AANBESTEDENDE OVERHEID: Provincie Antwerpen

Bestek

Departement Logistiek Aankoopteam

AANBESTEDENDE OVERHEID: Provincie Antwerpen Koningin Elisabethlei 22 2018 Antwerpen GUNNINGSWIJZE: Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking SOORT OPDRACHT: Overheidsopdracht voor aanneming van diensten VOORWERP VAN DE OPDRACHT: Aanstellen van een externe projectbegeleider voor de groepsaankoop van 100% groene elektrische stroom en gas voor residentiële klanten, inwoners van de provincie Antwerpen PLAATS VAN UITVOERING: *** REFERENTIENUMMER OPDRACHT: INT 11/022 CONTACTPERSOON EN -GEGEVENS: Guido Lommaert tel 03 240 53 12 [email protected] UITERSTE DATUM EN TIJDSTIP VOOR *** INDIENING OFFERTES:

ADRES VOOR INDIENING OFFERTES: Provincie Antwerpen Departement Logistiek – Aankoopteam Koningin Elisabethlei 22 lokaal 2.30 2018 Antwerpen

AFWIJKINGEN VAN DE Art *** ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN:

Inhoudstafel Departement Logistiek Aankoopteam

bestek begeleider groepsaankoop energie Pagina 1 van 16

1

ADMINISTRATIEF LUIK ...............................................................................................3 1.1 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE GUNNING VAN DE OPDRACHT .....................3 1.1.1 Aanbestedende overheid..................................................................................3 1.1.2 Gunningswijze ................................................................................................3 1.1.3 Voorwerp van de opdracht ...............................................................................3 Classificatie ............................................................................................................3 Beschrijving van de diensten ....................................................................................3 1.1.4 Informatiesessie .............................................................................................3 1.1.5 Toepasselijke wettelijke bepalingen...................................................................4 1.1.6 Overige algemeen toepasselijke bepalingen .......................................................4 Bijkomende prestaties .............................................................................................4 Contractuele voorwaarden........................................................................................4 Vertrouwelijkheid ....................................................................................................4 1.1.7 Indiening van de offertes .................................................................................4 1.1.8 Vorm en inhoud van de offerte (art 89 en 90 KB 08/01/1996 ) ...........................5 1.1.9 Selectiecriteria ...............................................................................................6 1.1.10 Prijsvaststelling (art. 86 KB 08/01/1996).......................................................6 1.1.11 Prijsopgave (art. 100 KB 08/01/1996)............................................................6 1.1.12 Gunningscriteria (art 115 KB 08/01/1996) ......................................................6 1.1.13 Gestanddoeningstermijn (art 116 KB 08/01/1996)..........................................6 1.2 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT.................7 1.2.1 Toepasselijke documenten (art 2 KB 26/09/1996)..............................................7 1.2.2 Leidend ambtenaar (art 1 AAV bijlage bij KB 26/09/1996) ..................................7 1.2.3 Borgtocht (art 5 AAV bijlage bij KB 26/09/1996).................................................7 1.2.4 Prijsherziening (art 13 §2 AAV bijlage bij KB 26/09/1996) ...................................7 1.2.5 Betaling van de diensten (art 15 §2 AAV bijlage bij KB 26/09/1996) .....................7 1.2.6 Oplevering (art 19§ 1 en art 74 §2 AAV bijlage bij KB 26/09/1996).......................7 1.2.7 Middelen van optreden van de aanbestedende overheid (art 20 en art 75 AAV bijlage bij KB 26/09/1996) ..........................................................................................7 1.2.8 Hoeveelheden (art 69 §1 AAV bijlage bij KB 26/09/1996) ....................................7 1.2.9 Uitvoeringstermijnen (art 69 §3 en 4 AAV bijlage bij KB 26/09/1996)....................7 1.2.10 Dienstverleningsplaats (art 70 AAV bijlage bij KB 26/09/1996).........................8 1.2.11 ......................................................................................................................9 2 TECHNISCH LUIK .......................................................................................................9 2.1 DOEL VAN DE OPDRACHT....................................................................................9 2.1.1 Toelichting .....................................................................................................9 2.1.2 Relatie tussen participant/inwoner en de provincie ..............................................9 2.1.3 Doelgroep ......................................................................................................9 2.1.4 Verzamelen van de persoonsgegevens............................................................. 10 2.1.5 Leveranciers van elektriciteit .......................................................................... 10 2.1.6 Leveringscontract van de kandidaat-leveranciers .............................................. 10 2.1.7 Communicatie .............................................................................................. 10 2.1.8 Website ....................................................................................................... 11 2.1.9 Groen infonummer +personeelsaanwezigheid in provinciehuis ............................ 11 2.1.10 Gebruikersgroepen .................................................................................... 12 2.1.11 Interne projectwerkgroep ........................................................................... 12 2.1.12 Taken externe dienstverlener ...................................................................... 12 2.1.13 Eindevaluatierapport ..................................................................................13 3 BIJLAGEN................................................................................................................ 14 3.1 OFFERTEFORMULIER ........................................................................................ 14



1 ADMINISTRATIEF LUIK 1.1 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE GUNNING VAN DE OPDRACHT 1.1.1 Aanbestedende overheid Provincie Antwerpen Departement Logistiek Koningin Elisabethlei 22 2018 Antwerpen Voor bijkomende informatie en vragen betreffende deze gunningsprocedure kan u contact opnemen met: Guido Lommaert Tel 03 240 53 12 E-mail [email protected]

1.1.2 Gunningswijze De gunning van deze overheidsopdracht gebeurt via de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. 1.1.3 Voorwerp van de opdracht Classificatie Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten CPV code: 79000000

Beschrijving van de diensten De Provincie Antwerpen zoekt een dienstverlener die een samenaankoop groene elektriciteit en gas kan organiseren. De opdracht heeft een duurtijd van drie jaar. Ze vangt aan met de campagne die in juli 2011 van start gaat Elk jaar zal een evaluatie gemaakt worden van de voorbije campagne en zal beslist worden of er een nieuwe campagne georganiseerd wordt. De opdracht zal bijgevolg bestaan uit één, twee of drie samenaankopen. 1.1.4 Informatiesessie Niet van toepassing Indien in de periode voor indiening van de offertes door kandidaten relevante vragen worden gesteld, zal het antwoord bezorgd worden aan alle kandidaten.



1.1.5 Toepasselijke wettelijke bepalingen Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: -

Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, voor zover reeds in werking getreden KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessie voor openbare werken KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken , en zijn bijlagen de algemene aannemingsvoorwaarden

en alle latere aanvullingen en wijzigingen.

1.1.6 Overige algemeen toepasselijke bepalingen Bijkomende prestaties Krachtens artikel 17, §2, 2°,b van de Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, behoudt de Provincie Antwerpen zich de mogelijkheid voor om extra prestaties van soortgelijke aard te bestellen. Contractuele voorwaarden Met de overhandiging van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze worden vermeld in een of meerdere bijlagen van zijn offerte. Door het indienen van een offerte verbinden de inschrijvers zich ertoe de bepalingen van onderhavig bestek na te leven. Vertrouwelijkheid Door in te schrijven op deze opdracht verbindt de inschrijver zich niet alleen tot het meest absolute beroepsgeheim, maar ook tot neutraliteit en uiterste discretie ten overstaan van het personeel van het bestuur. Alle inlichtingen en documenten toevertrouwd aan het personeel van de inschrijver, evenals alle vergaderingen waaraan hij deelneemt worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. Inbreuken op deze bepaling kunnen leiden tot de onmiddellijke beëindiging van het contract, onverminderd strafrechtelijke en burgerlijke rechtsgedingen. 1.1.7 Indiening van de offertes De offertes moeten worden gestuurd naar of ingediend op het adres voor indiening van offertes zoals opgegeven op het voorblad van dit bestek. De uiterste datum en tijdstip voor indiening van de offertes zijn opgegeven op het voorblad van dit bestek. De offerte wordt in een blanco definitief gesloten omslag gestoken met vermelding van: - de op het voorblad vermelde adres- en contactgegevens - de uiterste datum voor indiening van offertes - de verwijzing naar het besteknummer en het voorwerp van de opdracht



De offerte die per post wordt verzonden wordt in een tweede blanco definitief gesloten omslag gestoken met de vermelding - de op het voorblad vermelde adres- en contactgegevens - de verwijzing naar het besteknummer en het voorwerp van de opdracht - OFFERTE – NIET OPENEN 1.1.8 Vorm en inhoud van de offerte

(art 89 en 90 KB 08/01/1996 )

De inschrijver maakt zijn offerte op op de bij het bestek horende formulieren. Deze formulieren vindt u in deel 3, bij de bijlagen bij dit bestek. De offerte wordt in één exemplaar op papier ingediend (origineel) Op elke offerte die op een ander document is opgemaakt, moet de inschrijver op document de volgende verklaring vermelden. “Ik, ondergetekende …………………….., verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende formulier en de inventaris en neem daarvoor de volledige verantwoordelijkheid op” De documenten moeten door de inschrijver of zijn gemachtigde worden ondertekend. Het bewijs van de handtekeningsbevoegdheid van deze persoon moet bij de offerte worden bijgevoegd. De offerte dient de vorm te hebben die hierna wordt beschreven. Elk deel dient gescheiden te worden door middel van een tabblad. Vóór het eerste tabblad zitten de begeleidingsbrief en inhoudstafel. De inschrijver dient zijn offerte als volgt in te delen: •

•

•

•

Deel 1: documenten met betrekking tot offerteformulier, handtekenbevoegdheid en inventaris o offerteformulier o documenten betreffende de handtekeningsbevoegdheid van de ondertekenaar Deel 2 : documenten met betrekking tot het eerste gunningscriterium : visie o Een beschrijving van de visie van de inschrijver op alle aspecten van het project. o De visie kan worden verduidelijkt en geconcretiseerd door verwijzing naar gerealiseerde projecten. De inschrijver dient expliciet aan te geven in welk aspect of onderdeel deze projecten kenmerken en oplossingen bevatten die de visie op de huidige opgave illustreren Deel 3 : documenten met betrekking tot het tweede gunningscriterium : prijs o De kostprijs bestaat uit een forfaitaire prijs aan te rekenen aan de Provincie voor de dienstverlening als externe begeleider Deel 4 : documenten met betrekking tot het derde gunningscriterium : compensatiebedrag o Compensatiebedrag voor marketing per individueel contract dat tot stand komt ten gevolge van de actie ‘Groepsaankoop 100% groene stroom en gas. o De dienstverlener geeft het bedrag op dat hij zal ontvangen van de winnende energieleveranciers van deze groepsaankoop voor het aanleveren van één individuele residentiële klant met laagspanningstarief (eventueel met gasaansluiting). Deze vergoeding vertegenwoordigt het compensatiebedrag van de leveranciers aan de externe dienstverlener voor de inspanning die wordt gedaan voor het aanleveren van de nieuwe of te behouden klant. De energieleverancier stelt dit bedrag ter beschikking als compensatie voor de marketing die gevoerd werd. o Het opgegeven bedrag komt volledig ten voordele van de externe dienstverlener.



1.1.9 Selectiecriteria De selectie van de kandidaten werd reeds in een eerdere fase van deze overheidsopdracht uitgevoerd. 1.1.10 Prijsvaststelling (art. 86 KB 08/01/1996) Wat de prijsbepaling betreft wordt deze opdracht aangezien als een offerte voor een globale prijs, bestaande uit een forfaitaire prijs voor het geheel van de dienstverlening aan de Provincie en een forfaitair bedrag per individueel contract dat tot stand komt ten gevolge van de groepsaankoop, aangerekend aan de energieleverancier als compensatie voor de gevoerde marketing.

1.1.11 Prijsopgave (art. 100 KB 08/01/1996) Alle kosten en heffingen welke de opdracht belasten met uitzondering van de btw vallen ten laste van de dienstverlener en worden verondersteld te zijn inbegrepen in de globale prijzen en de eenheidsprijzen van de opdracht. De prijzen worden verplicht in euro opgegeven tot op twee cijfers na de komma.

1.1.12 Gunningscriteria (art 115 KB 08/01/1996) De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige regelmatige offerte op basis van volgende gunningscriteria. De gunningscriteria zijn, met een gelijk gewicht : 1. Visie De helderheid en de ernst van de visie van de dienstverlener op het uit te voeren project, zoals dit blijkt uit de verwoording van zijn visie 2. Kostprijs Wordt beoordeeld op basis van het forfaitair offertebedrag 3. Compensatiebedrag voor marketing De billijkheid van het compensatiebedrag. 1.1.13 Gestanddoeningstermijn (art 116 KB 08/01/1996) De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste datum voor opening van de offertes.



1.2 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT 1.2.1 Toepasselijke documenten (art 2 KB 26/09/1996)

1.2.2 Leidend ambtenaar (art 1 AAV bijlage bij KB 26/09/1996) De leidend ambtenaar is het departementhoofd Logistiek van de Provincie Antwerpen 1.2.3 Borgtocht (art 5 AAV bijlage bij KB 26/09/1996) Het bedrag van de borgtocht bedraagt 5% van de forfaitaire prijs aangerekend aan de Provincie voor één campagne. De borgtocht zal volledig vrijgegeven worden na aanvaarding van het eindevaluatierapport van de laatste campagne (2013).

1.2.4 Prijsherziening (art 13 §2 AAV bijlage bij KB 26/09/1996) Op onderhavige opdracht is geen prijsherziening van toepassing. 1.2.5 Betaling van de diensten (art 15 §2 AAV bijlage bij KB 26/09/1996) De diensten kunnen pas gefactureerd worden na verstrekte en aanvaarde diensten. Voor de kostprijs wordt de overeenkomst tussen de provincie en de dienstverlener als een resultaatsverbintenis beschouwd. In zijn eindevaluatierapport moet een minimale contractafsluiting van 25% van de oorspronkelijke inschrijvers kunnen worden aangetoond. De uitbetaling van de forfaitaire vergoeding geschiedt pas na de goedkeuring door de deputatie van het eindevaluatierapport (met contractafsluiting van 25%) opgemaakt door de externe dienstverlener tegen voorlegging van een ondertekende en gedagtekende factuur in drievoud. 1.2.6 Oplevering (art 19§ 1 en art 74 §2 AAV bijlage bij KB 26/09/1996) De oplevering (of weigering van oplevering) van de dienstenopdracht gebeurt door de (niet) goedkeuring door de deputatie van het eindevaluatieverslag, dat door de dienstverlener werd opgemaakt.

1.2.7 Middelen van optreden van de aanbestedende overheid (art 20 en art 75 AAV bijlage bij KB 26/09/1996)

1.2.8 Hoeveelheden (art 69 §1 AAV bijlage bij KB 26/09/1996)

1.2.9 Uitvoeringstermijnen (art 69 §3 en 4 AAV bijlage bij KB 26/09/1996) Indicatieve planning Termijnen fase : Uitnodiging en afspraken met alle stroomleveranciers Binnen de 10 werkdagen na eerste deelname aan de projectwerkgroep. Termijnen fase : Oproep aan alle residentiële verbruikers Departement Logistiek Aankoopteam


Binnen de 10 werkdagen na de uitnodiging aan alle stroomleveranciers: een oproep aan alle residentiële verbruikers van elektriciteit om te participeren aan deze actie ‘groepsaankoop 100% groene stroom voor residentiële klanten, inwoners van de provincie Antwerpen’ wordt aan de projectwerkgroep voorgelegd. Termijnen fase : Inschrijvingsperiode Binnen de 10 werkdagen na de validering van het ontwerp van de oproep aan alle residentiële verbruikers door de projectwerkgroep start de inschrijvingsperiode via de website en de deelnemende gemeentebesturen met ondersteuning van het groen telefoonnummer. De inschrijvingsperiode duurt minimaal 2 maanden en maximaal 3 maanden. Termijnen fase : Verzamelen en verwerken van relevante gegevens van de kandidaat participanten aan de groepsaankoop Binnen de 5 werkdagen na de afsluiting van de inschrijvingsperiode worden alle relevante gegevens verwerkt en eventueel ingedeeld in verschillende verbruikersprofielen door screening van de bestaande energiecontracten. Binnen de 5 werkdagen na de afsluiting van de inschrijvingsperiode: Statistische gegevens uit de actie worden voorgelegd aan de energieleveranciers om gunstige prijzen te bekomen. Termijnen fase : Opmaak rapport beoordeling van de kandidaat-leveranciers Binnen de 10 werkdagen na de afsluiting van de inschrijvingsperiode: het rapport betreffende de beoordeling van de kandidaat-leveranciers voor de opgestelde verbruikersgroepen wordt voorgelegd aan alle leden van de projectwerkgroep. Termijnen fase : Contracten tussen leveranciers en kandidaat-inschrijvers. 10 werkdagen na de validering van het rapport betreffende de beoordeling van de kandidaat leveranciers door de projectwerkgroep kunnen de eerste contracten tussen de leveranciers en kandidaat-inschrijvers tot stand komen. Termijnen fase : opmaak van het eindevaluatierapport 60 werkdagen nadat de eerste contracten tussen de leveranciers en de kandidaatinschrijvers zijn tot stand gekomen, wordt een eindevaluatierapport opgemaakt en aan de provincie Antwerpen bezorgd.

1.2.10 Dienstverleningsplaats (art 70 AAV bijlage bij KB 26/09/1996)



1.2.11

2 TECHNISCH LUIK Samenaankoop. De provincie Antwerpen zoekt een dienstverlener die een samenaankoop groene elektriciteit en gas kan organiseren. Onder een samenaankoop wordt het volgende verstaan: - Een inschrijvingsperiode waarin inwoners van de provincie Antwerpen zich vrijblijvend kunnen inschrijven voor de samenaankoop - Een online anonieme veiling van het standaardcontract - Het opmaken van een gepersonaliseerd aanbod voor elke inschrijver - Een beslissingsperiode waarin elke inschrijver beslist om al dan niet deel te nemen - Een nazorgperiode waarin de overstap kwalitatief begeleid wordt

2.1 DOEL VAN DE OPDRACHT Inwoners van de provincie Antwerpen helpen bij het afsluiten van een goedkoop, transparant, betrouwbaar leveringscontract voor 100% groene elektrische stroom eventueel aangevuld met gas. Het bestuur kiest voor deze groepsaankoop voor de levering van 100% elektriciteit uit hernieuwbare energiebronnen en kwalitatieve warmtekrachtkoppeling. Voor de definitie van ‘hernieuwbare energiebronnen’ en ‘kwalitatieve wkk’ wordt verwezen naar de besluiten van de federale overheid en de Vlaamse Regering, in bijzonderheid het Decreet van 17 juli 2000 houdende organisatie van de elektriciteitsmarkt, het Besluit van de Vlaamse Regering van 5 maart 2004 inzake bevordering van elektriciteitsopwekking uit hernieuwbare energiebronnen en het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 juli 2006 inzake de elektriciteitsopwekking in kwalitatieve warmtekrachtinstallaties.

2.1.1 Toelichting Het provinciebestuur van Antwerpen heeft beslist een gemeenschappelijke aankoop van groene elektrische stroom, eventueel aangevuld met gas voor inwoners van de provincie Antwerpen te organiseren. De gemeenschappelijke aankoop van elektriciteit betreft de aankoop van 100% groene stroom en gas

2.1.2 Relatie tussen participant/inwoner en de provincie De provincie Antwerpen én de betrokken consultant hebben enkel een coördinerende, stimulerende en adviserende rol en op geen enkel moment ontstaat een contractuele relatie tussen participant/inwoner en de provincie, noch tussen een energieleverancier en de provincie. Het afsluiten van het leveringscontract is een zaak tussen participant/inwoner en de energieleverancier.

2.1.3 Doelgroep Alle particuliere gebruikers van de provincie Antwerpen die minstens één afnamepunt voor elektriciteit hebben op het grondgebied van de provincie Antwerpen. Departement Logistiek Aankoopteam


Enkel laagspanningspunten kunnen worden opgenomen in de groepsaankoop. Uitgesloten van de doelgroep zijn: • alle bedrijven en rechtspersonen anders dan de particuliere gebruiker; • alle particuliere gebruikers die hun domicilie niet in het Vlaamse Gewest hebben; • de residentiële klanten die genieten van een specifiek sociaal tarief.

2.1.4 Verzamelen van de persoonsgegevens Bij de elektronische verwerking van de persoonsgegevens moeten de bepalingen van de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Wet van 8 december 1992) en het uitvoeringsbesluit (KB van 13 februari 2001) strikt worden nageleefd! De verzamelde persoonsgegevens mogen enkel gebruikt worden voor deze specifieke actie van groepsaankoop en mogen onder geen enkel beding gebruikt worden voor andere commerciële of promotionele activiteiten buiten deze actie.

2.1.5 Leveranciers van elektriciteit In de vrijgemaakte markt is de levering of verkoop van elektriciteit en gas een concurrentiële activiteit. Om elektriciteit en gas te leveren hebben leveranciers een leveringsvergunning nodig van de VREG. Gelet op de doelstelling is het noodzakelijk dat vooraf duidelijk gecommuniceerd wordt met de stroomleveranciers. De geselecteerde dienstverlener is er toe gehouden om alle stroomleveranciers die een door de VREG erkende leveringsvergunning hebben, uit te nodigen. De aanbestedende overheid zal hiervan bewijs eisen. De leverancier blijft een normale service aan de eindgebruikers leveren, zoals telefonische contactmogelijkheden voor de deelnemers aan de groepsaankoop en duidelijk klantgerichte communicatie.

2.1.6 Leveringscontract van de kandidaat-leveranciers Het leveringscontract van de kandidaat-leveranciers moet kenmerken hebben: • • • • • • • • •

noodzakelijkerwijs

volgende

individueel contract tussen leverancier en participant/inwoner 100 % groene stroom bewezen transparante doorrekening van transport, distributie en taksen energieprijs in 1 jaar vast tarief energieprijs per soort van aansluiting/metering (enkelvoudig, nacht, etc.) moet goedkoper zijn dan op dat ogenblik gekende standaard leverancier graduele korting die toeneemt i.f.v. het aantal participanten. startdatum contract : verschillend per participant/inwoner looptijd van 1 jaar

2.1.7 Communicatie Op alle communicatie met betrekking tot het project zal het logo van de Provincie Antwerpen worden vermeld met de mededeling “Op initiatief en met de steun van de provincie Antwerpen”. Het communiceren van de opstart van het project naar haar inwoners gebeurt door de Provincie Antwerpen en de participerende gemeentebesturen. Zij zullen hiertoe hun eigen diensten of een extern communicatiebureau de opdracht geven. Het geselecteerde consultancy bureau zal Departement Logistiek Aankoopteam


echter instaan voor het aangeven van de inhoud van deze communicatie. Hij zal elke communicatie ook op haar correctheid controleren. Het geselecteerde consultancy bureau zal de communicatie naar de leveranciers verzorgen.

2.1.8 Website De inschrijving voor de participant/inwoner zal enkel via een website gebeuren. Deze website moet rechtstreeks met www.provant.be gelinkt kunnen worden. Deze webpagina moet de initiatiefnemers zoals provincie Antwerpen en de participerende gemeenten vermelden. Verder is de lay-out van deze website gebaseerd op de lay-out van www.provant.be. De website geeft toelichting bij het project en voorziet in een webapplicatie/deelnemingsformulier waarbij de participant/inwoner alle nodige gegevens kan ingeven (naam, adres, telefoonnummer, emailadres, EANnr. van de aansluiting, soort metering, meest recent beschikbare verbruiksgegevens, (eventueel) einddatum huidig contract, (eventueel huidige leverancier). De website zal eenvoudig toegankelijk moeten zijn en op een heldere manier aan de geïnteresseerde participant alle informatie weergeven en opvragen over : • De defaultleverancier van de participant • De huidige leverancier en het bestaan van een contract met de einddatum van dit contract • De gevolgen/schadevergoeding bij niet correcte weergave van bestaande contractgegevens • De aard van de te leveren stroom : 100 % groen • De garantie dat de aangeboden tarieven goedkoper zullen zijn dan de standaard markttarieven van het ogenblik voor 1 jaar vast tarief. • De mededeling dat de marktprijzen volatiel zijn en tijdens de duur van de overeenkomst kunnen schommelen. De website dient online te blijven gedurende volgende periodes : • 2 maanden gedurende de inschrijvingsperiode • 3 maanden na het sluiten van de inschrijvingsperiode waarbij enerzijds wordt toegelicht wat er verder gebeurt inzake administratie en facturatie en anderzijds de resultaten van het project worden gecommuniceerd. De website moet voldoen aan een reeks bepalingen van de Wet betreffende de Handelspraktijken en de Bescherming en Voorlichting van de Consument (Wet van 14 juli 1991) onder meer met betrekking tot de wettelijke informatieverplichtingen en de regels op de verkoop op afstand.

2.1.9 Groen infonummer +personeelsaanwezigheid in provinciehuis De dienstverlener zal gedurende de hele inschrijvingsperiode en tot drie maanden na het afsluiten van de inschrijving via een gratis groen telefoonnummer tijdens de kantooruren beschikbaar zijn voor geïnteresseerde inwoners. Via dit nummer zal de dienstverlener de geïnteresseerden grondig informeren over het project en/of helpen bij het invullen van het deelnemingsformulier op de website. Met een tweede parallelnummer dat de dienstverlener ter beschikking stelt van de participerende gemeentebesturen zal de dienstverlener deze grondig informeren over het project en/of helpen bij het invullen van het deelnemingsformulier op de website. De dienstverlener zal een eigen personeelslid afvaardigen naar het provinciehuis. Dit personeelslid zal de eerstelijnsopvolging doen van alle telefoon- en mailverkeer omtrent de samenaankoop. De aanwezigheid van het personeelslid wordt gevraagd vanaf het begin van de inschrijvingsperiode tot 10 dagen na de veiling.



2.1.10 Gebruikersgroepen De dienstverlener onderzoekt of de particuliere inschrijvers op basis van het volume van de verbruiken en de indeling van enkel dagmeter, dag-/nachtmeter of meter excl. nacht in verschillende verbruikersprofielen op te delen zijn. Een voorstel van het voordeligste contract/leverancier per gebruikersprofiel door de dienstverlener opgesteld, moet mogelijk zijn.

2.1.11 Interne projectwerkgroep Deze projectwerkgroep wordt voorgezeten door de initiatiefnemende gedeputeerde en bestaat uit medewerkers van verschillende diensten. Communicatie van de werkgroep verloopt in functie van de voortgang van het project. Taken van de projectwerkgroep: • Denktank met betrekking tot alle aspecten van het project • Behandelen van juridische, communicatieve en technisch inhoudelijke aspecten van het project • Valideert de verschillende stappen die worden genomen om de externe projectbegeleider aan te trekken • Formuleert het advies voor de deputatie voor de aanduiding van de externe begeleider • Volgt de taken van de externe projectbegeleider op • Sturing en bijsturing van het project • Feedback en evaluatiemomenten • Verleent bijstand bij knelpunten en problemen die zich voordoen en neemt hierin een beslissing

2.1.12 Taken externe dienstverlener De externe dienstverlener is belast met de begeleiding van de actie ‘groepsaankoop 100% groene stroom, eventueel aangevuld met gas voor residentiële klanten, inwoners van de provincie Antwerpen zoals beschreven in de onderhavige opdracht. Taken van de externe dienstverlener: • bijwonen van alle vergaderingen van de projectwerkgroep • een coördinerende, stimulerende en adviserende rol • vooraf duidelijke afspraken met de energieleveranciers • opstellen van voordelige/gunstige gestandaardiseerde leveringscontracten voor de residentiële klanten • opstellen van een oproep aan alle residentiële verbruikers van elektriciteit om te participeren aan deze actie ‘groepsaankoop 100% groene stroom voor residentiële klanten, inwoners van de provincie Antwerpen’ • instaan voor de inhoud van de communicatie met terugkoppeling aan de werkgroep • communicatie op haar correctheid controleren • inhoudelijk toelichten van het project aan de participerende gemeentebesturen • geïnteresseerde inwoners grondig informeren over het project en/of helpen bij het invullen van het deelnemingsformulier • verzamelen, verwerken en correct bezorgen van de relevante gegevens van de participanten • het technisch opbouwen en ondersteunen van de website van dit project • het verwerken van de gegevens die worden ingebracht op de website van dit project Departement Logistiek Aankoopteam


• • •

•

•

• •

• • • •

screenen van de bestaande contracten voorstellen formuleren voor de overgang naar de nieuwe contracten die zo gunstig mogelijk zijn voor de afnemers van 100% groene stroom opmaak van een rapport waaruit de beoordeling van de kandidaatleveranciers voor de opgestelde verbruikersgroepen blijkt en dit rapport voorleggen aan de projectwerkgroep vanaf de twee weken nadat dit rapport door de projectwerkgroep werd gevalideerd kunnen de eerste contracten tussen leveranciers en kandidaatinschrijvers tot stand komen. de dienstverlener is verantwoordelijk om voldoende informatie te verschaffen aan de residentiële klanten indien deze zich kandideerden voor de groepsaankoop maar niet voldoen aan de criteria gesteld in deze groepsaankoop. gedurende de hele inschrijvingsperiode en tot drie maanden na het afsluiten van de inschrijving bereikbaar zijn via een gratis groen telefoonnummer participerende gemeenten bijstaan en volledig informeren over de praktische afhandeling van de procedure om het contract tussen kandidaat inschrijvers en de potentiële leveranciers tot stand te brengen de eindgebruikers voldoende informatie verschaffen om de metergegevens goed in te vullen bij de overgang van de oude naar de nieuwe contracten rapporteren van de stand van zaken van het project naar de projectwerkgroep tijdig signaleren van knelpunten door het samenroepen van de projectwerkgroep opmaak van het eindevaluatierapport

2.1.13 Eindevaluatierapport De externe dienstverlener/begeleider maakt binnen de 3 maanden nadat de contracten tussen de winnende energieleverancier en de individuele kandidaat inschrijvers tot stand kwamen en nadat de website en het groen infonummer niet meer operationeel zijn een eindevaluatieverslag op met de door de dienstverlener ondernomen acties tijdens het verloop van de procedure. In zijn eindevaluatierapport moet een minimale contractafsluiting van 25% van de oorspronkelijke inschrijvers kunnen worden aangetoond.



3 BIJLAGEN 3.1 OFFERTEFORMULIER


Offerteformulier

Overheidsopdracht via onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor aanstellen van een dienstverlener/projectbegeleider voor de groepsaankoop 100% groene elektrische stroom voor residentiële klanten, inwoners van de provincie Antwerpen. De firma (volledige benaming en rechtsvorm) met als adres van de maatschappelijke zetel: (straat) (postnr en gemeente) (land) Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (*)

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres (straat) (postnr en gemeente) (land) als inschrijver of gevolmachtigde (bewijs bij te voegen) optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek van de opdracht, tegen de hieronder vermelde prijs van:



FORFAITAIRE INSCHRIJVINGSPRIJS :

[in letters en in cijfers in EURO] waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:

[in letters en in cijfers in EUR] wat een bedrag, inclusief btw, geeft van:

[in letters en in cijfers in EUR]

COMPENSATIEBEDRAG VOOR MARKETING

[in letters en in cijfers in EURO] waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:

[in letters en in cijfers in EUR] wat een bedrag, inclusief btw, geeft van:

[in letters en in cijfers in EUR]

In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gesteld overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door overschrijving op: het rekeningnummer IBAN



BIC Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar: (contactpersoon) (straat) (postnr. en gemeente) (telefoon en faxnummer) (emailadres)

Gedaan:

Te

op

De inschrijver of gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening)



AANBESTEDENDE OVERHEID: Provincie Antwerpen

Recommend Documents