Aan de raad
AGENDAPUNT 2 Doetinchem, 24 oktober 2007
ALDUS VASTGESTELD 1 NOVEMBER 2007 De Regio Achterhoek: scherper aan de wind Voorstel: 1. Instemmen met de uitgezette koers voor regionale samenwerking, zoals opgenomen in het rapport De Regio Achterhoek: scherper aan de wind. 2. Instemmen met het vervolgen van het proces, gericht op nadere uitwerking van de voorgestelde richting. 3. Het definitieve oordeel over de koers van de Regio Achterhoek opschorten tot concrete invulling heeft plaatsgevonden. Na de gemeentelijke herindeling vonden de gemeenten in de Achterhoek een strategische heroriëntatie ten aanzien van het takenpakket, de besturingsstructuur en de organisatie gewenst. Daarnaast maakten de opschaling en verzelfstandiging de laatste jaren van een aantal traditioneel regionale taken, zoals GGD, ambulancevervoer en regionale brandweer, een heroriëntatie noodzakelijk. De contouren van de nieuwe opzet van het samenwerkingsverband zijn eerder dit jaar door het adviesbureau Comenius Consult in opdracht van het bestuur van de Regio Achterhoek vormgegeven en besproken op respectievelijk 26 maart (presentatie 'Aan hoger wal'), 4 april (presentatie 'Kiezen en verdedigen'), 16 april (presentatie 'En nu het roer om') en op 2 juli voorafgaand aan een ab-vergadering van de regio. Voor al deze informatiebijeenkomsten was u als raadslid dan wel als fractievoorzitter uitgenodigd. In het voorliggende rapport is de informatie uit gesprekken en interviews met diverse belanghebbenden en de presentaties als leidraad gebruikt voor het voorgestelde samenwerkingsmodel. Bij brief van 4 juni 2007 heeft het dagelijks bestuur van de regio ons het rapport De Regio Achterhoek: scherper aan de wind voor bestuurlijke instemming met de uitwerking van het voorgestelde samenwerkingsmodel toegezonden. Het rapport bevat een voorstel over hoe de nieuwe regio er uit moet zien (bouwwerk) en een voorstel over de totstandkoming van die nieuwe regio (de te volgen weg daarnaartoe). Bakens in het rapport zijn de strategische agenda, de legitimatie, de bestuurlijke organisatie en de ambtelijke organisatie (bouwwerk). Voor de totstandkoming wordt een nulsituatie gecreëerd en een stappenplan gegeven (de te volgen weg). Hoewel de inhoud van het rapport voor zich spreekt, willen wij toch de genoemde bakens en de te volgen weg kort aanstippen. Daarbij beschrijven wij waarop de verdere uitwerking van het samenwerkingsmodel zich zal toespitsen, mede gelet op de tijdens de presentatie van 2 juli gestelde vragen en gebleken onduidelijkheden. De vaststelling van dit rapport betekent het startschot om dit model verder uit te werken en zo te komen tot een nieuwe wijze van regionale samenwerking. De gebleken onduidelijkheden worden in de volgende paragraaf kort beschreven. Op basis van volledige informatie over wat wij intergemeentelijk gaan oppakken (het resultaat van het reeds ingezette proces om te komen tot een strategische agenda), hoe wij dat gaan oppakken en hoeveel dat zal kosten, kan eind 2007 een definitief besluit genomen worden over de nieuwe organisatie en werkwijze van de regio in 2008 en volgende jaren.
2 Doetinchem, 24 oktober 2007 In het rapport worden op pagina 5 de condities voor een stevige en inspirerende regionale samenwerking genoemd. Vier condities zijn onmisbaar voor de kans van welslagen van het ingezette koerstraject, namelijk: de regio dat zijn wij zelf, samenwerken gaat boven eigen belang, benut competenties en talenten en het is een leertraject. Vanuit deze condities worden de bakens ingericht. Op de volgende bladzijden een korte schets van de bakens. Strategische Agenda Bepalend voor een kansrijk samenwerkingsverband is de strategische agenda, die compact, concreet en resultaatgericht is en waarin gemeenten elkaar vinden. Het in het rapport genoemde beeld van een 'bruisend groen scharnier tussen Randstad en Ruhrgebied' kan als referentie dienen voor de concretisering van een goede en gedragen strategische agenda. Zo'n strategische agenda vindt zijn vertaling in programma's. Met programmatisch werken kunnen doelen, inspanningen en middelen samenhangend bestuurd en op elkaar afgestemd worden. De voorbereidingen die in regioverband zijn getroffen voor het regiocontract (voorheen RUP) met de provincie zijn bijvoorbeeld langs programmatische lijnen gedaan. Ondanks de beperkingen die daarbij zijn ervaren als gevolg van de opgelegde provinciale tijdsdruk, gaat dat proces slagen en is het een voorbeeld van de nieuwe wijze van werken. De thema's zijn in de zomermaanden verzameld, met als resultaat een groslijst en programmalijnen. In een bijeenkomst op 24 september 2007 hebben raadsleden van de acht aangesloten gemeenten de thema's geprioriteerd. De aldus gekozen thema's worden uitgewerkt en ter goedkeuring aan de raden voorgelegd als onderdeel van hun programmabegrotingen. De strategische agenda is een onderdeel van het totale samenwerkingsvoorstel. Het totale voorstel, inclusief geaccordeerde strategische agenda, wordt u later in het traject ter vaststelling aangeboden. Legitimatie De strategische agenda wordt - zo nodig - jaarlijks bijgesteld en door de regio ter vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad bij de behandeling van de gemeente-begroting. Belangrijk aandachtspunt is het gevoelde ontbreken van legitimatie bij de gemeentebesturen, wat de betrokkenheid bij de regio niet bevordert. De legitimatie is van belang voor het draagvlak voor het inhoudelijke programma (wat gaan wij gezamenlijk doen) en het financieringsplan (hoe gaan wij het betalen). Het rapport van Comenius Consult pleit voor het volledig terugbrengen van de legitimerende rol van de gemeentebesturen door zoveel mogelijk aan te sluiten bij de normale duale dynamiek. Dit kan bereikt worden door het opnemen van een programma van de regio in de gemeentebegroting. Van groot belang voor de legitimatie zijn: 1. duidelijke afspraken over de bevoegdheden: rol van het ab, het db, de 'taskforces' (de programmateams, vooral samengesteld uit de portefeuillehouders in de regio die de programma’s uit de strategische agenda realiseren) en de colleges en raden van de gemeenten en 2. duidelijke afspraken over het budgetrecht: financieringsopzet voor alle activiteiten die intergemeentelijk worden opgepakt. Voor de legitimatie worden het programma van de regio en de daaraan gekoppelde begroting structureel ingepast in de gemeentelijke planning-en-controlcyclus. Bij de verdere uitwerking moet wel voor ogen worden gehouden dat de acht deelnemende gemeenten ook van elkaar verschillende planning-en-controlcycli kennen en dat het budgetrecht van de raad begrensd wordt door de bepalingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen op grond waarvan de meerderheid van het algemeen bestuur de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid heeft.
3 Doetinchem, 24 oktober 2007 In het rapport wordt vervolgens gesproken over een Programmaraad. Deze term blijkt verwarring te geven. Bedoeld is een groep mensen die een achtergrondprogramma voor raadsleden ontwikkelt. Tegen de achtergrond van de uitdrukkelijke noodzaak om de gemeenteraden regelmatig op een aantrekkelijke manier bij het wel en wee van de regio en regionale ontwikkelingen te betrekken, wordt ervoor gepleit om daarvoor jaarlijks een (achtergrond)programma van enkele activiteiten (een bijeenkomst, conferentie of werkbezoek) te maken. Om te voorkomen dat een dergelijk programma te veel een aanbodkarakter krijgt, dient de samenstelling van de groep die dergelijke activiteiten voorbereidt, vooral uit raadsvertegenwoordigers te bestaan. Zie hiervoor pagina 15 van het rapport. Bestuurlijke organisatie De bestuursstructuur moet een neerslag zijn van wat de regio wil zijn: effectief, resultaatgericht, klein en flexibel, dynamisch en inspirerend. Het rapport legt het zwaartepunt bij de programmateams (in rapport ‘taskforces’ genoemd), want die moeten het door de acht gemeenteraden vastgestelde programma uitvoeren. Een taskforce kent vier tot acht leden en eventueel toegevoegde deskundigen. De leden zijn collegeleden of externe belanghebbenden onder voorzitterschap van een collegelid die ook inhoudelijk verantwoordelijk is binnen zijn of haar eigen gemeente. In de voorgestelde nieuwe bestuursstructuur ziet de rolverdeling tussen de bestuursorganen er in grote lijnen als volgt uit. Het algemeen bestuur heeft de regierol en waakt over de integraliteit. Het is tenslotte bestuurlijk verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de regio. Het algemeen bestuur is ook geestelijk eigenaar van de regio. Het dagelijks bestuur heeft de procesbewakende rol. De programmateams zijn inhoudelijk verantwoordelijk voor het uitvoeren van de programma's, voortvloeiende uit de strategische agenda, waarover verantwoording verschuldigd is aan het algemeen bestuur. Hoewel over een breed front commitment en zelfs enthousiasme heerst over de nieuwe koers, is op de informatiebijeenkomst van 2 juli vooral gebleken dat er nog vragen leven over de concrete uitwerking van deze rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Dat geldt evenzeer voor de relatie met en de status van externe deelnemers en externe overleggen als Sociaal-Economisch Overleg (SEO), Platform Onderwijs en Arbeidsmarkt (POA) e.d. Daarover mag geen onduidelijkheid blijven bestaan. In het vervolg van het koerstraject zal daarom extra aandacht worden geschonken aan de uitwerking van rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de bestuursorganen als onlosmakelijk onderdeel van het definitieve samenwerkingsmodel, dat wij begin 2008 aan u voorleggen. Ambtelijke organisatie De regio-organisatie moet een expertisecentrum, een netwerkcentrum en een ontmoetingsplaats zijn en moet de nieuwe dynamiek van de regionale samenwerking weerspiegelen. De organisatie wordt compact en flexibel ingericht. De Regio Achterhoek verlaat het huidige grote pand. Onafhankelijk van de inhoud van de strategische agenda wordt voor het uitvoeren van de basistaken, zoals die zijn omschreven op pagina's 12 en 13 van het rapport, de kernformatie van de nieuwe organisatie geschat op circa 14 fte. met een marge van max. 25%. Indien er behoefte is aan meer ondersteuning, bijvoorbeeld voor ondersteuning van projectgroepen of extra inhoudelijke aspecten, zou dit additioneel geregeld en gefinancierd moeten worden of moeten worden opgelost door inhuur/inzet van medewerkers van de acht gemeenten en/of van externen.
4 Doetinchem, 24 oktober 2007 Wat in het rapport niet is meegenomen, zijn werkzaamheden waarvoor de regio op grond van wetgeving (o.a. beheer stortplaatsen en Streekarchivariaat), subsidiestromen (ISV-gevelisolatie, Besluit woninggebonden subsidies) en afspraken (ondersteuning platforms als SEO en Plattelandshuis) als verantwoordelijke uitvoerder is aangewezen. Al deze taken zijn geïnventariseerd. Dit najaar wordt een bestuurlijk voorstel gedaan over de uitvoering van deze taken in de toekomst. Om de nieuwe regio-organisatie te realiseren, zal er een formele reorganisatie plaatshebben. Er bestaat al een plan dat voorziet in een afronding van de reorganisatie in het eerste kwartaal van 2008. Procesbegeleiding en implementatieplan Voor het bouwen van de nieuwe, dynamische regio-organisatie is gekozen voor de nulsituatie ('zero sum benadering') voor de huisvesting, personele invulling en overlegstructuren, maar ook voor werkzaamheden waarvoor de regio op grond van wetgeving, subsidiestromen of afspraken als uitvoerder is aangewezen. Om dit in goede banen te leiden, is een implementatieplan opgesteld. Voor de begeleiding van het proces om te komen tot een strategische agenda, een nieuwe organisatiestructuur zowel bestuurlijk als ambtelijk en een overeengekomen nulsituatie is met instemming van het algemeen bestuur op 2 juli een transitiecommissie ingesteld. Deze commissie bestaat uit drie db- en drie ab-leden. Tijdens het proces van uitwerking en implementatie wordt u maandelijks op de hoogte gehouden van de voortgang. Uiteraard zullen nog voorstellen aan u ter vaststelling worden voorgelegd met betrekking tot: • de strategische agenda; • de bestuurlijke inrichting; • de financieringsopzet (budgetrecht) voor de regiobijdrage; • de toetsing van de nulsituatie voor de huisvesting, omvang organisatie en overlegstructuren; • de toetsing van werkzaamheden, waarvoor de regio op grond van wetgeving, subsidiestromen of afspraken als uitvoerder verplichtingen heeft; • en uiteindelijk het definitieve wijzigingsvoorstel van de samenwerkingsregeling. Doetinchem heeft voor het jaar 2008 een taakstelling van € 100.000 voor bovenlokale taken. De Regio Achterhoek zou een belangrijk aandeel hierin moeten leveren. De uitkomst van de koersdiscussie is nog niet geconcretiseerd, maar nu al verwachten wij in 2008 in ieder geval een deel van onze taakstelling zal worden gehaald. Voor verdere effectuering is het van belang dat de Regio verder kan met het proces. Op 19 november 2007 komt een derde bijeenkomst voor raadsleden, waarin drie scenario's zullen voorliggen. Deze scenario's zijn een uitwerking van de bijeenkomst van 24 september. De variatie tussen de scenario's zal gelegen zijn in de inspanning van de Regio Achterhoek. Er zal dan dus een heldere keuze worden voorgelegd voor een kleine, goedkope organisatie met een beperkte taakinvulling of een grotere, maar duurdere organisatie met een steviger takenpakket. Ook wordt een tussenvariant uitgewerkt. Mede op basis van het getoonde commitment bij de genoemde informatiebijeenkomsten dit jaar stellen wij u voor, in te stemmen met de in het rapport Scherper aan de wind geadviseerde nieuwe koers voor regionale samenwerking. Tevens stellen wij u voor, in te stemmen met het vervolgen van het proces, gericht op nadere uitwerking van de gekozen richting.
5 Doetinchem, 24 oktober 2007 Hoewel er geen bijzondere risico's aan dit voorstel zijn verbonden, stellen wij voor, het definitief oordeel over de koers van de regio op te schorten tot duidelijkheid is over de concrete invulling van de organisatie, werkwijze, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, ING. N. VAN WAART
DRS. H.J. KAISER
De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders over De Regio Achterhoek: scherper aan de wind en met overname van de in dat voorstel vermelde overwegingen; gelet op artikel 149 van de Gemeentewet; besluit: 1. in te stemmen met de uitgezette koers voor regionale samenwerking, zoals opgenomen in het rapport De Regio Achterhoek: scherper aan de wind; 2. in te stemmen met het vervolgen van het proces, gericht op nadere uitwerking van de voorgestelde richting; 3. het definitieve oordeel over de koers van de Regio Achterhoek op te schorten tot concrete invulling heeft plaatsgevonden. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 1 november 2007
, griffier
, voorzitter
