Notulen ALV 22 januari 2015, 2015, aanvang 19.30 uur in de kantine Aanwezig: Max Jongsma (voorzitter), Dies de Kok (penningmeester), Miranda Kodde (notulist),Diana Bruijnzeel, Wim Migchielsen,Rini Jongsma, Tinta Hendriks van Welij, Eline Bierens, Henk v.d. Hoeven, Morea Franse, Wim Vermue, Tineke Tolman, Anneke van Stein, Co Traas, Joke Dees, Sandra Baas, Ronnie Jacobs, Marloes Meulmeester, Henk Meulmeester, Piet v.d. Berge, Jelka de Kok, Marco de Smidt, Lenie rijnders, Hans v.d. Weele. Afwezig met kennisgeving: Mariska Bonefaas, Gerard Bonefaas, Marianne Venema, Caroline Rijnders, Eveline Rijnders, Laura de Hamer, Eric de Hamer, Marianne Knoops, Sander Riemens, Marcel Ideler, Sonja Walhout, Henk Minnaar, Joyce van Loon, Math Willems, Loes Barzilay, Paul Volleman, Marijke Rijk, Joris Fortrie, Tim v.d. Hoeven, Annemarie Meulmeester, Johan Kodde. 1. Opening en vaststellen agenda De voorzitter heet iedereen van harte welkom. Er wordt stil gestaan bij het overlijden van Els Zandee, Dick Borghstein, Els Groenewold (oud leden) en Carla Volleman. De voorzitter kijkt ook terug op een geslaagd jubileumjaar.
De agenda wordt onveranderd vastgesteld. 2. Notulen ALV van 23 januari 2014
Henk Meulmeester vraagt waarom het bestuur heeft besloten geen lidmaatschap meer te verloten. Dit wordt later tijdens de rondvraag besproken. Notulen worden goedgekeurd en Desiree Nijsse wordt bedankt voor het maken van de notulen. 3. Mededelingen bestuur -Zorgelijk dat het ledenaantal binnen de KNLTB terugloopt ook binnen onze vereniging. Er zijn wat leden die opgezegd hebben i.v.m. blessures. Als je je lidmaatschap opzegt per eind december i.v.m. blessures en binnen een jaar opnieuw lid wordt hoef je geen administratiekosten te betalen. -Na enkele besprekingen is er bericht gekomen dat er definitief geen indoor tennisbanen in Goes komen. -14 januari jl. is er in samenwerking met Mirjam Braamse een AED training georganiseerd. Deze is bezocht door 19 mensen. -Er zijn gesprekken met de gemeente Borsele over zonnepanelen. De gemeente heeft hierin een voorstel gedaan. De leden hebben hierover verschillende vragen zoals: worden de panelen eigendom, betaalt de gemeente de installatiekosten. Hoe lang is de overeenkomst met de gemeente. T.z.t. wordt er een extra ledenvergadering bijeen geroepen. -Zelfwerkzaamheid binnen de club is een terugkerend probleem. Mensen komen niet en nemen niet de moeite zich af te melden. Dit jaar worden lijsten ingevoerd die door de leden na het draaien van een dienst afgetekend dienen te worden.
Aan het eind van het jaar wordt gekeken wie nog niet aan zijn 9 uur zelfwerkzaamheid komt; krijgen een rekening naar rato.
Henk Meulmeester geeft aan dat sommige verenigingen met een borg werken en dat leden dit terug krijgen als ze hun dienst niet hebben gedraaid. Dit is in het bestuur besproken en door het bestuur is gekozen om het eerst op deze manier te doen. Marloes Meulmeester geeft aan dat het wel belangrijk is dat nieuwe leden hierin begeleidt worden.
4. Verslag commissies over 2014 en plannen voor 2015: 2015: accommodatie commissie: Hans vd Weele: in 2014 is rondom baan 1 en 2 een nieuw hekwerk geplaatst. Op baan 1 en 2 zijn problemen met de afwatering in 2014 is gekeken of de drainage niet verstopt was. Dit is niet het geval en het grootste probleem zijn mos en algen. Dit wordt nu aangepakt. Afgelopen jaar is baanonderhoud niet naar tevredenheid verlopen. Voor 2015 ligt er een contract met Ubbink de leverancier van de banen en hoopt de commissie dat de problemen verholpen kunnen worden. Het speeltoestel wat in 2014 geplaatst is wordt in het voorjaar wat naar voren verzet zodat het meer in het zicht staat. Er zijn wat problemen met de verlichting van baan 1 en 2. Dit komt door een grondkabel die beschadigd is en deze zal gerepareerd worden. De uitgang van de kantine wordt vaak op slot gedaan waardoor je niet met je pasje naar binnen kan. Plan is om het slot zodanig te maken dat deze niet met een sleutel op slot gedraaid kan worden. De deur aan de voorkant blijft wel met een sleutel te openen en te sluiten. Piet v.d. Berge geeft aan dat de doorgang te vaak wordt belemmerd. Dit is niet wenselijk. Ook i.v.m. de veiligheid.
Een-dags-toernooicommissie: niemand aanwezig Jeugdtoernooicommissie:Henk Meulmeester: in 2014 waren er 72 inschrijvingen. De meeste inschrijvingen sinds jaren. Het toernooi heeft geen sponsor meer. Voor 2015 staat het toernooi gepland van 27-29 maart. Met Paul Volleman en zijn dochters is afgesproken het toernooi voor 1 jaar naar Carla te vernoemen die in het verleden nauw betrokken was bij dit toernooi. Kantinecommissie: Henk vd Hoeven: in 2014 is er veel georganiseerd. Johan Kodde is gestopt en zijn taken worden overgenomen door Ronald de Prieelle. In de keuken zijn wat (elektrische) apparaten aan vervanging toe. Voor 2015 staat er een verbouwing van de keuken op de planning zodat er meer ruimte ontstaat. Ook is er budget gevraagd voor het schilderwerk in de kantine. De kantinecommissie is niet ontevreden over de zelfwerkzaamheid.
Ledenadministratie: Wim Migchielsen: per 1 januari 2014 had Tebo 251 leden (51 junioren, 200 senioren) + 3 proefleden (junioren). In totaal hebben 49 leden (37 senioren en 12 junioren) in 2014 het lidmaatschap opgezegd. Van alle proefleden zijn er bij de senioren 7 en bij de junioren 2 uiteindelijk geen lid geworden. Per 1 januari 2015 is het ledenaantal als volgt: -
183 senioren
-
1 proeflid
-
44 junioren
-
11 proefleden waarvan er per 1 april zeker 6 lid worden i.v.m. competitie
-
(+ 7 proefleden i.v.m. wintertraining (trainingslidmaatschap))
Totaal: 227 leden + 12 proefleden Conclusie: netto is het aantal leden met 24 (12) leden teruggelopen. Sponsorcommissie: Marco de Smidt: Kees Hermans is gestopt met tennis en zo ook met de sponsorcommissie. De commissie is druk op zoek naar minimaal 2 leden erbij. De commissie heeft nog ongeveer 700 euro aan openstaande facturen van voorgaande jaren binnen weten te halen. Er zijn vier nieuwe sponsors bijgekomen te weten; Welkoop ’s Heerenhoek, Fysiotherapiepraktijk De Clavers, Paree installatietechniek en Claarensteyn consulting Group. Er zijn op dit moment 34 actieve sponsoren. De facturering van de sponsors wordt naar voren gehaald zodat er op tijd geïnd kan worden. Het zeildoek wordt vervangen door een presentatie op de TV in de kantine.
Henk vd Hoeven vraagt of er ook wel eens iets voor de sponsors gedaan wordt. Vorig jaar tijdens het jubileum is dat gedaan maar er was geen animo bij de sponsors. Suggesties of ideeën zijn wel welkom bij de commissie.
Presentatie Fysiotherapiepraktijk ”De Clavers” Presentatie ter voorkoming van sportblessures. Technische commissie jr.: Jelka de Kok: er zijn 2 nieuwe teams bij de jeugd. Activiteiten zoals
high-tea, kamp en Sinterklaas staan voor 2015 op de planning. Jeugdcompetitie is altijd 1e zondag van de maand. Hulp en aanmoediging zijn altijd welkom. Morea geeft de commissie een compliment voor de georganiseerde activiteiten. Technische commissie Sr.: Eline Bierens: de laddercompetitie is voortijdig gestopt omdat er te weinig gespeeld werd. Karel de Lange is tot de TC toegetreden en heeft inmiddels zijn VCL-certificaat gehaald. Rini Jongsma is voor de competities het eerste aanspreekpunt. In 2014 is 1 team kampioen geworden. Voor 2015 zijn er 15 teams aangemeld waarvan 4 nieuwe. De clubkampioenschappen worden in de eerste week van juli gespeeld. Er worden dubbels gespeeld in een A en B categorie. Dit jaar geen enkels.
Sandra Baas vraagt zich af of er met de vrijdagavond competitie ook rekening met de toss is gehouden; dit is doorgegeven aan de KNLTB. Tineke Tolman vraagt of er nog een 50+ team bestaat; nee, maar dit kan altijd samengesteld worden. Zeeland Refinery Toernooicommissie: Henk Meulmeester: toernooi was ondanks slechte weer in 2014 goed bezet met 238 inschrijvingen. Zeeland Refinery blijft hoofdsponsor in 2015. In 2015 wordt er op “actuele rating” gespeeld. Voor het jeugdtoernooi in maart worden nog vrijwilligers gezocht. 5.
Verslag kascontrole commissie: commissie Morea Franse en Bert Menger hebben de kas gecontroleerd. Er is voornamelijk gekeken naar de grote uitgaven. Administratie is keurig in orde. Tips voor de penningmeester: -contante betalingen goed vast te leggen middels kwitantie of bon. –grote rekeningen (500 euro of meer) laten aftekenen door bestuur.
Nieuwe kascontrole met Morea; bestuur gaat op zoek naar nieuw lid voor kascontrole. 6.
Verslag penningmeester en vaststelling begroting: begroting Dies de Kok deelt ter vergadering de balans en resultatenrekening uit. Afgelopen jaar is het innen van de contributie goed verlopen. Komend jaar zal waarschijnlijk de contributie door terugloop leden minder zijn. 27 mensen hebben de zelfwerkzaamheid afgekocht. Het kantineresultaat in 2014 was goed. Voor 2015 staat er een verbouwing van de keuken op de begroting. Begroting is vastgesteld en wordt goedgekeurd. Penningmeester wordt décharge verleend over 2014.
Wim Vermue: zou het verslag eerder willen ontvangen. Voorstel van Ko is om het volgende keer voor aanvang van de vergadering uit te delen. Financieel verslag wordt in ieder geval niet via de mail verstuurd. Penningmeester zal bij de volgende ledenvergadering het financieel verslag tijdens de pauze uitreiken. Besloten is om dit jaar geen extra hypotheekaflossing te doen. 7. Vaststelling contributie 2015: 2015 Handhaven 112, -euro voor senioren met 5 euro korting voor leden die per incasso betalen. Op 15 leden na betaalt iedereen nu via incasso. Junioren betalen 67,- euro. 8. Voorstel keuken keuken en kantine kosten €15.000, 15.000, -
Ko vraagt wat dit inhoudt: Lenie Rijnders; oude elektrische apparaten indien nodig vervangen, vervangen keukenblad en aanpassingen zoals deur verplaatsen waardoor extra ruimte gecreëerd kan worden.
Er zijn drie offertes opgevraagd. Om de kosten te beperken wordt afgesproken dat de offertes besproken c.q. bekeken worden met de accommodatiecommissie. Ook ideeën om de ruimte efficiënter te benutten zijn bespreekbaar. Leden gaan akkoord. 9. Verkiezing bestuursleden: bestuursleden Toetredend: Marco de Smidt. Aftredend en herkiesbaar: Dies de Kok en Max Jongsma 10. Verkiezing commissieleden: commissieleden Aftredend: Johan Kodde en Kees Hermans. Toetredend: Karel de Lange (sen. TC), Anne de Jong (jeugd TC) en Marjolein Kuiper (jeugd- TC), Sandra Baas (kantinecie), Petra Middendorp (kantinecie) en Ronald de Prieelle (kantinecie). 11. Rondvraag: Rondvraag
-Door Henk Meulmeester en Lenie Rijnders wordt gevraagd hoe het komt dat er dit jaar geen lidmaatschap wordt verloot. Volgens Henk is vorig jaar besloten om het opnieuw op de agenda te zetten. Dit is op verschillende manieren geïnterpreteerd door leden en bestuur. Besloten wordt om tijdens de ALV 2016 een lidmaatschap te verloten onder de aanwezige leden die middels incasso betalen. -Henk vd Hoeven: wie bepaalt of er wel of niet getennist kan worden als het vriest. Hans vd Weele is hiervoor verantwoordelijk en hangt bordjes als er niet gespeeld mag worden. 12. Sluiting. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun bijdrage en wenst iedereen een fijn tennisjaar.
