VERGADERING
agenda verslag: vergaderdatum: voorzitter: verslaggever: aanwezig:
cultuurraad 27 januari 2014 Willem Verheyen Katrien Geens Frans Janssens, Alois Brosens, Rein Schiltz, Vera Vercauteren, Kris Kenis, Guy Sebrechts, Willem Verheyen, Katrien Geens afwezig met kennisgeving: Els Breugelmans afwezig zonder kennisgeving:
1
Goedkeuring verslag vorige vergadering
Het verslag van de vorige vergadering wordt zonder opmerkingen goedgekeurd. Bij het verslag van de AV van november wordt opgemerkt dat Femma Sint-Job wel aanwezig was, maar niet bij de aanwezigen vermeld werd. Bij nazicht blijkt dit te kloppen. Femma was dus vertegenwoordigd op de AV. Aloïs vraagt om het verslag en de uitnodiging per post te ontvangen. 2
Kasverslag
De huidige kastoestand is 5357.65 euro. De toelages voor de leesclub, de gezinsbond, het Leonarduskoor en Vlijt en Eendracht moeten nog uitbetaald worden. Het kasverslag wordt aanvaard. Volgende kosten en inkomsten kunnen al min of meer geraamd worden voor 2014. De rode bedragen zijn ramingen. Dan blijft er nog ongeveer 2239.64 euro over voor de uitbetaling van de projectsubsidie.
in uit 31/12/2013 4357,65 belabrazil gezinsbond Leonarduskoor Vlijt en Eendracht Leesclub KWB gage gezelschap btw auteursrecht techniek bloemen traiteur
1000 89,81 629,2 746,5 167,5 1000 750 60 125 150 75 3225
factuur drank decoratie drank brunchconcert inkomsten brunchconcert toelage gemeente
3
500 1100 4650 10607,65
8368,01
2239,64
Aanvaarden nieuwe leden -
4
Wijkcomité Heyaard: Het dossier wordt in orde bevonden en de vereniging verkrijgt het voorlopig lidmaatschap als stemgerechtigd lid. De kandidatuur wordt in november aan de AV voorgelegd voor definitieve aanvaarding. Projectsubsidies
-
5
300 50
De projectsubsidie van r’Auw voor de activiteit Marathon Modeltekenen wordt aanvaard met een maximaal uitgavenbedrag van 404 euro en een risicobedrag van 164 euro. De aanvraag van de vrije zwaaiers voor de après-skifuif wordt niet aanvaard. De aanvraag van de vrije zwaaiers voor de pompoenhappening wordt gevraagd binnen het nieuwe reglement opnieuw in te dienen.
Organisatie brunchconcert
Hierboven wordt er reeds een raming van de kosten voor het brunchconcert weergegeven. De kost voor de brunch zelf loopt nog meer op als vorig jaar. Uit de offertes wordt het Molenhof gekozen en wordt aan Patrick gevraagd om een offerte te maken voor een bedrag van 26 euro per persoon. Zaterdag zetten we met enkele vrijwilligers de zaal klaar vanaf 9 uur. Volgende personen stelden zich hiervoor kandidaat: - Guy Sebrechts - Vera Vercauteren ( wil ook de bloemstukjes voorzien) - Frans Janssens - Rein Schilz - Willem Verheyen? - Katrien Geens Zondag komen volgende vrijwilligers helpen. Voor hen hoeft geen vrijwilligersvergoeding voorzien worden. Afspraak opnieuw om 9 uur. - Guy Sebrechts (enkel opruimen) - Vera Vercauteren - Frans Janssens - Rein Schilz - Willem Verheyen? - Katrien Geens Het schema is als volgt: 10u15: deuren open/aperitief
10u30: ontbijtbuffet, bar open 11u30: concert 12u30: buffet 14u30: einde bar 6
Nieuw concept brunchconcert
Op de algemene vergadering kwamen opmerkingen in verband met de organisatie van het brunchconcert. Volgende vragen kwamen naar voor:
Voor 2015 wordt er aan de raad van bestuur van de cultuurraad gevraagd om een nieuw concept uit te werken voor het brunchconcert. Volgende suggesties worden hierbij gedaan: - Als het brunchconcert in de huidige vorm blijft bestaan, moet de inkomsten/uitgaven meer in balans worden gebracht. - De raad van bestuur en de cultuurdienst moeten onderzoeken of er geen andere manier is om op een laagdrempelige manier klassieke muziek te brengen. - De raad van bestuur mag er tevens voor kiezen om het brunchconcert af te schaffen en een nieuw initiatief bedenken (verwijzend naar het voorstel tot wijziging van het projectsubsidiereglement waarin enkel nieuwe initiatieven worden aangemoedigd). - Indien vastgesteld wordt dat steeds dezelfde mensen het brunchconcert bezoeken, kan men besluiten dat het opzet (drempelverlagend werken voor klassieke muziek niet geslaagd is). Tijdens een eerste brainstorm kwamen volgende ideeën naar voor: - Aperitiefconcert - Jazzconcert - Kamerorkest Volgende vergadering gaan we concreter in op de nieuwe voorstellen. 7
Stavaza nieuw reglement projectsubsidie
Het subsidiereglement wordt nog eens besproken. Volgende wijzigingen worden voorgesteld en positief geadviseerd: Hoofdstuk 5 : Projectsubsidie Artikel 16 Toekenningsvoorwaarden voor projectsubsidie: De gemeentelijke cultuurraad kan een projectsubsidie toekennen aan verenigingen welke lid zijn van de cultuurraad indien voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: Het betreft een cultureel evenement opgevat als een buitengewoon initiatief, ingericht door de vereniging, dat de werking van de vereniging overstijgt. Organisatoren worden extra aangemoedigd nieuwe samenwerkingverbanden aan te gaan. Er is een financieel risico voor de vereniging aan verbonden. Het project wordt aangeboden aan een breed publiek. Hiertoe wordt een adequate publiciteit gevoerd. Het wordt gepresenteerd als een gezamenlijke inrichting met de Gemeentelijke Cultuurraad. Het project heeft geen commerciële doeleinden en is niet politiek getint. De activiteit vindt plaats in één van de Brechtse gemeenschapscentra of een ander door de cultuurraad goedgekeurd gebouw of locatie. De kosten dienen bewezen te worden aan de hand van facturen of ondertekende overeenkomsten. De vereniging stelt 5 vrijkaarten ter beschikking aan bijzondere doelgroepen (kansarmen).
De subsidie dient minstens 1 maand op voorhand aangevraagd te worden. Naast de naam van de vereniging, de datum en de aard van het evenement moet er ook een kosten-batenanalyse (uitgaven minus geraamde inkomsten) bijgevoegd worden en een motivering van het project (doelstelling/doelpubliek). De aanvraag dient te gebeuren bij middel van het hiertoe bestemde formulier. De subsidie dient door de Raad van Bestuur goedgekeurd te worden. De raad van Bestuur kan een vertegenwoordiger(s) van de vereniging vragen om een toelichting te geven aangaande het project. Indien voor een evenement een projectsubsidie wordt toegekend, komt het niet in aanmerking voor werkingsubsidie of enige vorm van andere subsidie.
Artikel 17 Bedrag van de projectsubsidie: Er wordt een tussenkomst voorzien van 50 % van de gemaakte kosten. Indien het budget ontoereikend is, wordt er een verdeelsleutel toegepast in functie van het aantal aanvragen dat er voor die periode werd ingediend. Is de som van de opbrengsten (bvb door inkomstgelden, inkomsten door verkoop drank of eten) zo hoog is dat zij tezamen met de subsidie een winst voor de vereniging genereren, wordt de subsidie verminderd met de grootte van deze winst. Inkomsten uit drank of eten worden verondersteld ten minste 1/3 groter te zijn als de uitgaven hiervoor gemaakt. Bij de beoordeling van de afrekening zullen de niet-artistieke kosten (receptiekosten, andere zijdelingse kosten) nooit de artistieke productiekosten (uitkoopsommen, huur zaal, huur podium, publiciteit, …) mogen overschrijden. Worden buiten deze berekening gehouden: de opbrengsten van programma’s en eventuele sponsoring. De subsidie is beperkt tot 750 euro per project In afwachting van de eindbalans kan er op schriftelijk verzoek een voorschot uitgekeerd worden. Om een correcte budgettering mogelijk te maken worden projecten die plaatsvinden van januari tot juni aangevraagd voor 31 oktober. Projecten die plaatsvinden van juli tot december worden aangevraagd voor 30 april. De cultuurraad stelt jaarlijks in januari de maximaal te verdelen subsidie vast op basis van de beschikbare middelen.
8
Uitleenreglement
De sportraad vraagt de cultuurraad om een nieuw advies in verband met het uitleenreglement. Een uittreksel uit het verslag van de raad van bestuur van de sportraad van 25 november 2013: Een tweetal jaar geleden vroeg het college advies aan de Brechtse adviesraden in verband met de afschaffing van de waarborg voor het uitlenen van materiaal via de Brechtse uitleendienst. Alle adviesraden (met uitzondering van de cultuurraad) gaven toen positief advies en vonden deze wijziging een grote stap vooruit en een meerwaarde voor de Brechtse clubs (zie verslag sportraad 17 januari 2012). Daar er onenigheid bleek in het college van burgemeester en schepenen en in de adviezen van de raden, werd geen beslissing genomen omtrent de afschaffing van de waarborgen en bleef de huidige werkwijze aangehouden. Tijdens het interradenoverleg (dd 18 april 2012) werd dit punt opnieuw aangekaart omdat de andere raden het negatieve advies van de cultuurraad niet begrepen en verduidelijking wilden. De cultuurraad bleek echter niet aanwezig op het overleg waardoor toen werd afgesproken dit punt te verzetten naar een volgend interradenoverleg. Tot op heden bleef het echter windstil over dit dossier en werd er ook geen nieuw interradenoverleg samengeroepen.
Op vraag van voorzitter Jef Van Dyck, andere bestuursleden en sportclubs wordt dit punt opnieuw aangekaart. Tijdens het sportcafé (juni 2013) kwam deze hoge waarborg meermaals ter sprake vanuit meerdere sportclubs en blijkt een groot financieel struikelblok voor hun organisaties. Jef Van Dyck haalt aan dat hij hierover reeds contact had met afdelingshoofd vrije tijd, Katrien Geens. De huidige nieuwe cultuurraad zou net zoals de vorige geen voorstander zijn om dit te wijzigen. Er is voorlopig ook nog geen interradenbijeenkomst voorzien om dit verder te bespreken. De sportraad stelt toch voor om dit dossier te blijven aankaarten (ook bij jeugd, cultuur en andere adviesraden). Er wordt een dossier opgemaakt om een nieuwe aanzet te geven waarbij we vertrekken van een analyse van de inkomsten en uitgaven die een vereniging moet maken bij een organisatie en vooral het tijdstip van die inkomsten en uitgaven. Zo wordt duidelijk gemaakt dat het niet eenvoudig is voor kleinere verenigingen of verenigingen met een beperkte cash-flow om activiteiten te organiseren. Soort Inkomsten:
Uitgaven:
Omschrijving inschrijvingsgelden deelnemers sponsoring inkomgelden tap, tombola, programmaboekje subsidie gemeente, federatie
Timing betaling op de dag zelf of voorinschrijving: tendens is laat betalen vaak ook laattijdige betalingen op de dag zelf op de dag zelf veel later
affiches, flyers, krantenberichten Verzekeringen (locatie, deelnemers, …) drukwerken (inkom-,inschrijvings- kaarten,… aankoop prijzen, bekers, aankoop prijzen tombola Sabam catering helpers, jury,… aankoop drank, … voor tap waarborg uitleendienst gemeente wisselgeld inkom, toog,… t-shirts medewerkers materiaal, benodigdheden allerlei waarborg huur geluidsmeter huurgeld grote tent, tafels, stoelen, vloer, … DJ, artiesten, optredens, …
vooraf vooraf vooraf vooraf vooraf vooraf vooraf meestal vooraf, soms wel te onderhandelen vooraf vooraf vooraf vooraf vooraf vooraf vooraf
De meeste uitgaven vallen dus vooraf en de inkomsten komen pas nadien. Dit brengt mee dat bij kleinere verenigingen met beperkt budget de bestuursleden steeds privégeld moeten voorschieten. De sportraad stelt voor om het tarief van de waarborg te verlagen en een plafond maximumbedrag voorop te stellen (bijvoorbeeld €150 of €250) waarbij geen optelsom meer wordt gemaakt van de waarborgen van alle uitgeleende materialen. Het reglement dient dan verder ook aangepast te worden waarbij er een factuur wordt gestuurd naar de vereniging indien de schade hoger ligt dan de waarborg. Indien de vereniging niet betaald, dan kan dit bedrag eventueel afgehouden worden van de subsidies of kan de vereniging uitgesloten worden van de sportraad of zijn erkenning?
De uitleendienst dient dan wel telkens goed te controleren of de vereniging effectief aangesloten is bij een adviesraad. Dit kan door bijvoorbeeld jaarlijks een lijst te bezorgen aan de uitleendienst van de erkende verenigingen of deze te vermelden op de nieuwe website van de gemeente Brecht. De sportfunctionaris krijgt de opdracht om eens na de vragen bij andere gemeentelijke uitleendiensten naar hun waarborgsystemen. De raad van bestuur kan zich vinden in de redenering van de sportraad en geeft positief advies over volgend voorstel:
De sportraad stelt voor om het tarief van de waarborg te verlagen en een plafond maximumbedrag voorop te stellen (bijvoorbeeld €150 of €250) waarbij geen optelsom meer wordt gemaakt van de waarborgen van alle uitgeleende materialen. Het reglement dient dan verder ook aangepast te worden waarbij er een factuur wordt gestuurd naar de vereniging indien de schade hoger ligt dan de waarborg. Indien de vereniging niet betaald, dan kan dit bedrag eventueel afgehouden worden van de subsidies of kan de vereniging uitgesloten worden van de sportraad of zijn erkenning. De vraag tot aanpassing van het uitleenreglement wordt opnieuw voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. 9
Varia -
Volgende data worden voorgesteld voor het verbeteren van subsidiedossiers: 3/3, 10/3, 17/3 telkens om 20.00 uur. Alois Brosens wil graag duidelijk stellen dat hij hoopt dat het subsidiereglement juist wordt toegepast dit jaar. Willem werd benaderd door een vzw die zich bezighoudt met Noorwegen. De vereniging wordt gevraagd haar lidmaatschap officieel te bevestigen.
VOLGENDE VERGADERING 24 februari 2014 om 20.00 uur.
