AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).26
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
PENGAMBILAN STAF
TARIKH KUATKUASA
: 01/04/07
MUKA SURAT
: 1/10
(TETAP/ KONTRAK) UiTM
PROSEDUR PENGAMBILAN STAF (TETAP/ KONTRAK) UiTM PK. UiTM APB(O).26
Disediakan oleh
Disemak oleh
Diluluskan oleh
T/tangan
Nama
Bosirah Daud
Prof. Madya Hj. Md Noh Nyata
Prof.Madya Datin Dr. Hajibah Osman
Jawatan
Penolong Pendaftar Kanan Pentadbiran
Pensyarah
Dekan
Tarikh
20 Mei 2009
20 Mei 2009
20 Mei 2009
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).26
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
PENGAMBILAN STAF
TARIKH KUATKUASA
: 01/04/07
MUKA SURAT
: 2/10
(TETAP/ KONTRAK) UiTM
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan .
HALAMAN DIPINDA Tarikh
No.
No.
Muka
Pindaan
Para
Surat
Ringkasan Pindaan
Diluluskan
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).26
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
PENGAMBILAN STAF
TARIKH KUATKUASA
: 01/04/07
MUKA SURAT
: 3/10
(TETAP/ KONTRAK) UiTM
BIL.
ISI KANDUNGAN
MUKA SURAT
Muka Hadapan
1
Kandungan
2
Isi Kandungan
3
1.0
Objektif
4
2.0
Skop
4
3.0
Dokumen Rujukan
4
4.0
Definisi
4
5.0
Singkatan
5
6.0
Tanggungjawab dan Tindakan
5
7.0
Rekod Kualiti
6
8.0
Lampiran
8
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).26
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
PENGAMBILAN STAF
TARIKH KUATKUASA
: 01/04/07
MUKA SURAT
: 4/10
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
(TETAP/ KONTRAK) UiTM
1.0
OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan perancangan dan pelaksanaan proses perlantikan staf (tetap/kontrak) dilakukan secara sistematik dan teratur.
2.0
SKOP Prosedur ini adalah meliputi proses menyemak keperluan, menyenarai pendek permohonan, urusan temuduga peringkat pertama dan urusan lapor diri staf.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN
BIL.
NO. RUJUKAN
JENIS
3.1
Perintah AM Bab A
Lantikan dan kenaikan pangkat.
3.2
Pekeliling Perkhidmatan JPA Bil.
Skim Perkhidmatan UiTM dan Penolong
14/2000
Pensyarah UiTM bagi Universiti Teknologi MARA.
Pekeliling Perkhidmatan JPA Bil.
Perlaksanaan Sistem Saraan Malaysia
3.3
4/2000 3.4
Pekeliling Perkhidmatan Bil.
Panduan Perlantikan Pegawai Kontrak
2/2000 3.5
Seksyen 6.2
Sumber Manusia
3.6
Seksyen 6.2.2
Kompetensi, kesedaran dan latihan
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).26
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
PENGAMBILAN STAF
TARIKH KUATKUASA
: 01/04/07
MUKA SURAT
: 5/10
(TETAP/ KONTRAK) UiTM
4.0 DEFINISI BIL.
ISTILAH
4.1 4.2
UiTM Shah Alam JPA
4.3 4.4
JKK Staf Akademik
4.5 4.6
Pensyarah Tetap Pensyarah Kontrak
PENJELASAN Universiti Teknologi MARA, Shah Alam Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan Staf yang dilantik oleh UiTM untuk mengendali aktiviti Pensyarah yang dilantik secara tetap Pensyarah yang dilantik secara kontrak untuk satu tempoh yang tertentu.
4.7
Pensyarah Kontrak Selepas Bersara
Pensyarah yang dilantik selepas bersara wajib untuk satu tempoh yang tertentu.
5.0 SINGKATAN BIL.
SINGKATAN
MAKSUD SINGKATAN
5.1
UiTM
Universiti Teknologi MARA
5.2
APB
Akademi Pengajian Bahasa
5.3
D
Dekan
5.4
TD (Akademik)
Timbalan Dekan (Akademik)
5.5
PP K(Pentadbiran)
Penolong Pendaftar Pentadbiran
5.6
KBI(P)
Koordinator Bahasa Inggeris Pengurusan
5.7
KBI(A)
Koordinator Bahasa Inggeris Akademik
5.8
KBAE(P)
Koordinator Bahasa Asia Eropah Pengurusan
5.9
KBAE(A)
Koordinator Bahasa Asia Eropah Akademik
5.10 KPM
Koordinator Pengajian Melayu
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).26
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
PENGAMBILAN STAF
TARIKH KUATKUASA
: 01/04/07
MUKA SURAT
: 6/10
(TETAP/ KONTRAK) UiTM
5.11 PE(P)
Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)
5.12 TP(P)
Timbalan Pendaftar (Perjawatan)
6.0
Panel Pembangunan Sumber Manusia,Akademi Pengajian Bahasa
PPSM:APB
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
A. Staf Akademik D
1. Kenalpasti keperluan tenaga pengajar mengikut bidang bahasa berdasarkan keperluan di APB, Shah Alam.
PPK (P)
2. Pohon keperluan bilangan pensyarah mengikut bidang bahasa kepada TP(P) untuk tindakan seterusnya. 3. Terima Borang Permohonan Jawatan Pensyarah (Lampiran 2) daripada TP(P) untuk dibuat senarai pendek. KBI(A)/ 4. Semak dan menyediakan senarai pendek calon yang layak.
KBI(P)/ KBAE(P)/
KBAE(A)/
KPM PPK(P)
5. Hantar senarai pendek calon yang layak dan borang berdasarkan permohonan pensyarah ke TP (Perjawatan).
PPK(P)/ PE(P)
6. Buat persediaan untuk temuduga peringkat pertama.
Sediakan kertas kerja Tabung Amanah untuk mendapatkan peruntukan temuduga / gunakan peruntukan keraian APB.
Dapatkan nama staff / pensyarah untuk panel temuduga dari kedua-dua TD dan tentukan tempat temuduga.
Sediakan
surat
perlantikan
Pengerusi,
ahli
panel
dan
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).26
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
PENGAMBILAN STAF
TARIKH KUATKUASA
: 01/04/07
MUKA SURAT
: 7/10
(TETAP/ KONTRAK) UiTM
setiausaha panel temuduga dan ditandatangani oleh D.
Dapatkan kertas soalan ujian bertulis dari KBI(A), KBAE(A), KPM untuk difotostat.
Sediakan peralatan dan fail temuduga yang mengandungi borang permohonan, borang penilaian dan senarai calon.
7. Pastikan calon Bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu menduduki ujian bertulis dengan menggunakan komputer pada hari temuduga. Calon Bahasa Asing tidak perlu menggunakan komputer kerana tiada kemudahan perisian pelbagai bahasa. 8. Pastikan notis makluman kepada calon-calon dipamerkan di papan kenyataan:
Setiausaha Temuduga
Senarai calon mengikut bilik temuduga.
Tempat/bilik ujian bertulis/komputer.
Arahan kepada calon-calon temuduga.
Panel 9. Pastikan bilik temuduga masing-masing kemas dan bersih serta lengkap dengan peralatan yang diperlukan seperti yang tersenarai di dalam surat perlantikan sebagai Setiausaha Panel Temuduga. 10. Dapatkan fail temuduga mengikut panel dari PE(P) dan serahkan kepada Pengerusi Panel Temuduga selewat-lewatnya sehari sebelum hari temuduga. 11. Pastikan calon pergi ke bilik temuduga seperti yang ditetapkan. 12. Dapatkan skrip ujian bertulis/komputer calon-calon mengikut panel temuduga masing-masing dan serahkan kepada Ahli Panel yang terlibat. 13. Dapatkan semua sijil/dokumen asal calon temuduga sebelum memanggil masuk calon ke dalam bilik temuduga.
PPK(P)/ PE(P)
14. Pastikan Pengerusi Panel Temuduga serahkan keputusan selewatlewatnya pada pukul 2.00 petang.
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).26
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
PENGAMBILAN STAF
TARIKH KUATKUASA
: 01/04/07
MUKA SURAT
: 8/10
(TETAP/ KONTRAK) UiTM
15. Serahkan keputusan temuduga kepada TP(P) berserta Borang Laporan Penilaian Temuduga Peringkat Akademi Pengajian Bahasa (Lampiran 3) pada hari yang sama untuk menjalani temuduga peringkat kedua pada keesokan harinya. Setiausaha Temuduga
Panel 16. Hubungi dan maklumkan kepada calon-calon yang berjaya dalam temuduga peringkat pertama. 17. Sediakan fail yang mengandungi maklumat calon-calon yang
PPK(P)/ PE(P)
berjaya ke peringkat kedua untuk tindakan Dekan selanjutnya.
B. Pensyarah Kontrak Selepas Bersara Wajib 1. Mengisi borang permohonan Pensyarah Kontrak Selepas Bersara Staf Yang Bersara Wajib D
Akan
Wajib sekurang-kurangnya enam bulan sebelum tarikh bersara dan hantar kepada Dekan, APB. 2. Arahkan PPK(P) menjemput semua ahli PPSM:APB untuk mesyuarat.
PPSM:APB
3. 19.Menilai dan membuat keputusan untuk menyokong/ tidak menyokong ke atas semua permohonan.
PPK(P)
4. Hantar
semua
borang
permohonan,
senarai
disokong/tidak
disokong dan salinan minit mesyuarat PPSM ke Bahagian Pengurusan Perjawatan, Pejabat Pendaftar. D
5. Menerima surat dari Bahagian Pengurusan Perjawatan untuk hadir ke Mesyuarat Pensyarah Kontrak Selepas Bersara Wajib di peringkat UiTM.
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).26
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
PENGAMBILAN STAF
TARIKH KUATKUASA
: 01/04/07
MUKA SURAT
: 9/10
(TETAP/ KONTRAK) UiTM
C. Staf Pentadbiran 1. Membuat pelunjuran keperluan staf berdasarkan Perancangan PP(P)/ PE(P)/ KIT
Strategik APB. 2. Membuat
Kertas
Kerja
Cadangan
Keperluan
Staf
semasa
penyediaan bajet tahunan. 3. Hantar kertas kerja cadangan ke Bahagian Pengurusan Perjawatan dan Bahagian Belanjawan, Pejabat Bendahari. 4. Terima surat
D
dari
Bahagian
Pengurusan Perjawatan
untuk
pembentangan dan justifikasi permohonan. 5. Terima
salinan
surat
tawaran
jawatan
daripada
Bahagian
Pengurusan Perjawatan.
7.0
REKOD KUALITI
BIL.
REKOD
NO. RUJUKAN
LOKASI
TEMPOH SIMPANAN
7.1
Pengambilan
500.APB.(PT.19/4)
Pejabat Pentadbiran
5-7 tahun
Kakitangan/
APB
Temuduga 7.2
Surat Pensyarah Kontrak
500.APB.(PT19/5/4)
Pejabat Pentadbiran APB
5-7 tahun
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).26
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR
NO. PINDAAN
: 01
PENGAMBILAN STAF
TARIKH KUATKUASA
: 01/04/07
MUKA SURAT
: 10/10
(TETAP/ KONTRAK) UiTM
8.0
LAMPIRAN
BIL.
PERKARA
LAMPIRAN
8.1
Carta Aliran Prosedur Pengambilan Staf (Tetap/Kontrak) UiTM
Lampiran 1
8.2
Contoh Borang Permohonan Jawatan Pensyarah UiTM
Lampiran 2
8.3
Borang Laporan Penilaian Temuduga Peringkat Akademi Pengajian Lampiran 3 Bahasa
