Vereniging Popkoor Powerpop Secretariaat: Linda Bijsterbosch Schuylenhof 21 7325 VC Apeldoorn 055–3662202 /
[email protected] www.popkoorpowerpop.nl Rabobank 39.32.29.106
Notulen ledenvergadering van Popkoor PowerPop van 23 maart 2011 Afgemeld:
Hennie de Beer, Ton Denekamp, Marion Dielissen, Etty Floors, Chantal van ’t Hullenaar, Jacqueline Kleisen, Henk Mossing Holsteijn, Bruno Mulder, Eliza Mulder, Jan de Ruiter, Marjella Schulte, Yvonne Steemers, Resi Tichelaar, Yvette Visser
Niet afgemeld: Jos van Asten, Wilco Hekkert, Corine Schouten
1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. We stellen vast dat er voldoende leden aanwezig zijn voor besluitvorming tijdens deze vergadering.
2. Notulen van de algemene ledenvergadering van 31 maart 2010 De volgende opmerkingen zijn gemaakt naar aanleiding van de notulen van de algemene ledenvergadering van 31 maart 2010: Pijati geeft aan dat bij punt 3 staat vermeld dat we niet zijn uitgeloot, het woord ‘niet’ is teveel in deze zin. Dit is gewijzigd. Het punt in het verslag waarin Marieke aangeeft dat er in Gorssel een mogelijkheid bestaat om op te treden tijdens een koffieconcert is helaas langere tijd blijven liggen. Onlangs heeft Gerard met Marieke contact gehad om te infomeren wat de mogelijkheden zijn. Herriët vraagt hoe we aan optredens komen. Dit gaat op inschrijving of we worden gevraagd een optreden te verzorgen. Gerard geeft aan dat het bestuur dit jaar wat actiever naar optredens zal uitkijken en verzoekt de leden om gelegenheden waar we zouden kunnen optreden aan het bestuur door te geven. Willeke vraagt of Henri iets heeft kunnen betekenen in het zoeken naar ander oefenmateriaal. Henri zegt een test tape te hebben gemaakt met door computer ingezongen stukken. Helaas is dit niet iets waar we wat aan hebben vanwege de slechte kwaliteit. Willeke vraagt of de educatiecommissie van start is gegaan? Dit komt later tijdens de vergadering ter sprake. Verder zijn er geen opmerkingen, en wordt het verslag vastgesteld. 3. Mededelingen van het bestuur Hennie de Beer heeft haar lidmaatschap opgezegd per 1 april 2011. 4. Financieel verslag en verslag Kascontrolecommissie De volgende opmerkingen zijn naar aanleiding van het doornemen van het financieel verslag naar voren gekomen. Willeke: Hebben we van de optredens maar één keer € 200,00 ontvangen? Dat klopt inderdaad, niet alle optredens leveren geld op. Niet alle organisaties hebben de middelen om een optreden te vergoeden. De overweging is dan wel of niet optreden, en als bestuur hebben we er voor gekozen dan voor het optreden te gaan. Jacqueline heeft via Linda de volgende schriftelijke opmerking ingediend: ‘We hebben miv 2008 elk jaar een negatief resultaat gehad en de begroting voor 2011 is ook
negatief. Gezien het te organiseren concert in 2012 verwacht ik dat de begroting voor 2012 ook negatief zal zijn. Mijn vraag is dan ook: waarom niet de contributie verhogen, al is het maar met 1 euro, om de schade enigszins te beperken?’ Arthur geeft aan dat de leden vorig jaar hebben aangegeven dat de vereniging een erg hoog eigen vermogen heeft. Besloten is dus om daar wat op in te teren. We willen niet onder de € 6000.00 eigen vermogen komen. Het bestuur heeft besloten dat wanneer voor 1 juli 2011 het ledenaantal zakt onder de 40 dat dan de contributie verhoogd wordt naar € 15,00. Mocht dit niet gebeuren dan kondigen we in ieder geval een contributieverhoging aan per 1 januari 2012. Gerard merkt bij deze op dat ook de subsidie van de Gemeente hoogstwaarschijnlijk wordt stopgezet voor komend jaar. Henri vraagt waarom er dan ineens € 2,50 bijkomt en niet jaarlijks een beetje. De reden hiervan is hierboven beschreven. Ingrid S. geeft aan dat het goed zou zijn om leden te gaan werven, bv. door te flyeren tijdens optredens. Dit gaan we zeker doen en het bestuur wil graag ook een beroep doen op de leden. Mocht je belangstellenden horen, verwijs ze dan naar de website en ons email-adres. Jolanda Er is ook een mogelijkheid om een advertentie te plaatsen op een prikbord in de supermarkt. Dit zal tijdens de volgende bestuursvergadering worden besproken. Herriët merkt op dat Wilco misschien wat reclame kan maken voor ons koor tijdens zijn radio-uitzending bij Radio Apeldoorn. De kascontrole is dit jaar uitgevoerd door Bruno en Ireen. Sandra was benoemd tot de kascommissie, alleen zij heeft haar lidmaatschap in de loop van het jaar beëindigd. Bruno gaf aan tijdens de controle de kosten voor BALK wel erg hoog te vinden, is het verstandig hiermee door te gaan? Arthur geeft aan dat wij lid blijven van BALK om zodoende ook van alle administratieve zaken af te zijn rondom Buma/Stemra. Ook voor juridische zaken kan er een beroep op BALK worden gedaan. Daarnaast vond Bruno het belangrijk dat we actief (jonge) leden werven om de kosten te kunnen dekken. De bevindingen tijdens de controle zijn akkoord bevonden. Ingrid Storimans meldt zich aan als nieuw lid en Bruno blijft nog een jaar aan als lid van de kascontrolecommissie. Mieke Diks meldt zich als reservelid. 5. Jaarverslag 2009 Gerard vraag of er nog vragen zijn over dit jaarverslag. Er zijn geen vragen en het verslag wordt vastgesteld. 6. Bestuursverkiezingen Iny is aftredend en niet herkiesbaar. Gerard bedankt Iny namens het bestuur voor haar inzet en overhandigd haar een bloemetje. Gerard, Linda, Arthur en Ton zijn aftredend en herkiesbaar. Sjoerd is dit jaar nog niet aftredend. Pijati en Gonnie melden zich aan als nieuwe bestuursleden. Er wordt met stembriefjes gestemd. De uitslag is alsvolgt: Gerard Linda Ton Arthur Pijati Gonnie
31 31 30 30 30 27
stemmen stemmen stemmen stemmen stemmen stemmen
voor voor voor voor voor voor
0 0 1 1 1 2
tegen tegen tegen tegen tegen tegen
0 0 0 0 0 1
blanco blanco blanco blanco blanco blanco
Gerard heet Pijati en Gonnie hartelijk welkom in het bestuur.
7. Commissies Presentatiecommissie: Iny, Hesther, Beppie, Ingrid T. Jos F. Pijati (als koormeester) Beppie, Hester en Jos houden zich bezig met de choreo. Beppie en Iny houden zich bezig met de presentatie. Pijati is koormeester Er zijn dit jaar 2 blouses aangeschaft voor de dirigent met op de rug de website van ons koor geborduurd. De choreo wordt nu weer opgepakt. Iny geeft aan dat het belangrijk is dat de presentatiecommissie op tijd de setlist doorkrijgt van een optreden, zodat de commissie op tijd kan beginnen met de voorbereidingen. Er komt een nieuw voorstel richting het bestuur over een aantal zaken. Pijati legt voor aan het koor het discussiepunt of het wel handig is dat zij koormeester is en daarbij ook bestuurslid. Zij is spreekbuis tussen dirigent en koor en dat zou een lastige situatie kunnen zijn omdat zij ook bestuurslid is. Hier zal in de bestuursvergadering over gesproken worden en er zal een voorstel richting het koor gedaan worden. Henri ziet dit niet als een probleem, juist korte lijnen. Pijati moet dit zelf wel willen. Voor Pijati was het juist een reden om daarom in het bestuur te gaan. Iny stelt voor om dan niet in de presentatiecommissie deel te nemen. Dit is dan een te grote belasting.
Activiteitencommissie: Sjoerd, Bruno en Pijati De activiteitencommissie is niet goed van de grond gekomen en bestaat niet meer in deze vorm. Er is gaande het jaar besloten om te werken op projectbasis. Sjoerd is nu aanspreekpunt als het gaat om optredens. Hij onderhoudt de contacten met organisatoren en communiceert dit met het bestuur en koor. Wij hebben ons inmiddels aangemeld voor het Balk Festival op 12 november. Om hieraan deel te kunnen nemen moet we nog door de ballotagecommissie. Er wordt binnenkort een opname gemaakt om aan te kunnen leveren. De volgende optredens staan vast: 5 juni Korenfestival centrum Apeldoorn 11 juni Cultureel Festival Orpheus 11 september Matenparkfestival Wisselwerk We staan op de reservelijst voor een optreden in de muziektent in het Oranjepark. De reden is dat zij ons hadden ingepland op 5 juni tijdens het Korenfestival, maar onze voorkeur gaat uit om in de binnenstad op te treden. Er zijn contacten met de organisatie van de Oranjerie voor een eventueel optreden. Ireen geeft aan dat er op iedere koopzondag een concert plaatsvindt in de Mariakerk. Wellicht is dit iets voor ons koor? Sjoerd neemt dit mee en zal bekijken wat de mogelijkheden zijn. Marga geeft aan het prettig te vinden als er op tijd een setlist wordt aangeleverd en vraagt of er een basis setlist gebruikt gaat worden voor de komende optredens. Hier wordt wel naar gestreefd. Marieke vraagt of er een actiepuntenlijst aan het verslag kan worden toegevoegd omdat blijkt dat er een aantal punten van de vorige vergadering niet of onvoldoende zijn opgepakt. Gerard spreekt af dat er een actiepuntenlijst wordt toegevoegd. Het verloop van deze actiepunten zal aan de leden kenbaar worden gemaakt in de mededelingen tijdens de repetitie. Deze mededelingen zullen ook achteraf nog worden gemaild zodat iedereen op de hoogte is. Muziekcommissie: Ton, Henri, Wilco H.
Aangezien Ton afwezig is doet Henri het woord namens de muziekcommissie. De commissie is behoorlijk actief geweest, totdat Ton en Wilco ziek werden en voor langere tijd afwezig waren. Zij hielden zich bezig met de invulling van de repetities en het repertoire i.o.m. de dirigent. Er zijn mogelijkheden onderzocht voor ingezongen oefenbanden maar dit is een erg dure kwestie. Er zijn meer mogelijkheden om te oefenen en ook daar wordt nog naar gekeken. Er is een proef gemaakt met door de computer ‘ingezongen’ oefenbanden, maar dit is als erg slecht materiaal ervaren. Pijati hoort in het koor geluiden dat stemgroepen samen willen repeteren. Zij vraagt of er een mogelijkheid is dat er per stemgroep een cd wordt samengesteld zoals de muziekband van Wilco die hij ook gebruikt op de woensdagavond, zodat er geoefend kan worden. Henri geeft aan dat dit zeker wel mogelijk is. Als tip zegt Henri dat het ook een optie is om, individueel, te oefenen met het originele nummer. Hier leer je veel van.
Educatiecommissie: Arthur, Ellen W. en Corine Deze commissie is bij elkaar geweest om te brainstormen over mogelijkheden voor workshops e.d. Er zijn hieromtrent contacten gezocht. Door andere activiteiten afgelopen jaar zoals o.a. het Balk Festival is dit op de lange baan geschoven maar zal binnenkort weer worden opgepakt. Het is de bedoeling dat er dit jaar iets van educatie wordt ingepland. Ingrid S. geeft aan dat het goed zou zijn om de tips die uit het Balk Festival zijn gekomen mee te nemen met het educatieplan. Dit is zeker ook de bedoeling en is een punt van aandacht binnen het bestuur. Lief en Leedcommissie: Linda Tijdens ziekte, langere afwezigheid of bijzondere redenen worden er kaartjes gestuurd en eventueel een attentie indien nodig.
Communicatie en PR: Gerard en Jos F. Er zijn 2 banners en een vlag aangeschaft welke bij optredens kunnen worden gebruikt. Deze worden tijdens de vergadering gedemonstreerd. Het is de bedoeling dat we onze naamsbekendheid gaan vergroten d.m.v. een promo cd. Er zal een repetitie avond gebruikt worden om deze te gaan opnemen. Gerard en Jos gaan zoveel mogelijk contacten leggen met organisatoren van evenementen e.d. in en rondom Apeldoorn. Het is de bedoeling dat de website wordt gemoderniseerd. Ireen heeft als voorstel om 1x per maand een inloopavond te organiseren voor belangstellenden om mee te kijken. Marga stelt voor een nieuwe foto te maken van het koor voor op de website. 8. Keuze prioriteiten 2011/2012 Het plan wat is gemaild aan alle leden wordt toegelicht door Sjoerd. Dit gaat over het Lenteconcert wat georganiseerd gaat worden eventueel i.s.m. de band Splash. Na het bespreken van dit plan blijkt dat een en ander toch nog niet helder genoeg is om te kunnen kiezen. Er komen verschillende discussies tot stand. Willeke geeft aan dat het geheel wat te uitgebreid is omschreven. Er zijn alleen wat ideeën geopperd. Pijati zegt dat er wel een echte samenwerking moet zijn met Splash, anders heeft het geen toegevoegde waarde voor ons als koor. Marieke vraagt wat Wilco van het hele plan vindt. Dit is nog niet goed met hem gecommuniceerd en is natuurlijk wel erg belangrijk. Dit neemt het bestuur met hem op. Herriët geeft aan liever een goed avondconcert te geven dan een geheel georganiseerde dag wat dan wat minder goed verloopt. Er gaat dan weer veel tijd verloren, wat ten koste gaat van de goede uitvoering. Gerard stelt voor dat een en ander binnen het bestuur nog eens goed wordt besproken en dat zij dan met een goed voorstel komen.
9. Rondvraag Mieke: Hebben wij een kerstrepertoire of is dit iets om op te gaan pakken? Dit voorstel wordt opgepakt door de muziekcommissie. Marga: Het is goed om vaak op te treden voor het koor. Daarom zou het goed zijn om van alles mee te pakken. Dit voor de naamsbekendheid en ook om steeds betere optredens neer te zetten. Graag zou zij een lijstje zien met het programma van de optredens die gepland staan. Deze staan in het verslag genoemd en nieuwe optredens zullen tijdig gemeld worden. Ellen: Wij zingen alleen arrangementen van Wilco. Is het een idee om eens arrangementen van iemand anders aan te schaffen? Dit wordt door de muziekcommissie opgepakt. Pijati: Zou graag van Wilco horen wat hij er van vindt om in kleinere groepjes te zingen. Dit zal met hem worden opgenomen. Om wat beter je eigen stempartij te beheersen is het goed om tijdens de repetitie meer door elkaar te zingen. De vraag is of dit weer kan worden ingevoerd. Dit zal Gerard met Wilco opnemen.
10.Sluiting De voorzitter sluit de vergadering en dankt iedereen voor zijn/haar aanwezigheid en inbreng.
Actiepuntenlijst behorende bij verslag Algemene Ledenvergadering 23-03-2011
Actiepunt
1
Uitzoeken mogelijkheid tot optreden koffieconcert
Aktie te
Afgewerkt
nemen door:
d.d.
Sjoerd
Gorssel 2
3
Mogelijkheden bekijken om te adverteren / flyeren /
Gerard i.s.m.
reclame maken / evt. vermelding radio-uitzending Wilco
Jos F.
Voorstel maken voor koor inzake functie van Pijati als
Bestuur
bestuurslid c.q. koormeester 4
Opnames maken voor BALK inzake deelname BALK-
Bestuur
Festival 5
Contact leggen organisatie Oranjerie voor eventueel
Sjoerd
optreden 6
Uitzoeken mogelijkheden tot optreden tijdens
Sjoerd
koopzondagconcerten in Mariakerk 7
Maken van oefen cd per stemgroep met originele
Muziekcom.
muziekbanden 8
Mogelijkheden bekijken inzake maken van oefen mp3’s
Muziekcom. / bestuur
9
Moderniseren website
Bestuur
10
Uitwerken voorstel Lenteconcert
Bestuur
11
Mogelijkheden bekijken samenstellen kerstrepertoire
Muziekcom. i.o.m. Wilco
12
Aanschaffen arrangementen van andere arrangeur
Muziekcom.
13
In kleinere groepjes zingen opnemen met Wilco
Gerard
14
Meer door elkaar zingen tijdens repetitie opnemen met
Gerard
Wilco
