Aan de raad
AGENDAPUNT 7l Doetinchem, 2 juli 2008
ALDUS VASTGESTELD 10 JULI 2008 Renovatie stadhuis Voorstel: een voorbereidingskrediet van € 500.000 voor de renovatie van het stadhuis beschikbaar te stellen. 1. Inleiding 1.1 Huidige huisvesting De organisatie van de gemeente Doetinchem is nu als volgt gehuisvest. In eigendom:Stadhuis gebouwd in 1968, uitgebreid met vleugel in 1986 C. Missetstraat (brandweer) Havenstraat (buha) Rivierstraat (buha/handhaving) Gehuurd: Louise de Colignystraat (afdeling werk en inkomen) Tjalmastraat (Wmo-winkel) Oude Terborgseweg (afdeling fysieke ontwikkeling/projectbureau) 1.2 Context (wat vooraf ging) De gemeentelijke herindeling (2005) is de directe aanleiding geweest tot het besluit om tot een centrale huisvesting te komen en te besluiten tot uitbreiding en verbouwvan het stadhuis voor alle bestuurs- en kantoorfuncties, uitgezonderd beheer en uitvoering (locatie Havenstraat) en brandweer. De belangrijkste doelstellingen zijn: verbetering van de dienstverlening, het bieden van een passende (ondersteunende), kwalitatieve werkomgeving aan de medewerkers en meer efficiency binnen de organisatie. 1.3 Nieuwe ontwikkelingen Organisatieontwikkelingen, financiële ombuigingen en de ontwikkeling van het Master- plan Schil leidden tot nieuwe inzichten en geven aanleiding voor een heroverweging op het terrein van dienstverlening en huisvesting. Vooral van belang is echter de ontwikkeling van de rol van de gemeente in de dienstverlening aan de klant, de burger en een optimale organisatie van interne processen. De producten en diensten die de burger van overheidsinstanties en maatschappelijke instellingen verwacht, vragen steeds meer om maatwerk. De dienstverlening die hiervoor moet worden georganiseerd, zal ook divers moeten worden ingevuld, bijvoorbeeld met digitale dienstverlening via internet. Niet onbelangrijk is verder dat dit steeds meer op basis van samenwerking tussen partners in de maatschappelijke dienstverlening plaatsvindt of zelfs met commerciële partners. Deze ontwikkelingen werken direct door in de uitwerkings- richting voor een huisvestingsvraagstuk. Het Masterplan Schil is vastgesteld. Daarin is het project 'Bruisend Stadsplein' opgenomen. Dit voorziet in het handhaven van het 'oude stadhuis' als bestuurscentrum, een front- office aan het plein en vervangende nieuwbouwvoor huidige kantoorvleugel, waarin naast kantoorfuncties ook ruimte voor commerciële functies en appartementen is voorzien. Het plein wordt daarbij opnieuw ingericht als centrale ontmoetingsplaats in aansluiting op het winkelgebied. Hier zou ook de markt een nieuwe plek kunnen krijgen. Onder het plein is een parkeergarage (circa 450 plaatsen) gepland.
2
Doetinchem, 2 juli 2008 1.4 Urgentie De huisvestingssituatie wordt urgent: huurcontracten verlopen, partners willen samen met de gemeente actief aan de slag met de huisvesting om de dienstverlening te verbeteren en het 'oude stadhuis' is dringend aan een renovatie toe, met name de klimaatinstallaties. 2. Haalbaarheidsstudie 2.1 Aanleiding Wij hebben in mei 2007 opdracht gegeven om een haalbaarheidsstudie te verrichten waarin de ambities voor het 'Bruisend Stadsplein' en die voortkomen uit de ontwikkeling van de dienstverlening zijn samengebracht tot een haalbaar en betaalbaar huisvestings- plan. Een plan dat aansluit op onze visie als dienstverlenende organisatie in samen- werking met partners, dat leidt tot meer efficiency en effectiviteit binnen de organisatie en dat bijdraagt in de ontwikkeling van de ruimtelijke kwaliteit van het stadscentrum. De organisatieonderdelen buha, Rozengaarde en brandweer blijven hier vanuit hun specifieke functies buiten beschouwing. 2.2 Uitgangspunten Omvang gemeentelijke organisatie exclusief buha, Rozengaarde en brandweer circa 300 formatieplaatsen; wij verwachten dat dit totaal stabiel blijft. Het ruimtelijk kader wordt aangegeven door het Masterplan Schil, deelproject 'Bruisend Stadsplein'. De financiële ombuigingen in afgelopen jaren hebben geleid tot een halvering van het budget huisvesting lange termijn. De beschikbare structurele middelen voor de huisvesting bedragen in 2008 nog € 445.000. Dit budget wordt nu ook benut om de huidige huurlasten voor huisvesting te dekken. Met de begroting voor 2008 hebt u in het kader van het meerjarenperspectief 2009 en 2010 besloten om voor huisvesting inclusief bandweer het budget te gaan aanvullen met structurele bedragen van respectievelijk € 300.000 en € 200.000. In de eerste exploitatieberekeningen en in de besluiten (2008) voor de nieuwbouwvoor de brandweer is rekening gehouden met een structurele bijdrage van € 200.000. Voor huisvesting van de eerder genoemde 300 formatieplaatsen is daarmee nu inclusief alle nu beschikbare budgetten voor huisvestingslasten ( € 725.000 voor betrokken organisatieonderdelen) een structureel budget beschikbaar van totaal circa € 1.470.000 (445.000 + 300.000 + 725.000). 2.3 Conclusies Op basis van de haalbaarheidsstudie zijn we tot de conclusie gekomen dat het realiseren van centrale dienstverlening in grootschalige nieuwbouwals onderdeel van het project 'Bruisend Stadsplein' nu geen haalbare oplossing is. De beschikbare financiële middelen, de risico’s die de ontwikkeling van commerciële functies en een ondergrondse parkeervoorziening met zich meebrengen en de goede gebruiksmogelijkheden van de stadhuisvleugel onderbouwen dit standpunt.
3 Doetinchem, 2 juli 2008
De ontwikkelingen in de dienstverlening aan de klant, de doelmatigheid van de bedrijfsvoering en het financieel kader vragen om een aanpak die op relatief korte termijn haalbaar en betaalbaar is. We hebben daarvoor de mogelijkheden onderzocht en komen tot een nieuwvoorstel. Een voorstel dat in het financieel kader past dat de ambitie van het 'Bruisend Stadsplein' ondersteunt, maar vooral gaat aansluiten op de gewenste ontwikkelingen in de dienstverlening aan de burger in samenwerking met partners. Dit laatste hebben wij nu vertaald in een concentratie van de dienstverlening in de directe nabijheid van het stadhuis.
3. Voorstel Het realiseren van centrale dienstverlening en de uitwerkingsrichting voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie krijgt vorm via een tweetal sporen: 1. Het stadhuis wordt fors (met name het binnenklimaat, het interieur en de entree) gerenoveerd en ingericht tot een modern bestuurscentrum. Het resultaat is een flexibele werkomgeving met een goed werkklimaat. Het stadhuis krijgt daarbij weer een centrale toegang aan het stadhuisplein. Een plein dat een eerste invulling moet geven aan de ambities van het bruisend stadsplein. De verplaatsing van de markt naar dit plein hoort hierbij. 2. Voor de afdeling werk en inkomen en Wmo wordt er naar huisvestings- oplossingen gezocht met frontoffices in de nabijheid van het stadhuis ('burgerplaza'). In overleg met de ketenpartners wordt gebruikgemaakt van beschikbare of nieuwe kantoorruimten om de dienstverlening aan de burger optimaal te kunnen verzorgen. Voor het uitwerken van deze sporen zijn verder de kaders voor de huisvesting, ruimtelijke ordening, planning en financiën van toepassing. Kader voor de huisvesting Voor het optimaliseren van de kwaliteit van onze dienstverlening zien wij daarbij de volgende doelstellingen die door de nieuwe werkomgeving ondersteund en bevorderd worden. Doelstellingen die een nadere uitwerking krijgen in het Programma van Eisen voor het renovatieplan. Flexibiliteit: geschikt voor diverse organisatievormen, multifunctioneel en ondersteunend aan tijd- en plaatsonafhankelijk (tele)werken. Zakelijk verantwoord: efficiënt gebruik van vloeroppervlakte, representativiteit alleen functioneel toepassen, duurzaamheid en kostenbewust. Functionaliteit: ondersteunend aan werkprocessen, verbindend tussen burger-ambtenaarbestuurder, uniformiteit, herkenbaarheid en conceptueel. Vitaliteit: Stimulerende en gezonde leer- en werkomgeving, uitnodigend en toegankelijk, aandacht voor menselijke maat en begeleidend door ontwerp, boeiend en bindend. Ruimtelijk kader Dit voorstel ondersteunt nog steeds de uitgangspunten van het project 'Bruisend Stads- plein'. Dat project behoudt zijn eigen dynamiek binnen het Masterplan Schil, afhankelijk van de kansen die de grondexploitatie in commerciële zin biedt. Dit betekent ook dat vervanging van de stadhuisvleugel daarvan afhankelijk wordt en in de toekomst te allen tijde mogelijk is. Het voorstel zal wel reeds leiden tot een ander gebruik van het stadhuisplein en omgeving. Met de inrichting tot 'burgerplaza' ontstaat een bundeling van dienstverlenende 'bedrijven' en een plein waar diverse activiteiten mogelijk zijn. Er ontstaat een levendig plein met een goede functionele aansluiting op het stads- centrum. De verplaatsing van de markt is daar een goed voorbeeld van. 4 Doetinchem, 2 juli 2008
Het resultaat van deze aanpak is dat de huidig gebruikte locaties Louise de Colignystraat, Tjalmastraat en Oude Terborgseweg op termijn kunnen worden verlaten en de afdeling buha volledig wordt geconcentreerd op de locatie Havenstraat. Financieel kader Structurele kosten/baten Uitgaven Bestuurscentrum (zie bijlage 1) (renovatie/exploitatie stadhuis, aanpassing entree en doorexploiteren van stadhuisvleugel) Markt (verplaatsing) Huisvesting Wmo/afd. w&i (zie bijlage 2) Totaal uitgaven
€ -1.175.000 Separaat adviestraject €-250.000 - €-300.000 €-1.425.000 - €-1.475.000
Dekking(meerjarenperspectief begroting) Budget huisvesting lange termijn Onderhoud en exploitatie Begroting 2009 aanvulling budget huisvesting
€ 445.000 € 725.000 € 300.000 Totaal dekking
Saldo
€ 1.470.000 € -5.000 - € 45.000
Uit het financieel kader blijkt dat het voorstel voor de huisvesting lange termijn kan passen binnen de begroting (meerjarenperspectief). Voor het bestuurscentrum zijn de kosten gebaseerd op een eerste begroting. In deze begroting vinden uiteraard aannames plaats, waarbij wij voor het gewenste ambitie/- kwaliteitsniveau zijn uitgegaan van een gemiddeld niveau. Voor de verbouwing van de entree is daarbij op basis van kengetallen een aanname voor de investeringskosten gemaakt. Bij het vaststellen van het programma van eisen en de uitwerking daarvan in het bestek zal er meer duidelijkheid zijn of deze aannames nog overeind staan en of het renovatieplan ook binnen deze begroting blijft. Voor het opstellen van het Programma van Eisen, renovatieplan, bestek, advies- en andere voorbereidingskosten (zie bijlage 1 bijkomende kosten) stellen wij voor dat u een voorbereidingskrediet beschikbaar stelt van € 500.000. Voor de renovatie zelf volgt voorafgaand aan de aanbesteding een kredietaanvraag. Voor de markt(verplaatsing) worden de kosten voor het openbaar gebied van de omgeving van het stadhuis (inrichting plein en parkeerplaats) met name gedekt uit extra parkeerinkomsten, omdat de markt geen gebruik meer gaat maken van de parkeerplaats bij het stadhuis. Eventueel zetten wij voor specifieke onderdelen zoals een openbaar toilet het fonds bovenwijkse voorzieningen in. Bij de uitwerking van dit deelproject worden kosten en dekking nader in beeld gebracht. De kosten komen dus niet ten laste van het budget voor huisvesting. 5 Doetinchem, 2 juli 2008
Voor de huisvestingWmo/ afdelingw& i zijn de begrotingen gebaseerd op kengetallen voor de benodigde kantoorruimte extern aan het 'burgerplaza'. Deze zijn onlangs geactualiseerd en sluiten aan bij de begrotingsaanmelding in 2008. Het bedrag is in het meerjarenperspectief (2009) meegenomen. Het totaal laat zien dat een sluitende exploitatie goed mogelijk is. Gezien de genoemde 'risico's' willen wij een eventueel positief saldo blijven reserveren voor deze risico's. Op de onderdelen zijn de begrote bedragen daarbij taakstellend. Voor de verplaatsing van de markt en huisvesting Wmo/afd. w&i volgen afzonderlijke kredietaanvragen, waarbij uiteraard dit financieel kader leidend is. Naast de structurele lasten moeten er eenmalige uitgaven gedaan worden om tot de gewenste resultaten te komen. Dit betreft voorbereiding en onderzoek, verhuiskosten, tijdelijke huisvesting en het afboeken van de boekwaarde die nu op het stadhuis rust. Deze incidentele lasten die tot 2011 plaatshebben, worden gedekt uit de beschikbare en vrijvallende middelen voor huisvesting in de begrotingen 2008-2010. De inzet van deze middelen verloopt daarbij via de procedures voor financiële monitor/dashboard. Planning Bestuurscentrum: Het traject voor de renovatie van het stadhuis is goed in beeld en de eerste stappen in het kader van de aanbesteding zijn gezet om het project voortvarend te realiseren. De renovatie kan in het najaar 2010 afgerond zijn. Wij hebben de verplaatsing van de markt en de inrichting van de parkeervoorzieningen om het stadhuis onderzocht. Met een interactief werkproces ‘charette’ zijn de mogelijkheden in beeld gebracht. Hier volgt een separaat voorstel op. HuisvestingWmo/ afd.w& i: Daarover voeren wij overleg met de ketenpartners. Onderzocht worden de mogelijkheden tot samenwerking. Dit betreft met name de frontoffices. De omvang van samenwerking en de ruimtebehoefte worden geïnventariseerd. De input vanuit Doetinchem voor het overleg en voor het te behalen resultaat wordt bepaald door de hiervoor beschreven kaders. Belangrijk aandachtspunt is de planning/fasering, Wanneer is welke samenwerking mogelijk? Dit geldt voor de gemeente, maar ook voor de ketenpartners. En wat zijn daarbij de consequenties voor de bestaande huisvesting? De locaties die wij nu huren zijn in ieder geval tot eind 2010 beschikbaar. Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, ING. N. VAN WAART
DRS. H.J. KAISER
De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders over de renovatie van het stadhuis en met overname van de in dat voorstel vermelde overwegingen; gelet op artikel 149 van de Gemeentewet; b e s l ui t : een voorbereidingskrediet van € 500.000 voor de renovatie van het stadhuis te verlenen en hiervoor de 95e wijziging van de gemeentebegroting vast te stellen. Aldus besloten in zijn vergadering van 10 juli 2008,
, griffier
, voorzitter
