AANBESTEDENDE OVERHEID: Provincie Antwerpen APB Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer. Zilvermeerlaan MOL

Bestek

APB PROVINCIAAL RECREATIEDOMEIN ZILVERMEER

Departement Vrije Tijd

AANBESTEDENDE OVERHEID: Provincie Antwerpen APB Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer

Zilvermeerlaan 2 2400 MOL GUNNINGSWIJZE: Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking SOORT OPDRACHT: Overheidsopdracht voor leveringen

VOORWERP VAN DE OPDRACHT: Levering en installatie van een kassasysteem

PLAATS VAN UITVOERING: Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer Zilvermeerlaan 2 2400 Mol REFERENTIENUMMER OPDRACHT: ZMELGO/04 CONTACTPERSOON EN -GEGEVENS: Goyvaerts Els 014/829585 – [email protected]

UITERSTE DATUM EN TIJDSTIP VOOR 5 januari 2015 om 10 u INDIENING OFFERTES:

ADRES VOOR INDIENING OFFERTES: APB Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer Zilvermeerlaan 2 2400 Mol

Zilvermeerlaan 2 | B-2400 Mol | T +32 (0)14 82 95 00 | F +32 (0) 14 82 95 01 www.zilvermeer.be | info@zilvermeer. be | www.facebook.com/ZilvermeerMol BTW BE 0541.413.814 | IBAN BE 12 7775 9686 2092 | GKCCBEBB

pagina 2 van 35 Kassasysteem



Inhoudstafel 1

2 3

4 5

6

ADMINISTRATIEF LUIK .............................................................................................. 4 1.1 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE GUNNING VAN DE OPDRACHT .......................4 1.1.1 Aanbestedende overheid .................................................................................4 1.1.2 Gunningswijze ...............................................................................................4 1.1.3 Voorwerp van de opdracht ..............................................................................4 Classificatie .............................................................................................................4 Beschrijving van de leveringen...................................................................................4 1.1.4 Toepasselijke wettelijke bepalingen ..................................................................4 1.1.5 Overige algemeen toepasselijke bepalingen .......................................................5 Contractuele voorwaarden .........................................................................................5 1.1.6 Indiening van de offertes ................................................................................5 1.1.7 Vorm en inhoud van de offerte.........................................................................5 1.1.8 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie .............................................................6 Uitsluitingscriteria (art. 60 t.e.m. 66 KB van 15/07/2011) .............................................6 Technische bekwaamheidscriteria (art. 68 en 71 KB 15/07/2011) ..................................6 1.1.9 Prijsvaststelling (art. 13 KB 15/07/2011) ..........................................................7 1.1.10 Prijsopgave (art. 16 KB 15/07/2011) ................................................................7 1.1.11 Prijsherziening (art. 20 KB 15/07/2011)............................................................7 1.1.12 Gunningscriteria (art. 107 KB 15/07/2011) .......................................................7 1.1.13 Verbintenistermijn ..........................................................................................8 1.2 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT ...................9 1.2.1 Toepasselijke documenten ..............................................................................9 1.2.2 Leidend ambtenaar (art. 11 KB 14/01/2013) .....................................................9 1.2.3 Vertrouwelijkheid (art. 18 KB 14/01/2013) ........................................................9 1.2.4 Borgtocht (art. 25 KB 14/01/2013) ..................................................................9 1.2.5 Actiemiddelen van de aanbestedende overheid (art. 44 t.e.m. 51, art. 71, 72, 123 en 124 KB 14/01/2013) ...............................................................................................9 1.2.6 Leveringstermijn (art. 116 KB 14/01/2013) .......................................................9 1.2.7 Hoeveelheden (art. 117 KB 14/01/2013)...........................................................9 1.2.8 Leveringsmodaliteiten (art. 118 KB 14/01/2013).............................................. 10 1.2.9 Nazicht van de levering (art. 64 en 120 KB 14/01/2013)................................... 10 1.2.10 Betaling van de leveringen (art. 66 en 127 KB 14/01/2013) .............................. 10 TECHNISCH LUIK .....................................................................................................11 BIJLAGEN ...............................................................................................................23 3.1 OFFERTEFORMULIER........................................................................................... 23 3.2 INVENTARIS ...................................................................................................... 26 3.3 BIJLAGE DATAKOPPELING ................................................................................... 27 Inleiding .................................................................................................................28 Omschrijving van het project (1pt) ............................................................................29 5.1 Korte inhoudelijke omschrijving ........................................................................... 29 5.2 Integratie met andere systemen .......................................................................... 29 5.3 Verwachte implementatietermijnen ...................................................................... 29 Partijen (1pt) ..........................................................................................................30 6.1 Producteigenaars ............................................................................................... 30 6.2 Medewerkers PDZ .............................................................................................. 30 6.3 Beleidsverantwoordelijken PDZ ............................................................................ 30 6.4 Leverancier ....................................................................................................... 30

Zilvermeerlaan 2 | B-2400 Mol | T +32 (0)14 82 95 00 | F +32 (0) 14 82 95 01 www.zilvermeer.be | [email protected] | www.facebook.com/ZilvermeerMol BTW BE 0541.413.814 | IBAN BE 12 7775 9686 2092 | GKCCBEBB N:\Aankopen\BE_kassasysteem_vernieuwing.2014.docx



Departement Vrije Tijd 7

Middelen .................................................................................................................31 7.1 Middelen ter beschikking gesteld door Provincie Antwerpen ..................................... 31 7.1.1 Technisch Netwerk ....................................................................................... 31 7.1.2 File server ................................................................................................... 31 7.1.3 VPN verbinding ............................................................................................ 31 7.2 Middelen ter beschikking gesteld door de leverancier .............................................. 31 8 Functionele vereisten ...............................................................................................32 9 Datastromen / data-uitwisseling (3pt) ........................................................................33 9.1 Beschrijving....................................................................................................... 33 9.2 Netwerkschema ................................................................................................. 33 10 Service Level Agreement (SLA) (3pt) .........................................................................35





1 ADMINISTRATIEF LUIK 1.1 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE GUNNING VAN DE OPDRACHT 1.1.1 Aanbestedende overheid Provincie Antwerpen APB Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer Zilvermeerlaan 2 2400 Mol Voor bijkomende informatie en vragen betreffende deze gunningsprocedure kan u contact opnemen met: Goyvaerts Els, Teamverantwoordelijke dagrecreatie en exploitaties Tel: + 32(0)14/82 95 85 E-mail: [email protected] David Sels, Teamverantwoordelijke Financiën, Administratie & ICT Tel: + 32(0)14 82 95 09 E-mail: [email protected]

1.1.2 Gunningswijze De gunning van deze overheidsopdracht gebeurt via de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking.

1.1.3 Voorwerp van de opdracht Classificatie Deze opdracht is een opdracht voor leveringen Beschrijving van de leveringen Levering en installatie van een kassasysteem

1.1.4 Toepasselijke wettelijke bepalingen Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: -

Wet van 15 juni 2006 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten




Departement Vrije Tijd -

-

Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. KB van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten klassieke sectoren. KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.

en alle latere aanvullingen en wijzigingen.

1.1.5 Overige algemeen toepasselijke bepalingen Contractuele voorwaarden Met de overhandiging van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze worden vermeld in een of meerdere bijlagen van zijn offerte. Door het indienen van een offerte verbinden de inschrijvers zich ertoe de bepalingen van onderhavig bestek na te leven.

1.1.6 Indiening van de offertes De offertes moeten worden gestuurd naar of ingediend op het adres voor indiening van offertes zoals opgegeven op het voorblad van dit bestek. De uiterste datum en tijdstip voor indiening van de offertes zijn opgegeven op het voorblad van dit bestek. De offerte wordt in een definitief gesloten envelop gestoken met vermelding van: - de op het voorblad vermelde adres- en contactgegevens - de uiterste datum voor indiening van offertes - de verwijzing naar het referentienummer en het voorwerp van de opdracht De offerte die per post wordt verzonden wordt in een tweede definitief gesloten envelop gestoken met vermelding van: - de op het voorblad vermelde adres- en contactgegevens - de verwijzing naar het referentienummer en het voorwerp van de opdracht - OFFERTE – NIET OPENEN

1.1.7 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op en vult de inventaris in op de bij het bestek horende formulieren. Deze formulieren vindt u in deel 3, bij de bijlagen bij dit bestek. De offerte wordt in één exemplaar op papier ingediend (origineel). Op elke offerte die op een ander document is opgemaakt, moet de inschrijver op document de volgende verklaring vermelden. Zilvermeerlaan 2 | B-2400 Mol | T +32 (0)14 82 95 00 | F +32 (0) 14 82 95 01 www.zilvermeer.be | [email protected] | www.facebook.com/ZilvermeerMol BTW BE 0541.413.814 | IBAN BE 12 7775 9686 2092 | GKCCBEBB N:\Aankopen\BE_kassasysteem_vernieuwing.2014.docx




“Ik, ondergetekende ……………………, verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende formulier en de inventaris en neem daarvoor de volledige verantwoordelijkheid op” De documenten moeten door de inschrijver of zijn gemachtigde worden ondertekend. Het bewijs van de handtekeningsbevoegdheid van deze persoon moet bij de offerte worden bijgevoegd. De offerte dient de vorm te hebben die hierna wordt beschreven. Elk deel dient gescheiden te worden door middel van een tabblad. Vóór het eerste tabblad zitten de begeleidingsbrief en inhoudstafel. De inschrijver dient op papier zijn offerte als volgt in te delen: • Deel 1: documenten met betrekking tot offerteformulier, handtekenbevoegdheid en inventaris o offerteformulier o documenten betreffende de handtekeningsbevoegdheid van de ondertekenaar o Inventaris • Deel 2: documenten met betrekking tot toegangsrecht en kwalitatieve selectie

1.1.8 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Uitsluitingscriteria (art. 60 t.e.m. 66 KB van 15/07/2011) Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 van het KB plaatsing van 15 juli 2011. Daar de aanbestedende overheid zelf toegang heeft tot bepaalde inlichtingen betreffende de situatie van de inschrijver, zal zij zelf deze inlichtingen nagaan en hoeft de inschrijver volgende attesten NIET bij te voegen: • Een attest van niet-faillissement, afgeleverd door de Rechtbank van Koophandel, waaruit blijkt dat de inschrijver geen aangifte heeft gedaan van faillissement, geen gerechtelijke reorganisatie aangevraagd heeft of niet in staat van faillissement, vereffening of een gelijkaardige situatie verkeert; • een RSZ-attest waaruit blijkt dat de inschrijver voldoet aan de voorschriften inzake bijdragen voor de sociale zekerheid en bestaanszekerheid. • Een attest tot bewijs van betaling van fiscale schulden. Belangrijke opmerking: inschrijvers die niet aan de Belgische wetgeving onderworpen zijn, dienen WEL evenwaardige attesten bij te voegen, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij gevestigd zijn (overeenkomstig art. 61, 62 en 63 van het KB van 15 juli 2011). Technische bekwaamheidscriteria (art. 68 en 71 KB 15/07/2011) Teneinde de technische bekwaamheid van de leverancier na te gaan moeten bij de offerte volgende documenten worden gevoegd: referentiekader voor gelijkaardige opdrachten, beschrijving bedrijf. De leverancier geeft een aantal relevante referenties op in de recreatiesector in de Benelux. De referenties laten toe om o.a. de grootte van de installaties te Zilvermeerlaan 2 | B-2400 Mol | T +32 (0)14 82 95 00 | F +32 (0) 14 82 95 01 www.zilvermeer.be | [email protected] | www.facebook.com/ZilvermeerMol BTW BE 0541.413.814 | IBAN BE 12 7775 9686 2092 | GKCCBEBB N:\Aankopen\BE_kassasysteem_vernieuwing.2014.docx



Departement Vrije Tijd beoordelen, de complexiteit, de beschikbaarheid van gevraagde opties zoals bv. koppeling met toegangscontrole en reserveringsapplicaties,… die vergelijkbaar moeten zijn met dit bestek.

1.1.9 Prijsvaststelling (art. 13 KB 15/07/2011) Wat de prijsbepaling betreft wordt deze opdracht aangezien als: een opdracht volgens prijslijst, bestaande uit uitsluitend posten met een vermoedelijke hoeveelheid, waarbij alleen de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn.

1.1.10 Prijsopgave (art. 16 KB 15/07/2011) Alle kosten en heffingen welke de opdracht belasten met uitzondering van de btw vallen ten laste van de inschrijver en worden verondersteld te zijn inbegrepen in de globale prijzen en de eenheidsprijzen van de opdracht. De prijzen worden verplicht in euro opgegeven tot op 2 cijfers na de komma.

1.1.11 Prijsherziening (art. 20 KB 15/07/2011) Op onderhavige opdracht is geen prijsherziening van toepassing.

1.1.12 Gunningscriteria (art. 107 KB 15/07/2011) De aanbestedende overheid kiest de economisch voordeligste gunningscriteria. De gunningscriteria zijn. • Prijs • Meerwaarden boven de gevraagde functionaliteiten • Garanties voor de operationaliteit (o.a. de SLA)

offerte op basis van volgende 50 % 40 % 10 %

Prijs Het gunningscriterium prijs wordt beoordeeld aan de hand van de totaalprijs. In deel 2 staat per locatie aangegeven welke hard/software eventueel wél gerecupereerd mag worden. Meerwaarden De meerwaarden boven de gevraagde functionaliteiten zijn verder in het bestek aangeven als pluspunten en opties die kunnen geleverd worden. Operationaliteit van het systeem De leverancier werkt een volledig scenario uit om de operationaliteit van het systeem te garanderen, 7 dagen op 7 tussen 7 uur en 22 uur. Volgende punten moeten zeker worden behandeld: • Databaseonderhoud en - uitval; • Uitval databaseserver; • Schijfcrash; • Systeemcrash; • Uitval netwerk; • Uitval elektriciteit; Zilvermeerlaan 2 | B-2400 Mol | T +32 (0)14 82 95 00 | F +32 (0) 14 82 95 01 www.zilvermeer.be | [email protected] | www.facebook.com/ZilvermeerMol BTW BE 0541.413.814 | IBAN BE 12 7775 9686 2092 | GKCCBEBB N:\Aankopen\BE_kassasysteem_vernieuwing.2014.docx



Departement Vrije Tijd De leverancier schenkt bijzondere aandacht aan de ondersteuning bij topgebruik van het systeem in casu op toeristische topmomenten en weekends evenals de bescherming tegen vandalisme of oneigenlijk gebruik. Ook de openingsuren van de helpdesk worden hierbij opgenomen. Tevens worden de geboden garanties en de snelheid van de soft- en hardware via dit gunningscriterium beoordeeld.

De inschrijver levert een SLA aan waarin afspraken over de kwaliteit van de geleverde diensten worden vastgelegd. Deze SLA bevat minstens volgende onderdelen: - beschrijving van aangeboden diensten - beschrijving van service- of prestatie-indicatoren. Dit zijn specifieke meetbare karakteristieken van diensten waarmee de kwaliteit van de geleverde dienst kan worden gemeten en waar doelstellingen worden aan gekoppeld. Voorbeelden: * ondersteuning door helpdesk - oplostijd van incidenten - incidenten met prioriteit 1 binnen 1 uur * kassasoftware - beschikbaarheid - 99,5% * kassasoftware - hersteltijd na uitval - 15 minuten - afspraken over onderhoud - duidelijke afspraken over service overleg met bijbehorende rapportering (bv. elke xx maanden met rapportering over prestaties t.o.v. vastgelegde doelstellingen, incidenten, verbeterpunten, …). - mogelijke compensaties wanneer doelstellingen niet worden gehaald.

1.1.13 Verbintenistermijn De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaand vanaf de uiterste datum voor ontvangst van de offertes.





1.2 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT 1.2.1 Toepasselijke documenten Alle hardware is geschikt om te kunnen beantwoorden aan de certificatie van een geregistreerd kassasysteem in de horecasector (wetsontwerp 24/06/2013)

1.2.2 Leidend ambtenaar (art. 11 KB 14/01/2013) De leidend ambtenaar is Jean-Pierre Bulens, Directeur Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer Tel: 00-32-(0)14 82 95 10 E-mail: [email protected] Teneinde zijn offerte met kennis van zaken te kunnen opmaken zal de inschrijver zich ter plaatse in het gebouw vergewissen van de omstandigheden waarin de opdracht moet uitgevoerd worden. Hij neemt daartoe vooraf telefonisch contact op met de leidende ambtenaar, waarvan de coördinaten vermeld zijn in het bestek. De inschrijver voegt bij zijn offerte een ondertekend bewijs van plaats bezoek, ondertekend door de leidend ambtenaar of zijn /haar gemachtigde.

1.2.3 Vertrouwelijkheid (art. 18 KB 14/01/2013) Door in te schrijven op deze opdracht verbindt de inschrijver zich niet alleen tot het meest absolute beroepsgeheim, maar ook tot neutraliteit en uiterste discretie ten overstaan van het personeel van het bestuur. Alle inlichtingen en documenten toevertrouwd aan het personeel van de inschrijver, evenals alle vergaderingen waaraan hij deelneemt worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. Inbreuken op deze bepaling kunnen leiden tot de onmiddellijke beëindiging van het contract, onverminderd strafrechtelijke en burgerlijke rechtsgedingen.

1.2.4 Borgtocht (art. 25 KB 14/01/2013) Voor deze opdracht wordt geen borgtocht gevraagd.

1.2.5 Actiemiddelen van de aanbestedende overheid (art. 44 t.e.m. 51, art. 71, 72, 123 en 124 KB 14/01/2013) De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB Uitvoering.

1.2.6 Leveringstermijn (art. 116 KB 14/01/2013) Levering en plaatsing moet volledig in orde zijn en alle apparatuur moeten gebruiksklaar zijn ten laatste op 30 maart 2015.

1.2.7 Hoeveelheden (art. 117 KB 14/01/2013) Zilvermeerlaan 2 | B-2400 Mol | T +32 (0)14 82 95 00 | F +32 (0) 14 82 95 01 www.zilvermeer.be | [email protected] | www.facebook.com/ZilvermeerMol BTW BE 0541.413.814 | IBAN BE 12 7775 9686 2092 | GKCCBEBB N:\Aankopen\BE_kassasysteem_vernieuwing.2014.docx



Departement Vrije Tijd Er wordt gewerkt met vermoedelijke hoeveelheden (VH).

1.2.8 Leveringsmodaliteiten (art. 118 KB 14/01/2013) De levering en installatie vinden plaats op het Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer , Zilvermeerlaan 2, 2400 MOL op de vermelde plaatsen in deel 2 Technisch Luik.

1.2.9 Nazicht van de levering (art. 64 en 120 KB 14/01/2013) 1.2.10 Betaling van de leveringen (art. 66 en 127 KB 14/01/2013) De leveringen kunnen pas gefactureerd worden na verstrekte en aanvaarde leveringen. De leveringen worden in globo betaald na de oplevering. Elke factuur moet de volgende informatie bevatten: de referentie van dit bestek: zie voorblad van dit document; de detaillering van de gepresteerde diensten, vermelding van de referentie naar de opdracht, het totaal te betalen bedrag exclusief BTW, het tarief en het bedrag van de BTW de referentie naar de specifieke opdracht, aanvaardingsdocument van de specifieke opdracht alsook het totaal te betalen bedrag, BTW inbegrepen. Elke factuur zal gestuurd worden naar het volgende adres: APB Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer Zilvermeerlaan 2 2400 MOL BTW BE 0541.413.814





2 TECHNISCH LUIK Het APB Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer wenst zijn huidig kassasysteem te vervangen.

1. Algemene bepalingen • Van alle geoffreerde artikelen zal voldoende documentatie bij de inschrijving gevoegd worden om het bestuur toe te laten het aangebodene te evalueren. • De inschrijvers voegen in hun offerte een volledige beschrijving van de kassa’s en het systeem die zij voorstellen, met opgave van: - algemene totale afmetingen van de kassa’s in metrische eenheden uitgedrukt. - volledige technische documentatie met vermelding van alle functionaliteiten. • De opgegeven prijzen gelden vrachtvrij ter plaatse van bestemming en omvatten het volledig gebruiksklaar maken van het materiaal. • De leverancier voorziet bij levering opleiding van het personeel voor het vakkundig gebruik. • Alle opgegeven maten en afmetingen zijn richtinggevend • Veilig systeem (toegangsbeheer, encryptie, beheer data en continuïteit). • Gebruiksvriendelijk en een uitgebreide zoekfunctionaliteit: Gegevens dienen dagelijks raadpleegbaar te zijn, en niet enkel via rapporten. Een uitgebreide zoekfunctionaliteit is hierbij noodzakelijk. • Gezien de steeds veranderende omgeving waarin activiteiten worden uitgevoerd, wordt van de software verwacht dat het een parametriseerbaar geheel is, waarbij de gebruiker en beheerder/’administrator’ van de toepassing een zeer grote vrijheid en uitgebreide mogelijkheden heeft om de toepassing anders te parametriseren. Dit vereist eerder een grote flexibiliteit binnen het systeem, eerder dan een grote flexibiliteit aan ontwikkeling van de kandidaat. • Onderhoud van de toepassing is eenvoudig en gebruiksvriendelijk. • Schaalbaarheid van de toepassing: De toepassing dient toe te laten dat het aantal gebruikers, locaties en rollen gemakkelijk aanpasbaar en parametriseerbaar is. De beveiliging van gegevens loopt hierbij geen gevaar. • Zelfredzaamheid van de klant na implementatie: Na installatie van de toepassing moet het systeem beheersbaar zijn zonder vele en intensieve interventies van de kandidaat. • De toepassing is een lerend geheel: De functionaliteiten moeten werkbaar zijn zonder dat alle gegevens eerst in de database moeten worden ingebracht. • Gegevens die duidelijk verkeerd zijn moeten gecorrigeerd worden van zodra de fout wordt gedetecteerd (zo mogelijk al bij de invoer) • Gegevens die correct zijn worden op één plaats bewaard, zodat wanneer eventuele aanpassingen nodig zijn, ze maar op een plaats moeten gebeuren, en meteen voor het divers gebruik ervan beschikbaar zijn • Indien er gegevens opnieuw moeten worden ingevoerd, de bestaande gegevens aan de gebruiker worden getoond met de vraag om de juistheid ervan te confirmeren. Verlies van gegevens wordt zoveel mogelijk tegengehouden. • Export mogelijkheden naar open-standaard bestanden • Voor de levering en installatie is de leverancier onderworpen aan de algemene milieu- en veiligheidsregels conform het Milieu Management Systeem

2. Technische bepalingen software • Het systeem is Nederlandstalig, evenals de uitgebreide helpfuncties over elk veld in het pakket en de handleiding; Zilvermeerlaan 2 | B-2400 Mol | T +32 (0)14 82 95 00 | F +32 (0) 14 82 95 01 www.zilvermeer.be | [email protected] | www.facebook.com/ZilvermeerMol BTW BE 0541.413.814 | IBAN BE 12 7775 9686 2092 | GKCCBEBB N:\Aankopen\BE_kassasysteem_vernieuwing.2014.docx



Departement Vrije Tijd • Conform de Belgische wetgeving op de BTW, de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens; • Alle hard- en software kan in een later stadium eenvoudig conform de Belgische wetgeving fiscale wetgeving worden aangepast (o.a. zwarte doos of Fiscal Data Module), • Uitbreidbaarheid: De inschrijver dient te waarborgen dat de software kan uitgebreid worden door dezelfde kandidaat in functie van de groei van de behoeften van het bestuur en dat de uitbreidingsmogelijkheden volledig verenigbaar zijn met het systeem ter plaatse. • De leverancier verbindt zich er toe de verzamelde gegevens met de hoogste mogelijke omzichtigheid te behandelen. Het systeem moet er op voorzien zijn dat er geen gegevens openbaar kunnen worden gemaakt. • De aangeboden oplossing moet bestaan uit één toepassing. Het pakket is Euro-compatibel, multi-user en gebaseerd op één centrale database en logboek. De leverancier zorgt alleszins voor volledige installatie en tuning. Er wordt van de leverancier een performantiemonitoring verwacht op een piekmoment naar keuze van de opdrachtgever; • De applicatie moet in de volgende technische omgeving kunnen functioneren: DICTstelt een virtuele server op een VMWARE ESX 5.5 server ter beschikking. De virtuele server heeft een Windows server 2012 R2 64 bit operating system. De databank moet op een shared SQL server geplaatst worden. Dit is een SQL server 2012 SP1. Eventuele licentiesleutels dienen rekening te houden met het feit dat de virtuele server kan gemoved worden van de ene ESX server naar een andere ESX server. Indien de licentie functioneert via een dongle, moet dus via USB anywhere kunnen aangesproken worden. • Indien clientsoftware geïnstalleerd moet worden dan moet deze minimaal compatibel zijn met Windows 7 SP1 clients (64 bit), windows 8.1 (64-bit) en met office 2010. • Indien de software aangeleverd wordt in een MSI of een App-V pakket en gedistribueerd kan worden via Altiris deployment is dit een pluspunt bij de gunningscriteria. Ook indien er voor de backofficesoftware geen specifieke software dient geïnstalleerd is dit een pluspunt (bv. Citrix of internetbrowser). • De emails die via de applicatie verstuurd worden moeten via “authenticated SMTP” kunnen verlopen. • Indien het een web applicatie betreft moet deze browser onafhankelijk functioneren (IE8, Firefox, Chrome, Safari). (De leverancier geeft in zijn antwoord op het lastenboek aan welke versies ondersteund worden per browser zowel de recent ondersteunde als de vorige versie). De web toepassing moet ook continue geüpdatet worden zodanig dat de web toepassing werkt op de recente versie van de browsers (als onderdeel van het onderhoudscontract). • Ingeval van een ‘premise-oplossing’ gelden volgende bepalingen: • De leverancier wordt gemachtigd om virtueel toegang te krijgen tot bepaalde aspecten van de infrastructuur (na ondertekening van de nodige documenten), zodat instellingen, updates,… ter hoogte van de databank en de server infrastructuur onder controle genomen kunnen worden door de leverancier. M.a.w. de leverancier is verantwoordelijk voor de applicatie server, de databank en de applicatie. Hierbij worden er DBowner rechten toegestaan, maar geen serverlevel rechten. Toegang tot de database is mogelijk via de SQL management studio, niet via RDP. De applicatie wordt gehost op de infrastructuur van de provincie Antwerpen. De leverancier is daarbij tot op zekere hoogte verantwoordelijk voor de infrastructuur, maar moet voldoen aan de randvoorwaarden opgelegd door DICT (standaarden). Het Departement ICT neemt de verantwoordelijkheid over de netwerk laag, de storage laag, virtualisatie laag, terwijl de leverancier de verantwoordelijkheid neemt over zijn specifieke databank, de specifieke applicatie server (volgens de standaard van de provincie Antwerpen) en de applicatie. De leverancier levert ook een geteste oplossing aan voor geautomatiseerde back-up en disaster recovery. Zilvermeerlaan 2 | B-2400 Mol | T +32 (0)14 82 95 00 | F +32 (0) 14 82 95 01 www.zilvermeer.be | [email protected] | www.facebook.com/ZilvermeerMol BTW BE 0541.413.814 | IBAN BE 12 7775 9686 2092 | GKCCBEBB N:\Aankopen\BE_kassasysteem_vernieuwing.2014.docx



Departement Vrije Tijd • De leverancier zorgt voor de nodige documentatie op het vlak van architectuur en op het vlak van de samenhang van de technische domeinen tussen leverancier en DICT. • Gebruik van CName records is een pluspunt; • Indien er een update of upgrade gepland is van deze applicatie, dan dient de leverancier dit tijdig te melden (ten minstens 2 maanden op voorhand) aan de business owner en ICT. De geüpdate versie zal eerst in test genomen worden en dan in productie. Enkel indien ICT deze upgrade goedkeurt kan deze in productie gebracht worden. Hierbij doet enkel een uitspraak over de ICT-infrastructuur en de business owner over de functionaliteiten van de applicatie. Dit betekent dat de business owner de nodige tijd en middelen moet voorzien om de upgrade en de hieraan gekoppelde testen uit te voeren. • De kassa's worden in een afzonderlijke VLAN geïnstalleerd • Kassa's en printers zijn in beheer van de leverancier (vallen onder SLA) • Toegang van de leverancier tot de kassa's, SQL-database en applicatieserver via een VPN oplossing • Informatiedoorstroming via het volledig invullen van het document 'inventaris', toegevoegd in bijlage. • Gebruik van TCP/IP protocol over LAN voor communicatie tussen; de kassa’s en server zijn ip 6 ready; de TCP/IP configuratie instellingen kunnen door de klant aangepast worden. • Voor de integratie met de Mifare Classic betalingen en Desfire dient de leverancier een ‘Non disclosure Agreement’ opgesteld door de provincie (vertrouwelijkheidsverklaring) te onderschrijven. Voor de communicatie met het systeem wordt er geen gebruik gemaakt van de serienummer van de badge, maar wel van de kaartnummer die enkel via een sleutel kan gelezen worden.

3. Functionaliteiten software Werkpost Het kassasysteem wordt geleverd in een netwerkversie, maar alle kassa’s kunnen standalone functioneren in een offline situatie. De werkpost geeft de online/offline situatie aan voor de gebruiker. Zodra de werkpost online komt, worden de transacties naar de centrale database verstuurd. Teneinde te garanderen dat de omzet automatisch wordt opgenomen in de correcte tijdsperiode van elke werkpost, zal de datum en tijd van alle verbonden werkposten tijdens de opstartfase gesynchroniseerd worden met de server. Met het systeem kunnen minimaal 30 werkposten beheerd worden. Elke werkpost behoort tot een bepaalde kostenplaats. De opdrachtgever behoudt zich het recht het aantal licenties te wijzigen in functie van het budget. De schermlayout van de werkposten is volledig te definiëren in de software. Aan toetsen kunnen artikels, betaalwijzen, klanten, foto’s, klanten,… gekoppeld worden. De resolutie, lettertypes, fonts, kleur, ed. kunnen geconfigureerd worden net zoals het aantal rijen en kolommen of de grootte van de toetsen. Wanneer er geen touchscreen voorzien wordt, dan kan ook elke toets van een toetsenbord geconfigureerd worden. Aan een werkpost kan een eigen en gepersonaliseerde ticketlayout worden gekoppeld alsook een eigen scrolltekst voor de klantendisplay. Voor de werkposten kan een automatische koppelingen voorzien worden met BC/MC betaalterminals o.a. Maestro, Eurocard, Mastercard, Visa, Elektronische maaltijdcheques, Mifare Zilvermeerlaan 2 | B-2400 Mol | T +32 (0)14 82 95 00 | F +32 (0) 14 82 95 01 www.zilvermeer.be | [email protected] | www.facebook.com/ZilvermeerMol BTW BE 0541.413.814 | IBAN BE 12 7775 9686 2092 | GKCCBEBB N:\Aankopen\BE_kassasysteem_vernieuwing.2014.docx



Departement Vrije Tijd Classic betalingen en Desfire EV1. aanvaard worden.

Per werkpost kan bepaald worden welke betaalwijzen

Aan de hand van een rapport kan eenvoudig gecontroleerd worden welke werkposten eventueel offline zijn, welke gebruikers waar aangemeld zijn,… Gebruikers Het aantal gebruikers bedraagt minimaal 50 die simultaan kunnen werken. Het aanmelden geschiedt aan de hand van een gebruikersnaam en paswoord. Een koppeling met de Active Directory van DICT is een pluspunt. De toepassing moet op basis van de rechten van een gebruiker de schermen zo aanpassen dat enkel toegankelijke en relevante gegevens weergegeven worden. Enkel de manager en systeembeheerder hebben de bevoegdheid bijkomende gebruikers aan te maken of het prioriteitenniveau van een gebruiker te wijzigen. Volgende prioriteitenniveaus worden onderscheid in de menu’s bekomen: lezen, aanmaken, wijzigen, verwijderen en alle rechten. Wijzigingen in prijzen of vaste gegevens (zoals netwerkinstellingen, BTW tarieven,…) zijn uitsluitend voorbehouden aan een bepaald prioriteitenniveau evenals tegenboekingen. Per gebruiker kunnen een aantal voorkeuren ingesteld worden zoals standaard werkpost, kostenplaats, prijstarief, enz… BTW De BTW wordt berekend volgens het factuurstelsel. Definiëring van de geldende Btw-tarieven op bedrijfsniveau. De BTW wordt aan het artikel gekoppeld aan de hand van een identificatienummer. De mogelijkheid bestaat een bepaald Btw-tarief vanaf een bepaalde datum ingang te laten vinden. De omzet kan uitgesplitst worden in exclusief BTW, BTW en inclusief BTW. Klanten Voor minimaal 100.000 klanten kunnen volgende coördinaten1 verzameld worden: Uniek klantnummer, aanspreking, achternaam, voornaam, straat, huisnummer, bus, postcode, woonplaats, land, telefoonnummer, faxnummer, Gsm-nummer, e-mail, geboortedatum, nationaliteit, taal, btw en/of ondernemingsnummer, bedrijf/club of vereniging, de manier waarop de klant in contact is gekomen met het domein, groepscode, nieuwsbrief, ... De mogelijkheid bestaat om verscheidene vrije velden ten behoeve van klant specifieke gegevens naar eigen behoefte te definiëren. Het klantenbestand kan bevraagd worden volgens elk van bovenstaande criteria of volgens samenstellingen. Het zoeken van een klant via de klantnummer of via de opzoeknaam neemt maximaal 0.5 sec in beslag. Ook op leveranciers zijn bovenstaande bepalingen van toepassing. Klanten kunnen ingedeeld worden in klantentypes waaraan bepaalde kortingen of prijsniveaus kunnen gekoppeld worden. Ook kunnen betalingscondities of klantenkaarten aan bepaalde klanten verbonden worden. Het systeem laat toe om klantengetrouwheidsprogramma’s die over klanten uitgebreide informatie bevatten betreffende bestedingspatronen op te zetten. De eerste vereiste voor al deze systemen is dat er een methode is van klantenherkenning aan de werkpost mogelijk is en dat de transactiegegevens en de klantengetrouwheidsreferenties gelinkt staan in de transactielog voor elke gedane verkoop. Prijzen 1

Bepaalde velden kunnen als verplicht gedefinieerd worden.




Departement Vrije Tijd Aan elke gebruiker kunnen verschillende prijslijsten gekoppeld worden binnen dewelke zij uitsluitend kunnen werken. Een gebruiker kan geen objecten en activiteiten reserveren die niet tot zijn prijslijst behoort. Prijsdifferentiatie is mogelijk in functie van het dagdeel (bv. uur), dag van de week, periode, klantentypes, ... Per artikel kunnen periodes verschillend ingevuld worden. De mogelijkheid bestaat voor speciale arrangementen, acties en promoties, last-minute boekingen, ... met begindatum einddatum, waarbij bv. een prijs ingang vindt op een bepaald tijdstip. De kortingen kunnen op diverse wijze worden toegekend bv. als een %, een vast bedrag, bv. als 2+1 en eventueel beperkt worden tot bepaalde artikels, groepen of tot bepaalde werkposten in het park. Een artikel kan ook geblokkeerd worden voor reservatie voor een bepaalde periode. Nieuwe prijzen gelden vanaf datum van invoegetreding. De prijsstructuur kan op eenvoudige wijze van het ene naar het andere product overgebracht worden. Een artikel kan ook een open prijs hebben zodat de prijs aan de kassa dient ingegeven te worden. Artikels Artikels kunnen ondergebracht worden in min. 3 niveaus op basis waarvan de omzet tot in detail of minder gedetailleerd kan opgevraagd worden. Ook kan zo top-down de productfamilie worden geraadpleegd. Artikels kunnen ook geselecteerd worden aan de hand van enkele snelselecties. Artikels kunnen ondergebracht worden in een menu of bv. gekoppeld worden aan een ander artikel zodat ze samen verplicht verkocht worden. Daarnaast kan een verkoopeenheid of aantal bepaald worden, een minimum leeftijd, of dit betaald kan worden met maaltijdcheques, de ingave van een serienummer, Per artikel kunnen verschillende tickets geprint worden, bv. een schapetiket, een keukenbon, een garantiebewijs, een leeggoedticket, … Artikels moeten eenvoudig kunnen gekopieerd worden of voor een groep van artikels moeten eenvoudig groepscorrecties op basisvelden kunnen aangebracht worden. Voorraad Van de artikels wordt een voorraad en stock bijgehouden in het systeem. De organisatie kan onderverdeeld worden in verschillende kostenplaatsen waartussen overboekingen kunnen plaatsvinden. Per artikel kan bepaald worden welke de aankoopprijs bedraagt, welke de min. aan te houden hoeveelheid is, welke de bestelcoördinaten zijn,… Op basis van de aan/verkoop en voorraadgegevens in het systeem kan een voorstel tot bestelling gegenereerd worden. A.d.h.v. de barcode per artikel kan eenvoudig een inventaris/stock worden opgenomen om de waarde te bepalen voor de boekhouding. Voor eventueel verlies kan een apart verliesboek worden aangelegd. Listings De toepassing dient geleverd te worden met voldoende operationele rapporten, minimaal zoals beschreven in dit bestek. Het moet mogelijk zijn om later via maatwerk extra rapporten toe te voegen en dit tegen een beperkte kost. Voor elke datum of periode (bv. maand, jaar) bestaan listings van: • Omzet per vestiging, per werkpost of groep van werkposten, per artikel of groep van artikels, per gebruiker, per prijswijzigingstype, per betalingswijze; • Geldstatistiek per gebruiker, per betaalmiddel, (Euro, bancontact, Visa, kortingsbonnen, overschrijving, cashback,...), per werkpost; • Aantal klanten, omzet per klant, per klantenselectie, per klantentype, … Zilvermeerlaan 2 | B-2400 Mol | T +32 (0)14 82 95 00 | F +32 (0) 14 82 95 01 www.zilvermeer.be | [email protected] | www.facebook.com/ZilvermeerMol BTW BE 0541.413.814 | IBAN BE 12 7775 9686 2092 | GKCCBEBB N:\Aankopen\BE_kassasysteem_vernieuwing.2014.docx



Departement Vrije Tijd Het cijfermateriaal is eenvoudig over te brengen naar het scherm, de printer, pdf of een ander bestandsformaat (eenvoudig te exporteren naar een spreadsheet (i.h.b. Excel) en een tekstverwerkingsprogramma). Printers die onder Windows geïnstalleerd zijn, worden door het systeem herkend. De beschikbare printbronnen, netwerkprinters incluis kunnen geselecteerd worden voor alle printfaciliteiten in het rapportscherm zonder deze apart te definiëren in het systeem. Het is mogelijk om van de rapporten eerst een afdrukvoorbeeld te tonen. Transacties Elke transactie wordt gelogd aan de hand van diverse parameters en een uniek identificatiecode. Zowel de verkoop, de annulatie, als bv. gratis, transacties,… De transacties zijn o.a. op te vragen volgens de werkpost, de datum en de uurperiode, de gebruiker, … De min. en max. omzet, de betaalwijze, het klantentype,… Aan de kassa kunnen transacties in wacht gezet worden zodat bv. eerst een volgende klant kan verder geholpen worden. Daarna kunnen de transacties weer opgenomen worden. Ingeval goederen worden teruggenomen aan de kassa en geregistreerd werden via de retourfunctie, zal een pop-up scherm verschijnen evenals een selectie van vooraf gedefinieerde codes. De codes kunnen gedefinieerd worden als facultatieve of verplichte boodschap. Een rapport met lijst van retours en code met reden van retour is beschikbaar. Barcodes Op sommige werkposten worden scanners voorzien. In de software moeten barcodeparameters kunnen bepaald worden die toelaten om het artikelnummer, de prijs of eventuele (leveranciers)kortingen automatisch uit de barcode te halen. Ook de teruggave van het leeggoed moet met behulp van een barcode ticketje automatisch kunnen afgerekend worden. De meest voorkomende barcodes (13 karakters voor EAN of langer voor barcode type code128, QR codes, code 39, … ) worden ondersteund. Migratie & import Minimum volgende basisgegevens worden uit de huidige MS SQL 2005 databank gemigreerd naar de nieuwe omgeving: • Artikels • Gebruikers Indien omzetstatistieken (per artikel, per groep, per werkpost (of groep van),… niet kunnen gemigreerd worden, voorziet de aanbieder toch een mogelijkheid om deze gegevens te kunnen blijven opvragen. Het systeem bevat daarnaast de mogelijkheid om periodiek artikelen prijswijzigingen in te lezen en de gegevens ervan, na controle en eventuele aanpassingen door de eindgebruiker door te sturen naar de database. Een voorbeeld van hoe de groothandel deze importgegevens aanlevert, is op te vragen bij de leidende ambtenaar. Volgende taken kunnen met de module uitgevoerd worden: - Gegevens import vanaf een locatie op de werkplek - Mogelijkheid tot aanpassen van deze gegevens - Export van de gegevens naar de database - Uitfilteren van gegevens volgens: * artikelen met een gestegen prijs * artikelen met een gedaalde prijs Zilvermeerlaan 2 | B-2400 Mol | T +32 (0)14 82 95 00 | F +32 (0) 14 82 95 01 www.zilvermeer.be | [email protected] | www.facebook.com/ZilvermeerMol BTW BE 0541.413.814 | IBAN BE 12 7775 9686 2092 | GKCCBEBB N:\Aankopen\BE_kassasysteem_vernieuwing.2014.docx



Departement Vrije Tijd * * * * *

verkoopprijs < inkoopprijs nul prijs artikelen prijswijziging > een bepaald percentage (bv. 15%) gewijzigde omschrijving wijzigen kortingen toegestaan

De periodieke import van artikelen prijswijzigingen verloopt via het internet a.d.h.v. de volgende instellingen: o Het ip-adres is 91.183.127.1, protocol is FTP (active en passive) o De poorten die open dienen te staan op de firewall voor communicatie met de server van de groothandel zijn: 20 en 21 (tot stand brengen ftp-communicatie), 5000 tot 5100 (uitwisseling data) o De gegevens die dienen opgehaald te worden zijn dezelfde als die vanop een gewone diskette: artnew.snd, pricemod.snd, artmod.snd en sendr.snd De verwerking van deze gegevens wordt gedaan door de kassaprovider. o De enige software voor PDT-transmissies (heeft niets te maken met de diskettes, maar gebruikt wel dezelfde ftp-server) die dient geïnstalleerd te worden is het Windows mobiliteitscentrum, dat door de kassaprovider dient geïnstalleerd te worden. o De communicatie tussen de PDT en de computer met het Windows mobiliteitscentrum komt tot stand met een USB-kabel. Agenda & Planning Een lijst kan ontworpen worden om te verzekeren dat personeel de vooraf bepaalde routines of (dagelijkse) taken vervult. De activiteiten zullen een status hebben bv. ; rood = taak niet vervuld, oranje = taak gedeeltelijk vervuld, groen = taak afgewerkt. De gebruiker punt de taken af. Ook voor de in het systeem gedefinieerde gebruikers kan een werkplanning opgemaakt worden om aan- en afwezigheden op te volgen. Werkroosters kunnen per gebruiker en per werkplek gedefinieerd worden. Tickets & Vouchers De eigen en gepersonaliseerde ticketlayout bevat min. volgende elementen: • Coördinaten van het bedrijf incl. logo en btw nummer • Artikel • Aantal • Gebruiker • Datum en uur • Transactienummer • Totaal bedrag • BTW bedrag Voor artikels (bv. de dagrecreatie) kunnen speciale lay-outs voorzien worden voor het beheer van een 10-beurtenkaarten en combitickets bedoeld voor inkom, minigolf, waterfietsen, gocarts & minicarts die per beurt kunnen ontwaard worden en door de klant flexibel aangepast worden. per type ticket een andere layout worden voorzien zodat een volwassen een andere layout of meldingen krijgt dan bv een groepsticket. De ticketlayout (voor online tickets) kan aangevuld worden met afbeeldingen, een barcode en de coördinaten van de klant. Zilvermeerlaan 2 | B-2400 Mol | T +32 (0)14 82 95 00 | F +32 (0) 14 82 95 01 www.zilvermeer.be | [email protected] | www.facebook.com/ZilvermeerMol BTW BE 0541.413.814 | IBAN BE 12 7775 9686 2092 | GKCCBEBB N:\Aankopen\BE_kassasysteem_vernieuwing.2014.docx



Departement Vrije Tijd Het systeem kan ook unieke vouchers of waardebonnen aanmaken die kunnen worden ingenomen binnen een definieerbare geldigheidsperiode. Per waardebonsoort kan bepaald worden of deze aan een artikel is gekoppeld en of de voucher al dan niet kan omgeruild worden tegen cash. De 10-beurtenkaarten, combitickets, enz … kunnen ontwaard worden op 6 werkposten; 2 tourniquets en 2 slagboomzuilen. Ook de online tickets, vouchers of tickets verkocht door externe partijen (zie verder) kunnen door deze scanners afgewaardeerd worden. Centraal op de server wordt het aantal beurten tegoed bewaard. Naast de geldigheidsperiode van de tickets kan in het systeem bepaald worden aan welke scanners de tickets al dan niet kunnen aangeboden worden. Zo kan o.m. belet worden dat dagbezoekers zich met de wagen toegang tot het domein verschaffen.

Optie: Online Tickets & Tickets Externe partijen De applicaties kan toegangstickets genereren welke externe partijen kunnen verkopen aan hun klanten. Met die barcodes die ze dan zelf afdrukken kunnen de klanten rechtstreeks binnen aan uw tourniquets zonder langs de balie te moeten gaan. Het principe is de volgende: De barcodes worden in het systeem gegenereerd voor de toegangstickets. Bij het genereren koppel je aan de barcodes een toegangsticket (bv. volwassen, kind, enz…) en je kan bepalen tussen welke periode deze tickets geldig zijn. Daarnaast kan ook bepaald worden welk type barcode je wenst te genereren en hoelang je de barcode wenst te hebben (13 karakters voor EAN of langer voor barcode type code128). Dus uiteindelijk genereert het systeem dus een aantal barcodes (aantal bepaal je ook zelf bv 1000). Die barcodes krijg je automatisch in excel zodat je die makkelijk naar uw partner kan doormailen. De externe partner die voor u de tickets verkoopt, kan zelf de gekregen barcodes afdrukken op zijn kassaticket, of op voorgedrukte tickets, of in welke vorm dan ook. Het systeem biedt ook een interface voor online ticketverkoop en online betaling via webservices. De interface kan alle noodzakelijke gegevens voor de transactie aanleveren zoals de artikelgegevens, de prijs, de beschikbaarheid, de geldigheid,… Na de betaling krijgt de klant per email (dat hij in de loop van de aankoop dient in te geven) de tickets toegestuurd in pdf. Deze tickets kunnen thuis afgedrukt worden en brengt hij mee naar het Zilvermeer. Op de tickets staat de barcode waarmee de klant dus weer direct (via bv. validatie aan de tourniquets) binnen kan in het domein. Optie: Abonnementenbeheer Het systeem is geschikt voor het beheer van allerlei soorten abonnementen. Abonnementen zijn geldig voor een instelbare bepaalde periode en kunnen eenvoudig in groep volgens bepaalde selectievoorwaarden gekopieerd en verlengd worden naar een volgend jaar. Op sommige werkposten is het mogelijk a.d.h.v. een webcam om een foto te koppelen aan een klant zijn abonnement. De foto kan nog eenvoudig bijgesneden en bewerkt worden. Voor de abonnees kan een mifare of desfire badge bedrukt worden met een aantal coördinaten en eventueel een foto. Eén klant kan meerdere abonnementen hebben.




Departement Vrije Tijd Optie: Koppeling met Reserveringssysteem Het systeem kan eenvoudig gekoppeld worden met een reserveringsysteem. Via het systeem kan dan een vereenvoudigde de check-in verlopen voor het reserveringssysteem waarbij o.a. de toegangsbewijzen kunnen afgeprint worden. Zo is er in het kassascherm o.a. een overzicht beschikbaar van de aankomsten die dag. Optie: Betaalzuil & Toegangscontrolesysteem In de betaalkioskruimte aan de dagrecreatie worden 2 betaalautomaten voorzien. De automaten zijn beide uitgerust met een inbouw elektronische betaalterminal om o.a. Maestro, Visa, etc. kaarten te aanvaarden. Cash geld wordt niet aanvaard met de automaat. De automaten kan zowel mifare classic /desfire EV1 8Kb badges verdelen alsook tickets met een barcode. Op de betaalautomaat kunnen zowel beurtenkaarten, dagtickets, combitickets,… geregistreerd worden. De automaten moeten ingewerkt worden in de zuil tussen beide inkommodules. Aan de 2 tourniquets bij de ingang worden 2 barcode scanners geplaatst die o.a. QR codes kunnen scannen en die de uitgegeven tickets met barcode kunnen valideren. Ook de online gekochte tickets & vouchers kunnen hier gevalideerd worden. Ook aan de slagboom dagrecreatie wordt in de zuilen voor het binnen- en buitenrijden een scanner voorzien. Optie: Talen Voor de online verkoop is ondersteuning van meertaligheid nodig d.w.z. dat artikels, begeleidende teksten, emails, communicatiedialogen, enz… in verschillende talen kunnen beheerd worden in het systeem. Optie: Paspoortlezer integratie Door middel van een Eid paspoortlezer kan een nieuwe klant met een Belgische identiteitskaart van op een kassa door een gebruiker makkelijk in het systeem worden toegevoegd als klant. De volledige (juiste) naam, adres en zelfs de foto wordt overgenomen en in het systeem gezet. Dit wordt onmiddellijk in de centrale SQL database opgeslagen zodat iedereen in het systeem onmiddellijk deze info kan raadplegen en gebruiken.

4. Technische bepalingen hardware De leverancier houdt rekening met de warmtegevoelige omgeving waarin de apparatuur wordt geplaatst. Gegarandeerde werking tot min. 40 C° graden. Voor alle pc’s zijn volgende minimumvereisten van toepassing • cpu min 1,8 Ghz Dual Core; • min. 2 GB RAM geheugen; • Ethernet 10/100/1000 Mbit/s, 1 x RJ45; • hard disk min. 60 GB, 7200 RPM; • Windows Pos OS; • min 6-poorten usb Zijn een pluspunt: • SSD schijven • 64-bit besturingssysteem • Windows 8.1 compatibel Zilvermeerlaan 2 | B-2400 Mol | T +32 (0)14 82 95 00 | F +32 (0) 14 82 95 01 www.zilvermeer.be | [email protected] | www.facebook.com/ZilvermeerMol BTW BE 0541.413.814 | IBAN BE 12 7775 9686 2092 | GKCCBEBB N:\Aankopen\BE_kassasysteem_vernieuwing.2014.docx



Departement Vrije Tijd De kassa’s zijn voorzien van een plat aanraakscherm van min. 17 inch (min. Resolutie 1024 x 768) (tenzij anders bepaald). Alle kassa’s hebben een snelle en stabiele touchscreen mogelijkheid. Tevens wordt een ergonomische support en een klantendisplay met min. 2 lijnen (ca 17 cm diagonaal) voorzien die toont wat klant in totaal moet betalen (tenzij anders bepaald). Geldlade met duidelijke onderverdeling voor munten en briefjes. Geldlade moet telkens automatisch kunnen opengaan als men een ticket print. De thermische printers dienen dezelfde papierrolletjes te kunnen gebruiken dan de gerecupereerde printers. Papierbreedte 80 mm. De printer heeft een min. snelheid van 200 mm/s, een autocut en min. 200 dpi. Op volgende locaties op het domein worden nieuwe kassa’s voorzien: Supermarkt 3 kassa’s Recuperatie mogelijk van printers Recuperatie mogelijk van 1 pc en 1 touchscreen 3 eurogeldlades te voorzien + 1 reserve 3 geïntegreerde elektronische weegschalen te voorzien met de kassa (max. gewicht is min. 5 kg; min. gewicht is min. 50 g; 2 nauwkeurigheid) 3 scanners (360°, 5-zijde scanner, 48 scanlijnen) te voorzien De weegschaal en scanner mogen geïntegreerd zijn. Integratie voorzien met 2 mifare classic lezers; op termijn dient een integratie te mogelijk te zijn met desfire EV1 Integratie voorzien met elektronische betaalterminals Supermarkt bijgebouwen 1 kassa is specifiek bestemd voor de leeggoedafhandeling Recuperatie mogelijk van printer Geen klantendisplay nodig 1 kassa bestemd voor het schepijs Recuperatie mogelijk van printer 1 eurogeldlade te voorzien In de supermarkt wordt tevens een PDA met scanner voorzien waarmee de inventaris kan opgemaakt worden, voorraadbewegingen kunnen geregistreerd worden,… m.b.h.v. een barcodescanner. De PDA heeft een autonomie van 5 u en is conform IP64 (weerstaat een val min. 1,5m). Indien de pda gebruik maakt van wifi is ondersteuning van 802.11a/b/g en 2.4GHz en 5GHz ; WPA en WPA2 encryptie noodzakelijk. Dagrecreatie 4 kassa’s Recuperatie mogelijk van 4 printers 4 eurogeldlades te voorzien evenals 2 reservelades 4 webcams te voorzien 4 usb scanners met cradle (13 karakters voor EAN of langer voor barcode type code128, QR codes), min. 64 mb geheugen Zilvermeerlaan 2 | B-2400 Mol | T +32 (0)14 82 95 00 | F +32 (0) 14 82 95 01 www.zilvermeer.be | [email protected] | www.facebook.com/ZilvermeerMol BTW BE 0541.413.814 | IBAN BE 12 7775 9686 2092 | GKCCBEBB N:\Aankopen\BE_kassasysteem_vernieuwing.2014.docx



Departement Vrije Tijd Integratie voorzien met elektronische betaalterminals Integratie voorzien met EID Optie: Herdrukbare badgeprinter Aan de dagrecreatie wordt een printer voorzien met een netwerkkaart die de mifare classic en desfire badges in zwart kan bedrukken. De printer moet ook een foto en verschillende soorten barcodes kunnen drukken (13 karakters voor EAN of langer voor barcode type code128) Min. 300 dpi Ethernet 10/100/1000 Mbit/s aansluiting is een plusplunt. Optie: Ondersteuning QR codes is een pluspunt. Optie :De printer kan de badges tot 500 keer herdrukken . Optie: Betaalautomaat 2 Inbouw betaalautomaten met touchscreen en pc. Ticketprinter Frontplaat: 5 mm geborstelde INOX/RVS plaat Kast zelf: INOX/RVS 1,5 mm Deur achteraan met meervoudige vergrendeling en veiligheidsslot Integratie met inbouw elektronische betaalterminal Optie: Scanners 2 scanners voor de tourniquets 2 scanners voor de slagboom Aangezien de scanners in de buitenomgeving staan wordt een klein verwarmingselement voorzien. Strandwinkel 2 kassa’s Recuperatie mogelijk van printer, scanner (magelan) en kassalade. Recuperatie mogelijk van 1 pc en 1 touchscreen Integratie voorzien met elektronische betaalterminals Ijsvogel 3 kassa’s Recuperatie mogelijk van 2 printers en 3 kassalade. Recuperatie mogelijk van 1 pc en 1 touchscreen De keukenbonprinter wordt vervangen door een thermische printer. Daarnaast 1 extra thermische printer te voorzien Integratie voorzien voor 1 elektronische betaalterminals Kassagebouw 1 kassa Recuperatie mogelijk van printer 1 eurogeldlades te voorzien en 1 reservelade 4 usb scanners met cradle (13 karakters voor EAN of langer voor barcode type code128, QR codes), min. 64 mb geheugen Integratie voorzien met elektronische betaalterminals Integratie voorzien met EID Campingreceptie Zilvermeerlaan 2 | B-2400 Mol | T +32 (0)14 82 95 00 | F +32 (0) 14 82 95 01 www.zilvermeer.be | [email protected] | www.facebook.com/ZilvermeerMol BTW BE 0541.413.814 | IBAN BE 12 7775 9686 2092 | GKCCBEBB N:\Aankopen\BE_kassasysteem_vernieuwing.2014.docx



Departement Vrije Tijd 1 kassa Recuperatie mogelijk van printer 1 usb scanners met cradle (13 karakters voor EAN of langer voor barcode type code128, QR codes), min. 64 mb geheugen Integratie voorzien met EID 1 webcams te voorzien 1 eurogeldlade te voorzien Optie: 1 printer voor badges (idem als dagrecreatie) Onderhoudscontract De leverancier voorziet een onderhoudscontract voor hard- en software voor een periode van 6 jaar. Klanten dewelke een service overeenkomst ondertekend hebben, genieten steeds prioriteit en zullen zo spoedig mogelijk geholpen worden. Tussenkomst is voorzien van maandag tot en met zondag, inclusief feestdagen, min. van 09.00 u tot en met 19 u en dit binnen 2 uur na oproep. Het onderhoudscontract betreft zowel preventief onderhoud als correctief onderhoud evenals updates van de software. De leverancier voorziet een of meerdere voorstellen van upgradesystematiek. De softwaresupport heeft een inspanningsverplichting met betrekking tot het herstel van verminkte gegevens als mede het behoud van de aanwezige gegevens. De facturatie vindt plaats na afloop van de afgelopen periode. De inschrijver zal een voorstel formuleren voor het leveren van bijstand. Dit voorstel voorziet minimaal de volgende aspecten: - De kostprijs - Het leveren van bijstand en technische ondersteuning (helpdesk) ingeval van problemen welke zich kunnen voordoen bij b.v. het installeren van updates/upgrades, het configureren van de te leveren software,… - Openingsuren van de helpdesk. - Het middel (telefoon, fax, e-mail, brief) en de taal waarop de ondersteuning zal geschieden. Wij wensen te benadrukken dat alle kontakten in het Nederlands moeten worden gevoerd. - Het aantal Nederlandstalige helpdeskmedewerkers met de vermelding of zij al dan niet zijn gecertificieerd in hun functie op het vlak van voorgestelde software. - Mogelijkheid tot het on-line raadplegen van: • Een ‘Knowledge Base’ van gekende problemen • FAQ’s • Discussiegroepen • Mogelijkheid tot het downloaden van updates en upgrades. • Mogelijkheid om gekwalificeerde technici ter plaatse ter beschikking te stellen voor begeleiding en bijstand. Opleiding De leverancier maakt een voorstel van basisopleiding voor nieuwe medewerkers en een meer gespecialiseerde opleiding voor de beheerders.





3 BIJLAGEN 3.1 OFFERTEFORMULIER Overheidsopdracht via onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor levering en installatie van een kassasysteem De firma (volledige benaming en rechtsvorm) met als adres van de maatschappelijke zetel: (straat) (postnr en gemeente) (land) Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (*)

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres (straat) (postnr en gemeente) (land) als inschrijver of gevolmachtigde (bewijs bij te voegen) optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek ZMELGO/04 van de opdracht voor levering en plaatsing van een kassasysteem uit te voeren, tegen de hieronder vermelde prijs van:

[in letters en in cijfers in EUR] waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:





[in letters en in cijfers in EUR] wat een bedrag, inclusief btw, geeft van:

[in letters en in cijfers in EUR] In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gesteld overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door overschrijving op: het rekeningnummer IBAN BIC Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar: (contactpersoon) (straat) (postnr. en gemeente) (telefoon en faxnummer) (emailadres)

Gedaan:

Te

op

De inschrijver of gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening)









3.2 INVENTARIS Overheidsopdracht via onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor levering en installatie van een kassasysteem voor het Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer

Post 1 Post 2 Post 3 Post 4 Post 5 Post 6 Post 7 Post 8 Post 9

aangeboden merk en type software kassasoftware kassasoftware backoffice SQL server 2012 online ticket & externe partijen abonnementenbeheer koppeling reserveringssysteem koppeling toegangscontrole talen paspoortlezer

Post 1 Post 2 Post 3 Post 4 Post 5 Post 6 Post 7 Post 8 Post 9 Post 10 Post 11

hardware kassa's scanner kassa's scanner/weegschaal integratie mifare/desfire integratie betaalterminal thermische printer toebehoren pda badgeprinters scanner toegang betaalautomaat

Post 1 Post 2 Post 3

divers onderhoudscontract /jaar opleiding divers Totaal

EHP

VH

TP

16 15 1 1 1 1 1 1 1

16 6 3 2 11 2 1 2 4 2

6

EHP= eenheidsprijs VH = vermoedelijke hoeveelheid FH = forfaitaire (vaste) hoeveelheid TP = totale Prijs Naam: Datum: Handtekening:





3.3 BIJLAGE DATAKOPPELING Datakoppeling met de ICT infrastructuur van de Provincie Antwerpen en haar diensten: voorbeeldsjabloon voor inventarisatie Versie 0.2 (06/10/2014)

1

ADMINISTRATIEF LUIK .............................................................................................. 4 1.1 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE GUNNING VAN DE OPDRACHT .......................4 1.2 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT ...................9 2 TECHNISCH LUIK .....................................................................................................11 3 BIJLAGEN ...............................................................................................................23 3.1 OFFERTEFORMULIER........................................................................................... 23 3.2 INVENTARIS ...................................................................................................... 26 3.3 BIJLAGE DATAKOPPELING ................................................................................... 27 4 Inleiding .................................................................................................................28 5 Omschrijving van het project (1pt) ............................................................................29 5.1 Korte inhoudelijke omschrijving ........................................................................... 29 5.2 Integratie met andere systemen .......................................................................... 29 5.3 Verwachte implementatietermijnen ...................................................................... 29 6 Partijen (1pt) ..........................................................................................................30 6.1 Producteigenaars ............................................................................................... 30 6.2 Medewerkers PDZ .............................................................................................. 30 6.3 Beleidsverantwoordelijken PDZ ............................................................................ 30 6.4 Leverancier ....................................................................................................... 30 7 Middelen .................................................................................................................31 7.1 Middelen ter beschikking gesteld door Provincie Antwerpen ..................................... 31 7.2 Middelen ter beschikking gesteld door de leverancier .............................................. 31 8 Functionele vereisten ...............................................................................................32 9 Datastromen / data-uitwisseling (3pt) ........................................................................33 9.1 Beschrijving....................................................................................................... 33 9.2 Netwerkschema ................................................................................................. 33 10 Service Level Agreement (SLA) (3pt) .........................................................................35





4 Inleiding Bij de integratie van een toepassing in het netwerk van Provincie Antwerpen is het van belang enkele basisregels ter bescherming van de informatieveiligheid na te leven. Deze maatregelen zijn noodzakelijk om steeds een volledig beheer en controle te krijgen over de eigen middelen, waarbij er beschermende maatregelen van toepassing zijn naar de integriteit, confidentialiteit en beschikbaarheid van de gegevens en bijhorende ICT toepassingen. Controle is belangrijk vanaf de start van een project. Een duidelijke documentatie en inventarisatie van basisgegevens dringt zich met andere woorden op. Dit document heeft o.a. als doel te bepalen wie de verschillende belanghebbenden zijn, welke componenten er door de leverancier geïnstalleerd worden, welke interacties er zijn tussen deze componenten en de infrastructuur van Provincie Antwerpen, en welke SLA’s de leverancier aanbiedt. Op basis hiervan kan bepaald worden welke architectuur geïmplementeerd wordt door Provincie Antwerpen, waarbij zowel de verschillende functionele vereisten van de belanghebbenden als de bescherming naar informatieveiligheid van Provincie Antwerpen steeds wordt gerespecteerd.





5 Omschrijving van het project (1pt) 5.1

Korte inhoudelijke omschrijving

Geef hier een korte omschrijving van het project. Hierbij moeten zeker de doelstelling van het project en de belangrijkste componenten (hardware, software, machinerie, enz.) vermeld worden. Aan te vullen door de leverancier.

5.2

Integratie met andere systemen

Geef hier een korte toelichting van de koppelingen met bestaande componenten/systemen/middelen (bv. uitwisseling van gegevens met systeem X, koppeling met het internet zodat leverancier updates kan uitvoeren via remote access). Aan te vullen door de leverancier.

5.3

Verwachte implementatietermijnen

Geef hier aan op welke termijn het project zal opgeleverd worden. Dit kan ev. in fases verlopen (bv. hardware installatie, koppeling met het netwerk, software installatie, testing, oplevering). Aan te vullen door de leverancier.





6 Partijen (1pt) 6.1

Producteigenaars

Bedrijf

Provinciaal domein Zilvermeer (Provincie Antwerpen)

Verantwoordelijkheid

Invoeren van configuraties en gebruikersrollen, opzetten van security

Contactpersoon

David Sels

Tel

014 82 95 09

Email

[email protected]

6.2

Medewerkers PDZ

Bedrijf



Gebruikers van het kassasysteem

6.3

Beleidsverantwoordelijken PDZ

Bedrijf



Uitlezen van de operationele gegevens, maken van rapporten

6.4

Leverancier

Aan te vullen door de leverancier. Bedrijf Verantwoordelijkheid

Installatie, onderhoud (o.a. upgrades) en ondersteuning (o.a. bij problemen) van het product en de gerelateerde software

Contactpersoon Tel Email





7 Middelen Geef hier een overzicht van de ingezette middelen (componenten). Dit kunnen zowel fysieke middelen zijn (bv. een server of client computer) als diensten (of software componenten) (bv. e-mail client, VPN verbinding).

7.1 7.1.1

Middelen ter beschikking gesteld door Provincie Antwerpen Technisch Netwerk

Het netwerk wordt beheerd door Provincie Antwerpen. 7.1.2

File server

Provincie Antwerpen kan een file server ter beschikking stellen om gegevens op te slaan. 7.1.3

VPN verbinding

Provincie Antwerpen kan een VPN verbinding voorzien voor beheer van buitenaf.

7.2

Middelen ter beschikking gesteld door de leverancier

Aan te vullen door de leverancier.





8 Functionele vereisten Geef hier aan welke functionele vereisten het aangeboden product heeft, m.a.w. welke ICT verwachtingen je hebt naar Provincie Antwerpen toe (bv. elke medewerker beschikt over een werkstation met daarop de applicaties X, Y en Z; medewerkers kunnen vanop hun werkstation printen; medewerkers hebben fysiek toegang tot X). Aan te vullen door de leverancier.





9 Datastromen / data-uitwisseling (3pt) Indien de toepassing of het product een data-uitwisseling tot stand brengt welke buiten het voorziene netwerk gaat van het geïnstalleerde product, dan dienen de gegenereerde datastromen te worden gedocumenteerd. Op basis hiervan wordt er bepaald op basis van een risicobepaling in hoeverre de gevraagde datastromen worden toegestaan en op welke manier ze worden verwezenlijkt.

9.1

Beschrijving

Beschrijf welke datastromen er nodig zijn (bv. de gegevens worden opgeslagen op een centrale server waarvan dagelijks een back-up wordt genomen; deze gegevens kunnen door de medewerkers geraadpleegd worden vanop hun administratief werkstation; de gegevens worden elk uur doorgestuurd naar een server van de leverancier (die zich eventueel buiten het netwerk van Provincie Antwerpen bevindt)). Aan te vullen door de leverancier.

9.2

Netwerkschema

Teken deze datastromen op onderstaand netwerkschema. Aan te vullen door de leverancier.





internet

Administratieve netwerk

Technische netwerk





10 Service Level Agreement (SLA) (3pt) Beschrijf welke SLA er aangeboden wordt. Deze SLA moet minstens de volgende aspecten behandelen: •

Beschrijving van de aangeboden diensten

•

Beschrijving van service- of prestatie-indicatoren. Dit zijn specifieke meetbare karakteristieken van diensten waarmee de kwaliteit van de geleverde dienst kan worden gemeten en waar doelstellingen aan worden gekoppeld. (Bv. ondersteuning door helpdesk: oplostijd van incidenten: incidenten met prioriteit 1: binnen 1 uur; beschikbaarheid van de software: 99,5%; responstijd van de home pagina van de webtoepassing: 1500 msec; hersteltijd na uitval: 15 minuten)

•

Afspraken over onderhoud

•

Afspraken over service overleg tussen Provincie Antwerpen en de leverancier met bijbehorende rapportering (bv. elke 3 maanden met rapportering over prestaties t.o.v. vastgelegde doelstellingen, incidenten, verbeterpunten).

•

Mogelijke compensaties wanneer doelstellingen niet worden gehaald

Aan te vullen door de leverancier.


AANBESTEDENDE OVERHEID: Provincie Antwerpen APB Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer. Zilvermeerlaan MOL

Recommend Documents