VERSLAG Algemene Ledenvergadering van Gebruikersvereniging Transport ICT, gehouden op 23 november 2011, PSV Philips Stadion, Eetcafé De Verlenging te Eindhoven. 1: Opening Omdat de aanwezigen al bij het begin van het dagprogramma welkom zijn geheten, volstaat voorzitter René Noordam nu met een kort openingswoord. Hij spreekt zijn waardering uit voor de grote opkomst op de ledendag en stelt voor om meteen over te gaan tot afhandeling van de agenda. 2: Presentatie verhoging percentage onderhoudskosten Roadrunner door de heer Ronald Bakx van GreenCat. De voorzitter memoreert dat het bestuur in de afgelopen periode haar wensen bij GreenCat cq Henk Groeneveld heeft neergelegd en sterk heeft aangedrongen op verdere ontwikkeling van het transportpakket Roadrunner. De nieuwste ontwikkelingen ten aanzien van het platform waarop Roadrunner draait (w.o. volledige ontsluiting van de database) biedt uitgebreide mogelijkheden om Roadrunner naar een hoger niveau te brengen. Groeneveld hebben we bereid gevonden om aan onze wensen tegemoet te komen. Dat het allemaal geld kost is duidelijk en dat Groeneveld voorstelt het percentage voor onderhoud van de software naar een meer marktconform niveau te brengen, daar hebben we begrip voor. Uw bestuur heeft Groeneveld laten weten dat zij een verhoging van het onderhoudspercentage van 15% naar 20% van de historische kostprijs, op voorwaarden, positief zal adviseren aan haar leden. Welke voorwaarden zijn dat: - sterke verbetering in sales en marketing, veel meer aandacht voor Roadrunner op beurzen, in vakbladen, pers enz. - versterken van het verkoopteam - uitbreiden met technisch consultant en ontwikkelcapaciteit. Groeneveld heeft na onze bespreking van 05-10-2011, waarin het vertrek van Ruth Woudenberg werd aangekondigd, snel geschakeld met de benoeming van de heer Ronald Bakx die nu samen met de heer Johan Tielemans de directie voert over GreenCat en Telematics. Aansluitend geeft Ronald Bakx een korte toelichting op hun plan van aanpak, waarbij de bezetting van de ontwikkelafdeling wordt uitgebreid. Dat Roadrunner doorontwikkelt wordt en naar een hoger niveau gaat waarmee uitgebreide moderne functionaliteit aan Roadrunner wordt toegevoegd en een volledige ontsluiting van de database mogelijk wordt. Doorontwikkeling met name in de standaardmodules en voor een gedeelte als extra module die dan naar wens en behoefte gekocht kan worden. De heer G. Bok van Van der Vlist Transportgroep bv vraagt naar welk percentage het softwareonderhoud nu gaat. Voorzitter René Noordam deelt mee dat het de bedoeling is dat het percentage gaat van 15% naar 20%. 3: Vaststellen notulen/verslag van de Ledenvergadering van 24-11-2010. Het verslag wordt per bladzijde doorgenomen, er zijn geen opmerkingen, waarna het verslag wordt vastgesteld en door de voorzitter en de secretaris wordt ondertekend.
1
4: Mededelingen Er zijn geen verdere mededelingen.
5: Verslag van de secretaris over het verenigingsjaar 2010 Secretaris Marco Plaisier begint met de huidige stand van het aantal leden dat na verwerking van een aantal opzeggingen en nieuwe aanmeldingen nu staat op; 75 “Roadrunnerleden” en 15 “Greensuiteleden” . In totaal maakt dit een ledenbestand van 90 bedrijven. Samenstelling bestuur Meteen na de ledenvergadering van vorig jaar hebben er een aantal verschuivingen in het bestuur plaatsgevonden, dit naar aanleiding van de mededeling van toenmalig voorzitter Hans Soer dat hij wegens gezondheidsredenen afzag van de rol van voorzitter. Toen is door het bestuur besloten dat het bestuur de volgende rolverdeling zou hebben en waarbij Marco het bestuur even aan de vergadering voorstelt: -
René Noordam, voorzitter en coördinator Softwarecommissie Greensuite Marco Plaisier, secretaris Jolanda Bergwerff, penningmeester Laurens Stuivenberg, algemeen bestuurslid en coördinator Softwarecommissie RR Hans Soer, Algemeen bestuurslid
Bestuursvergaderingen & Softwarecommissie (SWC) bijeenkomsten Het bestuur heeft in het afgelopen jaar 5 x “apart” vergaderd (alleen het bestuur) en aansluitend op deze vergaderingen ook 5 x met een of meerdere vertegenwoordigers van Greencat. Naast de bestuursvergaderingen zijn ook de 2 softwarecommissies dit jaar weer bij elkaar geweest. De RR/VP commissie heeft een 3-tal bijeenkomsten gehad, de Greensuite bijeenkomst is helaas op 1 bijeenkomst blijven steken. De belangstelling voor de SWC loopt weer “wat” terug, graag zien we “nieuw bloed” in de commissies om o.a. nieuwe en frisse ideeën te ontvangen en daardoor samen met Greencat de pakketten weer beter, sterker en toekomst gerichter te kunnen maken. Escrow deponering Ook dit jaar zijn er weer een tweetal deponeringen geweest van sources/broncodes van de software in het kader van de Escrow overeenkomst, te weten op 14-12-2010 en 8-6-2011. Wisselen van bank Het bestuur heeft besloten te wisselen van bankier en over te stappen naar Rabobank en INGBank. Twee banken, dit in verband met spreiding van risico omdat DNB tot max. € 100.000,00 per bank/rekeninghouder garandeert. De reden van overstap is de slechte service van ABN-Amro en het niet kunnen voldoen aan onze wensen voor wat betreft procuratie. Communiceren met leden Een van de hoofddoelen van het bestuur dit jaar was om meer met de leden te gaan communiceren over nieuwe ontwikkelingen van de Greencat pakketten/producten. De middelen hiervoor zouden zijn een nieuw gemaakt Linkedin account en onze website. De bedoeling was om via deze middelen bijv. Klantencases te communiceren en nieuwe items/aspecten in de Greencat software. Helaas zijn we hierin nog niet geslaagd. Dit punt blijft voor het bestuur op de agenda staan als speerpunt voor volgend jaar.
2
Gesprekken Henk Groeneveld Dit jaar zijn er weer gesprekken gevoerd met Henk Groeneveld, dit o.a. om duidelijkheid te krijgen over de toekomst van het Roadrunner pakket. Uit deze gesprekken is gebleken dat ook Henk Groeneveld absoluut in het Roadrunner pakket “geloofd” en dit pakket wil doorontwikkelen met alle nieuwe mogelijkheden die “Rocket” (leverancier van de onderliggende /ondersteunende software, waarop het RR pakket is gebouwd) heeft ontwikkeld. Henk Groeneveld heeft aangegeven om een 3-tal fte te willen investeren om de volgende en noodzakelijke stap te maken om het RR pakket weer up to date te houden en daarnaast het pakket weer actiever te gaan verkopen. Daarnaast heeft het bestuur van de Gebruikersvereniging GTICT aangegeven zich ook in te spannen om het pakket meer onder de aandacht te brengen van leden en potentiële leden van de vereniging. Up to date contactgegevens leden & ledendag Het bestuur heeft dit jaar ook energie gestoken in het up to date krijgen van de contactgegevens van de leden en dan voornamelijk een goed e-mailbestand. Dit om op de juiste plaatsen, bij de juiste personen binnen de bedrijven binnen te komen met onze communicatie. Dit up to date e-mail bestand hadden we o.a. hard nodig om de ledendag waar u vandaag bent onder de aandacht te brengen. Daarnaast zijn we vorig jaar begonnen om de ledendag een wat ander karakter te geven dan de jaren ervoor. Dit jaar hebben we ervoor gekozen om naar een andere locatie te gaan voor de ledendag en daarnaast de dag gevarieerder te maken, zodat de dag voor een breder publiek toegankelijker wordt. 6: Verslag van de penningmeester over het jaar 2010. Jolanda Bergwerff doet naar aanleiding van het aan de vergadering uitgereikte jaarverslag (Balans en V&W per 31.12.2010) verslag van de financiële gang van zaken in 2010. De contributies zijn t.o.v. 2009 wat toegenomen, maar daar tegenover is het resultaat op beleggingen (rente-inkomsten e.d.) lager dan in 2009. De totale kosten vallen wat lager uit dan begroot en zijn aanzienlijk lager (min € 5.094,00) dan in 2009. Per saldo kwam het exploitatieresultaat uit op € 5.375,80 positief. Het resultaat zal ook nu weer worden toegevoegd aan het vermogen van de vereniging. De vermogensopbouw wordt vanaf dit jaar 2009 verdeeld over de twee secties binnen de gebruikersvereniging namelijk Roadrunner en Greensuite, op basis en naar rato van de contributie-inkomsten van elke sectie. Vanuit de vergadering waren er geen vragen. 7: Verslag van de kascommissie en benoeming kascommissaris Van de kascommissie is een schriftelijke verklaring ontvangen waarin wordt gemeld dat de administratie op een correcte wijze wordt bijgehouden, dat de cijfers zoals die vandaag aan de vergadering zijn uitgereikt en toegelicht een getrouw beeld geven van de inkomsten, kosten en vermogenspositie van de Gebruikersvereniging. Verder adviseren zij de vergadering om het bestuur decharge te verlenen voor het in 2010 gevoerde financieel beleid, wat als zodanig door de vergadering wordt verleend. Als nieuwe kascommissaris wordt benoemd de heer Geert Bok van Van der Vlist Transportgroep bv in Groot-Ammers. De kascommissie bestaat nu uit: 1e de heer A. Persoon van Staalduinen Logistics bv in Maasdijk. 2e de heer G. Bok van Van der Vlist Transportgroep bv. in Groot-Ammers. 3e de heer R. de Visser van Albert Keijzer bv in Zaandam.
3
8: Begroting 2011. De begroting voor het verenigingsjaar 2012 is aan de vergadering uitgereikt en wordt toegelicht door de penningmeester. Het verwachte exploitatiesaldo komt uit op € 5.303,00 positief. Er zijn vanuit de vergadering geen vragen, waarna de begroting 2012 , op voorstel van de voorzitter, conform wordt vastgesteld en goedgekeurd. 9: Bestuursverkiezing De voorzitter deelt mee dat het gaat om vrije verkiezingen en dat de vergadering de mogelijkheid heeft andere dan de herkiesbare kandidaat te nomineren. Hiervan wordt door de vergadering geen gebruik gemaakt. Bestuurslid Hans Soer is herkiesbaar en wordt, op voorstel van de voorzitter, door de vergadering bij acclamatie herkozen. Hans Bedankt de vergadering voor het in hem gestelde vertrouwen. 10: Verslag van de softwarecommissie door de heer M. Plaisier Bestuurslid Marco Plaisier doet verslag namens de softwarecommissies. Marco geeft aan de vergadering een korte uiteenzetting van het grote belang van goed functionerende softwarecommissies en doet opnieuw een beroep op de leden hieraan met hun inbreng deel te nemen. Punten van aandacht van de SC Roadrunner zijn de laatste tijd geweest: de historie in VisualPlanner, de management informatie, verbeteringen op het terrein van SBXA en Universe. Verder is er aandacht besteedt aan de prijsstelling van de producten van Scansys. De softwarecommissie GreenSuite(boordcomputer) is weer herstart. Door drukke agenda’s zijn we nog niet toegekomen aan onze vervolgmeeting van de jaar. Als softwarecommissies hebben we een goed gevoel over de aanpak van Johan Tielemans. Ook aan de ontwikkeling van de nieuwe TopIQ(3) wordt hard gewerkt. 11: Voorstel volgende vergaderdatum 21 november 2012 Op voorstel van de voorzitter wordt de datum voor volgende algemene ledenvergadering vastgesteld op 21 november 2012. (Deze datum in afwijking van het bepaalde in artikel 11
lid 1 van de statuten). 12: Rondvraag
De heer G. Bok van Van der Vlist Transportgroep Wanneer gaat de verhoging naar het nieuwe onderhoudspercentage in?
Het bestuur heeft deze vraag ook aan Groeneveld/GreenCat voorgelegd en heeft er uiteindelijk mee ingestemd dat de ingangsdatum zou zijn 01-01-2012. De heer R. De Jong van Langen Transport De heer de Jong vraagt aandacht voor het feit dat Roadrunner zich moeilijk laat koppelen met andere boordcomputers dan die van Groeneveld en wanneer dat wel kan dan gaat het uiterst moeizaam.
De voorzitter antwoord hierop dat Roadrunner steeds opener is geworden, dat er intussen veel interfaces zijn die prima functioneren en dat koppelen van andere boordcomputers aan Roadrunner eigenlijk geen probleem hoeft te zijn. Bestuurslid Laurens Stuivenberg vult aan; dat de ontsluiting van de database zeer binnenkort nog met sprongen verbetert. Deze ontwikkelingen zijn door Rocket-Software overgenomen van IBM en u kunt ervan uitgaan dat nu snel alles echt open wordt.
4
De heer A. Persoon van Van Staalduinen Transport Hij vraagt; is er iemand in de zaal die ervaring heeft met VM-ware?
Jawel, de heer Persoon kan contact opnemen met de heer L. Stuivenberg van DailyFresh Logistic b.v. 13: Sluiting van de ledenvergadering De voorzitter dankt ieder voor zijn of haar inbreng en de vlotte manier van vergaderen, sluit de vergadering en stelt voor nu eerst te pauzeren met de mededeling “er staat een uitgebreide warme en koude lunch voor u klaar” en daarna vervolgt het dagprogramma met na de lunch eerst de rondleiding door het stadion.
Vastgesteld …………………………..
…………………………………….. Voorzitter
………………………………. secretaris
5
