KURSUS PK. UiTM APB(O).06

AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

PROSEDUR KUALITI OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK. UITM.APB.(0).06

NO. KELUARAN

: 01

PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PROGRAM / KURSUS

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 1/9

21/05/09

PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PROGRAM / KURSUS PK. UiTM APB(O).06

Disediakan oleh

Disemak oleh

Diluluskan oleh

Haslinda Md Isa

Prof. Madya Dr. Saidatul Akmar Zainal Abidin

Prof. Madya Datin Dr.Hajibah Osman

Koordinator JBAE (Pengurusan)

Timbalan Dekan (Akademik)

Dekan

21 Mei 2009

21 Mei 2009

21 Mei 2009

T/tangan

Nama

Jawatan

Tarikh



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 2/9

21/05/09

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA

Tarikh

No. Keluaran/ Pindaan

No. Para

Muka Surat

Ringkasan Pindaan

1/6/06

1

Tandatangan, Nama, Jawatan & Tarikh

1/6/06

3

Isi kandungan dan muka surat

1/6/06

5

Perubahan istilah dan penjelasan Tambahan maklumat singkatan dan maksud singkatan

1/6/06

6

Tambahan maklumat Tanggungjawab dan tindakan

1/6/06

8 9

Tambahan maklumat rekod kualiti Tambahan lampiran

21/5/09

6

Perubahan singkatan

21/5/09

7

Perubahan istilah dan tindakan

21/5/09 21/5/09

8 9 9

21/5/09

10

Perubahan istilah dan tindakan Perubahan maklumat lokasi Perubahan dan pengurangan lampiran Perubahan lampiran

1/6/06

Diluluskan



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 3/9

BIL.

ISI KANDUNGAN

21/05/09

MUKASURAT

Muka Hadapan

1

Rekod Pindaan Dokumen Terkawal

2

Isi Kandungan

3

1.0

Objektif

4

2.0

Skop

4

3.0

Dokumen Rujukan

4

4.0

Definisi

5

5.0

Singkatan

5

6.0

Tanggungjawab dan Tindakan

6

7.0

Rekod Kualiti

8

8.0

Lampiran – (a) Jadual Waktu Program

8

9.0

Lampiran – (b) Jadual Waktu Kursus

9


1.0


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 4/9

21/05/09

OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk memastikan urusan penyediaan jadual waktu dapat dilaksanakan

dengan

teratur

dan

lancar

mengikut

tugas

yang

dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem kualiti APB.

2.0

SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Jawatankuasa Pentadbiran Akademi untuk memastikan pengendalian dan pemantauan kuliah dapat dilaksanakan oleh Staf APB.

3.0 BIL. 3.1

DOKUMEN RUJUKAN NO. RUJUKAN MK.UiTM.APB.01

MANUAL KUALITI

a. Seksyen 5.5

Komunikasi dalaman

b. Seksyen 7.1

Perancangan bagi penyediaan bahan pengajaran dan pembelajaran

c. Seksyen 7.2.3 d. Seksyen 8.2.3 e. Seksyen 8.5.1 3.2

JENIS

Komunikasi dengan pelanggan Pemantauan danpengukuran proses Penambahbaikan berterusan Buku Panduan Fakulti


4. 0


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 5/9

21/05/09

DEFINISI

BIL.

ISTILAH

PENJELASAN

4.1

Jawatankuasa Jadual Waktu

Kumpulan yang bertanggungjawab ke atas penyediaan jadual waktu pensyarah.

4.2

Jadual Waktu

Jadual Waktu Kuliah Pensyarah yang digunakan pada setiap semester.

4.3

Memo Penyerahan Jadual Waktu

Memo yang berkaitan kursus-kursus yang diajar.

4.4

ATA

Amanah Tugas Akademik setiap pensyarah.

5.0

SINGKATAN

BIL.

SINGKATAN

5.1

APB

MAKSUD SINGKATAN Akademi Pengajian Bahasa

5.2

D

Dekan

5.3

TD(A)

5.4

KP

5.5

KBI(P)

5.6

KBAE(P)

5.7

KPM

5.8

WF

5.9

PP(A)

Penolong Pendaftar (Akademik)

5.10

PP(P)

Penolong Pendaftar (Pentadbiran)

5.11

PE(P)

Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)

5.12

PE(A)

Pegawai Eksekutif (Akademik)

5.13

WU

5.14

PJJW

5.15

AJKJW

5.16

P

Timbalan Dekan (Akademik) Koordinator Program Koordinator Bahasa Inggeris (Pengurusan) Koordinator Bahasa Asia & Eropah (Pengurusan) Koordinator Pengajian Melayu Wakil Fakulti

Wakil Unit Pengerusi Jawatankuasa Jadual Waktu Ahli Jawatankuasa Jadual Waktu Pensyarah


6.0


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 6/9

21/05/09

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN (a). PENYEDIAAN MAKLUMAT JADUAL WAKTU PROGRAM

KP, PP(A) TD(A), KP, PP(A), PE(A) KP TD, KP, PP((A), PE(A)

1. Jana maklumat kursus dan jumlah pelajar. (Lampiran 2) 2. Pengumpulan data untuk perancangan struktur JW. 3. Sediakan unjuran bilangan kumpulan untuk setiap kursus. 4. Adakan mesyuarat ATA berdasarkan unjuran. (Lampiran 3)

KP, WF (‘servicing’)

5. Perbincangan dengan kursus ‘servicing’ bagi memenuhi keperluan JW masing-masing.

TD(A), KP

6. Kompilasi senarai kursus/kumpulan pensyarah dengan nisbah beban.

KP KP, PP(A) AJKJW, KP PP(A), HEA PJJW, AJKJW, PP(A), PE(A) KP, PA, PP(A) D, TD(A), KP, P(A), PE(A) D, TD(A), KP, PP(P), PE(P) D, TD(A), KP, P(A), PE(A) KP, PP(A), PE(A)

dengan

nisbah

7. Penyediaan ringkasan JW. 8. Pelarasan dengan PJJW fakulti ‘servicing’. 9. Cetak JW dan serahkan kepada KP untuk disemak. 10. Muat naik JW ke server UiTM untuk pendaftaran kursus. 11. Cetak JW dan serahkan kepada KP untuk disemak. 12. Pastikan tiada jadual bertindih. Jika berlaku sebarang masalah, rujuk kapada KP jika perlu. 13. Pengesahan D/TD untuk JW Pensyarah. (Lampiran 6) 14. Pengesahan D/TD untuk JW Ruang. (Lampiran 7) 15. Pengesahan D/TD untuk JW Pelajar. (Lampiran 6) 16. Edar JW pensyarah dan JW pelajar.



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 7/9

21/05/09

17. Tandatangan Memo Penyerahan JW. Buat salinan JW dan pamerkan di luar bilik pensyarah. (Lampiran 9)

P

18. Simpan JW di Pejabat Pentadbiran APB

PE(A)

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN (b). PENYEDIAAN MAKLUMAT JADUAL WAKTU KURSUS

TD(A), KBI(P), KPM, WU, WF

KBAE(P),

1. Terima maklumat (Lampiran 2)

keperluan

pensyarah

dari

Fakulti.

2. Sediakan unjuran bilangan kumpulan untuk setiap kursus. 3. Adakan mesyuarat ATA berdasarkan unjuran. (Lampiran 3) PJJW, JJW, PP(A), PE(A) PP(A), HEA KBI(P), KBAE(P), KPM, WU, WF

4. Memasukkan data ke dalam sistem ICReSS. (Lampiran 4) 5. Muat naik JW ke server UiTM untuk pendaftaran kursus. 6. Penyediaan draf JW.

PJJW, AJKJW, PP(A), PE(A)

7. Cetak JW dan serahkan kepada KBI(P), KBAE(P), KPM untuk disemak.

PP(A), KBI(P), KBAE(P), KPM, WU, WF

8. Pastikan tiada jadual bertindih. Jika berlaku sebarang masalah, rujuk kepada KBI(P), KBAE(P), KPM, WU, WF jika perlu.

TD(A), KBI(P), KBAE(P), KPM, WU

9. Pengesahan JW pensyarah. (Lampiran 5)

AJKJW, WU

10. Edar JW pensyarah berserta dengan memo penyerahan jadual waktu. (Lampiran 6)

P

11. Tandatangan Memo Penyerahan JW. Buat salinan JW dan pamerkan di luar bilik pensyarah.

PE(A)

12. Simpan JW di Pejabat Pentadbiran APB.



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 8/9

21/05/09

7.0 REKOD KUALITI BIL. 7.1

REKOD Pengurusan

NO. RUJUKAN Fail Beban Syarahan Pensyarah 500jadual waktu APB(PT.11/4) pensyarah

LOKASI Pejabat Pentadbiran APB

TEMPOH SIMPANAN 5-7 tahun

7.2

Jadual

Pejabat Pentadbiran APB Pejabat Pentadbiran APB Pejabat Pentadbiran APB Papan kenyataan pelajar di fakulti

2 semester

7.3

waktu Fail Jadual Waktu Pensyarah 500pensyarah APB(PT.114/1) Jadual waktu ICReSS// template APB pensyarah

7.4

Jadual

waktu APB, Fakulti

ruang 7.5

Jadual

waktu APB, Fakulti

pelajar

8.0

1 semester

1 semester

1 semester

LAMPIRAN – (a) JADUAL WAKTU PROGRAM

BIL.

PERKARA

LAMPIRAN

8.1

Carta Alir Prosedur Penyediaan Jadual Waktu Program

Lampiran 1

8.2

Maklumat kursus dan jumlah pelajar

Lampiran 2

8.3

Memo / minit mesyuarat penyediaan jadual waktu

Lampiran 3

8.4

JW Pensyarah yang telah disahkan

Lampiran 4

8.5

JW Ruang yang telah disahkan

Lampiran 5

8.6

JW Pelajar yang telah disahkan

Lampiran 6

8.7

Rekod Penyerahan jadual waktu

Lampiran 7


9.0


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 9/9

21/05/09

LAMPIRAN – (b) JADUAL WAKTU KURSUS

BIL.

PERKARA

LAMPIRAN

9.1

Carta Alir Prosedur Penyediaan Jadual Waktu Kursus

Lampiran 1

9.2

Surat keperluan pensyarah dari Fakulti.

Lampiran 2

9.3

Memo / minit mesyuarat penyediaan jadual waktu

Lampiran 3

9.4

Ringkasan Jadual waktu

Lampiran 4

9.5

Jadual waktu pensyarah yang telah disahkan

Lampiran 5

9.6

Rekod penyerahan jadual waktu

Lampiran 6

KURSUS PK. UiTM APB(O).06

Recommend Documents