Notulen van de bestuursvergadering van 1 mei 2014. Aanwezig: Theo, Regitse, Atze, Claudia, Koos en René Afwezig: Rina, Michel, Henk, Betty, Henriëtte. 1. Opening, mededelingen vaststellen agenda Met een woord van welkom opent Theo de vergadering. Door een verstoring in de treinenloop tussen Gouda en Den Haag zijn Rina en Michel afwezig en komt Regitse later. Betty en Henk zijn verhinderd. Bij het onderwerp “Financiën” (agendapunt 3) zal ook aandacht besteed worden aan de financiële consequenties van de mogelijke overkomst van leden van de personeelsvereniging in Noord Brabant. Verder zal aandacht besteed worden aan de door Atze rondgezonden stand van zaken met betrekking tot de realisatie van de begroting. Voor het overige zijn er geen opmerkingen over de agenda. Met deze aanvullingen wordt de agenda vastgesteld. Koos deelt mee, dat hij binnenkort zal worden opgenomen in het ziekenhuis. Met de daaraan gekoppelde revalidatie verwacht hij in de maand juni niet beschikbaar te zijn voor VOR werkzaamheden. Het bestuur wenst Koos veel sterkte in en met de komende tijd. Verder zijn er geen mededelingen. 2. Vaststellen concept verslag 03-04-2014 Tekstueel zijn er geen opmerkingen, zodat het verslag kan worden vastgesteld. Opmerking secretaris: bij het definitief maken van het concept verslag kwamen er nog enige tikfouten aan het licht, die in de vastgestelde versie zijn gecorrigeerd. De nummering van de actiepunten is gecorrigeerd en stemt nu overeen met het vastgestelde verslag.
Naar aanleiding van zijn er de volgende opmerkingen. Actie 1.1. nagaan of Rina de stukken heeft ontvangen (Claudia) Rina heeft de stukken toch ontvangen. Het misverstand is ontstaan door een verandering van het besturingssysteem. Actie 3.2. Rondleidingen op objecten (Koos) Koos deelt mee, dat hij bij de diensten met een zekere scepsis wordt ontvangen. De directeur-generaal heeft in het periodiek overleg met het bestuur regelmatig aangegeven, dat hij aan het verzorgen van rondleidingen een zekere waarde toekent en daarom is het merkwaardig te moeten constateren, dat er op de werkvloer een zekere weerstand is te bespeuren. Theo zal een en ander met Jan Hendrik kortsluiten. (actie 1.1.: Theo) Koos verwacht overigens, dat het project “Blauwe Lijn” dat in Zeeland van de grond moet komen, als een voorbeeld kan dienen. Actie 3.3. Rijkswaterstaat museum (Koos) Koos stelt voor om de term “museum” te vervangen door depot erfgoed RWS, omdat het opslagterrein in Hoevelaken niet de allure heeft van een museum. Bovendien kan de term “museum” een zekere verwachting oproepen en dat is in dit stadium van het proces minder gewenst. Koos deelt mee, dat het wachten is op de benodigde laptops, die door Bert Toussaint moeten worden georganiseerd.
-1-
Actie 3.4. Kenniskring site (Michel en Henk) Vanwege de afwezigheid van Michel en Henk is hierover geen informatie beschikbaar. Voor zover bekend is deze actie in gang gezet. Actie 3.5. Bewaken begroting E&A (Betty) Betty zal maandelijks een overzicht geven met betrekking tot de realisatie van de begroting. Actie 3.6. Mobility Mixx (Theo) Theo heeft met Henriëtte nagegaan, of er sprake is van een knelpunt. Dat blijkt niet het geval te zijn. Om te kunnen nagaan, of de Mobility Mixx card voor de VOR een aantrekkelijke optie is, kan er elke 3 maanden een overzicht verstrekt worden van de kosten, die aan het gebruik van deze kaart verbonden zijn. Claudia en René zullen nagaan, of de Mobility Mixx card, mede gelet op de andere mogelijkheden die leden hebben om met korting te reizen, voor de VOR aantrekkelijk is. (actie 1.2.: Claudia, René) Actie 3.7. Gastleden (Claudia) De brief aan de gastleden is inmiddels in overleg met de secretaris aangepast en kan worden verzonden. (actie 1.3.: Claudia) Actie 3.8. Sponsorklicks (Rina) Vanwege de afwezigheid van Rina en Henk is niet bekend, of Henk inmiddels over alle relevante infomate beschikt om deze faciliteit operationeel te maken. (actie 1.4.: Rina) Actie 3.9. Concept brief aan Directeur-generaal (René) Behoudens een tekstuele aanpassing (“immaterieel” wordt vervangen door “facilitair”) kan iedereen instemmen met de opzet en de inhoud van de brief. Theo zal een en ander bewerken tot een “echte” brief dan wel e-mail. (actie 1.5.: Theo) De overige actiepunten staan op de agenda of ze zijn afgehandeld. 3. Financiën. - Cie E&A – eigen bijdrage, dubbeltelling Het bestuur benadrukt, dat het in de begroting opgenomen bedrag voor het organiseren van evenementen door E&A het maximale toegestane budget is. Omdat E&A niet alleen verantwoordelijk is voor de uitgaven, maar ook voor het innen van de eigen bijdrage en wel tot het in de begroting aangegeven niveau, zal Betty in overleg met Hans van Baarle maandelijks een overzicht leveren van de gerealiseerde inkomsten en uitgaven. (actie 3.1 : Betty) - portefeuillehouder is budgethouder Met het goedkeuren van de begroting door de Algemene Vergadering heeft het bestuur het mandaat gekregen om de daarin opgenomen bedragen te besteden aan de in de begroting opgenomen posten. Teneinde de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van die uitvoering te borgen, is ervoor gekozen om bestuursleden middels de rol van portefeuillehouder verantwoordelijkheid te geven voor de taakuitvoering van de commissies. Om de deugdelijkheid van de door de commissieleden ingediende declaraties te waarbogen, is ervoor gekozen om de portefeuillehouder de bevoegdheid te geven om die declaraties “voor akkoord” te paraferen. De portefeuillehouder is immers als enig bestuurslid in staat om de juistheid van die declaratie te beoordelen. Ook de declaraties van leden, die aan een door een commissie georganiseerde activiteit hebben deelgenomen, worden door de portefeuillehouder “voor akkoord” geparafeerd.
-2-
Daarom komt het bestuur tot de conclusie dat de portefeuillehouder budgethouder is. Om de stand van zaken met betrekking tot de realisatie van de begroting te kunnen bewaken, zal de portefeuillehouder de penningmeester periodiek inzicht te geven in: - de gerealiseerde verplichtingen (wat is er inmiddels uitgegeven? - de verplichtingen die in de pijplijn zitten. (actie 3.2.: Betty, Regitse, Henk, Michel) Michel heeft een overzicht verstrekt van de verplichtingen, die de commissie kenniskring zou willen aangaan. Deze verplichtingen lijken het toegewezen budget te overstijgen. Atze zal een en ander met Michel kortsluiten. (actie 3.3.: Michel, Atze) - stand van zaken met betrekking tot de realisatie van de begroting Atze heeft een overzicht rondgezonden met de stand van zaken over het eerste kwartaal van 2014. Dit overzicht geeft geen aanleiding tot het aanbrengen van correcties op de eerder in de goedgekeurde begroting toegewezen budgetten. overkomst gepensioneerde leden van de personeelsvereniging in Noord Brabant Omdat het bestuur van de personeelsvereniging in Noord Brabant besloten heeft om de door de gepensioneerde leden betaalde contributie aan die leden terug te geven, is er enige onduidelijkheid over de vraag op welke wijze de gepensioneerden, die lid willen worden van de VOR, hun contributie voor het lopende jaar zullen voldoen. Met de personeelsvereniging Noord Brabant is afgesproken, dat die vereniging de contributie van de leden die over komen naar de VOR zal betalen. Uiteindelijk is aan deze afspraak om een aantal redenen geen gevolg gegeven Het bestuur komt tot de conclusie dat in voorkomende gevallen een andere procedure gehanteerd moet worden. (actie 3.4.: René) Indien de overkomst uiteindelijk zal leiden tot een tekort, dan zal dat opgevangen moeten worden binnen het budget van E&A. Betty en René zullen de consequenties van een en ander inzichtelijk maken. (actie 3.5.: Betty, René) -
4. Vrijwilligers - Waardering vrijwilligers Het bestuur neemt met waardering kennis van de door Michel en René aangegeven suggesties om vrijwilligers te laten merken, dat hun inzet door de vereniging wordt gewaardeerd en beloond. Het bestuur kan instemmen met het voorstel om in het VOR bericht aandacht te besteden aan het “profiel van een vrijwilliger”. De commissie Communicatie zal dit verder uitwerken. (actie 4.1.: Henk) Ook met de suggestie om extra aandacht te besteden aan de vrijwilliger kan het bestuur instemmen. Daarom zal aan de vrijwilligers op de vrijwilligersdag een kleine attentie worden aangeboden als blijk van waardering voor hun inzet. Theo zal een en ander vorm en inhoud geven. (actie 4.2.: Theo) - vaststellen leden commissie en bestuur Het bestuur kan instemmen met het overzicht van de samenstelling van de commissies en het bestuur, zoals die op 1 mei 2014 is. Ook met de gepresenteerde vorm kan iedereen instemmen. - begrenzen zittingsduur leden commissies en bestuur Het bestuur is van mening, dat de zittingsduur van zowel de bestuursleden als de leden van de commissies in de tijd dient te worden beperkt. Voor het bestuur is die periode in principe beperkt tot 2 termijnen van 3 jaar. Dat is vastgelegd in de statuten van de vereniging. Voor de leden van de commissies is die zittingsduur in principe niet beperkt. Het huishoudelijk Reglement kent geen beperking van de zittingsduur.
-3-
Het gevoelen van de aanwezige bestuursleden is, dat een beperking van de zittingsduur in algemene zin gewenst, maar dat dit niet moet leiden tot een rigide toepassing met mogelijke schadelijke gevolgen. Omdat niet alle portefeuillehouders aanwezig zal dit punt de volgende keer worden geagendeerd. (actie 4.3.: René) - benaderen potentiële vrijwilligers Regitse, die als enige portefeuillehouder aanwezig is, heeft genuanceerder ervaringen met het benaderen van de leden, die aangegeven hebben bereid te zijn om voor de vereniging vrijwilligerswerk te doen. Ook dit punt zal de volgende keer worden geagendeerd. (actie 4.4.: René) 5. Nieuws uit de commissies - Communicatie Omdat Henk afwezig is, is er geen nieuws te melden. - commissie Evenementen en Activiteiten Hoewel Betty afwezig is, zijn er bij het bestuur geluiden binnen gekomen, die duiden op een zekere onvrede binnen de commissie E&A met betrekking tot het aanpassen van het Declaratiebesluit, waardoor o.a. de differentiatie in de kilometervergoeding is weggevallen. Het bestuur ziet in dit alles geen aanleiding om het eerder genomen besluit aan te passen. - Commissie Kenniskring Vanwege de afwezigheid van Michel is er geen nieuws te melden. - Commissie Sociaal Regitse deelt mee, dat er geen bijzonderheden te melden zijn. 6. Inzet secretariaat De secretaris doet verslag van zijn overleg met Willy en Claudia. Als belangrijkste punt is daaruit naar voren gekomen dat de inzet van Claudia en Willy uitsluitend en alleen betrekking dient te hebben op VOR gerelateerde zaken. Het bestuur kan instemmen met deze conclusie. De portefeuillehouders zullen die conclusie onder de aandacht van de leden van hun commissie brengen. (actie 6.1.: Regitse, Betty, Michel, Henk) 7. Vergaderfrequentie en locatie Omdat de vereniging in “rustiger vaarwater” terecht is gekomen richt de aandacht van het bestuur zich voornamelijk op het behouden en versterken van de vereniging. Het bestuur is dan ook van mening dat in deze consolidatiefase de behoefte aan een maandelijkse bestuursvergadering niet meer aanwezig is. Bovendien draagt het verminderen van de vergaderfrequentie bij aan een kostenreductie. Daarom besluit het bestuur het aantal vergaderingen terug te brengen tot 1 x per 2 maanden, waarbij het bestuur zal vergaderen op de eerste donderdag van de oneven maand. Eerder heeft het bestuur besloten om de maandelijkse vergadering op wisselende locaties te houden. Nu de frequentie wordt teruggebracht bestaat daaraan geen behoefte meer. Daarom besluit het bestuur dat Den Haag de vergaderlocatie is. Daardoor is ook een regelmatig contact met de dames van het secretariaat gewaarborgd. Het terugbrengen van de vergaderfrequentie heeft consequenties voor het afwikkelen van de ingezonden declaraties.
-4-
Om een maandelijkse betaling te waarborgen zullen de declaraties 1 x per maand per post aan de verantwoordelijke portefeuillehouder worden gezonden, opdat die de declaraties kan beoordelen en voor akkoord kan paraferen. Het is (nu) nog niet mogelijk om de declaraties digitaal te verzenden. (actie 7.1.: Claudia, Willy) Het door Claudia rondgezonden overzicht van de vakanties geeft geen aanleiding tot opmerkingen. Wijzigingen dienen aan Claudia te worden gezonden. (actie 7.2.: allen) 8. Rondvraag Theo: deelt mee, dat hij contact heeft gehad met Marjolijn de Graaf en Theo van Bourgonje van het LEF. Marjolijn is in staat en bereid om met het bestuur een follow up te verzorgen van het project “VOR Samen verder”. Gelet op de afspraken over de financiën dient deze folluw up in het LEF plaats te vinden. Het gaat bij deze follow up om een inhoudelijke verdieping, die moet resulteren in concrete acties. Theo zal, mede gelet op het vakantieoverzicht, in overleg met Marjolijn een datum prikken, zo mogelijk in begin juli. (actie 8.1.: Theo) Theo: deelt mee, dat hij afspraken heeft gemaakt met de VHF om na te gaan, of een integratie van de gepensioneerde leden van deze vereniging bij de VOR mogelijk is. Hij zal dit overleg samen met René voeren. Theo: deelt mee, dat hij het met de vakbonden bereikte akkoord over de plaatsing ter informatie heeft rondgezonden. Atze: vraagt aandacht voor het Declaratiebesluit, dat voorschrijft dat bij declaraties bewijsstukken moeten worden gevoegd (tenzij het de aanschaf van postzegels betreft voor de commissie Sociaal). Hij dringt er bij de portefeuillehouders op aan, om op de naleving van dit voorschrift toe te zien, omdat hij anders genoodzaakt is om van betaling van een declaratie af te zien vanwege een formeel gebrek. (actie 8.2.: Regitse, Betty, Michel, Henk) Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter onder dankzegging voor ieders inbreng de vergadering. De volgende vergadering is op donderdag 3 juli 2014 om 10.30 uur in Den Haag, de vergaderlocatie wordt door Claudia bekend gemaakt. Deze notulen zijn vastgesteld in de bestuursvergadering van3 juli 2014.
-5-
