A. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar )

DATA PENULIS

Nama Lengkap

: Otman Awih

Alamat di Bandung

: Jl. Babakan Sukaresik 1 no 1

Alamat Asal

: Jl. Lingkungan II, RT 54, RW 16, Sukajadi, Talang Kelapa, Musi Banyu Asin, Sumatera Selatan

No Telp Bandung

:-

No Telp Asal

: (0711) 432259

No Handphone

: 08562136018

Alamat Email

: Otman_Awih’[email protected]

Pendidikan

: SMU Xaverius 1 Palembang Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha

Nilai TA

: 3,6 (A)

Tanggal USTA

: 15 Maret 2005

BAB 4 PENGUMPULAN DATA

A. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar )

3 4 Pem ohon

1, 4

KaBPG

2, 5

6

Kabag. Kerum ahtanggaan 1


7

Teknisi LIstrik

G ambar E-1 Bagan Alir Inform asi Usulan Prosedur Pem injam an Ruangan ( Pihak Dalam )

Keterangan : 1 : Permintaan FPR 2 : FPR ( 3 rangkap ) 3 : Penandatanganan FPR 4 : FPR yang sudah ditandatangani 5 : FPR rangkap ke-1 6 : FPR rangkap ke-3 7 : Jadwal pemakaian ruang

4-1


4-2

B. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar ) 4

Pem ohon

3

Sekretariat (Bag.Agenda)

3

Rektor

1, 6 2, 7, 9, 10 12

Koster

5

11

Kabag. ME


KaBPG

8

Gam bar E-2 Bagan Alir Inform asi Prosedur Pem injam an Ruang (Pihak Luar)

Keterangan : 1 : Menanyakan ruangan

8 : Meminta tandatangan FPR

2 : Note kondisi ruangan

9 : FPR yang sudah ditandatangan

3 : Proposal & note kondisi ruangan

KaBPG

4 : Surat & lampiran biaya

10: FPR rangkap ke-1

5 : Surat disposisi

11: FPR rangkap ke-3

6 : Meminta FPR

12: Note jadwal pemakaian sound

7 : FPR (3 rangkap)

system


4-3

C. Prosedur Usulan Pemakaian Sound System

Kabag. ME

1

Teknisi Electrical

G am bar E-3 Bagan Aliran Inform asi Prosedur Pemakaian Sound System

D. Prosedur Usulan Pemakaian Ruangan

1 Pihak Pem ohon

Koster 1

Gambar E-4 Bagan Alir Informasi Prosedur Pemakaian Ruangan

Keterangan : 1 : Formulir Peminjaman ruangan

E. Prosedur Usulan Penambahan Titik Lampu 10 9

Pem ohon

1

KaBPG

3

Kabag. Pem eliharaan Fisik Gedung

2 5 4

Kabag. ME

7

6

8, 10 10

Kaur Adm inistrasi

10

Kaur Gam bar

Teknisi

Gambar E-5 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan Titik Lampu


4-4

Keterangan : 1 : Surat permohonan

6 : Kabag. Pemeliharaan

2 : Meminta Kabag. ME

Fisik Gedung mengutus

untuk mengkoordinir

bawahannya

3 : Meminta Kabag.

7 : Mengutus teknisi

Pemeliharaan Fisik

untuk membantu

Gedung untuk membantu

8 : Meminta komponen

4 : meminta tandatangan

9 : Meminta tandatangan

FPP I

FPP II

5 : FPP yang

10: FPP yang

ditandatangani I

ditandatangani ke-2

F. Prosedur Usulan Gangguan Listrik 10 9

Pem ohon

1

KaBPG

3

Kabag. Pem eliharaan Fisik Gedung

2 5 4

Kabag. ME

7

6

8, 10 10

Kaur Adm inistrasi

10

Kaur Gam bar

Teknisi

Gambar E-6 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan Titik Lampu


3 : Meminta Kabag.

2 : Meminta Kabag. ME

Pemeliharaan Fisik

untuk mengkoordinir

Gedung untuk membantu 4 : meminta tandatangan FPP I


4-5

5 : FPP yang

9 : Meminta tandatangan

ditandatangani I

FPP II

6 : Kabag. Pemeliharaan

10: FPP yang

Fisik Gedung mengutus

ditandatangani ke-2

bawahannya 7 : Mengutus teknisi untuk membantu 8 : Meminta komponen

G. Usulan Prosedur Pemeliharaan Lift 1 13

Teknisi Subkontraktor 12

7

4, 5

Pihak bagian Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System

2, 3

Pihak Satpam GAP

Pihak Perusahaan

8

KaBAU

6 11

Kaur Adm inistrasi


10

8

Gambar E-7 Bagan Alir Informasi Prosedur Pemeliharaan Lift

Keterangan : 1 : Melaporkan mau mengecek lift

9 : Menelepon perusahaan untuk

2 : Meminta mematikan lift

memperbaiki lift

3 : Meminta menghidupkan lift

10: Mengutus teknisi untuk

4 : FWOS rangkap ke-3 dan FCBR

memperbaiki lift

rangkap ke-3

11: Membayar biaya perbaikan

5 : Memberitahu ada kerusakan lift

12: Kwitansi

6 : Menginginkan perbaikan lift 7 : Melapor pada perusahaan 8 : PO


4-6

H. Usulan Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran

Pihak Pem adam Kebakaran

1

Kabag. ME

3, 5 2

Kaur Adm inistrasi 4

Gambar E-8 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran

Keterangan : 1 : Surat Pemberitahuan

4 : Membayar Pengecekan

2 : Meminta membuat PPD

5:Kwitansi

3 : Struk Biaya

I. Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran

Pihak Pelatihan Pem adam Kebakaran (PPPK)

1 KaBPG

3

Kaur Adm inistrasi

2

7

5, 6

Pihak Kepala Tiap Biro dan TU

4

Gambar E-9 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran

Keterangan : 1: Menelepon PPPK

2 : Proposal


4-7

3 : Meminta buat surat pelatihan

4 : Surat pelatihan

pemadam kebakaran 5 : Mengutus orang untuk dilatih

7 : Kwitansi

6 : Membayar pelatihan

J. Usulan Prosedur Perawatan APAR 1 Kabag. ME

Kaur Adm inistrasi 2

Gambar E-10 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Peraw atan APAR

Keterangan : 1 : Meminta Membuat PPD

2 : Menyerahkan uang

K. Usulan Prosedur Perawatan Genset

Teknisi Mechanical

5

1

4

Kabag. ME

3

2

5

SPBU

Kaur Adm inistrasi

Gambar E-11 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Peraw atan Genset

Keterangan : 1 : Meminta uang kepada Kabag ME

4 : Membeli oli

2 : Meminta membuat PPD

5 : Nota

3 : Memberi uang


4-8

L. Usulan Prosedur PPD

3

Sekretariat Rektorat

2

4

4

8 KaBPG

Kaur Gam bar

Bagian Keuangan

1, 6

7

9 Bagian Kasir

5, 11 10

Pem bantu Rektor II

Gambar E-12 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur PPD

Keterangan : 1: PPD ( rangkap 4 ) 2 : PPD yang sudah ditandatangani oleh KaBAU 3 : Mengecek keuangan di Bag. Keuangan 4 : PPD yang sudah diisi bag. Keuangan 5 : PPD rangkap ke-1 6 : FIPU (rangkap 2) 7 : FIPU rangkap ke-1 yang sudah ditandatangani oleh KaBPG 8 : FIPU rangkap ke-2 yang sudah ditandatangani oleh KaBPG 9 : Menyerahkan uang 10: Kwitansi 11: PPD (rangkap 4) yang sudah diisi oleh bagian keuangan dan Surat Disposisi


4-9

M. Usulan Prosedur Perbaikan Air Mati

KaBPG

3

8

Pem ohon

8

1

7

Kaur Adm inistrasi

2

Kabag. ME

6

4 5 4

Teknisi

Teknisi Electrical

Teknisi Mechanical

Gambar E-13 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Air M ati

Keterangan : 1 : Menghubungi BPG

5 : Melaporkan hasil perbaikan

2 : Menkonfirmasi masalah

6 : FPP

3 : Melapor permasalahan

7 : Meminta tandatangan FPP

4 : Bekerja sama dengan bawahan

8 : FPP yang sudah ditandatangani


4-10

N. Usulan Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing

Pem ohon

1

Kaur Adm inistrasi

2

Kabag. ME

5 6

3, 4

Kaur Gam bar

6

Teknisi Mechanical

Gambar E-14 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing

Keterangan : 1 : Menghubungi BPG

4 : FPP

2 : Mengkonfirmasi masalah

5 : Meminta tandatangan FPP

3 : Mengkoordinir bawahan

6: FPP yang sudah ditandatangan

O. Usulan Prosedur Penerimaan FPP

1 Kaur Gam bar

KaBPG 1

1 Kaur Adm inistrasi

Gambar E-15 Bagan Alir Usulan Prosedur Penerimaan FPP

Keterangan : 1 : FPP


4-11

P. Usulan Prosedur Pembuatan Laporan Debt Air

1

Dinas Pertam bangan

Kabag. ME 2

Gambar E-16 Usulan Prosedur Pembuatan Laporan Debit Air

Keterangan : 1 : Meminta laporan debit air 2 : Memberikan laporan debit air

Q. Usulan Prosedur Pembuatan Partisi / Ruangan 13

1

3, 17

Pem ohon

PR II

Kaur Adm inistrasi

2

6

14,18

20, 23

Sub-kontraktor

10

19

Kaur Gam bar

Kabag. ME dan Pem eliharaan Fisik Gedung

7 9

4, 12, 18, 22, 27

5, 22

3, 17, 26

KaBPG

8

24

11 15 21 28

Gambar E-17 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pembuatan Partisi/Ruangan

Keterangann: 1 : Surat permohonan (SP)

7 : Gambar

2 : LD & SP penolakan

8 : Melaporkan hasil

3 : LD, SP pengerjaan

9 : Meminta menghubungi sub-

4 : Koordinasi kunjungan

kontraktor

5 : LD & SP fotokopi

10: RAB

6 : Menanyakan spesifikasi pekerjaan

11: Copy RAB


4-12

12: Meminta mengajukan RAB

20: Melakukan pengawasan

13: LD, SP, RAB

21: Laporan opname

14: LD

22: Kwitansi & BAS 2

15: Negoisasi ulang RAB

23: BAS 1

16: Melakukan kesepakatan dengan

24: Menyerahkan kunci ruangan

RAB

25: Tanda terima dan berita Acara

17 RAB & LD

26: Berita acara yang ditandatangan

18 Meminta membuat PPD

27: Tanda terima dan berita acara

19 RAB & LD fotokopi

yang sudah ditandatangan

R. Usulan Prosedur Keadaan Darurat

Pihak Keam anan

1


2

Pihak yang bersangkutan

Gambar E-18 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Keadaan Darurat

Keterangan : 1 : Menelepon Koster

2 : Menelepon pihak yang bersangkutan


4-13

S. Usulan Prosedur Perawatan AC

1 Teknisi AC

6

4, 5

Kabag. ME

3

2

Kaur Administrasi

Teknisi Electrical

Gambar E-19 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perawatan AC

Keterangan : 1 : Melapor mau servis AC 2 : Meminta Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System 3 : Membayar servis 4 : Membayar servis dan perbaikan 5 : Kwitansi

T. Usulan Prosedur Penambahan Extention

1 Pemohon

1 PR II

2

KaBPG 5

1, 3 3, 6 Teknisi Electrical

Kabag. ME

4

4, 7

Gambar E-20 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan Extention


2 : Surat penolakan


4-14

3 : Meminta untuk mengecek line

6 : Memberitahukan untuk

4 : Memberitahukan hasil

mengerjakan line

pengecekan line

7 : Melaporkan hasil pengerjaan

5 : Surat disposisi yang sudah diisi

line

KaBPG

U. Usulan Prosedur Perawatan Penangkal Petir dan CCTV

1

Pihak yang m em perbaiki

Kabag. ME 2

4 3 Kaur Adm inistrasi 5

Gambar 21-E Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV

Keterangan : 1 : Menghubungi pihak yang memperbaiki 2 :Nota biaya 3 : Membayar perbaikan

V. Usulan Prosedur Kehilangan Kunci

W.

4 : Kwitansi

Kabag. ME

Mulai

Teknisi Electrical

Daftar pem akaian sound system

A-1

Mem asukan data

Hari yang ditentukan?

Bukan Selesai

Iya Mem print data

Mengatur sound system

Daftar pem akaian sound system Belum Acara selesai ?

Sudah Mem beresk an sound system

Selesai

Gambar D-4 Flow Chart Prosedur Usulan Pemakaian Sound System

BPG Pem ohon Kaur Adm inistrasi

M ULAI

FPP

menemukan kerusakan fisik gedung

mengisi FPP pada kolom bagian atas

Ka.BPG

Kaur Gam bar

Kabag ME

FPP

FPP

FPP

M emeriksa FPP, mengisi pendistribusian & mengkoordinasikan pekerjaan

Input FPP

Kabag Pem eliharaan Fisik Gedung

M engisi perkiraan w aktu pekerjaan di FPP

FPP FPP

Hard disk

FPP

M elakukan kunjungan ke pemohon dengan membaw a FPP

FPP

M enganalisis kerusakan/ pergantian

M embutuhkan bagian Listrik

YA TIDAK

M enghubungi Kabag M E untuk melakukan pekerjaan perbaikan

M enyuruh pekerja harian untuk membantu

M emberi instruksi perbaikan ke pekerja harian

A

M emerlukan permintaan barang ?

YA

Prosedur Permintaan Barang dan Pemesanan Barang ke Toko

TIDAK

T eknisi Listrik mengkoordinasi pekerja harian untuk melaksanakan perbaikan dan memberikan FPP ke pekerja harian

FPP A

FPP M elaksanakan pekerjaan perbaikan M engaw asi pekerjaan Pekerja harian

FPP

Setelah pekerjaan selesai, melaporkan ke Kabag M E dan menyerahkan FPP

M emeriksa hasil akhir pekerjaan

FPP

Pekerjaan ok?

YA

FPP

M engisi w aktu penyelesaian, penggantian material dan menandatangani FPP

FPP

M enyerahkan pada pemohon untuk diisi dan ditandatangani Berita Acara

FPP

M engisi & Tanda tangan berita acara

FPP

FPP

FPP

FPP

Prosedur Penerimaan FPP

Keterangan : FPP = Formulir Permohonan Perbaikan FKKU = Formulir Kunjungan Ke User

Gambar D-5 Flow chart Usulan Prosedur Penambahan Titik Lampu

BPG Pem ohon Kaur Adm inistrasi

M ULAI

FPP

menemukan kerusakan fisik gedung

mengisi FPP pada kolom bagian atas

Ka.BPG

Kaur Gam bar

Kabag ME

FPP

FPP

FPP

M emeriksa FPP, mengisi pendistribusian & mengkoordinasikan pekerjaan

Input FPP

Kabag Pem eliharaan Fisik Gedung

M engisi perkiraan w aktu pekerjaan di FPP

FPP FPP

Hard disk

FPP

M elakukan kunjungan ke pemohon dengan membaw a FPP

FPP

M enganalisis kerusakan/ pergantian

M embutuhkan bagian Listrik

YA TIDAK

M enghubungi Kabag M E untuk melakukan pekerjaan perbaikan

M enyuruh pekerja harian untuk membantu

M emberi instruksi perbaikan ke pekerja harian

A

M emerlukan permintaan barang ?

YA

Prosedur Permintaan Barang dan Pemesanan Barang ke Toko

TIDAK

T eknisi Listrik mengkoordinasi pekerja harian untuk melaksanakan perbaikan dan memberikan FPP ke pekerja harian

FPP A

FPP M elaksanakan pekerjaan perbaikan M engaw asi pekerjaan Pekerja harian

Setelah pekerjaan selesai, melaporkan ke Kabag M E dan menyerahkan FPP

FPP

M emeriksa hasil akhir pekerjaan

FPP

Pekerjaan ok?

YA

FPP

M engisi w aktu penyelesaian, penggantian material dan menandatangani FPP

FPP

M enyerahkan pada pemohon untuk diisi dan ditandatangani Berita Acara

FPP

M engisi & Tanda tangan berita acara

FPP

FPP

FPP

FPP

Prosedur Penerimaan FPP

Keterangan : FPP = Formulir Permohonan Perbaikan FKKU = Formulir Kunjungan Ke User

Gambar D-6 Flow chart Usulan Prosedur Gangguan Listrik

Teknisi Sub-kontraktor

Mulai

Teknisi Electrical

Pihak Satpam GAP

Kabag. ME

Pihak Perusahaan

Meminta satpam GAP untuk mematikan salah satu lift yang tidak ada orang

Mematikan salah satu lift yang tidak ada orangnya

C

H

FCBR 3 Melapor bahwa mau mengecek lift kepada kasubag. Listrik, Genset, Telepon, Sound System

Membuat PO

Kaur Administrasi

I

K

PO Membuat PPD

FWOS 3

A D

Meminta satpam GAP untuk menghidupkan lift Menghidupkan lift

A

KaBPG

PO

J

Prosedur PPD

E

B Melakukan pengecekan

F

I

Mau memperbaiki ?

B

Menuliskan hasil pengecekan di FCBR & FWOS

Rp

Tidak L

Selesai M

Ya O G

FCBR 3

Mengirim teknisi untuk memperbaiki Membayar uang sejumlah yang ada di PO

J

FCBR 2 FCBR 1

N PO

FWOS 3

C

Rp

FWOS 2 FWOS 1

P Memfotokopi PO

D Q Meminta Kaur Administrasi untuk membuat PPD

Kwitansi

E K

Ada kerusakan ?

Tidak Selesai

Ya

Selesai L

Memberitahu kepada Kabag. kerumahtanggaa 1 ada kerusakan dan biaya yang diperlukan untuk memperbaiki

Menelepon perusahaan untuk melakukan perbaikan

F M

G

Melapor kepada perusahaan

H

N

Melakukan perbaikan

O

P

Rp

Membuat Kwitansi

Note : Kwitansi

Q

PPD : Permohonan Penggunaan Dana FCBR : Formulir Call Back Report FW OS : Formulir W ork Order Servis PO : Purchase Order

Gambar D-7 Flowchart Prosedur Usulan Pemeliharaan Lift


Kabag. ME

Mulai Surat Pem beritahuan Surat Pem beritahuan

A

Kaur Adm inistrasi

Mem inta Kaur Adm in. untuk m em buat PPD

Mem buat PPD

Prosedur PPD

A

Rp Melakukan Pengecekan B

Struk biaya Struk biaya

B

C

Mem bayar biaya pengecekan

Rp Rp

Mem buat Kwitansi pem bayaran

C D

Kwitansi Kwitansi

D

Mulai

Gambar D-8 Flow chart Prosedur Usulan Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran

P Ihak Pelatihan Pem adam Kebakaran (PP PK)

Mulai

A

Mem buat proposal

Pihak K epala Biro-Biro & Kepala TU Tiap Jurusan

KaB PG

B

Sudah 6 bulan ?

D

Tidak

Tidak m em ang gil P PPK

Surat pelatihan

Ya

Proposal

Kaur Adm inistrasi

C

Mem buat surat pelatihan

Mem an ggil PP PK Mengutus orang yang m au dilatih

Surat pelatihan

Mem buat PPD

A D

Prosdur PPD

E E Proposal Rp Mengadakan pelatihan

F

Setuju ?

F

Tidak

B

Ya Mem inta Kaur Adm in. untuk m em buat surat pelatihan dan m em buat PPD

G

Rp

Mem bayar P elatihan

C

Mem buat kw itansi

Rp

G

H

Kwitansi

Selesai

K witansi

H

Gambar D-9 Flow chart Prosedur Usulan Pelatihan Pemadam Kebakaran

Kabag. ME

Kaur Adm in

A

Mulai

Mem buat PPD

Pengece kan

Prosedur PPD

Sudah saat pengisiaan ?

Selesai Rp

Mem inta Kaur Adm in m em buat PPD A

Rp

Melakukan pengisian

Selesai

Gambar D-10 Flow chart Prosedur Usulan Peraw atan APAR

Teknisi Mechanical

Kabag. ME

Kaur. Administrasi

SPBU

C Mulai

A

3,5 hari ?

Selesai Belum

Meminta Kaur. Admin untuk membuat PPD

Membuat PPD

Prosedur PPD

Rp

Membuat nota tanda pembelian

Ya Nota

Memanaskan mesin

Rp

D B 6 Bulan ?

Belum

Selesai Nota

Ya Meminta uang kepada Kabag. Kerumahtanggaan 1

E

A

B

Rp

Membeli oli di SPBU

Rp

C

D

Nota

E

Mengganti Oli

Selesai

Gambar D-11 Flowchart Prosedur Usulan Perawatan Genset

Teknisi Listrik

Mulai

Listrik padam ?

Tidak

Selesai

Ya

Menghid upkan Genset

Genset nyala

Listrik m enyala ?

Tidak

Ya

Mem atik an genset

Selesai

Gambar D-12 Flow chart Prosedur Usulan M enghidupkan Genset

Kaur Adm inistrasi

Kepala BPG

Sekretariat Rektor

A

B

M ulai

PPD 3 PPD 2 P PD 1 PPD

Pem bantu Rektor II

C

4 PPD 3 P PD 2 PPD 1 PPD

Bagian Kasir

E

L

4

PPD 3 PPD 2 PPD 1 PPD

M engisi PPD

Bagian Keuangan

4

2

4



FIPU

4 M enandatang ani PPD


M eminta tanda tangan KaBAU

M engecek apakah ada dana d ibag. keuangan dg n memb aw a PP D

4


M engisi po s anggaran d i PPD


C 4

4

M enyerahkan uang sebesar diPPD

M engecek PPD

4

Tidak

Rp

Tidak Pe nting ?

Ada dana ?

Ya F

N

B

PPD 3 PP D 2 PPD 1 PPD

Ya G K

D

Tida k

Sesuai RAB ?

D

Tidak Ya

FIPU FIPU

J


1

4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 PPD

O

Ya

A 2

Kebijaksan aan PR II

4

H

Kw itansi

1

PP D

M enandatang ani FIPU

E

J Selesai

M e ngisi FIPU 2 FIPU FIPU

FIPU FI PU

1

L F

G

H

2 1

M emuat surtat disposisi

M

K

N

1 M

FI PU

PPD 3 PPD 2 PPD 1 PPD Surat disposisi

Rp

M embua t Kw itans i

I

I

PPD 3 PPD 2 PPD 1 PPD Surat disposisi

4

Kw itans i

O

Selesai

Gambar D-13 Flow chart Prosedur Usulan Pengambilan PPD

4

BPG Pem ohon Kaur Adm inis tr asi

Ka.BPG

Kabag M E

M e n e r im a M U L AI

in fo r m a s i la n g s u n g

M e m e r ik s a p o m p a a ir , ls itr ik , r e s e r v o a r d a n

menghubun gi Ka b a g M E

p lu m b in g

Air M a ti Ke r u s a k a n p o m p a a ir ? Me n g h u b u n g i BPG YA M e n g g a n ti p o m p a a ir y a n g r u s a k deng an pompa c adangan

M e n g is i la p o r a n in v e n ta r is p o m p a d a n m e n c a ta t k o n d is i s e k a r a n g

A

YA

Po m p a d a p a t d ip e r b a ik i ?

T ID AK

M e la p o r k a n k e Ka .BPG m e n g e n a i s p e s ifik a s i

T ID AK

k erus ak an dan m e m b e r ik a n a lte r n a tiv e p e r b a ik a n k e b e n g k e l

D is e tu ju i?

Me mb a w a p o mp a u n tu k d ip e r b a ik i d i Be n g k e l

YA

T ID AK Po m p a s u d a h d ip e r b a ik i k e m u d ia n SEL ESAI

d is im p a n m e n ja d i pompa c ad angan

SEL ESAI

Ke r u s a k a n L is tr ik ?

T eknis i Elek tr ical YA

T ID AK

Be r s a m a - s a m a T e k n is i L is tr ik

M e la k u k a n p e r b a ik a n

R e s e r v o a r a ir

Pe k e r ja a n s e le s a i

k os ong?

A

YA

M e m b e r ita h u k e p e m o h o n b a h w a a ir tid a k te r s e d ia d i r e s e r v o a r d a n h a ru s me n u n g g u s a mp a i

T ID AK

r e s e r v o a r te r is i k e m b a li

SEL ESAI

Ke r u s a k a n

A

p lu m b in g

T eknis i M echanical

Be r s a m a - s a m a d e n g a n T KT b a g ia n p lu m b in g m e la k u k a n

M e la k s a n a k a n p e k e r ja a n

p e r b a ik a n

M e m e r ik s a p e k e r ja a n

p e r b a ik a n

Se te la h p e k e r ja a n s e le s a i, m e la p o r k a n k e k abag

Pe k e r ja a n ok ?

B

T ID AK

Ke te r a n g a n : F PP = F o r m u lir Pe r m o h o n a n Pe r b a ik a n

G ambar D -14 Flow Chart Pros e dur Us ulan Pe rbaik an Air M ati (A)

BPG Pem ohon Kaur Gam bar

Kabag M E

Teknisi M echanical / Electrical

A

me n g is i FPP p a d a k o lo m b a g ia n a ta s me n g e n a i k e r u s a k a n y a n g te la h te r ja d i & me min ta p e k e r ja h a r ia n u n tu k

B

me mb e r ik a n FPP k e Ka b a g Ke b e r s ih a n

FPP

FPP

Me mb e r ik a n FPP FPP

k e p e mo h o n u n tu k d iis i & d ita n d a ta n g a n i

Me n g is i d a n me n a n d a ta n g a i Be rita Ac a r a (FPP)

FPP

FPP

FPP

FPP

1 Ke te r a n g a n : FPP = Fo r mu lir Pe r mo h o n a n Pe r b a ik a n

Gambar D -15 Flow Chart Prose dur Usulan Pe rbaikan Air M ati (b)

Pemohon Kaur Administrasi

MULAI

menemukan kerusakan y a ng berhubungan dengan saluran air/pipanisasi (plumbing)

M enghubungi BPG

M ene rima infor masi langs ung meng hubungi Kabag M E

Kaur Gam bar

1

M enerima FPP yang sudah dikerjakan dari Pekerja harian dan

Dinas Perta

MUL

Mem laporan air U setiap b

Pemohon

PR II

SP

MULAI

Mengajukan surat permohonan untuk pembuatan partisi ke Rektorat (PR II)

Surat Permohonan dievaluasi

SP Disetujui?

Pemohon

PR II

Pemohon

PR II

B YA

Mengisi LD bahwa RAB disetujui

LD

Pemohon

PR II

Pihak Pemohon

Kabag. Koster

Memeriksa jdwl pemakaian ruangan yg diminta

Mulai

A

KaBPG

C

Menentukan jdwl & ruangan yg mau dipakai

Kabag. ME

Kabag. Kerumahtanggaan 2

E

G

Note 3

3

FPR

2

Ya

Ada Pemakaian ?

Meminta formulir peminjaman ruangan

1

Mau hari lain ?

FPR Tidak

Tidak

B

A-1

Ya

Selesai Tolak

Menyerahkan formulir pemakaian ruangan

Menanda tangani FPR

Tidak A Selesai

3

3 3

2

2 2

1

1

FPR

1

FPR

FPR

Mengisi FPR

D

B

D

3 3

2 2

1

FPR

1

FPR

C

Tidak

Butuh sound system ?

Selesai

Ya F Membuat note kepada Kabag. ME 1

FPR

Note

E

3 2 1

FPR

G

Note : F

FPR = Formulir Peminjaman Ruang

Gambar D-1 Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Dalam )

Pihak Pem ohon

Sekretariat ( Bag. Agenda )

Koster

M ulai

Tidak

M au hari atau ruangan lain ?

Ada ruangan ?

Tidak

A

Selesai

Proposal

Rektor

Kabag. Kerum ahtanggaan II

KaBPG

B

G

K

Ya

3

mendatangi Koster untuk menanyakan tentang ruangan

M embuat note

Note

Note

Note

B

Ya

FPR

I

3 Note

2

Proposal

1

FPR

Note

Kabag. ME

Selesai

Sesuai visi dan misi ?

D

M embuat proposal

Tolak

Ya

A-1

3

Selesai

2 1

FPR

M enulis surat dan biaya

Surat disposisi

M enandat angani FPR

Tidak

Proposal Note H M emberikan FPR

E

Surati Lampiran Biaya

A C

3 2

C

1

FPR

M embuat surat disposisi

Surati Lampiran Biaya

F

Surat disposisi

H M eminta FPR pada Koster

3

D

2 1

FPR E

Tidak

F Butuh sound system ?

Selesai

3 2

Ya

1

FPR

M embuat note kepada Kabag. M E

M engisi FPR Note

I

M eminta tanda tangan KaBPG

3 2

K

1

FPR

3 2 1

FPR

J

G

J

FPR

1

NOTE : FPR = Form ulir Pem injam an

Gambar D-2 Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Ruang ( Pihak Luar )

Ruang

Pihak Keam anan

Mulai

Ada m asalah penting m engenai UKM

Menelepon Kabag. kerum ahtanggaan 1

Koster

Pihak Bersangkutan

M elihat keadaan yang terjadi

Situasi bisa ditangani sendiri ?

Menyelesaikan m asalah yang ada

Tidak

Menelepon pihak yang bersangkutan

Selesai

Ya

Menangani m asalah

Selesai

Gambar D-23 Flow chart Prosedur Usulan Keadaan darurat ( diluar jam kerja )

Pem ohon

Koster

Mulai Alasan ?

Selesai

Mem injam kunci ke koster Mem inta pem ohon m engisi daftar pem injam an kunci Mengisi daftar pem injam an kunci

Mem inta ID

ID

ID

Sesuai ?

Selesai

Mem bukakan pintu

Ruangan terbuka

Selesai ?

Mengunci pintu

Selesai

G ambar D-24 Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Kunci

Pihak Pem ohon

Koster

M ulai

Formulir Peminjaman ruang


M engecek Formulir


A

A

Tidak

Terima ?

Tolak membuka ruangan

Ya Formulir Peminjaman ruang

Selesai M embuka ruangan

Tidak

Perlu peralatan ?

Tidak menyedi akan

Ya

Selesai M enggunaka n peralatan

M enyediaka n peralatan

Tidak

Selesai ?

M engecek ruangan

Ya

M embereskan peralatan dan menggemboknya

ada hilang/ rusak ?

Ya M emanggil koster M eminta M engganti yang rusak atau yang hilag

Tidak

M engganti barang yang rusak atau yang hilang M engunci ruangan

Selesai

Gambar D-3 Flow chart Usulan Prosedur Pemakaian Ruangan (Pinjam)

Teknisi AC

M ulai

Melapor mau menyervis AC

Kabag. ME

Teknisi Listrik

Nem inta Kasubag. untuk menemani

Menemani teknisi

Kaur Adm inistrasi

A

B

M embayar uang servis

Rp A

C Menyervis AC

Kwitansi Tidak Ada Kerusakan ?

B

Selesai Ya Tidak

Mau mem perbaiki ?

D C

Ya Rp M emperbai ki AC M em bu at Kwitansi D Kwitansi

Mengam bil uang di kas kecil utk mencukupi pembayara n

Membayar uang servis&perb aikan

E Rp

Rp E Mem bu at Kwitansi

F

Kwitansi

Kwitansi

F Selesai

G ambar D-25 Flow Chart Usulan Prosedur Peraw atan AC

Pem ohon

M ulai

PR II

KaBPG

B

Surat Perm ohonan

Kabag. ME

Teknisi Listrik

M enyuruh Kasubag. untuk m engecek line

M elakukan pemeriksaan

M emberitahu hasilnya ke KaBAU

Mem beritahu hasilnya ke Kabag.

SD

M em buat surat permohonan Urgensi ?

Surat Permohonan

T idak

M em buat surat penolakan

Ya

M enyuruh Kabag. untuk mengecek line

Surat Penolakan

Mem buat SD

C

Mengerjakan penambahan extention

A C SD

A SD

Surat Penolakan

SD B

Selesai ?

Selesai D

E

M engisi SD

Ya

M elaporkan hasil pekerjaan

SD

SD

Surat Penolakan Ada line ?

T idak

Mem buat surat penolakan

Ya Selesai

M enyuruh Kasubag. untuk m engerjakan nya

M em buat Surat D isposisi

M encatata nom or extention yang baru

D

Surat Penolakan

sudah 1 thn ? E

T idak

Selesai Ya

SD

SD E

Meng-update nom or extention

E

Selesai

Note : SD = Surat Disposisi

Gambar D-26 Prosedur Usulan Prosedur Penam bahan Extention

T idak

Kabag.ME


Mulai Melakukan perbaikan

Kaur Adm inistrasi

Nota biaya

Tidak Ada kerusakan ?

Ya

Selesai Mem buat nota biaya

biaya > Rp200.000

Menghubungi pihak yang m em perbaiki

Tidak

Mem ak ai kas kecil

Ya

Nota biaya

Mem buat PPD

Prosedur PPD A

Rp Rp

A Mem buat kwitansi Kwitansi

Kwitansi Selesai

Note : PPD = Perm ohonan Penggunaan Dana

Gam bar D-27 Flow Chart Usulan Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV

Pihak Pem ohon

M ulai

Prosedur Peminjaman Ruang

Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System



M engecek Formulir

A Formulir Peminjaman ruang Terima ?

Tidak

Tolak membuka ruangan

Ya A

Selesai M embuka ruangan


Perlu soundsystem ?

Tidak

Tidak menyedi akan

Ya

Selesai M enyiapkan soundsystem

Selesai

Gambar A-3 Flow chart Prosedur Pemakaian Ruangan (Pinjam)

Unit Pem eliharaan Gedung


Mulai

A

Prosedur Paritisi Ruangan (Jeffri)

SP LD

A

SP LD

Kasubag. Listrik, Genset, Telepon dan Sound System

Menelepon subkontraktor 3

Menyuruh Kasubag. untuk m enangani

Sub-kontraktor

Mengerjakan Penam bahan jaringan listrik

Mem buat nota pem bayaran

nota pem bayaran

3

B

B

nota pem bayaran

C

Mem inta uang dengan PPD

Rp

Prosedur PPD Mem buat kwitansi Rp Kwitansi C D D

Kwitansi

Selesai

Note : LD = Lem bar Disposisi SP = Surat Perm ohonan

Gambar A-4 Flow chart Prosedur Penambahan Jaringan Listrik

Pihak Pem ohon


M ulai

Surat Perm ohonan perbaikan

M em buat surat Perm ohonan Perbaikan Gangguan Listrik

Toko E lektronik

M eninjau lokasi dengan m em bawa FPP

Rp

M em berikan kom ponen dan m em buat nota pem belian

FPP M enyuruh Kabag. Listrik, Genset, T elepon dan Sound System untuk m engurusi

Surat Perm ohonan perbaikan

A

Pihak Bagian Listrik, Telepon, Genset, Sound System

M engisi FPP berdasarkan kerusakan yg terjadi

C

M em inta tanda tangan FPP kepada pem ohon

FPP Jm l uang < Rp 200.000 M enandata ngani FPP

Ya

E

FPP

M em akai uang kas kecil

T idak

Nota pem belian

A

Mem buat PPD FPP

B

B

FPP

Prosedur PPD

T idak

Perlu pem belian kom ponen?

H Rp Ya FPP

M eminta uang kepada Kabag. Kerum ahtangg aan 1

D

M enandata ngani FPP C F FPP D N ota pem belian I

Rp

G

M em beli komponen ditoko elekttonik

Rp

E

FPP

Nota pem belian

F

G

Selesai M elakukan perbaikan

M em inta tanda tangan FPP kepada pem ohon sbg. bukti telah dikerjakan

FPP

H

I

FPP

M enyerahkan FPP kepada Kabag. Kerum ahtanggaan 1

FPP

Note : FPP = Form ulir Perm ohonan Perbaikan PPD = Perm ohonan Penggunaan Dana

Gambar A-5 Flow chart Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik

Pihak Pem ohon


M ulai

Surat Permohonan perbaikan

M embuat surat Perm ohonan Perbaikan Gangguan Listrik

M eninjau lokasi dengan m embawa FPP

FPP Menyuruh Kabag. Listrik, Genset, T elepon dan Sound System untuk m engurusi

Surat Permohonan perbaikan

A

Pihak bagian Listrik, Telepon, Genset, Sound System

C

Mem inta tanda tangan FPP kepada pem ohon

FPP Jm l uang < Rp 200.000 M enandata ngani FPP

M engisi FPP berdasarkan perbaikan yang diinginkan

Toko Elektronik

Rp

M emberikan kom ponen dan m embuat nota pembelian

N ota pembelian

E

Ya

M emakai uang kas kecil

Tidak

FPP

A FPP

Mem buat PPD B

B

H

FPP

Prosedur PPD

FPP

M eminta uang kepada Kabag. Kerum ahtangg aan 1

Rp

C

D

M enandata ngani FPP

F FPP D Nota pembelian I

Rp

G

M embeli kom ponen ditoko elekttonik

Rp

E

FPP

Nota pembelian

F

G

Selesai M elakukan perbaikan

M eminta tanda tangan FPP kepada pemohon sbg. bukti telah dikerjakan

FPP

H

I

FPP

Menyerahkan FPP kepada Kabag. Kerum ahtanggaan 1

FPP

Gambar A-6 Flow chart Prosedur Penambahan Titik Lampu

Note : FPP = Form ulir Perm ohonan Perbaikan PPD = Perm ohonan Penggunaan Dana


Mulai

Listrik padam ?

Tidak

Selesai

Ya

Menghid upkan Genset

Genset nyala

Listrik m enyala ?

Tidak

Ya

Mem atik an genset

Selesai

Gambar A-7 Flow chart Prosedur M enghidupkan Genset


Mulai


SPBU

A

C

Rp

Mem buat PPD Sem inggu ?

Selesai

Mem buat nota tanda pem belian

Belum

Ya

Prosedur PPD

Mem anaskan m esin

Nota Rp D

6 Bulan ?

Belum

Selesai

B

Ya Mem inta uang kepada Kabag. Kerum ahtanggaan 1

Nota

A

B

E

Rp

M em beli oli di SPBU

Rp

C

D

Nota

E

M engganti Oli

Selesai

Note : PPD = Permohonan Penggunaan Dana

Gambar A-8 Flow chart Prosedur Peraw atan Genset

Teknisi Sub-kontraktor

Mulai

Pihak Bagian Listrik, Genset, Telepon, Sound System

Pihak Satpam GAP


Pihak Perusahaan

Meminta satpam GAP untuk mematikan salah satu lift yang tidak ada orang

Mematikan salah satu lift yang tidak ada orangnya

C

H

KaBAU

I

FCBR 3 Melapor bahwa mau mengecek lift kepada kasubag. Listrik, Genset, Telepon, Sound System

Membuat PO

D

Meminta satpam GAP untuk menghidupkan lift Menghidupkan lift

A

PO E

B Melakukan pengecekan

F

I

Mau memperbaiki ?

B

Menuliskan hasil pengecekan di FCBR & FWOS

Tidak Selesai K

Ya G

FCBR 3

Mengirim teknisi untuk memperbaiki

J

FCBR 2 FCBR 1

L PO

FWOS 3

C

FWOS 2 FWOS 1 Memfotokopi PO

D

Membuat PPD dilampirin dengan fotokopi PO

E

Prosedur PPD Ada kerusakan ?

Tidak Selesai

Ya Memberitahu kepada Kabag. kerumahtanggaa 1 ada kerusakan dan biaya yang diperlukan untuk memperbaiki

Rp

Menelepon perusahaan untuk melakukan perbaikan

F

G

K

Melapor kepada perusahaan

M

H

Membayar uang sejumlah yang ada di PO

L

Rp Melakukan perbaikan N

M O N

Kwitansi Rp

Membuat Kwitansi

Selesai Kwitansi

O

PO

FWOS 3

A

Note : FCBR : Formulir Call Back Report FWOS : Formulir Work Order Servis PO : Purchase Order

Gambar A-9 Flowchart Prosedur Pemeliharaan Lift

J



Mulai Surat Pem beritahuan Surat Pem beritahuan

A

Mem buat PPD

Prosedur PPD

A

Melakukan Pengecekan Hidran, Springkle, & alrm kebakrn

Rp Struk biaya

Struk biaya

Mem bayar biaya pengecekan

Rp

Rp

Mem buat Kwitansi pem bayaran

Kwitansi

Kwitansi

Gambar A-10 Flow chart Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran

PIhak Pelatihan Pemadam Kebakaran (PPPK)


Pihak Kepala Biro-Biro & Kepala TU Tiap Jurusan

Mulai A

Membuat proposal

C

Sudah 6 bulan ?

Tidak

Tidak memang gil PPPK

Surat pelatihan

Ya

Proposal

Meman ggil PPPK Mengutus orang yang mau dilatih A

D D Proposal Mengadakan pelatihan Setuju ?

E

Tidak

mencari PPPK yang lain

Ya

Membuat surat pelatihan

Membuat PPD

Surat pelatihan

Prosedur PPD

Rp

Membuat kwitansi

Rp Kwitansi

C

E

Membayar Pelatihan

Rp

Kwitansi

Selesai Note : PPD = Pemohona Penggunaan Dana

Gambar A-11 Flowchart Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran


Mulai

Pengece kan

Sudah saat pengisiaan ?

Tidak

Selesai

Ya

Mem buat PPD

Prosedur PPD

Rp

Melakukan pengisian ulang

Selesai

Gambar A-12 Flow chart Prosedur Peraw atan APAR


Kepala BAU

Sekretariat Rektor

A

B

Mulai


Pembantu Rektor II

C



Bagian Kasir

E

L

4


Mengisi PPD

Bagian Keuangan

4

2

4


FIPU

4 Menandatang ani PPD


Meminta tanda tangan KaBAU

Mengecek apakah ada dana dibag. keuangan dgn membawa PPD

4


Mengisi pos anggaran di PPD


C 4

4

Menyerahkan uang sebesar diPPD

Mengecek PPD

4

Tidak

Rp

Tidak Penting ?

Ada dana ?

Ya F

N

B


Ya Sesuai RAB ?

G K

D

Tidak

D

Tidak Ya

FIPU FIPU

J


1


O

Ya

A 2

Kebijaksan aan PR II

4

H

Kwitansi

1

PPD

Menandatang ani FIPU

E

J Selesai

Mengisi FIPU 2 FIPU FIPU

FIPU FIPU

1

L F

G

H

2 1

Memuat surtat disposisi

M

K 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 PPD

1 M

FIPU

Surat disposisi

N I I Rp

Membuat Kwitansi


4

Surat disposisi Kwitansi

Selesai O

Gambar A-13 Flowchart Prosedur PPD

Pihak Pemohon

Unit Kerumahtanggaan 1

Memeriksa jdwl pemakaian ruangan yg diminta

Mulai

A

KaBAU

Unit Kerumahtanggaan 2

C


Jadwal pemakaian ruang

G

Menentukan jdwl & ruangan yg mau dipakai

4

FPR

4

3

Ya

Ada Pemakaian ?

Meminta formulir peminjaman ruangan

2

Mau hari lain ? Tidak

Tidak

FPR Menginput FPR

Ya Tolak

Menyerahkan formulir pemakaian ruangan

B

Mempersiapkan ruangan sesuai dengan jadwal

1

Tidak

Menjadwalkan pemakaian ruangan

Menanda tangani FPR

A Selesai

Selesai

4 3 4

2

4

3

1

FPR

3

2

2

1

Mem-print hasil penjadwalan

1

FPR

FPR Jadwal pemakaian ruang

Mengisi FPR

B D

D 4

F

3 4

2

G

3

1

FPR

2 1

FPR

C

E

F

E

Note : FPR = Formulir Peminjaman Ruang

Gambar A-1 Flowchart Prosedur Peminjaman Ruangan ( Pihak Dalam )

P ihak P em ohon

S ekre tariat ( B ag . A ge nd a )

K aba g. K erum ahtanga an 1

A

S urat dispo sis i

M u lai

M em bu at pro posa l & surat peng an tar

S ura t P eng an tar

S urat P engantar

M em buat surat dis pos is i

G

K asubag. Listrik, G ense t, T e lep on, da n S ound S ystem J adw al pem ak aia n rua ng

I

S urat P eng antar

4 3

FPR

4

2

P ropos al S ura t dis pos is i

1

FPR

M em persiapka n ruangan s esuai dengan jadw al

M enginput d ata FP R

M enulis hasilnya di surat dis pos isi

T idak

P ropo sal

A da rua ngan ?

S urat dis pos is i

K a bag . K erum ahta ng gaan II

K aba u

C

m e ngec ek jad w al pem ak aian rua ngan y ang dim inta

P ropos al

P iha k R e ktor

S urat dispo sis i

B

T olak

M ena ndatangani FPR M enjadw alk an pem ak aian ruang an

Ya

S eles ai

4

A

S eles ai

3 2

B E

S es uai visi da n m isi ?

D S urat dis pos is i

Rp

Ya

S ura ti

Tidak To lak

1

FPR

M e m -p rint jaddw a l pem aka iana ruang

S eles ai H

Lam piran B iay a

M em buat k w ita ns i dan m enye ra hk an FPR

S urat P engantar

M em bay ar uang

M enulis surat dan biay a

P rop osal S urat dis pos is i K w itansi

S urati

4 2

Rp

J

Lam piran B iay a

3

C

J adw al pem ak aian ruang

1

FP R

E D

F F

H K w itansi

4 4

3 2

1

FP R

I

3

2 1

FP R

J

M engis i FPR K

4 3 2 1

FPR

G

K

NOTE : F P R = F o rm u lir P e m in ja m a n

G am bar A -2 F low chart P rosedur P em injam an R uangan ( P ihak L uar )

R uang

Pihak Pem ohon

Mulai

Kabag. Unit Kerum ahtanggaan 1

Menanyakan alasan

Mem inta kunci Alasan dapat diterim a ?

Tidak

A Menolak m em injam kan

Ya Mem akai kunci

Mem injam kan kunci

Selesai

Belum

Selesai m em akai?

A

B

Sudah

Mengem balik an kunci

Menyim pan kunci

B Selesai

Gambar A-14 Flow chart Prosedur Peminjaman Kunci



Mulai Menerim a kunci Menyerahkan kunci ke Kabag. Kerum ahtang gaan 1

Menyim pan kunci

Selesai

G am bar A-15 Flow Chart Prosedur Penerim aan Kunci

Pihak Keam anan

Mulai

Ada masalah penting mengenai UKM

Menelepon Kabag. kerumahtanggaan 1

Kabag. Unit Kerumahtanggaan 1

Melihat keadaan yang terjadi

Situasi bisa ditangani sendiri ?

Pihak Bersangkutan

Menyelesaikan masalah yang ada

Tidak

Menelepon pihak yang bersangkutan

Selesai

Ya

Menangani masalah

Selesai

Gambar A-16 Flowchart Prosedur Keadaan darurat ( diluar jam kerja )



Mulai Melakukan perbaikan Ada kerusakan ?

Tidak

Selesai Mem buat nota biaya

Ya Menghubungi pihak yang m em perbaiki

Nota biaya Nota biaya

biaya > Rp200.000

Tidak

Mem ak ai kas kecil

A

Ya Rp Mem buat PPD

Prosedur PPD

Mem buat kwitansi

Kwitansi Rp

A

Kwitansi

Selesai

Note : PPD = Perm ohonan Penggunaan Dana

G am bar A-17 Flow Chart Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV

Pem ohon

M ulai

PR II

KaBAU

B

Surat Permohonan


M enyuruh Kasubag. untuk mengecek line

M elakukan pemeriksaan

Memberitahu hasilnya ke KaBAU

M emberitahu hasilnya ke Kabag.

SD

M em buat surat permohonan U rgensi ?

Surat Perm ohonan

T idak


Ya

Menyuruh Kabag. untuk m engecek line

Surat Penolakan

Membuat SD

C

Mengerjakan penam bahan extention

A C SD

A SD

Surat Penolakan

SD B

Selesai ?

Selesai D

E

Mengisi SD

M enyuruh Kasubag. untuk mengerjakan nya

Ya

Melaporkan hasil pekerjaan

SD

SD

Surat Penolakan Ada line ?

T idak


Ya Selesai

Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, Sound System

Membuat Surat D isposisi

Mencatata nomor extention yang baru

D

Surat Penolakan

sudah 1 thn ?

Tidak

F

Selesai Ya

SD

SD E

Meng-update nomor extention

F

Selesai

N ote : SD = Surat Disposisi

G am bar A-18 Prosedur Penam bahan Extention

T idak

Teknisi AC

Mulai

Kabag. kerum ahtanggaan 1

Kasubag. Listrtik, Telepon, Genset, dan Sound System

N eminta Kasubag. untuk m enem ani

Menemani teknisi

Melapor mau menyervis AC

A B

A

M em bayar uang servis

Menyervis AC Rp

T idak Ada Kerusakan ?

B

C

Ya Kwitansi T idak

Mau memperbaiki ?

C Ya

Selesai Rp

M em perbai ki AC

D Mem bu at Kwitansi

D Kwitansi

Mengam bil uang di kas kecil utk mencukupi pembayara n

E

Rp

Membu at Kwitansi

Kwitansi

Membayar uang servis&perb aikan

Rp

E

F F

Kwitansi

Selesai

G am bar A-19 Flow Chart Peraw atan AC

PROSEDUR

PROSEDUR PEMAKAIAN RUANGAN

TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 043/ SOP /BPB/ UKM

1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui bagaimana memakai cara memakai ruangan yang dipinjam

2. RUANG LINGKUP

: Biro Pemeliharaan Gedung di Universitas Kristen Maranatha

3. DEFINISI

: -

4. REFERENSI

: ISO 9001:2000 klausul 4.2.3 : Pengendalian Dokumen.

5. DISTRIBUSI

: Biro Pemeliharaan Gedung

6. PROSEDUR

:

6.1 Pemohon membawa formulir peminjaman ruangan kepada koster untuk diperiksa. 6.2 Jika benar, maka ruangan yang dipinjam dijiinkan untuk dipakai, jika tidak benar maka ditolak. Setelah diperiksa formulir tersebut dikembalikan ke pemohon. 6.3 Kemudian koster membuka ruangan lalu menanyakan apakah butuh peralatan yang tersimpan di lemari ruangan tersebut, bila membutuhkan maka peralatan yang ada dilemari yang digembok dikeluarkan, bila tidak membutuhkan peralatan maka tidak dikeluarkan. 6.4 Lalu gembok lemari dibiarkan terbuka supaya bila sudah selesai pemohon dapat memasukan peralatan ke dalam lemari dan menggemboknya. 6.5 Lalu pemohon memanggil koster untuk mengecek dan mengunci ruangan. 6.6 Kemudian koster mengecek ruangan bersama pemohon, bila sesuai dengan kondisi peralatan seperti semula waktu minjam maka pemohon boleh pulang. Bila tidak maka pemohon mengganti alat tersebut.

7. FORMULIR

: -

8. BUKU

: -

9. SURAT

: -

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PEMAKAIAN RUANGAN

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -


Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih

Kepala Biro Pemeliharaan Gedung

Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PEMINJAMAN RUANGAN GAP, GSG, & GRHA WIDYA (PIHAK LUAR)

TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 038 / SOP / BPG / UKM

1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui cara peminjaman ruangan di GAP, GSG, & GRHA WIDYA

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

: ME = Mechanical & Engineering

4. REFERENSI

: ISO 9001:2000 klausul 4.2.3 : Pengendalian Dokumen, Unit Kerumahtanggaan 1

5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Pihak pemohon mendatangi Koster untuk menanyakan ada ruangan yang ingin dipinjam untuk jadwal yang diinginkan. 6.2 Bila ada ruangan maka Koster memberi note yang menyatakan ada ruangan, dimana note tersebut dilampirin dengan surat pengantar dan proposal yang oleh pemohon dikirimkan ke bagian agenda ( sekretariat ). Bila tidak ada ruangan pada jadwal yang diinginkan maka Kabag. Koster menawarkan ruangan lain atau jadwal lain, bila mau maka diberi note, dimana note tersebut dilampirin dengan surat pengantar dan proposal yang oleh pemohon dikirimkan ke bagian agenda ( sekretariat ). Bila tidak mau maka ditolak. 6.3 Kemudian pemohon membuat proposal, surat pengantar. Lalu surat pengantar dan proposal ditujukan kepada rector dengan diselipin note dari Kabag. Koster. 6.4 Kemudian oleh bagian sekretariat mengirimkan proposal, surat pengantar beserta note kepada rektor. 6.5 Lalu rektor melihat apakah sesuai dengan visi dan misi UKM. Kalau sesuai maka diterima lalu dibuat surat yang menyatakan bahwa permintaan pemohon diterima dan meminta untuk menghubungi Koster. Surat tersebut disertai dengan lampiran biaya yang harus dibayar. Lalu membuat surat disposisi bahwa telah diterima. Surat disposisi tersebut diberikan kepada koster

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PEMINJAMAN RUANGAN GAP, GSG, & GRHA WIDYA (PIHAK LUAR)


6.6 Kemudian pihak pemohon mendatangi Koster untuk meminta FPR dan membayar biaya peminjaman ruangan yang telah ditentukan. 6.7 Setelah menerima uang pembayaran pinjaman ruangan maka Koster membuat kwitansi bukti pembayaran. Lalu menyerahkan kwitansi beserta FPR kepada pihak pemohon. 6.8 Pihak pemohon mengisi formulir permohonan pemakaian ruang. Dimana formulir tersebut terdiri dari tiga rangkap. + Rangkap ke-1 diserahkan ke pemohon + Rangkap ke-2 diserahkan ke Kabag. Koster + Rangkap ke-3 diserahkan ke unit Kerumahtanggaan 2 6.9 Setelah diisi maka pemohon meminta tandatangan dari Kepala BPG dengan membawa kwitansi. 6.10 Sebelum ditanda tangani Kepala BPG mengecek kwitansi. Kalau kwitansi sesuai maka FPR ditanda tangani, kalau tidak sesuai maka ditolak. Setelah ditandatangani maka pemohon ditanya Koster apakah membutuhkan operator sound system, bila pemohon memerlukan operator maka Koster membuat suatu note kepada Kabag. ME yang mana isinya tentang adanya pemakaian ruangan yang membutuhkan operator sound sistem. Bila tidak membutuhkan operator sound sistem maka Kabag. Koster tidak membuat note. 6.11Kemudian formulir FPR tersebut diserahkan kepada Koster lalu oleh Kabag. Koster rangkap ke-1 diserahkan kepada pemohon untuk disimpan, rangkap ke-2 diserahkan kepada Kabag. Koster untuk disimpan. Rangkap ke-3 diambil oleh Kabag. Kerumahtanggaan 2 untuk disimpan sebagai arsip.

7. FORMULIR

: FPR

8. BUKU

: -

9. SURAT

:

10. KARTU

: -

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PEMINJAMAN RUANGAN GAP, GSG, & GRHA WIDYA (PIHAK LUAR) 11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -


Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor Ii

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 3 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PENAMBAHAN TITIK LAMPU


1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui proses yang dilakukan untuk penambahan titik lampu

harus

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

: FPP = Formulir Permohonan Perbaikan Pemohon = kepala unit / jurusan / biro yang membutuhkan penambahan dalam titik lampu. KaBPG = Kepala Biro Pemeliharaan Gedung ME = Mechanical & Electrical

4. REFERENSI


5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Pihak pemohon mengisi FPP, kemudian FPP diserahkan ke Administrasi. 6.2 Lalu administrasi memberikan FPP kepada KaBPG. 6.3 Kemudian KaBPG memeriksa, dan mengisi FPP tersebut untuk memutuskan apakah bagian ME atau bagian pemeliharaan fisik gedung. Bila ME, KaBPG meminta Kabag. ME untuk menangani. 6.4 KaBPG memberikan FPP kepada Kaur Gambar, lalu Kaur Gambar menginput data dan menyimpanya di hardisk. 6.5 FPP diserahkan kepada Kabag. ME, kemudian Kabag. ME mengisi perkiraan waktu selesai di FPP. Lalu Kabag. ME melakukan tinjauan ke lapangan dengan membawa FPP. Setelah ditinjau jika memerlukan bantuan Bagian pemeliharaan gedung, maka Kabag. ME menghubungi Kabag. Pemeliharaan untuk membantu. 6.6 Kemudian Kabag. Pemeliharan mengutus teknisinya untuk membantu. 6.7 Setelah melakukan peninjauan Kabag. ME memberi instruksi kepada teknisinya untuk mengerjakan. Bila memerlukan permintaan barang maka meminta barang di gudang.

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PENAMBAHAN TITIK LAMPU


6.8 Setelah diberi instruksi dan memberi FPP kepada teknisi listrik, maka teknisi melaksanakan perbaikan dengan dibantu bawahan Kabag. Pemeliharaan (bila diperlukan). 6.9

Setelah mengerjakan maka teknisi listrik menyerahkan FPP kepada Kabag. ME, bila pekerjaan beres maka Kabag. ME mengisi waktu penyelesaian, pergantian material dan menadatangani FPP. Lalu FPP diserahkan kepada teknisi listrik untuk meminta tandatangan pemohon pada FPP sebagai tanda sudah selesai.

6.10 Pemohon menadatangani FPP lalu menyerahkan kepada teknisi listrik. 6.11 Kemudian FPP oleh teknisi electrical diserahkan kepada Kabag. ME untuk diperiksa lalu setelah diperiksa FPP diserahkan ke Kaur gambar untuk diinput kedalam komputer dan disimpan dihardisk. Setelah diinput diserahkan ke Kaur administrasi untuk diarsip.

7. FORMULIR

: FPP dan BpeP

8. BUKU

: -

9. SURAT

: Surat Permohonan

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PERAWATAN APAR

TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 027 / SOP /BPB/ UKM

1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui perawatan APAR

bagaimana

melakukan

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

: -

4. REFERENSI


5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Kabag. ME melakukan pengecekan terhadap APAR. 6.2 Bila sudah saatnya pengisian maka Kabag. ME meminta administrasi untuk membuat PPD. 6.3 Setelah uang ada maka bagian administrasi memberikan uang kepada Kabag. ME dilakukan pengisian ulang, dan bila belum saat untuk melakukan pengisian ulang maka tidak dilakukan pengisian ulang. Nb : Untuk perawatannya APAR cukup diisi ulang saja. Berdasarkan jenis bahan yang dipakai buat APAR terdapat beberapa tipe : + CO2

: pengisiaanya 6-12 bulan sekali

+ Serbuk

: pengisiaanya 1-2 tahun sekali

+ Alontron

: selama tekanan masih kuat maka tidak perlu dilakukan pengisian ulang

7. FORMULIR

: PPD, FIPU

8. BUKU

: -

9. SURAT

:

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PERAWATAN APAR

12. KUITANSI


:

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN PENDEBITAN AIR SETIAP BULAN


1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui bagaimana cara membuat laporan pendebitan air setiap bulan

2. RUANG LINGKUP

:

3. DEFINISI

: -

4. REFERENSI

:

ISO 9001:2000 klausul 4.2.3 : Pengendalian Dokumen, UPG

5. DISTRIBUSI

:

Biro Pemeliharaan Gedung

6. PROSEDUR

:

Biro Pemeliharaan Gedung di Universitas Kristen Maranatha

6.1 Dinas pertambangan meminta laporan debit air Universitas Kristen Maranatha (UKM). 6.2 Kabag ME setiap bulan mencatat meter air dan volume air, membuat laporan debit air a. Jika Dinas Pertambangan tidak datang ke UKM maka Kabag ME mengirimkan laporan debit air ke dinas pertambangan dengan menggunakan fax b. Jika Dinas Pertambangan datang ke UKM maka Kabag ME dapat langsung memberikan laporan debit air tanpa harus mengirimkan menggunakan fax 7. FORMULIR

:

-

8. BUKU

:

-

9. SURAT

:

-

10. KARTU

:

-

11. STRUK

:

-

12. KUITANSI

:

-

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN PENDEBITAN AIR SETIAP BULAN 13. Flowchart


: Dinas Pertambangan

Kabag ME

MULA I

Setiap bulan m encatat m eter air dan volum e air yang digunakan oleh U KM

M em inta laporan debit air U KM setiap bulan

Laporan D ebit air

D inas Pertam bangan datang ke U KM ?

YA

M em berikan langsung Laporan D ebit Air Kepada D inas Pertam bangan

TID AK

Laporan D ebit air

M engirim laporan D ebit air U KM dengan m enggunakan FAX

SELESA I

Keterangan : U KM = U niversitas Kristen M aranatha

Gambar Flowchart Prose dur Usulan Pe mbuatan Laporan D e bit Air

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN PENDEBITAN AIR SETIAP BULAN

Versi : 1

Revisi : 0


Halaman 3 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PENERIMAAN FPP TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 033 / SOP / BPG / UKM

1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui penerimaan FPP

bagaimana

cara

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

: -

4. REFERENSI

: ISO 9001:2000 klausul 4.2.3 : Pengendalian Dokumen, UPG

5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Formulir Permohonan Perbaikan (FPP) yang sudah selesai dikerjakan diterima oleh Kaur gambar 6.2 Kaur gambar menyerahkan ke Ka.BPG untuk diperiksa bahwa pekerjaan perbaikan telah selesai dikerjakan kemudian FPP di acc 6.3 Kemudian FPP diinput ke dalam komputer oleh Kaur gambar dan FPP diserahkan ke Kaur administrasi untuk diarsip

7. FORMULIR

: FPP

8. BUKU

: -

9. SURAT

: -

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PENERIMAAN FPP TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 033 / SOP / BPG / UKM

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PENGECEKAN HIDRAN, SPRINGKLE, ALARM KEBAKARAN


1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui proses yang harus dilakukan untuk perawatan hidran, Springkle, dan alarm kebakaran

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

: -

4. REFERENSI


5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Pihak dinas pemadam kebakaran memberitahu Kabag. ME bahwa akan melakukan pengecekan melalui surat pemberitahuan seminggu sebelumnya. 6.2 Lalu Kabag. ME meminta bagian administrasi membuat PPD untuk membayar biaya pengecekan. 6.3 Kemudian setelah hari yang ditentukan pihak dinas pemadam kebakaran melakukan pengecekan. 6.4 Setelah melakukan pengecekan maka pihak dinas pemadam kebakaran menyerahkan struk biaya pengecekan yang harus dibayar oleh bagian administrasi. 6.5 Uang dari PPD oleh bagian administrasi diserahkan kepada pihak dinas pemadam kebakaran. 6.6 Lalu pihak dinas membuat kwitansi bukti pembayaran dan memberi kwitansi bukti pembayaran kepada bagian administrasi. 6.7 Lalu kwitansi tersebut disimpan untuk diarsip oleh bagian administarsi. 7. FORMULIR

: PPD, FIPU

8. BUKU

: -

9. SURAT

: Surat Pemberitahuan

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PENGECEKAN HIDRAN, SPRINGKLE, ALARM KEBAKARAN


10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: kuitansi pembayaran

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR KEADAAN DARURAT


1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui penanganan penting diluar jam kantor

keadaan

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

:

4. REFERENSI


5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Pihak satpam yang dilaporkan akan suatu kejadian yang darurat mengenai masalah fisik gedung diluar jam kantor menghubungi Kabag. Kerumahtanggaan 1. 6.2 Kabag. Kerumahtanggaan 1 datang melihat apakah masalah tersebut dapat ditanganinya, bila tidak dapat maka Kabag. Kerumahtanggaan 1 memelepon pihak yang bersangkutan dengan masalah tersebut supaya datang. 6.3 Bila keadaan tersebut dapat ditangani sendiri maka masalah tersebut ditangani sendiri.

7. FORMULIR

: -

8. BUKU

: -

9. SURAT

:

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR KEADAAN DARURAT


Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR KEHILANGAN KUNCI


1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui tindakan yang dilakukan pada waktu kehilangan kunci

2. RUANG LINGKUP

: Universitas Kristen Maranatha

3. DEFINISI

:

4. REFERENSI


5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

harus

6.1 Pemohon melapor kepada koster bahwa kuncinya hilang. 6.2 Kemudian koster menanyakan kejadiaannya, lalu memastikan pemohon sudah mencari dengan teliti. 6.3 Bila kunci tidak ketemu maka koster memberi formulir kehilangan kunci kepada pemohon lalu mengisi formulir kehilangan kunci. 6.4 Setelah diisi maka formulir tersebut diserahkan kepada KaBPG untuk ditandatangani, kemudian formulir diserahkan kembali pemohon lalu pemohon menyerahkan formulir tersebut kepada koster untuk disimpan. 6.5 Lalu koster mengisi Formulir Permohonan Perbaikan (FPP) lalu meminta pemohon untuk menyerahkan FPP kepada bagian pemeliharaan fisik gedung untuk melakukan penggantian kunci. 6.6 Setelah dilakukan penggantian kunci, bagian pemeliharaan fisik gedung meminta tanda tangan FPP yang kedua kali sebagai tanda sudah selesai, lalu menyerahkan kunci ke koster. 6.7 Formulir Permohonan Perbaikan (FPP) yang sudah selesai diserakan ke Kaur Gambar oleh bagian pemeliharaan fisik gedung. 6.8 Kaur gambar menyerahkan ke Ka.BPG untuk diperiksa bahwa pekerjaan perbaikan telah selesai dikerjakan kemudian FPP di acc 6.9 Kemudian FPP diinput ke dalam komputer oleh Kaur gambar dan FPP diserahkan ke Kaur administrasi untuk diarsip

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR KEHILANGAN KUNCI


Nb : memastikan pemohon sudah mencari dengan teliti bisa dilakukan dengan meminta pemohon untuk mencari lagi atau sudah memastikan pemohon telah mencari dengan teliti.

7. FORMULIR

: -

8. BUKU

: -

9. SURAT

:

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PERBAIKAN KERUSAKAN SARANA PLUMBING


1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui bagaimana penanggulangan kerusakan sarana plumbing

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

: -

4. REFERENSI


5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Prosedur 6.1.1

Pemohon dapat melaporkan dengan menghubungi melalui telepon atau secara lisan ke BPG apabila menemukan kerusakan yang berhubungan dengan pipa, instalasi air bersih dan instalasi air kotor

6.1.2

Kaur Administrasi menerima informasi, langsung menghubungi dan memberitahu Kabag ME

6.1.3

Kabag ME langsung melakukan kunjungan sesuai dengan informasi dari Kaur Administrasi beserta teknisi Mechanical untuk memeriksa tempat kerusakan saluran plumbing

6.1.4

Kabag ME menganalisis kerusakan/penggantian dan memberikan instruksi pekerjaan ke teknisi Mechanical

6.1.5

Jika memerlukan permintaan barang untuk pekerjaan perbaikan, maka Kabag ME melakukan permintaan barang, mengkoordinasi teknisi Mechanical untuk melaksanakan pekerjaan perbaikan dengan memberikan FPP dan mengawasi pekerjaan teknisi mechanical.

6.1.6

teknisi mechanical melaksanakan pekerjaan perbaikan, setelah pekerjaan selesai, pekerja harian melaporkan ke Kabag ME

6.1.7

Versi : 1

Kabag ME melakukan pemeriksaan hasil akhir pekerjaan

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR



a. Jika sudah baik, maka Kabag ME mengisi Formulir Permohonan Perbaikan (FPP) mengenai kerusakan plumbing yang terjadi dan penyebabnya, kemudian meminta teknisi mechanical untuk memberikan FPP ke Pemohon untuk diisi dan ditandatangani Berita Acaranya bahwa pekerjaan telah selesai b. Jika belum baik, maka Kabag ME meminta teknisi mechanical untuk melakukan pekerjaan perbaikan 6.1.8

Kemudian FPP diserahkan ke Kaur gambar

6.2 Instruksi Kerja Penambahan/ Perubahan Instalasi Plumbing 6.2.1

Survey ke lokasi yang akan ditambah/ diubah instalasinya.

6.2.2

Tuangkan dalam gambar dengan kode warna :

¾ Merah

: untuk instalasi yang di bongkar.

¾ Biru

: untuk instalasi baru.

¾ Hitam

: untuk instalasi lama yang terpasang.

¾ Hijau

: untuk peralatan lam yang di geser.

6.2.3

Buat data material yang dibutuhkan.

6.2.4

Teknis :

¾ Pipa air bersih

: galvanis (GIP), PCV-AV,PE, sesuai kondisi.

¾ Pipa air kotor

: PVC-type D ( minimal ).

¾ Pipa air hujan

: PVC-type D ( minimal ).

¾ Fitting-fitting PVC sebaiknya satu merk dengan pipanya. ¾ Pada instalasi yang berminyak, korosif, dll. dapat digunakan pipa Cast Iron. ¾ Semua material harus berkualitas. 6.2.5

Pada pemasangan pipa pembuangan diusahakan kemiringan tidak kurang dari 5%.

6.2.6

Daerah-daerah yang beresiko terkena rembesan air harus dilakukan pekerjaan waterproofing. Jenis dan type waterproofing diseduaikan dengan kebutuhannya.

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR



6.3 Instruksi Kerja Pemeliharaan Instalasi ME - Mekanikal 6.3.1 Pemeliharaan kebocoran, karat dan sebagainya pada instalasi pipa tertama paa sambungan-sambungan dilakukan rutin setiap sebulan sekali. 6.3.2 Pemeriksaan laju dan tekanan air akibat penyumbatan kotoran atau kesalahan pengoperasian dilakukan 3 bulan sekali. 6.3.3 Pemeriksaan kekuatan support-support dan klem pipa, dilakukan 6 bulan sekali. 6.3.4 Pembersihan talang air hujan, sebelum musim hujan tiba dan setiap 3 bulan sekali. 6.3.5 Pembersihan saluran-saluran tertutup dilakukan setiap 6 bulan, untuk saluran terbuka dilakukan oleh Unit Kerumahtanggaan II. 6.3.6 Periksa teknis seluruh kran, urinoir dan peralatan-pr\eralatan sejenisnya minimal 1 bulan sekali. Peralatan yang secara teknis tidak dapat beroperasi sebagaimana mestinya harus diganti baru.

7. FORMULIR

: FPP

8. BUKU

: -

9. SURAT

: -

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 3 dari 1

PROSEDUR



Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 4 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PELATIHAN MEMADAMKAN API


1. TUJUAN

: Staff kampus mengetahui apa dilakukan untuk memadamkan api

yang

harus

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

: -

4. REFERENSI

: ISO 9001:2000 klausul 4.2.3 : Pengendalian Dokumen, Unit Kerumahtanggaan 1.

5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Bila sudah 6 bulan KaBPG menghubungi pihak penyedia jasa pelatihan pemadam kebakaran. Bila belum maka tidak dipanggil. 6.2 Lalu pihak penyedia jasa tersebut mengirimkan proposal tentang apa saja yang akan diberikan dalam pelatihan tersebut. 6.3 Kalau proposal tersebut disetujui oleh KaBPG maka pelatihan dapat dilakukan. Kalau tidak diterima maka proposal ditolak dan direvisi oleh pihak penyedia jasa. 6.4 Setelah disetujui maka KaBPG meminta bagian administrai membuat PPD untuk membayar biaya latihan pemadam kebakaran. Dan membuat surat yang berisi ada pelatihan pemadam kebakaran. 6.5 Kemudian KaBPG mengirimkan surat tersebut kepada setiap kepala biro dan kepala TU untuk mengirimkan anggotanya untuk mengikuti pelatihan pemadam kebakaran. Dan setiap biro dan TU mengirim anggota yang perlu dilatih. 6.6 Setelah hari yang ditentukan, pihak penyedia jasa pelatihan pemadam kebakaran melakukan pelatihan. 6.7 Setelah melakukan pelatihan, bagian administrasi membayar biaya pelatihan dengan uang yang didapat dari PPD. 6.8 Kemudian pihak penyedia membuat kwitansi bukti pembayaran dan menyerahkan kwitansi bukti pembayaran kepada bagian administrasi. 6.9 Lalu kwitansi bukti pembayaran tersebut disimpan oleh bagian administrasi..

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PELATIHAN MEMADAMKAN API


7. FORMULIR

: PPD, FIPU

8. BUKU

: -

9. SURAT

: Surat Pemberitahuan

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: kuitansi pembayaran

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PENERIMAAN KUNCI


1. TUJUAN

: Mengetahui alur penerimaan kunci dari bagian pemeliharaan fisik gedung ke Koster

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

:

4. REFERENSI


5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Kunci yang ada biasa didapat dari pihak bagian pemeliharaan waktu ruangan tersebut dibuat ( pembuatan partisi ), atau dari waktu suatu gedung tersebut telah selesai dibuat. 6.2 Lalu kunci tersebut diserahkan ke Koster. 6.3 Koster menyimpan kunci tersebut.

7. FORMULIR

: -

8. BUKU

: -

9. SURAT

:

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PENERIMAAN KUNCI


Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PENGHIDUPAN GENSET


1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui penghidupan genset

bagaimana

melakukan

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

: -

4. REFERENSI

: ISO 9001:2000 klausul 4.2.3 : Pengendalian Dokumen. Unit Kerumahtanggaan 1

5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Pada waktu mati lampu, teknisi mechanical menghidupkan genset agar permintaan listrik pihak UKM dapat terpenuhi. 6.2 Bila listrik padam maka menghidupkan genset, jika tidak maka tidak dihidupkan. 6.3 Bila listrik sudah menyala maka genset dimatikan, bila belum maka dibiarkan menyala.

7. FORMULIR

: -

8. BUKU

: -

9. SURAT

: -

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PENGHIDUPAN GENSET


Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PERAWATAN AC TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 041 / SOP /BPB/ UKM

1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui perawatan AC

bagaimana

melakukan

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

: -

4. REFERENSI


5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Teknisi datang melapor kepada Kabag. ME bahwa mau menyervis AC. 6.2 Lalu Kabag. Kerumahtanggaan 1 memanggil teknisi listrik untuk menemani teknisi tersebut. 6.3 teknisi menyervis AC, bila ada kerusakan maka teknisi memberitahu Kabag. ME apa mau diperbaiki atau tidak disertai harga penyervisannya. Bila memperbaiki maka teknisi langsung memperbaiki. Bila tidak memperbaiki maka Kabag. ME membayar servisnya dengan uang dari PPD yang dibuat tiga hari sebelumnya lalu teknisi membuat kwitansi untuk diserahkan ke Kaur Administrasi dan Kaur Administrasi menyimpan kwitansi tersebut. Setelah memperbaiki maka Kaur Administrasi membayar uang perbaikan dan uang servis dimana uang perbaikannya menggunakan kas kecil. 6.4 Setelah melakukan pembayaran maka teknisi membuat kwitansi lalu diberikan kepada Kaur Administrasi untuk disimpan.

7. FORMULIR

: PPD, FIPU

8. BUKU

: -

9. SURAT

:

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PERAWATAN AC TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 041 / SOP /BPB/ UKM

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PEMINJAMAN RUANGAN GAP, GSG, & GRHA WIDYA (PIHAK DALAM)


1. TUJUAN


2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI


4. REFERENSI


5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Pihak pemohon menentukan jadwal dan ruangan yang akan dipakai 6.2 Pihak pemohon datang kepada Kabag. Koster untuk meminta formulir peminjaman ruangan. 6.3 Kabag. Koster memeriksa jadwal pemakaian ruangan. Bila ruangan yang dipinjam pada hari yang ditentukan tidak ada yang memakai maka Formulir Peminjaman Ruangan ( FPR ) akan diberikan. Bila ada pemakaian maka Kabag. Koster menanyakan mau mengubah hari, bila mau maka pemohon menentukan jadwal lagi, jika tidak mau mengubah hari maka ditolak. 6.4 Setelah menerima FPR maka pihak pemohon mengisi FPR. Dimana formulir tersebut terdiri dari tiga rangkap. + Rangkap ke-1 diserahkan ke pemohon + Rangkap ke-2 diserahkan ke Kabag. Koster + Rangkap ke-3 diserahkan ke Unit Kerumahtanggaan II 6.5 Setelah diisi maka pemohon meminta tandatangan dari Kepala BPG. 6.6 Setelah ditandatangani maka pemohon ditanya apakah membutuhkan operator sound system, bila pemohon memerlukan operator maka Kabag. Koster membuat suatu note kepada Kabag. ME yang mana isinya tentang adanya pemakaian ruangan yang membutuhkan operator sound sistem. Bila tidak membutuhkan operator sound sistem maka Kabag. Koster tidak membuat note. Lalu formulir

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR



FPR tersebut diserahkan kepada Kabag. Koster lalu oleh Kabag. Koster rangkap ke-1 diserahkan kepada pemohon untuk disimpan, rangkap ke-2 diserahkan kepada Kabag. Koster untuk disimpan. Rangkap ke-3 diambil oleh Kabag. Kerumahtanggaan 2 untuk disimpan sebagai arsip.

7. FORMULIR

: FPR

8. BUKU

: -

9. SURAT

: -

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor Ii

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR



1. TUJUAN


2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI


4. REFERENSI


5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Pihak pemohon menentukan jadwal dan ruangan yang akan dipakai 6.2 Pihak pemohon datang kepada Kabag. Koster untuk meminta formulir peminjaman ruangan. 6.3 Kabag. Koster memeriksa jadwal pemakaian ruangan. Bila ruangan yang dipinjam pada hari yang ditentukan tidak ada yang memakai maka Formulir Peminjaman Ruangan ( FPR ) akan diberikan. Bila ada pemakaian maka Kabag. Koster menanyakan mau mengubah hari, bila mau maka pemohon menentukan jadwal lagi, jika tidak mau mengubah hari maka ditolak. 6.4 Setelah menerima FPR maka pihak pemohon mengisi FPR. Dimana formulir tersebut terdiri dari tiga rangkap. + Rangkap ke-1 diserahkan ke pemohon + Rangkap ke-2 diserahkan ke Kabag. Koster + Rangkap ke-3 diserahkan ke Unit Kerumahtanggaan II 6.5 Setelah diisi maka pemohon meminta tandatangan dari Kepala BPG. 6.6 Setelah ditandatangani maka pemohon ditanya apakah membutuhkan operator sound system, bila pemohon memerlukan operator maka Kabag. Koster membuat suatu note kepada Kabag. ME yang mana isinya tentang adanya pemakaian ruangan yang membutuhkan operator sound sistem. Bila tidak membutuhkan operator sound sistem maka Kabag. Koster tidak membuat note. Lalu formulir

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR



FPR tersebut diserahkan kepada Kabag. Koster lalu oleh Kabag. Koster rangkap ke-1 diserahkan kepada pemohon untuk disimpan, rangkap ke-2 diserahkan kepada Kabag. Koster untuk disimpan. Rangkap ke-3 diambil oleh Kabag. Kerumahtanggaan 2 untuk disimpan sebagai arsip.

7. FORMULIR

: FPR

8. BUKU

: -

9. SURAT

: -

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor Ii

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PERMOHONAN PENGGUNAAN DANA


1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui bagaimana melakukan pengajuan penggunaan dana

2. RUANG LINGKUP

:

3. DEFINISI

: -

4. REFERENSI

:

ISO 9001:2000 klausul 4.2.3 : Pengendalian Dokumen.

5. DISTRIBUSI

:

Biro Pemeliharaan Gedung

6. PROSEDUR

:

Biro Pemeliharaan Gedung di Universitas Kristen Maranatha

6.1 Pada waktu ada pembayaran yang memerlukan biaya yang besar maka Kaur Administrasi mengisi formulir PPD yang terdiri dari 4 ( empat ) rangkap. 6.2 Setelah diisi maka ditandatangani oleh Kepala Biro Pemeliharaan Gedung (KaBPG). 6.3 Lalu PPD tersebut diserahkan kepada sekretariat rektor, lalu sekretariat mengecek apakah terdapat dana dibagian keuangan disertai dengan membawa PPD. 6.4 Lalu bagian keuangan mengisi pos anggaran yang ada di PPD. 6.5 Lalu PPD diserahkan kembali kepada sekretariat, kemudian sekretariat menyampaikan PPD tersebut kepada Pembantu Rektor II ( PR II ). 6.6 Oleh PR II, PPD tersebut diperiksa apakah ada dana. Bila tidak ada dana maka dilihat apakah penting atau tidak. Kalau penting diterima, kalau tidak penting ditolak. Lalu kalau ada dana, dilihat apakah sesuai RAB. Bila sesuai maka diterima, jika tidak maka tergantung kebijaksanaan PR II. Untuk kasus yang ditolak maka PPD dikembalikan beserta lembar disposisi (LD). 6.7 Setelah memperoleh izin dari PR II maka PPD ( rangkap ke-1 ) dikembalikan kepada Kaur Administrasi. Kemudian Kaur Administrasi mengisi formulir Izin Pengambilan Uang ( IPU ) yang terdiri dari 2 ( dua ) rangkap. 6.8 Lalu formulir tersebut ditandatangani oleh KaBPG. Rangkap ke-1 diserahkan kepada bagian keuangan. Rangkap ke-2 disimpan oleh Kaur Administrasi. 6.9 Bagian keuangan ( kasir ) menyerahkan sejumlah uang sebesar yang ada didalam formulir pengambilan uang kepada KaBPG, dan formulir tersebut disimpan. 6.10 Setelah menerima uang maka KaBPG membuat kwitansi, sebagai tanda bukti sudah menerima uang. Kwitansi tersebut diserahkan kepada kasir. 6.11 Lalu uang yang ada dipakai untuk membayar keperluan PPD tersebut dibuat.

7. FORMULIR

:

PPD, FIPU

8. BUKU

:

-

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR



9. SURAT

:

LD

10. KARTU

:

-

11. STRUK

:

-

12. KUITANSI

:

Kuitansi tanda terima uang PPD

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR


13. Flowchart


:

K a u r A d m in is tr a s i

K e p a la B P G

S e k r e ta r ia t R e k to r

A

B

M u la i


M e n g is i PPD


P e m b a n tu R e k to r II


L

E

C

4

M e n a n d a ta n g an i P P D


M en g ecek ap akah ad a d a n a d ib a g . keu an g an d g n m em b aw a P P D

4



B

4 K

4


4

F IP U 1 F IP U

J

M en g ecek PPD

M e n g is i p o s a n g g a ra n d i P P D

T id a k

4


4

Ada P e n tin g T id a k d an a ? ? Ya

F Y a

Ya

S esuai R AB ?

G

2


M e n a n d a ta n g a n i F IP U M e n g is i F IP U

F IP U 1 F IP U

F IP U 1 F IP U

Rp

T id a k Ya

4

K e b ija k s a n a a n P R II

T id a k N H

J

C

2 L

F

G

H

2 M e m u a t s u ra t d is p o s is i

M K

F IP U

2

M en y erah k an u an g seb esar d iP P D

1

PPD

Rp

PPD 3 PPD 2 PPD 1 PPD S u ra t d is p o s is i

4

PPD 3 PPD 2 PPD 1 PPD S u ra t d is p o s is i

D

N

1

I


4

M em b u at K w ita n s i

I E

K w ita n s i

O S e le s a i

G a m b a r 5 .1 1 F lo w c h a r t P r o s e d u r U s u la n P e n g a m b ila n P P D

Versi : 1

F IP U

D

A

M

B a g ia n K a s ir

4

M e m in ta ta n d a ta n g a n K a B A U


B a g ia n K e u a n g a n

Revisi : 0

Halaman 3 dari 1

4

O

K w ita n s i

S e le s a i

PROSEDUR



Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 5 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PERAWATAN GENSET


1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui perawatan genset

bagaimana

melakukan

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

: -

4. REFERENSI

: ISO 9001:2000 klausul 4.2.3 : Pengendalian Dokumen. Unit Kerumahtanggaan 1

5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Prosedur 6.1.2

Bila sudah seminggu maka genset dipanasin, supaya mesinnya tetap dapat berfungsi baik saat hendak dipakai.

6.1.3 Bila sudah enam bulan maka teknisi mechanical meminta uang kepada Kabag. ME untuk membeli oli. 6.1.4 Lalu Kabag. ME meminta Kaur Administrasi untuk membuat PPD. 6.1.5 Setelah uang turun maka Kaur Administrasi memberikan uang kepada teknisi ME untuk membeli oli di SPBU. 6.1.6 SPBU membuat nota tanda bukti pembelian kepada teknisi ME. Kemudian nota tersebut diberikan kepada Kaur Administrasi. 6.1.7 Kemudian teknisi ME melakukan pergantian oli. 6.2 Instruksi Kerja 6.2.1 Buat dan isi table pemeliharaan berkala. 6.2.2 Genset harus dipanaskan selama 30 (tiga puluh) menit, 2 (dua) kali dalam 1 (minggu). 6.2.3

Hal-hal yang harus dilakukan sesbelum menyalakan genset. ¾ Cek tangki solar (Ref: ± 20 menit liter setiap jam per 100 Kva). ¾ Cek air accu dan terminal-terminal harus kencang.

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR



¾ Cek tegangan, bila perlu di charge. ¾ Tarik tankai untk memeriksa oli, bila tidak menutup garis level atas harus ditambah, bila encer harus diganti. ¾ Cek air radiator, bila kurang harus ditambah bila air kekuningkuningan harus dikuras, dengan cara mesin dilajalankan, diisi dengan disemprot pakai selang, saluran pembuangan dibuka. 6.2.4 Penggantian oli setiap 200 jam operasi denganolie type Meditran SAE 15 W – 40. Bila dalam 6 bulan, pemakaian tidka mencapai 200 jam operasi, oli tetap harus diganti. 6.2.5 Penggantian filter oli bersamaan dengan penggantian oli. 6.2.6 Cara menghidupkan genset kecil ( 100Kva) - GENSET-1 ¾ Kran bahan bakar dibuka. ¾ Kunci starter dipurtar ke posisi ON bersamaaan tombol. 6.2.7 Cara menghidupkan Genset Besar ( 275kVA) – BENSET-2 ¾ Kran dbahan bakar dibuka. ¾ Choke di tarik. ¾ Kunci stater diputar keposis 3 ( start ) 6.2.8 Cara mematikan genset kecil – GENSET-1 ¾ Putar kunci starter ke posisi OFF. ¾ Tutup kran bahan bakar. 6.2.9 Cara mematikan genset besar – GENSET- 2 : ¾ Harus sudah tidak ada beban listrik. ¾ Tekan tombol On-Off bersamaan dengan diputarnya kunci starter keposisi 1 (Off). ¾ Ttutup kran bahan bakar. 6.2.10 Pemeliharaan kebersihan fisik genset, ruang dan instalasinya sekurang-kurangnya 1 ( satu ) kali dalam 1 ( satu ) bulan.

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR



7. FORMULIR

: PPD, FIPU

8. BUKU

: -

9. SURAT

:

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: Nota pembelian barang

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 3 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PERAWATAN PENANGKAL PETIR DAN CCTV


1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui bagaimana perawatan penangkal petir dan cctv

melakukan

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

: -

4. REFERENSI


5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Prosedur 6.1.1

Bila ada kerusakan maka Kabag. Kerumahtanggaan 1 menghubungi pihak yang terkait.

6.1.2

Kemudian pihak yang terkait memperbaiki kerusakan.

6.1.3

Lalu setelah diperbaiki maka pihak yang terkait membuat nota biaya menyerahkan ke Kabag. Kerumahtanggaan 1.

6.1.4

Bila biaya tersebut dibawah Rp200.000 maka digunakan kas kecil untuk membayar. Bila diatasnya maka menggunakan PPD.

6.1.5

Setelah membayar maka pihak yang terkait membuat kwitansi tanda pembayaran ke Kabag. Kerumahtanggaan 1.

6.1.6

Lalu Kabag. Kerumahtanggaan 1 menyimpan kwitansi tersebut.

6.2 Instruksi Kerja 6.2.1

Pemeriksaan fisik instalasi penyalur petri dilakukan setiap 1 ( satu ) kali dalam 1 ( satu ) tahun meliput :

¾ Instalasi kabel penyalur ( jenis BC, NYY atau N2xSY ). ¾ Spitzen (Kepala penangkal petir ) berikut terminasinya. 6.2.2

Versi : 1

Pengukuran tahanan pentanahan.

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PERAWATAN PENANGKAL PETIR DAN CCTV 6.2.3

Apabila

diperluan

perbaikan


yang

menyangkut

fisik

bangunan,

pengerjaannya dikoordinasikan dengan bagian pemeliharaan fisik gedung.

7. FORMULIR

: PPD, FIPU

8. BUKU

: -

9. SURAT

:

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

:

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PERAWATAN LIFT TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 024 / SOP / BPG / UKM

1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui proses dilakukan untuk perawatan lift

yang

harus

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

: FWOS = Formulir Work Order Servis FCBR = Formulir Call Back Report PO = Purchase Order ME = Mechanical Engineering

4. REFERENSI


5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Prosedur 6.1.1

Pihak subkontrak (Teknisi) melapor bahwa mau melakukan pengecekan terhadap lift kepada teknisi mechanical

6.1.2

Lalu teknisi mechanical meminta satpam untuk mematikan salah satu lift yang tidak ada orang dulu.

6.1.3

Setelah dilakukan pengecekan maka teknisi mechanical memberitahu satpam GAP agar dapat menghidupkan lift. Kemudian pihak subkontrak menulis segala pengecekannya dalam FWOS dan FCBR . Dimana semua formulir berangkap 3.

6.1.4

Kemudian fomulir rangkap ke-3 diberikan kepada Kabag. ME, sedangkan rangkap ke-1 & 2 disimpan oleh teknisi subkontrak. Formulir-formulir rangkap ke-3 oleh Kabag. ME diberikan kepada bagian administrasi untuk diarsip. Lalu bila ada kerusakan maka Kabag. ME ditanya apa mau diperbaiki, disertai biaya yang diperlukan untuk perbaikan, bila mau memperbaiki maka teknisi melaporkan ke perusahaannya. Bila tidak mau memperbaiki maka Kabag. ME menanggung resiko yang terjadi.

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR


6.1.5

Bila Kabag. ME setuju maka teknisi melapor kepada perusahaanya lalu perusahaan mengirim surat PO kepada KaBPG. Lalu KaBPG memberi surat PO ke Kabag. ME

6.1.6

Kabag. ME memfotokopi PO dan meminta bagian administrasi untuk membuat PPD disertai dengan PO yang difotokopi. PO yang asli disimpan.

6.1.7

Setelah uang turun Kabag. ME menelepon perusahaan supaya melakukan perbaikan.

6.1.8

Kemudian teknisi memperbaiki bagian yang rusak.

6.1.9

Setelah memperbaiki maka bagian administrasi membayar sejumlah yang tertera pada PO.

6.1.10 Lalu teknisi membuat kwitansi sebagai tanda telah dibayar dan menyerahkan kwitansi tersebut kepada bagian administrasi. Kemudian kwitansi tersebut disimpan oleh bagian administrasi. 6.2 Instruksi Kerja Pemeliharaan Lift Tiap Hari 6.2.1

Sumber listrik :

¾ Perhatikan tegangan ¾ Pada waktu sumber dari generator, frekuensi harus dijaga terus 50 Hz. 6.2.2

Ruang mesin/pit :

¾ Exhaust fan atau AC ruang mesin harus dijalankan selamlift beroperasi. ¾ Alat penolong harus selalu ada di ruang mesin : -

Pengengkol mesin

-

Pembuka rem mesin

¾ Pemadam Api Ringan harus tersedia diruang mesin ( sesuai petunjuk dari Depnakertrans) ¾ Ruang mesin dan pit harus bebas dari cairan, air, debu dan kotoran lainnya. 6.2.3

Car :

¾ Car dan door seal harus selalu bersih dari kotoran, hal ini perlu untuk menghindari dari kemungkinan macetnya pintu lift/ tidak dapat menutup rapat. ¾ Lampu-lampu car dan lampu indicator berfungsi dengan normal/tidak.

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR


¾ Fan dalam car lift harus bekerja. ¾ Intercome, lampu darurat ( emergency light ) diperiksa, berfungsi / tidak.

7. FORMULIR

: FWOS & FCBR

8. BUKU

: -

9. SURAT

: -

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: PO, kuitansi pembayaran

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 3 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PENGONTROLAN SARANA AIR DAN WC


1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui bagaimana pengontrolan sarana air dan WC

cara

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

: -

4. REFERENSI


5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Prosedur 6.1.1

Setiap hari mulai pukul 06.00 – 07.30, teknisi Mechanical mengontrol dan mengecek air, pompa air dan reservoar air (bak tampung air) di seluruh UKM a. Apabila terdapat kerusakan maka teknisi Mechanical langsung memperbaikinya. -

Jika terdapat kesulitan maka menghubungi Kabag ME untuk penanganan lebih lanjut.

-

Jika tidak terdapat kesulitan maka teknisi Mechanical melakukan

perbaikan.

Setelah

pekerjaan

selesai

dilaporkan ke Kabag ME b. Jika tidak dapat kerusakan, TKT melaporkan ke Kabag ME 6.2 Instruksi Kerja Pemeliharaan Pompa-pompa 6.2.1 Pemeliharaan Submersible Pump/ Deep Weel dilakukan oleh kontraktor/ pihak luar, dalam hal ini perlu diawasi pelaksanaannya. 6.2.2 Pompa-pompa lainnya diperiksa berkala setiap minggu : ¾ Dengan infrared thermometer, dapat diketahui misalnya bearingnya yang rusak, akan terjaddi peningkatan suhu.

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PENGONTROLAN SARANA AIR DAN WC


¾ Untuk pompa yang bekerja dengna pressure switch, periksa apakah pressure switch berfungsi sebagaimana mestinya. ¾ Untuk pompa-pompa yang bekerja dengan level kontrol periksa water level kontrol dengan simulasi. ¾ Untuk pompa-pompa besar 3 fasa periksa arus motor, tidak boleh melebihi arus standar yang tertera pada alat tersebut. 6.2.3

Pompa, lingkungan sekitarnya dan bila ada penutup harus dibersihkan 1 bulan sekali, bagian yang berkarat haurs dicat kembali.

6.2.4 Gasket/seal harus diganti setiap kali mesin dibongkar. 6.2.5 Bila terjadi masalah pada panel, sumber listrikdan motor dapat berkoordinasi dengan bagian listrik.

7. FORMULIR

: -

8. BUKU

: -

9. SURAT

: -

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PENAMBAHAN JARINGAN LISTRIK


1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui proses yang harus dilakukan untuk penambahan jaringan listrik

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

:

4. REFERENSI

: ISO 9001:2000 klausul 4.2.3 : Pengendalian Dokumen. Wawancara dengan UPG

5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Prosedur 6.1.1

Pemohon

mengajukan

Surat

Permohonan

(SP)

untuk

pekerjaan

pembuatan/non rutin yang ditujukan Rektorat (PR II) 6.1.2

SP diterima dan dievaluasi oleh PR II a. Jika tidak disetujui, PR II akan mengisi Lembar Disposisi (LD) penolakan bahwa pekerjaan tidak disetujui dan mengembalikan SP dan LD ke Pemohon b. Jika disetujui, PR II akan mengisi LD yang berisi persetujuan, dan menyerahkan SP dan LD yang sudah di acc oleh PR II ke Ka. Badan Pemeliharaan Gedung (Ka.BPG)

6.1.3

Kaur administrasi menerima SP dan LD, menyerahkannya ke Ka.BPG, kemudian Ka.BPG mengkoordinasikan ke Kabag Pemeliharaan, Kabag. ME dan Kaur gambar untuk melakukan kunjungan ke Pemohon. SP dan LD diserahkan ke Kaur administrasi, kemudian Kaur administrasi menghubungi pemohon

untuk

menentukan

waktu

kunjungan.

Setelah

itu

Kaur

Administrasi meng-copy SP dan LD kemudian SP dan LD copy diserahkan ke Bagian Lapangan 6.1.4

Bagian lapangan (Kabag Pemeliharaan, Kabag ME dan Kaur gambar) melakukan pengukuran tempat yang akan dipartisi atau tempat yang akan

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR



dibuat ruangan. Setelah informasi terkumpul, Kaur gambar membuat gambar ruangan yang akan dipartisi kemudian diserahkan ke Ka.BPG 6.1.5

Ka.BPG menerima informasi kemudian meminta Kaur administrasi untuk menghubungi Sub Kontraktor ME & Sipil biasanya lebih dari 1 supaya dapat diperbandingkan harganya

6.1.6

Sub kontraktor datang ke BPG, kemudian bersama-sama dengan Ka.BPG dan bagian lapangan melakukan pengukuran dan menanyakan spesifikasi pekerjaan

6.1.7

Setelah itu, Sub Kontraktor membuat RAB (Rencana Anggaran Biaya) untuk pembuatan partisi / ruangan, kemudian mengirimkan RAB ke BPG

6.1.8

RAB diterima oleh Kaur administrasi kemudian diserahkan ke Kabag Pemeliharaan dan Kabag ME untuk diperiksa supaya menjaga agar spesifikasi pekerjaan tidak terlewat, dan Kaur administrasi memeriksa harga satuan dan disesuaikan dengan harga terdahulu. Bila ada kenaikan dicari penyebabnya.

6.1.9

RAB diserahkan ke Ka.BPG untuk diteliti harga dan spesifikasi pekerjaannya, Jika kurang sesuai, Ka.BPG melakukan negoisasi dengan Sub Kontraktor. Setelah terjadi kesepakatan teknik dan finansial maka RAB akan diajukan ke Pimpinan (PR II)

6.1.10 Kaur Administrasi membuat Surat Permohonan (SP) ke PR II dengan melampirkan RAB yang telah disepakati dengan Sub Kontrak. SP tersebut ditandatangani Ka.BPG kemudian diserahkan ke PR II 6.1.11 PR II memproses, apakah RAB tersebut disetujui, tidak disetujui atau RAB tersebut perlu dilakukan negoisasi lagi. a. Jika tidak disetujui, PR 2 menurunkan LD yang berisi penolakan yang berarti tidak menyetujui RAB dan meminta BPG melakukan negoisasi lagi dengan subkontrak. b. Jika disetujui, PR II menurunkan LD yang berisi persetujuan RAB ke ke Ka.BPG untuk ditindaklanjuti

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR



6.1.12 LD persetujuan diterima, kemudian Kaur administrasi mengajukan Formulir Izin Pengambilan Dana (FIPU) 6.1.13 Setelah dana turun, Ka.BPG meminta Kaur administrasi untuk membuat Surat Perintah Kerja (SPK), kemudian SPK dikirimkan ke Sub Kontraktor 6.1.14 Sub Kontraktor menerima SPK dan mempersiapkan pekerjaan sesuai dengan RAB yang telah disepakati. Sub Kontrak melakukan koordinasi dengan Kabag. ME dan Kabag. Pemeliharaan sebelum melakukan penambahan jaringan listrik. 6.1.15 Sub Kontrak melaksanakan pekerjaan penambahan, Kabag. ME dan Kabag. Pemeliharaan

melakukan

pengawasan

harian

untuk

menyesuaikan

spesifikasi pekerjaan dengan RAB yang tekah disepakati 6.1.16 Kabag ME dan Kabag. Pemeliharaan membuat Laporan Harian Pekerjaan SubKontraktor (LHPS) dan diserahkan ke Ka.BPG untuk mengetahui presentasi hasil pekerjaan Sub Kontrak. LHPS ini diarsip di Ka.BPG 6.1.17 Setelah pekerjaan selesai, Kabag ME dan Kabag. Pemeliharaan melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan akhir a. Jika sudah baik, maka Subkontraktor bersama-sama dengan Kaur gambar melakukan opname pekerjaan dan membuat laporan opname pekerjaan kemudian diserahkan ke Ka.BPG untuk diarsip b. Jika belum baik, maka Kabag ME dan Kabag. Pemeliharaan meminta subkontraktor untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan RAB 6.1.18 Sub Kontrak membuat Berita Acara Subkontraktor (BAS) dan kuitansi bahwa pekerjaan telah selesai, kemudian ditandatangani oleh Kabag ME kemudian BAS dicopy 1 kali. BAS copy diserahkan ke Ka.BPG untuk diarsip, Kuitansi diserahkan ke Kaur Administrasi untuk proses pembayaran dan BAS asli diserahkan ke Subkontraktor 6.1.19 Subkontraktor memberikan kunci ruangan ke BPG 6.1.20 Setelah pekerjaan selesai, Kaur Administrasi membuat Berita Acara Serah Terima

(BAST)

ke

Pemohon

dan

tanda

terima

kunci.

Ka.BPG

menandatangani BAST dan tanda terima kunci.

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 3 dari 1

PROSEDUR



6.1.21 Kaur gambar menyerahkan BAST, tanda terima, dan kunci ruangan (1 set) ke Pemohon untuk ditandatangani. Setelah itu, Kaur gambar memberikan BAST dan tanda terima ke Kaur administrasi untuk diarsip 6.1.22 BAST dan Tanda terima kunci diterima oleh Kaur administrasi, kemudian diserahkan ke Ka.BAU untuk diperiksa dan ditandatangani, lalu disimpan sebagai lampiran untuk pembuatan laporan keuangan 6.1.23 Kaur gambar melakukan revisi gambar atas perubahan ruangan.

6.2 Instruksi Kerja 6.2.1

Survei ke lokasi

6.2.2

Tuangkan dalam gambar lama dengan lebih dulu di copy/proint gambar lama tersebut.

6.2.3

Pakai kode warna untuk gambar tersebut sebagai berikut : ¾ Warna hitam : Instalasi lama, tidak berubah. ¾ Warna merah : Instalasi yang dibongkar ¾ Warna biru

: Instalasi baru

¾ Warna hijau

: Instalasi yang digeser/ diubah

6.2.4

Buat data material yang diperlukan dan perkiraan biayanya.

6.2.5

Untuk pekerjaan yang karena keterbatasan watu dan tenaga dikerjakan oleh kontraktor, tetap mengikuti prosedur 1 s/d 4.

7. FORMULIR

: PPD, FIPU

8. BUKU

: -

9. SURAT

: LD, SP, SPK

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 4 dari 1

PROSEDUR



Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 5 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PEMINJAMAN KUNCI (Darurat)


1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui proses dilakukan untuk meminjam kunci

yang

harus

2. RUANG LINGKUP

: Peminjaman kunci yang dilakukan hanya untuk membantu pemilik kunci yang ketinggalan barang diruangannya.

3. DEFINISI

: -

4. REFERENSI


5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Pemohon yang ingin meminjam kunci, meminta koster untuk membuka pintu. 6.2 Lalu koster menanyakan alasanya, bila alasannya bisa diterima maka koster membukakan pintu, bila tidak dapat diterima maka koster tidak membukakan pintu. 6.3 Koster meminta pemohon untuk mengisi daftar peminjaman kunci. 6.4 Setelah pemohon mengisi, maka koster meminta pemohon untuk menunjukkan ID-nya. 6.5 Koster mengecek nomer ID dengan yang tertera di daftar peminjam kunci. 6.6 Kemudian koster membuka pintu ruangan pemohon. 6.7 Setelah selesai pemakaian ruangan maka pintu dikunci kembali. Nb: Koster terus menemani pemohon sampai selesai menggunakan ruangan.

7. FORMULIR

: Formulir Peminjaman Kunci

8. BUKU

: -

9. SURAT

:

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PEMINJAMAN KUNCI (Darurat)

12. KUITANSI


: -

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR GANGGUAN LISTRIK


1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui proses yang harus dilakukan untuk perbaikan gangguan listrik

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI

: FPP = Formulir Permohonan Perbaikan Pemohon = kepala unit / jurusan / biro yang membutuhkan penambahan dalam titik lampu. KaBPG = Kepala Biro Pemeliharaan Gedung ME = Mechanical & Electrical

4. REFERENSI

: ISO 9001:2000 klausul 4.2.3 : Pengendalian Dokumen. UPG, dan Unit Kerumahtanggaan 1

5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Pihak pemohon mengisi FPP, kemudian FPP diserahkan ke Administrasi. 6.2 Lalu administrasi memberikan FPP kepada KaBPG. 6.3 Kemudian KaBPG memeriksa, dan mengisi FPP tersebut untuk memutuskan apakah bagian ME atau bagian pemeliharaan fisik gedung. Bila ME, KaBPG meminta Kabag. ME untuk menangani. 6.4 KaBPG memberikan FPP kepada Kaur Gambar, lalu Kaur Gambar menginput data dan menyimpanya di hardisk. 6.5 FPP diserahkan kepada Kabag. ME, kemudian Kabag. ME mengisi perkiraan waktu selesai di FPP. Lalu Kabag. ME melakukan tinjauan ke lapangan dengan membawa FPP. Setelah ditinjau jika memerlukan bantuan Bagian pemeliharaan gedung, maka Kabag. ME menghubungi Kabag. Pemeliharaan untuk membantu. 6.6 Kemudian Kabag. Pemeliharan mengutus teknisinya untuk membantu. 6.7 Setelah melakukan peninjauan Kabag. ME memberi instruksi kepada teknisinya untuk mengerjakan. Bila memerlukan permintaan barang maka meminta barang di gudang.

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR GANGGUAN LISTRIK


6.8 Setelah diberi instruksi dan memberi FPP kepada teknisi listrik, maka teknisi melaksanakan perbaikan dengan dibantu bawahan Kabag. Pemeliharaan (bila diperlukan). 6.9

Setelah mengerjakan maka teknisi listrik menyerahkan FPP kepada Kabag. ME, bila pekerjaan beres maka Kabag. ME mengisi waktu penyelesaian, pergantian material dan menadatangani FPP. Lalu FPP diserahkan kepada teknisi listrik untuk meminta tandatangan pemohon pada FPP sebagai tanda sudah selesai.

6.10 Pemohon menadatangani FPP lalu menyerahkan kepada teknisi listrik. 6.11 Kemudian FPP oleh teknisi electrical diserahkan kepada Kabag. ME untuk diperiksa lalu setelah diperiksa FPP diserahkan ke Kaur gambar untuk diinput kedalam komputer dan disimpan dihardisk. Setelah diinput diserahkan ke Kaur administrasi untuk diarsip. 7. FORMULIR

: FPP dan BpeP

8. BUKU

: -

9. SURAT

: Surat Permohonan

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PEMAKAIAN SOUND SYSTEM

TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 045 / SOP / BPG/UKM

1. TUJUAN

: Pemohon mengetahui proses yang dilakukan untuk pemakaian sound system

2. RUANG LINGKUP


3. DEFINISI


4. REFERENSI

: ISO 9001:2000 klausul 4.2.3 : Pengendalian Dokumen, dan wawancara dengan Unit Kerumahtanggaan 1

5. DISTRIBUSI


6. PROSEDUR

:

6.1 Kabag.

ME

memasukkan

data

dinote

kedalam

komputer

harus

kemudian

menyimpannya dalam hardisk. 6.2 Setelah itu memprint data, lalu hasil print tersebut diserahkan kepada teknisi listrik. 6.3 Bila sudah hari yang ditentukan maka teknisi listrik mengatur sound system lalu bila sudah selesai maka teknisi membereskan sound system. Bila belum selesai maka teknisi listrik tetap mengatur sound system.

7. FORMULIR

: -

8. BUKU

: -

9. SURAT

: -

10. KARTU

: -

11. STRUK

: -

12. KUITANSI

: -

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 1 dari 1

PROSEDUR

PROSEDUR PEMAKAIAN SOUND SYSTEM

TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 045 / SOP / BPG/UKM

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Otman Awih


Pembantu Rektor II

Versi : 1

Revisi : 0

Halaman 2 dari 1

A. Prosedur Penambahan Jaringan Listrik

3

Kasubag. Listrik, Telepon, G enset, S ound System

5 Sub-Kontraktor

2

K abag. Kerum ahtanggaan 1

4, 6

UP G

1

Gambar Bagan Alir Informasi Prosedur Penambahan Jaringan Listrik

Keterangan : 1: Fotokopi surat permohonan & surat disposisi 2: Menyuruh Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System 3: Menelepon Sub-kontraktor 4: Nota pembayaran 5: Membayar tagihan 6: Mengirim kwitansi

B. Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik

8 Toko elektronik 7

P ihak Pem ohon

3, 4 4, 9

1,


P ihak Bagian Listrik, Genset, Telepon, Sound System

2, 6

5, 8, 9

Gambar Bagan Aliran Informasi Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik

Keterangan : 1: Surat Permohonan 2: Menyuruh Kasubag. Untuk memperbaiki 3: FPP 4: FPP yang sudah ditandatangani 5: Meminta uang untuk membeli komponen elektronik 6: Memberikan uang untuk membeli komponen elektronik 7: Membeli komponen elektronik 8: Nota pembelian 9: FPP yang ditandatangan yang kedua kali

C. Prosedur Penambahan Titik Lampu 8 T o k o e le k tr o n ik 7

P ih a k P e m o h o n

3, 4 4, 9

1,

K abag. K e r u m a h ta n g g a a n 1

P ih a k B a g ia n L is t r ik , G e n s e t, T e le p o n , S o u n d S y s te m

2, 6

5, 8, 9

G a m b a r B a g a n A l ir a n I n f o r m a s i P r o s e d u r P e r b a i k a n G a n g g u a n L i s t r ik

Keterangan : 1: Surat Permohonan

6: Memberikan uang untuk

2: Menyuruh Kasubag. Untuk

membeli komponen elektronik

memperbaiki

7: Membeli komponen

3: FPP

elektronik

4: FPP yang sudah

8: Nota pembelian

ditandatangani

9: FPP yang ditandatangan

5: Meminta uang untuk

yang kedua kali

membeli komponen elektronik

D. Prosedur Perawatan Genset

K a sub a g . L istrik , T e le p o n, G e nse t, d a n S o u n d S y s te m

1, 4 2

K abag. K e rum a hta ng g a a n 1

3 SPBU 4

G a m ba r B a g a n A lir In form a si P r osedu r P er a w a ta n G en set

Keterangan : 1: Meminta uang untuk membeli oli

2: Memberi uang untuk membeli oli

4: Nota pembelian

3: Membeli oli

E. Prosedur Perawatan Lift

Pihak Bagian Listrik, Telepon, Genset, dan S ound System

2, 3 Pihak Satpam GA P

1

9 Teknisi SubKontraktor

KaB AU 6

4, 5, 10

9

8

P ihak Perusahaan

7

Kabag. K erum ahtanggaan 1

8

Gambar Bagan Alir Informasi Prosedur Peraw atan Lift

Keterangan : 6: Melaporkan pada perusahaan

1: Melapor pengecekan 2:

Meminta

satpam

untuk

8: Menelepon perusahaan

mematikan lift 3:

Meminta

satpam

untuk

4: FCBR & FWOI Memberitahukan

kerusakan

9 Mengirim teknisi 10:

menghidupkan lift

5:

7: PO

ada

Membayar

perbaikan

F. Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran

1, 3

P ihak Pem adam Kebakaran


2, 4

Gambar Bagan Alir Informasi Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran

Keterangan : 1 : Surat Pemberitahuan

3 : Membayar Pengecekan

2 : Struk Biaya

4 : Kwitansi

G. Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran

Pihak Pelatihan Pem adam Kebakaran (PPPK )

4

2, 6 1, 5

P ihak Kepala Biro & Kepala TU tiap fakultas


3

Gambar Bagan Alir Informasi Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran

Keterangan : 1: Menelepon PPPK

5 : Membayar pelatihan

2 : Proposal

6 : Kwitansi

3 : Surat pelatihan 4 : Mengutus orang untuk dilatih

H. Prosedur PPD

3

S ekretariat R ektorat

2

8 KaB AU 1, 6

4

4


Bagian Keuangan

7

9 Bagian K asir

5, 11 10

Pem bantu Rektor II

Gambar Bagan Alir Informasi Prosedur PPD

Keterangan : 1: PPD ( rangkap 4 ) 2 : PPD yang sudah ditandatangani oleh KaBAU 3 : Mengecek keuangan di Bag. Keuangan 4 : PPD yang sudah diisi bag. Keuangan 5 : PPD rangkap ke-1 6 : FIPU (rangkap 2) 7 : FIPU rangkap ke-1 yang sudah ditandatangani oleh KaBAU 8 : FIPU rangkap ke-2 yang sudah ditandatangani oleh KaBAU 9 : Menyerahkan uang 10: Kwitansi 11: PPD (rangkap 4) yang sudah diisi oleh bagian keuangan dan Surat Disposisi

I. Prosedur Peminjaman Kunci

1, 3 P ihak Pem ohon 2


Gambar Bagan Alir Informasi Prosedur Peminjaman Kunci

Keterangan : 1 : Meminjam kunci

3 : Mengembalikan kunci

2 : Meminjamkan kunci

J. Prosedur Penerimaan Kunci


1


Gambar Bagan Alir Informasi Prosedur Penerimaan Kunci

Keterangan : 1 : Menyerahkan kunci

K. Prosedur Keadaan Darurat

Pihak Keam anan

1

K abag. K erum ahtanggaan 1

2

Pihak yang bersangkutan

Gambar Bagan Alir Informasi Prosedur Keadaan Darurat

Keterangan : 1 : Menelepon Kabag. Kerumahtanggaan 1 2 : Menelepon pihak yang bersangkutan

L. Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV

K abag. K erum ahtanggaan 1

1, 3

P ihak yang m em perbaiki

2, 4

Gambar Bagan Alir Informasi Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV

Keterangan : 1 : Menghubungi pihak yang

4 : Kwitansi

memperbaiki 2 :Nota biaya 3 : Membayar perbaikan

M. Prosedur Perawatan AC

1, 5 Teknisi AC


3, 4

Kasubag. Listrik, Telepon, G enset, dan Sound System

2

Gambar Bagan Alir Informasi Prosedur Peraw atan AC

Keterangan : 1 : Melapor mau servis AC 2 : Meminta Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System 3 : Membayar servis 4 : Membayar servis dan perbaikan 5 : Kwitansi

N. Prosedur Penambahan Extention

1

1

Pemohon

PR II 2

KaBAU 5

1, 3 3, 6

Kasubag. Listrik, Genset, Telepon dan Sound System

4, 7


4

Gambar Bagan Alir Informasi Prosedur Penambahan Extention


5 : Surat disposisi yang sudah

2 : Surat penolakan

diisi KaBAU

3 : Meminta untuk mengecek

6 : Memberitahukan untuk

line

mengerjakan line

4 : Memberitahukan hasil

7 : Melaporkan hasil

pengecekan line

pengerjaan line

O. Prosedur Pemeliharaan Genset

1, 4 Teknisi Mechanical

Kabag. ME 2

3 4 SPBU

Gambar Bagan Alir Informasi Prosedur Peraw atan Genset

Keterangan : 1 : Meminta uang kepada Kabag ME

3 : Membeli oli

2 : Memberi uang

4 : Nota

A. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar )

Recommend Documents