VERSLAG Directiecomité 3 juni 2014 Aanwezig: Peter Wouters, Katrien Van de Poel, ondervoorzitters, Katleen den Roover, Alex Helsen, Jef Laureyssens, Ariane Van Dooren, bestuurders; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur. Véronique Maurissen, afdelingshoofd crematorium Antwerpen (verslag). Verontschuldigd: Rob Van de Velde, voorzitter ; Frank Geudens, secretaris
1.
Directiecomité: verslag 6 mei 2014 - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Juridische gronden Artikel 25, §2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Bijlage(n) Verslag 6 mei 2014
Besluit Enig artikel Het verslag van het directiecomité van 6 mei 2014 wordt goedgekeurd.
2.
Beleid: beleidsnota 2014 (voortgangsrapportering) - kennisname
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt gevraagd om kennis te nemen van de stuurkaart 2014, zijnde het voortgangsrapport over de strategische doelstellingen en operationele acties tot en met mei 2014). Juridische gronden Artikel 25, §2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité.
Motivering Bij de opmaak van de beleidsnota 2014, het budget 2014 en het meerjarenplan werd er gezocht naar een eenvoudige manier waarop de realisatie van de strategische doelstellingen en operationele acties van Pontes kan bijgehouden worden. Bijgevoegde stuurkaart werd uitgewerkt, waarbij voorzien wordt in een rapportering aan het directiecomité per kwartaal. Het managementteam vulde bijgevoegde stuurkaart in tot 26 mei 2014, zodat het directiecomité hiervan kennis kan nemen.
Besluit Enig artikel Er wordt kennis genomen van de stuurkaart 2014 waarbij gerapporteerd wordt over de voortgang van de strategische doelstellingen en operationele acties tot en met mei 2014.
3.
Financiën: besteding uitzonderlijke opbrengsten (goede doelen) - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt gevraagd om de uitzonderlijke opbrengsten bekomen uit de recyclage van edele metalen en prothesen toe te wijzen aan een aantal goede doelen. Juridische gronden Artikel 25, §2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité.
Motivering Bij een crematie blijven, naast de as van de overledenen, ook metalen en prothesen achter. Deze zijn bestand tegen de hoge temperaturen en als zodanig ook duidelijk herkenbaar. Het betreft hier vooral de hoogwaardige materialen die worden gebruikt voor kunstgewrichten en andere
chirurgische of medische materialen. Juist omdat deze materialen hoogwaardig zijn, zijn ze in de regel ook kostbaar. Pontes werkt voor de verwerking van metalen die overblijven na crematie samen met het bedrijf Orthometals uit Nederland. Efficiënt hergebruik van materialen spaart energie en ons milieu. Recycling is gericht op de toekomst. Orthometals verwerkt alle metalen die overblijven na crematie om zodoende het milieu niet te belasten. De wijze waarop zij orthopedische implantaten en overige metalen recyclen, gebeurt volledig in lijn met de geldende wet- en regelgeving. Alle overgebleven metalen wordt verzameld en vervoert naar hun bedrijfslocatie, waar het materiaal wordt gesorteerd op metaalsoort, zodat het voor recycling geschikt is. De orthopedische implantaten worden rechtstreeks geleverd aan smelterijen en zijn door omsmelting niet meer als zodanig herkenbaar. De omgesmolten metalen kunnen vervolgens dienen als grondstof voor verschillende industrieën, zoals bijvoorbeeld de vliegtuigindustrie. Ook goed om weten is dat Orthoetals ISO:9001 en ISO:14001 gecertificeerd is (zie ook: www.orthometals.nl). Op 7 mei lanceerden wij bij de personeelsleden van Pontes een oproep om een goed doel te kiezen waaraan we de ontvangsten uit de opbrengst van verkoop van deze metalen kunnen doneren. Personeelsleden hadden tot 15 mei de mogelijkheid om een goed doel voor te stellen. De Internationale Federatie van Crematoria (IFC) heeft een aantal aanbevelingen geformuleerd met betrekking tot dit onderwerp: 1) “Cremated remains, to be treated as human remains and needing respectful treatment and the avoidance of unnecessary handling and workplace dust exposure”. 2) There are also materials which are not human remains, such as recognizable metals from coffins, protheses, jewelry and non-combustible parts of clothing, surgical instruments. These materials must be removed using suitable techniques and disposed of according to local requirements. It is known that in some member countries a schedule has been set up to recycle these materials. This is recommended as good practice providing the crematorium neither itself nor the staff of the crematorium will benefit in whatever way of this practice”. In Nederland worden de opbrengsten door de Landelijke Vereniging van Crematoria gestort in het Dr. C.J. Vaillant Fonds – het Goede Doelen Fonds van de LVC - dat hiermee sinds 1997 een breed palet aan goede doelen en waardevolle initiatieven ondersteunt. Iedere (bij voorkeur als ANBI erkende) organisatie kan het Fonds, genoemd naar de eerste persoon die in Nederland gecremeerd is, om financiële ondersteuning vragen. In Duitsland worden de overblijfselen aan goed en metalen tandprothesen geacht te behoren tot de overleden persoon en worden met deze persoon mee begraven. Eventuele andere metalen worden gerecycleerd en de opbrengsten worden gebruikt om de kost van crematies laag te houden. Ook in Noord-Amerika en in Denemarken worden de metalen gerecycleerd waar mogelijk. Het managementteam maakte volgend advies op (MAT 20 mei 2014) ten behoeve van het directiecomité: a) Voor het jaar 2014: toekenning van 5000 euro per goed doel aan volgende goede doelen: 1. Wings for Children vzw, Luchthaven Antwerpen, Luchthavengebouw, bus 16, B-2100 Deurne, Antwerpen – België: verzorgen van luchtdopen voor kinderen met een beperking; 2. BEDNET vzw, Bondgenotenlaan 134 bus 4 te 3000 Leuven: ondersteunt kinderen van het lager en secundair onderwijs in Vlaanderen die langdurig ziek zijn met onderwijs via internet; 3. Kinderarmoedefonds, beheerd door de Koning Boudewijnstichting;
4. MS-Liga Vlaanderen vzw, Boemerangstraat 4, 3900 Overpelt; 5. Kom op tegen kanker vzw, Koningsstraat 217, 1210 Brussel; 6. Mobilant vzw, Plantin en Moretuslei 155, 2140 Antwerpen: Mobilant is ontstaan uit de samensmelting van de diensten begeleid wonen De Bricke uit Kontich en Apor uit Borgerhout. Mobilant vzw is een ambulante dienst die op maat professionele begeleiding biedt aan mensen met een beperking. b) Voor 2015: zal een nieuwe oproep gelanceerd worden onder de medewerkers en zal in de selectie ook rekening gehouden worden met overkoepelende en regionale goede doelen. De voorstellen zullen steeds aan het directiecomité worden voorgelegd. In de toekomst kan onderzocht worden in welke mate het samenwerkingsverband tussen de openbare crematoria een fonds oprichten naar analogie met Nederland.
Besluit Enig artikel De uitzonderlijke opbrengsten bekomen van Orthometals worden als volgt bestemd: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
4.
Wings for Children vzw, Antwerpen-Deurne: € 5.000,-; BEDNET vzw, Leuven: € 5.000,-; Kinderarmoedefonds vzw, Koning Boudewijnstichting: € 5.000,-; MS-Liga Vlaanderen vzw, Overpelt: € 5.000,-; Kom op tegen kanker vzw, Brussel: € 5.000,-; Mobilant vzw, Antwerpen-Borgerhout: € 5.000,-.
Organisatie: kwaliteitscharter openbare crematoria - verwijzing
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt het kwaliteitscharter voorgesteld dat uitgewerkt is door de openbare crematoria in Vlaanderen en Brussel en dat als basis zal worden gebruikt voor de ontwikkeling van een gemeenschappelijk kwaliteitsbeleid. Juridische gronden Artikel 54 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 25, §1 van de statuten Het directiecomité is belast met de voorbereidingen van de raad van bestuur. Bijlage(n) Ontwerp kwaliteitscharter uitvaartsector
Motivering In verschillende Europese landen werden er algemene richtlijnen, ombudsdiensten en/of kwaliteitseisen ontwikkeld voor de uitvaartsector. In België en specifiek in Vlaanderen bestaan dergelijke specifieke richtlijnen of kwaliteitseisen niet. In het kader van de oprichting van het VNOC (raad van bestuur van 13/12/2012) werd al beslist dat één van de taken die de VNOC zou krijgen, de oprichting was van een ombudsdienst voor de uitvaartsector. Gekoppeld aan deze ombudsdienst, wordt voorgesteld om ook een kwaliteitscharter op te maken dat geldt voor de uitvaartsector. Dit kwaliteitscharter is een engagementsverklaring die de verschillende partners in de uitvaartsector kunnen onderschrijven. In latere instantie, kunnen we dan werk maken van de opmaak van kwaliteitseisen en een vorm van auditsysteem in de sector met al dan niet de afgifte van een kwaliteitslabel. Dit kwaliteitscharter vormt de eerste opstap naar de uitwerking van een realistisch kwaliteitsbeleid in de uitvaartsector en vormt ook de basis van het eerste kwaliteitscongres dat de VNOC zal organiseren in het najaar. Het kwaliteitscharter is gebaseerd op de algemeen van toepassing zijnde kwaliteitseisen in Europa en meer bepaald op de kwaliteitseisen opgesomd in de Charter for the Bereaved van het ICCM (the Institute of Cemetary and Crematorium Management van het Verenigd Koninkrijk). (www.iccmuk.com). Dit is een heel uitgebreid charter. Voor de opstart van de Vlaamse werking werd er voor geopteerd om niet te werken met een uitgebreid charter, maar om het charter te beperken tot 10 punten.
Besluit Enig artikel De goedkeuring van het kwaliteitscharter wordt ter goedkeuring verwezen naar de eerstvolgende bijeenkomst van de raad van bestuur.
6.
Juridische zaken: dagvaarding Art Nivo Workspaces - verwijzing
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt toegelicht om aan de raad van bestuur voor te stellen een gerechtelijke procedure te starten tegen de leverancier van recent aangekocht meubilair. Juridische gronden Artikel 54 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 25, §1 van de statuten Het directiecomité is belast met de voorbereidingen van de raad van bestuur.
Motivering Het dossier betreft een overheidsopdracht voor de levering van tafels en stoelen voor onze vernieuwde cafetaria en koffiezalen, die in oktober 2012 in gebruik werden genomen. De opdracht werd door ons directiecomité toevertrouwd aan de BVBA ART NIVO WORKSPACES voor een bedrag van 224.522,58 EUR (excl. BTW). De stoelen, die het voorwerp uitmaken van dit geschil, werden geleverd begin oktober 2012. De voorlopige aanvaarding, die plaatsvond op 14 november 2012, gaf aanleiding tot opmerkingen omdat de bekleding van de stoelen reeds na enkele weken sporen van vuil- en kleurafzettingen vertoonde. Na enkele maanden gebruik konden de stoelen bezwaarlijk nog als nieuw worden beschouwd en voldeden de geleverde produkten absoluut niet aan de verwachtingen. De leverancier heeft tal van inspanningen geleverd om de producenten te overtuigen van het probleem. Er werden verschillende testen uitgevoerd op het gebruikte materiaal en er werden andere bekledingen voorgesteld. De producent is echter niet bereid om de bekleding van de stoelen te vervangen, hoogstens een tussenkomst te verlenen in het aanleveren van een nieuwe en alternatieve stoelbekleding met een gelijkaardige kleur. Wij zijn daar uiteraard niet mee akkoord. De producent wist op voorhand dat wij stoelen voor een horeca-ruimte bestelden en dat daar vele bezoekers van gebruik zouden maken. Het argument van de producent dat de bekleding van de stoelen onvoldoende bestand zou zijn tegen kleurafzetting van kleding kunnen we dan ook moeilijk aanvaarden. De leverancier treedt ons standpunt bij, doch slaagt er niet in om meer gedaan te krijgen bij de producenten. Hij werd ondertussen twee maal formeel in gebreke gesteld. De definitieve oplevering heeft nooit plaats gevonden en de borg van de leverancier staat nog steeds geblokkeerd. Omdat er geen uitzicht meer is op een oplossing in dit dossier hebben wij het dossier toevertrouwd aan een advocaat. Hij zal eerst nog een minnelijke poging ondernemen om tot een aanvaardbare oplossing te komen, maar indien de leverancier en vooral de producent geen dading wenst te sluiten dan zal een gerechtelijke procedure onvermijdelijk worden.
Besluit Enig artikel Aan de raad van bestuur zal de machtiging worden gevraagd om in rechte op te treden tegen de leverancier, en bij uitbreiding de producent, van de in 2012 geleverde stoelen die niet conform zijn met de voorwaarden van het lastenboek.
7.
Raad van bestuur: agenda bijeenkomst 18 juni 2014 - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt voorgesteld de hierna omschreven onderwerpen te agenderen voor de vergadering van de raad van bestuur van 18 juni 2014.
Juridische gronden Artikel 54 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 25, §1 van de statuten Het directiecomité is belast met de voorbereidingen van de raad van bestuur. Bijlage(n) Statistieken van de maanden april-mei 2014 Verslag raad van bestuur 16 april 2014
Besluit Artikel 1 De volgende vergadering van de raad van bestuur vindt plaats op woensdag 18 juni 2014 om 17.30 uur in feestzaal Den Eyck, aan het Houtum 39 te 2460 Kasterlee. Artikel 2 De agenda van de raad van bestuur wordt vastgesteld als volgt: 1. Raad van bestuur: verslag vergadering 16 april 2014 2. Organisatie: kwaliteitscharter openbare crematoria - goedkeuring 3. Juridische zaken: dagvaarding Art Nivo Workspaces – goedkeuring 4. IGEAN dienstverlening: algemene vergadering 20 juni 2014 (mandaat en aanstelling afgevaardigde) – goedkeuring 5. IGEAN milieu & veiligheid: algemene vergadering 20 juni 2014 (mandaat en aanstelling afgevaardigde) - goedkeuring 6. PROVANT: algemene vergadering xx juni 2014 (mandaat en aanstelling afgevaardigde) – goedkeuring 7. Mededelingen: statistieken april en mei 2014 – kennisname 8. Varia en rondvraag
8.
Mededelingen: statistieken maand mei 2014 – kennisgeving
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt gerapporteerd over de stand van zaken in enkele dossiers, de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maand mei 2014. Juridische gronden Artikel 25, §2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Bijlage(n) Statistieken mei 2014
Besluit Enig artikel Er wordt kennis genomen van: 1. de stand van zaken in het dossier over de grensconcurrentie met Nederlandse crematoria; 2. de inzet van sommige personeelsleden in het crematorium van Turnhout; 3. de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maand mei 2014.
