UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
KAWALAN DOKUMEN
Muka Surat
PK.UiTM.(P).01
: 1 /11
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
PK.UiTM.(P).01
DISEMAK OLEH
DISEDIAKAN OLEH
Penol
it g Pendaftar Kanan
Wak'
san UiTM
en
InQKA
DILULUSKAN OLEH
(Prof Emeritus Dato' Dr. Hassan Said) Naib Canselor UiTM
TARIKH KUATKUASA
No. Keluaran
: 03
1 April 2016
No. Pindaan
: 03
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
-411110.--.,„......-.
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No Rujukan
KAWALAN DOKUMEN
Muka Surat
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
:
PK.UiTM.(P).01
:
2 /11
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab Wakil Pengurusan atau Pengurus Dokumen untuk mengemaskini halaman ini. pula memastikan
Pemegang Dokumen Terkawal ini hendaklah
salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini seperti yang
dinyatakan dalam halaman pindaan.
HALAMAN DIPINDA Tarikh
No. Pindaan
1 Julai 2009
01
1 Ogos 2010
02
No. Para
Muka Surat
Bentuk Pindaan
Rujuk kepada daftar pindaan Kelulusan dan tandatangan oleh naib
Diluluskan
WP
1 Ogos 2010
canselor baru 1 April 2016
03
Muka Hadapan
Kelulusan dan tandatangan oleh naib canselor baru
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
1 April 2016
PROSEDUR
:z....„„,...,..-. ..:.,.. ,..,„,
.1iiicomp UNIVERSITI TEKNOLOGI
KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
: PK.UiTM.(P).01
KAWALAN DOKUMEN
Muka Surat
: 3 /11
MARA
KANDUNGAN
MUKASURAT
1.0
Objektif
4
2.0
Skop
4
3.0
Dokumen Rujukan
4
4.0
Definisi
4
5.0
Singkatan
7
6.0
Tanggungjawab dan Tindakan
7
7.0
Rekod Kualiti
11
8.0
Lampiran
11
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
„.....-, --... -
UNIVERSITI
TEKNOLOGI
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No Rujukan
: PK.UiTM.(P).01
KAWALAN DOKUMEN
Muka Surat
: 4 /11
MARA
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memberi garis panduan bagi memastikan dokumen yang diperlukan dalam sistem pengurusan kualiti UiTM adalah terkawal.
2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Pengurus Dokumen UiTM untuk melaksanakan aktiviti kawalan dokumen kualiti dari peringkat penyediaan hingga peringkat pelupusan. Prosedur ini juga menjelaskan kaedah kawalan Dokumen Sokongan.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
JENIS DOKUMEN Manual Kualiti UiTM
LOKASI InQKA
RUJUKAN MK.UiTM.01
Seksyen 4.2.3 — Kawalan Dokumen
4.0
DEFINISI 4.1
Dokumen Kualiti Dokumen yang dikawal dalam Pengurusan Sistem Kualiti UiTM adalah Manual Kualiti UiTM, Prosedur Kualiti UiTM, Dokumen Sokongan UiTM dan Dokumen SPK Jabatan.
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
10016--
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
: PK.UiTM.(P).01
KAWALAN DOKUMEN
Muka Surat
: 5 /11
Akio
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
DOKUMEN
PENYEDIA PENYEMAK
MELULUS
PENYELENGGARA
KUALITI Manual
WP/PD
-
NC
WP
PD/KJ
WP
NC
WP
PD
-
-
PD
PD
WP Jabatan
KJ
PD Jabatan
Kualiti UiTM Prosedur Kualiti UiTM Dokumen Sokongan UiTM SPK Jabatan
Jabatan
a) Manual Kualiti UiTM adalah dokumen yang menjelaskan asas perlaksanaan SPK dalam skop pensijilan ISO 9001:2008 di UiTM.
b) Prosedur Kualiti UiTM adalah terdiri daripada Prosedur Kualiti Pengurusan dan Prosedur Kualiti Operasi, iaitu yang menjelaskan perlaksanaan proses-proses utama SPK dalam skop pensijilan ISO 9001:2008 di UiTM.
c) Dokumen Sokongan UiTM adalah dokumen-dokumen perundangan, dasar dan peraturan yang diterimapakai dan
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
KAWALAN DOKUMEN
Muka Surat
PK.UiTM.(P).01
: 6 /11
berkuatkuasa sebagai rujukan SPK dalam skop pensijilan ISO 9001:2008 di UiTM.
d) SPK Jabatan adalah dokumen-dokumen Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan yang digunakan
oleh Jabatan dalam pengoperasian SPK skop pensijilan ISO 9001:2008 di Jabatan.
4.2 Wakil Pengurusan Wakil Pengurusan (WP) adalah staf yang dilantik oleh Naib Canselor UiTM untuk membangun, melaksana dan menyelenggara dan memastikan penambahbaikan berterusan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM selaras dengan skop pensijilan serta keperluan ISO 9001:2008.
4.3 Pegawai Dokumen Pegawai Dokumen (PD) adalah staf yang dilantik oleh Naib Canselor UiTM untuk membantu Wakil Pengurusan UiTM untuk mengurus dan menyenggara Dokumen Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001 : 2008 di UiTM.
4.4 Governans UiTM Tadbirurus korporat UiTM iaitu Lembaga Pengarah UiTM, Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan, Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan, Jawatankuasa Audit, Jawatankuasa Pelaburan, Senat dan Jawatankuasa Eksekutif.
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
-
---.0.--.:
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No Rujukan
: PK.UiTM.(P).01
KAWALAN DOKUMEN
Muka Surat
: 7 /11
4,416440. UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
4.5 Jabatan
Semua bahagian, fakulti, akademi, pusat, institut, unit dan kampus cawangan UiTM.
5.0 SINGKATAN
UiTM
Universiti Teknologi MARA
GuiTM
Governans UiTM
MK
Manual Kualiti
PK
Prosedur Kualiti
SPKJ
Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan
DS
Dokumen Sokongan
WP
Wakil Pengurusan
PD
Pengawai Dokumen
PDT
Pemegang Dokumen Terkawal
KJ
Ketua Jabatan
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB WP
1.
Sedia format Dokumen Kualiti.
2.
Edar format tersebut kepada PD.
A. Penyediaan Dokumen Kualiti Penyedia
3.
Sedia draf Dokumen Kualiti.
4.
Serah draf Dokumen Kualiti kepada Penyemak
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
....w., ,. , UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
KAWALAN DOKUMEN
Muka Surat
:
PK.UiTM.(P).01
8 /11
TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB WP
!
5.
Semak draf Dokumen Kualiti yang disediakan.
6.
Pastikan kandungannya jelas, tepat dan teratur.
7.
Rujuk dengan Penyedia yang terlibat bagi memastikan pembetulan atau pindaan yang dibuat.
8.
Buat pembetulan yang perlu.
9.
Bed nombor dan tajuk Dokumen Kualiti
10. Serah draf Dokumen Kualiti kepada Melulus. B. Kelulusan Dokumen Kualiti NC
11. Terima draf Dokumen Kualiti yang
disediakan.
12. Bincang dengan Penyedia atau Penyemak yang berkaitan. 13. Dapatkan makiumat tambahan, jika perlu. 14. Buat pembetulan yang perlu. 15. Lulus Dokumen Kualiti. 16. Serah Dokumen Kualiti yang telah diluluskan kepada Penyelenggara. 17. Jika tidak lulus, serah kepada Penyelenggara untuk fail. C. PD
Pengedaran Dokumen Kualiti
18. Terima Dokumen Kualiti yang telah diluluskan. 19. Cetak Dokumen Kualiti mengikut jumlah PDT. 20. Cop dokumen asal Dokumen Kualiti dengan cop "DOKUMEN INDUK" dan failkan dalam Folder Dokumen Induk. 21. Cop dokumen salinan Dokumen Kualiti dengan cop "SALINAN DOKUMEN TERKAWAL". 22. Edar salinan Dokumen kepada PDT menggunakan
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
---_, ,,, -1„........ ,.-
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No Rujukan
KAWALAN DOKUMEN
Muka Surat
: PK.UiTM.(P).01
:
9 /11
TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB Borang DL.UiTM.KDO2.
23. Pastikan Borang DL.UiTM.KDO2 yang Iengkap diisi difailkan. PD
23. Aku terima Dokumen Kualiti. 24. Kawal dan selenggara Dokumen Kualiti mengikut arahan WP. D. Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti
Penyedia
25. Isi Borang DL.UiTM.KDO3, jika ada cadangan pindaan. 26. Serah borang yang lengkap dan draf dokumen kualiti kepada WP.
WP
27. Ambil tindakan mengikut Tindakan 05 hingga 10 untuk semakan dokumen.
NC
28. Ambil tindakan mengikut Tindakan 11 hingga 17 untuk meluluskan dokumen. E.
PD
Pindaan DOKUMEN INDUK Dokumen Kualiti
29. Pinda Dokumen Kualiti asal mengikut cadangan yang diluluskan. 30. Kemaskini nombor kawalan Dokumen Kualiti. 31. Catat pindaan Dokumen Kualiti dalam Daftar Pindaan Dokumen Kualiti. (Borang DL.UiTM.KDO5). 32. Catat pindaan dalam Halaman Pindaan Dokumen Kualiti asal berkenaan. 33. Cop Dokumen Kualiti INDUK yang terdahulu dan cop "BATAL" pada setiap mukasurat dokumen berkenaan. 35. Cetak Dokumen Kualiti yang dipinda dan Halaman
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
-011110...,,...,... ,„,_ ..;.. . .„
iciiii4..0 UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
: PK.UiTM.(P).01
KAWALAN DOKUMEN
Muka Surat
: 10 /11
TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB
Pindaan mengikut jumlah PDT. 36. Failkan Dokumen Kualiti 35 asal dalam Folder Dokumen Induk. 37. Cop SALINAN DOKUMEN TERKAWAL pada 36. 38. Edar salinan Dokumen 36 kepada PDT menggunakan Borang DLUiTM.KDO2. F. Pelupusan Dokumen Kualiti PDT
39. Terima Dokumen Kualiti baru. 40. Gantikan Dokumen Kualiti lama dengan Dokumen Kualiti yang baru. 41. Musnahkan Dokumen Kualiti lama.
Kawalan Dokumen Sokongan
TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB
1. Terima Pekeliling Kerajaan atau stakeholder. KJ
2.
Tentukan sama ada Pekeliling itu merubah dasar dan peraturan di UiTM.
3.
Jika ya, kemukakan cadangan pemakaian kepada governans UiTM (GUiTM).
GUiTM
KJ
4.
Pertimbangkan pemakaian Pekeliling berkenaan.
5.
Maklumkan keputusan kepada pencadang.
6. Jika cadangan diluluskan, sediakan Pekeliling dan edar ke seluruh UiTM. 7. Sediakan dokumen panduan pemakaian, jika perlu. 8. Serah DS kepada WP/PD.
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
,,.. ....,
,," ... .... ..,..-•-, ,„,,,
ie
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No Rujukan
: PK.UiTM.(P).01
KAWALAN DOKUMEN
Muka Surat
: 11 /11
. ,4440,
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
9. Terima DS (Pekeliling Asal, Pekeliling KJ dan Panduan
WP/PD
Pemakaian DS, jika ada). 10.Daftarkan DS dalam Borang DL.UiTM.KDO4. 11.Edar DS kepada staf yang terlibat dalam tugas berkenaan. 12.Kemaskini Daftar, jika berlaku sebarang pindaan atau pembatalan DS.
7.0 REKOD KUALITI
JENIS/
BIL. 1.
RUJUKAN
LOKASI
DRK.UiTM.KD.01
InQKA
REKOD Fail Kawalan Dokumen
8.0
TEMPOH SIMPANAN 5 tahun
LAMPIRAN 8.0
Carta Alir Kawalan Dokumen
DLUiTM.KDO1
8.1
Contoh Daftar Edaran Dokumen Kualiti.
DL.UiTM.KDO2
8.2
Contoh Cadangan Baru/Pindaan Dokumen Kualiti.
DL.UiTM.KDO3
8.3
Contoh Daftar Dokumen Sokongan.
DL.UiTM.KDO4
8.4
Contoh Daftar Pindaan Dokumen Kualiti.
DL.UITM.KDO5
8.5
Contoh Senarai Induk Dokumen Kualiti.
DL.UiTM.KDO6
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
DL.UiTM.KDO1
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
TANGGUNGJAWAB
Carta Alir Kawalan Dokumen
REKOD
PROSES
ALIRAN KERJA
MULA )
(
WP
1. Sedia format Dokumen Kualiti.
1 _i__.
2.
Edar format tersebut kepada PD.
2 • Penyedia
WP
A. Penyediaan Dokumen Kualiti
3 + 4
3. Sedia draf Dokumen Kualiti. 4.
Serah draf Dokumen Kualiti kepada Penyemak.
5. Semak draf Dokumen Kualiti yang disediakan.
5 + 6
6.
Pastikan kandungannya jelas, tepat dan teratur.
7.
Rujuk dengan Penyedia yang terlibat bagi memastikan pembetulan atau pindaan yang
7
*
dibuat.
8 9
♦
8.
Buat pembetulan yang perlu.
9.
Bed nombor dan tajuk Dokumen Kualiti.
10. Serah draf Dokumen Kualiti kepada Melulus.
10
• NC
B. Kelulusan Dokumen Kualiti
11
11. Terima draf Dokumen Kualiti yang
disediakan.
12. Bincang dengan Penyedia atau Penyemak yang
12
berkaitan.
13
13. Dapatkan maklumat tambahan, jika perlu.
14
14. Buat pembetulan yang perlu. 15. Lulus Dokumen Kualiti.
15
16. Serah Dokumen Kualiti yang telah diluluskan
16
17
kepada Penyelenggara. 17. Jika tidak lulus, serah kepada Penyelenggara untuk fail.
DLUITM.KDO1
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN 46.**
KAWALAN DOKUMEN
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Carta Alir Kawalan Dokumen
TANGGUNGJAWAB
11-17 ----
PD
PROSES
ALIRAN KERJA
• 18
5-10
•
C. Pengedaran Dokumen Kualiti 18. Terima Dokumen Kualiti yang telah diluluskan. 19. Cetak Dokumen Kualiti mengikut jumlah PDT.
19
• 20
PD
"DOKUMEN INDUK" dan failkan dalam Folder Dokumen Induk.
• 21
21. Cop dokumen salinan Dokumen Kualiti dengan
• 22
22. Edar salinan Dokumen kepada PDT
• 23
23. Pastikan Borang DLUITM.KDO1 yang lengkap
• 24
24. Aku terima Dokumen Kualiti.
• 25
Penyedia
20. Cop dokumen asal Dokumen Kualiti dengan cop
• 26
cop "SALINAN DOKUMEN TERKAWAL".
menggunakan Borang DLUITM.KDO1.
diisi difailkan.
25. Kawal dan selenggara Dokumen Kualiti mengikut arahan WP.
D. Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti 26. Isi Borang DL.UiTM.KDO2, jika ada cadangan pindaan.
27
27. Serah borang yang lengkap dan draf dokumen kualiti kepada WP.
WP
NC
• 28
28. Ambil tindakan mengikut Tindakan 05 hingga 10
• 29
29. Ambil tindakan mengikut Tindakan 11 hingga 17
untuk semakan dokumen.
untuk meluluskan dokumen.
REKOD
DL.UiTM.KDO1
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
,----
KAWALAN DOKUMEN
frijo. UNIVERSITI
Carta Alir Kawalan Dokumen
TEKNOLOGI MARA
TANGGUNGJAWAB
PROSES
ALIRAN KERJA E.
PD
i 30 • 31 • 32
Pindaan DOKUMEN INDUK Dokumen Kualiti
30. Pinda Dokumen Kualiti asal mengikut cadangan yang diluluskan. 31. Kemaskini nombor kawalan Dokumen Kualiti. 32. Catat pindaan Dokumen Kualiti dalam Daftar Pindaan Dokumen Kualiti. (Borang DL.UiTM.KDO4).
• 33
33. Catat pindaan dalam Halaman Pindaan Dokumen Kualiti asal berkenaan.
34 • 35
34. Cop Dokumen Kualiti INDUK yang terdahulu dan cop "BATAL" pada setiap mukasurat dokumen berkenaan. 35. Cetak Dokumen Kualiti yang dipinda dan
36
Halaman Pindaan mengikut jumlah PDT.
• 37
36. Failkan Dokumen Kualiti 35 asal dalam Folder
• 38
37. Cop SALINAN DOKUMEN TERKAWAL pada 36.
Dokumen Induk.
38. Edar salinan Dokumen 36 kepada PDT menggunakan Borang DLUITM.KDO1.
PDT
• 39 i 40 * 41
F. Pelupusan Dokumen Kualiti 39. Terima Dokumen Kualiti baru. 40. Gantikan Dokumen Kualiti lama dengan Dokumen Kualiti yang baru. 41. Musnahkan Dokumen Kualiti lama. SELESAI
REKOD
