. In de praktijk is daarom de kans dat een medewerker tegen zijn wil wordt geplaatst op een functie zonder bezwarend karakter niet reëel. Gelet op de intentie van de regelgeving (voorkomen dat medewerkers te langdurig met bezwarend werk worden belast) vervalt de aanspraak op FLO-overgangsrecht echter wel bij het aanvaarden van een dergelijke functie.


Pagina 8

Toelagen 11. Toelagen die voor bepaalde tijd zijn toegekend, worden voor die periode gegarandeerd. 12. Indien aan de nieuwe functie, waarin de medewerker is benoemd, een hogere salarisschaal is verbonden, komt een al toegekende persoonsgebonden toelage of garantietoelage te vervallen. De medewerker wordt dan zodanig ingeschaald in de nieuwe salarisschaal, dat zijn nieuwe salaris in elk geval niet lager is dan het salaris dat hij in zijn oude salarisschaal zou hebben genoten, inclusief de persoonlijke toelage c.q. garantietoelage. 13. Indien het salaris dat de medewerker zou hebben genoten in zijn oude salarisschaal vermeerderd met voornoemde toelage(n) het maximum bedrag van de salarisschaal in de nieuwe situatie te boven gaat, wordt voor dat meerdere gedeelte een nieuwe garantietoelage toegekend die wordt afgebouwd volgens onderstaande systematiek: a. het eerste jaar 75% van het verschil; b. het tweede jaar 50% van het verschil; c. het derde en laatste jaar 25% van het verschil. De duur van de afbouw is nooit langer dan de duur dat de medewerker de toelage heeft genoten. In plaats van afbouw kan op verzoek van de medewerker worden besloten tot afkoop in één keer tegen 33,3% van de bruto contante waarde. 14. Wanneer een werknemer op 31 december 2013 een functie vervult waaraan een functiegebonden toelage is verbonden en hij wordt geplaatst in een functie zonder, of met een lagere toelage en het verschil bedraagt meer dan 3% van het salaris, dan wordt het verschil afgebouwd conform de systematiek zoals genoemd in artikel 13. Periodiekdatum 15. De periodiekdatum is 1 januari van het jaar. Indien voor een medewerker bij de huidige werkgever de periodiekdatum gekoppeld is aan datum indiensttreding, dan ontvangt de betreffende medewerker na overgang naar Veiligheidsregio Fryslân zijn periodiek per 1 januari voorafgaand aan de oorspronkelijke periodiekdatum, indien de oorspronkelijke periodiekdatum gelegen is in de eerste 6 maanden van het jaar. Indien de oorspronkelijke periodiekdatum gelegen is in de laatste 6 maanden van het jaar dan ontvangt de medewerker zijn periodiek per 1 januari volgend op de oorspronkelijke periodiekdatum. Vergoeding bij overwerk 16. Voor overwerk geldt de regeling van de Veiligheidsregio Fryslân. Reiskosten en extra woon-werkverkeer 17. In geval van standplaatswijziging als gevolg van het proces van regionalisering ontvangt de medewerker een tegemoetkoming in de extra reiskosten. De vergoeding bedraagt € 0,19 netto per extra kilometer voor een periode van 3 jaar. Met dien verstande dat voor medewerkers met een extra reisafstand van 25 kilometer of meer (enkele reis) , deze regeling voor 5 jaar geldt. Voor het overige wordt geen vergoeding voor woonwerkverkeer verstrekt. 18. Voor reiskosten in verband met dienstreizen geldt de regeling van de Veiligheidsregio Fryslân. Verlof 19. Voor verlof is de Regeling Vakantieverlof van de Veiligheidsregio Fryslân van toepassing. 20. Bij substantiële individueel gebleken verschillen in verlofaanspraken voortkomende uit een vergelijking van de voor de Veiligheidsregio Fryslân geldende verlofregeling en de nu voor betrokken medewerkers geldende regeling (14,4 uur of meer op basis van een voltijdsaanstelling) worden die verschillen afgekocht middels een bedrag ineens. Het afkoopbedrag wordt berekend aan de hand van een vergoeding per vervallen verlofuur (vanaf 14,4 uur), welke vergoeding gebaseerd wordt op het voor de medewerker geldende bruto-uursalaris gedurende een periode van 3 jaar, waarbij een afbouw geldt van 75% vergoeding over het eerste jaar, 50% vergoeding over het tweede jaar en 25% vergoeding over het derde jaar. 21. Medewerkers die overgaan naar de nieuwe werkgever kunnen op basis van een voltijds 2 dienstverband maximaal 72 uur aan verlofuren meenemen. Het bovenmatige deel wordt

2

Voor 24-uursdienst geldt aantal uren op basis van de omrekenfactor


Pagina 9

afgerekend met de latende werkgever. In afwijking van het hiervoor gestelde worden bestaande vastgelegde verlofafspraken overgenomen door de nieuwe werkgever. Studiefaciliteiten 22. Bestaande individuele aanspraken op studiefaciliteiten worden door de nieuwe werkgever 3 overgenomen . Onregelmatigheid 23. Voor het werken op onregelmatige tijden geldt de regeling van de Veiligheidsregio Fryslân zoals die op 1 januari 2014 luidt, met dien verstande dat voor de medewerkers van de 24-uursdienst van het huidige korps Leeuwarden uitgaand van een gelijkblijvend rooster het huidige ORTpercentage van 17,22% tot een maximum van het salaris in schaal 7, trede 11 blijft gehandhaafd. Inconveniënten 24. De medewerkers van Brandweer Leeuwarden die op dit moment een inconveniëntentoelage ontvangen in verband met het verrichten van duiktaken na de leeftijd van 42 jaar, blijven onder gelijkblijvende omstandigheden deze toeslag ontvangen. Beschikbaar stellen bedrijfsmiddelen 25. Indien een medewerker moet beschikken over bedrijfsmiddelen, dan krijgt hij deze beschikbaar gesteld conform de Regeling gebruik verstrekte middelen en de daarbij behorende 4 verstrekkingentabel . Bestaande vergoedingen in dit verband komen te vervallen.

3 4

Deze regeling ligt op 27 maart voor bij het DB VRF ter vaststelling De regeling dient nog aangepast te worden voor brandweerspecifieke zaken


Pagina 10

Deel B. VRIJWILLIGERS DEEL B I. ALGEMEEN Bij de overgang van vrijwilligers geldt het volgende: 1. Plaatsing op dezelfde locatie; 2. Indien de vrijwilliger bij de oude werkgever een aanstelling in vaste dienst heeft, wordt hij ook bij de Veiligheidsregio in vaste dienst aangesteld, voor een gelijk aantal uren; 3. Indien een vrijwilliger bij de oude werkgever een tijdelijk dienstverband heeft dat doorloopt tot na 1 januari 2014 en het betreft werkzaamheden die (nagenoeg) volledig worden overgeheveld, wordt dit dienstverband onder dezelfde condities voortgezet; 4. De nieuwe werkgever heeft in overleg met het BGO een uitvoeringsregeling Vergoedingen 5 Vrijwillige Brandweer vastgesteld . 5. Eventueel op grond van deze uitvoeringsregeling Vergoedingen blijkende individuele verschillen van 10% of meer worden afgebouwd. Verschillen van minder dan 10% komen te vervallen. Het verschil wordt berekend over de normaal gebruikelijke activiteiten in een referteperiode van 3 jaar (vaststellen gemiddeld jaarinkomen). De werknemer kan kiezen tussen afbouw, dan wel afkoop. Afkoop vindt plaats tegen 33,3% van de contante waarde gebaseerd op een aflopende afbouw over 3 jaar tegen 75% (eerste jaar), 50% (tweede jaar) en 25% (derde jaar), afbouw vindt plaats volgens dezelfde staffel over een periode van 3 jaar. Indien op grond van een op 1 januari 2013 van toepassing zijnd sociaal statuut of vergelijkbare regeling bij de oude werkgever een gunstiger afkooppercentage geldt, dan geldt dat gunstiger percentage. II. PLAATSING 1. Alle vrijwilligers krijgen per 1 januari 2014 een aanstelling bij de Veiligheidsregio. 2. Hiertoe ontvangen zij uiterlijk 1 december 2013 een ontslagbesluit van hun huidige werkgever en gelijktijdig een aanstellingsbesluit bij Veiligheidsregio Fryslân met als ingangsdatum 1 januari 2014. 3. Aanwijzing als ploegleider geschiedt primair onder vrijwilligers die in de huidige situatie vergelijkbare taken vervullen. 4. De regionalisering als zodanig is geen aanleiding om de gecombineerde aanstellingen van 6 beroeps- en vrijwilliger zoals die nu bestaan te wijzigen vooruitlopend op terzake te formuleren beleid met dien verstande dat hierbij de kaders van de Arbeidstijdenwet in acht dienen te worden genomen.

5

Deze uitvoeringsregeling is als bijlage opgenomen bij dit sociaal plan. Voor zover sprake is van inzet bij repressieve werkzaamheden. Aanstellingen bij meerdere korpsen binnen de Veiligheidsregio Fryslân worden omgezet in een enkelvoudige aanstelling bij de Veiligheidsregio Fryslân.

6


Pagina 11

ALGEMEEN BEZWAAR Als regel fungeert de bezwarencommissie personele aangelegenheden van Veiligheidsregio Fryslân als bezwarencommissie in het kader van dit Sociaal Plan. Het dagelijks bestuur neemt op grond van het advies van de commissie een besluit op het bezwaar. Deze regel geldt niet indien sprake is van een besluit genomen door een ander bevoegd gezag. In die gevallen wordt aangegeven welke bezwarencommissie van toepassing is.

VII. SLOTBEPALINGEN 1. Omtrent de bepalingen in dit Sociaal Plan, wordt geen overleg gevoerd in enige commissie voor Georganiseerd Overleg, noch in de bijzondere ondernemingsraad (BOR) of in enige lokale ondernemingsraad of ander medezeggenschapsorgaan. 2. Wanneer toepassing van dit Sociaal Plan leidt tot onbedoelde en onbillijke gevolgen kan het bestuur van de Veiligheidsregio - in een voor een individuele medewerker positieve zin - afwijken van dit Sociaal Plan. 3. In gevallen waarin dit Sociaal Plan niet voorziet, worden in het Bijzonder Georganiseerd Overleg Samen naar één Brandweer en na 1 januari 2014 in het Georganiseerd Overleg van de Veiligheidsregio aanvullende maatregelen getroffen. 4. Partijen komen overeen dat - gelet op de voor aanstelling benodigde opleiding - het noodzakelijk is om een aanpassing van de bezoldigingsregeling van de Veiligheidsregio Fryslân overeen te komen strekkende tot de invoering van een aanloopschaal voor repressief in te zetten brandweerpersoneel 5. Voor zover de uitwerking van de CAO gemeenten 2011-2013 dan wel nader in het Georganiseerd Overleg van de VRF overeen te komen regelingen afwijken van hetgeen in dit Sociaal Plan is overeengekomen prevaleert de genoemde uitwerking. 6. Partijen komen onderling overeen dat ten aanzien van frictieformatie die als gevolg van regionalisering ontstaat er voor de betrokken werkgevers een inspanningsverplichting bestaat om door middel van een verbonden arbeidsmarkt deze verschillen zoveel mogelijk op te lossen. 7. De looptijd van dit Sociaal Plan is tot 1 januari 2016 of zoveel eerder als in de commissie voor Georganiseerd Overleg van Veiligheidsregio Fryslân wordt overeen gekomen.


Pagina 12

Uniforme uitvoeringsregeling Vrijwilligersvergoedingen Veiligheidregio Fryslân (principeakkoord)


Uniforme uitvoeringsregeling vrijwilligersvergoedingen

1

Uitvoeringsregeling vrijwilligersvergoedingen Het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Fryslân enerzijds en de werknemersorganisaties ABVAKABO FNV, CNV Publieke Zaak en CMHF anderzijds,

Gelet op de Wet en de Aanpassingswet Veiligheidsregio’s; de rechtspositieregeling Veiligheidsregio Fryslân; hoofdstuk 19 van de CAR UWO Gezien de bereikte overeenstemming in het Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) op ……………, Overwegende dat op grond van de wet Veiligheidsregio’s per 1 januari 2014 één gezamenlijke brandweerorganisatie als onderdeel van de Veiligheidsregio Fryslân moet zijn gevormd en de gemeenten hiertoe brandweertaken moeten overhevelen; dat in het kader van de vorming van één gezamenlijke brandweerorganisatie waarbij alle vrijwilligers worden ondergebracht in het brandweerkorps van de Veiligheidsregio Fryslân, voor de betrokken vrijwillige medewerkers een uniforme regeling moet gelden voor wat betreft de uitvoering van het verstrekken van vrijwilligersvergoedingen

BESLUITEN vast te stellen de navolgende Uitvoeringsregeling Vrijwilligersvergoedingen Veiligheidsregio Fryslân


2

Algemeen Deze regeling is van toepassing op alle brandweervrijwilligers die vallen onder de bepalingen van Hoofdstuk 19 van de CAR-UWO zoals tevens opgenomen in de Arbeidsvoorwaardenregeling VRF. Ter aanvulling op hoofdstuk 19 van de arbeidsvoorwaardenregeling VRF gelden de volgende uitvoeringsbepalingen.

1

Soorten vergoedingen

1.1

De vrijwilliger ontvangt een jaarvergoeding gebaseerd op de vergoedingentabel vrijwilligers die als bijlage is opgenomen bij hoofdstuk 19 van de Arbeidsvoorwaardenregeling VRF. De vrijwilliger ontvangt een vergoeding voor oefeningen, cursussen en overige werkzaamheden gebaseerd op kolom 3 van de in 1.1. genoemde vergoedingentabel vrijwilligers. Deze vergoeding wordt oefenvergoeding genoemd en wordt toegepast bij planbare activiteiten die niet langer dan vijf uur in beslag nemen. De vrijwilliger ontvangt een vergoeding voor daadwerkelijke brandbestrijding en hulpverlening gebaseerd op kolom 4 van de in 4.1.1 genoemde vergoedingentabel vrijwilligers. Deze vergoeding wordt uitrukvergoeding genoemd en wordt toegepast bij niet planbare activiteiten. De vrijwilliger ontvangt een vergoeding voor planbare langdurige aanwezigheid gebaseerd op kolom 5 van de in 1.1 genoemde vergoedingentabel vrijwilligers. Deze vergoeding wordt vergoeding voor langdurige aanwezigheid genoemd en wordt toegepast bij activiteiten die langer dan vijf uur in beslag nemen.

1.2

1.3

1.4

2

Vergoedingen per activiteit

2.1 De activiteiten van de vrijwilliger worden op basis van de onderstaande tabel vergoed. Activiteit Vergoeding Niet – planbaar Opkomst + Uitruk (oproep via pieper, onverwacht element) Opkomst, geen uitruk (oproep via pieper, onverwacht element)

Afpiepen van automatische meldingen (oproep via pieper, onverwacht element)

Planbaar Oefenen Oefenen (oefenavond)

Optreden als oefenleider tijdens reguliere oefenavond Realistisch oefenen

Uitrukvergoeding, inzet altijd minimaal één uur, daarboven afronding naar boven op halve uren. Randvoorwaarde: ‘de auto rijdt’. Uitrukvergoeding voor één uur. Alleen vergoeding bij aangetoonde aanwezigheid in kazerne. Uitrukvergoeding voor één uur. Alleen vergoeding bij aangetoonde aanwezigheid in kazerne

-

Oefenvergoeding Aantal keer en duur wordt bepaald op basis van het oefenplan. Primaire verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het clusterhoofd

-

Oefenvergoeding voor 1 uur extra. Vergoeding voor langdurige aanwezigheid tenzij oefening met inbegrip van reistijd minder dan 5 uur duurt, afronding op een half uur

-

Oefenvergoeding voor werkelijke tijd, afronden op halve uur. Wanneer opleidingen met inbegrip van reistijd 5 uur of langer duren, geldt de vergoeding voor langdurige aanwezigheid.

Opleiden en examens Opleiding of examen

-

-


3

Overige Oefenvergoeding . Werkelijke tijd wordt vergoed, afronding op halve uur. Oefenvergoeding voor de werkelijk bestede tijd, Ondersteunende werkzaamheden (bijvoorbeeld afgerond op half uur. onderhoud) - Afspraken over aantal uren (lokaal bepalen). - Oefenvergoeding voor werkelijke tijd, afronden op halve uren. Schoonmaak - Afspraken over aantal uren (lokaal bepalen) - Oefenvergoeding voor de werkelijke tijd, afgerond op halve uren. Reistijd Bewakingsdienst Oefenvergoeding voor werkelijke tijd, afronden op halve uren. Oefenvergoeding, voor werkelijk aantal uren, afronding Vergaderingen op halve uren. Oefenvergoeding, voor werkelijk aantal uren, afronding Voortgangsgesprekken op halve uren Medische keuring/PPMO

-

2.2. Voor planbare activiteiten geldt dat deze alleen vergoed worden indien sprake is van een opdracht. 2.3. Consignatie Consignering vindt alleen plaats nadat de Regionaal Commandant daartoe besloten heeft. In geval van consignering wordt de vergoeding gebaseerd op artikel 19:18 van de Arbeidsvoorwaardenregeling VRF. Bij consignatie van een OVD wordt als grondslag voor de vergoeding een bedrag gehanteerd dat gelijk is aan 53,2% maal de uitrukvergoeding. 2.4. Kazernering De Regionaal Commandant kan besluiten tot incidentele kazernering van vrijwilligers. In dat geval ontvangt de vrijwilliger een vergoeding gelijk aan de vergoeding voor langdurige aanwezigheid zoals genoemd in de vergoedingentabel voor vrijwilligers behorend bij hoofdstuk 19 van de Arbeidsvoorwaardenregeling VRF. 2.5. Ploegleiders De vrijwilligers die zijn aangewezen als ploegleider ontvangen een aanvullende vergoeding voor hun werkzaamheden op basis van de oefenvergoeding van bevelvoerder voor een nader door de Regionaal Commandant te bepalen aantal uur per maand.

3. Uitbetaling 3.1 De jaarvergoeding wordt jaarlijks uitbetaald. De overige vergoedingen worden maandelijks of per 1 kwartaal uitbetaald. De vrijwilliger dient zelf voor een tijdige en juiste declaratie op de daarvoor voorgeschreven wijze te zorgen. 3.2 De vrijwilliger wordt uitbetaald conform de aanstelling die hij in de desbetreffende ploeg heeft.

4. Slotbepaling 4.1 In die situaties waarin in deze regeling niet is voorzien dan wel indien in specifieke situatie op goede gronden noodzaak bestaat tot afwijken, beslist de Regionaal Commandant.

1

Nader te bepalen door de werkgever


4

Notitie Uniforme uitvoeringsregeling vrijwilligersvergoedingen Veiligheidsregio Fryslân

Dit document is opgesteld door de portefeuillegroep ‘uniformering uitvoeringsregeling vrijwilligersvergoeding’ van de deelprojectgroep ‘Personeel’ op basis van de inventarisatie uitgevoerd door Rosita Storm, bestaande uit: Lieke van Poucke Gerrit van der Ploeg Wim van der Veen Diana Striegel Piet Alma Marije Visser – de Bruin

Project: ‘Samen naar één brandweer’ Opdrachtgever: Algemeen Bestuur Veiligheidsregio Fryslân Rapportstatus: Versie 20130801


5

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................... 7 Context................................................................................................................................................. 7 Leeswijzer ............................................................................................................................................ 7 1. Wijze van inventarisatie, gegevensverzameling en uitgangspunten................................................... 8 1.1 Wijze van inventarisatie, gegevensverzameling en informatiebronnen......................................... 8 1.2 Randvoorwaarden en uitgangspunten........................................................................................... 8 2. Resultaten van de inventarisatie en analyse vrijwilligersvergoedingen .............................................. 8 2.1 Algemeen....................................................................................................................................... 9 2.2. Vergoedingen................................................................................................................................ 9 2.3. Wijze en moment uitbetaling (jaar)vergoeding ........................................................................... 10 3. Voorstellen voor uniformering ........................................................................................................... 11 3.1. Vaste jaarvergoeding .................................................................................................................. 11 3.2. Vergoedingen gerelateerd aan de uitruk (niet planbare activiteiten) .......................................... 11 2.3 Vergoedingen gerelateerd aan oefenen en overige activiteiten .................................................. 11 3.4. Beschikbaarheid ......................................................................................................................... 13 3.5. Wijze en moment uitbetaling (jaar)vergoeding ........................................................................... 13 3.6. Vergoeding ploegleider ............................................................................................................... 14 4. Overige zaken en regelingen ............................................................................................................ 15 Bijlagen .................................................................................................................................................. 16


6

Inleiding Context Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Fryslân (VRF) heeft op 14 maart 2012 het projectplan ‘Samen naar één brandweer’ vastgesteld. Het beoogde eindresultaat bestaat uit één brandweerorganisatie voor heel Fryslân per 1 januari 2014, binnen de gestelde wettelijke en bestuurlijke kaders. Deze brandweerorganisatie zal onderdeel uitmaken van de Veiligheidsregio Fryslân: een organisatie van en voor de gemeenten. Het onderbrengen van de brandweerzorg binnen de organisatie van de Veiligheidsregio Fryslân staat niet op zich. Het is (binnenkort) een wettelijke verplichting, die in Fryslân gezien moet worden tegen de achtergrond van de intergemeentelijke samenwerking die de afgelopen jaren zijn beslag heeft gekregen. De organisatorische onderbrenging van de brandweerzorg bij de veiligheidregio is geen doel op zich, maar dient bij te dragen aan een hoger doel, namelijk: het blijvend realiseren van een toekomstbestendige brandweerzorg in Fryslân. Binnen het regionaliseringtraject zijn een vijftal deelprojecten te onderscheiden. Het deelproject ‘Personeel’ is hier een van. Een belangrijk wettelijk uitgangspunt dat dit deelproject raakt, is dat er één rechtspositie voor het beroepspersoneel en één voor vrijwilligers tot stand moet komen. Om dit te realiseren heeft het deelproject ‘Personeel’ de opdracht gekregen om de arbeidsvoorwaarden en rechtspositieregelingen voor het brandweerpersoneel (beroeps en vrijwilligers) van de fuserende brandweerkorpsen, districten en de Veiligheidsregio Fryslân te inventariseren en deze vast te leggen. In deze notitie staan de vrijwilligers en de uitvoeringsregeling voor de vergoedingen centraal. Ingezoomd wordt op geconstateerde verschillen en er zijn voorstellen voor een uniforme regeling gedaan, die noodzakelijk is vanwege het feit dat vanaf 1 januari 2014 alle gemeentelijke korpsen zijn samengevoegd in één brandweerkorps binnen de VRF. Als gevolg hiervan geldt voor de uitvoeringsregeling vrijwilligers ‘gelijke monniken, gelijke kappen’. Proces Het proces dat is gevolgd om te komen tot een uniforme uitvoeringsregeling voor vrijwilligers is gestart met de inventarisatie van alle regelingen (hier wordt in het tweede hoofdstuk nader bij stilgestaan). Vervolgens zijn verschillen inzichtelijk gemaakt. In de portefeuillegroep uniformering 2 uitvoeringsregeling vrijwilligersvergoeding is een voorstel gedaan wat passend zou zijn voor de nieuwe situatie. Dit voorstel is vervolgens in het College van Commandanten gepresenteerd, zodat feedback kon worden gegeven. Daarnaast is het voorstel in de klankbordgroep medewerkers aan de orde geweest om vanuit deze hoek input te verkrijgen. In alle gevallen is er feitelijk geen discussie geweest over het uitgangspunt ‘gelijke monniken, gelijke kappen’. Vanuit de Klankbordgroep medewerkers lag er een duidelijke vraag om duidelijkheid op dit vlak, er wordt veel waarde gehecht aan een duidelijke, uniforme regeling. In het deelproject is het (aangevulde) voorstel vervolgens aan de orde gekomen. De notitie is de aan de orde geweest in de Stuurgroep SN1B. Vervolgens heeft over de regeling overleg plaatsgevonden in het BGO. In relatie hiermee zijn in het Sociaal Plan afspraken gemaakt over eventueel overgangsrecht. Leeswijzer In het eerste hoofdstuk komt de wijze waarop de gegevens zijn verzameld aan bod. Ook worden de uitgangspunten voor de uitvoeringsregeling vrijwilligers aangegeven. Daarna wordt ingegaan op de resultaten van de inventarisatie en worden de uitkomsten van de analyse hierop gepresenteerd. In het derde hoofdstuk komen vervolgens de voorstellen tot uniformering aan bod. Tot slot worden overige zaken en regelingen in het vierde hoofdstuk behandeld.

2

Deze heeft bestaan uit een commandant, twee vrijwilligers en P&O medewerkers vanuit gemeente en Veiligheidsregio Fryslân


7

1. Wijze van inventarisatie, gegevensverzameling en uitgangspunten 1.1 Wijze van inventarisatie, gegevensverzameling en informatiebronnen Er zijn twee lijsten opgesteld met (vraag)punten waarmee de geldende arbeidsvoorwaarden en rechtspositieregelingen in de verschillende gemeenten, districten en Veiligheidsregio Fryslân geïnventariseerd worden. Er is een lijst die zich richt op het beroepspersoneel en één voor vrijwilligers. De lijsten waren zeer uitgebreid (resp. 137 en 82 vragen) zodat een zo volledig mogelijk beeld kon worden verkregen. Er is voor de opzet van de lijsten gebruik gemaakt van voorbeeldlijsten die in andere regio’s zijn gehanteerd. De lijsten zijn naar de verschillende partijen gestuurd met de vraag deze in te vullen en te retourneren. Vervolgens heeft een gesprek plaatsgevonden met de gemeente/district/veiligheidsregio (commandant en eventuele P&O ondersteuning) en de inventarisatiemedewerker vanuit het deelproject. De lijsten zijn doorgesproken en aanvullende vragen zijn gesteld. De lijsten zijn ter verificatie naar de korpscommandanten toegezonden en zullen nog ter ondertekening aan de gemeentesecretarissen worden aangeboden, zodat er overeenstemming en duidelijkheid is over het nulpunt dat is bepaald. Dit is het vertrekpunt voor de analyse en harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden. Er is voor gekozen om de inventarisatie uit te laten voeren door één persoon vanuit het deelproject Personeel. Hiervoor is een arbeidskracht specifiek ingehuurd. Op deze wijze kan geborgd worden, dat de inventarisatie en de gesprekken op een eenduidige wijze uitgevoerd worden. De CAR-UWO vormt de basis van de arbeidsvoorwaarden, deze cao dient als basis. Daarnaast worden de gemeenten/districten/veiligheidsregio ook gevraagd om alle aanvullende regelingen (lokaal domein en aanvullende regelingen) die beschikbaar zijn en onder het totaal van arbeidsvoorwaarden liggen mee te sturen, zodat deze gebruikt kunnen worden als naslagwerk. 1.2 Randvoorwaarden en uitgangspunten De vergelijking, analyse en het harmonisatieadvies in de volgende hoofdstukken, geschiedt anders dan bij de arbeidsvoorwaarden van het beroepspersoneel, namelijk niet aan de hand van een ijkregeling. Dit uitgangspunt is wel meegegeven aan de voorkant, echter niet haalbaar gebleken. De arbeidsvoorwaarden voor vrijwilligers zijn geregeld in hoofdstuk 19 van de CAR-UWO. Hierin is een uniforme regeling terug te vinden met als belangrijkste onderdelen: • Aanstelling, ontslag en disciplinaire maatregelen • Vergoedingen o jaarvergoeding; o uitruk; o oefeningen, cursussen en overige werkzaamheden o langdurige aanwezigheid o consignatie en kazernering o gratificaties • Verzekering en schadevergoeding • Beschikbaarheid en overige plichten De CAR-UWO vormt het uitgangspunt. Datgene dat hier is geregeld, wordt niet ook nog lokaal geregeld. Wel is het wenselijk en noodzakelijk om voor de uitvoering aanvullende afspraken te maken. Uit de inventarisatie is gebleken dat hier ook verschillen bestaan. Omdat straks alle vrijwilligers in één organisatie werken is uniformiteit nodig. Het vertrekpunt is ‘gelijke monniken, gelijk kappen’, zodat alle vrijwilligers onder gelijke omstandigheden een gelijke vergoeding ontvangen. Doel is om te komen tot een rechtvaardige, heldere en eenduidige regeling. De nieuwe regeling, die gaat gelden voor alle bijna 1200 vrijwilligers binnen de VRF, mag – onder gelijkblijvende omstandigheden - niet meer kosten dan de kosten die nu gemaakt worden met betrekking tot vrijwilligersvergoedingen. De verwachting is dat er geen knelpunten ontstaan.


8

2. Resultaten van de inventarisatie en analyse vrijwilligersvergoedingen In dit hoofdstuk worden de overeenkomsten en verschillen die bestaan in de verscheidene regelingen en bepalingen voor de vrijwilligers inzichtelijk gemaakt. 2.1 Algemeen De inventarisatie omvatte zowel vragen met betrekking tot personele zaken in algemene zin, over de wijze waarop met vergoedingen wordt omgegaan en over voorzieningen voor bijvoorbeeld sociale activiteiten. In deze notitie gaan we in op de vergoedingen. Ten aanzien van personele zaken in algemene zin zijn er niet veel bijzonderheden naar voren gekomen. In alle situaties is het Besluit Personeel Veiligheidsregio’s ingevoerd. Hieruit zijn ook geen belangwekkende verschillen naar voren gekomen. Een aantal zaken zoals hoe om te gaan met aanstellingen (eisen met betrekking tot keuring, VOG ed) moet nog nader uitgewerkt worden. Dit heeft echter geen invloed op de positie van de zittende vrijwilligers. Met betrekking tot vrijwilligersbeleid wordt op dit moment gewerkt aan de ontwikkeling van een Visie op Vrijwilligheid. Hierin is aandacht voor de onderwerpen Verbinding, Beweging en Veiligheid. Deze onderwerpen zijn de speerpunten die er voor zorgen dat vrijwilligers nu en in de toekomst het hart van toekomstbestendige brandweerzorg in Fryslân kunnen vormen. In dat kader wordt ook ingegaan op de rol van het clusterhoofd en de ploegleider die beiden een cruciale rol hebben in de aansturing van vrijwilligers. In de bijlage zijn de resultaten van de inventarisaties weergegeven. 2.2 Voorzieningen sociale activiteiten Wat betreft de voorzieningen voor sociale activiteiten is het de bedoeling om bij de uitwerking van de Visie op Vrijwilligheid met concrete voorstellen te komen. Hierbij moet overigens terdege rekening worden gehouden met de fiscale kaders van de werkkostenregeling die binnen de VRF per 2014 moet worden ingevoerd. In dit verband komt dit daarom hier niet verder aan de orde, de voorstellen worden te zijner tijd besproken met de BOR en/of OR en GO van de VRF. 2.3 Vergoedingen Zoals gezegd vormt hoofdstuk 19 van de CAR UWO de basis voor de wijze waarop met vrijwilligersvergoedingen wordt omgegaan. De VFR is aangesloten bij de CAR UWO en er is geen ruimte om van deze regelingen af te wijken. Wel laten de regelingen nog ruimte in de uitvoering. Uit de inventarisatie blijkt dat deze ruimte binnen de verschillende korpsen (22 totaal) op een aantal punten verschillend is ingevuld. Daarnaast is er in een aantal gevallen ook sprake van het verstrekken van vergoedingen in afwijking van de CAR UWO Hoofdstuk 19. De grootste verschillen zijn te vinden in de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de vergoedingsregelingen. Wat betreft de vergoeding bij uitruk gaat het om: 3 1. Afronding (per uur, half uur, kwartier) . 2. Wijze waarop met het afpiepen van automatische meldingen wordt omgegaan (wel/geen vergoeding, wanneer vergoeding). 3. Verschillen zijn in het geval er wel opkomst is, maar geen uitruk. Zie bijlage 1 voor een vergelijking tussen de korpsen. Wat betreft de vergoeding voor oefenen gaat het om: 1. Verstrekken van een afwijkende vergoeding, bijvoorbeeld uitrukvergoeding. 2. De situaties waarvoor aanspraak is op een oefenvergoeding. Vooral hier is veel diversiteit. In enkele korpsen is dit duidelijk beperkt, andere korpsen geven voor veel verschillende activiteiten een vergoeding. Deels hangt dit ook samen met het feit dat in een aantal korpsen vrijwilligers beheerstaken uitvoeren. 3. Het aantal te vergoeden uren per activiteit verschilt tussen de verschillende korpsen. 4. Een enkele keer is er een afwijking in verband met de specifieke situatie van het korps als gevolg van bijzondere omstandigheden bv. voor de Waddeneilanden. De regelingen tussen de eilanden verschillen echter onderling.

3

De wijze waarop de afronding nu per korps is geregeld, is opgenomen in de vergelijking in bijlage 1.


9

Zie bijlage 2 voor een vergelijkend overzicht Wat betreft andere financiële vergoedingen vallen de volgen verschillen op: 1. Vergoeding voor postcommandant: hier is een zeer verschillend beeld bij de verschillende korpsen variërend van een vaste vergoeding tot een vergoeding voor een aantal uren. De hoogte van de vergoedingen verschilt sterk. 2. Sommigen korpsen maken gebruik van consignering, de mogelijkheid hiervoor ligt vast in de CAR UWO. 3. De hoogte van de consignatievergoeding is ook in de CAR UWO geregeld, in ieder geval één korps wijkt daar van af. 4. Kazernering: wordt slecht beperkt toegepast. 5. Loonderving: is niet meer opgenomen in de CAR UWO Hoofdstuk 19. In de oorspronkelijke regeling bestond deze mogelijkheid voor bijzondere situaties. In ieder geval één korps kent echter een regeling op dit gebied die algemeen toegepast wordt. Een ander korps verstrekt met het oog op loonderving bij oefenen overdag de uitrukvergoeding, hier tegenover staat dat het korps geen gebruik maakt van de vergoeding voor langdurige aanwezigheid. In bijlage 3 is een vergelijkend overzicht opgenomen. Verder zijn nog de volgende punten relevant: 1. Opkomstplicht bij oefeningen / hantering Leidraad geoefendheid. 2. Vergoeding voor sport varieert van geen regeling tot gratis sporten tot een fiscaalvriendelijke regeling. 3. Verzekering en vergoeding van schade c.q. ziekte door een dienstongeval. Dit is regionaal geregeld. 4. Dienstkledingverstrekking: de regelingen van de diverse korpsen verschillen sterk. Het is wenselijk dat er voor alle vrijwilligers een uniforme kledingregeling komt.

2.3. Wijze en moment uitbetaling (jaar)vergoeding Er komen verschillen naar voren in de frequentie van uitbetaling. Deze verschilt van maandelijks tot per kwartaal of enkele malen per jaar.


10

3. Voorstellen voor uniformering Op grond van de inventarisatie en de analyse daarvan en de wens om wat betreft de vergoedingen tot een uniforme regeling te komen zijn voorstellen ontwikkelt. Basis voor deze voorstellen is hoofdstuk 19 van de CAR UWO. Dit hoofdstuk kent naast de vaste jaarvergoeding, vergoedingen voor uitruk, oefenen en andere activiteiten en een vergoeding bij langdurige aanwezigheid. 3.1. Vaste jaarvergoeding De vaste jaarvergoeding is geregeld in hoofdstuk 19 van de CAR UWO. Dit is een vergoeding waarmee allerlei onkosten worden vergoed. Naast deze vergoeding is dan ook geen andere vergoeding van onkosten mogelijk. De hoogte is afhankelijk van de rang/functie van de vrijwilliger. 3.2. Vergoedingen gerelateerd aan de uitruk (niet planbare activiteiten) Bij uitrukken wordt in alle gevallen het eerste uur vergoed. De afronding van de daaropvolgende tijden varieert van een kwartier (slechts bij één korps) tot een heel uur. Het is redelijk af te ronden op een half uur. In principe vindt afronding naar boven toe plaats. Er moet echter ook sprake zijn van redelijkheid (niet voortdurend net over de 30 minuten heen gaan). Ploegleider en clusterhoofd moeten hierop toezien, het is aan het clusterhoofd om hierop te sturen. Het komt ook regelmatig voor dat bij alarmering meer vrijwilligers opkomen dan mee ‘kunnen’. In dat geval is voor de vrijwilliger sprake geweest van het neerleggen van de reguliere werkzaamheden c.q. het verstoren van de rust. Dit geldt ook als vrijwilligers bij een automatische melding worden afgepiept en al op weg zijn naar de kazerne. In het merendeel van de korpsen ontvangen vrijwilligers in een dergelijke situatie ook de uitrukvergoeding. Het wordt redelijk gevonden in dergelijke gevallen een uur te vergoeden. In beide gevallen geldt wel als voorwaarde dat de vrijwilliger ook daadwerkelijk op de kazerne aanwezig is geweest en een handtekening heeft gezet. Samengevat: Activiteit Opkomst + Uitruk (oproep via pieper, onverwacht element) Opkomst, geen uitruk (oproep via pieper, onverwacht element)

Afpiepen van automatische meldingen (oproep via pieper, onverwacht element)

Vergoeding Uitrukvergoeding, inzet altijd minimaal één uur, daarboven afronding naar boven op halve uren. Randvoorwaarde: ‘de auto rijdt’. Uitrukvergoeding voor één uur. Randvoorwaarde: vrijwilligers zet een handtekening op de kazerne. Uitrukvergoeding voor één uur. Randvoorwaarde: vrijwilligers zet een handtekening op de kazerne.

3.3 Vergoedingen gerelateerd aan oefenen en overige activiteiten Het gaat hier om planbare activiteiten. Oefenen Alle ploegen moeten regelmatig oefenen. Over het algemeen zijn er vaste afspraken over intensiteit en duur van de oefening. Het clusterhoofd is verantwoordelijk voor de aansturing op dit vlak. In de meeste situaties is de oefenvergoeding zoals genoemd in hoofdstuk 19 van de CAR UWO van toepassing. Bij bijvoorbeeld realistisch oefenen kan sprake zijn van een langere duur. Dit kan ook gelden voor vrijwilligers van de eilanden die aan de wal oefenen. Conform de regeling in de CAR UWO hoofdstuk 19 wordt bij een duur van 5 uur of langer de uurvergoeding gebaseerd wordt op de vergoeding voor langdurige aanwezigheid (de duur wordt vastgesteld met inbegrip van de noodzakelijke reistijd vanaf de eigen kazerne). Overige activiteiten Naast oefenen wordt van vrijwilligers ook nog inzet gevraagd op andere activiteiten. Dit kan variëren van vergaderingen tot schoonmaak en onderhoud. Hierin bestaan lokaal verschillen, bijvoorbeeld omdat in het ene geval de vrijwilligers zelf schoonmaak en onderhoud doen en in het andere geval niet. De regionalisering is geen reden om al deze zaken nu te centraliseren en er geen vrijwilligers


11

meer op in te zetten. Afhankelijk van de lokale mogelijkheden en wensen kan dit – binnen af te spreken kaders – voortgezet worden. Het clusterhoofd heeft een verantwoordelijkheid in de aansturing hiervan. Op basis van de inventarisatie en analyse zijn een aantal activiteiten benoemd die voor vergoeding in aanmerking komen. Voor dergelijke activiteiten is de oefenvergoeding van toepassing. Voor het toekennen van de vergoeding geldt altijd dat er sprake moet zijn van een opdracht van ploegleider en/of clusterhoofd. Verplichte activiteiten onder werktijd In een aantal gevallen vinden activiteiten met een verplicht karakter plaats tijdens werktijd van de reguliere baan van de vrijwilliger. Het gaat dan om opleidingen en keuringen. Over het algemeen genomen legt dit een beslag van circa twee dagen per jaar. Dit is inherent aan het zijn van vrijwilliger bij de brandweer. In de toekomst is het streven om deze activiteiten zoveel mogelijk buiten werktijd te organiseren. Zeker als het om keuringen gaat is de verwachting dat hier mogelijkheden voor zijn. In al deze situaties is de oefenvergoeding van toepassing. Er is geen ruimte om van hoofdstuk 19 CAR UWO af te wijken. Bij specifieke opleidingen kan het om meer dan 2 dagen per jaar gaan en is er een behoorlijk beslag op het verlof van de vrijwilliger. Veelal is in dat geval ook sprake van een langer durende aanwezigheid en is de daarbij behorende hogere vergoeding van toepassing. In dergelijke situaties wordt de besteedde tijd met inbegrip van reistijd vastgesteld. Omschrijving van de activiteit Oefenen Oefenen (oefenavond)

Optreden als oefenleider tijdens reguliere oefenavond Realistisch oefenen

Vergoeding -

Oefenvergoeding Aantal keer en duur wordt bepaald op basis van het oefenplan. Primaire verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het clusterhoofd

-

Oefenvergoeding voor 1 uur extra

-

Vergoeding voor langdurige aanwezigheid tenzij de oefening inclusief reistijd korter dan 5 uur duurt, dan geldt de oefenvergoeding; afronden op half uur

-

Oefenvergoeding voor werkelijke tijd, afronden op half uur. Wanneer opleidingen inclusief reistijd 5 uur of langer duren, geldt de vergoeding voor langdurige aanwezigheid. Begeleiding conform vorige 2 punten

Opleiden en examens Opleiding of examen

-

Overige Medische keuring/PPMO Ondersteunende werkzaamheden (bijvoorbeeld onderhoud) Schoonmaak

-

Reistijd Bewakingsdienst


Oefenvergoeding . Werkelijke tijd wordt vergoed, afronding op het halve uur. Oefenvergoeding voor de werkelijk bestede tijd, afgerond op half uur. Afspraken over aantal uren (lokaal bepalen). Oefenvergoeding voor werkelijke tijd, afronden op halve uren. Afspraken over aantal uren Oefenvergoeding voor de werkelijke tijd, afgerond op halve uren. Oefenvergoeding voor werkelijke tijd, afronden op halve uren. Hiervoor geldt een ontmoedigingsbeleid.

12

Oefenvergoeding, voor werkelijk aantal uren, afronding op halve uren. Oefenvergoeding, voor werkelijk aantal uren, afronding op halve uren

Vergaderingen Voortgangsgesprekken

Activiteiten die niet voor vergoeding in aanmerking komen Er is een aantal activiteiten welke vrijwilligers nu uitvoeren en waarvoor in enkele gevallen een vergoeding wordt verstrekt. Het gaat dan vooral om activiteiten die vooral een sociaal karakter hebben. Het is belangrijk hier ook het accent te leggen. Dit betekent dat deze activiteiten wel gefaciliteerd worden, maar dat er bij deze activiteiten geen uurvergoeding wordt gegeven. Het gaat dan om: Activiteiten zonder vergoeding Sociale activiteiten zoals opendagen, Sinterklaasintocht, Dorpsfeest Wedstrijden

Sporten

Proefrijden

Geen vergoeding, wellicht wel materieel en materiaal beschikbaar. Geen vergoeding. Wel wordt er budget vrijgemaakt voor een sociale activiteit. De afdeling O&O/vakbekwaamheid kan in de toekomst bekijken of er eventueel oefenkaarten kunnen worden weggeschreven bij de trainingen voor de wedstrijden. Die momenten zouden dan kunnen gelden als onderdeel van het reguliere oefenschema (met de bijbehorende vergoeding) Geen vergoeding, wel onderzoek op welke wijze dit gefaciliteerd kan worden, is afhankelijk van de werkkostenregeling. Geen vergoeding.

3.4. Beschikbaarheid Binnen de meeste korpsen wordt gewerkt op basis van het vrije instroom profiel. Dat betekent dat vrijwilligers niet geconsigneerd zijn of gekazerneerd zijn. In een aantal gevallen wordt in specifieke situaties wel geconsigneerd of zeer incidenteel zelfs gekazerneerd. Binnen 2 korpsen is momenteel sprake van een vaste consignatie. De vraag over al dan niet consigneren is een inhoudelijke vraag. De Regionaal Commandant dient hierover een besluit te nemen. Indien geconsigneerd wordt, is de CAR UWO Hoofdstuk 19 van toepassing, waarin de hoogte van de consignatievergoeding is vastgelegd. Deze is gerelateerd aan de oefenvergoeding. Indien in voorkomende gevallen ook een vrijwillige OVD moet worden geconsigneerd dan wordt de vergoeding afgeleid van de verhouding oefen-uitrukvergoeding van de bevelvoerder > 53,2% van de uitrukvergoeding is de oefenvergoeding. De inhoudelijke discussie over al dan niet consigneren is onderdeel van het Dekkingsplan 2.0. In geval van kazernering (op basis van een besluit van de Regionaal Commandant) is het voorstel om vooralsnog in de incidenteel voorkomende gevallen de vergoeding voor langdurige aanwezigheid te hanteren. Mocht op meer structurele wijze tot kazernering worden overgegaan (op basis van te ontwikkelen beleid), dan wordt inherent daaraan een vergoedingssystematiek ontwikkeld. Samengevat: Omschrijving van de activiteit

Vergoeding

Consignatie

10/16 regeling op basis van Oefenvergoeding.

Kazernering

Vergoeding langdurige aanwezigheid.

3.5. Wijze en moment uitbetaling (jaar)vergoeding Er komen nu verschillen voor in frequentie van uitbetaling. Deze verschilt van maandelijks tot per kwartaal of één of enkele malen per jaar.


13

Eenduidigheid op dit vlak is gewenst. Voor de toekomst betekent dit: - De vrijwilliger wordt uitbetaald conform de aanstelling (volgens CAR UWO, hoofdstuk 19) die hij in de desbetreffende ploeg vervuld - De vrijwilliger ontvangt één maal per jaar de jaarvergoeding. 4 - De vrijwilliger ontvangt maandelijks of per kwartaal de oefen-, uitruk- en/of piketvergoeding. Dit betekent dat ook de declaraties maandelijks moeten worden ingediend. Er worden nog nadere afspraken gemaakt over de wijze waarop dit gebeurt, waarbij het uitgangspunt is dat hiervoor één uniform digitaal systeem bestaat. 3.6. Vergoeding ploegleider In het organisatieplan is voorzien in een ploegleider voor elke ploeg (op dit moment 80). Op dit moment wordt gewerkt aan een functieprofiel voor de ploegleider. Op basis van de op te dragen taken en verantwoordelijkheden wordt het aantal uur bepaald dat de ploegleider beschikbaar heeft voor de door hem/haar uit te voeren taken. Vereiste voor een ploegleider is dat hij functioneert op het niveau van bevelvoerder. De vergoeding wordt daarom aan de oefenvergoeding van bevelvoerder gerelateerd. Uitgangspunt is een vast aantal uren. Eventueel kan hiervan op basis van een specifieke opdracht van het clusterhoofd afgeweken worden.

4

Nader te bepalen door de werkgever


14

4. Overige zaken en regelingen Naast de bovengenoemde regelingen kent ieder korps ook nog aanvullende regels bijv. ten aanzien van ambtsjubilea, afscheid, feestavonden. Het is de bedoeling om dit op dit vlak lokale ruimte re creëren. Dit kan bijvoorbeeld door de ploegen (laagste organisatieniveau) hier een zelf te beheren budget voor beschikbaar te stellen. Daarnaast is het ook mogelijk hier in de toekomst op clusterniveau afspraken over vast te leggen. In al deze situaties is het van belang om steeds een goed evenwicht te vinden tussen de gewenste lokale vrijheid en de noodzaak tot organisatiebrede regulering. Zoals eerder is aangegeven moet bij deze zaken rekening worden gehouden met de kaders van de werkkostenregeling. Dit wordt in de loop van 2013 uitgewerkt en zal afhankelijk van de aard van de voorstellen voorgelegd worden voor overleg aan de BOR / OR VRF of het GO VRF. Binnen veel ploegen / korpsen bestaan op dit moment al allerlei afspraken rondom gedragsregels ed.. De betreffende afspraken zijn veelal vastgelegd in handboeken die leidinggevenden en vrijwilligers houvast en duidelijkheid bieden. Na de daadwerkelijke vorming van de VRF kan gekeken worden in hoeverre op dit vlak harmonisatie nodig en wenselijk is. Ploegleiders en clusterhoofden hebben hierin een belangrijke rol, terwijl er ook een verantwoordelijkheid ligt voor het toekomstig MT Brandweer. Ook hier is het zaak om voldoende lokale regelruimte te laten en een goed evenwicht te bewaren tussen dat wat lokaal kan en dat wat om een meer uniform, VRF -breed kader vraagt. Ook bestaande afspraken met betrekking tot woonverplichting en dergelijke blijven gehandhaafd. In geval van dienstreizen bijvoorbeeld voor een opleiding maakt de vrijwilliger in principe gebruik van de beschikbare dienstvoertuigen. Is dat niet mogelijk dan ontvangt de vrijwilliger een vergoeding op grond van de geldende regeling binnen de VRF. Voor eventuele verblijfkosten kan de medewerker een beroep doen op de regeling binnen de VRF.


15

Bijlagen Bijlage 1: Vergelijking vergoeding bij uitruk:

onderwerp

uitruk minimum

afronding

automatische meldingen

Leeuwarden

1 uur

1 uur

Alleen bij opkomst

Heerenveen

1 uur

kwartier

als bij uitruk

Smallingerland

1 uur

half uur

afpiepen binnen 2 minuten: half uur, daarna 1 uur

SWF

1 uur

half uur

afpiepen binnen 1 minuut geen vergoeding

Littenseradiel

1 uur

half uur


NOF

1 uur

half uur


NWF

1 uur

Harlingen

1 uur

half uur

zie NWF

Franekeradeel

1 uur

half uur

zie NWF

Ferwerderadeel

1 uur

half uur

zie NWF

Menaldumadeel

1 uur

half uur

zie NWF

t Bildt

1 uur

half uur

zie NWF

Leeuwarderadeel

1 uur

half uur

zie NWF

Vlieland

1 uur

half uur

zie NWF

Terschelling

1 uur

1 uur

zie NWF

Opsterland

1 uur

half uur

als bij uitruk

Tytjerksteradiel

1 uur

half uur

Snel afpiepen automaat: geen vergoeding

IOBW

1 uur

1 uur

Bij automaten: Als er wordt afgepiept voor dat de bevelvoerder is ingemeld wordt er niets uitbetaald. Als de uitruk tussen 19.00 uur en 7.00 uur wordt er altijd 1 uitruk uur uitbetaald.

Skarsterlan

1 uur

1 uur

Bij automatische brandmeldingen afgepiept binnen 1 minuut wordt geen vergoeding gegeven

GS

1 uur

1 uur

idem

Lemsterland

1 uur

1 uur

idem

Boarnsterhim

1 uur

1 uur

Alleen bij opkomst

vergoeding bij opkomst (kruisje zetten)


16

Bijlage 2: Oefenen en overige activiteiten onderwerp

oefenen duur

afwijkend tarief

reistijd bij opleiding

keuring

Leeuwarden

2 uur

x

ja

ja

x

Heerenveen

x

x

ja

ja

x

Smallingerland

x

x

ja

ja

x

SWF

2 uur, groot 3 x uur

ja, max 1 oefenuur

ja, 3 oefenuren ja

3 uur

Littenseradiel

idem

ja, max 1 oefenuur

ja, 3 oefenuren

NOF

x

nee, maatwerk ja eilanden

ja

ja

NWF

x

ja

ja

x

x

Harlingen

x

?

ha

ja

ja

x

Franekeradeel

x

tijdens werktijd: uitrukuren

ja

x

onderhoud

vergadering

idem

ja

ja

ja

Menalduma-deel x

idem

ja

ja

ja

x

idem

ja

overige activiteiten

max 10 uur duur+ 1 uur reistijd

max 4 uur

voorlichting, ziekte dagdienst medewerker sinterklaasintocht schoonmaak: 1 uur; proefrijden 1 uur;

voortgangsgesprekken / 1 uur wachtdiensten

ja

ja

?

ja

?

ja

16 uitrukuren/8 oefenuren

oefening overdag

schoonmaak; sinterklaas

ja

x

voorbereiden oefenen; bewaking; voorlichting; in opdracht

voorbereiden oefenen; bewaking; voorlichting; in opdracht

x

werkelijke tijd afgerond naar half uur; examens theorie 2 uur/ prkatijk 4 uur

1 uur,, tenzij voortgangsaantoonbaar gesprek 2 uur langer

2, tenzij

ja

ja

Vlieland

x

ja

ja

Terschelling

x

indien op de ja wal uitrukuren

ja

Opsterland

x

x

ja, max 3 uur

Tytjerksteradiel x

x

nee

ja

2 uitrukuren

2 oefenuren

IOBW

x

x

nee

ja, max 2 uur

ja, welke vergoeding? Idem ademlucht,

x

ja

Skarsterlan

x

50% ja

verplicht karakter

verplicht karakter

verplicht karakter

verplicht karakter

verplicht karakter

GS

x

50% ja

verplicht karakter

verplicht karakter

verplicht karakter

verplicht karakter

verplicht karakter

Lemsterland

x

50% ja

verplicht karakter

verplicht karakter

verplicht karakter

verplicht karakter

verplicht karakter

Boarnsterhim

x

ja, op basis van redelijkheid

x

x

x

x

nee

langdurige hittetraining aanfwezigheid ja, bij realistische oefenweken

Leeuwarderadeel

tijdens werktijd: uitrukuren tijdens werktijd: uitrukuren tijdens werktijd: uitrukuren bij oefening overdag uitrukuren

extra tijd oefenleider

ja, 1 uur mits aantoonbaar

Ferwerdera-deel x

x

wedstrijd

max 4 uur

ja (intern en extern)

t Bildt

opleiding

ja

2 oefenuren

x

x

ja

ja (intern en extern)

voorbereiden oefenen; bewaking; voorlichting; in opdracht nee


nee

open dagen, voorlichting

oefenuren

proefrijden en schoonmaken

niet vergoed

17

Bijlage 3: Overige financiële vergoedingen.

onderwerp

regeling postcomman- consignatie-regeling dant

vergoeding

kazernering

loonderving

Leeuwarden

ja, 2x, 23 uur per maand

nee

nee

nee

nee

Heerenveen

ja

nee

nee

nee

nee

Smallingerland nee

ja

10/16regeling CAR UWO

nee

ja

SWF

ja (€ 300,-)

allee Sneek piket


nee

Littenseradiel

ja, cf SWF

nee


uitzondering nee

NOF

max 4 uur groepshoofd, 2 uur bevelvoerder / duikploegleid er ja, vergoeding ; voor alle posten in NWF

bij feestdagen

nee

incidenteel

conform brandweerrooster (vrijwillig)

nee

uitzondering nee

Harlingen

ja cf NWF

nee

NWF

nee

Franekeradeel

nog geen formele regeling

nee

NWF

nee

Ferwerderadeel

ja cf NWF

nee

NWF

nee

Menaldumadeel

ja cf NWF

nee

NWF

nee

t Bildt

nee

afbouwregeling

NWF

nee

NWF


18

Leeuwarderadeel

nee

NWF

nee

Vlieland

ja cf NWF

nee

NWF

Nee

Terschelling

nog geen formele regeling

nee

NWF

Nee

Beschikbaarheidsrooster

nee

alleen bij uitzondering Nee en

Opsterland

ja, vaste vergoeding

dienstrooster (1x per 10/16regeling 3/4 weken, 24/7) CAR UWO

nee

Nee

IOBW

ja, vergoeding voor extra uren

3 dagen per week

nee

nee

Nee

Skarsterlan

nee

Beschikbaarheidsmodel

nee

nee

uitrukuren bij verplichting overdag

GS

nee


nee

nee


Lemsterland

ja, 2x 100 oefenuren


nee

nee


Boarnsterhim

ja, vergoeding cf bij feestdagen Leeuwarden

nee

Nee

Tytjerksteradiel nee


19

OPLEGNOTITIE



Op

27 maart 2013

Onderwerp

Organisatieplan


agendapunt 5


J. Postma

Afdeling Telefoon E-mail

Bijlage(n) 1. Organisatieplan "Samen naar één brandweer", versie 1.4, 20 februari 2012 2. advies organisatieplan BOR d.d. 24 februari 2013 3. zienswijze organisatieplan BOR d.d. 9 november 2012

Beslispunten Instemmen met het organisatieplan"Samen naar één brandweer", versie 1.4, 20 februari 2012

Inleiding In de vergadering van 28 november 2012 heeft uw bestuur een voorgenomen besluit genomen over het organisatieplan "Samen naar één brandweer". Op basis van dat voorgenomen besluit is de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) om een advies gevraagd. In twee delen is dit advies ontvangen (zie bijlagen). Onder voorbehoud van het in overleg met het Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) uit te werken sociaal plan adviseert de BOR positief over het organisatieplan. In de afgelopen periode is er ruimschoots overleg geweest met gemeenten over de overdracht van de WABO taken. De resultaten van dit overleg zijn verwerkt in het formatie overzicht in paragraaf 4.9.

Beleidsmatige context Regionalisering van de brandweer, project "Samen naar één brandweer"

Pagina 1 van 2

Beoogd effect/resultaat Met vaststelling van het organisatieplan wordt duidelijkheid geboden over de nieuwe organisatie die per 1/1/14 van start gaat. Het vormt een belangrijke basis voor het te doorlopen plaatsingsproces en het treffen van de nodige faciliare voorzieningen voor de ontvangst van een groot aantal nieuwe medewerkers voor de VRF.

Communicatie Na vaststelling door het AB zal het document beschikbaar worden voor verdere verspreiding. Na vaststelling publiceren op Joost

Pagina 2 van 2

Organisatieplan Samen naar één brandweer

1

Dit document is opgesteld in samenwerking met de deelprojectgroep ‘Organisatie’ bestaande uit: E. van der Sluis (voorzitter) J. Beuving (projectleider) G. van Alst E. Boetes K. Kloosterman M. Kool R. Hogeterp M. de Rooij F. Stabel D. de Vries H.C. de Vries Toehoorders vanuit de BOR: A. Dam H. Hoekstra Met ondersteuning door D. Draaisma Colofon Titel: Organisatieplan, Samen naar één brandweer Auteur(s): J. Beuving Project: ‘Samen naar één brandweer’ Opdrachtgever: Algemeen Bestuur Veiligheidsregio Fryslân Rapportstatus: versie 1.5 (aangepast formatieplan) Datum: 12 maart 2013

2

Inhoudsopgave Samenvatting ........................................................................................................................ 5

1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6.

Inleiding................................................................................................................... 7 Aanleiding ............................................................................................................ 7 Doel regionalisering brandweer ........................................................................... 7 Korte schets huidige situatie ................................................................................ 7 Veiligheidsregio Fryslân....................................................................................... 8 Totstandkoming en besluitvormingstraject organisatieplan.................................. 8 Opbouw en leeswijzer.......................................................................................... 9

2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6.

Context .................................................................................................................. 10 Inleiding ............................................................................................................. 10 Wettelijke kaders regionalisering ....................................................................... 10 Bestuurlijke kaders en uitgangspunten .............................................................. 11 Meerjarenbeleidsplan Veiligheidsregio Fryslân 2013-2016................................ 12 Visiedocument ‘Brandweer Fryslân over morgen’.............................................. 13 Tot slot ............................................................................................................... 14

3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12.

Inrichting van de nieuwe organisatie.................................................................. 15 Inleiding ............................................................................................................. 15 Organogram op hoofdlijnen ............................................................................... 15 Visie op medewerkers........................................................................................ 16 Visie op leiderschap........................................................................................... 18 Procesgestuurde organisatie ............................................................................. 19 Drie niveaus van taakuitvoering......................................................................... 21 Primaire indeling van de organisatie .................................................................. 21 Indeling in geografische gebieden ..................................................................... 22 Indeling in functionele gebieden ........................................................................ 24 Risicogerichte invulling van de repressieve organisatie..................................... 24 Aanspreekpunt per uitrukploeg .......................................................................... 25 Bijzondere positie 24-uurs beroepsbezetting Leeuwarden ................................ 26

4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. 4.10.

Primaire brandweertaken..................................................................................... 28 Inleiding ............................................................................................................. 28 Risicobeheersing ............................................................................................... 28 Planvorming....................................................................................................... 30 Vakbekwaamheid............................................................................................... 31 Materieelbeheer................................................................................................. 32 Incidentbestrijding en nazorg ............................................................................. 34 Uitvoering beheersmatige taken door vrijwilligers .............................................. 35 Management en ondersteunende taken ............................................................ 35 Formatieplan...................................................................................................... 36 Koppeling afdelingen en centrale taken ............................................................. 38

5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5.

Uitbreiding bedrijfsvoeringstaken Veiligheidsregio Fryslân ............................ 39 Inleiding ............................................................................................................. 39 Doelstelling ........................................................................................................ 39 Visiedocument ................................................................................................... 39 Produkten, diensten en activiteiten .................................................................... 40 Taakverdeling .................................................................................................... 41

1.

2.

3.

4.

5.

3

6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6.

Besturings- en managementconcept.................................................................. 42 Inleiding ............................................................................................................. 42 Bestuur .............................................................................................................. 42 Invulling verlengd lokaal bestuur........................................................................ 42 Borging van de aansturing ................................................................................. 43 Overlegvormen .................................................................................................. 44 P&C cyclus ........................................................................................................ 45

7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7.

Samenwerking op gebied van fysieke veiligheid............................................... 46 Inleiding ............................................................................................................. 46 De gemeenten/ provincie ................................................................................... 46 Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (Fumo) ........................................ 47 Veiligheidsbureau .............................................................................................. 47 Meldkamer Noord-Nederland (MkNN) ............................................................... 47 Brandweeropleidingen Noord BV (BON)............................................................ 48 Instituut fysieke veiligheid (IFV) ......................................................................... 48

7.

8.

Vooruitblik............................................................................................................. 49

Bijlage 1: maatwerkpakketten taakafbakening omgevingsrecht .................................... 50

4

Samenvatting De Eerste Kamer heeft op 25 september 2012 ingestemd met de wijziging van de Wet veiligheidsregio’s waardoor volledige regionalisering van de brandweer verplicht wordt gesteld. Vooruitlopend op deze wetswijziging heeft het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Fryslân op 10 november 2011 de opdracht gegeven om per 1 januari 2014 te komen tot één brandweerorganisatie voor heel Fryslân welke voldoet aan de daarvoor gestelde wettelijke en bestuurlijke kaders. Deze brandweerorganisatie gaat onderdeel uitmaken van Veiligheidsregio Fryslân. Als uitvloeisel van voornoemde projectopdracht is op 11 juli 2012 bestuurlijk ingestemd met het visiedocument “Brandweer Fryslân over morgen”. Op basis van dit visiedocument is voorliggend organisatieplan opgesteld. Dit organisatieplan beschrijft de belangrijkste kaders en de structuur van de nieuwe organisatie. De nieuwe organisatie wordt opgebouwd uit de bestaande afzonderlijke gemeentelijke brandweerkorpsen, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden op het gebied van brandweerzorg en de huidige regionale brandweer. In totaal komen bij de geregionaliseerde brandweerorganisatie ongeveer 180 beroepsmedewerkers en 1180 vrijwilligers in dienst. Binnen de gestelde wettelijke en bestuurlijke kaders is ervoor gekozen om de regio op te delen in vier geografische gebieden (zgn. ‘afdelingen’). In deze vier afdelingen wordt integraal invulling gegeven aan de uit te voeren taken op het gebied van brandweerzorg.

Figuur 1: Indeling in geografische gebieden

5

De hoofdtaken van de brandweer hebben betrekking op de taakvelden risicobeheersing, planvorming, vakbekwaamheid, materieelbeheer en incidentenbestrijding. Gestreefd is naar evenwichtige afdelingen die nauw aansluiten bij de reeds bestaande samenwerkingsverbanden op brandweergebied. Aangezien veel brandweertaken lokaal uitgevoerd blijven worden (denk bijvoorbeeld aan repressie oefenen, brandveiligheidscontroles, contacten met de gemeenten) is ook kritisch gekeken naar de reisafstanden binnen de afdelingen om effectief en efficiënt te kunnen werken. De geregionaliseerde brandweerorganisatie staat op grond van de Wet veiligheidsregio’s onder eenhoofdige leiding van een regionaal commandant. Iedere afdeling staat onder leiding van een afdelingshoofd. Onder elk afdelingshoofd ressorteren vier clusterhoofden. Deze clusterhoofden zijn ieder verantwoordelijk voor één van de taakvelden risicobeheersing, planvorming, vakbekwaamheid en materieelbeheer en sturen de betrokken medewerkers binnen deze taakvelden aan. Daarnaast is ieder clusterhoofd leidinggevende van een aantal (vrijwillige) uitrukploegen. De uitrukploegen dragen zorg voor de incidentbestrijding vanuit de 65 kazernes in Fryslân. In onderstaand organogram op hoofdlijnen is de structuur van de toekomstige brandweerorganisatie visueel weergegeven: Regionaal commandant staf

Afd. hoofd Gebied A/ risicob.

Afd. hoofd Gebied B/ vakbekw.

Afd. hoofd Gebied C/ planv.

Afd. hoofd Gebied D/ mat.beh.

staf Clusterhoofd risicobeheersing

Clusterhoofd vakbekwaamheid

Uitrukploegen met ploegleider

Clusterhoofd planvorming

Clusterhoofd materieelbeheer

Medewerkers

figuur 2: organogram op hoofdlijnen

Naast de verantwoordelijkheid voor de integrale uitvoering van brandweertaken draagt ieder afdelingshoofd ook zorg voor de beleidsontwikkeling van één van de taakvelden risicobeheersing, vakbekwaamheid, planvorming en materieelbeheer voor de gehele regio. Op deze wijze worden beleid en uitvoering optimaal met elkaar verbonden. In het visiedocument is het uitgangspunt ‘van regelgericht naar risicogericht’ als één van de pijlers aangemerkt. Dit betekent dat zowel op repressief gebied als op het taakgebied risicobeheersing de risico’s meer dan in het verleden leidend zijn bij de maatregelen die de brandweerorganisatie neemt. Ten aanzien van de repressieve taak zal in dit kader worden toegewerkt naar een organisatie die - rekening houdende met de beschikbaarheid van vrijwilligers - is afgestemd op de feitelijke risico’s in de omgeving. De brandweerorganisatie gaat onderdeel uitmaken van de Veiligheidsregio Fryslân. De ondersteuning van het primaire brandweerproces op het gebied van de PIOFACH taken wordt vanuit de afdeling bedrijfsvoering van de veiligheidsregio uitgevoerd.

6

1. 1.1.

Inleiding Aanleiding

De Eerste Kamer heeft op 25 september 2012 ingestemd met het wijzigen van de Wet veiligheidsregio’s waardoor volledige regionalisering van de brandweer verplicht wordt gesteld. Hiermee komt een einde aan de bestaande (inter)gemeentelijke brandweerkorpsen in Fryslân. Vooruitlopend op deze wijziging in wetgeving heeft het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Fryslân (hierna te noemen: AB) op 10 november 2011 de opdracht gegeven om per 1 januari 2014 te komen tot één brandweerorganisatie voor heel Fryslân. Deze geregionaliseerde brandweerorganisatie gaat onderdeel uitmaken van Veiligheidsregio Fryslân.

1.2.

Doel regionalisering brandweer

Het organisatorisch onderbrengen van de brandweerzorg bij Veiligheidsregio Fryslân is geen doel op zich, maar dient bij te dragen aan een hoger doel, namelijk: het blijvend realiseren van een toekomstbestendige brandweerzorg in Fryslân. De wettelijke verplichting tot regionalisering moet in Fryslân gezien worden tegen de achtergrond van de intergemeentelijke samenwerking zoals die de afgelopen jaren reeds gestalte heeft gekregen. Het is dan ook van belang voort te bouwen op deze samenwerking en daarbij de focus op kwaliteit te behouden.

1.3.

Korte schets huidige situatie

In Fryslân wonen ruim 644.000 inwoners. Voor een belangrijk deel kenmerkt de regio zich door landelijk gebied met veel dorpen en landbouw. De regio kent een aantal plaatsen met een meer stedelijk karakter, zoals Leeuwarden, Heerenveen, Sneek en Drachten. Specifiek aan de regio is het waddengebied met de eilanden Vlieland, Terschelling, Ameland en Schiermonnikoog en het aantal meren en waterwegen. Deze zorgen vooral in de zomer voor een toestroom van toeristen. In de regio ligt een militaire vliegbasis en lopen enkele rijkswegen en spoorlijnen. Op dit moment kent Fryslân 12 BRZO bedrijven waarvan er 4 in de zwaarste categorie vallen (VR-plichtig). De brandweerzorg in Fryslân wordt verzorgd door 1180 vrijwilligers en 180 beroepsmedewerkers. Deze zijn op dit moment in dienst bij de huidige 11 (inter)gemeentelijke brandweerkorpsen/bovenlokale samenwerkingsverbanden in Fryslân en het regionaal bureau van Brandweer Fryslân dat reeds organisatorisch onderdeel uitmaakt van de Veiligheidsregio Fryslân. De medewerkers zijn verspreid over 65 kazernes en het regionaal bureau De bovenlokale samenwerkingsverbanden verschillen ten opzichte van elkaar. Het varieert van het delen van een commandant tot een gemeenschappelijke regeling waar de vrijwilligers formeel ook in dienst zijn.

7

De huidige samenwerkingsverbanden omvatten: samenwerking tussen Súdwest-Fryslân en Littenseradiel samenwerking tussen Leeuwarden en Boarnsterhim; samenwerking tussen Skârsterlan, Gaasterlân-Sleat en Lemsterland (De Friese Meren i.o.); samenwerking tussen Ooststellingwerf en Weststellingwerf in de intergemeentelijke brandweer IBOW; samenwerking tussen Achtkarspelen, Dantumadiel, Dongeradeel, Kollumerland, Ameland en Schiermonnikoog in Brandweer Noordoost Fryslân; samenwerking tussen Ferweradeel, Franekeradeel, Harlingen, Het Bildt, Leeuwarderadeel, Menaldumadeel, Terschelling en Vlieland in Brandweer Noordwest Fryslân. Op onderdelen werken de korpsen Opsterland, Tytsjerksteradiel, Smallingerland en Heerenveen ook met andere korpsen samen, zij hebben echter ieder wel hun eigen commandant.

1.4.

Veiligheidsregio Fryslân

De Veiligheidsregio Fryslân is een gemeenschappelijke regeling van de 27 Friese gemeenten en is verantwoordelijk voor de uitvoering van een aantal taken zoals opgenomen in de Wet veiligheidsregio’s en de Wet publieke gezondheid. Het gaat hier om taken op de terreinen van brandweerzorg, crisisbeheersing, rampenbestrijding, epidemiologie, gezondheidsbevordering, infectieziektebestrijding, jeugdgezondheidszorg, medisch milieukundige zorg en ouderenzorg. Met de regionalisering van de brandweer per 1 januari 2014 komt daar de uitvoering van de taken op gebied van brandweerzorg bij. Deze taak is nu nog bij de Friese gemeenten ondergebracht. Door de regionalisering gaan de bestaande (inter)gemeentelijke brandweerkorpsen/ bovenlokale samenwerkingsverbanden in Fryslân samen met het regionaal bureau van Brandweer Fryslân, binnen de Veiligheidsregio Fryslân één nieuwe brandweerorganisatie vormen. Een belangrijk punt hierbij is de aansluiting op de bestaande bedrijfsvoeringstaken (personeel & organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting) binnen de huidige organisatie van de Veiligheidsregio. Deze taken worden nu grotendeels door de afzonderlijke gemeenten uitgevoerd.

1.5.

Totstandkoming en besluitvormingstraject organisatieplan

Voorliggend organisatieplan is een product van de deelprojectgroep organisatie onder voorzitterschap van de heer mr. E. van der Sluis, gemeentesecretaris van Achtkarspelen. De deelprojectgroep heeft verder bestaan uit mevrouw Hogeterp en de heren Beuving, Van Alst, Boetes, Kloosterman, Kool, De Rooij, Stabel, D. de Vries, H.C. de Vries en Draaisma. Toehoorders vanuit de BOR zijn de heren Dam en Hoekstra. Dit organisatieplan wordt op 28 november 2012, samen met andere relevante beslisdocumenten, aan het AB voorgelegd. Het AB zal in november gevraagd worden een voorgenomen besluit te nemen over deze documenten voorafgaand aan de definitieve besluitvorming in maart 2013. Op basis van het voorgenomen besluit kan de WORbestuurder ook de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) om advies vragen.

8

1.6.

Opbouw en leeswijzer

In hoofdstuk 2 wordt allereerst de context geschetst waarbinnen dit organisatieplan is opgesteld. Naast de wettelijke kaders van regionalisering worden ook de eerder vastgestelde bestuurlijke uitgangspunten hieromtrent weergegeven. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 de inrichting van de nieuwe organisatie toegelicht. Hiertoe zal allereerst het organogram op hoofdlijnen van de nieuwe organisatie worden gepresenteerd. Vervolgens worden de onderliggende overwegingen en keuzes hieromtrent toegelicht. Hoofdstuk 4 is een nadere uitwerking en invulling van het in hoofdstuk 3 gepresenteerde organogram met een daaraan gekoppeld taakverdeling en formatieoverzicht. Aansluitend hierop wordt in hoofdstuk 5 de noodzakelijke uitbreiding op het gebied van bedrijfsvoering van de Veiligheidsregio Fryslân toegelicht. In hoofdstuk 6 komt vervolgens het besturings- en managementconcept aan de orde. Gedefinieerd wordt op welke wijze de toekomstige brandweerorganisatie wordt aangestuurd, hoe de ambtelijke organisatie dit ondersteund en welke rolverdeling van toepassing is. In hoofdstuk 7 worden de belangrijkste samenwerkingspartners van de nieuwe brandweerorganisatie in het kort toegelicht. Dit organisatieplan wordt tot slot afgesloten met een vooruitblik naar de komende periode.

9

2. 2.1.

Context Inleiding

In dit hoofdstuk wordt de context geschetst waarbinnen voorliggend organisatieplan is opgesteld. Naast de wettelijke kaders van regionalisering worden ook de eerder vastgestelde bestuurlijke uitgangspunten hieromtrent weergegeven. Aangezien de geregionaliseerde brandweer onderdeel gaat uitmaken van Veiligheidsregio Fryslân zijn ook de in het ‘meerjarenbeleidsplan Veiligheidsregio Fryslân 2013-2016’ gestelde kaders van belang. Tot slot komt het op 11 juli 2012 door het AB vastgestelde visiedocument ‘Brandweer Fryslân over morgen’ aan de orde. Dit visiedocument is richtinggevend geweest voor het opstellen van dit organisatieplan.

2.2.

Wettelijke kaders regionalisering

De Wet veiligheidsregio’s beoogt een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige organisatie van brandweerzorg, geneeskundige hulpverlening en crisisbeheersing onder regionale bestuurlijke regie. Op grond van artikel 10 van deze wet worden aan het bestuur van de Veiligheidsregio de volgende taken en bevoegdheden overgedragen: a. het inventariseren van risico’s van branden, rampen en crises; b. het adviseren van het bevoegd gezag over risico’s van branden, rampen en crises in de bij of krachtens de wet aangewezen gevallen alsmede in de gevallen die in het beleidsplan zijn bepaald; c. het adviseren van het college van burgemeester en wethouders over de taak, bedoeld in 1 artikel 3, eerste lid ; d. het voorbereiden op de bestrijding van branden en het organiseren van de rampenbestrijding en de crisisbeheersing; e. het instellen en in stand houden van een brandweer; f. het instellen en in stand houden van een GHOR; g. het voorzien in de meldkamerfunctie; h. het aanschaffen en beheren van gemeenschappelijk materieel; i. het inrichten en in stand houden van de informatievoorziening binnen de diensten van de veiligheidsregio en tussen deze diensten en de andere diensten en organisaties die betrokken zijn bij de onder d, e, f, en g genoemde taken. Op grond van artikel 25 Wet veiligheidsregio’s voert de geregionaliseerde brandweer in ieder geval de volgende taken uit: a. het voorkomen, beperken en bestrijden van brand; b. het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand; c. het waarschuwen van de bevolking; d. het verkennen van gevaarlijke stoffen en het verrichten van ontsmetting; e. het adviseren van andere overheden en organisaties op het gebied van de brandpreventie, brandbestrijding en het voorkomen, beperken en bestrijden van ongevallen met gevaarlijke stoffen.

1 Artikel 3 lid 1: Tot de brandweerzorg behoort: a. het voorkomen, beperken en bestrijden van brand, het beperken van brandgevaar, het voorkomen en beperken van ongevallen bij brand en al hetgeen daarmee verband houdt; b. het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand.

10

Daarnaast voert de regionale brandweer tevens taken uit bij rampen en crises in het kader van de rampenbestrijding en de crisisbeheersing. De Wet veiligheidsregio’s streeft ten aanzien van regionalisering de volgende eindresultaten na: één brandweerorganisatie voor de hele regio; eenhoofdige leiding; al het brandweerpersoneel in regionale dienst; één rechtspositie voor beroepspersoneel en één voor vrijwilligers; een eenduidig kwaliteitsniveau conform het Besluit personeel veiligheidsregio en het Besluit veiligheidsregio’s; de beschikbaarheid van een kwaliteitszorgsysteem; beheer en inkoop centraal.

2.3.

Bestuurlijke kaders en uitgangspunten

De wettelijke verplichting tot regionalisering brengt een aantal verplichtingen met zich mee, maar laat aan de invulling hiervan ook veel ruimte. Deze ruimte is nader ingekleurd door eerder genoemd bestuursbesluit tot regionalisering van de Friese brandweer en vervolgens de vaststelling van het projectplan “Samen naar één brandweer” op 14 maart 2012. Op basis van dit projectplan is door het AB een aantal bestuurlijke uitgangspunten bepaald met betrekking tot het eindresultaat: Uitgangspunten organisatie de Veiligheidsregio Fryslân is de ontvangende organisatie. de nieuw te vormen brandweerorganisatie wordt zodanig ingericht dat deze haar opgedragen ‘warme’ en ‘koude’ taken effectief en efficiënt kan uitvoeren. de organisatie voldoet aan de wettelijke eisen en gangbare normen. garantie voor dienstbaarheid aan het lokale bevoegd gezag door vorm en inhoud te geven aan actieve informatie-uitwisseling. de basisbrandweerzorg leveren op het niveau van de lokale gemeenschap (dichtbij de burgers, dicht bij lokaal bestuur en dicht bij de brandweermedewerkers). bureaucratie dient zo veel mogelijk voorkomen te worden. elke kazerne houdt zijn eigen identiteit. Elke kazerne of groep heeft een duidelijk aanspreekpunt. Uitgangspunten financiën de totale financiële kosten voor 2011 van de betreffende brandweerkorpsen en de regionale brandweer vormen het financiële kader voor de brandweer op 1 januari 2014. er wordt bij de start geen efficiencyopdracht meegegeven. harmonisatie van de inwonerbijdrage valt buiten de scope van dit project. de kwaliteit van de brandweerzorg is leidend voor de gemeentelijke bijdrage. kosten voor de latende organisaties (frictiekosten) worden inzichtelijk gemaakt en komen ten laste van de betreffende organisaties. de totale omvang van de financiële ontvlechting en frictiekosten zijn inzichtelijk op 1 januari 2013.

11

Uitgangspunten personeel al het personeel (inclusief vrijwilligers) komt in dienst van de nieuw te bouwen organisatie. de inzet en betrokkenheid van vrijwilligers tijdens en na het project is van essentieel belang. Om dit te borgen dient dit in het project een plaats te krijgen. Uitgangspunten gebouwen en materieel het materiaal (inventaris) en materieel (voertuigen) gaat over naar de nieuwe organisatie. gebouwen blijven in eigendom van de gemeente. Overdracht van vastgoed vormt geen 2 onderdeel binnen het project .

2.4.

Meerjarenbeleidsplan Veiligheidsregio Fryslân 2013-2016

De uitwerking van dit organisatieplan kan niet los worden gezien van het ‘Meerjarenbeleidsplan Veiligheidsregio Fryslân 2013-2016’ (vastgesteld in het AB van 14 maart 2012). Dit meerjarenbeleidsplan vormt het strategisch kader voor de beleidsperiode 2013-2016 en is daarmee mede richtinggevend voor de regionalisering van de brandweer en het nog op te stellen beleidsplan brandweer. In dit beleidsplan is met het oog op een aantal (externe) ontwikkelingen de koers van de Veiligheidsregio voor de komende jaren uitgezet. Aangegeven is dat de huidige financieel-economische situatie van grote invloed is op de financiële mogelijkheden van de opdrachtgevers, de gemeenten. De schulden- en eurocrisis geven geen aanleiding te veronderstellen dat in de komende jaren boven de loon- en prijsindexatie ruimte aanwezig is voor beleidsintensiveringen met betrekking tot de uit te voeren taken. Gezondheid en veiligheid zijn sterk verbonden met activiteiten, met omgeving, met gebouwen en met gedrag. Dit betekent dat de Veiligheidsregio Fryslân haar taken met name moet realiseren in samenwerking en in overleg met anderen. Zij treedt daarbij op als ketenpartner, initiator, coördinator, aanspreekpunt of dienstverlener. De missie van Veiligheidsregio Fryslân is als volgt verwoord: Veiligheidsregio Fryslân is de alerte en slagvaardige organisatie waarin de gemeenten zich verbinden en zich verbonden voelen op het terrein van publieke gezondheid en fysieke veiligheid. Gezondheid en veiligheid zijn ook de terreinen waarop burgers en instellingen/bedrijven zelf een belangrijke invloed uitoefenen. Het is aan de medewerkers van de veiligheidsregio om burgers en instellingen/bedrijven van nabij te faciliteren en tot samenwerking uit te nodigen. Vakbekwaam en dienstbaar, opdat de veiligheidsregio de natuurlijke partner is op het terrein van gezondheid en veiligheid. Uiteraard zal de organisatie daarbij transparant en efficiënt moeten werken. Als visie wordt dan ook gehanteerd: Veiligheidsregio Fryslân is dé overheidsinstelling voor een gezonder en veiliger leven, met de kernwaarden betrokken, betrouwbaar en professioneel, dicht bij de burger.

2

Dit uitgangspunt is gebaseerd op de aanname dat dit niet tot negatieve financiële consequenties leidt als gevolg van mogelijke BTW vraagstukken. Indien dat wel het geval mocht blijken te zijn, zou dit uitgangspunt heroverwogen kunnen worden.

12

2.5.

Visiedocument ‘Brandweer Fryslân over morgen’

De ontwikkelrichting van de nieuwe brandweerorganisatie is geschetst in het visiedocument “Brandweer Fryslân over morgen”. Deze visie is opgesteld tegen de achtergrond van de in dit hoofdstuk geschetste kaders en de vele (landelijke) ontwikkelingen die binnen de brandweer zelf gaande zijn. Het AB heeft op 11 juli 2012 met dit visiedocument ingestemd als richting voor voorliggend organisatieplan.

Op grond van het visiedocument is voor de nieuwe brandweerorganisatie de volgende ambitie vastgesteld: Brandweer Fryslân als onderdeel van Veiligheidsregio Fryslân voelt zich verantwoordelijk voor de (brand)veiligheid en de continuïteit in de samenleving. Als operationele organisatie voert zij haar taken slagvaardig uit. Brandweer Fryslân blijft zoeken naar de mogelijkheden voor slimmere en effectievere brandbestrijding en hulpverlening en heeft tevens versterkt aandacht voor preventie en het verstandiger en bewuster maken van de Friese burgers en bedrijven op het gebied van brandveiligheid. Er wordt een groter beroep gedaan op eigen verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid. Het rendement van de activiteiten in relatie tot de kosten voor de samenleving zijn sturend: met de beschikbare middelen de beste resultaten behalen. Om dit te bereiken wordt de samenwerking met (nieuwe) partners verder versterkt. Deze ambitie vormt de basis voor de in de visie geformuleerde pijlers voor de toekomstige brandweerorganisatie: 1. verbonden met de gemeenten; 2. vrijwilligers als basis; 3. risicobeheersing, van regelgericht naar risicogericht; 4. repressie afgestemd op risicobeeld; 5. verdere professionalisering van het brandweervak; 6. bedrijfsvoering ondersteunt de ambities.

Deze pijlers zijn in onderling verband nader geconcretiseerd in een aantal bouwstenen voor de nieuwe organisatie. Deze bouwstenen zijn: 1. invulling van verlengd lokaal bestuur; 2. de brandweer als adviseur fysieke veiligheid; 3. een organisatie die de ‘warme’ en ‘koude’ taken efficiënt en effectief uitvoert; 4. bedrijfsvoering klantgericht en uniform; 5. een organisatie met medewerkers die verandering en vernieuwing aangaat; 6. vrijwilligers: het kloppend hart van de brandweer; 7. een organisatie waar het plezierig werken is. Bovenstaande pijlers en bouwstenen zijn in visiedocument verder uitgewerkt.

13

2.6.

Tot slot

De uitgangspunten in bovenstaand visiedocument vormden de basis voor een “organisatieplan op hoofdlijnen” dat op 26 september 2012 aan het AB is gepresenteerd. In dit organisatieplan wordt de bestuurlijk omarmde richting en de hoofdstructuur van de toekomstige brandweerorganisatie nader uitgewerkt. Het jaar 2013 zal vervolgens in het teken staan van de verdere inrichting van de nieuwe organisatie en de uitwerking van het brandweerbeleidsplan voor de komende jaren. Dit organisatieplan vormt hiervoor het vertrekpunt. Het is belangrijk te benoemen dat de vorming van een nieuwe brandweerorganisatie een dynamisch proces is. Dit brengt met zich mee dat tijdens de voorbereidings- en implementatiefase van de toekomstige organisatie nieuwe inzichten naar voren kunnen komen die van invloed zijn op de vormgeving hiervan. Naar aanleiding hiervan kan voorliggend organisatieplan op onderdelen nog aan wijzigingen onderhevig zijn. In onderstaand figuur is de relatie tussen de in dit hoofdstuk genoemde planvorming weergegeven:

Organisatieplan op hoofdlijnen

Organisatieplan

Brandweer Fryslân over morgen

Beleidsplan 2014-2018

figuur 3: relatie tussen onderdelen

14

3.

Inrichting van de nieuwe organisatie

3.1.

Inleiding

Zoals in hoofdstuk 2 is aangegeven, vormde het visiedocument ‘Brandweer Fryslân over morgen’ de basis voor een ‘organisatieplan op hoofdlijnen’ dat op 26 september 2012 aan het AB is gepresenteerd. De hierin naar voren gebrachte richting en hoofdstructuur van de toekomstige brandweerorganisatie wordt in dit en de hierna volgende hoofdstukken verder uitgewerkt. Ook de Bijzondere ondernemingsraad (BOR) is gevraagd hun zienswijze te geven over het ‘organisatieplan op hoofdlijnen’. In paragraaf 3.2 wordt allereerst het organogram op hoofdlijnen van de nieuwe organisatie gepresenteerd. Vervolgens worden de onderliggende overwegingen en keuzes toegelicht. Deze keuzes zijn gebaseerd op een nadere uitwerking van de in hoofdstuk 2 benoemde kaders, uitgangspunten en ambitie. De onderliggende keuzes zijn als volgt onder te verdelen: -

visie op medewerkers (3.3); visie op leiderschap (3.4); procesgestuurde organisatie (3.5); drie niveaus van taakuitvoering (3.6); primaire indeling van de organisatie (3.7); indeling in geografische gebieden (3.8); indeling in functionele gebieden (3.9); risicogerichte invulling van de repressieve organisatie (3.10); aanspreekpunt per uitrukploeg (3.11); bijzondere positie 24-uurs beroepsbezetting Leeuwarden (3.12).

3.2.

Organogram op hoofdlijnen

Conform de Wet veiligheidsregio’s staat de geregionaliseerde brandweer onder eenhoofdige leiding van een regionaal commandant. Binnen de gestelde wettelijke en bestuurlijke kaders is ervoor gekozen om, onder aansturing van deze regionaal commandant, de regio op te delen in vier geografische gebieden (zgn. ‘afdelingen’, zie paragraaf 3.8.). In deze vier afdelingen wordt onder integrale leiding van een afdelingshoofd invulling gegeven aan de uit te voeren brandweertaken. Deze taken zijn opgedeeld in de ‘koude’ taakvelden risicobeheersing, vakbekwaamheid, planvorming en materieelbeheer, welke ter voorbereiding zijn op het ‘warme’ taakveld incidentenbestrijding (repressie). Naast de eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering van de integrale brandweerzorgtaken binnen de afdeling, is het afdelingshoofd ook verantwoordelijk voor de beleidsvorming en ontwikkeling voor de hele regio op één van de vier gebieden. Dit geheel staat weergegeven in figuur 4: organogram op hoofdlijnen.

15

Regionaal commandant staf

Afd. hoofd Gebied A/ risicob.

Afd. hoofd Gebied B/ vakbekw.

Afd. hoofd Gebied C/ planv.

Afd. hoofd Gebied D/ mat.beh.

staf Clusterhoofd risicobeheersing

Clusterhoofd vakbekwaamheid

Uitrukploegen met ploegleider

Clusterhoofd planvorming

Clusterhoofd materieelbeheer

Medewerkers

figuur 4: organogram op hoofdlijnen

In elke afzonderlijke afdeling wordt aan de ‘koude’ taakvelden (1) risicobeheersing, (2) vakbekwaamheid, (3) planvorming en (4) materieelbeheer invulling en uitvoering gegeven binnen vier gelijknamige clusters. Ieder cluster heeft een clusterhoofd en bestaat uit een aantal beroepsmedewerkers. Het clusterhoofd treedt met betrekking tot zijn taakveld op als inhoudelijk deskundig adviseur van het afdelingshoofd. Bovendien is elk clusterhoofd verantwoordelijk voor het functioneren van gemiddeld 5 tot 6 uitrukploegen. Iedere uitrukploeg heeft een ploegleider. De ploegleider is eerste aanspreekpunt binnen zijn/ haar ploeg en voor het clusterhoofd. De ploegleider is (functioneel) verantwoordelijk voor de paraatheid van zijn/ haar ploeg. Onder paraatheid wordt verstaan de vakbekwaamheid van de ploegleden en de mogelijkheid van de betreffende ploeg om direct op een hulpvraag te kunnen reageren.

3.3.

Visie op medewerkers

Met de komst van de landelijke visie ‘Brandweer over morgen, strategische reis als basis voor vernieuwing’ is een ontwikkeling in gang gezet die een grondige vernieuwing van de brandweerorganisatie vraagt. Deze verandering in het bedrijfsmodel van de brandweer moet zich geleidelijk ontwikkelen. Gepassioneerde inzet, gedreven vanuit een intrinsieke motivatie, van zowel de beroeps- als vrijwillige brandweermedewerkers is en blijft de meest bepalende factor voor de beweging naar, én het succes van de ‘nieuwe’ koers. Van hen wordt verwacht om vanuit een flexibele houding kritisch mee te denken over de mogelijkheden tot vernieuwing, en daarnaast te kijken wat binnen – maar ook buiten – de eigen taken de mogelijkheden zijn om de kwaliteit van de brandweerzorg in relatie tot de kosten te vergroten. Beroepsmedewerkers en vrijwilligers vormen hierin de cruciale schakel; hun kennis, ervaring en betrokkenheid bij de vakinhoud maar ook de publieke taak vormt hiervoor belangrijke input.

16

De algemene kernwaarden van de brandweer zijn: behulpzaam, deskundig en daadkrachtig. Om invulling te geven aan de drie kernwaarden is het nodig dat de organisatie en individuele medewerker intern en extern voeling houdt (in verbinding) met de veranderende omgeving (in beweging) en kan werken binnen een veilige werkomgeving (veilig). In verbinding, in beweging en veilig zijn dan ook de drie speerpunten waarbij het om medewerkers gaat.

o In verbinding Verbinding van de brandweermedewerkers manifesteert zich in betrokkenheid met de (lokale) samenleving, met de brandweerorganisatie, met collega’s en leidinggevenden. De brandweer wil een geaccepteerde ‘netwerkpartner in veiligheid’ zijn. Alleen dan kan ze haar maatschappelijke taak goed vervullen. Verbinding in het netwerk vergt een naar buiten gerichte belangstelling. Het vertrouwen dat iemand opwekt, de integriteit en authenticiteit die wordt uitgestraald, bepaalt het natuurlijke gezag en daarmee de effectiviteit in het brede netwerk waarbinnen de brandweerorganisatie zich beweegt. Bijna 90% van de medewerkers binnen de Friese brandweer is ‘vrijwilliger’. Dit feit alleen al maakt de brandweer tot een unieke organisatie. Deze medewerkers staan 24 uur per dag, 7 dagen per week klaar om uitvoering te geven aan de basisbrandweerzorg in Fryslân. Een randvoorwaarde om hier op een goede wijze invulling aan te geven is de lokale en sociale verbondenheid van de vrijwilliger met de samenleving aan wie die zorg wordt geleverd. De vrijwilliger is op lokaal niveau hét gezicht van de brandweer en vormt daarmee de link van de Veiligheidsregio Fryslân naar de Friese samenleving op het vlak van basisbrandweerzorg en (brand)veiligheid. De nieuwe organisatie schept de voorwaarden om de lokale en sociale verbondenheid van vrijwilligers te behouden en te stimuleren. Daarnaast is er ruimte voor een stuk ‘eigen identiteit’, niet alles hoeft standaard. Binnen gestelde kaders is er ruimte om uiting te geven aan deze lokale eigenheid. De verbinding van brandweermensen onderling komt onder meer tot uitdrukking door voorzieningen voor sociale activiteiten (op postniveau) te faciliteren. o In beweging De wereld om ons heen verandert voortdurend in tal van opzichten. De brandweer moet meebewegen om aansluiting te houden. Dit geldt voor de medewerkers maar ook voor de brandweerorganisatie als werkgever. Gestreefd wordt naar duurzaam en goed werkgeverschap. Dit betekent dat op adequate wijze wordt ingespeeld op de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Ook in de toekomstige krappere arbeidsmarkt met veranderende eisen van werknemers moet de brandweerorganisatie aantrekkelijk blijven als werkgever. Dat geldt voor zowel de beroeps- als vrijwillige medewerkers. Binnen de geregionaliseerde brandweerorganisatie als onderdeel van de Veiligheidsregio Fryslân wordt beleid ontwikkeld op thema’s zoals diversiteit, Het Nieuwe Werken, mobiliteit, loopbaanperspectief en evenwicht tussen werk en privé. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar wat passend is voor het beroepsdeel, maar zeker ook voor de vrijwilligers. Vrijwilliger zijn is men niet alleen. Het thuisfront achter de vrijwilliger is één van de drijvende factoren die het vrijwilligers mogelijk maken invulling te geven aan hun taak. Het is belangrijk om aandacht te hebben voor randvoorwaarden die minimaal geregeld moeten zijn om de thuisbasis voldoende gemotiveerd te houden. Ook voor individuele medewerkers is het van cruciaal belang zowel fysiek als mentaal in beweging te blijven. Fysiek om te voldoen aan de eisen die het repressieve brandweervak stelt en mentaal om de voortdurende beweging van de maatschappij te kunnen blijven volgen en een werkend leven inzetbaar te blijven. De nieuwe brandweerorganisatie motiveert medewerkers ‘een leven lang te leren’.

17

o Veilig Als organisatie met zorg voor de veiligheid van de burger als doelstelling, is het vanzelfsprekend dat de fysieke veiligheid van alle eigen activiteiten inclusief ARBOaspecten voldoende aandacht krijgt. Maar veiligheid heeft voor de medewerkers ook de dimensie van je veilig voelen in de organisatie. Ongeacht sekse, seksuele geaardheid, afkomst, kleur of geloofsovertuiging, moet het zo zijn dat diversiteit in de brandweerorganisatie als vanzelfsprekend wordt ervaren. Dat alles vereist wederzijds vertrouwen tussen werkgever en werknemer. In volwassen arbeidsverhoudingen passen eigen meningen en initiatieven. Van fouten wordt geleerd en niet op afgerekend. Aandacht wordt besteed aan persoonlijke en functionele integriteit door het sturen en handelen op organisatiewaarden en het nakomen van afspraken. Binnen deelprojectgroep Personeel wordt de visie op medewerkers specifiek voor vrijwilligers nader uitgewerkt.

3.4.

Visie op leiderschap

De huidige (inter)gemeentelijke brandweerkorpsen en het regionale bureau van Brandweer Fryslân hebben ieder een eigen identiteit en een eigen manier van werken. Om op een adequate wijze sturing te geven aan de nieuwe gezamenlijke brandweerorganisatie en de verankering hiervan binnen de Veiligheidsregio Fryslân, is het belangrijk een eenduidige sturingsfilosofie te hebben. De eerder aangehaalde ambitie zoals verwoord in het visiedocument ‘Brandweer Fryslân over mogen’ en de vastgestelde missie en visie zoals opgenomen in het Meerjarenbeleidsplan Veiligheidsregio Fryslân 2013-2016 vragen om stevig leiderschap van het management. Van de leidinggevenden wordt verwacht dat zij de verandering en vernieuwing van de brandweerorganisatie actief vormgeven. Zij zijn de eerste die in hun rol- en taakopvatting het nieuwe beleid moeten uitdragen en vertegenwoordigen. Leiderschap binnen de nieuwe brandweerorganisatie is verbindend, motiverend, inspirerend en resultaatgericht. Leidinggevenden verbinden het ‘menselijke kapitaal’ met de vraag van de organisatie waarbij evenwicht is tussen eigenheid en ontplooiing van de medewerkers enerzijds en de vraag naar prestaties van de organisatie anderzijds. De leidinggevenden zorgen ervoor dat in de clusters gebruik wordt gemaakt van medewerkers met verschillende en elkaar aanvullende competenties en vaardigheden. Het optimaal verbinden van persoonlijke kwaliteiten van werknemers aan de organisatie vraagt om een flexibele manier van organiseren. Daarom moet ook de (burger)werkgever van de vrijwilliger in verbinding zijn met de brandweerorganisatie. Leidinggevenden hebben hierin een belangrijke taak. Leiding en werkvloer staan met elkaar in verbinding doordat leiders het vakmanschap respecteren en daar aandacht aan besteden. Tegelijkertijd moeten zij stevig hun verantwoordelijkheid nemen voor doorontwikkeling van de verschillende taakvelden binnen de brandweerorganisatie. Vanuit dat respect en die verantwoordelijkheid gaan leidinggevenden in gesprek met de werkvloer over de noodzakelijke veranderingen in het vak. De vernieuwing van de brandweerorganisatie brengt ingrijpende veranderingen op het gebied van kernovertuigingen, speerpunten, traditionele werkwijzen en specialismen met zich mee. Leidinggevenden en de medewerkers op de werkvloer blijven hierover actief met elkaar de dialoog aangaan. Naast interne verbinding, dragen leidinggevenden een belangrijke verantwoordelijkheid ten aanzien van verbinding ‘naar buiten’. Dit uit zich door het opereren in netwerken op verschillende niveaus waardoor het denken ‘van buiten naar binnen’ gevoed wordt. Naast vakmanschap en traditionele instrumentele leiderschapskwaliteiten worden persoonlijke leiderschapskwaliteiten gevraagd. Die zijn nodig om teams te kunnen smeden en in beweging te krijgen, medewerkers in hun kracht te laten groeien, de regie te voeren in

18

veranderingsprocessen en een lerende organisatie te behouden. Hierbij past een cultuur van constructieve feedback. De leidinggevende weet een balans te vinden tussen taak- en mensgericht besturen, hij kan binden en verbinden, zorgen voor een veilige werkomgeving waarin mensen open en eerlijk met elkaar omgaan en zich ontwikkelen. Het is nodig om naast horizontaal leiderschap ook verticaal leiderschap (door alle lagen heen) te introduceren. Afhankelijk van niveau en functie moeten desbetreffende leidinggevenden een mix van deze vaardigheden toepassen. Dit wordt in het beleidsplan nader uitgewerkt. Samengevat wordt ten aanzien van leiderschap in de nieuwe organisatie het volgende beoogd: een resultaatgerichte aanpak, waarbij aansturing plaatsvindt op basis van vertrouwen en resultaatafspraken; het kunnen stimuleren van medewerkers het beste in zichzelf boven te halen en in te zetten voor Veiligheidsregio Fryslân; leiderschap dat zich vertaalt in het (mede)ontwikkelen van visie en strategievormen, waarbij alle lagen van de organisatie worden betrokken en medewerkers uitgenodigd worden om hun deskundigheid en expertise in te brengen; leiderschap dat zich uit in het opereren in netwerken, zodat de geregionaliseerde brandweer als onderdeel van Veiligheidsregio Fryslân middenin de samenleving staat en dat zich kenmerkt door denken dat van buiten naar binnen gericht is.

3.5.

Procesgestuurde organisatie

De ambitie van de brandweer in Fryslân is om daar te investeren in brandweerzorg waar de toegevoegde waarde het grootst is. Doel is om op systematische wijze de kwaliteit van de taakuitvoering, de resultaten en het beheer te bewaken, te beheersen en te verbeteren. Naast de wettelijke verplichting (art 23 Wvr) vormt kwaliteitszorg zowel een instrument als een wijze van denken en handelen waarmee de geregionaliseerde brandweerorganisatie in staat wordt gesteld zich systematisch te verbeteren en te vernieuwen. Als belangrijk uitgangspunt geldt dat de brandweer blijft inspelen op de (veranderende) eisen en verwachtingen van burgers, bestuur, partners, medewerkers en andere belanghebbenden. Het landelijke procesmodel van de Nederlandse Vereniging voor Brandweer en Rampenbestrijding (NVBR, 2008) is als uitgangspunt genomen voor het beschrijven van de processen en de producten binnen de brandweer. Dit model is ontwikkeld voor alle veiligheidsregio’s en geeft een overzicht van de relevante processen binnen de brandweer. In het procesmodel worden drie typen processen onderscheiden, te weten: primaire processen ondersteunende processen besturende processen Procesmanagement is geen doel op zich maar een belangrijk onderdeel van resultaatgericht werken. Zicht op de resultaten en de daaraan gekoppelde sturingsmogelijkheden tot op individueel niveau is een belangrijk aspect van het resultaat gericht werken. Een ander aspect wordt gevormd door het organiseren van verbetermanagement: leren van “fouten” en op basis daarvan verbeteringen aanbrengen en die vervolgens weer monitoren.

19

Grafisch staat dit weergegeven in onderstaand figuur.

Figuur 5: type processen

Door processen in kaart te brengen wordt een basis gevormd voor verbeteren. Zo worden bij voorbeeld ‘best practices’ zichtbaar. Processen leren medewerkers verder te kijken dan alleen de eigen werkplek. Verder worden knelpunten in processen in kaart gebracht en vindt er samenwerking plaats tussen afdelingen. Een activiteit kan immers onderdeel zijn van een groter geheel om zo bij te dragen aan een eindresultaat. Doordat processen herhalend zijn en de meetresultaten telkens verbeteringen of verslechteringen laten zien leert de organisatie voortdurend ten aanzien van haar eigen handelen. Veel processen binnen de brandweer maken ook onderdeel uit van een keten. Het benoemen en beschrijven van processen is een hulpmiddel om activiteiten met verschillende ketenpartners op elkaar af te stemmen en te harmoniseren. Als meerwaarde van het werken met processen gelden ook aspecten als: het zichtbaar maken van samenhang in activiteiten, het inzicht in rollen, een betere overdraagbaarheid van kennis. De plan- do- check –act cyclus (PDCA) heeft binnen een proces een belangrijke plaats. Primaire processen Binnen de primaire (brandweer)processen (taakvelden) vinden taken plaats op gebied van: Risicobeheersing Planvorming Vakbekwaamheid Materieelbeheer Incidentbestrijding en nazorg De organisatie wordt rondom de belangrijkste processen gestructureerd. Andere processen lopen vaak dwars door organisatieonderdelen heen. De processen vormen de basis en worden later in de organisatie verder uitgewerkt. Ondersteunende processen Binnen de ondersteunende processen vinden taken plaats op gebied van bedrijfsvoering. Hierbij valt te denken aan personeelszaken, informatisering & automatisering, facilitaire zaken, financiën, communicatie en huisvesting. Dit worden ook wel de PIOFACH-taken genoemd. Deze taken vinden hoofdzakelijk plaats binnen de afdeling Bedrijfsvoering van Veiligheidsregio Fryslân. De ondersteunende taken worden besproken in hoofdstuk 5. Besturende processen De besturende processen omvatten het adviseren van het bestuur, de strategie- en beleidsontwikkeling. Deze onderwerpen worden in hoofdstuk 6 nader uitgewerkt.

20

3.6.

Drie niveaus van taakuitvoering

Op basis van de beschrijving van taken in voorgaand hoofdstuk wordt een nadere toedeling van taken binnen de brandweer opgesteld op basis van de gestelde kaders en uitgangspunten. Voor het beleggen van taken is gekeken naar drie mogelijke niveaus van uitvoering: lokaal bovenlokaal regionaal. Lokaal niveau betekent dat deze taakuitvoering op iedere kazerne thuishoort. Het bovenlokale niveau is een tussenniveau. Het betreft hier taken ten behoeve van meerdere kazernes en / of gemeenten die zich er niet voor lenen deze op of vanuit elke kazerne uit te voeren. Ook ligt het minder voor de hand om ze op een centraal punt te beleggen. Het betreft hier met name afstemming op operationeel uitvoerend niveau. Het derde niveau is het regionale niveau. Op dit niveau kan bijvoorbeeld specialistische taken of beleidsmatige taken het meest efficiënt voor de hele brandweerorganisatie worden uitgevoerd of gefaciliteerd worden. Op basis van de eerdere beschrijving van taken wordt, met inachtneming van de kaders en uitgangspunten de volgende taaktoedeling op hoofdlijnen voorgesteld: Lokaal: - vakbekwaamheid; - oefenen/ borging repressieve kwaliteit - incidentbestrijding en nazorg; - paraatheid; - bestrijden incidenten; - evaluatie incidenten / oefeningen; - personele nazorg. Bovenlokaal: - uitvoering en coördinatie van taken op het gebied van risicobeheersing, planvorming, vakbekwaamheid en materieelbeheer. Op deze wijze wordt op uitvoeringsniveau zorg gedragen voor integrale uitvoering van brandweertaken. Tevens kunnen op dit niveau ook een aantal ondersteunende (bedrijfsvoerings-)taken worden uitgevoerd zoals urenregistraties etc.; - ondersteuning van de uitrukploegen. Regionaal niveau: - besturende taken - relatie met het bestuur - aansturing korps - beleid ontwikkelen op gebied van brandweerzorg en bedrijfsvoering - ondersteunende taken - beleid en regie op bedrijfsvoeringstaken (PIOFACH); - uitvoering bedrijfsvoeringstaken - uitvoering specialistische brandweertaken; - regie op multidisciplinaire inbreng en afstemming.

3.7.

Primaire indeling van de organisatie

Om een organisatie te ontwerpen die voldoet aan de kaders en uitgangspunten kunnen de taken op twee manieren worden geclusterd. Een eerste wijze is het indelen van de regio in meerdere geografische gebieden. Binnen deze gebieden worden de brandweertaken integraal uitgevoerd. Voordeel hiervan is dat dit herkenbaar is en nauw aansluit bij de huidige werkwijze. De verschillende brandweertaken worden fysiek dicht bij elkaar uitgevoerd en

21

kunnen gemakkelijk op elkaar worden afgestemd. Mogelijk nadeel zou kunnen zijn dat de afzonderlijke geografische gebieden te weinig kwaliteit en capaciteit bundelen om effectief en efficiënt samen te werken. Als gevolg daarvan zouden er sub-regio’s kunnen gaan ontstaan waarmee de koppeling tussen beleid en uitvoering wordt verzwakt. Een tweede manier om taken toe te delen is op functionele gebieden. Zo kan er voor de hele regio één afdeling ontstaan die zich bezig houdt met risicobeheersing, één met vakbekwaamheid en één met materieelbeheer. Op deze wijze worden kennis en kwaliteit van de afzonderlijke vakgebieden gebundeld en is aansluiting bij landelijke ontwikkelingen eenvoudiger vorm te geven. Mogelijk nadeel hiervan is dat het minder efficiënt en effectief is om al deze medewerkers fysiek bij elkaar te plaatsen dan wel vanaf verschillende locaties maar onder centrale aansturing te laten werken. Het organiseren van oefeningen, het onderhouden van materieel, het houden van controles en afstemming met de gemeenten vindt lokaal plaats. Dit zou met zich meebrengen dat medewerkers van één afdeling vanaf verschillende locaties hun werkzaamheden moeten verrichten of genoodzaakt zijn om veel te reizen. Ook de contacten met de vrijwilligers / de vrijwillige posten zijn op deze wijze moeilijker vorm te geven en zullen in de praktijk een meer bureaucratisch karakter krijgen. Om de voordelen van schaalvergroting optimaal te benutten en tegelijk de lokale binding en integrale uitvoering van taken te behouden is gekozen voor een matrixorganisatie waarin de voordelen van beide modellen worden verenigd. Teneinde een optimale invulling van de lokale taken te kunnen waarborgen is primair gekozen voor een indeling in geografische gebieden. Binnen elk van die gebieden wordt integraal uitvoering gegeven aan het vastgestelde regionale beleid op het gebied van de integrale brandweerzorg. Om de nadelen van (alleen een) geografische indeling te ondervangen en gebruik te maken van de voordelen van de functionele structuur, wordt een functionele hulpstructuur voorgesteld waarbij het afdelingshoofd verantwoordelijk is voor het ontwikkelen van beleid op één van de vier taakvelden voor de hele regio. De verdere uitwerking van de geografische indeling staat in paragraaf 3.8. De functionele structuur staat verder uitgewerkt in paragraaf 3.9.

3.8.

Indeling in geografische gebieden

De genoemde kaders en uitgangspunten uit hoofdstuk 2 en de benoeming van taakvelden (3.5) en de drie niveaus van taakuitvoering (3.6) zijn leidend voor de verdere indeling in geografische gebieden. Met name het bouwen van een organisatie die haar opgedragen ‘warme’ en ‘koude’ taken efficiënt en effectief kan uitvoeren en de oriëntatie op het gemeentelijk perspectief vormen hierbij belangrijke criteria. Om een effectieve en efficiënte organisatie te kunnen bouwen is bij de geografische indeling gekeken naar de volgende aspecten: de omvang per geografisch gebied van gelijkmatig niveau (aantal medewerkers / vrijwilligers / ploegen / kazernes); binnen geografisch gebied voldoende ‘kritische massa’ zodat voordelen van schaalvergroting en bundeling van kennis en capaciteit optimaal worden benut waarbij ook rekening wordt gehouden met de span of control; reisafstanden binnen het werkgebied. Veel werkzaamheden vinden lokaal plaats (op kazernes, te controleren gebouwen, bij gemeenten etc.). Grote reisafstanden binnen een geografisch gebied verminderen de efficiëntie; het huisvesten van personeel in grotere plaatsen/ grote kazernes. Grotere kazernes bieden ook plaats voor de huisvesting van beroepspersoneel. Tegelijk biedt dit ook mogelijkheden om de repressieve slagkracht in de dagsituatie te vergroten; de omvang sluit aan op de schaal om relatiebeheer op een adequate wijze invulling te geven; rekening houden met het risicoprofiel van het gebied (water, bos, zee).

22

Daarnaast is bij de indeling in geografische gebieden geredeneerd vanuit het gemeentelijk perspectief. De geografische gebieden: sluiten aan op de bestaande gemeentegrenzen. Alle kazernes van één gemeente vallen binnen hetzelfde geografisch gebied; sluiten (zo veel mogelijk) aan bij bestaande en / of toekomstige samenwerkingsverbanden tussen gemeenten en brandweer Op basis van bovenstaande criteria en eerder gestelde kaders en uitgangspunten is gekozen voor een indeling in onderstaande vier geografische gebieden (figuur 6): Leeuwarden, Harlingen, Franekeradeel, Het Bildt, Ferwerderadiel, Menameradiel, Leeuwarderadeel, Vlieland, Terschelling en deel Boarnsterhim (incl kazerne Grou); Súdwest-Fryslân, de Friese Meren (i.o.) en Littenseradiel; Smallingerland, Dongeradeel, Kollumerland c.a., Achtkarspelen, Dantumadiel, Ameland, Schiermonnikoog en Tytsjerksteradiel; Heerenveen, deel Boarnsterhim (incl. kazerne Akkrum), Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland. Bijgaande indeling in vier gebieden sluit nauw aan bij de indeling in politieteams. Alleen het politieteam Smallingerland/ Opsterland is over twee geografische gebieden verdeeld. De andere politieteams vallen volledig binnen een geografisch gebied van de brandweer.

figuur 6: indeling in geografische gebieden

Uitgangspunt bij de indeling in vier gebieden is dat alle beroepsformatie binnen één afdeling vanuit één centraal punt zijn werkzaamheden uitvoert. Mochten er redenen zijn dat dit niet te realiseren is (huisvesting, efficiency, repressieve dekking) dan kan hier van afgeweken worden.

23

3.9.

Indeling in functionele gebieden

Om beleid en uitvoering goed te verbinden en optimaal gebruik te maken van de kennis en kwaliteit in de regio is ieder afdelingshoofd verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling op één van de vier taakvelden en de verbinding met landelijke ontwikkelingen. Voor de functionele gebieden wordt aangesloten bij dezelfde taakvelden zoals deze voorgesteld is in paragraaf 3.5, te weten risicobeheersing, planvorming, vakbekwaamheid en materieelbeheer.

3.10.

Risicogerichte invulling van de repressieve organisatie

Fryslân kenmerkt zich door landelijk gebied met veel dorpen en landbouw. Daarnaast zijn er een aantal plaatsen met een meer stedelijk karakter, zoals Leeuwarden, Heerenveen, Sneek en Drachten. Specifiek aan de regio is het waddengebied met de eilanden Vlieland, Terschelling, Ameland en Schiermonnikoog en het aantal meren en waterwegen. Het onderkennen van verschillen in risico’s binnen de regio vormt één van de basisvoorwaarden voor de verdere ontwikkeling van brandweer in Fryslân. Tot nog toe gelden uniforme normen en standaards, die in sommige delen van het land noodzakelijk waren, gezien de regionale risico’s en de kenmerken. Daarmee lijken de zwaarste normen te gelden voor het gehele land, terwijl dat niet noodzakelijk en ook niet mogelijk is. Zo moeten alle regio’s voorzien in alle specialismen en ook nog op hetzelfde niveau. Risicodifferentiatie maakt verantwoorde nuancering, rekening houdend met het Friese situatie, mogelijk. De repressieve organisatie is een 24-uurs organisatie, 365 dagen per jaar. Er zijn tijdstippen waarop niet altijd een traditionele 6-‘mans’-tankautospuit in voldoende mate gegarandeerd kan worden. De komende jaren wil de nieuwe brandweerorganisatie voortvarend aan de slag gaan met repressie die afgestemd is op de feitelijke risico’s in de omgeving en rekening houdt met de beschikbaarheid van vrijwilligers. De ‘repressie afgestemd op het risicobeeld’ vormt hiermee ook een vervolg op de ‘risicobeheersing, van regelgericht naar risicogericht’. Hierbij zal aansluiting worden gezocht bij landelijke pilots en onderzoeken. De basis voor de repressieve organisatie wordt gevormd door brandweerploegen die in Fryslân dag en nacht inzetbaar zijn voor de bestrijding van brand en incidenten. Elke post is 3 op dit moment gehouden aan dezelfde opkomsttijden en kent een vergelijkbare bezetting en uitrusting. De enige uitzondering hierop vormt de gemeente Leeuwarden. Die gemeente hanteert voor haar optreden op basis van haar risicoprofiel als leidend de opkomsttijden van het besluit Veiligheidsregio’s en beschikt over een 24 uurs beroepsbezetting Risicogerichte invulling van de repressieve organisatie In het visiedocument is aangegeven dat de brandweer meer vanuit de risico’s wil gaan denken en werken. Deze visie sluit aan bij een landelijke trend om de zelfredzaamheid van burgers en bedrijven te bevorderen en als overheid de restrisico’s adequaat af te dekken. In lijn met deze visie wordt het risico bij de invulling van de repressieve organisatie in meerdere mate een leidende factor. Aan de hand van ondermeer het brandrisicoprofiel, de risicokaart en de dichtheid van de bebouwing wordt voor een bepaald gebied het risico vastgesteld. Op basis daarvan vindt 3 In de bestuursvergadering van 6 juli 2011 is besloten “de nota “Friese Norm, Kwaliteitsniveau brandweerdekking” en het daarin opgenomen voorstel tot bestuurlijk gemotiveerd afwijken vast te stellen en akkoord te gaan met de uitwerking van de koers van scenario C als gewenst model voor het realiseren van de Friese Norm”. Concreet betekent dit dat het bestuur heeft ingestemd met een overschrijdingspercentage van 50% onder gelijktijdige intensivering van de risicobeheersing.

24

indeling van de brandweerposten in verschillende categorieën voorgesteld (basispost, hoofdpost en kernpost) met criteria voor de prestaties van de ploegen op die post. Als criteria wordt vooralsnog gedacht aan: - de bijdrage aan repressieve dekking (voldoen aan normtijden); - de bijdrage aan voorkoming van overschrijding van de 18 minuten grens (wettelijk maximale opkomsttijd); - het aantal relevante uitrukken; - de garantie / mate van beschikbaarheid (overdag / avond / weekend); - het type voertuig (TS 6, TS 4, ..). Ook in dit systeem blijven de uitrukposten onderling van elkaar afhankelijk om in gezamenlijkheid 24 uur per dag voldoende repressieve dekking te geven. Het op - of afschalen van één post kan immers consequenties hebben voor de omliggende posten. Tevens ligt er een relatie met intensivering van activiteiten op gebied van risicobeheersing.

3.11.

Aanspreekpunt per uitrukploeg

De basis voor de repressieve organisatie wordt gevormd door de ploegen die vanaf 65 posten in Fryslân dag en nacht paraat zijn voor de bestrijding van brand en incidenten. Afhankelijk van de grootte van de kazerne zijn daar één tot vijf ploegen actief. Dit geeft aan dat er tussen de kazernes sprake is van een grote verscheidenheid. Op kazernes waar meerdere ploegen actief zijn is er per ploeg altijd één aanspreekpunt. Deze rol wordt door vrijwilligers uitgevoerd. De beroepspost Leeuwarden vormt hierop een uitzondering. De ploeggrootte varieert veelal tussen de 12 en 18 medewerkers. Wanneer één vrijwilliger voor meerdere ploegen aanspreekpunt is levert dat een belasting op die voor een vrijwilliger steeds moeilijker te realiseren is. Dat verklaart de keuze om van ploegen (i.p.v. kazernes) uit te gaan bij de borging van de paraatheid van de repressieve organisatie. In totaal zijn er ongeveer 85 ploegen. Onder ieder clusterhoofd vallen 5 tot 6 uitrukploegen. Hierin ligt een deel van de waarborg voor de aandacht voor de uitrukploegen. Met 5 tot 6 uitrukploegen is frequent contact tussen uitrukploeg en clusterhoofd mogelijk. Het clusterhoofd en ploegleider vervullen een belangrijke functie in de communicatie tussen beleid en uitvoering. Dit is zeker van belang bij een organisatie die de komende jaren aan verandering onderhevig zal zijn. Het is met name in de wisselwerking tussen clusterhoofd en ploegleider waar de ruimte voor de ‘eigen identiteit’ bepaald wordt. Hiervoor is het van belang dat het clusterhoofd hierin voldoende regelruimte krijgt om dit samen met de betreffende ploeg(leider) vorm en inhoud te geven. De ploegleider is als functioneel leidinggevende verantwoordelijk voor vakbekwaamheid en paraatheid van die betreffende uitrukploeg. Het clusterhoofd is verantwoordelijk om zorg te dragen voor de randvoorwaarden waarbinnen de paraatheid van de uitrukploegen geborgd kan worden. Hiërarchisch vallen de vrijwilligers uit de uitrukploegen onder het betreffende clusterhoofd.

25

3.12.

Bijzondere positie 24-uurs beroepsbezetting Leeuwarden

De kazerne in Leeuwarden kenmerkt zich door een beroepsbezetting. Het betreft hier een 24uurs dienst en een repressieve dagdienst. Samen met de vrijwillige post in het noorden van Leeuwarden dragen zij er gezamenlijk zorg voor om continu voldoende operationele slagkracht te leveren. Het risicobeeld van de gemeente Leeuwarden met veel inwoners, een oude binnenstad, ziekenhuis, gevangenis, vliegbasis en andere objecten met een hoog risico in combinatie met het grote aantal inzetten en specialismen in combinatie met de vastgestelde opkomsttijden vragen om volcontinu beroepsbezetting. Dagdienstmedewerkers zijn op andere kazernes ook aanwezig, maar draaien daar vaak niet in een hard rooster mee in de uitruk. Zij rukken veelal uit samen met opgeroepen vrijwilligers. Met name de medewerkers van de 24uurs dienst (+/- 40 medewerkers) en de repressieve dagdienst (+/- 15 medewerkers) vormen een bijzondere groep binnen de brandweer in Fryslân en vragen extra inspanning van de leidinggevenden. Het repressieve brandweerwerk is redelijkerwijs niet vol te houden tot de pensioengerechtigde leeftijd. Om uitval voor de pensioengerechtigde leeftijd te voorkomen is er loopbaanbeleid ontwikkeld dat er zorg voor draagt dat medewerkers maximaal 20 jaar actief zijn in een bezwarende (repressieve) functie. Dit loopbaanbeleid draagt er zorg voor dat beroepsmedewerkers in een bezwarende functie tijdens hun loopbaan bij de brandweer actief begeleid worden naar werk buiten de brandweer. Dat betekent dat die betreffende medewerkers extra opleidingen, loopbaanbegeleiding en stages volgen om door te kunnen stromen naar een nietbezwarende functie. Deze verantwoordelijkheid ligt bij medewerker en de direct leidinggevenden (clusterhoofd). Doordat medewerkers in een bezwarende functie maximaal 20 jaar deze taak mogen uitvoeren houdt dit ook in dat de ‘doorstroom- en uitstroomsnelheid’ van deze medewerkers binnen de brandweer aanzienlijk wordt verhoogd. Niet alleen de uitstroom maar ook de interne doorstroom naar andere hogere (repressieve/ specialistische) functies binnen de brandweer vraagt extra inspanning op het gebied van selectie, opleiding en inwerken. Het functioneren in een repressief rooster stelt hogere eisen aan de medewerkers. Fysieke klachten leiden voor repressieve medewerkers eerder tot beperkte inzetbaarheid en daaraan gekoppeld een traject van re-integratie en/ of passende werkzaamheden en hebben direct invloed op het volcontinu-rooster van de 24uurs dienst. Dit zijn zaken die veel aandacht en zorgvuldigheid vragen en primair tot de verantwoordelijkheid behoren van de direct leidinggevenden. De medewerkers in de 24uurs dienst en repressieve dagdienst worden niet alleen ingezet bij incidenten maar hebben allen ook een beheersmatige taak. Deze taken voeren zij uit onder verantwoordelijkheid van de betreffende clusterhoofden (planvorming, vakbekwaamheid, materieelbeheer). De meeste medewerkers in de 24uurs vallen hiërarchisch onder deze verschillende clusterhoofden. Dit vraagt van de afzonderlijke clusterhoofden een dusdanige inspanning (ook ten opzichte van andere clusterhoofden binnen andere afdelingen) dat er behoefte is aan extra leidinggevend potentieel. Om die reden kent alleen Leeuwarden een vijfde clusterhoofd, te weten een ‘clusterhoofd 24uurs dienst’. Deze geeft hiërarchisch leiding aan de drie ploegleiders van de 24uurs dienst en functioneel leiding aan de ploegleider van de repressieve dagdienst. Tezamen zijn zij verantwoordelijk voor de paraatheid en repressieve kwaliteit van de repressieve beroepsbezetting. De taken van het ‘clusterhoofd 24uurs dienst’ kent een sterk operationeel karakter en is primair intern gericht. Naast de primaire taken voor de beroepsbezetting van Leeuwarden, kan het clusterhoofd ook aanspreekpunt zijn voor een aantal andere vrijwillige ploegen. Samengevat is het clusterhoofd 24uurs dienst onder andere verantwoordelijk voor: repressieve vakbekwaamheid van de totale beroepsbezetting van de 24uurs dienst en dagdienst (inclusief specialismen); personeelsplanning op dagdagelijkse basis (dienstrooster) binnen de geldende kaders (beschikbaarheid personeel/ arbeidstijdenregeling/ etc)

26

-

-

tactische personeelplanning waarbij rekening wordt gehouden met in- uit- en doorstroom van repressieve functionarissen en opleidingsverplichtingen in kader van tweede loopbaan; actief ondersteunen en mede vormgeven van het loopbaanbeleid voor medewerkers in een bezwarende functie; nauwe afstemming met de andere clusterhoofden over de inzetbaarheid, de beoordeling en doorstroom van medewerkers.

27

4. 4.1.

Primaire brandweertaken Inleiding

De nieuw te vormen brandweerorganisatie als onderdeel van de Veiligheidsregio Fryslân is opgebouwd uit de huidige regionaal bureau Brandweer Fryslân en de tien afzonderlijke (boven)gemeentelijke brandweerkorpsen. Om van deze verschillende organisaties één brandweer te vormen is gekeken naar de huidige personele bezetting en de geleverde kwaliteit in de afzonderlijke korpsen op de betreffende taakvelden. Uit deze onderzoeken kwam naar voren dat er geen grote verschillen bestaan in de geleverde kwaliteit tussen de korpsen die het noodzakelijk maken om voorafgaand aan de regionalisering extra te investeren (been bijtrekken). De huidige beschikbare personele formatie is in clusters opgenomen van de betreffende afdelingen voor zover het uitvoerende taken betreft. De beleidsmatige taken zijn centraal belegd voor de hele regio. Alleen op het gebied van risicobeheersing (specialistische taakuitvoering) wordt ook op centraal niveau uitvoering gegeven. Op basis van dit onderscheid is de personele formatie per afdeling bepaald. Aangezien ieder korps met hetzelfde kwaliteitsniveau ‘instapt’ vindt er geen verplaatsing van formatie plaats tussen de afdelingen. In volgende paragrafen is nader geduid welke taken op welk niveau worden uitgevoerd. Uiteindelijk leidt dit tot een nieuw formatieoverzicht in de laatste paragraaf van dit hoofdstuk. Het op te stellen beleidsplan, op basis van het visiedocument, kan mogelijk nog zorgdragen voor gerichtere inzet van capaciteit. Achtereenvolgens wordt per taakveld de doelstelling, de relatie met het visiedocument en het onderscheid tussen centrale en decentrale uitvoering weergegeven. Als laatste worden de belangrijkste in- en externe relaties benoemd.

4.2.

Risicobeheersing

Doelstelling Risicobeheersing bestaat uit het wegnemen van structurele oorzaken van onveiligheid en het voorkomen van het ontstaan daarvan (pro-actie). Onder risicobeheersing horen ook de taken op gebied van brandpreventie. Brandpreventie is de zorg voor het voorkomen van directe oorzaken van onveiligheid en het zoveel mogelijk beperken van gevolgen van inbreuken op die veiligheid. Te denken valt aan taken op het gebied van toetsing en advisering bij vergunningverlening en meldingen, de controle van vergunningen en het geven van voorlichting op het gebied van brandveiligheid. Visiedocument

De ambitie van de brandweer is om de aandacht te versterken voor preventie en het verstandiger en bewuster maken van de Friese burgers en bedrijven op het gebied van brandveiligheid. Er wordt een groter beroep gedaan op de eigen verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid. Deze ontwikkeling van ‘regelgericht naar risicogericht’ draagt bij aan het doel om ‘minder incidenten (branden), minder slachtoffers en minder schade’ te bereiken Daarnaast is het van belang dat de brandweer in Fryslân een actueel beeld heeft van de te voorziene risico’s en dit in verband brengt met de beschikbare operationele slagkracht. Hiervoor is goede informatie noodzakelijk over onder meer brandoorzaken, risicoprofielen en risicogroepen. Dit principe ligt ook ten grondslag aan de basisvoorwaarde voor

28

risicodifferentiatie. Bij risicodifferentiatie gaat het niet alleen om het toestaan en accepteren van geografische verschillen, het biedt ook de mogelijkheid om inhoud te geven aan benodigde variatie in het veiligheidszorgniveau. Verschillen in risico’s zijn immers niet alleen geografisch bepaald, maar kunnen ook in tijd of demografie verschillend zijn. De geregionaliseerde brandweer wil zich ontwikkelen tot een kennis- en expertisecentrum voor gemeenten, instellingen/bedrijven en burgers in Fryslân op het gebied van fysieke veiligheid. Producten, diensten en activiteiten Risicobeheersing wordt gevormd door de klassieke schakels van de veiligheidsketen ‘proactie’ en ‘preventie’. Binnen de clusters vindt de uitvoering van het vastgestelde beleid plaats. De uitvoerende taken op het gebied van risicobeheersing zijn op te delen in drie onderdelen, te weten: - toetsing/ advisering van vergunningen (incl ruimtelijke ordening en externe veiligheid) - controle/ toezicht op vergunningen - voorlichting en ‘Brandveilig Leven’ (community safety) In het visiedocument staat een uniforme taakoverdracht tussen gemeenten en Veiligheidsregio Fryslân op het gebied van het omgevingsrecht. Gemeenten blijven bevoegd gezag voor deze taak en kunnen besluiten om de uitvoering onder te brengen bij de Veiligheidsregio Fryslân. Een aantal gemeenten heeft aangegeven om een deel van het voorgestelde takenpakket binnen de eigen gemeente uit te willen blijven voeren. Voor deze gemeenten is een uitzondering gemaakt. Hiervoor zijn een tweetal maatwerkpakketten opgesteld om deze gemeenten te bedienen. Aan de maatwerkpakketten zijn wel aanvullende voorwaarden verbonden om de ambities van de brandweer te kunnen realiseren. Een nadere uitwerking van deze maatwerkpakketten en voorwaarden staat in bijlage 1. Taakverdeling Een aantal taken op het gebied van risicobeheersing is dusdanig specialistisch dat dit het meest efficiënt op centraal niveau uitgevoerd wordt. Het betreft hier met name taken die gericht zijn op het wegnemen van structurele oorzaken van onveiligheid en het voorkomen van het ontstaan daarvan (pro-actie). Het betreft hier advisering op specifieke weten regelgeving zoals het Besluit Externe Veiligheid Inrichtingen (BEVI) en Vuurwerkbesluit. Ook het advisering m.b.t. bestemmingsplannen/ruimtelijke ordening/infrastructuur, controleren en het uitvoeren van risico-inventarisaties en analyses vallen hier onder. Naast de specialistische taakuitvoering wordt ook centraal beleid ontwikkeld en worden landelijke ontwikkelingen gevolgd voor het taakveld van risicobeheersing.

Op decentraal niveau vindt de advisering en controle van vergunningen en meldingen plaats. Ook de praktische voorlichting aan specifieke doelgroepen vindt decentraal plaats.

29

Relaties De belangrijkste externe relaties zijn: Gemeenten in de regio Fryslân Provincie Fryslân FUMO (Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing) Doelgroepen voorlichting Instituut fysieke veiligheid (IFV) De belangrijkste interne relaties zijn Planvorming Incidentenbestrijding Communicatie (onderdeel bedrijfsvoering Veiligheidsregio)

4.3.

Planvorming

Doelstelling Planvorming draagt zorg voor het opstellen, beheren en doorontwikkelen van het gehele stelsel van operationele plannen, aanvalsplannen, procedures, werkinstructies, handboeken, coördinatiestructuren en opschalingmodellen. Daarnaast is planvorming de spin in het web en de aanjager van de integrale doorontwikkeling van de repressieve brandweerorganisatie. Visiedocument De informatie over de feitelijke risico’s in het verzorgingsgebied is beschikbaar voor de repressieve brandweereenheden. Het digitaal verkrijgen, beheren en ontsluiten van relevante informatie draagt in belangrijke mate bij aan een slagvaardige repressieve brandweerorganisatie die optimaal voorbereid en toegerust is op haar taak. Daarnaast moet naast de focus op (lokale) basisbrandweerzorg ook de aansluiting worden behouden met het grootschalig en bijzonder optreden. Om het brandweerwerk verder te professionaliseren en het beleid bij te sturen is het van belang om periodiek de beoogde resultaten en de feitelijk behaalde resultaten met elkaar te vergelijken. Hier draagt o.a. evaluatie van brandweeroptreden aan bij. Produkten, diensten en activiteiten Onder planvorming vallen onder andere het opstellen van kaartmateriaal (waaronder aanvalsplannen en bereikbaarheidskaarten), (beheer) bluswatervoorziening en het opstellen en onderhouden van inzet- en alarmeringsprocedures, repressieve procedures / werkinstructies, rapportage over repressieve prestaties, het zorg dragen voor de evaluatie(systematiek) van incidenten, leeragentschap en dekkingsplan. Taakverdeling Op centraal niveau wordt beleid ontwikkeld om binnen de regio op een uniforme wijze met planvorming om te gegaan. Op decentraal niveau vindt planvorming plaats voor specifieke objecten of specifieke risico’s binnen het eigen geografisch gebied. Hieronder vallen bereikbaarheidskaarten en aanvalsplannen. Tevens wordt vanuit decentraal niveau input geleverd vanuit de brandweerkolom voor het opstellen of actualiseren van specifieke plannen zoals rampbestrijdingsplannen of plannen met een brede reikwijdte zoals planvorming voor Friese vaarwegen of Waddenzee. De regie op dit soort plannen ligt bij het Veiligheidsbureau. Het Veiligheidsbureau maakt onderdeel uit van de Veiligheidsregio Fryslân.

30

Relaties De belangrijke externe relaties zijn: Meldkamer Noord-Nederland (MkNN) Politie Fryslân Gemeenten Provincie (risicovolle) bedrijven Waterleidingbedrijf Instituut fysieke veiligheid (IFV) De belangrijkste interne relaties zijn: Veiligheidsbureau Risicobeheersing Vakbekwaamheid Incidentenbestrijding Automatisering en informatisering (onderdeel bedrijfsvoering veilihgiedsregio)

4.4.

Vakbekwaamheid

Doelstelling Vakmanschap is de basis voor veilig en effectief brandweeroptreden. Vakbekwaamheid heeft als doel om repressieve medewerkers op te leiden (vakbekwaam worden) en bij te scholen en te laten oefenen (vakbekwaam blijven) in hun repressieve taken. Vakbekwaamheid richt zich op het opleiden, het oefenen, het bijscholen en de beoordeling/ registratie hiervan. Visiedocument Vakmanschap is de basis voor veilig en effectief brandweeroptreden. Naast het aanleren van (technische) brandweerspecifieke vaardigheden zal ook competentiegericht opleiden en trainen verder worden vormgegeven. Produkten, diensten en activiteiten Vakbekwaamheid kent twee hoofdtaken, te weten ‘Vakbekwaam worden’ en ‘Vakbekwaam blijven’. Met ‘vakbekwaam worden’ wordt bedoeld het functiegericht opleiden. Dit omvat alle organiserende en coördinerende werkzaamheden gericht op het opleiden van repressieve brandweermensen. Opleiding worden veelal centraal georganiseerd door Brandweer Opleidingen Noord (BON). Onderdeel hiervan is de werkplekbegeleiding en het maken van praktijkopdrachten bij het eigen korps.

31

De tweede hoofdtaak is ‘Vakbekwaam blijven’. Hierbij gaat het om het trainen en oefenen van de repressieve functies. De doelstelling is het op het gewenste niveau verkrijgen en houden van de vakbekwaamheid van het repressieve personeel. Het gaat hier om het trainen en oefenen van alle operationele functies binnen de brandweer op het gebied van de monoen multidisciplinaire taakuitvoering tot GRIP 1. Vanaf GRIP 1 en hoger worden de multidisciplinaire trainingen verzorgd door het Veiligheidsbureau. Taakverdeling Op centraal niveau wordt beleid ontwikkeld met betrekking tot het vakbekwaam worden en blijven en de wijze waarop dit het best ondersteund kan worden (registratie/ oefenmethodiek, etc). De uitvoering van alle trainingen voor specialistische taken, grootschalige (mono)disciplinaire oefeningen en bijscholing vindt op decentraal niveau plaats in de afzonderlijke clusters. In onderlinge samenwerking kunnen ook grootschalige of meerdaagse trainingen worden georganiseerd. Tevens wordt met het Veiligheidsbureau samengewerkt in het organiseren van grootschalige multidisciplinaire oefeningen. De regie bij grootschalige multidisciplinaire oefeningen ligt hierbij bij het Veiligheidsbureau. Vanuit de brandweer worden de operationele eenheden geleverd en wordt de oefenorganisatie ondersteund. Relaties De belangrijke externe relaties zijn: Brandweer Opleidingen Noord (BON) Politie (multidisciplinaire) ketenpartners Bedrijven/ instellingen Instituut fysieke veiligheid (IFV) De belangrijkste Interne relaties zijn: Incidentbestrijding Planvorming Risicobeheersing Veiligheidsbureau

4.5.

Materieelbeheer

Doelstelling Materieelbeheer richt zich vooral op al het brandweergerelateerde beheer van materieel en materiaal, het keuren en onderhouden daarvan en het vervullen van de magazijnfunctie. Visiedocument Om de schaalvoordelen maximaal te benutten worden kennis en kwaliteit op het juiste niveau gebundeld. Hierdoor ontstaat meer ruimte om aan de vernieuwing van de brandweer vorm en inhoud te geven. Op deze wijze kunnen landelijke ontwikkelingen beter gevolgd worden en geïmplementeerd worden binnen de eigen organisatie.

32

Producten, diensten en activiteiten De taken op gebied van Materieelbeheer zijn op te delen in drie hoofdonderdelen. Ten eerste draagt materieelbeheer zorg voor aanschaf, het beheer, de vervanging en stallen van (repressieve) brandweervoertuigen. Ten tweede draagt materieelbeheer zorg voor de aanschaf, beheer en vervanging van brandweerkleding. Zowel voor de voertuigen als de kleding worden vaak mantelovereenkomsten afgesloten. De laatste hoofdtaak is het aanschaf, beheer en vervanging van materiaal. Met name aan het onderhoud van ademluchtapparatuur die ingezet wordt bij brand of oefening worden hoge eisen gesteld voor beheer en onderhoud en beschikbaarheid. Taakverdeling In hoofdstuk 5 is een opsomming gegeven van taken die centraal door de afdeling bedrijfsvoering van de Veiligheidsregio Fryslân worden uitgevoerd. De taken van materieelbeheer verschillen in belangrijke mate van de werkzaamheden van de afdeling bedrijfsvoering van de Veiligheidsregio. Veel beheersen onderhoudstaken op het gebied van brandweerzorg kunnen niet (efficiënt en effectief) bij de afdeling bedrijfsvoering worden ondergebracht. Het gaat hier om het aanschaffen, onderhouden beheren en vervangen van brandweerspecifiek materieel en materiaal en het onderhouden van brandweerapparatuur (ademluchtapparatuur etc) . Hiervoor is specifiek (brandweer-) kennis en expertise nodig en een nauwe relatie met uitrukploegen/ ploegleiders. Deze taken zijn belegd binnen de clusters materieelbeheer van de brandweer. Ook worden nu een aantal onderhouds- en beheertaken ook door vrijwilligers uitgevoerd. De vrijwilligers worden ingezet als er ook aanbod van werk is zoals het onderhouden van ademluchtapparatuur na brandinzet of oefening. De uitvoering van taken op gebied van materieelbeheer gaan plaatsvinden binnen de door bedrijfsvoering aangegeven beleids- en kwaliteitskaders. In de komende jaren zal de samenwerking en afstemming tussen materieelbeheer en bedrijfsvoering verder vorm moeten krijgen waarbij kwaliteit en doelmatigheid leidend zijn en waarbij rekening wordt gehouden met de inzetbaarheid van vrijwilligers voor deze taken. Op centraal niveau wordt beleid ontwikkeld in nauwe samenwerking en afstemming met de afdeling bedrijfsvoering met betrekking tot beheer en onderhoud van al het brandweermaterieel. Relaties De belangrijke externe relaties zijn: Leveranciers Instituut fysieke veiligheid (IFV) De belangrijkste interne relaties zijn: Planvorming Incidentbestrijding Vakbekwaamheid Bedrijfsvoering

33

4.6.

Incidentbestrijding en nazorg

Doelstelling Incidentbestrijding, ook wel repressie genoemd, is het daadwerkelijk bestrijden van onveiligheid en het verlenen van hulp in noodsituaties. Dat wil zeggen het uitrukken bij brand, ongevallen, hulpverlening. De repressie wordt opgebouwd vanaf de 65 kazernes in Fryslân. Afhankelijk van het risicogebied beschikt een kazerne over 12 (één ploeg) tot 50 vrijwilligers (meerdere ploegen). Daarnaast beschikt Leeuwarden over een beroepskazerne waar ook een aantal specialistische taken belegd zijn. De standaardeenheid van de brandweer wordt gevormd door een tankautospuit waar standaard met 6 ‘man’ wordt uitgerukt. Een bevelvoerder geeft operationeel leiding aan een brandweereenheid. Indien verder opgeschaald wordt, wordt ook de officier van dienst ingeschakeld. Deze functie wordt veelal ingevuld door beroepsmedewerkers binnen de brandweer. In het verlengde van de incidentbestrijding ligt de nazorg. Onder nazorg valt alles dat wordt gedaan om zo snel mogelijk terug te keren naar de normale verhoudingen na de inzet bij een incident. Hierbij kan o.a. gedacht worden aan de opvang van brandweerpersoneel bij schokkende gebeurtenissen. Daarnaast hoort ook het evalueren van het incident onder de nazorg. Visiedocument Risicodifferentiatie vormt één van de basisvoorwaarden voor de verdere ontwikkeling van de brandweer in Fryslân. De komende jaren wil de nieuwe brandweerorganisatie voortvarend aan de slag gaan met repressie die afgestemd is op de feitelijke risico’s in de omgeving en rekening houdt met de beschikbaarheid van vrijwilligers. Een weergave van deze ontwikkelrichting staat in paragraaf 3.10. Produkten, diensten en activiteiten het beperken en bestrijden van brand het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand het waarschuwen van de bevolking het verkennen van gevaarlijke stoffen en het verrichten van ontsmetting; daarnaast voert de brandweer tevens taken uit bij rampen en crises in het kader van de rampenbestrijding en de crisisbeheersing het evalueren van incidenten het bieden van adequate personele nazorg bij ingrijpende gebeurtenissen Taakverdeling De meeste brandweertaken worden uitgevoerd door een standaardeenheid, de tankautospuit. Naast de tankautospuit zijn er ook specialistische voertuigen zoals redvoertuigen voor redden/ blussen op hoogte en hulpverleningsvoertuigen (met specialistisch gereedschap). Voor bijzondere typen ongevallen zijn ook brandweermedewerkers speciaal opgeleid en getraind zoals brandweerduiker, gaspakdrager of meetploeglid.

34

Bij grotere incidenten wordt (multidisciplinair) opgeschaald en worden meerdere tankautospuiten gealarmeerd. Deze tankautospuiten worden operationeel aangestuurd door een officier van dienst (OvD). Op dit moment zijn er binnen Fryslân zeven OvD-piketten om te kunnen voldoen aan de opkomsttijd van 15 minuten. De geografische gebieden vallen nu niet volledig samen met de voorgestelde gebiedsindeling. Een nader onderzoek is nodig op na te gaan op welke wijze deze piketten en de koppeling met de geografische gebieden het best vorm gegeven kan worden. Voor wat betreft de piketten van de Hoofdofficier van Dienst (HOvD, tevens leider COPI) zijn er nu twee piketten, te weten een HOvD-piket Noord en HOvD-piket Zuid. De piketten hebben een opkomsttijd van 30 minuten. De indeling in geografische gebieden sluit nauw aan bij de huidige verdeling van werkterrein van de piketten. Als laatste is er één commandant van dienst piket (CvD, tevens Operationeel) voor heel Fryslân. Deze repressieve taken worden (grotendeels) ondergebracht bij de beroepsmedewerkers van de brandweer. Relaties De belangrijke externe relaties zijn: Burgers en bedrijven Meldkamer Noord Nederland (MkNN) Politie Ambulancezorg Gemeenten De belangrijkste interne relaties zijn: Risicobeheersing Planvorming Vakbekwaamheid Materieelbeheer

4.7.

Uitvoering beheersmatige taken door vrijwilligers

De uitvoering van beheersmatige taken wordt in beginsel uitgevoerd door de beroepsbezetting en de ploegleiders. Echter, bij veel korpsen wordt een aantal taken ook uitgevoerd door vrijwilligers. Deze uitvoering vindt dan plaats in afstemming met de betreffende ploegleider en betreffend clusterhoofd. Voorwaarde hiervoor is wel dat de uitvoering geschiedt volgens een door de regio vastgesteld uitvoerings- en kwaliteitskader, waarvoor het clusterhoofd en ploegleider verantwoordelijk zijn.

4.8.

Management en ondersteunende taken

De uitvoering van de primaire brandweertaken vindt binnen de afdelingen plaats. Per afdeling zijn er 4 clusterhoofden (in afdeling Noordwest één extra voor de 24uurs dienst). De clusterhoofden geven uitvoering aan het beleid op hun taakveld waarbij de focus met name gericht is op de interne bedrijfsvoering. De clusterhoofden zijn adviseur van het afdelingshoofd en hebben een beperkte beleidstaak op operationeel of tactisch niveau. Het afdelingshoofd is binnen zijn afdeling verantwoordelijk voor de integrale uitvoering van de taken op gebied van brandweerzorg. Daarnaast is het afdelingshoofd verantwoordelijk

35

voor het ontwikkelen van beleid op strategisch niveau op één van de vier taakvelden waarbij zowel de focus is gericht op de interne bedrijfsvoering als op externe ketenpartners. Om dit vorm te kunnen geven wordt het afdelingshoofd ondersteund door 1,5 fte beleidsmedewerkers. Daarnaast zijn er binnen elke afdeling 2 fte op gebied van administratieve/ managementondersteuning (in Noordwest 3 fte). Deze ondersteunen het afdelingshoofd en de clusterhoofden. De 4 afdelingshoofden vallen hiërarchisch onder de regionaal commandant. De regionaal commandant beschikt over 2,5 fte beleidsmedewerkers die de regionaal commandant ondersteunen in de voorbereiding van het overleg met de afdelingshoofden en de advisering richting bestuur over brandweerspecifiek aangelegenheden. Daarnaast bereiden deze beleidsmedewerkers de landelijke, bovenregionale en multidisciplinaire afstemming voor.

4.9.

Formatieplan

Het formatieplan is weergegeven in tabel 1. Dit overzicht is gebaseerd op de huidige uitvoering van taken binnen de afzonderlijke brandweerkorpsen en regionale brandweer. Op basis van de taakverdeling zoals weergegeven in voorliggende hoofdstukken is de formatie toegerekend. Bij het formatieplan worden een aantal kanttekeningen geplaatst: Formatie 24uurs dienst Leeuwarden In de formatie van Noordwest zit ook de 24uurs beroepsbezetting van Leeuwarden (+/- 40). Om die reden zijn de clusters in Noordwest in formatieve zin ook aanzienlijk groter dan in de andere afdelingen. De medewerkers die 24uurs diensten draaien werken ook ’s avonds ’s nachts en in het weekend. Daarnaast voeren zij een aantal specialistische taken uit (o.a. brandweerduiker en gaspakdrager) die zij ook geregeld moeten beoefenen. De aantallen medewerkers uit de 24uurs dienst staan in onderstaande tabel tussen haakjes weergegeven. De beschikbaarheid voor beheersmatige taken van medewerkers in de 24uurs dienst is ongeveer 400 uur per jaar. Deze uren zijn zij beschikbaar voor de beheersmatige taak. De medewerkers uit de 24uurs dienst zijn beheersmatig grotendeels ondergebracht in de clusters planvorming, vakbekwaamheid en materieelbeheer. Al hun repressieve zaken stemmen zij af met het clusterhoofd 24uurs dienst. In kader van het loopbaanbeleid of ontwikkeling kunnen medewerkers van de 24uurs dienst ook in andere clusters worden ingezet. Indicatief zijn de aantallen in tabel 1 weergegeven. Taakafbakening omgevingsrecht Op gebied van omgevingsrecht hebben de gemeenten aangegeven welke takenpakket zij willen onderbrengen bij de geregionaliseerde brandweer.

36

Management Reg. commandant Afdelingshoofd Beleidsondersteuning Managementonderst. Inkoopfunctie Piofach naar bedrijfsvoering VRF Vrijwilligers

Noordwest

Zuidwest

Zuidoost

Noordoost

1 1,5 3

1 1,5 2

1 1,5 2

1 1,5 2

1 2,5 1

3 2 2,7

260

360

260

300

Risicobeheersing Specialisten Clusterhoofd (HBO) HBO MBO

1 1 4,6

1 1 5,5

1 1 1,3

1 1 4 5,6

Planvorming Clusterhoofd (HBO) HBO MBO

1 2 3,5 (+14)

1 1 2,1

1 1 2,1

1 1 2,5

Vakbekwaamheid Clusterhoofd (HBO) HBO MBO

1 2 7,1 (+13)

1 1 5

1 1 3,7

1 1 6,7

Materieelbeheer Clusterhoofd(HBO) HBO MBO VMBO

1 2 4,6 (+13) 1

1 1 2,9 1

1 1 1,7 1

1 1 1,7 1

1 3 1 42,3 (40)

29,0

22,3

30

24 uurs dienst Clusterhoofd (HBO) MBO VMBO Totaal beroeps per afd Totaal beroeps

Centraal

4

3

13,2 176,8

Tabel 1: formatieplan 1)

mdw inkoopfunctie. Nog nader onder te brengen binnen VRF aanwezige formatie binnen brandweer op gebied van overheadtaken. Worden geplaatst binnen afdeling bedrijfsvoering VRF 3 ) wordt toegevoegd aan afdelingshoofd met beleidsdomein risicobeheersing. 4) weergave per 12 mrt 2013 .Gemeente Smallingerland is voornemens takenpakket 1 over te dragen. Formatie is nog niet opgenomen in overzicht 2)

37

Uit bovenstaand formatieplan komt naar voren dat er enige verschillen zitten in de personele omvang van de verschillende afdelingen. Dit is enerzijds toe te wijzen aan de beroepsbezetting van Leeuwarden. Anderzijds ligt dit op gesloten in de eerdere keuzes om te komen tot de indeling in geografische gebieden waarbij zoveel mogelijk is aangesloten bij bestaande samenwerkingsgebieden tussen gemeenten (op brandweergebied).

4.10.

Koppeling afdelingen en centrale taken

De toewijzing van het beleidsmatig taakveld en specialistische taakuitvoering aan een afdelingshoofd vindt plaats binnen de verdere onderwikkeling van de organisatie en het beleidsplan. Deze taak wordt uitgevoerd waar ook het afdelingshoofd zijn/ haar werkplek heeft. Criteria die meegenomen kunnen worden om tot een keuze te komen deze centrale taak bij afdelingen/ afdelinghoofden onder te brengen zijn: Huisvesting (voldoende werkruimte/ werkplekken); Taakafbakening risicobeheersing: keuzes gemeenten inzake taakafbakening omgevingsrecht van de betreffende gemeenten binnen die afdeling; Contact met de Meldkamer Noord-Nederland (MkNN) en de fysieke afstand met Planvorming.

38

5. Uitbreiding bedrijfsvoeringstaken Veiligheidsregio Fryslân 5.1.

Inleiding

Een goede ondersteuning op gebied van bedrijfsvoering is van essentieel belang voor het functioneren van de brandweer. Medewerkers en leidinggevenden moeten kunnen rekenen op vakkundige ondersteuning op het brede palet aan bedrijfsvoeringtaken. De bedrijfsvoeringstaken zijn binnen de Veiligheidsregio Fryslân centraal belegd bij de afdeling bedrijfsvoering. Met de organisatorische uitbreiding van de veiligheidsregio met een veel groter onderdeel brandweer ontstaat ook de noodzaak de bedrijfsvoeringsfuncties te versterken. In dit hoofdstuk wordt hier op ingegaan.

5.2.

Doelstelling

De afdeling bedrijfsvoering is ondersteunend en dienstverlenend aan alle onderdelen binnen de veiligheidsregio. Dit betekent dat de afdeling bedrijfsvoering medewerkers ondersteunt door kaders te stellen en beleid te ontwikkelen waarbinnen taken op gebied van bedrijfsvoering uitgevoerd moeten worden. De afdeling bedrijfsvoering heeft hierbij een bewakende en toetsende functie om het doelmatig en rechtmatig handelen van de organisatie te borgen. Daarnaast heeft de afdeling bedrijfsvoering een belangrijke adviesfunctie. Leidinggevenden in de organisatie worden geadviseerd over bijvoorbeeld goede uitvoering van personeelszorg, het gebruik van communicatiemiddelen en het goed beheer van budgetten. Ook verleent de afdeling bedrijfsvoering facilitaire zaken en diensten om de werkzaamheden van medewerkers in de organisatie te vergemakkelijken en te ondersteunen. Bijvoorbeeld door het beheren van de ICT-infrastructuur, het beheren van kantoorautomatisering, het informeren over verschillende regelingen en het beheren van de website(s). De medewerkers van bedrijfsvoering hebben veel contact over met alle afdelingen en clusters over alle diensten en producten die de afdeling bedrijfsvoering levert.

5.3.

Visiedocument

Om de geregionaliseerde brandweer uniform, transparant en beheersbare ondersteuning te bieden worden de volgende taken geconcentreerd: Planning en control en financiële en personele administraties Personeel(-sbeleid) en organisatie en kwaliteit(sbeleid) Facilitaire services en ict-voorzieningen Informatievoorziening Vanuit de uniforme basis wordt gewerkt aan een klantgerichte uitvoering. Met de gebruikers worden regionaal (uniforme) afspraken gemaakt over het gebruik en ondersteuning op gebied van bedrijfsvoering. Voor de overgang van personeel gelden als belangrijke uitgangspunten rechtsgelijkheid, uniformiteit, beheersbaarheid en transparantie. In dit kader past een beperkt, kortdurend overgangsrecht.

39

5.4.

Produkten, diensten en activiteiten

Binnen het deelproject financiën is een analyse gemaakt van de omvang van de overhead. Deze is weergegeven in het rapport ‘Financiële ontvlechting van de brandweer regio Fryslân’. Dit rapport is opgesteld door de deelprojectgroep Financiën. Aan de hand van dit onderzoek wordt geconstateerd dat voor een goede uitoefening van de overheadfuncties voor ongeveer 180 beroeps en 1180 vrijwilligers er een personele uitbreiding dient te komen. Dit aantal is een aanvulling op de reeds aanwezige bedrijfsvoeringsformatie die bestaat uit: Aantal fte die nu al binnen de brandweerformatie van de gemeenten zitten en mee overgaan naar de Veiligheidsregio Fryslân; het deel overhead dat nu al binnen de Veiligheidsregio aanwezig is voor het regionaal bureau Brandweer Fryslân; de reeds aanwezige personele capaciteit voor wagenparkbeheer voor de brandweer. Omdat de gebouwen in eigendom blijven van de gemeenten is het beheer en onderhoud daarvan niet opgenomen. In onderstaand tabel staan de belangrijkste bedrijfsvoeringstaken weergegeven.

P&C

P&O

Services

Informatie management

Communicatie

Bestuur- en directie ondersteuning

Hoofdonderwerp P & C documenten Financiële Administratie Personeels- en Salarisadministratie Controlling en kwaliteit Verzekeringen Arbeidsvoorwaarden IDU (in-, door-, uitstroom) Inzet en prestatie Arbeidsomstandigheden Organisatiebeleid Archivering/ digitalisering Huisvesting Werkplekinrichting (it-hardware) Services Front- en backoffice + gebruikersondersteuning (helpdesk) Inkoop en logistiek Netwerkinfrastructuur Applicatiebeheer Informatiemanagement Informatiebeveiliging Digitalisering Corporate Publieks/risicocommunicatie Persvoering Social Media Directiesecretaris Directiesecretariaat

Tabel 2: overzicht belangrijkste bedrijfsvoeringstaken

40

5.5.

Taakverdeling

In de komende projectfase wordt hard gewerkt om de bedrijfsvoering op het gewenste niveau te brengen om de brandweeronderdelen te kunnen bedienen. Ook de taakverdeling en de allocatie van de benodigde formatie zal in de komende maanden verder gedetailleerd worden.

41

6. 6.1.

Besturings- en managementconcept Inleiding

De Veiligheidsregio Fryslân wordt, zoals de Wet veiligheidsregio’s stelt, als een vorm van verlengd lokaal bestuur vormgegeven binnen een Gemeenschappelijke Regeling. De organisatie wordt bestuurd door het bestuur en gestuurd door een directeur die verantwoordelijk is voor de dagelijkse gang van zaken. De bestuurlijke aansturing wordt geborgd door de planning en control cyclus zoals deze geldt voor Veiligheidsregio Fryslân. Verantwoording vindt plaats door middel van vier – en achtmaandsrapportages en via de jaarrekening. In dit hoofdstuk wordt gedefinieerd op welke wijze de organisatie wordt aangestuurd, hoe de ambtelijke organisatie dit ondersteund, en welke rolverdeling van toepassing is.

6.2.

Bestuur

Conform de gemeenschappelijke regeling van Veiligheidsregio Fryslân en in overeenstemming met de Wet veiligheidsregio’s bestaat het Algemeen Bestuur uit de burgemeesters van de gemeenten in Fryslân. Het bestuur stelt, zowel financieel als beleidsmatig, de organisatiedoelen en kaders vast en controleert de uitvoering ervan. Ook ziet het bestuur erop toe dat de organisatiedoelstellingen binnen de gegeven kaders worden uitgevoerd.

6.3.

Invulling verlengd lokaal bestuur

De gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân is verlengd lokaal bestuur. Dit betekent dat de geregionaliseerde brandweer haar taken uitvoert ten dienste van de gemeenten en dat het algemeen bestuur het beleid van de brandweer en de daarvoor ingezette middelen bepaalt. De ambtelijke organisatie van de Veiligheidsregio is verantwoordelijk voor de uitvoering van het bestuurlijk vastgestelde beleid. Ten behoeve van de opdrachtgever (gemeenten)/opdrachtnemer (algemeen bestuur) relatie is het van belang dat er sprake is van betekenisvolle lokale aansturing van de brandweer. Betekenisvolle lokale aansturing van brandweerzorg vergt niet alleen een stelsel dat lokale aansturing mogelijk maakt, maar vergt ook (een besef van) “lokale verbondenheid”. Bij het organiseren van lokale verbondenheid gaat het om het vormgeven van een betekenisvolle relatie tussen de gemeente(lijke organen) en de taken op het terrein van brandweerzorg in de wetenschap dat ook andere partijen een essentiële rol (hebben te) spelen op dit terrein. Lokale verbondenheid vergt daarmee het organiseren van een verbreding van de politiek-bestuurlijke aandacht niet alleen van de burgemeester maar ook van college, gemeenteraad en burgers en lokale bedrijven.

42

Randvoorwaarden voor lokale aansturing, inclusief lokale verbondenheid zijn in ieder geval: de bestuurlijke en ambtelijke processen zijn transparant en open; de organisatieleiding oriënteert zich nadrukkelijk op het gemeentelijk perspectief; ruimte voor lokale prioriteiten op basis van een dienstverleningsovereenkomst (maatwerk); de medewerkers van de brandweer werken en denken vanuit en met de gemeenten; de informatievoorziening vanuit de brandweer naar de gemeenten moet goed verzorgd zijn; de gemeenten worden vroegtijdig betrokken bij de beleidsvorming van de brandweer met het oog op proportionaliteit en integraliteit; de na te streven doelen voor brandweerzorg worden opgenomen in het gemeentelijk integraal veiligheidsplan; niet alleen gemeenten maar ook burgers en lokale bedrijven intensief worden betrokken bij de uitvoering van de brandweerzorg (breder dan alleen in de vorm van vrijwilligheid bij de brandweer); Verder is het van belang dat de verschillende werkprocessen nauw op elkaar zijn afgestemd en dat ook helder is wie de contactpersonen op de verschillende managementniveaus zijn.

6.4.

Borging van de aansturing

De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het bestuurlijk vastgestelde beleid ligt bij de ambtelijke organisatie van Veiligheidsregio Fryslân. Zij ondersteunt het bestuur vanuit deskundigheid en professioneel en onafhankelijk advies. De ambtelijke organisatie voert het vastgestelde beleid uit op de meest efficiënte en effectieve wijze. Bij bestuurlijk of financieel gevoelige aspecten, vindt terugkoppeling naar het bestuur plaats. Zij blijft eindverantwoordelijk, ook voor de uitvoering. Verantwoordelijkheid directeur Veiligheidsregio Fryslân De directeur Veiligheidsregio Fryslân is hoofd van de ambtelijke organisatie en uit dien hoofde belast met de leiding van Veiligheidsregio Fryslân als geheel. De directeur Veiligheidsregio Fryslân is secretaris van het Algemeen en het Dagelijks Bestuur en is de eerste adviseur van die organen. De directeur is eindverantwoordelijk voor de bestuurlijke contacten en voor de compleetheid en integraliteit van de ambtelijke advisering en uitvoering.

Verantwoordelijkheid commandant regionale brandweer De organisatie-eenheid Brandweer Fryslân staat conform artikel 25, lid 3 van de Wet veiligheidsregio’s onder leiding van een regionaal commandant. De regionaal commandant legt verantwoording af aan de directeur Veiligheidsregio Fryslân en is integraal verantwoordelijk voor de beleidsuitvoering en de uitvoering van het beheer (financieel, personeel, materieel). Daarnaast draagt hij verantwoordelijkheid voor de besteding van de aan de eenheid toegewezen middelen op basis van gemandateerde bevoegdheden. De commandant onderhoudt contacten met de portefeuillehouder in het Dagelijks Bestuur en de Colleges van Burgemeester en Wethouders in hun rol als opdrachtgevers.

43

Verantwoordelijkheid afdelingshoofd brandweer Binnen elke geografische eenheid is een afdelingshoofd aangesteld. Dit hoofd is verantwoordelijk voor de integrale taakuitvoering en de prestaties van de brandweer binnen het geografische gebied. Daarnaast is het afdelingshoofd verantwoordelijk voor beleidontwikkeling op één van de vier taakvelden op strategisch niveau waarbij de focus zowel gericht is op de interne bedrijfsvoering als de op de externe ketenpartners. Afstemming met gemeenten De afdelingshoofden zijn het aanspreekpunt voor de Colleges van B & W en de gemeentesecretaris / directeur van de ambtelijke dienst. Dit betekent dat zij integraal aanspreekbaar zijn op de brandweerzaken binnen de betrokken gemeente, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Het afdelingshoofd zal, binnen de gestelde kaders, bestuursafspraken voorbereiden en zorg dragen voor de uitvoering daarvan. De clusterhoofden zijn met name het aanspreekpunt voor hoofden van gemeentelijke afdelingen. Met name het clusterhoofd risicobeheersing zal regelmatig contact onderhouden om de kwaliteit te optimaliseren en knelpunten op te lossen. In onderstaande tabel is een overzicht gegeven van de primaire aanspreekpunten tussen gemeente en brandweer. Niveau Bestuurlijk

Managerial Ambtelijk

Gemeente Vz Veiligheidsbestuur Leden AB/ DB Burgemeester Gemeentesecretaris/ directeur Afdelingshoofden gemeente Gemeentelijke medewerkers

Veiligheidsregio Dir. VRF/Reg cdt Dir. VRF/Reg. Cdt Dir VRF/ Reg cdt./ Afd.hoofd Afdelingshoofd Clusterhoofd Medewerkers clusters

Tabel 3: primaire aanspreekpunten

6.5.

Overlegvormen

Hoofdenoverleg Brandweer De regionaal commandant is verantwoordelijk voor de uitvoering van het vastgestelde beleid en de opgedragen taken. In de afzonderlijke geografische gebieden zijn de afdelingshoofden verantwoordelijk voor de integrale taakuitvoering. Elk afdelingshoofd is tevens verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling en inbreng in het hoofdenoverleg brandweer op een bepaald taakveld. De nodige afstemming vindt plaats in het hoofdenoverleg brandweer. Werkoverleg geografisch gebied Binnen ieder geografisch gebied voert het afdelingshoofd periodiek overleg met de clusterhoofden over de integrale taakuitvoering en ontwikkelingen op dit vlak. Vakgroepoverleg Het afdelingshoofd met bijvoorbeeld het beleidsmatige taakveld ‘risicobeheersing’ ontwikkelt primair met de vier clusterhoofden risicobeheersing (vanuit de vier geografische gebieden) het beleid op het terrein van risicobeheersing. Hierin wordt de uitvoering van beleid geëvalueerd en worden nieuwe ontwikkelingen gevolgd. Voor alle vier de functionele gebieden is er een vakgroepoverleg. Uiteraard zijn er meerdere overlegvormen binnen ploegen en clusters. Deze worden hier niet nader uitgewerkt.

44

6.6.

P&C cyclus

De geregionaliseerde brandweer maakt onderdeel uit van Veiligheidsregio Fryslân en sluit daarmee aan bij de planning en controlsystematiek zoals deze wordt gehanteerd binnen de veiligheidsregio. In overeenstemming met de Wet veiligheidsregio’s maakt de brandweer eens per vier jaar een beleidsplan. Dit plan sluit aan op het (strategisch) meerjarenbeleidsplan en het beleidsplan veiligheid. De samenhang in planvorming is ook beschreven in het meerjarenbeleidsplan Veiligheidsregio Fryslân 2013 – 2016, vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 14 maart 2012. Indien een gemeente behoefte heeft aan extra diensten van de brandweer worden hierover separate afspraken gemaakt tussen die gemeente en Veiligheidsregio Fryslân. Deze afspraken worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. De uitwerking van het vastgestelde beleid vindt plaats in de jaarplannen van de afdelingen en wordt bestuurlijk vastgelegd in de vorm van de jaarlijkse programmabegroting. Verantwoording naar bestuur en opdrachtgevers gebeurt gedurende het jaar door middel van vier- en achtmaandsrapportages en na afloop van het jaar via de jaarrekening.

45

7. Samenwerking op gebied van fysieke veiligheid 7.1.

Inleiding

Brandweer Fryslân maakt onderdeel uit van Veiligheidsregio Fryslân en wil hierbinnen, in samenwerking met overige veiligheidspartners, een sterke bijdrage leveren aan de veiligheid in Fryslân. De brandweerorganisatie realiseert zich dat de kwaliteit van deze samenwerking, op basis van gedeelde risicoprioritering en wederzijdse afhankelijkheden en afspraken, bepalend is voor het uiteindelijk resultaat. Voor de beschrijving van de relaties met andere partners op gebied van fysieke veiligheid is het belangrijk te realiseren dat de nieuw te vormen brandweerorganisatie als onderdeel van de Veiligheidsregio Fryslân een herkenbare ‘rode’ organisatie zal zijn met zowel de basisbrandweerzorg als het monodisciplinaire grootschalig brandweeroptreden in haar takenpakket. In hoofdstuk 4 zijn de taken van Brandweer Fryslân reeds beschreven. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste samenwerkingspartners in het kort toegelicht en de relatie met Brandweer Fryslân.

7.2.

De gemeenten/ provincie

De verantwoordelijkheid voor het afgeven en controleren van vergunningen ligt integraal bij de gemeenten/ provincie. De rol van de brandweer richt zich op het toetsen van de aanvraag op (brand)veiligheidsaspecten en het adviseren van de gemeenten over het wel/niet c.q. onder welke voorwaarden verlenen van de vergunning. De overige taken binnen het werkproces, zoals het inboeken van de vergunningsaanvraag, het opstellen van de vergunningsbrief en het versturen van legesnota’s blijven bij het bevoegd gezag. Ook voor toezichthoudende taken vanuit het wabo-proces is de brandweer uitvoerder voor het bevoegde gezag. Het bevoegd gezag kan daarbij gebruik maken van de deskundigheid van de brandweer door hen als adviespartner te betrekken bij of inzetten voor toezichts- en handhavingsacties. De vorm waarin dit gebeurt sluit aan bij de vastgestelde taakafbakening in het visiedocument of op de vastgestelde maatwerkpakketten (bijlage 1). Medewerkers van de geregionaliseerde brandweer kunnen aangewezen worden als toezichthouder door het bevoegde gezag en zelfstandig controles verrichten namens het bevoegd gezag en hierover aan hen rapporteren. Een andere mogelijke vorm is het betrekken van een medewerker van de brandweer als deskundige bij een gezamenlijke controle, waarbij de uitvoerings-verantwoordelijkheid voor het controleren en rapporteren in handen is van de toezichthouder van het bevoegde gezag. De uitvoering van het handhavingsproces blijft volledig bij het bevoegd gezag. Anders dan voorheen in een enkele gemeente het geval was, heeft de brandweer geen verantwoordelijkheid meer in het tot stand doen komen van een toezichts- en handhavingsbeleid op het gebied van brandveiligheid. De Wabo (Wet algemene bepaling omgevingsrecht) heeft juist beoogd dat het gemeentebestuur een integraal toezichts- en handhavingsbeleid opstelt waarbij bestuurlijke keuzes worden gemaakt over de toezichtcapaciteit en handhavingsstrategie in relatie tot de door het gemeentebestuur te duiden ongewenste risico’s. Het opstellen van een sectoraal toezichts- en handhavingsbeleid, waarbij de risicoduiding en inzet van capaciteit niet is afgestemd met

46

andere aandachtsgebieden, staat haaks op de idee van de Wabo-wetgever. De brandweer ziet het wel als haar taak om het gemeentebestuur te adviseren over het gemeentelijke toezichts- en handhavingsbeleid. Het advies zal zich richten over duiding van risico’s en over het beschikbaar kunnen stellen van deskundige capaciteit aan de gemeenten ter uitvoering van dit beleid.

7.3.

Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (Fumo)

De FUMO is een uitvoeringsorganisatie waarin de Friese gemeenten, de provincie Fryslân en Wetterskip Fryslân gaan samenwerken. De FUMO is één van de ongeveer 30 Regionale Uitvoerings Diensten (RUD) die in heel Nederland worden voorbereid en een landsdekkend systeem gaan vormen. De FUMO gaat een groot aantal vergunningverlenings-, toezichts- en handhavingstaken uitvoeren op het gebied van het omgevingsrecht. De deelnemende partijen brengen minimaal de taken uit het basistakenpakket in de FUMO, zoals overeengekomen in de package deal. Aanvullend kunnen zogenaamde plus taken vrijwillig worden ondergebracht bij de FUMO. Hierbij valt te denken aan geluidsadvisering en zgn. BRIKS taken. (Bouw, Reclame, Inrit, Kap en Sloop). De FUMO is een belangrijke partner van de geregionaliseerde brandweer op het gebied van (brand)veiligheid. De geregionaliseerde brandweer zal actief de samenwerking opzoeken om tot een goede uitvoering te komen en invulling te geven aan de pijlers van de brandweerzorg.

7.4.

Veiligheidsbureau

Binnen Veiligheidsregio Fryslân is de regie en coördinatie op de multidisciplinaire taken belegd bij het organisatieonderdeel Veiligheidsbureau. Het voert op grond van de Wet

Veiligheidsregio's wettelijke taken uit als multidisciplinair opleiden, trainen en oefenen, opstellen, beheren en implementeren van het regionaal crisisplan en van de rampbestrijdingsplannen. Vanuit de brandweer vindt afstemming plaats met het Veiligheidsbureau op het gebied van de multidisciplinaire (voorbereiding op de) bestrijding van rampen en crises. Op gebied van het oefenen vindt daar waar nodig afstemming plaats tussen het Veiligheidsbureau en de brandweer.

7.5.

Meldkamer Noord-Nederland (MkNN)

De MkNN is het fysieke meld-, regelen coördinatiecentrum voor alle spoedeisende hulpvragen. Omdat de MkNN haar taken voor drie veiligheidsregio’s verricht moeten de processen op Noord Nederlandse schaal zoveel mogelijk op elkaar worden afgestemd. Eenduidigheid in alarmering, opschaling en informatievoorziening is noodzakelijk. Er ligt hier ook een duidelijke relatie met de processen binnen de veiligheidsregio, ook deze moeten aansluiten bij die van de MkNN. Om dit te realiseren moet met de kolommen afspraken worden gemaakt omtrent het aanleveren en beheren van kolomspecifieke informatie. De MkNN stelt een ICT-applicatie beschikbaar waarin de kolommen zelf gegevens kunnen invoeren en beheren. Er vindt periodiek afstemming plaats tussen de brandweer en de MkNN over de alarmeringsen inzetprocedures. Aan dit overleg nemen naast de Friese brandweer ook Groningse en Drentse vertegenwoordigers van de brandweer deel.

47

7.6.

Brandweeropleidingen Noord BV (BON)

Momenteel draagt de BON zorg voor de organisatie van de brandweeropleidingen voor manschappen en bevelvoerders voor de drie noordelijke provincies. Tevens exploiteert de BON een aantal oefencentra waar onder realistische omstandigheden getraind kan worden. Vanuit de brandweer wordt zorg gedragen voor de trajectbegeleiding van de cursisten.

7.7.

Instituut fysieke veiligheid (IFV)

De Wet veiligheidsregio’s regelt ook de oprichting het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV). In het IFV worden zes organisaties samengevoegd die als gemeenschappelijk kenmerk hebben dat ze hun werkzaamheden hoofdzakelijk verrichten voor (partijen in) de veiligheidsregio's. Dit zijn het NIFV, het Bureau Veiligheidsberaad, Bureau NVBR, de Landelijke Faciliteit Rampenbestrijding, het Nederlands bureau brandweerexamens en het Landelijk Management Development voor veiligheidsregio's. Met deze samenvoeging ontstaat een zelfstandig bestuursorgaan dat gericht is op ondersteuning van de veiligheidsregio's bij het uitvoeren van hun taken op het gebied van rampenbestrijding en crisisbeheersing. Het takenpakket bestaat uit beleidsmatige en bestuurlijke ondersteuning, kennisintensivering en regievoering over materieel en logistiek. Het IFV is gevestigd in Arnhem en zal op 1 januari 2013 van start gaan.

48

8.

Vooruitblik

Bij de regionalisering van de brandweer komen veel ontwikkelingen samen. De brandweer wordt ontvlochten uit de gemeenten en alle afzonderlijke brandweerkorpsen in Fryslân gaan samen onderdeel uitmaken van één organisatie, de Veiligheidsregio Fryslân. Inherent aan deze reorganisatie is dat er van alle medewerkers de komende tijd een bijzondere inspanning wordt gevraagd. Niet alleen in al het werk dat nog verzet moet worden, maar ook de flexibiliteit die gevraagd wordt. Flexibiliteit om om te kunnen gaan met deze reorganisatie en alle wijzigingen die daar uit voort komen. Flexibiliteit om bestaande werkafspraken opnieuw vorm en inhoud te geven. Flexibiliteit om na te denken over een gezamenlijke manier om het werk opnieuw in te richten. Naast de inhoudelijke reorganisatie komt vanuit het visiedocument, mede gezien de financieel-economische situatie, ook een duidelijke ontwikkelrichting van de brandweerzorg naar voren. Er zal met bestaande dan wel minder middelen gezocht moeten worden naar nieuwe manieren om een gelijkwaardig niveau van (brand)veiligheid te vinden. Ook van de gemeentelijke organisatie wordt de nodige flexibiliteit gevraagd. Was de brandweer voorheen veelal een onderdeel van de gemeente, nu komt deze toch meer op afstand te staan. Ook binnen de Veiligheidsregio zal gekeken worden naar manieren om het werk verder te optimaliseren en harmoniseren. Van de gemeenten wordt ook verwacht dat zij hun werkprocessen mede afstemmen op de werkwijze van de veiligheidsregio om goede aansluiting te blijven houden. Een factor, die in dat kader van groot belang is, is die van de acceptatie. Dat geldt in de eerste plaats voor alle betrokken medewerkers, beroeps zowel als vrijwillig. Betrokkenheid van het personeel moet herkenbaar gestalte krijgen in medewerkerparticipatie, medezeggenschap en belangenbehartiging. Naast de noodzakelijke uniformering en harmonisering moet er ook ruimte blijven bestaan voor een stuk ‘eigen identiteit’, de behoefte om zaken op een eigen wijze in te kunnen vullen. Met name bij de afzonderlijke vrijwillige posten wordt hier veel waarde aan gehecht. Bij dit alles mag het thuisfront van de vrijwilligers en beroepsmedewerkers niet worden vergeten. Bij elke beroepsbeoefenaar is een stabiele en stimulerende thuissituatie van groot belang maar bij vrijwilligers is dat nog meer het geval. Immers: naast die van het normale beroep doet het zijn van brandweervrijwilliger een tweede “aanslag” op begrip en inschikkelijkheid van partner en overige gezinsleden. Verder moet er evenzeer sprake zijn van acceptatie bij de andere spelers op het veld: het openbaar bestuur, de gemeenten, de partners in de veiligheidsketen en de overige relaties. Het vertrouwen van de burgers moet worden behouden door een adequate hulp – en dienstverlening. Om dit veranderingsproces succesvol te kunnen laten verlopen en in de komende jaren de brandweerzorg verder te ontwikkelen wordt er de komende jaren veel verwacht van medewerkers en leidinggevenden binnen de Veiligheidsregio Fryslân. Naast de al genoemde betrokkenheid bij de verschillende fasen van het proces speelt een heldere communicatie een belangrijke ondersteunende rol. Die communicatie dient eveneens in de verschillende fasen van het proces gestalte te krijgen. In het Projectplan “Samen naar één brandweer” is een paragraaf (6) gewijd aan de communicatie op basis van wat in de bestuursopdracht over dit onderwerp is opgenomen. Dit zal ook naar de toekomst toe een kritische succesfactor blijven.

49

Bijlage 1: maatwerkpakketten taakafbakening omgevingsrecht Taakafbakening op basis van het visiedocument ‘Brandweer Fryslân over morgen’ Mede als gevolg van de invoering van de Wabo, de Wet veiligheidsregio’s en de regionale uitvoeringsdiensten heeft de invulling van taken op gebied van het omgevingsrecht de afgelopen jaren de nodige aandacht gehad. Helder is dat de gemeenten in het kader van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) verantwoordelijk zijn voor integrale vergunningverlening en handhaving. Tegelijkertijd heeft de brandweer een wettelijke taak op het gebied van brandpreventie onder verantwoordelijkheid van het veiligheidsbestuur (art 25 Wvr). Dat doet de vraag rijzen op welke wijze deze twee verantwoordelijkheden het beste vorm gegeven zouden kunnen worden. De taken van de brandweer op het gebied van omgevingsrecht kunnen uitgesplitst worden in pro-actie en preventie. Pro-actie betreft het geheel aan taken dat wordt uitgevoerd om te voorkomen dat er risico’s ontstaan, preventie behelst de taken die worden uitgevoerd om de mogelijke effecten van risico’s te beperken. Het onderdeel preventie kan verder worden uitgesplitst in 1) Hoog risico/ specialistische preventie (complexe vraagstukken waarvoor specialistische brandweerkennis nodig is) Bijvoorbeeld een ziekenhuis, verpleegtehuis of BRZO-bedrijf. Brandveiligheid betreft hier bijna altijd maatwerk. 2). Middel risico/ basis preventie (vraagstukken met verhoogd brandrisico met preparatieve en repressieve elementen waarvoor specifieke brandweerkennis nodig is bijvoorbeeld gebouwen met veel bezoekers (horeca, winkelcentra, scholen). Veelal wordt hier ook gebruik gemaakt van gelijkwaardige oplossingen. 3) Laag risico/ routinematige preventie (geen specialistische brandweerkennis nodig, geen noodzakelijke koppeling met repressieve brandweerzorg, werkzaamheden op basis van vaste prestatie-eisen) voorbeeld: woningbouw Huidige belegging van taken Op dit moment zijn de taken op het gebied van omgevingsrecht bij de afzonderlijke gemeenten op verschillende manieren organisatorisch belegd. In de meerderheid van de gemeenten wordt de routinematige preventie (niveau 3) uitgevoerd door de medewerkers van de respectievelijke afdelingen vergunningverlening en handhaving. De basis preventie taken (niveau 2) en specialistische preventie (niveau 1) worden in de meeste gemeenten uitgevoerd door de gemeentelijke brandweer en regionale brandweer (BRZO/ BEVI etc). Enkele gemeenten hebben ook de uitvoering van basis preventietaken en (onderdelen van) specialistische preventie belegd bij de eigen gemeentelijke afdeling vergunningverlening en handhaving. Voorgestelde belegging van taken in visiedocument Om bij de overgang naar de nieuwe organisatie de bestuurlijk gewenste efficiencyverbetering te realiseren en de kwetsbaarheid te verminderen, is een uniforme werkwijze gewenst. Voorgesteld wordt een werkwijze te kiezen die aansluit bij de in het vorige hoofdstuk geformuleerde risicobenadering en die bovendien de brandweer in staat stelt de veiligheidsketen gesloten te houden (in een Algemeen Overleg van de minister van V&J in de Tweede Kamer is dit laatste element expliciet aan de orde geweest). .. Concreet betekent het dat de taken op het gebied van basis preventie (Middel risico) en specialistische preventie (Hoog risico) in principe worden uitgevoerd door de veiligheidsregio (samen het basistakenpakket uit visiedocument). De taken op het gebied van routinematige preventie (Laag risico) worden uitgevoerd door de afdelingen vergunningverlening en handhaving van de respectievelijke gemeenten. Deze werkwijze sluit aan bij de visie op de organisatie en biedt bovendien een schaalniveau op dit taakgebied waardoor de

50

veiligheidsregio daadwerkelijk in staat is op te treden als kennis- en expertisecentrum op het gebied van fysieke veiligheid. Ook sluit de werkwijze aan bij de praktijk zoals die nu bij de meeste Friese gemeenten gebruikelijk is. Aanvullende maatwerkpakketten In het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Fryslân is op 11 juli 2012 het visiedocument ‘Brandweer Fryslân over morgen’ vastgesteld als richting voor het op te stellen organisatieplan. In dit document is aangegeven dat een uniforme taakoverdracht gewenst is voor: het verkrijgen en houden van een actueel risicobeeld (als basis voor verdere ontwikkeling van de organisatie) het creëren van schaalvoordelen en het vormen van een effectieve en efficiënte organisatie het verminderen van de kwetsbaarheid van deze taakuitvoering Door het AB is uniforme taakoverdracht als basis voor de verdere uitwerking van het organisatieplan vastgesteld. Wel is door een aantal gemeenten in de vergadering van het Algemeen Bestuur aangegeven dat zij zich niet konden vinden in de uniforme taakoverdracht en aandrongen op een maatwerkoplossing. Dit betrof de gemeenten Heerenveen, Smallingerland, Tytsjerksteradiel en Leeuwarden. Tevens zijn er tijdens het POOK (overleg gemeentesecretarissen) opmerkingen geplaatst over de wijze waarop omgegaan kan worden met de rol van de brandweer bij evenementen. Nadere specificering taakafbakening visiedocument Op basis van de eerdere geformuleerde taakafbakening in het visiedocument en de aanvullende gesprekken met vier gemeenten is het volgende gestandaardiseerde maatwerk ontwikkeld waarmee tegemoet wordt gekomen aan de vraag van betrokken gemeenten. Dit wordt toegelicht in onderstaand model.

Toetsing vergunningen

Toezicht

Taakafbakening

Risico: Hoog

Middel

Pakket Pakket 1 2

Laag

Figuur 7: Maatwerk taakafbakening

De pakketten 1 en 2 omvatten samen de taakafbakening zoals deze in het visiedocument is omschreven (basistakenpakket). Op basis van de gesprekken met de vier gemeenten is er de behoefte om af te wijken van de voorgestelde taakafbakening. Dit kan door het voorgestelde totale takenpakket op te delen in de pakketten 1 en 2 waardoor er twee maatwerkpakketten ontstaan. Deze maatwerkpakketten worden hieronder nader toegelicht.

51

Pakket 1: toetsing vergunningen Pakket 1 omvat voor alle objecten zoals deze zijn genoemd in het visiedocument en dat de brandweer hier de toetsing aan weten regelgeving doet op gebied van brandveiligheid. De brandweer vormt dan een vast onderdeel in het vergunningsverleningsproces. Pakket 2: controle vergunningen Naast het toetsen van vergunningen op brandveiligheid, kan de brandweer ook periodiek de controles op brandveiligheid (i.o.m. de gemeenten) uitvoeren. Deze taken zitten in pakket 2. Het betreft hier dezelfde objecten zoals genoemd in het visiedocument. Randvoorwaarden maatwerkpakketten Indien gemeenten voor maatwerkpakketten kiezen moet er wel rekening worden gehouden met onderstaande randvoorwaarden: De Veiligheidsregio heeft een aantal wettelijke adviestaken. Dit zijn taken die voortvloeien uit het Vuurwerkbesluit en Besluit externe veiligheid inrichtingen (Bevi). Deze taken waren opgenomen in de voorgestelde taakafbakening in het visiedocument ‘Brandweer Fryslân over morgen’. Mocht een gemeente besluiten om takenpakket 1 niet onder te brengen bij de Veiligheidsregio, dan houdt de Veiligheidsregio wel deze wettelijke adviestaken. Mocht een gemeente besluiten om takenpakket 1 niet onder te brengen bij de brandweer, dan betrekt zij de brandweer wel bij het vergunningsverleningsproces over preparatieve zaken die in de vergunningen vastgelegd dienen te worden zoals opstelplaatsen brandweervoertuigen, plaatsing brandweeringangen, plaatsing brandmeldpaneel, sleutelkluisjes, bluswatervoorziening en droge blusleidingen, etc. Ook heeft de brandweer in die gemeente een rol bij evenementen. Over dit totaal dienen aanvullende afspraken gemaakt te worden/ bestaande afspraken voortgezet te worden. De gemeenten die zelf toezicht houden op de brandveiligheid van gebouwen houden de brandweer op de hoogte over de uitkomst van de controles en de ernst van de overtredingen of tekortkomingen zodat de brandweer continu beschikt over een actueel risicobeeld van het betreffende object. Om de verantwoordelijkheid van het AB ten aanzien van het voorkomen van brand invulling te kunnen geven is het van belang regionaal afspraken te maken over de kwaliteit van de taakuitvoering, Dat betekent dat er een beleidsplan risicobeheersing of een beleidsplan met als onderdeel risicobeheersing wordt opgesteld waarin dit kwaliteitsniveau en de borging daarvan is weergegeven. Als genoemde gemeenten kiezen om af te wijken van de voorgestelde taakafbakening, betekent dit wel dat zij zich minimaal conformeren aan het kwaliteitsniveau dat beschreven zal worden in het op te stellen beleidsplan. De voorgestelde maatwerkpakketten sluiten nauw aan bij de wensen van de gemeenten die eerder aangaven dat zij zich niet konden vinden in de uniforme taakafbakening. Rol brandweer bij evenementen In het POOK waar de taakafbakening besproken is zijn aanvullende vragen gesteld over de rol van de brandweer bij evenementen. Toen is aangegeven dat voor evenementen een soortgelijke indeling op basis van risico wenselijk is. Voorgesteld wordt om bij de ‘Regionale aanpak evenementen Fryslân’ (vastgesteld AB 14 maart 2012) aan te sluiten en de risicoindeling van dit evenementenbeleid te hanteren. In deze aanpak staat een driedeling in evenementen, te weten A, B en C, waarbij C het meest risicovol is. Voorgesteld wordt om de evenementen in categorie C en B te koppelen aan risico’s ‘hoog’ en ‘middel’ in de taakafbakening.

52

Aan: Wim Kleinhuis, directeur Veiligheidsregio

Van: BOR-Fryslân p/a Harlingertrekweg 58 8901 BK Leeuwarden

Onze referentie: 1302-001

Betreft: advies organisatieplan

Leeuwarden, 24 februari 2013

Geachte heer Kleinhuis, beste Wim, Op 18 december 2012 heeft u advies gevraagd aan de BOR over het organisatieplan “Samen naar een brandweer” versie 1.3 d.d. 29 november 2012. Zoals u aangeeft is het doel van het organisatieplan helderheid te bieden over de inrichting van de organisatie per 1 januari 2014. De BOR heeft in een eerdere fase reeds zijn zienswijze gegeven over het organisatieplan. Hierin heeft de BOR te kennen gegeven zich te kunnen vinden in de voorgestelde structuur. De zienswijze van de BOR van d.d. 9 november 2012 (refnr. 1211-001) maakt derhalve integraal deel uit van dit advies. In de zienswijze heeft de BOR aangegeven er groot belang aan te hechten dat de adviesaanvraag volledig en compleet toegestuurd zou worden. Een sociaal plan, met daarin beschreven de gevolgen voor de medewerkers en de wijze waarop die gevolgen worden opgevangen, ontbreekt echter. Op dit moment zijn nog onderhandelingen gaande tussen u en het BGO over het sociaal plan. Het sociaal plan zou onderdeel uit moeten maken van deze adviesaanvraag. Een adviesaanvraag dient te bestaan uit: - voorgenomen besluit; - reden van het voorgenomen besluit; - de gevolgen voor medewerkers; - de maatregelen die worden getroffen naar aanleiding van de gevolgen (lees sociaal plan). Dat wij ondanks het ontbreken van een sociaal plan toch ons advies willen uitbrengen ligt in het feit dat wij ons realiseren dat het van groot belang is dat er definitieve duidelijkheid komt over de nieuwe organisatiestructuur. Daarnaast hebben wij vertrouwen dat de besprekingen in het BGO snel kunnen leiden tot een voor beide partijen goed sociaalplan. De constructieve houding van de zowel de werknemer als de werkgever op 12 februari tijdens een eerste BGO vergadering maakt het gerechtvaardigd dat de BOR denkt dat een goed sociaal plan, met oog voor de belangen van de organisatie en het huidige personeel, mogelijk zal zijn. Daarmee blijft ons advies een advies met een voorbehoud: overeenstemming over een sociaalplan is een voorwaarde. Medewerkers worden op verschillende wijzen geïnformeerd en betrokken. De BOR zit als toehoorder bij verschillende informatiemomenten, projecten en klankbordgroepen. De schriftelijke informatie is helder en duidelijk en de BOR complimenteert u over de energie die gestoken wordt om medewerkers blijvend te informeren. Daarbij is het goed dat de scherpte vereist blijft over de wijze waarop aan een specifieke doelgroep informatie wordt verstrekt. Zo zou meer input uit de klankbordgroep medewerkers te halen vallen als er ingezoomd wordt op hetgeen medewerkers

1

vinden of opperen. Hiermee kan de klankbordgroep daadwerkelijk blijvend gebruikt worden voor een goede meningen besluitvorming. Zoals eerder aangegeven, begrijpen wij de keuze om de organisatie in te delen in vier gelijkwaardige en evenwichtige afdelingen. Met een vijfde cluster binnen de afdeling Noordwest wordt naar mening van de BOR recht gedaan aan de positie van het beroepskorps Leeuwarden. In kwantitatieve zin komt de huidige formatie op hoofdlijn weer terug in de vier nieuwe afdelingen. Dat de inzet er moet zijn om al het huidige personeel onder te brengen in de nieuwe organisatie is voor de BOR vanzelfsprekend. Uit het actuele formatieplan blijkt dat dit mogelijk moet zijn. Het voorgestelde organisatieplan zal onder de formele leiding van de regionaal commandant en de vier kwartiermakers/beoogd afdelingshoofden vanaf 1 april ingevuld worden. Vanaf dat moment zullen de consequenties duidelijker worden voor, in eerste instantie, het beroepspersoneel. Met de indeling in vier afdelingen kunnen huidige werkplekken in een aantal gevallen wat betreft de plek van uitvoering en functie-inhoud, veranderen. Dat vraagt om een nauwkeurig proces. Een goede afweging van persoonlijk belang en organisatiebelang is daarbij belangrijk. Hoewel het principe 'mens volgt werk' zal gelden, zal er voor enkelen een andere en nieuwe functie gevonden worden. Door een goed flankerend beleid kan in voorkomende gevallen de kwaliteit van medewerkers verhoogd worden of kunnen medewerkers zich toeleggen op die nieuwe taak, ten behoeve van die kwalitatief goede brandweerorganisatie. Wat betreft de vrijwilligers hopen wij de notitie : 'Visie op Vrijwilligheid' binnenkort van u te ontvangen. De voorgestelde organisatiestructuur hoeft geen enkele belemmering te vormen voor de belangen van de vrijwilligers. Wij zijn benieuwd hoe aan het couleur locale invulling gegeven zal worden en wat de verwachte rol van de vrijwilliger zal worden in een organisatie die blijvend in beweging zal zijn. Het visiedocument zal daarin leidend zijn. En daarmee heel belangrijk voor de vrijwilliger. Kortom: Wij stemmen in met het organisatieplan met de eerder genoemde restrictie. Blijf het contact zoeken met de medewerkers zoals u in de afgelopen periode heeft gedaan. Zet in op goede afspraken in het BGO. Het zijn waarborgen voor een goede brandweerorganisatie met betrokken medewerkers. Wij wensen u een goed besluitvormingsproces. De BOR gaat ervan uit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en ziet uw schriftelijke reactie met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, namens de BOR

J. Wijnsma Voorzitter

A. Dam vicevoorzitter/secretaris

2




Betreft: reactie organisatieplan

Leeuwarden, 9 november 2012

Geachte heer Kleinhuis, beste Wim, In vervolg op de presentatie van het organisatieplan waarbij de richting van de organisatie uit de doeken is gedaan en de zienswijze van de BOR hierop, heeft u het meer uitgewerkte organisatieplan naar de BOR gestuurd. Hierbij zaten ook de volgende documenten: - audit kwaliteitsrapportage; - functiebeschrijving afdelingshoofd; - rapportage financiën; - kwaliteitsmeting van de brandweer in Fryslân; - reactie op de zienswijze BOR. Wij waarderen het dat u ons de gelegenheid biedt om een reactie te kunnen geven op dit vooralsnog voorlopige organisatieplan. De BOR heeft intensief aandacht geschonken aan het organisatieplan en een reactie geformuleerd. Deze reactie is dus geen advies in het kader van een adviestraject. Het formele adviestraject gaat nog van start. De BOR hecht er groot belang aan dat de adviesaanvraag volledig en compleet, conform WOR artikel 25 lid 3, naar de BOR toegestuurd wordt. Dit houdt in dat de BOR verwacht dat een sociaal plan, waarmee maatregelen worden genomen naar aanleiding van de gevolgen, integraal deel uitmaakt van de adviesaanvraag. Het toegestuurde organisatieplan vindt de BOR helder en duidelijk omschreven. Het biedt duidelijkheid over de intenties, zonder dat dit op alle onderwerpen in detail is uitgewerkt. In een zogenaamd technisch beraad heeft de BOR met u op 5 november jl. van gedachten gewisseld over het plan en zijn vragen van de BOR beantwoord. Gelijk daarna is onze reactie geformuleerd. Het proces De wijze waarop de BOR betrokken wordt in het regionaliseringsproces stemt de BOR tevreden. Zo is de BOR bij alle deelprojectgroepen als toehoorder aanwezig. Ook krijgt de BOR in voldoende mate informatie over de ontwikkelingen en de voortgang en is er regelmatig formeel en informeel overleg met u als bestuurder. Dit overleg verloopt constructief ondanks dat er op onderdelen tegengestelde belangen zijn. Het gezamenlijke belang, namelijk het inrichten van een kwalitatief goede brandweerorganisatie, overheerst. Dit gezamenlijk belang, gecombineerd met de belangen van medewerkers van de organisatie, vormt de rode draad voor deze reactie op de plannen. Wat de BOR

1

betreft is dit ook leidend in het overleg voor de komende periode. Dit zal een periode zijn die roerig is en zal blijven, waarbij ook advies- en instemming plichtige onderwerpen aan de BOR worden voorgelegd. Dat ook na 1 januari 2014 de brandweerorganisatie in beweging zal blijven is inherent aan de ambitie die u hebt op de langere termijn en de keuzes die dan nog gemaakt moeten worden. Daarbij zal medezeggenschap bijzonder belangrijk blijven. Om die reden zal er de komende periode nadrukkelijk aandacht moeten zijn voor de wijze waarop de medezeggenschap vorm zal moeten krijgen nadat de formele reorganisatie zal zijn voltooid. Het dekkingsplan De BOR ondersteunt uw visie over het uitstel van invoering van een nieuw dekkingsplan tot na 1 januari 2014. Wij delen uw gedachte dat hiervoor meer onderzoek nodig is binnen een gestabiliseerde organisatie. De BOR vindt het belangrijk dat de prioriteit nu ligt bij de regionalisering van de brandweer. Kwaliteit moet hierbij leidend zijn. Daarbij dienen de beroepsmedewerkers en de vrijwilligers, samen met het bevoegde medezeggenschapsorgaan, constructief betrokken te worden. Gevolgen regionalisering voor bestaande Veiligheidsregio / Bedrijfsvoering Naar mening van de BOR is de bedrijfsvoering bij de Veiligheidsregio nu nog niet toegerust om de brandweerorganisatie op te vangen en te ondersteunen in haar oprichting en ontwikkeling. Verdere investering in een solide bedrijfsvoering ziet de BOR als een belangrijke voorwaarde om aan de kwalitatieve doelstellingen te kunnen voldoen. Financiën De BOR benadrukt en herhaalt hierbij nogmaals dat bewegingen die nu al zichtbaar worden aangaande bezuinigingen rondom de brandweer onwenselijk zijn. Er is een duidelijke financiële basis vastgesteld. Namelijk dat de totale financiële ruimte van de betreffende brandweerkorpsen en de regionale brandweer voor 2011 het financiële kader vormt voor de brandweer op 1 januari 2014. Ook is afgesproken dat er geen efficiencyopdracht zou worden meegegeven. De BOR vindt dat deze uitgangspunten en afspraken vastliggen. Als hierover twijfel is ontstaan zouden deze uitgangspunten opnieuw uitgesproken moeten worden. Indeling in vier afdelingen Op basis van de aanvullende informatie die de BOR heeft ontvangen begrijpen wij de keuze om de organisatie in te delen in vier gelijkwaardige en evenwichtige afdelingen. Met een vijfde cluster binnen de afdeling Noordwest wordt naar mening van de BOR recht gedaan aan de positie van het beroepskorps Leeuwarden. De BOR zal de definitieve uitkomst van het organisatieplan toetsen aan die genoemde uitgangspunten van gelijkwaardigheid en evenwichtigheid en aan de gevolgen voor het personeel. Gevolgen medewerkers en vrijwilligers Uw organisatieplan besteedt terecht veel aandacht aan de positie van medewerkers en vrijwilligers van de huidige en de nieuwe organisatie. Voor de BOR zijn de belangen van deze mensen ook bijzonder belangrijk. Naast een sociaal statuut en een sociaal plan zal er invulling gegeven moeten worden aan wat genoemd wordt de 'couleur locale'. Wij zijn benieuwd naar uw visie hierop. Overige zaken Een aantal zaken – van wat meer praktische aard - zien wij in graag terug in de adviesaanvraag. De BOR merkt hierbij op dat deze opsomming niet uitputtend is. • • • • •

Een compleet formatieplan; Een heldere plaatsingsprocedure; Een vastgesteld functieboek; De functie van ploegleider. Wat de BOR betreft dienen de functiebeschrijvingen en waardering recht te doen aan de werkelijke situatie. Wij pleiten voor differentiatie voor deze functie; Een huisvestingsplan. Nu u aangeeft dat binnen de vier afdelingen gestreefd zal worden naar centralisatie van ondersteunende diensten zal een huisvestingsplan noodzakelijk zijn. Daarbij zal inzichtelijk gemaakt moeten worden wat de gevolgen voor het personeel zullen zijn waar het onder andere de reistijd en reiskosten aangaat. Er wordt gesteld dat de huisvesting van stafmedewerkers de mogelijkheden biedt om de repressieve slagkracht te vergroten. De BOR wil graag meer informatie over hoe u dat ziet en welke mogelijkheden u hiermee bedoelt. Ook

2

•

de consequenties voor die medewerkers ziet de BOR graag tegemoet. Een verhoogde inzet van beroepsmedewerkers in de repressieve taken kan gevolgen hebben voor de motivatie van vrijwilligers. De planning van en de wijze waarop de evaluaties in de cyclus van PDCA zullen plaatsvinden.

Op het organisatieplan is het adviesrecht van toepassing. Daarbij zijn er instemming plichtige elementen opgenomen in het plan, zoals de wijze waarop de overlegstructuur vorm gegeven zal worden. De BOR stemt graag nader met u af over welke overige specifieke onderwerpen het adviesof het instemmingsrecht van toepassing is. Wij zijn blij met de toezegging dat u alles in het werk stelt om de komende maanden ook de helderheid over de personele gevolgen inzichtelijk te maken. Wij realiseren ons dat daarbij een prominente rol is weggelegd voor het Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO). Wij zien dan ook met belangstelling en vol vertrouwen de komende maanden een voldragen adviesaanvraag tegemoet opdat in maart het algemeen bestuur een weloverwogen besluit kan nemen over een toekomstbestendige brandweerorganisatie. Tenslotte spreken wij de wens uit dat wij ook in het vervolg op de zelfde wijze in goed overleg met u blijven afstemmen welke onderwerpen aan de BOR worden voorgelegd. De BOR gaat ervan uit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en ziet uw schriftelijke reactie met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, namens de BOR



3

Raadsinformatiebrief regionalisering 1. Inleiding De Eerste Kamer heeft op 25 september 2012 ingestemd met de wijziging van de Wet veiligheidsregio’s waardoor volledige regionalisering van de brandweer verplicht is gesteld. Vooruitlopend op deze wetswijziging heeft het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Fryslân op 10 november 2011 de opdracht gegeven om per 1 januari 2014 te komen tot één brandweerorganisatie voor heel Fryslân welke voldoet aan de daarvoor gestelde wettelijke en bestuurlijke kaders. Deze brandweerorganisatie gaat onderdeel uitmaken van Veiligheidsregio Fryslân. 2. Projectaanpak In opdracht van het AB is een projectorganisatie gevormd onder leiding van de regionaal commandant. Hierin is geparticipeerd door gemeentesecretarissen, commandanten, medewerkers van gemeenten en brandweermedewerkers (incl. vrijwilligers) en leden van de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR). Op projectmatige wijze zijn het afgelopen jaar alle voorbereidingen getroffen voor de regionalisering van de brandweer per 1/1/14. Hierbij is veelvuldig gebruik gemaakt van de input van gemeentesecretarissen, leden van de klankbordgroep leidinggevenden en leden van de klankbordgroep medewerkers (veelal vrijwilligers). Over de voortgang zijn medewerkers periodiek geïnformeerd in zeven sub regionale bijeenkomsten die zowel in winter als in de zomer hebben plaats gevonden (de zogenaamde zomer- en wintertours). In februari en maart van dit jaar zijn raadsleden in vier bijeenkomsten geïnformeerd over de regionalisering. 3. Organisatie Binnen de projectorganisatie is vervolgens het visiedocument “Brandweer Fryslân over morgen” tot stand gebracht dat op 11 juli 2012 bestuurlijk is vastgesteld. Op basis van dit visiedocument is een organisatieplan opgesteld dat de belangrijkste kaders en de structuur van de nieuwe organisatie beschrijft. De BOR heeft positief geadviseerd op zowel het visiedocument als het organisatieplan. De nieuwe organisatie wordt opgebouwd uit de bestaande afzonderlijke gemeentelijke brandweerkorpsen, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden op het gebied van brandweerzorg en de huidige regionale brandweer. In totaal komen bij de geregionaliseerde brandweerorganisatie ongeveer 180 beroepsmedewerkers en 1180 vrijwilligers in dienst. Binnen de gestelde wettelijke en bestuurlijke kaders is ervoor gekozen om de regio op te delen in vier geografische gebieden (zgn. ‘afdelingen’). In deze vier afdelingen wordt integraal invulling gegeven aan de uit te voeren taken op het gebied van brandweerzorg.

Figuur 1: Indeling in geografische gebieden

De hoofdtaken van de brandweer hebben betrekking op de taakvelden risicobeheersing, planvorming, vakbekwaamheid, materieelbeheer en incidentenbestrijding. Gestreefd is naar evenwichtige afdelingen die nauw aansluiten bij de reeds bestaande samenwerkingsverbanden op brandweergebied. Aangezien veel brandweertaken lokaal uitgevoerd blijven worden (denk bijvoorbeeld aan repressie, oefenen, brandveiligheidscontroles, contacten met de gemeenten) is ook kritisch gekeken naar de reisafstanden binnen de afdelingen om effectief en efficiënt te kunnen werken. De geregionaliseerde brandweerorganisatie staat op grond van de Wet veiligheidsregio’s onder eenhoofdige leiding van een regionaal commandant. Iedere afdeling staat onder leiding van een afdelingshoofd. Onder elk afdelingshoofd ressorteren vier clusterhoofden. Deze clusterhoofden zijn ieder verantwoordelijk voor één van de taakvelden risicobeheersing, planvorming, vakbekwaamheid en materieelbeheer en sturen de betrokken medewerkers binnen deze taakvelden aan. Daarnaast is ieder clusterhoofd leidinggevende van een aantal (vrijwillige) uitrukploegen. De uitrukploegen dragen zorg voor de incidentbestrijding vanuit de 65 kazernes in Fryslân. Naast de verantwoordelijkheid voor de integrale uitvoering van brandweertaken draagt ieder afdelingshoofd ook zorg voor de beleidsontwikkeling van één van de taakvelden risicobeheersing, vakbekwaamheid, planvorming en materieelbeheer voor de gehele regio. Op deze wijze worden beleid en uitvoering optimaal met elkaar verbonden. In het visiedocument is het uitgangspunt ‘van regelgericht naar risicogericht’ als één van de pijlers aangemerkt. Dit betekent dat zowel op repressief gebied als op het taakgebied risicobeheersing de risico’s meer dan in het verleden leidend zijn bij de maatregelen die de brandweerorganisatie neemt. Ten aanzien van de repressieve taak zal in dit kader worden toegewerkt naar een organisatie die rekening houdende met de beschikbaarheid van vrijwilligers - is afgestemd op de feitelijke risico’s in de omgeving. De brandweerorganisatie gaat onderdeel uitmaken van de Veiligheidsregio Fryslân. Mede om die reden zal ook de Gemeenschappelijke Regeling worden aangepast. De ondersteuning van het primaire brandweerproces op het gebied van de PIOFACH taken wordt vanuit de afdeling bedrijfsvoering van de veiligheidsregio uitgevoerd. 4. Financiën Onderdeel van de regionalisering van de brandweer Fryslân op 1 januari 2014 is de financiële ontvlechting van de gemeentelijke brandweer uit de gemeentelijke begroting. De begrotingen van 25 gemeentelijke brandweren, IBOW, NOF, NWF en de regionale brandweer zullen dan de financiële basis moeten vormen voor de nieuwe geregionaliseerde brandweer. Binnen de projectorganisatie heeft de deelprojectgroep Financiën zich beziggehouden met het uitwerken van de bestuurlijke uitgangspunten in concrete stappen die hebben geleid tot een goede en zorgvuldige bepaling van de budgetuitname. De deelprojectgroep bestond uit diverse (financiële) professionals die afkomstig zijn van de deelnemende gemeenten, de brandweerorganisaties en Veiligheidsregio Fryslân. Het startpunt van de exercitie betrof de informatievraag die naar alle deelnemende partijen was uitgezet. Na een beoordeling op juistheid en volledigheid is de begroting 2011 geanalyseerd. Waar nodig zijn nog aanvullende vragen gesteld ter verduidelijking. Conform de bestuurlijke uitgangspunten dient de begroting 2011 als financieel kader voor de brandweer op 2014. Om tot een goede budgetuitname te komen is het belangrijk dat de budgetten op basis van dezelfde uitgangspunten worden ingebracht. Om dit te realiseren is een methodiek voor de financiële ontvlechting uitgewerkt. In haar vergadering van 28 november 2012 hebben de leden van het Algemeen Bestuur ingestemd met de methodiek voor de financiële ontvlechting van de brandweer uit de gemeentelijke organisatie. Tevens heeft het bestuur ingestemd met het voorstel om voor de begroting van de brandweerzorg in 2014 uit te gaan van de huidige, genormeerde budgetten. De systematiek voor de financiële ontvlechting is daarmee vastgesteld. In de afgelopen maanden heeft de nadere uitwerking van deze systematiek per gemeente plaatsgevonden; op basis van de bestuurlijk vastgestelde kaders is per gemeente de budgetuitname bepaald. De resultaten daarvan zijn ambtelijk afgestemd. Op 25 februari 2013 zijn de laatste overzichten naar de gemeentesecretarissen gezonden om deze te verifiëren op de juistheid.

Met de regionalisering van de brandweer in Fryslân is er ook een behoefte ontstaan aan een kostentoerekeningsmodel dat anders is dan een model dat gebaseerd is op een historische verdeling van kosten. Het zal immers steeds moeilijker worden om in een geregionaliseerde situatie kosten nog te koppelen aan specifieke gemeenten. Brandweerkosten kunnen op verschillende manieren worden toegerekend aan gemeenten. Een bekende verdeelmaatstaf is het aantal inwoners. Ook de grootte van het grondgebied kan gebruikt worden. Een correlatie tussen bijvoorbeeld inwoners en de brandweeractiviteiten is echter beperkt. Er zijn veel meer elementen die van invloed zijn op de brandweerkosten. Een veel betere verdeelmaatstaf blijkt te worden gevonden in de gecombineerde variabelen die gebruikt worden voor de berekening van het OOV (Openbare Orde en Veiligheid) aandeel in het gemeentefonds. Naast het aantal inwoners en het areaal wordt in dit model ook rekening gehouden met o.a. de bebouwingsdichtheid, de aanwezigheid van oppervlaktewater, het aantal woonkernen en het aantal bedrijfsvestigingen. Het blijkt dat dit model niet alleen een beter beeld geeft van het risicoprofiel van een gemeente en de daarmee samenhangende kosten, maar dat dit ten opzichte van de eerder genoemde modellen (inwoners of grondgebied) in zijn totaliteit een veel lager herverdeeleffect oplevert. Elke verdeelsleutel, anders dan de verdeling op basis van historische kosten, leidt tot herverdeeleffecten. Dit geldt dus ook voor een verdeling van kosten op basis van het OOV aandeel in het gemeentefonds. Om de overgang van de huidige verdeling naar dit model ten behoeve van de nadeel gemeenten niet al te abrupt te laten verlopen, is door het AB besloten om voor het herverdeeleffect een overgangsperiode in te bouwen van vijf jaar. Het herverdeeleffect wordt hierbij gefixeerd op het verschil tussen de bijdrage op basis van het OOV model en de historische kostenverdeling voor 2014. Gedurende een periode van vier jaar (ingaande 2015) zullen de herverdeeleffecten tussen de gemeenten worden vereffend. Dit telkens met stappen van 25%. 5. Personeel Bij de overgang naar één gezamenlijke organisatie is de aandacht voor personeel van groot belang. Het personeel, beroeps én vrijwilligers vormen immers de kern van de organisatie. Om hier invulling aan te geven is er niet alleen veel tijd en aandacht besteed aan het op stellen van een arbeidsvoorwaardenpakket, maar ook aan een gedegen sociaal plan. Verder is binnen het project de ‘visie op vrijwilligheid’ beschreven, waarin het belang dat de organisatie hecht aan vrijwilligheid verder wordt onderbouwd. Inmiddels worden de voorbereidingen getroffen voor het doorlopen van een zorgvuldig plaatsingproces dat in de loop van dit jaar zijn beslag zal krijgen. 6. Huisvesting Ten aanzien van de huisvesting is vooraf door het bestuur bepaald dat de gebouwen in eigendom zouden blijven van gemeenten. Omdat met de verplichte regionalisering de BTW compensatie mogelijkheid voor gemeenten vervalt, heeft het bestuur besloten tot een nader onderzoek naar de impact die dit heeft op de huisvesting. Op 24 januari 2013 heeft het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Fryslân ingestemd met de projectopdracht ‘Heroverwegen uitgangspunt vastgoed project SN1B’. De doelstelling van het project is om de vooren nadelen en bijgaande consequenties en condities van de overdracht van het vastgoed van de gemeenten naar de Veiligheidsregio Fryslân in beeld te brengen. Op basis hiervan zal een adviesvoorstel worden opgesteld aan het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Fryslân die op basis van dit voorstel in de vergadering van 27 juni 2013 een weloverwogen besluit zal kunnen nemen.

OPLEGNOTITIE


de vergadering van het Algemeen Bestuur

Op

27 maart 2013

Onderwerp

Visie op vrijwilligheid


agendapunt 6


Johan Postma

Afdeling

Regionaal Commandant

Telefoon E-mail

Bijlage(n) 1. Visie op vrijwilligheid versie 06022013

Beslispunten 1. Het algemeen bestuur stelt de Visie op vrijwilligheid vast 2. Geeft de Regionaal Commandant en zijn kwartiermakers/ managementteam opdracht om de Visie te vertalen in concrete voorstellen/kaders op de benoemde punten en daar vrijwilligers nadrukkelijk bij te betrekken. 3. Neemt kennis van en onderschrijf de invloed die de werkkostenregeling kan hebben op wat is uitgewerkt in de ‘concreet uitgewerkte punten’.

Inleiding Het document "Visie op Vrijwilligheid" is opgesteld door de projectgroep personeel, portefeuillegroep ‘Cultuur en Communicatie’ binnen het project Samen naar één brandweer. Deze is tot stand gekomen na het bevragen van Friese vrijwilligers naar hetgeen zij belangrijk vinden en is daarnaast aangevuld/onderbouwd met diverse (landelijke) onderzoeken. De kern is als volgt geformuleerd: De Friese brandweervrijwilligers vormen nu en in de toekomst het hart van de toekomstbestendige brandweerzorg in Fryslân. De mate waarin we er samen in slagen om de doorontwikkeling van de brandweer vorm te geven, bepaalt het succes van de nieuwe koers.

Algemene kernwaarden van de brandweer zijn: behulpzaam, deskundig en daadkrachtig. Om invulling te geven aan deze drie kernwaarden is het nodig dat de organisatie en individuele medewerker (vrijwilliger) intern en extern voeling houdt (in verbinding) met de veranderende omgeving (in beweging) en kan werken binnen een veilige werkomgeving (veilig). In verbinding, in beweging en veilig zijn dan ook de drie speerpunten van de Visie op Vrijwilligheid. o In verbinding Verbinding van de brandweervrijwilliger uit zich in betrokkenheid met de (lokale) samenleving, met de

Pagina 1 van 4

brandweerorganisatie, met collega’s en leidinggevenden. Vrijwilligers staan 24 uur per dag, 7 dagen per week klaar om uitvoering te geven aan de basisbrandweerzorg in Fryslân. Een randvoorwaarde hiervoor is de lokale en sociale verbondenheid van de vrijwilliger met de samenleving aan wie die zorg wordt geleverd. De vrijwilliger is op lokaal niveau hét gezicht van de brandweer en vormt daarmee de link van Veiligheidsregio Fryslân naar de Friese samenleving op het vlak van basisbrandweerzorg en (brand)veiligheid. De nieuwe organisatie schept de voorwaarden om de lokale en sociale verbondenheid van vrijwilligers te behouden en te stimuleren. De keuze om het organisatiemodel op te bouwen vanuit de basis, laat dit zien. De lokale post/kazerne vormt het uitgangspunt, er moet een toegevoegde waarde zijn om zaken ‘een stapje hoger’ te organiseren. Daarnaast is er ruimte voor ‘lokale eigenheid’, niet alles hoeft te worden gestandaardiseerd. Die eigenheid moetechter wel binnen gestelde kaders passen. De verbinding van brandweermensen onderling komt onder meer tot uitdrukking door voorzieningen voor sociale activiteiten (op postniveau) te faciliteren. Hoe komt dit concreet tot uitdrukking? Lokale regelruimte Er wordt een uniform kwaliteitsniveau bepaald, maar hoe men dit niveau behaalt, is aan de post/kazerne zelf. Men kan bijvoorbeeld zelf blijven bepalen op welke dag er wordt geoefend en de eigen instructeurs en oefenleiders blijven hier een grote rol in spelen. Ook weten zij immers wat de behoeften zijn op het gebied van opleiding en oefening binnen de eigen post. Het clusterhoofd heeft hierin samen met de ploegleiders een bewakende en stimulerende rol. De sterkte van de verschillende posten zal vooraf worden bepaald, evenals de kaders voor werving en selectie van nieuwe vrijwilligers. In overleg met het clusterhoofd zal de daadwerkelijke werving en selectie door de lokale ploegen zelf worden uitgevoerd. Het onderhoud kan gewoon op lokaal niveau plaats blijven vinden, waar nodig kan vanuit het cluster of de afdeling worden gefaciliteerd. Planning en roostering wordt zoveel mogelijk op lokaal niveau uitgevoerd, hier zijn de lijnen met de vrijwilligers immers het kortst en kan de beschikbaarheid het meest effectief worden bepaald. Lokale ploeg staat centraal Er is een duidelijk gepositioneerde ploegleider met een eigen takenpakket, verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid richting het korps. De ploegleider opereert in goede samenspraak met het desbetreffende clusterhoofd. Beschikbaarheid van eigen budget voor sociale bindingsactiviteiten zoals feestavonden of ploeguitjes. Het lokale niveau is de plek om kennis op te halen. Vrijwilligers kunnen specifieke kennis en vaardigheden bezitten vanuit hun reguliere werkzaamheden, die ingezet kunnen worden bij ontwikkelingen binnen de brandweerorganisatie. Dit geldt ook voor de kennis die zij bezitten over hun eigen lokale gebied. Lokaal actief Voorlichting richting burgers vanuit de lokale post/kazerne, de brandweervrijwilliger kent de burgers en het verzorgingsgebied als geen ander en beschikt vaak over een prima lokaal netwerk. o In beweging De wereld om ons heen verandert voortdurend in tal van opzichten. Er moet meebewogen worden om aansluiting te houden. Dit geldt voor vrijwilligers, maar ook voor de brandweerorganisatie als werkgever. Gestreefd wordt naar duurzaam en goed werkgeverschap. Hoe komt dit concreet tot uitdrukking? Stimuleren van vrijwilligers om een proactieve houding te laten zien, waarbij wordt gestuurd op houding en gedrag. Het mee durven nemen van collega’s in het vooruitdenken richting de toekomst van onze nieuwe organisatie. Betrekken van vrijwilligers bij de doorontwikkeling van de brandweer. De organisatie zal altijd in beweging blijven en goeie ideeën verdienen het om tot uitvoer te kunnen worden gebracht. Delen van kennis en knowhow binnen de eigen post (en eventueel binnen andere posten/kazernes) en het geven van collegiale feedback. Dit stimuleert het durven leren van elkaar en het nog veiliger en effectiever kunnen uitvoeren van de brandweertaak. Onderzoek naar de bereidheid voor het oppakken van niet-repressieve taken, bijvoorbeeld het geven van voorlichting of het uitvoeren van projecten op het gebied van brandveiligheid. Hierbij kan gedacht worden aan het uitgeven en plaatsen van rookmelders.

Pagina 2 van 4

Positie in (formele) medezeggenschap om de rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer in goed overleg te kunnen blijven bewaken. o Veilig Fysieke veiligheid van alle eigen activiteiten (inclusief ARBO-aspecten) behoort voldoende aandacht te krijgen. Hierbij hoort ook de dimensie van ‘je veilig voelen in de organisatie’. Diversiteit moet als vanzelfsprekend worden ervaren. Dat alles vereist wederzijds vertrouwen tussen werkgever en werknemer. In volwassen arbeidsverhoudingen passen eigen meningen en initiatieven. Van fouten wordt geleerd en je wordt er niet op afgerekend. Aandacht wordt besteed aan persoonlijke en functionele integriteit door het sturen en handelen op organisatiewaarden en het nakomen van afspraken. Voor de vrijwilliger is het van belang om een duidelijk, laagdrempelig aanspreekpunt te hebben in de organisatie. Fysiek en mentaal fit blijven is een ander aspect binnen Veiligheid. Daarnaast is het thuisfront belangrijk. Het thuisfront staat achter de vrijwilliger als één van de drijvende factoren die het vrijwilligers mogelijk maakt invulling te geven aan hun taak. Het is belangrijk om aandacht te hebben voor randvoorwaarden die minimaal geregeld moeten zijn om de thuisbasis voldoende gemotiveerd te houden. Hoe komt dit concreet tot uitdrukking? Voortgangsgesprekken met de leidinggevende met aandacht voor vakbekwaamheid van de vrijwilliger, waarbij een veilige en effectieve uitvoering van de repressieve taak het uitgangpunt is. Bij de uitvoering kan erop ingestoken worden, dat het gesprek in eerste instantie met de ploegleider plaatsvindt. Bij knelpunten wordt het clusterhoofd betrokken. Voorbereiden en adequaat toepassen van PPMO om zo de lichamelijke fitheid van de brandweervrijwilliger te bepalen en stimuleren. Het bieden van adequate nazorg na ingrijpende inzetten. Ploegen zijn vaak prima in staat om deze nazorg zelf te verzorgen, ook kan er altijd een beroep worden gedaan op het BOT. Het thuisfront betrekken door gezamenlijke sociale activiteiten te houden. Het is van erg groot belang dat het thuisfront altijd achter de brandweervrijwilliger staat en weet voor welke taken en verantwoordelijkheden hij of zij kan komen te staan. Het actief voorlichten en benaderen van hoofdwerkgevers, hun toestemming is onmisbaar om de brandweervrijwilliger ook onder werktijd uit te kunnen laten rukken. Borging De visie is niet een vaststaand stuk. Enerzijds ontstaan lokaal, regionaal en landelijk nieuwe inzichten op het gebied van vrijwilligheid, die invloed kunnen hebben op onze gepresenteerde visie. Ook de vrijwilliger zelf en de maatschappij is continu aan veranderingen onderhevig. Dit stuk en de daarin gepresenteerde visie moeten dan ook gezien worden als een groeidocument. Daarnaast moet de visie op onderdelen uitgewerkt worden in concrete voorstellen. Het uitwerken in concrete voorstellen op korte termijn en het – continue- monitoren en herijken op langere termijn is een belangrijk opgave voor het nieuwe brandweermanagement.

Beleidsmatige context Project "Samen naar één brandweer".

Beoogd effect/resultaat Het doel van het opstellen van een visie is, dat inzicht ontstaat in invloeden op het vinden, binden en boeien van brandweervrijwilligers. Daarbij geeft het een beeld van de plaats en positie van de Friese brandweervrijwilliger in de toekomst. Met andere woorden, het zet de koers uit. Tot slot is een bijkomend doel dat met de visie helder wordt voor de vrijwilliger wat hij mag verwachten van de organisatie, maar zeker ook wat de organisatie verwacht van de vrijwilliger. De visie kan ook gezien worden als voorwaardenscheppend richting de repressieve activiteiten van de vrijwilliger. In het dekkingsplan (1.0 en 2.0) wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan de wijze waarop vrijwilligers en beroeps repressief ingezet worden.

Pagina 3 van 4

Advies overig Het document is opgesteld door de deelprojectgroep Personeel binnen het project Samen naar één brandweer. De conceptversie is gepresenteerd in verschillende overleggremia, met als doel om af te stemmen en aanvullingen op de visie te verkrijgen. Het gaat dan om de klankbordgroep leidinggevenden, de klankbordgroep medewerkers en het College van Commandanten. Ook is tijdens de ‘wintertour’ die is gehouden in december 2012 en januari 2013 de visie besproken met vrijwilligers. Binnen deze gremia kon men zich vinden in de voorgestelde visie. Bij de vrijwilligers komt overigens een grote behoefte aan concreetheid naar voren. Ook een duidelijke rolverdeling tussen het clusterhoofd en de ploegleider is een punt waar op wordt gewezen. In de visie komt de repressieve inzet van vrijwilligers niet aan bod. Dit vormt onderdeel van het dekkingsplan. Uit de verschillende overleggen is wel gebleken, dat hier de grootste motivatie van vrijwilliger zit. In de doorontwikkeling van het dekkingsplan moet dit onderdeel expliciet aan bod komen. De Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) is gevraagd kennis te nemen van en een advies te geven over de visie. Een van de landelijke ontwikkelingen die in meer of mindere mate zeker invloed heeft op de gepresenteerde visie is de werkkostenregeling. Deze kan de mogelijkheden van de beleidsuitvoering (gaan) begrenzen. Het streven moet zijn om de beschikbare mogelijkheden zo optimaal mogelijk in te vullen binnen de context van VRF.

Communicatie -

Na vaststelling zal de visie op de site van het project worden gepubliceerd. Op de site is reeds een beknopte versie terug te vinden in de presentatie die is gehouden tijdens de wintertour. Er wordt een folder opgesteld ten behoeve van de vrijwilligers. De visie wordt tijdens de Rood-show van het project Samen naar één brandweer gepresenteerd.

Uitvoering De leden van het deelproject Personeel, portefeuillegroep ‘Cultuur en Communicatie’ zijn gestart met het vormgeven van de folder van de visie. Er wordt gewerkt aan de voorbereidingen voor de Rood-show.

Pagina 4 van 4

Visie op Vrijwilligheid

Dit document is opgesteld door de portefeuillegroep ‘Cultuur en Communicatie’ van de deelprojectgroep ‘Personeel’: Lieke van Poucke Diana Striegel Piet Alma Nettie Karelse Marije Visser – de Bruin

Project: ‘Samen naar één brandweer’ Opdrachtgever: Algemeen Bestuur Veiligheidsregio Fryslân Rapportstatus: Concept , versie 1.2 dd. 12-03-2013

1

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 2 Inleiding ................................................................................................................................................... 3 Leeswijzer ............................................................................................................................................ 3 1. Visie op de organisatie ............................................................................................................... 4 2. Uitkomsten zomertour ................................................................................................................ 6 3. Cultuurstellingen......................................................................................................................... 8 3.1 Vrijwilligers ..................................................................................................................................... 8 3.2 Beroeps.......................................................................................................................................... 8 4. Aanvullende onderzoeken ................................................................................................................... 9 4.1 Landelijke onderzoeken ................................................................................................................. 9 4.2 Uitkomsten Brabant - Noord .......................................................................................................... 9 4.3 Berenschot – Onderzoek vrijwillig dienen en verdienen.............................................................. 10 5. Terugkoppeling Klankbordgroep medewerkers................................................................................. 11 6. Friese Visie op Vrijwilligheid .............................................................................................................. 12 Literatuurlijst .......................................................................................................................................... 16 Bijlagen .................................................................................................................................................. 17

2

Inleiding Het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Fryslân (VRF) heeft op 14 maart 2012 het projectplan ‘Samen naar één brandweer’ vastgesteld. Het beoogde eindresultaat van dit project bestaat uit één brandweerorganisatie voor heel Fryslân per 1 januari 2014, binnen de gestelde wettelijke en bestuurlijke kaders. Deze brandweerorganisatie zal onderdeel uitmaken van Veiligheidsregio Fryslân: een organisatie van en voor de gemeenten. Het onderbrengen van de brandweerzorg binnen de organisatie van Veiligheidsregio Fryslân staat niet op zich. Het is een wettelijke verplichting. De organisatorische onderbrenging van de brandweerzorg bij de veiligheidregio is geen doel op zich, maar dient een hoger doel, namelijk: het blijvend realiseren van toekomstbestendige brandweerzorg in Fryslân. Binnen het regionaliseringtraject zijn vijf deelprojecten ingericht. Deelproject ‘Personeel’ is hier één van. Binnen het deelproject bestaan verschillende portefeuillegroepen. Omdat is vastgesteld dat de aandacht voor cultuur, draagvlak en communicatie ten aanzien van alle betrokken medewerkers gedurende het hele traject gewaarborgd moet blijven, is er ook een portefeuillegroep ‘cultuur en communicatie’ ingesteld. Deze portefeuillegroep heeft de opdracht gekregen een notitie te maken waarin de visie op vrijwilligheid is beschreven. Dit is deze notitie. Het doel van het opstellen van de visie op vrijwilligheid is allereerst dat er inzicht ontstaat in invloeden op het vinden, binden en boeien van vrijwilligers. Daarnaast geeft het een beeld van de plaats en positie van de Friese vrijwilliger in de toekomst. De visie geeft richting en inspireert. Om de succesfactoren voor het werven, binden en behouden van vrijwilligers te onderzoeken, zijn verschillende stappen gezet. Vrijwilligers zijn gevraagd om een lijst met cultuurstellingen in te vullen (bijgevoegd in de bijlage). Ook zijn de resultaten van gesprekken tijdens de ‘zomertour’ opgenomen in deze visie. Daarnaast zijn verschillende landelijke onderzoeken op dit gebied gebruikt, ter onderbouwing en vergelijking in deze notitie. De uitkomsten van bovenstaande zijn gepresenteerd in de klankbordgroep medewerkers van 3 oktober 2012. Feedback vanuit deze bijeenkomst is vervolgens meegenomen in de notitie. De uitwerking van de visie in dit eerste concept is ter verificatie vervolgens opnieuw teruggelegd aan vrijwilligers middels de Wintertour en de klankbordgroep medewerkers van 12 december. Dit heeft tot kleine bijstellingen geleid. Opgemerkt dient te worden, dat de visie niet als een vaststaand stuk moet worden gezien. Het blijft belangrijk om deze regelmatig tegen het licht te houden en als een visie in ontwikkeling te zien. Enerzijds ontstaan lokaal, regionaal en landelijk nieuwe inzichten op het gebied van vrijwilligheid, die invloed kunnen hebben op onze gepresenteerde visie. Ook de vrijwilliger zelf en de maatschappij is continu aan veranderingen onderhevig. Dit stuk en de daarin gepresenteerde visie moeten dan ook gezien worden als een groeidocument. De borging van dit voortdurend herijken van de visie is een belangrijk opgave voor de nieuwe organisatie. Een van de landelijke ontwikkelingen die in meer of mindere mate zeker invloed heeft op de gepresenteerde visie is de werkkostenregeling. Deze kan de mogelijkheden van de beleiduitvoering (gaan) begrenzen. De portefeuillegroep realiseert zich dat, hoewel vrijwilligers een onmisbare groep vormen voor het kunnen blijven realiseren van een toekomstbestendig brandweerzorg, dit ook geldt voor de beroepskrachten. Ook zonder hun dagelijkse bijdrage zou de brandweerzorg in Fryslân niet gerealiseerd kunnen worden. Dit is de reden dat hoewel deze notitie als insteek heeft een visie op vrijwilligheid, bij het onderwerp cultuurstellingen, ook het perspectief van de beroepsmedewerkers wordt gepresenteerd. Leeswijzer In het volgende hoofdstuk wordt allereerst de visie op de organisatie toegelicht, die door deelproject Organisatie is opgeleverd. Daarna wordt ingegaan op de uitkomsten van de gesprekken tijdens de zomertour. In het derde hoofdstuk komen de resultaten van de cultuurstellingen aan bod. Vervolgens worden landelijke onderzoeken en resultaten kort weergegeven. Hoofdstuk vijf geeft de terugkoppeling vanuit klankbordgroep medewerkers. Dit alles leidt in het zesde hoofdstuk tot een Friese visie op vrijwilligheid. Afgesloten wordt met enkele conclusies en aanbevelingen.

3

1. Visie op de organisatie 1

In het document ‘Brandweer Fryslân over morgen ’ wordt een koers uitgezet, voor de brandweerorganisatie als onderdeel van Veiligheidsregio Fryslân. De visie is geformuleerd op basis van de (kaderstellende) context waarin de regionalisering van de brandweer in Fryslân zich afspeelt. Binnen die context is een groot aantal ontwikkelingen gaande. Naast de wettelijke plicht tot regionalisering, moet ook rekening gehouden worden met de richtinggevende uitgangspunten die op bestuurlijk niveau zijn meegegeven. Veiligheidsregio Fryslân 2 heeft in haar meerjarenbeleidsplan 2013-2016 een eigen missie en visie vastgelegd, waarop de visie op één brandweer in Fryslân aan moet sluiten. Tot slot is geconstateerd dat het huidige bedrijfsmodel van de brandweer aan vernieuwing toe is. Om die reden is er landelijk gewerkt aan een ontwikkelrichting van de (nieuwe) brandweer. De nadruk in de ‘Brandweer over morgen, (strategische reis als basis voor vernieuwing)’ ligt meer op het voorkomen en beheersbaar maken van branden en incidenten dan op de bestrijding daarvan. De activiteiten richten zich op het verhogen van het bewustzijn van burgers ten aanzien van risico’s op het gebied van veiligheid en gezondheid. Ook het investeren in zelfredzaamheid, door preparatieve en preventieve maatregelen te treffen om de kansen op en de gevolgen van risico’s te minimaliseren is hierbij een uitgangspunt. Ambitie nieuwe organisatie De ambitie die de nieuwe Friese Brandweerorganisatie heeft geformuleerd, luidt als volgt: Brandweer Fryslân als onderdeel van Veiligheidsregio Fryslân voelt zich verantwoordelijk voor de (brand)veiligheid en de continuïteit in de samenleving. Als operationele organisatie voert zij haar taken slagvaardig uit. Brandweer Fryslân blijft zoeken naar de mogelijkheden voor slimmere en effectievere brandbestrijding en hulpverlening en heeft tevens versterkt aandacht voor preventie en het verstandiger en bewuster maken van de Friese burgers en bedrijven op het gebied van brandveiligheid. Er wordt een groter beroep gedaan op eigen verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid. Het rendement van de activiteiten in relatie tot de kosten voor de samenleving zijn sturend: met de beschikbare middelen de beste resultaten behalen. Om dit te bereiken wordt de samenwerking met (nieuwe) partners verder versterkt. Deze ambitie vormt de basis voor zes pijlers die voor de toekomstbestendige brandweerzorg: 1. Verbonden met de gemeenten 2. Vrijwilligers als basis 3. Risicobeheersing, van regelgericht naar risicogericht 4. Repressie afgestemd op risicobeeld 5. Verdere professionalisering van het brandweervak 6. Bedrijfsvoering ondersteunt de ambities Vrijwilligers als basis Deze tweede pijler is als volgt uitgewerkt: De brandweer in Fryslân bestaat voor meer dan 80% uit vrijwilligers. Vrijwilligers zijn onmisbaar voor adequate en betaalbare brandweerzorg in Fryslân. De afgelopen jaren zijn steeds meer en hogere eisen gesteld aan brandweerorganisaties en de vrijwilligers. Het gaat daarbij om bekwaamheid, belastbaarheid, beschikbaarheid, opkomsttijden, uitrukken, rechtsposities en veiligheid. Brandweervrijwilligers hebben vaak een sterke verbondenheid met hun leefomgeving. Deze lokale verbondenheid zorgt voor permanente waakzaamheid. De vrijwilligers hebben in hun leefomgeving goed zicht op risicovolle gebouwen, risicoverhogende omstandigheden (bijvoorbeeld evenementen of weg opbrekingen) en de paraatheid (beschikbaarheid van vrijwilligers) en zijn sterk gemotiveerd om hulp te bieden in hun leefomgeving. Vrijwilligers kunnen in de toekomst mogelijk ook een bijdrage leveren aan het (verder) voorkomen van incidenten door voorlichtingstaken op zich te nemen om zo de brandveiligheid en zelfredzaamheid in hun omgeving te vergroten.

1

Sn1B, deelprojectgroep ‘Organisatie’, drs. J. Beuving, Brandweer Fryslân over morgen. Visie op één brandweer in Fryslân, juni 2012 2 ‘Veiligheidsregio Fryslân is dé overheidsinstelling voor een gezonder en veiliger leven, met de kernwaarden betrokken, betrouwbaar en professioneel, dichtbij de burger.

4

Verandering Er zijn veel ontwikkelingen van invloed op de brandweervrijwilligers. De pijlers die zijn gedefinieerd geven duidelijk aan, dat de komende jaren in het teken van verandering komen te staan. De uitdaging is dat management, beroepsmedewerkers én vrijwilligers hier gezamenlijk invulling aan geven. Binnen een toekomstbestendige brandweerorganisatie in Fryslân is het hebben en houden van vrijwilligers essentieel. De beroepsmedewerkers dragen zorg voor de optimale voorbereiding op incidenten (bv. planvorming, organiseren oefeningen, uitvoeren onderhoud) en voeren diverse (specialistische) repressieve taken uit. De beroepsmedewerkers staan dicht bij de vrijwilligers. Vaak zijn beroepsmedewerkers zelf ook vrijwilliger in hun eigen woonplaats. In het veranderingsproces dat de komende tijd plaats zal vinden, vormen de beroepsmedewerkers de verbindende schakel tussen beleid en uitvoering en tussen management en vrijwilliger. Vrijwilliger kloppend hart brandweer Naast de pijlers voor de nieuwe organisatie, zijn ook bouwstenen benoemd. Ten aanzien van vrijwilligers wordt gesteld, dat zij het kloppend hart van de brandweer zijn. Toekomstbestendige brandweerzorg bestaat niet zonder betrokken en gepassioneerde vrijwilligers. Om hun werk goed uit te kunnen voeren, worden de vrijwilligers adequaat ondersteund in paraatheid en incidentbestrijding. Hiervoor is het van belang dat een vrijwilliger een duidelijk aanspreekpunt binnen de post/ groep heeft. Ook elk groeps/posthoofd heeft een duidelijk aanspreekpunt. De groepen vrijwilligers behouden ruimte voor hun eigen identiteit (couleur locale). Naast behoud van de eigen identiteit zullen voor de vrijwilligers zaken meer gestandaardiseerd worden vanuit het oogpunt van efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. De toekomstige vernieuwingen kunnen van grote invloed zijn op het werk en motivatie van vrijwilligers. Om de veranderingen en vernieuwingen vorm te geven, worden vrijwilligers actief betrokken bij de verdere ontwikkeling van brandweerzorg en wordt hier (pro)actief over gecommuniceerd. Van de vrijwilligers wordt ook verwacht dat zij kritisch meedenken over mogelijkheden om de brandweer te vernieuwen. Ook kijken zij wat de mogelijkheden zijn, zowel binnen als buiten hun eigen taken, om de kwaliteit van brandweerzorg in relatie tot de kosten te vergroten. Het organisatieplan, met daarin de uitwerking van de pijlers en de bouwstenen, geeft richting voor de visie op vrijwilligheid. In de volgende hoofdstukken wordt duidelijk of deze richting, gezien de uitkomsten van de zomertour, cultuurstellingen en landelijke onderzoeken, ook wordt onderschreven door vrijwilligers.

5

2. Uitkomsten zomertour Van begin juni tot begin juli 2012 is de zomertour van Samen naar één brandweer georganiseerd. De zeven bijeenkomsten vonden plaats in: Súdwest Fryslân, Noordwest Fryslân, De Friese Meren/Heerenveen, Leeuwarden/Boarnsterhim en Tytsjerksteradiel, Drachten/Opsterland/IBOW, Noordoost Fryslân en bij het regionaal bureau. 3

Tijdens de bijeenkomsten is een zestal stellingen gepresenteerd , gekoppeld aan de bouwstenen van de visie op de organisatie. De stellingen zijn bedoeld om mogelijke ontwikkelingen op basis van het visiedocument te bespreken. De aanwezigen konden met groene en rode kaartjes stemmen of ze het wel of niet met de stelling eens waren. De stellingen zijn: Stelling 1: Stelling 2 Stelling 3: Stelling 4: Stelling 5: Stelling 6:

Invoering van flexibele voertuigbezetting vind ik een goede ontwikkeling De grootste winst op gebied van veiligheid ligt bij burgers en bedrijven zelf De brandweer is een organisatie die moeilijk kan veranderen De brandweer werkt te weinig samen met andere partijen Landelijke samenwerking maakt de brandweer beter Vrijwilligers kunnen ook voor andere taken zoals voorlichting worden ingezet

Opvallend was de diversiteit in meningen. Waar bijvoorbeeld bij de ene bijeenkomst alle aanwezigen vóór stelling 1 (flexibele voertuigbezetting) waren, was op een andere bijeenkomst bijna iedereen tegen. Op basis van de stemmingen op zich is dus niet één lijn te trekken. Maar juist de discussie en de opmerkingen naar aanleiding van de stellingen leverden interessante informatie op. Uitgewerkt per stelling is het volgende beeld zichtbaar: 1. Invoering van flexibele voertuigbezetting vind ik een goede ontwikkeling In Noordoost werd 50:50 gestemd op deze stelling. Bij de andere regio’s was de meerderheid vóór. In DFM/Heerenveen was zelfs iedereen vóór. Opmerkingen die zijn gemaakt: deze optie heeft sterk te maken met zaken als risicoprofiel, goed oefenen, duidelijke taken, verschil tussen overdag en ’s avonds/weekend uitrukken, aandacht voor de veiligheid en vele raakvlakken met andere onderdelen (procedures, meldkamer, hoe te alarmeren, slagkracht bij HV, opvolging met TS4/6 etc.). 2. De grootste winst op gebied van veiligheid ligt bij burgers en bedrijven zelf Hier was, op een paar uitzonderingen na, iedereen het mee eens. Opmerkingen die zijn gemaakt: denk hierbij bijvoorbeeld aan het verplicht stellen van een rookmelder. Let op schijnveiligheid. Niet elk risico is aan de voorkant weg te nemen en met voorlichting bereik je nooit iedereen. Let op zwakkere groepen in de samenleving. 3. De brandweer is een organisatie die moeilijk kan veranderen De meerderheid in Súdwest/Littenseradiel, Noordoost en Leeuwarden/Boarnsterhim/Tytsjerksteradiel was het hier niet mee eens. In de overige regio’s was de meerderheid het er wel mee eens. Opmerkingen die zijn gemaakt: de brandweer is al sterk veranderd, mensen moeten meer meegenomen worden om ontwikkelingen bij te houden, duidelijk beeld geven van vooren nadelen veranderingen. 4. De brandweer werkt te weinig samen met andere partijen Hier was de meerderheid van de mensen het niet mee eens. Alleen in Noordwest was een kleine meerderheid het wel eens met deze stelling. Opmerking die is gemaakt: er is al veel samenwerking op repressief vlak. 5. Landelijke samenwerking maakt de brandweer beter Een meerderheid van ongeveer 70% is het hiermee eens. In DFM/Heerenveen is driekwart het echter oneens met deze stelling. 3

de stelling is niet persé de mening vanuit het projectteam

6

Opmerkingen die zijn gemaakt: landelijk kan er veel geleerd worden, er moet wel ruimte blijven voor lokaal maatwerk. ‘Landelijke samenwerking’ moet niet opgelegd worden. Gebruik de netwerken en contacten om van elkaar te leren. 6. Vrijwilligers kunnen ook voor andere taken zoals voorlichting worden ingezet In twee van de zeven bijeenkomsten was men het hiermee overwegend niet eens. In de andere vijf regio’s was een duidelijke meerderheid het wel eens met deze stelling. Opmerkingen die zijn gemaakt: dit gebeurt al veel, lastig om verplicht te stellen, in praktijk niet altijd makkelijk in te vullen. Vrijwilligers willen vaak wel, maar het moet ook te combineren blijven. Conclusie Een belangrijke conclusie van de zomertour is dat ‘dé vrijwilliger’ of ‘dé mening van de vrijwilliger’ niet bestaat. Per bijeenkomst of stelling zijn soms grote verschillen te zien. Tegelijk was een stem vóór of tegen vaak niet zonder argumenten. Dat betekent ook, dat als er veranderingen op komst zijn er ruim tijd en aandacht moet zijn om deze argumenten voor en tegen inzichtelijk te krijgen. Deze argumenten moeten tijdig worden meegenomen in het proces om de kwaliteit van het eindresultaat en draagvlak voor verandering en vernieuwing te verhogen. Tijdens de bijeenkomsten zijn voorbeelden aangedragen van veranderingen van de afgelopen tijd die qua communicatie en betrokkenheid absoluut verbetering behoeven. Het is een uitdaging om een nieuwe brandweerorganisatie te ontwikkelen (als onderdeel van Veiligheidsregio Fryslân) die verandering en vernieuwing aankan. Niet alleen richting 1 januari 2014, maar ook daarna. Om verandering en vernieuwing vorm te kunnen geven is het betrekken van en communiceren met medewerkers, waaronder vrijwilligers, essentieel. Ook dit geeft belangrijke input voor deze Visie op Vrijwilligheid.

7

3. Cultuurstellingen 3.1 Vrijwilligers Via de klankbordgroep medewerkers zijn zestien stellingen uitgezet. Vrijwilligers zijn gevraagd deze te scoren van 10 tot 1, waarbij een 10 als meest belangrijke onderwerp geldt. De zes stellingen die van minder belang worden geacht, kregen geen punten. Het beeld van de top vijf, op basis van gemiddelde scores, is als volgt. Het meest belangrijk vinden de vrijwilligers dat iedere post zijn eigen identiteit, sfeer en afspraken behoudt. Nummer twee, de mogelijkheid om sociale activiteiten binnen de post / kazerne te organiseren en de mogelijkheid om hier zelf invulling aan te geven staat in directe relatie met het eerste punt. Deze punten komen ook weer terug in het belang dat wordt gehecht aan medezeggenschap, dit punt staat op nummer drie. Saamhorigheid is verder een punt dat belangrijk wordt gevonden. De stelling die op de vijfde plek in de lijst voorkomt is; ‘We zijn er voor de gemeenschap’. De drie onderwerpen die het minst belangrijk worden gevonden zijn het participeren in brandvaardigheid – toetsen, integrale hulpverlening ten gevolge van de vorming van een regionale brandweer en het belang van de contacten met de burgemeester. De scores op de overige stellingen zijn in de bijlage opgenomen. Naast de stellingen, is een aantal open vragen gesteld, waarin men de vijf punten kon aangeven die de kazerne uniek maken en waar veel waarde aan wordt gehecht. De conclusie hieruit is, dat men trots is op het eigen korps en post. Men hecht belang aan de eigen identiteit, wat ook bij de stellingen naar voren is gekomen. Saamhorigheid en het gevoel van eenheid maakt een post uniek. Tot slot kunnen we uit de reacties opmaken, dat er een zekere mate van ‘angst’ heerst om op te gaan in het grotere geheel. 4

3.2 Beroeps Bij het beroepspersoneel komt een iets ander beeld naar voren. De stelling die hier de hoogste score krijgt is: ‘we zijn er voor onze gemeenschap’. Daarna volgen de stellingen m.b.t de eigen identiteit en e e medezeggenschap. Waarden die bij de vrijwilligers de 1 en 2 plaats innemen. Als vierde stelling scoort ‘binnen de post is bij opleiden en oefenen veel aandacht voor het eigen verzorgingsgebied en de risico’s hierin’. Tot slot staat het belang van saamhorigheid op de vijfde plaatst in deze top 16. Wat met de vrijwilligers overeenkomt is dat ook bij de beroeps de stelling ‘de vorming van een regionale brandweer komt ten goede aan de (integrale) hulpverlening’ de laagste score heeft gekregen. Ook de beroeps hebben aangegeven wat hen uniek maakt. Uit hetgeen dat is aangedragen, kan geconcludeerd worden dat zij vinden dat hun kennis, expertise en vakbekwaamheid hen uniek en waardevol maakt. Ook is er sprake van hechte ploegen en goede samenwerking. Ook wordt het verzorgingsgebied i.r.t. opkomsttijden genoemd. Wanneer dan de relatie wordt gelegd naar een visie op vrijwilligheid, dan wordt duidelijk dat een lokale en sociale component belangrijk in de positionering van vrijwilligers is. Ook eigenheid, trots en een zekere eigen invloed via meepraten of meebeslissen komt naar voren. Elementen die een plaats moeten krijgen in de visie.

4

Dit betreft het beroepspersoneel van Brandweer Leeuwarden.

8

4. Aanvullende onderzoeken Het ontwikkelen van een visie op vrijwilligheid is een onderwerp dat niet alleen in Fryslân speelt. In alle regio’s en op landelijk niveau is behoefte aan inzicht hierin. Op dit moment lopen onderzoeken hierover, maar er is ook al veel materiaal voorhanden. De thema’s en onderwerpen die binnen Fryslân spelen, zijn herkenbaar in deze onderzoeken. Hieronder een kort overzicht met een koppeling tussen de landelijke en de Friese thema’s. 4.1 Landelijke onderzoeken De Brandweer in Nederland is in ontwikkeling. De regionalisering speelt in alle regio’s en het Instituut Fysieke Veiligheid is in oprichting. Ook bezuinigingen hebben impact op vrijwilligheid bij de brandweer (mate van tevredenheid). Maatschappelijke ontwikkelingen zoals individualisering, toegenomen arbeidsmobiliteit maar ook het schaarser worden van vrije tijd zijn daarnaast tevens van invloed op de beschikbaarheid van (potentiële) vrijwilligers. Op dit moment is er geen landelijk gedeelde visie op vrijwilligheid. De wens en noodzaak hiervoor wordt echter wel onderschreven. Vandaar dat de Vakvereniging Brandweer Vrijwilligers en de NVBR een projectplan hebben opgesteld dat gericht is op het ontwikkelen van een visie. Die visie kan de komende jaren richting geven aan het vinden, binden en boeien van brandweer vrijwilligers. De opzet van dit onderzoek is zodanig, dat er binnen elke 5 veiligheidsregio een fysieke bijeenkomst wordt georganiseerd om resultaten te delen en hier feedback op te ontvangen. De aandachtsvelden die in dit onderzoek terugkomen zijn de volgende: - Sociale cohesie - Leiderschap - Ontplooiing - Beknelling regelgeving en belasting - Thuisbasis - Werkgever en eigen bedrijf Op 8 oktober is een bijeenkomst georganiseerd in Fryslân. Tijdens deze sessie heeft een representatieve groep Friese vrijwilligers zijn mening gegeven op de thema’s. De thema’s zijn gescoord op ‘belangrijkheid’ en ‘tevredenheid’. De top vijf thema’s die naar voren zijn gekomen hierbij zijn: De onderlinge verbondenheid tussen vrijwilligers; Nazorg bij traumatische gebeurtenissen; Mate van voldoening uit het vrijwilligerswerk; Communicatie met de kazerneleiding en het management; Gebruik door de brandweer van de kennis en kunde van vrijwilligers. In de bijlage is een nadere uitwerking van deze sessie te vinden. 4.2 Uitkomsten Brabant - Noord Binnen het regionaliseringproject van Brandweer Brabant - Noord is een eindrapportage geschreven ‘Vinden, binden en boeien van Vrijwilligers’. Het doel van deze rapportage is om te komen tot aanbevelingen voor het vinden, binden en boeien van brandweervrijwilligers. In een deelprojectgroep zijn documenten over dit onderwerp bekeken om tot relevante thema’s te komen, die gelden als succesfactoren. In deze rapportage worden de volgende succesfactoren benoemd: 1. Erken en respecteer de positie van de vrijwilligers. 2. Waarborg de aandacht voor repressie – en daarmee voor de vrijwilligers – in de organisatiestructuur. 3. Zorg voor een actie- en resultaatgerichte organisatiecultuur. 4. Geef voldoende ruimte aan de lokale commandanten. 5. Benut de voordelen van regionalisatie, maar laat ook lokale ruimt voor de invulling van repressieve taken door vrijwilligers. 6. Laat de sociale functie van het vrijwilligerswerk op lokaal niveau liggen. 7. Wees open in wat er gaat veranderen en laat daarbij zien dat de positie van de vrijwilligers(korpsen) in de afwegingen worden meegenomen.

5

Op basis van een Group Decision Room (GDR) sessie

9

4.3 Berenschot – Onderzoek vrijwillig dienen en verdienen In het rapport van Berenschot ‘Vrijwillig dienen en verdienen’, waarin is gekeken naar de positionering van brandweervrijwilligers, wordt ingegaan op het triple-E concept van Excelleren, Engagement en Ethiek. Binnen dit concept wordt er van uitgegaan dat deze drie aspecten binnen elke organisatie voorkomen en in een passende balans met elkaar moet zijn. Bekeken, in het licht van de brandweer betekent dit het volgende: Excelleren ( maximale brandweerzorg conform wet & regelgeving) moet in balans zijn met Ethiek (wat mag de brandweer redelijkerwijs van een vrijwilliger vragen en verwachten) en Engagement (dat wat een vrijwilliger doet, moet verbonden zijn aan zijn primaire drijfveren: het redden van burgers in zijn directe omgeving). Wanneer een van deze aspecten te dominant naar voren komt, presteert de organisatie als geheel minder goed. Voor de visie op vrijwilligheid levert dit het inzicht op, dat deze elementen daarin in samenhang terug horen te komen.

10

5. Terugkoppeling Klankbordgroep medewerkers In de bijeenkomst van de klankbordgroep medewerkers op 3 oktober 2012 zijn de eerste uitkomsten van de cultuurstellingen en de zomertour gepresenteerd, in samenhang met de landelijke onderzoeken. Binnen de klankbordgroep is stilgestaan bij het proces van het uitzetten van de cultuurstellingen. Na de presentatie is gebleken dat, inhoudelijk gezien, de aanwezige klankbordgroepleden zich kunnen vinden in hetgeen dat is gepresenteerd. In de perceptie van de medewerkers, is dat wat is gepresenteerd nog wel een globaal beeld, dat bijvoorbeeld met best practices uitgewerkt/aangevuld zou kunnen worden. Met betrekking tot de formulering van (brand)veiligheid volgde een discussie wat hiermee wordt bedoeld. Dit wordt meegenomen bij de verdere uitwerking. Om recht te doen aan de opmerkingen binnen de klankbordgroep en de visie op basis van een zo breed mogelijk respons te laten ontstaan, zijn afspraken gemaakt met betrekking tot het verdere proces. Dit zijn: -

De gelegenheid wordt geboden om de vragenlijst alsnog in te vullen en op te sturen; hetgeen er nu ligt wordt gezien als het begin, de kern, moet nog uitgewerkt worden; het is een ontwikkeldocument en er wordt een relatie gelegd naar het organisatieplan; de visie wordt verder geconcretiseerd, waarbij vrijwilligers zoveel mogelijk worden betrokken.

Aan deze vier punten is uitvoering gegeven. De uitwerking van ‘de kern’ is gepresenteerd tijdens de Wintertour van december 2012/januari 2013 en in de klankbordgroep medewerkers van 12 december. Op basis van deze terugkoppelingen en al hetgeen dat in de vorige hoofdstukken is aangegeven, wordt nu in het zesde hoofdstuk de Friese Visie op Vrijwilligheid gepresenteerd.

11

6. Friese Visie op Vrijwilligheid Met de nieuwe organisatie wordt een nieuwe koers uitgezet. Een gepassioneerde inzet, gedreven vanuit een intrinsieke motivatie van de vrijwillige brandweermedewerkers is en blijft een bepalende factor voor de beweging naar, én het succes van de ‘nieuwe’ koers. Van de vrijwilligers wordt, net als van beroepsmedewerkers, verwacht dat ze vanuit een flexibele houding kritisch meedenken over de mogelijkheden tot vernieuwing, en daarnaast te kijken wat binnen – maar ook buiten – de eigen taken de mogelijkheden zijn om de kwaliteit van de brandweerzorg in relatie tot de kosten te verhogen. Vrijwilligers vormen hierin een cruciale schakel; hun kennis, ervaring en betrokkenheid bij de vakinhoud maar ook bij de publieke taak vormt hiervoor belangrijke input. Algemene kernwaarden van de brandweer zijn: behulpzaam, deskundig en daadkrachtig. Om invulling te geven aan deze drie kernwaarden is het nodig dat de organisatie en individuele medewerker (vrijwilliger) intern en extern voeling houdt (in verbinding) met de veranderende omgeving (in beweging) en kan werken binnen een veilige werkomgeving (veilig). In verbinding, in beweging en veilig zijn dan ook de drie speerpunten van de Visie op Vrijwilligheid. Er moet hierbij een balans zijn tussen de maximaal te leveren brandweerzorg en de inzet van de vrijwilliger. De inzet die de organisatie vraagt van de vrijwilliger, hoe deze inzet eruit ziet en wat men van de vrijwilliger verwacht 6 moet verbonden zijn met zijn primaire drijfveren: het redden van burgers in zijn directe omgeving . Voor het behouden van de balans is het goed om inzicht te hebben in de afwegingen die vrijwilligers (bewust en onbewust) maken om vrijwilliger te blijven en zich in te zetten voor de organisatie. Intrinsieke motiverende factoren zijn bijvoorbeeld; voldoening uit het werk, waardering, rang, status (maatschappelijk belang), beschikking over faciliteiten en kameraadschap. Extrinsieke motiverende factoren zijn de vergoeding en het kunnen beschikken over faciliteiten. Factoren die om een inspanning van de vrijwilliger vragen zijn de invloed op het privéleven, toegenomen belasting en bureaucratisering, verhouding met de hoofdwerkgever en het gewenste opleidingsniveau. Meer uitgewerkt, levert dit het volgende op. o In verbinding Verbinding van de brandweervrijwilliger uit zich in betrokkenheid met de (lokale) samenleving, met de brandweerorganisatie, met collega’s en leidinggevenden. Vrijwilligers staan 24 uur per dag, 7 dagen per week klaar om uitvoering te geven aan de basisbrandweerzorg in Fryslân. Een randvoorwaarde hiervoor is de lokale en sociale verbondenheid van de vrijwilliger met de samenleving aan wie die zorg wordt geleverd. De vrijwilliger is op lokaal niveau hét gezicht van de brandweer en vormt daarmee de link van Veiligheidsregio Fryslân naar de Friese samenleving op het vlak van basisbrandweerzorg en (brand)veiligheid. De nieuwe organisatie schept de voorwaarden om de lokale en sociale verbondenheid van vrijwilligers te behouden en te stimuleren. De keuze om het organisatiemodel op te bouwen vanuit de basis, laat dit zien. De lokale post/kazerne vormt het uitgangspunt, er moet een toegevoegde waarde zijn om zaken ‘een stapje hoger’ te organiseren. Daarnaast is er ruimte voor ‘lokale eigenheid’, niet alles hoeft te worden gestandaardiseerd. Die eigenheid moetechter wel binnen gestelde kaders passen. De verbinding van brandweermensen onderling komt tot onder meer tot uitdrukking door voorzieningen voor sociale activiteiten (op postniveau) te faciliteren. Hoe komt dit concreet tot uitdrukking? Lokale regelruimte Er wordt een uniform kwaliteitsniveau bepaald, maar hoe men dit niveau behaald is aan de post/kazerne zelf. Men kan bijvoorbeeld zelf blijven bepalen op welke dag er wordt geoefend en de eigen instructeurs en oefenleiders blijven hier een grote rol in spelen. Ook weten zij immers wat de behoeften zijn op het gebied van opleiding en oefening binnen de eigen post. Het clusterhoofd heeft hierin samen met de ploegleiders een bewakende en stimulerende rol. De sterkte van de verschillende posten zal vooraf worden bepaald, evenals de kaders voor werving en selectie van nieuwe vrijwilligers. In overleg met het clusterhoofd zal de daadwerkelijke werving en selectie door de lokale ploegen zelf worden uitgevoerd. Het onderhoud kan gewoon op lokaal niveau plaats blijven vinden, waar nodig kan vanuit het cluster of de afdeling worden gefaciliteerd.

6

In deze visie komt de repressieve inzet van vrijwilligers niet aan bod. Dit vormt onderdeel van het dekkingsplan.

12

Planning en roostering wordt zoveel mogelijk op lokaal niveau uitgevoerd, hier zijn de lijnen met de vrijwilligers immers het kortst en kan de beschikbaarheid het meest effectief worden bepaald. Lokale ploeg staat centraal Er is een duidelijk gepositioneerde ploegleider met een eigen takenpakket, verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid richting het korps. De ploegleider opereert in goede samenspraak met het desbetreffende clusterhoofd. Beschikbaarheid van eigen budget voor sociale bindingsactiviteiten zoals feestavonden of ploeguitjes. Het lokale niveau is de plek om kennis op te halen, Vrijwilligers kunnen specifieke kennis en vaardigheden bezitten vanuit hun reguliere werkzaamheden, die ingezet kunnen worden bij ontwikkelingen binnen de brandweerorganisatie. Dit geldt ook voor de kennis die zij bezitten over hun eigen lokale gebied. Lokaal actief Voorlichting richting burgers vanuit de lokale post/kazerne, de brandweervrijwilliger kent de burgers en het verzorgingsgebied als geen ander en beschikt vaak over een prima lokaal netwerk. o In beweging De wereld om ons heen verandert voortdurend in tal van opzichten. Er moet meebewogen worden om aansluiting te houden. Dit geldt voor vrijwilligers, maar ook voor de brandweerorganisatie als werkgever. Gestreefd wordt naar duurzaam en goed werkgeverschap. Dit betekent dat op adequate wijze wordt ingespeeld op de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Ook in de toekomstige krappere arbeidsmarkt met veranderende eisen van werknemers moet de brandweerorganisatie aantrekkelijk blijven als werkgever, ook voor vrijwillige medewerkers. Binnen de geregionaliseerde brandweerorganisatie als onderdeel van Veiligheidsregio Fryslân wordt beleid ontwikkeld op thema’s zoals diversiteit, Het Nieuwe Werken, mobiliteit, loopbaanperspectief, actief gezondheidsbeleid en evenwicht tussen werk en privé. Hoe komt dit concreet tot uitdrukking? Stimuleren van vrijwilligers om een proactieve houding te laten zien, waarbij wordt gestuurd op houding en gedrag. Het mee durven nemen van collega’s in het vooruitdenken richting de toekomst van onze nieuwe organisatie. Betrekken van vrijwilligers bij de doorontwikkeling van de brandweer. De organisatie zal altijd in beweging blijven en goeie ideeën verdienen het om tot uitvoer te kunnen worden gebracht. Delen van kennis en knowhow binnen de eigen post (en eventueel binnen andere posten/kazernes) en het geven van collegiale feedback. Dit stimuleert het durven leren van elkaar en het nog veiliger en effectiever kunnen uitvoeren van de brandweertaak. Onderzoek naar de bereidheid voor het oppakken van niet-repressieve taken, bijvoorbeeld het geven van voorlichting of het uitvoeren van projecten op het gebied van brandveiligheid. Hierbij kan gedacht worden aan het uitgeven en plaatsen van rookmelders. Positie in (formele) medezeggenschap om de rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer in goed overleg te kunnen blijven bewaken. o Veilig Als organisatie met zorg voor de veiligheid van de burger als doelstelling, is het vanzelfsprekend dat de fysieke veiligheid van alle eigen activiteiten (inclusief ARBO-aspecten) voldoende aandacht krijgt. Maar veiligheid heeft voor de medewerkers ook de dimensie van ‘je veilig voelen in de organisatie’. Ongeacht sekse, seksuele geaardheid, afkomst, kleur of geloofsovertuiging, moet het zo zijn dat diversiteit in de brandweerorganisatie als vanzelfsprekend wordt ervaren. Dat alles vereist wederzijds vertrouwen tussen werkgever en werknemer. In volwassen arbeidsverhoudingen passen eigen meningen en initiatieven. Van fouten wordt geleerd en je wordt er niet op afgerekend. Aandacht wordt besteed aan persoonlijke en functionele integriteit door het sturen en handelen op organisatiewaarden en het nakomen van afspraken. Voor de vrijwilliger is het van belang om een duidelijk, laagdrempelig aanspreekpunt te hebben in de organisatie. In de organisatiestructuur komt het lokale niveau nadrukkelijk naar voren, zoals in lijn met de uitkomsten van de stellingen. Een ander aspect dat aan veiligheid gekoppeld kan worden is dat de individuele vrijwilliger fysiek en mentaal fit blijft, om te kunnen blijven voldoen aan de toch steeds zwaarder wordende eisen die het repressieve brandweervak stelt. Enerzijds lichamelijk. door de komst van het Besluit Personeel

13

Veiligheidsregio en Periodiek Preventief Medisch Onderzoek (PPMO). Anderzijds mentaal om de voortdurende beweging van de maatschappij te kunnen blijven volgen en op een veilige manier inzetbaar te blijven. Daarbij, vrijwilliger ben je niet alleen. Het thuisfront achter de vrijwilliger is één van de drijvende factoren die het vrijwilligers mogelijk maakt invulling te geven aan hun taak. Het is belangrijk om aandacht te hebben voor randvoorwaarden die minimaal geregeld moeten zijn om de thuisbasis voldoende gemotiveerd te houden. Hoe komt dit concreet tot uitdrukking? Voortgangsgesprekken met de leidinggevende met aandacht voor vakbekwaamheid van de vrijwilliger, waarbij een veilige en effectieve uitvoering van de repressieve taak het uitgangpunt is. Bij de uitvoering kan erop ingestoken worden, dat het gesprek in eerste instantie met de ploegleider plaatsvindt. Bij knelpunten wordt het clusterhoofd betrokken. Voorbereiden en adequaat toepassen van PPMO om zo de lichamelijke fitheid van de brandweervrijwilliger te bepalen en stimuleren. Het bieden van adequate nazorg na ingrijpende inzetten. Ploegen zijn vaak prima in staat om deze nazorg zelf te verzorgen, ook kan er altijd een beroep worden gedaan op het BOT. Het thuisfront betrekken door gezamenlijke sociale activiteiten te houden. Het is van erg groot belang dat het thuisfront altijd achter de brandweervrijwilliger staat en weet voor welke taken en verantwoordelijkheden hij of zij kan komen te staan. Het actief voorlichten en benaderen van hoofdwerkgevers, hun toestemming is onmisbaar om de brandweervrijwilliger ook onder werktijd uit te kunnen laten rukken. Tot slot Deze visie op vrijwilligheid is geen statisch geheel, maar zal, juist door de beweging, aan verandering onderhevig zijn. Daarnaast komen thema’s uit deze visie in het beleidsplan terug en worden daarin verder uitgewerkt. Ook dit kan van invloed zijn op hetgeen in deze visie is opgeschreven. Echter, tot slot, wordt voor nu wel de volgende conclusie getrokken: De Friese brandweervrijwilligers vormen nu en in de toekomst het hart van de toekomstbestendige brandweerzorg in Fryslân. De mate waarin we er samen in slagen om de doorontwikkeling van de brandweer vorm te geven, bepaalt het succes van de nieuwe koers.

14

15

Literatuurlijst -

Berenschot, Vrijwillig dienen en verdienen. Eindrapport onderzoek naar de positionering van brandweervrijwilligers, 26 mei 2011 NVBR, Brandweer & Brandweer, vakblad voor brandweer, hulpverlening en rampbestrijding, juli/augustus 2012 NVBR en VBV, Projectplan Visie op Vrijwilligheid ten behoeve van de brandweer, februari 2012 NVBR en VBV, verslag TNO GDR Heerenveen, 25 november 2012 Project regionalisering brandweer in Brabant-Noord, Vinden, binden en boeien van brandweervrijwilligers, eindrapportage deelprojectgroep 5, 2008 Sn1B, deelprojectgroep ‘Organisatie’, drs. J. Beuving, Brandweer Fryslân over morgen. Visie op één brandweer in Fryslân, juni 2012 www.sn1b.nl

16

Bijlagen 1. Cultuurstellingen Ieder korps/post wordt gevraagd om de belangrijkste punten te nummeren, waarbij de belangrijkste stelling 10 punten krijgt, de één na belangrijkste stelling krijgt 9 punten etc…... De zes minst belangrijke stellingen krijgen geen punten.

Cultuurstellingen punten 1. Iedere post moet zijn eigen identiteit behouden met eigen sfeer en afspraken 2. Medezeggenschap bij de brandweer is belangrijk; 3. Binnen de post is bij opleiden en oefenen veel aandacht voor het eigen verzorgingsgebied en de risico’s hierin; 4. Deelname aan brandvaardigheid - toetsen is vrij te bepalen door de posten zelf; 5. De postcommandant is het eerste aanspreekpunt voor de vrijwilligers; 6. Vrijwilligers worden betrokken bij de aanschaf van materieel (zover de speelruimte dit toelaat); 7. Werving van nieuwe brandweervrijwilligers gebeurt in nauw overleg met de zittende korpsleden; 8. Per post wordt klein beheer en onderhoud zelf geregeld (wassen auto's, vegen kazerne etc); 9. Iedere post heeft zijn eigen personeels- / brandweervereniging; 10. Iedere post moet de mogelijkheid hebben om een dag uit te gaan (rekening houdend met omliggende posten); 11. Sociale activiteiten binnen de post / kazerne moet mogelijk blijven en door het betreffende korps kunnen worden ingevuld; 12. We zijn er voor onze gemeenschap; 13. Saamhorigheid binnen de post vinden we erg belangrijk; 14. We leveren onze bijdrage aan onze omgeving ( bewustwording bij burgers voor het Brandweervak); 15. Contacten met de lokale burgemeester zijn belangrijk; 16. De vorming van één regionale brandweer komt ten goede van de (integrale) hulpverlening;

Tot slot willen we je vragen om maximaal vijf punten aan te geven wat jullie kazerne zo uniek maakt en waar veel waarde aan gehecht wordt. 1. 2. 3. 4. 5. Ingevuld door vrijwilliger van kazerne/post:

17

2. Uitkomsten vrijwilligers Figuur 1: (gemiddelde) uitkomsten stellingen vrijwilligers gemiddelde 1. Iedere post moet zijn eigen identiteit behouden met eigen sfeer en 7,5 afspraken 2. Medezeggenschap bij de brandweer is belangrijk; 5,5 13. Saamhorigheid binnen de post vinden we erg belangrijk; 5,3 11. Sociale activiteiten binnen de post / kazerne moet mogelijk blijven en door het betreffende korps kunnen worden ingevuld; 5,0 7. Werving van nieuwe brandweervrijwilligers gebeurt in nauw overleg met de zittende korpsleden; 12. We zijn er voor onze gemeenschap; 3. Binnen de post is bij opleiden en oefenen veel aandacht voor het eigen verzorgingsgebied en de risico’s hierin;

4,8 3,6

3,6

5. De postcommandant is het eerste aanspreekpunt voor de vrijwilligers;

3,6

9. Iedere post heeft zijn eigen personeels- / brandweervereniging;

3,1

6. Vrijwilligers worden betrokken bij de aanschaf van materieel (zover de speelruimte dit toelaat);

2,6

8. Per post wordt klein beheer en onderhoud zelf geregeld (wassen auto's, vegen kazerne etc);

2,2

10. Iedere post moet de mogelijkheid hebben om een dag uit te gaan (rekening houdend met omliggende posten);

2,1

14. We leveren onze bijdrage aan onze omgeving ( bewustwording bij burgers voor het Brandweervak);

1,8

4. Deelname aan brandvaardigheid toetsen is vrij te bepalen door de posten zelf;

0,8

15. Contacten met de lokale burgemeester zijn belangrijk;

0,7

16. De vorming van één regionale brandweer komt ten goede van de (integrale) hulpverlening;

0,3

Uitkomsten dd. 28/10/2012

18

3. Uitkomsten beroeps Figuur 2: (gemiddelde) uitkomsten stellingen beroeps 12. We zijn er voor onze gemeenschap; 1. Iedere post moet zijn eigen identiteit behouden met eigen sfeer en afspraken 2. Medezeggenschap bij de brandweer is belangrijk; 3. Binnen de post is bij opleiden en oefenen veel aandacht voor het eigen verzorgingsgebied en de risico’s hierin; 13. Saamhorigheid binnen de post vinden we erg belangrijk; 11. Sociale activiteiten binnen de post / kazerne moet mogelijk blijven en door het betreffende korps kunnen worden ingevuld; 14. We leveren onze bijdrage aan onze omgeving ( bewustwording bij burgers voor het Brandweervak); 8. Per post wordt klein beheer en onderhoud zelf geregeld (wassen auto's, vegen kazerne etc); 9. Iedere post heeft zijn eigen personeels- / brandweervereniging; 4. Deelname aan brandvaardigheid - toetsen is vrij te bepalen door de posten zelf; 7. Werving van nieuwe brandweervrijwilligers gebeurt in nauw overleg met de zittende korpsleden; 15. Contacten met de lokale burgemeester zijn belangrijk; 6. Vrijwilligers worden betrokken bij de aanschaf van materieel (zover de speelruimte dit toelaat); 5. De postcommandant is het eerste aanspreekpunt voor de vrijwilligers; 10. Iedere post moet de mogelijkheid hebben om een dag uit te gaan (rekening houdend met omliggende posten); 16. De vorming van één regionale brandweer komt ten goede van de (integrale) hulpverlening;

gemiddelde 8,3 7,6 7,4

6,9 5,3

3,3

3,0 2,9 2,1 2,0

1,4 1,4 1,2 1,1

0,9 0,3

Uitkomsten d.d. 01/10/2012

19

Uitkomsten Group Decision Room (GDR) sessie De uitkomsten zijn in figuur 1 weergegeven naar belangrijkheid en de mate waarin met daarover tevreden is. In tabel 1 zijn deze gerangschikt naar belangrijkheid. Het volgende beeld komt naar voren. Figuur 1: gemiddelde scores op ‘belangrijkheid’ en ‘tevredenheid’ voor de 21 thema’s.

Tabel 1: Betekenis van kleur/cijfer van de punten in Figuur 1 (geordend naar ‘belangrijkheid’) 1 De onderlinge verbondenheid tussen vrijwilligers 2 Nazorg bij traumatische gebeurtenissen 3 Mate van voldoening uit het vrijwilligerswerk 4 Communicatie met de kazerneleiding en het management 5 Gebruik door de brandweer van de kennis en kunde van vrijwilligers 6 Leer- en ontwikkelingsmogelijkheden 7 Mate van vrijheid van handelen op de brandweerpost 8 Mate van belasting door de brandweer (zoals oefenen, uitrukken en opleiden) 9 Binding van de vrijwillige brandweer met de lokale samenleving 10 Mate van belasting door de combinatie werk, privé en vrijwilligerswerk 11 Mate van waardering voor het vrijwilligerswerk 12 De cultuur binnen de brandweer (zo doen wij dat bij ons) 13 Mate van invloed op het beleid 14 Ruimte om beschikbaarheid en oefeningen zelf te plannen 15 Het leidinggeven 16 Brandweer nevenactiviteiten (zoals het opspuiten van de ijsbaan) 17 Hoe omgaan met filmen en fotograferen door omstanders (social media) tijdens de uitruk 18 Taakuitbreiding tijdens de uitruk (zoals medische basistaken) 19 Aandeel van vrouwen en allochtonen binnen de vrijwillige brandweer 20 Taakuitbreiding naast de uitruk (vb. voorlichting) 21 De jeugdbrandweer In het onderzoek zijn korte toelichtingen gegeven. Deze zijn als volgt: Men vindt het van belang, dat het behoud van de eigen identiteit aan de orde komt in de toekomstvisie: iets te zeggen houden over wat kan, mag en hoe het gaat (vb. ijsbaan opspuiten). Wel duidelijke en goede kaders geven waarbinnen dit kan. Men realiseert zich nog te weinig hoeveel tijd/moeite het kost om vrijwilliger bij de brandweer te zijn. Wordt vaak makkelijk gedacht over wat we kunnen. Op een gegeven moment bereiken we een grens. Tegenwoordig is iedereen ook bijna een

20

tweeverdiener, dat is heel anders dan vroeger. Inspraak/medezeggenschap is belangrijk, zeker bij het steeds groter worden van de organisatie. Meningen zijn verdeeld over het thema ‘aandeel vrouwen/allochtonen’. Enerzijds zorgt het voor variatie in kennis en mensen, kijken weer anders, is goed voor de sfeer en is een toevoeging. Ander deel van de deelnemers vindt het niet zo belangrijk. Maakt niet uit wie er in het korps zitten (man/ vrouw, allochtoon/ autochtoon), als men maar geschikt is en voldoet. De ‘luxe’ voor positieve discriminatie is er ook niet; bij veel korpsen zijn er net genoeg vrijwilligers. Zeker overdag is de bezetting moeilijk (omdat mensen ergens anders werken dan wonen). Deelnemers verschillen over het belang van taakuitbreiding tijdens uitruk. Het is goed dat we het kunnen, maar niet op uitrukken. Men is er niet op tegen, maar staat ook niet te juichen. Waarom zouden wij dit moeten doen? Zullen we vaak te laat zijn wanneer we er specifiek op uitrukken. Een aantal thema’s is nog verder uitgediept. Thema 3: ‘Mate van voldoening uit het vrijwilligerswerk’ Verbondenheid binnen een ploeg is heel belangrijk, daar halen wij voor een groot deel onze voldoening uit. Het samen met elkaar doen, de ‘klant’ helpen. Waardering van thuis wordt ook zeer belangrijk gevonden. Daarnaast geeft ‘het goed zijn in je werk’, samen, ook zeer veel voldoening. Dit is echt waar het om gaat, de rest is eigenlijk bijzaak (vb. geld). Men gaat ervan uit dat dit overal bij de brandweer wel zo is. Thema 5: ‘Gebruik door de brandweer van de kennis en kunde van vrijwilligers’ Beoordelingscyclus voelt soms wel als een ‘afrekening’. Vertrouwen ze ons soms niet dat we het kunnen”? We moeten het keer op keer bewijzen. Gevoel is dat het soms pas goed is als we (weer) een certificaat hebben. Moet dat persé zo worden bevestigd? Het ‘papiertje’ zegt niet altijd of je het wel/niet kan. Zet specialisten juist in wanneer hier een oproep voor komt. Op oefenavonden is het anders, moet iedereen vaardigheden kunnen trainen. Praktijk is dat iedereen alles moet kunnen, maar je hebt altijd mensen die ergens in excelleren of dat het hun beroep is. Gebruik dat! Wat nu vaak niet wordt gebruikt, is dat de kennis die iemand heeft (omdat het zijn beroep is) niet wordt gebruikt of ingezet. Gebeurt wel, maar kan zeker beter. Soms, zeker in grotere korpsen, weet men niet altijd van elkaar wat hij/zij doet voor zijn beroep. Bij sommige ploegen/posten gaat de helft direct na de oefening ook weg, je hebt dan geen tijd meer om elkaar te leren kennen. Thema 10: ‘Mate van belasting door de combinatie werk, privé en vrijwilligerswerk’ Je hebt de keus om vrijwilliger te worden, er altijd te zijn en anders kun je alleen stoppen. Soms is het echter wel eens veel. Valt eigenlijk heel weinig te kiezen, een taak erbij of minder zou nog een keuze kunnen worden. Wordt vaak erg makkelijk gedacht over onze tijd, wel persoonlijk hoe je hier in staat en wat je doet. Belasting is in de loop der jaren ook wel toegenomen. Wel is het mogelijk dat op het moment dat het bij jou even overloopt, je ruimte hebt om niet te komen. Is duidelijk verschil tussen grote en kleine posten. Flexibiliteit is lastig omdat het ook belangrijk is dat je als team allemaal samen oefent/ bij elkaar bent. Mocht je bij een uitruk niet kunnen, dan is dat geen probleem. Vanuit de werkgever is er vaak ook druk; het wordt steeds zakelijker. Vaak ook onwetendheid bij werkgever over hoe/wat? Thema 4: ‘Communicatie met de kazerneleiding en het management’ Ervaring nu is dat de lijnen zeer kort zijn, we lopen bij iedereen binnen (of bellen). De vrees is hoe dit in de toekomst zal gaan met de regionalisering (zeer veel onduidelijkheid). Mededelingen nu zijn eigenlijk wel goed geregeld. Probleem zit meer in hoe ‘ons woord’, straks boven aan gaat komen. De vrees is dat er straks heel veel lijnen zijn. Vrijwilligers zijn op zich niet tegen de regionalisering, maar wel tegen (de verhalen over) de invulling die er nu aan wordt gegeven (vb. dat we straks van hogerhand geen ijsbaan meer mogen opspuiten). Het is belangrijk dat er binding met de gemeenschap blijft! Dat moet niet verdwijnen met het komen van de regionalisering, opspuiten van een ijsbaan is bijvoorbeeld heel belangrijk.

21




Betreft: advies visie op vrijwilligheid


Geachte heer Kleinhuis, beste Wim, Toen de BOR u op 24 februari jl. een advies stuurde over het organisatieplan konden wij niet vermoeden dat al zo snel gehoor werd gegeven aan een advies, namelijk dat de BOR op korte termijn graag de visie op vrijwilligheid wilde ontvangen. U heeft nu de BOR om advies gevraagd over de visie op vrijwilligheid. De BOR heeft extra vergaderingen ingelast om zich over het voorgenomen besluit te buigen. Er is met u van gedachten gewisseld over de visie en dat heeft uiteindelijk geleid tot het hieronder geformuleerde advies. In het advies over het organisatieplan heeft de BOR aangegeven graag te willen weten hoe er aan de couleur locale invulling zal worden gegeven en wat de verwachte rol van de vrijwilliger zal worden in een organisatie die blijvend in beweging is. Wij vinden dat de visie op vrijwilligheid daarin leidend moet zijn. In de zoektocht naar de invulling van couleur locale heeft de BOR niet de concreetheid gevonden die vrijwilligers duidelijkheid zal verschaffen. Er zal immers eerst nog een uniform kwaliteitsniveau bepaald moeten worden. Daarbinnen zal binnen de post of kazerne zelf bepaalt worden wat er gaat gebeuren. Juist vanuit de veronderstelling dat vrijwilligers concrete antwoorden willen over voor hun belangrijke items lijkt het de BOR verstandig om rekening te houden met een interpretatieverschil over het begrip “concreet.” Daar waar er in de adviesaanvraag wordt gesproken over “hoe komt dat concreet tot uitdrukking” zullen vrijwilligers benieuwd zijn hoe er aan couleur locale invulling zal worden gegeven. De BOR adviseert om niet zo zeer te spreken over “concreet” maar over uitgangspunten. Omdat voor 2014 niet alles geregeld kan zijn en begrijpelijkerwijs prioriteiten moeten worden gesteld acht de BOR het van belang dat aan betrokkenen via een tijdspad in kaart wordt gebracht wanneer welke stappen er worden genomen en welke documenten ter bespreking zullen worden voorgelegd en bij wie. Daardoor wordt inzichtelijk wat er voor 2014 nog geregeld zal worden en wat wordt overgedragen naar de periode erna. Voor de onderwerpen die na 2014 een plek op de agenda krijgen adviseert de BOR om duidelijk te maken hoe er tot die tijd met die onderwerpen wordt omgegaan. Welke regels worden er tot die tijd gehanteerd, bij wie kunnen vrijwilligers terecht, waar is informatie te vinden, etc. etc. Met betrekking tot vrijwilligers gerelateerde onderwerpen vindt de BOR dat de kwartiermakers, cq. beoogd afdelingshoofden hierin een belangrijke rol krijgen. Vrijwilligers hebben eerder aangegeven medezeggenschap een erg belangrijk item te vinden om de binding met de post/kazerne/afdeling te vergroten.

1

De visie geeft terecht aan dat het succes afhangt van de mate waarin men er in zal slagen samen de doorontwikkeling van de brandweer vorm te geven. Juist daarom zullen vrijwilligers goed moeten worden betrokken. De visie is hierin voldoende inspirerend, visionair en ambitieus. Maar de uitwerking ervan is bepalend of aan die visie ook invulling gegeven kan worden. Het vereist van de kwartiermakers handigheid, sensitiviteit en daadkracht. Bij de invulling van de couleur locale zullen zowel de kwartiermakers als de vrijwilligers terug kunnen grijpen op de uitgangspunten die in de visie verwoord staan. Vooral op de hamvraag “hoe willen we met elkaar omgaan” biedt de visie handvatten. De BOR ziet de visie daarom ook als een document wat op die wijze moet worden gebruikt. De BOR vindt dat de visie als uitgangspunt moet worden beschouwd over hoe er met vrijwilligers moet worden omgegaan in een blijvend veranderende omgeving. U heeft aangegeven dat het een visie is op vrijwilligheid en niet van vrijwilligers. De BOR herkent zich in die strekking. Nogmaals; het succes van de visie zal echt afhangen van de mate waarop de vrijwilligers worden betrokken bij de invulling van de visie. Als de invulling positief verloopt ontstaat er een tweezijdigheid waarbij vrijwilligers, indien nodig, gewezen kunnen worden op de gemaakte afspraken. De BOR adviseert om de visie niet op een “contractachtige manier” te hanteren omdat, zoals eerder aangegeven, het een visie is op vrijwilligheid. Al met al zal veel afhangen over het verdere verloop. Wij gaan ervan uit dat het vervolg op een zelfde constructieve wijze met de BOR zal worden besproken en zien de concrete voorstellen met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, namens de BOR



2

OPLEGNOTITIE



Op

27 maart 2013

Onderwerp

Kostenverdeling vanaf 2015


agendapunt 7


J. Postma


Bijlage(n) 1. Notitie kostenverdeling vanaf 2015

Beslispunten - In te stemmen met het voorstel om het OOV aandeel in het gemeentefonds (het zogenaamde OOV model) als verdeelsleutel voor de verdeling van de kosten van de brandweer in de Veiligheidsregio Fryslân; - In te stemmen met het voorstel de herverdeeleffecten van het OOV model te fixeren op het verschil tussen de bijdrage op basis van het OOV model en de historische kostenverdeling voor 2014 en de herverdeeleffecten tussen de gemeenten in een periode van vier jaar (ingaande 2015) te realiseren (stappen van 25%).

Inleiding In haar vergadering van 28 november 2012 hebben de leden van het Algemeen Bestuur ingestemd met de methodiek voor de financiële ontvlechting van de brandweer uit de gemeentelijke organisatie zoals opgenomen in de rapportage “Financiële ontvlechting brandweer regio Fryslân”, inclusief de omvang van de overhead. Tevens heeft het bestuur ingestemd met het voorstel om voor de begroting van de brandweerzorg in 2014 uit te gaan van de huidige genormeerde budgetten. De systematiek voor de budgetuitname is daarmee vastgesteld. In de afgelopen maanden heeft de nadere uitwerking van deze systematiek per gemeente plaatsgevonden; op basis van de bestuurlijk vastgestelde kaders is per gemeente de budgetuitname bepaald. De resultaten daarvan zijn ambtelijk afgestemd. Op 25 februari 2013 zijn de laatste overzichten naar de gemeentesecretarissen gezonden om deze te verifiëren op de juistheid. Inmiddels hebben de meeste gemeentesecretarissen aangegeven dat de gegevens voor de budgetuitname juist zijn. Met vier gemeenten zullen de laatste discussiepunten op korte termijn worden besproken.

Pagina 1 van 2

Voor wat betreft de financiële ontvlechting van de gemeentelijke brandweren uit de gemeenten is de kostenverdeling vanaf 1 januari 2015 nog niet vastgesteld.

Beleidsmatige context Mede naar aanleiding van een presentatie over de verschillende kostenverdeelmodellen heeft het AB op 28 november de stuurgroep de opdracht gegeven om een voorstel op te stellen voor de kostenverdeling vanaf 1 januari 2015. In het AB van 24 januari 2013 zijn vervolgens diverse mogelijkheden getoond om de nadelige effecten gedurende een periode van vijf jaar te dempen. Naar aanleiding van de diverse getoonde mogelijkheden heeft de stuurgroep de opdracht gekregen een definitieve keuze voor te bereiden. Met de regionalisering van de brandweer in Fryslân zal ook de behoefte ontstaan aan een kostentoerekeningsmodel dat anders is dan een model dat gebaseerd is op een historische verdeling van kosten. Het zal immers steeds moeilijker worden om in een geregionaliseerde situatie kosten nog te koppelen aan specifieke gemeenten. Brandweerkosten kunnen op verschillende manieren worden toegerekend aan gemeenten. Een bekende verdeelmaatstaf is het aantal inwoners. Ook de grootte van het areaal kan gebruikt worden. Een correlatie tussen bijvoorbeeld inwoners en de brandweeractiviteiten is echter beperkt. Er zijn veel meer elementen die van invloed zijn op de brandweerkosten. Een veel betere verdeelmaatstaf blijkt te worden gevonden in de gecombineerde variabelen die gebruikt worden voor de berekening van het OOV aandeel in het gemeentefonds. Naast het aantal inwoners en het areaal wordt in dit model ook rekening gehouden met o.a. de bebouwingsdichtheid, de aanwezigheid van oppervlaktewater, het aantal woonkernen en het aantal bedrijfsvestigingen. Het blijkt dat dit model niet alleen een beter beeld geeft van het risicoprofiel van een gemeente en de daarmee samenhangende kosten, maar dat dit ten opzichte van de eerder genoemde modellen ( inwoners of areaal) in zijn totaliteit een veel lager herverdeeleffect oplevert. Demping herverdeeleffecten Elke verdeelsleutel, anders dan de verdeling op basis van historische kosten, leidt tot herverdeeleffecten. Dit geldt dus ook voor een verdeling van kosten op basis van het OOV aandeel in het gemeentefonds. Om de overgang van de huidige verdeling naar dit model ten behoeve van de nadeel gemeenten niet al te abrupt te laten verlopen, wordt voorgesteld om voor het herverdeeleffect een overgangsperiode in te bouwen van vijf jaar. Het herverdeeleffect wordt hierbij gefixeerd op het verschil tussen de bijdrage op basis van het OOV model en de historische kostenverdeling voor 2014. In een periode van vier jaar (ingaande 2015) worden de herverdeeleffecten tussen de gemeenten gerealiseerd. Dit telkens met stappen van 25%. In het jaar 2018 worden de brandweerkosten in zijn geheel verdeeld conform het OOV model. Voordeel van dit model is niet alleen de eenvoud van de systematiek, maar ook de geleidelijkheid die voor iedereen gelijk is. Beoogd effect/resultaat Met de voorgestelde besluiten wordt de financiële basis voor de ontvlechting van de brandweer uit gemeenten afgerond. Tevens wordt helderheid geboden over de lange termijn kostenontwikkeling per gemeente. Uitvoering Het besluit zal verwerkt worden in de uiteindelijke ontvlechtingsgegevens van gemeenten en de begroting van de VRF voor 2014.

Pagina 2 van 2

Project Samen naar één brandweer Aan: Algemeen Bestuur Van: Johan Postma Betreft: Kostenverdeling vanaf 2015 Datum : 12 maart 2013 1. Inleiding In het haar vergadering van 28 november 2012 hebben de leden van het Algemeen Bestuur ingestemd met de methodiek voor de financiële ontvlechting van de brandweer uit de gemeentelijke organisatie zoals opgenomen in de rapportage “Financiële ontvlechting brandweer regio Fryslân”, inclusief de omvang van de overhead. Tevens heeft het bestuur ingestemd met het voorstel om voor de begroting van de brandweerzorg in 2014 uit te gaan van de huidige genormeerde budgetten. De systematiek voor de financiële ontvlechting is daarmee vastgesteld. In de afgelopen maanden heeft de nadere uitwerking van deze systematiek per gemeente plaatsgevonden; op basis van de bestuurlijk vastgestelde kaders is per gemeente de budgetuitname bepaald. De resultaten daarvan zijn ambtelijk afgestemd. Op 25 februari 2013 zijn de laatste overzichten naar de gemeentesecretarissen gezonden om deze te verifiëren op de juistheid. Inmiddels hebben de meeste gemeentesecretarissen aangegeven dat de gegevens voor de budgetuitname juist zijn. Met vier gemeenten zullen de laatste discussiepunten op korte termijn worden besproken. In de tabel in bijlage 1 is in de tweede kolom de budgetuitname per gemeente opgenomen tegen de vastgestelde systematiek. De bedragen voor de WABO zijn hierin opgenomen conform de door gemeenten opgegeven taakafbakening. Omdat de actuele brandweerbegrotingen op basis van specifieke gemeentelijke uitgangspunten zijn samengesteld, zullen de bedragen in kolom 2 afwijken van het feitelijke begrotingsbedrag per gemeente (de financiële ambtenaren zijn op 5 maart 2013 geïnformeerd over de wijze waarop zij dit in de gemeentelijke begroting kunnen verwerken). Mede naar aanleiding van een presentatie over de verschillende kostenverdeelmodellen heeft het AB op 28 november de stuurgroep de opdracht gegeven om een voorstel op te stellen voor de kostenverdeling vanaf 1 januari 2015. In het AB van 24 januari 2013 zijn vervolgens diverse mogelijkheden getoond om de nadelige effecten gedurende een periode van vijf jaar te dempen. Naar aanleiding van de diverse getoonde mogelijkheden heeft de stuurgroep de opdracht gekregen een definitieve keuze voor te bereiden. In deze notitie wordt het voorstel voor het OOV model en de wijze waarop de herverdeel effecten worden gedempt nader uitgewerkt. 2. OOV model Met de regionalisering van de brandweer in Fryslân zal ook de behoefte ontstaan aan een kostentoerekeningsmodel dat anders is dan een model dat gebaseerd is op een historische verdeling van kosten. Het zal immers steeds moeilijker worden om in een geregionaliseerde situatie kosten nog te koppelen aan specifieke gemeenten. Brandweerkosten kunnen op verschillende manieren worden toegerekend aan gemeenten. Een bekende verdeelmaatstaf is het aantal inwoners. Ook de grootte van het areaal kan gebruikt worden. Een correlatie tussen bijvoorbeeld inwoners en de brandweeractiviteiten is echter beperkt. Er zijn veel meer elementen die van invloed zijn op de brandweerkosten. Een veel betere verdeelmaatstaf blijkt te worden gevonden in de gecombineerde

variabelen die gebruikt worden voor de berekening van het OOV aandeel in het gemeentefonds. Naast het aantal inwoners en het areaal wordt in dit model ook rekening gehouden met o.a. de bebouwingsdichtheid, de aanwezigheid van oppervlaktewater, het aantal woonkernen en het aantal bedrijfsvestigingen. Het blijkt dat dit model niet alleen een beter beeld geeft van het risicoprofiel van een gemeente en de daarmee samenhangende kosten, maar dat dit ten opzichte van de eerder genoemde modellen ( inwoners of areaal) in zijn totaliteit een veel lager herverdeeleffect oplevert. In bijlage 1 is in kolom 7 en 8 het verschil ten opzichte van de huidige (genormeerde) kosten per gemeente weergegeven. Ter illustratie zijn in kolom 9 en 10 voor elke gemeente de kosten per inwoner opgenomen voor de jaren 2014 en 2018. Omwille van de vergelijkbaarheid tussen gemeenten zijn die kosten exclusief de WABO taken. 3. Demping herverdeeleffecten Elke verdeelsleutel, anders dan de verdeling op basis van historische kosten, leidt tot herverdeeleffecten. Dit geldt dus ook voor een verdeling van kosten op basis van het OOV aandeel in het gemeentefonds. Om de overgang van de huidige verdeling naar dit model ten behoeve van de nadeel gemeenten niet al te abrupt te laten verlopen, wordt voorgesteld om voor het herverdeeleffect een overgangsperiode in te bouwen van vijf jaar. Het herverdeeleffect wordt hierbij gefixeerd op het verschil tussen de bijdrage op basis van het OOV model en de historische kostenverdeling voor 2014. Gedurende een periode van vier jaar (ingaande 2015) zullen de herverdeeleffecten tussen de gemeenten worden vereffend. Dit telkens met stappen van 25%. In het jaar 2018 worden de brandweerkosten in zijn geheel verdeeld conform het OOV model. Voordeel van dit model is niet alleen de eenvoud van de systematiek, maar ook de geleidelijkheid die voor iedereen gelijk is. In bijlage 1 is in de kolommen 2-6 aangegeven wat dit betekent voor de kosten per gemeente in de jaren 2014-2018.

Het AB wordt voorgesteld om: 1. In te stemmen met het voorstel om het OOV aandeel in het gemeentefonds (het zogenaamde OOV model) als verdeelsleutel voor de verdeling van de kosten van de brandweer in de Veiligheidsregio Fryslân; 2. In te stemmen met het voorstel de herverdeeleffecten van het OOV model te fixeren op het verschil tussen de bijdrage op basis van het OOV model en de historische kostenverdeling voor 2014 en de herverdeeleffecten tussen de gemeenten in een periode van vier jaar (ingaande 2015) te realiseren (stappen van 25%).

Bijlage 1

0%

Gefaseerde overgang van historische kosten naar OOV lineair model 2014 2018 Achtkarspelen Ameland Dantumadiel Dongeradeel Kollumerland Schiermonnikoog Boarnsterhim Leeuwarden Ferwerderadiel Franekeradeel Harlingen Het Bildt Leeuwarderadeel Menameradiel Terschelling Vlieland Gaasterlan Lemsterland Skarsterlân Heerenveen Littenseradiel Sudwest Fryslan IBOW Opsterland Smallingerland Tytsjerksteradiel Totaal

25%

50%

75%

100%

kosten per Verschil 2014

2015

2016

2017

2018

839.591 542.464 697.283 1.089.981 417.663 257.825 635.096 6.199.094 486.329 1.027.242 765.353 505.506 442.784 667.679 424.970 201.083 556.519 624.299 1.066.807 2.049.213 495.512 3.343.797 1.868.650 1.085.826 1.647.507 1.114.709

872.204 532.872 706.799 1.094.663 447.209 254.360 675.623 5.900.258 475.288 997.157 787.511 504.184 432.065 642.405 428.235 207.355 549.064 617.655 1.080.072 2.024.958 480.035 3.435.926 1.888.626 1.104.404 1.791.981 1.121.875

904.817 523.279 716.314 1.099.344 476.754 250.895 716.150 5.601.422 464.246 967.072 809.669 502.863 421.346 617.131 431.501 213.628 541.610 611.010 1.093.337 2.000.703 464.559 3.528.054 1.908.602 1.122.981 1.936.454 1.129.041

937.429 513.686 725.830 1.104.026 506.299 247.430 756.677 5.302.586 453.204 936.986 831.826 501.541 410.628 591.857 434.766 219.901 534.156 604.366 1.106.602 1.976.448 449.082 3.620.183 1.928.578 1.141.559 2.080.928 1.136.207

970.042 504.093 735.346 1.108.707 535.844 243.965 797.204 5.003.750 442.162 906.901 853.984 500.220 399.909 566.584 438.031 226.174 526.701 597.721 1.119.868 1.952.193 433.605 3.712.312 1.948.554 1.160.137 2.225.401 1.143.373

130.451 -38.371 38.063 18.726 118.180 -13.860 162.108 -1.195.344 -44.167 -120.341 88.632 -5.286 -42.874 -101.095 13.061 25.091 -29.818 -26.578 53.061 -97.020 -61.907 368.515 79.904 74.311 577.894 28.664

29.052.782

29.052.782

29.052.782

29.052.782

29.052.782

-

Verschil %

2014 - 2018 2014 - 2018 16% -7% 5% 2% 28% -5% 26% -19% -9% -12% 12% -1% -10% -15% 3% 12% -5% -4% 5% -5% -12% 11% 4% 7% 35% 3%

kosten per inwoner OOV inwoner B2014 sleutel ex ex WABO

WABO

29,91 128,56 31,56 39,44 27,89 244,30 32,78 65,04 50,50 45,63 43,67 42,27 38,25 43,97 85,12 177,75 53,29 44,70 37,46 43,46 42,32 38,20 36,20 32,93 29,68 34,67

34,56 117,66 33,54 40,21 37,04 229,39 41,14 52,50 45,50 39,75 49,25 41,78 34,11 36,62 87,88 200,50 50,37 42,74 39,39 41,23 36,65 42,66 37,75 35,41 40,09 35,56

42,83

42,83

OPLEGNOTITIE



Op

27 maart 2013

Onderwerp

Wijziging gemeenschappelijke regeling i.v.m. • regionalisering brandweerzorg • koers en governance • managementstructuur


agendapunt 8


W. Kleinhuis

Afdeling

directeur

Telefoon E-mail

Bijlage(n) 1. Gewijzigde gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân

Beslispunten Vaststellen advies deelnemende gemeenten tot het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân.

Toelichting Inleiding Op voorstel van het dagelijks bestuur kan het algemeen bestuur voorstellen tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling doen (artikel 36). Een wijziging van de regeling is thans noodzakelijk in verband met de gewijzigde Wet veiligheidsregio’s waardoor de regionalisering van de brandweerzorg per 1 januari 2014 verplicht is. In samenhang hiermee en voortbordurend op de geformuleerde doelstellingen in het meerjarenbeleidsplan 2013 – 2016 is eveneens in breder bestuurlijk verband geconcludeerd dat een aanpassing van de governance zeer gewenst is. Een ambtelijke vertaling daarvan ligt vervolgens in de rede. In bijgaande wijziging van de gemeenschappelijke regeling zijn bovenstaande elementen verwerkt. Per onderdeel volgt hierna een toelichting. Regionalisering brandweerzorg In de huidige gemeenschappelijke regeling is voorzien in een keuzemogelijkheid voor gemeenten wat betreft het onderbrengen van de (volledige) brandweerzorg bij Veiligheidsregio Fryslân. Zoals bekend heeft geen van de gemeenten daarvan gebruik gemaakt. Door de wijziging van de Wet veiligheidregio’s is het met ingang van 1 januari 2014 ook niet langer mogelijk een gemeentelijk korps in stand te houden. Als gevolg daarvan artikel 5 van de huidige regeling gewijzigd en daarmee ook aanzienlijk versimpeld. In artikel 4 staan nu de te behartigen belangen, in artikel 5 de overgedragen taken en in artikel 6 de mogelijkheid voor het leveren van maatwerk voor individuele gemeenten. Hoofdstuk 10 (onderlinge ondersteuning en bijstand) van de huidige regeling is ook volledig geschrapt. Verder zijn meegenomen noodzakelijke wijzigingen als gevolg van de nieuwe Politiewet 2012.

Pagina 1 van 3

Koers en governance Op 25 juni 2012 hebben bestuurders, met name vanuit dagelijks bestuur en auditcommissie betrokken bij Veiligheidsregio Fryslân, samen met het Managementteam van de regio met elkaar van gedachten gewisseld over de koers van de organisatie voor de komende jaren Aanleiding Aanleiding voor de gedachtewisseling zijn de huidige (turbulente) ontwikkelingen op de terreinen van gezondheid en veiligheid waarin de veiligheidsregio moet functioneren. In het meerjarenbeleidsplan 2013 – 2016, vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 14 maart 2012, zijn de diverse ontwikkelingen meer uitgebreid beschreven. Inhoudelijk betreft het met name de ontwikkelingen met betrekking tot de regionalisering brandweer, de inbedding van veiligheidshuizen, de positionering op het terrein van sociale veiligheid en de decentralisatie jeugdzorg. Organisatorisch heeft Veiligheidsregio Fryslân te maken met gemeentelijke herindeling, de behoefte aan meer maatwerk van de afzonderlijke gemeenten en de inpassing van de gemeentelijke brandweren per 1 januari 2014. Cijfermatig betekent de inpassing van de brandweer het volgende: Nu 1 januari 2014 Omzet • gezondheid € 23,5 mln € 23,5 mln • veiligheid - 11,5 mln - 41,5 mln Formatie • beroeps 350 fte 500 fte • vrijwilligers 1200 (≈ 300 fte) Door de inpassing van de brandweer is sprake van een verdubbeling van het te beheren budget door de regio en eveneens van een verdubbeling van het aantal personeelsleden. Uitkomsten De uitkomsten van het gesprek kunnen in een aantal items worden benoemd: 1. governance veiligheidsregio Het onderbrengen van de instandhouding van een gemeenschappelijke gezondheidsdienst (GGD) bij de veiligheidsregio en de gekozen bestuurlijke inrichting leidt tot het gevoel dat de regio bestuurlijk niet in balans is. De adviesrol van de Bestuurscommissie GGD richting algemeen bestuur is gelet op de verantwoordelijkheden nogal mager. Het betrekken van wethouders bij het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur is zeer wenselijk. Ook de inpassing van de brandweer betekent een gewijzigde inhoudelijke rol van het algemeen bestuur. 2. robuustheid gemeenten Voor de koers is het van belang uit te gaan van robuuste gemeenten (opdrachtgevers) als gevolg van het gemeentelijke herindelingproces dat momenteel loopt in Fryslân. Robuustere gemeenten bieden de mogelijkheid, uiteraard binnen de wettelijke bepalingen, de taakoverdracht en -uitvoering naar en door de veiligheidsregio opnieuw te beoordelen. 3. bestaande bovenlokale structuren Ook zal nadrukkelijk de vraag beantwoord moeten worden of de uitvoering een regionale dan wel bovenlokale schaal vraagt. De uitvoering terugleggen op bovenlokaal niveau biedt de mogelijkheid dichter bij de betrokken gemeenten met minder en meer vertrouwde partijen eigen keuzes te maken met betrekking tot de uit te voeren taken. Bovenlokale samenwerking binnen reeds bestaande structuren (bv. RMC-regio’s) spreekt gemeenten zeker aan. 4. gestandaardiseerd maatwerk Een organisatie met een ver doorgevoerde gedifferentieerde uitvoering van taken is lastig te managen binnen de gegeven randvoorwaarden en voor het collectief van gemeenten minder transparant wat betreft de verantwoordelijkheid voor het totaal. Gesproken wordt dan ook over gestandaardiseerd maatwerk oftewel de mogelijkheid van afname van een beperkt aantal uitvoeringspakketten door de gemeenten, een en ander in relatie met bovenlokale uitvoering (zie 3.). Vertaling uitkomsten

Pagina 2 van 3

Bovenstaande uitkomsten zijn in een tweede bijeenkomst nader besproken waarbij de navolgende conclusies zijn getrokken: 1. De gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân richt zich op het efficiënt en effectief uitvoeren van gemeentelijke taken op het gebied van gezondheid/welzijn en veiligheid. Bundeling van taken (in de holding Veiligheidsregio Fryslân) levert daarvoor de nodige kritische massa; 2. De gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân maakt daarbij onderscheid in centrale (uniform) en decentrale uitvoering van taken (gestandaardiseerd maatwerk per geografische eenheid, bestaande uit meerdere gemeenten of per gemeente); 3. De governance van Veiligheidsregio Fryslân moet ruimte bieden voor het inhoud kunnen geven aan de verschillende verantwoordelijkheden, waarbij beleid (inclusief middelen) en beheer worden ontkoppeld. De laatste conclusie is nadien nog in meerdere verbanden besproken en nader uitgewerkt. Op grond daarvan is de volgende bestuurlijke inrichting opgesteld:

waarbij: BC Gezondheid:

leden: gemeentelijke portefeuillehouders gezondheid; taak: overeenkomstig algemeen bestuur van een (zelfstandige) GGD (beleidsinhoudelijk).

BC Veiligheid:

leden: burgemeesters; taak: overeenkomstig algemeen bestuur van een veiligheidsregio conform wet (beleidsinhoudelijk).

Algemeen Bestuur:

leden: conform wet burgemeesters; taak: beheer Veiligheidsregio en formele bevestiging besluiten BC Veiligheid en BC Gezondheid.

AC Gezondheid

leden: voorzitter en 1 lid, aan te wijzen uit en door gemeentelijke portefeuillehouders gezondheid, en 3 leden, aan te wijzen uit en door bestaande bovenlokale structuren; taak: overeenkomstig dagelijks bestuur van een (zelfstandige) GGD (beleidsinhoudelijk); adviseurs: DPG (directeur publieke geondheid), hoofd JGZ en hoofd Z, C&A.

AC Veiligheid

leden: voorzitter en 4 leden, aan te wijzen uit en door de burgemeesters; taak: overeenkomstig dagelijks bestuur van een veiligheidsregio conform wet

Pagina 3 van 3

(beleidsinhoudelijk); adviseurs: commandant brandweer, CGF (coördinerend gemeentelijk functionaris) en DPG. Dagelijks Bestuur:

leden: voorzitter conform wet, voorzitters BC Gezondheid en BC Veiligheid, 1 lid aan te wijzen uit en door AC Gezondheid en 1 lid aan te wijzen uit en door AC Veiligheid; taak: beheer en integraliteit Veiligheidsregio, voorbereiding AB; adviseur: algemeen directeur.

BC AC

Bestuurscommissie Agendacommissie

De Bestuurscommissie GGD adviseert het algemeen bestuur positief over bovenstaande bestuurlijke opzet. Deze opzet is vastgelegd door een wijziging van artikel 10, lid 1 (samenstelling dagelijks bestuur) en hoofdstuk 6 (commissies). De nadere uitwerking met betrekking tot de bestuurscommissies zal plaatsvinden via de vaststelling van de desbetreffende verordeningen door uw bestuur. Managementstructuur In het verlengde van de governance heeft het managementteam (MT), bestaande uit de directeur en de vijf afdelingshoofden, bij meerdere gelegenheden uitgebreid van gedachten gewisseld over de (toekomstige) managementstructuur van VRF. De aanleiding daartoe is dezelfde zoals beschreven onder koers en governance. In aanvulling op de in dat verband getrokken conclusies constateert het MT bovendien dat de belasting van de huidige directeur (ambtelijk eindverantwoordelijk voor beleid en beheer) zijn grenzen heeft; een constatering die wij van harte onderschrijven. De groei van Veiligheidregio Fryslân vergt een volwassen organisatie waarvan ook de aansturing goed geborgd is. Op grond van het bovenstaande verdient het aanbeveling over te gaan tot het instellen van een directieberaad bestaande uit: • algemeen directeur, tevens secretaris bestuur (externe oriëntatie opdrachtgevers en ketenpartners); • directeur veiligheid, tevens regionaal commandant en secretaris AC en BC Veiligheid; • directeur gezondheid, tevens directeur publieke gezondheid en secretaris AC en BC Gezondheid; • directeur bedrijfsvoering (beheer) Met een dergelijk directieberaad worden beleid en beheer ook ambtelijk ontkoppeld en vindt een verbreding van de aansturing op strategisch niveau plaats. Vooreerst kan in afwachting van de verdere ontwikkelingen, genoemd in het meerjarenbeleidsplan 2013 - 2016, ingestoken worden op een personele unie van de functies algemeen directeur en directeur gezondheid. De directeuren veiligheid en bedrijfsvoering kunnen zich alsdan de komende jaren focussen op respectievelijk de opbouw van de geregionaliseerde brandweer en de versterking van de bedrijfsvoering, inclusief beheersmatige inbedding van de brandweer binnen Veiligheidsregio Fryslân. De inhoudelijk directeuren Gezondheid en Veiligheid, en de directeur Bedrijfsvoering zijn voorzitter van respectievelijk het MT Gezondheid, het MT Veiligheid en het MT Bedrijfsvoering. De afdelingshoofden binnen de genoemde domeinen vormen met de voorzitter het betreffende MT. Bovengenoemde wijziging is verwerkt in hoofdstuk 9 van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling. De nadere uitwerking vindt plaats in de door het dagelijks bestuur vast te stellen organisatieverordening.

Vervolg/uitvoering Het advies tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling wordt, in samenhang met de overige documenten regionalisering brandweer, toegezonden aan de Colleges van Burgemeester en Wethouders van de deelnemende gemeenten met het verzoek de wijziging vast te stellen voor 1 juli 2013.

Pagina 4 van 3

GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING VEILIGHEIDSREGIO FRYSLÂN De Colleges van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten Achtkarspelen, Ameland, het Bildt, Boarnsterhim, Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel, Franekeradeel, Gaasterlân-Sleat, Harlingen, Heerenveen, Kollumerland c.a., Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Lemsterland, Littenseradiel, Menameradiel, Ooststellingwerf, Opsterland, Schiermonnikoog, Skarsterlân, Smallingerland, Súdwest Fryslân, Terschelling, Tytsjerksteradiel, Vlieland en Weststellingwerf gelezen: het advies van het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Fryslân van 27 maart 2013;

gelet op: de Wet veiligheidsregio’s, de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet, de Wet publieke gezondheid en de Politiewet 2012; overwegende dat: door de wijziging van de Wet veiligheidsregio (27 september 2012) de gemeenten niet meer kunnen besluiten tot het hebben van een gemeentelijke brandweer; -

de verantwoordelijkheden met betrekking tot de verschillende taken die door Veiligheidsregio Fryslân worden uitgevoerd, mede in samenhang met de regionalisering brandweer, het wenselijk maken de bestuurlijke organisatie te wijzigen;

-

de toenemende omvang van de organisatie een verbreding vereist van de ambtelijke aansturing;

-

het daardoor noodzakelijk is de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân te wijzigen;

met toestemming van -

de gemeenteraden conform artikel 1, lid 2 van de wet gemeenschappelijke regelingen; BESLUITEN:

de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân te wijzigen waarmee de regeling komt te luiden als volgt:

HOOFDSTUK 1

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsomschrijvingen 1. In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: a. de regeling: - de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân b. het openbaar lichaam: - als bedoeld in artikel 2, lid 1 van deze regeling c. de regio: - het openbaar lichaam d. gemeenten: - de aan deze regeling deelnemende gemeenten e. de raden: - de raden van de deelnemende gemeenten f. de colleges: - de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten g. de burgemeesters: - de burgemeesters van de deelnemende gemeenten h. gedeputeerde staten - gedeputeerde staten van de provincie Fryslân i. de wet: - de Wet veiligheidsregio’s j. de Wgr: - de Wet gemeenschappelijke regelingen k. Agendacommissie Gezondheid de door het algemeen bestuur ingestelde bestuurscommissie als bedoeld in artikel 18 van deze regeling l. Agendacommissie Veiligheid de door het algemeen bestuur ingestelde bestuurscommissie als bedoeld in artikel 18 van deze regeling m. Bestuurscommissie Gezondheid de door het algemeen bestuur ingestelde bestuurscommissie als bedoeld in artikel 18 van deze regeling n. Bestuurscommissie Veiligheid de door het algemeen bestuur ingestelde bestuurscommissie als bedoeld in artikel 18 van deze regeling o. de algemeen directeur: - de hoogst leidinggevende van het openbaar lichaam als bedoeld in artikel 25 van deze regeling p. het werkgebied: - het gebied als bedoeld in artikel 8 van de wet q. personeel: - het personeel in dienst van het openbaar lichaam. 2. Waar in deze regeling artikelen van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing worden verklaard, dient in de plaats van de gemeente, de raad, het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester te worden gelezen de regio, zijn algemeen bestuur, zijn dagelijks bestuur en zijn voorzitter 3. Waar de regeling bij personen een mannelijk voornaamwoord of een mannelijk functionarisbegrip gebruikt, worden zowel mannelijke als vrouwelijke personen bedoeld.

Artikel 2 Het openbaar lichaam 1. Er is een openbaar lichaam genaamd Veiligheidsregio Fryslân. 2. Het openbaar lichaam is rechtspersoon en is gevestigd te Leeuwarden. 3. Het gebied waarvoor deze regeling geldt betreft het gezamenlijke grondgebied van de deelnemende gemeenten. Toelichting: Ingevolge artikel 8, lid 1, van de Wgr is het openbaar lichaam een rechtspersoon. Hierdoor kan het openbaar lichaam zelfstandig deelnemen aan het rechtsverkeer en bijvoorbeeld overeenkomsten aangaan.

Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân 01012014

2/17

Artikel 3 Bestuursorganen 1. De regio kent de volgende bestuursorganen: - het algemeen bestuur; - het dagelijks bestuur; - de voorzitter. 2. De regio kan overeenkomstig de artikelen 24 en 25 Wgr commissies instellen. Toelichting: Artikel 12 Wgr schrijft voor dat een openbaar lichaam de volgende drie bestuursorganen heeft: een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter.


3/17

HOOFDSTUK 2

BELANGEN, TAKEN EN BEVOEGDHEDEN

Artikel 4 Belangen 1. De regio heeft tot doel het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de gemeenten op de terreinen van: a. publieke gezondheidszorg; b. brandweerzorg; c. geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen; d. rampenbestrijding en crisisbeheersing; e. het bevorderen van de multidisciplinaire samenwerking en de coördinatie in de uitvoering van rampenbestrijding en crisisbeheersing; f. het in stand houden en beheren van een gemeenschappelijke meldkamer. g. een platform voor samenwerking te zijn voor aan hulpverlening gelieerde diensten, partners dan wel organisaties en andere openbare lichamen. Toelichting Artikel 10, lid 1 t/m 3, Wgr schrijft voor dat de gemeenschappelijke regeling het belang of de belangen waarvoor ze wordt aangegaan, vermeldt. Onder ‘belang’ wordt verstaan het beleidsterrein waarop wordt samengewerkt.

Artikel 5 Taken en bevoegdheden 1. Bij deze regeling worden de taken en bevoegdheden conform artikel 10 van de wet aan het algemeen bestuur overgedragen. 2. Conform artikel 14 van de Wet publieke gezondheid wordt aan het algemeen bestuur overgedragen het instellen en in stand houden van de gemeentelijke gezondheidsdienst. 3. Bij deze regeling worden de taken als bedoeld in artikel 5, tweede lid, onder a tot en met d van de Wet publieke gezondheid aan het algemeen bestuur overgedragen. 4. Conform artikel 4 van de Wet op de lijkbezorging wordt aan het algemeen bestuur overgedragen het verschaffen van de mogelijkheid tot het doen schouwen van lijken. 5. Eveneens zijn de navolgende taken door de gemeenten aan het algemeen bestuur opgedragen: a. opzetten en beheren van gemeenschappelijke pools (expertteams) van ambtenaren voor met name benoemde functies ten behoeve van de lokale uitvoering van de gemeentelijke processen; b. (doen) opstellen en bijhouden van de geregionaliseerde draaiboeken voor de gemeentelijke processen; c. aanbieden van een opleidings- en oefenprogramma en het registreren van de geoefendheid van de ambtenaren die in de onder sub. b genoemde pools zijn participeren. Toelichting In artikel 10 zijn de volgende taken en bevoegdheden opgenomen:. a. het inventariseren van risico’s van branden, rampen en crises; b. het adviseren van het bevoegd gezag over risico’s van branden, rampen en crises in de bij of krachtens de wet aangewezen gevallen alsmede in de gevallen die in het beleidsplan zijn bepaald; c. het adviseren van het college van burgemeester en wethouders over de taak, bedoeld in artikel 3, eerste lid van de wet; d. het voorbereiden op de bestrijding van branden en het organiseren van de rampenbestrijding en de crisisbeheersing; e. het instellen en in stand houden van een brandweer; f. het instellen en in stand houden van een GHOR; g. het voorzien in de meldkamerfunctie; h. het aanschaffen en beheren van gemeenschappelijk materieel; i. het inrichten en in stand houden van de informatievoorziening binnen de diensten van de regio en tussen deze diensten en de andere diensten en organisaties die betrokken zijn bij de onder d,e,f en g genoemde taken. In artikel 25, lid 1 en 2 van de wet zijn nog specifieke taken voor de ingestelde brandweer benoemd. Voor de GGD zijn nog taken benoemd in de Wet kinderopvang (directeur GGD wordt door gemeenten aangewezen als toezichthouder), taken gemandateerd door de Minister VWS (vergunningverlening tatoeëren en piercen) en de gemeente Harlingen (sanitaire controle schepen) en tenslotte taken WMO (vangnet- en bemoeizorg, coördinatie casemanagement scenarioteams en ondersteuning sociale teams)

Artikel 6 Dienstverlening 1. De regio is bevoegd tot het verrichten van diensten voor een of meer deelnemende gemeenten en/of derden.


4/17

2.

De dienstverlening geschiedt op basis van een overeenkomst tussen de regio en de gemeente(n) en/of derden die het aangaat(n). In deze overeenkomst wordt neergelegd welke prestaties de regio zal leveren, de kosten die daarvoor in rekening worden gebracht en de voorwaarden waaronder tot dienstverlening wordt overgegaan en de beëindiging daarvan.


5/17

HOOFDSTUK 3

HET ALGEMEEN BESTUUR

Artikel 7 Samenstelling 1. Het algemeen bestuur van de regio bestaat overeenkomstig art. 11, lid 1 van de wet, uit de burgemeesters van de deelnemende gemeenten; 2. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt zodra een lid ophoudt burgemeester te zijn van de gemeente die hij vertegenwoordigt; 3. Een lid van het algemeen bestuur wordt bij verhindering vertegenwoordigd op de wijze zoals is bepaald in de Gemeentewet; 4. De hoofdofficier van justitie en de voorzitter van het waterschap, dat binnen het werkgebied van de regio is gelegen, worden gelet op artikel 12, lid 1 van de wet uitgenodigd deel te nemen aan de vergaderingen van het bestuur; 5. De commissaris van de Koningin wordt gelet op artikel 13 van de wet uitgenodigd om bij de vergaderingen van het algemeen bestuur van de regio aanwezig te zijn. De commissaris kan zich laten vertegenwoordigen; 6. De voorzitter van de regio nodigt gelet op artikel 12, lid 2 van de wet andere functionarissen wiens aanwezigheid in verband met de te behandelen onderwerpen van belang is, uit deel te nemen aan de vergaderingen van het algemeen bestuur. Artikel 8 Taken en bevoegdheden 1. Alle taken en bevoegdheden in het kader van deze regeling, die niet aan het dagelijks bestuur zijn opgedragen, behoren aan het algemeen bestuur; 2. Het algemeen bestuur kan besluiten tot een verdere toedeling van bevoegdheden aan het dagelijks bestuur; 3. Van de verdere toedeling van bevoegdheden aan het dagelijks bestuur zijn in ieder geval uitgezonderd de besluiten genoemd in artikel 25, lid 3 Wgr. Artikel 9 Werkwijze 1. Het algemeen bestuur vergadert jaarlijks tenminste tweemaal en voorts zo dikwijls de voorzitter of het dagelijks bestuur dit nodig oordeelt, of - binnen een termijn van drie weken nadat het schriftelijk verzoek is gedaan - indien tenminste 1/5 deel van het aantal leden dat onder opgaaf van de te behandelen onderwerpen schriftelijk verzoeken. 2. Het algemeen bestuur stelt een reglement van orde vast voor zijn vergaderingen en overige werkzaamheden. 3. Het reglement als bedoeld in het tweede lid wordt aan de deelnemende gemeenten gezonden. 4. De uitnodiging voor de vergadering gaat uit van de voorzitter. De uitnodiging gaat vergezeld van een agenda met daarbij behorende stukken. 5. De agenda en de daarbij behorende stukken worden, bijzondere omstandigheden daargelaten, ten minste 14 dagen voor de vergadering van het algemeen bestuur gepubliceerd. 6. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar. De deuren worden gesloten wanneer een vijfde gedeelte van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. Het algemeen bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd en wie, naast de leden van het algemeen bestuur, aanwezig mogen zijn bij die vergadering. 7. In een besloten vergadering kan niet worden besloten over: a. beleidsplannen b. de begroting c. de rekening d. het wijzigen van deze regeling e. een liquidatieplan f. tarieven g. rechtspositieregeling h. regelingen met andere openbare lichamen 8. Het algemeen bestuur beslist bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken geeft de stem van de voorzitter de doorslag.


6/17

HOOFDSTUK 4

HET DAGELIJKS BESTUUR

Artikel 10 Samenstelling 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit: a. de voorzitter van het algemeen bestuur b. de voorzitter van de agendacommissie Gezondheid en een lid aan te wijzen uit en door de agendacommissie Gezondheid c. de voorzitter van de agendacommissie Veiligheid en een lid aan te wijzen uit en door de agendacommissie Veiligheid 2. De voorzitter van het algemeen bestuur is ook voorzitter van het dagelijks bestuur 3. De voorzitter heeft de leiding tijdens de vergadering van het dagelijks bestuur. 4. De zittingsperiode van de leden van het dagelijks bestuur loopt gelijk met de looptijd van de raden. 5. Voor leden is herbenoeming na twee zittingsperioden uitgesloten. 5. De leden van het dagelijks bestuur blijven hun functie waarnemen totdat in hun opvolging is voorzien. 6. Indien tussentijds een plaats van een lid openvalt, wordt zo spoedig mogelijk een nieuw lid benoemd. Dit lid maakt de nog resterende periode van zijn voorganger af. Artikel 11 Taken en bevoegdheden 1. Het dagelijks bestuur is belast met onder andere: a. de voorbereiding van alles waarover in de vergadering van het algemeen bestuur zal worden beraadslaagd en besloten. b. de uitvoering van de besluiten van het algemeen bestuur; c. het nemen van alle conservatoire maatregelen, zowel in als buiten rechte, en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaren en verlies van recht of bezit; d. het uivoeren van de taken voortvloeiend uit de bij deze regeling opgedragen bevoegdheden; e. het uitvoeren van de taken voortvloeiend uit de opgedragen bevoegdheden overeenkomstig artikel 8, lid 2 van deze regeling. Artikel 12 Werkwijze en vergaderorde 1. Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt, of zulks schriftelijk door één lid onder opgave van de te behandelen onderwerpen wordt verzocht. 2. In de eerste vergadering van elke zittingsperiode stelt het dagelijks bestuur een taakverdeling voor zijn leden vast en doet daarvan mededeling aan het algemeen bestuur. 3. Het dagelijks bestuur beslist bij meerderheid van stemmen 4. Op uitnodiging van de voorzitter kunnen overige adviseurs de vergadering bijwonen. 5. Het dagelijks bestuur kan een reglement van orde vaststellen voor zijn vergaderingen en overige werkzaamheden. Artikel 13 Regelen van de organisatie 1. Teneinde een doelmatige taakuitoefening van de regio te bevorderen draagt het dagelijks bestuur zorg voor een organisatieverordening. 2. De organisatieverordening dient in elk geval te bevatten: a. de taken, structuur en werkwijze van de ambtelijke organisatie; b. de mandaten aan de functionarissen in dienst van de regio. 3. De organisatieverordening wordt ter kennisneming toezonden aan het algemeen bestuur.


7/17

HOOFDSTUK 5

DE VOORZITTER

Artikel 14 Voorzitter algemeen bestuur 1. De voorzitter van het algemeen bestuur is, overeenkomstig artikel 11, lid 2 van de wet, bij koninklijk besluit, gehoord het algemeen bestuur, benoemd uit de burgemeesters van de gemeenten in de regio. 2. Het algemeen bestuur wijst een van zijn leden aan die de voorzitter bij afwezigheid vervangt; 3. De voorzitter vertegenwoordigt de regio in en buiten rechte; Toelichting Artikel 11, tweede lid, van de wet luidt: De voorzitter van het bestuur wordt, in afwijking van artikel 13, negende lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, bij koninklijk besluit, gehoord het algemeen bestuur, benoemd uit de burgemeesters van de gemeenten in de regio. De voorzitter kan bij koninklijk besluit worden geschorst en ontslagen. Ter zake de benoeming, de schorsing en het ontslag wordt de commissaris van de Koning om advies gevraagd. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden regels gesteld omtrent de rechtspositie van de voorzitter van een veiligheidsregio.

Artikel 15 Rol van de voorzitter bij bovenlokale rampen en crises 1. In geval van een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis, of van ernstige vrees voor het ontstaan daarvan, is de voorzitter ten behoeve van de rampenbestrijding en crisisbeheersing in de betrokken gemeenten bij uitsluiting bevoegd toepassing te geven aan a. de artikelen 4 tot en met 7 van deze wet; b. de artikelen 172 tot en met 177 van de Gemeentewet, met uitzondering van artikel 176, derde tot en met zesde lid; c. de artikelen 11, 14, eerste lid, 56, eerste en vierde lid, en 62 van de Politiewet 2012; d. de artikelen 5 tot en met 9 van de Wet openbare manifestaties. 2. De voorzitter roept een regionaal beleidsteam bijeen, dat bestaat uit de burgemeesters van de gemeenten die betrokken zijn of dreigen te worden bij de ramp of crisis, alsmede uit de hoofdofficier van justitie. De voorzitter van elk direct betrokken waterschap wordt uitgenodigd deel uit te maken van het beleidsteam. 3. De voorzitter wijst een regionaal operationeel leider aan, die is belast met de leiding van een regionaal operationeel team, dat bestaat uit leidinggevenden van de betrokken diensten. De regionaal operationeel leider neemt deel aan de vergaderingen van het regionaal beleidsteam. De voorzitter van de regio nodigt voorts de functionarissen wier aanwezigheid in verband met de omstandigheden van belang is, uit deel te nemen aan de vergaderingen. 4. Tenzij de vereiste spoed zich daartegen verzet, neemt de voorzitter geen besluiten met toepassing van de in het eerste lid genoemde artikelen dan nadat hij het regionaal beleidsteam daarover heeft geraadpleegd. Een burgemeester kan in het regionaal beleidsteam schriftelijk bezwaar doen aantekenen, indien hij van mening is dat een voorgenomen besluit het belang van zijn gemeente onevenredig schaadt. 5. De voorzitter geeft de regionaal operationeel leider de bevelen die hij nodig acht in verband met de uitvoering van de door hem genomen besluiten. 6. Zodra de omstandigheden het toelaten, ontbindt de voorzitter het regionaal beleidsteam. Artikel 16 Verantwoording aan de gemeenteraad 1. De voorzitter brengt na afloop van een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis, in overeenstemming met de burgemeesters die deel uitmaakten van het regionaal beleidsteam, schriftelijk verslag uit aan de raden van de getroffen gemeenten over het verloop van de gebeurtenissen en de besluiten die hij heeft genomen. Hij vermeldt daarbij of een burgemeester gebruik heeft gemaakt van de bevoegdheid schriftelijk bezwaar aan te tekenen. 2. De voorzitter beantwoordt, in overeenstemming met de burgemeesters die deel uitmaakten van het regionaal beleidsteam, schriftelijk de vragen die de raden na ontvangst van het verslag stellen. 3. De voorzitter verstrekt in een raad van een gemeente mondelinge inlichtingen over de besluiten, bedoeld in het eerste lid, indien de desbetreffende raad daarom verzoekt.


8/17

HOOFDSTUK 6

COMMISSIES

Artikel 17 Commissies Het algemeen bestuur kan, met in acht neming van de bepalingen in de artikelen 24 en 25 van de Wgr, bij verordening commissies instellen. Artikel 18 Bestuurscommissies Het algemeen bestuur besluit in elk geval, overeenkomstig artikel 25 Wgr, tot de instelling van de navolgende bestuurscommissies: a. Agendacommissie Gezondheid; b. Agendacommissie Veiligheid; c. Bestuurscommissie Gezondheid; d. Bestuurscommissie Veiligheid. Toelichting In artikel 25, lid 2is bepaald dat het algemeen niet overgaat tot het instellen van een bestuurscommissie dan na verkregen toestemming van de raden van elk der deelnemende gemeenten. Toestemming van de raden voor het treffen van deze (gewijzigde) regeling wordt ook opgevat als toestemming voor het instellen van bovengenoemde bestuurscommissies.


9/17

HOOFDSTUK 7

DE SECRETARIS

Artikel 19 De secretaris 1. De algemeen directeur is secretaris van het algemeen en het dagelijks bestuur. 2. De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van het algemeen en het dagelijks bestuur en ondertekent namens het algemeen en het dagelijks bestuur alle uitgaande stukken. 3. Het dagelijks bestuur voorziet in de plaatsvervanging van de secretaris.


10/17

HOOFDSTUK 8

INLICHTINGEN, VERANTWOORDING EN ONTSLAG

Artikel 20 Het dagelijks bestuur en de voorzitter ten opzichte van het algemeen bestuur 1. De leden van het dagelijks bestuur zijn, tezamen en ieder afzonderlijk, aan het algemeen bestuur verantwoording verschuldigd voor het door hen gevoerde bestuur. 2. Zij geven ongevraagd aan het algemeen bestuur alle informatie die voor een juiste beoordeling van het door het dagelijks bestuur te voeren en gevoerde bestuur nodig is. 3. Zij geven – tezamen dan wel afzonderlijk – aan het algemeen bestuur, wanneer dit bestuur of een of meer leden daarvan hierom verzoekt, alle gevraagde inlichtingen. 4. Een lid van het dagelijks bestuur kan door het algemeen bestuur worden ontslagen, indien dit lid het vertrouwen van het algemeen bestuur niet meer bezit. In dit geval zijn de artikelen 49 en 50 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. 5. Het bepaalde in het eerste tot en met het derde lid is van overeenkomstige toepassing op de voorzitter voor het door hem gevoerde bestuur. Artikel 21 Het algemeen en het dagelijks bestuur ten opzichte van colleges 1. Het algemeen en het dagelijks bestuur geven aan de colleges van de deelnemende gemeenten ongevraagd alle informatie die voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid nodig is. 2. Het algemeen en het dagelijks bestuur verstrekken aan de colleges van de deelnemende gemeenten alle inlichtingen die door een of meer leden van die colleges worden verlangd. Artikel 22 De leden van het algemeen bestuur ten opzichte van colleges 1. Een lid van het algemeen bestuur verschaft het college waarvan dit lid deel uitmaakt, alle inlichtingen, die door dat college of door één of meer leden van dat college worden verlangd en wel op de in het reglement van orde voor de vergaderingen van dat college aangegeven wijze. 2. Een lid van het algemeen bestuur is het college waarvan dit lid deel uitmaakt verantwoording verschuldigd voor het door hem in dat bestuur gevoerde beleid en wel op de in het reglement van orde voor de vergaderingen van dat college aangegeven wijze. Artikel 23 Het algemeen en het dagelijks bestuur ten opzichte van raden 1. Het algemeen en het dagelijks bestuur geven aan de raden van de deelnemende gemeenten ongevraagd alle informatie die voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid nodig is. 2. Het algemeen en het dagelijks bestuur verstrekken aan de raden van de deelnemende gemeenten alle inlichtingen die door een of meer leden van die raden worden verlangd. Artikel 24 De leden van het algemeen bestuur ten opzichte van raden 1. Een lid van het algemeen bestuur verschaft aan de raad van zijn gemeente alle inlichtingen, die door die raad of door één of meer leden van die raad worden verlangd en wel op de in het reglement van orde voor de vergaderingen van die raad aangegeven wijze. 2. Een lid van het algemeen bestuur is aan de raad van zijn gemeente verantwoording verschuldigd voor het door hem in dat bestuur gevoerde beleid en wel op de in het reglement van orde voor de vergaderingen van die raad aangegeven wijze.


11/17

HOOFDSTUK 9

DE AMBTELIJKE ORGANISATIE

Artikel 25 Algemeen directeur/directieberaad 1. De leiding van de ambtelijke organisatie berust bij de algemeen directeur. 2. De algemeen directeur wordt bij zijn werkzaamheden ondersteund door een in te stellen directieberaad. 3. De taken en bevoegdheden van de algemeen directeur, alsmede de samenstelling, taken en bevoegdheden van het directieberaad zijn vastgelegd in de door het dagelijks bestuur vast te stellen organisatieverordening overeenkomstig artikel 13 van deze regeling. Artikel 26 Overig personeel 1. Het dagelijks bestuur benoemt, schorst en ontslaat de algemeen directeur en de leden van het directieberaad, voor zover wettelijke bepalingen dit toestaan. 2. Benoeming, schorsing en ontslag van het overige personeel wordt gemandateerd aan de algemeen directeur. 3. Het dagelijks bestuur kan voor het personeel de nodige instructies vaststellen. 4. Voor het personeel, daaronder begrepen de algemeen directeur en de leden van het directieberaad, zijn van toepassing de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Regeling (CAR) en de Uitwerkingsovereenkomst (UWO) Toelichting In de wet publieke gezondheid is opgenomen dat het algemeen bestuur de directeur publieke gezondheid benoemd.


12/17

HOOFDSTUK 10

FINANCIЁLE BEPALINGEN

Artikel 27 Administratie en controle Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het beheer van de geldmiddelen, met inachtneming van de artikelen 212 tot en met 215 van de Gemeentewet. Artikel 28 Meerjarig financieel kader 1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks voor 1 januari de colleges en de raden een ontwerp financieel kader aan voor het tweede daarop volgende dienstjaar, alsmede voor ten minste drie op dat dienstjaar aansluitende jaren. In dit kader worden de ontwikkelingen met betrekking tot de opgedragen taken beschreven en de financiële consequenties daarvan aangegeven. Dit kader is daarmee de opmaat voor de op te stellen begroting en meerjarenraming. 2. De raden en de colleges kunnen over het meerjarig financieel kader het dagelijks bestuur van hun zienswijze doen blijken. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren bij het ontwerp meerjarig financieel kader, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. 3. Het algemeen bestuur stelt het meerjarig financieel kader vast voor 15 maart van het jaar, voorafgaande aan die jaren, waarvoor het meerjarig financieel kader de opmaat is. Artikel 29 Begroting en meerjarenraming 1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks een ontwerpbegroting voor het volgend dienstjaar, alsmede een meerjarenraming voor ten minste drie op dat dienstjaar aansluitende jaren aan. De ramingen in de ontwerpbegroting en de meerjarenraming worden toegelicht. Zowel de ontwerpbegroting als de meerjarenraming worden twee maanden voordat zij aan het algemeen bestuur worden aangeboden door het dagelijks bestuur toegezonden aan de colleges en de raden. 2. De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de colleges voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van de kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Artikel 190 lid 2 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. 3. De raden en de colleges kunnen over de ontwerpbegroting en de meerjarenraming het dagelijks bestuur van hun zienswijze doen blijken. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. 4. Het algemeen bestuur stelt de begroting en de meerjarenraming vast voor 1 juli van het jaar, voorafgaande aan dat, waarvoor de begroting moet dienen. 5. Terstond na de vaststelling zendt het algemeen bestuur, zo nodig, de begroting en de meerjarenraming aan de colleges en de raden. Deze kunnen van hun zienswijze doen blijken bij gedeputeerde staten. 6. Het dagelijks bestuur zendt de begroting en de meerjarenraming binnen twee weken doch in ieder geval voor 15 juli aan gedeputeerde staten. 7. In de begroting wordt voor elke gemeente voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft de verschuldigde bijdrage aangegeven. 8. De bijdrage volgens de begroting van een bij contract opgedragen uitvoerende taak wordt berekend op basis van de kostprijs welke aan die uitvoerende taak ten grondslag ligt. 9. Het bepaalde in het derde en het vijfde lid van dit artikel is mede van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting. Artikel 30 Bijdragen van de gemeenten 1. In de begroting wordt aangegeven welke bijdrage elke deelnemende gemeente verschuldigd is voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft. Voor zover daarover bij specifieke taken geen afwijkend besluit is genomen door het algemeen bestuur , wordt als verdeelsleutel gehanteerd het aantal inwoners volgens de door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingscijfers per 1 januari van het jaar, voorafgaande aan dat, waarvoor de bijdrage verschuldigd is. 2. De deelnemende gemeenten betalen bij wijze van voorschot jaarlijks voor 16 januari en 16 juli telkens de helft van de verschuldigde bijdrage. 3. De deelnemende gemeenten dragen er zorg voor dat de regio te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan zijn verplichtingen te kunnen voldoen.


13/17

Artikel 31 Jaarrekening 1. Het dagelijks bestuur biedt de rekening over het afgelopen jaar en het jaarverslag, daarbij gevoegd de accountantsverklaring, bedoeld in artikel 213, derde lid van de Gemeentewet, het verslag van bevindingen, bedoeld in artikel 213, vierde lid van de Gemeentewet, en de verslagen, bedoeld in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet jaarlijks vóór 1 april ter vaststelling aan het algemeen bestuur aan onder gelijktijdige toezending aan de colleges en de raden van de gemeenten. 2. De colleges en de raden van de gemeenten kunnen binnen twee maanden na toezending bij het algemeen bestuur hun zienswijze over de jaarrekening naar voren brengen. 3. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast vóór 1 juli, volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft 4. Zij wordt binnen twee weken, doch in ieder geval vóór 15 juli, met alle bijbehorende stukken en het jaarverslag aan Gedeputeerde Staten aangeboden. 5. Vaststelling van de jaarrekening strekt het dagelijks bestuur tot décharge, behoudens later in rechte gebleken valsheid in geschrifte of andere onregelmatigheden. Artikel 32 Verrekening van de voorschotten 1. In de rekening wordt het werkelijke bedrag opgenomen dat elk van de deelnemende gemeenten verschuldigd is. 2. Verrekening van het verschil tussen de reeds verrichte betalingen en het werkelijk verschuldigde bedrag vindt plaats onmiddellijk na de kennisgeving aan de gemeenten van de vaststelling van de rekening.


14/17

HOOFDSTUK 12

HET ARCHIEF

Artikel 33 Het archief 1. Het dagelijks bestuur is belast met de zorg voor de archiefbescheiden van de regio en haar organen, overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen regeling. Deze regeling wordt Gedeputeerde Staten medegedeeld. 2. De secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid, overeenkomstig de door het dagelijks bestuur vast te stellen nadere regeling. 3. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden wijst het dagelijks bestuur een archiefbewaarplaats aan. 4. De beheerder van de in het vorige lid aan te wijzen archiefbewaarplaats oefent overeenkomstig de regeling als bedoeld in het eerste lid toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de regio en haar organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. HOOFDSTUK 13

TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING EN OPHEFFING

Artikel 34 Toetreding en uittreding 1. Toetreding van gemeenten tot deze regeling of uittreding uit deze regeling is slechts mogelijk na wijziging van de indeling van gemeenten in regio’s als bedoeld in artikel 8 van de wet 2. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de toetreding of de uittreding en kan voorwaarden verbinden aan de toetreding of uittreding. Artikel 35 Wijziging 1. Zowel het algemeen bestuur, op voorstel van het dagelijks bestuur, als de colleges van de deelnemende gemeenten kunnen voorstellen doen tot wijziging van de regeling. 2. De regeling kan worden gewijzigd bij een daartoe strekkend besluit van de colleges, onder gelijktijdige toestemming van de raden, van tenminste tweederde van de deelnemende gemeenten. Voor wijzigingen in hoofdstuk 2 van deze regeling is een daartoe strekkend besluit van alle colleges, onder gelijktijdige toestemming van de raden, noodzakelijk. Artikel 36 Opheffing 1. Deze regeling kan slechts worden opgeheven na het vervallen van de verplichting tot samenwerking als bedoeld in de wet. 2. Ingeval van opheffing van de regeling besluit het algemeen bestuur tot liquidatie en stelt daarvoor de nodige regelen. Hierbij kan van de bepalingen van de regeling worden afgeweken. 3. Zo nodig blijven de organen van het samenwerkingsverband ook na het tijdstip van opheffing in functie, totdat de liquidatie is voltooid.


15/17

HOOFDSTUK 14

SLOTBEPALINGEN

Artikel 37 Duur van de regeling De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Artikel 38 Inwerkingtreding De (op advies van het algemeen bestuur van 27 maart 2013) gewijzigde regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2014. Artikel 39 Titel De regeling wordt aangehaald als ‘Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân’.


16/17

Aldus vastgesteld in de Colleges van Burgemeester en Wethouders van de deelnemende gemeenten, voor deze,

Voorzitter Veiligheidsregio Fryslân,

F. Crone

Secretaris Veiligheidsregio Fryslân,

W. Kleinhuis


17/17

OPLEGNOTITIE



Op

27 maart 2013

Onderwerp

Brandrisicoprofiel en dekkingsplan 1.0


agendapunt 9


J. Postma


Bijlage(n) 1. 2. 3. 4.

Brandrisicoprofiel Dekkingsplan 1.0 Concept raadsvoorstel brandrisicoprofiel Raadsinformatiebrief brandrisicoprofiel en dekkingsplan

Beslispunten - Instemmen met het toezenden van het concept brandrisicoprofiel naar de gemeenteraden en crisispartners ten behoeve van overleg en het vernemen van de wensen van de raden omtrent het in het beleidsplan op te nemen beleid (conform art 15 lid 3 Wvr) - vaststellen van het dekkingsplan 1.0 en ter informatie toezending daarvan aan colleges en raden

Inleiding In de afgelopen periode is door een regionale projectgroep vanuit Veiligheidsregio Fryslân, in nauwe samenwerking met de (inter)gemeentelijke brandweerkorpsen/medewerkers brandpreventie van de Friese gemeenten, gewerkt aan de totstandkoming van het Friese brandrisicoprofiel. Daarnaast is als klankbord gebruik gemaakt van een ingestelde expertgroep. In deze expertgroep waren deskundigen op het gebied van brandpreventie (leden Regionaal Platform Brandpreventie Fryslân) en brandweerzorg vertegenwoordigd. Daarnaast is de afgelopen maanden gewerkt aan het opstellen van het dekkingsplan 1.0. Dit is gedaan door de deelprojectgroep kwaliteit van het project Samen naar één brandweer.

Pagina 1 van 3

Beleidsmatige context Brandrisicoprofiel Op grond van artikel 15, lid 2 van de Wet veiligheidsregio’s is het algemeen bestuur van de veiligheidsregio verplicht een regionaal brandrisicoprofiel vast te stellen. Doel van het brandrisicoprofiel is om inzicht te bieden in de risico’s van branden in objecten. Het brandrisicoprofiel vormt mede de basis waarop het dekkingsplan en het beleidsplan gebaseerd worden. Het dekkingsplan laat zien welke repressieve organisatie daar tegenover gesteld wordt en in het beleidsplan wordt aangegeven op welke wijze gewerkt wordt aan het reduceren van de risico’s en het verbeteren van de repressieve organisatie om de gevolgen van een brand adequaat te bestrijden. Het brandrisicoprofiel is daarmee ook voor gemeenteraden de basis om wensen ten aanzien van het beleidsplan kenbaar te maken aan het bestuur van de veiligheidsregio. Na een voorgenomen besluit van het AB zal het document om die reden aan de raden worden verzonden. Dekkingsplan De Wet veiligheidsregio’s verplicht de besturen van de veiligheidsregio’s de opkomsttijden voor de brandweer en de eventuele afwijkingen vast te leggen in het regionaal dekkingsplan als onderdeel van het Beleidsplan Veiligheidsregio. Het regionaal dekkingsplan geeft de mate aan waarin de brandweer op tijd en met de juiste mensen en middelen aanwezig kan zijn bij incidenten in het verzorgingsgebied. Het dekkingsplan wordt door de wetgever gezien als de kwaliteitsmeter van de brandweerzorg met een borging voor het minimale zorgniveau. Brandweer Fryslân beschikte over een bestuurlijk vastgesteld dekkingsplan uit 1997. Dit dekkingsplan voldoet niet aan de nieuwe eisen van het Besluit veiligheidsregio’s. In het kader van de Meldkamer Noord Nederland is medio 2011 de kazernevolgordetabel (KVT), de operationele uitwerking van een dekkingsplan, geactualiseerd. Deze actualisatie is destijds niet specifiek bestuurlijk vastgesteld maar wel enkele malen bij bestuursvergaderingen aan bod geweest. Om te voldoen aan de wettelijke vereisten en om de status quo duidelijk vast te leggen wordt dekkingsplan 1.0 nu ter vaststelling aangeboden. Uit het dekkingsplan 1.0 blijkt dat de operationele prestaties van Veiligheidsregio Fryslân een bestendig niveau vertonen. Veiligheidsregio Fryslân haalt voor vrijwel alle objecten de opkomsttijd binnen 18 minuten (maximale wettelijke opkomsttijd). Voor circa 0,7 % van alle objecten geldt dat deze tijd niet gehaald wordt. Voor individuele objecten is er ook een wettelijke normtijd van 5, 6, 8 of 10 minuten die vaak overschreden wordt. Het theoretisch regionaal dekkingsresultaat op basis van de nieuwe wet is 17%. Als naar de daadwerkelijke incidenten wordt gekeken is dit percentage in praktijk hoger, namelijk op 58% . Dit is het gevolg van het gegeven dat het vaker in dichtbebouwd gebied brandt en dat juist in deze gebieden - logischerwijs – kazernes gepositioneerd zijn. Hiermee zit Fryslân onder het landelijk gemiddelde (78%). Andere regio’s met een sterk plattelandskarakter zoals Groningen en Drenthe scoren vergelijkbaar of slechter. Daar waar Fryslân de normtijden overschrijdt, ziet zij geen (verslechterd) veranderend beeld ten opzichte van voor dit dekkingsplan. Landelijk is er veel aandacht voor de opkomsttijden van de brandweer. Op 16 november 2012 heeft het Veiligheidsberaad een brief gestuurd aan alle voorzitters van de veiligheidsregio’s inzake de dekkingsplannen. Het Veiligheidsberaad heeft kenbaar gemaakt aan de minister van Veiligheid en Justitie dat de huidige normtijden niet passen bij hedendaagse brandweerzorg en dat het alleen toetsen op prestatie-eisen en niet op effecten geen recht doen aan de bredere en modernere brandweerzorg. Het Veiligheidsberaad, gesteund door de Raad van regionaal commandanten, volgt een tweesporenbeleid. Het eerste spoor is gericht op de korte termijn en beoogd het verbeteren van de regionale dekkingsplannen binnen de huidige kaders van de wet. Het tweede spoor gaat over het onderzoeken van een nieuwe benadering van de brandweerzorg. Het AB heeft op 28 november 2012

Pagina 2 van 3

ingestemd met het volgen van deze twee sporen door op korte termijn het eerste spoor verder uit te werken en nauwlettend de ontwikkelingen in het tweede spoor te blijven volgen. Concreet betekent dit dat op dit moment het brandrisicoprofiel en de huidige invulling van de repressieve dekking aan u worden voorgelegd. Op basis daarvan kunnen de colleges en raden dan hun wensen ten aanzien van het op te stellen beleidsplan opnemen. Mede op basis van die wensen en de uitkomsten van het aangekondigde wetenschappelijke onderzoek zal uiteindelijk het dekkingsplan 2.0 worden opgesteld.

Beoogd effect/resultaat Indien het bestuur instemt met doorzending van het brandrisicoprofiel naar de raden stelt dit de raden in staat hun wensen omtrent het in het beleidsplan op te nemen beleid kenbaar te maken. Met vaststelling van dekkingsplan 1.0 wordt voldaan aan de eisen van de minister tot het hebben van een actueel dekkingsplan. Het biedt de raden inzicht in de locatie van risico's en de repressieve prestaties van de brandweer waardoor zij hun wensen omtrent het beleid en het in een later staium op te stellen dekkingsplan 2.0 beter kunnen formuleren. De definitieve vaststelling van het brandrisicoprofiel zal zo mogelijk plaatsvinden in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 27 juni 2013.

Communicatie Na afloop van de AB vergadering zullen de voorzitter en portefeuillehouder brandweerzorg beschikbaar zijn voor de pers.

Na vaststelling publiceren op Joost

Uitvoering Indien het AB instemt met doorzending van het brandrisicoprofiel naar de raden en crisispartners zal dat aanstonds gebeuren.

Pagina 3 van 3

Definitief concept Versie 1.2 10 januari 2013

Brandweer Fryslân Brandrisicoprofiel Fryslân

Brandrisicoprofiel Veiligheidsregio Fryslân

Deelproject kwaliteit, onderdeel van het project Samen naar 1 Brandweer Voorzitter: Dirk Willems Deelprojectleider: Geert Sjoerdstra Leden: Andries Knol Henk van der Veen Jan Bil Marco Hoogeveen Marko Fennema Pieter Lodder Samira Veerbeek Toehoorders BOR: Edgar Groenhart Johan Wijnsma Auteur: Pieter Lodder Versie: 1.2 Status: Voor algemeen bestuur 27 maart 2013 Datum: 10-1-2013



Samenvatting Inleiding Op 1 oktober 2010 is de Wet veiligheidsregio’s (Wvr) en het daaraan gekoppelde Besluit veiligheidsregio’s (Bvr) in werking getreden. Deze wet en AMvB vervangen diverse oude wetten en AMvB’s en vormen de juridische grondslag voor de beheersing van de fysieke veiligheid door de overheid. Op grond van artikel 15, lid 2 van de Wet veiligheidsregio’s is het algemeen bestuur van de veiligheidsregio verplicht een regionaal risicoprofiel vast te stellen. Dit risicoprofiel bestaat uit: a. b. c.

een overzicht van de risicovolle situaties binnen de veiligheidsregio die tot een brand, ramp of crisis kunnen leiden, een overzicht van de soorten branden, rampen en crises die zich in de veiligheidsregio kunnen voordoen, en, een analyse waarin de weging en inschatting van de gevolgen van de soorten branden, rampen en crises zijn opgenomen.

Veiligheidsregio Fryslân heeft ervoor gekozen om het risicoprofiel te splitsen in een profiel gericht op rampen en crises en een profiel gericht op branden. Dit document betreft het laatste profiel: het brandrisicoprofiel. De motivatie om deze knip te hanteren is dat zowel de kans op voorkomen als het effect van een voorval op de maatschappij van een duidelijk verschillende orde zijn. Daarnaast is voor branden meer statistische en feitelijke informatie beschikbaar dan voor rampen en crises. De keuze voor deze opdeling sluit aan bij de landelijke ontwikkelingen. Vrijwel alle regio’s in Nederland hanteren deze tweedeling. In onderstaande figuur is de samenhang tussen het regionaal risicoprofiel voor rampen, crises en zware ongevallen en het brandrisicoprofiel alsmede hun positie ten opzichte van het (fysieke) veiligheidsbeleid weergegeven. Het regionaal risicoprofiel voor Veiligheidsregio Fryslân is in 2010 vastgesteld en sindsdien tweemaal geactualiseerd.

Risicoprofiel Veiligheidsregio Fryslân = Risico-inventarisatie en -analyse

Maatgevende rampscenario’s = Basis voor beeld- en besluitvorming over:

Grootschalige incidenten en grote branden

Crisisbeheersing

Brandrisico’s = Basis voor besluitvorming over :

Basisbrandweerzorg D((dekkingsplan en beleidsplan)

Doelstelling, uitgangspunten en kaders Het brandrisicoprofiel vormt mede de basis waarop het dekkingsplan en het beleidsplan gebaseerd worden. Doel van het brandrisicoprofiel is om inzicht te bieden in de risico’s van branden in objecten. In het dekkingsplan worden de risicovolle objecten geografisch weerge-

2



geven en wordt inzichtelijk gemaakt welke repressieve organisatie daar tegenover gesteld wordt. In het beleidsplan wordt aangegeven op welke wijze gewerkt wordt aan het reduceren van de risico’s en het verbeteren van de repressieve organisatie om de gevolgen van een brand adequaat te bestrijden. Het brandrisicoprofiel is daarmee ook voor gemeenteraden de basis om wensen ten aanzien van het beleidsplan kenbaar te maken aan het bestuur van de veiligheidsregio. Brandrisicoprofiel Het brandrisicoprofiel van regio Fryslân is met behulp van een risicodiagram in kaart gebracht. De uitkomsten tonen aan dat de grootste risico’s liggen bij ziekenhuizen en GGZinstellingen waar cliënten overnachten. Voor deze objecten geldt dat de frequentie waarmee daadwerkelijke branden in Fryslân voorkomen, circa 3 keer hoger ligt dan de gemiddelde brandfrequentie in Fryslan en dat het effect van een brand al snel als aanzienlijk ingeschat wordt. Voor gevangenissen geldt dat de impact minder hoog geschat wordt maar dat de brandfrequentie veel hoger (circa 20 keer hoger) ligt dan het Fries gemiddelde. Ook voor woonfuncties waar verminderd of niet-zelfredzame mensen verblijven (verzorgingstehuizen, etc.) geldt dat een brand al snel een grote impact kent en daarmee tot de grotere risico’s behoort. De brandfrequentie ligt bij deze instellingen iets onder het Friese gemiddelde van ca 1,4 branden per jaar per duizend objecten. Voor nog twee soorten objecten komt een duidelijk verhoogde impact en/of brandfrequentie naar voren. Dit betreft de categorie BRZO-bedrijven en de onderwijsinstellingen. BRZObedrijven komen ook als risico voor in het regionaal risicoprofiel voor rampen en crises. Het is in die zin ook logisch dat een relatief kleine brand bij een dergelijk bedrijf al snel een redelijke impact scoort. Voor onderwijsinstellingen geldt dat deze een fors verhoogde kans op brandstichting kennen. Dit stemt overeen met landelijke gegevens. Daarnaast geldt, zeker bij basisscholen, dat de impact van een brand vrij hoog scoort. In onderstaand diagram is een overzicht gegeven van de brandrisico’s. Sinds jaar en dag is er in Fryslân aandacht voor deze risico’s. In het dekkingsplan en beleidsplan wordt nader beschreven hoe deze aandacht in concrete activiteiten tot uitdrukking komt.

3



Inhoudsopgave Samenvatting ........................................................................................................................ 2 Inhoudsopgave ..................................................................................................................... 4 1. Inleiding................................................................................................................... 5 2. Brandrisicoprofiel................................................................................................... 7 2.1. Realisatie ‘Brandrisicoprofiel Veiligheidsregio Fryslân’ ........................................ 7 2.2. Besluitvormingstraject.......................................................................................... 8 3. Aanpak..................................................................................................................... 9 3.1. Uitgangspunten.................................................................................................... 9 3.2. Gegevensset........................................................................................................ 9 3.3. Objecttypering...................................................................................................... 9 4. Het risicodiagram ................................................................................................. 10 4.1. Impactbeoordeling ............................................................................................. 10 4.2. Bepaling brandfrequentie................................................................................... 11 4.3. Resultaat............................................................................................................ 11 5. Conclusies en aanbevelingen ............................................................................. 13 5.1. Conclusies ......................................................................................................... 13 5.2. Aanbeveling voor vervolgstappen en beheer..................................................... 13 Bijlage 1: Uitwerking objectcategorieën ........................................................................... 14 Bijlage 2: Resultaat impactanalyse ................................................................................... 15 Bijlage 3: Analyse van de brandfrequenties..................................................................... 16 Bijlage 4: Risicodiagram .................................................................................................... 17

4


1.


Inleiding

Op 1 oktober 2010 is de Wet veiligheidsregio’s (Wvr) en het daaraan gekoppelde Besluit veiligheidsregio’s (Bvr) in werking getreden. Deze wet en AMvB vervangen diverse oude wetten en AMvB’s en vormen de juridische grondslag voor de beheersing van de fysieke veiligheid door de overheid. Op grond van artikel 15, lid 2 van de Wet veiligheidsregio’s is het algemeen bestuur van de veiligheidsregio verplicht een regionaal risicoprofiel vast te stellen. Dit risicoprofiel bestaat uit: a. b. c.

een overzicht van de risicovolle situaties binnen de veiligheidsregio die tot een brand, ramp of crisis kunnen leiden, een overzicht van de soorten branden, rampen en crises die zich in de veiligheidsregio kunnen voordoen, en, een analyse waarin de weging en inschatting van de gevolgen van de soorten branden, rampen en crises zijn opgenomen.

Het risicoprofiel biedt inzicht en houvast in het maken van keuzes over het te voeren regionale veiligheidsbeleid. In onderstaande figuur is de samenhang tussen beide profielen en hun positie ten opzichte van het (fysieke) veiligheidsbeleid weergegeven.




Crisisbeheersing

Brandrisico’s = Basis voor besluitvorming over :

Basisbrandweerzorg.

In 2010 is reeds het regionale risicoprofiel vastgesteld. Dit risicoprofiel was gefocust op de grootschalige incidenten, vaak gekenmerkt als ‘ramp’, ‘crises’ of ‘zwaar ongeval’. De daarbij gehanteerde methodiek is het resultaat van een landelijk project dat zich op deze incidenttypen heeft geconcentreerd. Het inzichtelijk maken van de (reguliere) brandrisico’s was voor de Wvr de taak en verantwoordelijkheid van de individuele gemeenten. Met het in werking treden van de Wvr dienen nu ook de brandrisico’s op regionale schaal te worden geïnventariseerd. In landelijk project is een methodiek ontwikkeld om ook een risicoprofiel voor ‘reguliere’ brandrisico’s op te kunnen stellen. Met ‘regulier’ wordt gedoeld op het feit dat dit branden zijn die binnen de brandweer op het niveau van ‘basisbrandweerzorg’ afgehandeld worden. Het spreekt voor zich dat een brand wellicht geen ‘ramp’ is voor de gemeenschap maar voor de getroffen individuen, bewoners, gebruikers of eigenaren, wel. De uitwerking van deze ‘regu-

5



liere’ brandveiligheidsrisico’s voor de veiligheidsregio Fryslân is opgenomen in voorliggend document. Het brandrisicoprofiel is voor de korte termijn bedoeld als basis voor het vaststellen van het dekkingsplan. In het dekkingsplan wordt, onder andere, inzichtelijk gemaakt wat de locatie van de diverse risico-objecten is en welke opkomsttijden bij een specifiek risico-object gerealiseerd worden. Voor de langere termijn is het bedoeld als basis voor het opstellen van het beleidsplan zoals dat bedoeld wordt in artikel 14 van de Wvr. In dit beleidsplan wordt, onder andere, vastgelegd welke brandweertaken de veiligheidsregio uitvoert met de daarbij horende kaders en randvoorwaarden. Op basis van het brandrisicoprofiel worden de gemeenteraden gevraagd hun wensen omtrent het beleid van de veiligheidsregio kenbaar te maken. Het beleidsplan wordt in 2013 opgesteld. Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt de aanleiding en het besluitvormingsproces van het brandrisicoprofiel nader toegelicht. In hoofdstuk 3 wordt de gehanteerde aanpak toegelicht waarbij in hoofdstuk 4 het risicodiagram uitgewerkt wordt. In hoofdstuk 5 wordt afgesloten met de conclusies voor het Friese beeld en worden aanbevelingen gedaan voor het beheer van het brandrisicoprofiel en voor vervolgtrajecten richting een regionaal dekkingsplan en regionaal beleidsplan. In de bijlagen staan alle relevante brongegevens en uitkomsten.

6


2.


Brandrisicoprofiel

Het brandrisicoprofiel wordt onder meer bepaald door de verschillende objectsoorten binnen de regio, de gemiddelde brandhistorie hiervan, het gebruik en de ligging van desbetreffend object, de aanwezige preventieve voorzieningen, demografische factoren en de mate van zelfredzaamheid. Met andere woorden: het brandrisico is gebaseerd op de waarschijnlijkheid en impact van een brand. Dit sluit ook aan bij de technische benadering van risico: Risico = Kans maal Effect Zoals in de inleiding al werd aangegeven, is in 2010 binnen de Veiligheidsregio Fryslân al een risicoprofiel vastgesteld voor rampen en crises. In 2011 is deze, conform de vastgestelde jaarlijkse cyclus, herzien. ‘Reguliere’ brandveiligheidsrisico’s waren hierin echter niet uitgewerkt. Reden hiervoor was dat het analyseren van reguliere brandveiligheidsrisico’s een taak en verantwoordelijkheid was van de afzonderlijke gemeenten..Inzicht in de ‘reguliere’ brandrisico’s (het brandrisicoprofiel) is met de inwerkingtreding van de Wvr een taak en verantwoordelijkheid van de veiligheidsregio geworden. Het brandrisicoprofiel is van belang voor het opstellen van het beleidsplan op gebied van brandweerzorg conform artikel 14 van de Wvr.

2.1.

Realisatie ‘Brandrisicoprofiel Veiligheidsregio Fryslân’

Het brandrisicoprofiel is een nieuw planfiguur, voorgeschreven door de Wvr. Voor dit planfiguur is nog geen landelijke handreiking beschikbaar. Hieraan wordt wel gewerkt. Omdat er nog geen sprake is van een landelijk gedragen werkwijze, is gekeken naar de werkwijze die in op dit vlak voorop lopende regio’s is gebruikt. Ook is gekeken naar de werkwijze die gehanteerd is bij het opstellen van het regionaal risicoprofiel voor rampen en crises. Deze verkenningen hebben een werkwijze voor de eerste versie van het Friese brandrisicoprofiel opgeleverd. Door participatie in het landelijk overleg over een nationale handreiking voor het opstellen van een risicoprofiel, is geborgd dat de Friese werkwijze dezelfde richting volgt als de landelijke ontwikkelingen. Het brandrisicoprofiel is opgesteld door een separate projectgroep, gesteund door een expertgroep. De rolverdeling tussen beide groepen bestond uit voorbereiden van stukken door de projectgroep en toetsen cq het geven van een expertopinie door de expertgroep. De projectgroep vertaalde een en ander in definitieve stukken. De projectgroep bestond uit medewerkers van Veiligheidsregio Fryslân, medewerkers van drie (inter-)gemeentelijke brandweerorganisaties, te weten De Friese Meren i.o., Súdwest Fryslân en Heerenveen, en een externe deskundige van de firma Falck AVD. De expertgroep bestond uit medewerkers van alle (inter-)gemeentelijke brandweerorganisaties met deskundigheid op gebied van risicobeheersing en/of brandbestrijding. Om het brandrisicoprofiel op te stellen zijn de volgende stappen genomen: 1. Vaststellen welke verschillende objectsoorten we in beeld willen brengen. 2. Vaststellen welke brandfrequentie per objectsoort gehanteerd gaat worden om de waarschijnlijkheid op brand te duiden. 3. Vaststellen welke impact/effect een brand in een objectsoort heeft op de maatschappij.

7



Het brandrisicoprofiel bestaat, zoals aangegeven in de inleiding van dit hoofdstuk, uit een overzicht van de waarschijnlijkheid dat een brand in een bepaald type object voorkomt en het effect dat een dergelijke brand heeft. Deze wijze van weergeven sluit aan bij het regionaal risicoprofiel voor rampen en crises. Om dit overzicht te kunnen realiseren, zijn de volgende twee kaders gesteld: 1. Als grondslag voor de objecten wordt de dataset van de Landelijke Voorziening BAG (versie eind 2011) gehanteerd. 2. Als grondslag voor de berekening van de kans op brand worden de statistieken omtrent gebouwbranden uit de jaren 2007-2011 gehanteerd.

2.2.

Besluitvormingstraject

Conform artikel 15 lid 3 van de wet veiligheidregio's stelt het bestuur van de veiligheidsregio het risicoprofiel definitief vast na overleg met de raden van de deelnemende gemeenten, waarbij het bestuur de raden tevens verzoekt hun wensen kenbaar te maken omtrent het in het beleidsplan op te nemen beleid. De formele crisispartners zoals benoemd in lid 4 van hetzelfde artikel zullen om hun zienswijze gevraagd worden. De reacties en wensen zullen, gelijktijdig met het voorstel tot vaststellen van het brandrisicoprofiel in een afzonderlijk document aan het algemeen bestuur worden aangeboden. In dit document zal tevens het (concept) antwoord aangaande de reacties en wensen opgenomen worden.

8



3.

Aanpak

3.1.

Uitgangspunten

Bij de start is een aantal uitgangspunten bepaald. Deze uitgangspunten hebben vooral betrekking op twee aspecten, te weten de te hanteren gegevenset (waar halen we de gegevens van alle objecten en hoe bewerken we deze set) en de onderverdelingen in type objecten (welke soorten gebouwen kennen we). Het brandrisico voor bijvoorbeeld een gevangenis is van een andere orde dan voor een nieuwbouwwoning.

3.2.

Gegevensset

Om een goede risico-inschatting te maken, is inzicht nodig in specifieke gegevens van alle bouwwerken in Fryslân. Van belang zijn daarbij het bouwjaar en de geregistreerde ‘gebruiksfunctie’. Deze gegevens zijn via de Basisadministratie gebouwen (BAG) beschikbaar en worden (landelijk) ontsloten via de landelijke voorziening. Deze voorziening wordt beheerd door het Kadaster. Elke gemeente is zelf verantwoordelijk voor de actualiteit van de gegevens van eigen objecten. Sinds 2011 zijn overheidsorganen verplicht om gebruik te maken van de gegevens zoals geregistreerd in de landelijke voorziening. Binnen dit project is daarom de gegevenset betrokken van de landelijke voorziening zoals deze daar eind 2011 beschikbaar was.

3.3.

Objecttypering

In de normstelling in het Bvr worden soorten objecten benoemd die binnen een bepaalde tijd bereikt moeten worden. De typering is niet volledig beschreven in het Bvr en komt niet volledig overeen met het Bouwbesluit en de BAG. Om die reden is een vertaalslag gemaakt waarin de terminologie van het Bvr zoveel mogelijk gelijk getrokken is naar de terminologie in het Bouwbesluit en de BAG. Tegelijkertijd is in overleg met de expertgroep bepaald welke type objecten binnen Fryslân apart onderscheiden moeten worden, gelet op hun bijzondere karakter. Zo zijn kinderdagverblijven niet in de normstelling van het Bvr terug te vinden terwijl deze objecten wel een bijzonder karakter hebben met relatief grote aantallen kinderen op zeer jonge leeftijd. Ook maakt het Bvr geen onderscheid in leeftijd van bouwwerken terwijl de introductie van het eerste Bouwbesluit in 1992 en de opvolger daarvan in 2003 wel in relevante verbetering in de brandveiligheid van nieuw gebouwde panden heeft geresulteerd. In bijlage 1 worden alle te onderscheiden objectsoorten benoemd, inclusief definitie en argumentatie.

9


4.


Het risicodiagram

Het risico van brand wordt inzichtelijk gemaakt door middel van een risicodiagram. Het diagram geeft de impact van een mogelijke brand in een bepaalde objectsoort weer, afgezet tegen de brandfrequentie.

4.1.

Impactbeoordeling

Het bepalen van de impact (effect) van een brand in een bepaald type object heeft plaats gevonden in de expertgroep. Hierbij is, net als bij het regionaal risicoprofiel, gebruik gemaakt van de methode zoals die op nationaal niveau gehanteerd wordt voor impactweging van uitval van vitale processen en infrastructuur. Binnen deze methodiek wordt een zestal vitale belangen gedefinieerd met een onderverdeling in 10 criteria. Binnen de expertgroep is per criterium een score van 0, 1 of 2 gegeven. Bij één impactcriterium heeft de expertgroep aangegeven géén score te kunnen geven. Dit betrof de score voor het criterium ‘lijden’. In bijlage 2 is het resultaat van deze expert-judgement in tabelvorm weergegeven.

Vitaal belang

Impactcriterium

1. Territoriale veiligheid

Aantasting van de integriteit van het grondgebied

2. Fysieke veiligheid

Doden Ernstig gewonden Lijden

3. Economische veiligheid

Kosten

4. Ecologische veiligheid

Langdurige aantasting milieu en natuur (flora en fauna)

5. Sociale en politieke stabiliteit

Verstoring van het dagelijks leven Aantasting van positie van het lokale en regionale openbaar bestuur Sociaal/psychologische impact

6. Veiligheid cultureel erfgoed

Aantasting van cultureel erfgoed

10


4.2.


Bepaling brandfrequentie

De brandfrequentie is bepaald aan de hand van historische incidentgegevens over de periode 2007-2011. Per objectsoort is het aantal relevante branden per jaar berekend en het aantal objecten in de betrokken objectsoort bepaald. De brandfrequentie is berekend door het aantal daadwerkelijke branden per jaar te delen door het aantal objecten in desbetreffende objectsoort. De meldingen gegenereerd door automatische brandmeldinstallaties in gebouwen (Openbaar Meldsysteem,OMS) zijn alleen meegenomen indien uit de classificatie duidelijk werd dat het om een daadwerkelijke brand ging. Op deze wijze zijn alle onechte en oneigenlijke meldingen uitgefilterd. Aangezien het aantal branden in Fryslân niet heel erg groot is en de beschikbare gegevensset hieromtrent maar enkele jaren terug gaat, zijn de uitkomsten van deze exercitie gevalideerd. Omdat er op dit moment hieromtrent nog geen landelijk beeld beschikbaar is en er daarnaast slechts één andere regio met een vastgesteld brandrisicoprofiel (Zuid-Holland Zuid) is, was het niet mogelijk om de Friese resultaten af te zetten tegen landelijke gegevens. De berekende brandfrequenties zijn daarom getoetst door de regionale expertgroep om zo te kunnen bepalen of deze overeenkomt met praktijkervaringen. Uit deze toetsing is geconcludeerd dat een onderscheid in diverse objecttypen met een vergelijkbaar gebruik (bijvoorbeeld alle ‘woonfuncties’) een vertekend beeld oplevert. De expertgroep heeft aanbevolen om de brandfrequentie over het totaal van vergelijkbare gebruiksfuncties te berekenen. Dit betekent dat voor alle woonfuncties één brandfrequentie is bepaald. Dit geldt ook voor de gezondheidszorgfuncties, de industriefuncties en de functies voor ‘overige verblijfsfuncties’ samen met ‘kinderdagverblijven’. Voor de detailgegevens wordt verwezen naar Bijlage 3.

4.3.

Resultaat

De combinatie van de impactbeoordeling en de brandfrequentie resulteert in het risicodiagram. Als referentielijnen is één stippellijn ingevoegd. Deze verticale lijn is bepaald op de gemiddelde brandfrequentie (1,4 ‰) voor alle objecten in Fryslân.

11



Het risicodiagram voor Fryslân is door de projectgroep uitgewerkt. Het uiteindelijke diagram is voorgelegd aan de leden van de expertgroep en toegelicht. Tevens is dit diagram in een informatiebijeenkomst met leidinggevenden (commandanten en teamleiders brandweer) en de expertgroep gepresenteerd. In Bijlage 4 staat het risicodiagram in detail weergegeven.

12



5.

Conclusies en aanbevelingen

5.1.

Conclusies

Uit het risicodiagram komt naar voren dat ziekenhuizen en instellingen voor geestelijke gezondheidszorg waar overnacht wordt door cliënten het hoogst scoren voor wat betreft de impact van een brand. De frequentie van branden ligt in deze objecten op meer dan het dubbele van de gemiddelde brandfrequentie in Fryslân. Hierbij moet worden aangetekend dat dit aantal mede beïnvloed wordt door de specifieke populatie van enkele GGZinstellingen. Naast deze categorie scoort de categorie woonfunctie voor niet en verminderd zelfredzamen hoog voor wat betreft de impact. De brandfrequentie bij deze objecten (verzorgingstehuizen, woon-zorgcomplexen, etc) is echter lager dan het Friese gemiddelde. Voor wat betreft de brandfrequentie valt op dat in cellen en celgebouwen zeer vaak brand plaats vindt. Dit komt overeen met het landelijke beeld. In het merendeel van de gevallen is het uiteindelijke gevolg in materiële zin beperkt. Ook het aantal slachtoffers is vrijwel altijd beperkt. Dit komt door de hoge eisen die gesteld zijn aan brandpreventieve voorzieningen en de calamiteitenorganisatie. Voor nog twee soorten objecten komt een duidelijk verhoogde impact en/of brandfrequentie naar voren. Dit betreft de categorie BRZO-bedrijven en de onderwijsinstellingen. BRZObedrijven komen ook als risico voor in het regionaal risicoprofiel voor rampen en crises. Het is in die zin ook logisch dat een relatief kleine brand bij een dergelijk bedrijf al snel een redelijke impact heeft. Voor onderwijsinstellingen geldt dat deze een fors verhoogde kans op brandstichting kennen. Dit stemt overeen met landelijke gegevens. Daarnaast geldt, zeker bij basisscholen, dat de impact van een brand vrij hoog scoort. Hierbij dient wel te worden opgemerkt dat de oorzaak vaak brandstichting is buiten de reguliere openingstijden. Uit de analyse van de brandfrequenties komt naar voren dat de kans op brand in een (recreatie-)woning relatief gering is. Bij andere typen gebruiksfuncties loopt de brandfrequentie op tot circa 4 keer het Friese gemiddelde van 1,4 branden per 1000 objecten per jaar. Alleen voor celfuncties geldt een veel hogere brandfrequentie. Deze score wordt bevestigd door onderzoek en past binnen de landelijke tendensen.

5.2.

Aanbeveling voor vervolgstappen en beheer

Zoals eerder aangegeven, vormt het risicoprofiel mede de basis voor het beleidsplan waarin het bestuur van de veiligheidsregio aangeeft op welke wijze zij uitvoering geeft aan haar opgedragen taken. Eén van deze taken is het opstellen van een regionaal dekkingplan. In dit dekkingsplan worden onder meer de voor de brandweer geldende opkomsttijden bij spoedeisend optreden vastgelegd. Daarnaast blijft het brandrisicoprofiel, net als het regionaal risicoprofiel, een op zichzelf staand document dat jaarlijks geactualiseerd moet worden. Het brandrisicoprofiel is daarom een zogeheten ‘levend document’. De keuzes voor de brandweerzorg hebben invloed op het risicoprofiel maar ook externe factoren zoals ruimtelijke ontwikkelingen en wijzigingen in houding en gedrag. Het document wordt daarom op regelmatige basis geactualiseerd. De actualisatie van het brandrisicoprofiel vormt hiermee een onderdeel van de reguliere werkzaamheden van de Veiligheidsregio Fryslân. De gehanteerde methodiek is recent ontwikkeld. Ervaringen uit het veld, zoals die uit Fryslân, zullen verwerkt worden in de herziening van de methode en dit heeft vervolgens weer invloed op de wijze waarop volgende versies van dit brandrisicoprofiel worden opgesteld. 13



Bijlage 1: Uitwerking objectcategorieën Gebruiksfuncties

Definitie/ afbakening

Gaat om panden waarbij een Winkelfunctie met een gesloten gemeenschappelijke gesloten verkeersruimte aanwezig constructie t/m 1992 is.

Onderbouwing mbt mogelijke impact Verschil maken tussen oude gebouwen (zonder voorzieningen) en "moderne warenhuizen waarin alles zit". ‘Oud gesloten winkelcentrum’ als eerste beschreven in de Handleiding Brandweerzorg ’92. Hiermee wordt/werd bedoeld een gebouw met een aantal winkels bij elkaar met een gesloten constructie zonder voorzieningen en beperkte preventieve maatregelen.

Gaat om panden waarbij een Winkelfunctie met een gesloten gemeenschappelijke gesloconstructie > 1992 ten verkeersruimte aanwezig is.

Woonfunctie boven een winkel t/m 2003

Woonfunctie boven winkels t/m 2003

Verschil maken tussen oude gebouwen en nieuwe bouwwerken (> 2003).Woningen boven winkels, bedrijfjes, en horeca met slechte preventie (slecht brandwerend gescheiden)’ Hiermee werd in de Handleiding Brandweerzorg ’92 het volgende bedoeld: Woningen met houten vloeren, slecht gecompartimenteerd, met één vluchtweg door de winkel en slechte brandwerendheid.

Woonfunctie boven een winkel > 2003

Celfunctie

Alleen die cellen die ook als zodanig vergund zijn. Dus geen separeer etc. als die als zorgfunctie vergund zijn. Dit laatste geldt ook voor ophoudkamers.

Woonfunctie portiekwoningen/ portiekflats t/m 2003 Woonfunctie portiekwoningen/ portiekflats > 2003

Woonfunctie verminderd zelfredzamen

Woonfunctie t/m 2003 Woonfunctie jonger dan 2003 Winkelfunctie Ziekenhuizen + inrichtingen geestelijke gezondheidszorg Gezondheidszorgfunctie Onderwijsfunctie Logiesfunctie Kantoorfunctie Industriefunctie Industriefunctie BRZO Sportfunctie Bijeenkomstfuncties Bijeenkomstfuncties - kinderdagverblijven Overige gebruiksfuncties

geen rookdetectie Rookdetectie Gaat om de categorieën 1a1 t/m 1a3, 1a5 en 1a6 van de meest recente concepttabel voor het Bouwbesluit 2012 (datum: 5 september 2011 uit Veegbesluit). geen rookdetectie Rookdetectie Gaat om bedgebonden conform Bouwbesluit

Horeca etc.

Zoals bv. Parkeergarages. 14



Impactscore

aantasting cultureel erfgoed

sociaal/ psychologische impact

aantasting positie bestuur

verstoring dagelijks leven

aantasting milieu en natuur

kosten

lijden

integriteit grondgebied

doden (weegt drievoudig)

gewonden (weegt tweevoudig)

Bijlage 2: Resultaat impactanalyse

Objecttype/ functie Winkelfunctie met een gesloten constructie t/m 1992 Winkelfunctie met een gesloten constructie > 1992 Woonfunctie boven een winkel t/m 2003 Woonfunctie boven een winkel > 2003

2

0

0

-

2

0

2

0

1

0

7

1

0

0

-

2

0

1

0

1

0

5

1

1

1

-

0

0

1

0

0

0

7

1

0

0

-

0

0

1

0

0

0

2

Celfunctie

0

1

1

-

1

0

0

2

1

0

9

1

1

1

-

0

0

1

0

0

0

7

1

0

0

-

0

0

1

0

0

0

2

1

1

2

-

0

0

1

2

2

0

13

woonfunctie t/m 2003

0

1

1

-

0

0

0

0

0

0

5

woonfunctie > 2003

0

0

0

-

0

0

0

0

0

0

0

Winkelfunctie

Woonfunctie portiekwoningen/ portiekflats t/m 2003 Woonfunctie portiekwoningen/ portiekflats > 2003 Woonfunctie verminderd zelfredzamen

1

0

0

-

1

0

1

0

1

0

4

Ziekenhuizen + inrichtingen 2 geestelijke gezondheidszorg

1

1

-

2

0

2

2

2

0

15

Gezondheidszorgfunctie

2

0

0

-

1

0

2

1

1

0

7

Onderwijsfuncties

2

0

0

-

2

0

2

1

2

0

9

Logiesfunctie

1

1

1

-

1

0

0

0

0

0

7

Kantoorfunctie

0

0

0

-

1

0

1

0

0

0

2

Industriefunctie

1

0

0

-

2

1

1

1

0

0

6

Industriefunctie BRZO

1

0

1

-

2

2

1

2

1

0

11

Sportfunctie

1

0

0

-

1

0

1

0

0

0

3

Bijeenkomstfuncties

1

0

1

-

1

0

1

1

1

0

7

Bijeenkomstfuncties - kin1 0 0 0 0 1 2 2 0 derdagverblijven De scoresystematiek is overgenomen uit het regionale risicoprofiel voor rampen en crises. ‘0’ is de minimale score. ‘2’ is de maximale score.

15

6



Bijlage 3: Analyse van de brandfrequenties Intensiteit brandmeldingen over de periode jan 2007- juni 2011 Objectcategorie brandmelding Celfunctie OMS-melding totaal brandmelding Woonfunctie OMS-melding totaal totaal brandmelding WinkelfuncOMS-melding tie totaal totaal brandmelding GezondheidszorgOMS-melding functie totaal brandmelding Logiesfunctie OMS-melding totaal brandmelding OnderwijsOMS-melding functie totaal brandmelding Sportfunctie OMS-melding totaal brandmelding IndustrieOMS-melding functie totaal brandmelding Overige bijOMS-melding eenkomstfuncties totaal brandmelding KantoorOMS-melding functie totaal Totaal regionaal brandmeldingen Totaal regionaal OMS-meldingen Totaal regionaal alle meldingen

aantal objecaantal inci- meldingen t.o.v. aantal brandten regionaal dent objecten objecten in ‰ meldingen 8 8 276898 276898 11000 11000 1050 1050 8372 8372 864 864 719 719 16214 16214 3313 3313 3759 3759 322197 322197 322197

1 3 3 1478 193 1595 85 87 95 18 90 98 20 106 121 26 78 104 14 24 34 205 160 356 63 103 166 55 135 185 1965 979 2757

125,00 375,00 375,00 5,34 0,70 5,76 7,73 7,91 8,64 17,14 85,71 93,33 2,39 12,66 14,45 30,09 90,28 120,37 19,47 33,38 47,29 12,64 9,87 21,96 19,02 31,09 50,11 14,63 35,91 49,22 6,10 3,04 8,56

1 44 45 1510 777 2287 89 187 276 20 828 848 21 487 508 30 264 294 15 113 128 249 490 739 71 319 390 61 481 542 2067 3990 6057

Brandfrequentie per jaar in ‰ 27,78 1222,22 1250,00 1,21 0,62 1,84 1,80 3,78 5,58 4,23 175,24 179,47 0,56 12,93 13,48 7,72 67,90 75,62 4,64 34,93 39,56 3,41 6,72 10,13 4,76 21,40 26,16 3,61 28,44 32,04 1,43 2,75 4,18

16



Bijlage 4: Risicodiagram In deze bijlage wordt het risicodiagram in verschillende groottes weergegeven. • • •

Op de eerste pagina van deze bijlage staat het complete risicodiagram. Op de tweede pagina van deze bijlage staat het complete risicodiagram zonder legenda. Op de derde pagina staat het risicodiagram zonder legenda en zonder de weergave van de celfunctie. Op deze wijze is een beter onderscheid te zien tussen de overige gebruiksfuncties.

17







Aangeboden aan AB VR Fryslân Versie 1.0 8 maart 2013

Brandweer Fryslân Dekkingsplan Fryslân 1.0

Dekkingsplan Fryslân 1.0 Veiligheidsregio Fryslân

Deelproject kwaliteit, onderdeel van het project Samen naar 1 Brandweer Voorzitter: Dirk Willems Deelprojectleider: Geert Sjoerdstra Leden: Andries Knol Henk van der Veen Jan Bil Marco Hoogeveen Marko Fennema Pieter Lodder Samira Veerbeek Toehoorders BOR: Edgar Groenhart Johan Wijnsma Auteur: Pieter Lodder Versie: 1.0 Status: Aangeboden aan Algemeen Bestuur VR Fryslân Datum: 8 maart 2013

-1-



SAMENVATTING Aanleiding Het beschrijven en vastleggen van de mate van dekking in een dekkingsplan is niet nieuw. Brandweer Fryslân beschikt over een vastgesteld dekkingsplan uit 1997. Echter met de inwerkingtreding van de Wet veiligheidsregio’s (Wvr) en Besluit veiligheidsregio’s (Bvr) op 1 oktober 2010 zijn er nieuwe, strengere eisen gesteld aan de reikwijdte en totstandkoming van het dekkingsplan. Om die reden treft u dit nieuwe dekkingsplan aan, hiermee wordt voldaan aan de eisen die gesteld worden in het Besluit veiligheidsregio’s en de handreiking van het Ministerie van Veiligheid en Justitie d.d. 22 november 2012. Dit dekkingsplan beschrijft de huidige situatie conform de handreiking van de Minister van Veiligheid en Justitie. Deze handreiking maakt onderdeel uit van ‘spoor 1’ zoals het Veiligheidsberaad en de Minister voorstaan. De huidige situatie is tot nog toe bestuurlijk geaccepteerd door het bevoegd gezag verantwoordelijk voor de repressieve brandweerzorg. Tegelijkertijd is dit dekkingsplan het startpunt om, mede op basis van het landelijke onderzoek dat in opdracht van het Veiligheidsberaad en de Minister van Veiligheid en Justitie wordt uitgevoerd, door te ontwikkelen naar Dekkingsplan 2.0. Het genoemde onderzoek beslaat het zogenoemde ‘spoor 2’ zoals het Veiligheidsberaad en de Minister voorstaan. Dit tweede spoor moet leiden tot een evenwichtiger afwegingskader voor het totaal van brandweerzorg als vervanging van de huidige normstellingen die louter op repressief vlak liggen. Doel Het regionaal dekkingsplan geeft de mate aan waarin de brandweer op tijd en met de juiste mensen en middelen aanwezig kan zijn bij incidenten in het verzorgingsgebied. In het Besluit veiligheidsregio’s liggen de tijdnormen vast. Het dekkingsplan wordt door de wetgever gezien als de kwaliteitsmeter van de brandweerzorg met een borging voor het minimale zorgniveau. In het dekkingsplan geeft het bestuur van de veiligheidsregio hieraan uiting door een expliciet en kenbaar besluit te nemen over het repressieve zorgniveau in de regio en legt hierover verantwoording af aan de deelnemende gemeenten, burgers en bedrijven. Uitgangspunten De volgende uitgangspunten zijn geformuleerd voor het opstellen van dit dekkingsplan: 1. Veiligheidsregio Fryslân geeft gevolg aan de Wet veiligheidsregio’s en het Besluit veiligheidsregio’s. 2. De scope van het dekkingsplan betreft de opkomsttijd bij brand van een basisbrandweereenheid. 3. De brandweer komt zo snel als mogelijk ter plaatse. Dat betekent dat de brandweereenheid die het snelst ter plaatse kan zijn als eerste uitrukt: uitrukken volgens operationele grenzen. 4. De brandweerzorg wordt geleverd vanuit de huidige kazernes in het verzorgingsgebied. Het verplaatsen van posten of herallocatie van materieel is geen onderdeel of uitkomst van dit dekkingsplan. 5. Het continue op zoek zijn naar verbeteringen in de organisatie van de brandweerzorg is een onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Een aantal pilots en verbeteringsprojecten worden nu uitgevoerd. In dit dekkingsplan zijn resultaten hiervan nog niet meegenomen. Bij de uitwerking van het dekkingsplan komen we tot een viertal kernpunten die de essentie van het dekkingsplan goed samenvatten. Kernpunt 1 In de praktijk is en zal de kwaliteit van de repressieve brandweerzorg voor burgers en bedrijven niet veranderen met dit dekkingsplan. Sinds het in werking treden van Meldkamer Noord Nederland, wordt reeds met deze uitgangspunten gewerkt. Met dit dekkingsplan wordt het bestuur van Veiligheidsregio Fryslân inzicht geboden in de planmatige repressieve prestaties van de brandweer. De feitelijke geleverde prestaties blijven in Fryslân hetzelfde.

-2-



Kernpunt 2 De operationele prestaties van Veiligheidsregio Fryslân vertonen een bestendig niveau. Veiligheidsregio Fryslân haalt voor vrijwel alle objecten de opkomsttijd binnen 18 minuten (maximale wettelijke opkomsttijd). Voor circa 0,7 % van alle objecten geldt dat deze tijd niet gehaald wordt. Voor individuele objecten is er ook een wettelijke normtijd van 5, 6, 8 of 10 minuten die vaak overschreden wordt. Het theoretisch regionaal dekkingsresultaat op basis van de nieuwe wet is 18,2%. Het feitelijke regionale dekkingsresul1 taat ligt hoger, namelijk op 58% . Dit is het gevolg van het gegeven dat het vaker in dichtbebouwd gebied brandt en dat juist in deze gebieden - logischerwijs – kazernes gepositioneerd zijn. Hiermee zit Fryslân onder het landelijk gemiddelde (78%). Andere regio’s met een sterk plattelandskarakter, zoals Groningen en Drenthe, scoren vergelijkbaar of slechter. In onderstaande figuur en begeleidende tabel is het theoretisch regionaal dekkingsresultaat weergegeven. In de figuur staan alle objecten weergegeven. Een object dat groen gekleurd is, wordt binnen de norm voorgeschreven door het Bvr bereikt. Als het object roodgekleurd is, wordt de normtijd overschreden maar wordt het object wel binnen 18 minuten bereikt. De objecten die zwart zijn weergegeven, worden pas na 18 minuten bereikt. Het Bvr stelt 18 minuten als ondergrens voor opkomsttijden. In de tabel worden de aantallen en percentages van alle objecten, geclusterd naar gebruiksfunctie weergegeven.

1

Rapport ‘Ter Plaatse’ Inspectie Veiligheid en Justitie, 2012

-3-



Gebruiksfunctie bijeenkomstfunctie celfunctie gezondheidszorgfunctie industriefunctie kantoorfunctie logiesfunctie onderwijsfunctie overige gebruiksfunctie sportfunctie winkelfunctie winkelfunctie met een gesloten constructie woonfunctie woonfunctie boven winkelfunctie woonfunctie Portiekflats woonfunctie portiekwoningen Eindtotaal

Binnen norm Aantal % 1621 48,94% 3 37,50% 206 19,68% 5401 33,32% 1780 47,50% 684 8,17% 138 15,88% 5876 40,00% 294 41,00% 1106 18,03%

Aantal en percentage objecten Buiten norm > 18 min Eindtotaal Aantal % Aantal % Aantal % 1657 50,03% 34 1,03% 3312 100% 5 62,50% 0 0% 8 100% 840 80,23% 1 0,10% 1047 100% 10616 65,49% 193 1,19% 16210 100% 1956 52,20% 11 0,29% 3747 100% 7003 83,67% 683 8,16% 8370 100% 726 83,54% 5 0,58% 869 100% 8733 59,45% 80 0,54% 14689 100% 413 57,60% 10 1,39% 717 100% 5014 81,74% 14 0,23% 6134 100%

785 16,14% 4079 83,84% 40628 15,39% 222024 84,11%

1 1330

0,02% 4865 0,50% 263982

100% 100%

61 2119 596 61298

0 0 10 2372

0% 385 0% 10321 0,45% 2205 0,70% 336861

100% 100% 100% 100%

15,84% 324 20,53% 8202 27,03% 1599 18,20% 273191

84,16% 79,47% 72,52% 81,10%

Kernpunt 3 Met de invoering van het besluit Veiligheidsregio’s is het niet langer toegestaan om later dan 18 minuten bij een object te arriveren. Met de bestaande posten en de bestaande bezetting is het op dit moment niet mogelijk om bij 2372 objecten, waaronder 16 zogeheten markante objecten, op tijd te arriveren. In af2 wachting van het nader onderzoek naar de opkomsttijden moeten maatregelen getroffen worden om het niveau van brandveiligheid bij deze objecten naar een zo hoog mogelijk niveau te brengen. Omdat tot 1 januari 2014 het bevoegd gezag voor de realisering van de brandweerzorg berust bij de colleges van burgemeester en wethouders, dienen deze maatregelen in nauw overleg met de betrokken colleges ontwikkeld en geïmplementeerd te worden. Voor alle objecten (markant en overig) die buiten de Bvr-norm bereikt worden maar binnen 18 minuten, geldt dat bij de doorontwikkeling van dit dekkingsplan in het licht van een nader onderzoek van de minister naar de ratio van de opkomsttijden uitgewerkt zal worden welk restrisico als acceptabel wordt gezien ten opzichte van een kosten/baten analyse van maatregelen op gebied van preventie, preparatie en repressie.

2

Naar aanleiding van een brief van het Veiligheidsberaad over de ratio van de opkomsttijden (dd 16 november 2012) heeft de minister besloten tot het doen van nader onderzoek naar de opkomsttijden.

-4-



Kernpunt 4 Brandveiligheid en de kwaliteit van brandweerzorg is meer dan alleen de opkomsttijd. De wetgever heeft met de Wet en Besluit veiligheidsregio’s beoogd het bestuur aan te zetten tot een bewuste afweging van brandveiligheid. Het alleen investeren in meer kazernes en materieel zorgt er namelijk niet voor dat een brand niet ontstaat, eerder wordt ontdekt of mensen sneller kunnen ontvluchten. De wetgever spoort daarom bestuurders aan brandveiligheid in een breder kader te plaatsen als het gaat om maatregelen treffen bij locaties waar de normtijden worden overschreden. Het verbeteren van de opkomsttijd zou niet nodig zijn als een brand niet zou ontstaan, snel ontdekt wordt of er goede vluchtwegen aanwezig zijn. Het gebruik van brandmelders, compartimentering in gebouwen en voorschriften bij nieuwbouwwoningen kan hier aan bijdragen. Brandweer Fryslân ziet hierin ook de brandveiligheidwinst en heeft om die reden de eerste stappen gezet op het vlak van ‘brandveilig leven’.

-5-



INHOUDSOPGAVE SAMENVATTING...................................................................................................................................................... 2 INHOUDSOPGAVE................................................................................................................................................... 6 1

INLEIDING ..................................................................................................................................... 7 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

DOELSTELLING .............................................................................................................................................. 7 WETTELIJK KADER: EEN NIEUWE WERKELIJKHEID ......................................................................................... 7 UITGANGSPUNTEN ......................................................................................................................................... 8 TOTAAL VEILIGHEIDSCONCEPT ...................................................................................................................... 9 LEESWIJZER ................................................................................................................................................... 9

2

ZORG- EN TIJDNORMEN ......................................................................................................... 10 2.1 2.2 2.3 2.4

HET NIEUWE BEGRIP OPKOMSTTIJD .............................................................................................................. 10 OPKOMSTNORM EERSTE BASISEENHEID ....................................................................................................... 10 BRANCHERICHTLIJN OVERIGE VOERTUIGEN EN SPECIALISMEN .................................................................... 11 MAXIMALE WETTELIJKE OPKOMSTTIJD EN BEARGUMENTEERD AFWIJKEN ................................................... 11

3

WERKWIJZE ............................................................................................................................... 12 3.1 3.2 3.3 3.4

OP TE LEVEREN PRODUCT ............................................................................................................................ 12 VAN DEKKINGSPLAN 1997 NAAR DEKKINGSPLAN 2012 ............................................................................... 12 REGIONAAL DEKKINGSPLAN VOLGENS OPERATIONELE GRENZEN ................................................................ 12 HET RISICOPROFIEL ALS BASIS VOOR AANPAK OVERSCHRIJDINGEN ............................................................. 13

4

UITKOMSTEN ............................................................................................................................. 15 4.1 4.2 4.3

REGIONALE RESULTATEN............................................................................................................................. 15 RESULTATEN PER GEMEENTE ....................................................................................................................... 18 RESULTATEN VOOR MARKANTE OBJECTEN .................................................................................................. 19

5

ANALYSES ................................................................................................................................... 20 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

ANALYSE VAN OBJECTEN MET RISICO’S EN OVERSCHRIJDINGEN .................................................................. 20 ANALYSE VAN MARKANTE OBJECTEN BUITEN 18 MINUTEN NORM ............................................................... 20 AANBEVELINGEN VOOR OVERIGE OBJECTEN BUITEN 18 MINUTEN NORM ..................................................... 20 AANBEVELINGEN VOOR MARKANTE OBJECTEN MET OVERSCHRIJDING ........................................................ 21 AANBEVELINGEN VOOR OVERIGE OBJECTEN MET OVERSCHRIJDING ............................................................ 21

BIJLAGEN

22

BIJLAGE 1.

BRIEF MINISTER VAN VEILIGHEID EN JUSTITIE MET HANDREIKING .................. 23

BIJLAGE 2.

PROCESDOCUMENT LIJST MARKANTE OBJECTEN ...................................................... 31

BIJLAGE 3.

PROCESDOCUMENT PLOTTING VOOR DEKKINGSPLAN 1.0 ....................................... 34

BIJLAGE 4.

UITRUKTIJDEN KAZERNES IN FRYSLÂN .......................................................................... 37

BIJLAGE 5.

OVERZICHT VAN MARKANTE OBJECTEN INCL. MOTIVATIE ................................... 38

BIJLAGE 6.

OVERZICHT VAN AANTALLEN PER OBJECTSOORT INCL. MOTIVATIE................. 39

BIJLAGE 7.

RESULTATEN PER GEMEENTE............................................................................................. 40

-6-



1 INLEIDING In Nederland willen we incidenten zo veel mogelijk voorkomen. En als er toch iets gebeurt, wil degene die in nood is dat de hulpdiensten snel ter plaatse zijn. Om die reden kent Fryslân 65 brandweerkazernes van waaruit de brandweer vrijwel overal snel ter plaatse kan zijn. Sinds 1 oktober 2010 is een nieuwe wet van kracht waarin is vastgelegd hoe lang de opkomsttijd van de brandweer mag zijn: de Wet veiligheidsregio’s (Wvr). In de wet wordt echter een ander meetsysteem voorgeschreven dan waar we tot nu toe mee werkten. Dit heeft tot gevolg dat de resultaten met het vorige dekkingsplan niet te vergelijken zijn: prestaties van de brandweer zijn op papier slechter geworden, terwijl er op straat niets is veranderd. Hoewel feitelijk geen veranderingen in de tijden, is de status van het nieuwe dekkingsplan wel veranderd met de nieuwe wet. De Wet veiligheidsregio’s verplicht namelijk de besturen van de veiligheidsregio’s de opkomsttijden voor de brandweer en de eventuele afwijkingen vast de leggen in het regionaal dekkingsplan als onderdeel van het Beleidsplan Veiligheidsregio. Daarmee wordt door de minister van Veiligheid en Justitie nog nadrukkelijker invulling gegeven aan de gemeentelijke verantwoordelijkheid van de brandweerzorg.

1.1 Doelstelling Het belangrijkste doel van het dekkingsplan is dat het bestuur een expliciet en kenbaar besluit neemt over het repressieve zorgniveau in de regio en hierover verantwoording aflegt aan de deelnemende gemeenten, burgers en bedrijven. Hierin kunnen twee stappen worden onderscheiden: 1. Vaststellen van het huidige repressieve (brandweer)zorgniveau (status quo). De huidige mate van dekking van de brandweer wordt inzichtelijk gemaakt. Op basis van operationele grenzen wordt de overschrijding van opkomsttijden volgens de normtijden van het Besluit veiligheidsregio’s inzichtelijk. 2. Vaststellen van de afwijkingen van de normtijden (beargumenteerd afwijken). Daar waar de uitrukken binnen operationele grenzen niet voldoen aan de wettelijke normen, kan gezocht worden naar maatregelen om de brandweerzorg verder te optimaliseren of om beargumenteerd af te wijken en de situatie te accepteren zoals deze is. Dit dekkingsplan omvat beide stappen. Met het vaststellen van dit dekkingsplan wordt de status quo vastgesteld. Met het vaststellen van het dekkingsplan Fryslân wordt voldaan aan de wettelijke vereisten van de Wvr ten aanzien van het dekkingsplan. Met het nu voorliggende besluit over het dekkingsplan wordt de motivatie van de afwijking – zoals opgenomen in het Besluit veiligheidsregio’s (Bvr) – uitgewerkt conform handreiking van het ministerie van Veiligheid en Justitie.

1.2 Wettelijk kader: een nieuwe werkelijkheid Op 1 oktober 2010 is de Wet veiligheidsregio’s in werking getreden. Daarin wordt weergegeven dat de brandweerzorg een gemeentelijke verantwoordelijkheid is waarvan de organisatie op regionaal niveau is belegd. Tegelijkertijd met de wet is ook het onderliggende Besluit veiligheidsregio’s in werking getreden. In het Besluit veiligheidsregio’s zijn de normtijden (inspanningsverplichting) van de brandweer vastgelegd. De Wet veiligheidsregio’s verplicht de besturen van de veiligheidsregio’s de opkomsttijden voor de brandweer en de eventuele afwijkingen vast te leggen in het regionaal dekkingsplan als onderdeel van het Beleidsplan Veiligheidsregio. Het regionaal dekkingsplan geeft de mate aan waarin de brandweer op tijd en met de juiste mensen en middelen aanwezig kan zijn bij incidenten in het verzorgingsgebied. Het dekkingsplan wordt door de wetgever gezien als de kwaliteitsmeter van de brandweerzorg met een borging voor het minimale zorgniveau. Brandweer Fryslân beschikte over een bestuurlijk vastgesteld dekkingsplan uit 1997. Dit dekkingsplan voldoet niet aan de nieuwe eisen van het Besluit veiligheidsregio’s. In het kader van de Meldkamer Noord Nederland is medio 2011 de kazernevolgordetabel (KVT), de operationele uitwerking van een dekkingsplan, geactualiseerd. Deze actualisatie is destijds niet specifiek bestuurlijk vastgesteld maar wel enkele malen bij bestuursvergaderingen aan bod geweest. Om te voldoen aan de wettelijke vereisten en om de status quo duidelijk vast te leggen wordt dit dekkingsplan nu ter vaststelling aangeboden.

-7-



De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de werkwijze van voor de Wvr zijn de volgende: I. Een andere manier van meten a. Een nieuwe definitie van de opkomsttijd In het verleden werd de opkomsttijd van de brandweer gerekend vanaf het moment van alarmering. In de nieuwe berekening begint de tijd te lopen vanaf het moment dat de telefoon wordt opgenomen op de regionale meldkamercentrale. De verwerkingstijd van de meldkamer wordt dus meegerekend. De meldkamer hanteert hiervoor een streeftijd van 90 seconden. b. Variatie in opkomsttijden door onderscheid zorgnormen bij objecttypen De Minister van Veiligheid en Justitie heeft bepaald dat er bij verschillende gebouwtypen verschillende risico’s bestaan. De risico’s van het wonen in een portiekflat (opkomsttijd is 6 minuten) worden bijvoorbeeld veel groter gevonden dan de risico’s binnen een kantoorgebouw (10 minuten). Waar voorheen uitgegaan werd van een brancherichtlijn van 8 minuten voor alle objecttypen, ligt er nu een wettelijke eis voor diverse objecttypen waarbij de opkomsttijd varieert tussen de 5 en 10 minuten. c.

Normtijden gelden alleen voor eerste basiseenheid (TS) In het bijbehorende Besluit veiligheidsregio’s zijn de opkomsttijden van de eerste basisbrandweereenheid, de eerste ‘ondersteuningseenheid voor redden en blussen op hoogte’ en de eerste ‘ondersteuningseenheid voor hulpverlening’ genormeerd. Voor overige voertuigen of taken zijn in de wet ook normtijden opgenomen. Deze opkomsttijden zijn niet gerelateerd aan de objectlocaties van een incident, maar hebben betrekking op de beschikbaarheid van functionarissen. In het regionale crisisplan zijn deze vastgelegd. In voorgaande dekkingsplannen zijn wel uitgangspunten of regionale normen opgenomen voor onder andere hulpverleningsvoertuigen. Dit dekkingsplan concentreert zich op de eerste basisbrandweereenheid.

II. Een nieuw overschrijdingsprincipe a. Van een 80% inspanningsverplichting naar 100% opkomstverplichting b. Met een mogelijkheid voor beargumenteerd afwijken De belangrijkste wijziging is dat de veiligheidsregio moet aantonen te voldoen aan de in het besluit gestelde opkomsttijden, mits er geen gebruik wordt gemaakt van het beargumenteerd afwijken. Er kan namelijk sprake zijn van gebieden waar het risico op brand niet opweegt tegen de investering om de gestelde opkomsttijden te halen. Om die reden heeft het bestuur de bevoegdheid gekregen om van de opkomsttijden af te wijken (tot maximaal 18 minuten) mits dat gemotiveerd gebeurt en expliciet gemaakt wordt in het dekkingsplan. Hiervoor wordt de term beargumenteerd afwijken gebruikt. Het doel van de wetgever is om het bestuur aan te zetten tot een bewuste afweging van brandveiligheid, waarbij een integrale afweging moet plaatsvinden over investeringen aan de vooren achterkant van de keten: het totale veiligheidsconcept. Door de Wet en het Besluit veiligheidsregio’s ontstaat een nieuwe werkelijkheid. Deze wijzigingen hebben invloed gehad op de inhoud en uitkomsten van het dekkingsplan. In de daadwerkelijke prestaties van de brandweer zijn geen wijzigingen opgetreden. In de prestaties op papier zal echter wel een verslechtering worden geconstateerd door de nieuwe meetmethodiek.

1.3 Uitgangspunten Het beschrijven en vastleggen van de mate van dekking in een dekkingsplan is niet nieuw. Echter met de inwerkingtreding van de Wet en Besluit veiligheidsregio’s worden er nieuwe eisen gesteld aan de reikwijdte en totstandkoming van het dekkingsplan. Vanuit dit perspectief zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd voor dit dekkingsplan: 1. Veiligheidsregio Fryslân geeft gevolg aan de Wet en het Besluit veiligheidsregio’s. 2. De opkomsttijd van de brandweer past binnen de visie van de veiligheidsregio: goede en betaalbare brandweerzorg. 3. De scope van het dekkingsplan betreft de basisbrandweereenheid. 4. De brandweer komt zo snel als mogelijk ter plaatse. Dat betekent dat de brandweereenheid welke het snelst ter plaatse kan zijn als eerste uitrukt: uitrukken volgens operationele grenzen. 5. De brandweerzorg wordt geleverd vanuit de huidige kazernes in het verzorgingsgebied. Het verplaatsen van posten of herlocatie van materiaal is geen onderdeel of uitkomst van het onderzoek.

-8-



1.4 Totaal veiligheidsconcept Het dekkingsplan van de veiligheidsregio geeft een duidelijk beeld van de opkomsttijden van de eerste brandweereenheden. In veel van de incidenten kan volstaan worden met de opkomst van de eerste basiseenheid. Incidenten kennen ook een grote verscheidenheid, zowel in aard als in omvang. Hierbij kunnen de basiseenheden het vaak niet alleen af. De regionale brandweer heeft zich daarom breder voorbereid en kan de brandweer per incident de noodzakelijke versterking bieden. Het gaat bijvoorbeeld over het beschikbaar hebben van extra blusmiddelen als poeder en schuim of het grootschalig toevoeren van water. Voor specialistisch optreden zijn er gaspakkenteams, logistieke ondersteuning, duikteams en een vaste opschalingstructuur voor medewerkers uit de operationele leiding. Het dekkingsplan alleen geeft dus maar een beperkt beeld van de totale dekking die de brandweer met al haar medewerkers en materieel biedt. Maar het is wel een cruciaal beeld, omdat de eerste eenheid van de brandweer in staat is om na een eerste verkenning alle benodigde mensen en middelen te alarmeren die nodig zijn voor een adequate bestrijding van het incident. Locaties die bijzondere risico’s met zich mee dragen vanwege de aard van de installaties en de aanwezigheid van gevaarlijke stoffen vallen onder aanvullende regelgeving. In het BRZO of in bedrijven die onder de ARIE-regeling vallen moeten zelf, indien noodzakelijk, aanvullende maatregelen genomen worden. Dat kunnen preventieve maatregelen zijn maar de zwaarste gevallen krijgen een aanwijzing om een bedrijfsbrandweer te hebben. Deze bedrijfsbrandweren maken geen onderdeel uit van het dekkingsplan maar verzorgen wel degelijk een stuk van de eerste dekking van de brandweerzorg. De wetgever heeft met de Wet en het Besluit veiligheidsregio’s beoogd het bestuur aan te zetten tot een bewuste afweging van brandveiligheid, waarbij een integrale afweging moet plaatsvinden over investeringen aan de vooren achterkant van de keten: het totale veiligheidsconcept. Het alleen investeren in meer kazernes en materieel zorgt er namelijk niet voor dat een brand voorkomen wordt, of eerder wordt ontdekt. De wetgever spoort daarmee bestuurders aan brandveiligheid in een breder kader te plaatsen als het gaat om maatregelen treffen bij locaties waar de normtijden worden overschreden. Het verbeteren van de opkomsttijd zou niet nodig zijn als een brand niet zou ontstaan of snel ontdekt wordt. Het gebruik van brandmelders, compartimentering in gebouwen en voorschriften bij nieuwbouwwoningen kan hier aan bijdragen. Dat vraagt een bijdrage van burgers, bestuurders en het bedrijfsleven. Iedereen draagt een verantwoordelijkheid als het gaat om de brandveiligheid. Dat betekent dat de brandweer in toenemende mate een adviseur is en wordt als het gaat om brandveilig leven.

1.5 Leeswijzer In dit dekkingsplan staat het huidige niveau van brandweerzorg inclusief het toetsingskaders van de brandweer beschreven. Daarvoor nemen we u mee in de totstandkoming van het dekkingsplan – waaronder het wettelijke kader en de werkmethode – en uiteindelijk de betekenisgeving van de uitkomsten. In hoofdstuk 2 ingegaan op de nieuwe invulling die wordt gegeven aan de zorgen tijdnormen. Hierbij staat centraal aan welke normen de brandweer moet voldoen. De opkomsttijden bij de verschillende objecttypen staat daarbij centraal. Hiermee worden de verschillende termen uiteengezet en wordt een kader voor de gekozen werkwijze geschetst. In hoofdstuk 3 zal worden ingegaan op de werkwijze die is gehanteerd voor het dekkingsplan. Daarin wordt stilgestaan bij onder andere de rekenmethode en de afstemming. In hoofdstuk 4 wordt vervolgens in welke mate de brandweer aan de norm kan voldoen. In een opkomstplot staat weergegeven welke objecten binnen de normtijd bereikt worden, welke buiten de normtijd maar binnen de 18 minuten bereikt worden en welke objecten pas na 18 minuten bereikt worden. In hoofdstuk 5 worden de uitkomsten nader geanalyseerd. Daarnaast wordt aangegeven hoe de overschrijding van de normtijden binnen het kader van dit dekkingsplan gemotiveerd wordt. In de bijlagen staan diverse procesdocumenten en brongegevens om zo de herleidbaarheid van de resultaten te borgen. Elke gemeente krijgt een gemeentespecifieke bijlage waarin de resultaten voor de betreffende gemeente gepresenteerd wordt.

-9-



2 ZORG- EN TIJDNORMEN Alvorens wordt ingegaan op de werkwijze worden eerst een aantal begrippen ten aanzien van de zorgen tijdnormen toegelicht. De opkomsttijden maken hier onderdeel van uit. Met de komst van de Wet veiligheidsregio’s zijn nieuwe opkomsttijden landelijk vastgesteld. Deze tijden kunnen per gebouwtype verschillen. Hieronder worden de gehanteerde normen, die gebruikt zijn in het dekkingsplan, toegelicht. De normtijden, de dekking en voertuigen waarvoor deze normen gelden zijn verschillend ten opzichte van het laatste regionale bijgestelde dekkingsplan van 2010. Er is sprake van een nieuwe situatie die niet vergeleken kan worden met de oude.

2.1 Het nieuwe begrip opkomsttijd In het Besluit veiligheidsregio’s zijn de opkomsttijden vastgelegd voor de Brandweerzorg. De opkomsttijd die nu wordt gehanteerd volgens de wet bestaat uit vier tijdsdelen: 1 Aannametijd: tijd die melder nodig heeft om aan te geven wat er aan de hand is; 2 Alarmeertijd: tijd die centralist nodig heeft om melding om te zetten in een alarm; 3 Uitruktijd: tijd die brandweer nodig heeft om na een melding uit te rukken; 4 Rijtijd: tijd die brandweer nodig heeft om na uitrukken ter plaatse te komen. Het verschil met het oude begrip opkomsttijd zit in punt 1. Voorheen bestond de opkomsttijd van de brandweer niet uit de tijd die men nodig had om de melder uit te vragen wat er precies aan de hand is. Nu wordt deze tijd meegenomen in het totaal van de opkomsttijd.

2.2 Opkomstnorm eerste basiseenheid Het Bvr hanteert als uitgangspunt de eerste basiseenheid brandweerzorg. Dit is een standaard tankautospuit met 6 bemanningsleden die voldoet aan de regelgeving met betrekking tot bepakking en opleidingseisen voor personeel en leidinggevenden. Het uitgangspunt voor dit dekkingsplan is dat in Fryslân elke post, in sommige gevallen op basis van gelijkwaardige oplossingen, deze kwaliteit levert. De eerste basiseenheid brandweerzorg wordt ook wel een TS of basisbrandweereenheid genoemd. Volgens het Bvr kent de eerste basiseenheid vier verschillende opkomsttijden, namelijk 5, 6, 8 en 10 minuten. Afhankelijk van het gebouwtype en het risico dat een gebruiker loopt is de norm voor de opkomsttijd hoger of lager. De tabel geeft een overzicht van de in de wet genoemde gebouwtypen en de opkomstnorm. Gebouwtype Opkomsttijd (Besluit veiligheidsregio’s art. 3)

- 10 -



Tabel 1 Normen uit Besluit veiligheidsregio's Gebruiksfunctie Celfunctie Winkelfunctie met een gesloten constructie Woonfunctie boven een winkelfunctie

Normtijd 5 minuten

Portiekwoningen Portiekflats Woonfunctie voor verminderd zelfredzamen

6 minuten

Woonfunctie (anders dan hierboven) Winkelfunctie Gezondheidszorgfunctie Onderwijsfunctie Logiesfunctie

8 minuten

Kantoorfunctie Industriefunctie Sportfunctie Bijeenkomstfunctie Overige gebruiksfuncties

10 minuten

2.3 Brancherichtlijn overige voertuigen en specialismen De wetgever stelt naast normtijden voor de opkomst van de eerste basiseenheid nog een groot aantal andere opkomstnormen bij rampen en crisis. Hierbij gaat het onder andere om opkomsttijden van functionarissen en specialismen. De opkomsttijden van functionarissen worden omschreven in het crisisplan van de veiligheidsregio. Voor de overige opkomstnormen geldt dat deze buiten de scope van dit dekkingsplan vallen.

2.4 Maximale wettelijke opkomsttijd en beargumenteerd afwijken Om de operationele prestatie in te kaderen heeft de wetgever nog een aantal nieuwe begrippen geïntroduceerd. Zo mag conform artikel 3.2.1.2 Wvr het bestuur van de veiligheidsregio gemotiveerd afwijken van de tijdnormen. Ze moet daarbij wel binnen de grens van 18 minuten blijven die de wet als maximale opkomsttijd binnen een veiligheidsregio aangeeft. De wetgever heeft met het beargumenteerd afwijken beoogd het bestuur aan te zetten tot een bewuste afweging van brandveiligheid. Overal voldoen aan de gestelde opkomsttijden is op dit moment niet haalbaar. Het bestuur van de veiligheidsregio is bevoegd om af te wijken van de normtijden, maar moet dat wel beargumenteerd doen. De minister heeft in zijn hand3 reiking (bijlage 1) aangegeven dat voor de markante objecten deze motivering objectgewijs gegeven dient te worden. Voor de overige objecten geldt dat de motivering soortgewijs gegeven mag worden.

3

Objecten die in kader van brandveilig gebruik vergunningplichtig zijn (regime Bor) en objecten die onder het regime van het BRZO vallen.

- 11 -



3 WERKWIJZE 3.1 Op te leveren product Het dekkingsplan wordt gerealiseerd conform de handreiking van de minister. Het dekkingsplan biedt inzicht in: • een geografisch overzicht van alle objecten die binnen de norm (groen), buiten de Bvr-norm maar binnen de 18 minuten norm (rood) en buiten de 18 minuten norm (zwart) bereikt worden zowel op regionale als op gemeentelijke schaal; • een geografisch overzicht van alle ‘markante objecten’ (kleurstelling idem aan boven) zowel op regionale als op gemeentelijke schaal gecombineerd met • een geografische weergave van de rijtijden van de eerste TS; • een geografisch overzicht van de gebouwbranden uit de periode 1 januari 2007 tot en met 31 december 2012 zowel op regionale als op gemeentelijke schaal; • een weergave van de aantallen objecten per objectsoort die binnen de normtijd bereikt worden en binnen welke termijn buiten de normtijd de overige objecten bereikt worden zowel op regionale als op gemeentelijke schaal; • een overzicht van alle ‘markante objecten’ inclusief motivatie bij overschrijding van de Bvr-norm; • een overzicht van de motivaties voor alle overige objectsoorten waarvan 1 of meer objecten niet binnen de normtijd bereikt worden.

3.2 Van dekkingsplan 1997 naar dekkingsplan 2012 Dit nieuwe dekkingsplan volgt het dekkingsplan uit 1997 op. Zoals in de inleiding beschreven schrijft de wet een aantal wijzigingen voor ten opzichte van het dekkingsplan 1997. De wijzigingen hebben er toe geleid dat de gehanteerde aanpak bij het dekkingsplan 1997 niet kon worden toegepast op het nieuwe dekkingsplan. De belangrijkste wijzigingen zijn: • Het Besluit veiligheidsregio’s van oktober 2010. Hierin hebben wijziging van opkomsttijden en objectcategorieën plaatsgevonden. • Gebruik gegevens Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) in plaats van de Wet waardering onroerende zaken (WOZ). • De operationele grenzen worden berekend naar de opkomsttijden van de 1e TS. • De interregionale samenwerking is verwerkt daar waar zij eerder de primaire brandweerzorg kunnen leveren dan een eenheid uit de eigen regio. • De verwerkingstijd in de meldkamer is vastgesteld op 90 seconden. Deze wijzigingen hebben er toe geleid dat er in de berekening van de opkomsttijden een nieuwe methode is toegepast. In de aanpak heeft afstemming met diverse betrokkenen plaatsgevonden. In de volgende paragrafen zal daar bij worden stilgestaan.

3.3 Regionaal dekkingsplan volgens operationele grenzen Het uitgangspunt is dat Brandweer Fryslân uitrukt volgens operationele grenzen. Dit betekent dat de eenheid die als eerste een incidentlocatie kan bereiken, gealarmeerd wordt. De berekening van de operationele grenzen en het zorgniveau is met name een reken-technische exercitie waarvoor het systeem Care gebruikt wordt van de leverancier Falck. Dit programma wordt inmiddels door 21 veiligheidsregio’s gebruikt. De invoer van kaartmateriaal, de BAG-gegevens, de verwerkingstijd meldkamer, de opkomsttijden Bvr, de kazerneadressen en de uitruktijd per post in dit geautomatiseerde rekenmodel resulteert in de operationele grenzen en overschrijding van opkomsttijden naar object en gebied. Het systeem CARE vormt daarmee in principe de scheidsrechter. Om een uniforme benadering van de beschikbare gegevens te borgen, zijn diverse uitgangspunten en kaders gedefinieerd. Deze zijn verwoord in bijlage 3. Daar waar nodig zijn in overleg afwijkingen die zijn ontdekt in de logica van de software, aangepast aan de realiteit. Er wordt even kort stilgestaan bij de diverse stappen:

- 12 -



1. Vaststellen actueel kaartmateriaal Care is software dat digitale kaarten met alle wegen van het verzorgingsgebied omvat. Op de digitale kaarten worden alle gebouwgegevens geprojecteerd en met behulp van een “routeringsmechanisme” kunnen de rijtijden naar alle objecten nauwkeurig worden berekend. Allereerst is er een nieuwe actuele versie van het kaartmateriaal geïnstalleerd. Vervolgens is dit nieuwe kaartmateriaal gecontroleerd door de lokaal verantwoordelijken (bijvoorbeeld postcommandant). Op basis van deze controle is het kaartmateriaal aangepast. Hierbij gaat het voornamelijk om onderdelen in het wegennetwerk. 2. Invoeren BAG-gegevens Het is per 1 juli 2011 wettelijk verplicht de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) te gebruiken bij het berekenen van de opkomsttijden. De BAG kent een bepaald soort functie toe aan een gebouw. Hierbij kan gedacht worden aan een winkelfunctie, woonfunctie, industriefunctie, enzovoorts. In het Bvr heeft de wetgever ook een onderscheid aangebracht in de diverse functies van gebouwen en hieraan een opkomsttijd gekoppeld. De functies van de BAG en de functies van de Bvr komen echter niet geheel overeen. Hiervoor is samen met Falck AVD een tool ontwikkeld. Deze tool is vervolgens ook door de Inspectie van Veiligheid en Justitie gebruikt bij het onderzoek naar de opkomsttijden. Dit onderzoek heeft 4 geresulteerd in het rapport ‘Ter Plaatse’ . Conform de handreiking van de Minister zijn de zogeheten markante objecten specifiek ingevoerd en in beeld gebracht. Deze invoer is gebaseerd op de door gemeenten aangedragen gegevens. De uitvraag naar deze objecten is gestandaardiseerd uitgevoerd om uniformiteit te borgen. Deze gehanteerde werkwijze is verwoord in bijlage 2. Het bleek gedurende de uitvraag niet goed mogelijk om BAG-conforme gegevens te verkrijgen. Hierdoor is bij de plaatsing op de kaart gebruik gemaakt van de combinatie van postcode en huisnummer. Dit heeft tot gevolg dat sommige objecten niet op hun exacte positie geplaatst zijn. Dit heeft op de uiteindelijke resultaten geen noemenswaardige invloed. 3. Inventarisatie kazerneadressen De kazernes zoals deze gesitueerd zijn in de regio zijn als uitgangspunt gebruikt voor de berekening van de tijden. Vervolgens is het aanwezige materieel en de inzetbaarheid hiervan vastgesteld per post. 4. Berekening tijden De opkomsttijd bestaat uit een aantal elementen, van het moment dat de alarmcentrale de melding krijgt tot en met het daadwerkelijk ter plaatse komen. In het volgende hoofdstuk wordt hier verder bij stilgestaan. Het besluit Bvr verplicht de regio’s tot het registreren van de opkomsttijden en dit gebeurt voor Fryslân op de Meldkamer Noord Nederland en in de applicatie Safety Portal. Ook voor het Bvr werden deze tijden geregistreerd. Daarmee is het mogelijk om per post uitruktijden te berekenen op basis van gemeten tijden over de periode van 1 februari 2009 tot 1 februari 2010. Daarbij is – indien van toepassing – onderscheid gemaakt tussen de verschillende tijdvakken (dag/avond/nacht) Bij de berekening zijn de prio 1 meldingen gehanteerd. De berekende uitruktijden zijn voorgelegd aan en, eventueel na correctie, gefiatteerd door de betrokken gemeentelijk commandant. In bijlage 4 zijn de uitruktijden per post weergegeven.

3.4 Het risicoprofiel als basis voor aanpak overschrijdingen Waar de opkomsttijden binnen operationele grenzen niet voldoen aan de wettelijke opkomsttijden, krijgt het bestuur de mogelijkheid om beargumenteerd af te wijken. Op basis van de handreiking van de minister van V&J wordt inzichtelijk gemaakt voor welke objecten of objectsoorten sprake is van een overschrijding. Per markant object wordt een motivatie gegeven waarom deze afwijking acceptabel is en, indien van toepassing, welke compenserende maatregelen toegepast zullen gaan worden. Deze werkwijze is gebaseerd op de gedachte dat het brandveiligheidniveau door verschillende dimensies wordt bepaald en niet louter door de opkomsttijd. De Wet veiligheidsregio’s bepaalt dat iedere regio een dekkingsplan voor de brandweer moet hebben dat gebaseerd is op het risicoprofiel, inclusief de brandrisico’s. Het regionaal risicoprofiel kent echter een hoog abstractieniveau (gericht op scenario’s bijvoorbeeld luchtvaartincident en overstroming) die niet aansluit bij het abstractieniveau van het dekkingsplan (gericht op objecten, bijvoorbeeld verzorgingstehuis en woonkern). Daarom is in Fryslân gekozen voor een tweedelig risicoprofiel: een regionaal risicoprofiel voor rampen en crises en een regionaal brandrisicoprofiel. Het dekkingsplan wordt gebaseerd op het brandrisicoprofiel. 4

Ter Plaatse, Inspectie Veiligheid en Justitie, juni 2012

- 13 -



Nb. Doordat de wettelijke normstelling voor opkomsttijden beperkt is tot branden in objecten, worden in het brandrisicoprofiel brandweertaken op gebied van buitenbranden en hulpverlening bij ongevallen niet betrokken. Uit het brandrisicoprofiel komt een viertal objectsoorten met een duidelijk verhoogd risico naar voren. Dit zijn de cellencomplexen, de gezondheidsinstellingen waar patiënten overnachten, verzorgen verpleegtehuizen en bedrijven met grote hoeveelheden gevaarlijke stoffen (BRZO-regime). Deze objecten vallen vrijwel allemaal ook onder de definitie van ‘markant object’ uit de handreiking van de minister.

- 14 -



4 UITKOMSTEN 4.1 Regionale resultaten In het onderstaande plaatje wordt voor heel Fryslân inzicht gegeven in de regionale dekking. Het merendeel van de bijna 337.000 objecten wordt door de brandweer niet binnen de normtijd bereikt. Afbeelding 1 Opkomstprojectie

- 15 -



In onderstaande tabel zijn de aantallen objecten per normstelling weergegeven. Ook is in deze tabel de overschrijdingstijd inzichtelijk gemaakt. Landelijk gezien zijn de overschrijdingen niet bijzonder opvallend vergeleken met soortgelijke regio’s. Tabel 2 Overzicht van gebruiksfuncties en de mate waarin aan de norm voldaan wordt




785 16,14% 4079 83,84% 40628 15,39% 222024 84,11%

1 1330

0,02% 4865 0,50% 263982

100% 100%

61 2119 596 61298

0 0 10 2372

0% 385 0% 10321 0,45% 2205 0,70% 336861

100% 100% 100% 100%

15,84% 324 20,53% 8202 27,03% 1599 18,20% 273191

- 16 -

84,16% 79,47% 72,52% 81,10%



De Inspectie Veiligheid en Justitie heeft in 2012 het rapport ‘Ter Plaatse’ opgeleverd. In het onderzoek van deze rapportage is gekozen om te kijken naar de daadwerkelijke prestaties die regio’s leveren ten opzichte van de normstelling uit het Bvr. Hieruit komt naar voren dat in Fryslân in 58% van de door de Inspectie als relevant benoemde inzetten, voldaan wordt aan de Bvr-normen. Deze score ligt veel hoger dan de score op basis van het rekenmodel dat binnen dit dekkingsplan gehanteerd wordt. Dit komt omdat binnen het rekenmodel elk object even zwaar weegt. Het model houdt geen rekening met de gebouwdichtheid omdat volgens de wet elk object recht heeft op dezelfde brandweerzorg. Om een beeld te geven waar kans op brand geografisch gezien groter is, is onderstaande kaart toegevoegd. Hierop zijn alle locaties waar een spoedeisende inzet plaats heeft gevonden, uit de periode 2008 tot en met 2012 weergegeven. Daarbij is geen onderscheid gemaakt in brand of hulpverlening. Een adres dat vaker bezocht is, staat er één keer op. Afbeelding 2 Projectie van alle incidentadressen van 2008 t/m 2012

- 17 -



4.2 Resultaten per gemeente Per gemeente zijn de resultaten voor dekkingspercentage en overschrijding in tijd in beeld gebracht. De bijbehorende kaarten met uitleg zijn in de gemeentespecifieke bijlage opgenomen. Hieronder wordt in tabelvorm aangegeven welk percentage en aantal van de objecten binnen de Bvrnorm, buiten de Bvr-norm of buiten de 18 minuten bereikt wordt. Tabel 3 Opkomstprestaties per gemeente

Gemeente Achtkarspelen Ameland Boarnsterhim Dantumadeel Dongeradeel

Aantal % Aantal % Aantal % Aantal % Aantal %

Ferwerderadiel Aantal % Franekeradeel Aantal % GaasterlânSleat Aantal % Harlingen Aantal % Heerenveen Aantal % Het Bildt Aantal % Kollumerland c.a. Aantal % Leeuwarden Aantal % Leeuwarderadeel Aantal % Fryslân

Binnen norm 928 7,10% 365 9,35% 2758 25,70% 1187 14,10% 1320 10,16%

Buiten norm 12130 92,79% 3538 90,63% 7823 72,89% 7228 85,88% 11667 89,84%

> 18 min 15 0,11% 1 0,03% 152 1,42% 1 0,01% 0 0%

2134 1956 5 52,11% 47,77% 0,12% 693 10074 40 6,41% 93,22% 0,37% 2053 37,39% 252 2,93% 2067 8,90% 86 1,73%

3438 0 62,61% 0% 8355 4 97,03% 0,05% 21167 0 91,10% 0% 4875 12 98,03% 0,24%

80 3095 57 2,48% 95,76% 1,76% 24798 33288 3 42,69% 57,31% 0,01% 1059 3518 15 23,06% 76,61% 0,33%

Aantal 61298 273191 2372 % 18,20% 81,10% 0,70%

- 18 -

Gemeente Lemsterland

Binnen norm 2370 33,64% 1156 22,34% 1829 28,62% 2415 18,25% 2929 21,16%

Buiten norm 4675 66,36% 4005 77,41% 4562 71,38% 10811 81,68% 10912 78,82%

Aantal % Littenseradiel Aantal % Menameradiel Aantal % Ooststellingwerf Aantal % Opsterland Aantal % Schiermonnikoog Aantal 809 479 % 62,81% 37,19% Skarsterlân Aantal 1848 11709 % 13,33% 84,44%

> 18 min 0 0% 13 0,25% 0 0% 9 0,07% 4 0,03% 0 0% 310 2,24%

Smallingerland

Aantal 46 27495 753 % 0,16% 97,18% 2,66% Súdwest-Fryslân Aantal 4528 38191 290 % 10,53% 88,80% 0,67% Terschelling Aantal 1582 1950 2 % 44,77% 55,18% 0,06% Tytsjerksteradiel Aantal 438 14179 649 % 2,87% 92,88% 4,25% Vlieland

Aantal 82 1098 13 % 6,87% 92,04% 1,09% Weststellingwerf Aantal 1486 10973 24 % 11,90% 87,90% 0,19%



4.3 Resultaten voor markante objecten In onderstaande tabel staan alle markante objecten, geclusterd naar gebruiksfunctie, opgesomd. Tabel 4 Alle markante objecten Aantal en percentage markante objecten Gebruiksfunctie

Totaal aantal

Bijeenkomstfunctie

%

38

Binnen norm

Buiten norm

Buiten 18 min

aantal

aantal

Aantal

2,54%

% 9

3,37%

%

28

2,30%

1

% 6,25%

Logiesfunctie

437 29,15%

67 25,09%

361 29,69%

9 56,25%

Onderwijsfunctie

487 32,49%

60 22,47%

424 34,87%

3 18,75%

BRZO Industrie Celfunctie Gezondheidszorgfunctie Industriefunctie Kinderdagverblijf Woonfunctie verminderd zelfredzaam Eindtotaal

12

0,80%

1

0,37%

11

0,90%

0

0%

7

0,47%

0

0%

7

0,58%

0

0%

84

5,60%

24

8,99%

60

4,93%

0

0%

1

0,07%

1

0,37%

0

0,00%

0

0%

242 16,14% 191 12,74% 1499

100%

- 19 -

105 39,33% 0

0%

267

100%

134 11,02%

3 18,75%

191 15,71%

0

0%

16

100%

1216

100%



5 ANALYSES Veel objecten in onze regio liggen zo ver van kazernes dat de opkomsttijd niet kan worden gehaald. Het is voor al deze tienduizenden objecten onmogelijk om individueel te rapporteren waarom de norm niet gehaald kan worden, welke maatregelen er tot nu toe al genomen zijn om risico’s zoveel mogelijk te verminderen, in welke brandveilige staat het object zich bevindt of welk flankerend beleid ontwikkeld kan worden. Toch is meer inzicht in de opkomsttijden voor deze objecten gewenst. In dit rapport wordt in bijlage 5 voor de markante objecten inzicht geboden in de mate van overschrijding. Deze markante objecten zijn tegelijkertijd de objecten die in het brandrisicoprofiel beschouwd worden als objecten met een verhoogd brandrisico. Tevens wordt aangegeven hoe verantwoording genomen wordt voor het overschrijden van de gestelde normtijden. Voor de overige objecten die niet binnen de normtijd bereikt wordt, wordt in bijlage 6 per objectsoort deze verantwoording benoemd.

5.1 Analyse van objecten met risico’s en overschrijdingen In totaal zijn in Fryslân 1499 objecten geïdentificeerd als ‘markant object’ volgens de definitie in de handreiking. Zoals gemeld, zijn deze objecten tevens de objecten die in het brandrisicoprofiel beschouwd worden als objecten met een verhoogd brandrisico. Van deze objecten worden er 267 binnen de normtijd bereikt. In totaal worden 16 van deze objecten pas na 18 minuten bereikt. In totaal zijn er in Fryslân bijna 337.000 objecten. Hiervan worden er ruim 61.000 (18,2 %) binnen de norm bereikt, ca. 273.000 (81,1%) worden buiten de norm maar binnen 18 minuten bereikt. In totaal, dus inclusief markante objecten, worden 2372 objecten pas na 18 minuten bereikt. Dit is 0,7% van het totale aantal objecten in Fryslân.

5.2 Analyse van markante objecten buiten 18 minuten norm Voor de markante objecten gaat het om 9 objecten met logiesfunctie (zeilscholen, hotels, groepsaccommodaties, etc), 3 kinderdagverblijven, 3 basisscholen en 1 bijeenkomstfunctie. Het betreffen 8 objecten in de gemeente Smallingerland (Oudega en De Veenhoop), 4 objecten in de gemeente Tytsjerksteradiel (Earnewâld), 3 objecten in de gemeente Súdwest-Fryslân (Greonterp, Heeg, Offingawier) en 1 object op Terschelling (Oosterend). Twee van deze objecten zijn niet over land bereikbaar. In deze gevallen kan per definitie de norm van 18 minuten niet gehaald worden daar deze gebaseerd is op voertuigen en niet op vaartuigen. Met de bestaande posten en de bestaande bezetting is het niet mogelijk om bij deze 16 objecten op tijd te arriveren. Het zal dus, in het kader van het vervolg op dit dekkingsplan, noodzakelijk zijn om maatregelen te treffen om voor deze objecten de opkomsttijd te verlagen, mede in het licht van het landelijke onderzoek. Tot die tijd moeten maatregelen getroffen worden om het niveau van brandveiligheid bij deze objecten naar een zo hoog mogelijk niveau te brengen. Omdat tot 1 januari 2014 het bevoegd gezag voor de realisering van de brandweerzorg berust bij de colleges van burgemeester en wethouders, dienen deze maatregelen in nauw overleg met de betrokken colleges ontwikkeld en geïmplementeerd te worden. In bijlage 5 zijn deze objecten opgesomd met de specifieke overschrijdingstijd.

5.3 Aanbevelingen voor overige objecten buiten 18 minuten norm Bij de overige objecten die pas na 18 minuten bereikt worden, gaat het om 1330 woningen, 683 logiesobjecten, 193 industrieobjecten (grotendeels boerderijen), 34 bijeenkomstgebouwen, 15 winkels, 11 kantoren, 10 portiekwoningen, 10 sportobjecten, 5 onderwijsgebouwen en 1 object met gezondheidsfunctie. 80 objecten vallen in de categorie ‘overige’. Dit betreft poldergemalen, transformatorhuisjes, etc. Het is momenteel niet inzichtelijk hoeveel van deze objecten niet met voertuigen over de weg bereikbaar zijn. Zeker in het gebied De Alde Feanen geldt dat veel objecten niet over land bereikbaar zijn. Voor deze objecten is de norm van 18 minuten niet bedoeld daar deze ingericht is op objecten die met een voertuig bereikbaar zijn. Evenals bij de markante objecten betreft het in grote mate de gemeenten Smallingerland, Tytsjerksteradiel en Súdwest-Fryslân. Ook in Skarsterlân komen relatief veel van deze objecten voor. Op de eerste kaart in hoofdstuk 4 zijn ze als zwarte punten weergegeven. Ook voor deze objecten geldt dat de wet voorschrijft dat ze binnen 18 minuten bereikt moeten worden. Met de bestaande posten en de bestaande bezetting is het niet mogelijk om bij deze objecten op tijd te

- 20 -



arriveren. Het zal dus, in het kader van het vervolg op dit dekkingsplan, noodzakelijk zijn om maatregelen te treffen om voor deze objecten de opkomsttijd te verlagen. Tot die tijd moeten maatregelen getroffen worden om het niveau van brandveiligheid bij deze objecten naar een zo hoog mogelijk niveau te brengen. Evenals bij de markante objecten dient dit in nauwe afstemming met de betrokken colleges van burgemeester en wethouders gerealiseerd te worden. In de gemeentelijke bijlage staan deze objecten soortgewijs benoemd.

5.4 Aanbevelingen voor markante objecten met overschrijding Van de 1499 markante objecten worden er 1216 na de Bvr-norm bereikt maar binnen 18 minuten. In tabel 4 zijn deze objecten, geclusterd naar functie, weergegeven. Volgens de wet is het toegestaan om van de norm af te wijken als daarvoor een duidelijke motivatie wordt gegeven. In het kader van de doorontwikkeling van onderhavig dekkingsplan, zal onderzocht moeten worden in hoeverre aanpassingen in kazernes, opkomstprofielen en voertuigbezetting kan leiden tot een reductie van deze overschrijding, welke mate van overschrijding als aanvaardbaar restrisico geaccepteerd wordt en in hoeverre maatregelen op het vlak van risicobeheersing en preparatie getroffen kunnen worden ter compensatie. In bijlage 5 zijn deze objecten opgesomd met de specifieke overschrijdingstijd.

5.5 Aanbevelingen voor overige objecten met overschrijding In totaal wordt bij ca 275.000 objecten de Bvr-norm overschreden. Het betreft daarbij vooral woningen en logiesgebouwen (ca 85%). In tabel 2 zijn alle objecten, geclusterd per functie, weergegeven. Volgens de wet is het toegestaan om van de norm af te wijken als daarvoor een duidelijke motivatie wordt gegeven. In het kader van de doorontwikkeling van onderhavig dekkingsplan, zal onderzocht moeten worden in hoeverre aanpassingen in kazernes, opkomstprofielen en voertuigbezetting kan leiden tot een reductie van deze overschrijding, welke mate van overschrijding als aanvaardbaar restrisico geaccepteerd wordt en in hoeverre maatregelen op het vlak van risicobeheersing en preparatie getroffen kunnen worden ter compensatie. In de gemeentelijke bijlage staan deze objecten soortgewijs benoemd.

- 21 -



BIJLAGEN

- 22 -



Bijlage 1. Brief Minister van Veiligheid en Justitie met handreiking

- 23 -



2012

- 24 -



- 25 -



- 26 -



- 27 -



- 28 -



- 29 -



- 30 -


Bijlage 2.


Procesdocument lijst markante objecten

Dekkingsplan 1.0 Procesdocument lijst markante objecten

Samira Veerbeek, versie 0.3, 12 februari 2013

Versie 0.1 Versie 0.2

22 januari 2013 31 januari 2013

Versie 0.3

12 februari 2013

Eerste opzet Samira Veerbeek Aanpassingen n.a.v. bespreking in deelprojectgroep kwaliteit. Aanpassingen n.a.v. bespreking in deelprojectgroep kwaliteit.

- 31 -



1. Inleiding Vanuit de deelprojectgroep Kwaliteit zal in het kader van het project Samen naar één brandweer een Dekkingsplan 1.0 worden opgeleverd. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de nieuwe landelijke handreiking “Opkomsttijden registratie van afwijkingen en motivatie in dekkingsplannen” vanuit het ministerie van Veiligheid en Justitie. Op basis van deze handreiking worden ook de ‘markante objecten’ in beeld gebracht. 2. Afbakening markante objecten ‘Markante objecten’ zijn volgens de handreiking de BRZO-bedrijven en de objecten die gebruiksvergunningplichtig zijn (objecten met een vergunning voor brandveilig gebruik). Objecten met grote cultuurhistorische waarde, zoals rijksmonumenten worden in de huidige systematiek niet meegenomen. Of een ‘vergunning voor brandveilig gebruik’ nodig is, staat in artikel 2.2 van het Besluit Omgevingsrecht (Bor), onderdeel van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo). Voor de intrede van de omgevingsvergunning (1-10-2010) stond de gebruiksvergunningplicht beschreven in het Besluit brandveilig gebruik bouwwerken (Gebruiksbesluit). De Wabo regelt voor een groot aantal vergunningen, zoals de vergunning voor brandveilig gebruik (artikel 2.1 lid 1d), wanneer ze nodig zijn en op welke wijze een omgevingsvergunning verkregen kan worden. Artikel 2.2. van het Bor 1. Als categorieën gevallen als bedoeld in artikel 2.1, eerste lid, onder d, van de wet (Wabo) worden aangewezen: a. het in gebruik nemen of gebruiken van een bouwwerk waarin bedrijfsmatig of in het kader van verzorging nachtverblijf zal worden verschaft aan meer dan 10 personen, dan wel het in afwijking daarvan bij de bouwverordening, bedoeld in artikel 8 van de Woningwet, bepaalde aantal personen; b. het in gebruik nemen of gebruiken van een bouwwerk waarin dagverblijf zal worden verschaft aan: 1) meer dan 10 personen jonger dan 12 jaar, of 2) meer dan 10 lichamelijk of verstandelijk gehandicapte personen. 3. Eisen lijst markante objecten Sorteren per gemeente. De opgegeven naam van het object. De NAW gegevens per object. Er is voor gekozen om de lijst van objecten niet BAG conform te maken i.v.m. de beperkte tijd. De lijsten met objecten zijn en konden i.v.m. de beperkte tijd en het nog ontbreken van de koppeling in de verschillende systemen niet BAG conform worden aangeleverd. Het BAG conform maken van de lijsten was voor 1600 objecten ook voor dit moment een te grote inspanning. Functie object op basis van het Besluit omgevingsrecht (relevant voor koppeling met de handreiking). Functie object op basis van het brandrisicoprofiel (relevant voor koppeling met de normtijden).

Weergave lijst: Naam object

Straat Nr. Postcode

Plaats

Functie Bor

Functie brandrisicoprofiel (normtijd)

Om de gegevens op de juiste wijze te kunnen verwerken worden de gegevens bij de objecten in het volgende formaat weergegeven: Postcode: 1233XX Huisnummer: 123 Huisnummer toevoeging: A,bis

- 32 -



4. Processtappen inventarisatie markante objecten Stap 1.

Inhoud Verzoek aan de gemeenten om een actuele lijst met objecten aan te leveren waarvoor op basis van het Besluit omgevingsrecht een vergunning voor brandveilig gebruik verplicht is.

Wie Deelprojectgroep

2.

Aanleveren actuele lijst met objecten met een vergunning voor brandveilig gebruik.

Leden RPBF aangevuld met de gemeenten Boarnsterhim, Opsterland, Ooststellingwerf en Weststellingwerf

3.

Verwerking + controle aangeleverde lijsten.

Deelprojectgroep

4.

Toelichting in het Regionaal Platform Brandpreventie Fryslân (RPBF) over de aangeleverde lijsten + vervolgopdracht.

Deelprojectgroep

4.

Opmerkingen + vragen over de lijsten rondsturen aan de gemeenten.

Deelprojectgroep

5.

Aanleveren tweede versie lijst met objecten met een vergunning voor brandveilig gebruik, waarin de opmerkingen en vragen zijn verwerkt.

Leden RPBF aangevuld met de gemeenten Boarnsterhim, Opsterland, Ooststellingwerf en Weststellingwerf

6.

Verwerking definitieve lijsten met markante objecten.

Deelprojectgroep

5. Keuzes verwerking Voor de verwerking/ weergave van de objecten of de functies van de objecten zijn de volgende keuzes gemaakt: De functie “meer dan 10 personen nachtverblijf in kader verzorging” op basis van het Besluit omgevingsrecht laat enige ruimte om het in te vullen als gezondheidszorgfunctie of als woonfunctie verminderd zelfredzaam. Dit is relevant voor de keuze van de normtijd (6 of 8 minuten). Om hierover duidelijkheid te krijgen heeft afstemming plaats gevonden met het RPBF. Hierbij is afgesproken dat de keuze door de gemeente in de lijst zelf wordt aangegeven, waarbij één en ander afhankelijk is van hoe een object is aangevraagd. Een dagverblijf met meer dan 10 personen lichamelijk/verstandelijk gehandicapt wordt in de lijst weergegeven als bijeenkomstfunctie. Indien een object meerdere huisnummers heeft, is gekeken naar het aantal objecten in de BAG. Indien in één BAG-object meerdere huisnummers zitten, is er één object opgenomen in de lijst. Indien de nummers verschillende BAG-objecten zijn, zijn de objecten apart weergegeven in de lijst. Indien in 1 object meerdere functies zitten waarvoor afzonderlijke vergunningen voor brandveilig gebruik gelden, is de strengste normtijd weergegeven. 6. Ambities Voor een volgende versie van het dekkingsplan, waarbij wederom gebruik wordt gemaakt van de markante objecten, is het de ambitie om de volgende verbeteringen door te voeren: Objecten met grote cultuurhistorische waarde, zoals rijksmonumenten, ook als markant object meenemen in de beoordeling. De exacte afbakening hiervan kan te zijner tijd plaatsvinden. Het BAG conform maken van de lijst met markante objecten.

- 33 -


Bijlage 3. 1.0


Procesdocument plotting voor Dekkingsplan

Plotting voor Dekkingsplan 1.0 Uitgangspunten en Weergave

Marko Fennema, versie 1.0 , 5 maart 2013

- 34 -



Inleiding Vanuit de deelprojectgroep Kwaliteit wordt in het kader van het project Samen naar één brandweer een Dekkingsplan 1.0 worden opgeleverd. De geleverde operationele dekking wordt berekend middels de CARE applicatie van Falck AVD. Om deze berekeningen uit te kunnen voeren zijn een aantal uitgangspunten noodzakelijk. Deze uitgangspunten worden middels deze notitie vastgesteld. Door het vastleggen van de uitgangspunten is het in de toekomst mogelijk de berekeningen te reproduceren. Uitgangspunten 1 Alle 65 posten worden meegenomen waarbij de huidige repressieve dekking wordt bevroren. De actuele Kazerne Volgorde Tabel (KVT) met onderliggende uitgangpunten is basis voor berekeningen. Conform uitspraak van AB op 28 november 2012 2 Voor de uitruktijden van de posten worden de tijden gebruik die zijn gebruik voor de huidige KVT. Dit zijn de 80 percentiel tijden van de oude dataset. 3 Er wordt gerapporteerd in de lijn van de Handreiking opkomsttijden registratie van afwijkingen motivatie in dekkingsplannen die is uitgegeven door het Ministerie van Veiligheid en Justitie. 4 De aankomst van de eerste tankautospuit wordt geplot, de personele bezetting wordt daarbij buiten beschouwing gelaten. 5 Er wordt alleen over de prestaties van de eerste tankautospuit gerapporteerd. Er wordt niet gerapporteerd over de dekking van bijzondere voertuigen en specialistische teams. 6 Voor de grafische plotting wordt uitgegaan van de prestaties in de avond/nacht/weekend (ANW) situatie aangezien dan de kans op dodelijke slachtoffers bij brand het hoogst is. In de bijbehorende tabellen wordt wel het onderscheid tussen dag en ANW gemaakt. 7 Verwerkingstijd Meldkamer Noord Nederland (MKNN) wordt gesteld op 90 seconden. In deze tijd is de vertraging van P2000 (+/- 10 sec.) meegenomen. 8 Er wordt gewerkt met een actueel routenetwerk op basis het Nationaal Wegen Bestand, aangevuld met door de commandanten in het kader van de KVT aangegeven blokkades. Rijsnelheid op wegvak is lokale maximumsnelheid+20 km/uur, conform de branche richtlijn optische- en geluidsignalen. 9 Er wordt gerapporteerd t.a.v. huidige gemeenten. Daar waar het voor de duidelijkheid noodzakelijk is om gemeenten met een groot oppervlak te splitsen in de plot, dit doen. 10 Er wordt gewerkt met een actuele BAG lijst. 11 Fryslân kent op sommige plaatsen objecten die niet via de weg bereikbaar zijn. Deze objecten hebben een tijd die boven de 18 minuten komt te liggen. Deze worden op de kaart geplot, maar in de tekst van het dekkingsplan wordt hier een toelichting op gegeven 12 De plotting van de daadwerkelijke incidenten vind plaats op basis van de prio 1 meldingen in de periode 2008-2012. Aandachtspunten ➤ De prestaties die berekend worden in dit dekkingsplan zijn gebaseerd op op de aanname dat de tankautospuiten volledig zijn bezet. De daadwerkelijke bezettingsgraad ligt in werkelijkheid frequent lager dan de noodzakelijke 6 personen. Hier zijn echter geen harde gegevens van beschikbaar, en de gevolgen hiervan zijn niet meegenomen in de berekeningen. ➤ De gehanteerde verwerkingstijd van de MKNN is gesteld op 90 seconden. Deze tijd is ook gebruikt voor de KVT berekeningen, en is een realistisch ambitieniveau. De schattingen van de werkelijk gerealiseerde tijden liggen op dit moment hoger. Er bestaan op dit moment echter geen bestuurlijk afspraken over de te halen verwerkingstijd van de MKNN in de opgestelde overeenkomsten. Daarnaast is het zo dat er geen verantwoording wordt afgelegd over de geleverde prestaties en dus de daadwerkelijke tijden niet beschikbaar zijn. De gepresenteerde prestaties liggen bij verwerkingstijden boven de 90 seconden dus in werkelijkheid lager. Indien bij het volgende dekkingsplan wordt gerekend met de daadwerkelijke prestaties van de MKNN en deze de 90 seconden overschrijd zal dat het gerealiseerde dekkingspercentage doen afnemen.

- 35 -



➤ De berekende prestaties liggen anders dan welke er door de IOOV zijn gerapporteerd. Hier ligt echter een andere manier van berekenen aan ten grondslag. Het IOOV rapporteert over de prestatie zoals die geleverd is op basis van de daadwerkelijk uitrukken.De spreiding van deze uitrukken wordt gedomineerd door de OMS meldingen. Deze objecten zijn over het algemeen te vinden in de stedelijke omgeving dicht bij de uitruk posten. Daarnaast vinden er meer branden plaats in de bebouwde kom. Hier zijn ook de kazernes gesitueerd en is de aanrijtijd lager. In het dekkings plan worden alle objecten uit de regio meegenomen in de berekening. ➤ Objecten met zeer grote cultuurhistorische waarden, zoals rijksmonumenten worden in de huidige systematiek van markante objecten niet meegenomen. Voorbeelden hiervan zijn Woudagemaal (werelderfgoed), Blokhuispoort (rijksmonument), en vele kerken. Gegevens ten aanzien van gehanteerde rekenmethodiek Software: ● Care versie 1.4.1 ● MSSQL server 2008 R2 ● Navicat for PostgreSQL Enterprice ed ver 10.1.6 ● PostgreSQL 8.4.1.6 ● Mapinfo Professional Version 11 Build 15 ● Python 2.7.3 ● Bagextract versie Dec 2012 (Nationaalgeoregister) ● GDal versie Oktober 2012 ● Qgis versie 1.8.0 ( ETL Mapinfo -> WGS84 -> ESPG:28992) ● Arcgis Desktop 10.1 ● Routenetwerk 2010 inkl verwerking afsluitingen & verwerking branche richtlijn Database: Er wordt een read-only kopie van de database opgeslagen voor toekomstig gebruik. Algemene beschrijving gehanteerde methode: Voor ieder object wordt de opkomsttijd berekend en vergeleken met de norm die vanuit het BVR geldt voor dit object. De opkomsttijd wordt als volgt berekend: Verwerkingstijd meldkamer + P2000 vertraging

90 s

Opkomst brandweerpersoneel naar kazerne en uitruk van tankautospuit.

tijden conform bijlage 4, Uitruktijden Kazernes Fryslân

Rijtijd naar object

rijtijd vanaf kazerne naar object via snelste route, per wegdeel lokale maximumsnelheid+20- km/uur ---------------------------------------------- +

Opkomsttijd

Sommatie bovengenoemde tijden.

- 36 -


Bijlage 4. Gemeente Achtkarspelen Achtkarspelen Achtkarspelen Ameland Ameland Boarnsterhim Boarnsterhim Dantumadiel Dantumadiel Dongeradeel Dongeradeel Dongeradeel Ferwerderadiel Ferwerderadiel Franekeradeel Gaasterlân-Sleat Gaasterlân-Sleat Gaasterlân-Sleat Harlingen Heerenveen Heerenveen Heerenveen Heerenveen Het Bildt Kollumerland C.A.


Uitruktijden kazernes in Fryslân Post Surhuisterveen Drogeham Buitenpost Hollum Nes Akkrum Grou Zwaagwesteinde Damwoude Anjum Ternaard Dokkum Ferwert Hallum Franeker Sloten Balk Bakhuizen Harlingen Jubbega Nieuwehorne Tjalleberd Heerenveen Sint Annaparochie

DAG 0:05:36 0:04:43 0:05:45 0:05:22 0:06:42 0:04:30 0:04:10 0:04:15 0:05:08 0:05:44 0:05:26 0:05:59 0:04:27 0:04:24 0:05:59 0:06:01 0:04:11 0:03:21 0:04:44 0:05:26 0:04:31 0:04:56 0:07:00

Kollum

Leeuwarden LEE1 Leeuwarden Leeuwarden LEE2 Leeuwarderadeel Stiens Lemsterland Echten Lemsterland Lemmer Littenseradiel Mantgum Littenseradiel Wommels Menameradiel Marssum Leeuwarden

ANW 0:06:56 0:04:25 0:07:11 0:06:15 0:05:22 0:05:19 0:04:43 0:04:39 0:05:46 0:05:36 0:03:23 0:06:41 0:04:01 0:03:55 0:05:42 0:05:35 0:05:13 0:04:31 0:06:17 0:04:34 0:04:06 0:04:51 0:06:58

Post Menaam Oosterwolde Haulerwijk Oldeberkoop Appelscha Ureterp Beetsterzwaag Gorredijk Schiermonnikoog Sint Nicolaasga Langweer Joure Drachten Bolsward Stavoren Koudum Workum Sneek Parrega Makkum Witmarsum IJlst Woudsend

DAG 0:04:31 0:04:40 0:06:59 0:03:53 0:05:03 0:03:51 0:04:07 0:03:37 0:04:42 0:04:36 0:04:21 0:05:26 0:07:17 0:07:14 0:05:20 0:05:53 0:03:45 0:05:18 0:06:06 0:05:26 0:03:52 0:06:10 0:04:13

0:05:04 0:06:32 Súdwest Frl

Heeg

0:05:12 0:04:20

0:05:40 0:06:04 Terschelling

Terschelling-West

0:05:27 0:05:08

0:02:25 0:02:38 Terschelling

TerschellingMidsland

0:04:50 0:03:59

0:02:31 0:06:06 Tytsjerksteradiel

Gytsjerk

0:06:44 0:05:28

0:05:06 0:05:35 0:04:40 0:05:55 0:05:04 0:03:16

Burgum Vlieland Scherpenzeel Noordwolde Wolvega

0:05:06 0:05:52 0:04:36 0:04:56 0:05:18

0:04:56 0:05:29 0:04:34 0:05:29 0:04:56 0:04:25

Gemeente Menameradiel Ooststellingwerf Ooststellingwerf Ooststellingwerf Ooststellingwerf Opsterland Opsterland Opsterland Schiermonnikoog Skarsterlân Skarsterlân Skarsterlân Smallingerland Súdwest Frl Súdwest Frl Súdwest Frl Súdwest Frl Súdwest Frl Súdwest Frl Súdwest Frl Súdwest Frl Súdwest Frl Súdwest Frl

Tytsjerksteradiel Vlieland Weststellingwerf Weststellingwerf Weststellingwerf

- 37 -

ANW 0:03:48 0:06:16 0:04:57 0:05:51 0:04:21 0:04:51 0:04:20 0:05:14 0:04:57 0:03:58 0:05:28 0:06:27 0:07:29 0:07:33 0:05:54 0:05:04 0:06:34 0:05:59 0:06:06 0:06:21 0:04:17 0:03:39 0:05:46

0:05:40 0:05:48 0:04:42 0:05:07 0:06:29


Bijlage 5.


Overzicht van markante objecten incl. motivatie

Zie Excel-bijlage: ‘Bijlage 5 van Dekkingsplan Fryslan 1-0 - Overzicht van alle markante objecten dag+anw.xlsx’ Motivatie bij ‘Buiten norm’: *1: De hier berekende tijd geeft de bestaande situatie weer. Momenteel loopt er, als onderdeel van de evaluatie van de Wvr en aanhangende besluiten, een landelijk onderzoek naar de samenhang van risicobeperkende maatregelen en repressieve prestatienormen. Aan de hand van de uitkomsten van dit onderzoek en de effecten van de evaluatie van de Wvr,, zal in Dekkingsplan 2.0 aangegeven worden op welke wijze met een normoverschrijding bij dit object omgegaan wordt. Motivatie bij ‘Buiten 18 minuten’: *2: Deze overschrijding is binnen de bestaande wetgeving niet acceptabel. Momenteel loopt er, als onderdeel van de evaluatie van de Wvr en aanhangende besluiten, een landelijk onderzoek naar de samenhang van risicobeperkende maatregelen en repressieve prestatienormen. Aan de hand van de uitkomsten van dit onderzoek en de effecten van de evaluatie van de Wvr, wordt in Dekkingsplan 2.0 gezorgd dat er zo mogelijk geen overschrijding van de absolute norm meer zal zijn. Tot die tijd wordt in nauw overleg met het lokaal bevoegd gezag in kader van brandweerzorg, ruimtelijke ordening en WABO gewerkt aan maatregelen om de brandveiligheid voor deze objecten naar een zo hoog mogelijk peil te brengen.

- 38 -


Bijlage 6. motivatie


Overzicht van aantallen per objectsoort incl.

Tabel 5 Overzicht van aantallen per objectsoort inclusief motivatie




785 16,14% 4079 83,84% 40628 15,39% 222024 84,11%

1 1330

0,02% 4865 0,50% 263982

100% 100%

61 2119 596 61298

0 0 10 2372

0% 385 0% 10321 0,45% 2205 0,70% 336861

100% 100% 100% 100%

15,84% 324 20,53% 8202 27,03% 1599 18,20% 273191

84,16% 79,47% 72,52% 81,10%

Motivatie bij ‘Buiten norm’: *1: De hier berekende tijd geeft de bestaande situatie weer. Momenteel loopt er, als onderdeel van de evaluatie van de Wvr en aanhangende besluiten, een landelijk onderzoek naar de samenhang van risicobeperkende maatregelen en repressieve prestatienormen. Aan de hand van de uitkomsten van dit onderzoek, bijgestelde weten regelgeving en een herbezinning op de Friese repressieve organisatie, zal in Dekkingsplan 2.0 aangegeven worden op welke wijze met een normoverschrijding bij deze objecten omgegaan wordt. Motivatie bij ‘Buiten 18 minuten’: *2: Deze overschrijding is binnen de bestaande wetgeving niet acceptabel. Momenteel loopt er, als onderdeel van de evaluatie van de Wvr en aanhangende besluiten, een landelijk onderzoek naar de samenhang van risicobeperkende maatregelen en repressieve prestatienormen. Aan de hand van de uitkomsten van dit onderzoek en de effecten van de evaluatie van de Wvr, wordt in Dekkingsplan 2.0 gezorgd dat er zo mogelijk geen overschrijding van de absolute norm meer zal zijn. Tot die tijd wordt in nauw overleg met het lokaal bevoegd gezag in kader van brandweerzorg, ruimtelijke ordening en WABO gewerkt aan maatregelen om de brandveiligheid voor deze objecten naar een zo hoog mogelijk peil te brengen.

- 39 -


Bijlage 7.


Resultaten per gemeente

Deze is separaat, gemeente specifiek verzonden.

- 40 -

Concept-raadsvoorstel

Plaats X,

Datum X

Onderwerp: Brandrisicoprofiel veiligheidsregio Fryslân

Aan: de Raad

1. Inleiding Op 1 oktober 2010 is de Wet veiligheidsregio’s (Wvr) met het daaraan gekoppelde Besluit veiligheidsregio’s in werking getreden. Op grond van artikel 15, lid 2 van deze wet is het algemeen bestuur van de veiligheidsregio verplicht een regionaal risicoprofiel vast te stellen. Dit risicoprofiel bestaat uit: a. b. c.

een overzicht van de risicovolle situaties binnen de veiligheidsregio die tot een brand, ramp of crisis kunnen leiden; een overzicht van de soorten branden, rampen en crises die zich in de veiligheidsregio kunnen voordoen, en; een analyse waarin de weging en inschatting van de gevolgen van de soorten branden, rampen en crises zijn opgenomen.

Veiligheidsregio Fryslân heeft ervoor gekozen om het risicoprofiel te splitsen in een profiel gericht op rampen en crises en een profiel gericht op branden. Dit document betreft het laatste profiel: het brandrisicoprofiel. De motivatie om deze opdeling te hanteren is dat zowel de kans op voorkomen als het effect van een voorval op de maatschappij van een duidelijk verschillende orde zijn. Daarnaast is voor branden meer statistische en feitelijke informatie beschikbaar dan voor rampen en crises. De keuze voor deze opdeling sluit aan bij de landelijke ontwikkelingen. Vrijwel alle regio’s in Nederland hanteren deze tweedeling. In onderstaande figuur is de samenhang tussen het regionaal risicoprofiel voor rampen, crises en zware ongevallen en het brandrisicoprofiel alsmede hun positie ten opzichte van het (fysieke) veiligheidsbeleid weergegeven. Het regionaal risicoprofiel voor Veiligheidsregio Fryslân is in 2010 vastgesteld en sindsdien tweemaal geactualiseerd.




Crisisbeheersing

Figuur 1: overzicht risicoprofiel

Brandrisico’s= Basis voor besluitvorming over

Basisbrandweerzorg (dekkingsplan en beleidsplan)

Doel van het brandrisicoprofiel is om inzicht te bieden in de risico’s van branden in objecten. Het brandrisicoprofiel is de basis waarop het dekkingsplan en het beleidsplan gebaseerd worden. Het dekkingsplan laat zien welke repressieve organisatie daar tegenover gesteld wordt en in het beleidsplan wordt aangegeven op welke wijze gewerkt wordt aan het reduceren van de risico’s en het verbeteren van de repressieve organisatie om de gevolgen van een brand adequaat te bestrijden. 2. Totstandkoming brandrisicoprofiel In de periode 2011- 2012 is door een regionale projectgroep vanuit de veiligheidsregio Fryslân, in nauwe samenwerking met de (inter)gemeentelijke brandweerkorpsen/medewerkers preventie van de Friese gemeenten, gewerkt aan de totstandkoming van het Friese brandrisicoprofiel. Daarnaast is als klankbord gebruik gemaakt van een ingestelde expertgroep. In deze expertgroep waren deskundigen op het gebied van brandpreventie (leden Regionaal Platform Brandpreventie Fryslân) en brandweerzorg vertegenwoordigd. 3. Het brandrisicoprofiel Het brandrisicoprofiel van regio Fryslân is met behulp van een risicodiagram in kaart gebracht. De uitkomsten tonen aan dat de grootste risico’s liggen bij ziekenhuizen en GGZ-instellingen waar cliënten overnachten. Voor deze objecten geldt dat de frequentie waarmee daadwerkelijke branden in Fryslân voorkomen, circa 3 keer hoger ligt dan de gemiddelde brandfrequentie in Fryslân en dat het effect van een brand al snel als aanzienlijk ingeschat wordt. Voor gevangenissen geldt dat de impact minder hoog geschat wordt maar dat de brandfrequentie veel hoger (circa 20 keer hoger) ligt dan het Fries gemiddelde. Ook voor woonfuncties waar verminderd of niet-zelfredzame mensen verblijven (verzorgingstehuizen, etc.) geldt dat een brand al snel een grote impact kent en daarmee tot de grotere risico’s behoort. De brandfrequentie ligt bij deze instellingen iets onder het Friese gemiddelde van ca 1,4 branden per jaar per duizend objecten. Voor nog twee soorten objecten komt een duidelijk verhoogde impact en/of brandfrequentie naar voren. Dit betreft de categorie BRZO-bedrijven en de onderwijsinstellingen. BRZO-bedrijven komen ook als risico voor in het regionaal risicoprofiel voor rampen en crises. Het is in die zin ook logisch dat een relatief kleine brand bij een dergelijk bedrijf al snel een redelijke impact scoort. Voor onderwijsinstellingen geldt dat deze een fors verhoogde kans op brandstichting kennen. Dit stemt overeen met landelijke gegevens. Daarnaast geldt, zeker bij basisscholen, dat de impact van een brand vrij hoog scoort.

4. Relatie met de regionalisering van de brandweer Binnen Fryslân wordt er op dit moment hard gewerkt aan de regionalisering van de brandweer. Dit betekent dat de gemeentelijke brandweerorganisaties per 1-1-14 overgaan in één regionale brandweerorganisatie als onderdeel van Veiligheidsregio Fryslân. In het kader van die regionalisering is een visiedocument opgesteld, genaamd “brandweer Fryslân over morgen”. In dit document wordt ingegaan op de relevante ontwikkelingen en de inbedding van de brandweer binnen de veiligheidsregio. De verbinding met gemeenten, de relatie met vrijwilligers, een risicogerichte benadering van risicobeheersing, een repressie gebaseerd op risico, verdere professionalisering van het brandweervak en een ondersteunende bedrijfsvoering zijn daarbij de pijlers. Cruciaal is de keuze voor een brandweer als operationele organisatie die haar rol als kennis- en expertise centrum op het gebied van veiligheid waar maakt. In het bestuurlijk vastgestelde visiedocument wordt de ambitie onderschreven om meer en meer uit te gaan van een risicogerichte benadering.

5. Relatie met het dekkingsplan 1.0 In het dekkingsplan 1.0 worden de huidige planmatige repressieve prestaties van de brandweer in Fryslân beschreven op basis van de huidige wettelijke kaders. Hiermee wordt inzicht geboden in de mate waarin en de manier waarop de risico’s planmatig repressief gezien zijn afgedekt. Landelijk loopt er op dit moment een onderzoek naar de ratio van de geldende repressieve normen. Uitgangspunt hierbij is dat de brandweerzorg meer is dan alleen de repressie. Het afdekken van risico’s door het nemen van preventieve maatregelen wordt in dat onderzoek in relatie gebracht met repressieve maatregelen. Mede op basis van de uitkomsten van dat onderzoek én van uw inbreng en zal op termijn een dekkingsplan 2.0 worden opgesteld. Los van bovenstaand landelijk onderzoek hebben de afzonderlijke gemeenten de afgelopen jaren zelf ook initiatieven ontwikkeld om de brandweerzorg verder door te ontwikkelen. Zo wordt er in toenemende mate geïnvesteerd in voorlichting en rookmeldercampagnes. Ook zijn er gemeenten die werken met flexibele voertuigbezetting en met verruimde opkomsttijden. 6. Vervolgtraject Alvorens het brandrisicoprofiel ter definitieve bestuurlijke besluitvorming wordt voorgelegd aan het algemeen bestuur van de veiligheidsregio Fryslân, wordt uw raad op grond van artikel 15 lid 3 Wvr in de gelegenheid gesteld hierop een reactie te geven. Het dekkingsplan is u ter informatie mee gezonden om inzicht te bieden in de huidige repressieve prestaties van de brandweer. Graag bieden wij u de mogelijkheid uw wensen ten aanzien van het te voeren beleid op het gebied van brandweerzorg te formuleren. Tevens worden de overige crisispartners zoals genoemd in lid 4 van voornoemd artikel om hun zienswijze gevraagd. Conform artikel 14 van de wet VR omvat het beleidsplan in ieder geval: “een beschrijving van de beoogde operationele prestaties” (sub a.) en “de voor de brandweer geldende opkomsttijden en een beschrijving van de aanwezigheid van brandweerposten in de gemeenten alsmede de overige voorzieningen en maatregelen, noodzakelijk voor de brandweer om daaraan te voldoen” (sub f). De reacties en wensen zullen, gelijktijdig met het voorstel tot het vaststellen van het brandrisicoprofiel in een afzonderlijk document aan het algemeen bestuur van de veiligheidsregio Fryslân worden aangeboden. Deze vormen daarmee input voor het proces van het opstellen van het beleidsplan en de verdere doorontwikkeling van de repressieve brandweerorganisatie in Fryslân (dekkingsplan 2.0). 7. Financieel Het brandrisicoprofiel is een feitelijke weergave van de brandveiligheidsrisico’s die in de veiligheidsregio Fryslân aan de orde zijn. Uit het vaststellen van het brandrisicoprofiel sec volgen geen financiële consequenties.

Advies het bestuur van de veiligheidsregio Fryslân geen wensen kenbaar te maken ten aanzien van het te voeren beleid op het gebied van brandweerzorg. of het bestuur van de veiligheidsregio Fryslân de volgende wensen ten aanzien van het te voeren beleid op het gebied van brandweerzorg kenbaar te maken: - Het met kracht doorzetten van de in het visiedocument voorgestelde risicobenadering - Het in gezamenlijkheid doorontwikkelen van de huidige lokale initiatieven die passen binnen de kaders van het visiedocument

-

Nauw aansluiten bij de uitkomsten van het landelijke onderzoek op het gebied van brandweerzorg ……

e.e.a. overeenkomstig bijgevoegd concept-besluit. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente X De secretaris, ….. de burgemeester, ….

Bijlagen De volgende bijlage is bijgevoegd: 1. Rapportage Brandrisicoprofiel Veiligheidsregio Fryslân

Concept-raadsbesluit De raad van de gemeente X, Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. X, en de daarin opgenomen overwegingen; Gelet op: …….

BESLUIT: het bestuur van de veiligheidsregio Fryslân geen wensen kenbaar te maken ten aanzien van het te voeren beleid op het gebied van brandweerzorg. of het bestuur van de veiligheidsregio Fryslân de volgende wensen ten aanzien van het te voeren beleid op het gebied van brandweerzorg kenbaar te maken: - Het met kracht doorzetten van de in het visiedocument voorgestelde risicobenadering - Het in gezamenlijkheid doorontwikkelen van de huidige lokale initiatieven die passen binnen de kaders van het visiedocument - Nauw aansluiten bij de uitkomsten van het landelijke onderzoek op het gebied van brandweerzorg …… ……

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van …. De griffier, De voorzitter,

Raadsinformatiebrief brandrisicoprofiel en dekkingsplan

versie 12 maart 2012

Brandrisicoprofiel Op grond van artikel 15, lid 2 van de Wet veiligheidsregio’s is het Algemeen Bestuur van de veiligheidsregio verplicht een regionaal brandrisicoprofiel vast te stellen. Het doel van het brandrisicoprofiel is om inzicht te bieden in de risico’s van branden in objecten. Het brandrisicoprofiel vormt mede de basis waarop het dekkingsplan en het beleidsplan van de brandweer gebaseerd worden. Het dekkingsplan laat zien welke repressieve organisatie daar tegenover gesteld wordt. In het beleidsplan zal worden aangegeven op welke wijze wordt gewerkt aan het reduceren van de risico’s en het verbeteren van de repressieve organisatie om de gevolgen van een brand adequaat te bestrijden. Het brandrisicoprofiel is op grond van artikel 15 lid 3 van de Wet veiligheidsregio’s voor gemeenteraden de basis om wensen ten aanzien van het beleidsplan kenbaar te maken aan het bestuur van de veiligheidsregio.

Dekkingsplan De Wet veiligheidsregio’s verplicht de besturen van de veiligheidsregio’s de opkomsttijden voor de brandweer en de eventuele afwijkingen vast te leggen in het regionaal dekkingsplan als onderdeel van het Beleidsplan Veiligheidsregio. Het regionaal dekkingsplan geeft de mate aan waarin de brandweer op tijd en met de juiste mensen en middelen aanwezig kan zijn bij incidenten in het verzorgingsgebied. Het dekkingsplan wordt door de wetgever gezien als een belangrijke kwaliteitsmeter van de brandweerzorg met een borging voor het minimale zorgniveau. Brandweer Fryslân beschikte over een bestuurlijk vastgesteld dekkingsplan uit 1997. Met de invoering van de Wet veiligheidsregio’s en de bijbehorende besluiten zijn de eisen ten aanzien van de opkomsttijden veranderd. Het dekkingsplan uit 1997 voldeed daarmee niet meer aan de wettelijke eisen van het Besluit veiligheidsregio’s. In het kader van de Meldkamer Noord Nederland is medio 2011 de operationele uitwerking van een dekkingsplan, namelijk de kazernevolgordetabel (KVT), geactualiseerd. Deze actualisatie is destijds niet specifiek bestuurlijk vastgesteld maar wel enkele malen bij bestuursvergaderingen aan bod geweest. Om te voldoen aan de wettelijke vereisten en om de status quo duidelijk vast te leggen is dekkingsplan 1.0 opgesteld en door het Algemeen Bestuur van de veiligheidsregio op 27 maart jl vastgesteld. Uit het dekkingsplan 1.0 blijkt dat de operationele prestaties van Veiligheidsregio Fryslân een bestendig niveau vertonen. Veiligheidsregio Fryslân haalt voor vrijwel alle objecten de opkomsttijd binnen 18 minuten (maximale wettelijke opkomsttijd). Voor circa 0,7 % van alle objecten geldt dat deze tijd niet gehaald wordt. Voor individuele objecten is er ook een wettelijke normtijd van 5, 6, 8 of 10 minuten die vaak overschreden wordt. Het theoretisch regionaal dekkingsresultaat op basis van de nieuwe wet is 17%. Als naar de daadwerkelijke incidenten wordt gekeken is dit percentage in praktijk hoger, namelijk op 58% . Dit is het gevolg van het gegeven dat het vaker in dichtbebouwd gebied brandt en dat juist in deze gebieden logischerwijs – kazernes gepositioneerd zijn. Hiermee zit Fryslân onder het landelijk gemiddelde (78%). Andere regio’s met een sterk plattelandskarakter zoals Groningen en Drenthe scoren vergelijkbaar of slechter. Daar waar Fryslân de normtijden overschrijdt, ziet zij geen (verslechterd) veranderend beeld ten opzichte van voor dit dekkingsplan. Landelijk is er veel aandacht voor de opkomsttijden van de brandweer. Op 16 november 2012 heeft het Veiligheidsberaad een brief gestuurd aan alle voorzitters van de veiligheidsregio’s inzake de dekkingsplannen. Ook heeft het Veiligheidsberaad recent door TNO onderzoek laten doen naar de relevantie van de opkomsttijden. Het Veiligheidsberaad heeft verschillende malen kenbaar gemaakt aan de minister van Veiligheid en Justitie dat de huidige normtijden niet passen bij hedendaagse brandweerzorg en dat het alleen toetsen op prestatie-eisen en niet op effecten geen recht doen aan de bredere en modernere brandweerzorg.

Het Veiligheidsberaad, gesteund door de Raad van regionaal commandanten, volgt een tweesporenbeleid. Het eerste spoor is gericht op de korte termijn en beoogd het verbeteren van de regionale dekkingsplannen binnen de huidige kaders van de wet. Het tweede spoor gaat over het onderzoeken van een nieuwe benadering van de brandweerzorg. Het AB heeft op 28 november 2012 ingestemd met het volgen van deze twee sporen door op korte termijn het eerste spoor verder uit te werken en nauwlettend de ontwikkelingen in het tweede spoor te blijven volgen. Concreet betekent dit dat op dit moment het concept-brandrisicoprofiel en de huidige invulling van de repressieve dekking door het bestuur is vastgesteld. Mede in het licht van de landelijke discussie en het landelijke onderzoek naar een nieuwe benadering van de brandweerzorg zal in een later stadium het dekkingsplan 2.0 worden opgesteld. Het concept brandrisicoprofiel biedt de raden inzicht in de locatie van risico's en de repressieve prestaties van de brandweer waardoor zij hun wensen omtrent het beleid en op te stellen dekkingsplan 2.0 beter kunnen formuleren. De definitieve vaststelling van het brandrisicoprofiel zal zo mogelijk plaatsvinden in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 27 juni 2013.

OPLEGNOTITIE



Op

27 maart 2013

Onderwerp

Multidisciplinaire evaluatie Hoog Boezemwater Fryslân – januari 2012


agendapunt 10


Rien van de Ven

Afdeling

Veiligheidsbureau

Telefoon E-mail

Bijlage(n) 1. Evaluatie Hoog boezemwater Fryslân – januari 2012

Beslispunten Kennisnemen van het evaluatieverslag Hoog boezemwater Fryslân – januari 2012.

Inleiding Ronde de jaarwisseling 2011 / 2012 werd het noorden van Nederland getroffen door forse regenval. Door windrichting en getijden was het op natuurlijke wijze spuien op het IJsselmeer, Lauwersmeer en Waddenzee langere tijd niet mogelijk. Het mechanisch spuien met behulp van het Hooglandgemaal in Stavoren en het Woudagemaal in Tacozijl / Lemmer was ontoereikend om extreem hoge stand van het boezemwater te voorkomen.

Beleidsmatige context De directie Crisisbeheersing heeft bij het veiligheidsbureau, onderdeel van Veiligheidsregio Fryslân de uitvoering van de multidisciplinaire evaluatie Hoog boezemwater Fryslân neergelegd. Aanleiding van deze evaluatie was de hoge waterstand in de boezem, dreigende overloop van kades en op termijn verzwakking van dijklichamen in januari van dit jaar. Het Wetterskip Fryslân heeft intern opgeschaald om de situatie onder controle te houden. Gelet op de kans op calamiteiten in een groter deel van Fryslân. Uiteindelijk hebben zich geen grote calamiteiten voorgedaan. Ook de hulpverleningdiensten inclusief Wetterskip zijn bijeen gekomen in het RCC en hebben haar taak uitgevoerd onder GRIP 4. Deze evaluatie richt zich vooral op de samenwerkingsaspecten tussen enerzijds het Wetterskip en de hulpverleningsdiensten en anderzijds de hulpverleningsdiensten onderling. Daarbij wordt zowel aandacht

Pagina 1 van 2

besteed aan de bestuurlijke als operationele kant. De monodisciplinaire evaluaties worden door de diensten zelf uitgevoerd. Monodisciplinaire zaken maken geen onderdeel uit van deze rapportage. Uitzondering wordt gemaakt voor de monodisciplinaire evaluatie van Bevolkingszorg omdat dit als thema door het RBT is benoemd. Dit in het kader van de eerste GRIP-inzet met team Bevolkingszorg in het RCC en de expertteams in de gemeenten.

Beoogd effect/resultaat Bij deze multidisciplinaire evaluatie staat het leren centraal. De evaluatierapportage moet daarom gezien worden als een leerdocument. Het overzicht van de constateringen en de daarbij behorende actiepunten / aanbevelingen geeft vele acties weer die al zijn ingezet. In het bijzonder de definitieve invoering van LCMS en het aansluiten van de partijen als het Wetterskip is een van de prioriteiten vanuit het jaarplan Veiligheidsbureau 2012. Het Wetterskip heeft in vroeg stadia aangegeven hier deel aan te willen nemen en hier op afroep personeel beschikbaar voor te stellen. Deze inzet heeft de behoefte van snelle informatie-uitwisseling doen bevestigen.

Argumenten voor Het lerend vermogen van deze evaluatie is het belangrijkst. De partijen geven aan dat zij dit allen zagen als goede oefening mede gelet op het feit dat de regio niet echt op de proef is gesteld.

Kanttekeningen In het RBT overleg op zaterdag 7 januari heeft het RBT de evaluatiethema’s benoemd. Het thema ‘eerste ervaringen met de nieuwe structuur van Bevolkingszorg’ is gebruikt om het monodisciplinair beeld vanuit de expertteams te delen. Voor dit deel is de monodisciplinaire evaluatie inzet experts Bevolkingszorg gebruikt.

Pagina 2 van 2

Evaluatie Hoog boezemwater Fryslân

Januari 2012

Dit document is tot stand gekomen in opdracht van de directie Crisisbeheersing van de Veiligheidsregio Fryslân Adres Veiligheidsregio Fryslân Postbus 612 8901 BK Leeuwarden www.veiligheidsregiofryslan.nl Druk Versie: 0.5 Beheer Dit evaluatiedocument is tot stand gekomen op basis van informatie vanuit de hulpverleningsdiensten politie, brandweer, GHOR, bevolkingszorg, Wetterskip Fryslân en de Meldkamer Noord Nederland en heeft betrekking op het optreden van de multidisciplinaire teams (CoPI, ROT en RBT). Evaluatieteam Het Evaluatieteam Hoog boezemwater Fryslân januari 2012 bestaat uit: Multidisciplinaire evaluatie Evaluatieleider Rien van de Ven Veiligheidsbureau Leden Froukje de Vries Veiligheidsbureau / GHOR Trienke de Jong Veiligheidsbureau / Bureau Bevolkingszorg Tanja Alves Veiligheidsbureau Monodisciplinaire evaluatie Bevolkingszorg Evaluatieleider Gauke Zijlstra Bureau Bevolkingszorg (Astrid van Breeden vanaf medio maart) Leden Annegien de Vries Bureau Bevolkingszorg

Evaluatie hoog boezemwater Auteur: [Evaluatieteam]

Versie [0.5] + [23-11-2012] Status: [definitief concept]

Veiligheidsbureau Pagina 2 van 25

Inhoudsopgave Deel I Bestuurlijk..........................................................................................................................................4 Evaluatie Hoog boezemwater Fryslân januari 2012 ................................................................................4 Deel II Operationeel ....................................................................................................................................8 Evaluatie Hoog boezemwater Fryslân januari 2012 ................................................................................8 1. Inleiding en leeswijzer .............................................................................................................................9 1.1 Inleiding..............................................................................................................................................9 1.2 Leeswijzer ..........................................................................................................................................9 2. Incidentbeschrijving en evaluatieopdracht ............................................................................................10 2.1 Incidentbeschrijving .........................................................................................................................10 2.2 Evaluatieopdracht ............................................................................................................................10 2.3 Afbakening evaluatie .......................................................................................................................10 3. Algemeen ..............................................................................................................................................12 4. Besluit GRIP 4 in te stellen en bijbehorende werkwijze ........................................................................13 4.1 Wijze van alarmering .......................................................................................................................13 4.2 Verloop opschaling ..........................................................................................................................13 4.3 GRIP 4 besluit..................................................................................................................................13 4.4 Aflossing ..........................................................................................................................................14 5. Samenwerkingaspecten tussen hulpverleningsdiensten en het Wetterskip .........................................15 6. De informatievoorziening tussen Wetterskip en hulpverleningsdiensten..............................................16 7. Gevolgde lijnen communicatie richting bevolking, vooral afstemming tussen Wetterskip en overige deel crisisorganisatie .................................................................................................................................17 8. Monodisciplinaire evaluatie Bevolkingszorg..........................................................................................18 8.1 Aandachtspunten.............................................................................................................................18 9. Overzicht constateringen en aanbevelingen .........................................................................................20 Deel III Parallel en aandachtspunten vanuit Veiligheidsregio Groningen .................................................22 1. Parallellen tussen Veiligheidsregio Groningen en Veiligheidsregio Fryslân .........................................23 2. Aandachtspunten vanuit de Veiligheidsregio Groningen ......................................................................23




Deel I Bestuurlijk

Evaluatie Hoog boezemwater Fryslân januari 2012




Incident Rond de jaarwisseling 2011 / 2012 werd het noorden van Nederland getroffen door forse regenval. Door windrichting en getijden was het op natuurlijke wijze spuien op het IJsselmeer, Lauwersmeer en Waddenzee langere tijd niet mogelijk. Het mechanisch spuien met behulp van het Hooglandgemaal in Stavoren en het Woudagemaal in Tacozijl/Lemmer was ontoereikend om de extreem hoge stand van het boezemwater te voorkomen. Mede gelet op het feit dat niet alleen de Veiligheidsregio Fryslân maar ook de Veiligheidsregio Groningen te maken hadden met de harde wind en de vele regenval was er veel publieke en media aandacht. Gelet op de verwachtingen dat de weersomstandigheden zouden verslechteren is het Wetterskip Fryslân op woensdag 4 januari gaan werken vanuit een actiecentrum om de situatie goed te kunnen beoordelen. Tevens zijn er verscherpte controles langs de kades uitgevoerd. Op donderdag 5 januari zijn het ROT (inclusief liaisons Wetterskip Fryslân) en RBT (inclusief Dijkgraaf) in pre-setting bijeengekomen om de ontstane situatie ten aanzien van de hoge waterstand, dreigende overloop van kades en op termijn verzwakking van dijklichamen te bespreken. Het ROT heeft het RBT geadviseerd om op te schalen naar GRIP 4 mede gelet op de weersvoorspellingen. Het advies is in de eerste RBT vergadering overgenomen. Binnen de Veiligheidsregio Fryslân hebben zich geen incidenten voorgedaan ten aanzien van het hoge boezemwater; er was sprake van een overlastsituatie en niet van een crisissituatie. De verschillende teams geven aan dat dit GRIP-incident een mooie scenario-oefening is geweest voor alle kolommen/partijen. Evaluatie De evaluatie heeft zich gericht op de samenwerkingsaspecten tussen enerzijds het Wetterskip Fryslân en de hulpverleningsdiensten en anderzijds de hulpverleningsdiensten onderling. Om tot deze evaluatie te komen zijn met de leden van het RBT gesprekken gevoerd en hebben de vertegenwoordigers in het ROT (inclusief leider CoPI) een plenaire evaluatie gehad. Daarnaast is ook gebruik gemaakt van de verslagen van de RBT-, ROT- en CoPI-vergaderingen. In de laatste vergadering van het RBT is opdracht gegeven tot deze vorm van evaluatie. De Dijkgraaf was hierbij aanwezig. De hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie is kort daarvoor uitgebreid met het onderdeel Bevolkingszorg. Men heeft gevraagd aan dit onderdeel duidelijk aandacht te geven. Later heeft de directie Crisisbeheersing verzocht ook de aspecten van de evaluatie Hoogwater Groningen mee te nemen, ook dit is als apart onderdeel toegevoegd. Bevindingen Mooie scenario-oefening Het GRIP-incident bood de mogelijkheid om elkaar beter te leren kennen en de samenwerking te beoefenen. Het voor het eerst werken met de sectie Bevolkingszorg in zowel het RBT en ROT is alle kolommen erg goed bevallen en men geeft aan dat het een welkome aanvulling is. De inbreng vanuit de liaisons van het Wetterskip Fryslân met hun kennis en expertise was en is een welkome aanvulling. GRIP-4 besluit (definitie van de situatie) GRIP-4 is de hoogste alarmeringfase binnen de gecoördineerde regionale incidentbestrijdingsprocedure. Deze fase wordt afgekondigd als er een omvangrijke multidisciplinaire incidentbestrijding met bestuurlijke impact is die de grens van een gemeente overschrijdt. Vanuit de evaluatie kan geconcludeerd worden dat de exacte inhoud van het GRIP-4 besluit niet voor iedereen helder was. Het is bij een incident cruciaal om een definitie van de situatie te hebben; wat zijn de kaders en welke bandbreedte is er. Aanbeveling is om bij een GRIP-4 besluit duidelijk te omschrijven over welk gebied het gaat. Ook dient het tijdstip van afkondiging vast te worden gelegd en gedeeld met de vertegenwoordigers in de verschillende teams, mede gelet op de positie van de voorzitter Veiligheidsregio en de bijbehorende juridische aspecten.

Samenstelling crisisteams In tegenstelling tot een flitsramp werd de eerste melding voor het RBT en ROT niet gedaan via de Meldkamer Noord Nederland maar kwamen de teams bijeen na overleggen tussen de Directeur VeiligheidsEvaluatie hoog boezemwater Auteur: [Evaluatieteam]



regio Fryslân en de dienstdoend. Operationeel Leider op 5 januari. De ‘alarmering’ heeft verder telefonisch plaatsgevonden door de leidinggevenden van de teams. Hierdoor zijn niet altijd de dienstdoende functionarissen benaderd. Aanbeveling is om de bezetting van pre-ROT en pre-RBT te beschrijven inclusief de liaisons. In deze beschrijving dient opgenomen te worden bij wie de primaire rol ligt om het team bijeen te roepen en welke criteria hiervoor gelden. Samenwerking Uiteindelijk hebben zich geen grote calamiteiten voorgedaan. Betrokken bestuurders en hulpverleningsdiensten waren na afloop positief over het resultaat van de inzet. 1

Het motto van het Wetterskip Fryslân is: ‘Skjin wetter en droege fuoten ’. Begin januari is zij hierin aardig beproefd. Deze inzet bood de mogelijkheid om elkaar te leren kennen en de samenwerking te beoefenen. Informatie-uitwisseling LCMS Informatie-uitwisseling is een cruciale factor tijdens een GRIP-incident. Uit de evaluatie van de inzet Hoog Boezemwater kan geconcludeerd worden dat de informatie-uitwisseling verbeterd kan worden. 2 Het netcentrisch werken door LCMS is binnen Veiligheidsregio Fryslân nog niet operationeel. De verwachting is dat de informatie-uitwisseling met het invoeren van netcentrisch werken duidelijk versnelt en verbeterd zal gaan worden. Het Wetterskip Fryslân heeft in een vroeg stadium aangegeven om aan te sluiten bij LCMS en wil hiervoor ook personele inzet beschikbaar stellen. Aanbeveling is om het gebruik van de systemen in het RCC te optimaliseren, mede gelet op de ontwikkelingen ten aanzien van LCMS. Het actief betrekken van netwerkpartners zoals het Wetterskip Fryslân is hierbij noodzakelijk. Risico-inschatting De informatie ten aanzien van de risico-inschatting werd gegeven door het Wetterskip Fryslân. De operationele diensten geven in de evaluatie weer dat zij varen op de deskundigheid van de liaisons vanuit het Wetterskip Fryslân. De adviezen met betrekking tot de risico-inschatting worden in deze evaluatie niet getoetst. Belangrijke redenen hiervoor zijn dat de specifieke kennis bij het Wetterskip zit en he tonderdeel van de eigen evaluatie van deze dienst uitmaakt. De informatiebehoefte kan per partij verschillend zijn maar tijdens dit incident en incidenten in de toekomst met liaisons is het belangrijk om de informatiebehoefte aan beide zijden met elkaar af te stemmen. Leerpunten evaluatie Veiligheidsregio Groningen

3

Commando Plaats Incident (CoPI) Zet in geval van evacuatie het CoPI in voor de coördinatie ter plaatse. Koester door te blijven oefenen de ingesleten werkwijzen van het CoPI. Scherm het CoPI af van pers en publiek zodat het team ongestoord zijn werk kan doen. Regionaal Operationeel Team Informeer – in geval van een GRIP 4 – alle gemeenten consistent en consequent over het in het ROT beschikbare beeld. Geef de Operationeel Leider voldoende tijd en ruimte om zijn rol als voorzitter en leider van het ROT in te vullen. Maak nadere afspraken over het proces van uitzetten en uitvoeren van opdrachten en de controle op de uitvoering daarvan. Werk de taakverdeling van het ROT en COPI in planvorming verder uit. Schaf het gebruik van de vergaderklok binnen de crisisbeheersing af. Vergroot binnen het ROT de kennis en ervaring met het adviseren van het (Re 1

Schoon water en droge voeten Landelijk Crisis Management Systeem 3 De leerpunten zijn afkomstig uit de rapportage ‘De dijk staat op springen – Hoog water in de Veiligheidsregio Groningen’- J.S. Haasjes e.a. 2







Deel II Operationeel Evaluatie Hoog boezemwater Fryslân januari 2012




1. Inleiding en leeswijzer 1.1 Inleiding Rond de jaarwisseling 2011/2012 werd het noorden van Nederland getroffen door forse regenval. Door windrichting en getijden was het op natuurlijke wijze spuien op het IJsselmeer, Lauwersmeer en Waddenzee langere tijd niet mogelijk. Het mechanisch spuien met behulp van het Hooglandgemaal in Stavoren en het Woudagemaal in Tacozijl/Lemmer was ontoereikend om extreem hoge stand van het boezemwater te voorkomen. 1.2 Leeswijzer In de afsluitende vergadering van het Regionaal Beleidsteam op zaterdagavond 7 januari heeft het RBT als te evalueren thema’s benoemd. De thema’s worden per hoofdstuk beschreven. 1. Besluit GRIP 4 in te stellen en bijbehorende werkwijze (alarmering, opschaling en werkproces). 2. Samenwerkingsaspecten tussen hulpverleningsdiensten en het Wetterskip, zowel operationeel als bestuurlijk. 3. Risico-inschatting. 4. De informatievoorziening tussen Wetterskip en ROT, RBT en gemeenten. 5. Gevolgde lijnen communicatie richting bevolking, vooral afstemming tussen Wetterskip en overig deel crisisorganisatie. 6. Eerste ervaringen met de nieuwe structuur van Bevolkingszorg. Het beschrevene is afkomstig uit de monodisciplinaire evaluatie inzet experts Bevolkingszorg, de tekst is een op een overgenomen.




2. Incidentbeschrijving en evaluatieopdracht 2.1 Incidentbeschrijving Als gevolg van de hoge waterstand in de boezem, dreigde overloop van kades en op termijn verzwakking van dijklichamen. Het Wetterskip Fryslân heeft intern opgeschaald om de situatie onder controle te houden. Gelet op de kans op calamiteiten in een groter deel van Fryslân. 2.2 Evaluatieopdracht Uiteindelijk hebben zich geen grote calamiteiten voorgedaan. Betrokken bestuurders en hulpverleningsdiensten waren na afloop positief over het resultaat van de inzet. Toch bestaat de behoefte om te leren van de casus en verbeterpunten mee te nemen naar eventuele toekomstige incidenten. Bij deze multidisciplinaire evaluatie staat het leren centraal. De evaluatierapportage moet daarom gezien worden als een leerdocument. Het is daarom een vertrouwelijk en niet-openbaar stuk tot de opdrachtgevers hier anders over besloten hebben. Het Wetterskip is volop beproefd in haar taak ‘om te zorgen dat iedereen droge voeten houdt’. Het evalueert zelf de manier waarop zij dit vorm gegeven heeft. De crisisorganisatie van de Veiligheidsregio Fryslân is uit voorzorg opgeschaald maar in mindere mate beproefd. Daadwerkelijke inzet van andere diensten dan het Wetterskip om op grote schaal mensen en/of dieren te evacueren en aanzienlijke schade wegens overstroming van gebieden te voorkomen is niet nodig gebleken. Op kleinere schaal is dat wel het geval geweest. Toch is er behoefte om te evalueren. In 2011 is gestart met het anders inrichten van de gemeentelijke rampbestrijdingsprocessen. Vlak na de initiële opleiding van de expertteams bevolkingszorg werd bij deze casus voor het eerst op deze manier gewerkt. Het Veiligheidsberaad heeft in 2011 het initiatief genomen om landelijk een model convenant op te stellen met als doelstelling de samenwerking tussen enerzijds Rijkswaterstaat en de Waterschappen en anderzijds de hulpverleningsdiensten beter inhoud en vorm te geven, in Fryslân moet dit convenant nog worden afgesloten en deze evaluatie kan leiden tot het opnemen van afspraken over verbeterpunten. Nog voor het tot regionale uitwerking en vaststelling is gekomen, is voor het eerst sinds jaren intensief samengewerkt tussen het Wetterskip en hulpverleningsdiensten. De hulpverleningsdiensten hebben medio 2011 het nieuwe regionale coördinatiecentrum (RCC) in gebruik genomen. Voor het eerst is hier gedurende langere periode van gebruik gemaakt. Het Regionale Beleidsteam is voor het eerst wegens afkondiging van GRIP 4 operationeel geworden. Evalueren om (multidisciplinaire actor) te leren is het doel. Daarmee wordt het accent dus niet gelegd op het afleggen van verantwoording. 2.3 Afbakening evaluatie Belangrijke afbakeningen zijn de periode waarop de evaluatie betrekking heeft en de partijen waarop dit onderzoek zich richt. De periode behelst de aanloopfase tot het instellen van GRIP 4 op donderdag 5 januari tot en met de laatste vergadering van het RBT op zaterdagavond 7 januari (intrekken GRIP 4). Deze evaluatie richt zich vooral op de samenwerkingsaspecten tussen enerzijds het Wetterskip en de hulpverleningsdiensten en anderzijds de hulpverleningsdiensten onderling. Daarbij wordt zowel aandacht besteed aan de bestuurlijke als operationele kant. De monodisciplinaire evaluaties worden door de diensten zelf uitgevoerd. Monodisciplinaire zaken maken geen onderdeel uit van deze rapportage. Uitzondering wordt gemaakt voor de monodisciplinaire evaluatie van Bevolkingszorg omdat dit als thema door het RBT is benoemd. Adviezen met betrekking tot de risico-inschatting worden in deze evaluatie niet getoetst. Belangrijkste redenen hiervoor zijn dat de specifieke kennis bij het Wetterskip zit en het onderdeel van de eigen evaluatie van deze dienst uitmaakt. Later heeft de directie Crisisbeheersing verzocht ook de aspecten van de evaluatie Hoogwater Groningen mee te nemen. Hoewel het incident in Groningen andere kenmerken had, een grotere dreiging en daadwerkelijke uitvoering van evacuatie is dit alsnog als apart onderdeel toegevoegd Evaluatie hoog boezemwater Auteur: [Evaluatieteam]



De evaluatie richt zich op de bij de inzet direct betrokken organisaties. Het RBT (inclusief dijkgraaf Wetterskip) heeft opdracht gegeven tot het uitvoeren van deze evaluatie en de directie Crisisbeheersing aangewezen als verantwoordelijke voor de uitvoering. De directie Crisisbeheersing heeft de uitvoering neergelegd bij het Veiligheidsbureau, onderdeel van de Veiligheidsregio Fryslân. Het hoofd van het Veiligheidsbureau is aangewezen evaluatieleider voor de multidisciplinaire aspecten. Hij wordt bijgestaan door twee medewerksters van de het bureau. De evaluatie van het thema Bevolkingszorg wordt uitgevoerd door het hoofd van het bureau Bevolkingszorg van de Veiligheidsregio Fryslân. Gelet op de door RBT geformuleerde opdracht wordt dit deel gevoegd bij de multidisciplinaire evaluatie. Voor de evaluatoren zijn alle vastgelegde documenten beschikbaar, evenals de interne evaluaties van de diensten. Belangrijke informatie is vergaard in teambijeenkomsten en vraaggesprekken met de “keyplayers”. Het rapport wordt via de directie Crisisbeheersing aangeboden aan de leden van het Regionaal Beleidsteam (inclusief Dijkgraaf). Het RBT beslist over verdere openbaarmaking en verspreiding van het document. De focus van de evaluatie en aanbevelingen liggen bij het zoeken naar al het goede wat behouden kan blijven en wat verbeterd kan worden.




3. Algemeen Centraal in dit hoofdstuk staan de beweegredenen om bijeen te komen, de hoofdthema’s voor zowel het ROT en het RBT en op hoofdlijnen wat er goed ging tijdens de inzet en wat er verbeterd kan worden. De beweegreden om in pre-settings bij een te komen waren de weersverwachtingen voor de aankomende dagen en de potentiële risico’s voor enkele gemeenten ten aanzien wateroverlast. Mede gelet op het feit dat niet alleen de Veiligheidsregio Fryslân maar ook de Veiligheidsregio Groningen te maken hadden met de harde wind en de vele regenval was er veel publieke en media aandacht. Het Wetterskip Fryslân was al enige dagen in actie met haar eigen crisisstructuur. Op woensdag 5 januari 2012 zijn het pre-ROT en pre-RBT voor het eerste bijeen gekomen. De centrale thema’s van het RBT waren: Evacuatie van bedreigde gebieden; Risico-inschatting; Communicatie. De centrale thema’s voor het ROT waren: Evacuatie; Uitwerken scenario’s; Risico-inschatting; Communicatie. De verschillende teams geven aan dat dit GRIP-incident een mooie scenario-oefening is geweest voor alle kolommen. Het bood de mogelijkheden om elkaar te leren kennen en de samenwerking te beoefenen. Het voor het eerst werken met de sectie Bevolkingszorg in zowel het RBT en ROT is alle kolommen erg goed bevallen en men geeft aan dat het een welkome aanvulling is. Het werken met liaisons van het Wetterskip is goed bevallen. Tijdens de georganiseerde evaluatiebijeenkomsten en gesprekken viel op dat alle partijen kritisch keken naar eigen aanpak en werkwijze. De grondhouding sloot aan bij het feit dat men het een mooie scenario-oefening vond en dat men zocht naar mogelijkheden om in de toekomst nog beter te kunnen functioneren en samenwerken. De kritische houding op eigen functioneren is goed om leerpunten naar boven te halen en doet zeker niets af aan het algemeen gevoel dat er sprake was van een goede samenwerking. Zowel op RBT- als ROT-niveau is gevraagd om een cijfer/beoordeling toe te kennen aan de multidisciplinaire samenwerking. Dit bleek door alle betrokken partijen als goed tot zeer goed gewaardeerd te worden.




4. Besluit GRIP 4 in te stellen en bijbehorende werkwijze In dit hoofdstuk staan de volgende thema’s centraal: op welke wijze is gealarmeerd, hoe is de opschaling verlopen, wat hield het GRIP 4 besluit in en op welke wijze verliep de aflossing. 4.1 Wijze van alarmering In tegenstelling tot een flitsramp werd de eerste melding niet gedaan via de Meldkamer Noord Nederland maar kwamen de teams bijeen na overleggen tussen de Directeur Veiligheidsregio Fryslân en de d.d. Operationeel Leider. De reden voor het overleg tussen de Directeur Veiligheidsregio Fryslân en de Operationeel Leider had te maken met de berichtgeving over zowel het hoge water in Groningen als berichtgeving in de pers over de situatie in Fryslân. De Operationeel Leider heeft contact opgenomen met de secties in het ROT en heeft voor 5 januari 2012 een pre-ROT vergadering bijeen geroepen. Het pre-RBT had op 5 januari al een burgemeesterbijeenkomst (nieuwjaarsreceptie) op de agenda staan. De adviseurs vanuit de kolommen zijn telefonisch gecontacteerd door de Directeur Veiligheidsregio Fryslân. In Boarnsterhim (Yn ‘e Lijte en eiland De Burd Grou) werden de bewoners verzocht om te evacueren. Door dit scenario was er behoefte aan een CoPI ter plaatse. Rond 16.00 uur (5 januari 2012) werd op de Meldkamer Noord Nederland voor GRIP 1 gealarmeerd. De alarmering voor GRIP 1 is niet voor alle kolommen goed verlopen. Uit de evaluatie komt naar voren dat de verschillende kolommen vinden dat een pre-ROT en pre-RBT gealarmeerd dient te kunnen worden. Om de alarmering niet wereldkundig te maken kan gebruik gemaakt worden van OOV-alert. De bezetting van de verschillende teams dient omschreven te worden, hierin ook wie de primaire rol heeft om een pre-ROT en pre-RBT bijeen te roepen en welke criteria hiervoor gelden. Vanuit diverse partijen is aangedrongen om dit invulling te geven en het te formaliseren. 4.2 Verloop opschaling In de eerste vergadering van het pre-ROT is aan het pre-RBT geadviseerd om op te schalen naar GRIP 4 voor de totale regio, er zijn verschillende gemeenten bij betrokken. Nadat het pre-RBT het advies heeft overgenomen is besloten om ‘stil’ te alarmeren. De verschillende secties waren al aanwezig in het ROT en men acht het niet nodig om te alarmeren zoals dit bij een flitsramp vanuit de meldkamersystemen wordt uitgevoerd. Formeel zijn door het besluit van het pre-RBT het ROT en RBT vanaf dat moment operationeel. Doordat er niet is gealarmeerd via de Meldkamer Noord Nederland was deze in eerste instantie niet op de hoogte van de GRIP 4 in de Veiligheidsregio Fryslân. De veiligheidsregio Groningen had een dag eerder GRIP 4 afgekondigd. In de GRIP-regeling is beschreven dat het ROT en het RBT bijeen komen in het RCC in Drachten. Wegens de lopende nieuwjaarsrecepties in de gemeente Leeuwarden kwam het RBT de eerste vier vergaderingen bijeen op het provinciehuis/stadshuis. Door deze keuze moest de Operationeel Leider reizen tussen Drachten en Leeuwarden. Enkele leden van het RBT geven aan dat dit niet een ideale situatie is. Overigens wordt ook aangegeven dat indien de dreiging groter was geweest het RBT wel meteen zitting had genomen in het RCC. 4.3 GRIP 4 besluit Advies vanuit het pre-ROT aan het pre-RBT is om GRIP 4 voor de totale regio af te kondigen wegen de betrokkenheid van verschillende gemeenten. In het verslag van de derde ROT-vergadering is de terugkoppeling van de Operationeel Leider weergegeven. Hierin staat dat het GRIP 4 is voor de gemeenten Boarnsterhim, Tytsjerksteradiel en Dongeradeel. In het eerste RBT verslag is aangeven dat het RBT besluit op te schalen naar GRIP 4, vanwege de mogelijke uitstraling naar meerdere gemeenten. In het evaluatietraject bij de verschillende leden van het RBT en het ROT blijken er verschillende visies te leven over welk besluit er is genomen ten aanzien van GRIP 4. De varianten voor het GRIP 4 besluit waren: GRIP 4 voor de gehele veiligheidsregio; GRIP 4 voor de gemeenten Boarnsterhim, Tytsjerksteradiel en Dongeradeel; GRIP 4 voor de gemeenten Boarnsterhim, Tytsjerksteradiel en Dongeradeel en mogelijke dreiging voor meer wegens verandering van de wind; GRIP 4 voor de gehele veiligheidsregio uitgezonderd Zuidwesthoek. Evaluatie hoog boezemwater Auteur: [Evaluatieteam]



De burgemeesters van de overige gemeenten zijn op de hoogte gebracht via een nieuwsbrief vanuit het Wetterskip en op het burgemeestersdiner. Hiervan is geen verslaglegging. Het verdient de aanbeveling om bij een GRIP 4 besluit duidelijk te omschrijven over welk gebied het gaat en tijdstip afkondiging vast te leggen, mede gelet op het feit van de doorzettingsmacht van een voorzitter Veiligheidsregio en juridische aspecten. 4.4 Aflossing Voor het RBT is niet gewerkt met roosters voor aflossing. De aflossing binnen het ROT werd door de kolommen zelf geregeld. De meeste secties hebben voor een aantal dagen een rooster opgesteld. Tijdens de evaluatie in het ROT wordt aangegeven dat het goed is bevallen dat de secties zelf de aflossing regelen. Hieruit kan geconcludeerd worden dat het aan te bevelen is om aflossing niet voor het gehele ROT te doen maar dat de secties hierin zelfvoorzienend zijn. Opvallend tijdens deze inzet was dat de besluitvormende vergaderingen overdag plaats vonden, en dat inschatting risico’s en uitwerking scenario’s al in rustigere momenten ’s nachts is uitgevoerd.

Vooraflossing en ROT afstappen van de gedachten om dit collectief te regelen. Per sectie eigen aflossing regelen en binnen de secties in fasen uitvoeren opnemen als uitgangspunt.




5. Samenwerkingaspecten tussen hulpverleningsdiensten en het Wetterskip In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de samenwerkingsaspecten tussen de hulpverleningsdiensten en het Wetterskip. De leden van de tactische en strategisch crisisniveau geven aan dat de samenwerking tussen het Wetterskip en de hulpverleningsdiensten goed is verlopen. Het beeld vanuit het operationeel niveau is wat afwijkend van de overige niveaus. Vanuit het CoPI wordt aangegeven dat het beeld tussen de operationele diensten en het Wetterskip niet overeen kwamen. Met het beeld wordt bedoeld de dreiging op en rond de Burd en Yn ‘e Lijte en de daadwerkelijke situatie ter plaatse. Dit kan deels worden toegerekend aan het onbekend zijn van het CoPI bij de medewerkers van het Wetterskip en onvoldoende concrete afspraken over informatie-uitwisseling tussen CoPI en Wetterskip. 4

Het motto van het Wetterskip Fryslân is: ‘Skjin wetter en droege fuoten ’. Begin januari is zij hierin aardig beproefd. Het Wetterskip heeft tijdens dit incident ervaren hoe gemakkelijk het is om naar een regio5 naal niveau te gaan qua hulpverlening. De opschaling is een verrijking geweest van de eigen organisatie. Het Wetterskip is vanaf 4 januari vanuit een actiecentrum gaan werken. In paragraaf 4.4 is aangegeven dat het opvallend was dat bij deze inzet de besluitvormende vergaderingen overdag plaats vonden. De situatie ’s nachts is meer die van ‘wakend’ geweest Het blijkt een goede mogelijkheid, waar geen sprake is van een flitsramp en planvorming niet of summier aanwezig is, vooral de nachtperiode in het ROT te benutten voor onderzoek en uitwerking van scenario’s. Tijdens het incident Hoog Water zijn bijvoorbeeld de ‘dieptekaarten’ van het Wetterskip Fryslân en de risicokaart van de Veiligheidsregio Fryslân in samenhang bekeken en geanalyseerd. Daaruit ontstond een duidelijker beeld van de mogelijke gevolgen en zwaartepunten voor de diverse bedreigde gebieden. Vanuit dit beeld zijn er scenario’s uitgewerkt door en voor de disciplines over te nemen stappen in geval van onverhoopte doorbraak van dijken. Al deze informatie is overigens niet gedeeld met het RBT omdat deze pas beschikbaar was tegen de periode van afschaling. Aanbeveling is om deze documenten nog verder uit te werken en zo mogelijk te koppelen aan de geografische informatiesystemen. Deze actie inplannen en uitvoeren in samenwerkingsverband Wetterskip Fryslân en Veiligheidsregio Fryslân. Leerpunt is dat de leider CoPI met liaisons in het CoPI heldere werkafspraken maakt over informatieuitwisseling, werkwijze en verbindingen.

4 5

Schoon water en droge voeten Hiermee wordt de Veiligheidsregio Fryslân in haar opgeschaalde vorm bedoeld Evaluatie hoog boezemwater Auteur: [Evaluatieteam]



6. De informatievoorziening tussen Wetterskip en hulpverleningsdiensten In dit hoofdstuk komt de informatievoorziening aan bod tussen het Wetterskip en de hulpverleningsdiensten en de gemeente. De informatie ten aanzien van de risico-inschatting werd gegeven door het Wetterskip, het geven van percentages waar de hulpverleningsdiensten om vroegen was lastig mede gelet op externe factoren als wind en regenval was het percentage variabel. De operationele diensten geven dat zij varen op de deskundigheid met betrekking tot (hoog) water vanuit het Wetterskip. De kwaliteit van de risico-inschatting kan alleen goed beoordeeld worden door het Wetterskip. Dit is onderdeel van de monodisciplinaire evaluatie van het Wetterskip. Een leerpunt is om de mogelijkheid van de systemen in het RCC beter te benutten. Voorbeeld hiervan is het aandragen van digitale kaarten. En relevante, bij het Wetterskip aanwezige gegeven (bijvoorbeeld innundatiekaarten) bewust te delen. Voor de liaisons van het Wetterskip was het een leerzame ervaring om te ervaren welke vragen en informatiebehoefte er is bij de hulpverleningsdiensten. Vanuit de gemeente Boarnsterhim komt een kritischer geluid ten aanzien van de communicatie tussen gemeente, CoPI, ROT en RBT. Zij geven aan dat wanneer er een vraag werd gesteld het te lang duurde voordat het antwoord er was. Mogelijke oorzaak hiervan is de formele lijn die werd aangehouden (vraag aan het ROT, besluit ROT in de vergadering en terugkoppeling). De gemeente geeft wel aan dat het juist is om vast te houden aan de formele lijn, maar hierbij het tijdsaspect niet uit het oog te verliezen. Aandachtspunt hierbij is dat er strakker en korter vergaderd dient te worden Vanuit het CoPI wordt aangegeven dat er vaak gevraagd is om actuele informatie vanuit het Wetterskip maar dat zij deze onvoldoende kregen. Het ging vooral over informatie betreffende waterstanden en de verwachtingen hiervoor. In de evaluatie van het ROT werd aangegeven dat het knelpunt was dat er vanuit het CoPI andere informatie werd gegeven dan vanuit het Wetterskip over de feitelijke situatie ‘in het veld’. Tussen de verschillende teams werden geen situatierapportages gedeeld. Door een situatierapportage krijg je een mooi overzicht van de laatst opgenomen situatie van het incident en haar context. Door deze met elkaar te delen heb je op gezette tijden dezelfde beeldvorming. In de situatierapportages dienen voornamelijk de multidisciplinaire acties en vragen centraal te staan. De calamiteitencoördinator (CaCo) op de meldkamer is opgeleid om netcentrisch te werken met LCMS. In de Veiligheidsregio’s Groningen en Drenthe wordt al gewerkt met dit systeem. Ten tijde van het hoog water was er zowel in Groningen als in Fryslân een GRIP 4. De meldkamer heeft tijdens dit incident gewerkt in de LCMS oefenomgeving van Drenthe. Het CoPI, ROT en RBT heeft nog niet gewerkt met LCMS, omdat de Veiligheidsregio Fryslân nog niet in het bezit is van een operationeel draaiende LCMS. Aangegeven is dat de informatie-uitwisseling in de nabije toekomst met het invoeren van netcentrisch werken duidelijk versnellen en verbeteren zal. Zowel de meldkamer, ROT, GBT/RBT en gemeenten gaan dit medio 2012 gebruiken. Hierdoor zal er een betere afstemming komen tussen de CaCo en de informatiemanager ROT. Er is tevens afgesproken eind 2012 ook andere diensten en organisaties waaronder het Wetterskip hierop aan te laten sluiten.




7. Gevolgde lijnen communicatie richting bevolking, vooral afstemming tussen Wetterskip en overige deel crisisorganisatie In de werkwijze van het RBT is aangegeven dat de voorzitter Veiligheidsregio functioneert als boegbeeld in de crisiscommunicatie. Tijdens de inzet hoog boezemwater werd de communicatie naar de media gedaan door de Dijkgraaf en de burgemeester van de gemeente Boarnsterhim en niet door de voorzitter Veiligheidsregio. Deze keuze is gemaakt doordat de dreiging wel aanwezig was maar niet van dien aard dat de voorzitter Veiligheidsregio in beeld moest. Bewust is de keuze gemaakt de informatie over de risico’s, toestand van de dijken en inzet van het Wetterskip door hen zelf te laten uitvoeren. De geïnterviewde partijen hebben aangegeven dat de afspraken hierover gemaakt zijn, duidelijk waren en ook (terugblik) juist bleken. Het is voor de burger erg belangrijk om informatie te kunnen inwinnen. Hierbij is het niet alleen belangrijk om een website en/of twitterberichten te kunnen lezen maar ook om telefonisch contact te kunnen krijgen. Tijdens het incident Hoog boezemwater waren er twee mogelijkheden om vragen over wateroverlast te stellen en informatie te krijgen over genomen maatregelen Dit was mogelijk via het callcenter van het Wetterskip Fryslân en het gemeentelijk nummer van de gemeente Boarnsterhim. Bij het callcenter van het Wetterskip en de Meldkamer konden ook meldingen worden gedaan van situaties die om extra aandacht vroegen. Vanuit het Wetterskip Fryslân is aangegeven dat er duidelijke afspraken gemaakt zijn tussen het Wetterskip en de Meldkamer Noord Nederland over het afhandelen en het monitoren, de meldkamer geeft tijdens de evaluatie aan dat het voor hen niet duidelijk was welke afspraken hierover zijn gemaakt. Aandachtspunt is om afspraken te maken tussen de Meldkamer en het Wetterskip over de structuur van de meldingspunten.




8. Monodisciplinaire evaluatie Bevolkingszorg 6

Op 5 januari 2012 is er een GRIP 4 afgekondigd in Fryslân vanwege de ongekend hoge waterstand, wat heeft geleid tot een hoog risicoprofiel voor de gemeente Boarnsterhim en Tytsjerksteradiel. De bewoners van het eiland de Burd en recreatiepark Yn e Lijte in Boarnsterhim en bungalowpark Bergumermeer in Tytsjerksteradiel zijn vrijwillig geëvacueerd vanwege een dreigende overstroming. In de loop van vrijdag 6 januari blijkt niet alleen het hoge water een probleem, maar ontstaat verweking van de kaden wat kan leiden tot een dijkdoorbraak. Op zaterdag 7 januari blijkt tegen de verwachting van het Wetterskip in, dat er toch geloosd kan worden op zee. Het waterpeil zakt met beleid. In de avond wordt afgeschaald.

8.1 Aandachtspunten Alarmering • Voor alle experts is een bereikbaarheidsregeling, waarbij zij beschikken over een pager. Er is geen formele opdracht gegeven tot alarmering en er heeft dan ook geen alarmering via de MkNN plaatsgevonden. Alle experts zijn telefonisch opgeroepen door medewerkers van bureau bevolkingszorg, de ACBz is opgeroepen door de Operationeel leider. Ondanks deze manier van alarmeren, zijn de ingezette experts (op tijd) opgekomen en hebben met verve hun rol vervuld. • Er is vanuit de directie crisisbeheersing bewust voor gekozen om niet de piketfunctionaris ACBz te alarmeren omdat het piket zou aflopen en het zwaartepunt later in de week werd verwacht, na een piketwisseling. Deze keus is niet helder gecommuniceerd naar de andere experts, waardoor de overgang van de koude fase naar de warme fase improviserend is verlopen. De prille expertteams gingen uit van andere verwachtingen. Voorgesteld wordt om voortaan de piketfunctionaris toch te alarmeren en deze zelf in te laten schatten of zijn inzet of die van een andere piketfunctionaris wenselijk is. • Door de informele start van het RBT, is de bezetting voor wat betreft functionarissen namens bevolkingszorg niet conform de GRIP-regeling verlopen. • De ACBz en de informatiecoördinator BT hebben geen deel uitgemaakt van dit RBT. De communicatieadviseur BT is na twee vergaderingen aangeschoven. Op- en afschaling • Op- en afschaling is bedoeld om steeds zoveel mogelijk de juiste hoeveelheid mensen en middelen beschikbaar te hebben om een grootschalig incident optimaal te bestrijden. Met name voor het Team Bevolkingszorg en het ingezette gemeentelijk personeel in Boarnsterhim ontbrak in de loop van 6 januari en met name op 7 januari het gevoel van urgentie. GRIP 4 is (louter voor het Team Bevolkingszorg) lang in stand gehouden, waardoor Boarnsterhim dag en nacht paraat stond voor heel Fryslân. In de nacht waren RBT, ROT en Wetterskip feitelijk afgeschaald. • Het hoofd communicatie heeft erg veel moeite moeten doen om de taakorganisatie gevuld te krijgen. Ook het eigen expertteam is nog niet op sterkte. Daarom zijn mensen ingezet die daar niet voor aangewezen zijn. Om de taakorganisatie gevuld te krijgen is gebruik gemaakt van communicatieadviseurs uit de hele provincie. Een regionale pool met communicatieadviseurs is er niet, maar wel wenselijk bij een incident dat zoveel capaciteit vraagt. Het completeren van het expertteam communicatie, maar ook informatie moet prioriteit krijgen. Leiding en coördinatie • Het Hoofd Informatie had geen mensen in zijn taakorganisatie. De functionaris heeft zich bezig gehouden met een logboek voor heel team bevolkingszorg, wat feitelijk niet zijn taak is. Overigens was het wel waardevol voor de evaluatie. Het hoofd informatie moet verder gepositioneerd worden in het team bevolkingszorg. Informatiestromen • Vanuit de Leidinggevende team bevolkingszorg wordt ervaren dat de ACBz een ander beeld heeft van de situatie ter plaatse, dit heeft gevolg voor het gevoel van urgentie dat in het ROT hoger is dan ter plaatse. • De informatie uit het ROT wordt via verschillende kanalen uitgezet waardoor dubbel werk wordt uitgevoerd. In het ROT moet helder via de juiste lijnen worden afgesproken wie wat communi6

Tekst afkomstig uit Evaluatie inzet experts Bevolkingszorg (versie 22 maart 2012 in revisie) Evaluatie hoog boezemwater Auteur: [Evaluatieteam]



•

•

•

ceert. De gezagsstructuur moet rolbewust worden ingezet en voor alle betrokkenen helder en duidelijk zijn. Claim positie bij de taakverdeling. Andere diensten zijn nog niet gewend aan de deelname van bevolkingszorg. Bij het jarenlang ontbreken of beperkte aanwezigheid van bevolkingszorg zijn de diensten problemen zelf gaan oplossen. Aan de hand van de bevolkingszorgprocessen mag rolbewust een positie worden geclaimd in de verschillende teams. Vanuit het RBT kwam de informatie via de OL in het ROT en vice versa. Wanneer er in het RBT ook een ACBz had gezeten, dan had de ACBz in het ROT ook een informele lijn naar het RBT. De coördinerend gemeentelijk functionaris die aanwezig was in het RBT, maar daar geen formele functie heeft, had geen formele of informele lijn met de ACBz in het ROT. De burgemeester van Boarnsterhim kwam in het team bevolkingszorg met informatie uit het RBT, terwijl dit via het ROT, de ACBz zou moeten lopen. Bij het ontbreken van een gevoel van urgentie ontstaan veel informele informatiestromen. Dit draagt bij aan onduidelijkheid over de situatie. Rolvastheid en het volgen van de formele lijnen moet bijdragen aan goede beeldvorming. En oplossing kan ook worden gezocht in een strakker, op de casus toegesneden, vergaderritme.




9. Overzicht constateringen en aanbevelingen Volgnr.

Verbeterpunt / knelpunt

Context (aanvullende informatie)

Actie(s)

01.

De bezetting van de verschillende teams dienst omschreven te worden, hierin ook wie de primaire rol heeft om een pre-ROT en pre-RBT bijeen te roepen en welke criteria hiervoor gelden.

Sommige ontwikkelingen kunnen aanleiding zijn om de teams bijeen te roepen voor een eerste vergadering / afstemming.

Samenstelling en criteria voor pre-ROT en preRBT beschrijven.

02.

Bij een GRIP 4 besluit duidelijk omschrijven over welk gebied het gaat en tijdstip afkondiging vast te leggen, mede gelet op het feit van de doorzettingsmacht van een voorzitter Veiligheidsregio en juridische aspecten. De leider CoPI moet met liaisons in het CoPI heldere werkafspraken maken over informatieuitwisseling, werkwijze en verbindingen. Benutten van systemen RCC mede in het kader LCMS

Tijdens deze inzet was het onduidelijk wat precies het GRIP 4 besluit was.

03.

04.

05.

Structuur meldingspunten Wetterskip en Meldkamer Noord Nederland


Verantwoordelijke Veiligheidsbureau

Prio

Deadline

Status

Hoog

Medio 2012

Concreet vastleggen in de verslaglegging van het RBT

RBT

Gemiddeld

Geen

Voor het pre-ROT is dit gereed. Documenten Voorbereidend GRIP / Regionaal Voorbereidingsteam Fryslân en instellen voorbereidend GRIP. Voor het pre-RBT wordt dit nog ontwikkeld. Per 1 juli zijn vaste mensen aangewezen voor verslaglegging in ROT en RBT. Aspect is meegenomen in hun opleiding.

Liaisons zijn niet altijd bekend met de werkwijze van een CoPI.

Informeren leiders CoPI

Veiligheidsbureau, MOTOF

Gemiddeld

Geen

Is geagendeerd voor training leiders COPI 4 juli

Er is geen gebruik gemaakt van LCMS in het CoPI, ROT en RBT. Het Wetterskip heeft in vroeg stadium aangegeven aan te willen sluiten bij LCMS en op afroep mensen beschikbaar te stellen voor opleidingen. Bij het inwinnen van informatie door de burger werden verschillende bronnen benut.

Opgenomen in het jaarplan 2012 VB Meenemen in af te sluiten convenant

Veiligheidsbureau

Hoog

Eind 2012

Voorbereidende gesprekken hebben plaats gevonden.

Werkafspraken opstellen tussen de partijen.

Wetterskip Meldkamer Noord Nederland

Gemiddeld

-

-



Volgnr.

Verbeterpunt / knelpunt

Context (aanvullende informatie)

Actie(s)

Verantwoordelijke

Prio

06.

Convenant af sluiten tussen Wetterskip en Veiligheidsregio Fryslân

Opstellen en uitwerken van convenant en bijlage.

Veiligheidsbureau en Wetterskip

Hoog

07.

Aflossing

Conform het landelijk model Veiligheidsberaad en Unie van Waterschappen. Hierin dienen nadere afspraken te worden opgenomen over: Gezamenlijk oefenen; Samenwerking op het gebied van crisiscommunicatie; Nadere uitwerking van scenario’s overstromingen en bijbehorende informatievoorziening; Deelname Wetterskip in het project netcentrisch werken. Voor aflossing ROT afstappen van de gedachten om dit collectief te regelen. Per sectie eigen aflossing regelen en binnen secties in fasen uitvoeren.

Opnemen als uitgangspunt.

Veiligheidsbureau

-



Deadline Eind 2012

Status

-

-

Voorbereiding is ingang gezet op deelonderwerpen


Deel III Parallel en aandachtspunten vanuit Veiligheidsregio Groningen




1. Parallellen tussen Veiligheidsregio Groningen en Veiligheidsregio Fryslân Parallel 1 Contact Waterschap en Regionaal Operationeel Team In de Veiligheidsregio Groningen heeft de directeur van het waterschap Hunze en Aa’s in de ochtend van 4 januari contact opgenomen met het hoofd van het Veiligheidsbureau. Op vrijwel hetzelfde moment is er telefonisch overleg tussen de directeur van het waterschap Noorderzijlvest en de Operationeel Leider. Tijdig betrekken van de Veiligheidsregio eerder OL bij Operationeel Team waterschap betrekken. Dit dient meegenomen te worden in planvorming. Parallel 2 het regionaal voorbereidingsteam komt bijeen Evenals in de Veiligheidsregio Fryslân is het regionaal voorbereidingsteam bijeengekomen. Reden voor de eerste bijeenkomst was de erg hoge waterstand op sommige plaatsen was deze hoger dan in 1998 terwijl in de tussen gelegen periode kades waren verhoogd en de situatie verslechter snel. Parallel 3 Alarmeren Veiligheidsregio Groningen: ‘Tijdens het hoog water is de alarmering van enkele multidisciplinaire teams niet goed verlopen.’ 7 Veiligheidsregio Fryslân : De alarmering voor GRIP 1 is niet voor alle kolommen goed verlopen. Zorg ervoor dat de alarmering van de regionale crisisorganisatie vlekkeloos verloopt. Parallel 4 Communicatie In beide veiligheidsregio’s functioneert de voorzitter van de Veiligheidsregio als boegbeeld in de crisiscommunicatie. In de Veiligheidsregio Fryslân is de communicatie uiteindelijk gegaan via de Dijkgraaf en de burgemeester van de meest getroffen gemeente. In de Veiligheidsregio Groningen is dit gedurende het incident via de voorzitter gegaan. Dat is begrijpelijk omdat in Groningen de acute drieging groter was en daadwerkelijke evacuaties uitgevoerd moesten worden. Parallel 5 Scenario denken in ROT Zowel in de Veiligheidsregio Fryslân en Groningen is binnen de ROT-setting nagedacht over scenario’s voor de langere termijn. Parallel 6 Vrijwillige evacuatie Zowel in de Tolberterpetten als op de Bird gold het besluit tot een vrijwillige evacuatie. Parallel 7 Aflossing Gelet op de weersvoorspellingen wordt verwacht dat de crisisorganisatie nog zeker enkele dagen bezig zal zijn, wat betekent dat alle betrokken organisatie moeten gaan nadenken over hun aflossing. Wijs per discipline een functionaris aan die verantwoordelijk is voor het organiseren van de aflossing. Parallel 8 Coördinatie evacuatie CoPI ter plaatse In beide regio’s is voor de coördinatie van de (vrijwillige) evacuatie het CoPI ingezet. Uit de rapportage van de Veiligheidsregio Groningen blijkt dat de aanwezigheid van het CoPI de crisisorganisatie zichtbaar maakt in het veld. Zet in geval van een evacuatie het CoPI in voor de coördinatie ter plaatse. Parallel 9 Nutsvoorzieningen Schakelkasten en energievoorzieningen zijn bij een overstromingen/hoog water kritische punten. Binnen de Veiligheidsregio Fryslân is gebruik gemaakt van de risicokaart en waterkaarten om in samenhang de risico’s in beeld te brengen. Leerpunt is om energieleveranciers te betrekken in het ROT. 7

In de Veiligheidsregio Fryslân is een project opgestart om de alarmering te evalueren en aandachtspunten te verwerken.




2. Aandachtspunten vanuit de Veiligheidsregio Groningen Aandachtspunt 1: Liaison Veiligheidsregio Drenthe ‘Om de gevolgen goed in kaart te brengen zijn eveneens liaisons van het Regionaal Voorbereidingsteam van de Veiligheidsregio Drenthe aanwezig. Ook daar is sprak van hoger water. De lager gelegen regio Groningen zal dit water op enig moment eveneens te verwerken krijgen.’ Aandachtspunt 2: Noodverordening of noodbevel ‘De noodverordening richt zich tot aan een grote groep en is vaak van langere duur. Het schenden van de verordening is een overtreding. Ee noodverordening moet worden afgekondigd, moet kenbaar worden gemaakt aan de betrokkenen en de gemeenteraad en moet op tijd worden ingetrokken. Een noodverordening geldt voor een afgebakend gebied, bijvoorbeeld in de volgende situatie: • Om te voorkomen dat er tijdens oud en nieuw auto’s worden gestookt op bepaalde plaatsen. • Om het gebied te ontruimen dat in de risicozone ligt tijdens een bomontruiming. • Om mensen te weren die van plan zijn een (tegen)demonstratie te houden. Een noodbevel is zwaarder en richt zich specifiek op één of enkele personen. Overtreding van een 8 noodbevel is een misdrijf.’ Het NCC heeft aangegeven dat voor een gedwongen evacuatie een Koninklijk Besluit genomen moet worden. Aandachtspunt 3 Crisiscommunicatie Crisiscommunicatie in de vorm van regionaal aangevuld met crisis.nl (landelijk) en het klaarzetten van een twitteraccounts en het inlichten van medewerkers van de publieksinformatie is in de Veiligheidsregio Groningen een stap verder dan in de Veiligheidsregio Fryslân, hoewel hier ook stappen worden gezet. Aandachtspunt 4 Evacuatie vee ‘Het ROT - in overleg met het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) en de Land- en Tuinbouw Organisatie Nederland (LTO)- werken aan de transportfaciliteiten en opvangmogelijkheden voor het vee. Bij een verhoogde dreiging had dit scenario ook voor Fryslân uitgewerkt moeten worden. In de koude fase dient dit wel opgenomen te worden in planvorming hoog water / overstromingen. Dit dient belegt te worden bij EL&I en LTO. Aandachtspunt 5 Schade ‘Voor schade door wateroverlast in overige gebieden geldt reguliere wetgeving, zoals de Wet tegemoetkoming schade bij rampen. Om deze wet van toepassing te verklaren moet wel voldaan zijn aan de definitie van een ramp. Bovendien heeft een gedupeerde geen recht op schadevergoeding wanneer deze redelijkerwijs verzekerbaar was.’ In artikel 1 Wet veiligheidsregio’s staat de definitie van een ramp. Ook dient er gewerkt te zijn conform GRIP-opschaling. Aandachtspunt 6 Bijstand ‘Tijdens de bestrijding wordt - op basis van de Wet veiligheidsregio’s - bijstand van Defensie aangevraagd. In totaal worden ruim honderd militairen en diverse soorten materieel ingezet. De Officier Veiligheidsregio van Defensie bereidt de aanvraag namens de crisisorganisatie voor. Deze wordt ondertekend door de voorzitter van de veiligheidsregio en ingediend bij het Landelijke Operationeel Coördinatiecentrum, dat de bijstandsaanvragen coördineert. Op vrijdag 6 januari wordt een F-16 ingezet om infraroodbeelden te maken van de dijken in de provincie. De inzet van dit toestel wordt gebaseerd op een ministeriële publicatie over steunverlening door Defensie. Ook deze aanvraag wordt voorbereid door de Officier Veiligheidsregio van Defensie, maar ondertekend door de dijkgraaf.’ Aandachtspunt 7 Evacuatieplan Genomen maatregelen: • Verzwaren dijken door Waterschap, Defensie en brandweer • Evacuatieplan, indelen in zones. • Verkeersstromen in kaart brengen door de politie • Regelen van bussen • Netwerkbeheerder maakt een afschakelplan voor de energievoorziening 8

www.burgemeesters.nl




• •

Eerste opvang bewoners Evacuatie vee door EL&I / LTO.




OPLEGNOTITIE



Op

27 maart 2013

Onderwerp

Meerjarenbeleidsplan 2014 – 2017


Agendapunt 11


W.K. Kleinhuis

Afdeling

Directeur

Telefoon E-mail

Bijlage(n) 1. GEEN

Beslispunten Instemmen met het ongewijzigd laten van het huidige meerjarenbeleidsplan voor de periode 2014 – 2017.

Toelichting In de gemeenschappelijke regeling

is

opgenomen dat jaarlijks

in december

het ontwerp-

meerjarenbeleidsplan wordt voorgelegd aan de deelnemende gemeenten. Na vaststelling in het algemeen bestuur vormt het beleidsplan vervolgens de grondslag voor de op te stellen beleidsbegroting voor het daarop volgende kalenderjaar.

In de vergadering van het dagelijks bestuur van 20 december 2012 is geconstateerd dat inhoudelijk gezien het huidige meerjarenbeleidsplan (2013 – 2016) weinig aanpassing behoeft. Op het gebied van Veiligheid speelt de komende jaren nadrukkelijk de (implementatie van de) regionalisering van de brandweerzorg en op het gebied van Gezondheid de stelselherziening jeugd. Op beide terreinen loopt op dit moment een project met het oog op de uitwerking in Fryslân. Op die ontwikkelingen, zeker in samenhang met de geformuleerde beleidsdoelstellingen in het huidige meerjarenbeleidsplan, kan Veiligheidsregio Fryslan de komende jaren in voldoende mate inspelen. Op dit moment vindt reeds overleg plaats over het houden van enkele pilots met betrekking tot

Pagina 1 van 2

gebiedsgericht werken JGZ. Het beleidsplan GGD, de concrete vertaling van het programma Gezondheid, is in uw vorige vergadering vastgesteld. De invulling van een extra contactmoment 14+ (per 1 september 2013) komt in het eerste halfjaar 2013 aan de orde in het bestuur. Het opstellen van het beleidsplan Brandweer zal binnenkort, als inhoudelijke vertaling van de regionalisering van de brandweerzorg, worden gestart.

Door het opnemen van artikel 5a – indexatie – in de Financiële Verordening ligt ook het financiële kader voor 2014 vast. Immers daarin is opgenomen dat voor de indexatie van lonen en prijzen naar het volgende begrotingsjaar wordt uitgegaan van de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS over de maand februari van het jaar voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar. Een correctie daarop kan worden toegepast in verband met de verwachte loonontwikkeling CAR-UWO. Over die verwachte loonontwikkeling zal, afgezet tegen de CPI over februari 2013, in april een document in ons bestuur aan de orde worden gesteld ten behoeve van de opstelling van de conceptbegroting 2014. Op basis van de werkelijke uitkomsten over 2012 wordt eveneens in april een notitie in het dagelijks bestuur besproken over een mogelijke bijstelling van ramingen 2014 (“scherper begroten”).

Op grond van het bovenstaande is het dagelijks bestuur van mening dat beleidsinhoudelijk het huidige meerjarenbeleidsplan ongewijzigd kan worden doorgezet voor de periode 2014 – 2017. Door de wijziging van de Financiële Verordening (maart 2012) ligt ook het financieel kader voor 2014 vast en is een aanpassing van het plan niet noodzakelijk.

Pagina 2 van 2

OPLEGNOTITIE Voorstel ter behandeling in


Op

27 maart 2013

Onderwerp

Jaarverslag klachten, arbo & fona en vertrouwenspersoon 2012


agendapunt 12


Thessa van Dijken

Afdeling

Concernstaf

Telefoon

9023

E-mail

[email protected]

Bijlage(n) 1. Jaarverslag klachten, arbo & fona en vertrouwenspersoon 2012.

Beslispunten Kennisnemen van het Jaarverslag klachten, arbo & fona en vertrouwenspersoon 2012.

Inleiding Het Jaarverslag 2012 Klachten, Arbo & Fona, Vertrouwenspersoon geeft inzicht in : - de hoeveelheid en aard van de ontvangen klachten, de behandeling ervan en de wijze van afdoening; - de voorgenomen maatregelen ter verbetering van processen ten aanzien van klachten; - het aantal en type meldingen ten aanzien van Arbo en Fona; - het aantal meldingen bij de Vertrouwenspersoon. Na vaststelling van het jaarverslag wordt in opvolging van artikel 2 lid 9 van de Wet klachtrecht cliënten zorgsector het jaarverslag toegezonden aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg.

Beleidsmatige context Veiligheidsregio Fryslân dient op basis van Wet klachtrecht cliënten zorgsector een jaaroverzicht van de klachten van cliënten te publiceren alsmede toe te zenden aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg.

Communicatie Het Jaarverslag klachten, arbo & fona en vertrouwenspersoon 2012 wordt gepubliceerd op de verschillende websites van Veiligheidsregio Fryslân. Na vaststelling publiceren op Joost

Pagina 1 van 1

Jaarverslag 2012; Klachten, Fona & Arbo, Vertrouwenspersoon

Vastgesteld door: MT VRF op 26 februari 2013 Dagelijks Bestuur op 6 maart 2013 Algemeen Bestuur op 27 maart 2013

Opgesteld door: S. Oomkens- Herder; Vertrouwenspersoon A. Riepma - de Jong; Arbopreventiemedewerker T.J. van Dijken; Klachtenfunctionaris (26 februari 2013)

Inhoudsopgave 1. Inleiding .............................................................................................................................................. 3 2. Overzicht klachten............................................................................................................................. 3 2.1. Totaal aantal ingediende klachten ................................................................................................ 3 2.2. De verdeling van klachten per afdeling......................................................................................... 4 2.3. De verdeling naar verzenders....................................................................................................... 5 2.4. De verdeling naar hoofdcategorieën............................................................................................. 5 2.5. Behandeltermijn ............................................................................................................................ 6 2.6. Binnenkomst klachten................................................................................................................... 7 2.7. Behandeling klachten.................................................................................................................... 7 2.8. Conclusies .................................................................................................................................... 7 2.9. Verbetermaatregelen .................................................................................................................... 8 2.10. De klachtencommissie ................................................................................................................ 9 3. Fona en Arbo ................................................................................................................................... 10 4. Vertrouwenspersoon....................................................................................................................... 10

2

1. Inleiding Veiligheidsregio Fryslân (VRF) is een gemeenschappelijke regeling van alle 27 Friese gemeenten. Binnen VRF werken GGD Fryslân, GGD Fryslân Jeugdgezondheidszorg 0-19 jaar, GHOR Fryslân, Brandweer Fryslân en Bureau Bevolkingszorg samen aan publieke gezondheidszorg, brandweerzorg, rampenbestrijding en crisisbeheersing voor de ruim 646.000 inwoners van de provincie Fryslân, waaronder 146.316 kinderen in de leeftijd 0-19 jaar. In het Jaarverslag 2012 wordt een overzicht gegeven van: • Het aantal en de soorten klachten dat van cliënten, scholen, bedrijven en instellingen is ontvangen in 2012; • De meldingen die zijn gedaan in het kader van de procedure ‘gevaarlijke situatie, fout of 1 (bijna)ongeval’. Binnen deze procedure vallen ook de zogeheten FONA-meldingen . De proceshouder is de Arbocoördinator en Arbopreventiemedewerker. • De meldingen die zijn gedaan bij de Vertrouwenspersonen. Het betreft een jaarverslag van de gegevens van zowel de afdelingen voor Gezondheid als Veiligheid.

2. Overzicht klachten 2.1. Totaal aantal ingediende klachten In het onderstaande overzicht staat het aantal klachten benoemd per afdeling en in totaal. Om een vergelijking te maken ten opzichte van voorgaande jaren, zijn de gegevens vanaf 2008 opgenomen. De klachten zijn schriftelijk (contactformulier op de websites, brief of email), mondeling of telefonisch aan VRF gericht. 2

Jaar

JGZ

ZC&A

2008 2009 2010 2011 2012

6 17 39 35 53

18 25 21 15 22

Brandweer & Veiligheid 0 0 1 12 1

Afdeling Bedrijfsvoering

0 3 0 1 2

Concern staf

VRF

Totaal

0 0 0 0 0

0 0 0 0 1

24 45 61 63 79

Door afdeling Jeugdgezondheidszorg (JGZ) is een schatting gemaakt van het aantal contactmomenten met kinderen. De schatting voor 2012 is circa 139.276. Het aantal contactmomenten met cliënten voor afdeling ZC&A (clusters Zorg en Advies) lag in 2012 op circa 42.758.

1

Onder FONA valt iedere gebeurtenis bij de directe zorg van een cliënt, al dan niet veroorzaakt door menselijk handelen of nalaten, die tot (potentieel) schadelijk gevolg voor die cliënt heeft geleid. FONA staat voor Fouten of Near Accidents 2

ZC&A staat voor de Afdeling Zorg, Crisis en Advies. De clusters Zorg en Advies verlenen publieke gezondheidszorg. Cluster Crisis is GHOR Fryslân. GHOR staat voor Geneeskundige HulpverleningsOrganisatie in de Regio.

3

In een grafiek ziet de verdeling als volgt uit:

Verdeling klachten organisatie

VRF Concernstaf Bedrijfsvoering JGZ ZC&A Brandweer en Veiligheid

Figuur 1: Verdeling klachten per afdeling.

2.2. De verdeling van klachten per afdeling Binnen JGZ zijn de klachten te verdelen over het management (staf beleid & kwaliteit), het servicebureau en de zes regio’s. De verdeling ziet er als volgt uit: Onderdeel / regio Management (Staf Beleid & Kwaliteit) Servicebureau Regio 1

Aantal klachten 1 8 4

(Het Bildt, Ferwerderadiel, Franekeradiel, Terschelling, Vlieland, Harlingen, Leeuwarderadeel, Menaldumadeel)

Regio 2

13

(Boarnsterhim, Leeuwarden, Littenseradiel)

Regio 3

4

(Súdwest Fryslân, Gaasterlân-Sleat, Lemsterland)

Regio 4

9

(Ameland, Schiermonnikoog, Achtkarspelen, Dantumadiel, Dongeradiel, Kollumerland)

Regio 5

7

(Opsterland, Smallingerland, Tytsjerksteradiel)

Regio 6

7

(Heerenveen, Weststellingwerf, Ooststellingwerf, Skarsterlân)

Totaal

53

4

De klachten over afdeling ZC&A zijn als volgt te verdelen: Onderdeel / regio Technische hygiënezorg (inspecties kinderopvang) Forensische geneeskunde

Aantal klachten 1 3 4 9 1 3 1 0 22

Soa-aids Reizigers Infectieziektenbestrijding Epidemiologie Sociaal Medische advisering – niet van toepassing op ZC&A Overige productgroepen en de GHOR

Totaal

De klachten over afdeling Bedrijfsvoering zijn afgehandeld door de clusters Financiën en Facilitaire Dienst.

2.3. De verdeling naar verzenders De binnengekomen klachten zijn te verdelen onder volgende afzenders: Afzender Individuele cliënten Instellingen (als klant) Scholen Bedrijven

Aantal 72 2 2 2

2.4. De verdeling naar hoofdcategorieën Alle binnengekomen klachten zijn gerubriceerd in hoofdcategorieën. Indien een klager in een klacht over meerdere categorieën klaagt, worden deze bij de betreffende categorieën meegeteld. Hierdoor ligt het totaal van de verschillende categorieën hoger dan het totaal aantal binnengekomen klachten.

Klachten 2012 op onderwerp Administratie Administratie JGZ Administratie ZC&A Bejegening Bejegening JGZ Bejegening ZC&A Planning Planning CB Planning schoolarts Planning en wachttijden ZC&A Wachttijden Opening en wachttijden CB Wachttijden RVP Wachttijden ZC&A Deskundigheid en bekwaamheid Deskundigheid JGZ Deskundigheid ZC&A Wijze van vaccineren JGZ Wijze van vaccineren ZC&A Uitvoering taken en advisering Ongewenst contact en/of advies door JGZ Niet nakomen afspraak JGZ

11 9 2 19 15 4 9 6 2 1 9 6 2 1 10 7 3 1 0 16 1 8

5

Niet nakomen afspraak ZC&A Niet volgens procedure handelen JGZ Aanbod GGD - JGZ Hygiëne CB-locatie Sociaal medische advisering Informatievoorziening en privacy Informatievoorziening cliënten Privacy / Info delen derden JGZ en ZC&A Reizigersvaccinatie Advies en Kosten - consult reizigers Bereikbaarheid Telefonische bereikbaarheid Openingstijden gebouw HTW Openbaar meldsysteem (OMS) Overig Rijgedrag van medewerkers Onderwerp onbekend JGZ Onderwerp onbekend ZC&A

1 2 2 1 1 10 3 7 5 5 1 0 1 1 3 1 1 1

Aantal klachten over alle onderwerpen

94

2.5. Behandeltermijn De wettelijke behandeltermijn voor de behandeling van klachten bedraagt zes weken met een mogelijkheid om dit met vier weken te verdagen. In het volgende overzicht wordt weergegeven wat de behandeltermijnen zijn geweest voor de 78 geregistreerde klachten. Afdeling

Totaal

JGZ ZC&A Brandweer Bedrijfsvoering Concernstaf VRF

53 22 1 2 0 1

Totaal

79

Aantal aantoonbaar afgehandeld 48 16 1 2

Aantal niet aantoonbaar afgehandeld 4 6

Langer dan 6 weken 3 1 1

2

1 68

Binnen 6 weken afgehandeld 45 15

1 10

63

5

Gezien het bovenstaande overzicht en de informatie in het dossier in het centraal archief kan het volgende worden gesteld: - De behandeltermijn van zes weken wordt niet altijd in acht genomen dan wel niet aantoonbaar verdaagt met vier weken. - In de laatste helft van 2012 is er een verbetering te zien ten opzichte van de eerste helft van 2012 in het aantoonbaar binnen zes weken afhandelen van klachten. Wel ligt het aantal hoger ten opzichte van 2011. Actief informeren van afdelingshoofden, afdelingen (clusters en productgroepen) en secretariaten door de klachtenfunctionaris heeft voor een verbetering gezorgd. Ook adhoc wordt gevraagd naar de afhandeling van de klachten wanneer uit het dossier in het centraal archief blijkt dat de behandeling en archivering niet bekend of onvolledig is. In 2013 zal de klachtenfunctionaris proactief aandacht (blijven) vragen voor de afhandeling van klachten. - De afhandeling van de klacht met betrekking tot afdeling Brandweer & Veiligheid heeft langer geduurd dan de wettelijk vastgelegde zes weken omdat het Dagelijks Bestuur is gevraagd om in te stemmen met de reactiebrief. Na instemming is de brief verzonden aan de klager en de klacht afgehandeld.

6

2.6. Binnenkomst klachten De cliënten van de Veiligheidsregio maken gebruik van de verschillende manieren om hun klacht in te dienen. Een overzicht: Wijze van binnenkomst Mondeling Telefonisch Schriftelijk Email Contactformulier Fax

Percentage 10 % 23 % 23 % 22 % 19 % 3%

De afhandeling van de binnengekomen klachten vindt vooral telefonisch of schriftelijk plaats. Door Afdeling JGZ wordt veelal door middel van een telefoongesprek met de klager de klacht afgehandeld. Hierna volgt een schriftelijke bevestiging. De overige afdelingen handelen de klachten vooral schriftelijk af.

2.7. Behandeling klachten Een gesprek met de klager waarbij de klacht wordt aangehoord, leidt vrijwel in alle gevallen tot afhandeling van een klacht. Er zijn dan geen vervolgacties nodig.Hetzelfde geldt voor het geven van extra informatie over bijvoorbeeld de opbouw van de consultkosten reizigersadvisering, de oproepcriteria voor de gezondheidsenquête uitgevoerd door epidemiologie of de wachttijden op het consultatiebureau. Daarnaast geldt voor JGZ dat het maken van een nieuwe afspraak voor een bezoek aan een (ander) consultatiebureau of een vervolggesprek met een arts of verpleegkundige vaak tot een oplossing die leidt en de klacht naar tevredenheid van de klager wordt afgehandeld. Dit betreft zo’n 82% van de aantoonbaar afgehandelde klachten. Slecht is voor enkele gevallen leidt dit niet tot een directe afhandeling moeten er meer gesprekken plaatsvinden om een klacht af te handelen. Dit betreft zo’n 5% van het aantal aantoonbaar afgehandelde klachten.

2.8. Conclusies •

Ten aanzien van het aantal klachten ten opzichte van 2012 is een groei te zien. De toename van het aantal klachten ten opzichte van het voorgaande jaar betreft 16 klachten. Goed is om te melden dat het aantal contactmomenten van de GGD in 2012 gegroeid is met 40.659. In het totaaloverzicht van het aantal klachten per afdeling in paragraaf 2.1. is te zien wat de groei of afname van het aantal klachten is ten opzichte van voorgaande jaren. Bij JGZ is een toename van het aantal klachten te zien met 18 klachten. Deze toename is toe te wijzen aan de volgende onderwerpen: - Administratie - Niet nakomen van afspraak (terugbellen voor een nieuwe afspraak, afspraken met scholen over gebruik van locatie en tijdstippen, etc) - Planning van consultatiebureaus en schoolarts - Wachttijden (communicatie over wachttijden, wachttijden op zich, etc) Ook op de afdeling ZC&A is toename te zien in het aantal klachten. Deze toename betreft zeven klachten. Klachten over de onderwerpen privacy van persoonsgegevens, deskundigheid en reizigersadvisering zijn toegenomen ten opzichte van 2011. Bij Afdeling Brandweer en Veiligheid is een afname te zien van 11 klachten. Deze afname heeft betrekking op de afronding van het project Openbaar Meldsysteem. In 2011 is het project grotendeels uitgevoerd.

7

Begin 2012 is door Horeca Nederland een gezamenlijke klacht voor enkele Friese horecagelegenheden ingediend. Deze klacht is besproken in het Dagelijks Bestuur en daarna richting Horeca Nederland afgehandeld. Nieuw is een klacht gericht aan de directie van Veiligheidsregio Fryslân. Deze klacht had betrekking op het gebruik van een dienstauto in het verkeer. •

De top vijf van de onderwerpen die het grootste aantal klachten betreffen, is: o Bejegening - 20% (19 klachten) Dit betreft de bejegening van cliënten die gebruik maken van de diensten van JGZ (13 klachten) of de productgroepen van de clusters Zorg en Advies van afdeling ZC&A (vier klachten). o Uitvoering taken en advisering – 17 % (16 klachten) o Informatievoorziening en privacy 11% (10 klachten) o Administratie 12% (11 klachten) o Deskundigheid en bekwaamheid 11% (10 klachten)

•

Verschuivingen in onderwerpen en aantallen Ten aanzien van bejegening geldt dat het jaarlijks een onderwerp betreft dat relatief veel klachten genereert. In 2012 is een toename van één klacht te zien. Ook klachten over de planning van consultatiebureaus geldt dat het relatief hoog aantal klachten (8 klachten) geeft ten opzichte van het totaal aantal klachten 2011 (vijf klachten). Ten aanzien van telefonische bereikbaarheid van VR Fryslân is een daling te zien van zes naar nul klachten. In 2011 zijn bij JGZ de eerste klachten ten aanzien van de wachttijden op consultatiebureaus binnengekomen. Dit waren vijf klachten. Het aantal klachten is in 2012 toegenomen tot zes klachten. In 2012 zijn 10 klachten binnengekomen over de deskundigheid van medewerkers. Deze wordt door klagers in een aantal gevallen onvoldoende gevonden. Het aantal is met vier klachten toegenomen ten opzichte van 2011. Klachten met betrekking tot reizigersadvisering blijven jaarlijks toenemen. De toename in 2012 was drie klachten. Het aantal klachten betreft privacy en het delen van informatie is verdubbeld naar 10 klachten in 2012.

•

Klachtenbehandeling volgens procedure Begin 2012 is een verbeterslag ingezet met betrekking tot het afhandelen en archiveren van de klachten zoals afgesproken in de procedure. Medio 2012 bleek dat de verbeterslag nog onvoldoende te zijn om een zichtbare verbetering te kunnen zien. Daarom is er nogmaals aandacht hiervoor gevraagd. In de tweede helft van 2012 is een duidelijk verbetering te zien. De klachten worden sneller afgerond, verbetermaatregelen worden gecommuniceerd met de medewerker waarop de klacht betrekking heeft, afdelingen worden betrokken bij de verbeterslag. De archivering verloopt beter, maar verdient nog wel alle aandacht van de leidinggevenden.

2.9. Verbetermaatregelen Voor 2013 worden de volgende verbetermaatregelen voorgesteld ten behoeve van een verbeterde dienstverlening en een verlaging van het aantal klachten: • Vaststellen van het privacyreglement cliënten inclusief de inhoudelijke bijlagen. Na de vaststelling van het reglement door het Dagelijks bestuur zal de implementatie op alle afdelingen plaats moeten vinden. Elke medewerker die (medische) persoonsgegevens van cliënten registreert, bewerkt, raadpleegt en/of bewaard moet op de hoogte zijn van het privacyreglement. Een belangrijk aandachtspunt is daarbij ook het delen van (medische) gegevens met derden.

8

•

•

•

Op welke wijze, wat en met wie wisselt VRF gegevens uit. De afspraken hierover moet voor de gehele organisatie en onze ketenpartners helder zijn. Aandacht voor de bejegening van cliënten door medewerkers. Op de afdelingen ZC&A en JGZ zijn in totaal 19 klachten binnengekomen. Het hoogste aantal (15) heeft betrekking op JGZ. Binnen de organisatie moet aandachtig bekeken worden hoe de negatieve beleving van de bejegening bij de cliënt ontstaat en uiteindelijk verbeterd kan worden Bij JGZ zijn acht klachten binnengekomen over het niet nakomen van een afspraak. De klachten hebben betrekking op afspraken die zijn gemaakt over de spreekuren van de schoolartsen. Enerzijds vanuit scholen over afspraken die zijn gemaakt omtrent het gebruik van hun ruimte. Anderzijds van ouders over gemaakte afspraken omtrent het spreekuur. Dat zij bijvoorbeeld aanwezig hadden willen zijn bij het onderzoek, maar dat de kinderen zonder hun ouders zijn opgeroepen en onderzocht. Ook hier moet worden bekeken hoe afspraken worden gemaakt, waar deze worden geregistreerd en de naleving daarvan geborgd kan worden. Het registeren van klachten en het bijhouden van afhandeltermijnen moet nog verder worden verbeterd. Momenteel is persoonsafhankelijk inzicht in de volledigheid van archiveren, de afhandeling en het bijhouden van managementinformatie. De verbetering van dit proces is opgenomen in het project digitaliseren welke in 2013 wordt uitgevoerd.

2.10. De klachtencommissie 2.10.1. Behandeling klachten In 2012 is één klacht voorgelegd aan de onafhankelijke klachtencommissie. Op 27 juni 2012 heeft een hoorzitting plaatsgevonden waarin de klacht is behandeld. De klacht had betrekking op schriftelijke oproep voor een hepatitus B onderzoek en vaccinatie. De klager voelde zich in zijn privacy aangetast en gestigmatiseerd door de gebruikte oproepcriteria. De oproep komt voort uit een gezamenlijk onderzoek van de drie Noordelijke GGD-en. Het oordeel van de klachtencommissie is dat zij op grond van de stukken en hetgeen in de hoorzitting naar voren is gebracht niet tot de conclusie kon komen dat de GGD niet in voldoende mate in overstemming zou hebben gehandeld met de zorgvuldigheid die is vereist in het maatschappelijk verkeer en in het bijzonder in het maatschappelijk verkeer tussen overheidsorganen en burgers. De VRF heeft op basis van dit oordeel en terugkijkend op de behandeling van de klacht de mening dat zij juist en volledig heeft gehandeld gedurende het onderzoek en bij het behandelen van de klacht. Daarbij blijven de eerder gedane toezeggingen dat de klacht wordt opgenomen in het onderzoeksrapport en als verbeterpunt wordt meegenomen bij de opzet van toekomstige onderzoeken staan. De klacht is hiermee afgerond voor de klager en de klacht heeft geen vervolg meer gekregen.

2.10.2. Stand van zaken De klachtencommissie is op 4 januari en 21 november 2012 bijeengekomen voor de algemene ledenvergadering. Tijdens de bijeenkomst van 4 januari 2012 is de nieuwe klachtenregeling van VRF besproken en hebben de leden hun advies uitgebracht op de inhoud van de regeling. Vanwege het afscheid van de voorzitter eind 2011 heeft de VRF een nieuwe voorzitter aangetrokken, welke op 8 november 2012 is benoemd door het Dagelijks Bestuur van de VRF. Op 21 november 2012 hebben de leden kennis gemaakt met de voorzitter. Voorafgaand aan deze vergadering hebben twee leden schriftelijk laten weten hun terug te trekken als lid van de klachtencommissie. In de vergadering van 21 november is met de klachtencommissie gesproken over de nadere invulling betreft aantal leden en hun deskundigheid. Hieraan zal in 2013 nader invulling aan worden gegeven. Er wordt een arts en een brandweerofficier/commandant aangetrokken waardoor de klachtencommissie de deskundigheid vertegenwoordigd voor zowel het werkterrein Gezondheid als Veiligheid. De uitgangspunten voor de invulling van de klachtencommissie zijn tevens vastgelegd in het nieuwe Commissiereglement, welke in de vergadering van 21 november 2012 door de commissie is vastgesteld.

9

3. Fona en Arbo In 2012 is een daling in het aantal FONA meldingen waarneembaar ten opzichte van 2011; 20 meldingen, waar in het voorgaande jaar 23 meldingen zijn ontvangen. In 2010 zijn er 14 meldingen gedaan en in 2009 20 meldingen. Het overzicht ten aanzien van de meldingen in 2012 ziet er als volgt: Soort melding

Aantal

Verkeerd vaccin toegediend

9

Koelkastincident / vaccinverlies Prikaccident Bedrijfsongeval Cold Chain onderbroken Verkeerde uitslag doorgegeven

5 2 2 0 1

Klacht i.p.v. FONA

1

Totaal

20

Opvolging Alle meldingen doorgestuurd naar FONA commissie door APM Doorgegeven aan APM Protocol besmettingaccident doorlopen Doorgegeven aan P&O en APM Doorgegeven APM. Is met excuses opgelost PC aan laten staan in spreekkamer met gevoelige info in bijzijn van cliënt. Door middel van een bericht op het extranet “Joost” is dit onder de aandacht gebracht bij de medewerkers.

Een prikaccident bij reizigers, met een kindje die zich geprikt heeft aan een naald uit de naaldcontainer, heeft ervoor gezorgd dat de naaldcontainers nu vast in een beugel staan in de spreekkamers op de hoofdkantoor aan de Harlingertrekweg in Leeuwarden. De plek waar ze nu staan is ook zodanig dat hele jonge kinderen hier niet bij kunnen. Wat betreft de Arbo is er in het kader van het KD+ voorlichting gegeven op alle regio’s van de JGZ betreffende de werkplek en de daarvoor gebruikelijke instellingen. Hierbij is documentatie uitgereikt als richtlijn voor deze instellingen. Ook is er gestart met de Risico Inventarisatie (RI&E) van de JGZ locaties in alle regio’s, die aan het e eind van het 1 kwartaal van 2013 zal worden afgerond.

4. Vertrouwenspersoon Met ingang van 1 januari waren 2012 waren er weer twee vertrouwenspersonen beschikbaar voor de gehele Veiligheidsregio. 2012 heeft vooral in het teken gestaan van de wijze waarop invulling gegeven kan en moet worden aan de functie. De vertrouwenspersonen hebben daartoe een training van drie dagen gevolgd. Het betrof een in-company training, georganiseerd op initiatief van Bureau Vertrouwenspersonen. Deelnemers waren afkomstig van de diverse Friese gemeenten en Veiligheidsregio Fryslân. In 2012 zijn er drie meldingen ontvangen, waarop de vertrouwenspersonen meerdere gesprekken hebben gevoerd met de melders. Het betrof in alle drie de gevallen een verstoorde arbeidsverhouding tussen medewerkers onderling, of medewerker en leidinggevende. Voor 2013 richten de vertrouwenspersonen zich op de implementatie van de trainingsstof in de praktijk, waarbij een nadrukkelijke afstemming met P&O ten aanzien van het PSA beleid noodzakelijk is.

10

Aan de leden van het algemeen bestuur. Geachte mevrouw, heer,

Recommend Documents