NOTULEN van de Algemene Leden Vergadering van de NEDERLANDSE VERENIGING VOOR INVESTOR RELATIONS (NEVIR), gehouden op donderdag 11 juni 2015 te Double Three by Hilton, Oosterdokstraat 4 in Amsterdam. AANWEZIG Leden: Ingrid Prins, Loek Hogenhout, Emilie de Wolf, Michael Bosman, Annemarie van Rijn, Marieke Palstra, Peter Wortel, Marjolein van de Luijster, Marcel Schulze, Pieter Koenders. Gastspreker: Paul Stamsnijder Bestuur: Roeland Haanen, Caroline Vogelzang, Uneke Dekkers, Anneke Hoijtink, Wouter van de Putte, Carl Hoyer, Willem van den Berg, Eva Smeenk en Bianca Bakker (secretariaat/notulen).
1. Opening De voorzitter, Roeland Haanen, opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Afwezig: / Noemt en bedankt Paul Stamsnijder, vanwege zijn aanwezigheid en presentatie, welke volgt na de ALV. 2. Notulen BLV d.d. 26 september 2014 De notulen van de BLV vergadering van 26 september 2014 worden goedgekeurd. 3. NEVIRPedia Caroline geeft een update over NEVIRPedia. Het succes van NEVIRPedia valt of staat met de betrokkenheid van de leden. CV nodigt iedereen uit de site van content te voorzien of bestaande content te verbeteren of aan te vullen. Een droomscenario zou zijn als NEVIRPedia HET platform wordt waarop ook onze collega’s uit andere Europese landen actief zijn. Vragen c.q. opmerkingen Marcel Schulze: is het idee om NEVIRPedia meer zichtbaar te maken bij de Pan European? Daar komen veel IRO professionals! Het bestuur vindt dit interessant idee van Marcel en gaat de mogelijkheid bekijken. 4. Jaarverslag Domani wordt bedankt voor het maken van het prachtige online jaarverslag. Er zijn geen vragen c.q. opmerkingen over het tekstuele gedeelte van het jaarverslag. 5. Rekening en verantwoording 2014
Toelichting: Meer lasten deels gepland. Ook door de investering in NEVIRPedia
Toelichting: Eigen vermogen wat omlaag maar nog steeds ‘vrij rijk. Dit willen we graag in stand houden
6. Verklaring bevindingen kascommissie 2014 Michael Bosman en Loek Hogenhout waren bereid om de kascontrole te doen. Loek geeft aan dat de boekhouding prima in elkaar zit. De onregelmatigheden van vorig jaar zijn compleet en met menselijke maat opgelost. 7. Decharge bestuur De vergadering verleent bij acclamatie decharge aan het bestuur. 8. Benoeming Bestuursleden Met de decharge voor het gevoerde beleid komt er een einde aan het bestuurslidmaatschap van Caroline. De voorzitter bedankt haar voor haar inzet als bestuurslid en in het bijzonder voor het opzetten van NEVIRPedia, wat zonder haar inzet niet zou zijn zoals het nu is. Caroline wordt opgevolgd door Willem van den Berg. Willem (1977) Senior Vice President en hoofd van de afdeling Investor Relations. Volgend jaar loopt de termijn van vier jaar van Carl Hoyer en Anneke Hoijtink af. Willem van den Berg neemt de portefeuille van Caroline Vogelzang over. Verder zijn er geen wijzigingen in de portefeuilles.
9. Contributievoorstel
Het voorstel van het bestuur om met ingang van 2016 de contributie aan te passen aan de market cap wordt aangenomen. Vragen c.q. opmerkingen Mega cap is: - Market cap > 10mrd - Van 4 of meer iro's als lid geregistreerd bij NEVIR
10. Begroting 2015-2016
Toelichting: De verwachte baten liggen iets lager in 2015 mede door de delisting van enkele bedrijven en een mindere belangstelling voor de IR Masterclass.
Vragen c.q. opmerkingen Peter Wortel: wat is het verschil in de baten en lasten bij de IR Masterclass? De kosten zitten hem in de organisatie, locatie, cursusmateriaal en cursusleider. De baten zijn de deelname bedragen. Teruglopend aantal deelnemers zorgt voor lagere baten. De IR Masterclasses hoeven niet winstgevend te zijn. Peter Wortel: de secretariaatskosten stijging van 2013 – 2016 met 80%. Hoe kan dat? Sinds vorig jaar neemt Citigate het secretariaat van de NEVIR waar. Hiervoor worden dezelfde kosten berekend als kosten voor Monique. Er is door onze externe boekhouder wel een andere verdeling gemaakt, waardoor bepaalde kosten (zoals kantoorbenodigheden e.d.) nu ook onder de secretariaatskosten vallen. Daarnaast zijn we als vereniging BTW plichtig. Citigate berekent BTW over haar kosten, terwijl dit voorheen bij Monique niet het geval was. Dit verklaart de kostenstijging van de kosten in 2015 ten opzichte van 2014. Verder zijn er geen opmerkingen en is hiermee de begroting goedgekeurd. 11. Voorstel statutenwijziging (zie bijlage voor deze wijzigingen) Het bestuur stelt voor om enkele wijzigingen aanbrengen in de statuten. 1. Het maximaal aantal bestuursleden, werkzaam bij een Bedrijfslid, wordt verhoogd naar twee van de huidige een. 2. De categorie leden wordt uitgebreid met Oud-representanten. Onder Oud-representanten worden verstaan natuurlijke personen die voorheen Representant waren en die reeds lid waren van het bestuur of de kascommissie van de NEVIR op het moment dat zij niet meer aangemerkt konden worden als Representant. Oud-representanten kunnen alleen in deze hoedanigheid lid zijn van de NEVIR zolang zij lid blijven van het bestuur of kascommissie, waarbij dit lidmaatschap van de NEVIR per direct eindigt zodra deze Oud-representant geen lid meer is van het bestuur of de kascommissie. In het geval van een Oud-representant eindigt het Bestuurslidmaatschap maximaal 14 maanden na het moment dat het bestuurslid Oud-representant werd. Oud-representanten kunnen lid zijn van de kascommissie tot maximaal 26 maanden na het moment dat zij Oud-representant werden. Volgens de statuten moet een meerderheid van de NEVIR leden aanwezig zijn op de ALV om een wijziging van de statuten te kunnen doorvoeren . Omdat minder dan de helft aanwezig was, zal er daarom een BLV worden opgezet tussen 10 en 30 dagen na de ALV (dus voor 11 juli). 12. Benoeming kascommissie Michael Bosman en Loek Hogenhout worden bedankt voor de controle over het afgelopen jaar. Beide heren hebben laten weten bereid te zijn opnieuw zitting te nemen. De vergadering gaat hiermee akkoord. Loek geeft aan dat hij volgend jaar zal aftreden uit de kascommissie. Met de penningmeester is bespoken om een derde lid te zoeken, zodat volgend jaar de continuïteit kan worden gewaarborgd.
13. Programma 2015 - 2016
14. Mededelingen/ Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken/mededelingen 15. Rondvraag geen vragen 16. Sluiting Onder dankzegging van een ieders aanwezigheid sluit de voorzitter de vergadering.
