30
4 HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Rantai Distribusi Ikan Tuna Rantai produksi perikanan khususnya untuk ikan hasil tangkapan bisa sangat panjang dan melibatkan banyak pihak. Secara umum, rantai distribusi ikan hasil tangkapan melibatkan berbagai aktor (pihak) antara lain kapal penangkap ikan, tempat pendaratan ikan (vessel landing businesses) dan tempat pelelangan ikan, unit pengolah, perusahaan pengangkutan, grosir (wholesalers), dan retailer (CEN 14660:2003). Dalam suatu rantai distribusi ikan beberapa pihak atau seluruh pihak dalam standar tersebut dapat terlibat. Rantai distribusi tuna (tuna supply chain) di PT X di mulai dari hasil tangkapan tuna oleh nelayan didistribusikan untuk dibongkar muat di pelabuhan (transit). Pada bagian transit ikan tuna yang masuk disortir secara organoleptik oleh checker untuk dibedakan berdasarkan mutunya, yaitu: ikan tuna dengan mutu A, B, C, dan D. Hasil sortir mutu ikan tuna sebagian akan diekspor langsung ke Jepang, sedangkan bagian lainnya akan dijual kepada Unit Pengolahan Ikan (UPI) dan pasar lokal. Rantai distribusi tuna ini dapat dilihat pada Gambar 12. Transportasi
Kapal
Distributor
Retailer
Transit UPI
Transportasi
Distributor Retailer
Pasar Lokal
Gambar 12 Rantai distribusi ikan tuna. Seperti yang dapat dilihat pada Gambar 12. Kapal penangkap ikan melakukan penangkapan ikan tuna yang kemudian didaratkan dan dijual ke pihak transit. Pihak transit melakukan penjualan ikan tuna yang masuk ke berbagai pihak mulai dari melakukan kegiatan ekspor secara langsung maupun melakukan penjualan kepada pihak UPI (PT X) dan pasar lokal. Ikan tuna segar dengan mutu A dan B di ekspor utuh (whole) ke Jepang menggunakan pesawat terbang sebagai alat transportasinya, ikan tuna ini nantinya akan digunakan sebagai bahan baku
31
untuk pembuatan sushi dan sashimi. Untuk ikan tuna dengan mutu C dan D, dijual kepada pihak UPI yang tersebar di muara baru dengan spesifikasi ukuran (size) 16 up (16-19 kg), 20 up (20-29 kg) dan 30 up (lebih dari 30 kg) untuk diolah menjadi produk diversifikasi tuna. Produk hasil diversifikasi tuna kemudian di transportasikan menggunakan kapal untuk di ekspor ke pihak importir (grosir), untuk selanjutnya didistribusikan kepada konsumen akhir oleh pihak retailer. Selanjutnya, ikan tuna yang tidak masuk spesifikasi untuk ekspor maupun spesifikasi UPI, akan dijual oleh pihak transit ke pasar lokal. 4.2 Analisis Praktek Implementasi Sistem Traceability Analisis traceability dilakukan pada aktor yang terlibat dalam rantai distribusi tuna loin beku yang berkaitan dengan PT X meliputi analisis prosedur perekaman, analisis manajemen perekaman dan analisis sistem pengkodean. Aktor yang terlibat antara lain Kapal Penangkap Tuna, Transit, PT X, dan Wholesaler (Distributor) dan Retailer. Namun untuk tahap analisis ini hanya dibatasi hingga pihak wholesaler saja. 4.2.1 Analisis prosedur perekaman Analisis prosedur perekaman dilakukan pada tiap-tiap aktor (pihak) yang terlibat dan bertujuan untuk memastikan semua informasi yang berkaitan dengan produk
sepanjang
penanganan
dan
proses
produksi
dipastikan
telah
didokumentasikan.
1) Kapal penangkap tuna dan transit Analisis prosedur perekaman proses penangkapan ikan tuna diawali dari penangkapan hingga bongkar muat dan penanganan ikan di darat. Tahap analisis dapat dilihat pada Tabel 3.
32
Tabel 3 Tahapan aktivitas penangkapan tuna di kapal dan penanganan di transit. No Nama tahapan kegiatan 1 Penangkapan* 2 Penanganan di kapal*
3
Bongkar muat dan penanganan di darat**
Aktivitas meliputi Kegiatan penangkapan Teknik mematikan tuna Pembuangan darah Pembuangan insang dan isi perut Pencucian Penyimpanan (on-board storage) Pembongkaran Pengangkutan atau pemindahan Penanganan: - Pemeriksaan dan sortasi - Pembersihan - Pengemasan - Pengangkutan dan pengiriman
Sumber: * Blanc et al. (2005) ** SNI 01-2729.3-2006
Tabel 3 menunjukkan aktivitas-aktivitas yang secara umum terjadi selama kegiatan penangkapan hingga penanganan di darat pada kapal penangkap ikan dan tempat transit ikan. Kegiatan perekaman juga sebaiknya meliputi aktivitasaktivitas tersebut. Secara umum rekaman selama penangkapan dapat dilihat pada log book penangkapan ikan tuna menggunakan alat tangkap rawai tuna dan pancing ulur (Lampiran 1), sedangkan rekaman untuk pihak transit disesuaikan dengan
aktivitas
selama
bongkar
muat
dan
penanganan
hingga
ikan
didistribusikan ke aktor selanjutnya. Deskripsi detail dari informasi yang dibutuhkan dapat dilihat pada standar tracefish CEN 14460 (2003).
2) PT X Analisis prosedur perekanan proses produksi tuna loin beku dilakukan pada setiap tahap proses produksi di PT X. Tahap analisis dimulai dari tahap pembelian hingga tahap pengisian (stuffing) dimana aktivitas yang dilakukan selama proses produksi dapat dilihat pada Lampiran 2 sedangkan rekaman dapat dilihat pada Tabel 4.
33
Tabel 4 Proses produksi tuna loin beku dan formulir rekaman yang digunakan. No Nama tahapan kegiatan 1 Pembelian (purchasing) 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Penerimaan bahan baku Pencucian I Penyimpanan sementara Pencucian II Penimbangan I Pemotongan kepala Pembentukan loin (loining) Pembuangan kulit, daging gelap dan duri Penimbangan II Pembungkusan sementara Pemberian gas CO Pendinginan (chilling) Sortasi mutu Perapihan (retouching) Penimbangan III Pembungkusan Pemvakuman Penyusunan Pembekuan Penimbangan IV Pengemasan dalam master carton dan pelabelan Penyimpanan Pengisian (stuffing)
Rekaman Tally sheet of purchasing, Record of harvest vessel Report of raw material receiving Record of daily temperature Record of daily temperature Record of daily temperature Record of daily temperature Record of daily temperature Record of daily temperature Record of daily temperature Record of daily temperature Record of daily temperature Chilling temperature report Record of daily temperature Report of inspection product after trimming before freezing Record of daily temperature Record of daily temperature Record of daily temperature Record of daily temperature Freezing monitoring report Record of daily temperature Daily report of packing and labelling Cold storage temperature report Report of stuffing
Pembelian (purchasing) Selama proses pembelian staf bagian produksi PT X mencatat pembelian dalam tally sheet tentang no batch, size, tanggal pembelian, nama kapal, nomor transit, dan nama supplier. Pada proses pembelian juga didapat informasiinformasi tentang penangkapan dan penanganan ikan tuna selama di kapal maupun di transit yang dicatat oleh staf produksi PT X dalam record of harvest vessel (Lampiran 3) yang meliputi tanggal pembelian, berangkat dan berlabuh kapal, area penangkapan, metode penangkapan, pendinginan dan penanganan, uji organoleptik, penyortiran, nama penyortir dan pengirim.
34
Penerimaan bahan baku Pada tahap penerimaan ikan tuna didapatkan rekaman yang berisi informasi mengenai suhu pusat ikan, berat ikan, tanggal penerimaan, kode pemasok, nomor batch, uji organoleptik (bau, tekstur dan warna) yang dicatat dalam record of raw material receiving oleh quality control (QC). Record of raw material receiving dapat dilihat pada Lampiran 4. Pencucian I Selama proses pencucian I dilakukan pencatatan suhu ruang yang dicatat dalam record of daily temperature (Lampiran 5). Penyimpanan sementara Selama proses penyimpanan sementara dilakukan pencatatan suhu ruang yang dicatat dalam record of daily temperature (Lampiran 5). Pencucian II Selama proses pencucian II dilakukan pencatatan suhu ruang yang dicatat dalam record of daily temperature (Lampiran 5). Penimbangan I Selama proses penimbangan I dilakukan pencatatanhasil penimbangan yang dicatat dalam telly sheet of weighting. Pemotongan kepala Selama proses pemotongan kepala dilakukan pencatatan suhu ruang (sekitar 20oC) yang dicatat dalam record of daily temperature (Lampiran 5). Pembentukan loin (loining) Selama proses pembentukan loin dilakukan pencatatan suhu ruang (sekitar 20oC) yang dicatat dalam record of daily temperature (Lampiran 5). Pembuangan kulit, daging gelap dan duri Selama proses pembuangan kulit, daging gelap dan duri dilakukan pencatatan suhu ruang (sekitar 20oC) yang dicatat dalam record of daily temperature (Lampiran 5). Penimbangan II Selama proses penimbangan II dilakukan pencatatan suhu ruang (sekitar 20oC) yang dicatat dalam record of daily temperature (Lampiran 5).
35
Pembungkusan sementara Selama proses pembungkusan sementara dilakukan pencatatan suhu ruang (sekitar 20oC) yang dicatat dalam record of daily temperature (Lampiran 5). Pemberian gas CO Pada proses pemberian gas CO, pencatatan baik suhu ruang maupun suhu ikan tidak dilakukan. Pendinginan (chilling) Selama
proses
pendinginan
dilakukan
pencatatan
suhu
chilling
(sekitar -4 oC hingga 0oC) yang dicatat dalam chilling temperature report (Lampiran 6). Sortasi mutu Selama
proses
sortasi
mutu
dilakukan
pencatatan
suhu
ruang
(sekitar 20oC) yang dicatat dalam record of daily temperature (Lampiran 5). Perapihan (retouching) Selama proses perapihan dilakukan pencatatan terhadaphasil pemeriksaan loin terhadap benda asing, misalkan tulang, kulit, daging merah atau pengotor lain, yang dicatat dalam report of inspection product after trimming before freezing (Lampiran 7). Sedangkan suhu ruang selama perapihan sekitar 20oC dicatat dalam record of daily temperature (Lampiran 5). Penimbangan III Selama proses penimbangan III dilakukan pencatatan suhu ruang (sekitar 20oC) yang dicatat dalam record of daily temperature (Lampiran 5). Pembungkusan Selama
proses
pembungkusan
dilakukan
pencatatan
suhu
ruang
o
(sekitar 20 C) yang dicatat dalam record of daily temperature (Lampiran 5). Pemvakuman Selama
proses
pemvakuman
dilakukan
pencatatan
suhu
ruang
(sekitar 20oC) yang dicatat dalam record of daily temperature (Lampiran 5). Penyusunan Selama proses penyusunan dilakukan pencatatan suhu ruang (sekitar 20 oC) yang dicatat dalam record of daily temperature (Lampiran 5).
36
Pembekuan Selama proses pembekuan dilakukan pencatatan alat Air Blast Freezer (ABF) (-40oC) yang dicatat dalam freezing monitoring report (Lampiran 8). Penimbangan IV Selama proses penimbangan IV dilakukan pencatatan suhu ruang (sekitar 20oC) yang dicatat dalam record of daily temperature (Lampiran 5). Pengemasan dalam master carton dan pelabelan Selama proses pengemasan dan pelabelan dilakukan perekaman yang meliputi jenis produk, no batch, kualitas kemasan vakum, berat bersih, kualitas pengemasan dan label. Perekaman ini dicatat dalam daily report of packing and labelling (Lampiran 9). Penyimpanan Selama proses penyimpanan dilakukan pencatatan suhu cold storage yaitu sekitar -20 oC dipantau oleh staf QC 1 jam sekali dalam cold storage temperature report (Lampiran 10). Pengisian (stuffing) Selama proses pengisian dilakukan pencatatan suhu dalam kontainer yaitu sekitar -20 oC dipantau setiap jam oleh staf QC, kode produksi, jenis dan jumlah produk dalam report of stuffing (Lampiran 11).
3) Wholesaler Analisis prosedur perekaman bagi aktor wholesaler dilakukan berdasarkan standar tracefish (CEN 14460:2003). Prosedur perekaman meliputi identitas wholesaler, kemudian identitas, sumber dan control suhu dari tiap unit produk yang diterima, sejarah proses produksi unit produk dan tujuan dari unit produk dipasarkan. 4.2.2 Analisis manajemen perekaman Menurut Notermans dan Beumer (2003) dalam Derrick dan Dillon (2004) perekaman dilakukan pada semua ruang lingkup traceability, yaitu Supplier traceability, Process traceability dan Customer traceability. Kajian Larsen (2003) memperlihatkan bahwa terdapat beberapa metode untuk melakukan perekaman
37
yaitu mulai dari media dokumen kertas hingga yang lebih kompleks berbasis teknologi informasi. Sistem perekaman produk tuna loin yang dihasilkan oleh PT X berdasarkan ruang lingkup telah terbagi menjadi tiga, yaitu Supplier traceability yang dilakukan oleh pihak transit PT Samudra Agung Permai, Process traceability oleh PT X dan Customer traceability oleh importir dari Amerika. Perekaman di tahap supplier berisi informasi-informasi tentang metode penangkapan dan penanganan ikan selama di kapal dan transit. Rekaman tersebut dicatat dalam record of harvest vessel (Lampiran 3) oleh staf produksi PT X, yang meliputi tanggal pembelian, berangkat dan berlabuh kapal, area penangkapan, metode penangkapan, pendinginan dan penanganan, uji organoleptik, penyortiran, nama penyortir dan pengirim. Informasi suhu setiap ikan dalam satuan derajat celcius ketika pendaratan ikan dari kapal tertera dalam record of harvest vessel, akan tetapi dalam pelaksanaannya tidak dilakukan perekaman suhu ketika di transit karena asumsi supplier ikan masih dalam keadaan setengah beku dengan suhu sekitar 0 oC akibat pendinginan RSW (Refrigerated Sea Water) di dalam palka kapal dan waktu penanganan di transit tidak memakan waktu lama (30-45 menit) serta suhu ruang transit yang rendah (sekitar 20oC). Suhu yang tertera dalam record of harvest vessel dalam kenyataannya adalah suhu pusat ikan ketika sampai di perusahaan. Meskipun pendaratan ikan dari kapal tidak membutuhkan waktu yang lama dan kondisi ikan relatif dalam keadaan setengah beku akan tetapi rekaman suhu ikan selama di transit dan selama di palka kapal tetap dibutuhkan untuk menjamin kualitas ikan tuna mulai dari proses penangkapan sampai pendaratan di transit. Sistem perekaman produksi tuna loin beku di PT X dilakukan secara berurutan pada setiap tahapan proses, mulai dari pembelian sampai dengan pengisian produk akhir untuk di ekspor. Akan tetapi dalam pelaksanaannya terdapat tahapan produksi penting yang tidak dilakukan perekaman oleh pihak perusahaan, yaitu pemberian gas CO (karbon monoksida). Hal ini dapat dilihat dari asesmen sistem traceability tuna loin pada Lampiran 12. Pada tahap pemberian gas CO bahan baku tuna loin tidak ada perekaman dari staf quality control maupun dari staf lainnya. Pemberian gas CO dilakukan
38
pada daging dalam kemasan plastik dengan penanda batch di suatu ruang khusus yang terpisah dengan ruang lainnya. Gas CO yang diberikan hanya diatur tekanan gas saja tanpa memperhitungkan volume atau kuantitasnya, selain itu juga tidak memperhatikan mutu daging yang akan diberi gas CO atau antara mutu daging yang berbeda-beda cenderung mendapat pemberian gas dengan volume yang sama. Akibat proses yang kurang tepat tersebut, setelah pemberian gas CO dan pendinginan terkadang masih ditemukan beberapa produk yang tidak memenuhi standar kriteria warna daging yang ditetapkan sehingga harus dilakukan pemberian ulang gas CO. Adanya ruang proses khusus, perlakuan gas CO dan terkadang waktu tunggu proses yang lama dari tahapan ini serta potensi kegagalan proses akibat standard operational procedur (SOP) yang kurang lengkap maka diperlukan rekaman tersendiri yang berbeda dengan rekaman dari tahap proses sebelumnya atau sesudahnya. Rekaman yang lengkap pada proses pemberian gas CO akan memudahkan dalam melakukan penelusuran (traceback) apabila suatu saat dilakukan penarikan produk (withdrawl atau recall). Rekaman proses pemberian gas CO seharusnya meliputi waktu proses, kode batch loin, suhu ruang, tekanan gas dan volume gas yang dipakai, jenis, ukuran dan kualitas loin. Tahapan terakhir untuk melakukan perekaman secara internal oleh perusahaan adalah ketika produk telah siap untuk di ekspor yaitu dilakukan pada proses stuffing atau pengisian kontainer. Perekaman ini dicatat di report of stuffing (Lampiran 11), yang meliputi suhu kontainer, kode produksi, jenis dan jumlah produk. Perekaman selanjutnya adalah customer traceability yang dilakukan oleh pihak pengimpor, yaitu pada waktu produk telah sampai di port of entry negara pengimpor. Pihak pengimpor menginformasikan tentang kondisi produk kepada pengekspor setelah dilakukan proses pengiriman produk melalui jalur laut dengan estimasi waktu pengiriman selama 1-2 bulan. 4.2.3 Analisis sistem pengkodean Salah satu kunci sukses dalam penerapan sistem traceability adalah pemberian kode identifikasi (batch) pada suatu produk dan menjaga keutuhan kode bersama dengan informasi yang terkandung di dalamnya sepanjang proses produksi (Derrick dan Dillon 2004). Sistem pengkodean untuk traceability produksi tuna pada pihak Transit menggunakan plastik warna-warni yang
39
diikatkan pada ekor ikan tuna. Masing-masing warna pada plastik mewakili tingkat mutu, dimana tingkat mutu telah disortir terlebih dahulu oleh checker. Ikan tuna dengan mutu A diberi plastik berwarna merah, mutu B diberi plastik berwarna biru, mutu C plastik berwarna kuning dan terakhir mutu D diberi plastik berwarna hitam. Sistem pengkodean untuk traceability produksi tuna loin beku di PT X menggunakan dokumen kertas (paper based) dimana kode bacth diikutsertakan bersama produk sepanjang proses produksi. Cara ini lebih praktis digunakan karena perusahaan dapat mengubah kode setiap hari atau setiap shift (Morrison 2003) Pengkodean di PT X dibagi menjadi dua, yaitu pengkodean tahap pembelian sampai tahap penimbangan akhir (penimbangan IV) dan pengkodean tahap pengemasan sampai pemuatan (stuffing). Pengkodean pada tahap pembelian-penimbangan akhir menggunakan selembar kertas atau plastik pembungkus produk yang dituliskan kode produk. Kode produk terdiri dari 2 huruf dan 3 angka dimana kode ini akan berubah menjadi kode produksi pada pengkodean tahap pengemasan sampai stuffing. Digit pertama merupakan kode tempat perusahaan produksi, digit ke-2 sampai ke-4 merupakan nomor urut penerimaan bahan baku yang dimulai dari 001 sampai 999, digit ke-5 merupakan kode asal supplier bahan baku. Contoh kode produksi tahap pembelian-penimbangan akhir dapat dilihat pada Gambar 13.
Gambar 13 Contoh kode produksi tahap pembelian-penimbangan akhir. Pada tahap pengemasan-stuffing kode produksi dari tahap pembelianpenimbangan diterjemahkan menjadi kode produksi. Kombinasi huruf dan angka sebanyak 5 digit diubah menjadi huruf seluruhnya. Digit ke-2, ke-3 dan ke-4 yang semula angka diubah menjadi huruf dengan metode penyandian yaitu SEA PRODUCT dimana S=0, E=1, A=2, P=3, R=4, O=5, D=6, U=7, C=8, dan T=9. Kode produksi dicetak pada kedua sisi master carton sebagai kode identifikasi proses tuna loin. Contoh kode produksi tahap pengemasan-stuffing dapat dilihat pada Gambar 14.
40
Gambar 14 Contoh kode produksi pengemasan-stuffing pada master carton. Kode yang diterapkan di PT X cukup singkat, mudah dibaca dan mempunyai ciri khusus akan tetapi kode tersebut tidak dapat menunjukkan jenis produk yang lebih spesifik. Satu kode yang sama dipakai untuk beberapa macam produk hasil perikanan yang dihasilkan oleh perusahaan. Sehingga tidak ada perbedaan antara kode tuna loin dengan kode produk lain, misalnya tuna steak. Hal ini dapat menyulitkan pihak tim traceability apabila suatu saat dilakukan proses recall product. Apabila dalam suatu proses dengan sumber bahan baku yang sama dihasilkan bermacam-macam produk maka seharusnya dilakukan pengkodean khusus ketika proses bahan baku mengalami pemisahan (splitting). Kode yang sama pada produk yang berbeda mengakibatkan perusahaan tidak dapat mengidentifikasi atau menelusuri rekaman produksi dengan tepat. Hal ini terjadi karena masing-masing produk mempunyai tahap proses dan waktu produksi berbeda. Kode baru yang lebih spesifik atau tambahan pada kode sebelumnya (kode bahan baku) seharusnya diberikan pada masing-masing produk yang dihasilkan perusahaan. Pengkodean pada pihak wholesaler dilakukan menggunakan label kertas dengan barcode yang ditempelkan pada kotak pengemas produk. Pengemasan ulang dilakukan di pihak ini dimana barcode ditempelkan pada produk yang dikemas ulang setelah dibeli dari PT X. Sistem pengkodean hanya diketahui oleh pihak wholesaler dimana pengkodean dimaksudkan untuk memudahkan penjualan produk. Pengkodean yang lebih spesifik untuk mengidentifikasi produk dapat dilakukan menggunakan EAN.UCC sistem (Europan Article Numbering system) yaitu GS1 identification number yang telah digunakan di seluruh dunia sebagai standar sistem pengkodean. Sistem ini dapat menggunakan berbagai macam
41
media seperti barcode maupun RFID (Radio Frequency Identification) (GS1 2011). Perbedaan antara paper based system dengan barcode system atau RFID adalah ketepatan dan kemudahan manajemen data. Paper based system memindahkan kode bacth bersamaan dengan produk sepanjang proses produksi sedangkan barcode dan RFID dapat menghubungkan masing-masing kode bacth (dalam suatu basis data) pada tiap proses, tempat ikan atau rekaman dengan cara mengidentifikasi barcode atau RFID (Derrick dan Dillon 2004). 4.3 Analisis dan Desain Sistem Informasi pada Rantai Distribusi Tuna Tahapan analisis dan desain sistem informasi dilakukan untuk memberikan gambaran tentang Unit Pengolahan Ikan yaitu PT X dan kaitannya dengan supplier (pemasok) maupun konsumennya (buyer) yang terdiri dari empat tahap. 4.3.1 Identifikasi kebutuhan sistem Identifikasi kebutuhan sistem dilakukan untuk menganalisis kebutuhan informasi pengguna terhadap sistem yang akan dikembangkan yang kemudian menentukan informasi apa saja yang yang akan disampaikan pada sistem (O‟Brien dan Marakas 2006). Regattieri et al. (2007) juga mengatakan bahwa syarat dasar melakukan desain sistem traceability adalah menentukan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan suatu penelusuran. Kategori informasi yang sebaiknya disimpan oleh tiap-tiap aktor yang terlibat dalam suatu rantai distribusi meliputi; informasi tentang produk, informasi proses dan informasi mengenai kualitas produk (Thakur dan Donnelley 2010). Identifikasi kebutuhan sistem dilakukan menggunakan use case diagram untuk menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem dalam hal ini adalah sistem traceability. Hal yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem (Dharwiyanti dan Wahono 2003). Use case diagram rantai distribusi tuna dapat dilihat pada Gambar 15.
42
Sistem traceability rantai distribusi tuna beku Dokumen Cara Penanganan Ikan
Sertifikat Hasil Tangkapan Kapal Pemenuhan Regulasi Keamanan Pangan
Dokumen proses produksi (Processing Practices)
Transit Ikan
UPI/PT X Sertifikasi HACCP
Sertifikasi Produk (Health Certificate)
Retailer
Dokumen Jalur Distribusi Produk
Wholesaler
Gambar 15 Use case diagram untuk sistem traceability pada rantai distribusi tuna loin beku (Modifikasi Thakur dan Hurburgh 2009). Gambar 15. Menunjukkan use case diagram untuk sistem traceability pada rantai distribusi tuna yang terlibat dengan PT X. Berdasarkan gambar tersebut didefinisikan beberapa aktor seperti kapal penangkap ikan, transit ikan, UPI (PT X), grosir (wholesaler) dan retailer yang terlibat pada system traceability rantai distribusi tuna beku. Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan suatu penelusuran digambarkan dalam sebuah use case (dilambangkan dengan bentuk elips), diantaranya: Dokumen Cara Penanganan Ikan : Para pihak yang terlibat dalam sistem (aktor) harus mendokumentasikan segala sesuatu kegiatan yang berhubungan dengan aktivitas penanganan ikan, baik sejak penangkapan, penyimpanan maupun proses produksi. Persayaratan-persyaratan dalam penanganan ikan di bagian produksi perikanan tangkap, produksi kapal penangkap dan
43
pengangkut ikan, tempat pendaratan ikan, unit pengolahan ikan dan lain-lain terkait dengan jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan tertera dalam Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.01/MEN/2007 tentang Persyaratan Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan pada Proses Produksi, Pengolahan dan Distribusi. Contoh: informasi mengenai apakah ikan tuna segera disiangi setelah ikan ditangkap, bagaimana suhu ikan dan suhu ruangan selama penyimpanan, metode penyimpanan ikan, dan lainlain. Sertifikat Hasil Tangkapan : Sertifikat hasil tangkapan merupakan persyaratan bagi produk perikanan hasil tangkapan dari laut (termasuk produk olahan) yang dapat masuk pasar Uni Eropa (UE). Sertifikat ini merupakan landasan awal untuk melakukan traceability dan juga merupakan upaya menegakkan peraturan/ketentuan penanggulangan illegal, unreported and unregulated fishing (IUU Fishing) yang diatur oleh Komisi Eropa bagi negara-negara yang akan melakukan ekspor hasil tangkapan laut (termasuk produk olahan) ke pasar Uni Eropa dan diterapkan oleh Indonesia. Sertifikat ini membuktikan bahwa produk perikanan yang akan diekspor merupakan hasil tangkapan dari kegiatan yang memenuhi ketentuan pengelolaan/konservasi perikanan (KKP 2009). Aturan mengenai sertifikat hasil tangkapan tertera dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor PER.28/MEN/2009. Contoh: informasi/data yang diperlukan untuk mengisi/melengkapi sertifikat, diisi pada log book yang diwajibkan Kementrian Kelautan dan Perikanan yang tertera
dalam
Peraturan
Menteri
Kelautan
dan
Perikanan
Nomor
PER.18/MEN/2010 tentang Log Book Penangkapan Ikan. Memenuhi Regulasi Keamanan Pangan : Adalah menjadi hak importir untuk menetapkan persyaratan mutu bagi produk yang diimpor ke negaranya untuk menjamin
dan
melindungi
keselamatan
dan
kepuasan
konsumen
(Purnomo 2007). Mengaplikasikan sistem traceability berarti mengharuskan para aktor yang terlibat dalam sistem untuk menunjukkan bahwa produk atau proses yang dikenakan pada produk tuna telah memenuhi persyaratan mutu sesuai dengan regulasi yang berlaku terutama regulasi mengenai masalah keamanan pangan. Contoh: Pihak transit harus memenuhi persyaratan mutu
44
UPI (PT X) sebelum dapat menjual ikan tuna, sedangkan suatu UPI harus mampu menunjukkan bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan mutu dan keamanan pangan yang berlaku di negara tujuan ekspor, dan menunjukkan bahwa kondisi saat melakukan proses produksi (GMP, SSOP) telah memenuhi regulasi yang berlaku. Dokumen Proses Produksi (Processing Practice) : Unit Pengolahan Ikan (UPI) khususnya PT X harus mendokumentasikan segala proses yang dikenakan kepada tuna, mulai dari penerimaan bahan baku hingga pemuatan untuk ekspor. Proses yang dilalui suatu produk berbeda-beda tergantung pada jenis produk akhirnya (end product). Contoh: tahapan proses tuna saku, tahapan proses pembuatan tuna loin, suhu pembekuan tuna, jenis kemasan, bahan tambahan yang digunakan pada tuna seperti CO (carbon monoxide), dan lain-lain. Sertifikasi HACCP : Unit Pengolahan Ikan (UPI) khususnya PT X dengan menerapkan sistem manajemen HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point) maka telah menerapkan sistem perekaman (record keeping) yang merupakan salah satu dasar dari sistem traceability sebenarnya telah ada dalam konsep HACCP yaitu pada prinsip ketujuh : penyimpanan catatan dan dokumentasi. Sertifikat penerapan HACCP berdasarkan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor PER.19/MEN/2010 dapat diberikan kepada UPI apabila telah terdapat Sertifikat Kelayakan Pengolahan (SKP) yang diperoleh
dengan
menerapkan
Cara
Pengolahan
yang
Baik
(Good
Manufacturing Practices/GMP) dan memenuhi persyaratan Prosedur Operasi Sanitasi Standar (Standard Sanitation Operating Procedure/SSOP) dan telah menerapkan konsepsi HACCP yang terdiri dari tujuh prinsip. Sertifikasi Produk (Health Certificate) : Sebelum dapat melakukan ekspor, pihak UPI harus mempunyai sertifikat mengenai produk yang akan diekspor yaituhealth certificate. Health certificate merupakan surat keterangan yang dikeluarkan oleh LPPMHP (Lembaga Pengembangan dan Pengujian Mutu Hasil Perairan) yang menerangkan bahwa suatu hasil perikanan telah ditangani dan diolah sejak pra-panen hingga siap didistribusikan dengan caracara yang memenuhi persyaratan sanitasi sehingga aman dikonsumsi manusia.
45
Health certificate dapat diberikan apabila UPI konsisten dalam memenuhi persyaratan penerapan HACCP. Dokumen Jalur Distribusi Produk : ketika diperlukan, suatu sistem traceability harus mampu menyediakan informasi mengenai jalur distribusi mana saja yang dilalui oleh suatu produk sebelum sampai ke tangan konsumen akhir minimal satu langkah ke belakang dan satu langkah ke depan (one step backward, one step forward). Raspor (2005) menyatakan suatu sistem traceability mampu memberikan informasi mengenai posisi suatu produk dan jalur distribusi yang ditempuh yang dapat memudahkan upaya pelacakan produk. Sebagai contoh adalah ketika suatu produk tuna terdeteksi mempunyai potensi gangguan keamanan pangan, maka sangat penting untuk mengetahui berada dimanakah produk yang diduga mempunyai gangguan keamanan pangan tersebut langsung pada saat dibutuhkan. 4.3.2 Traceability internal Traceability internal mempunyai peran yang sangat penting dalam mendukung traceability tuna secara keseluruhan (chain traceability) (Thakur dan Hurburgh 2009). Oleh karena itu pengembangan traceability internal pada industri pengolahan tuna penting karena jika terjadi masalah pangan selama jalur distribusinya maka traceability internal dapat digunakan untuk mencari penyebabnya. Traceability internal disini dikembangkan secara teoritis untuk memberikan suatu acuan yang baku dalam pengembangan traceability internal pada dalam suatu organisasi khususnya pada industri pengolahan tuna loin beku menggunakan teknik yang disebut Integrated Definition Modelling (IDEF0). Berdasarkan
standar
ISO
22005:2007,
suatu
sistem
traceability
dipengaruhi oleh regulasi, karakterisasi produk, dan harapan konsumen. Di Indonesia produk hukum yang mengatur tentang traceability produk perikanan yaitu Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor PER.19/MEN/2010 tentang Pengendalian Sistem Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan yaitu pada Bab II pasal 3 huruf C. Lebih lanjut ISO 22000:2005 yang merupakan sistem manajemen keamanan pangan bagi organisasi dalam rantai produksi pangan pada klausul 7.9 juga mempersyaratkan adanya sistem mampu telusur (traceability system).
46
Ikan tuna sebagaimana ikan pada umumnya merupakan bahan pangan yang dikategorikan highly perishable yaitu bahan pangan yang sangat mudah busuk dan membutuhkan penanganan yang baik dalam rantai distribusinya (Venugopal 2006). Teknik penanganan bahan baku tuna segar dilakukan secara hati-hati, cepat, cermat dan saniter dengan suhu pusat produk maksimal 4,4 oC, sedangkan penanganan bahan baku tuna beku sama seperti halnya tuna segar namun dilakukan dengan menjaga suhu pusat produk maksimal -18 oC (SNI 014103.3-2006). Hal lain yang mempengaruhi sistem traceability adalah harapan konsumen terhadap suatu produk. Sebagai contoh jika konsumen mengharapkan adanya jaminan terhadap produk tuna yang dikonsumsi merupakan ikan yang bebas dari bahaya keamanan pangan, maka produsen akan berusaha untuk mencapai harapan konsumen tersebut. Dari berbagai penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa regulasi, karakterisasi produk, dan harapan konsumen merupakan masukan bagi teknik IDEF0 pengembangan sistem traceability pada tuna. Suatu sistem traceability dikembangkan untuk memenuhi regulasi yang berlaku (Thakur dan Hurburgh 2009). Sistem traceability produk perikanan Indonesia dilakukan untuk memenuhi PER.19/MEN/2010 tentang Pengendalian Sistem Jaminan Mutu dan Keamanan Pangan, sedangkan dalam penerapannya dibutuhkan suatu standar yang digunakan sebagai batasan untuk menghasilkan keluaran yang tepat yaitu standar Codex Alimentarius Commission (CAC/RPC 11969, Rev. 4-2003) mengenai prinsip umum untuk higiene pangan (General Principles of Food Hygiene). Standar ini dipilih karena merupakan standar internasional dari negara Amerika yang menjadi tujuan ekspor PT X dimana pemilihan standar sebaiknya disesuaikan dengan negara tujuan ekspor atau menggunakan standar yang lebih ketat persyaratannya untuk alasan kesehatan. Oleh karena itu, standar CAC/RPC 1-1969, Rev. 4-2003 dikategorikan sebagai kontrol (control) bagi model ini. Berbagai mekanisme (mechanism) diperlukan untuk mengembangkan sistem traceability, diantaranya standar industri, personal (pihak yang terlibat), dan prosedur-prosedur yang ada. Keluaran (output) dari model ini akan tergantung dari jenis produk akhir tuna yang dihasilkan dan aktor yang terlibat didalamnya. Secara umum, output yang dapat dihasilkan dalam
47
sistem traceability internal ini adalah adanya berbagai macam dokumentasi seperti dokumentasi proses produksi, sertifikat-sertifikat yang telah divalidasi, dan pemenuhan terhadap regulasi sebagai jaminan kualitas dan keamanan pangan. Model pada sistem ini harus dapat membuktikan klaim terhadap suatu produk, misalnya klaim terhadap ikan tuna yang digunakan dalam proses produksi ditangkap dari daerah penangkapan yang tidak melanggar undang-undang illegal, unreported, and unregulated (IUU) fishing. Selain itu sistem traceability yang dibuat juga harus menyediakan suatu tolak ukur untuk kepuasan konsumen. Teknik IDEF0 (Integrated Definition Modelling) untuk pengembangan sistem internal traceability pada suatu Unit Pengolahan Ikan (UPI) dapat dilihat pada Gambar 16. Pemenuhan Regulasi
Kebutuhan Regulasi
PENGEMBANGAN SISTEM TRACEABILITY INTERNAL TUNA A0
Karakteristik Produk Harapan Konsumen
Standar Industri
Personal
Dokumentasi Proses Produksi Sertifikat yang divalidasi Jaminan Kualitas dan Keamanan Pangan Kepuasan Konsumen
Prosedur
Gambar 16 Teknik IDEF0 untuk pengembangan traceability internal pada Unit Pengolahan Ikan (UPI). Berdasarkan Gambar 16. maka dibuatlah detail dari teknik tersebut untuk menunjukkan langkah-langkah yang dilakukan terkait dengan pengembangan traceability internal pada UPI dalam hal ini PT X yang melakukan pengolahan ikan tuna beku. Model ini digambarkan lebih detail (didekomposisi) untuk memudahkan pemahaman mengenai rangkaian pengembangan traceability internal pada UPI dan ditujukan untuk mendapatkan sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan (food safety management system certificate) seperti ISO 22000 oleh Thakur dan Humburgh (2009) dengan tahapan sebagai berikut : 1) Menentukan
rencana
sistem
traceability
:
langkah
pertama
untuk
pengembangan sistem traceability internal adalah menentukan rencana traceability. Masukan (input) bagi tahapan ini adalah kebutuhan akan regulasi,
48
karakteristik produk dan harapan konsumen. Kebutuhan akan regulasi ditujukan untuk memenuhi CAC/RPC 1-1969, Rev. 4-2003 yang merupakan regulasi Amerika Serikat karena negara tujuan ekspor PT X. Karakteristik hasil perikanan yang highly perishable mempengaruhi rencana traceability dimana penggunaan bahan-bahan seperti air atau es harus ada jaminan bahwa air berasal dari air dengan kualitas air minum sehingga ikan tidak mudah rusak. Penggunaan kemasan yang khusus bagi produk pangan (food grade) dan peralatan yang digunakan juga perlu diperhatikan mengingat ikan merupakan bahan pangan yang mudah busuk. Hal terakhir yang mempengaruhi suatu sistem traceability adalah harapan konsumen dimana produsen akan senantiasa berusaha memenuhi harapan dari konsumennya. Rencana sistem traceability ditentukan berdasarkan keperluan-keperluan tersebut. Selain masukan, diperlukan juga suatu standar bagi sistem ini dimana standar CAC/RPC 1-1969, Rev. 4-2003 dapat digunakan sebagai kontrol (control). Berbagai mekanisme (mechanism) diperlukan untuk menentukan sistem traceability, diantaranya standar industri, personal (pihak yang terlibat), dan prosedur-prosedur yang ada. Personal yang terlibat dalam sistem ini harus merupakan tim yang memiliki pengetahuan dan pengalaman multi disiplin, dan merupakan orang-orang yang berasal dari berbagai departemen yang ada pada suatu Unit Pengolahan Ikan (UPI). Selain itu, menurut Derrick dan Dillon (2004) penting bagi suatu UPI menunjuk seseorang yang memiliki kemampuan untuk memimpin tim, memiliki pengetahuan mengenai traceability, dan memiliki posisi penting dalam kegiatan produksi. Rencana sistem traceability harus didefinisikan secara jelas dalam format yang tetap dan termasuk di dalamnya mengenai informasi yang dibutuhkan untuk dicatat dan informasi yang akan dibagi kepada aktor lain yang terlibat (dalam rantai distribusi produk). Selain itu dalam sistem ini juga perlu didefinisikan parameter yang tepat untuk mengukur kesuksesan sistem. Keluaran (output) pada tahapan ini adalah terbentuknya manual sistem traceability yang mendefinisikan prosedur untuk penerapan rencana sistem traceability dimana secara umum prosedur meliputi dokumentasi proses produksi dan informasi
49
terkait proses produksi, termasuk perawatan dokumen dan verifikasi (ISO 22005:2007). 2) Penerapan rencana traceability : Keluaran pada tahapan 1 merupakan masukan bagi tahapan ini. Manual sistem traceability yang telah dibuat digunakan untuk diterapkan pada tahapan ini. Tahapan ini memiliki kontrol dan mekanisme yang sama dengan yang ada pada tahap 1. Pada sistem informasi yang dikembangkan, dilakukan desain basis data traceability perusahaan yang direpresentasikan menggunakan entity relationship diagram (ERD). ERD merupakan suatu diagram yang dapat menunjukkan bagaimana data dan informasi akan disimpan di dalam basis data beserta hubungan antar data. Bagian yang digunakan untuk membangun suatu entity relationship diagram adalah entitas (entity), atribut, dan hubungan (relationship). Pengguna (user) dalam hal ini pihak UPI dapat mendesain entitas yang berkaitan dengan aktifitas ikan tuna (per batch) baik kualitas maupun proses yang dikenakan. Entity relationship diagram ini menghubungkan berbagai macam data mulai dari kedatangan bahan baku tuna, proses produksi per batch, dan hasil akhir dari tiap batch yang keluar dari ruang penyimpanan (storage) UPI. Setelah selesai membuat ERD dilanjutkan dengan penerjemahan desain basis data (database) pada sistem yang telah dibuat kemudian diterjemahkan ke dalam bentuk perintah-perintah yang dimengerti komputer dengan mempergunakan suatu bahasa pemrograman dan penyimpanan ke dalam database tergantung dari keperluan pengguna. Hanya terdapat satu basis data terpusat untuk menyimpan semua informasi yang dibutuhkan. Salah satu bahasa yang dapat digunakan untuk merepresentasikan data adalah XML (Extensible Markup Language). XML dipilih karena dalam industri perikanan terdapat suatu standar yang disebut “tracefish” yang dapat digunakan untuk mencapai sistem traceability secara menyeluruh pada suatu rantai distribusi dimana standar ini menurut Larsen (2003) merupakan suatu konsep yang menggunakan sistem elektronik untuk mencapai penelusuran rantai distribusi (chain traceability). Selanjutnya Folinas et al. (2007) menyatakan bahwa tracefish menggunakan XML (extensible markup language) untuk memfasilitasi pertukaran informasi yang berhubungan dengan sistem traceability secara elektronik (electronic
50
exchange) antara berbagai pihak atau organisasi dalam suatu rantai distribusi. Setelah tahap ini selesai, sebuah laporan penerapan traceability akan dihasilkan. Laporan ini akan terdiri dari deskripsi detail sistem database dan penggunaannya. 3) Evaluasi pelaksanaan sistem : pelaksanaan sistem traceability akan dievaluasi pada tahap ini. Evaluasi yang dilakukan mencakup evaluasi efisiensi penggunaan database untuk kecepatan reaksi terhadap kasus keamanan pangan. Laporan pelaksanaan sistem manajemen keamanan pangan seperti HACCP atau ISO 22000 dan laporan hasil audit merupakan keluaran dari tahapan ini. Tahapan ini memiliki kontrol dan mekanisme yang sama dengan tahap sebelumnya. 4) Validasi sistem: validasi dibutuhkan untuk memastikan bahwa pelaksanaan sistem sesuai dengan rencana traceability yang telah dibentuk. Laporan pelaksanaan dan laporan hasil audit dari tahap 3 digunakan sebagai dasar untuk pemvalidasian sistem traceability menggunakan standar CAC/RPC 1-1969, Rev. 4-2003 sebagai kontrol dan mekanisme yang sama dengan tahapantahapan sebelumnya. Setelah sistem traceability divalidasi, pemenuhan CAC/RPC 1-1969, Rev. 4-2003 dapat dicapai. Dokumentasi lainnya seperti dokumentasi proses produksi, sistem manajemen keamanan pangan, dan validasi sistem (sertifikat) dapat dicapai. Bukti dari kepuasan konsumen juga merupakan keluaran yang diharapkan dari proses pengembangan sistem traceability internal ini. 5) Perawatan sistem: Perawatan dari sistem traceability merupakan tahapan yang sangat penting dari keseluruhan proses. Perawatan dibutuhkan untuk menjaga agar sistem tetap berjalan dan juga untuk melakukan perbaikan terus-menerus. Tahapan ini merupakan proses yang terus-menerus dilakukan (siklus berulang) dan rencana sistem traceability sebaiknya dimodifikasi berdasarkan perubahan regulasi yang ada, permintaan konsumen dan faktor lainnya yang dapat menyebabkan perubahan pada proses bisnis. Tahapan selanjutnya akan dimodifikasi ulang setiap adanya perubahan rencana sistem traceability. Keseluruhan tahapan pengembangan traceability internal ini dapat dilihat pada Gambar 17.
32
Pemenuhan Regulasi (CAC/RCP 1-1969,Rev. 4-2003) CAC/RCP 1-1969,Rev. 4-2003 (Kebutuhan Regulasi) Highly Perishable (Karakterisasi Produk) Jenis Produk Akhir (Harapan Konsumen)
Menentukan Rencana Sistem Traceability 1
Manual Traceability
Penerapan Traceability 2
Laporan Penerapan traceability
Evaluasi Pelaksanaan Sistem 3
Laporan Penerapan Sistem Manajemen Keamanan Pangan Laporan Audit
Dokumentasi Proses Produksi
Validasi Sistem 4
Sertifikat yang divalidasi Jaminan kualitas dan keamanan pangan Kepuasan Konsumen
Perawatan Sistem 5
Standar Industri
Personal
Prosedur
51
Gambar 17 Teknik IDEF0 untuk pengembangan dan penerapan sistem traceability internal pada UPI (Modifikasi Thakur dan Hurburgh 2009).
52
4.3.3 Pertukaran informasi traceability pada rantai distribusi tuna Peraturan pangan Uni Eropa yaitu General Food Law (EC No. 178, artikel 18) menyebutkan perlunya sistem traceability pada rantai distribusi pangan (food supply chain) untuk mencapai kemampuan pelacakan secara utuh (Official Journal of the Europan Communities 2002). Setiap aktor yang terlibat di dalamnya harus menyimpan dan memelihara informasi yang berkaitan dengan dari mana suatu bahan pangan berasal dan tetap menelusuri (mengikuti) jalur dan perubahan bentuk yang dialami suatu produk sepanjang proses produksi dan kemudian mentransfer informasi tersebut ke aktor selanjutnya dalam rantai distribusinya (Thakur dan Humburgh 2009). Berbagi informasi (share) antar aktor dalam rantai distribusi produk penting dilakukan untuk mencapai sistem traceability yang efektif (Derrick dan Dillon 2004). Untuk memahami hal tersebut maka dibuatlah suatu gambaran yang menunjukkan bagaimana suatu produk diidentifikasi, struktur datanya, data carrier yang digunakan, dimana saja lokasi pengumpulan data (data capture point) dan bagaimana data/informasi dipertukarkan antar aktor dalam rantai distribusi tuna loin beku. Sebelum mencapai traceability pada keseluruhan rantai distribusi (chain traceability) penting untuk memahami lokasi-lokasi pengidentifikasian unit produk pada traceability internal dan hubungannya dengan chain traceability. Lokasi pengidentifikasian produk pada chain traceability mengacu pada Senneset et al. (2007) dan dapat dilihat pada Gambar 18. Lokasi pengidentifikasian produk pada chain traceability
Lokasi pengidentifikasian produk pada chain traceability
Aliran Produk (tuna loin beku)
UPI (PT X) TRANSIT
IMPORTIR Penerimaan
Proses
Stuffing
Aliran Informasi
Lokasi pengidentifikasian produk pada traceability internal
Gambar 18 Lokasi pengidentifikasian produk sistem traceability (Modifikasi Senneset et al. 2007).
53
Tahapan yang penting untuk dilakukan pengidentifikasian produk dan perekaman secara internal di PT X adalah pada tahap penerimaan bahan baku dan pengisian (stuffing) karena kedua tahapan ini merupakan tahapan yang menjadi penghubung informasi antara supplier (transit)dengan perusahaan dan perusahaan dengan pihak importir. Pada tahap penerimaan bahan baku merupakan awal dari pengumpulan informasi dari supplier mengenai bahan baku atau bahan tambahan yang digunakan, sedangkan pada tahap stuffing merupakan tahapan dimana informasi baru ditambahkan setelah proses produksi selesai dilaksanakan. Senneset et al. (2007) menyatakan penting bagi suatu organisasi menetapkan identitas untuk melakukan penelusuran dimana identitas tersebut direkam pada tahapan penerimaan dan pada saat suatu produk akan didistribusikan ke pihak selanjutnya setelah proses produksi selesai dilaksanakan. Penerapanan traceability di industri perikanan, berdasarkan Larsen (2003) memperlihatkan praktek pendistribusian ikan pada industri perikanan seperti distribusi ikan segar sering mengalami pengemasan ulang (repacking) beberapa kali. Label baru diberikan setiap kali pengemasan ulang oleh pelaku atau organisasi yang berbeda. Praktek pendistribusian ikan tuna beku (frozen tuna) dari satu aktor ke aktor lainnya juga mengalami berbagai macam aktivitas termasuk pengemasan ulang diantaranya: Pergerakan: Ikan tuna bergerak dari satu pihak ke pihak lain dalam rantai distribusi sebelum akhirnya sampai ke konsumen akhir. Sebagai contoh adalah nelayan menjual tuna ke pihak transit dan kemudian pihak transit menjualnya ke PT X. Penyortiran: Ikan selama distribusi mengalami aktivitas penyortiran untuk pembedaan berdasarkan mutu. Contohnya ketika ikan yang disortir secara organoleptik di transit oleh checker menjadi 4 tingkat grade (mutu), yaitu: ikan tuna dengan grade A, B, C, dan D. Penyimpanan (storage): Ikan tuna sejak penangkapan disimpan dalam periode tertentu oleh tiap-tiap aktor sebelum akhirnya sampai ke tangan konsumen akhir. Ikan yang disimpan dalam periode tertentu sebelum dikonsumsi dapat mempengaruhi kondisi fisik, kimia maupun biologinya. Sebagai contoh menurut Keer et al. (2002) ikan tuna yang disimpan pada suhu rendah oleh
54
retailer yaitu hanya menutup ikan menggunakan es atau secara sederhana ikan hanya diletakkan di atas es untuk mencegah kebusukan, dalam jangga waktu yang lama hal ini akan menyebabkan pertumbuhan bakteri yang memicu terbentuknya histamin pada tuna. Perubahan bentuk: Sepanjang rantai distribusi, ikan tuna tidak hanya di ekspor dalam bentuk utuh segar melainkan juga di ekspor dalam bentuk yang bermacam-macam seperti loin, steak, cubes dan ground meat. Pengemasan ulang: Ikan tuna beku hasil diversifikasi pihak UPI (PT X) diekspor ke Amerika tidak langsung ditujukan ke konsumen akhir melainkan dijual ke pihak wholesaler (grosir) yang akan melakukan pengemasan ulang sebelum didistribusikan kembali ke pihak retailer yang meneruskan ke konsumen akhir. Aktivitas-aktivitas yang terjadi pada ikan tuna sepanjang rantai distribusi tersebut penting untuk direkam. Thakur dan Humburgh (2009) juga menyatakan mendokumentasikan aktivitas yang terjadi pada suatu produk dan transfer informasi kepada pihak selanjutnya pada rantai distribusi penting dilakukan. Untuk memahami hal tersebut maka dibuatlah suatu gambaran yang menunjukkan informasi apa saja yang harus didokumentasikan dan dibagi (transfer informasi) kepada pihak-pihak (aktor) yang terlibat dalam rantai distribusi tuna (tuna supply chain) yang dapat dilihat pada Gambar 19.
56
Nama kapal1 ID kapal1 ID produk1 No registrasi kapal Metode penangkapan Spesies & berat ikan Cara penanganan diatas kapal Area dan tanggal penangkapan1 Tanggal dan waktu pengiriman Identitas transit1
Bukti pembelian Identitas UPI3 Identitas transit2 Tanggal dan waktu penerimaan ID berkaitan dengan produk Quality control check Metode pendinginan Jenis, jumlah dan berat ikan Suhu ikan selama pengangkutan Nama produk Berat bersih Tahapan proses
ID produk1 Nama kapal1 Id kapal1 Control check Area dan tanggal penangkapan1 Tanggal dan waktu penerimaan Identitas transit2 Jumlah, spesies dan berat ikan Waktu dan tanggal pengiriman Identitas UPI3
Transportasi
Kapal
Tipe kemasan Suhu selama pengolahan dan penyimpanan Hasil uji mutu produk Berat bersih produk Tanggal produksi Kode produksi No registrasiUPI Waktu dan tanggal pengiriman Suhu selama penyimpanan dan transportasi Identitas tujuan ekspo (distributor)4
Distributor
Identitas UPI3 Identitas distributor4 Nama produk3 ID berkaitan dengan produk Identitas pengiriman Spesies ikan Jenis pengolahan Jenis dan jumlah kemasan Berat bersih Pengecekaan suhu Tanggal kadaluarsa
Retailer
Transit UPI
Transportasi
Distributor Retailer
Pasar Lokal
55
Gambar 19 Pertukaran informasi antar aktor yang terlibat pada rantai distribusi tuna (Modifikasi Thakur dan Hurburgh 2009).
56
Gambar 19. menunjukkan bahwa tidak semua informasi pada tiap-tiap aktor dibagi kepada aktor selanjutnya dalam jalur distribusi. Angka-angka 1, 2, dan 3 (superscript) menunjukkan informasi apa saja yang dibagi oleh tiap-tiap aktor dalam rantai distribusi tuna. Ketika suatu informasi mengenai bacth tuna didapatkan, informasi tersebut dapat digunakan untuk melacak ke belakang hingga asal ikan. Sebaliknya setelah ikan tuna selesai di proses, informasi kepada siapa bacth dari ikan tersebut dikirim dapat digunakan untuk mengikuti jalur distribusinya bahkan hingga ke pihak retailer. Informasi-informasi pada Gambar 19. untuk pihak Kapal Penangkap berasal dari log book penangkapan ikan tuna menggunakan alat tangkap rawai tuna dan pancing ulur (Lampiran 1). Untuk pihak Transit dan Distributor (wholesaler) informasi berasal dari standar Tracefish (CEN 14660:2003), sedangkan informasi pada pihak UPI berasal dari PT X sebagai perusahaan pengolah ikan tuna loin beku. Informasi-informasi yang sebaiknya didokumentasikan oleh tiap-tiap aktor dalam rantai distribusi untuk mencapai ketertelusuran (traceability) produk perikanan dapat dilihat dalam standar Tracefish (CEN 14660:2003) dimana pada standar ini terdapat tiga kategori informasi yaitu kategori Shall, Should dan May. Kategori shall merupakan kategori informasi yang berkaitan dengan data pokok untuk sistem traceability. Data pada kategori ini dibutuhkan untuk melakukan penelusuran mengenai sejarah, aplikasi maupun lokasi dari suatu produk dalam prinsip satu langkah ke belakang dan satu langkah ke depan sehingga mampu untuk memfasilitasi penarikan produk. Kategori should dan may merupakan kategori informasi pendukung untuk mendeskripsikan dan menyediakan informasi pendukung mengenai produk yang akan dilacak. Perbedaannya adalah kategori should merupakan kategori informasi yang dibutuhkan untuk mendapatkan suatu sertifikasi (misal sertifikasi GMP) sedangkan kategori may tidak. Selain gambaran mengenai informasi yang harus didokumentasikan dan dibagi oleh tiap aktor dalam rantai distribusi tuna loin, sebuah sequence diagram dikembangkan untuk menggambarkan pertukaran informasi ketika salah satu aktor meminta informasi tambahan terhadap suatu produk olahan tuna pada aktor sebelumnya. Menurut Thakur dan Humburgh (2009) tujuan utama dari sequence
57
diagram adalah untuk mendefinisikan rangkaian peristiwa yang menghasilkan suatu output yang diinginkan. Sequence diagram pada tuna supply chain dapat dilihat pada Gambar 20.
56
Kapal
Transit
UPI/PT X
Distributor
Retailer
Kirim data tuna Kirim data tuna Kirim data produk
Pengguna informasi Kirim data produk Minta informasi tambahan Minta informasi tambahan
Minta informasi tambahan Minta informasi tambahan Mengembalikan informasi tambahan Mengembalikan informasi tambahan Mengembalikan informasi tambahan Mengembalikan informasi tambahan
Gambar 20 Sequence diagram untuk pertukaran informasi ketika informasi tambahan mengenai produk yang diduga berbahaya diminta (Modifikasi Thakur dan Hurburgh 2009).
58
59
Gambar 20. menunjukkan rangkaian dari pertukaran suatu informasi. Ketika suatu produk didistribusikan dari satu aktor ke aktor lain, informasi (data) yang berkaitan dengan produk juga diikutsertakan. Namun pada kasus khusus yaitu berkaitan dengan masalah keamanan pangan, maka lembaga berwenang akan meminta informasi tambahan mengenai produk yang diduga berbahaya. Ketika hal ini terjadi, aktor dalam suatu rantai distribusi harus mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan secara cepat (real time). Sebagai contoh Thakur dan Humburgh (2009) menyebutkan bahwa di Amerika Serikat, suatu perusahaan memiliki waktu 24 jam untuk menyediakan informasi yang diperlukan sejak informasi tambahan mengenai produk yang diduga berbahaya diminta. 4.3.4 Desain basis data Desain basis data traceability direpresentasikan menggunakan entity relationship diagram (ERD). Seperti halnya cetak biru yang merupakan kunci untuk memahami dan membuat desain sebuah bangunan, entity relationship diagram merupakan kunci untuk memahami dan membuat desain sebuah database (Toledo dan Cushman 2007). ERD yang dihasilkan pada tahap ini masih merupakan suatu bentuk konseptual, sehingga perlu disusun dan diterjemahkan ke dalam bentuk fisik agar dapat digunakan. Desain basis data yang dilakukan baru mencakup informasi mengenai produk akhir (end product) yang terdiri dari 6 entitas (obyek) utama yang saling berhubungan. Entitas-entitas tersebut diantaranya adalah tabel kapal penangkapan tuna, tabel supplier, tabel bahan baku, tabel produk, tabel perusahaan, dan tabel pelanggan. Deskripsi dari tiap-tiap tabel tersebut dapat dilihat pada Tabel 5.
60
Tabel 5. Entitas utama yang terdapat dalam basis data Entitas Kapal penangkapan tuna
Supplier Bahan baku Produk
Perusahaan Pelanggan
Keterangan Berisi informasi berkaitan dengan seluruh aktivitas penangkapan ikan tuna. Contoh: nama kapal, metode penangkapan, lokasi penangkapan, dll. Berisi informasi tentang identitas supplier dan aktivitas pembelian ikan. Berisi informasi tentang seluruh bahan baku yang digunakan untuk proses produksi. Berisi informasi tentang segala sesuatu yang mendeskripsikan tentang produk akhir dari suatu proses produksi (end product). Berisi informasi tentang perusahaan sebagai tempat dilakukannya proses produksi tuna. Berisi informasi tentang pelanggan yang membeli produk dari perusahaan.
Entitas utama pada Tabel 5. juga merupakan entitas dari sistem informasi dalam penelitian ini dimana terdapat hubungan (relasi) antara entitas-entitas tersebut. Entitas adalah obyek-obyek bermakna yang bagi organisasi merupakan informasi yang perlu untuk diketahui (Thakur dan Humburgh 2009). Hasil dari penghubungan entitas tersebut akan menjadi suatu entity relationship diagram yang disajikan pada Gambar 21. Gambar 21. menjelaskan hubungan keterkaitan antara entitas yang ada. Pada gambar tersebut primary key dan atribut digambarkan dimana primary key merupakan identitas (ID) yang bersifat unique bagi setiap entitas. Primary key dilambangkan dengan tulisan dengan garis bawah. Entitas produk memiliki hubungan terhadap entitas perusahaan dimana setiap produk yang dihasilkan berasal dari satu perusahaan saja yaitu PT X, sedangkan satu perusahaan dapat menghasilkan banyak produk tuna yang memiliki banyak ID. Entitas perusahaan memiliki hubungan dengan entitas pelanggan dimana satu perusahaan dapat mempunyai banyak pelanggan dan begitu pula setiap pelanggan dapat mempunyai banyak perusahaan sebagai tempat membeli produk. Entitas perusahaan memiliki hubungan dengan entitas supplier dimana satu perusahaan dapat mempunyai banyak supplier dan begitu pula setiap supplier dapat mempunyai banyak perusahaan sebagai tempat menjual bahan baku.
61
Entitas produk memiliki hubungan dengan entitas supplier dimana setiap produk yang dihasilkan berasal dari bahan baku dengan banyak supplier, sedangkan setiap supplier dapat mempunyai bahan baku yang banyak yang menghasilkan banyak produk. Entitas produk juga memiliki hubungan dengan entitas bahan baku dimana setiap produk yang dihasilkan menggunakan banyak bahan baku dan setiap bahan baku yang digunakan menghasilkan banyak produk. Entitas bahan baku selain memiliki hubungan dengan entitas produk juga memiliki hubungan dengan entitas supplier yaitu setiap bahan baku mempunyai banyak supplier dan sebaliknya setiap supplier mempunyai bahan baku yang banyak untuk dihasilkan berbagai macam produk. Terakhir adalah entitas supplier memilili hubungan dengan entitas kapal dimana setiap ikan yang ada pada supplier dikirim dari berbagai kapal penangkap tuna, sedangkan setiap kapal penangkap tuna dapat mengirim ikan hasil tangkapannya kepada banyak supplier.
47
jumlah
berat tanggal penerimaan no urut penerimaan
spesies Id_bahan baku
menggunakan
Bahan baku
mempunyai
jenis produk
Id_kapal
FDA registration berat bersih
nama kapal
Produk
Tanggal produksi
Supplier
mengirim
nama produk nama supplier
Id_produk
metode penangkapan
Kapal
lokasi penangkapan tanggal penangkapan
Id_supplier
mempunyai
tanggal pendaratan
menghasilkan
Id_pelanggan
Id_perusahaan
Perusahaan nama perusahaan
mempunyai
Pelanggan
nama pelanggan
62
Gambar 21 Entity relationship diagram dari basis data traceability.
63
4.3.5 Arsitektur umum implementasi sistem informasi traceability Arsitektur umum implementasi sistem digunakan untuk memudahkan pemahaman mengenai bagaimana suatu organisasi dalam rantai distribusi produk menyimpan
data/informasi
secara
internal
dan
melakukan
pertukaran
data/informasi antar aktor. Arsitektur ini merupakan modifikasi dari Karlsen et al. (2011) yang membuat arsitektur implementasi traceability elektonik pada rantai distribusi ikan segar yang dapat dilihat pada Gambar 22.
Traceability internal
Chain Traceability
Pertukaran Informasi Menggunakan XML
Database Traceability
Database Traceability
Update data
Update data
Sistem Informasi A
Sistem Informasi B
Kapal Penangkap Tuna
Transit
UPI
Importir
Aliran produk
Aliran informasi
Pengguna sistem (aktor)
Gambar 22 Arsitektur umum implementasi sistem informasi traceability (Modifikasi Karlsen et al. 2011) Gambar 22 menunjukkan bahwa aktor kapal penangkap tuna dan transit belum memiliki sistem informasi tersendiri sehingga informasi terkait traceability yang terdapat pada masing-masing aktor (pihak) tersebut akan di transfer secara manual menggunakan dokumen kertas hingga ke pihak UPI. Pihak UPI sendiri memiliki suatu sistem informasi yang sama sekali berbeda dengan sistem informasi yang terdapat pada pihak Importir. Pertukaran informasi secara elektonik akan sulit dilakukan karena perbedaan sistem informasi tersebut, sedangkan
pertukaran
informasi
traceability
berbasis
dokumen
kertas
membutuhkan waktu yang relatif lama (time consuming) untuk melakukan
64
penelusuran produk dan peluang eror yang cukup tinggi karena pencatatan berulang
dalam
penggabungan
dokumen
pada
prakteknya
menyulitkan
traceability berbasis dokumen kertas (Derrick dan Dillon 2004; Senneset et al. 2007). Kesuksesan pertukaran informasi produk perikanan dapat dilakukan jika perbedaan sistem informasi antar aktor dalam rantai distribusi dapat bekerja bersama (interoperable) (Sebestyen et al. 2008 dalam Karlsen et al. 2011). Standar untuk mendeskripsikan pertukaran informasi antara sistem perangkat lunak (software system) berguna untuk dapat mengefisienkan komunikasi (Folinas et al. 2006). Peningkatan popularitas XML (Extensible Markup Language) saat ini untuk melakukan pertukaran informasi antar sistem informasi yang berbeda telah memudahkan para pelaku bisnis untuk menggunakan teknologi ini (Sidik dan Pohan 2010; Thakur dan Hurburgh 2009). Dengan XML, data dapat dipertukarkan antara sistem yang berbeda (not compatible). Dalam kenyataan yang sebenarnya sistem komputer dan basis data menyimpan data dalam format yang berbeda satu sama lain. Mengkonversi data ke XML dapal mengurangi kompleksitas dan membuat data dapat dibaca oleh berbagai tipe aplikasi (Sidik dan Pohan 2010; Karlsen et al. 2011). Perbedaan sistem informasi pada pihak UPI dan Importir dapat dijembatani menggunakan XML sehingga memudahkan pertukaran informasi secara elektronik. Salah satu contoh dokumen XML yang dapat digunakan untuk melakukan pertukaran informasi dapat dilihat pada Gambar 23. TraceabilityDocument Document ID="001" Creator= "rizal">
Frozen Tuna Loin K183Q Yellowfin tuna <ScientificName>Thunnus albacares
Captured FAO Catch Area No. 57 (Indian Ocean) <Size>5/8 Lbs/Pc
40 Lbs <ManufactureCode>149281816446
10 2010 Refrigerated
Gambar 23 Contoh dokumen XML untuk pertukaran informasi (Modifikasi Tracefish 2003)
