provinsje frys1n provincie fryslân postbus 20120 8900 hm leeuwarden tweebaksmarkt 52 telefoon: (058) 292 59 25 telefajc: (058) 29251 25
l-l
www.fryslan.nl provincie @fryslan.nl www.twitter.com/provfryslan
Provinciale Staten van Fryslân
.
Leeuwarden, 16juni2015
Verzonden, 16 JU4 ‘i Ons kenmerk Afdeling Behandeld door Uw kenmerk Bijlage(n)
: 01223581 : Stafbureau Ondersteuning Bestuur en Directie : R.O. Beswerda /
[email protected]
Onderwerp
: Jaarverslag 2014 adviescommissie bezwaar- en beroepschriften en klachten
: 1
Geachte leden van Provinciale Staten Voor de advisering over bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten van het provin ciaal bestuur hebben uw Staten, ons college en de commissaris van de Koning een onafhan kelijke adviescommissie ingesteld. De Commissie heeft haar Jaarverslag over 2014 vastge steld. Bijgevoegd treft u dit jaarverslag aan. We zien de laatste twee jaren een toename van het aantal bezwaarschriften ten opzichte van de jaren daarvoor. Die toename is overigens prima te verklaren. In 2013 betrof het met name bezwaarschriften tegen een besluit om aan de Faunabescherming een ontheffing te verlenen (ganzen en schadebestrijding gewassen). De toename in 2014, ten opzichte van de periode 2005—2012, houdt verband met tal van bezwaarschriften tegen besluiten om een Natuurbe schermingswetvergunning te verlenen voor uitbreiding van veehouderijen. Er is één landelijk opererende milieuorganisatie (MOB) die binnen deze categorie tegen nagenoeg elke Nbw vergunning bezwaar maakt en de stikstofdepositie ter discussie stelt. We zijn verheugd om vast te stellen dat het percentage bezwaarschriften waarop tijdig een beslissing is genomen in 2014 is gestegen van 81% naar 93%. Het percentage bezwaar schriften dat in die procedure gegrond is geacht is met 2% relatief laag. Eén bezwaarschrift richtte zich tegen een besluit van uw staten, namelijk de afwijzing van het referendumverzoek. Dat bezwaarschrift is ingetrokken, nadat de voorzieningenrechter in kort geding uw besluit in stand had gelaten.
-
1 /2
-
Ons kenmerk:
01223581
provinsje fryslân provincie fryslân
b
rj
De Commissie doet een aantal aanbevelingen die wij ter harte nemen. Met name in de sub sidiesfeer is het aantal ingetrokken bezwaarschriften hoog. Wij zullen meer nog dan nu, voorafgaande aan het nemen van een besluit, contact opnemen met subsidieaanvragers in geval van een voor hen (deels) negatieve beslissing. We hopen daarmee bezwaarschriften te voorkomen.
[ 1
De Commissie vond de vertegenwoordiging op de hoorzitting in een aantal gevallen voor verbetering vatbaar. Wij zullen daarom komen tot een vast pool van medewerkers die het provinciebestuur vertegenwoordigen in bezwaarprocedures en rechtsgedingen.
*
Tot slot plaatsen wij nog een relativerende opmerking bij het jaarverslag. Dat kenmerkt zich begrijpelijkerwijs door veel cijfers, tabellen en grafiekjes. Met name percentages kunnen nog wel eens een vertekend beeld van de werkelijkheid geven. Als we bv. vaststellen dat 20% van de in 2014 ingediende klachten gegrond is, dan klinkt dat als best veel. Feitelijk werd één van de vijf klachtendossiers gegrond geacht en dat getal plaatst e.e.a. weer wat in per spectief.
•
Wij vertrouwen er op dat wij u hiermee voldoende hebben geïnformeerd.
Gedepi
Staten van Fryslân,
secretaris
-2/2
Ons kenmerk:
01223581
.l)
provinsje frys1n provincie fryslin b
Advyskommisje foar beswier- en beropskriften en klachten
VOORWOORD Met genoegen bied ik u het jaarverslag 2014 aan van de externe adviescommissie voor bezwaar- en beroepschriften en klachten van de provincie Fryslân. Het verslagjaar kenmerkt zich door een sterke toename van het aantal hoorzittingen, met name vanwege een aanzienlijk aantal bezwaarschriften op het gebied van de Natuurbeschermingswet 1998, ingediend door een landelijk opererend milieuadviesbureau. De Commissie realiseert zich dat dit zowel bij het secretariaat van de Commissie als bij de ambtelijke dienst een fors beslag legt op de personele capaciteit. Ten behoeve van de hoorzitting moet een te behandelen zaak immers grondig worden voorbereid met het samenstellen van een bezwaardossier, het opstellen van een verweerschrift en het ter zitting toelichten van het standpunt van Gedeputeerde Staten. Het verheugt de Commissie dat het percentage bezwaarschriften dat binnen de wettelijke beslistermijn is afgehandeld, na enkele jaren waarin sprake was van een afname, weer is gestegen. De Commissie hoopt dat deze lijn kan worden vastgehouden. Vanuit de Commissie wordt ernaar gestreefd vooral ook met het oog op de belangen van bezwaarmaker(s) en eventuele derde-belanghebbende(n) zo kort mogelijk na de hoorzitting haar advies uit te brengen. -
-
De Commissie zal begin 2015 afscheid nemen van de gewaardeerde commissieleden Kronemeijer en Sibma. Vanaf deze plaats wil ik hen, mede namens de overige leden van de Commissie, bedanken voor hun inzet en deskundige bijdrage aan de taak van de Commissie. Ook in 2015 zullen de inspanningen van de Commissie zich weer richten op het onafhankelijk en deskundig adviseren van het provinciaal bestuur. De uitgangspunten daarbij zijn en blijven het leveren van een kwalitatieve bijdrage aan de rechtsbescherming in het algemeen en de besluitvorming in het bijzonder.
mr. dr. F.R. Vermeer
voorzitter
INHOUDSOPGAVE
Voorwoord Samenvatting 1.
Inleiding
2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
Bezwaarschriften Ontvangen bezwaarschriften Hoorzitting en advisering Wijze van afdoening Termijnen Dwangsom bij niet tijdig beslissen Inhoudelijke aspecten
3.
Beroep op de rechter
4. 4.1 4.2 4.3
Klachten Ontvangen en behandelde klachten Termijnen Nationale ombudsman
5.
Conclusies en aanbevelingen
Bijlage: De samenstelling van de commissie en het secretariaat
2
Samenvatting Ontvangen bezwaarschriften In 2014 zijn 210 bezwaarschriften ingediend. Er zijn geen administratieve beroepschriften ontvangen. Hoorzitting en advisering In 2014 heeft de commissie 92 hoorzittingen gehouden en 257 adviezen uitgebracht.’ Over 170 dossiers is advies uitgebracht zonder een hoorzitting te houden. Er zijn 5 hoorzittingen gehouden die niet tot een advies hebben geleid. Deze bezwaarschriften zijn na de hoorzitting ingetrokken, omdat partijen alsnog tot overeenstemming zijn gekomen. In alle dossiers die zijn afgedaan is het advies van de commissie gevolgd. Wijze van afdoening Er zijn in 2014 in totaal 306 dossiers afgedaan De afdoening is als volgt: beslissingen op bezwaar / intrekkingen 0 -
rD rs
c rs
0
a
.
—
. .
doorgezonden / geen beslissing ingetrokken gegrond deels gegrond (kennelijk) ongegrond (kennelijk) niet-ontvankelijk totaal
7 1 3
11
3 15 3
51 3
153 22 196
9 6 69
5
4
2 2
1 12 4 21
9
3 82 7 3 179 32 306
Termijnen In 93% van de dossiers is tijdig een beslissing genomen. In 2013 was dat nog 81%. In ca. 87% van de dossiers is binnen zes weken na het uitbrengen van het advies een beslissing op het bezwaar genomen. In 3% van de dossiers bedroeg de termijn voor het nemen van een beslissing na het uitbrengen van het advies langer dan 8 weken. In 2013 was dat nog 25%. Beroep op de rechter Als we kijken naar de uitspraken van de bestuursrechter in 2014 met betrekking tot voorlopige voorzieningen en (hoger) beroep naar aanleiding van de beslissing op bezwaar, dan is het beeld als volgt:
beslissing gegrond ongegrond rechtbank acht zich niet bevoegd ingetrokken
jpjge vorzieing
brpp
hoger lerpep
1 1 1
11 7
1
-
2
Een hoorzitting kan in 2013 zijn gehouden, terwijl het advies in 2014 is/wordt uitgebracht Een hoorzitting kan in 2014 zijn gehouden, terwijl het advies in 2015 is/wordt uitgebracht 3
Klachten In 2014 zijn vijf klachten ingediend. Daarnaast zijn in het verslagjaar ook nog twee klachten uit 2013 afgehandeld. Eén klacht is doorgezonden, twee klachten zijn ingetrokken en vier klachten zijn inhoudelijk behandeld, waarbij voor drie klachten een hoorzitting is gehouden. In totaal waren twee klachten naar de mening van de Commissie gegrond. Alle klachten zijn binnen de wettelijke beslistermijn afgehandeld. Conclusies en aanbevelingen De afdoening van bezwaarschriften en klachten * bezwaarschriften Van alle dossiers die in 2014 zijn afgedaan is in 93% van de gevallen tijdig een beslissing genomen. Hier is ten opzichte van eerdere jaren een aanmerkelijke vooruitgang is geboekt en dat stemt tot tevredenheid.
* klachten Ook in 2014 is gebleken dat de mogelijkheid om de klacht, zonder tussenkomst van de Commissie, op informele wijze af te doen nadrukkelijk in een behoefte voorziet. Het laat zien dat de (eventuele) ruimte om geschillen op informele wijze af te doen door de ambtelijke dienst succesvol kan worden benut. In tegenstelling tot eerdere jaren ziet de Commissie ook bij de afhandeling van klachten dat de wettelijke afhandelingstermijn is nageleefd. De voorbereiding en motivering van besluiten Net als in voorgaande jaren valt het de Commissie op dat het aantal ingetrokken bezwaarschriften, met name in de categorie subsidie, hoog is. Dit roept, opnieuw, de vraag op of in elk geval een deel van deze bezwaarschriften niet had kunnen worden voorkomen. De Commissie heeft de indruk dat een grotere investering in het voortraject van de besluitvorming door een meer actieve communicatie met de subsidieaanvragers, in plaats van (volledige) afdoening op basis van het “papieren” dossier zou kunnen bijdragen aan het véérkomen van procedures. -
-
In haar advisering is de Commissie ook dit verslagjaar meerdere malen tot de conclusie gekomen dat besluiten onvoldoende deugdelijk of kenbaar waren gemotiveerd. De Commissie blijft dan ook met nadruk de aanbeveling herhalen om meer aandacht te besteden aan de motivering van besluiten. Vertegenwoordiging tiidens de hoorzitting Het is de Commissie in het verslagjaar een aantal keer gebleken dat de vertegenwoordiger(s) van het bestuursorgaan op de hoorzitting onvoldoende beschikte(n) over de voor het dossier noodzakelijke, kennis. Hierdoor konden (relatief eenvoudige) vragen van de Commissie soms niet of slechts onvolledig worden beantwoord. De Commissie vraagt hier uitdrukkelijk aandacht voor. Ander punt in dit verband is de rol en positie van deskundigen tijdens de zitting. De rol van de deskundige moet (meer) nadrukkelijk worden onderscheiden van de rol van de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan.
4
1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag van de externe adviescommissie voor bezwaar- en beroepschriften en klachten van de provincie Fryslân (hierna: de Commissie). De Commissie adviseert de bestuursorganen van de provincie Fryslân over: a. bezwaarschriften; bij het instellen van bezwaar wordt het bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen gevraagd het bestreden besluit te heroverwegen. b. administratieve beroepschriften; bij het instellen van administratief beroep wordt een ander bestuursorgaan dan het orgaan dat het besluit heeft genomen gevraagd het bestreden besluit te heroverwegen. Gedeputeerde staten zijn in bepaalde gevallen beroepsorgaan bij besluiten van het gemeente- en waterschapsbestuur. c. klachten; bij klachten gaat het over de wijze waarop bestuurders en ambtenaren zich in een bepaalde aangelegenheid hebben gedragen. In de heroverwegingsprocedure wordt een besluit zowel qua rechtmatigheid als vanuit beleidsmatige overwegingen tegen het licht gehouden. De functie van de bestuurlijke heroverweging is meerledig: de mogelijkheid om fouten te herstellen; zeeffunctie: voorkomen dat de weg naar de rechter dichtslibt; en voor zover zaken toch aan de rechter worden voorgelegd, heeft er al een zekere structurering van de casus plaatsgevonden. Er zijn in het verslagjaar 210 bezwaarschriften en S klachten ingediend. Er zijn geen administratieve beroepschriften ontvangen. Het accent in dit verslag ligt dan ook op de bezwaarschriftenprocedure. Daarnaast is er uiteraard aandacht voor de klachten.
5
2. Bezwaarschriften 2.1 Ontvangen bezwaarschriften Er zijn in 2014 210 bezwaarschriften ontvangen. Het gemiddelde aantal bezwaarschriften over de afgelopen 10 jaren is 144 per jaar. Overigens is de sterke stijging van het aantal bezwaarschriften in 2013 en 2014 ten opzichte van eerdere jaren goed te verklaren. In 2013 hing dat samen met 156 bezwaarschriften, gericht tegen een viertal besluiten waarbij aan de Stichting Faunabeheereenheid Fryslân een ontheffing is verleend op grond van de Flora- en faunawet. In 2014 betrof het o.a. 88 bezwaarschriften tegen het verlenen van een vergunning op grond van de Natuurbeschermingswet 1998 aan diverse veehouders, waarbij met name de stikstofdepositie onderwerp was van geschil. Ontvangen bezwaarschriften 309
210
133 100
89
135
150 124
104 84
2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
2014
Het onderwerp van de bezwaarschriften weerspiegelt zich in de provinciale Organisatie. Uitgesplitst naar organisatieonderdeel is de onderverdeling als volgt. Met name de werkbelasting voor de afdeling Stêd & Platteln is fors te noemen. Ontvangen bezwaarschriften in 2014 naar organisatieonderdeel Programma wurkje foar Fryslân vastgoed 9 Stafbureau Ondersteuning Bestuur & Directie Sted & Plattelan Personeel & Organisatie
13 201
Kultuer&Mienskip
4
18
201
Kennis &Ekonomy/ FUMO Kennis & Ekonomy lnfraprojecten & Advies
24 1
Griffie Bebouwde ruimte en Landelijk Gebied
6
De Commissie hanteert een vijftal categorieën om de bezwaarschriften te rubriceren.
Onder de categorie Personeel worden begrepen bezwaarschriften die zijn ingediend door (gewezen) leden van het provinciaal bestuur en (gewezen) ambtenaren van de provincie Fryslân. De categorie Subsidie betreft al]e voor bezwaar vatbare besluiten in de keten van subsidieverstrekking, zoals subsidieverlening, subsidievaststelling of besluiten tot het intrekken van subsidie. De categorie Toestemmingen heeft betrekking op vergunningen, ontheffingen, meldingen e.d. De rubriek Handhaving heeft betrekking op het toepassen van bestuursdwang of het opleggen van een last onder dwangsom. In de categorie Overige vallen onder andere bezwaarschriften naar aanleiding van besluiten op grond van de Wet openbaarheid van bestuur en verkeersbesluiten.
Bezwaarschriften in de categorie Toestemmingen en Subsidie nemen 84% van het totaal voor hun rekening. Onderverdeeld naar wettelijk voorschrift is met name de Natuurbeschermingswet 1998 de grondslag voor besluiten waartegen bezwaar is gemaakt. Ontvangen bezwaarschriften naar categorie
U Handhaving c.a.
u Subsidie Toestemmingen Personeel Overige
ç,, C
n
_
c —
wettelijk voorschrift
.
Algemene subsidieverordening Algemene wet bestuursrecht Besluit ganzenfoerageergebieden Besluit proceskosten bestuursrecht Burgerlijk wetboek Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies Natuurbeschermingswet 1998 Plattelandsontwikkelingsprogramma Referendumverordening Subsidieverordening pMJP Subsidieregeling Ruimte Fryslân Subsidieregeling Kultuer & Mienskip Fryslân Subsidieregeling Economie, recreatie en toerisme Frysln Subsidieregeling Wurkje foar Fryslân Subsidieregeling monumenten Frysln Uitvoeringsregeling Sociaal beleid & Zorg Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Wadloopverordening Wet Luchtvaart Wet milieubeheer Wet openbaarheid van bestuur Wet ruimtelijke ordening totaal
S S S.
10 1 3
-
•
6 2 4
12 93 1 1 9 2 11 20 18 2 1 3 1 1 1
12
7
78
99
6
2 6 15
10 7 3 2 4 12 93 1 1 9 2 11 20 18 2 1 3 1 1 1 2 6 210
2.2 Hoorzitting en advisering In de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) is bepaald dat, voordat een bestuursorgaan op het bezwaar beslist, belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord. In de regel nodigt de Commissie belanghebbenden dan ook uit voor een hoorzitting. In 2014 heeft de Commissie 92 hoorzittingen gehouden in 91 dossiers . Dat is een forse stijging ten opzichte 2 42 hoorzittingen zijn gehouden. De stijging hangt van 2012 en 2013, toen respectievelijk 46 en samen met bezwaarschriften gericht tegen vergunningen die zijn verleend op grond van de Natuurbeschermingswet 1998, met name ten behoeve van de uitbreiding van veehouderijen. Het accent van de hoorzittingen lag duidelijk in het vierde kwartaal. Aantal hoorzittingen per kwartaal in 2014
iv
50 _____________________
IH
7 19 16
1
In het verslagjaar is voor 257 dossiers een advies uitgebracht. 3 Er zijn S hoorzittingen gehouden die uiteindelijk niet tot een advies hebben geleid. De betreffende bezwaarschriften zijn na de hoorzitting ingetrokken, omdat partijen alsnog tot overeenstemming zijn gekomen. In alle dossiers die zijn afgedaan is het advies van de Commissie gevolgd. 2.3 Wijze van afdoening Afgezien van doorzending naar een ander bestuursorgaan wordt een dossier door de Commissie als afgedaan beschouwd als op het bezwaarschrift een beslissing is genomen dan wel dat dit door de bezwaarmaker(s) is ingetrokken. In 2014 zijn 306 dossiers afgedaan. Beslissingen op bezwaar / intrekkingen c
c 1
.
—
S.
doorgezonden! geen beslissing ingetrokken gegrond deels gegrond (kennelijk) ongegrond (kennelijk) niet-ontvankelijk
totaal
3
3 15 3
51 3
3
153 22
9 6
11
196
69
7 1
5
4
82 7
2 2
1 12 4
3 179
9
21
306
32
In één dossier is geadviseerd noch een beslissing genomen, omdat bezwaarmaker geen adres- of telefoongegevens had verstrekt en het daardoor niet mogelijk was om met bezwaarmaker te communiceren. Deze zaak is terzijde gelegd.
2
in één dossier is twee maal een hoorzitting georganiseerd. Een hoorzitting kan in 2013 zijn gehouden, terwijl het advies in 2014 is uitgebracht. Een hoorzitting kan in 2014 zijn gehouden, terwijl het advies in 2015 is/wordt uitgebracht 8
De Awb biedt de mogelijkheid om in bepaalde gevallen af te zien van het horen. In het verslagjaar heeft de Commissie in 170 gevallen afgezien van een hoorzitting, omdat de Commissie tot de conclusie kwam dat het bezwaar ongegrond (142 dossiers) respectievelijk niet-ontvankelijk (28 dossiers) was en een hoorzitting niet tot een andere conclusie kon leiden. Van de kennelijk niet-ontvankelijke bezwaarschriften was er in 2 dossiers geen sprake van een besluit in de zin van de Awb, in 1 dossier was bezwaarmaker geen belanghebbende, in 2 dossiers ontbraken de gronden van het bezwaar, in 6 dossiers was sprake van niet verschoonbare termijnoverschrijding en in 17 dossiers werd niet voldaan aan (overige) formele vereisten om het bezwaarschrift in behandeling te nemen. Procentueel gezien is de wijze van afdoening als volgt: Wijze van afdoening in % (mci. ingetrokken bezwaarschriften) 2°!
1°!
1%
doorgezonden ingetrokken
u (kennelijk) ongegrond u (kennelijk) niet-ontvankelijk u gegrond deels gegrond
Wijze van afdoening in % (excl. ingetrokken bezwaarschriften) 3%1%2%
doorgezonden (kennelijk) ongegrond (kennelijk) niet-ontvankelijk gegrond deels gegrond
De gecategoriseerde bezwaarschriften in relatie tot de wijze van afdoening geeft het volgende beeld.
Bezwaarschriften naar categorie en beslissing / intrekking Overige Handhaving Toestemming
r19%
:IL.’
2%
56%
Wrr—rr
(deels) gegrond
-•-°—
Subsidie Personeel
uingetrokken
57%
°“°
64% ‘
j4L 17 1 J
(kennelijk) ongegrond (kennelijk) nietontvankelijk doorgezonden
9
Hieruit valt af te lezen dat het percentage ingetrokken bezwaarschriften, met name binnen de categorieën Personeel, Subsidie en Handhaving, relatief hoog is. Dat is een beeld dat door de jaren heen redelijk constant is.
Intrekkingen per categorie in % 2011 2014 -
2014 12013 s 2012 1 ——
2011
75%
8% 56% —-
—-
39%
40%
25%
Handhaving
Toestemming
10% Subsidie
Personeel
Overige
2.4 Termijnen Op grond van de Awb beslist een bestuursorgaan dat zich laat adviseren door een externe commissie op een bezwaarschrift binnen twaalf weken na het verstrijken van de voor bezwaar vatbare termijn. Deze termijn kan éénmaal worden verlengd met zes weken. Voor een administratief beroep zijn deze 1 termijnen respectievelijk tien en zestien weken. De beslistermijn wordt opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim te herstellen, indien niet wordt voldaan aan de wettelijke vereisten voor het indienen van een bezwaar- of beroepschrift. Een voorbeeld dat in de praktijk met enige regelmaat voorkomt is het zgn. pro forma bezwaarschrift, dat nog moet worden aangevuld met de gronden. ..
Overschrijding van de wettelijke beslistermijn is toegestaan met instemming van de indiener van het bezwaarschrift. In de praktijk wordt nogal eens op verzoek van de indiener de procedure opgeschort, meestal vanwege overleg tussen partijen. De feitelijke beslistermijn is de optelsom van de volgende termijnen: * de termijn tussen de start van de beslistermijn en de hoorzitting; * de termijn tussen de hoorzitting en het uitbrengen van het advies; en * de termijn tussen het uitbrengen van het advies en de beslissing op bezwaar of administratief beroep.
10
De termijn tussen de hoorzitting en het uitbrengen van het advies ziet er als volgt uit:
Termijn tussen hoorzitting (2014) en uitbrengen advies in weken en in % >8 >6 >4
_J____! i _J____ — ! —I
•
—
-
-
18 0
fl
20%
>2
34% 1
—
l/o 2
In een aantal dossiers is het opstellen van het advies vertraagd, omdat bezwaarmakers na de hoorzitting de gelegenheid is geboden nadere gegevens aan te leveren.
Termijn tussen advies en beslissing op bezwaar (2014) in weken en in % >8 >6 >4 >2
10%
-
7%
-
-
6°!
Van de dossiers is 93% tijdig afgedaan dan wel is de beslistermijn met instemming van de indiener(s) overschreden.
Bezwaarschriften die tijdig zijn afgedaan / beslistermijn met instemming van bezwaarmaker overschreden 92%
96%
‘‘°“°
2007
2008
2009
94%
93%
87%
34%
2005
2006
2010
Jaar
11
2011
2012
2013
2014
De termijnoverschrijdingen uitgesplitst naar categorie en beslissing respectievelijk intrekking geven het volgende beeld: beslissing / intrekking bij termijnoverschrijdingen categorie
aantal afgedaan
aantal termijnoverschrijdingen
Personeel Subsidie Toestemming Handhaving Overige
11 69 196 9 21
3 4 10 1 5
..
..
.
(kennelljk) (kennelijk) (deels) nietongegrond gegrond ontvankelijk 3 3 1 1 8 1 1 4
ingetrokken
1
In 7% van de dossiers is de beslistermijn overschreden. De feitelijke termijnoverschrijding in weken geeft het navolgende beeld: Termij noverschrijdingen in weken
2
-
>
8
8
In 2 dossiers is de beslistermijn met meer dan 8 weken overschreden. In één dossier was dat vanwege de samenloop met een parallelle bezwaarschriftenprocedure. In het andere dossier is de beslissing op bezwaar aangehouden vanwege een second opinion op een deskundigenadvies. Dwangsom bij niet tijdig beslissen 2.5 Als een beslissing op bezwaar niet tijdig is genomen, kan de aanvrager de overheid schriftelijk in gebreke stellen. Na ontvangst van de ingebrekestelling moet binnen 2 weken worden beslist. Blijft dit achterwege dan moet de overheid aan de aanvrager een geldbedrag betalen, dat hoger wordt naarmate de termijnoverschrijding voortduurt. In 2014 is de provincie 31 maal in gebreke gesteld wegens termijnoverschrijding bij het beslissen op een bezwaarschrift. Naar aanleiding daarvan is in 2014 in 19 gevallen een dwangsom betaald, waarvan 18 maal een bedrag van € 1260,- en éénmaal een bedrag van € 1660,-. In het laatste geval is de hoogte van de dwangsom door de rechter bepaald. De betaalde dwangsommen hielden verband met het verlenen van een vergunning op grond van de Natuurbeschermingswet 1998. Inhoudelijke aspecten 2.6 Vergunningverlening Flora- en faunawet Begin 2014 heeft de Commissie advies uitgebracht over 156 bezwaarschriften, die gericht waren tegen een viertal besluiten waarbij aan de Stichting Faunabeheereenheid Fryslân een ontheffing is verleend op grond van de Flora- en faunawet voor onder meer het doden van grauwe, kol- en brandganzen in de zomerperiode. De bezwaarschriften hielden verband met het zogenaamde Ganzenakkoord. De essentie van dit inmiddels opgezegde akkoord is dat de in ons land verblijvende beschermde inheemse ganzen in de winterperiode (1 november tot 1 maart) meer rust wordt geboden en dat ze buiten die periode intensiever zullen worden bestreden. De -
—
-
12
gestandaardiseerde bezwaarschriften richten zich op deze winterperiode. In deze 156 dossiers is advies uitgebracht zonder een hoorzitting te houden. Negentien bezwaarschriften zijn op grond van een aantal verschillende formele gronden kennelijk niet-ontvankelijk verklaard. De rest van de bezwaarschriften is deels kennelijk niet-ontvankelijk verklaard en deels kennelijk ongegrond verklaard. Gedeputeerde staten hebben de adviezen van de Commissie overgenomen. -
-
-
Verunningverlening Natuurbeschermingswet 1998 Een aanmerkelijk deel van de adviezen van de Commissie had betrekking op vergunningverlening op grond van de Natuurbeschermingswet 1998. In de meeste gevallen betrof het bezwaarschriften namens dezelfde (landelijk opererende) bezwaarmaker, met de mogelijke toename van stikstofdepositie van uitbreidende veehouderijen op Natura 2000gebieden als voornaamste onderwerp van geschil. In het leeuwendeel van de gevallen heeft de Commissie geadviseerd het bestreden besluit in stand te laten. Subsidieverlening Teugdzorg Met ingang van 1 januari 2015 is de behartiging van de jeugdzorg gedecentraliseerd van de provincies naar de gemeenten. De structurele subsidierelatie met jeugdzorginstellingen moest daarom tijdig worden afgebouwd. Ter voorbereiding van de transitie is bezwaarmaker er eind 2012 op gewezen dat de subsidierelatie tussen haar en gedeputeerde staten op 1 januari 2015 zou eindigen. In de daarop volgende correspondentie tot eind 2013 is de stelselwijziging ook steeds aan de orde geweest. Voor bezwaarmaker was vooral relevant dat het niet duidelijk was of de bestaande subsidierelatie door de gemeenten zodanig zou worden voortgezet dat zij haar activiteiten op het gebied van jeugdzorg ononderbroken kan continueren. Evenmin was duidelijk of en op welke wijze de bedrijfsvoering zou moeten worden aangepast aan eventuele wijzigingen in de (omvang van) de subsidie. Nu feitelijk het besluit tot afbouw/beëindiging van de subsidierelatie eind 2012 al was genomen, was bezwaarmaker met het indienen van een bezwaarschrift begin 2014 te laat. Waar bezwaarmaker tevens bezwaar maakte tegen de frictiekosten als gevolg van de transitie, heeft de commissie geoordeeld dat deze onderdeel uitmaakten van de eerdere besluitvorming over de beëindiging van de subsidierelatie per 1 januari 2015. Intrekken bezwaarschrift in subsidiezaken Het aantal intrekkingen in de categorie subsidie is hoog te noemen, In veel gevallen (b)lijkt het bezwaarschrift aanleiding te geven om nog eens kritisch naar het bestreden besluit te kijken en om vervolgens te besluiten alsnog geheel of gedeeltelijk aan de bezwaren tegemoet te komen. De Commissie heeft de indruk dat een grotere investering in het voortraject van de besluitvorming door meer communicatie met de subsidieaanvragers/-ontvangers in plaats van zou kunnen bijdragen aan de (volledige) afdoening op basis van het “papieren” dossier juridische kwaliteit. -
-
Vertegenwoordiging tiidens de hoorzitting Het doel van de hoorzitting is in de eerste plaats het bieden van de mogelijkheid aan bezwaarmaker om zijn bezwaren mondeling naar voren te brengen en nader toe te lichten. Uiteraard is de hoorzitting ook voor de vertegenwoordiger(s) van het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen de gelegenheid om, al dan niet op verzoek van de Commissie, een toelichting te geven op dat besluit. Hierbij kunnen niet alleen inhoudelijke maar ook andere, zoals procedurele aspecten aan de orde komen. Een vertegenwoordiger van het bestuursorgaan moet dus niet alleen kennis hebben van het recht (wet en jurisprudentie) en het geldende beleid, maar ook van de feiten en omstandigheden met betrekking tot het bestreden besluit. Het is de Commissie in het verslagjaar een aantal keer gebleken dat de vertegenwoordiger(s) van het bestuursorgaan slechts deels beschikte over deze, voor de Commissie noodzakelijke, kennis. Hierdoor konden vragen van de Commissie niet of slechts onvolledig worden beantwoord. De Commissie vraagt daarom uitdrukkelijk aandacht voor de wijze waarop de vertegenwoordiging van uw college tijdens de zitting wordt ingevuld. Ander punt van aandacht in dit verband is de 13
rol en positie van deskundigen tijdens de zitting. Omdat de Commissie tijdens een aantal zittingen is gebleken dat de vertegenwoordigers van het bestuursorgaan deze rol en positie niet altijd even helder op het netvlies hebben, vraagt de Commissie hier uitdrukkelijk aandacht voor. Als tijdens de besluitvorming gebruik is gemaakt van het advies van een deskundige, kan deze deskundige dit advies tijdens de hoorzitting nader toelichten. Die rol moet nadrukkelijk worden onderscheiden van het standpunt dat het bestuursorgaan inneemt ten aanzien van het bestreden besluit. De deskundige treedt in het algemeen niet op namens de provincie: deze rol is immers primair uitdrukkelijk voorbehouden aan de (ambtelijke) vertegenwoordiger(s) van het bestuursorgaan.
14
3.
Beroep op de rechter
Naar aanleiding van een ingediend bezwaarschrift is de rechter in 2014 3 keer gevraagd een voorlopige voorziening te treffen. Van de beslissing op bezwaar is 24 keer beroep ingesteld en 4 keer hoger beroep. VoorJopige voorziening en (hoger) beroep bij de bestuursrechter 2014
Het merendeel van de beroepen (17x) valt in de categorie Overige. Het betreft de volgende onderwerpen: nadeelcompensatie (2x), Wob-verzoek (lx), niet tijdig beslissen (8x), verkeersbesluit (lx) en planschade (5x). Als we kijken naar de beslissingen van de bestuurs rechter in 2014 met betrekking tot voorlopige voorzieningen en (hoger) beroep naar aanleiding van de beslissing op bezwaar, dan is het beeld als volgt: beslissing gegrond ongegrond rechtbank acht zich niet bevoegd ingetrokken
voorlopige voorziening
beroep
1 1 1
11 7
1
2
De Commissie heeft vervolgens gekeken naar de gegronde dossiers. De voorlopige voorziening had betrekking op het opleggen van een last onder dwangsom. Van de beroepen hadden 2 dossiers betrekking op respectievelijk een vergunning op grond van de Natuurbeschermingswet 1998 en de Flora- en faunawet, 1 dossier op de Wet openbaarheid van bestuur en 8 dossiers op het niet tijdig nemen van een beslissing. In die laatste gevallen is voor de Commissie geen rol weggelegd, omdat tegen het uitblijven van een tijdig besluit geen bezwaar kan worden gemaakt, maar rechtstreeks beroep moet worden ingesteld bij de rechter.
15
Klachten 4. 4.1 Ontvangen en behandelde klachten Op grond van de Awb kan een ieder over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht indienen. In geval van een klacht wordt partijen eerst een termijn gegund om in goed overleg tot een oplossing kunnen komen.
In 2014 zijn vijf klachten ingediend en behandeld. Daarnaast zijn twee klachten die in 2013 zijn ontvangen afgehandeld. K2/13 De klacht viel samen met een bezwaarschrift en had betrekking op de wijze waarop een subsidieaanvraag werd afgehandeld. De subsidie werd door gedeputeerde staten geweigerd, terwijl klager van mening was dat uit een gesprek met ambtelijke vertegenwoordigers kon worden afgeleid dat het verzoek zou worden gehonoreerd. Na een gesprek met de klager is zowel het bezwaarschrift als de klacht ingetrokken. K3 / 13 Klager had een zienswijze ingediend op een ontwerp-omgevingsvergunning. Nog voordat klager een reactie had ontvangen op deze zienswijze, kon zij in de Leeuwarder Courant lezen dat gedeputeerde staten de gevraagde vergunning hadden verleend. Klager vond die handelwijze niet behoorlijk. De Commissie heeft klager uitgenodigd voor een hoorzitting, was het met klager eens en achtte de klacht gegrond. De Commissie merkte hierbij op dat uw college, door persoonlijk contact met klager op te (laten) nemen, zijn excuses aan klager aan te bieden en aan klager toe te zeggen dat maatregelen worden genomen om een dergelijke situatie in de toekomst te voorkomen, wel adequaat op de ingediende klacht heeft gereageerd. K1/14 De klacht betrof de handelwijze van de ambtelijke dienst hij een sollicitatie en had kort weergegeven betrekking op een onjuiste toepassing van de “Spelregels van werving en selectie” zoals opgenomen in de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies, de termijn tussen het sollicitatiegesprek en het terugkoppelingsgesprek en de communicatie tussen klager als sollicitant en de betrokken leidinggevenden. De Commissie was na het houden van een hoorzitting van oordeel dat de klacht op alle punten gegrond was. Gedeputeerde staten is geadviseerd de voor sollicitatieprocedures geldende werkwijze te verbeteren om een situatie zoals die van klager in de toekomst te voorkomen. -
-
-
-
K2/14 De klacht had betrekking op de beslissing van de commissaris van de Koning (hierna: CdK) om niet in te gaan op de uitnodiging van klager tot een persoonlijk gesprek. De Commissie was na het houden van een hoorzitting van mening dat het de CdK vrij staat te bepalen of hij persoonlijk met een burger, een bedrijf of een instantie in gesprek wil gaan. In dit geval had de CdK aangegeven niet in staat of bevoegd te zijn de door klager gewenste resultaten te bereiken. In een brief was de CdK overigens uitvoerig ingegaan op de door klager aangedragen kwestie, waarin tevens was aangegeven tot welke personen of instanties klager zich zou kunnen wenden bij het zoeken naar oplossingen. Naar het oordeel van de Commissie kon de handelwijze van de CdK niet als onbehoorlijk worden aangemerkt. K3/14 De klacht richtte zich tegen trage besluitvorming naar aanleiding van een informatieverzoek op grond van de Wet openbaarheid van bestuur. De Commissie stelde vast dat de beslissing op het informatieverzoek keurig binnen de wettelijke beslistermijn had plaatsgevonden en achtte de klacht dan ook ongegrond. Er is afgezien van het houden van een hoorzitting.
16
1<4/14 De klacht was niet gericht tegen een gedraging toe te rekenen aan een bestuursorgaan van de provincie De klacht is daarom doorgezonden. 1<5/14 De klacht viel samen met een bezwaarschrift en had betrekking op het verstrekken van informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur en daarmee samenhangend het niet adequaat reageren op een e-mail van klager. Na een gesprek met de klager is de klacht ingetrokken. Het bezwaarschrift werd gehandhaafd. 4.2 Termijnen De termijn voor het afhandelen van een klacht bedraagt maximaal 14 weken. Verder uitstel is mogelijk als de klager hiermee instemt. In alle gevallen is de klacht binnen de wettelijke beslistermijn afgehandeld. 4.3 Nationale ombudsman De Nationale ombudsman (NO) heeft in 2014 drie verzoekschriften over de provincie Fryslan behandeld. Van deze verzoekschriften heeft de NO er één afgedaan, zonder deze in onderzoek te nemen.
°flbij ‘°flale
Van de overige twee verzoekschriften had één dossier betrekking op de uitwerking van een natuurcompensatieproject voor een onroerende zaak van verzoeker. Overleg tussen provincie en verzoeker heeft vervolgens tot een akkoord geleid. Daarmee kwam het NO onderzoek ten einde. Het tweede verzoekschrift had betrekking op een klacht over het uitblijven van een provinciale reactie op een ingediende zienswijze. De provincie is hier samen met de klager uitgekomen, zodat ook daarmee het NO onderzoek werd beëindigd.
17
5.
Conclusies en aanbevelingen
In dit laatste hoofdstuk vat de Commissie de conclusies samen en doet zij enkele aanbevelingen. De afdoening van bezwaarschriften en klachten bezwaarschriften Van alle dossiers die in 2014 zijn afgedaan is in 93% van de gevallen tijdig een beslissing genomen. Hier is ten opzichte van eerdere jaren een aanmerkelijke vooruitgang is geboekt en dat stemt tot tevredenheid. klachten Ook in 2014 is gebleken dat de mogelijkheid om de klacht, zonder tussenkomst van de Commissie, op informele wijze af te doen nadrukkelijk in een behoefte voorziet. Het laat zien dat de (eventuele) ruimte om geschillen op informele wijze af te doen door de ambtelijke dienst succesvol kan worden benut. In tegenstelling tot eerdere jaren ziet de Commissie ook bij de afhandeling van klachten dat de wettelijke afhandelingstermijn wordt nageleefd. De voorbereiding en motivering van besluiten Net als in voorgaande jaren valt het de commissie op dat het aantal ingetrokken bezwaarschriften, met name in de categorie subsidie, hoog is. Dit roept, opnieuw, de vraag op of in elk geval een deel van deze bezwaarschriften niet had kunnen worden voorkomen. De Commissie heeft de indruk dat een grotere investering in het voortraject van de besluitvorming door een meer actieve communicatie met de subsidieaanvragers, in plaats van zou kunnen bijdragen aan het (volledige) afdoening op basis van het “papieren” dossier véôrkomen van procedures. -
-
In haar advisering is de Commissie ook dit verslagjaar meerdere malen tot de conclusie gekomen dat besluiten onvoldoende deugdelijk of kenbaar waren gemotiveerd. De Commissie blijft dan ook met nadruk de aanbeveling herhalen om meer aandacht te besteden aan de motivering van besluiten. Vertegenwoordiging tijdens de hoorzitting Het is de Commissie in het verslagjaar een aantal keer gebleken dat de vertegenwoordiger(s) van het bestuursorgaan onvoldoende beschikte(n) over de voor het dossier noodzakelijke, kennis. Hierdoor konden soms vragen van de Commissie niet of slechts onvolledig worden beantwoord. De Commissie vraagt hier uitdrukkelijk aandacht voor. Ander punt in dit verband is de rol en positie van deskundigen tijdens de zitting. De rol van de deskundige moet (meer) nadrukkelijk worden onderscheiden van de rol van de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan.
18
Bijlage De samenstelling van de Commissie en het secretariaat. De Algemene Kamer bestaat uit de volgende leden: mr. dr. F.R. Vermeer (voorzitter Algemene kamer en tevens voorzitter van de gehele commissie) * mr. ing. E. de Beer * mr. F.E. Kronemeijer * mr. R. Afman * * mr. G.A.A.M. Boot * mw. mr. A. Sibma De Ambtenarenkamer bestaat uit de volgende leden: * mr. J.P. Wind (voorzitter Ambtenarenkamer en tevens piv. voorzitter van de gehele commissie) mr. B. Franssen * mw. drs. N.J.C. Scholten * De plaatsvervangend leden van de Ambtenarenkamer zijn: F. van der Eist * W. Oosterman * Het secretariaat van de commissie is ondergebracht bij het Cluster Juridische Zaken van het Stafbureau Ondersteuning Bestuur & Directie.
secretarissen mw. mr. G. J. van Ingen * mw. drs. A. S. Hoek * mr. drs. S.W. van der Wolf * mr. R.O. Beswerda * mw. mr. 1. Huizing (tijdelijk) * procedurefunctionaris * mw.J.vanNus * mw. A. Stoffels
19
