VERSLAG
Directiecomité 11 maart 2014 Aanwezig: Peter Wouters, Katrien Van de Poel, ondervoorzitters, Frank Geudens, secretaris. Jef Laureyssens, Ariane Van Dooren, Katleen den Roover, bestuurders; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur ( verslag) Verontschuldigd: Rob Van de Velde, voorzitter; Alex Helsen, bestuurder; Véronique Maurissen, afdelingshoofd crematorium Antwerpen.
1.
Directiecomité: verslag 11 februari 2014 - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Juridische gronden Artikel 25, §2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Bijlage(n) Verslag 11 februari 2014
Besluit Enig artikel Het verslag van het directiecomité van 11 februari 2014 wordt goedgekeurd.
2.
Overheidsopdrachten: aanstellen van een boekhoudkantoor voor het financieel beheer (gunning) – goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt voorgesteld om de aanstelling van een extern boekhoudkantoor voor het financieel beheer van PONTES goed te keuren. Voorgeschiedenis Sedert de oprichting van de rechtsvoorganger van PONTES (de I.V.C.A.) in 1978 werd het financieel beheer van de organisatie steeds in eigen beheer uitgevoerd. De huidige stafmedewerker financiën trad in dienst op 15 juni 1984 en zal binnenkort op pensioen gaan. Alvorens tot de vervanging van de stafmedewerker over te gaan werd de huidige werking geëvalueerd en verschillende alternatieven tegen elkaar afgewogen. In de eerste plaats werd de vervanging van de huidige stafmedewerker overwogen door de aanwerving van een nieuwe boekhouder. Daarnaast werd overwogen om samen te werken met andere intergemeentelijke verenigingen. Deze piste die zou kunnen leiden tot een gemeenschappelijke financiële dienst voor verschillende crematoria blijft interessant, doch vergt meer voorbereiding en kon niet op korte termijn gerealiseerd worden. Tot slot werd onderzocht of het financieel beheer kon toevertrouwd worden aan een derde partij. In een gespecialiseerd boekhoudkantoor zijn verschillende deskundigheden aanwezig hetgeen tot een versterking van het financieel beleid van de organisatie kan leiden. Deze laatste piste bleek bovendien de goedkoopste werkwijze. Bijgevolg werd een lastenboek voorgesteld voor het aantrekken van een boekhoudkantoor dat het financieel beheer van PONTES ondersteunt voor een periode van vier jaar. Verschillende boekhoudkantoren werden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Juridische gronden Artikel 26, §1, 1°, a) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten De overheidsopdrachten kunnen worden gegund bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking indien een bepaalde drempelwaarde (i.c. € 85.000) niet wordt overschreden. Artikel 49 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 25, §8, 4° van de statuten Het directiecomité is bevoegd voor de gunning van de overheidsopdrachten voor werken, leveringen of diensten.
Motivering PONTES gaat op zoek naar een gespecialiseerd boekhoudkantoor, dat tijdens de vier volgende boekjaren het financieel beheer van de organisatie opvolgt, ondersteunt en begeleidt. Van het boekhoudkantoor wordt verwacht dat het alle opdrachten, die de loutere financiële administratie (d.i. het registreren van inkomende en uitgaande facturen) overstijgt, voor zijn rekening neemt. Concreet gaat het over het voeren van de boekhouding, het opmaken van de
balansen en rekeningen, de financiële rapportering, de fiscale aangiften, het verzorgen van de wettelijk verplichte publicaties en de afstemming met de bedrijfsrevisor. De opdrachten worden nader omschreven in het lastenboek. Hoewel er acht boekhoudkantoren werden uitgenodigd om een offerte in te dienen, hebben slechts twee kantoren daadwerkelijk een offerte ingediend: 1. ACCO Accountantskantoor BVBA (Antwerpen) 2. AC|S Accountants & Belastingconsulenten NV (Turnhout) Beide offertes werden door de aanbestedende overheid onderzocht om na te gaan of de inschrijvers cumulatief voldoen aan de bepalingen inzake het toegangsrecht en aan de kwalitatieve selectiecriteria van financiële, economische of technische aard of inzake beroepsbekwaamheid. Samengevat leidt dit onderzoek tot de conclusie dat alle offertes voldoen aan de bepalingen van de wet en de uitvoeringsbesluiten inzake toegang en kwalitatieve selectie. Er werden geen onregelmatigheden vastgesteld en uit het onderzoek blijkt dat geen van de partijen zich in één van de uitsluitingsgronden bevindt zoals beschreven in artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten. Vervolgens werden de offertes getoetst aan de in het lastenboek opgenomen gunningscriteria, namelijk: 1. de geformuleerde prijs; 2. de methodologie en planning van de opdracht; 3. de samenstelling en ervaring van het team dat de opdracht zal uitvoeren. Uit de prijsvergelijking van de beide offertes blijkt dat AC|S een voordeliger voorstel heeft geformuleerd dan ACCO, zowel wat betreft de globale prijs per jaar voor het financieel beheer als voor het uurtarief dat vermeld werd voor bijkomende financiële dienstverlening. Beide inschrijvers beschrijven een doordachte en systematische aanpak en begeleiding van het financieel beheer waarmee een antwoord wordt geboden aan de noodzakelijk ondersteuning van PONTES op financieel vlak. Beiden werken met een digitaal platform dat de basis vormt voor alle financiële verrichtingen en de rapportering over de financiële positie van de organisatie. Ook een analytische boekhouding behoort tot de mogelijkheden, evenals opleiding van interne medewerkers. Het voorstel van AC|S lijkt echter meer ruimte voor maatwerk te bieden en individuele oplossingen mogelijk te maken in functie van de wensen van de opdrachtgever. Hiertoe kan bijvoorbeeld een interne IT-specialist ingezet worden. De vooropgestelde timing is voor geen van beide inschrijvers een probleem. AC|S is een groot boekhoudkantoor met vijf vestigingen en is reeds meer dan 30 jaar actief. Er werken ondertussen bijna 90 gespecialiseerde medewerkers, waardoor een degelijke ondersteuning en continuïteit gegarandeerd kan worden. De inschrijver is actief voor kleine en grote ondernemingen en werkt tevens voor klanten uit de publieke sector. ACCO is een kleinere groep met een holdingstructuur, d.w.z. dat de overeenkomst wordt gesloten met de hoofdvennootschap en dat de accountant zelfstandig via een managementvennootschap werkt. Deze werkwijze zou volgens de inschrijvers dezelfde garanties moeten bieden op het ter beschikking stellen van kennis en continuïteit. De samenlezing van de beide offertes en de afweging ervan aan de vooropgestelde gunningscriteria leidt tot de conclusie dat de offerte van AC|S Accountants en Belastingconsulenten NV de voor PONTES economisch meest voordelige en regelmatige offerte is.
Financiële weerslag Aan deze opdracht is een uitgave verbonden van € 64.000,- (exclusief BTW) voor een periode van vier jaar.
Besluit Enig artikel De opdracht voor de begeleiding van het financieel beheer van PONTES gedurende een periode van 4 jaar wordt gegund aan AC|S Accountants & Belastingconsulenten NV, waarvan de kantoren gevestigd zijn te 2300 Turnhout, aan de Rubensstraat 104 bus 10 voor een jaarlijks niet-geïndexeerd bedrag van € 16.000,- (exclusief BTW).
3.
Personeel: vaststelling uurroosters – goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt voorgesteld om in afwachting van de goedkeuring van het arbeidsreglement nieuwe uurroosters goed te keuren. Voorgeschiedenis Aan de raad van bestuur zal in maart een nieuwe rechtspositieregeling ter goedkeuring worden voorgelegd. Nadien zal tevens een arbeidsreglement voorbereid worden, waarvan de uurroosters een onderdeel zullen uitmaken. In afwachting daarvan is het echter nu reeds noodzakelijk om de uurroosters vast te stellen. Juridische gronden Artikel 25, §2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité.
Motivering PONTES wil werk maken van een klantgerichte dienstverlening en tevens zijn ambities op financieel vlak waar maken. Hierdoor wordt van het personeel de nodige flexibiliteit verwacht om deze doelstellingen te realiseren. Enkele belangrijke vaststellingen met betrekking tot de huidige werking: het aantal afscheidsplechtigheden en uitvaartmaaltijden op zaterdag blijft toenemen, terwijl onze crematoria slechts tot 15 uur geopend zijn, medewerkers op zaterdag volledig in overuren werken en tot voor kort slechts één aula ter beschikking stond (crematorium Antwerpen); een aantal uitvaartondernemers om mobiliteitsredenen voor een crematie naar Nederland rijden omdat zij slechts na 7.30 uur terecht kunnen bij PONTES; de wachtdienst in het weekend bijna overbodig is geworden na de invoering van het online reservatiesysteem;
de inzet van personeel meer noodzakelijk is tijdens de late dan in de vroege uren van de werkdag (onthaal, plechtigheden en catering).
Het voorstel is dan ook om de arbeidsregimes aan te passen in functie van de openingsuren, die beantwoorden aan de behoeften van de klanten en de bezoekers. Anderzijds behouden de werknemers de in het personeelsstatuut voorziene compensaties en moet er voor gezorgd worden dat werkplanningen tijdig worden gecommuniceerd. In de nieuwe uurroosters wordt er voor geopteerd om de zaterdag als een ‘gewone’ werkdag te beschouwen, die niet meer volledig met overuren kan worden gecompenseerd. Hierdoor zal het aantal overuren en recuperatiedagen afnemen en het personeel meer beschikbaar zijn. Dit zal tevens een gunstig effect hebben voor de werkdruk.
Besluit Artikel 1 De uurroosters van de hierna vermelde personeelsleden worden goedgekeurd als volgt: a) voor de medewerkers centrale administratie en onthaal & plechtigheden: 2 uurroosters:
maandag - zaterdag maandag – zaterdag
8.00 tot 15.45 9.15 – 17.00
b) voor de medewerkers catering en onderhoud: 4 uurroosters:
maandag - zaterdag maandag – zaterdag maandag – zaterdag maandag – zaterdag
7.30 – 15.15 8.00 – 15.45 09.15 – 17.00 10.15 – 18.00
c) voor de technische medewerkers: 2 uurroosters
maandag – vrijdag maandag – vrijdag maandag – vrijdag
6.30 – 14.15 8.00 – 15.45 9.15 – 17.00
Artikel 2 Behoudens overmacht worden de individuele werkplanningen van de medewerkers één week op voorhand gecommuniceerd.
4.
Raad van bestuur: agenda bijeenkomst 19 maart 2014 - goedkeuring
Op de vraag waarom wij m.b.t. de overheidsopdracht voor de samenaankoop van energie niet toetreden tot meerdere initiatieven wordt geantwoord dat crematoria een specifiek verbruikersprofiel hebben, dat vaak haaks staat op het profiel van andere deelnemers aan een samenaankoop. De ervaringen van andere crematoria leert ons dat er alsnog voordelen kunnen bekomen worden door dit apart aan te besteden als groep van crematoria. Indien de aanbesteding aantoont dat er geen voordeel te behalen valt, kan alsnog beslist worden om niet in te stappen in de samenaankoop.
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt voorgesteld de hierna omschreven onderwerpen te agenderen voor de vergadering van de raad van bestuur van 19 maart 2014. Juridische gronden Artikel 54 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 25, §1 van de statuten Het directiecomité is belast met de voorbereidingen van de raad van bestuur. Bijlage(n) Statistieken van de maanden januari - februari 2014 Verslag raad van bestuur 15 januari 2014
Besluit Artikel 1 De volgende vergadering van de raad van bestuur vindt plaats op woensdag 19 maart 2014 om 17.30 uur in het Crematorium Antwerpen aan de Jules Moretuslei 2 te 2610 Antwerpen-Wilrijk. Artikel 2 De agenda van de raad van bestuur wordt vastgesteld als volgt: 1. Raad van bestuur: verslag vergadering 15 januari 2014. 2. Overheidsopdrachten: levering van gas en elektriciteit (samenaankoop met andere openbare crematoria) – machtiging. 3. Werkgroep: oprichting regionale werkgroep crematorium Lommel – goedkeuring 4. Personeel: rechtspositieregeling en bijlagen, collectieve arbeidsovereenkomst 2014 - 2016, uurroosters: goedkeuring. 5. Financiën: kostprijscalculatie en toekomstscenario’s – toelichting. 6. Mededelingen: statistieken januari – februari 2014 – kennisname. 7. Varia en rondvraag.
5.
Mededelingen – kennisgeving
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt gerapporteerd over de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maand februari 2014, een aantal personeelsaangelegenheden en de voorlopige oplevering van een overheidsopdracht. Juridische gronden Artikel 25, §2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Bijlage(n) Statistieken februari 2014
Besluit Artikel 1 Er wordt kennis genomen van de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maand februari 2014. Artikel 2 Er wordt kennis genomen van de volgende personeelsaangelegenheden: de aanstelling van Chantal Lurkin als halftijds projectmedewerker voor het samenwerkingsverband van de Vlaamse openbare crematoria; de aanvaarding van het voorstel tot outplacement door Frank Jacobs, technisch medewerker crematorium Turnhout. Aanvraag vervroegde uitdiensttreding Ingrid Adriaense, afdelingshoofd Turnhout vanaf 1 april 2015. Artikel 3 Er wordt kennis genomen van de voorlopige oplevering van de parking aan het Crematorium van Turnhout. Artikel 4 Er wordt kennis genomen van de opmerkingen van ABB mbt de wijziging van de statuten. Pontes is een opdrachthoudende vereniging en de schrapping uit de statuten van de leidinggevende personeelsleden in de bestuursorganen.
