provinsje frys1n provincie fryslân postbus 20120 8900 hm leeuwarden tweebaksmarkt 52 telefoon: (059) 292 59 25 telefax: (058) 292 51 25
Provinciale Staten van Fryslân
www.fryslan.nl
[email protected] www.twitter.com/provfryslan
Leeuwarden, 24 september 2014 Verzonden,
24SEP, 2014
Ons kenmerk : 01154940 Afdeling : Kennis en Ekonomy Behandeld door : 0. Pattist /
[email protected] Uw kenmerk Bijlage(n) Onderwerp
FUMO
Geachte Statenleden, Aan u is toegezegd om inzicht te geven in de afwikkeling van de reorganisatie, de kosten van de FUMO voor de provincie en de dekking. De behandeling van dit onderwerp in PS was gepland in het vierde kwartaal van 2014. Echter in uw vergadering van 22 oktober aanstaande zal de ontwerpbegroting van de FUMO voor 2015 behandeld worden. Het leek ons daarom goed om u nu per brief te informeren over bovenstaande onderwerpen, zodat u deze informatie bij uw besluitvorming kunt betrekken. Wij lichten alle de FUMO betreffende onderwerpen per onderdeel toe. U kunt deze brief lezen in samenhang met de aan u aangeboden stukken over de ontwerp begroting van de FUMO voor 2015. 1. Algemeen De FUMO is voortgekomen uit de door de VNG, het IPO en het Rijk in 2009 gesloten overeenkomst om de noodzakelijke verbeteringen van de uitvoering, dat wil zeggen vergunningverlening, toezicht en handhaving, van het omgevingsrecht te realiseren.
Ons kenmerk: 01154940
rj
1 1
provinsje fryslân provincie fryslân Kern van die afspraak was dat gemeenten en provincies samen regionale uitvoeringsdiensten oprichten en deze belasten met de uitvoering van een basistakenpakket. Het beoogd resultaat daarbij is een robuuste landsdekkende uitvoeringsstructuur, waarvan de kwaliteit geborgd is. De bevoegdheid van een groot aantal bedrijven gaat tegelijkertijd over naar de gemeenten.
tE,
1
1
Zoals bekend hebben de provincies de regierol gehad in deze stelselwijziging en het resultaat is geweest dat overal in den lande RUD’s (Regionale Uitvoerings Diensten) zijn opgericht. Zo ook in Fryslân, waar in het najaar van 2012 door PS toestemming werd gegeven om deel te nemen aan de Gemeenschappelijke Regeling Fryske Utfieringstjinst en Omjouwing (FUMO) De FUMO werd in december 2013 definitief opgericht. Aan de FUMO ligt een Bedrijf spian ten grondslag, dat op 12juni 2012 is vastgesteld. Aan de FUMO kunnen meer taken worden opgedragen dan de verplichte basistaken. We spreken dan over plustaken. De provincie heeft een groot aantal plustaken ingebracht, zoals bijvoorbeeld taken op het gebied van ontgrondingen, vuurwerk, zwemwater, luchtvaart en groene wetten. Voor de basistaken geldt een vast tarief, de plustaken worden volgens een vaste formule in rekening gebracht. Alle partners in de FUMO dragen hun taken op door middel van een Dienstverleningsovereenkomst, die per jaar wordt afgesloten. Sinds 1januari 2014 is de FUMO operationeel. Daar zijn een oprichtingsproces en een intern reorganisatietraject aan vooraf gegaan. De provincie is nu bij de FUMO betrokken als opdrachtgever en als eigenaar van/partner in de Gemeenschappelijke Regeling. Daarnaast is de provincie leverancier van een aantal ondersteunende diensten. Met het vertrek van de afdeling Omgevingsvergunningen en Toezicht (OVT) is het aantal medewerkers van de provincie met bijna 10% gedaald. Dit heeft gevolgen voor de directe kosten (personeelskosten) en de indirecte kosten (huisvesting en overige overhead). In de loop van 2014 is meer zicht ontstaan op de kosten van de diverse onderdelen in dit traject. Er is uitgegaan van de situatie na de bevoegdheidsoverdracht van de ongeveer 200 bedrijven van de provincie naar de gemeenten. Deze heeft op 1januari 2014 plaatsgevonden. Wij lichten de diverse onderdelen van dit proces hieronder toe.
Ons kenn.rk: 01154940
c
provinsje fryslân provincie fryslân
b
2. Sociaal Plan en Sociaal Statuut van de FUMO.
t:
In het Bijzonder Georganiseerd Overleg FUMO zijn door werkgevers met de bonden afspraken gemaakt over het plaatsingsproces FUMO en over de bij FUMO geldende arbeidsvoorwaarden. Voor de rechtspositie bij de FUMO is gekozen voor de arbeidsvoorwaarden van de gemeente Leeuwarden. In het sociaal statuut FUMO zijn naast de plaatsingsprocedure de volgende aspecten geregeld: een inkomensgarantie in de vorm van een harmonisatietoelage een ziektekostenvergoeding als deze nu bij de FUMO niet wordt ontvangen. Deze wordt in vier jaren afgebouwd. afspraken over mee te nemen verlof richtinggevende afspraken voor de reiskostenregelingen woon-werk en de dienstreizen.
-
-
-
-
In aanvulling op het sociaal statuut heeft de provincie een sociaal plan afgesloten voor de eigen medewerkers, die zijn overgegaan naar de FUMO. Daarin zijn onder meer voor drie jaren compensatieafspraken gemaakt met betrekking tot de vervallen werkgeversbijdrage arbeidsongeschiktheidsverzekering, lagere verlofafspraken bij piketdiensten, lagere reiskostenvergoeding woon-werk en langere reistijd. De toezegging is gedaan, dat als er vc53r 01/01/2016 bij de FUMO een reorganisatie plaatsvindt, het sociaal statuut van de provincie van overeenkomstige toepassing is, als dat gunstiger is, dan het eigen FUMO sociaal statuut. Met het sociaal statuut en het sociaal plan hebben de provinciale medewerkers een goed pakket aan materiële toezeggingen gekregen. De financiële consequenties zijn meegenomen in de kostenoverzichten hierna. Er zijn als gevolg van de reorganisatie geen medewerkers boventallig geworden. 3. Eenmalige implementatie- en transitiekosten Onder deze kosten vallen zowel de implementatiekosten van de FUMO als de transitiekosten van de provincie zelf. De implementatiekosten voor de oprichting van de FUMO bedragen € 1.500.000. De kapitaallasten zijn opgenomen in de begroting van de FUMO. Het aandeel van de provincie in de kapitaallasten implementatiekosten FUMO bedraagt voor de jaren 2014 tlm 2019 € 138.000 per jaar. De provincie zelf heeft enerzijds kosten gemaakt voor de digitalisering van de dossiers, anderzijds personele kosten ten behoeve van een goede overgang naar de FUMO. De bedragen staan in onderstaand overzicht. Alle eenmalige kosten konden worden voldaan uit het daarvoor gereserveerde budget. Er resteert op dit moment nog een bedrag van € 108.000. Het restant bedrag kan ingezet worden voor het tekort in de dekking van de bijdrage aan de FUMO voor 2014.
•çenmerk. 01
1
t t
provinsje fryslân provincie fryslân b Kosten Implementatiekosten obv begroting 2014 FUMO Gevolgen sociaal plan Frictiekosten medewerkers Verlofsaldo Afscheid van provinciale Organisatie Digitalisering en automatisering Bijdrage aan IPO VTH voor RUD vorming Begeleiding opstart FUMO
Dekking Tijdelijk budget Frictiekosten FUMO Tijdelijk budget Transitiekosten RUD Tijdelik budget Implementatie Wabo
828.000 135.000 264.000 136.000 14.000 100.000 16.000 133.000 1.626.000
rJ) C
•4
500.000 537.000 697.000 1.734.000
4. De kosten (als gevolg) van de FUMO voor 2014 en volgende jaren Het aandeel van de provincie in de begroting van de FUMO zoals deze op 15 mei 2014 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld bedraagt bijna € 5,8 miljoen. Het aandeel van de provincie was bij het opstellen van het bedrijfsplan FUMO in 2012 becijferd op € 4.869.000. Deze verhoging met bijna € 1 miljoen ten opzichte van het bedrijfsplan is een gevolg van een autonome stijging van de personeelskosten, de meegenomen aanloopverliezen en wordt veroorzaakt doordat in het bedrijfsplan geen rekening was gehouden met de kosten van de frontoffice. Ook zijn de harmonisatietoeslagen (dit zijn de persoonlijke garanties voor provinciale medewerkers voortkomend uit het sociaal plan) ten bedrage van € 80.000 daarin verdisconteerd. Deze persoonlijke garanties vervallen zodra medewerkers uit dienst treden en lopen dus geleidelijk af. Door de FUMO zijn er nieuwe taken bij de provincie ontstaan, die zijn becijferd op 0,5 fte voor de advisering inzake de eigenaars- en opdrachtgeversrol. De kosten daarvan ten bedrage van € 40.000 zijn extra. De provinciale bijdrage voor de FUMO en de bijkomende kosten komen daarmee voor 2014 samen uit op € 5.823.000. Op basis van de ontwerpbegroting 2014 en de in het bedrijfsplan afgesproken bezuinigingstaakstelling voor de FUMO voor de jaren erna is het volgende voorlopige meerjarige beeld geschetst.
Os kenrk: 01 154940
provinsje fryslân provincie fryslân b
çfj
De kosten (als gevolg) van de FUMO voor 2014 en volgende jaren
2014
Bijdrage FUMO obv begroting 2014 (versie AB) Advisering opdrachtgeversrol en eigenaarrol Totaal
2015
2016
2017
2018
5.783.000 5.574.000 5.471.000 5.465.000 5.311.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 5.823.000 5.614.000 5.511.000 5.505.000 5.351.000
Daarbij wordt opgemerkt, dat de zojuist door het DB van de FUMO vastgestelde ontwerpbegroting 2015, een ander beeld laat zien, met een aanzienlijk hogere bijdrage voor de provincie. Tegen deze begroting worden nog zienswijzen ingediend. In dit overzicht is niet uitgegaan van die hogere bijdrage. Die moet echter wel in het achterhoofd worden gehouden voor het juiste perspectief. 5. Consequenties van het opheffen van de afdeling Omgevingsvergunningen en Toezicht en de financiële doorwerking voor de dekking van de kosten van de FUMO
Het vertrek van bijna 10% van de provinciale medewerkers heeft gevolgen voor de provinciale organisatie zelf en voor de directe (personeelskosten) en indirecte kosten (huisvesting en overige overhead). Diverse middelen vallen Vrij en worden weer ingezet als dekking voor de bijdrage aan de FUMO. Op het gebied van personeel De personeelskosten van de voormalige afdeling DVT vervallen volledig. Het budget kan nu ingezet worden ter dekking van de kosten van de FUMO. Het in te zetten budget bedraagt in 2014 € 4.071 .000 en loopt af tot € 3.919.000 in 2018. Het aflopen van het budget wordt veroorzaakt doordat onderliggende middelen zoals bijvoorbeeld voor de Wet Luchtvaart, de Zwemwaterkwaliteit, de Wet Bodembeheer steeds afhankelijk van landelijke of Europese wetgeving weer voor een nieuwe periode worden vastgesteld. Dergelijke middelen komen ofwel opnieuw beschikbaar ofwel het uitvoeringsbeleid zal daarop moeten worden aangepast. Dit heeft dus niet per se een hoger tekort tot gevolg, wel is het zaak om de ontwikkelingen te volgen en tijdig bij te sturen. Op het gebied de goederen en diensten Het grootste deel van het budget voor goederen en diensten van de voormalige afdeling OVT was bestemd voor uitgaven, die nu zijn verdisconteerd in de bijdrage van de provincie aan de FUMO. Dit budget is nu opgesplitst en een bedrag van € 840.000 kan op jaarbasis als dekking voor de bijdrage aan de FUMO worden ingezet. Tevens was een bedrag gereserveerd voor de implementatiekosten. Deze kosten worden in 6 jaarlijkse termijnen doorberekend in de kostprijs van de FUMO en zitten dus in de begroting van de FUMO. Voor deze kosten is dekking aanwezig.
5 9
.
Ons knmik: 01 15494
t 1
provinsje fryslân provincie fryslân
rj De dekkingsmiddelen vanuit de voormalige afdeling OVT meerjarig in schema.
2014
Afname personeelskosten 4.071 .000 Vervallen exploitatiebudgetten (voert FUMO nu uit) 920.000 4.991 .000 Dekking implementatiekosten bij eenmalige implementatie- en transitiekosten 138.000
2015
2016
2017
2018
4.045.000 846.000 4.891.000
3.919.000 840.000 4.759.000
3.919.000 840.000 4.759.000
3.919.000 840.000 4.759.000
138.000
138.000 4.89T000
138.000 4.897OO
138.000 4.89T000
-
Op het gebied van overhead De dienstverlening van de ondersteunende afdelingen aan de afdeling OVT is weggevallen, echter door het service contract van de provincie met de FUMO is daar een andere vorm van dienstverlening voor in de plaats gekomen. In hoofdstuk 6 wordt daar nader op in gegaan. Op het gebied van huisvesting Door het vertrek van de afdeling OVT is er in het provinciehuis leegstand ontstaan, terwijl de FUMO uiteraard wel huisvestingskosten in rekening brengt. Dat gaat om een bedrag in de orde van grootte van € 300.000. Dat zijn dus extra kosten voor de provincie. 6. Dienstverleningsovereenkomst ondersteuning bedrijfsvoering aan FUMO 2014-2018 De provincie levert aan de FUMO standaard service op het gebied van financiën, P&O, ICT en post, archief en scannen. Het gaat daarbij kortgezegd over de ‘dagelijkse werkzaamheden’. Daartoe is eind december 2013 een dienstverleningsovereenkomst met de FUMO gesloten voor de jaren 2014t/m 2018. Daarnaast zijn voor de FUMO in te kopen goederen en diensten m.b.t. ICT, FZ, P&O en directie in de dienstverleningsovereenkomst opgenomen. Voor de onderdelen: juridische dienstverlening, inkoop en onderdelen op lOT die niet in de standaard dienstverlening zijn opgenomen is afgesproken dat de FUMD bij de provincie aan kan kloppen als er vragen zijn op die gebieden. Daarvoor zijn tariefafspraken gemaakt (extern uurtarief van de schaal van de medewerker die het werk verricht). Daarvoor wordt afzonderlijk gefactureerd en worden aparte opdrachten verstrekt. Dit geldt ook voor mee rwe rk. Voor het totale servicepakket betaalt de FUMO in 2014 € 884.000.
Ons kem: 01134940
•
provinsje fryslân provincie fryslân çr1 Het bedrag van € 884.000 voor de standaard serviceverlening wordt jaarlijks geïndexeerd. Deze indexering hangt samen met indexering die wij toepassen op de kosten en is daarmee budgettair neutraal.
7. Totaaloverzicht eenmalige en structurele kosten en dekking 2014 e.v. 2014
2015
2016
2017
2018
Kosten Implementatie en transitiekosten
687.000
306.000
219.000
138.000
138.000
Dekking tijdelijke budgetten
916.000
275.000
202.000
341.000
Saldo
229.000
17.000
203.000
2019
totaal
138.000
1.626.000
Eenmalig
-
31.000
-
1.734.000 -
138.000
-
138.000
108.000
Structureel Kosten Structurele kosten FUMO
Dekking Gevolgen opheffen OVT Implementatiekosten bij eenmalige implementatie- en transitiekosten
Dekkingstekort provinciale bijdrage FUMD
5.823.000 5.823.000
5.614.000 5.614.000
5.511.000 5.511.000
5.505.000 5.505.000
5.351.000 5.351.000
4.991.000
4.891.000
4.759.000
4.759.000
4.759.000
138.000 5.129.000
138.000 5.029.000
138.000 4.897.000
138.000 4.897.000
138.000 4.897.000
-694.000
-585.000
-614.000
-608.000
-454.000
Dit is overzicht is gebaseerd op de kale begrotingscijfers en vraagt dus nadere toelichting: Een deel van het tekort wordt beïnvloed doordat onderliggende middelen niet structureel doorlopen, maar dat hoeft in de praktijk niet tot een tekort te leiden. Zie ook onder 5. -
Er is wel vanuit gegaan dat de FUMO conform het bedrijfsplan met ingang van 2015 een efficiencytaakstelling invult. Die is in de ontwerpbegroting van de FUMO van 201 5 nog niet ingevuld.
-
Er is geen rekening gehouden met de cijfers van de ontwerpbegroting 2015 zoals die nu door het DB van de FUMD is aangeboden en voor een zienswijze van PS voorligt. -
De VTH taken zijn sowieso geen statisch gebeuren, maar afhankelijk van veranderende wetgeving. -
Er zijn meerdere factoren, die verklaren waardoor de FUMO tot hogere kosten leidt ten opzichte van de uitvoering van deze taken voorheen bij de provincie. Een substantieel verschil wordt veroorzaakt door de huisvesting in Grou. Dit levert een extra kostenpost op voor de provincie van € 300.000. Ditzelfde geldt voor kosten van de overhead.
Ons kenmerk
0
__
provinsje fryslân provincie fryslân b Ook de begrotingsposten van de FUMO van €150.000 onvoorzien en de incidentele kosten van € 220.000, waarvan de helft voor rekening van de provincie komt zijn extra. In het personeelsbudget zijn de harmonisatietoeslagen verwerkt. De overhead bij de FUMO zelf is ruimer dan bij voormalige afdeling OVT. Ten slotte is er 0,5 fte bij de provincie nodig voor de extra taken.
8. Dekkingstekort op de bijdrage van de provincie aan de FUMO. Voor het jaar 2014 is nu een tekort geraamd van € 694.000. Met de inzet van het restant van de eenmalig middelen zal nog een aanvullend budget nodig zijn. Wij zullen daarom ook onderzoeken of er intern nog andere mogelijkheden zijn voor de dekking van de provinciale bijdrage aan de FUMO.. Voor het restant tekort voor 2014 zullen wij bij de tweede Berap een verzoek doen € 600.000 Vrij te geven.
9. De ontwerpbegroting van de FUMO voor 2015 De stukken met betrekking tot deze begroting zijn tegelijk met deze toelichtende brief in uw bezit. Wij Verwijzen naar de inhoud van deze stukken. De conclusie dat de provinciale bijdrage bij een gelijkblijvende inzet in 2015 met ruim € 300.000 zou stijgen ten opzichte van de bijdrage in 2014 leidt ertoe dat wij de concept begroting voor 2015 niet acceptabel vinden. Tevens zal deze trend van almaar stijgende kosten moeten worden omgebogen in een dalende lijn, zoals in het bedrijfsplan afgesproken. Wij vinden het noodzakelijk om meer zicht te krijgen op de oorzaken van deze kostenstijging en zullen in het DB van de FUMO een extern financieel onderzoek bepleiten. Tevens hebben wij besloten om met de FUMO en de partners in overleg te treden om tot een verlaging van de kosten te komen. Dit kan onder andere gerealiseerd worden door een verhoging van het volume. Vanuit het belang van de burgers is het belangrijk dat de FUMO een financieel gezond bedrijf is, dat zich op zijn uitvoerende taken kan richten, en dat de maatschappelijke kosten in een goede verhouding staan tot dat wat de FUMO dient te bieden.
•8
9-
Ons kenmerk: 01 if44
rj)
provinsje fryslân provincie fryslân b
1
1
10. Het vervolg Gezien alle onzekere factoren is er nog geen basis om al een bestendig toekomstbeeld te schetsen. Wij stellen daarom voor om u de komende tijd steeds per brief te informeren over de ontwikkelingen. Een PS voorstel is pas aan de orde als de begroting voor 2015 is vastgesteld en er een goedgekeurde meerjarenbegroting voor handen is, zodat er werkelijk meerjarig zicht is op de kosten. Wij zullen er eveneens bij de FUMO op aandringen dat de meerjarenbegroting zo spoedig mogelijk wordt opgesteld.
Staten van Fryslân,
0
den Berg, secretaris
-9 9
Ons ke1nerk: ‘1 1 54
