12. PK. UiTM APB (O).12. Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh. Prof. Madya Dr

PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR DAN UJIAN BERTERUSAN

NO. RUJUKAN

: PK. UITM.APB.(0).12

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 20/05/09

MUKA SURAT

: 1/12

PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR DAN UJIAN BERTERUSAN PK. UiTM APB (O).12

Disediakan oleh

Disemak oleh

Diluluskan oleh

Dr. Muhammad Arsyad Bin Abdul Majid

Prof. Madya Dr. Saidatul Akmar

Prof. Madya Datin Dr. Hajibah Osman

Koordinator JBAE (Akademik)

Timbalan Dekan (Akademik)

Dekan

21 Mei 2009

21 Mei 2009

21 Mei 2009

T/tangan

Nama

Jawatan

Tarikh



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 20/05/09

MUKA SURAT

: 2/12

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan. HALAMAN DIPINDA Tarikh

23/6/06

No. Keluaran/

No.

Muka

Pindaan

Para

Surat

01

4.2

4/10

Penamaan semula jawatan TD

4.3

4/10


4.5

5/10

Definisi Ketua Program

5.9

6/10

Singkatan KP untuk Ketua Program

5.13

6/10

Singkatan BPAM untuk Bahagian Pengurusan Arkib dan Muzium

6.0

7/10

Penambahan yang bertanggung jawab iaitu KP

8/10

Dekan menandatangani borang pengesahan untuk dihantar ke BPP.

9/10

Turun taraf kertas peperiksaan oleh BPAM

1/11

Nama-nama individu yang menyediakan, menyemak dan meluluskan dokumen diubah kerana terdapat pertukaran jawatan dalam pentadbiran.

No.4 6.0 No.27 6.0 No.36 2/8/08

01/02

Ringkasan Pindaan

Diluluskan



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 20/05/09

MUKA SURAT

: 3/12

2/8/08

01/02

5.0

6/11

Nama-nama singkatan timbalan-timbalan dekan diubah kerana terdapat pertukaran jawatan dalam pentadbiran.

2/8/08

01/02

4.2

& 4/11

Istilah serta penjelasan timbalan-timbalan dekan diubah kerana terdapat pertukaran jawatan dalam pentadbiran.

4.3

2/8/08

01/02

7.4

10/11

Perkataan digugurkan

21/5/09

01/02

4.2

5/12


4.3

5/12


4.11

6/12

Pindaan kepada orang yang bertanggung jawab dan proses kerjanya.

5.3

7/12

Pindaan singkatan kepada TD(PA)

TDSP

5.4

7/12

Pindaan singkatan kepada TD(A)

TDKP

5.18

7/12

Pertambahan singkatan

5.19

7/12

Penamaan baru

6.0

9/12

No. 10

6.0 No.11

9/12

‘Linguistik’

Saring kertas soalan serta skema jawapan dan pastikan mengikut piawai yang ditetapkan. Dilupuskan



6.0

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 20/05/09

MUKA SURAT

: 4/12

Rekodkan proses semakan ke dalam borang JKPA – Borang A (Lampiran 7)

9/12

Serahkan kertas soalan yang mengikut piawai serta draf dan ulasan kepada KBI(A), KBAE(A), KPM, KP

No.12

6.0


9/12

No.11

6.0

NO. RUJUKAN

9/12

Dilupuskan

No.13 6.0

9/12

Serahkan kertas soalan kepada PJKPA.

9/12

Agihkan kertas soalan kepada AJKPA.

10/12

Jika tiada masalah AJKPA, PS dan menandatangani (Lampiran 9).

10/12

Jika bermasalah, kembalikan kepada AJKPA untuk tindakan selanjutnya.

10/12

Jika ada masalah, kembalikan kepada PJKPA untuk tindakan.

12/12

Jadual Surat dari PJKPA kepada Pensyarah Sumber untuk kumpulkan semua draf kertas soalan.

No.13 6.0 No.14 6.0 No.19

6.0 No 20

6.0 No 24 8.4

minta PKS BPP



BIL.

ISI KANDUNGAN

NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 20/05/09

MUKA SURAT

: 5/12

MUKA SURAT

Muka Hadapan Rekod Pindaan Dokumen Terkawal Isi Kandungan 1.0

Objektif

5

2.0

Skop

5

3.0

Dokumen Rujukan

6

4.0

Definisi

6

5.0

Singkatan

8

6.0

Tanggungjawab dan Tindakan

9

7.0

Rekod Kualiti

11

8.0

Lampiran

12

1.0

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk merancang dan melaksanakan proses penyediaan kertas soalan peperiksaan dengan baik untuk mengelakkan kemungkinan kebocoran soalan tersebut yang akan menjejaskan kewibawaan pihak Jawatankuasa Peperiksaan APB.

2.0

SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Pengurusan APB dan staf akademik semasa proses penyediaan sehingga penyerahan soalan peperiksaan akhir bagi semua kursus bahasa ke Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan.


3.0

NO. RUJUKAN MK.UiTM.APB.01 Seksyen 4.2 Seksyen 7.5 DS DS.UiTM.APB.23 DS.UiTM.APB.22 DS.UiTM.APB.26

3.2

4.0 BIL.


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 20/05/09

MUKA SURAT

: 6/12

DOKUMEN RUJUKAN

BIL. 3.1


NO. RUJUKAN

JENIS MANUAL KUALITI Keperluan Dokumentasi 4.2.3 Kawalan Dokumen 7.5.1 Kawalan Proses DOKUMEN SOKONGAN Peraturan Akademik UiTM Buku Garis Panduan penyediaan kertas soalan. Kompilasi Spesifikasi Ujian

DEFINISI ISTILAH

PENJELASAN

4.1

Dekan

Dekan Akademi Pengajian Bahasa

4.2

Timbalan

Timbalan Dekan yang bertanggung jawab ke atas hal ehwal

Dekan

Pelajar pelajar dan alumni.

dan Alumni 4.3

Timbalan Dekan

Timbalan Dekan yang bertanggung jawab ke atas pengurusan akademik.

Akademik 4.4

4.5

Koordinator

Koordinator

Akademik

yang

dilantik

oleh

Akademik

bertanggungjawab terhadap segala urusan akademik APB.

Ketua Program

Ketua Program yang dilantik oleh TNC(A) dan bertanggungjawab terhadap segala urusan program akademik APB.

TNC(A)

dan


4.6


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 20/05/09

MUKA SURAT

: 7/12

Pensyarah

Pensyarah yang dilantik oleh Dekan dan bertanggungjawab

Sumber

terhadap urusan penyediaan kertas peperiksaan.

Penyelaras Unit

Pensyarah Bahasa Asia dan Eropah yang

Bahasa Asia &

dipertanggungjawabkan untuk menyelaraskan urusan unit bahasa

Eropah

berkenaan.

Peperiksaan

Semua peperiksaan bertulis yang dijalankan dalam tempoh

Akhir Bertulis

peperiksaan akhir dalaman UiTM.

Penyedia

Pensyarah yang bertanggungjawab untuk menyediakan kertas

Kertas Soalan

soalan bagi satu-satu kursus.

4.10

Pensyarah

Pensyarah APB.

4.11

Pengerusi

Pensyarah yang dipertanggungjawabkan untuk menjaga kualiti

Jawatankuasa

soalan kursus-kursus di APB bagi menepati prinsip kesahan,

Penilaian

kebolehpercayaan dan menepati format BHEPep.

4.7

4.8

4.9

Akademik 4.12

4.13

Ahli

Jawatankuasa yang terdiri daripada pensyarah APB yang

Jawatankuasa

dipertanggungjawabkan untuk menjaga kualiti serta soalan

Penilaian

kursus-kursus di APB bagi menepati prinsip kesahan,

Akademik

kebolehpercayaan dan menepati format BHEPep.

Bahagian

Menyimpan dan menguruskan dokumen-dokumen rasmi UiTM.

Pengurusan Arkib dan Muzium 4.14

Pembantu Am

Pembantu Am Rendah APB

Rendah 4.15

Skema

Jawapan yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Penilaian



Jawapan

NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 20/05/09

MUKA SURAT

: 8/12

Akademik APB yang mesti diguna pakai oleh pemeriksa semasa memeriksa kertas jawapan untuk tujuan keseragaman dan keadilan.

4.16

Silabus

Dokumen yang mengandungi penerangan lengkap mengenai sesuatu kursus dan disahkan menepati kurikulum yang telah diluluskan oleh Senat. Ini termasuk deskripsi kursus, objektif kursus, tajuk-tajuk kursus, penilaian kursus dan bahan rujukan.

5.0 SINGKATAN BIL.

SINGKATAN

MAKSUD SINGKATAN

5.1

APB

Akademi Pengajian Bahasa

5.2

D

Dekan

5.3

TDPA

Timbalan Dekan Pelajar dan Alumni

5.4

TDA

Timbalan Dekan Akademik

5.5

KBI(A)

Koordinator Jabatan Bahasa Inggeris(Akademik).

5.6

KBAE(A)

Koordinator Jabatan Bahasa Asia & Eropah(Akademik).

5.7

KPM

Koordinator Jabatan Pengajian Melayu

5.8

KP

Ketua Program

5.9

PJKPA

Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Akademik

5.10

AJKPA

Ahli Jawatankuasa Penilaian Akademik

5.11

PS

Pensyarah Sumber

5.12

PKS

Penyedia Kertas Soalan

5.14

BPAM

Bahagian Pengurusan Arkib dan Muzium

5.15

PAR

Pembantu Am Rendah

5.16

BHEPep

Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan UiTM



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 20/05/09

MUKA SURAT

: 9/12

5.17

BPP

Borang Produk Pelanggan

5.18

PP(A)

Penolong Pendaftar (Akademik)

5.19

MP

Mesyuarat Pengurusan

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB KBI(A), KBAE(A),

TINDAKAN 1.

Merangka dan menyediakan jadual proses penyediaan kertas soalan (berserta tarikh tentatif untuk di hantar ke BHEPep.

2.

Terima pekeliling penyediaan kertas soalan daripada BHEPep (Lampiran 2).

3.

Edarkan pekeliling kepada TDA.

TDA

4.

Edarkan pekeliling kepada KBI(A), KBAE(A) KPM dan KP

KBI(A), KBAE(A),

5.

Keluarkan surat arahan dan Jadual Proses Penyediaan Kertas Soalan kepada PJKPA (Lampiran 3).

6.

Keluarkan Jadual Proses Penyediaan Kertas Soalan kepada PS.

7.

Maklumkan kepada PS untuk mengumpulkan semua draf kertas soalan serta ulasan (Lampiran 4)

PS

8.

Berikan silabus dan spesifikasi ujian kepada PKS (Lampiran 5).

PKS

9.

Sediakan soalan peperiksaan dan skema jawapan mengikut spesifikasi dan jangka masa yang telah ditetapkan (Lampiran 6).

PS/PKS

10. Saring kertas soalan serta skema jawapan dan pastikan mengikut piawai yang ditetapkan.

KPM, KP D

KPM, KP PJKPA

11. Rekodkan proses semakan ke dalam borang JKPA – Borang A (Lampiran 7) 12. Serahkan kertas soalan yang mengikut piawai serta draf dan ulasan kepada KBI(A), KBAE(A), KPM, KP KBI(A), KBAE(A), KPM, KP

13. Serahkan kertas soalan kepada PJKPA.



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 20/05/09

MUKA SURAT

: 10/12

PJKPA

14. Agihkan kertas soalan kepada AJKPA.

AJKPA

15. Semak kertas soalan serta skema jawapan dan pastikan mengikut piawai yang ditetapkan. 16. Jika ada sebarang ketidakpatuhan, minta PS betulkan kertas soalan. 17. Jika tiada masalah serahkan kepada PJKPA..

PJKPA

18. Semak kertas soalan dan pastikan mengikut spesifikasi serta mematuhi format BHEPep. 19. Jika tiada masalah minta AJKPA, PS dan PKS menandatangani BPP (Lampiran 9). 20. Jika bermasalah, kembalikan kepada AJKPA untuk tindakan selanjutnya. 21. Serahkan kertas soalan yang mengikut piawai dan semua draf kertas soalan kepada KBI(A), KBAE (A) , KPM dan KP

KBI(A), KBAE (A), KPM, 22. KP

23.

Rekodkan penyerahan BPP, kertas soalan dan skema jawapan berserta dengan draf kertas soalan dalam Buku Rekod Penerimaan dan Penyerahan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir Dan Skema Jawapan. Semak kertas soalan dan skema jawapan.

24. Jika ada masalah, kembalikan kepada PJKPA untuk tindakan. 25. Jika tiada masalah, tandatangan BPP dan serahkan kertas soalan dan skema jawapan berserta dengan draf kertas soalan kepada TD(A). TD(A)

26. Jika tidak teratur, kembalikan kertas soalan kepada KBI(A), KBAE (A) , KPM dan KP 27. Jika teratur serahkan kepada D.

D

28. D akan turunkan tandatangan pengesahan pada BPP dan kembalikan kepada KBI(A), KBAE (A) , KPM dan KP

KBI (A), KBAE(A), KPM,

29. Masukkan kertas soalan ke dalam sampul ‘D’ dan skema dalam Sampul ‘C’ yang bertanda SULIT dan lekatkan pelekat keselamatan BHEPep.

KP

30. Serahkan kepada TD(A) dan rekodkan penyerahan dalam Buku Rekod Penerimaan dan Penyerahan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir Dan Skema Jawapan.



TD(A)

NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 20/05/09

MUKA SURAT

: 11/12

31. Rekodkan penerimaan dalam Buku Rekod Penerimaan Kertas Soalan Dan Skema Jawapan. 32. Simpan dalam peti besi untuk diserahkan kepada BHEPep mengikut tarikh yang ditetapkan, dan kemaskinikan pengeluaran dalam buku rekod.

KBI (A), KBAE(A), KPM, KP

33. Rekod penerimaan sampul surat yang dilekatkan pelekat keselamatan BHEPep dalam buku rekod. 34. Serahkan kepada BHEPep. Pastikan kertas soalan dicetak untuk pelajar istimewa. 35. Bawa balik salinan pendua borang penerimaan kertas soalan daripada BHEPep (Lampiran 10). 36. Failkan dalam fail borang penerimaan kertas soalan daripada BHEPep.

BPAM

37. Menurun taraf semua kertas soalan APB kepada tidak sulit setelah peperiksaan akhir tamat.

KBI (A), KBAE (A), KPM, 38. Arahkan PAR supaya melupuskan semua draf kertas soalan dan ulasan (Lampiran 11). KP PAR

7.0

39. Lupuskan semua draf kertas soalan dan ulasan.

REKOD KUALITI

BIL.

REKOD

NO. RUJUKAN

7.1

Jadual Proses Penyediaan Kertas Soalan

600-APB (AKA. 2/3/17/1) 600-APB (AKA. 2/3/17/2) 600-APB (AKA. 2/3/17/3) 600-APB (AKA. 2/3/17/1) 600-APB (AKA. 2/3/17/2) 600-APB (AKA. 2/3/17/3) 600-APB (AKA. 2/3/17/1) 600-APB (AKA. 2/3/17/2) 600-APB (AKA. 2/3/17/3) JBI

7.2

7.3

7.4

Borang Penerimaan Kertas Soalan Borang Produk Pelanggan Buku Rekod

LOKASI

TEMPOH SIMPANAN

Bilik Koordinator Akademik

5 – 7 tahun


5 – 7 tahun


5 – 7 tahun

Bilik Koordinator



Penerimaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan.

8.0

NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 20/05/09

MUKA SURAT

: 12/12

JPM JBAE

Akademik

5 – 7 tahun

LAMPIRAN

BIL

PERKARA

LAMPIRAN

8.1

Carta Alir Prosedur Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Lampiran 1 akhir Bertulis.

8.2

Contoh pekeliling penyediaan kertas soalan

8.3

Contoh surat arahan dan Jadual Proses Penyediaan Kertas Lampiran 3 Soalan.

8.4

Jadual Surat dari PJKPA kepada Pensyarah Sumber utk. Lampiran 4 kumpulkan semua draf kertas soalan.

8.5

Silabus dan Spesifikasi Peperiksaan.

8.6

Contoh soalan peperiksaan

8.7

Borang JKPA– Borang A

8.8

Contoh memo daripada KBI(A),KBAE(A),KPM dan KP kepada Lampiran 8 PS untuk pelupusan draf kertas soalan

8.9

Borang Produk Pelanggan

8.10

Salinan pendua borang penerimaan kertas soalan daripada Lampiran 10 BHEPep

8.11

Contoh Memo Pelupusan draf kertas soalan dan ulasan.

dan

skema

yang

Lampiran 2

Lampiran 5 mengikut

spesifikasi Lampiran 6

Lampiran 7

Lampiran 9

Lampiran 11

12. PK. UiTM APB (O).12. Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh. Prof. Madya Dr

Recommend Documents