1. Opening en vaststellen agenda. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Punt 6.3 en 6.5 zijn hetzelfde dus 6.5 vervalt en 6.6 wordt 6.5

NOTULEN Vergadering: Datum: Aanwezig: Gasten:

MT 14 januari 2014. M. Staps [MS], R. Houthooft [RH], R. Rikmanspoel [RR], H. Vermeer [HVe], S. Mars [notulen] P. Pels [PP], F. Snethlage [K+V], A. de Neeve [AdN].

1. Opening en vaststellen agenda. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Punt 6.3 en 6.5 zijn hetzelfde dus 6.5 vervalt en 6.6 wordt 6.5. 2. Verslag MT van 17-12-2013: Tekstueel: Er staan bij enkele punten namen genoemd van bedrijven. Deze worden er uit gehaald. Naar aanleiding van: Punt 4.1 – Functiebeschrijvingsgesprekken. Alle ambtelijke medewerkers hebben hun functiebeschrijvingsgesprek gehad. Er is een klein aantal personen dat de functiebeschrijving niet accepteert. Punt 6.5 – St. Stadstoezicht. RH heeft informatie ingewonnen inzake de door de gemeente gewenste overname van de administratie van St. Stadstoezicht. Hij zal offerte uitbrengen aan de gemeente voor de verzorging van de administratie. Punt 6.8 – VOG verklaring. Dit punt staat op de agenda. Punt 9 – laatste bullet. MS zal in februari de SW medewerkers en hun achterban inlichten over de participatiewet en de mogelijke gevolgen daarvan. Hierna stelt het MT de notulen vast. 3. Actielijst en besluitenlijst. Punt 280 – Werkproces UWV Wajong. De aanbesteding heeft geen gunning opgeleverd. Punt wordt afgevoerd. Punt 190 - Beoordeling- en functioneringssystematiek voor staf en leiding MS vraagt de MT leden om binnenkort de nulmeting te plannen voor hun medewerkers. De functioneringsgesprekken kunnen in juni plaatsvinden; de beoordelingsgesprekken worden eind november/begin december gehouden. Besluitenlijst. Aan de besluitenlijst van 4 december 2013 is besluit no. 30 toegevoegd, inzake het vaststellen van de begroting 2014. 4. Beleidsonderwerpen. 4.1 Visiedocument Dronten@work: Alternatief. MS heeft een visiedocument geschreven in reactie op het visiedocument van Dronten, Dronten@work. De MT leden wordt om input gevraagd, zodat het document definitief gemaakt kan worden en naar alle stake holders kan worden gestuurd. Gesprek van MS met het Dagelijks Bestuur van het Werkvoorzieningschap. MS heeft met het dagelijks bestuur overleg gepleegd over het visiedocument. Het dagelijks bestuur vindt dat IMpact een grote sprong voorwaarts heeft gemaakt, en goed geoutilleerd is voor de toekomst. De gemeente Kampen wil met IMpact om de tafel om de samenwerking verder vorm te geven. 4.2 Jaarplan: stand van zaken. De MT leden wordt gevraagd hun input naar MS te sturen. In het volgende gedachtevormende MT zal RH een presentatie geven over professionalisering van IMpact + het opleidingsbeleid, n.a.v. het visiedocument. De heer Snethlage schuift aan. Het MT heeft hem uitgenodigd om te praten over coaching van het bovendeel van het middenkader. Het MT wil t.b.v. dit project een kick-offmeeting organiseren t.b.v. uitleg, kansen en intenties van het project. PP zal een plan schrijven en dit na bespreking met MS in het MT brengen. MT verslag d.d. 14-01-14

1

NOTULEN 5. Stand van zaken projecten. 5.1 IT-migratie. De werksnelheid is nog steeds onder de maat. RR stuurt Flevo ICT strak aan. 5.2 E-uur. Hoewel de deadline van 1 januari 2014 niet is gehaald, ligt de implementatie van het project E-uur nog wel op schema. Op 1 februari a.s. zal E-uur gebruikt gaan worden. 5.3 Exact. Exact werkt prima, mede dankzij de projectgroep en de begeleiding van E. Moens. De verbeterpunten worden aangepakt. 6. Overige onderwerpen. 6.1 Extra bijeenkomst adviesraad. MS heeft de adviesraad bij elkaar geroepen voor een extra bijeenkomst met als onderwerp de visie van Dronten en die van IMpact op de toekomst. MS zal na deze extra bijeenkomst besluiten of de reguliere bijeenkomst van februari nog door gaat. 6.2 Account management. Er hebben zes sollicitanten gereageerd op de vacature voor tijdelijke invulling van het accountmanagement. RH en HVe zullen twee personen uitnodigen voor een gesprek. 6.3 Vacature adviseur PZ. RR meldt dat er ruim 100 brieven binnen zijn. Hij zal de eerste selectie maken en deze bespreken met MS en RH. In de laatste week van januari zullen de eerste gesprekken plaats vinden. 6.4 Ontwikkeling allianties HVe meldt de laatste stand van zaken. 6.5 IROKO. PP zal IROKO melden dat IMpact Jean-Paul Mokkenstorm wil inhuren voor de training van de unitleiders en dat IMpact hiervoor een offerte wil ontvangen. 7. Mededelingen / informatie uit de sectoren. 7.1 VOG verklaring. Het MT besluit dat nieuw in dienst te komen ambtenaren gevraagd wordt een VOG verklaring te overleggen. 8. Ingekomen stukken ter informatie. 8.1 MT vergaderschema 2014. Deze wordt voor kennisgeving aangenomen. 9. Rondvraag / wat verder ter tafel komt. • Netwerkplein: MS heeft nieuwe tekeningen die zij aan de MT leden voorlegt. Het MT is enthousiast. S. Soepboer zal een overleg plannen met mevr. Luppes, bouwbedrijf Groothuis, P. Kockelkoren en MS. • MS kondigt aan dat zij per 1 augustus 2014 vertrekt. Zij heeft dit gemeld bij het bestuur WVS. Het personeel zal ook meteen na het MT van haar besluit op de hoogte worden gesteld. 10. Sluiting. MS sluit de vergadering met dank voor ieders inbreng. Het eerstvolgende MT is een gedachtevormend MT en vindt plaats op dinsdag 21 januari a.s. vanaf 13.30 uur te KAMPEN. Het daaropvolgende MT is besluitvormend en vindt plaats op dinsdag 28 januari 2014 om 08.30 uur, eveneens te Kampen.

MT verslag d.d. 14-01-14

2


MT 28 januari 2014. M. Staps [MS], R. Houthooft [RH], R. Rikmanspoel [RR], H. Vermeer [HVe], S. Mars [notulen]. A. de Neeve [AdN] en J. Roorda [JR].

1. Opening en vaststellen agenda. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Verslag MT van 14-01-2014: Naar aanleiding van: Punt 4.1 – Functiebeschrijvingsgesprekken. P. Pels wordt gevraagd de ambtelijke medewerkers een brief te sturen aangaande hun functiebeschrijving. Allen hebben inmiddels de taakomschrijving ontvangen. Men kan bezwaar aantekenen tegen de functiebeschrijving. Punt 4.2 – Opleidingsbeleid: J.P. Mokkenstorm van IROKO zal de unitleiders begeleiden. Een tweede coach zal op een later moment ingeschakeld worden voor het hoger middenkader. P. Pels zal een opleidingsplan maken. Punt 6.5 – St. Stadstoezicht. RR zal offerte uitbrengen aan de gemeente voor de verzorging van de administratie. Hierna stelt het MT de notulen vast. 3. Actielijst en besluitenlijst. Punt 261 – uniformering reiskosten: RR zal dit met RH oppakken. Punt komt op de MT agenda in maart. Punt 263 – Telefonie: De telefonie is door RR afgerond. Rond oktober 2014 zal er gekeken worden naar een nieuw contract. Punt wordt afgevoerd. Punt 271 – alliantie onderzoeken voor Groen: Hier wordt aan toegevoegd: ‘met BOR Kampen’. Punt 294 – visiedocument IMpact en de toekomst: Dit stuk is voltooid en verspreid naar belanghebbenden. Punt wordt afgevoerd. Besluitenlijst. Het MT stelt de besluitenlijst 2014 vast. 4. Beleidsonderwerpen. 4.1 Rapportage Cedris d.d. 03-12-2013. Het MT neemt de rapportage van de brancheaudit voor kennisgeving aan. De verbeterpunten die genoemd worden, zijn bij IMpact al onder de aandacht. 4.2 Planning & Control cyclus. RR heeft de Planning & Controlcyclus 2014 opgesteld. Op 27 maart a.s. is er een bestuursvergadering over de jaarrekening 2013. RR meldt dat de resultaten positiever zijn dan begroot. Dit jaar wil het MT een ‘populaire’ versie van het jaarverslag 2013 ontwerpen, die naar belangstellenden kan worden gestuurd. AdN zal hierbij betrokken worden. De cijfers van Q-1 zullen begin april op de MT agenda staan. In mei zullen ze aan het bestuur worden gepresenteerd. RH wil graag maandelijks een ‘kale’ rapportage. Het MT stemt in; dit komt op de agenda van het 1e MT na afloop van een maand. Het MT besluit dat er maandelijks een maandrapportage op de MT agenda komt, t.b.v. goede sturingsinformatie. Het MT wil hierin de omzet, de resultaten, het ziekteverzuim en in/door/uitstroom t.o.v. de begroting zien, zonder tekstuele verklaring. De tekstuele verklaring wordt in de kwartaalcijfers gegeven.


1

NOTULEN 4.3 Management- en stuurinformatie. AdN en JR schuiven aan. Zij hebben een format ontworpen t.b.v. management- en stuurinformatie. Met dit format kan gekozen worden voor informatie in algemene zin of per divisie. Het MT is het in grote lijnen eens met de opbouw van de informatie. Wel wordt gekozen voor prioritering van bepaalde onderwerpen. AdN en JR zullen het format naar het MT sturen, zodat ieder zijn/haar prioritering kan aangeven. Na prioritering komt dit format weer terug op de MT agenda. Daarna wordt de informatie voorgelegd aan de stake holders. Over een half jaar wordt het format geëvalueerd, om te beslissen welke informatie niet [meer] nodig is en welke er eventueel mist. MS wil de informatie ook naar het middenkader sturen, ter beoordeling en inventarisatie van de behoefte aan informatie bij de stake holders. 5. Stand van zaken projecten. 5.1 IT-migratie. Er wordt nog gesleuteld aan de werksnelheid. Bijna alle gebruikers werken nu in de Citrix-omgeving. 5.2 E-uur. Hierover is geen nieuws te melden. 5.3 Exact. Hierover is geen nieuws te melden. 6. Overige onderwerpen. 6.1 Stimuleringsfonds Rabobank. T.b.v. het netwerkplein kan IMpact een subsidie aanvragen bij de Rabobank. Het MT bespreekt het ingevulde formulier. 6.2 Opleidingsplan 2014. Dit plan is nog niet klaar. Dit onderwerp schuift door naar het MT van 18 februari a.s. 6.3 Evaluatie workshop Nova Juridica. Het MT vond de workshop, over mogelijke juridische structuren voor IMpact, verhelderend. 6.4 Verzuimrapportage 2013. Het MT wil de rapportage zien in het oude format. RR legt dit neer bij personeelszaken. 6.5 Dronten. MS en RH hebben een afspraak met de gemeente Dronten, a.s. donderdagmiddag. Aansluitend hebben zij een overleg gepland met een lid van de Adviesraad, over een plan van aanpak inzake de toekomst van IMpact <> gemeente Dronten. ’s Avonds zullen zij een raadsvergadering bijwonen, waarbij inspreekmogelijkheid is. Zo nodig wordt daar gebruik van gemaakt. 7. Mededelingen / informatie uit de sectoren. 7.1 Verlofoverzicht MT zomer 2014. MS zal de maanden juli en augustus afwezig zijn. Zij vertrekt per 1 september 2014. De andere MT leden wordt verzocht hun vakantie zodanig te plannen, dat er altijd een MT lid aanwezig is. 8. Ingekomen stukken ter informatie. Er zijn geen ingekomen stukken. 9. Rondvraag / wat verder ter tafel komt. • Accountmanagement: RH en HVe hebben mevrouw Van der Wolf geselecteerd voor vervanging van accountmanagement. Zij start op maandag 3 februari a.s. • HVe woont een bijeenkomst over werkgeversbenadering bij, bij de gemeente Kampen. 10. Sluiting. MS sluit de vergadering met dank voor ieders inbreng.


2

NOTULEN Vergadering: Datum: Aanwezig: Afwezig: Gasten:

MT 18 februari 2014. M. Staps [MS], R. Houthooft [RH], H. Vermeer [HVe], S. Mars [notulen]. R. Rikmanspoel [RR] P. Pels [PP].

1. Opening en vaststellen agenda. De agenda wordt vastgesteld na toevoeging van punt 5.2 – E-uur. Punten 5.2 en 5.3 horen onder 5.1. 2. Verslag MT van 28-01-2014: Tekstueel en naar aanleiding van: Punt 2 / 4.2 – Opleidingsbeleid. J.P. Mokkenstorm van IROKO zal instrumentele trainingen geven. C. op den Brouw zal ingeschakeld worden als coach voor het (hoger) middenkader, met de heer Snethlage van K+V als achtervang. Punt 2 / 6.5 – St. Stadstoezicht. RR zal offerte uitbrengen aan de gemeente voor de verzorging van de administratie. Punt 4.1 – Rapportage van branche audit Cedris d.d. 3 december 2013: MS heeft verbeterpunten opgesteld die uit de audit branchecode zijn gekomen. De MT leden kunnen deze week aanvullende input geven. Daarna gaat het verslag naar de OR en het bestuur. Punt 4.2 – P&C cyclus: RH heeft inmiddels input gekregen voor de jaarrekening 2013. MS wil naast de jaarrekening ook een sociaal jaarverslag 2013 opstellen. Punt 4.3 – management- en stuurinformatie: Het MT wil op 4 maart a.s. de maandrapportage van februari ontvangen. Deze behelst o.a. financiële rapportage ook de omzet + t.o.v. prognose, ziekteverzuimcijfers, formatieoverzicht, in/door/uitstroom en de verlofstuwmeren. RR zal Hans Vos, Joost Roorda en Peter Pels benaderen om de rapportage vorm te geven. De rapportages moeten ook aansluiten op de wensen van het middenkader. Hierna stelt het MT de notulen vast. 3. Actielijst en besluitenlijst. Punt 190 – Beoordeling- en functioneringssystematiek: RR krijgt opdracht dit te implementeren. Punt 279 – projectplan jeugdwerkloosheid: Dit is een project van de gemeenten. Punt wordt afgevoerd. Punt 290 – urenverwerking in Compas: Dit onderwerp is onderdeel van E-uur. Punt wordt afgevoerd. Besluitenlijst. Het MT stelt de besluitenlijst 2014 vast. 4. Beleidsonderwerpen. 4.1 Arbo en RI&E: besluit 14 – 2013 + verslag 10-04-2013. De OR heeft besluit 14 van 2013 ter discussie gesteld in hun vergadering. Dit besluit luidt: “Het MT besluit om de Arbo en de RI&E bij de arbodienst neer te leggen”. Het MT heeft indertijd besloten om onderzoek te doen naar de mogelijkheid om de Arbo en RI&E bij de arbodienst neer te leggen. Het nieuwe besluit is: Het MT besluit de Arbo en RI&E vooralsnog intern uit te voeren.


1

NOTULEN 5. Stand van zaken projecten. 5.1 Opleidingsplan 2014, incl. offertes coaching. Het door PP opgestelde opleidingsplan wordt doorgenomen. PP zal de trajectfases van het plan uitschrijven en het doel aanpassen. Er wordt begin maart een startbijeenkomst georganiseerd voor staf en leiding waarin de uitgangspunten van IMpact worden herhaald. Daarbij worden de vastgestelde kerncompetenties uitgelegd en de kenmerken van de gewenste cultuur. De aftrap is de start voor de coaching/training. Het hoger middenkader krijgt een nulmeting waaruit een persoonlijk opleidingsplan wordt opgesteld. Tijdens en na de coaching/training vindt beoordelen van het functioneren plaats, volgens de systematiek van het functionerings-/beoordelingsbeleid. Het MT besluit A. van Dam [Train de trainer] in te zetten als coach voor de loopbaanbegeleiders. Het MT wil Mokkenstorm, Op den Brouw en Van Dam tezamen briefen over het doel van de coaching. Zij worden uitgenodigd voor de kick off van het ontwikkeltraject. PP maakt nog deze week de planning van het ontwikkeltraject. MS vraagt naar de analyse van Ardyn over de ziekteverzuimcijfers 2013. PP zal dit aanleveren. Coaching in het terugdringen van ziekteverzuim is onderdeel van het ontwikkeltraject. 5.2 E-uur. E-uur is geïmplementeerd en loopt goed. Er wordt nog een aanpassing gedaan om vanuit E-uur te kunnen mailen. 6. Overige onderwerpen. 6.1 Stimuleringsfonds Rabobank. T.b.v. het netwerkplein heeft IMpact subsidie aangevraagd bij de Rabobank. Volgens P. Kockelkoren bestaat er ook een investeringsfonds van de Rabobank. Hij zal daar informatie over aanvragen. 7. Mededelingen / informatie uit de sectoren. • IMpact heeft meer mensen nodig. RH is in onderhandeling met de gem. Kampen over de loonkostensubsidie voor mensen uit de kaartenbakken die bij Florès aan de slag zouden kunnen. Hij wil graag een blauwdruk van de B200-kaartenbak van de gemeente. • HVe meldt dat er veel aanbiedingen zijn voor werk. • Het MT wil de statuten van St. IMwerk aanpassen v.w.b. de doelgroep waar IMwerk voor bedoeld is. SM zal dit bij de notaris melden. • MS heeft de Adviesraad een memo gestuurd over de stand van zaken IMpact <> gemeenten Dronten en Kampen. • MS vraagt medewerking van het MT voor de informatiebijeenkomsten voor personeel en achterban, over de participatiewet. Deze zijn begin maart gepland. RH en HVe melden zich aan. • HVe vraagt L. Kievit om een afspraak met het MT [minus MS] over de werving van de nieuwe directeur. • De SP fractie is op bezoek geweest bij IMpact. Het was een goed bezoek; men toonde zich enthousiast. 8. Ingekomen stukken ter informatie. Er zijn geen ingekomen stukken. 9. Rondvraag / wat verder ter tafel komt. Er zijn geen vragen voor de rondvraag. 10. Sluiting. MS sluit de vergadering met dank voor ieders inbreng.


2


MT. 25 februari 2014. M. Staps [MS], R. Houthooft [RH], R. Rikmanspoel [RR], S. Mars [notulen]. H. Vermeer [HVe]. P. Pels [PP].

1. Opening en vaststellen agenda. De agenda wordt vastgesteld na toevoeging van punt 6.5 – Juridische structuur IMpact. 2. Verslag MT van 18-02-2014: Tekstueel: Punt 2 / 4.2 – P&C cyclus. RH heeft input GEKREGEN voor de jaarrekening 2013. Punt 2 / 4.3 – management- en stuurinformatie. RR zal H. Vos, J. Roorda en P. Pels benaderen om de rapportage vorm te geven. Punt 5.1 – opleidingsplan 2014, incl. offertes coaching. Het verslag hierover wordt gecomprimeerd. Hierna stelt het MT de notulen vast. 3. Actielijst. Punt 276 – programma van eisen netwerkplein opstellen. Dit is gebeurd. Punt wordt afgevoerd. Punt 286 – onderzoek naar bedrijfsvoering IMpact. RR verstrekt informatie aan dhr. Van der Pas waarna deze persoon uitgenodigd wordt in het MT. Punt blijft staan. Punt 295 – offerte overname administratie St. Stadstoezicht. De offerte is verstuurd. Punt wordt afgevoerd. Besluitenlijst. Het MT stelt de besluitenlijst 2014 vast zonder wijzigingen. 4. Beleidsonderwerpen. 4.1 Presentatie Loonwaardebepaling. RH geeft een presentatie over de mogelijkheden voor IMpact om invulling te geven aan de loonwaardebepaling. IMpact wil gemeenten en werkgevers faciliteren door voor hen de loonwaardebepaling te doen en mensen uit te plaatsen. RH laat opties zien van de verschillende methodieken, zoals Dariuz en WPO, en de mogelijke instrumenten. MS vraagt RH een overzicht te maken van de investeringskosten en incidentele kosten. Dit onderwerp komt eind maart terug in het MT. 4.2 Format management- en sturingsinformatie. Een concept format wordt gepresenteerd. Voor het MT van 11 maart a.s. is de maandrapportage management- en sturingsinformatie beschikbaar. Het MT beoordeelt dan of de informatie voldoet om te kunnen sturen of dat er aanvullingen of wijzigingen nodig zijn. MS wil de ziekteverzuimcijfers en de taakstelling in het oude format terug zien. Dit was een prima rapportage. Deze wordt dan ook aan de unitleiders toegestuurd. In het gedachtevormend MT van 5 maart a.s. bespreekt het MT de prioritering van de management rapportage. 4.3 Verslag overlegvergaderingen terugdringen ziekteverzuim. PP schuift aan voor dit onderwerp. De verslagen van de vergaderingen laten een tendens van de oude cultuur van IMpact zien. Het oude cultuur-denken moet worden losgelaten. PP zal met de bedrijfsarts het Sociaal Medisch Overleg [SMO] opnieuw oppakken, waardoor leidinggevenden worden gestimuleerd ziekteverzuim en de preventie ervan adequaat aan te pakken. PP stelt voor de methodiek van de BIGAgroep te gebruiken, waar het ziekteverzuim laag is, en deze te implementeren bij IMpact. Hij zal de BIGA-groep vragen of IMpact hun verzuimbeleid mag ontvangen. Het MT vraagt PP om het verzuimbeleid van IMpact naar het voorbeeld van de BIGA-groep te ontwikkelen en dit, na vaststelling in het MT, met de bedrijfsarts te vertalen naar het SMO. Dit beleid is de onderlegger voor het nieuwe SMO. Het MT zal z.s.m. het nieuwe verzuimbeleid agenderen. PP wil ook aan het werkoverleg van de afdelingen deelnemen om iedereen bekend te maken met de effecten van verzuim en het verzuimbeleid. MT verslag d.d. 25-02-14

1

NOTULEN RH heeft met PP besproken I. de Haan te vragen om – als extra traject – een proef op te zetten met 5 à 6 langdurig of frequent zieke werknemers, om hen bewust te maken van de effecten van hun verzuim op de organisatie. PP legt een voorstel van het SBCM, om vitaliteit van werknemers en leidinggevenden te meten, voor aan het MT. Het MT stelt dit project voorlopig uit. 5. Stand van zaken projecten. 5.1 IT-migratie. RR vraagt na of er nog openstaande IT problemen zijn. Hij meldt dat Dronten nog wel problemen heeft. Dit heeft te maken met de specifieke behoefte aan IT in Dronten. 5.2 E-uur. E-uur werkt goed. RH verwacht dat het systeem per 1 maart 2014 volledig operationeel is. 5.3 Exact. Voor problemen met Exact is H. Vos het aanspreekpunt. RR vraagt na of er nog aandachtspunten zijn. 6. Overige onderwerpen. 6.1 Opleidingsplan. Het aangepaste opleidingsplan wordt doorgesproken. PP organiseert een kick off meeting voor alle ambtelijke personeel, waarin het project wordt gepresenteerd en de trainers/coaches worden voorgesteld. De meeting start om 16.30 uur en wordt afgesloten met een maaltijd. De trainers/coaches worden vooraf geïnformeerd door het MT. De evaluatie van de trainingen komt regelmatig op de MT agenda terug. De frequentie wordt afgestemd met de trainers/coaches. Dit project loopt tot en met juni 2014. MS vraagt PP te onderhandelen met de trainers/coaches en daarna een financieel totaalplaatje te presenteren. Als extra project krijgt het ondersteunend personeel ook training, o.a. in dienstverlening en communicatie. 6.2 Re. Branchecode audit. MS heeft de verbeterpunten van IMpact uit het verslag van de branchecode audit van Cedris op een rijtje gezet. De MT leden hebben geen opmerkingen. Dit document gaat naar de OR en het bestuur van het Werkvoorzieningschap. 6.3 Nieuw voorstel Netwerkplein MS heeft de MT leden de vernieuwde tekeningen en plannen voor het Netwerkplein gestuurd. Het MT gaat daar mee akkoord. 6.4 Organisatie jubilea IMpact. MS wil de organisatie van de jubilea bij de leidinggevenden neerleggen. PZ geeft de jubilea tijdig door aan de afdeling. SM kan hierbij ondersteunen (bloemen bestellen, brieven versturen, speldje e.d.). 6.5 nieuwe juridische structuur voor IMpact. De heer Van der Kolk van Nova Juridica heeft een samenvatting geschreven van de workshop. Deze wordt ook naar het bestuur gestuurd. 7. Mededelingen / informatie uit de sectoren. 7.1 Cursus SWB. De cursus SWB, werknemers trainen in veilig werken en herkennen van onveilige situaties, is succesvol afgerond. De deelnemers hebben het certificaat gehaald. Zij kunnen volgens het principe van train-de-trainer de collega’s instrueren en voorlichten over veiligheid. Aan de hand van veiligheidskaarten zullen vervolgens veiligheidsonderwerpen standaard in de werkoverleggen besproken worden. Het MT zal Arbo/veiligheid ook standaard op de MT agenda zetten. 8. Ingekomen stukken ter informatie. 8.1 Besluitenlijst B&W vergadering gem. Kampen, 28-01-2014. Deze besluitenlijst wordt voor kennisgeving aangenomen. 9. Rondvraag / wat verder ter tafel komt. • Op 5 maart a.s. is er een gedachtevormend MT. MS vraagt input voor vergaderonderwerpen. 10. Sluiting.


MS sluit de vergadering met dank voor ieders inbreng.

2

NOTULEN Vergadering: Datum: Aanwezig: Gast:

MT. 11 maart 2014. M. Staps [MS], R. Houthooft [RH], R. Rikmanspoel [RR], H. Vermeer [HVe], S. Mars [notulen]. S. Soepboer [SS]

1. Opening en vaststellen agenda. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Verslag MT van 25-02-2014: Tekstueel: Punt 6.4 – organisatie jubilea 2014. De organisatie wordt bij de leidinggevenden neergelegd. De kosten van jubilea zullen op het budget van de betrokken afdeling drukken. Naar aanleiding van: Punt 4.2 – management- en sturingsinformatie. Het MT bespreekt hoe de rapportage helder en zonder dubbellingen kan worden opgesteld. Wordt vervolgd. Punt 4.3 – terugdringen ziekteverzuim. De BIGA-groep heeft hun ziekteverzuim kunnen terugdringen; zij hebben nieuw ziekteverzuimbeleid opgesteld mede met behulp van analyse van hun [oude] ziekte-verzuimcijfers. Het ziekteverzuimbeleid van de BIGA-groep zal worden gebruikt om het ziekteverzuimbeleid van IMpact te ontwikkelen. Punt 5.1 – IT migratie. Het werken in de cloud is nog niet 100%. RR heeft gesprekken gevoerd met Flevo ICT. Flevo ICT zal binnenkort verhuizen naar een ander datacenter. IMpact wacht af of dit betere resultaten geeft. Punt 7.1 – cursus SWB. Nu de cursus SWB succesvol is afgerond, wordt nagedacht over het inbedden ervan binnen IMpact en de mogelijkheden om dit te vermarkten. Tegelijkertijd zal het arbobeleid opgesteld worden. Hierna stelt het MT de notulen vast. 3. Actielijst. Punt 277 – E-uur. E-uur is geïmplementeerd en loopt. Punt wordt afgevoerd. Punt 286 – onderzoek naar bedrijfsvoering IMpact. Dhr. Van der Pas wordt uitgenodigd voor een volgend, besluitvormend MT. Punt wordt afgevoerd. MS wil 2 punten toevoegen aan de actielijst: • Voorstel arbobeleid april 2014 • Medewerkertevredenheidsonderzoek najaar 2014 Besluitenlijst. Het MT stelt de besluitenlijst 2014 vast zonder wijzigingen. 4. Beleidsonderwerpen. 4.1 Loonwaardebepaling. Er zijn 2 bedrijven uitgenodigd om hun manier van loonwaardebepaling te presenteren. Hierna zal het MT de bevindingen en de gemoeide kosten bespreken en een besluit nemen. 4.2 Eerste concept Format management- en sturingsinformatie. RR verstrekt een eerste concept van de management- en sturingsinformatie. Het MT bespreekt dit en bepaalt de aandachtspunten.


1

NOTULEN 4.3 Terugdringen ziekteverzuim. Het MT wil van Ardyn een analyse ontvangen op de ziekteverzuimcijfers van IMpact, zoals dit gebeurd is met de ziekteverzuimcijfers van de BIGA-groep. Hierop kan dan het ziekteverzuimbeleid geschreven worden, met het beleid van de BIGA-groep als basis. Het MT denkt na over het in zijn geheel onderbrengen van het ziekteverzuim bij Ardyn. 4.4 Jaarrekeningen Werkvoorzieningschap, IMpact, IMwerk en Prakton over 2013. RR meldt de voortgang m.b.t. de jaarrekeningen. De financiële cijfers van het Werkvoorzieningschap, IMwerk en Prakton zijn afgerond en laten geen bijzonderheden zien. Het MT bespreekt de jaarrekening 2013 van IMpact: het resultaat lijkt vooralsnog positiever uit te vallen dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door kostenreductie. De accountants zullen in week 11 hun bevindingen neerleggen waarna de jaarrekening afgerond wordt. Het MT spreekt haar zorgen uit over de resultaten in de komende jaren. De Rijkssubsidie zal gereduceerd worden tot minimumloon; de gemeentelijke bijdrage wordt afgebouwd naar nul. Ook de inkomsten, uit zowel productie als re-integratie, dalen. Het MT vindt dit een zorgwekkende ontwikkeling en is ongerust over de daling van omzet in zowel productie als re-integratie. IMpact anticipeert al door zich om te vormen tot een werk/leerbedrijf. IMpact moet op zoek naar alternatieven: nieuwe/andere geldstromen, tarifering en andere acties. Dit alles om een toekomstperspectief te behouden. Het MT prioriteert de komende tijd de inkomstenkant en zal hierover beleidsafspraken maken. Het MT besluit voor dit onderwerp een beleidsdag te houden: Waar liggen voor IMpact kansen en mogelijkheden in de markt? 5. Stand van zaken projecten. 5.1 IT-migratie. Zie ook punt 2. 5.2 E-uur. E-uur is afgerond. Dit project komt niet terug op de MT agenda. 5.3 Exact. Exact is afgerond. Dit project komt niet terug op de MT agenda. 5.4 Netwerkplein. SS heeft van de fa. Groothuis de offerte ontvangen voor verbouwing van de entree, centrale hal en hal 1 t.b.v. het Netwerkplein. De offerte is opgesteld volgens het plan van eisen van IMpact en is inclusief onderaanneming van de fa. Van Panhuis. Het MT vindt de offerte fors en kritisch kijken aan te passen werkzaamheden/posten. De offerte wordt nogmaals besproken in het gedachtevormend MT van 19 maart a.s. MS, HVe en SS zullen de offerte bespreken met J. Boer van ICS. Het MT zal ook ideeën en mogelijkheden onderzoeken om het netwerkplein te bekostigen. 6. Overige onderwerpen. 6.1 Uniformering reiskosten. RR en RH hebben de verschillen in reiskosten onderzocht en zullen in een volgend MT hierover rapporteren. 6.2 Opleidingsplan. PP heeft een kostenoverzicht aan het MT gestuurd. Dit is nog niet definitief. In een volgend MT zal een definitief totaaloverzicht voorgelegd worden. De kick off meeting voor het ambtelijk personeel staat gepland voor de eerste of tweede week van april 2014. 6.3 Arbo en Veiligheid. Arbo gaat o.a. over veiligheid op de werkvloer en is de verantwoordelijkheid van de leidinggevenden. De Arbo coördinator is ondersteunend en signalerend; PZ heeft hierbij een monitorende en signalerende functie. MS dringt aan op spoedig nieuw arbobeleid waarin taken en verantwoordelijkheden duidelijk belegd zijn. Het MT verzoekt RR de adviseur PZ opdracht te geven voor het beschrijven van arbobeleid zodat dit in april in het MT besproken en vastgelegd kan worden. In het overleg met de arbodienst zal aan Ardyn een verzoek gedaan worden om een RI&E uit te voeren. Het MT besluit van Arbo een standaard agendapunt te maken. Door de SWB cursus worden werknemers zich bewust van diverse veiligheidsrisico’s. G. van ’t Goor zal SWB proceseigenaar worden. Zie ook punt 2 van dit verslag. 6.4 Viering 5-jarig bestaan IMpact Dronten. AdN heeft een voorstel gestuurd. Het MT vraagt zich af of er interesse is bij de stakeholders in Dronten. MS zal dit met AdN in een bila oppakken.


2

NOTULEN 7. Mededelingen / informatie uit de sectoren. • Op 26 maart a.s. zijn er 2 bijeenkomsten waarbij IMpact acte de présence geeft. HVe zal de bijeenkomst van Tohopesate bijwonen; RH zal de bijeenkomst van de OBD bezoeken. • MS wil de notulen van de OR standaard aan het MT verstrekken, onder ‘ingekomen stukken’. SM zet de OR notulen op de W-schijf/MT. • Er zijn 2 bezwaren aangetekend tegen de nieuwe Fube/Fuwa. • Er loopt een onderzoek naar gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeenten en IMpact t.b.v. ‘spoor 3’bedrijfsvoering. Divosa en Cedris werken hier aan mee. IMpact geeft zich hiervoor op. 8. Ingekomen stukken ter informatie. 8.1 Gem. Kampen raadsvergadering: begroting IMpact 2014. Deze besluitenlijst wordt voor kennisgeving aangenomen. 8.2 Ultimo standen januari / februari 2014. Deze worden voor kennisgeving aangenomen. 8.3 Ziekteverzuimcijfers totaal 2013 en januari/februari 2014. Het voorliggende overzicht is op bedrijfsniveau te gedetailleerd en onoverzichtelijk; verder is er geen vergelijk te zien met vorige jaren en het sociaal-economisch contract. RR zal met RH, P. Pels en H. Vos de wijze van rapporteren zoals in vorige jaren weer oppakken. 8.4 Prognose 2014. Deze wordt voor kennisgeving aangenomen. 8.5 Netwerkoverzicht. Dit komt terug in het gedachtevormende MT van 19 maart. 8.6 SEC 2013. De kengetallen van het SEC 2013 zijn aangeleverd: detacheringen en Begeleid Werken lopen achter op targets. Verder zijn het ziekteverzuim en de meldingsfrequentie hoger dan de gestelde target. 9. Rondvraag / wat verder ter tafel komt. • HVe meldt dat hij een stand zal bemensen tijdens een ondernemersbeurs op 11 en 12 april, in IJsselmuiden. • HVe meldt dat hij op 14 maart een groep leerlingen van De Spanker zal rondleiden, tussen 10.00 en 11.00 uur. SM meldt dit aan de organisatie. • Op vrijdag 14 maart a.s. komt er ’s middags een delegatie van de gemeente Zwolle op bezoek bij IMpact. SM meldt dit ook aan de organisatie. 10. Sluiting. MS sluit de vergadering met dank voor ieders inbreng.


3


MT. 8 april 2014. M. Staps [MS], R. Houthooft [RH], H. Vermeer [HVe], S. Mars [notulen]. R. Rikmanspoel [RR] P. Pels [PP] en R. den Butter [Lovetofund.com].

1. Opening en vaststellen agenda. De agenda wordt aangevuld met 7.7 –rapport Nautus en reactie Cedris. Aan de ingekomen stukken wordt de Prognose toegevoegd, als punt 9.2. 2. Verslag MT van 11-03-2014: Tekstueel: Er zijn geen opmerkingen. Naar aanleiding van: • MS informeert naar het uit dienst gaan van werknemers met ondergrens. Dit wordt uitgezocht door RR. • HVe meldt dat er in oktober 2014 een ondernemersbeurs wordt gehouden bij IMpact. Hij pakt dit op met AdN en MS. Hierna stelt het MT de notulen vast. 3. Actielijst. Punt 261 – Uniformering reiskosten. Punt 283 – WWB 2014. Punt 300 – Loonwaardebepaling. Punt 301 – Verzuimbeleid.

Dit onderwerp staat op de agenda. Punt wordt afgevoerd. Dit onderwerp staat op de agenda. Punt wordt afgevoerd. Dit onderwerp staat op de agenda. Punt wordt afgevoerd. Dit onderwerp staat op de agenda. Punt wordt afgevoerd.

Besluitenlijst. Het MT stelt de besluitenlijst 2014 vast zonder wijzigingen. 4. Beleidsonderwerpen. 4.1 Verzuimbeleid. Het verzuimbeleid wordt tekstueel gecompleteerd. Daarna wordt dit verstrekt aan de OR, de bedrijfsarts en Ardyn [mevr. Heemskerk]. PP heeft de ziekteverzuimcijfers verstrekt. De cijfers zijn erg hoog. Het MT verzoekt PP te onderzoeken waarom het ziekteverzuim zo hoog is en een analyse te schrijven voor de afdelingen met het verzuim boven de afspraken in het SEC. 4.2 Privacy- en klachtenreglement. Het MT stelt het klachtenreglement vast. Dit wordt naar de OR gestuurd. SM zal zorgen voor aanmaak van een e-mailadres: [email protected]. Het klachtenformulier zal op de website worden geplaatst onder de formulieren. Degene die deze mailbox monitort, is G. Arp. PP is haar achtervang. In het MT zal regelmatig verslag gedaan worden over inkomende klachten, o.a. aantal en aard. Het privacyreglement wordt veralgemeend en de omgang met social media wordt toegevoegd. Dit reglement komt over 2 weken terug in het MT. Indien dit wordt vastgesteld, wordt het verstrekt aan OR en verstuurd aan UWV, door RH en SM. 5. Financiën. 5.1 Jaarrekeningen Werkvoorzieningschap, IMpact, IMwerk, Prakton. De jaarrekening van IMpact zal tekstueel nagelopen worden en/of gecomprimeerd worden. Het MT wil de uitsplitsing tussen opbrengsten uit productie en uit re-integratie toegevoegd zien. Het MT besluit de jaarrekening IMpact 2013 vast te stellen, onder voorbehoud van wijzigingen. De jaarrekening van het Werkvoorzieningschap zal tekstueel nagelopen worden. Het MT besluit de jaarrekening van het Werkvoorzieningschap vast te stellen, onder voorbehoud van wijzigingen. Wanneer de jaarrekeningen van IMpact en het WVS gereed zijn, worden deze verstrekt aan de OR. MT verslag d.d. 08-04-14

1

NOTULEN 6. Stand van zaken projecten. 6.1 IT-migratie. Het enige aandachtspunt lijkt nog de Wifi-verbinding. 6.2 Migratie Compas naar versie 5.0. De migratie van Compas naar versie 5.0 is in gang gezet. 6.3 Netwerkplein. De ingediende offertes voor het NWP zijn besproken met ICS. Een aantal posten is te hoog. Er zijn nieuwe offertes aangevraagd. 6.4 Opleidingsplan: evaluatie Kick-off meeting 02-04-2014. Het MT vindt dat er met de kick-off een goede start is gemaakt voor het opleidingsplan. 6.5 Loonwaardebepaling. Het MT kiest ervoor de loonwaardebepaling te laten uitvoeren volgens de methodiek van Werkstap. Op 9 mei zal Empatec worden bezocht. SM maakt een afspraak met Werkstap voor het vervolg van dit project. 7. Overige onderwerpen. 7.1 Uniformering reiskosten. RH meldt dat de reiskostenregeling is gecheckt. Er zijn geen afwijkingen geconstateerd in de uitvoering . Het MT besluit de staande regeling voort te zetten. 7.2 RI&E. MS en PP zullen overleggen met Ardyn, over de uitvoering van een externe RI&E. De coördinatie van de uitvoering van de RI&E ligt bij PZ; wie de uitvoering in de organisatie doet, volgt. 7.3 Arbo. PP zal arbobeleid schrijven. Naar aanleiding van de SWB cursus [veiligheid] zijn 4 signaleringskaarten opgesteld. 1) Signalering gesloten magazijn - G. van ’t Goor Het MT onderschrijft de veiligheidsrisico’s in de signaleringskaart. Het MT splitst de speerpunten uit, op roldeuren, loopdeuren en onbevoegde aanwezigheid. Inzake de roldeuren is flexibiliteit belangrijk, i.v.m. de oversteek naar de hallen. Het MT vraagt het magazijn met een voorstel te komen, hoe de risico’s te verminderen. Voor de loopdeuren en het onbevoegd aanwezig zijn in het magazijn wil het MT een aparte signaleringskaart, met suggesties ter oplossing. SM zal dit communiceren aan G. van ’t Goor. 2) Signalering botsingsgevaar personen/toiletdeuren in gang bij hallen – H. Lentink Het MT vindt het botsingsgevaar een gecalculeerd risico en eigen verantwoordelijkheid van de werknemers. Deze signalering wordt niet aangepakt. 3) Signalering te smalle magazijnstellingen i.r.t. pallets – J. van Dijk. Het MT onderschrijft deze signalering en kiest voor optie 4, als oplossing. HVe zal dit communiceren naar het magazijn en J. van Dijk. 4) Signalering parkeerproblemen vestiging Dronten – J. Speek De signalering wordt niet ontvankelijk verklaard: niet alle alternatieven zijn onderzocht. Inmiddels is het probleem opgelost doordat werknemers van IMpact bij de buren mogen parkeren. 7.4 WWB 2014. RH meldt dat er overeenstemming is met Kampen over de uitvoering van de WWB 2014. RH zal een memo schrijven over de afspraken en plaatsingstargets, voor het MT. 7.5 Crowd Funding. Het MT onderzoekt crowd funding als een middel om mede het netwerkplein te bekostigen. De heer Rudy den Butter van lovetofund.com schuift aan. Hij informeert het MT over de trajectgang. Het MT is enthousiast. 7.6 Zonnepanelen. MT verslag d.d. 08-04-14

2

NOTULEN

MS stelt voor om te onderzoeken of het interessant is om op het platte dak van de hallen zonnepanelen te laten installeren. Dit levert een forse besparing op in energie. Eventueel kan IMpact de energie doorverkopen aan andere bedrijven op Haatlanden. MS zal hiernaar informeren. 8. Mededelingen / informatie uit de sectoren. 8.1 Q-1 rapportage. 8.2 2e concept operationele rapportage MT. RH is bezig met samenstellen van de rapportages, maar deze is nog niet compleet. Dit punt schuift door naar het volgende MT, en komt dan onder beleidsonderwerpen. 9. Ingekomen stukken ter informatie. 9.1 OR notulen d.d. 11-02-2014. Deze worden voor kennisgeving aangenomen. 9.2 Prognose 2014. Deze wordt voor kennisgeving aangenomen. 10. Rondvraag / wat verder ter tafel komt. • MS vraagt of IMpact in het verleden gebruik heeft gemaakt van WVA subsidie. Er loopt een landelijke controle op deze subsidie, die teruggevorderd kan worden. MS vraagt H. Duijn hiernaar. 11. Sluiting. MS sluit de vergadering met dank voor ieders inbreng.


3


MT. 8 april 2014. M. Staps [MS], R. Houthooft [RH], H. Vermeer [HVe]. S.Mars (notuliste, afw.mk). P. Pels [PP], Annerie de Neeve (AdN).

1. Opening en vaststellen agenda. De agenda wordt aangevuld met 4.2 bouwplan jaarplan 2013, 4.3 businesscase GR, stand van zaken en 6.4 stand van zaken alliantiepartners. 2. Verslag MT van 09-04-2014: De notulen waren wegens ziekte niet beschikbaar. Worden in het volgend MT besproken. 3. Actielijst. Geen opmerkingen. Besluitenlijst. Besluiten dd 09-04-2014 zijn nog niet toegevoegd. Volgt in volgend MT. 4. Beleidsonderwerpen. 4.1 Maandelijkse managementrapportage. Het MT maakt de afspraak met de divisiemanager Bedrijfsdiensten dat vanaf 01-05-2014 is elke 5de dag na maand de maandrapportage gereed. In de 2de week van de volgende maand wordt de maandrapportage vervolgens besproken, te beginnen 13-05. 4.2 Bouwplan Jaarverslag. Het concept bouwplan wordt besproken met PR& Communicatie. Het MT neemt het voorstel over. Het jaarverslag moet smart en to the point worden gemaakt in een creatieve lay-out. Er kan gebruik gemaakt worden van bestaande teksten. AdN werkt de basis verder uit en zal vervolgens ieder MT-lid benaderen voor aanvullingen. 4.3 Businesscase. De stand van zaken wordt besproken. Naast een bijeenkomst van de werkgroep hebben leden van het MT de commissievergadering gemeente Dronten bijgewoond. Aanstaande donderdag is de gemeenteraad Dronten aan zet over Dronten@Work. Ook hier zal het MT aanwezig zijn. Er wordt kort stil gestaan bij de stand van zaken met betrekking tot de toekomst van de GR en IMpact. 5. Financiën. 5.1 Jaarrekeningen Werkvoorzieningsschap, IMpact, IMwerk, Prakton. Punt komt terug na behandeling in de OR. 5.2 Q-1 rapportage Op 29-04 ligt de eerste Q1-rapporatge in concept voor aan het MT. 6. Stand van zaken projecten. 6.1 IT-migratie. Geen agendapunt meer 6.2 Migratie Compas naar versie 5.0. De migratie van Compas naar versie 5.0 is in gang gezet. Er ligt een plan van aanpak. IMpact neemt de ervaringen van andere Sw-bedrijven mee in de implementatie. Verder op dit moment geen bijzonderheden. 6.3 Netwerkplein. We wachten op offerte van aannemer. Na meer duidelijkheid over de toekomst in de samenwerking met de gemeenten wordt een definitief besluit genomen over een go/no go. 6.4 Alliantiepartners MT verslag d.d. 08-04-14

1

NOTULEN

Er wordt kort stil gestaan bij de stand van zaken van onze alliantiepartners. Ontwikkelingen in deze worden door HV en MS opgepakt en terug gekoppeld aan het MT. 7. Overige onderwerpen. 7.1 Uit dienst medewerkers met ondergrensindicatie. Door het eindigen van de Wsw is de vraag gesteld hoe om te gaan met de ondergrensindicatie. Onbekend is over hoeveel mensen het gaat. RR moet dit nog nader analyseren. Dit onderwerp komt terug op de agenda van het MT in mei. 7.2 RI&E. Er is een offerte binnen voor een RI&E, uitgevoerd door Ardyn. RR en PP zullen deze beoordelen. Bij akkoord zal RR Ardyn de opdracht geven tot uitvoering. De coördinatie van de uitvoering van de RI&E ligt bij PZ; PK zal in de uitvoering ervan betrokken worden. 7.3 Arbo. PP zal arbobeleid schrijven en dit uiterlijk eind mei in het MT inbrengen. 7.4 WWB 2014. RH meldt dat er overeenstemming is met Kampen over de uitvoering van de WWB 2014. Er is nog niet getekend, maar er is wel gestart met de uitvoering, conform de voorstellen aan de gemeente. 7.5 WVA subsidie Hiervan heeft IMpact nauwelijks gebruik gemaakt. Signaal is derhalve niet relevant. 7.5 Privacy reglement v.2 Er zijn geen opmerkingen meer. Het MT stelt het reglement voorlopig vast. Er zal advies worden gevraagd aan de OR. 7.6 Crowd Funding. Het MT onderzoekt crowd funding als een middel om mede het netwerkplein te bekostigen. Er is een verslag binnen maar nog niet verspreid. Komt volgende keer terug op de agenda. 7.6 Zonnepanelen. MS stelt voor om op het platte dak van de hallen zonnepanelen te laten installeren. Dit levert een forse besparing op in energie. Eventueel kan IMpact de energie doorverkopen aan andere bedrijven op Haatlanden. MS zal hier naar informeren. 8. Mededelingen / informatie uit de sectoren. 8.1 OR OR heeft de verkiezingen achter de rug. Er waren geen nieuwe kandidaten. Daarom zijn er binnen de OR 2 vacatures ontstaan. Deze kunnen niet meer worden ingevuld. In hun overleg van april is Paul Kockelkoren de opvolgend voorzitter van Wim van ’t Veen. 9. Ingekomen stukken ter informatie. geen 10. Rondvraag / wat verder ter tafel komt. 11. Sluiting. MS sluit de vergadering met dank voor ieders inbreng.


2

Notulen Vergadering Datum Aanwezig Gasten

MT 17 juni 2014 R. Houthooft [RH] R. Rikmanspoel [RR] H. Vermeer [HV] F. Fiege [FF] F. Hofman [FH] P. Pels [PP]

1.

Opening + vaststellen agenda

2.

Verslag MT d.d. 27-05-’14.

3.

Lijsten 3.1 Actielijst d.d. 27 mei’14 3.2 Besluitenlijst d.d. 27 mei ’14

4.

Beleidsonderwerpen 4.1 Capaciteit Facilitaire Zaken Er komt een nieuw plan-van-aanpak. Inhoudelijk heeft het nu nog een aantal hiaaten. 4.2 Inrichting kostenplaatsen/profit/cost centers ‘ Het voorstel zoals het er nu ligt wordt aangenomen.

5.

Planning en Control 5.1 Maandrapportage M5: De maandrapportage ziet er keurig uit. Er zijn een paar punten die nu niet overzichtelijk zijn maar dat kan in een volgend rapport verbeterd worden. Voor nu "complimenten".

6.

Stand van zaken Projecten 6.1 Opleidingen stavaza d.d. 4 juni Knelpunten: De knelpunten die nu duidelijk zijn geworden in de overleg sessie zullen op 1 juli worden toegelicht door de genodigden 6.2 Bijeenkomst PW: Op donderdag 19 juni is de bijeenkomst 6.3 HACCP: Er is overleg geweest voor nu er zijn nog een paar aanpassingen nodig. Het is niet duidelijk wat er onder HACCP verstaan wordt. Heeft dit te maken met de aangepaste hal of met de diploma’s van de mensen.

7.

Overige onderwerpen 7.1 Internet & email beleid: De knelpunten in het emailbeleid moeten nog aangepast worden op enkele punten; juridische punten voorleggen aan een juridisch adviseur. 7.2 Inhuur vakantiekrachten: Dit is afhankelijk van de opdrachten en capaciteit die Impact heeft. De kinderen van medewerkers van IMpact krijgen voorrang 7.3 SW Functioneringsgesprek/ verlening tijdelijke contracten: De formulieren worden doorgevoerd, naar verlenging moet nog worden gekeken. 7.4 Kostenplaatje Abonnementen& lidmaatschappen:

Notulen Dit staat op de agenda van 24 juni '14 8.

Allianties ontwikkelen Zalsman 8.1 X1 connect: is mondeling toegelicht, het plan is X1 connect heeft interesse 8.2 Iceberg; De gesprekken met Iceberg gaan goed, er is een goede basis om zakelijk met elkaar verder te gaan.

9.

Mededelingen De ondernemersbeur: Staat op 19 oktober. De alternatieven van hal 1 besproken. Het al dan niet doorgaan van de beurs is afhankelijk van het aantal deelnemers. Piepers: De loopbaanbegeleiders vragen zich af wanneer de pieper of alarmbel geïnstalleerd wordt in de gesprekskamers.

10. Ingekomen stukken ter informatie 10.1 Koperen hoogte: De datum wordt verzet naar een week later. 11. Rondvraag / wat verder ter tafel komt 12. Sluiting

Notulen 1.

Opening + vaststellen agenda 01-08

2.

`Verslag MT d.d. 17-06-'14 Het verslag is goedgekeurd

3.

Lijsten Actielijst d.d. 17-06-'14 Besluitenlijst d.d. 17-06-'14

4.

Beleidsonderwerpen 4.1 Ziekte en verzuim plus procedure ziekmelden Het document is aangenomen en mag naar het OR met de mededeling dat het informatief is. 4.2 Evaluatie en bij elkaar brengen UL en Management Het MT heeft meerdere werkwijze aangereikt gekregen. Het MT komt hier op terug 4.3 Internet & email reglement De laatste versie komt van Personeelszaken, er zullen nog enkele aanpassingen gedaan moeten worden voordat het online mag. 4.4 Functioneren en beoordelen cyclus i.v.m. instemmingsplicht zal personeelszaken op 8 juli aansluiten om dit stuk toe te lichten. Het Dagelijks Bestuur zal meedenken.

5.

Planning en Control 5.1 Kosten plaatsen ambtelijk personeel De financiële structuur is goedgekeurd

6.

Stand van zaken Projecten 6.1 HACCP Er liggen 2 vragen open. Wat is HACCP, is dit de inrichting van de hal? Of moet iemand een diploma bezitten en wie moet die dan halen? 6.2 Inventarisatie Kopieer/Print huishouding Er gaat onderzocht worden hoe het printbeleid voortgezet kan worden 6.3 Compass 5.0 afronding Het is succesvol geïntroduceerd

7.

Overige onderwerpen 7.1 Inhuur vakantiekrachten Dit wordt gedeeltelijk door Adecco opgevangen, waarbij kinderen van medewerkers voorrang krijgen. 7.2 MVB Jasper Wemmenhove Transport catering Besluit is dat we geen vis & rauw vlees meer vervoeren in de zomer maanden 7.3 Procedure Huishoudelijk reglement (HHR) In het najaar gaat het MT kijken of een bouwplan noodzakelijk is naast het handboek. Personeelszaken is bezig met het opzetten van een handboek. 7.4 Piepers Er is 1 systeem gekozen en er zal met afd. Dronten de verdere stappen ondernomen worden

Notulen 8.

Alliantie Alle gesprekken gaan voorspoedig.

9.

Mededelingen Presentatie: hierin wordt het thema werkstap besproken PGVZ: Gosse Noppert gaat kantoorruimte huren. Locus Netwerk: Het is een landelijke Netwerk organisatie. Die uitplaatsingsmogelijkheden bied aan onze mensen. Noordhuis: in week 29 neemt het MT contact op met Noordhuis.

10.

Ingekomen stukken ter Informatie

11.

Rondvraag/Wat verder ter tafel komt

12.

Sluiting

NOTULEN Vergadering: Datum: Aanwezig: Afwezig: Notulist:

MT 19-08-2014 Rob Houthooft, Hans Vermeer, Frith Fiege Rob Rikmanspoel Feniesja Hofman

1.

Opening + vaststellen agenda

2.

Verslag MT d.d. 01-07 "14.

3.

Lijsten 3.1 Actielijst d.d. 01-07 ’14 3.2 Besluitenlijst d.d. 01-07 ’14

4.

Beleidsonderwerpen 4.1 Ziekte en verzuim SMO, productiviteit & bezettingsgraad Er zal gemonitord moeten worden hoe de productie nu gaat. We willen weten wat we nu kunnen omzetten. Dit gaat overlegt worden in het Groot MT 4.2 Inspectie rapport SWZ Veiligheid 1 ) Er is besloten dat de regels omtrent schoengebruik dwingender moeten zijn. i.v.m. letselschade. 2) Belijningsplan SZW moet zo spoedig mogelijk bewerkstelligd worden. 4.3 Vakantie uren Personeelszaken onderzoekt wat de wetgeving hierover zegt. Stelling voor 31-12-2014 moeten alle overuren uitbetaald zijn in uren of loon.

5.

Planning en Control 5.1 Q2 cijfers en Maandrapportage M7 De cijfers zijn besproken en moeten nog aangepast worden. De q2 cijfers zijn van belang voor de G.R. de Forecast zal belangrijk zijn om de toekomst inzichtelijk te maken.

6.

Stand van zaken Projecten 6.1 HACCP Er zijn vele manier om HACCP in te kleden. Het ene bedrijf gaat akkoord met alleen een aangepaste omgeving. Een ander bedrijf vereist de benodigde certificaten. 6.2 Inventarisatie Kopieer/Printhuishouding Er zijn gesprekken gevoerd, offertes zijn aangevraagd. 6.3 Werkstap Er moet gekeken worden of dit ingevoerd mag worden zonder overleg met D.B. 6.4 Inzet AOC De officiële kamerstukken geven weer wat er mogelijk is. De wetgeving geeft een flinterdunne scheidslijn aan. Onze juridische raadgever zal zijn blik erop werpen. 6.5 PSC kostenprogramma abonnement 2014/2015,

7.

Overige onderwerpen

MT 19-08-2014

Pag. 1

NOTULEN 7.1 Dronten Er is besloten om de raadsvergadering van Dronten bij te wonen 8.

Commercie Dit gaat goed, werk is genoeg voorradig.

9.

Mededelingen

10. Ingekomen stukken ter informatie 11. Rondvraag / wat verder ter tafel komt 12. Sluiting

MT 19-08-2014

Pag. 2

Notulen 02 September 2014 1.

Opening + vaststellen agenda 02-09-2014

2.

`Verslag MT d.d. 19-08-'14 Deze is besproken en akkoord, mag doorgestuurd worden voor publicatie

3.

Lijsten Actielijst d.d. 19-08-'14 Punt 298, 305, 315,319,331 worden afgevoerd Punt 313, 325, 328, 330 worden aangepast Besluitenlijst d.d. 19-08-'14

4. 4.1

Beleidsonderwerpen Overschot van medewerkers v.w.b. de vakantie uren IMpact vertaalt verlofuren naar de Balans wat materieel is. Dit heeft een direct gevolg voor het resultaat [verplichting IMpact aan de medewerkers] Doel is om deze verplichting verder af te bouwen. Met de “hoofd vervuilers” zijn afspraken gemaakt. Afspraken met leidinggevende volgen. Handboek en PZ Het MT wacht op een schema wanneer de protocollen voor de hoofdstukken online kunnen. Email/internet gebruik is klaar om op intranet geplaats te worden. Ziekte verzuim Het MT wil graag meer inzicht in het verzuim, met name; wat is de toedracht en hoe kan IMpact dit in de toekomst voorkomen. Leesbaarheid van het rapport moet beter.

4.2

4.3

5.

Planning en Control 5.1 Q 2 De cijfers zijn besproken en vastgesteld. Doorsturen aan O.R. voor bespreking 5.2 Forecast o.b.v. aangestuurde analyse, goed voorbereidend werk. Het is nu geschikt voor het bestuur G.R. WVS en verdere verspreiding. 5.3 M7 De cijfers zijn besproken en vastgesteld ook deze kan naar het bestuur..

6.

Stand van zaken Projecten 6.1 HACCP De onduidelijkheden omtrent certificering HACCP zijn inzichtelijk gemaakt, IMpact ziet commerciële kansen om HACCP vereist werk binnen te halen. 6.2 Inventarisatie Kopieer/Print huishouding Actiepunt staat nog steeds open er moet een datum worden vast gesteld wanneer de voorstellen op tafel moet komen. 6.3 SMO Het is goed dat het overleg er is. Besluit; Dit punt moet op de agenda van het MT-Groot. 6.4 Centraal Orgaan Asielzoekers

Afdelingsoverleg naam afdelng en datum

Pag. 1

Notulen 02 September 2014 Aanloop: onderzoek of het AzC kunnen in zetten. Het AzC kan wel komen maar dan moeten zij een hal afhuren of IMpact moet de productie naar het AzC brengen. De activering moet gericht zijn op uitzetting. UWV Het UWV ziet geen mogelijkheden. IMpact zou een werkvergunning moeten aanschaffen, en de werkplek mag geen betaalde baan zijn/of vervangen. 7.

Overige onderwerpen

8.

Commercie

9.

Mededelingen 8 september Miranda Wolf en Hans vos uitnodigen bij presentatie verdieping 2e spoor. 10 september Annerie en Peter uitnodigen.

10.

Ingekomen stukken ter Informatie Notulen van Dronten, gezien.

11.


12.

Sluiting


Pag. 2

Notulen 1.

Opening + vaststellen agenda 16-09-2014 MT Groot De vergadering van de G.R. WVS is kort samengevat. Er wordt een koers gevaren en IMpact zal als bedrijf andere mogelijkheden moeten gaan verkennen. Dronten zal de G.R. wel weer opzoeken is de verwachting naar aanleiding van de cijfers.

2. 2.1

2.2 -

2.3

2.4

2.5

-

Er is gediscussieerd over de mogelijkheden die “groen” heeft. De wat als scenario’s zijn nu nog niet aan de orde. Beleidsonderwerpen Situatie participatie wet Kampen -Dronten Er is besproken wat het doel is van het MT-Groot. Het hele bedrijf meenemen in de ontwikkelingen van de participatiewet. Het bedrijf klaarmaken door samen in te springen in; structuur en de inrichting van IMpact. De financieringsstructuur veranderd waardoor bedrijfsbezetting onder de loep genomen moet worden. De onderwerpen die aan de orde komen hebben hier dan ook mee te maken M8 Er is vraag hoe de cijfers zijn opgebouwd en hoe de M8 te lezen. De M8 en de opbouw van de cijfers zijn uitvoerig besproken; waar liggen de pijnpunten. Waar moeten we aan voldoen volgens de G.R. Waar vliegt IMpact de bocht mee uit. Waar moet IMpact op focussen. Doordat elke maand een Maandrapportage uitkomt. Zal er met een paar maand vragen gesteld worden hoe het kan dat de cijfers er zo uitzien, wat is er voor nodig om de cijfers bij te stellen. Een PDCA-cyclus (Plan-do –check -act) zal dan opgesteld worden na aanleiding van een M8. Forecast Er is eind juli een winst waarschuwing gegeven aan de G.R. door de forecast is dit goed zichtbaar. De gemeenten hebben toegezegd meer WWB-ers te laten instromen dan de 10% die zij nu geven. Impact zal na aanleiding van deze cijfers 1) Kosten moeten besparen: dit is al ingezet. 2) Ziekte verzuim moeten aanpakken. 3) Productiviteit omhoog moeten brengen. Er is besproken welke invalshoeken IMpact nu aan het verkennen is en welke zij al heeft verkent. Opmaak begroting Om de begroting voor 2015 te maken is het van belang dat IMpact weet hoeveel uur er in een project zit. Hoeveel uur er in een maand zit per hal en 2) Wat doet een hal nu met die uren en 3)Hoe kan dat verbeterd worden. Doordat enkele hallen eigenlijk alleen ad-hoc werken is de stress altijd hoog. Daarnaast lenen ‘de hallen’ uren van elkaar. ‘Groen’ heeft dit redelijk in de peiling omdat het werk wel gedaan moet worden maar het hangt niet op een dag. Binnen ‘de hallen’ is dit heel anders. Het magazijn heeft dit probleem ook niet zo zeer. Gekeken wordt hoe werkbedrijf en de hallen een betere structuur gaan maken i.v.m. het aannemen van werk. Ziekte verzuim Het is goed dat er een SMO is maar deze is te groot en te algemeen waardoor het probleem niet aangepakt wordt en dus het verzuim zich op repeterende wijze manifesteert. Daarnaast is het van belang dat de alle (unit)leiders dezelfde vragen stellen aan de verzuimers. Nu is het protocol niet helder en helemaal niet consequent. Na aanleiding van de verzuimlijsten is besproken dat er met de verzuimers, een bedrijfsarts of een maatschappelijk werk aan tafel schuift om, het probleem aan te pakken. Ook zal er

Notulen 2.6

2.7

3. 4.

geanalyseerd moeten worden wie echt ziek is en wie ander soort hulp nodig heeft zoals; hulp in de administratie en/of hulp bij een huishouden op orde krijgen. Er is besproken hoe de verzuimers verantwoordelijkheid te geven over hun werk zodat zij zich onmisbaar voelen. Dit kan door interessanter werk of hen een vaste taak in het proces te geven. Productiviteit-verlofstuwmeer Op dit moment zijn er heel veel personen die met de cuo-uren in de plus staan en met de verlofuren in de min. Hierbij is de registratie niet op orde. Er is vastgesteld door de OR dat op 31 december 2014 alle cuo-uren naar de nul gedrukt worden. Als men voor die tijd de uren niet opmaakt zijn de uren weg. Een paar dagen voor die tijd wordt het negatieve uur saldo of door betaling of door verlofuren naar de nul getrokken. Het verlof is niet in grip, de vraag is wil IMpact dat. Zo niet, dan zal ook daar een Plan-docheck-act plan op toe gepast moeten worden. IMpact wil weten wat een hal aankan in de bandbreedte (maximaal aan mensen en minimaal) om rendabel te zijn. Dan zal ook gekeken moeten worden of de verlofuren niet op de vrijdag of middagen opgenomen mogen worden. Kortom het speelveld en de regels moeten duidelijk worden. Kosten beheersing IMpact wil kosten beheersing op de overige kosten en wil planmatig en doelmatig werken en door die efficiëntie meer kunnen opleveren. Mededelingen Werkstap is op maandag 15 september getekend Stuurgroep en projectgroep moeten meer communiceren. Er wordt besloten dat 21 oktober in Kampen gehouden word tot 1400 dit in verband met voorlichting. Sluiting

Notulen 1.

Opening + vaststellen agenda 07-10-2014

2.

Verslag MT d.d. 23-09-14 Deze is vastgesteld en kan verspreid worden.

3. 3.1

Lijsten Actielijst d.d. 23-09-'14 324 tot 330 zijn projecten FH maakt hiervoor een lijst. Er is besloten tot het maken van een projectenlijst. Punt 226 en 333 zijn afgewerkt. Besluitenlijst d.d. 23-09-'14

3.2 4. 4.1

4.2

4.3

4.4 a) b) c)

Beleidsonderwerpen Kwaliteitsniveau schoonmaak De memo schoonmaak is besproken. Het besluit schoonmaak onder te brengen in alliantie. Openstaande vraag: 'hoe nu verder met de balie' welke taken krijgt zij. RR gaat inventariseren welke taken toegevoegd gaat worden aan de balie te denken aan taken als dossiers inscannen, agenda beheer van de te verhuren vergaderruimtes, papierversnipperaar. Verhuur kantoorruimte aan een uitzendbureau IMpact heeft het verzoek gekregen om ruimte te verhuren. Het MT vindt het niet wenselijk om een concurrent binnen te halen maar checkt dit nog bij de arbeidsmakerlaars. Overzicht MVB Het overzicht is duidelijk maar er mist een kolom; afgesloten/ wat hebben de acties opgeleverd. Besluit: het overzicht MVB blijft standaard op de agenda. beleid personeelszaken Schema opleveren Handboek verzuimprotocol: Het verzuimprotocol is vastgesteld en kan door naar de O.R. verlofrichtlijnen: MT- leden wordt verzocht RR input te geven inzake verlof Van alle afzonderlijke stukken moet er nu 1 geheel gemaakt worden. Er moet nu 1 geheel van gemaakt worden.

4.5 Opleidingsbeleid (unitleiders, middenkader, backoffice ) a) functionering en beoordeling cyclus & gespreksformulieren: MT-leden lezen dit stuk en geven input voor 7 oktober. – deel 2 Opleidingsbeleid wordt opgepakt in 2015 b) Vastgestelde dagen 2015 c) Naar de OR toe moet er berichtgeving komen dat een vaste vrijedagen briefje niet meer nodig is. Voor het werkleerbedrijf is 2 januari en 15 mei en 31 december zijn akkoord. Onze dienstverlening naar huurders en inleners dient op deze dagen op niveau te blijven. Overige dagen is er geen collectieve sluiting als mensen moeten aanvragen. Unitleiders zijn verantwoordelijk om minimale bezetting te hanteren. Ook zal de dienstverlening naar huurders op niveau moeten blijven. Voor het groenbedrijf zijn de dagen akkoord met uitzondering van 3 april en 15 mei deze zijn alleen akkoord mits de gemeente (opdrachtgever ) ook gesloten is.

Notulen 5.

Planning en Control 5.2 Budgetten 2015 RR geeft uitleg over de procedure en tijdspad

6. Stand van zaken Projecten 6.1 Project Job coaching: FF geeft aan dat de laatste formulieren nog aangevraagd moeten worden en dat dan de aanvraag ingediend kan worden bij het UWV 6.2 Contract van werkstap is getekend. FF maakt een plan van aanpak. In dit plan van aanpak komt een motivatie wat de aanschaf rechtvaardig tevens verloop van het project op de voortgang. 6.3 Besloten wordt om een integrale bedrijfsbrede overzicht op te stellen. 7. Overige onderwerpen 7.1 Adviesraad wordt verzet naar 19 november en dan wordt begroting 2015 en de nieuwe verdien modellen besproken. 7.2 Er moet gekeken worden of er een aanbestedingsbedrijf ingeschakeld moet worden als IMpact wil bieden op een project 8.

Commercie HV licht mondeling de projecten toe en wil graag van administratie wil graag een lijst met top 10 debiteuren. Impact schakelt met Avero inzake opzetten commerciële hal

9. Mededelingen 9.1 terugkoppeling raadsvergadering gemeente Dronten. RR en FF geven terugkoppeling over donderdag 18 september. 10. Ingekomen stukken ter Informatie 11. Rondvraag/Wat verder ter tafel komt 12. Sluiting

Notulen 7 oktober 2014 1.

Opening + vaststellen agenda 9-10-2014 MT

2.

Verslag MT d.d. 23-09-2014

3.

Lijsten Actielijst d.d. 23-09 Is goed gekeurd Besluitenlijst d.d. 23-09 Is goedgekeurd Projecten kalender 23-09 is goed gekeurd

4.

Beleidsonderwerpen 4.1 Handboek PZ Het handboek wordt nu aangeleverd per hoofdstuk en zal hierdoor veel leeswerk van de MT-leden eisen. Op of aanmerkingen moeten direct naar PZ gestuurd worden. Er komt nog een 2e blik van Annerie de Neeve erover heen. Zodat alle hoofdstukken samenvloeien. Planning en Control M9 Deze is besproken en goedgekeurd en kan naar de OR en de het MT groot, er moet nog een inleiding en conclusie voor het MT-groot bijgeschreven worden Begroting 2015 Er worden een aantal middagen ingepland om met de managers tot een mooi plan te komen. Hoe de gemeenten ook gaan stemmen IMpact moet een plan klaar hebben liggen. Formatieplan 2015 Het formatieplan moet 2 soorten scenario’s aankunnen. 1 met verlenging contract Kampen & Dronten, en 1 zonder contractverlening Kampen & Dronten. Rapportage Herstructurering 2014 Dit is besproken. Er komen nog gesprekken met PWC

5. 5.1

5.2

5.3

5.4

6. 6.1

6.2

6.3 6.4

Stand van zaken Projecten Projectplan Werkstap Het project krijgt vorm. De 2 groepen zijn samengesteld. Het is van belang dat elke afdeling ook vorm geeft aan de waardering stelsel. Nu doet iedereen op zijn eigen manier heel erg zijn best maar niemand handelt hetzelfde. Door werkstap zal er zichtbaar met 1 plan gewerkt worden. Dit geeft helderheid. SVB MVB kaarten Er komt nog een SVB kaart van Hans Docter en Berthill Huiskes. Daarnaast zijn er schoenen besteld voor het MT-groot om hen het belang van goedgekeurd goed schoeisel in de hallen onder de aandacht te brengen. Project nieuwe Printers Het project verloopt volgens schema. De keuze is gevallen op 3 leveranciers. Project Telecom


Pag. 1

Notulen 7 oktober 2014 7. 7.1

Het project verloopt volgens schema, er zijn verschillende opties waardoor we nu met een proef periode bij een mobiele telecom gaan starten. Overige onderwerpen Stuwmeer verlof Het belang van elke manager in te lichten over hoe IMpact de Cuo uren gaan aanpakken dit jaar is dringend aan het worden. De werknemers hebben de tijd nodig om het de tegoeden op te maken.

8.

Commercie HV vertelt dat gesprekken met partners goed gaan, binnen IMpact de flow van het aannemen van werk iets anders aangepakt moeten worden. Het meest handig zou zijn bij 1 punt. Hiervoor gaan acties uitgezet worden voor het MT-groot.

9.

Mededelingen

10.

Ingekomen stukken ter Informatie

11.


12.

Sluiting


Pag. 2

Notulen 2.

Verslag MT groot d.d. 21 oktober

2.1 -

Verslag MT groot d.d. 16 september In 2.4 moet een zin anders geformuleerd worden of weggelaten

3. 3.1

Lijsten Actielijst d.d. 21 oktober

4. 4.1 -

Beleidsonderwerpen Situatie Participatiewet Kampen-Dronten Geert Meijering is gesproken over aanbesteding Post/Groen. Het probleem is erkend. Gemeente gaat kijken of zij dit anders kan organiseren. Door ziekte is gemeente Kampen een stuk later met het formuleren van het WSW. Het contract inzake is WWB, daarvan heeft gemeente Kampen aangegeven dit te willen verlengen. De gemeente Kampen handhaaft vooralsnog haar besluit om de 31 tijdelijke contractanten te beëindigen IMpact is met de gemeente Kampen in gesprek om deze mensen definitief te plaatsen bij de inlener en mocht dit niet lukken via IMwerk een detacheringsconstructie aan te bieden. Een zelfde voorstel zullen we het UWV voorleggen. De samenwerking met UWV en Gemeenten zijn goed. Impact zal nu een lijst maken van cliënten die naar verwachting in de WWB terecht zullen komen. Periode 9 De cijfers van periode 9 zijn toegelicht. We doen het beter dan de forecast maar ten opzichte van de begroting hebben we nog een gat van € 120.000,-- euro te overbruggen. .

-

4.2

4.3

Forecast De forecast geeft duidelijkheid waar nog actie op ondernomen moeten worden en geeft een goede houvast voor 2015.

4.4

Opmaak begroting Er zijn middagen gepland om deze met de managers samen te stellen.

4.5

Ziekteverzuim Ziekte verzuim onder de WSW medewerkers is weer toegenomen. Rob Vrolijk wil meer informatie over de Cuo-uren. Voorstel aan het OR is max 36 uur meenemen naar een volgend jaar.

4.6

Productiviteit Verlof zou meer gestuurd moeten worden. Op vrijdag loopt er haast niemand rond en op de ochtenden zijn er bijna te weinig werktafels. De planning moet beter.

4.7

Kostenbeheersing/Budget2015

4.8

Arbo en R I & E Er is niet duidelijk of al het gereedschap nu NEN-3140 gecertificeerd moet zijn. RR zoekt dit uit en komt met plan van aanpak.

Notulen 5. 5.1

Planning en control Procesbeschrijving ordercyclus Rob Vrolijk en Herman de Kleine hebben een procesbeschrijving aangeleverd. Het stuk verdient nog nadere uitdieping conclusie is wel: als iemand budget verantwoordelijk is, dan is diezelfde persoon ook verantwoordelijk voor de prijs & kwaliteit. Ook bleek dat het nog steeds lastig om een capaciteitsplanning te maken. Bertel Huls gaat uitzoeken of er een programma is voor de capaciteitsplanning. Daarnaast is het belangrijk om te weten wat mag ad-hoc binnen komen om de lopende orders niet te laten dringen. Prio + capaciteitsplanning: uitlijnen wat heeft Impact nu in huis.

6. 6.1

Stand van zaken SMO

7. 7.1

Overige onderwerpen Presentatie Werkstap Mark Verstegen heeft duidelijk weergegeven wat de toegevoegde waarde is van Werkstap voor IMpact..

8. -

Mededelingen Huls moet zich tijdens de vergadering even excuseren Job Coach academie: de leidinggevenden die nu opgeleid worden hiervoor, moeten minstens een Verklaring Omtrent Gedrag + HBO opleiding hebben+ een jobcoach cursus hebben gedaan. Kerstpakket: deze zal uitgedeeld worden tijdens een stamppot buffet. 18 dec. SW-doelgroep moet bijgepraat worden over de Participatie-Wet. Eind november

9. 10.

Rondvraag/ wat verder ter tafel komt MVB's: of zij allemaal behandeld zijn. Dit is nog niet het geval. Die van Hans Docter en Berthill Huiskes moeten nog behandeld worden. Sluiting


MT-klein IMpact 16 december 2014 R. Houthooft [RH], R. Rikmanspoel [RR], H. Vermeer [HVe], Frith Fiege (FF) Hans Vos, Arjan Wielhouwer

1. Opening en vaststellen agenda. Aan de agenda worden nog de volgende punten toegevoegd: 4.1 No risk polis gemeenten Kampen en Dronten 4.3 Doelstellingen medewerkers 2. Verslag MT van 2 december 2014: Dit MT is vervallen. 3. Lijsten 3.1 Actielijst Afgevoerd van de lijst: 302, 326, 327, 329, 330, 335, 339, 348, 350, 351 3.2 Besluitenlijst De besluiten 19,20, 21,22 en 23 worden aan de besluitenlijst toegevoegd 3.3 projectenkalender Punten 5, 7, 8, 11 en 12 worden van de lijst gehaald 4. Beleidsonderwerpen. 4.1 No Risk polis gemeenten Kampen en Dronten. Zowel de gemeente Kampen als Dronten hebben per 2015 geen No risk polis meer inzake afdekking van het ziekte risico van WWB-ers die in dienst genomen worden. Dit brengt een risico met zich mee voor de huidige WWB-ers die in dienst zijn bij IMwerk maar ook een toekomstig risico van WWB-ers die we gedurende 2015 in dienst gaan nemen. Tevens is de inschatting van het MT dat werkgevers minder snel bereid zijn om WWB-ers aan te nemen. RH informeert bij beide gemeenten, wat de stand van zaken is omtrent de no risk polis en hoe om te gaan met de risico’s 4.2 Handboek PZ. Het MT keurt de ingezonden stukken, memo inzake: werktijden, verlof, sanctiebeleid en reizen medisch vervoer, goed. Deze stukken kunnen nu doorgezet worden naar de OR. 4.3 Doelstellingsgesprekken. FF vraagt naar de doelstellingen. FF heeft een opzet gemaakt betreffende de doelstellingen voor ambtelijk en begeleidend personeel. RH geeft aan dit stuk te beoordelen en deze dan met de OR op te nemen. 5. Planning & Control 5.1 M11 rapportage en forecast MT stelt de M11 rapportage vast. De forecast zoals afgegeven zal naar alle waarschijnlijkheid ruimschoots gehaald worden en daarmee is het aannemelijk dat de oorspronkelijke begroting gehaald wordt. 5.2 Kosten verdeelstaat Hans Vos en Arjan Wielhouwer geven uitleg over de kostenverdeelstaat 2015. Deze kosten verdeelstaat geeft een inzicht hoe de diverse ‘profit centres’ binnen IMpact financieel presteren. Daarnaast wordt de kostenverdeling gemaakt naar beide gemeenten. Er zijn wat vragen over de toebedeling van de kosten en 2-tal verdiepingsvragen. Besloten wordt dat we per kwartaal een update maken a.d.h.v. de werkelijke cijfers.


1

NOTULEN

6. Stand van zaken Projecten a.d.h.v. projectenkalender. 6.1 Printerhuishouding. De offertefase is voorbij, week 51 vindt uitrol plaats van de nieuwe printers. Aangezien het financieel voordeliger ( €7.000,-) was om de printers te kopen, is dit besluit genomen. 6.2 Job coach licentie UWV De aanvraag is begin december ingediend. Het wachten is op nog 1 verklaring omtrent goed gedrag. UWV heeft de aanvraag al in behandeling genomen. 6.3 Werkstap. De voorbereidingen van Werkstap zijn in volle gang. Implementatie ligt op schema. We staan voor een belangrijk beslismoment. Dit besluit wordt in aanstaand MT groot (stuurgroep) voorgelegd almede bij de OR. 6.4 Terugdringen ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage van 2014 is te hoog. In 2015 komen we beter uit de startblokken gezien het feit dat er enkele langdurig zieken eind 2014 zijn uitgestroomd of begin 2015 uitstromen. De SMO nieuwe stijl vinden inmiddels plaats en worden goed ontvangen door de betrokken partijen. 6.5 ARBO-RI&E Per 2 weken vindt er een overleg plaats met RR-PK-PP en RH inzake arbo. Het arbobeleid is vastgesteld en de acties zoals we die moeten inzetten worden volgens planning uitgerold. 6.6 Catering en Schoonmaak HV en RH moeten afspraak plannen met Slump en Asito inzake de allianties. 6.7 Arbeidsmatige dagbesteding Alles is gereed om per week 2 - 2015 te starten met arbeidsmatige dagbesteding. RH heeft concept overeenkomst verstuurd naar PGVZ. 6.8 Commerciële hal De aftrap inzake de commerciële hal is 16-12 geweest middels ‘de ruimtemaker’. Er blijken nogal wat verschillende meningen te bestaan over het hoe en wat van zo’n Hal. De volgende bijeenkomst van het team richt zich eerst op: wat verstaan we nu onder een commerciële hal, daarna risico inventarisatie en dan richten op de implementatie. 7. Overige onderwerpen 7.1 Terugkoppeling bestuursvergadering RH en RR geven een terugkoppeling over de bestuursvergadering. 8. Commercie Geen nieuwe ontwikkelingen. 9. Mededelingen • De bezetting van de KNJ periode wordt besproken • Aantal ‘hits’ op onze website, is hoog n.l. ca. 3.000 per maand 10. Ingekomen stukken ter informatie Geen ingekomen stukken 11. Rondvraag / wat verder ter tafel komt. Geen onderwerpen 10. Sluiting. RH sluit de vergadering met dank voor ieders inbreng.


2

1. Opening en vaststellen agenda. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Punt 6.3 en 6.5 zijn hetzelfde dus 6.5 vervalt en 6.6 wordt 6.5

Recommend Documents