MANUAL PROSEDUR LAYANAN KERJASAMA DENGAN PIHAK LUAR
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Malang 2015
i
Manual Prosedur Layanan kerjasama Dengan Pihak Luar Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
: : : :
00606 06058 1 1 agustus 2015 Ketua Unit Jaminan Mutu ttd Eddi Basuki Kurniawan ST., MT. NIP. 19740924 200312 1 003 Manager Representative
Dikendalikan oleh
Disetujui oleh
ttd
:
Ismu Rini Dwi Ari ST., MT. PhD NIP. 19681221 199903 2 001 Ketua Jurusan ttd Dr. A. Wahid Hasyim MSP NIP. 19651218 199412 1 001
ii
Daftar Isi Tujuan ....................................................................................................................................... 1 Ruang Lingkup ........................................................................................................................... 1 Definisi ....................................................................................................................................... 1 Rujukan ...................................................................................................................................... 1 Garis Besar Prosedur ................................................................................................................... 1 Bagan Alir ................................................................................................................................... 2 Lampiran .................................................................................................................................... 3 1. Surat Kesediaan Layanan Kerjasama (00009 02006 01) …........................................................... 3 2. Borang Evaluasi Kepuasan Stakeholders (00009 02006 02) ……................................................... 4 3. Borang Umpan Balik Pemateri/Narasumber/Tenaga Ahli (00009 02006 03)……............................. 5
iii
Tujuan
Memberikan pedoman bagi personalia UJM Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya (PWK FTUB) dalam memberikan pelayanan kerjasama bidang perencanaan wilayah dan kota kepada masyarakat.
Melayani serta melaksanakan suatu kegiatan yang berkaitan dengan kerjasama dalam lingkup internal maupun eksternal yang dalam hal ini berkaitan dengan pengembangan sumber daya serta melakukan pengkajian untuk memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan pengembangan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat di PWK UB maupun dengan instansi di luar UB.
Ruang Lingkup Ruang lingkup kerjasama ini diantaranya mempromosikan Jurusan PWK ke Instansi terkait, merancang Surat Perjanjian Kerjasama dan MOU dengan instansi pendidikan, swasta, pemerintah atau masyarakat yang ingin melakukan kerjasama dalam bidang pengembangan sumber daya dan perencanaan wilayah dan kota.
Pihak yang terlibat a. Ketua Jurusan b. Sekretaris Jurusan c. Kepala Laboratorium dan Studio d.
Instansi, Instansi Pendidikan, swasta, pemerintah dan masyarakat.
Rujukan 1.
Manual Mutu PJM UB (00009 01000)
2.
Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional
3.
Instrumen Akreditasi BAN-PT
Garis Besar Prosedur 1.
Pengguna jasa (Instansi Pendidikan, swasta, pemerintah dan masyarakat) mengajukan permohonan pelayanan kerjasama kepada Jurusan PWK FTUB
2.
Ketua UJM menerima permintaan pelayanan kerjasama dan merujuk permohonan Laboratorium terkait
3.
Kepala Laboratorium dan Pengguna jasa (Instansi Pendidikan, swasta, pemerintah dan masyarakat) merancang format/ draft surat perjanjian kerjasama / kontrak kerja/ MOU dengan Instansi terkait yang akan melakukan kerjasama dengan Jurusan PWK
4.
Ketua Jurusan PWK memberikan pengarahan yang diperlukan untuk menyempurnakan rancangan surat kerjasama / perjanjian atau MOU sehingga layak untuk digunakan
1
5.
Ketua Jurusan PWK dapat langsung memberikan persetujuan mengenai rancangan surat perjanjian MOU tersebut atau menolaknya. Apabila ditolak maka rancangan tersebut dikembalikan ke Kepala Laboratorium guna untuk diperbaiki, dan apabila disetujui maka dapatditindaklanjuti dengan pengedaran surat perjanjian atau MOU tersebut ke Pengguna jasa yang bersangkutan.
6.
Bila Pengguna Jasa mensyaratkan surat perjanjian atau MOU tersebut ditandatangani oleh unit kerja yang lebih tinggi (misalnya Fakultas, Universitas, LPPM atau BPP FT), maka Kepala Laboratorium membawa draft surat perjannian / MOU ke unit kerja tersebut setelah mendapat paraf dari Ketua Jurusan PWK. Selanjutnya proses penandatanganan surat kerjasama / MOU tersebut mengikuti prosedur di unit kerja tersebut.
7.
Melaksanakan penandatanganan surat perjanjian atau MOUdengan Instansi yang bersangkutan.
8.
Melaksanakan program kerjasama dan mengikuti ketentuan di surat perjanjian kerjasama / kontrak kerja/ MOU, rencana kerja atau kerangka acuan kerja sama yang telah disetujui oleh keduabelah pihak.
9.
Kepala Laboratorium memberikan laporan kemajuan dan laporan akhir kerjasama ke kKetua Jurusan PWK
Bagan Alir
Mulai Ketua Jurusan dan Kepala Laboratorium
Menerima permintaan layanan kerjasama
Surat permohonandan kesedian kerjasama kerjasama
Ketua Jurusan dan Kepala Laboratorium
Menyusun draft kerjama/ kontrak kerja / MOU
Surat kesediaan layanan kerjasama 00009 02006 01
Ketua Jurusan dan Kepala Laboratorium
Menentukan sumber daya yang terlibat
Kepala Laboratorium dan SDM lain yang terlibat
Melaksanakan kegiatan pelayanan kerjasama
- Borang evaluasi kepuasan
Ketua Jurusan dan Kepala Laboratorium
stakeholders
Melakukan evaluasi pelayanan kerjasama
Selesai 2
00009 02006 02 - Borang Umpan Balik Tenaga Ahli 00009 02006 03
Lampiran 1.
Surat Kesediaan Layanan Konsultasi (00009 02006 01)
No. : ..... /UJM_PWKFTUB/..../…… Lampiran : Hal : Kesediaan Memberikan Layanan Konsultasi Kepada Yth. Ketua Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Malang Menindaklanjuti permohonan Saudara melalui surat No. ………………………, tertanggal …………………………, perihal permohonan konsultasi, maka bersama ini disampaikan bahwa pada prinsipnya kami bersedia memberikan layanan yang dimaksud. Mengingat padatnya jadwal kegiatan Unit Jaminan Mutu Jurusan Perencanaan wilayah dan kota, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya (UJM PWK FTUB), maka kami memberikan alokasi waktu pada, Hari/Tanggal
: ……………, …………………………………
Pukul
: ………………………………
Tempat
: ………………………………
Demikian atas perhatian dan kesediaan saudara diucapkan terima kasih.
Malang, …………………………… Ketua UJM
………………………………………… NIP. ………………………………… Tembusan: 1. Arsip
3
2.
Borang Evaluasi Kepuasan Stakeholders (00009 02006 02)
Kuisioner Kepuasan Stakeholders UNIT JAMINAN MUTU Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Mohon diberi tanda centang () pada nilai 1 sampai 5 di kolom jawaban dengan keterangan sbb: 1) Sangat tidak penting; 2) Tidak penting; 3) Cukup penting; 4) Penting; 5) Sangat penting Nama
:
Instansi / Jabatan
:
No A.
Skala Penilaian
Uraian
1
Sistem Penjaminan Mutu di Jurusan PWK 1 2
Ketersediaan informasi mengenai sistem penjaminan mutu di jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Upaya jurusan untuk meingkatkan kualitas mutu pelayanan kepada masyarakat Pendapat saudara/i mengenai Jurusan PWK FTUB dalam hal: a. Peningkatan sarana dan prasarana b. Pelatihan peningkatan keahlian c. Ragam kurikulum
3
d. Website Jurusan e. Website Penjaminan Mutu (PJM/GJM/UJM) f. Kerjasama lintas jurusan g. Kerjasama dengan instansi pemerintah h. Kerjasama dengan swasta/konsultan Bentuk pengabdian yang sangat anda butuhkan dalam unit kerja anda: a. Pemberdayaan ekonomi masyarakat
4
b. Pengembangan dan pembangunan infrastruktur c. Konservasi dan pelestarian lingkungan d. Lainnya (…………………………………………………………………………….)
B.
Sistem Pelayanan konsultasi di Jurusan PWK 1 2 3 4 5
Ketersediaan tim yang mengerti permasalahan mendasar di bidang social kemasyarakatan Ketersediaan tim yang menguasai materi terkait pembangunan infrastruktur Ketersediaan tim yang memahami konteks konservasi dan pelestarian lingkungan serta prinsip pembangunan yang berkelanjutan Kemampuan tim untuk berkomunikasi serta melakukan pendekatan kepada masyarakat dengan baik Kinerja tim UJM yang professional dan memudahkan kerjasama
Komentar Lainnya (jika ada):
4
2
3
4
5
3.
Borang Umpan Balik Pemateri/Narasumber/Tenaga Ahli (00009 02006 03)
Lembar Umpan Balik
Pemateri/Nara Sumber/Tenaga Ahli Sistem Penjaminan Mutu di Perguruan Tinggi Kami telah berusaha untuk menjamin kegiatan yang dirancang dan dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan Saudara, akan tetapi selalu masih ada peluang untuk meningkatkan perbaikan. Untuk itu, Saudara dimohon kesediaan waktu untuk mengisi lembar umpan balik ini tentang apa yang telah terjadi agar penyelenggaraan kegiatan ini menjadi lebih baik lagi di masa yang akan datang. UJM PWK FTUB menjadikan umpan balik ini sebagai bagian dari management review dan program continual improvement. Terima kasih atas kesediaan Saudara mengisi lembar umpan balik ini.
Mohon diberi tanda centang () pada nilai 1 sampai 5 di kolom jawaban. Nama Pemateri/Nara Sumber/Tenaga Ahli : ................................... Variabel Penilaian Kemudahan mendapat informasi & jawaban dari Sekretariat UJM Kesesuaian materi konsultasi dengan tujuan kegiatan Penguasaan pemateri/nara sumber/tenaga ahli pada materi kegiatan Kemudahan peserta memahami penjelasan yang diberikan Penyampaian jawaban atas pertanyaan Bantuan pemateri/nara sumber/tenaga ahli untuk kemajuan imasyarakat Ketepatan alokasi waktu sesuai perencanaan Keramahan dan kesopanan Saran:
Sangat Buruk
Buruk
Cukup
Baik
Sangat Baik
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
1
2
3
4
5
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
Tanggal : ................................... 2011 Institusi : ................................... Jabatan : ................................... Nama : ...................................
5
