AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).25
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 1/9
PEROLEHAN STAF AKADEMIK
16/04/07
PIHAK LUAR UiTM
PROSEDUR PEROLEHAN STAF AKADEMIK PIHAK LUAR UiTM PK. UiTM APB(O).25
Disediakan oleh
Disemak oleh
Diluluskan oleh
T/tangan
Nama
Bosirah Daud
Prof. Madya Hj. Md. Noh b. Nyata
Prof. Madya Datin Dr. Hajibah Osman
Jawatan
Penolong Pendaftar Kanan (Pentadbiran)
Pensyarah
Dekan
Tarikh
20 Mei 2009
20 Mei 2009
20 Mei 2009
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).25
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 2/9
PEROLEHAN STAF AKADEMIK
16/04/07
PIHAK LUAR UiTM
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan.
HALAMAN DIPINDA Tarikh
No.
No.
Muka
Pindaan
Para
Surat
Ringkasan Pindaan
Diluluskan
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).25
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 3/9
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PEROLEHAN STAF AKADEMIK
16/04/07
PIHAK LUAR UiTM
BIL.
ISI KANDUNGAN
MUKA SURAT
Muka Hadapan
1
Rekod Pindaan Dokumen Terkawal
2
Isi Kandungan
3
1.0
Objektif
4
2.0
Skop
4
3.0
Dokumen Rujukan
4
4.0
Definisi
4
5.0
Singkatan
5
6.0
Tanggungjawab dan Tindakan
5
7.0
Rekod Kualiti
6
8.0
Lampiran
8
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).25
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 4/9
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PEROLEHAN STAF AKADEMIK
16/04/07
PIHAK LUAR UiTM
1.0
OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan perancangan dan pelaksanaan proses pelantikan serta pemantauan perkhidmatan semasa mendapatkan khidmat akademik dari pihak luar UiTM dilakukan secara sistematik dan teratur.
2.0
SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh Jawatankuasa Pengurusan APB bagi mendapat khidmat akademik pihak luar UiTM.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN
BIL.
NO. RUJUKAN
JENIS
3.1
MK UiTM.APB.01
Manual Kualiti
3.2
Seksyen 6.2
Sumber Manusia
3.3
Seksyen 6.2.2
Kompetensi, Kesedaran dan Latihan
3.4
Seksyen 7.4
Perolehan
3.5
Seksyen 7.4.1
Perolehan Perkhidmatan
4.0 DEFINISI BIL.
ISTILAH
4.1
Staf Akademik
4.2
Pensyarah Pelawat
4.3
Penceramah Jemputan
PENJELASAN Staf yang dilantik oleh UiTM untuk mengendali aktiviti akademik. Staf akademik dari luar negara yang dilantik oleh UiTM untuk mengendali aktiviti akademik bagi jangkamasa singkat. Pakar dari bidang yang tertentu yang dijemput untuk berkongsi kepakaran bagi sesi tertentu.
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).25
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 5/9
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PEROLEHAN STAF AKADEMIK
16/04/07
PIHAK LUAR UiTM
4.4
Pensyarah Sambilan
4.5
Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa Calon
4.6
Pensyarah yang dilantik secara sambilan mengikut jam kontak yang diperlukan. Pensyarah yang dilantik secara sambilan dan mengajar sepenuh masa. Individu luar APB yang sedang dipertimbangkan untuk memberi khidmat akademik.
5.0 SINGKATAN BIL.
SINGKATAN
MAKSUD SINGKATAN
5.1
UiTM
Universiti Teknologi MARA
5.2
APB
Akademi Pengajian Bahasa
5.3
D
Dekan
5.4
TD
Timbalan Dekan
5.5
KP(EPC)/
Ketua Program English for Professional Communication /
KP(BMKP)
Ketua Program Bahasa Melayu Komunikasi Profesional
5.6
PPK(P)
Penolong Pendaftar Kanan (Pentadbiran)
5.7
KBI(P)/ KBAE(P),
Koordinator Bahasa Inggeris (Pengurusan)/Koordinator Bahasa
KPM
Asia Eropah (Pengurusan), Koordinator Pengajian Melayu
5.8
PE(P)
Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)
5.9
JPA
Jabatan Perkhidmatan Awam
5.10 ATA
Amanah Tugas Akademik
5.11 BP
Bahagian Perjawatan
5.12 PU
Penyelaras Unit
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).25
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 6/9
PEROLEHAN STAF AKADEMIK
16/04/07
PIHAK LUAR UiTM
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN A. Pengambilan pensyarah luar negara/ pelawat TANGGUNGJAWAB
D
TINDAKAN
1. Kenalpasti keperluan khidmat akademik mengikut bidang bahasa. 2. Bawa cadangan lantikan pensyarah kepada BP.
KBI(P)/KBAE(P)/KPM
3. Dapatkan biodata calon melalui pihak kedutaan, universiti, agensi luar atau perseorangan. 4. Maklumkan kepada BP untuk diambil tindakan.
PPK(P)
5. Dapatkan kelulusan untuk cadangan lantikan. 6. Pastikan BP memohon kelulusan pihak JPA dan Imigresen untuk mendapatkan permit kerja. 7. Dapatkan surat tawaran lantikan untuk calon daripada BP. 8. Hubungi dari masa kesemasa dengan BP mengenai status calon.
PE(P)
9. Sediakan ruang pejabat dan peralatan untuk calon, jika berjaya.
KBI(P)/KBAE(P)/KPM
10. Beri penerangan kepada calon mengenai tugas dan tanggungjawab mengikut fail kursus.
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).25
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 7/9
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PEROLEHAN STAF AKADEMIK
16/04/07
PIHAK LUAR UiTM
B. Pengambilan pensyarah sambilan TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
WF/PU
1. Tentukan ATA berlebihan di fakulti masing-masing (Shah Alam).
D
2. Dapatkan kelulusan TNCA untuk melantik pensyarah sambilan.
KBI(P)/ KBAE(P)/ KPM
3. Keluarkan iklan dalaman untuk pengambilan pensyarah sambilan (Lampiran 3). 4. Terima borang permohonan pensyarah sambilan (Lampiran 4). 5. Kenal pasti calon pensyarah sambilan yang layak dan sesuai untuk ditemubual. 6. Temubual calon yang sesuai dan cadangkan calon terpilih sebagai pensyarah sambilan.
D
7. Keluarkan surat tawaran pensyarah sambilan berdasarkan jam kontak yang ditetapkan (Lampiran 6).
KBI(P)/ KBAE(P)/ KPM
8. Serahkan memo penyerahan jadual waktu dan beri penerangan mengenai tugas dan tanggungjawab kepada calon yang menerima tawaran mengikut fail kursus (Lampiran 7).
KBI(P)/ KBAE(P)/ KPM 9. Jalankan pemantauan. 10. Dapatkan maklumbalas pelajar mengenai prestasi pensyarah /WF dengan menggunakan borang Penilaian Pensyarah (Lampiran 8). D
11. Senarai hitamkan pensyarah sambilan yang gagal memenuhi spesifikasi.
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).25
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 8/9
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PEROLEHAN STAF AKADEMIK
16/04/07
PIHAK LUAR UiTM
C. Pengambilan pensyarah sambilan sepenuh masa TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
WF/PU
1. Tentukan ATA berlebihan di fakulti masing-masing (Shah Alam).
KBI(P)/ KBAE(P)/ KPM
2. Keluarkan iklan dalaman untuk pengambilan pensyarah sambilan sepenuh masa (Lampiran 3). 3. Terima borang permohonan pensyarah sambilan sepenuh masa (Lampiran 4). 4. Kenal pasti calon pensyarah sambilan sepenuh masa yang layak dan sesuai untuk ditemubual. 5. Temubual calon yang sesuai dan cadangkan calon terpilih sebagai pensyarah sambilan sepenuh masa.
D
6. Membuat permohonan ke BP melalui TNCA untuk melantik pensyarah sambilan sepenuh masa.
BP
7. Keluarkan surat tawaran pensyarah sambilan sepenuh masa (Lampiran 6).
KBI(P)/ KBAE(P)/ KPM
8. Serahkan memo penyerahan jadual waktu dan beri penerangan mengenai tugas dan tanggungjawab kepada calon yang menerima tawaran mengikut fail kursus (Lampiran 7).
KBI(P)/ KBAE(P)/ KPM 9. Jalankan pemantauan. 10. Dapatkan maklumbalas pelajar mengenai prestasi pensyarah /WF dengan menggunakan borang Penilaian Pensyarah (Lampiran 8). D
11. Senarai hitamkan pensyarah sambilan sepenuh masa yang gagal memenuhi spesifikasi.
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).25
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 9/9
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PEROLEHAN STAF AKADEMIK
16/04/07
PIHAK LUAR UiTM
7.0
REKOD KUALITI
BIL.
REKOD
NO. RUJUKAN
LOKASI
TEMPOH SIMPANAN
7.1
Pensyarah
500.APB.(PT19/5/6)
Pejabat Pentadbiran
5-7 tahun
Pelawat 7.2
Pelantikan
APB 500.APB.(PT23/1)
Pensyarah
Pejabat Pentadbiran
5-7 tahun
APB
Sambilan
8.0
LAMPIRAN
BIL.
PERKARA
LAMPIRAN
8.1
Carta aliran prosedur perolehan akademik pihak luar UiTM
Lampiran 1
8.2
Carta aliran prosedur perolehan pensyarah sambilan
Lampiran 2
8.3
Iklan dalaman untuk pensyarah sambilan
Lampiran 3
8.4
Contoh Borang Permohonan Jawatan Pensyarah Sambilan UiTM
Lampiran 4
8.5
Surat panggilan temuduga pensyarah sambilan
Lampiran 5
8.6
Surat tawaran pensyarah sambilan
Lampiran 6
8.7
Memo penyerahan jadual waktu
Lampiran 7
8.8
Borang penilaian pensyarah
Lampiran 8
