VERSLAG 2e ALGEMENE VERGADERING
22 februari 2015 – 14u30 - Antwerpen
Aanwezig: Vincent De Moor, Esmée Scherpenisse, Nele Van Lint, Shanna Hurts, Claudia Defoort, Sofie Van Waes, Stefanie Bauters, Cédric Savelkoul, Brett Van Uytvanck, Sven Declerck, Christoph Portier, Maxime Michielsen, Jelle Holsteen, Joséphine Wallays Afwezig: Charlotte K. Jacobs, Justin Vanovenberghe, Jan De Belie, Karen Segers, Sasha Maes
AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Goedkeuren van de agenda Goedkeuren van het verslag van de Algemene Vergadering van 9 september 2015 Bespreking van activiteiten Mededeling van extra teamlid en de Alumni Adviesraad Overlopen en goedkeuren van Huishoudelijk Reglement Voorstellen van memorandum of understanding Twinnet in het academiejaar 2015-2016 Bespreking van verkiezingen team 2015-2016 Varia Vastleggen van volgende Algemene Vergadering
VERSLAG 1. Goedkeuren van de agenda Motie: Agenda voor de AV op zondag 22 februari wordt aanvaard door de leden aanwezig op de AV. Indiener: Raad van Bestuur Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 7 De agenda werd goedgekeurd
2. Goedkeuren van het verslag van de Algemene Vergadering van 7 september 2014 Motie: Het verslag van de Algemene Vergadering gehouden op zondag 7 september wordt aanvaard door de leden aanwezig op de Algemene Vergadering. Indiener: Raad van Bestuur Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 7
1
Het verslag van de 1e Algemene Vergadering werd goedgekeurd.
3. Bespreking van activiteiten a. Evaluatie 1e semester Voorstelling VFSO In alle jaren, op elke universiteit werd VFSO en zijn activiteiten voorgesteld. Er werden ook enquêtes afgenomen bij 1166 studenten:
Veel interesse in: congres, galabal en jobbeurs Reden om activiteit mee te doen: eduatief, sociale redenen, … Meer dan helft zou reizen naar andere stad om deel te nemen aan activiteit Interesses vooral bij officina, industrie en ziekenhuisapotheek Veel enthousiaste reacties
Er waren 18 studenten die geïnteresseerd waren in een positie binnen het team van VFSO. 88 studenten willen graag eens meehelpen in één van de sub-comités. Autumn Assembly Op dit congres van EPSA die door ging in november 2014 is VFSO toegetreden tot EPSA. Hierbij heeft Farmaceutica zijn lidmaatschap overgedragen aan VFSO. Op het congres waren 9 Belgen aanwezig waaronder Shanna, Nele, Joséphine, Maxime, Janice en Cédric. Het congres was een heel leuke ervaring en de voorzitter raadt dan ook iedereen die farmacie studeert aan om hier ooit eens aan deel te nemen. Debat Gent Het eerste debat en eveneens de eerste activiteit van VFSO was een succes. Er was een mooie opkomst (150 aanwezigen) en er waren veel positieve reacties. De studenten waren bij het stellen van vragen niet zo heel actief en de vragen kwamen dan ook vooral van de aanwezige apothekers. De persoon die gestuurd was vanuit Newpharma was niet helemaal geschikt voor een debat te voeren. Hier wordt zeker op gelet bij de volgende debatten. Twinnet Twinnet is een uitwisselingsproject waarbij twee landen telkens een weekend bij elkaar op bezoek gaan enkele (educatieve) activiteiten samen beleven. Het Twinnetproject ging dit jaar door eind november en in februari. Doordat de data niet ideaal waren, waren er veel afzeggingen. Hier moet dus volgende jaren aan gewerkt worden. We kregen de raad van een werkend lid om hier meer budget voor uit te trekken zodat we ook activiteiten zoals bowlingen enzovoort kunnen doen. 2
Dit jaar waren er ook wat problemen bij de werkverdeling bij het organiseren van de Twinnet. Het was niet altijd even duidelijk welke activiteiten er door VFSO werden geregeld en welke door de plaatselijke studentenkring. Hier moet ook aan gewerkt worden. Hier vindt u meer over verder in het verslag. Symposium Dirk Broeckx en Jamie Wilkinson over de Apotheek van de Toekomst. Er waren enkele moeilijkheden bij het vinden van een 2e spreker maar dit werd opgelost via Janice (Alumni Adviesraad)/EPSA. Jaarlijkse Receptie Er zijn een 50-tal genodigden. VFSO had op meer gehoopt, maar het is al een begin om naam te maken. Het VFSO-team is nu vol op bezig met het voorbereiden van de 1e Jaarlijkse Receptie b. Financiën Huidige sponsoren: Janssens Farmaceutica, Pannoc, APB, de vier universiteiten (helpen inschrijvingsgeld van EPSA te betalen) De lening van de studentenkringen wordt terugbetaald in de maand april. We staan momenteel op een positieve balans ook al wachten we nog op bepaalde facturen zoals het EPSA-inschrijvingsgeld, de kosten van de Jaarlijkse Receptie, … c. Activiteiten 2e semester Debatten
Brussel: Apotheker als voorschrijver: 17 maart om 20u Antwerpen: Homeopathie, eind april Leuven: Legaliseren van cannabis, voorlopig 6 mei
Bedrijfsbezoek VFSO organiseert een bedrijfsbezoek bij Thrombogenics. Deze zal waarschijnlijk doorgaan op 20 maart. VFSO focust op de studenten van Antwerpen en Leuven. Er zal een maximum van 20 studenten zijn en zullen zich moeten inschrijven via Google Form. Het bezoek is volledig gratis. Dit zou het programma zijn:
13.30h-14.00h: Welcome @ ThromboGenics (ThromboGenics at a glance – status of the business – recent developments) 14.00h-14.30h: Presentation R&D: Science at ThromboGenics 14.30h-14.45h: break (walk to labs) 14.45h – 15.30h: lab tour 3
15.30h-15.45h: break (back to meeting room) 15.45h – 16.15h: Question & answer Drink and snack 16.15h: end of visit
We hopen dit ook volgende jaren bij andere bedrijven te kunnen doen. Webinar Dit is ‘een symposium via skype’. Hierbij moet men zich op voorhand inschrijven. Op de moment zelf kunnen ze dan inloggen op het platform en meedoen aan een gesprek en vragen stellen. De professional (iemand van een bedrijf – ziekhuisapotheek - …) zal de studenten dan online te woord staan. Bij EPSA gaat op 26 februari 2015 zo’n meeting online.org/index.php/projects/webinar/cwp-david#about)
door.
(Meer
info:
http://epsa-
Deze ‘online chat’ gaat door ter vervanging van de jobbeurs en staat momenteel gepland op 25 april 2015. Annual Reception EPSA Deze gaat door op 12 maart 2015. Iedereen is welkom, maar je moet wel verplicht inschrijven via e site. Meer info in bijlage 1. d. Academiejaar 2015-2016 en verder Twinnet: zie verder Jobbeurs: in het tweede semester. Farmaceutische zorg casussen: aangebracht via sociale media Vlaams Farmaceutisch Galabal Hierbij zal zeker gezorgd moeten worden voor een goede organisatie, goed veel reclame, goed op voorhand, Voordelen hierbij zijn: studenten van andere steden leren kennen, goed voor sponsoring, naambekendheid. Nadelen: goede locatie vinden, duur, vervoer, …
4. Mededeling van extra teamlid en de Alumni Adviesraad Motie: Hierbij aanvaardt de Algemene Vergadering het verslag van BV1. Opmerking: in dit verslag wordt Joséphine Wallays aanvaardt als event-coordinator en worden Janice Geers, Shanna Hurts en Tine De Veylder aanvaard in de Alumni Adviesraad. Indiener: Raad van Bestuur 4
Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 7 De Algemene Vergadering keurt het verslag van bestuursvergadering 1 goed. Motie: Hierbij aanvaardt de Algemene Vergadering het verslag van BV2. Opmerking: in dit verslag wordt Laurenz Govaerts aanvaard in de Alumni Adviesraad. Indiener: Raad van Bestuur Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 7 De Algemene Vergadering keurt het verslag van bestuursvergadering 2 goed.
5. Overlopen en goedkeuren van het Huishoudelijk Reglement Motie: Hierbij aanvaardt de Algemene Vergadering het Huishoudelijk Reglement. Opmerking: het Huishoudelijk Reglement is een aanvulling op de statuten. Indiener: Raad van Bestuur Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 7 De Algemene Vergadering heeft het Huishoudelijk Reglement goedgekeurd.
6. Voorstellen van Memorandum Of Understanding Een Memorandum of Understanding is een overeenkomst tussen de studentenkringen en VFSO. Dit heeft belangen in het Twinnet-project en bij de Sponsoren. Het VFSO-team vraagt aan de praesessen om dit voorstel eens te bekijken met hun praesidium en volgende praeses. Eventueel kan hier een skype-vergadering over gehouden worden, samen met de PR’s van VFSO. Deze overeenkomst wordt tegen volgende Algemene Vergadering opgesteld. Voorstel van een werkend lid: de plaatselijke studentenkring kan zijn sponsoren gebruiken om een evenement van VFSO in die bepaalde studentenstad waar het evenement doorgaat, erbij te betrekken. Zo wordt VFSO bekend bij sponsoren en kan de studentenkring dit ook ‘zijn’ activiteit noemen. Dit is een win-winsituatie zowel voor VFSO als voor de studentenkring. 5
7. Twinnet in het academiejaar 2015-2016 De voorstellen van VFSO in het kort: 1 weekend in België en 1 weekend in buitenland Kring = verantwoordelijk voor sociaal programma VFSO = verantwoordelijk voor educatief programma Vanuit VFSO worden duidelijke richtlijnen gegeven i.v.m. data en activiteiten. Er kan eventueel ook een draaiboek ter beschikking worden gesteld. Het is de bedoeling dat er in overleg tussen beide partijen een Twinnet-project ontstaat. Op Annual Congres kunnen al contacten gelegd worden voor een volgende Twinnet-project. Het VFSO-team vraagt dan ook aan de studentenclubs om het hier al een over te hebben met het volgende praesidium, of zij dit zouden zien zitten of niet.
8. Bespreking van verkiezingen team 2015-2016 Verkiezingen volgens HR:
Verloop van een verkiezing binnen VFSO: o Verkiezingen houden voor de Raad van Bestuur tijdens de Algemene Vergadering. o Pauze inlassen. o Raad van Bestuursvergadering met de nieuwe Raad van Bestuur, hierbij wordt een nieuw dagelijks bestuur aangesteld. o Algemene Vergadering hervatten, hierbij wordt het nieuwe dagelijkse bestuur voorgesteld door de Raad van Bestuur. o Dagelijks bestuur wordt dan goedgekeurd door de Raad van Bestuur. Oproep voor kandidaturen: in de week van 30 maart. Aanvaarden van kandidaturen: tot 14 juni Algemene Vergadering/verkiezingen op zondag 28 juni 2015 Opvolger van werkende leden (studentenvertegenwoordiger en praeses) aanwezig indien mogelijk.
9. Varia -
-
-
Een vraag van een werkend lid: wat gebeurt er met de sub-comités? De subcomités worden opgeroepen/gemaakt wanneer dit nodig is. Dit is apart voor elke universiteit. Een subcomité kan het VFSO-team bijstaan bij onder andere recepties na bijvoorbeeld een debat. Praesessen zullen bij toekomstige evenementen die plaats vinden in hun eigen studentenstad de studenten persoonlijk uitnodigen via de facebookpagina van de studentenclub. Voor evenementen die plaatsvinden in andere studentensteden mag iemand anders van het VFSO team reclame maken op de facebookpagina van de studentenkring. De voorzitter vraagt aan de werkende leden om iets meer actief te zijn binnen VFSO. Zo wordt er bijvoorbeeld niet altijd gereageerd op uitnodigingen. Dit is voor het VFSO-team 6
vervelend omdat het niet gemakkelijk is om alle werkende leden samen te krijgen voor een evenement of vergadering. Indien er toch iets tussen komt, wordt gevraagd om zo snel mogelijk iets te laten weten aan iemand van het VFSO-team.
10. Vastleggen van volgende AV Zondag 28 juni 2015 in Gent
7
Bijlage 1: Poster Annual Reception EPSA
8
