provinsje fryslân provincie frys1n postbus 20120 8900 hm leeuwarden tweebaksmarkt 52 telefoon: (058) 292 59 25 telefax: (058) 29251 25
www.fryslan.nl
[email protected] www.twitter.com/provfryslan
Provinciale Staten van Fryslân
Leeuwarden, 3 november 2015 Verzonden,
11 NOV, 21115
Ons kenmerk 01258824 Afdeling : Stêd en Plattelân Behandeld door : T.Raap /(058) 292 53 89 of
[email protected] Uw kenmerk Bijlage(n) : 5 .
Onderwerp
: Jaarstukken FUMO 2014
Geachte Statenleden, Het Algemeen Bestuur heeft in haar vergadering van 29 juni 2015 de jaarstukken van de FUMO over 2014 vastgesteld. Hierna heeft het Dagelijks Bestuur van de jaarstukken ter kennisname verzonden naar de deelnemers van de Gemeenschappelijke Regeling voor de FUMO. De jaarstukken worden ter kennisname aan u voorgelegd. U kunt deze informatie betrekken bij uw behandeling van de ontwerpbegroting 2016 FUMO, die gepland staat voor uw vergadering van 25 november 2015. Wij attenderen u op de volgende aandachtspunten bij deze jaarstukken: de FUMO is een organisatie in opbouw en ontwikkeling en vraagt veel tijd en energie van de medewerkers. De bedrijfsvoering is nog niet optimaal en voldoende toe komstbestendig, maar er zijn wel duidelijke verbeteringen in gang gezet. Wij besteden hier aandacht aan in de stukken voor uw behandeling van de ontwerp begroting 2016 FUMO en het bedrijfsplan 2016-2019 FUMO; de jaarrekening 2014 sluit met een positief saldo van € 1,2 miljoen. Dit is ontstaan als gevolg van lagere lasten dan begroot (€ 1,5 m) en lagere baten (€ 0,3 m); het po sitief saldo kan worden verklaard door lagere kapitaallasten, lagere kosten wagen park, lagere incidentele kosten en niet begrote extra bijdragen aan het Algemeen Bestuur werd een voorstel voorgelegd om het batig saldo in te zet ten om de vooruitbetaalde implementatiekosten versneld af te (ossen. Het Algemeen Bestuur heeft hier inmiddels toe besloten. Hierdoor wordt de structurele bijdrage van de deelnemers met ingang van 2016 lager; de productiviteit over 2014 (910 uren perfte) loopt ver achter op het niveau zoals af gesproken in het bedrijfsplan 2012 (1400 uren per fte). Het afgesproken niveau van de productiviteit is ook een aandachtspunt in het nieuwe bedrijfsplan 201 6-2019. -
-
-
-
-
1 / 2-
Ons kenmerk:
01258824
tE
•
provinsje fryslân provincie fryslân b
1
1
Hierin worden maatregelen beschreven die moeten leiden tot het verhogen van de productiviteit. Uitwerking vindt plaats in het door de FUMO aangekondigde jaarlijks actieprogramma. Zoals we hebben aangegeven bij de stukken voor de ontwerpbegro ting 2016 en het bedrijfsplan 2016-2019, zullen we de uitwerking van deze maatrege len volgen en zo nodig bijsturen; Deloitte Accountants BV heeft een goedkeurende verklaring afgegeven voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid.
-.
Wij gaan er van uit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
.— Staten van Fryslân,
0
J.
secretaris
Bijlagen: 1. Jaarstukken van Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing over 2014; 2. Accountantsverklaring d.d. 10 juni 2015 van Deloitte Accountants BV; 3. Accountantsverslag d.d. 10juni 2015 van en Deloitte Accountants BV; 4. Begeleidend schrijven, van d.d. 10juni 2015 van Deloitte Accountants BV; 5. Aanbiedingsbrief d.d. 5 juli 2015 van de FUMO.
-2/2-
Ons kenmerk:
01258824
FUIVLb
Fryske Utfieringstsjinst Milieu en Omjouwing
Aan het college van gedeputeerde staten van de provincie Fryslân, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten in Fryslân en het dagelijks bestuur van het Wetterskip Fryslân
Grou, 6 juli 2015 Ons kenmerk Behandeld door
: 0057 H. van der Werff / +31 566 75 03 86
Betreft
: Jaarstukken 2014
Geacht bestuur, Het algemeen bestuur van de FUMO heeft in haar vergadering van 29juni 2015 de jaarstukken 2014 vastgesteld. U treft de bedoelde stukken ter kennisneming aan. Het algemeen bestuur heeft tevens besloten het batig rekeningsaldo over 2014 ad € 1.205.000 niet in het weerstandsvermogen van de FUMO te laten, maar dit in te zetten ter gedeeltelijke aflossing van de vordering van de FUMO op de deelnemers ter zake van de implementatielasten. De jaarlijkse bijdrage van de deelnemers voor deze implementatielasten zal hierdoor vanaf 2016 extra dalen. Met vriendelijke groeten, namens het dagelijks bestuur, •
-
-
zZZZ L.l. Diks, voorzitter
-
M. van der Wal, secretaris/directeur
Postbus 3347, 8901 DH Leeuwarden R J.W. de vsserwei 10, 9001 ZE rou 0566 750 300
[email protected] • www.fumo.nI • NL93 RABO 0135 5152 38 BTW nr NL 8526.08.2638.01 • KvI( nr 5749 9470
FUIVLb
Fryske Utfleringstsjinst Miljeu en Omjouwing
Jaarstukken van de Fryske Utfieringstsjinst MiIjeu en Omjouwing over 2014
Voor identificatiedoeleinden.. Behorend bij controIeverkIarin’ d.d. 10 juni 2015
Inleiding Voor u ligt de jaarrekening 2014 van de Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing, kortweg FUMO. Het is de eerste jaarrekening van de FUMO, die op 1januari 2014 officieel van start is gegaan. Op het moment dat de begroting 2014 werd opgesteld was de FUMO nog niet operationeel. Eigen ervaringscijfers van de FUMO waren dus niet beschikbaar bij het opstellen van die begroting. De begroting 2014 is gebaseerd op de begroting in het “Bedrijfsplan FUMO” van juni 2012. Met de vaststelling van dat bedrijfsplan is het fundament gelegd voor de FUMO. Het jaar 2014 heeft geheel in het teken gestaan van de verdere opbouw van de FUMO. Dat heeft veel tijd en energie gekost. Aan deze verdere opbouw hebben ook veel vertegenwoordigers van de deelnemers in diverse overlegverbanden hun bijdrage geleverd. Hiervoor is de FUMO hen dankbaar. De opbouw van de FUMO heeft ook veel tijd van medewerkers van de FUMO gevraagd die normaal gesproken taken uitvoeren op het terrein van vergunningverlening, toezicht en handhaving; de primaire taak van de FUMO. Hierdoor is het aantal geraamde productieve uren fors achtergebleven bij de raming. De totale lasten in de begroting 2014 waren geraamd op€ 12.030.017. De jaarrekening 2014 sluit met een batig saldo van € 1.245.160. In het overzicht van baten en lasten is te zien dat dit batig saldo is ontstaan door € 1.517.154 aan lagere lasten dan begroot en door € 274.529 aan lagere baten dan begroot (alsmede twee kleine posten). Hierbij moet worden aangetekend dat de implementatiekosten, die in de begroting 2014 nog als exploitatielast waren opgenomen en aan de batenkant als bijdrage van de deelnemers. In de jaarrekening 2014 zijn deze vooruitbetaalde kosten als langlopende vordering op de balans opgenomen. De bijdrage van de deelnemers als opslag op het tarief- vormt de aflossing van deze vordering. Dit is conform afspraken in het bedrijfsplan. Indien met de lasten en baten van de implementatie wel rekening zou zijn gehouden in de staat van baten en lasten, dan zou het batig saldo voor € 678.901 zijn ontstaan door lagere uitgaven dan begroot en voor € 563.724 door hogere baten dan begroot. —
Het resultaat van € 1,245 miljoen is op hoofdlijnen als volgt te verklaren (bedragen x € 1.000): Lagere personeelskosten Lagere kapitaallasten Lagere kosten wagenpark Hogere huisvestingsiasten Lagere incidentele kosten Lagere administratie en ICT kosten Hogere overige kosten Onvoorzien ongebruikt Extra baten, niet begroot
45 195 155 -55 220 65 -90 150 1.245
Deze verschillen tussen begrote- en werkelijke baten en lasten worden in de jaarrekening toegelicht. In artikel 29, lid 8 van de Gemeenschappelijke Regeling FUMO is bepaald dat een batig rekeningsaldo wordt toegevoegd aan het weerstandsvermogen van de FUMO. Het weerstandsvermogen bedraagt ten hoogste 10% van de jaaromzet. Voor een deel van het resultaat (€ 40.458) wordt voorgesteld dit toe te voegen aan de reserve scholing en vorming omdat dit het incidentele scholingsbedrag betreft dat in 2014 niet is benut. Aangezien het weerstandsvermogen van de FUMO tot nu toe nihil bedroeg, wordt een bedrag van € 1.175.690 aan het weerstandsvermogen van de FUMO toegevoegd. Het restant van het batig saldo ad € 29.012 dient naar rato van de vastgestelde bijdragen van de deelnemers te worden uitgekeerd. In overeenstemming met het besluit van het algemeen bestuur van de FUMO van 27 maart 2015 over de afrekening over 2014 zal een separaat voorstel aan het algemeen bestuur worden voorgelegd om het weerstandsvermogen van de FUMO aan te wenden ter verlaging van de langlopende vordering van de FUMO op de deelnemers voor de implementatiekosten. Bij een overeenkomstig besluit van het algemeen bestuur zullen de lagere lasten voor de deelnemers in (ontwerp)begroting 2016 zichtbaar worden.
3 Voor identificatiedoeIeinden. Behorend bij controleverklarin d.d. 10 juni 2015
Het tijdschrijven vindt plaats in het programma Powerforms. Door meerdere oorzaken geeft het tijdschrijven over 2014 nog niet een heel betrouwbaar beeld.
Toezicht en handhaving De afdeling Toezicht en Handhaving (T&H) was bij de start van de FUMO ingedeeld in drie teams, zijnde Industrie, Plustaken en Afval en Agrarisch. Door personele wisselingen is de afdeling in september 2014 verder gegaan met twee teams, zijnde team ‘industrie en afval’ en team ‘plustaken en agrarisch’. De afdeling T&H heeft een moeizaam jaar achter de rug. Hieraan liggen diverse factoren ten grondslag, zijnde de omgeving, het personeel en de interne organisatie. Deze factoren worden hieronder toegelicht. De deelnemers maken jaarlijks een handhavingsprogramma aan de hand waarvan de controles bij bedrijven worden uitgevoerd. Echter, de handhavingsprogramma’s van alle deelnemers waren niet bekend, de lijsten van de bedrijven die bij de FUMO ondergebracht waren ontbraken en de actuele dossiers in de webportal. Voor deelnemers werd een grote inspanning gevraagd om alle dossiers digitaal in de webportal te plaatsen zodat de FUMO haar werkzaamheden voor de bedrijven efficiënt kon uitvoeren. Dit was geen eenvoudige opgave en gebeurde niet uniform. Voor de ontvangende partij de FUMO betekende dit in efficiency en afstemmingsperikelen omdat de dossiers niet volledig, slecht vindbaar of actueel waren. Daarnaast was veel afstemming nodig over wie, wat deed met betrekking tot toezichts- en handhavingstaken.
—
—
Naast bovengenoemde aspecten heeft de afdeling ook een hoog verzuimpercentage gekend. Twee medewerkers waren ziek ‘overgekomen’ vanuit de vorige werkgever, daarnaast zijn ca. 2 FTE gedurende 2014 ziek geweest door diverse omstandigheden. Verder werd snel na de start van de FUMO de benoeming van het afdelingshoofd als wethouder een feit. Hierdoor werd de afdeling ad interim aangestuurd door het afdelingshoofd specialistisch advies. Per 1 augustus trad het nieuwe hoofd aan, na een intensieve werving en selectieprocedure. Naast het vertrek van het afdelingshoofd had ook een team coördinator door benoeming in een functie bij de oude werkgever in februari afscheid van de FUMO genomen. De toezichthouders hebben in de eerste maanden deels hun werkzaamheden opgepakt die zij daarvoor bij de latende Organisatie uitvoerden. Andere belangrijke activiteiten die zijn opgepakt betroffen het organiseren van de correcte bedrijvenlijsten, het maken van sjablonen voor adviesbrieven en inspectierapporten en andere projectmatige activiteiten om de afdeling werkend te krijgen. Ook moest de structuur voor tijdschrijven worden opgezet zodat volledig en correct de tijd voor de uitgevoerde werkzaamheden kon worden verantwoord. De eerste maanden is geen tijd geschreven omdat Powerforms nog niet werkte. Vervolgens heeft deels met terugwerkende kracht de urenverantwoording plaatsgevonden. In het tweede halfjaar is meer sturing gegeven aan het verantwoorden van de uren. Dit heeft geleid tot een hogere productiviteit. Powerforms bood in 2014 beperkt inzicht in rapportages ten aanzien van verantwoorde uren. Dit maakte het lastig om goede sturing te geven aan het verhogen van de productiviteit op basis van de gerealiseerde uren. Ook was het nog niet mogelijk om eenvoudig rapportages van geleverde producten en diensten per deelnemer te reproduceren. Hierdoor ontbrak het inzicht in de voortgang per deelnemer. Zowel door gebrek aan inzicht alsmede in het onvoldoende aan de voorkant helder maken van verwachtingen, leidde bij de deelnemers tot teleurstellingen in het aantal gerealiseerde controles in 2014.
5 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklarin d.d. 10 juni 2015
Voor de bedrijfsvoeringstaken die door de FUMO in eigen beheer worden uitgevoerd is een team ondersteuning gevormd. Binnen dit team is ook de FrontMidoffice ondergebracht. De taken worden gecoördineerd door de Bedrijfskundig adviseur (BKA). De FrontMidoffice heeft de eerstelijns klantencontacten en zorgt voor juridisch-administratieve ondersteuning: balie, telefoon, mail, procedure postverwerking, voor administratieve ondersteuning voor gemandateerde taken, het aanmaken van zaken in Powerforms en het gebruik van de Webportal. De formatie van de FrontMidoffice bedraagt pim. 7 fte. Deze formatie behoort tot de primaire formatie voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Binnen het team ondersteuning wordt informatiemanagement uitgevoerd: uitvoeren van functioneel beheer voor Powerforms, Powerbrowser, Webportal en D-styie (sjabionengenerator). Er zijn werkinstructies en handleidingen geschreven voor bovenstaande applicaties. Trainingen worden on the-job’ verzorgd. Administratieve ondersteuning vindt plaats voor het kasbeheer, factuurcontrole en archiefbeheer. Het bestuurssecretariaat verzorgt alle voorkomende werkzaamheden voor de directeur en de overige MT-leden. Procesaudits Eind 2014 is een plan van aanpak voor interne audits vastgesteld. Op basis van uitte voeren procesaudits worden aanbevelingen gedaan om de procesafspraken voor het primaire proces te verbeteren deze vast te leggen in een digitaal kwaliteitshandboek, zodat efficiënt, effectief en klantgericht kwalitatief goede producten geleverd kunnen worden. Aan de hand van de inventarisatie van het aantal procedures in december 2014 zijn de meest voorkomende procedures per afdeling geselecteerd. Daarbij zijn zowel een mandaatprocedure (wettelijk) als een adviesprocedure (service) gekozen. Een procedure wordt in één overleg ge-audit op zowel vergunningverlening, toezicht en juridische aspecten door ervaren auditoren van de FUMO. Na het uitvoeren van de audit worden constateringen en aanbevelingen in een rapport vastgelegd. Communicatie
De interne en externe communicatie verloopt steeds beter. De relatie met de deelnemers is vorm gegeven door de volgende activiteiten: • • • •
Het opzetten van een controllersoverleg (financiële en bedrijfsvoering zaken). Het opdrachtgeversoverleg tussen FUMO en coördinatoren van de FUMO bij de deelnemers (inhoudelijk overleg over uitvoering van basis- en piustaken) Periodiek overleg tussen de directeur van de FUMO en de bestuurders van de deelnemers. Strategisch beraad met secretarissen/directeuren van deelnemers met de directeur van de FUMO (strategische vraagstukken en het bedrijfsplan 2015-201 8)
De relatie op diverse niveaus geeft veel inzicht in wensen en knelpunten van de deelnemers en van de FUMO. Verdere versterking door inzet van het management moet leiden tot regelmatig en gestructureerd overleg op alle niveaus met de deelnemers als klant van de FUMO.
7 Voor identificatiedoeleinden., Behorend bij controleverklarin d.d. 10 juni 2015
•
•
•
•
•
Op verschillende deskundigheidsgebieden is sprake van een heel andere werksetting met een grote afhankelijkheid van de concrete opdrachten vanuit deelnemers. Het is zowel voor deelnemers als voor de FUMO nieuw om zakelijke afspraken te maken. Dit vraagt inzet voor productontwikkeling, acquisitie-inspanningen en het opstellen van offertes. De capaciteit die hiermee gemoeid is kan niet productief/declarabel worden aangewend. Het ziekteverzuim (inclusief zwangerschapsverlof) bedroeg circa 7% en was aanzienlijk hoger dan begroot (5%). Met name enkele langdurige zieke medewerkers waren de oorzaak voor dit hogere verzuimpercentage In het sociaal statuut is afgesproken dat een eventueel stuwmeer aan verlof meegenomen mocht worden naar de FUMO. Een groot aantal van dit stuwmeer is in 2014 daadwerkelijk opgenomen hetgeen een negatief effect heeft gehad op de productiviteit Na de plaatsing bleek dat het personeel niet evenredig was verdeeld ten opzichte van de benodigde capaciteit voor de uitvoering van de verschillende taken. Hierdoor was er sprake van scheefheid” in de organisatie. De taakopdrachten waren niet altijd duidelijk. Met name bij de afdeling toezicht en handhaving ontbraken juiste bedrijvenlijsten per deelnemer waardoor de planning en uitvoering van controles bij verschillende inrichtingen is vertraagd. Ook de afstemming met de deelnemers vergde tijd die niet productief kon worden ingezet.
9 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverkiarin d.d. 10 juni 2015
bevordert de Wet Fido een solide financieringswijze op openbare lichamen. De wet beoogt hiermee een bijdrage te leveren aan een uitstekende kredietwaardigheid van openbare lichamen. Onderstaand schema laat zien dat de rente-risico-norm niet is overschreden. (bedragen x€ 1.000) 2014
risiconorm en renterisico Renterisico op vaste schuld: la Rente herziening op vaste schuld o/g 1 b Rente herziening op vaste schuld u/g Netto renteherziening op vaste schuld (la - ib) 2 3a Nieuw aangetrokken vaste schuld (olg) 3b Nieuw verstrekte lange leningen (ulg) 4 Netto nieuw aangetrokken vaste schuld (3a - 3b) Te betalen aflossing 5 Herfinanciering (laagste van 4 en 5) 6 7 Renterisico op vaste schuld (2 + 6)
Renterisiconorm: Stand van de schuld per 1 januari 8 9 Bij ministeriële regeling vastgestelde percentage 10 Rente risiconorm (minimumbedrag € 2,5 mln.)
Toets renteris ico norm: 10 Rente risiconorm Renterisico op vaste schuld (2 ÷ 6) 7 11 Ruimteloverschrijding (10 7)* * (- overschrijding)
0 0 0 0
0 0 0 0 3.156 -3.156 0 0 0
20% 2.500
0 20% 2.500
0
2.500
2.500
-
2.500 0 2.500
11 Voor identificatiedoeIeinden._.jl? Behorend bij controIeverklarin d.d. 10 juni 2015
Jaarrekening 2014
13 Voor identificatiedoeIeinden. 47 Behorend bjj contro1everk1arin dd. 10 juni 2015
Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Vlottende activa Vlottende activa bestaan uit de voorraden, de uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar (voor zover aanwezig), de liquide middelen en de overlopende activa. Vorderingen, overlopende activa en liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Passiva Passiva worden ingedeeld in vaste en vlottende passiva. Vaste passiva Onder vaste passiva wordt verstaan het eigen vermogen, de voorzieningen en de vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer (voor zover aanwezig). Het eigen vermogen bestaat uit reserves (voor zover aanwezig) en het resultaat na bestemming volgend uit de jaarrekening. Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves worden verantwoord conform de besluiten van het Algemeen Bestuur Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting, c.q. het voorzienbare verlies. Voorzieningen worden gevormd wegens: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs in te schatten; b. op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren; d. van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. Vlottende passiva Onder vlottende passiva zijn opgenomen voorschotbedragen van overheden en netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar. De kortiopende schulden en de overlopende passiva zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Waarborgen en garantstellingen De FUMO kent geen waarborgen en garantstellingen.
15 Voor identificatiedoeleinden.» Behorend hij controleverklarin d.d. 10 juni 2015
Toelichting op de balans Activa Vaste activa Tot de vaste activa behoren de materiële, immateriële en de financiële vaste activa. Immateriële vaste activa (bijvoorbeeld geactiveerde kosten van geldleningen) behoren tot de vaste activa, maar deze komen bij de FUMO niet voor. Derhalve worden alleen de materiële vaste activa en de financiële vaste activa gepresenteerd. Materiële vaste activa
De FUMO heeft in 2014 een viertal uitgaven geactiveerd onder de materiële vaste activa. In onderstaand overzicht worden hiervan de begroting en de bestedingen weergegeven.
Investeringsbedrag
Werkelijk besteed in 2014
21.990 15.000 90.000 26.000 152.990
21.990 14.300 89.030 25.339 150.660
Meetauto Mercedes sprinteren inrichting 2013 Fietsenstalling Inrichting kantoor Douches J. W. de Visserswei 10 Totaal
Voor de meetauto en de inrichting van het kantoor start de afschrijving in 2014. Dit meetauto is van de Milieuadviesdienst overgenomen. De inrichting van het kantoor heeft al in 2013 plaatsgevonden. Beide activa zijn heel 2014 in gebruik geweest. De andere activa zijn in de loop van 2014 in gebruik genomen. De afschrijving start met ingang van 2015. De specificaties per balansdatum en het verloop van de boekwaarden van de materiële vaste activa blijken uit het volgende overzicht.
Bedrijfsgebouwen
Vervoermiddelen Totaal
Boekwaarde 31-12-2013
Investeringen
Desinvesteringen
Afschrijvingen
Boekwaarde 31-12-2014
0 0 0
128.670
0 0 0
14.838 3.665 18.503
113.831 18.325 132.156
21.990 150.660
Financiële vaste activa
Ter voorbereiding op de start van de FUMO zijn implementatiekosten gemaakt. Deze zijn door de provincie voorgeschoten en in 2014 bij de FUMO in rekening gebracht. Conform het bedrijfsplan 2012 worden deze implementatiekosten via een opslag op het tarief door de deelnemers terugbetaald. Deze uitgaven zijn derhalve als vordering op de deelnemers in de balans opgenomen. De extra bijdrage in de vorm van een opslag op het tarief zijn in 2014 in mindering gebracht op de vordering. Dit is in afwijking van het bedrijfsplan en de begroting 2014. Daarin is de terugbetaling nog opgenomen als last in de begroting en in de bijdrage van alle deelnemer verwerkt, In de begroting 2014 is een bedrag aan algemene implementatiekosten begroot van €1.896.583 (met een looptijd van 6 jaar) en een bedrag van € 2.600.000 voor ICT (met een looptijd van 5 jaar). In totaal gaat het derhalve om circa € 4.500.000. Hiervan is tot nutoe€ 3.155.603 uitgegeven en in de jaarrekening verantwoord. Hiervan komt€ 1.632.764 ten laste van de post algemene implementatiekosten en € 1.522.839 ten laste van ICT. Dit betekent dat nog resteert een beschikbaar bedrag van €263.819 voor algemene implementatiekosten en € 1.077.161 voor ICT. In de begroting 2014 is rekening gehouden met een terugbetaling van € 838.253, zodat de vordering per 31 december 2014€ 2.317.350 bedraagt. 17 Voor identificatiedoeleinden.. Behorend bij controleverklarin d.d. 10 juni 2015
Balanswaarde 31-12-2014 Vorderingen op overige openbare lichamen
1.190.005
Tevorderen BTW Totaal
103,683 1.293.688
Het saldo van de liquide middelen is als volgt opgebouwd: Boekwaarde Boekwaarde Kassaldi FUMO Bank: Rabobank 13.55.15.238FUM0 FUMO Bank kleine kas: Rabobank 14.73.95.925 Totaal
31-12-2014
31-12-2013
626 146.496 3.058 150.180
0 0 0 0
Overlopende activa
Onder de overlopende activa worden de nog te ontvangen bedragen en de vooruitbetaalde bedragen opgenomen. Van beide posten volgt hieronder een korte toelichting voor de belangrijkste bestanddelen. Nog te ontvangen bedragen: • Er is een vordering op de (voormalige) gemeente Boarnsterhim opgenomen van ca. € 95.000. Dit betreft de deelnemersbijdrage over het 3e en 4e kwartaal 2014. Met de vier betrokken deelnemers is de FUMO nog in gesprek over de verdeling. • De FUMO heeft in 2014 van de provincie Fryslân een voorschot ontvangen op een subsidie voor Externe Veiligheid. Deze subsidieafrekening is inmiddels door de accountant gecontroleerd. Volgens de afrekening heeft de FUMO nog recht op een aanvullend bedrag van ca. € 45.000. maar dit bedrag is nog niet afgerekend. • Uit het sociaal plan voor de werknemers die van de provincie Fryslân overgegaan zijn naar de FUMO volgt dat deze werknemers recht hebben op een aanvullende vergoeding woonwerkverkeer. De FUMO heeft dit bedrag voor 2014 berekend op ca. € 38.000. Dit bedrag is in 2015 bij de provincie Fryslân in rekening gebracht. Vooruitbetaalcie bedragen: • In 2014 is aan Centraal Beheer Achmea een bedrag van ca. €11.500 betaald voor een verzekeringspolis. Deze factuur heeft betrekking op januari 2015. • Op voorschotten salaris is een bedrag opgenomen van ca. € 1.400. Een en ander geeft voor de overlopende activa het volgende totaalbeeld: Boekwaarde Ovorige nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal
31-12-2014 243.567
Boekwaarde 31-12-2013 0
12 873
0
256.439
0
19 Voor identificatiedoeIeinden.. Behorend bij controleverkiarin d.d. 10 juni 2015
ingehuurd/gedetacheerd personeel en voor € 227.000 aan kosten voor het vierde kwartaal van de dienstverleningsovereenkomst met de provincie. Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen. Deze bestaan vooral uit een reeds ontvangen bedrag van circa € 44.000 in verband met een vergoeding voor verlofaanspraken van ex-medewerkers van de Milieuadviesdienst.
Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uiondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde vorplichtingen van vorgelijkbaar volume Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen Totaal
Boekwaarde
Boekwaarde
31-12-2014
31-12-2013
472 114
0
51.123
0
523.237
0
Niet uit de balans blijkende verplichtingen De FUMO heeft een aantal langlopende verplichtingen aangegaan. Deze zijn als volgt te specificeren (bedragen prijspeil 2014): • • • •
Dienstverleningsovereenkomst met de provincie Fryslân: Duur 5 jaar tot 31 december 2018, bedrag per jaar circa €900.000 Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leeuwarden: Duur 5 jaar tot 31 december 2018, bedrag per jaar circa € 530.000 Leasecontract Nissan Navara, circa € 11.000 per jaar: Duur 3 jaar tot 30 november 2016 Contract Deloitte Accountants BV: controle jaarrekening 2014-2016 € 19.500 per jaar
21 Voor identificatiedoeleinden.. Behorend hij controleverklarin d.d. 10 juni 2015
Toelichting op de lasten Personeelskosten De specificatie van de personeelskosten kan als volgt worden weergegeven: Begroting 2014 Salarissen en sociale lasten Uitkeringen UWV Vorming en opleiding Secundaire arbeids.oorwaarden lnhuur nengend personeel Reiskosten Woon-werk Budget OR Productieerlies OR Dienstkleding/beschermingsmiddelen Dienshrleningsoereenkomst provincie
Rekening 2014
7.601.565 0 152.031 76.016 152.031 150,000 5.000 56.700 3.600 883.810
6.429.861 -43.622 49.379 13.352 1.493.760 154.889 1.246 0 30.889 908.212
9.080.753
9.037.967
Salarissen, sociale lasten en inhuur vervangend personeel In de begroting 2014 zijnde posten “salarissen en sociale lasten” en “inhuur vervangend personeel” apart geraamd. In de begroting 2014 zijn de posten “salarissen en sociale lasten en “inhuur vervangend personeel” gezamenlijk begroot op € 7.753.596. In de rekening zijn de lasten voor deze twee posten, inclusief ontvangen bijdragen van het UWV, gezamenlijk €7.879.999; een overschrijding van € 126.403. De post salarissen is sterk onderschreden, terwijl post inhuur vervangend personeel sterk overschreden is. Om een juist beeld te krijgen, dienen deze twee posten in samenhang te worden bezien. Toelichting In de begroting 2014 zijn de loonkosten voor het zogenaamde primaire proces (de medewerkers die taken vervullen op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving) geraamd op basis van 97,05 fte. Conform het bedrijfsplan werden de loonkosten toen nog berekend op basis van een gemiddelde loonsom per fte. In de begroting is er vanuit gegaan dat alle medewerkers in dienst zouden zijn van de FUMO. Een aanzienlijk deel van het personeel van de FUMO is afkomstig van de provincie. Een deel daarvan is echter niet in dienst getreden van de FUMO, maar wordt op detacheringsbasis bij de FUMO ingezet. De kosten van deze detacheringen worden daarom niet verantwoord onder de post salarissen, maar onder de post inhuur vervangend personeel. • Voor de eigen formatie van de FUMO voor de bedrijfsvoeringstaken geldt hetzelfde: de lasten zijn ook hier voor een deel verschoven van “salarissen en sociale lasten” naar “inhuur vervangend personeel”. • In 2014 heeft een aantal medewerkers de dienst verlaten. Deze vacatures zijn maar beperkt ingevuld met nieuwe medewerkers in dienst van de FUMO. Een belangrijk deel is extern ingehuurd. Deze kosten van deze externe inhuur zijn derhalve ook verantwoord op de post inhuur vervangend personeel in plaats van onder de post salarissen. De post inhuur vervangend personeel is bedoeld voor en ook aangewend ten behoeve van vervanging wegens ziekte, zwangerschapsverlof ed. Daarnaast is deze post aangewend voor: • Extra capaciteit vanwege extra meegenomen verlof vanuit de “latende” organisaties. • Extra inhuur als gevolg van “scheefheid” in de formatie. Hiermee wordt bedoeld dat de binnen de afdelingen beschikbare functies en specialismen niet volledig overeenkomen met de noodzakelijke capaciteit en specialismen. 23 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklarin d.d. 10 juni 2015
Kapitaal lasten De kapitaallasten kunnen als volgt worden gespecificeerd: Begroting 2014 Meetapparatuur Aanpassingen kantoor Grou Dienstauto’s
Rekening 2014
91.666 24.000 0
0 14.838 3.665
115.666
18.503
Meetapparatuur • De raming in de begroting 2014 is rechtstreeks ontleend uit het bedrijfsplan 2012. Deze raming is te hoog. • In 2014 hebben geen investeringen in meetapparatuur plaatsgevonden. De FUMO heeft meetapparatuur om niet verkregen van de latende organisaties. • In 2014 heeft een inventarisatie plaatsgevonden van de beschikbare meetapparatuur. Op basis daarvan is een raming gemaakt van kosten voor de komende jaren. Vanaf de begroting 2016 wordt de verlaging zichtbaar. Aanpassingen kantoor Grou • In de begroting 2014 is bij de raming van de kapitaallasten als uitgangspunt gehanteerd dat er wordt afgeschreven met ingang van het jaar van investering, waarbij een rente wordt toegerekend van 2% over de boekwaarde per 1januari 2014. De in de begroting 2014 gehanteerde afschrijvingstermijn bedraagt 10 jaar. Op rekeningbasis start de afschrijving in het jaar volgend op het jaar van investeringen en wordt geen rente toegerekend. Dit betekent dat er in 2014 alleen op de investering in Stoffering en inrichting 2014 wordt afgeschreven. Deze investering is gedaan in het 3e kwartaal van 2013. • In de begroting 2014 is voor investeringen aan het gebouw gerekend met een afschrijvingstermijn van 10 jaar. Het gebouw is gehuurd voor een periode van 5 jaar, met een p basis van dit gegeven worden de investeringen optie voor verlenging van minimaal 1 jaar. 0 in het gebouw afgeschreven in 6 jaar. • Van de in de begroting 2014 geraamde investeringen zijn de kosten van binnenschilderwerk op grond van het BBV niet geactiveerd, maarten laste gebracht van de exploitatie in 2014 bij de post overige huisvestingskosten. Dienstauto’s • De afschrijvingskosten 2014 hebben betrekking op de meetbus welke ultimo 2013 is overgenomen van de voormalige Milieuadviesdienst. In de begroting 2014 is met deze kapitaallasten geen rekening gehouden. Implementatiekosten De implementatiekosten geven het volgende beeld: Begroting 2014 ICT Algemene implementatiekosten
Rekening 2014
574.372 354.029
0 0
928.401
0
25
1 Voor identificatiedoe1einden.. Behorend bij controleverklarin d.d. 10 juni 2015
Overige huisvestingskosten • Onder de post “Overige huisvestingskosten” zijn de kosten van facilitaire ondersteuning door de gemeente Leeuwarden geraamd. Hieronder vallen de kosten van het huismeesterschap (2 fte), de schoonmaak van gebouw en inventaris (Leeuwarden heeft hiervoor een contract met Caparis), de koffie- en theevoorziening, beveiliging en een door de gemeente Leeuwarden te beheren post onvoorzien. • Omdat de schoonmaakkosten grotendeels in de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leeuwarden zijn opgenomen, wordt de post schoonmaakkosten aanzienlijk onderschreden en de post “overige huisvestingskosten” overschreden. • Verder is de deze overschrijding voor het overgrote deel het gevolg van het ten laste van deze post brengen van de kosten van binnenschilderwerk. Administratie De kosten voor administratie zijn als volgt te specificeren: Begroting 2014 Accountantskosten Bureaukosten
Rekening 2014
35.000 15.000
30.000 10.389
50.000
40.389
Accountantskosten De jaarlijkse kosten voor onze accountant bedragen voor de controle van de jaarrekening € 19.500. Daarnaast zijn kosten gemaakt voor de accountantsverklaring voor de subsidie voor Externe Veiligheid. Bureaukosten • De kosten hebben betrekking op porti en papier. De kosten voor belastingen en verzekeringen zijn in 2014 onder de overige kosten verantwoord. ICT De kosten voor ICT hebben betrekking op het volgende: Begroting 2014 Genetics licenties Oenge licenties O.erige goederen en diensten -
Rekening 2014
399.600 98.438 23.600
400.025 55.958 11.144
521.638
467.127
Overige licenties De post ‘Overige licenties’ laat ten opzichte van de begroting een onderschrijding van ruim € 42.000 zien. In de begroting 2014 is rekening gehouden met licentiekosten voor faciliteiten waar in 2014 geen gebruik van is gemaakt (KPN aangetekend mailen en mobiel handhaven, tezamen geraamd op € 31.250).
27
/‘
Voor identificatiedoeleinden.. Behorend bij controleverklarin d.d. 10 juni 2015
Overige goederen en diensten • In 2014 zijn diverse facturen door de FUMO betaald die betrekking hebben op materiële kosten die voor rekening komen van de deelnemers. Voorbeelden hiervan zijn: asbestonderzoeken, welstandsadviezen, kosten van emissiemetingen en de kosten van de Netwerkdag 2014 e.d. Deze kosten zijn door de FUMO betaald en vervolgens in rekening gebracht bij de deelnemers, die ze vervolgens aan de FUMO heeft vergoed. Deze inefficiënte wijze van werken is met ingang van 2015 gestopt. Gezamenlijk betreft dit een bedrag van ongeveer € 60.000 dat dus budgettair neutraal voor de FUMO is opgenomen. Daarnaast zijn onder deze post kosten verantwoord die wel ten laste van de FUMO komen. Het betreft kosten voor juridische bijstand in personeelsaangelegenheden, kosten van assessments en de kosten van Rl&E-inventarisatie. Incidenteel Onder incidentele lasten zijn de volgende posten opgenomen: Begroting 2014 Extra scholingsbudget 2014 Productierlies organisatieontwikkeling 2014
Rekening 2014
40.458 181.800
0 0
222.258
0
Extra scholingsbudget 2014 • Voor een toelichting wordt verwezen naar de post Vorming en opleiding • Om de deze middelen in 2015 te kunnen besteden, wordt voorgesteld bij de resultaatbestemming het bedrag ad € 40.458 te storten in de bestemmingsreserve ‘Scholing en opleiding’. Productieverlies organisatieontwikkeling 2014 • In de begroting 2014 is in het kader van het organisatieontwikkelingtraject rekening gehouden met verlies aan productieve uren als gevolg van activiteiten waaraan alle medewerkers meedoen.’ Dit verlies aan productieve uren is, waar nodig gecompenseerd via externe inhuur.
29
/
Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklarin d.d. 10 juni 2015
•
• • •
Twee medewerkers van de FUMO zijn in 2014 gedetacheerd bij enkele deelnemers; één medewerker gedurende het gehele jaar en één medewerker gedurende een maand. Beide detacheringen worden in 2015 voortgezet. Voor de gemeente Terschelling worden BRIKS-taken uitgevoerd. Deze waren nog niet in de vastgestelde begroting 2014 opgenomen. Ten behoeve van de RUD Drenthe worden door de FUMO BRZO-inspecties uitgevoerd. De betaling loopt via de Omgevingsdienst Groningen. Voor de provincie Fryslân zijn BRIKS-taken uitgevoerd voor diverse projecten. Deze waren niet in de begroting 2014 opgenomen.
Overige baten Onder de post overige baten ad € 147.620 zijn de volgende inkomsten verantwoord: • Ontvangen vergoeding provincie van door ex-provinciale medewerkers verkochte verlofuren • Van de provincie ontvangen bijdrage aan de Netwerkdag 2014. • Een vergoeding van de provincie vanwege het sociaal plan dat de provincie heeft afgesloten voor haar voormalig personeel. Hierin is bepaald dat ex-provinciale medewerkers een hogere reiskostenvergoeding woon-werkverkeer ontvangen dan in het sociaal statuut van de FUMO is opgenomen. Tevens compenseert de provincie de FUMO voor kosten inzake de IPAP-premie, eveneens voortvloeiend uit het sociaal plan. • Bij de start van de FUMO is het Servicebureau “De Friese Wouden” geliquideerd. Exmedewerkers van deze GR, die in dienst getreden zijn bij de FUMO, hebben voor de GR in liquidatie werkzaamheden verricht. Hiervoor is een niet geraamde bijdrage van € 23.251 ontvangen. • Voor een niet Friese gemeente uitgevoerd onderzoek naar woningen op bedrijventerreinen € 8.855.
31 Voor identificatiedoeleinden.. Behorend bij controleverklarin d.d. 10 juni 2015
Structurele mutaties 2014 in reserves De van toepassing zijnde regels in het BBV schrijven voor dat in de jaarstukken melding wordt gemaakt van structurele mutaties in reserves. Dit wordt geregeld in artikel 28, lid d van het BBV: In het verslagjaar zijn geen structurele toevoegingen en/of onttrekkingen aan de reserves verantwoord.
Voorstel tot bestemming van het resultaat 2014
1.245.160
Het resultaat van de FUMO over verslagjaar 2014 bedraagt: Voorgesteld wordt het positieve resultaat als volgt te verdelen: Algemene reserve (weerstandsvermogen)
Volgens artikel 29 lid 8 van de GR mag het weerstandsvermogen van de FUMO niet meer bedragen dan 10% van de jaaromzet. Voor zover het batig saldo van enig jaar leidt tot een weerstandsvermogen van meer dan 10% van de jaaromzet, wordt het meerdere uitgekeerd naar rato van de bijdrage voor basis- en plustaken in het verslagjaar. 1.204.702
Toevoeging aan de algemene reserve Bestemmingsreserves
In de begroting 2014 is een tijdelijk budget voor scholings- en opleidingskosten opgenomen. In 2014 zijn geen kosten ten laste van dit budget gebracht. Voorgesteld wordt om het betreffende budget via de resultaatbestemming toe te voegen aan de ‘Bestemmingsreserve scholing en opleiding’. 40.458
Toevoeging aan de bestemmingsreserve Scholing en opleiding’ Resultaat verslagjaar 2014
1.245.160
De jaaromzet 2014 bedraagt
11.756.898
Maximale toegestaan weerstandsvermogen volgens artikel 29 lid 8 GR (10%)
1.175.690
Toevoeging aan weerstandvermogen volgens voorstel resultaatbestemming
1.204.702 29.012
Restant rekeningresultaat
Aan het algemeen bestuur wordt separaat een voorstel ver de aanwending van het rekeningresultaat 2014 ter besluitvorming voorgelegd.
33
42’
7 Voor identificatiedoeIeinden..—. Behorend bij controIeverkIarin d.d. 10 juni 2015
In onderstaand overzicht zijn de baten uit het verslagjaar 2014 afgezet tegen de begroting 2014. Baten ‘ volgens begrotin Rekening van baten en lasten
12.031.427
11.756.898
-274.529
Totalen
12.031.427
11.756.898
-274.529
2.3 Begrotingsoverschrijdingen investeringskredieten Investering volgens bearotina
lnvesteri volgen
Meetapparatuur Aanpassing en inrichting kantoor Vervanging vloerbedekking en schilderwerk Vervoermiddelen
416.665 90.000
0 128.670
-416.665 38.670
110.000 0
0 21.990
21.990
Totalen
616.665
150.660
-356.005
Aanpassing en inrichting kantoor
De overschrijding van het investeringsbudget voor aanpassing en inrichting kantoor wordt veroorzaakt door de volgende investeringen: Plaatsing etsenhok Oerschnjding aanpassing en inrichting
14.300 24.370
Totaal
38.670
Vervoermiddelen
In de investeringsbegroting 2014 is geen rekening gehouden met de aanschaf van vervoermiddelen. De uitgave betreft de overname van de meetbus van de Milieuadviesdienst. Dit vervoermiddel is per 31 december 2013 overgenomen tegen boekwaarde.
35 Voor identificatiedoeleinden... Behorend bij controleverklarin d.d. 10 juni 2015
Bezoldiging van de leden van het algemeen bestuur
Deelnemer
Naam
Functie AS
Belatba reunut en vanabe e onkost enrerg neding
Met (Gewezen) dienstbetre topfunctiona Beloning kking no (Jan/nee)
Functie DB
.
.
Lid
Voomeni ngen ten Duur behoene ren het van Totale dienstva betatinge bezeld rband in n iging hetjaar betaatbaa (in rnp dagen) termijn
Omuang vanhet dienstoe rband in het jaar (ife
Achtkarspelen
De heerG. Gerbrandy
Lid
ja
nee
0
0
0
0 not
not.
Achtkarspelen
De heer M. van derVeen
Lid
ja
nee
0
0
0
0 n.v.t
not.
Ameland
De heer N. Oud
d
a
nee
0
net,
not.
Dantumadiet
De heerR. Bos
d
a
nee
0
net
not.
Dantumadiet
e heerK.S Hetdoom
‘d
a
nee
0
net
net.
De Frieue Meren
e heerD. Durksz
d
a
nee
0
net.
n.v,t
Dongeradeet
e heerA van der Ploeg
d
a
nee
0
n.v.L
net
a
nee
0
n.v.t
net
Dnngeradeel
Mevnoaw M. Vhaanders
dl ptw. vcordtter
Lid / piw. vearatter
Ferwerderadiel
e heer H. Taisma
d
a
nee
0
n.v.t
n.v.t
Ferwerderadiel
e henri Hijma
d
a
nee
0
net
net
Franekeradeet
MevroawJ. Osinga
d
a
nee
0
n.v.t
n.v.t
id
a
nee
0
net
e.v.t
Franekeradeel
e henri Bekkema
Hadingen
Mevrouw M. le Roy
‘d
a
nee
0
net
net.
Hadingen
De heer H. Boon
id
a
nee
0
net
n.v.t
e heerS Siebenga
id
a
nee
0
not
not
Mevrouw N. Haarsma
id
a
nee
0
net
n.v.t
Kullamerland
e heerL. Bijleveld
id
a
nee
0
n.v.t
not
Kollamerland
e heerJ. Benedictus
id
a
nee
0
net
n.V.t
a
nee
0
net
not
Heerenreen Het Bildt
Leeuwarden
Mevrouw L.t. Diks
oordtter
Voomtter
Leeuwarden
e heerS Feitsma
id
a
nee
0
not,
not
Leeuwarderadeel
e heerJ, Keizer
id
a
nee
0
0 not.
n,vt.
Leeuwarderadeel MevrouwG. Visser
id
a
nee
0
0 n.v.t
not.
Littenueradiel
MeviouwF. Hemamdt
td
a
nee
0
0 n.v,t
not,
Liltenueradiet
e heerB. Bonnema
a
nee
0 not
not
Menameradiel
e heert. Pen
a
nee
0 n.o,t
not
Ooststellingwerf
e heeriH,Veenhuuwer
a
nee
0 not
not
a
nee
0 net
0.01.
Opsterland
Mevrouw F. Ravestein
Opnterland
vroawM.Jager
a
nee
net
not
Opsterland
e heer P. van Dijk
a
nee
net.
nul.
a
nee
n,vt,
nut
Pmvncie Frttslân
MevrouwS Poepjes
Lid
Schiermonnikoog
e heer L lfsiersema
a
nee
net,
n.v,L
Schiermonnikoog
e heerJ R. Dijkstra
a
nee
net.
n.vt
Smatlingerland
Mevrouw N. Ketelaar
Lid
a
nee
0 n.v,t
not
Smatlingertand
Mevrouw M. Krans
Lid
a
nee
n.v.t
not
Sidwest-Fryslân
Mevrouw 0. 5 kkerman
a
nee
0 n.v.t
n.o,t
Sûdwest-Fryslân
Mevrouw M, Bakker
a
nee
n.v.t
not
Terschelling
Mevrouw. Gmeneveld
a
nee
n.v.t
n.v.t
Terschelling
MevrouwJ. Hoekstra
a
nee
n.v.t
n.o,t
n.v.t
n.v.t
Tldsjerksleradiel
e heer E.J. ter Keurs
a
nee
Vlieland
e heer R. Hoekstra
a
nee
0
0 net
n.v,t
Westutellingwerf
e heer C. Trempetter
a
nee
0
0 n.v,t
n.v.t
ja
nee
0
0 nvt.
nut
Wetterskip Frslân De heer W. de Haan
Lid
Lid
0
0
Uit bovenstaand overzicht blijkt dat de norm voor de WNT in 2014 niet wordt overschreden.
37 Voor identificatiedoeIeinden.. Behorend bij controleverklarin d.d. 10 juni 2015
Deloitte,
8911 AELeeuwarden Postbus 826 8901 BP Leeuwarden Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9877 www.deloitte.nI
Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing T.a.v. de heer drs. R.A. Onderstijn RA Postbus 3347 8901 DH LEEUWARDEN Datum
Behandeld door
Ons kenmerk
10juni 2015
E.J. Jongsma RA 088 288 1527
31 14009250/2015.28027/MA
Onderwerp
Controleverklaring jaarrekening 2014 Geacht bestuur, Hierbij ontvangt u onze controleverklaring d.d. 10juni 2015 bij de jaarrekening 2014 van uw gemeenschappelijke regeling. Wij hebben n exemplaar van de controleverklaring voorzien van een originele handtekening. Dit exemplaar is ten behoeve van uw eigen archief. De overige exemplaren van de controlever Haring zijn voorzien van de naam van onze accountantspraktijk en de naam van de accountant, echter zonder persoonlijke handtekening. Wij verzoeken u bij openbaarmaking van de controle verklaring gebruik te maken van de exemplaren van de controleverklaring die niet zijn voorzien van een persoonlijke handtekening. Dit conform het advies van de beroepsorganisatie NBA ter vermij ding van fraude met handtekeningen van accountants. Wij bevestigen u ermee akkoord te gaan dat de bijgevoegde controleverklaring zonder persoon lijke handtekening wordt opgenomen in de jaarstukken. Deze jaarstukken dienen te worden uit gebracht overeenkomstig het aan ons voorgelegde definitieve concept (c.q. de laatste drukproef rekening houdend met de aangegeven wijzigingen), waarvan een gewaarmerkt exemplaar is bij gevoegd. Overigens wijzen wij u erop dat onze bovengenoemde toestemming vervalt in de situa tie dat de jaarrekening niet ongewijzigd wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Indien u deze jaarstukken inclusief controleverklaring opneemt op internet, dient u te waar borgen dat de jaarstukken inclusief controleverklaring goed zijn afgescheiden van andere infor matie op de internetsite. Afscheiding kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de jaarstukken in niet bewerkbare vorm als een afzonderlijk bestand op te nemen of door een waarschuwing op te nemen indien de lezer de jaarstukken verlaat (“u verlaat de beveiligde, door de accountant gecontroleerde jaarrekening”).
Op alle opdrachten verrIcht door Delnltte zIjnde ‘Algemene Voorwaarden DienstverlenIng Deloltte Nederland, Januari2014’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloftte Accountants BV. Is Ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member of Deloitte Toucheîohmatsu Liniited
DelOItte, 8911 AE Leeuwarden Postbus 826 8901 BP Leeuwarden Nederland Tel:088 288 2888 Fax: 088 288 9877 www.deloitte.ril
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing
Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de (in deze jaarstukken op pagina 13 tot en met 37 opgenomen) jaarrekening 2014 van de gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing te Leeuwarden gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2014 en het overzicht van baten en lasten over 2014 met de toelichtingen, waarin opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Fryske Utfiçringstsjinst Miljeu en Omjouwing is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, als mede voor het opstellen van het jaarverslag in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waar onder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het door het algemeen bestuur op 2 oktober 2014 vastgestelde Programma van Eisen aanbeste ding accountantsdiensten FUMO en het Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Deloltie Attountanta BV. Is Ingeschreven In het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member of DeIotte Touche Tohmatsu Limited
31 14009250/2015.28027/MA
Deloitte,
Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2014 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waar onder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling.
Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 217, lid 3 onder d Provinciewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Leeuwarden, 10juni 2015 Deloitte Accountants B.V. Was getekend: drs. H. Kuperus RA
31 14009250/2015.28027/MA
Deloitte.
8911 AE Leeuwarden Postbus 826 8901 BP Leeuwarden Nederland Te10882882888 Fax:0882889B77 www,deloitte.nl
Gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing Accountantsverslag 2014 10 juni 2015
Deloitte Accountantt BV. is Ingeschreven In het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member of Deloitte Touch. Tohmatsu Limited
Deloitte. 3 10juni 2015 3114009250/201 5.28027/30605/MA
Inhoud 1. Inleiding 1.1 De opdracht die u ons hebt verstrekt 1.2 Er is een goedkeurende controleverklaring verstrekt
2. Controlebevindingen jaarrekening 2014 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
Het 1C jaar van Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing Implementatiekosten FUMO en verrekening deelnemers Afrekening externe veiligheid provincie Fryslân Vordering voormalige gemeente Boarnsterhim Frauderisico’s, beheersmaatregelen en bestuurlijke betrokkenheid daarbij
4 4 4
7 7 7 8 9 9
3. Rechtmatigheid 3.1 Aanpak controle rechtmatigheid 3.2 Bevindingen controle rechtmatigheid 3.3 Nadere afspraken omtrent begrotingsrechtmatigheid vereist, kaders huidige begroting zijn onduidelijk
10
Appendix A Frauderisico
13
Appendix B Bevestiging onatbankelijkheid
14
Appendix C Disclaimer en beperking in gebruik
15
10 10 11
Deloitte, 5 10juni 2015 31 14009250/2015.28027/30605/MA In overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) hebben wij de navolgende goedkeurings- en rapporteringstoleranties gehanteerd: (;oedkeuringstolcranties Fouten
Onzekerheden
€ 105.000
1% van het totaal van de lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves)
€315.000
3% van het totaal van de lasten Rapporteringstoleranties
Door ons gehanteerd: Fouten
€ 5.250
5% van bovenstaande goedkeuringstoleranties
€ 15.750
Onzekerheden
In het door u opgestelde programma van eisen is de rapporteringstolerantie gesteld op € 25.000. Op grond van onze controlevoorschriften dienen wij echter alle afwijkingen die groter zijn dan 5% van de goedkeuringstolerantie te rapporteren. Om die reden wijkt de rapportagetolerantie af van hetgeen is opgenomen in uw programma van eisen. In de jaarrekening resteren geen controleverschillen of onzekerheden ten aanzien van getrouw heid, wat ook blijkt uit onderstaande tabel: Soort
Invloed Eigen vermogen
Invloed Resultaat
Totaal verschillen
n.v.t.
0
0
Totaal onzekerheden
n.v.t.
0
0
Totaal verschillen en onzekerheden
n.v.t.
0
0
Ongecorrigeerde controleverschillen getrouwhcicl
Deloitte. 7 10juni 2015 31 14009250/20 15.28027/30605/MA
2.
Controlebevindingen jaarrekening 2014
In dit hoofdstuk rapporteren wij de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2014 van Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing.
2.1
Het ie jaar van Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing
Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing is een jonge organisatie. In de opstart- of pioniersfase, waarin u eigenlijk nog verkeert, zijn er veel zaken die moeten worden opgepakt, op het gebied van: -
-
-
-
-
strategie en beleidsvorming; Organisatie en processen; besturing en beheersing; informatietechnologie; mensen en cultuur.
Er zijn inmiddels diverse goede stappen gezet om de taken goed te kunnen uitvoeren. In hetjaar verslag wordt hier uitgebreid op ingegaan. Voor de komende jaren zullen wij u vanuit onze rol als uw accountant zoveel mogelijk van natuurlijk advies voorzien, om de Organisatie verder te helpen. Dit jaar zullen we op basis van het ‘business maturity model’ in kaart brengen in hoeverre FUMO zich op de bovenstaande punten ontwikkelt en of de verschillende aandachtsgebieden ook met elkaar in evenwicht zijn. Dit zullen we daarna jaarlijks volgen. Daarbij zullen overigens we ook aandacht besteden aan de juiste inrichting van uw iT-systemen.
2.2 Implementatiekosten FUMO en verrekening deelnemers Voor de oprichting van de FUMO zijn kosten gemaakt. Deze implementatiekosten zijn eenmalige voorbereidingskosten, in verband met de totstandkoming van de FUMO. In het bedrijfsplan 2012 is opgenomen dat deze kosten vâôr de oprichting van de FUMO door de provincie worden voorgefinancierd en dat deze bij de oprichting van de gemeenschappelijke regeling aan de provincie worden terugbetaald. In het bedrijfsplan 2012 is verder opgenomen dat deze implementatielasten door een tariefsverhoging worden verhaald op alle deelnemers. Deze voorbereidingskosten vallen uiteen in algemene implementatiekosten en ICT-kosten. Per jaareinde is sprake van een nog met de deelnemers te verrekenen bedrag van € 2.317.250. In het bedrijfsplan is ervan uitgegaan dat de implementatiekosten in een tijdsspanne van vijf (ICT) of zes jaar (algemene kosten) verhaald moeten worden op de deelnemers, middels een opslag op het uurtarief van € 6,83. Ruwweg moeten dus op begrotingsbasis nog 339.000 declarabele manuren worden gemaakt om de vordering per eind 2014 te kunnen verrekenen.
Deloitte, 9 10juni 2015 31 14009250/2015.28027/30605/MA De redenen hiervoor zijn dat in de eindverantwoording uren zijn verantwoord. Voor de verant woording van de uren is met ingang van 1 april 2014 een tijdschrijfmodule in gebruik genomen. De uren van v66r 1 april zijn handmatig bijgehouden en achteraf ingevoerd in de tijdschrjf module. Bovendien zijn de in de eindverantwoording 2014 opgenomen uren niet geautoriseerd door een leidinggevende. Op grond hiervan hebben wij niet kunnen vaststellen dat de kosten van de verantwoorde uren juist zijn weergegeven. Afgezien van het (gedeeltelijk) ontbreken van een tijdschrijfmodule en autorisaties is er wel andere documentatie voorhanden waaruit blijkt dat door de FUMO prestaties zijn verricht op grond van het Uitvoeringsprogramma Externe Veiligheid. Dit is voor de provincie Fryslân aanlei ding geweest om de subsidie wel toe te kennen. Om die reden heeft de afgegeven controleverkla ring bij de verantwoording externe veiligheid geen impact op de strekking van de controleverida ring bij de jaarrekening van de FUMO.
2.4
Vordering voormalige gemeente Boarnsterhim
Er is een vordering op de (voormalige) gemeente Boarnsterhim opgenomen van ca. € 95.000. Dit e betreft de deelnemersbijdrage over het 3 en het 4 kwartaal 2014. Met de vier betrokken gemeen ten waarover de rechten en plichten van deze voormalige gemeente zijn verdeeld, is de FUMO nog in gesprek over de verdeling van de vordering. Het uitgangspunt dat de begrote bijdrage van Boarnsterhim moet worden betaald, staat niet ter discussie. Om deze reden is de vordering terecht opgenomen in de balans en is tevens de inbaarheid vastgesteld.
2.5
Frauderisico’s, beheersmaatregelen en bestuurlijke betrokkenheid daarbij
Vanwege de ontwikkelingen in het accountantsberoep, als gevolg van de onderzoeken naar de kwaliteit van de accountantscontroles, heeft een aantal onderwerpen meer aandacht gekregen van de accountant. Eén van deze onderwerpen betreft de interne frauderisicoanalyse van een Organi satie als onderdeel van de eigen kwaliteitsbeheersing. Het beheersen van kwaliteit is uitsluitend mogelijk indien vooraf ook inzicht wordt verkregen in en bewustwording is gecreëerd omtrent de gebieden die gevoelig zijn voor fraude. Het onderken nen van dergelijke risico’s is een startpunt voor het invoeren van (goede) interne beheersings maatregelen, die het risico op fraude zoveel als mogelijk beperken. De interne frauderisicoanalyse geeft nadere richting aan de wijze waarop Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing de eigen beheersingsomgeving heeft ingericht. We hebben aan Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing verzocht om de interne fraude risicoanalyse voor aanvang van de jaarrekeningcontrole op papier te zetten, waarbij op bestuurs niveau is nagedacht over mogelijke risicogebieden en, indien reeds aanwezig, de bijbehorende interne beheersingsmaatregelen. Een dergelijke frauderisicoanalyse moet nog worden gemaakt. Wij verzoeken u om deze in 2015 op te stellen.
Deloitte, 11 10juni 2015 31 14009250/2015.28027/30605/MA Daarbij is ervoor gekozen om dit niet Europees aan te besteden. Inmiddels is de aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem in gang gezet. De bedoeling is daarbij om het nieuwe systeem per 1 januari 2016 operationeel te hebben. Wij hebben deze aanbesteding laten beoordelen door onze aanbestedingsjuristen. De uitkomst daarvan is dat de gekozen handelwijze verdedigbaar is op grond van de aanbestedingsregels en dat er dus correct is aanbesteed.
3.3
Nadere afspraken omtrent begrotingsrechtmatigheid vereist, kaders huidige begroting zijn onduidelijk
Eén van de belangrijkste elementen van de kaderstellende taak van het algemeen bestuur is het budgetrecht. Het algemeen bestuur heeft het recht om de budgetten toe te kennen. Het dagelijks bestuur is vervolgens verantwoordelijk voor het opzetten van een systeem van budgetbeheer dat moet waarborgen dat de lasten binnen de begroting blijven.
Begrotingsrechtmatigheid overzicht van baten en lasten Omdat het algemeen bestuur de kaders stelt, is het overschrijden van de begroting in beginsel onrechtmatig. De analyse van overschrijdingen dient plaats te vinden op het niveau van de vast gestelde programma’s. De opgestelde begroting 2014 van Fryske Utfieringstsjinst Mijeu en Omjouwing kent geen indeling naar programma’s en voldoet daarmee op dit punt ook niet aan het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Daarmee is ook strikt genomen niet duidelijk op welk niveau de afwijkingen tussen begroting en realisatie moeten worden beoordeeld. Door het dagelijks bestuur is er in de jaarrekening van uitgegaan dat de analyse op het totaal van de lasten dient plaats te vinden, omdat ervan wordt uitgegaan dat de FUMO verantwoordelijk is voor één programma, namelijk de uitvoering van milieutaken. • • •
Totaal geraamde lasten, inclusief onvoorziene kosten: Totaal realisatie, inclusief onvoorziene kosten: Onderschrijding
€ 12.030.017 € 10.512.863 € 1.517.154
De afwijkingen zijn toegelicht bij het onderdeel ‘toelichting op de lasten’ in de jaarrekening. Er is sprake van lagere kapitaalslasten en van lagere kosten van wagenpark en ICT, omdat de FUMO in 2014 nog niet volledig operationeel was. Begrote incidentele uitgaven en de begrote post onvoor zien hebben niet geleid tot werkelijke lasten. Verder is er in de begroting 2014 van uitgegaan dat de kosten van implementatie (begroot €928.000) als last zouden worden verantwoord. In de jaar rekening is deze post (zie eerdere opmerking in dit rapport) geactiveerd als langlopende vordering op de deelnemers van de FUMO. Wij zijn akkoord met de nu toegepaste handelwijze ten aanzien van begrotingsrechtmatigheid, maar we dringen er wel op aan om duidelijke afspraken te maken met het algemeen bestuur, ten aanzien van het niveau waarop de analyse van de begrotingsrechtmatigheid plaats moet vinden en welke programma’s daarbij bestuurlijk belangrijk worden geacht. Verder vinden wij het van belang dat er een begroting wordt opgesteld die op alle relevante onderdelen aan het BBV vol doet.
Deloitte 13 10juni 2015 31 14009250/2015.28027/30605/MA
Appendix A Frauderisico In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is inge richt op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het management van Fryske Utfieringstsjinst Mijeu en Omjouwing, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers zijn betrokken die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen, in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn voor de jaarrekening. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop gericht waren om het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening over de periode 2014 hebben wij geen aan wijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.
Deloitte. 15 10juni 2015 31 14009250/20 15.28027/30605/MA
Appendix C Disclaimer en beperking in gebruik Dit verslag is alleen bestemd voor de leden van het algemeen en het dagelijks bestuur van Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing, de deelnemende gemeentes, de provincie en het Ministerie van BZK en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk aan derden worden verstrekt of aan gehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor is opgesteld en bedoeld. Dienten gevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg op ons aan ieder ander persoon aan wie dit verslag getoond wordt of in wiens handen het komt. De in dit verslag aan de orde gestelde onderwerpen waarvan wij van mening zijn dat zij uw aan dacht behoeven, zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht. Het is geen alles omvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoor delijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het sys teem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit verslag is verstrekt in de context van ons oordeel over cle jaarrekening als geheel, dat zal worden verstrekt in onze controle verklaring. Evenzo geldt dat eventuele opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie over het systeem van interne beheersing en de werking daarvan.
provinsje fryslân provincie fryslân
b
Provinciale Staten van Fryslân •1
Leeuwarden, 3 november 2015 Verzonden, Ons kenmerk Afdeling Behandeld door Uw kenmerk Bijlage(n)
: 01255606 : Stêd en Plattelân : T. Raap /(058) 292 53 89 of
[email protected]
Onderwerp
: Jaarstukken FUMO 2014
: 5
Geachte Statenleden, Met deze brief informeren wij u over de jaarstukken van de FUMO over 2014. Het Algemeen Bestuur heeft in haar vergadering van 29 juni 2015 de jaarstukken van de FUMO over 2014 vast gesteld. Hierna heeft het Dagelijks Bestuur van de jaarstukken ter kennisname verzonden naar de deelnemers van de Gemeenschappelijke Regeling voor de FUMO. De jaarstukken worden ter kennisname aan u voorgelegd. U kunt deze informatie betrekken bij uw behandeling van de ontwerpbegroting 2016 FUMO, die gepland staat voor uw vergadering van 25 november 2015. Wij attenderen u op de volgende aandachtspunten bij deze jaarstukken: de FUMO is een Organisatie in opbouw en ontwikkeling en vraagt veel tijd en energie van de medewerkers. De bedrijfsvoering is nog niet optimaal en voldoende toe komstbestendig, maar er zijn wel duidelijke verbeteringen in gang gezet. Wij besteden hier aandacht aan in de stukken voor uw behandeling van de ontwerp begroting 2016 FUMO en het bedrijfsplan 2016-2019 FUMO; de jaarrekening 2014 sluit met een positief saldo van € 1,2 miljoen. Dit is ontstaan als gevolg van lagere lasten dan begroot (€ 1,5 m) en lagere baten (€ 0,3 m); het po sitief saldo kan worden verklaard door lagere kapitaallasten, lagere kosten wagen park, lagere incidentele kosten en niet begrote extra bijdragen aan het Algemeen Bestuur werd een voorstel voorgelegd om het batig saldo in te zet ten om de vooruitbetaalde implementatiekosten versneld af te lossen. Het Algemeen Bestuur heeft hier inmiddels toe besloten. Hierdoor wordt de structurele bijdrage van de deelnemers met ingang van 2016 lager; -
-
-
-
1 / 2-
Ons kenmerk:
01255606
