Notulen van de bestuursvergadering van 4 september 2014. Aanwezig: Theo, Atze, Claudia, Betty en René Afwezig: Rina, Regitse, Koos, Michel. 1. Opening, mededelingen vaststellen agenda Met een woord van welkom opent Theo de vergadering, die dit keer gehouden wordt in Kortenhoef, waar de jaarlijkse zeilwedstrijden van het ministerie zijn. Omdat Betty aan deze wedstrijd deelneemt en er een aantal bestuursleden zijn verhinderd, is deze locatie voor deze keer de zonnige “vergaderzaal”. Rina en Michel nemen deel aan de mosseltocht en zijn daarom verhinderd. Regitse is om andere reden verhinderd. Koos is vanwege zijn gezondheid verhinderd. Hij vraagt daarom aandacht voor een mededeling van Koos. Voor het overige zijn er geen mededelingen en wordt de agenda ongewijzigd vastgesteld. 2. Vaststellen concept verslag 03-07-2014 Voor wat betreft de tekst zijn er geen opmerkingen. Met de correctie van enige tikfouten wordt het verslag vastgesteld. Met betrekking tot de openstaande actiepunten wordt het volgende opgemerkt. De acties 1.1. en 3.3. (“rondleidingen op objecten” en “erfgoedcentrum”) worden getrokken door Koos. Vanwege zijn gezondheid kan het initiatief voor deze acties niet meer bij Koos liggen. Theo deelt mee, dat hij in het informeel overleg met de D.-G. deze punten aan de orde heeft gesteld. In het bijzonder de rondleidingen op de objecten ziet de D.G. als een goede zaak, die kan bijdragen aan het (verbeteren van het) imago van Rijkswaterstaat. De D.-G. heeft toegezegd, het belang van deze actie te onderstrepen bij de regionale diensten. Met betrekking tot het erfgoedcentrum heeft Theo de D.-G. geïnformeerd over de enthousiaste inzet van de vrijwilligers. Theo zal de voortgang van een en ander bewaken. (actie 2.1. Theo: rondleidingen op objecten en erfgoedcentrum). Actie 2.1. communicatie over vrijwilligers (Regitse). Kees Alberts heeft in het VOR bericht inmiddels een aantal “portretten”van vrijwilligers beschreven, zodat deze actie is afgehandeld. Actie 3.4. Kenniskring site (Michel en Henk) Er zijn inmiddels werkbare afspraken gemaakt tussen de commissie Communicatie en de commissie Kenniskring met betrekking tot het plaatsen van informatie die voor alle VOR leden van belang kan zijn op de site van de commissie Kenniskring dan wel de VOR site. Actie 3.1. informeren D.-G. over verrekening van facilitaire kosten (Theo) Dit punt staat op de agenda. Actie 4.1. opstellen procedure voor declareren reizen die gemaakt zijn met een Mobility Mixx Card (Atze en René). Dit punt staat op de agenda Actie 4.2. “Waardering vrijwilligers” is een agendapunt. Actie 5.1. advertentiebeleid (Theo en René) staat op de agenda.
-
1-
Actie 6.1. begrenzen zittingsduur leden commissie en bestuur (Regitse, Michel, Koos en Betty) Regitse merkt (via de e-mail) op, dat de in het verslag opgenomen afspraak betrekkelijk “hard” is geformuleerd. Zij pleit voor een genuanceerde toepassing en waarschuwt voor de mogelijke gevolgen van rigide toepassing die voor problemen rond de bezetting van de commissies zou kunnen leiden. Het streven dient volgens Regitse gericht te zijn op het beperken van de zittingsduur. Het bestuur kan zich hierin vinden en stelt, dat het doel is om de zittingsduur in principe te beperken tot 2 termijnen (6 jaar), maar dat uitzonderingen mogelijk moeten zijn. Dat betekent dat de portefeuillehouders zich actief blijven inzetten om de bemensing van de commissies te “verjongen”. (actie 2.2.: Regitse, Betty en Michel) Actie 7.1.: benaderen potentiële vrijwilligers (Theo) Theo is er nog niet in geslaagd om Marcel van Monfoort te vragen, op welk gebied hij vrijwilligerswerk voor de VOR zou willen doen. (actie 2.3. Theo) Actie 8.1. Waarderen vrijwilligers (Theo en René) staat op de agenda. Actie 10.1. bijeenkomst voor alle gepensioneerden in de regio Limburg (René) staat op de agenda. Actie 11.1. voorzitter commissie Communicatie informeren over andere portefeuillehouder (Theo) is afgehandeld. Actie 11.2.: bestuur VHF meedelen, dat de VOR met ingang van 1 januari 2015 geen bijdrage meer zal leveren aan de kosten van een excursie voor de senioren (Theo en René) is nog niet afgehandeld. Tijdens een bespreking met een delegatie van het bestuur van de VHF op 17 september a.s. zal dit punt aan de orde worden gesteld. Actie 11.3. tekst in de papieren VOR agenda 2015 doornemen (René) is afgehandeld. Actie 11.3.: korting op de vergoeding voor de inzet van vrijwilligers bespreken in het informeel overleg met de D.G. (Theo) staat op de agenda. Actie 13.1. nagaan aan welke ondersteuning de VOR behoefte heeft na het vertrek van Willy Bouwmeester op 1 augustus 2015 (René) blijft staan. (actie 2.4. René) Actie 13.2. bewaken dan wel bespoedigen termijn afhandeling declaraties (Regitse, Betty, Michel) is afgehandeld. Actie 13.3. portefeuillehouders vragen aan de commissieleden om voor de VOR bestemde e-mail naar het algemene VOR e-mail adres te sturen (
[email protected]) (Regitse, Betty, Michel) is afgehandeld. Actie 13.4. Tijdig gereedmaken jaarstukken (actie Theo) blijft staan en is een permanent punt van bespreking tijdens de bestuursvergadering. Actie 13.5. Spitsmuizen voor representatieve doeleinden (Theo) is afgehandeld. Hiermee zijn alle actiepunten uit het verslag van 3 juli 2014 aan de orde geweest. 3. Financiën Atze heeft geconstateerd, dat een relatief groot aantal leden de contributie voor het lopende verenigingsjaar nog niet heeft voldaan.
-
2-
Aan die leden zal een herinnering worden gestuurd in de vorm van een e-mail (als een email adres beschikbaar is) dan wel een brief. (actie 3.1.: Claudia en Willy). Verder constateert Atze, dat het in de begroting opgenomen bedrag voor de eigen bijdrage wellicht niet zal worden gerealiseerd. Betty zal zich inspannen, om het in de begroting opgenomen bedrag te realiseren. (actie 3.2.: Betty). 4. Mobility Mixx 4.1. gebruik Uit de overzichten blijkt, dat niet alle leden, die beschikken over een mobility mixx card, deze ook gebruiken. Omdat de post “reiskosten” een flink beslag op de begroting legt, zal het bestuur de leden oproepen om zoveel als mogelijk van deze faciliteit gebruik te maken. (actie 4.1.: René en Theo) Indien er goede gronden zijn om op een andere manier te reizen, dan dient de portefeuillehouder hiervoor toestemming te verlenen (actie 4.2.: Michel, Betty, Regitse). 4.2. Procedure declaratie Met de procedure om op de declaratie aan te geven dat gebruik is gemaakt van de mobility mix card kan, behoudens een aanvulling van de tekst, worden ingestemd. René zal de tekst aanpassen. (actie 4.3.: René). Deze procedure maakt het mogelijk om de reishistorie van de Mobility Mix Card te koppelen aan de ingediende declaratie. Claudia zal de reisoverzichten van de Mobility Mix Card verzorgen. (actie 4.4.: Claudia). 4.3 Kostenvergelijking Mobility Mixx en Dal Voordeel kaart Uit het verstrekte overzicht blijkt, dat het gebruik van een Dal Voordeel abonnement voor de VOR in het algemeen voordeliger is. Daarom besluit het bestuur om het contract met Mobility Mixx met ingang van 1 april 2015 te beëindigen. (actie 4.5.: René en Claudia). Leden, die meer dan 6 x per jaar voor de VOR op reis zijn, kunnen op kosten van de VOR een Dal Voordeel abonnement aanschaffen. Dat maakt een aanpassing van het declaratiebesluit noodzakelijk. Deze wijziging zal op de Algemene Vergadering van 25 maart 2015 aan de orde worden gesteld. (actie 4.6.: René). 5. Terugmelding informeel overleg directeur - generaal Theo deelt mee, dat hij een constructief gesprek heeft gehad met de directeur – generaal. In het bijzonder is aandacht besteed aan de manier, waarop de afspraken, die vastgelegd zijn in het convenant met betrekking tot de verrekening van de facilitaire kosten, die voor rekening van de VOR door RWS worden verricht (drukwerk, mobility mix card) kunnen worden geconcretiseerd. De directeur-generaal heeft benadrukt, dat de VOR vooral gebruik moet maken van mogelijkheden die voordeliger blijken te zijn. Dit is niet van invloed op de bijdrage, die RWS jaarlijks aan de VOR toekent. Ook als de VOR in staat is om eigen inkomsten te genereren, zal dat niet van invloed zijn op die bijdrage. De directeur – generaal zal zich inzetten voor het concretiseren van de rondleidingen op objecten door VOR leden. De VOR zal een en ander rechtstreeks kortsluiten met de drie oostelijke HID’s. (actie 5.1.: Theo) Bovendien heeft Theo de directeur – generaal geïnformeerd over de ziekte van Koos Kamsteeg. 6. Kosten drukken VOR bericht. Volgens het convenant RWS-VOR 2014-2017 komen de kosten voor het drukken van het VOR bericht voor rekening van de VOR.
-
3-
Het blijkt, dat het uitbesteden aan een andere drukkerij een aanmerkelijke besparing oplevert. Omdat de D.-G. in het informele gesprek met Theo heeft aangegeven, dat het de verantwoordelijkheid van de VOR is om te kiezen voor de goedkoopste optie, besluit het bestuur om het drukwerk met ingang van het VOR bericht nummer 5 te laten verzorgen door Repro Rozijn te Didam. René zal een en ander met Willy en Claudia en de drukkerij kortsluiten (actie 6.1. : René). 7. Actiepunten verslag 3 juli 2014 7.1. inkomstenbronnen VOR De eerste verkenning geeft inzicht in een aantal mogelijkheden. Deze mogelijkheden zullen worden meegenomen in de gesprekken met andere verenigingen van senioren, zodat een beeld ontstaat van de concrete mogelijkheden. Ook in het informele overleg dat Theo met de directeur-generaal heeft gehad is dit onderwerp aan de orde gekomen. De directeur-generaal heeft aangegeven, dat het aanboren van andere financieringsbronnen door de VOR geen invloed zal hebben op de hoogte van de door RWS toegekende subsidie. Daarbij is het wel een harde voorwaarde, dat aan de in de statuten opgenomen doelstelling geen concessies worden gedaan. Theo zal een overzicht maken van onderwerpen die het weten waard zijn in het kader van “leren van andere verenigingen”. (actie 7.1.: Theo). 7.2. Waardering vrijwilligers Om de vrijwilligers te laten merken, dat hun inzet voor de vereniging door alle leden zeer wordt gewaardeerd, besluit het bestuur om op de vrijwilligersdag alle vrijwilligers een stoffelijke attentie aan te bieden. (actie 7.2.: Theo) Opgemerkt wordt, dat aan de deelname aan de vrijwilligersdag geen kosten zijn verbonden. Zo is er geen eigen bijdrage en worden de reiskosten voor de vrijwilliger en de partner volledig vergoed. Alleen de parkeerkosten zijn voor eigen rekening. René zal deze informatie in de op te stellen uitnodiging verwerken (actie 7.3.: René). 7.3. Gepensioneerden in Limburg Voorheen werd er voor de gepensioneerden een bijeenkomst georganiseerd met een financiële bijdrage van RWS. Sinds 2014 is deze bijdrage afgeschaft, zodat er ook geen bijeenkomst meer wordt georganiseerd. Om de gepensioneerden in staat te stellen hun “oude” contacten te onderhouden zal de VOR een laagdrempelige bijeenkomst organiseren. E&A zal deze bijeenkomst organiseren. Om deelname te stimuleren zullen de kosten voor deelname (de “eigen” bijdrage) eenmalig in mindering worden gebracht op de verschuldigde contributie als de deelnemer besluit lid te worden. René zal Hans van Baarle informeren. (actie 7.4.: René). 8. Planning Algemene Vergadering Omdat in het verleden er problemen waren met de betalingen in de laatste weken van december, veroorzaakt door het houden van Algemene vergadering medio februari, wordt besloten om de Algemene Vergadering in 2015 te houden op woensdag 25 maart 2015. Dit geeft de portefeuillehouders, de penningmeester en de secretaris (en Claudia) meer tijd om de stukken op orde te krijgen. De discussie over de vraag, die destijds aan de orde is geweest met betrekking tot de presentatie van de stukken, leidt tot de conclusie, dat de statuten en de overige formele voorschriften geen ruimte laten voor een andere presentatie. Daarom besluit het bestuur
-
4-
om de presentatie te handhaven in de vorm, die inmiddels gebruikelijk is. (actie 8.1.: René en Claudia). Theo zal nagaan of er, naast de inhoudelijke behandeling van de agenda voor de Algemene Vergadering, een aansprekende presentatie kan worden gegeven door een (externe) spreker. (actie 8.2.: Theo). 9. VOR samen verder Op maandag 6 oktober zal het voltallige bestuur de laatste sessie in het LEF houden met begeleiding van Marjolijn de Graaf. Theo en René zullen in overleg met Marjolijn een en ander vorm geven. (actie 9.1.: Theo en René). 10. Vaststellen leden commissies en bestuur Met enige aanvullingen wordt het overzicht vastgesteld. René zal deze aanvullingen verwerken. (actie 10.1: René). 11. Nieuws uit de commissie. 11.1 commissie Sociaal Regitse heeft via de e-mail aangegeven, dat zij, gelet op de noodzaak te bezuinigen, wil nagaan, of de aandacht die de VOR schenkt aan leden, die een bepaalde leeftijd hebben bereikt, onverkort kan worden gehandhaafd. Theo merkt op, dat de D.-G. veel belang hecht aan het behouden van dergelijke contacten. Het bestuur besluit bij het opstellen van de begroting voor 2015 in eerste instantie uit te gaan van het handhaven van de bestaande gedragslijn. (actie 11.1.: Regitse en René). 11.2. Commissie Evenementen en Activiteiten Betty deelt mee, dat er over het algemeen bij de leden geen gebrek aan belangstelling is om deel te nemen aan de door de commissie E&A georganiseerde activiteiten. Het bestuur vindt dit verheugende informatie, omdat daaruit blijkt, dat deze activiteiten in een behoefte van de leden blijken te voorzien. 11.3. Commissie Kenniskring Vanwege de afwezigheid van Michel is er geen informatie beschikbaar. 11.4. commissie Communicatie Volgens Theo is deze commissie kwetsbaar qua bezetting. Dit is een aandachtspunt voor de (nog te benoemen) portefeuillehouder. In een volgens bestuursvergadering zal dit onderwerp aan de orde komen. (actie 11.2.: René). 12. Rondvraag Theo: deelt mee, dat de volgende vergadering van het dagelijks bestuur gehouden zal worden op maandag 6 oktober, voorafgaand aan de bijeenkomst in het LEF. René: deelt mee, dat hij op 6 november (de datum voor een reguliere bestuursvergadering) is verhinderd. Daarom besluit het bestuur om de volgende plenaire bestuursvergadering te houden op donderdag 13 november 2015 in Den Haag. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter onder dankzegging voor ieders inbreng de vergadering. De volgende vergadering is op donderdag 13 november 2014 om 10.30 uur in Den Haag, de vergaderzaal wordt door Claudia bekend gemaakt.
-
5-
Deze notulen zijn vastgesteld in de bestuursvergadering van …………… 2014.
-
6-
