4.5 Bedrijfsvoering
Inleiding De paragraaf betreffende de bedrijfsvoering geeft ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een vereiste voor de realisatie van beleid is de beschikbaarheid van een uitvoeringsorganisatie. Hoewel met de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur het college primair verantwoordelijk is voor de realisatie van de door de raad gestelde beleidskaders, is het voor diezelfde raad desalniettemin interessant om op hoofdlijnen kennis te nemen van de wijze waarop de bedrijfsvoering is georganiseerd. Vandaar dat in de programmabegroting deze paragraaf is toegevoegd.
Personeels- en organisatiebeleid De afdeling P&O werkt samen met de klant aan de doorontwikkeling naar een klantgerichte, resultaatgerichte en slagvaardige organisatie met flexibel inzetbare medewerkers. Een betrouwbare en kwalitatieve dienstverlening van P&O is hierbij een belangrijk uitgangspunt. Wat willen we bereiken? P&O beleid We ondersteunen de organisatie in de ontwikkeling naar een kleinere organisatie. Voor ons P&O beleid betekent dit dat Aantrekkelijk Werkgeverschap een belangrijk uitgangspunt blijft, maar de focus gaat verschuiven. Waar de afgelopen jaren de doelstelling was om aantrekkelijk te zijn voor alle medewerkers, ongeacht leeftijd of levensfase, vindt er een verschuiving plaats naar het aantrekkelijk blijven voor de 'juiste' medewerker. Enige uitstroom binnen de organisatie wordt gezien als gezond, waarbij wel opgepast moet worden voor kennisverlies. De uitstroom zal zich vooral moeten richten op de zogenoemde underperformers. Dit zal zorgvuldig moeten gebeuren op basis van rechtspositie en de menselijke maat. Organisatieontwikkeling Naast de focus op P&O beleid zal P&O de organisatie gaan ondersteunen in de verandering naar een kleinere organisatie. Bijvoorbeeld door efficiënter werken, het kritisch vervullen van vacatures en het begeleiden van de organisatie bij het voeren van een takendiscussie. Ook ondersteunt P&O de implementatie van de reorganisatie Stad & Wijk en de nieuwe afdeling Accommodaties. Daarnaast ondersteunt P&O bij het vervolg van het organisatieontwikkeling traject 'ken je stad, ken je bestuur, ken je collega's'. Wat gaan we er voor doen? Een belangrijk P&O instrument is personeelsplanning: we richten ons hierbij op het terugdringen van vergrijzing en het borgen van kennisoverdracht. Per afdeling zullen vervangingsplannen gemaakt worden. Daarnaast worden personeelsscans gehouden en wordt het interne mobiliteitsbeleid verder uitgewerkt. Maatwerk staat hierbij voorop. Met het oogpunt op de bezuinigingen zal waar nodig wordt een beroep gedaan op flankerend beleid.
Programmabegroting Gemeente Spijkenisse | 189
In het organisatieontwikkelingtraject vervullen leidinggeven een voorbeeldfunctie. Leiderschapsontwikkeling en het herijken van het Management Development programma zijn belangrijke actiepunten voor 2011. Ter versterking van de dienstverlening wordt in 2011 het project Ehrm geïmplementeerd. Digitalisering van werkprocessen en het leveren van betrouwbare managementinformatie is hierbij uitgangspunt. Medewerkers zijn de spil van de organisatie, ook als het gaat om het verder ontwikkelen van de organisatie. Het houden van beoordelings - en ontwikkelgesprekken zijn hierbij cruciaal. Met het oog hierop zal P&O 2011 het BFO systeem vereenvoudigen en verder ontwikkelen. Begin 2011 wordt de medewerkerstevredenheid gemeten met de medewerkersmonitor.
Informatievoorziening De afdeling Documentenbeheer Informatievoorziening en Automatisering (DIA) houdt zich bezig met de informatievoorziening van de gemeente Spijkenisse. Onder invloed van hogere overheden, de VNG en maatschappelijke ontwikkelingen zien we dat ICT steeds meer wordt ingezet bij de verbetering van de dienstverlening en een andere, vaak snellere, wijze van communiceren met burgers en bedrijven. Wat willen we bereiken? De rijksoverheid, de provincies, de waterschappen en de gemeenten hebben gezamenlijk een convenant ondertekend waarin duidelijke afspraken en termijnen zijn vastgelegd voor de verdere inrichting van de elektronische dienstverlening. Dit zogenaamde NUP (Nationaal Uitvoerings Programma Dienstverlening en E Overheid) is van grote invloed op de ontwikkelingen binnen de gemeente Spijkenisse. Ook wordt in dit NUP een belangrijke relatie gelegd tussen ICT-ontwikkelingen en verbetering van de dienstverlening. In het informatieplan 2010 is het NUP verder toegelicht. De inrichting van een Midoffice, de ontwikkeling van een Klanten Contact Centrum (KCC) met de noodzakelijke technische voorzieningen en de ontwikkeling van een persoonlijke internetpagina (PIP) zijn voorbeelden van projecten die als gevolg van het NUP de komende jaren tot concrete acties en resultaten zullen leiden. In de afgelopen jaren zijn er al diverse vormen van samenwerking geweest met andere gemeenten. Soms waren dit eenmalige vormen van samenwerking voor bijvoorbeeld de inkoop van computers met Barendrecht of Bernisse en soms ging het om meer structurele vormen van samenwerking zoals bijvoorbeeld het lidmaatschap van GovUnited. De afgelopen periode is de samenwerking op het gebied van ICT op Voorne-Putten een intensief onderwerp van overleg en onderzoek geweest. Nadat er in 2009 een haalbaarheidsonderzoek is gemaakt is in 2010 een externe adviseur verzocht een business case te ontwikkelen. Deze business case wordt in de stuurgroep besproken waarna de volgende stap: de kwartiermakerfase gestart kan worden. Daarnaast heeft de gemeente Bernisse een verzoek gedaan om ondersteuning te leveren bij het ICT-beheer. Deze ondersteuning is vooruitlopend op de verdere samenwerking op het eiland in augustus 2010 gestart. Een veel gebruikte vuistregel is dat 80 procent van alle informatie een ruimtelijke component heeft. Dat betekent dat deze informatie, van regelgeving tot bodemgeschiktheid en van subsidies tot percentages allochtonen in een wijk, te koppelen is aan een locatie. Bijvoorbeeld een adres, een wijk, een gemeente of een plek langs een weg. Vertaald naar een locatie kan dit daadwerkelijk op een kaart, met een Geografisch InfomatieSysteem (GIS) of een navigatiesysteem in beeld worden gebracht. Wanneer informatie gekoppeld kan worden aan een locatie, zijn deze gegevens ruimtelijk te analyseren. Daarnaast zijn zij dankzij deze koppeling op basis van locatie te combineren met andere gegevens. Al deze informatie is vervolgens in samenhang in beeld te brengen met behulp van een kaart. Dat heeft een duidelijke meerwaarde, omdat clustering en geografische relaties zonder locatie/kaart vrijwel niet opgemerkt worden. 190 | Programmabegroting Gemeente Spijkenisse
Voor Spijkenisse betekent dit dat bij beleidsontwikkeling, bij het beheer openbare ruimten, bij handhaving en bij de directe dienstverlening (denk aan meldingen of vergunningen) ook steeds vaker gebruik gemaakt kan en zal worden van GEO-informatie. De digitalisering in Spijkenisse heeft een belangrijke vlucht genomen. De post is volledig gedigitaliseerd, een aantal belangrijke dynamische archieven zijn gedigitaliseerd en dit proces zal de komende jaren in minimaal dezelfde snelheid doorgaan. In het collegeprogramma is de verdere digitalisering als een belangrijk speerpunt voor de komende jaren opgenomen. Wat gaan we er voor doen? Eind 2010 zal er een nieuw informatieplan conform de afspraken in 2010 ter besluitvorming worden aangeboden. Hierin wordt de toekomstvisie op het terrein van de informatievoorziening binnen Spijkenisse verder aangescherpt. Daarnaast zal ook voor 2011 weer een informatieplan worden ontwikkeld waarin de concrete projecten en activiteiten worden benoemd. In 2011 zal de samenwerking op het gebied van ICT verder vorm krijgen in de ontwikkeling van een zogenaamd Shared Service Center.
Communicatie Wat willen we bereiken? De belangrijkste functie van de afdeling Communicatie en Representatie is het bevorderen van een open en transparante overheid door het ontwikkelen en beheren van een goede gemeentelijke informatievoorziening. Het denken en handelen vanuit de belangen en de beleving van de burger heeft hoge prioriteit en wordt daar waar het nodig is in verbetertrajecten uitgewerkt. Wat gaan we er voor doen? De contacten met de burger worden op tal van momenten en op diverse manieren onderhouden. De gemeentelijke voorlichtingskrant, die maandelijks op alle huisadressen wordt bezorgd, en de website vormen de basis van een constante informatiestroom over het gemeentelijk beleid en de effecten daarvan voor de inwoners van de stad. Het digitaal loket als onderdeel van de gemeentelijke website geeft inzicht in het totale pakket aan gemeentelijke dienstverlening. Bovendien kunnen bewoners een toenemend aantal diensten rechtstreeks vanuit huis via de website afnemen. Door het organiseren van zo'n 30 tot 40 informatie- en inspraakbijeenkomsten per jaar bieden wij bewoners en belangengroeperingen de mogelijkheid in direct contact met bestuurders en deskundigen over belangrijke ontwikkelingen in straat, buurt en stad van gedachten te wisselen. Voor belangrijke maatschappelijke kwesties, zoals het bevorderen van wijkveiligheid, het voorkomen van overlast en vandalisme, vervuiling en verpaupering van buurten, worden samen met bewoners van onze gemeente oplossingen gezocht. Met zo'n 150 tot 200 persberichten per jaar informeert de afdeling Communicatie en Representatie de lokale, regionale en landelijke media zo snel en volledig mogelijk over besluiten en gebeurtenissen die voor een breed publiek interessant en / of belangrijk zijn. Het streven is een evenwichtig beeld van de gemeente uit te dragen.
Programmabegroting Gemeente Spijkenisse | 191
De afdeling Communicatie en Representatie ondersteunt projecten die de aantrekkelijkheid van Spijkenisse als woon-, werk-, en leefstad bevorderen. Een hiervan is het project Citymarketing. Dat plan loopt tot en met 2017. Door middel van jaarlijkse actieplannen worden de activiteiten per jaar gebundeld. Door een permanente vernieuwing en verbetering van de eigen media en goede contacten met vooral de lokale media probeert de afdeling Communicatie en representatie ook in 2011 een betere voorlichting en communicatie te realiseren. Daarnaast verzorgt de afdeling Communicatie en Representatie ook in 2011 vanuit het projectbureau De Elementen de voorlichting over de ontwikkeling van de gelijknamige nieuwbouwwijk tussen de Oude Maas en het centrumgebied.
Financieel beheer Ook in 2011 is de voornaamste taak van de financiële functie het adviseren en ondersteunen van het bestuur en de organisatie op het gebied van financiën. Het doel daarbij is dat het bestuur en de organisatie hun ambities en verantwoordelijkheden kunnen waarmaken onder de voorwaarde van een evenwichtige financiële huishouding nu en in de toekomst. Hieronder een korte toelichting op de voornaamste aandachtsgebieden voor de financiële functie in 2011. Bestuur Ook dit jaar zorgen we voor de samenstelling en tijdige aanlevering van de planning en control producten voor het gemeentebestuur. Naast de tijdigheid zullen ook de informatiewaarde, leesbaarheid en presentatie verder worden verhoogd. Ook over de ontwikkelingen in het gemeentefonds zullen naar aanleiding van de verschillende circulaires voorstellen worden gedaan. In 2011 is de aanbesteding van de accountantsdiensten (thans Deloitte) aan de orde (art. 2 lid 1 Controleverordening gemeente Spijkenisse). In samenwerking met de griffie zullen wij de gemeenteraad hierin ondersteunen. Bezuinigingen De komende jaren staan in het teken van het realiseren van bezuinigingen. In het collegeprogramma 2010-2014 is aangegeven dat anticiperend op de rijksbezuinigingen voor Spijkenisse wordt uitgegaan van een structurele bezuinigingsopdracht van € 7,5 miljoen. Daarnaast zijn er nog bezuinigingen die openstaan vanuit de programmabegroting 2010. In de periode november en december 2010 zullen er thema-avonden met de raad gehouden worden waarin de invulling van de komende bezuinigingen besproken zullen worden. Zowel de voorbereiding van de besluitvorming als de bewaking van de realisatie van de bezuinigingen zullen vanuit de financiële functie worden ondersteund. Beleidsontwikkeling In oktober 2009 is door de gemeenteraad de beleidsnota Risicomanagement en Weerstandsvermogen vastgesteld. De implementatie hiervan is in 2010 gestart. Op basis van de nieuwe beleidsuitgangspunten heeft de paragraaf Weerstandsvermogen voor het eerst in deze Programmabegroting een andere opzet gekregen. In 2011 zal de verdere implementatie van de het geïntegreerde risicomanagement vorm krijgen. Op grond van de vereisten uit de Financiële Verordening gemeente Spijkenisse dient op een aantal gebieden nog nieuw beleid ontwikkeld te worden. Vermoedelijk kan in het eerste kwartaal van 2011 de geactualiseerde nota afschrijvingsbeleid worden vast gesteld. Verder is het voornemen is in 2011 de nota Bedrijfsvoering aan te bieden. Management informatie Vanaf 2008 is een start gemaakt met het tot stand brengen van een management informatiesysteem dat het management van de organisatie tijdig en integraal van de benodigde sturingsinformatie voorziet. In 2010 is ook de nieuwe opzet van het formatie- en personeelslastenbeheer voor het eerst volledig operationeel. Voor 2011 staat de migratie naar een nieuwe versie van Coda gepland. 192 | Programmabegroting Gemeente Spijkenisse
Vanwege capaciteitsproblemen is op dit moment nog niet bekend of dit haalbaar en wenselijk is. Mede gelet op de verregaande consequenties van deze migratie is zelfs de vraag aan de orde of er opnieuw een pakketselectie overwogen moet worden. In 2011 zal opnieuw extra aandacht gegeven worden aan het budgethouderschap binnen de organisatie. Vanuit de afdeling FEZ zal de informatievoorziening en communicatie met budgethouders verder worden verbeterd. En er zal extra aandacht worden besteed aan de opleiding, ondersteuning en regeling van het budgethouderschap. Administratieve organisatie en Interne controle Zowel de nadruk op het thema rechtmatigheid als de werkafspraken met onze accountant Deloitte betekenen steeds meer nadruk op interne controle (IC) binnen onze organisatie. Na de vaststelling van het beleidsplan Interne Controle 2008 en een beperkte formatie-uitbreiding uit het budget accountantskosten, is inmiddels volgens planning en in overleg met Deloitte een inhaalslag geleverd. Ook voor 2011 staat een groot aantal interne controles gepland. De andere hoofdtaak van het team AO/IC is de advisering en ondersteuning van vakafdelingen op het gebied van administratieve organisatie, verbetering werkprocessen en kwaliteitscontroles. Door de implementatie van Corsa DMS, workflowmanagement en de verschillende trajecten onder de noemer Klantgerichtheid neemt de vraag van vakafdelingen en projectleiders alleen maar verder toe. Op grond van de beperkte formatie van het team AO/IC zal een deel van de advisering bij de inrichting en beschrijving van nieuwe werkprocessen met behulp van externe ondersteuning moeten plaatsvinden.
Centraal Accommodatiebeheer Vanaf 1 juli 2010 is de nieuwe afdeling Accommodaties van start gegaan. De afdeling is gevormd door taken vanuit 5 afdelingen en circa 8 teams op het gebied van accommodatiebeheer samen te voegen. De afdeling bestaat sinds 1 juli uit 4 teams: 1. Team Vastgoed, welke is gericht op het beheer en behoud van de objecten. Ook treedt men op als eigenaar/ huurder van het vastgoed namens de gemeente; 2. Het team Frontoffice & Administratie heeft de focus op de klant en ondersteunt de andere teams met administratie, financiën, applicatiebeheer en is met het servicepunt het eerste aanspreekpunt namens de hele afdeling; 3. Het team Facilitaire Zaken & Exploitatie heeft de focus op de gebruikers en de dienstverlening binnen de locaties; 4. Het team Inkoop adviseert over de verwerving van diensten, middelen en werken. Wat willen we bereiken Als nieuwe afdeling willen wij, met oog voor de klantgerichtheid het professioneel beheer en de exploitatie van het gemeentelijk vastgoed verder vorm gaan geven. We willen ontwikkelen tot een strategisch vastgoedbeheerder waarbij we meer inhoud willen geven aan het duurzaam ondernemen. Wij hebben daarbij externe contacten met oa. Schoolbesturen, sportverenigingen en maatschappelijke organisaties en gebruikers van onze locaties. Bij de verdere vormgeving van de afdeling zijn de uitgangspunten zoals gedefinieerd door het College en de ontwerpgroep leidend: Direct toezicht Alle taken gerelateerd aan accommodatiebeheer verenigd in één organisatieonderdeel aangestuurd door één afdelingshoofd. Programmabegroting Gemeente Spijkenisse | 193
Functionele structuur Geen opsplitsing van taken meer naar groep accommodaties (productgerichte structuur) maar betere kennisbundeling door een professionele functionele structuur dus kennis voor onderhoud op een plek ongeacht de accommodatie. Richten op alle klantniveau's - De bestaande organisatie was met name gericht op de eindgebruiker. De wensen van budgethouders en beleidsbepalers waren onderbelicht. In de nieuwe structuur dient hier een grotere focus op te liggen. Strategisch niveau invullen - Er bestond geen beheer op de totale portefeuille accommodaties. Eveneens is er geen strategie of beleid op het totale accommodatiebeheer. De nieuwe afdeling dient dit te ontwikkelen. Professionele organisatie Er dient sprake te zijn van vakbekwame en voor hun taken opgeleide medewerkers. Een aantal specialistische taken zal verder worden uitbesteed aan professionals. In de bestaande organisatie waren het merendeel van de functies uitsluitend operationeel. Inrichten servicepunt De afdeling Accommodaties is dienstverlenend naar een groot aantal zeer diverse klanten. De afdeling streeft naar de integratie van de aanspreekpunten in één servicepunt voor de nieuwe afdeling. Eén loket, één telefoonnummer, één e-mail adres voor de afdeling. Hierbij worden de principes van scheiding tussen frontoffice en backoffice verder doorgevoerd met het oog op verbetering van de efficiency en dienstverlening. Wat gaan we er voor doen Hieronder volgt een korte toelichting op de voornaamste aandachtsgebieden voor de afdeling accommodaties in 2011: Structureren en vormgeven van de afdeling Het eerste jaar van de afdeling staat in het teken van het inrichten van de afdeling, de structuur, de taakverdeling het verbeteren en uitwerken van processen etc. In het eerste jaar worden eveneens de vacatures die zijn ontstaan opgevuld. Onderzoek huidige situatie De nieuwe afdeling wil zo spoedig mogelijk overzicht en inzicht hebben over de totale portefeuille van accommodaties. Daarbij hoort in meer diepgang een beeld van de mate waarin we voldoen aan de wet en regelgeving. Aan de hand hiervan wordt ook een verbeterplan opgesteld. Naast een verbeterd totaaloverzicht van de staat van de accommodaties dient er per accommodatie een gestandaardiseerd en digitaal objectdossier te worden opgesteld. Beleidsontwikkeling accommodatiebeleid Nadat de afdeling organisatorisch gevormd is zal een overkoepelend accommodatiebeleid worden ontwikkeld in de loop van 2011. In het accommodatiebeleid zullen voor het eerst beleidsuitgangspunten voor het beheer van de totale portefeuille van accommodaties worden benoemd. Het voornemen is om in 2011 na vaststelling van het accommodatiebeleid dit verder te implementeren en hier uitvoering aan geven. Financieel beheer accommodaties Voor de exploitatie en beheer van alle locaties wordt gestreefd naar een beter financieel inzicht van de totale kosten van beheer. Dit geldt per accommodatie maar ook voor het geheel van de portefeuille. Om dit te bereiken wordt in samenwerking met de afdeling FEZ gewerkt aan een logischere en uniforme financiële structuur per accommodatie. 194 | Programmabegroting Gemeente Spijkenisse
Ingebruikname bibliotheek De Boekenberg Het spraakmakend gebouw de Boekenberg wordt in de loop van 2012, conform de huidige planning, in gebruik genomen. Ter voorbereiding van de exploitatiefase en met het oog op een goede opstartfase van deze nieuwe locatie zullen zeer uiteenlopende werkzaamheden worden uitgevoerd om dit zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen.
Programmabegroting Gemeente Spijkenisse | 195
