Aan de raad
AGENDAPUNT 6.10 Doetinchem, 23 september 2009
Kredietaanvraag renovatie stadhuis Voorstel: Een krediet ter grootte van het bruto-investeringsbedrag voor de renovatie van het stadhuis beschikbaar stellen op basis van de kostenraming voor het definitief ontwerp (96e wijziging van de begroting). In 2005 hebt u naar aanleiding van de gemeentelijke herindeling besloten om tot centrale huisvesting te komen. Het stadhuis zou na uitbreiding en verbouwing voor nagenoeg alle bestuur- en kantoorfuncties onderdak moeten bieden. Uitgezonderd zijn beheer en uitvoering (vestiging Havenstraat) en brandweer. Voor de locatie Havenstraat en de brandweerkazerne lopen afzonderlijke huisvestingstrajecten. De belangrijkste doelstellingen die daarbij geformuleerd zijn: verbetering van de dienstverlening, het bieden van een passende (ondersteunende), kwalitatieve werkomgeving aan de medewerkers en meer efficiency binnen de organisatie. Organisatieontwikkelingen, financiële ombuigingen en de ontwikkeling van het Masterplan Schil leidden tot nieuwe inzichten. Zij gaven aanleiding voor een heroverweging op het terrein van dienstverlening en huisvesting. Van belang is verder vooral de ontwikkeling van de rol van de gemeente in de dienstverlening aan de klant, de burger en een optimale organisatie van interne processen. Niet onbelangrijk daarbij is dat de dienstverlening steeds meer op basis van samenwerking met sociaal-maatschappelijke partners plaatsvindt of zelfs met meer commerciële partners. Deze ontwikkelingen werken direct door in de uitwerkingsrichting voor het huisvestingsplan. Op 10 juli 2008 hebt u het besluit genomen dat het realiseren van centrale dienstverlening en de uitwerkingsrichting voor de huisvesting van de organisatie vorm krijgt via een tweetal sporen: 1. Het stadhuis wordt fors (met name het binnenklimaat, het interieur en de entree) gerenoveerd en ingericht tot een modern bestuurscentrum. De ruimte wordt intensiever benut voor een moderne kantoorinrichting, het binnenklimaat. De bereikbaarheid/toegankelijkheid van het gebouw worden sterk verbeterd. Het resultaat is een efficiënt gebouw met een flexibele werkomgeving en een goed werkklimaat. Het stadhuis biedt ruimte voor de medewerkers die in het stadhuis en die nu aan de Oude Terborgseweg (circa 60) gehuisvest zijn. Het stadhuis krijgt daarbij weer een centrale en herkenbare toegang aan het stadhuisplein. Een plein dat een eerste invulling geeft aan de ambities van het Bruisend Stadsplein, waarbij ook de markt naar dit plein verplaatst wordt. 2. Voor de afdeling werk en inkomen en Wmo-winkel worden huisvestingsoplossingen gezocht met frontoffices in de nabijheid van het stadhuis ('burgerplaza'). In overleg met de daarbij betrokken ketenpartners maken wij gebruik van beschikbare bestaande of nieuwe kantoorruimten om de dienstverlening aan de burger optimaal te kunnen verzorgen. Voor het uitwerken van deze sporen hebt u de kaders vanuit de dienstverlening, ruimtelijke ordening (masterplan Schil), planning en financiën (beschikbare budgetten) bepaald. Deze kredietaanvraag betreft de uitwerking van het spoor voor de renovatie van het stadhuis.
2 Doetinchem, 23 september 2009 Renovatie stadhuis In het stadhuis vindt de ontmoeting plaats van de burger met het gemeentebestuur en de organisatie. Het is de plaats waar informatie gegeven wordt over uiteenlopende zaken waar de lokale samenleving bij betrokken is en deze bespreekbaar worden gemaakt. Het is de plek waar de lokale democratie gestalte krijgt. Uiteraard kan men er terecht voor het verkrijgen van officiële documenten zoals paspoorten, rijbewijzen, vergunningen en blijft het de plaats voor plechtigheden zoals huwelijken en het uitreiken van onderscheidingen. Wij vinden het van belang dat burgers en bedrijven goed en efficiënt gefaciliteerd worden en actief kunnen participeren in de lokale samenleving binnen de bestuurlijke dynamiek. Dit vraagt om een toegankelijke en transparante benadering die ook in de huisvesting tot uitdrukking komt. Het is een stadhuis waar men zich welkom en prettig voelt. Het in 1968 gebouwde gebouw voldoet anno nu niet meer aan de eisen en wensen. Het is een stadhuis met architectonische kwaliteiten, in zijn vorm een schepping van zijn tijd en waardevol om te behouden. Naast deze kwaliteit vinden wij het van belang aandacht te hebben voor het aspect duurzaamheid. Dit geven wij inhoud door het hergebruik van een bestaand gebouw, een efficiënter gebruik van de beschikbare oppervlakte, waardoor er meer mensen in het gebouw kunnen werken, en (klimaat)technische verbeteringen. Wij kiezen niet voor nieuwbouw maar voor renovatie, zodat een waardevol gebouw op duurzame wijze een tweede leven krijgt en uitgerust is voor zijn taken als huis voor bestuur en burger in de toekomst. Met de renovatie van het stadhuis maken wij een belangrijke efficiencyslag, wat wij bereiken met het concentreren van functies. De functies gericht op de ontwikkeling van het fysieke domein (die nu nog aan de Oude Terborgseweg zijn gehuisvest) komen straks in directe nabijheid van het maatschappelijke domein te zitten. Voor de interne processen en de netwerkverbanden geeft deze geconcentreerde huisvesting veel betere ontwikkelingsmogelijkheden. Bestuurders en medewerkers onderling zullen elkaar in dit transparante gebouw gemakkelijker vinden en in openheid kunnen samenwerken. Ook voor de services en het faciliteren van de activiteiten is concentratie van de ambtelijke organisatie een weg die voordelen zal opleveren. Met het intensievere gebruik van het stadhuis en de aandacht voor het beheersen van het klimaat ontstaan er zo ook voordelen ten aanzien van het energieverbruik van het gebouw. De maatregelen dragen er uiteraard toe bij dat er in het gebouw een aantrekkelijk werk- en verblijfsklimaat heerst. Na de ingebruikname van het gerenoveerde stadhuis zullen wij, bij het beschikbaar komen van de feitelijke gegevens, rapporteren over de lasten die te maken hebben met het gebruik en onderhoud van het gebouw. Niet onvermeld kan blijven dat de renovatie een ingrijpende operatie omvat en van betekenis is in het stimuleren van de werkgelegenheid in een tijd van economische recessie. Kern Nadat u vorig jaar een voorbereidingskrediet beschikbaar stelde voor de renovatie van het stadhuis, zijn wij met de selectieprocedure voor een architect begonnen. Aan de hand van het Programma van Eisen gebaseerd op het gewenste ambitie/kwaliteitsniveau hebben wij toetsingscriteria opgesteld. Ivan Ezerman (I'M Architecten) is de opdracht gegund. In de visie van I’M Architecten vielen de openheid die in het gebouw gecreëerd wordt, de subtiele en toch duidelijke markering van de entree tot het gebouw en met name de aandacht voor de klimaatbeheersing in het gebouw op.
3 Doetinchem, 23 september 2009 I'M is beoordeeld als hooggekwalificeerd bureau met veel werk- en bureauervaring voor de ontwerpopgave. De presentatie bood duidelijk goede aanknopingspunten voor een succesvol vervolgtraject. Begin dit jaar is gestart met de ontwerpfase. Een fase die voortvarend is verlopen en tot een fraai resultaat heeft geleid. Het definitief ontwerp dat nu voorligt, laat zien dat er straks een modern bestuurscentrum staat, waarin bestuur en organisatie weer vele jaren efficiënt en met plezier hun taken kunnen verrichten. De toegang voor bezoekers ligt weer aan het nieuwe stadhuisplein. Deze is uitnodigend en goed herkenbaar. Bij binnenkomst ervaart men nog steeds de allure van het gebouw door het heldere concept waarmee het (oorspronkelijk) is vormgegeven. De oorspronkelijke kwaliteiten zijn vanuit cultuurhistorisch belang gerespecteerd. In een cultuurhistorische verkenning hebben wij de bestaande situatie, de voorgeschiedenis en de kwaliteiten van het gebouw laten documenteren. In het ontwerp zijn die kwaliteiten optimaal benut. Hierover is ook overleg gevoerd met de architect van het oorspronkelijke stadhuis prof. Piet Tauber. Het ontwerp voor dit moderne bestuurscentrum voorziet in de doelstellingen die wij voor onze huisvesting hebben vastgesteld. Het nieuwe bestuurscentrum is: 1. Flexibel: Het is geschikt voor diverse organisatievormen, multifunctioneel en ondersteunend aan tijd- en plaatsonafhankelijk (tele)werken. 2. Zakelijk verantwoord: Het kent een efficiënt gebruik van vloeroppervlakte, representativiteit is functioneel toegepast, het is duurzaam en kostenbewust uitgevoerd. 3. Functioneel: Het is ondersteunend aan werkprocessen, verbindend tussen burgerambtenaar-bestuurder en uniform, herkenbaar en conceptueel in zijn uitwerking. 4. Vitaal: Er ontstaat een stimulerende en gezonde leer- en werkomgeving, uitnodigend en toegankelijk, met aandacht voor de menselijke maat. Het is begeleidend door ontwerp, boeiend en bindend. Dit uit zich met name door: - Een centrale, herkenbare en uitnodigende toegang voor het publiek vanaf het stadhuisplein. Afstemming heeft plaatsgevonden met het ontwerp voor het plein. - Eén frontoffice waar op basis van onze doelstellingen t.a.v. de dienstverlening de burger plezierig ontvangen en efficiënt geholpen zal worden. - Een overzichtelijke, open en transparante indeling van het gebouw. Dit wordt verder versterkt door een optimaal gebruik van daglichttoetreding vanuit de gevels en het dak. - De functionele en flexibele opzet van het vergadercentrum. De raadzaal/trouwzaal is op het pleinniveau toegankelijk (eigen entree bij avondopenstelling en huwelijken). Direct aansluitend zijn er ontvangst/vergader- en restaurantfaciliteiten bereikbaar om een breed scala aan activiteiten te kunnen organiseren. - Een optimaal binnenklimaat. Met de vervanging van de klimaatinstallatie en inpandige verbeteringen aan de gevel zal het binnenklimaat beheersbaar worden. Ook de daglichttoetreding, de 'individuele' afstemmingsmogelijkheden die het systeem biedt en de zorg voor de akoestiek zullen bijdragen aan een gezonde en prettige werk- en verblijfsomgeving. - De inrichting en stoffering worden afgestemd op de bestaande kwaliteiten in het gebouw. Het resultaat oogt modern en ademt zowel de gewenste zakelijkheid uit als gewenste warmte voor een prettige ontvangst- en werkomgeving. In het definitief ontwerp is hiervoor een eerste aanzet gemaakt. In overleg met de gebruikers zal dit nader vorm krijgen. Dit geldt ook voor de inrichting van de raadzaal.
4 Doetinchem, 23 september 2009 Financieel kader Met uw besluit op 10 juli 2008 is het budget voor de renovatie bepaald op € 1.005.000. Het betreft de totale lasten van de investering voor de renovatie, onderhoud en voor gas, water en elektra. Met de stijging van de energieprijzen zijn in de afgelopen begrotingsjaren de budgetten hiervoor op basis van de feitelijke lasten verhoogd. In de huidige begroting is nu € 1.045.000 beschikbaar. In de ontwerpfase hebben wij een aantal onderdelen van het Programma van Eisen uitgewerkt, waarbij geconstateerd moet worden dat dit belangrijke verbeteringen zijn die tegelijkertijd tot hogere kosten leiden. Het betreft met name de volgende onderwerpen: - Ten aanzien van de bevordering van de brandveiligheid worden er maatregelen genomen conform het gemeentelijk beleid. - In het plan is nu een gedeeltelijke aanpassing van de stadhuisvleugel voorzien. Het restaurant in de vleugel is een verdieping lager terecht gekomen en sluit nu aan op de foyer van de raadzaal. Bij de uitwerking is duidelijk geworden dat het op elkaar aan laten sluiten van ruimten voor ontvangst, vergaderen en restaurant belangrijke voordelen biedt. Voordelen voor een meer multifunctioneel gebruik van deze ruimten en het faciliteren van die activiteiten. - De aandacht voor duurzaamheid heeft geleid tot de keuze van innovatieve maatregelen voor de klimaatbeheersing. De gevel wordt uitgevoerd als klimaatgevel. Aan de binnenzijde komt een voorzetgevel. De tussenliggende ruimte werkt isolerend, tochtwerend en biedt mogelijkheden voor het afvoeren van (te) warme lucht. Het resultaat is een innovatieve en duurzame oplossing geworden, waarbij o.a. ook gebruik gemaakt wordt van warmtekrachtopslag. Optimaal worden de kansen benut die dit bestaande gebouw biedt t.a.v. een (her)gebruik van techniek en materialen. De totale lasten (investering, onderhoud en gas-water-elektra) van het voorliggende definitief ontwerp komen daarmee op € 1.080.000, zie bijlage 1 (vertrouwelijk). Ten opzichte van het beschikbare budget (€ 1.045.000) geeft dit een tekort van € 35.000. Wij stellen voor om de hogere lasten te dekken uit een deel van het beschikbare budget voor inrichtingskosten en rekening te houden met wat lagere energielasten (minder verbruik t.o.v. het verbruik op de huidige gespreide vestigingen). Hiermee wordt dus weliswaar een voorschot genomen op exploitatievoordelen die nog niet feitelijk te staven zijn. Zoals gezegd zullen wij zodra de gegevens hierover beschikbaar zijn, u hierover rapporteren. Gezien de raming een voorschot dat te rechtvaardigen lijkt en nu nodig om de verbeteringen in het plan te kunnen realiseren. Vanuit het onderhoudsbudget voor gemeentelijke gebouwen is er verder een bijdrage geleverd voor geplande onderhoudsactiviteiten die nu komen te vervallen. Met deze bijdrage en omzettingen binnen de beschikbare middelen in de begroting is de exploitatie sluitend, zie bijlage 1 (vertrouwelijk). De kredietaanvraag heeft betrekking op het bruto-investeringsbedrag voor de renovatie zoals vermeld in bijlage 2 (vertrouwelijk).
5 Doetinchem, 23 september 2009 Planning De plannen voor de renovatie liggen goed op schema. Eind dit jaar kunnen de beschikbare tijdelijke huisvestingslocaties aan de Terborgseweg (front- en backoffice publiekstaken) en Gezellenlaan (bestuurstaken) in gebruik genomen worden en vanaf volgend jaar kunt u voor uw vergaderingen tijdelijk gebruikmaken van de faciliteiten in het kantoor van het waterschap aan de Liemersweg. Het pand wordt begin 2010 ontruimd en vervolgens zullen de bouwactiviteiten starten. Begin 2011 is de renovatie afgerond. Voor de aanbesteding van de bouwactiviteiten besteden wij in het bijzonder aandacht aan kansen voor de regionale werkgelegenheid en de inzet van een aannemer op het gebied van duurzaamheid. Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, ING. N. VAN WAART
DRS. H.J. KAISER
De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders over Kredietaanvraag renovatie stadhuis en met overname van de in dat voorstel vermelde overwegingen; gelet op artikel 192 van de Gemeentewet; besluit: een krediet ter grootte van het bruto-investeringsbedrag voor de renovatie van het stadhuis beschikbaar te stellen op basis van de kostenraming voor het definitief ontwerp (96e wijziging van de begroting). Aldus besloten in zijn vergadering van 1 oktober 2009,
, griffier
, voorzitter
