AANBESTEDENDE OVERHEID Brussels Instituut voor Milieubeheer

Gulledelle 100 – 1200 Brussel

Onze referentie Consultancy communicatie

Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

BESTEK BETREFFENDE CONSULTANCYOPDRACHT OP HET VLAK VAN COMMUNICATIE

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

ADMINISTRATIEVE EN TECHNISCHE BEPALINGEN EN ALGEMENE VOORWAARDEN VAN EEN OVERHEIDSOPDRACHT VOOR AANNEMING VAN

DIENSTEN

AANBESTEDENDE OVERHEID Brussels Instituut voor Milieubeheer



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

Informatie Nadere informatie over onderhavig bestek kan worden verkregen op het volgende adres:  Naam: Julie Hairson, Brussels Instituut voor Milieubeheer  Adres: Gulledelle 100, 1200 Brussel  Telefoon : 02/775.79.29  E-mail : [email protected]



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

Toepasselijke reglementering Tenzij hiervan wordt afgeweken in dit bestek, is de volgende wetgeving van toepassing: 1. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, evenals de latere wijzigingen ervan. 2. Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, evenals de latere wijzigingen ervan. 3. Het Koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsook de bijlage bij dit koninklijk besluit met betrekking tot de algemene aannemingsvoorwaarden en de latere wijzigingen. 4. De ordonnanties van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de uitvoeringsbesluiten ervan, voor zover deze van toepassing zijn op deze aanbesteding.

Reglementering betreffende het welzijn van de werknemers 5. Alle wijzigingen van de wet en van de besluiten die hierboven worden vermeld en die van kracht zijn op de dag van opening van de offertes.

OPMERKING : Op initiatief van de inschrijvers kan de aanbestedende overheid nadere inlichtingen verstrekken, die uitsluitend tot doel hebben om de aard van de opdracht te verduidelijken. Alle verzoeken tot nadere inlichtingen dienen ofwel schriftelijk via de post naar het adres dat hierboven bij punt « informatie » vermeld wordt, ofwel via e-mail naar [email protected], ter attentie van Julie Hairson verstuurd te worden. Via de telefoon zal geen informatie meegedeeld worden. Elk verzoek om nadere inlichtingen dat op minder dan vijf werkdagen vóór de datum waarop de inschrijving wordt gesloten, ontvangen wordt, zal onbeantwoord blijven; Op eigen initiatief kan de aanbestedende overheid de belanghebbenden op de hoogte brengen van elke vergissing, onnauwkeurigheid, weglating of enige andere materiële tekortkoming in de bewoordingen van de documenten van de uitnodiging tot inschrijving. In voorkomend geval zullen de nadere inlichtingen en de hierboven vermelde informatie op dezelfde datum aan alle inschrijvers meegedeeld worden;

Afwijkingen Dit bestek wijkt af van de volgende bepalingen van het algemeen bestek: -

artikel 14 ;



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

Belangrijke opmerking 1. Door het feit dat de inschrijvers hun offerte indienen, worden zij verondersteld kennisgenomen te hebben van de documenten waarvan hierboven sprake is en van deze in de technische bepalingen. 2. De inschrijver geeft in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en door de aanbestedende overheid dus niet mag worden vrijgegeven.

Eerste deel Reglementaire bepalingen Algemeen De bepalingen in dit deel hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en op het KB van 8 januari 1996 en op de daaropvolgende wijzigingen. De onderstaande bepalingen hebben betrekking op de wet van 24 december 1993.

Artikel 4 – Aanbestedende overheid  

Naam van de aanbestedende overheid: Brussels Instituut voor Milieubeheer (hierna Leefmilieu Brussel) Adres: Gulledelle 100 – 1200 Brussel

Artikel 5 – Voorwerp van de opdracht Voor een tweemaal verlengbare opdracht van een jaar en op basis van artikel 17, §2, 2°, b) van de wet van 24 december 1993 wenst Leefmilieu Brussel de diensten aan te trekken van een firma of een consultant die gespecialiseerd is in institutionele communicatie. De opdrachtnemer vervult taken op verschillende niveaus: - ondersteuning bij de doorvoering en de evaluatie van de globale communicatiestrategie aan het Instituut en meer in het bijzonder van de strategie rond het thema "Brussel, duurzame stad"; - actieve deelname aan de strategische en stuurcomités van Leefmilieu Brussel en het kabinet; - voorstellen en invoeren van een werkmethodologie voor alle communicatieprojecten aan het Instituut; - follow-up bij het implementeren van een werkmethodologie en van het toekomstige "Ecocentrum" van het Instituut (dat in het toekomstige gebouw op Tour & Taxis zal gehuisvest zijn). - coaching van het communicatieteam van het Instituut (follow-up van de projecten, met name internetprojecten, alsook verscheidene communicatieacties en daarbij toezien op de overeenstemming tussen de acties en de algemene communicatiestrategie) door een fysieke aanwezigheid van een vijftiental uur per week in de kantoren van Leefmilieu Brussel; - redigeren of helpen redigeren van bepaalde documenten en/of publicaties van de administratie; - terbeschikkingstelling van een projectleider die een vijftiental uur per week besteedt aan het project ter promotie van de groene ruimten, ermee van start gaat en het volgt.



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

Het betreft diensten onder categorie B. 27 van bijlage 2 van de wet van 24 december 1993. De te leveren diensten alsook de uitvoeringstermijnen in verband ermee worden in het derde deel beschreven.

Artikelen 13 tot 17 – Wijze van gunning van de opdracht Het contract voor onderhavige opdracht werd gesloten na een: Algemene offerteaanvraag in overeenstemming met artikel 16 van de wet van 24 december 1993. Zonder afbreuk te doen aan het punt omtrent de varianten gebeurt de keuze van de meest regelmatige offerte op basis van de volgende gunningscriteria: - prijs (35 %); - kwaliteit van de inhoud van de elementen van de fictieve-briefingtest (30 %); - kwaliteit van de voorgestelde werkmethode (17.5 %); - relevantie van de voorgestelde werkmethode (17.5 %); Overeenkomstig artikel 17 - § 2. 2b van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten mag de onderhavige aanneming, bij beslissing van de Aanbestedende Overheid, worden vernieuwd.

Artikel 18 – Gemeenschappelijke bepalingen Het volgen van de procedure van aanbesteding, offerteaanvraag of via onderhandelingen houdt geen verplichting in tot het toewijzen van de opdracht. De aanbestedende overheid kan zowel afzien van het gunnen van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze.

De onderstaande bepalingen hebben betrekking op het KB van 8 januari 1996.

Art. 68 tot 74 - Voorwaarden en bescheiden voor de kwalitatieve selectie De inschrijver moet voldoen aan de voorwaarden voor de kwalitatieve selectie, wat wordt bewezen door de volgende bij de offerte gevoegde documenten: Oorzaken van uitsluiting Door op deze opdracht in te schrijven verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een uitsluitingssituatie bevindt zoals voorzien in artikel 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. De aanbestedende dienst is beperkt tot de verificatie van de status van de enige inschrijver wiens offerte ofwel de laagste of de meest interessante is. Hiertoe vraagt hij aan de betrokken inschrijver om hem zo snel mogelijk en binnen de vooropgestelde termijn de inlichtingen of de documenten te bezorgen die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan, en dat voor elke beslissing over de gunning van de opdracht, hetzij:

voor artikel 69, §2, punten 1 en 2 :  voor de Belgische dienstverlener de situatie zal rechtstreeks door de aanbestedende overheid worden gecontroleerd met de toepassing Digiflow. Het RSZ-attest zal bijgevolg niet worden gevraagd



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

 voor de buitenlandse dienstverlener : een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke- of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan voor artikel 69, § 2, punt 3  voor de Belgische dienstverlener een uittreksel uit het strafregister  voor de buitenlandse leverancier : een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke- of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan

Voor artikel 69, §2, punt 5 : een attest overeenkomstig artikel 69bis van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 dat aantoont dat hij in regel is met zijn verplichtingen betreffende de betaling van sociale-zekerheidsbijdragen, d.w.z.  voor de Belgische leverancier: de situatie met betrekking tot de betaling van sociale-zekerheidsbijdragen zal rechtstreeks door de aanbestedende overheid worden gecontroleerd met de toepassing Digiflow. Het RSZ-attest zal bijgevolg niet worden gevraagd;  voor de buitenlandse leverancier: een attest, uitgereikt door de bevoegde overheid van het land van oorsprong waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of voor de ontvangst van de offertes al naargelang het geval, is opgemaakt, voldaan heeft op die datum aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is (d.w.z. een attest met betrekking tot het voorlaatste trimester voorafgaand aan de datum waarop de aanvraag tot deelneming of de offerte werd ingediend). Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land.

voor artikel 69, § 2 punt 6 betreffende de directe en indirecte belastingen:  voor de Belgische leverancier: een attest 276C2 voor de directe belastingen en een recent btw-uittreksel of een recente verklaring van de administratie van de btw voor de indirecte belastingen;  voor de buitenlandse leverancier: een attest overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.

Financieel en economisch draagkracht 1) Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de onderneming en haar omzet van de onderneming in producten waarop de opdracht betrekking heeft over de laatste drie boekjaren.



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

Technisch bekwaamheid 1° door studie- en beroepskwalificaties van de dienstverlener en/of van het ondernemingskader en, in het bijzonder, van de verantwoordelijke(n) voor de uitvoering van de diensten; 2° Lijst met minstens 2 belangrijke diensten uitgevoerd tijdens de afgelopen drie jaar, met opgave van het bedrag, de datum en hun openbare of privéafnemers. a) indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd; b) indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener; 3° Beschrijving van de maatregelen die door de dienstverlener genomen werden om de kwaliteit te verzekeren, en van de studie- en onderzoeksmiddelen van zijn onderneming; 4° door opgave van het gedeelte van de opdracht dat de dienstverlener desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven.

Belangrijke opmerkingen -

Alle documenten moeten opgesteld zijn in het Nederlands of in het Frans en, in geval van vertaling, geattesteerd zijn door een beëdigd vertaler ;

-

De inschrijver zal deze documenten vooraan in zijn offerte bundelen in een deel met titel KWALITATIEVE SELECTIE - INLICHTINGEN. Dit moet het bestuur toelaten, om over te gaan tot de kwalitatieve selectie alvorens de offerte zelf te beoordelen.

Artikel 86 – Wijze van prijsbepaling1 Wat de prijsbepaling betreft, moet dit contract worden beschouwd als: een opdracht volgens prijslijst: forfaitaire eenheidsprijs per gepresteerd uur met een maximum van € 200.000 incl. btw/jaar.

Artikel 88, § 2 – Prijsonderzoek Voorafgaand aan de gunning van de opdracht moeten de dienstverleners bij het Bestuur alle nodige informatie indienen zodat dit laatste de aangeboden prijzen kan onderzoeken. Het prijsonderzoek kan alle mogelijke verificaties van boekhoudkundige stukken omvatten, evenals alle controles ter plaatse door de hiervoor aangestelde ambtenaren van de Aanbestedende overheid.

1

Doorhalen wat niet van toepassing is



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

Artikel 89 – Opstelling van de offerte De inschrijver moet zijn offerte indienen op de offerteformulieren die bij dit bestek is gevoegd. Indien de inschrijver zijn offerte indient op andere documenten dan het voorziene formulier, moet hij eenvoudigweg verklaren op elk van deze documenten dat het document overeenkomt met het in het bijzonder bestek voorziene model. In dat geval vermeldt hij in de hoofding van zijn document de volgende formule : “Ik, ondergetekende ... verklaar te hebben gecontroleerd dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het door de aanbestedende overheid verstrekte offerteformulier en neem hiervoor de volledige verantwoordelijkheid op mij.Iedere melding die strijdig is met het door de aanbestedende overheid vastgestelde model, moet als niet geschreven worden beschouwd”.

Het inschrijvingsformulier moet zorgvuldig en volledig worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Alle schrappingen, bovengeschreven tekst en bijkomende of wijzigende vermeldingen, zowel in de inschrijving als in de bijlagen bij de inschrijving, die de essentiële voorwaarden van het contract - zoals prijzen, termijnen, technische voorwaarden – zouden kunnen beïnvloeden, moeten eveneens worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde.

Artikel 90, § 2 – Bij de offerte te voegen documenten Naast de bescheiden voor de kwalitatieve selectie die vereist zijn op basis van de artikelen 68 tot 74 die voorafgaan, dient de inschrijver het volgende bij zijn offerte te voegen: (in volgorde) :  indien nodig, een nota waarin de dienstverlener verklaart bij de opstelling van zijn offerte rekening te hebben gehouden met de eventuele corrigerende adviezen met vermelding van de nummers en omschrijvingen;  Het bijgevoegde offerteformulier, behoorlijk ingevuld, gedateerd en ondertekend, vergezeld van de inventaris in kwestie en een digitale kopie op een USB-sleutel of een CD-ROM.  In geval van een tijdelijke vereniging of groepering zonder rechtspersoonlijkheid, de hoofdelijke verbintenis van de natuurlijke of rechtspersonen evenals de aanwijzing van de vertegenwoordiger van de vereniging ten aanzien van de aanbestedende overheid (zie bijlage)  De kopie van de authentieke of onderhandse akte waaruit de volmacht om de offerte te ondertekenen en/of om de inschrijver te vertegenwoordigen overeenkomstig artikel 94 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 of, bij ontstentenis, de vermelding van het nummer van de bijlagen van het Belgisch Staatsblad waarin zijn bevoegdheden zijn bekendgemaakt.

Alle bewijsstukken en nota’s die verplicht bij deze offerte moeten worden gevoegd, moeten door de dienstverlener ondertekend en van een datum voorzien zijn en de volgende vermelding dragen: “Opgesteld door ondergetekende bij wijze van bijlage bij de inschrijving in het kader van onderhavige opdracht”. Daarnaast wordt de dienstverleners gevraagd om een duidelijke scheiding te voorzien (met behulp van gekleurde kartonnen tabbladen) tussen de bijgevoegde documenten, zodat het dossier gemakkelijker geraadpleegd kan worden.



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

Artikel 93 – Tijdelijke vereniging In het geval van een tijdelijke vereniging van dienstverleners moet het gezelschap van dienstverleners het bewijs leveren dat het niet valt onder toepassing van een van de uitsluitingsclausules die worden bedoeld hierboven.

Artikel 100, § 1 – Prijsopgave De dienstverlener drukt zijn prijzen uit in euro. De eenheidsprijzen in euro mogen worden uitgedrukt tot vier cijfers na de komma, maar het totaal wordt afgerond op twee cijfers. De belasting op de toegevoegde waarde wordt vermeld in een aparte post van de inventaris om bij de prijs van de offerte te worden gevoegd. Het totale bedrag van de offerte en de eenheidsprijzen worden voluit geschreven. Hetzelfde geldt voor het totale bedrag van elke post van de inventaris.

Artikel 102 – Gebruik van de talen Zonder afbreuk te doen aan de bepalingen van dit artikel, zal de offerte worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.

Artikel 104 – Indienen van de offertes De offertes onder gesloten omslag worden per post, als gewoon of aangetekend stuk, of per bode overgemaakt aan de aanbestedende overheid, BIM, Afdeling Informatie, Departement Communicatie, Gulledelle 100, 1200 Brussel, vóór de in artikel 106 voorziene datum voor de “Opening van de offertes”. De offertes die niet met de post worden verstuurd of afgegeven, moeten bij de Voorzitter van de zitting voor de opening van de offertes toekomen voordat hij de zitting opent. Offertes die na het begin van de zitting voor de opening van de offertes toekomen, worden geweigerd. Offertes die te laat toekomen worden echter toch in aanmerking genomen voor zover: 1° de aanbestedende overheid aan de dienstverlener nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing, 2° en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven.

Artikel 106 – Opening van de offertes De opening van de offertes vindt plaats op 31/01/2013 om 14 uur, en zal worden voorgezeten door de leidende ambtenaar of zijn vertegenwoordiger op het bovenvermelde adres van het BIM.

Art. 115 – Gunningscriteria in offerteaanvraag en varianten Zonder afbreuk aan het punt betreffende de varianten zal de keuze voor de interessantste regelmatige offerte worden gemaakt op basis van de volgende gunningscriteria, vermeld in dalende volgorde van belangrijkheid : - prijs (35 %); - kwaliteit van de inhoud van de elementen van de fictieve-briefingtest (30 %); - kwaliteit van de voorgestelde werkmethode (17.5 %); - relevantie van de voorgestelde werkmethode (17.5 %);

Varianten zijn niet toegestaan.



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

Artikel 116 – Geldigheidstermijn van de offertes De termijn gedurende dewelke de inschrijver gebonden blijft door zijn offerte, bedraagt voor deze dienstenopdracht 160 kalenderdagen.

Tweede deel Administratieve contractuele bepalingen Algemeen Dit tweede deel beschrijft de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, zijn het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 en de latere wijzigingen ervan tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlagen van dit koninklijk besluit. De nummering van de artikelen hieronder is overgenomen van het bovenvermelde koninklijk besluit.

Artikel 2 – Uitvoeringstermijn De opdracht gaat voor 12 maand lang in, op de dag na de kennisgeving, en is tweemaal verlengbaar.

Artikel 4, § 2 – Betalingen De prijs van de opdracht wordt betaald op basis van maandelijkse facturen.

Art. 5. - § 1 - Voorschotten Er wordt de Dienstverlener geen enkel voorschot toegestaan. De nummering van de artikelen hieronder is overgenomen van de bijlage van het bovenvermelde koninklijk besluit.

Artikel 1 AA – Leidende ambtenaar De leidende ambtenaar wordt aangesteld bij de kennisgeving van de goedkeuring van de offerte. Het mandaat van de leidende ambtenaar heeft enkel betrekking op de follow-up van de prestaties, tot en met de definitieve oplevering. Daaronder verstaat men: de technische en administratieve follow-up van de prestaties; de oplevering, zowel a priori als a posteriori, van de producten; het nazicht van de vorderingsstaten; het notuleren;



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

de oplevering van de prestaties; het voortdurend toezien op de prestaties.

Artikel 5, §1 AA – Borgtocht Voor onderhavige opdracht wordt een borgtocht geëist van 5 % van het aannemingsbedrag, excl. btw. Dit bedrag wordt naar het hoger tiental afgerond.

Artikel 5, §2 AA – Aard van de borgtocht De borgtocht dient men te stellen op een van de manieren waarin voorzien onder artikel 5, §2 van de algemene aannemingsvoorwaarden.

Artikel 5, §3 AA – Borgstelling en bewijs van borgstelling Binnen dertig kalenderdagen na het afsluiten van de overeenkomst voor deze opdracht legt de dienstverlener het bewijs van de borgstelling voor.

Artikel 9, § 2 AA – Vrijgave van de borgsom Op vraag van de dienstverlener wordt de borgsom in één keer vrijgegeven op het einde van de opdracht zoals bedoeld in artikel 74 van onderhavig deel van het bijzonder bestek. In elk geval verstuurt de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgsom naar de aanbestedende overheid.

Artikel 10, § 1 AA – Onderdienstverleners De dienstverlener is verplicht de opdracht uit te voeren met de onderdienstverleners die hij heeft vermeld in zijn offerte en op basis waarvan het bestuur de opdracht aan hem heeft gegund. Voor uitvoering van de taken door andere onderdienstverleners of andere leden van het projectteam is steeds de voorafgaande uitdrukkelijke goedkeuring van het Bestuur vereist.

Artikel 13 AA – Prijsherziening De prijsherziening is niet van toepassing op deze opdracht.

Artikel 15, §2 AA – Betaling van de diensten De betaling van de gedane leveringen gebeurt binnen een termijn van 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum waarop alle formaliteiten voor de oplevering zijn vervuld en voor zover de aanbestedende overheid over de reglementair ingevulde factuur en andere eventueel vereiste documenten beschikt.

Artikel 18, §2 AA – Bevoegde rechtbanken De rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel zijn als enige bevoegd om de geschillen betreffende onderhavige opdracht te berechten

Artikel 67 AA – Elementen die in de prijzen zijn begrepen De dienstverlener wordt verondersteld in zijn prijs met name rekening gehouden te hebben met (behoudens de btw) :



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

1° de administratie -en secretariaatskosten; 2° de verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten; 3° de kosten voor de documentatie die betreffende de diensten; 4° de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten; 5° de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten; 6° de kosten voor verpakking; 7° de keurings- en de opleveringskosten. Alle kosten en heffingen, met uitzondering van de btw. Zijn met name inbegrepen in de prijs van de opdracht, de kosten die inherent zijn aan de deelname van de dienstverlener aan het begeleidingscomité waarvan sprake is in artikel 71 van onderhavig deel van het bijzonder bestek.

Artikel 69, § 1 AA – Schadevergoeding voor vermindering van de prestaties Middels betaling van de uitgevoerde en aanvaarde diensten heeft de aanbestedende overheid de mogelijkheid om een einde te stellen aan het geheel of een gedeelte van deze opdracht door de dienstverlener een aangetekend schrijven in die zin te sturen. In deze veronderstelling heeft de dienstverlener bovendien recht op een schadeloosstelling van 10 procent van het gedeelte van de opdracht dat onafgewerkt is op de datum van de kennisgeving van de opzegging. De dienstverlener stelt de aanbestedende overheid zo snel mogelijk in kennis van alle inlichtingen die noodzakelijk zijn om de voortgang van de opdracht te kunnen inschatten.

Artikelen 71 AA – Keuringen Er wordt een begeleidingscomité aangesteld voor de opdracht. Dit comité is samengesteld als volgt: - vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid; - vertegenwoordigers van de dienstverlener; - andere Het comité wordt voorgezeten door een vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid, die instaat voor de administratieve coördinatie van de opdracht en de goede uitvoering ervan in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van onderhavig bijzonder bestek. Het comité komt zo vaak als noodzakelijk samen. De vergaderingen van het begeleidingscomité zijn het voorwerp van een door de inschrijver geschreven verslag, dat wordt goedgekeurd door de leden van het comité en waarvan zij een exemplaar krijgen binnen de vijftien kalenderdagen die volgen op de bijeenkomst.

Artikel 74, § 2 AA – Einde van de opdracht Binnen vijftien kalenderdagen na de vastgestelde dag voor beëindiging van alle diensten worden er opleveringsnotulen dan wel notulen voor de weigering van oplevering opgesteld.



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

Uitvoeringsclausule Tot de volledige uitvoering van de opdracht verbindt de inschrijver zich ertoe om de 8 basisovereenkomsten van de ILO (International Labour Organisation) na te leven, in het bijzonder : 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957) ; 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948) ; 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949) ; 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958) ; De minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).

Derde deel Technische contractuele bepalingen Algemeen Dit derde deel regelt de technische procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht.

Artikel 2 – Voorwerp van de opdracht 2.1. Context Leefmilieu Brussel- BIM, de Brusselse milieuadministratie, behandelt een groot aantal thema’s die zowel de inwoners als de ondernemingen van Brussel aanbelangen. Wat particulieren betreft citeren we rationeel energiegebruik; hernieuwbare energie; vervuiling van de binnen- en buitenlucht; preventie, hergebruik of compostering van afval; preventie, bemiddeling, rechten, verplichtingen of isolatieoplossingen inzake geluidshinder; biodiversiteit; groene ruimten; rationeel watergebruik; en, meer in het algemeen, duurzaam verbruik en Brussel als duurzame stad.

De hoofddoelstelling van de communicatie van Leefmilieu Brussel is de burgers aan te zetten hun gedrag te wijzigen in de zin van duurzame ontwikkeling en een betere levenskwaliteit van de Brusselse inwoners. Daarbij komt een meer institutionele doelstelling: zorgen voor een duidelijke perceptie en een positief beeld van Leefmilieu Brussel. De communicatie moet bijdragen tot het uitdragen van de boodschap dat “Leefmilieu Brussel” de openbare gesprekspartner van de Brusselaars is voor alles wat hun leefmilieu en levenskwaliteit betreft.



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

Sinds 2005 heeft het BIM zijn communicatie professioneler aangepakt: invoering en toepassing van een grafisch charter dat zorgt voor een visuele coherentie van alle media (publicaties, campagnevisuals) met een nieuw logo en een benaming voor het grote publiek “Leefmilieu Brussel” die onmiddellijk herkenbaar is voor de burger; verduidelijking van de algemene strategie door het uitvoeren van de aanbevelingen van een audit (zie hoofdlijnen hieronder); versterking van het communicatieteam via het aanwerven van enkele bijkomende professionals en via het oprichten van een communicatiedepartement dat duidelijk identificeerbaar is in het organigram, coaching en opleiding van dit team. De vorige jaren kwamen er strategische communicatie-elementen tot stand, namelijk: 1.Een leidraad: “Elk gebaart telt…” De leidraad in de communicatie van Leefmilieu Brussel is het idee dat “Alle beetjes helpen, want we zijn met meer dan één miljoen Brusselaars”. Dat principe wil zowel ingaan tegen de desinteresse in de milieuproblematiek als tegen het risico op ontmoediging gezien de omvang van de uitdagingen (“we kunnen er toch niets aan doen…”). 2.Communicatie op drie niveaus De communicatie van Leefmilieu Brussel kan in 3 niveaus worden ingedeeld naargelang van de graad van betrokkenheid van de doelgroepen: Niveau 1 = sensibilisering, vasthouden van de aandacht, interpellatie Niveau 2 = informatie, praktische tips die eenvoudig zijn uitgedrukt… Niveau 3 = concrete technische informatie om tot actie over te gaan (niveau van “doe-het-zelffiches” voor isolatie bijvoorbeeld). Er wordt nog een niveau 4 gepland om de professionelen op hun niveau te informeren. Doel van de communicatie is zo veel mogelijk personen ertoe te brengen naar de hogere niveaus van betrokkenheid over te gaan door hun gedrag te veranderen. 3.Een niet beschuldigende communicatietoon In zijn publicaties en campagnes wil Leefmilieu Brussel-BIM een toon aanslaan die niet moraliserend en/of beschuldigend is, maar een moderne, ludieke en positieve visie overbrengt van handelingen die milieuvriendelijk zijn. Het is van essentieel belang dat de burger een rechtstreeks voordeel vindt in de gedragsverandering die hem wordt voorgesteld: gezondheid, besparingen, welzijn, beter imago, toekomst van zijn kinderen…, en dat hij zich niet alleen voelt bij de inspanningen die hij doet. De inschrijver dient rekening te houden met deze verschillende, reeds bestaande elementen. Deze opdracht wordt uitgeschreven om de professionalisering van de communicatie verder kracht bij te zetten, dit communicatiedepartement (opgericht in 2007) te coachen en om meer in het bijzonder drie projecten te volgen: de follow-up en de ontwikkeling van de communicatiestrategie rond "Brussel, duurzame stad", rond het promoten van de groene ruimten en ook de follow-up, de ontwikkeling en de realisatie van het toekomstige "Ecocentrum" van Leefmilieu Brussel (dat in de toekomstige kantoren van Leefmilieu Brussel zal gehuisvest zijn).



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

2.2. Voorwerp van de opdracht Het BIM wil een beroep doen op de diensten van een onderneming of een consultant die gespecialiseerd is inzake advies betreffende institutionele communicatie, en dit op middellange termijn (voor 1 jaar met de mogelijkheid om de overeenkomst 2 keer te verlengen, dus voor maximum 3 jaar) om - het professionele karakter van zijn communicatie te versterken door het adviseren en coachen van zijn communicatiedepartement en het helpen met de opstelling van bepaalde strategische documenten; - het nieuwe "Ecocentrum" van het Instituut (in de toekomstige kantoren op Tour & Taxis) verder op poten te zetten; - de promotiestrategie van de Brusselse groene ruimten te volgen. Als het om een onderneming gaat, moet er een bevoorrechte contactpersoon (aangestelde adviseur) voor de opdracht beschikbaar zijn. Er wordt eveneens een persoon speciaal ingezet voor de follow-up van de promotie rond de Brusselse groene ruimten. Hij zal rechtstreeks afhangen van de aangestelde consulent.

De bijdrage van deze inschrijver zal verschillende vormen aannemen en zal zowel betrekking hebben op de “werkmethode”- als de “communicatie”-aspecten als zodanig (zie de opdrachtbeschrijving hierna). Het voornaamste doel dat het Gewest en dus Leefmilieu Brussel met zijn communicatieacties beoogt, is het teweegbrengen van gedragswijzigingen bij de Brusselaars (gezinnen, bedrijven, scholen), die beter zijn voor het milieu (alle thema’s door elkaar). Deze met de opdracht van Leefmilieu Brussel verband houdende operationele doelstelling is voorzien van een bijkomende institutionele doelstelling: zichtbaarheid en geloofwaardigheid van het Instituut bij voormelde doelgroepen, alsook bij hun bemiddelaars: pers, verenigingen, politieke wereld. De nastreving van deze twee doelstellingen en alles wat ze inhouden, is iets wat we in elke opdracht van Leefmilieu Brussel en dus van de consultant terugvinden.

2.3 – Inhoud van de opdracht 2.3.1 Inhoud Omkaderen/coachen van het communicatie-departement van Leefmilieu Brussel – BIM met het oog op een versterkt professionalisme van de communicatie. Dienen van dichtbij gevolgd te worden, de departementen: - Externe communicatie (nl. de diensten Persrelaties en grote campagnes en Grafisme en vormgeving) - Internet en publicaties (nl. de dienst Internet en de dienst Strategie communicatie en publicaties). Met name de communicatiestrategieën rond "Brussel, duurzame stad" en het promoten van de groene ruimten zullen door de consultant gevolgd worden (vooral het opstellen van hulpmiddelen, het definiëren van een website en van een smartphoneapplicatie, het management van de sociale media, het doorvoeren van een sensibiliseringscampagne voor het grote publiek middels de aankoop van mediaruimte en acties op het terrein). Voor bepaalde strategische aspecten in het kader van "Brussel, duurzame stad" en voor alle aspecten rond het promoten van de groene ruimten neemt de consultant de rol van projectleider op zich.



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

Wat de lancering en de follow-up van een campagne in het bijzonder betreft , gaat het om: - Coachen van het team op het moment van de briefing van de agentschappen (belast met de vertaling ervan naar de media toe alsook andere invullingen), op basis van voorstellen van het BIM en eerdere beslissingen die werden genomen op het niveau van de hiërarchie van het BIM en het Kabinet (tempo, thema's en budget van de campagnes). Het advies kan ook betrekking hebben op de segmentering van de doelgroepen (definitie van de profielen volgens het gekozen thema), de modaliteiten en de werkmiddelen die moeten worden overwogen enz. - Tussenkomen tijdens de follow-up van de campagne (en dus het werk van het geselecteerde agentschap) op het niveau van de afbeeldingen en de slogans bijvoorbeeld, de voorgestelde media, de eventuele actieterreinen enz. Toezien op de naleving van het grafische handvest in alle voorgestelde gegevensdragers. De consultant zal ook het Tour & Taxi-team (T&T) coachen met betrekking tot de realisatie van het nieuwe Ecocentrum van Leefmilieu Brussel in de toekomstige lokalen van het Instituut op de site van Tour & Taxis. Voor sommige aspecten zal de consultant ook de rol van projectleider vervullen. Leefmilieu Brussel start momenteel de bouw van zijn nieuwe kantoren en kantoorruimten op de Tour-en-Taxis-locatie op. Daarbij is voorzien dat er in deze nieuwe ruimten een “ecocentrum” zal komen dat een “informatie- en tentoonstellingscentrum” zal zijn “op milieuvlak, bestemd voor particulieren, professionals en scholen en geïntegreerd in de nieuwe zetel van Leefmilieu Brussel, de milieuadministratie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, op de site van Tour et Taxis.” Dit ecocentrum zal uit 4 polen bestaan: -

-

-

-

Een ontvangst- en informatiezone waar de bevolking niet alleen informatie op verschillende niveaus kan vinden over de milieuproblemen, maar ook over de diensten van Leefmilieu Brussel. Twee tentoonstellingszones:  Een interactieve permanente tentoonstelling van hoge kwaliteit over de ste grote milieu-uitdagingen in de steden van de XXI eeuw (de voornaamste aantrekkingspool van het ecocentrum), uitgewerkt over een oppervlakte van circa 700 m².  Een voor tijdelijke tentoonstellingen bestemde zone in de ontvangsthal van het gebouw: tentoonstelling over de Staat van het leefmilieu in Brussel, tentoonstellingen in het kader van openbare onderzoeken (vgl. afval), tentoonstelling over actuele onderwerpen (gsm-golven). Een congrescentrum:  Auditorium met 300 à 400 plaatsen  Modulaire vergaderzalen Een cafetaria – shopruimte  Waar een aangepaste “voorbeeldige” en “pedagogische” restauratie wordt aangeboden op basis van de aanbevelingen op het vlak van duurzame voeding en eerlijke handel;  Een gastronomische kwaliteit (zowel qua aanblik als qua smaak);  Een uitgebreid aanbod, gaande van broodjes over een picknick voor schoolgroepen tot warme maaltijden;  Toegankelijk voor zowel de externe bezoekers van de tentoonstellingen en het Congrescentrum, als voor het personeel.



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

De consultant zal verantwoordelijkheid dragen voor al deze polen, met uitzondering van de cafetariapool.

2.3.2 Werkmodaliteiten De consultant moet regelmatige contacten onderhouden met het BIM, met name door: - coördinatievergaderingen in het stuurcomité (ongeveer een keer per maand, waarbij de communicatievertegenwoordigers van de administratie en van het kabinet samenkomen) en in het strategisch comité (ongeveer drie keer per jaar, waarop de leidinggevenden binnen Leefmilieu Brussel en het kabinet samenkomen) ; - operationele vergaderingen voor de lancering/uitvoering van een campagne (frequentie volgens de planning van de campagne - ongeveer 25 tot 30 campagnes per jaar) ; - de fysieke aanwezigheid in de kantoren van Leefmilieu Brussel, a rato van een vijftiental uur per week, van de consultant die toegewezen is aan het project rond het promoten van de groene ruimten.

De inschrijver dient bij zijn offerte ten minste een suggestie te voegen betreffende de werkmodaliteiten.

2.4 – Voorstelling van de offertes Het BIM verwacht een offerte die het volgende omvat: -

Alle elementen betreffende de kwalitatieve selectie (vereist in dit bijzonder bestek op pagina 7).

-

Een forfaitair tarief per gepresteerd uur rekening houdend met de diversiteit van de taken voorgesteld onder punt 3. Voor deze opdracht beschikt het BIM, per jaar, over een budget van 200 000 € btw inbegrepen.

-

Een suggestie betreffende de werkmodaliteiten BIM/consultant in termen van bijvoorbeeld werking, toewijzing van personeel, termijnen, coördinatie enz., rekening houdend met de verschillende types van taken waarop deze opdracht betrekking heeft.

-

Een kort voorbeeld van aanbeveling/advies dat de inschrijver richt tot het BIM in het volgende fictieve geval:

realiseren en promoten van een Europees "disseminatie-evenement" dat verband houdt met het promoten van Brussel als kandidaat voor de Europese prijs « Green Capital 2015 », met een budget van € 200.000, incl. btw. Sinds verschillende jaren onderneemt Brussel heel wat acties om de specifieke milieu-uitdagingen voor een modern stadsgewest aan te gaan. Bedoeling is dat Brussel in de volgende jaren een model inzake duurzame ontwikkeling wordt. Deze acties spelen zich af op tal van vlakken: energiebesparingen, vermindering van de broeikasgassen, groene ruimten, biodiversiteit, mobiliteit, kwaliteit van de lucht en van het water, ... Het betreft hier de levenskwaliteit van de inwoners, de solidariteit tegenover de volgende generaties en de verantwoordelijkheid als internationale hoofdstad om het goede voorbeeld te geven. Tevens gaat het hier over een aanzienlijke bron van werkgelegenheid en over het promoten van het internationale imago van het Gewest.



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

Naast goede resultaten kan Brussel een unieke ervaring op Europees vlak voorleggen: een sociale benadering van het beleid, een vermogen om snel te veranderen en, als Europese hoofdstad, een enorme capaciteit aan contacten op internationaal niveau. Al deze verworvenheden en sterktes die nu samen in een gewestelijk plan voor duurzame ontwikkeling staan, tonen aan dat om het even welke stad kan ambiëren om significant betere resultaten op milieuvlak te halen en dat dit niet het voorrecht is van steden die kunnen bogen op een lange "milieugeschiedenis". Omwille van deze redenen heeft Brussel zich opgegeven voor de titel van "Europese Groene Hoofdstad 2015". Brussel had al gekandideerd voor de titel van 2014, maar werd jammer genoeg niet geselecteerd. Voor meer informatie over de sterke punten van Brussel klikt u op de volgende link: http://www.sustainablecity.be/brusselsgreencapital/. Deelnemen aan de « European Green Capital Award » betekent concreet dat er voor half oktober en 2 jaar voor het beoogde jaar een kandidaatsdossier wordt ingediend. Leefmilieu Brussel deed dit op 16/10/2012. Een jury analyseert vervolgens de kandidaturen en maakt een voorselectie van een aantal steden (tussen 2 en 4) die hun project mondeling kunnen komen voorstellen, in mei 2013. Vervolgens neemt de jury in juni 2013 zijn eindbeslissing. Als Brussel in de voorselectie zit, moet het een programma voorstellen met evenementen die in 2015 zouden moeten plaatsvinden. De idee is een toonaangevend disseminatie-evenement te realiseren dat heel Europa zal rondreizen (Hamburg heeft bijvoorbeeld een "ideeëntrein" uitgewerkt, Nantes heeft een "aérofloral" gemaakt, een expeditie van wetenschappers die zich van stad tot stad verplaatst, gerealiseerd door Compagnie La Machine). Meer info over de European Green Capital Award: http://ec.europa.eu/environment/europeangreencapital/index_en.html Rol van de consultant: op basis van deze context briefingelementen voorstellen die men aan een evenementenbureau en aan een communicatieagentschap kan doorgeven zodat deze acties, inhoud en media voor het verloop van het evenement en de promotie ervan kunnen aanreiken. Meer informatie over dit fictieve geval kan men vragen op Leefmilieu Brussel, aan de heer Rik De Laet (tel. 02/775.75.73 of [email protected].)



R. DE LAET Directeur

Goedkeuring E. HUYTEBROECK Minister van Leefmilieu

Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

J.P. HANNEQUART Directeur generaal



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

INSCHRIJVINGSFORMULIER Bijzonder Bestek nr. Perceel nr

Betreffende: door de inschrijver in te vullen

IDENTITEIT

NATUURLIJK PERSOON

NAAM VOORNAAM ADRES BEROEP HOEDANIGHEID NATIONALITEIT

RECHTSPERSOON

FIRMANAAM RECHTSVORM HOOFDZETEL NATIONALITEIT IDENTITEIT INSCHRIJVER HOEDANIGHEID INSCHRIJVER



FINANCIËN

Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

BANK

NR. BANKREKENING ADRES ZETEL

ERKENNING/ REGISTRATIE

B.T.W.

B.T.W.-NR.

LIJST VAN DE ERKENDE AANNEMERS

INSCHRIJVINGSNUMMER

CATEGORIE SUBCATEGORIE

PERSONEEL

REGISTRATIE

REGISTRATIENUMMER

R.S.Z.

REGISTRATIENR.

NATIONALITEIT EN IDENTITEIT* ONDERAANNEMERS

IDENTITEIT*

NAAM OF FIRMANAAM ADRES NATIONALITEIT

MARKTAANDEEL*

BEDRAG



LEVERANCIERS

Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

IDENTITEIT* ADRES* PRODUCTEN BUITEN EU*

KENMERKEN VAN OVERHEIDSOPDRACHT

DE VOORWERP

GUNNINGSPROCEDURE VOORGESTELDE PRIJS (excl. B.T.W.)

(per perceel) UITVOERING VAN OVERHEIDSOPDRACHT

DE TAALKEUZE

NEDERLANDS/FRANS

CONTACTPERSOON ADRES TELEFOON *

De lijst als bijlage toevoegen Voor de producten van buiten de EU, moeten het land van herkomst, het bedrag per land (excl. douanerechten) of de waarde van de stoffen worden vermeld.


Tel 02 775 79 29


Datum December 2012

De ondergetekende(n) verbind(t)(en) zich ertoe op zijn (hun) roerende en onroerende bezittingen, om de opdracht die het voorwerp is van dit bestek /deze prijsaanvraag, conform de bepalingen en voorwaarden van voornoemd bestek/prijsaanvraag uit te voeren. voor de som van (in cijfers, BTW inbegrepen):

Euro

(in letters, BTW inbegrepen):

Worden bij dit inschrijvingsformulier als bijlage toegevoegd: - de documenten die volgens het bijzonder bestek moeten worden voorgelegd; - de modellen en monsters die worden gevraagd in het bijzonder bestek; - de behoorlijk ingevulde inventaris.

Het Instituut is bovendien gemachtigd om over de inschrijver(s) (of de inschrijvende onderneming) alle nuttige inlichtingen van financiële of morele aard in te winnen bij andere organen of instellingen.

De inschrijver(s), (handtekening), (naam),

Belangrijke opmerking: Indien de inschrijver voor zijn offerte gebruik maakt van andere documenten dan het voorziene formulier, moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform is met het bij het bestek behorende model (art. 89 van het koninklijk besluit van 08.01.1996).



Tel 02 775 79 29

Datum December 2012

AANBESTEDENDE OVERHEID Brussels Instituut voor Milieubeheer

Recommend Documents