Vergadering:
Algemene Leden Vergadering
Datum:
26 september 2013 Aanvang: 19:30
Aanwezig:
Kars Schuiten (vz), Harro Prins (penningmeester), Jasper de Munck (bestuurslid), Johan Klein (bestuurslid recreanten), Anne Veenker (bestuurslid Jeugd), Gea de Jonge, Cor Kuperus, Bert de Graaf, Thom Boersma, Albert Huisman, Gerard Lansink en Marie Pasman (secretaris) Hans Schuiten komt 19:52 (was in slaap gevallen)
Afwezig:
m.k. Marjan Borgeld, Carolien Visser en Melvin de Graaf
Notulen:
Marie Pasman
Nr.
Actie van:
1.
Opening De voorzitter opent de vergadering.
2.
Vast stellen agenda Geen aanvullingen op de agenda en deze wordt ongewijzigd vastgesteld.
3.
Mededelingen/ Ingekomen stukken Geen bijzonderheden.
4.
Notulen ALV 2012 Opmerking over korting op meerdere leden uit 1 gezin. Melding van leden dat er leden zelf besluit willen nemen over korting Tom: Grote clubactie wordt afgeschaft, is hier een besluit over genomen? JA, we stoppen er mee. Jasper geeft een toelichting, tijd en kosten leven. JC had veel weerstand en leverde te weinig op. Marie Verzoek van Jasper om dit opnieuw op de agenda te zetten van het bestuur. Pasman Onvoldoende communicatie over besluiten die bestuur neemt. Wens uit vorige vergadering is graag ook informatie vanuit bestuur via trainers naar leden. Bestuur Harro: is het wenselijk alles via papier te doen? Er zijn veel leden die digitaal hun informatie vergaren. Informatie: hoe gaan we om met mensen die niet digitaal gericht is. De notulen worden vastgesteld. Voorzitter bedankt Marjan voor notulen.
5.
Bestuursverkiezing/ Rooster van aftreden Geen tegen kandidaat voor de voordracht van Marie Pasman als secretaris Geen tegen kandidaat voor de voordracht van Anne Veenker voor JC. Bij deze zijn ze beide benoemd. De voorzitter feliciteert beide met hun nieuwe functie als secretaris en vertegenwoordiger JC.
6.
Jaarverslagen 2012/2013 Jasper ligt toe welke activiteiten er zijn ondernomen om jeugd bekend te maken met V.C. Tyfoon, o.a. Clinics op voortgezet onderwijs, scholentoernooi en puzzeltocht. Gea de Jonge: er is een beleidsplan vast gesteld voor JC en TC, dit ziet ze niet terug in de jaarverslagen, doet het bestuur hier nog iets mee?
Jasper: geeft aan dat het de beleidskaders zijn waarbinnen besluiten genomen worden. Zo wordt gewaarborgd dat er 1 beleid is en ook uit te leggen aan de leden. Gea: het is opgesteld om te professionaliseren en naar een hoger plan te tillen. Harro: er wordt ook door H2 jeugd leden meegenomen, tevens speelt de jeugd hoofdklasse. Thom: naar leden toe ook als motivatie meegeven dat het past binnen beleidsplan Leden kunnen bestuur afrekenen op beleidsplan. Jaarverslag TC Geen op of aanmerkingen. Jaarverslag JC Geen op of aanmerkingen Jaarverslag Recreanten Thom: ondertekening door een recreant een beetje bijzonder. 7.
Jaarrekening 2012/2013 Harro ligt toe: Meevaller in huur, pagedal is lager doorbelast dan begroot. Kosten huur gereduceerd door minder trainen en minder gebruik maken van pagedal. Afsluiting seizoen, volgende keer een budget meegeven. We hebben een positief saldo over 2012/2013. Zou graag zien dat we iets meer buffer hebben. Afgelopen 2jr is er veel geïnvesteerd in materialen. Liquide middelen zijn gedaald, sponsor geld uit 2011/2012 gereserveerd voor JC Thom: 14 dgn. geleden kreeg ik nevobo pas toegeschoven, waarvoor heb ik deze nodig. Wordt uitgezocht waarvoor dit nodig is. Verhaal van de jeugd is me helemaal niet duidelijk. Hoe zit het nu met kas jeugdcommissie. Harro ligt het toe.
8.
Verslag Kascommissie (ook kas JC) Bert en Albert doen verslag: zag er pico bello uit.
9.
Decharge verlening penningmeester Er wordt decharge verleend aan de penningmeester, zie ook bijlage verklaring kascommissie.
10.
Benoeming nieuwe kascommissie Bert treedt af, Gerard Lansink neemt het over en Albert Huisman zal het volgend jaar nog een keer doen. Begroting 2013/2014 Harro ligt toe: Besparing gemeente doorgevoerd in subsidie voor jeugd, besparing 1700euro. Zaalhuur is 1.700euro duurder. Ubbo is goedkoper dan pagedal. Thom: zaalhuur, tarieven verhoogd en subsidie valt weg. Jasper: we betalen per avond, Ubbo kunnen we van op aan. Ubbo niet het goedkoopst, wel 2 zalen te gelijk, we kunnen nog gebruik maken van 1,5u extra. Pagedal compensatie was nog 1 jaar. Zijn meer gericht op commerciële activiteiten i.p.v. sport. Trainingsvergoedingen hoger, is al met een taakstellende besparing meegenomen 2.500euro voor trainingen samenvoegen en minder zaalhuur. Hans: complimenten dat het bestuur na wil denken over besparingen. Het is goed
11.
Harro Prins
Hans Schuiten
Bestuur
dat het bestuur wil besparen i.p.v. contributie verhogen. Gea: moet niet ten koste gaan van trainer aanwezig bij training, kan zich wel vinden in de optie dat er na gedacht wordt over samenvoegen etc. Sponsor bijdrage: 600euro binnen aan sponsoring. Club van 50/25 weer actief leven in blazen. Bijdrage van jeugdsponsor, loopt na volgend jaar af. Cor: is wel een smalle basis 1 sponsor voor de jeugd. Jasper: we hebben veel geïnvesteerd in 2x training geven. En investeren in een kwalitatief goede trainer. Materiaal is nog niet nodig, is veel geïnvesteerd in de vorige jaren. De begroting is bij deze vast gesteld. Gea: graag de volgende keer punt 11 en 12 om te draaien op de agenda, eerst contributie besluit nemen en daarna de begroting, is volgens haar formeel juister. 12.
Vaststellen contributie Harro: er is een kleine contributie verhoging. Hans/Albert: er wordt een verhoging doorgevoerd die onder de inflatie ligt. Jasper: we kunnen best extra activiteiten ontplooien om meer leden te werven. Thom: pluspunt dat mensen met grote gezinnen korting geboden wordt. Ondersteun actief deelname door grote gezinnen en anders eventueel beroep doen op participatiefonds Thom: hoe is het met differentiatie tussen wel en niet competitie spelen in de contributie? Inschrijfgeld voor competitie hoeft niet meer betaald te worden. Is ca. 10 euro per lid. Besloten wordt: - Contributie verhoging akkoord zoals meegenomen in de begroting. - Differentiatie in contributie voor niet competitie spelers - Korting voor meerdere jeugdleden uit 1 gezin.
13.
Wedstrijdsecretariaat/ scheidsrechters Hans: Door groei van de vereniging komt er veel op de schouders van enkele spelers uit de senioren teams. Een aantal mensen zijn benaderd om actief zich in te zetten voor de vereniging om spelers te ontlasten. Wedstrijdsecretariaat gaat goed. Gea: andere scheidsrechters, is er al geïnformeerd aan de andere scheidsrechters over de veranderende spelregels. Thom: er wordt goed gefloten. Gea: doen we ook iets met het digitale wedstrijdformulier Hans: hij heeft een mail ontvangen of wij aan de pilot mee willen doen. onze reactie is geweest graag als nevobo de kosten vergoed voor het programma. Gea: mochten we willen experimenteren, dan organiseer een oefenwedstrijd.
14.
Rondvraag Gerard: ik zit officieel in de toernooien commissie, ik wil er graag mee stoppen. Ik heb mijn 65 jarige jubileum en wil dat graag voorrang geven Kars: Gerard wordt bedankt. Albert: vraag: hoe is het met de sleutels van ballenbak, deze zijn zoek en voor Roelof is dit on acceptabel Is er al een nieuw info boekje? Kars geeft aan dat deze al in de maak is. Thom: hoe is het met een stukje in het nieuwsblad n.a.v. actualisatie Sportnota. Hier in stond dat volleybal uit is. Suggestie is om hierover contact te zoeken met de gemeente dat dit beeld niet juist is.
Kars: we hebben vaak gesproken met de gemeente, hierin wordt aangegeven dat volleybal groeiende is. Hans: Bestuur moet gepaste actie nemen naar de gemeente aangezien het beeld onjuist is vanuit de krant. Gea: geeft aan dat er binnenkort een bijeenkomst is betreffende actualisatie Sportnota en dat het bestuur zeker haar gezicht moet laten zien om mee te willen discussiëren. Gerard oppert een open brief te sturen, je bereikt dan hetzelfde publiek als die het stukje geschreven hebben. Thom: mededeling, ik heb aangegeven dat ik graag meerdere wedstrijden in 1 en dezelfde divisie wil fluiten. Ik heb routine nodig om goed te kunnen blijven fluiten. Het is goed wanneer leden die fluiten routine opdoen, niet maar een enkele keer per jaar. Bert: Info boekje, graag geen geboorte datum meer vermelden. Jasper: H3 is aangewezen om de seizoen afsluiting te regelen. 15.
Sluiting Kars sluit de vergadering Bloemetje voor bewaren archief voor Cor Kuperus. Marjan Borgeld en Melvin de Graaf zullen op gepaste wijze op een later moment bedankt worden voor hun inzet.
Jasper gaat 2 oktober naar bijeenkomst gemeente hij zal Hans hiervoor benaderen.
Jasper de Munck 2 okt’13
Kars Heren 3
AKTIELIJST dd & pt.
Onderwerp/actie
Status Actie
25-9. 4
Clubactie opnieuw agenderen
Marie
25-9.4
Hoe omgaan met communicatie vanuit bestuur naar de leden gedurende het jaar over haar besluiten etc.
Bestuur
25-9.7
Budget meegeven aan team wat de seizoen afsluiting regelt
Harro
Heren 3 informeren dat zij uitverkoren zijn dit jaar seizoen afsluiting te regelen.
Jasper
25-9.7
Uitzoeken waarvoor Thom een nevobo pas nodig heeft als hij geen competitie speelt
Hans Schuiten
25-9.11
Taakstellende besparing/ sponsorgelden voor de begroting 2013/2014 invullen
Bestuur
25-9.11
Bijeenkomst 2 oktober gemeente betreffende actualisatie Sport nota. Aanwezigheid V.C. Tyfoon in de persoon van Jasper de Munck
Jasper
25-9.11
In het info boekje geen geboortedatum vermelden, in strijd met de wet bescherming persoonsgegevens
Kars
