2010/11
Jaarverslag huisartsenpraktijk B75
Huisartsenpraktijk B 75
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Pagina |2
Inhoudsopgave Inhoud 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 5 1.1 Historie en profiel van de praktijk ................................................................................................. 5 1.2 Visie, missie, doelen ...................................................................................................................... 5 1.3 Het afgelopen jaar ......................................................................................................................... 7 2. Infrastructuur en organisatie .............................................................................................................. 8 2.1 Locatie van de praktijk................................................................................................................... 8 2.2 Het gebouw ................................................................................................................................... 8 2.3 Praktijkuitrusting/instrumentarium .............................................................................................. 9 2.4 Samenwerkingsvorm huisartsen ................................................................................................. 11 2.5 Opleiding ..................................................................................................................................... 11 2.6 Deelname aan wetenschappelijk onderzoek .............................................................................. 11 2.7 Praktijkorganisatie, bereikbaarheid en beschikbaarheid ............................................................ 12 2.8 Automatisering ............................................................................................................................ 15 2.9 Beveiliging en privacy .................................................................................................................. 16 2.10 Overlegstructuren ..................................................................................................................... 17 3. Team .................................................................................................................................................. 18 4. De patiënten ...................................................................................................................................... 19 4.1 Praktijkpopulatie ......................................................................................................................... 19 Gegevens praktijkpopulatie 2010 voor D.J. Roelfsema, huisarts .................................................. 19 Gegevens praktijkpopulatie 2011 voor D.J. Roelfsema, huisarts .................................................. 20 Gegevens praktijkpopulatie 2010 voor F.Oppewal, huisarts ........................................................ 22 Gegevens praktijkpopulatie 2011 voor F. Oppewal, huisarts ....................................................... 24 5. Medisch handelen ............................................................................................................................. 27 5.1 Patiëntencontacten inclusief M&I-verrichtingen ........................................................................ 27 Verrichtingen 2010, praktijk Roelfsema ........................................................................................ 27
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Pagina |3
Verrichtingen 2011, praktijk Roelfsema ........................................................................................ 28 Verrichtingen 2010 en 2011, praktijk Oppewal ............................................................................ 29 Algemeen....................................................................................................................................... 29 5.2 Verwijzingen ................................................................................................................................ 30 Overzicht verwijzingen 2010 praktijk Roelfsema .......................................................................... 30 Overzicht verwijzingen 2011, praktijk Roelfsema ......................................................................... 31 Overzicht verwijzingen 2010, praktijk Oppewal ............................................................................ 32 Overzicht verwijzingen 2011, praktijk Oppewal ............................................................................ 33 6. Kwaliteitsbeleid/NPA-jaarrapporten ................................................................................................. 34 6. Kwaliteitsbeleid/NPA-jaarrapporten ................................................................................................. 34 Inleiding ................................................................................................................................................. 35 1.
2.
3.
Conclusies Feedbackrapportage.................................................................................................... 36 1.1
Minimum vereisten ............................................................................................................... 36
1.2
Onderwerpen eerste accrediteringsjaar ............................................................................... 39
1.3
Onderwerpen die niet aan bod komen ................................................................................. 39
Uitwerking verbeterplannen ......................................................................................................... 40 2.1
Actielijst ................................................................................................................................. 40
2.3
Verbeterplan 2: Verbeteren Instroommanagement ............................................................. 42
2.4
Verbeterplan 3: Sociale Kaart ................................................................................................ 45
Evaluatie....................................................................................................................................... 48
Inleiding ................................................................................................................................................. 50 1.
Evaluatie jaar 1 NHG-Praktijkaccreditering ................................................................................... 51 Evaluatie actiepunten jaar 1 .............................................................................................................. 51 Evaluatie verbeterplan 1: CVRM ....................................................................................................... 51 Evaluatie verbeterplan 2: Instroommanagement ............................................................................. 52 Evaluatie verbeterplan 3: Sociale Kaart/Derdenbestand .................................................................. 54
2.
Onderwerpen verbeterplannen jaar twee .................................................................................... 55
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75 2.1
Pagina |4
Minimum vereisten ............................................................................................................... 55
Onderwerpen tweede accrediteringsjaar ......................................................................................... 57 2.3 3.
Onderwerpen die niet aan bod komen ................................................................................. 58
Uitwerking verbeterplannen jaar 2 ............................................................................................... 59 3.1
Actielijst ................................................................................................................................. 59
Verbeterplan 1: Diabetes Implementatie Traject ............................................................................. 59
3.
3.3
Verbeterplan 2: ADEPD registreren....................................................................................... 63
3.4
Verbeterplan 3: Beknopte handleiding HIS ........................................................................... 65
Evaluatie ........................................................................................................................................ 67 6.2 Gevolgde bij- en nascholingen .................................................................................................... 68
7. Financiën ........................................................................................................................................... 70 7.1 Personeelskosten
... ............................................................................................................... 70
7.2 Algemene kosten ......................................................................................................................... 70
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Pagina |5
1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag 2010/2011 van huisartsenpraktijk B75. Dit jaarverslag is primair bedoeld voor intern gebruik, als vinger aan de pols van onze organisatie. Voor anderen kan het echter bijdragen aan het verkrijgen van inzicht in werkwijze en kwaliteitsbeleid van de praktijk en ook van onze voornemens voor de toekomst. Dit verslag laat zien hoe de praktijk op dit moment georganiseerd en ‘bemenst’ is, welke knelpunten we daarbij tegenkomen en hoe we deze knelpunten willen verhelpen. De vraag naar zorg in Pekela en omgeving groeit, niet alleen door de vergrijzing die momenteel plaatsvindt, maar ook doordat er veel sociale problemen spelen binnen de gemeente Pekela. Deze ontwikkelingen maken het noodzakelijk na te denken over hoe wij onze praktijk moeten organiseren om de kwaliteit en de continuïteit van zorg te kunnen waarborgen. Verschillende medewerkers hebben aan het tot stand komen van dit jaarverslag meegewerkt. Zij worden voor hun inzet heel hartelijk bedankt. Geïnteresseerden kunnen dit verslag bestellen via de praktijkassistente, tel: 0597-612202. Ook kan het worden gedownload van de praktijk-website: www.huisartsenpraktijkb75.nl
1.1 Historie en profiel van de praktijk In 2000 werd gezondheidscentrum B75 gevormd door 2 huisartsen, namelijk Dhr. N. Nieboer en Dhr. F. Oppewal, samen met de plaatselijke apotheek, Apotheek Nieuwe Pekela, welke deel uitmaakt van de ‘Pekelder Apotheken Combi’ van Dhr. P. Haarbosch. De samenwerking tussen beide praktijken en de apotheek verloopt reeds sinds de opening uitstekend. De praktijk van Dhr. Nieboer werd per 1 juli 2006 overgenomen door Dhr. Roelfsema. Voor de overgang naar het huidige praktijkpand in 2000 was de praktijk gevestigd aan de A. Reijndersstraat B 21. De voorgangers van Dhr. Nieboer waren voor zover nu na te gaan achtereenvolgens Dhr. Toxopeus, Dhr. Dinkla en Dhr. Vlietstra. In 2000 werd de praktijk door Dhr. Nieboer overgenomen van Dhr. Vlietstra. De praktijk van Dhr. Oppewal was voor overgang naar het huidige praktijkpand gevestigd aan de Dr. H. Brouwerstraat D 7. De straat is genoemd naar de huisarts die indertijd de praktijk startte op D 7, Dhr. H. Brouwer. Deze werd in 1922 opgevolgd door H. Rijken tot 1946, door F.C. Maathuis tot 1969 en door J.C. Wartena tot 1979. Eind 2011 werd duidelijk dat de praktijk van Dhr. Oppewal per april 2012 zal worden overgenomen door Dhr. G.C. Kouwenhoven.
1.2 Visie, missie, doelen Huisartsenzorg is van oudsher continue, integrale en persoonlijke zorg voor de individuele patiënt en zijn/haar gezin, laagdrempelig toegankelijk en dicht bij de patiënt. Ook de huisartsen en assistentes van huisartsenpraktijk B75 stellen zich ten doel de bij de praktijk ingeschreven patiënten zo goed mogelijk te ondersteunen bij alle klachten, problemen en vragen over gezondheid en ziekte die zij presenteren. Binnen de praktijk wordt in elk geval de zorg zoals veelal aangeduid met huisartsgeneeskundige basiszorg in haar volle breedte geleverd. Hierbij wordt zoveel mogelijk evidence based medicine
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Pagina |6
toegepast en worden waar mogelijk de richtlijnen van het NHG gevolgd. De patiënt staat daarbij steeds centraal. Omdat de huisartsen van B75 de toegankelijkheid van zorg zoveel mogelijk voor iedereen willen waarborgen wordt uit het oogpunt van doelmatigheid bij vergelijkbare gezondheidsopbrengst ook op het kostenaspect gelet. Zo wordt door middel van het Elektronisch Voorschrijf Systeem (inmiddels wordt in de praktijk gebruik gemaakt van het in het HIS geintegreerde Prescriptor) al sinds jaar en dag medicatie zoveel mogelijk generiek en doelmatig voorgeschreven. De werkzaamheid van één van de artsen, Dhr. F. Oppewal, bij de Proeftuin Farmacie Groningen onderschrijft bovenstaande visie nog eens. Naast de basiszorg wordt ook aanvullende zorg geleverd aan de bij de praktijk ingeschreven patiënten. Het gaat hier om de zogeheten M & I verrichtingen: kleine chirurgie, injecties in gewrichten en plaatsen van spiralen behoren onder andere tot deze aanvullende zorg. Zo kunnen we als huisartsenpraktijk een breed scala aan zorg met goede kwaliteit in de buurt van de patiënt bieden. Met deze zorg beogen we ook een extra bijdrage te leveren aan de doelmatigheid van zorg door te voorkomen dat patiënten onnodig naar de tweede lijn worden doorverwezen. Samen met de andere huisartsen van Huisartsengroep Pekela wordt ook zorg geboden aan de bewoners van het Asiel Zoeker Centrum (AZC) Oude Pekela. Hiervoor wordt samengewerkt met de medewerkers van het GCA die binnen dit centrum aanwezig zijn. Voor jaarcijfers omtrent de zorgverlening aan deze categorie patiënten verwijzen we u graag naar de relevante jaarverslagen van het GCA. In samenwerking met de GGz Groningen (vanaf 2007 ‘Lentis’ geheten) werd de geestelijke gezondheidszorg binnen de eerste lijn eerder versterkt door een sociaal psychiatrisch verpleegkundige in onze praktijk spreekuur te laten houden voor de bij de praktijk ingeschreven patiënten. Inmiddels is de praktijk per 2010 overgestapt op zorgverlening tbv geestelijke gezondheidszorg door gebruikmaking van de POH-GGz regeling waarbij een rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van de huisartsen vallende praktijkondersteuner voor geestelijke gezondheidszorg de relevante hulverlening en zorg biedt. Patiënten kunnen hier binnen de muren van onze praktijk gebruik van maken, hetgeen voor veel patiënten de drempel van verwijzing naar de geestelijke gezondheidszorg wegneemt. Sinds april 2008 zijn er tevens 2 praktijkondersteuners (POH-S) werkzaam binnen onze praktijken. Zij voeren de zorgverlening aan patiënten met Diabetes Mellitus Type 2, COPD en Astma en Cardiovasculair Risicomanagement uit. Verder bieden ze ondersteuning aan de huisartsen bij het uitvoeren van wondbehandelingen en de zorg voor palliatieve patiënten. Zij voeren alle controles waaronder jaarcontroles uit bij patiënten met Diabetes Mellitus type 2, stellen onder supervisie van de huisartsen patiënten zelfstandig in op insulinetherapie, verrichten longfunctieonderzoek en geven inhalatie-instructie aan patiënten met Astma en/of COPD en stellen voor patiënten met cardiovasculaire ziekte het risicoprofiel op en voeren de noodzakelijke controles en aanpassingen in beleid uit. Om deze taken verantwoord te kunnen uitvoeren zijn er protocollen opgesteld, gebaseerd op de vigerende richtlijnen vanuit de beroepsorganisaties – zoals NHG-standaarden en de zorgstandaard van de Nederlandse Diabetes Federatie – en vinden dagelijks casuïstiekbesprekingen met de huisartsen plaats. Tot begin 2008 werd voor de zorg aan Diabetes Mellitus patiënten samengewerkt met de diabetesdienst van LabNoord. In 2008 is, gelijktijdig met het in dienst nemen van de reeds genoemde praktijkondersteuners, de praktijk aangesloten bij de Groninger Huisartsen Coöperatie (GHC) en
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Pagina |7
wordt de zorg aan Diabetes Mellitus patiënten in het kader van de ketenzorg Diabetes Mellitus vanuit de praktijk zelf georganiseerd. Relevante informatie betreffende de kengetallen met betrekking tot de behandeling van diabetespatiënten die bij de GHC zijn aangesloten vindt u dan ook in de relevante jaarverslagen van deze organisatie terug. Sinds september 2009 is Dhr. Roelfsema erkend huisartsopleider voor de huisartsenopleiding in Groningen en vinden huisartsen in opleiding binnen de praktijk een werkplek om ervaring op te doen onder supervisie van de huisartsopleider. Sinds november 2010 is er in onze praktijken een nurse practitioner werkzaam. Zij biedt ondersteuning aan de huisartsen door een categorie patiënten, met klachten o.a. op het gebied van traumata, houdings- en bewegingsapparaat en dermatologische klachten, die door de assistentes voor haar spreekuur worden geselecteerd, te behandelen onder supervisie van de huisartsen.
1.3 Het afgelopen jaar Sinds 2006 zijn we met het praktijkteam reeds een proces ingegaan waarbij verbetering van dienstverlening en kwaliteit de uiteindelijke doelen zijn. De eerste concrete resultaten hebben we de afgelopen jaren kunnen bewerkstelligen maar het bereiken van het doel - te weten kwalitatief goede en toegankelijke zorg voor de patiënten en een plezierige werkomgeving voor assistentes en huisartsen - zal een continu proces zijn. In verband hiermee zijn we een traject voor NHG Praktijk Accreditering ingegaan. In voorjaar 2010 heeft in het kader hiervan de pre-audit plaatsgevonden en enkele maanden later ook de audit. Hiertoe werden gegevens verzameld uit het HIS, vonden gesprekken plaats met de coördinerend assistente, feedbackgesprekken op huisartsniveau met alle 3 de huisartsen en een feedbackgesprek over de praktijkorganisatie en het medisch handelen van alle huisartsen en praktijkmedewerkers. Elders in dit jaarverslag leest u meer over dit traject en in toekomstige jaarverslagen zullen we de opbrengsten ervan natuurlijk weergeven. Wij wensen u veel leesplezier met het jaarverslag 2010/2011…
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Pagina |8
2. Infrastructuur en organisatie 2.1 Locatie van de praktijk De praktijk bevindt zich in het centrum van Nieuwe Pekela. Op de prachtige locatie aan de Pekel A (van oudsher een riviertje, nu het Pekelder Hoofddiep) stond tot de bouw van het praktijkpand de boerderij van de familie Tiktak. In 2000 werd door de lokale apotheek en huisartsen gezamenlijk gestart met de nieuwbouw van het gezondheidscentrum B75. Nieuwe Pekela bevindt zich in de Veenkoloniën en werd als een langgerekt dorp langs het kanaal gevormd in de tijd van de ontginning van het veen. Deze vorm heeft het dorp grotendeels ook nu nog. Ook de benaming van veel straten is nog op deze historische achtergrond terug te voeren. Dit geldt ook voor het adres van de praktijk: Albatrosstraat B 75 waarbij de B teruggrijpt op de kavel waartoe de omliggende landerijen destijds behoorden. Na de veenkoloniale tijd werd de belangrijkste bron van inkomsten in Nieuwe Pekela lange tijd vooral gevormd door landbouw (in tegenstelling tot Oude Pekela, waar de industrie een belangrijkere rol heeft gespeeld). Tegenwoordig kent Nieuwe Pekela naast nog steeds agrarische bedrijven ook kleinschalige industrie en bedrijventerreinen. Daarnaast werken veel inwoners van deze plaats in andere, omliggende plaatsen. Er is een klein winkelcentrum, het praktijkpand ligt in dit centrum. In Nieuwe Pekela wordt momenteel veel gesloopt en hiervoor in de plaats komt nieuwbouw. Het bevolkingsaantal daalt licht (voor de gehele gemeente Pekela, opgave jaarverslag gemeente 2005, nieuwe opgave helaas onvindbaar op de gemeentewebsite).
2.2 Het gebouw Het gebouw is eigendom van de twee praktijkhouders (elk 1/5e aandeel in het pand) en de apotheker (voor de overige 3/5e deel). Het huisartsengedeelte van het praktijkgebouw beslaat een vloeroppervlakte van ca. 311 m2 Bruto Vloer Oppervlak. De huidige huisvesting is in een vrijstaand pand waarin zowel apotheek als huisartsenpraktijken een plek hebben gevonden. De grote en transparante openbare ruimte, waarvan het apotheekgedeelte in feite één geheel vormt met de wachtkamer en assistentenbalie van de huisartsenpraktijken geven het gebouw een uitnodigende uitstraling. Deze openbare ruimte wordt U-vormig omsloten door de functionele ruimtes van apotheek en huisartsenpraktijken. Het gebouw is goed toegankelijk en beschikt over een invaliden toilet. In 2009 zijn er op de bovenverdieping, waar zich eerst één spreekkamer, een badkamer en de archiefruimte van de apotheek bevond, twee nieuwe spreekkamers en een back-office gerealiseerd. Hierdoor is voor het eerst een echt gescheiden ‘front-’ en ‘backoffice’ in het gebouw aanwezig, hetgeen de efficiëntie van de werkzaamheden in de toekomst verder ten goede kan komen. Ook het totale aantal werkplekken - na de komst van twee praktijkondersteuners en een huisarts in opleiding te krap bemeten – is nu weer voldoende. In tabel 1 wordt een overzicht gegeven van de in het gebouw aanwezige ruimtes, voor wat betreft het gedeelte dat door de beide huisartsenpraktijken in beslag wordt genomen.
Pagina |9
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75 Tabel 1. Indeling praktijkgebouw
Ruimte
Aantal
m2
Entree
1
18
Receptie (front- en backoffice ineen)
1
18
Wachtruimte
1
15
Spreekkamer 1
1
20
Spreekkamer 2
1
20
Spreekkamer 3
1
20
Behandelkamer
1
20
Labkamer
1
7
Koffiekamer/overlegruimte
1
9
Toilet (formeel geen deel van praktijkruimte )
1
9
Opslag/archiefruimte
2
4,5 (totaal 9)
Spreekkamer 1 boven
1
13
Spreekkamer 2 boven
1
10
Backoffice/assistenteruimte boven
1
8
Verder bevinden zich nog een aantal ruimten in het gebouw welke gezamenlijk met de apotheek in gebruik zijn: vergaderruimte (boven), personeelstoiletten, werkkast met stortbak, extra toilet met doucheruimte (boven), ketel- en serverhok (boven), garderobe voor de medewerkers (boven).
2.3 Praktijkuitrusting/instrumentarium Het instrumentarium is aan voortdurende herziening onderhevig en in 2008 en 2009 zijn ook diverse investeringen hierin gedaan.
P a g i n a | 10
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75 Tabel 2 geeft een overzicht van de huidige praktijkuitrusting. Tabel 2. De praktijkuitrusting Uitrustingsstuk
Aantal
Type
Autoclaaf / sterilisator
1
Tuttnauer 2540
Bloeddrukmeter
8
2x veermanometer, 6x automatisch merk Omron
Glucose meter
3
Contour Ascensia
Elektrocauter
1
Martin -30
Faxapparaat
1
Brother
Microscoop
1
Asako
Broedstoof
1
Thermocult
Onderzoeksbank
6
o.a. NHG banken
Ophthalmo- en otoscoop wandsysteem
3
Heine
Otoscoop
3
Heine
Documentenscanner *)
1
Fujitsu
Computers *)
12
6x HP Windows Vista systemen, 5x Dell Windows 7 systemen, 1x Notebook met Windows Vista.
Server *)
1
Netgear ReadyNAS Pro
Printers *)
7
HP Laserjet
Labelprinters *)
5
Dymo Labelwriter
Telefooncentrale
1
Siemens (gezamenlijk met apotheek), in 2008 uitgebreid met een wachtrij van 2 x 4 lijnen
Telefoons
12
Siemens
Draadloze headsets *)
3
Netcom
Antwoordapparaat
1
Voicemailbox als onderdeel telefooncentrale
Spirometer
1
Spiro USB Spida
24-uurs ambulante bloeddrukmeter
1
Welch Allyn
Doppler-apparaat tbv enkel-armindexmeting
1
Onbekend
Holterfoon tbv hartritmeregistratie
1
In samenwerking met IPT Telemedicine
*) Betreft investeringen gedaan in 2010/2011
De telefoonlijnen bestaan uit 3x ISDN-2 lijnen en 2x een analoge lijn en komen op een met de Apotheek gedeelde centrale van het merk Siemens binnen. Er is een aparte spoedlijn, een aparte overleglijn en een aparte receptenlijn. Op de receptenlijn kunnen patiënten 24 uur per dag hun herhaalrecepten inspreken. Op tijden dat de praktijk niet bereikbaar is of wordt waargenomen wordt dit met behulp van een voice response systeem duidelijk gemaakt. Buiten kantooruren verwijst de meldtekst naar het nummer van de Doktersdiensten Groningen. Bij waarneming tijdens kantooruren wordt aangegeven dat in geval van medische problemen, die niet kunnen wachten tot de eigen huisarts weer beschikbaar is, de waarnemende praktijk (meestal de collega in hetzelfde pand; soms
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 11
wordt een beroep gedaan op waarneming door de collegae in Oude Pekela) op het ingesproken nummer bereikt kan worden.
2.4 Samenwerkingsvorm huisartsen Het gebouw biedt onderdak aan een duopraktijk. Juridisch is de samenwerking omschreven in een maatschapscontract. Het betreft een zogenaamde kostenmaatschap. De maatschap vormt samen met de huisartsen in Oude Pekela een huisartsengroep (Hagro). De praktijkassistentes, Hidha en POH’s zijn allen in dienst van de kostenmaatschap. Ook alle overige praktijkkosten worden door beide praktijken gezamenlijk gedragen. In 2006 is een verdere intensivering doorgevoerd in de samenwerking tussen beide praktijken. Daarbij wordt stukje bij beetje het principe dat een assistente alleen voor één praktijk werkt losgelaten. Doel hiervan is de beschikbare menskracht en kennis zoveel mogelijk ten bate te laten komen aan de populaties van beide praktijken.
2.5 Opleiding Binnen de praktijk worden sinds 1 september 2009 huisartsen opgeleid onder begeleiding van de huisartsopleider, dhr. Roelfsema. Begeleiding van co-assistenten in het 4e studiejaar van de studie Geneeskunde aan de Rijksuniversiteit Groningen vond in 2010/2011 niet plaats. De praktijk biedt daarnaast stageplaatsen voor de opleiding tot doktersassistente van Noorderpoort-college te Groningen. Tot 1 maart 2010 was Mw. M. Tholen als AIOS huisartsgeneeskunde in onze praktijk werkzaam. Vanaf deze datum was Mw. M. Moedt als AIOS huisartsgeneeskunde in onze praktijk werkzaam.
2.6 Deelname aan wetenschappelijk onderzoek Eén van de praktijkhouders, dhr. F. Oppewal, is in 2005 gepromoveerd op het onderwerp: ”Obductie als laatste verwijzing in de huisartspraktijk,” waarbij de gang van zaken rond obducties in de eerste lijn centraal stond. De praktijk werkt incidenteel mee aan wetenschappelijk onderzoek. Patiënten die binnen de kaders van een bepaald onderzoek vallen kunnen worden gevraagd hieraan mee te werken. Uiteraard vindt deelname uitsluitend plaats met toestemming van de patiënt. In 2010/2011 werd door patiënten uit onze praktijk in grote getale deelgenomen aan het Lifelines onderzoek en daarnaast nam de praktijk in het kader van de diabetes ketenzorg deel aan de GIANTTstudie om de behandeling van Diabetes Mellitus type 2 patiënten in onze praktijk te evalueren. Structureel is de praktijk voornemens om vanaf medio 2012 te gaan deelnemen aan het LINH netwerk en het SuNN programma van het NIVEL. Hierbij worden patiëntgegevens geanonimiseerd (dat wil zeggen niet te herleiden tot de individuele patiënt) meegenomen in de gegevensverzameling voor het NIVEL ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en signalering van bv opkomende griepepidemieën. Bijkomend voordeel is dat gegevensverzameling voor het jaarverslag zoals dat nu voor u ligt eenvoudiger zou moeten verlopen en reeds voorbewerkt door NIVEL terug wordt geleverd aan de praktijk. De in dit jaarverslag meegenomen patiëntgegevens, die hier en daar wat sumier zijn helaas, moeten dan ook als een overgangssituatie worden beschouwd en de mogelijkheden die NIVEL belooft wat betreft terugkoppeling van de gegevens beloven veel goeds voor de toekomst.
P a g i n a | 12
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Met ingang van het jaar 2012 zou het jaarverslag van de teruggekoppelde gegevens van NIVEL moeten zijn voorzien.
2.7 Praktijkorganisatie, bereikbaarheid en beschikbaarheid De spreekuurorganisatie van de praktijk is in de onderstaande tabel weergegeven. Tabel 3: Organisatie van het spreekuur Praktijk Oppewal Ochtend Middag
Maandag
Dinsdag
Woensdag
Donderdag
Vrijdag
Oppewal Oppewal
Mw. Van der Galiën Mw. Van der Galiën
Oppewal Oppewal
Mw. Van der Galiën Mw. Van der Galiën
Oppewal administratie
Roelfsema Ochtend
Mw. Van der Galiën
Roelfsema
Roelfsema
Roelfsema
Roelfsema
Middag
Mw. Van der Galiën
Roelfsema
Geen spreekuur
Roelfsema
administratie
De assistentenspreekuren zijn structureel per praktijk op een aantal dagen in de week waarbij de assistentes op dit moment nog strikt artsgebonden werken. Ook worden veel patiënten buiten de structurele spreekuurtijden voor assistentes om geholpen. Wel gaan al deze spreekuren net als de spreekuren voor de huisartsen in principe alleen volgens afspraak. Met de voorziene verdergaande zorginhoudelijke samenwerking tussen beide praktijken - waarbij ook gedacht wordt aan uitbreiding van aan te bieden aanvullende zorg in de vorm van M & Iverrichtingen - heeft de vraag of het wenselijk is meer taakroulerend in plaats van strikt artsgebonden te werken zich aangediend. Dit idee is in 2010 en 2011 verder uitgewerkt en veel van de assistententaken worden inmiddels niet meer huisartsgebonden maar praktijkgebonden uitgevoerd voor de bij beide praktijken ingeschreven patiënten. Ook in 2012 en daarna willen we hier verdere stappen in maken. In de volgende tabel is de telefonische infrastructuur en bereikbaarheid weergegeven. Tabel 4: Telefonische bereikbaarheid Aansluiting
Nummer
Zonder tussenkomst open voor patiënten van/tot
Praktijklijn Oppewal
0597-645255
8.00 - 17.00 uur (werkdagen) *)
Praktijklijn Roelfsema
0597-612202
8.00 - 17.00 uur (werkdagen) *)
Spoedlijn
0597-612020
8.00 - 17.00 uur (werkdagen)
Receptenlijn
088-0800113 (Linscriptum) en 0597646803 (Voicemailbox telefooncentrale praktijk)
24 uur per dag en 7 dagen per week
Intercollegiale overleglijn
0597-646819
8.00 uur tot 17.00 uur (werkdagen)
Fax
0597-646815
24 uur per dag
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Dienstnummer huisartsenpost
0900-9229
P a g i n a | 13
Buiten kantooruren tussen 17.00 uur en 8.00 uur, in het weekeinde en op feestdagen de gehele dag. Uitsluitend voor spoedgevallen.
*) Voice-respons systeem
Gedurende de uren die in tabel 4 staan aangegeven bij ‘praktijklijn’, wordt aan patiënten een keuzemenu voorgelegd door middel van een voice-response systeem. Hierin wordt de mogelijkheid geboden een herhaalrecept in te spreken, een uitslag op te vragen, een afspraak te maken of telefonisch contact te hebben met de assistente voor een andere vraag. Patiënten komen van 08.00 – 10.00, van 11.00 – 12.00 en van 13.30 – 15.00 uur in de wachtrij voor de assistente, op andere tijden verwijst het voice response systeem naar de genoemde tijden. Wel worden patiënten ook in dat geval als ze aan de lijn blijven alsnog doorgeschakeld met de doktersassistente. In totaal kunnen er per praktijklijn vier patiënten gelijktijdig in de wachtrij worden geplaatst. De spoedlijn en de lijn voor intercollegiaal overleg zijn tijdens kantooruren bemand door de praktijkassistente. De receptenlijn en fax zijn 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar. In de praktijkfolder wordt de telefonische bereikbaarheid van de praktijk nader toegelicht. Het huidige voice response systeem is in 2007 in gebruik genomen in de hoop per tijdseenheid meer inkomende gesprekken te kunnen verwerken. Daarnaast is de tijd waarop de praktijk bereikbaar is voor het maken van afspraken flink uitgebreid. Aanvankelijk werd ook over dit nieuwe systeem veel gemopperd maar dit nam in de loop van de tijd wel af. In het kader van het in 2010 opgestarte praktijkaccreditatie traject vanuit NHG Praktijk Accreditering werd ook een patiëntenenquête uitgevoerd. De bereikbaarheid van de praktijk werd hierin verrassend genoeg nog steeds negatief beoordeeld, met een ervaren gemiddelde wachttijd van ruim 10 minuten. Om in te kunnen schatten hoe reëel deze uitkomst is ligt een verbeterplan met nulmeting en herhaalde meting na verbeterpunten in de planning voor de komende jaren. Hierbij dient overigens te worden opgemerkt dat we als praktijken wel voldeden aan de normen van de inspectie voor de Volksgezondheid voor het in aanmerking komen voor de variabiliseringsgelden 2010 met betrekking tot adequate bereikbaarheid van in elk geval de spoedlijn. Helemaal oplosbaar zullen de problemen op het gebied van bereikbaarheid voor niet-spoedeisende zaken waarschijnlijk echter nooit zijn, daar er tussen 08.00 en 09.00 uur altijd een piek zal blijven bestaan van patiënten die bellen voor een afspraak. Zolang de spoedlijn rechtstreeks bereikbaar is en direct wordt verwerkt door één van de assistentes is enige wachttijd voor patiënten tijdens piekuren vermoedelijk ook wel acceptabel. In de praktijk is een triagesysteem voor de praktijkassistentes beschikbaar, in de vorm van de NHGtelefoonklapper voor telefonische triage. Hiervan wordt inmiddels (anders dan enkele jaren geleden) intensief gebruik gemaakt bij het afhandelen van binnenkomende telefoontjes. Dit is feitelijk vrijwel vanzelf gebeurd door het grote verloop aan assistentes dat we mee hebben gemaakt (in 2011 zijn 2 van de meest ervaren assistentes uit de praktijk vertrokken). De hiervoor in de plaats nieuw aangenomen assistentes hadden reeds vanuit de opleiding ervaring met de triagewijzer. Bovendien is hier door de assistentes nascholing voor gevolgd. De receptenlijn is weliswaar nog steeds 24 uur per dag bereikbaar en wordt op alle werkdagen tussen 10.00 en 12.00 door één van de praktijkassistentes afgeluisterd, de meeste herhaalreceptuur verloopt inmiddels via de gezamenlijk met de apotheek in gebruik genomen herhaalreceptmogelijkheid van Linscriptum. Alle binnengekomen herhaalrecepten worden in de loop van de dag door de assistentes verwerkt. De afspraak die hierover met de plaatselijke apotheek (apotheek Nieuwe
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 14
Pekela (inpandig) en de Pekelder Apotheek te Oude Pekela is gemaakt is dat recepten die voor 10.00 uur op de betreffende werkdag zijn ingesproken op de receptenlijn bij de huisartsenpraktijk de eerstvolgende werkdag na 11.00 uur kunnen worden afgehaald in de betreffende apotheek. Dit geeft de huisartsen de kans om aan het einde van de werkdag de herhaalde recepten aan de hand van de receptlijsten binnen het HIS te controleren en te autoriseren, nog voordat de patiënten de betreffende medicijnen bij de apotheek afhalen zodat eventuele vergissingen nog kunnen worden gecorrigeerd. Deze controle en autorisatie vindt dagelijks plaats en de werkafspraken en protocollen binnen de praktijk zijn hierop afgestemd. In 2007 is een begin gemaakt met een praktijkhandboek waarin gemaakte werkafspraken, protocollen en handleidingen gestructureerd bij worden gehouden. De bedoeling is dat dit praktijkhandboek steeds wordt bijgewerkt/geüpdate.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 15
2.8 Automatisering Beide praktijken zijn al jaren geautomatiseerd en gebruiken hiervoor in navolging van de rest van de Hagro Pekela het HuisartsenInformatieSysteem OmniHis. Sinds april 2009 werkt de praktijk met OmniHis Scipio, de nieuwe ASP-versie van OmniHis. Naast verslaglegging van de patiëntencontacten wordt het gebruikt voor de financiële administratie, het uitschrijven, registreren en bewaken van medicatie, de opslag en verwerking van medische gegevens, de communicatie met collega huisartsen (beperkt), apotheken, diagnostische laboratoria (LabNoord en Laboratorium voor Infectieziekten), Doktersdiensten Groningen en de (meeste) ziekenhuizen. Van de overige disciplines (nog niet elektronisch ontsloten afdelingen van de ziekenhuizen, fysiotherapeuten, diëtetiek en logopedie) worden de papieren brieven gescand en vervolgens elektronisch (binnen het HIS) opgeslagen. De medische dossiervoering is daarmee volledig gedigitaliseerd. Een deel van de elektronisch ontvangen post komt overigens ook nog steeds in papieren vorm binnen, zij het in afnemende mate. De papieren berichtgeving wordt na elektronische verwerking niet bewaard maar ter vernietiging meegegeven aan het bedrijf Reiswolff te Scheemda. De database wordt gehost bij Danthas, één van de door OmniHis voor het bieden van hostingdiensten van OmniHis Scipio gecertificeerde hostingpartijen. Omdat OmniHis Scipio voldoet aan de eisen van een Goed Beheerd Zorgsysteem conform de eisen voor het landelijke Electronische Patiënten Dossier worden ook aan deze hostingpartijen in het kader van de certificering strenge eisen gesteld ten aanzien van de kwaliteit van de hosting en de verbinding met de database. Voor de verbinding tussen praktijk en database wordt gebruik gemaakt van het netwerk van E-zorg. Voor de uitwisseling van elektronische berichtgeving maakt de praktijk gebruik van de beveiligde berichtenuitwisseling van GERRIT (deze nam in 2011 Care-Ring over), de preferente aanbieder van deze service voor onze regio. Via deze elektronische postbus worden voornamelijk retourberichten van de apotheek betreffende door de medisch specialisten voorgeschreven medicatie teruggekoppeld. Uitgaande recepten (zowel herhaalrecepten als recepten vanaf het spreekuur) worden rechtstreeks aan de apotheek gemaild. Via het beveiligde EDIFACT-berichtenverkeer van GERRIT wordt ook de elektronisch ontvangen correspondentie vanuit de medisch specialisten en in toenemende mate ook andere hulpverleners binnengehaald in OmniHis Scipio. De praktijk beschikt over 10 werkplekken waarop OmniHis Scipio is geïnstalleerd. Het databestand bevindt zich zoals aangegeven bij de hostingpartij Danthas op een server in een beveiligd datacentrum van KPN in Groningen. Vanaf de werkplekken wordt via het beveiligde E-zorg netwerk een veilige verbinding met de database gelegd, waarbij de gegevens versleuteld tussen werkplek en database worden uitgewisseld. Back-ups worden verzorgd door de hostingpartij, Danthas, zodat beschikbaarheid en integriteit van de data altijd kunnen worden gegarandeerd. Op alle werkplekken is tevens internettoegang beschikbaar. Voor alle medewerkers is een praktijk e-mailadres beschikbaar voor de onderlinge communicatie en communicatie met de buitenwereld. Hierbij wordt er omwille van de privacy voor gewaakt geen patiëntengegevens via onbeveiligde internetverbindingen te verzenden. Door beide praktijken wordt zoveel mogelijk op dezelfde wijze de historie bijgehouden. Dit gebeurt (grotendeels) volgens de aanwijzingen die het Nederlands Huisartsen Genootschap hiervoor in de richtlijn “Adequate Dossiervorming in het Elektronisch Patiënten Dossier” (ADEPD) hiervoor geeft.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 16
Alle vastgelegde contacten en correspondentie worden hiertoe (zoveel mogelijk) ICPC-gecodeerd en van alle voor de gezondheidstoestand van patiënt belangrijke gegevens wordt een episode aan de episodelijst toegevoegd, waarbij ook de meest belangrijke behandelgegevens (operaties, behandelingen) beknopt worden weergegeven. Aan deze episodes worden vervolgens zoveel als mogelijk alle bijbehorende journaalregels en correspondentie gekoppeld zodat de veelheid aan gegevens binnen het HIS zoveel mogelijk gestructureerd wordt opgeslagen. We hebben er binnen onze praktijk vooralsnog niet voor gekozen om voor elk gezondheidsprobleem waarmee de patiënt zich in onze praktijk meldt ook een episode aan te maken, aangezien dit naar onze mening niet veel toegevoegde waarde heeft. Dit houdt in dat bijvoorbeeld van een simpele doorgemaakte verkoudheid geen episode in de episodelijst zal zijn terug te vinden. Omdat voor deelname aan SuNN en LINH van het NIVEL volledige ADEPD-registratie uitermate belangrijk is wordt inmiddels (door huisarts Roelfsema en diens AIOS) alvast proefgedraaid met volledige (door het HIS afgedwongen) ADEPD-registratie. Voor 2012 is een verbeterplan ADEPD-registratie gepland om adequate episodegerichte dossiervorming conform de NHG-richtlijnen vanaf medio 2012 door alle in de praktijk werkzame medwerkers af te dwingen. Het declaratieverkeer van praktijk Roelfsema vindt plaats met behulp van enerzijds OmniHis en anderzijds het programma VIP Calculus van Calculus Software. Het declaratieverkeer loopt met behulp van dit programma via VECOZO, een schakel tussen zorgverleners en verzekeraars met als doel de administratieve handelingen te vereenvoudigen. Ook is het met dit programma mogelijk de controle op verzekeringsrecht (grotendeels) geautomatiseerd te laten plaatsvinden. Ook dhr. Oppewal is met ingang van 2009 voor het declaratieverkeer overgestapt op het verwerken van de declaraties met het programma VIP Calculus. In 2011 stapte de praktijk over op de service VIPLive van de zelfde firma voor het afhandelen van het declaratieverkeer. Aanmaken en verwerken van de declaratiebestanden en de hierop verrichte uitbetalingen door de zorgverzekeraars gebeurt door de praktijkassistentes. In 2008 werd het Inschrijving Op Naam register ingesteld zodat beter kon worden vastgesteld bij welke huisarts een patiënt op welke datum stond ingeschreven en waardoor uitbetalingen van de abonnementstarieven aan huisartsen meer gestructureerd verlopen en beter te controleren zijn. Ook de praktijken Oppewal en Roelfsema hebben de bij hen ingeschreven patiënten in dit ION-register door en voor huisartsen bijgeschreven. Aanvankelijk gebeurde dit met een module in VIP Calculus, met de komst van OmniHis Scipio gebeurt dit rechtstreeks vanuit het HIS. Voor het betalingsverkeer van beide praktijken en de maatschapsrekening wordt gebruik gemaakt van Rabobank internetbankieren. De praktijk heeft een eigen website, opgezet en gehost via praktijkinfo.nl. Het webadres is: www.huisartsenpraktijkb75.nl
2.9 Beveiliging en privacy De data in het HIS worden tegen verlies beschermd door middel van een dagelijkse back-up. Deze wordt door de hostingpartij, Danthas, verzorgd. Het netwerk, dat door de verbinding met internet via E-zorg al op een krachtige beveiliging tegen aanvallen door hackers mag rekenen, is door middel van een firewall nog eens extra afgeschermd. Een virusscanner is op alle PC’s geïnstalleerd.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 17
Het praktijkpand en de apotheek zijn elektronisch beveiligd tegen inbraak. Iedere medewerker heeft een eigen toegangscode tot het HIS. Hiermee krijgt men een bij de functie passende toegang tot delen van het HIS en een bijpassende autorisatie om gegevens te muteren. Het restant van het papieren patiëntenarchief is opgeslagen in een afsluitbare archiefkast. Gegevens van overleden patiënten en uit de praktijk vertrokken patiënten van wie de gegevens om één of andere reden niet konden worden overgedragen aan de nieuwe huisarts, worden opgeslagen. Deze gegevens worden in principe 15 jaar na dato, conform de hiervoor geldende wet, vernietigd. Daarvoor wordt het volgende systeem aangehouden: vernietiging nadat de 15 jaren zijn verstreken, gebeurt 1 maal per jaar. Voor het vernietigen van privacygevoelige documenten is in de praktijk een afgesloten container aanwezig. Papieren patiëntengegevens worden eenmaal per 6 weken in de container voor vernietiging meegegeven aan het bedrijf Reiswolff te Scheemda.
2.10 Overlegstructuren De praktijkhoudende huisartsen nemen deel aan structureel overleg met Hagro Pekela. Alle huisartsen nemen deel aan het FTO met de huisartsen van de Hagro Pekela en de beide apotheken (Apotheek Nieuwe Pekela en Pekelder Apotheek). Beide praktijkhouders hebben structureel overleg met de lokale Fysiotherapiepraktijk en er vindt op structurele wijze overleg plaats met de andere binnen de eerste lijn in Nieuwe Pekela werkzame zorgorganisaties (Algemeen Maatschappelijk Werk, Thuiszorgorganisaties Thuiszorg Groningen en Thuiszorg Meander, Team 290 en Ouderenzorg) in het zogenaamde Eerstelijnsoverleg. Ook is er ongeveer vier keer per jaar een overleg met de medewerkers van het Gezondheids Centrum Asielzoekers om knelpunten te bespreken en werkwijzen op elkaar af te stemmen. Vanuit de Hagro vindt vertegenwoordiging plaats naar de overlegstructuren van de Districts Huisartsen Vereniging (DHV), de Vereniging Doktersdiensten Groningen (VDDG) en de beide streekziekenhuizen (Refaja Ziekenhuis te Stadskanaal en Sint Lucas Ziekenhuis te Winschoten). Beide praktijkhouders nemen namens de Hagro een deel van deze vertegenwoordiging voor hun rekening. Voor de VDDG is Nieuwe Pekela wat betreft inroostering ingedeeld bij ‘ De Wolden’, dhr. Roelfsema heeft daarbij de functie van roostercommissaris voor de huisartsen uit Nieuwe Pekela. Binnen de praktijk B75 vindt op structurele wijze overleg plaats (ca. één keer per maand) in het zogenaamde werkoverleg. Hierin worden werkafspraken gemaakt, knelpunten benoemd en opgelost en vakantie- en werkroosters vastgesteld. De bijeenkomsten worden genotuleerd. Op ad hoc basis worden zo nu en dan extra, wat langere werkoverleggen gepland in de avonduren, om het verbetertraject dat de praktijken zijn ingegaan verder vorm te geven en hiervoor voldoende draagvlak onder alle medewerkers te waarborgen. Naast het overleg van de huisartsen hebben ook de praktijkassistentes structureel overleg met hun collega’s uit de Hagro. Dit vindt plaats tijdens PAGRO (Praktijk Assistenten GROep) overleg waarbij ook nascholingsonderwerpen voor de praktijkassistentes aan de orde kunnen komen.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 18
3. Team De volgende personen waren in 2010/2011 bij ons werkzaam: •
Mw. T. (Tineke) Keizer-Visser, doktersassistente, 4 dagen aanwezig, 70% dienstverband (tot 1 oktober 2011)
•
Mw. M. Wittering-Krops, doktersassistente, 4 dagen aanwezig, 67% dienstverband (vanaf 1 september 2011)
•
Mw. A. (Alie) Panman-Molema, doktersassistente, 3 dagen aanwezig, 53% dienstverband (tot 1 januari 2012)
•
Mw. S. (Sandra) Haverkamp, doktersassistente, 3 dagen aanwezig, 67% dienstverband
•
Mw. E. Kluiter-Smit, doktersassistente, 3 dagen aanwezig, 53% dienstverband
•
Mw. M. van der Galiën-Lycklama, huisarts, 3 dagen aanwezig, 67% dienstverband
•
Mw. I. van Goor, praktijkondersteuner, 3 dagen aanwezig, 53% dienstverband
•
Mw. J. De Vries-Plasman, praktijkondersteuner, 3 dagen aanwezig, 53% dienstverband
•
Mw. M. Fissering, administratief medewerker, 2 dagen aanwezig, 22% dienstverband
•
Mw. K. Buitenwerf, nurse practitioner, 3 dagen aanwezig,46 % dienstverband (vanaf november 2010)
Er was in 2010 geen sprake van ziekteverzuim onder de assistentes. Wel was er gedurende 3,5 dag ziekteverzuim onder de praktijkondersteuners.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
4. De patiënten 4.1 Praktijkpopulatie Gegevens praktijkpopulatie 2010 voor D.J. Roelfsema, huisarts Aantal patiënten op 31.12.2010 bedraagt 2362 ____________________________________________________________
Opbouw praktijk Op 31.12.2010 bedroeg het aantal mannen 1179 Op 31.12.2010 bedroeg het aantal vrouwen 1183 Op 31.12.2010 bedroeg het aantal mensen die niet in achterstandswijken woonden 2362
Groep Mannen Vrouwen Totaal ___________________________________________________________ 0-4 55 60 115 5-14 144 138 282 15-24 127 122 249 25-44 299 295 594 45-64 337 335 672 65-74 139 136 275 75+ 78 97 175 __________________________________________________________
Migratie In de periode van 01.01.2010 t/m 31.12.2010 bedroeg het aantal verschillende migratie patiënten 339 Het aantal patiënten dat kwam bedroeg 191 Het aantal patiënten dat vertrok bedroeg 177 Een en ander wordt weergegeven in onderstaande lijstjes
Vertrokken uit de praktijk Reden Aantal ____________________________________________________________ verhuizing 128 naar andere arts 18 overleden 16 onbekend 11 overig 2 tijdelijk buiten praktijk 1 verpleeghuis/inrichting 1
Gekomen in de praktijk Reden Aantal ____________________________________________________________ van andere arts 53 onbekend 50 her-inschrijving na tijdelijk afwezig 48 geboorte 24 verhuizing 10 overig 5 tijdelijk uit andere praktijk 1 ____________________________________________________________
Geografische verdeling Plaats Aantal Percentage ___________________________________________________________________ NIEUWE PEKELA 1957 82.73
P a g i n a | 19
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75 OUDE PEKELA VEENDAM ALTEVEER GN STADSKANAAL WINSCHOTEN GRONINGEN MEEDEN WILDERVANK WEDDE FINSTERWOLDE SCHEEMDA GASSELTE WESTERLEE SAPPEMEER MUNTENDAM BEERTA EMMEN VLAGTWEDDE ONSTWEDDE
224 113 26 15 4 4 2 2 3 1 1 1 2 1 2 1 1 1 1
9.48 4.78 1.09 0.64 0.17 0.17 0.08 0.08 0.12 0.04 0.04 0.04 0.08 0.04 0.08 0.04 0.04 0.04 0.04
Verzekeraars NaamVerzekeraar UzoviCode AantalPatienten ______________________________________________________________________ Verzekeraar onbekend 4 Menzis 3332 1409 Centrale verwerkingeenh UVIT 9665 149 Zilveren Kruis Achmea 3311 82 OWM Agis Zorgverzekeringen 7007 78 Centrale Verwerkinseenh CZ 9664 74 Groene Land PWZ Achmea 3312 64 IZA Gemeente (VNG) 3334 55 IZZ Zorgverzekeraar NV 9015 43 Interpolis 3313 41 VPZ (VGZ) 8949 41 OWM Anderzorg U.A. 3333 36 FBTO 0211 29 De Friesland Zorgverzekeraar 7084 28 SR-Zorgverzekeraar 7037 28 ONVZ Ziektekostenverzekeraar 0441 23 VGZ Zorgverzekeraar N.V. 7095 20 IAK (VGZ) 8972 12 Turien & Co. Assur. (VGZ) 8401 11 Fortis Ziektekostenverz NV 0403 11 OZF 3314 9 Aevitae (VGZ) 8956 7 Avero Achmea ZV NV 3329 6 PNO Ziektekosten 3331 5 Aevitae (Avero Achmea) 8958 5 Zorg en Zekerheid 7085 5 IZA Ziektekostenverzekering 9016 5 SZVK 0212 4 Zorgverzekeraar DSW UA 7029 3 OWM Salland Zorgverzekeringe 7032 2 AZIVO 7054 2 Nedasco (Fortis) 8959 1 Aevitae (Goudse) 3330 1
Gegevens praktijkpopulatie 2011 voor D.J. Roelfsema, huisarts Aantal patiënten op 31.12.2011 bedraagt 2362 ____________________________________________________________
Opbouw praktijk Op 31.12.2011 bedroeg het aantal mannen 1181 Op 31.12.2011 bedroeg het aantal vrouwen 1181 Op 31.12.2011 bedroeg het aantal mensen die niet in achterstandswijken woonden 2362
P a g i n a | 20
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Groep Mannen Vrouwen Totaal ___________________________________________________________ 0-4 55 63 118 5-14 153 136 289 15-24 130 106 236 25-44 285 303 588 45-64 330 335 665 65-74 146 140 286 75+ 82 98 180 __________________________________________________________
Migratie In de periode van 01.01.2011 t/m 31.12.2011 bedroeg het aantal verschillende migratie patiënten 234 Het aantal patiënten dat kwam bedroeg 129 Het aantal patiënten dat vertrok bedroeg 129 Een en ander wordt weergegeven in onderstaande lijstjes
Vertrokken uit de praktijk Reden Aantal ______________________________________________________________ verhuizing 75 overleden 22 naar andere arts 16 onbekend 10 verpleeghuis/inrichting 5 overig 1 Gekomen in de praktijk: Reden Aantal ______________________________________________________________ van andere arts 53 her-inschrijving na tijdelijk afwezig 29 geboorte 21 verhuizing 13 onbekend 11 tijdelijk uit andere praktijk 2 ______________________________________________________________
Geografische verdeling Plaats Aantal Percentage __________________________________________________________________ NIEUWE PEKELA 1971 83.43 OUDE PEKELA 163 7.64 VEENDAM 114 4.82 ALTEVEER GN 26 1.09 STADSKANAAL 15 0.64 BOVEN PEKELA 6 0.25 WINSCHOTEN 6 0.25 MEEDEN 2 0.08 BEERTA 2 0.08 WILDERVANK 2 0.08 SCHEEMDA 2 0.08 GRONINGEN 2 0.08 FINSTERWOLDE 1 0.04 DIEMEN 1 0.04 GASSELTE 1 0.04 WESTERLEE 2 0.08 MUNTENDAM 2 0.08 WEDDE 1 0.04 ONSTWEDDE 1 0.04 VLAGTWEDDE 1 0.04
P a g i n a | 21
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Verzekeraars NaamVerzekeraar UzoviCode AantalPatienten ________________________________________________________________________________ Verzekeraar onbekend 5 Menzis 3332 1388 Centrale verwerkingeenh UVIT 9665 151 Zilveren Kruis Achmea 3311 145 Centrale Verwerkinseenh CZ 9664 85 OWM Agis Zorgverzekeringen 7007 79 IZA Gemeente (VNG) 3334 55 OWM Anderzorg U.A. 3333 47 Aevitae (VGZ) 8956 44 IZZ Zorgverzekeraar NV 9015 44 VGZ Zorgverzekeraar N.V. 7095 43 Interpolis 3313 39 De Friesland Zorgverzekeraar 7084 31 SR-Zorgverzekeraar 7037 28 ONVZ Ziektekostenverzekeraar 0441 23 FBTO 0211 21 Aevitae (Avero Achmea) 8958 13 IAK (VGZ) 8972 13 OZF 3314 13 Fortis Ziektekostenverz NV 0403 12 Turien & Co. Assur. (VGZ) 8401 9 Avero Achmea ZV NV 3329 7 Zorg en Zekerheid 7085 6 PNO Ziektekosten 3331 5 IZA Ziektekostenverzekering 9016 5 SZVK 0212 4 OWM Salland Zorgverzekeringe 7032 3 Zorgverzekeraar DSW UA 7029 3 AZIVO 7054 2 Aevitae (Goudse) 3330 1
Gegevens praktijkpopulatie 2010 voor F.Oppewal, huisarts Aantal patiënten op 31.12.2010 bedraagt 2398 ____________________________________________________________
Opbouw praktijk Op 31.12.2010 bedroeg het aantal mannen 1203 Op 31.12.2010 bedroeg het aantal vrouwen 1195 Op 31.12.2010 bedroeg het aantal mensen die niet in achterstandswijken woonden 2398 Groep Mannen Vrouwen Totaal ___________________________________________________________ 0-4 51 48 99 5-14 121 123 244 15-24 156 143 299 25-44 298 275 573 45-64 394 371 765 65-74 109 105 214 75+ 74 130 204 ___________________________________________________________
P a g i n a | 22
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Migratie In de periode van 01.01.2010 t/m 31.12.2010 bedroeg het aantal verschillende migratie patiënten 293 Het aantal patiënten dat kwam bedroeg 156 Het aantal patiënten dat vertrok bedroeg 171 Een en ander wordt weergegeven in onderstaande lijstjes
Vertrokken uit de praktijk Reden Aantal ______________________________________________________________ verhuizing 96 naar andere arts 38 overleden 25 onbekend 9 verpleeghuis/inrichting 2 tijdelijk buiten praktijk 1 Gekomen in de praktijk: Reden Aantal ______________________________________________________________ van andere arts 58 onbekend 40 geboorte 25 her-inschrijving na tijdelijk afwezig 22 verhuizing 6 overig 4 huwelijk 1 ______________________________________________________________
Geografische verdeling Plaats Aantal Percentage __________________________________________________________________ NIEUWE PEKELA 1952 81.33 OUDE PEKELA 250 10.42 VEENDAM 100 4.17 ALTEVEER 36 1.50 STADSKANAAL 11 0.46 WINSCHOTEN 11 0.46 BLIJHAM 8 0.33 GRONINGEN 4 0.17 SELLINGEN 3 0.13 HOOGEZAND 3 0.13 NEUSUSTRUM 2 0.08 WILDERVANK 2 0.08 MEEDEN 2 0.08 GASSELTERNIJVEEN 2 0.08 VLAGTWEDDE 2 0.08 BELLINGWOLDE 1 0.04 OUDESCHANS 1 0.04 WEDDE 1 0.04 ONSTWEDDE 1 0.04 OMMELANDERWIJK 1 0.04 KOLHAM 1 0.04 WEENER (DE), 1 0.04 NIEUW BUINEN 1 0.04 SCHEEMDA 1 0.04 ACHENDORF 1 0.04
P a g i n a | 23
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Verzekeraars NaamVerzekeraar UzoviCode AantalPatienten ________________________________________________________________________________ Verzekeraar onbekend 6 Menzis 3332 1559 Centrale verwerkingeenh UVIT 9665 141 Zilveren Kruis Achmea 3311 92 Centrale Verwerkinseenh CZ 9664 87 OWM Anderzorg U.A. 3333 55 Groene Land PWZ Achmea 3312 45 IZA Gemeente (VNG) 3334 43 IZZ Zorgverzekeraar NV 9015 38 OWM Agis Zorgverzekeringen 7007 37 VPZ (VGZ) 8949 37 VGZ Zorgverzekeraar N.V. 7095 34 Interpolis 3313 33 Fortis Ziektekostenverz NV 0403 26 Turien & Co. Assur. (VGZ) 8401 16 ONVZ Ziektekostenverzekeraar 0441 13 De Friesland Zorgverzekeraar 7084 11 IAK (VGZ) 8972 9 Zorgverzekeraar DSW UA 7029 7 FBTO 0211 7 Avero Achmea ZV NV 3329 5 VVAA Zorgverzekeringen 0408 5 Aevitae (VGZ) 8956 5 Zorg en Zekerheid 7085 5 Aevitae (Avero Achmea) 8958 4 Turien en Co (Avero Achmea) 8966 2 Kettlitz en Deenik Anno 1892 8935 2 IAK (Fortis ASR) 8973 2 SR-Zorgverzekeraar 7037 2 OZF 3314 1 AZIVO 7054 1 OWM AZVZ 7013 1 SZVK 0212 1 IZA Ziektekostenverzekering 9016 1
Gegevens praktijkpopulatie 2011 voor F. Oppewal, huisarts Aantal patiënten op 31.12.2011 bedraagt 2354 ____________________________________________________________
Opbouw praktijk Op 31.12.2011 bedroeg het aantal mannen 1182 Op 31.12.2011 bedroeg het aantal vrouwen 1172 Op 31.12.2011 bedroeg het aantal mensen die niet in achterstandswijken woonden 2350 Groep Mannen Vrouwen Totaal ___________________________________________________________ 0-4 55 51 106 5-14 112 116 228 15-24 148 138 286 25-44 279 253 532 45-64 397 376 773 65-74 117 109 226 75+ 74 129 203 ___________________________________________________________
P a g i n a | 24
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Migratie In de periode van 01.01.2011 t/m 31.12.2011 bedroeg het aantal verschillende migratie patiënten 222 Het aantal patiënten dat kwam bedroeg 102 Het aantal patiënten dat vertrok bedroeg 146 Een en ander wordt weergegeven in onderstaande lijstjes
Vertrokken uit de praktijk Reden Aantal ______________________________________________________________ naar andere arts 63 verhuizing 48 overleden 26 onbekend 9
Gekomen in de praktijk: Reden Aantal ______________________________________________________________ van andere arts 32 geboorte 24 her-inschrijving na tijdelijk afwezig 22 verhuizing 15 onbekend 8 overig 1 ____________________________________________________________
Geografische verdeling Plaats Aantal Percentage ___________________________________________________________________ NIEUWE PEKELA 1956 83.09 OUDE PEKELA 214 9.09 VEENDAM 102 4.33 ALTEVEER 34 1.44 WINSCHOTEN 9 0.38 STADSKANAAL 8 0.34 GRONINGEN 4 0.17 WILDERVANK 3 0.13 SELLINGEN 3 0.13 BLIJHAM 3 0.13 HOOGEZAND 3 0.13 MEEDEN 2 0.08 NEUSUSTRUM 2 0.08 GASSELTERNIJVEEN 1 0.04 ONSTWEDDE 1 0.04 WEDDE 1 0.04 STADSKANAAL. 1 0.04 BELLINGWOLDE 1 0.04 OMMELANDERWIJJK 1 0.04 KOLHAM 1 0.04 WEENER (DE), 1 0.04 ACHENDORF 1 0.04 NIEUW BUINEN 1 0.04 SCHEEMDA 1 0.04
P a g i n a | 25
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Verzekeraars NaamVerzekeraar UzoviCode AantalPatienten ________________________________________________________________________________ Verzekeraar onbekend 8 Menzis 3332 1488 Centrale verwerkingeenh UVIT 9665 149 Zilveren Kruis Achmea 3311 142 Centrale Verwerkinseenh CZ 9664 102 OWM Anderzorg U.A. 3333 85 IZA Gemeente (VNG) 3334 47 VGZ Zorgverzekeraar N.V. 7095 40 Aevitae (VGZ) 8956 39 IZZ Zorgverzekeraar NV 9015 35 Interpolis 3313 35 OWM Agis Zorgverzekeringen 7007 30 Fortis Ziektekostenverz NV 0403 20 De Friesland Zorgverzekeraar 7084 17 Avero Achmea ZV NV 3329 15 Turien & Co. Assur. (VGZ) 8401 10 ONVZ Ziektekostenverzekeraar 0441 10 FBTO 0211 9 IAK (VGZ) 8972 9 Aevitae (Avero Achmea) 8958 6 Zorgverzekeraar DSW UA 7029 6 VVAA Zorgverzekeringen 0408 5 Zorg en Zekerheid 7085 5 Turien en Co (Avero Achmea) 8966 2 SR-Zorgverzekeraar 7037 2 IAK (Fortis ASR) 8973 2 SZVK 0212 1 IZA Ziektekostenverzekering 9016 1 OZF 3314 1 AZIVO 7054 1
P a g i n a | 26
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
5. Medisch handelen 5.1 Patiëntencontacten inclusief M&I-verrichtingen Verrichtingen 2010, praktijk Roelfsema
P a g i n a | 27
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Verrichtingen 2011, praktijk Roelfsema
P a g i n a | 28
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 29
Verrichtingen 2010 en 2011, praktijk Oppewal Door de overgang van arts Oppewal naar Kouwenhoven per 1.4.2012 zijn deze gegevens helaas niet meer te achterhalen omdat de patiënten overgezet zijn op naam van Dhr. Kouwenhoven en daarbij in het HIS de boekingen over de periode daarvoor niet meer worden meegenomen naar het jaarverslag.
Algemeen Van de door de POH-somatiek verrichte consulten, visites en telefonische contacten werd in 2010 en 2011 70,3% van het totaal besteed aan Diabetes Mellitus type 2 patiënten, 10,4% aan longziekten (Astma/COPD) inclusief spirometrieen (al dan niet diagnostisch) en instructie inhalatietechniek, 6,4% van de consulten werd aan Cardiovasculair risicomanagement besteed, 7,4% aan stoppen-metroken-begeleiding, 2,1% aan wondverzorging,1,4% aan visites tbv griepvaccinaties en 2% aan overige taken. De overige POH-uren werden in 2010 en 2011 vooral ingezet voor administratieve ondersteuning bij het declaratieverkeer, aanpassing van bestaande en ontwikkeling van nieuwe protocollen en werkafspraken en activiteiten ten behoeve van de praktijkaccreditering. Voor de verrichtingen gedaan ten behoeve van de ketenzorg diabetes mellitus 2 is de praktijk aangesloten bij de GHC en vindt jaarlijks dataexctractie plaats door GIANTT. We verwijzen voor gegevens hierover dan ook graag naar het jaarverslag van de Groninger Huisartsen Coöperatie.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
5.2 Verwijzingen Overzicht verwijzingen 2010 praktijk Roelfsema
P a g i n a | 30
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Overzicht verwijzingen 2011, praktijk Roelfsema
P a g i n a | 31
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Overzicht verwijzingen 2010, praktijk Oppewal
P a g i n a | 32
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Overzicht verwijzingen 2011, praktijk Oppewal
P a g i n a | 33
P a g i n a | 34
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
6. Kwaliteitsbeleid/NPA-jaarrapporten
NHG-Praktijkaccreditering Jaar 1 (2010-2011)
Huisartsenpraktijk B75 Nieuwe Pekela
Huisartsenpraktijk B75
Betrokken praktijkconsulenten:
Albatrosstraat B 75
Marcel van Keulen, ELANN
9663 PR NIEUWE PEKELA T: 0597-645255 / 0597-612202
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 35
Inleiding
Dit rapport heeft betrekking op de NHG-praktijkaccreditering (NPA), het kwaliteitskeurmerk van het Nederlands Huisartsen Genootschap (NHG). Huisartsenpraktijk B75 is in 2010 gestart met dit kwaliteitstraject, omdat men graag actief en continue wil inzetten op het verbeteren van kwaliteit.
Huisartsenpraktijk B75 vormt samen met ‘Service Apotheek Nieuwe Pekela’ een AHOED en is gevestigd in een vrijstaand pand in het centrum van Nieuwe Pekela. In de huisartsenpraktijk zijn twee gevestigd huisartsen (2 FTE), Dhr. Oppewal en Dhr. Roelfsema, een HIDHA (0,67 FTE), twee praktijkondersteuners somatiek (1,1 FTE), een POH-GGz (0,24 FTE), een nurse practitioner/verpleegkundig specialist (0,46 FTE) en vijf assistentes (2,8 fte) werkzaam. Bovendien is de praktijk opleidingspraktijk voor de Huisartsenopleiding te Groningen, opleider is Dhr. Roelfsema. De praktijk telt in totaal 4815 patiënten, waaronder ca. 80 asielzoekers woonachtig in AZC Oude Pekela.
In dit rapport zijn drie verbeterplannen uiteengezet, waarmee de medewerkers van Huisartsenpraktijk B75 het komende jaar aan de slag zullen gaan. De onderwerpen voor deze verbeterplannen zijn direct afgeleid van de Feedbackrapportage, welke door de NPA-consulent is opgesteld en teruggekoppeld aan de praktijkmedewerkers en de praktijkconsulent. Naast de verbeterplannen heeft de praktijk ervoor gekozen om een aantal actiepunten de benoemen voor de komende periode, dit zijn relatief eenvoudig op te lossen verbeteringen.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75 1.
P a g i n a | 36
Conclusies Feedbackrapportage
In overleg met de praktijkconsulent is besloten komend jaar drie verbeterplannen te hanteren, naast een aantal actiepunten. In onderstaande paragrafen komen achtereenvolgens aan bod: de minimum vereisten, de verbeteronderwerpen voor het eerste accrediteringsjaar en de onderwerpen waar bewust geen verbeterplan op ingezet wordt. De onderwerpkeuzes voor de verbeterplannen staan hier beschreven, de actiepunten en de uitwerking van de verbeterplannen komen in het volgende hoofdstuk aan bod. 1.1
Minimum vereisten
In onderstaande tabel zijn de minimale vereisten opgenomen, zoals opgesteld door het NPA (“Minimumeisen 2008-2010”). De praktijk voldeed tijdens het feedbackgesprek nog niet aan alle minimum vereisten, zie onderstaande tabel.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75 Onderwerp
Instapeisen NPA
Jaarverslag
Infectiepreventie
P a g i n a | 37
Item
Score
Huisartsen + verpleegkundigen zijn BIG geregistreerd
Ja
Huisartsen zijn HVRC geregistreerd
Ja
Praktijk registreert relevante contextuele en medische gegevens van patiënten in een EMD
Ja
Praktijk heeft internetverbinding en adequate browserversie
Ja
Praktijk is aangesloten bij een klachtencommissie
Ja
Medewerkers zijn bevoegd en bekwaam om hun taken uit te voeren
Ja
Jaarverslag ter inzage aanwezig
Ja
Emmer/bak voor gebruikt instrumentarium in elke onderzoeks- en behandelkamer aanwezig
Ja
Sterilisatieprotocol aanwezig
Ja
Handschoenen (norm EN 374-1) aanwezig
Ja
Handalcohol/ zeepdispenser aanwezig in elke onderzoeks/behandelkamer
Ja
Naaldcontainer aanwezig in elke onderzoeks-/ behandelkamer.
Ja
Juiste afvoer naaldcontainers
Ja
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 38
Onderwerp
Item
Score
Niet spoedeisende zorg
Alle geneesmiddelen hebben een geldige houdbaarheidsdatum
Ja
Protocol up-to-date houden geneesmiddelen aanwezig
Ja
Triagesysteem aanwezig
Ja
Geneesmiddelen dokterstassen conform FTR en niet verlopen
Nee
Protocol + inventarislijst geneesmiddelen in dokterstassen aanwezig
Nee
Aparte spoedlijn + voice respons systeem
Ja
Protocol Herhaalreceptuur aanwezig
Nee
Procotol Polyfarmacie aanwezig
Nee
Procedure klachtenopvang en afhandeling aanwezig
Nee
Spoedeisende zorg
Telefonische bereikbaarheid
Medicatie veiligheid
Verbeteren van Procedure melden en afhandelen bijna incidenten aanwezig zorg
Nee
De praktijk heeft de afgelopen periode hard gewerkt om de minimumvereisten waar nog niet aan werd voldaan (zie boven) op orde te brengen. Inmiddels wordt aan alle gestelde vereisten voldaan, zelfs aan de bijkomende minimumeisen per 1-1-2011 (zie onder).
Infectie preventie
Niet spoedeisende zorg
Autoclaaf met CE markering aanwezig (of procedure gebruik externe autoclaaf)
Ja
Materialen en stoffen van de controlelijst hebben geldige houdbaarheidsdatum
Ja
Protocol up-to-date houden materialen en stoffen voor niet spoedeisende zorg aanwezig
Ja
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75 1.2
P a g i n a | 39
Onderwerpen eerste accrediteringsjaar
Deze verbeteronderwerpen voor het eerste jaar zijn in onderling overleg tussen de praktijkmedewerkers en de praktijkconsulent vastgesteld (voor uitwerking zie hoofdstuk 2): 1. Medisch Handelen: “Opzetten spreekuur CVRM” 2. Praktijkvoering en organisatie: “Verbeteren Instroommanagement” 3. Praktijkvoering en organisatie: “Sociale kaart”
Als voorlopige onderwerpen voor het tweede en derde accrediteringsjaar heeft de praktijk gekozen voor: 1. 2. 3. 4.
Onderzoek naar bereikbaarheid van de praktijk + eventuele acties Opstellen van een handleiding m.b.t. waarneming cq. nieuwe medewerkers CVRM: Opzetten structureel spreekuur (vervolg plan jaar 1) Astma/COPD: in kaart brengen patiënten en opzetten structureel spreekuur
Gezien de uitkomsten van de patiëntenenquêtes is ervoor gekozen om geen specifieke verbeterplannen te richten op het patiëntenoordeel. 1.3
Onderwerpen die niet aan bod komen
Een aantal onderwerpen die opvielen in het Feedbackrapport maar niet verder behandeld worden in een verbeterplan, zijn in onderstaande tabel weergeven. Deze tabel is toegevoegd om inzichtelijk te maken waarom bepaalde zaken bewust niet behandeld worden.
Onderwerpen:
Reden:
Samenwerkingsafspraken en overleg met tweede lijn
Is als praktijk lastig te organiseren, kan beter op regionaal niveau gedaan worden. Dit gebeurt ook al door de Districts Huisartsen Vereniging (DHV) en de Groninger Huisartsen Coöperatie (GHC). Ook is er de compagnonscursus vanuit de beide regionale ziekenhuizen waar door de huisartsen van B75 actief aan wordt
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75 2.
P a g i n a | 40
Uitwerking verbeterplannen
In onderstaande paragrafen zijn de actiepunten en de drie verbeterplannen uitgewerkt. 2.1
Actielijst
In onderstaande tabel staan een aantal actiepunten beschreven, welke voor de praktijk op relatief korte termijn te bereiken zijn. Deze actiepunten zijn hier opgenomen, omdat er geen verbeterplan op ingezet wordt terwijl deze punten wel op het ‘wensenlijstje’ staan voor komend jaar.
Onderwerpen/ acties:
Behandelkamer: gordijn/scherm monteren Procedure opstellen/uitvoeren m.b.t. telefonisch geven van medische adviezen door niet artsen Schriftelijke arbeidsovereenkomsten voor al het personeel Beschikbaarheid medische informatie voor patiënten verbeteren (bijv. NHG folders)
Verbeterplan 1: Opzetten spreekuur CVRM 2.2 Datum: november 2010
Projectcoördinatoren: Feike Oppewal (HA), Ineke van Goor (POH)
Onderwerp: Verder optimaliseren van het spreekuur opgezet voor patiënten met cardiovasculaire risicofactoren. In het eerste jaar worden alle patiënten met episode K86 (hypertensie zonder orgaanschade), alsmede spreekuurbezoekers met cardiovasculaire risicofactoren geïncludeerd.
Huidige situatie: •
Episodes K86 en K87 staan redelijk goed geregistreerd in OmniHis Scipio: eind 2009 betrof het 261 geregistreerde patiënten met episode K86 en 75 geregistreerde patiënten met episode K87 .
•
Het risicoprofiel is momenteel van geen enkele patiënt volledig vastgelegd in de CVRM module van OmniHis Scipio Er is geen oproepsysteem voor het te houden spreekuur. Patiënten zijn niet op de hoogte van de plannen voor het CVRM spreekuur.
• •
Gewenste situatie:
P a g i n a | 41
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
• •
• • •
Nieuwe episodes worden goed genoteerd in OmniHis Scipio en waar nodig zijn bestaande episodes gecorrigeerd. Van 80% van de patiënten met episode K86 staat het risicoprofiel volledig geregistreerd in de CVRM module van OmniHis Scipio. Er is een oproepsysteem voor het te houden spreekuur, inclusief heroproepen bij niet verschijnen. Patiënten worden middels een brief en/of tijdens het huidige consult op de hoogte gebracht van het spreekuur. Patiënten worden gecontroleerd en behandeld volgens de NHG-standaard CVRM (of volgens protocol van huisartsenpraktijk B75, gebaseerd op de NHG-standaard CVRM). Er zijn protocollen en werkafspraken gemaakt, volgens welke alle medewerkers in de praktijk werken.
Doel van dit verbeteringsplan: Per 1 september 2011 is bij 60% van alle patiënten met episode K86 het cardiovasculaire risico in kaart gebracht en zijn de cardiovasculaire risicoprofielen binnen het protocollaire scherm van OmniHis Scipio ingevoerd. Daarnaast is er een oproepsysteem opgezet en geïmplementeerd voor het structureel vervolgen van deze patiënten volgens de geldende NHG-standaard/richtlijnen. Nadere toelichting op het doel: Het doel van dit verbeterplan is om de kwaliteit van zorgverlening aan patiënten met een verhoogd cardiovasculair risico te verbeteren. Om dit doel te bereiken zullen patiënten actief benaderd worden om het risicoprofiel in kaart te brengen en vervolgens te controleren en te behandelen volgens de NHG-standaard/praktijkprotocol gebaseerd op de NHG-standaard CVRM. De verwachting is dat na 1 jaar 60% van alle patiënten met episode K86 geïncludeerd zijn in het CVRM-spreekuur. Voor deze doelgroep is binnen onze praktijk gekozen omdat hierbij naar verwachting de grootste gezondheidswinst te behalen valt omdat de groep patiënten met status na een cardiovasculair event in onze regio over het algemeen goed in de 2e lijn wordt gecontroleerd. Deze laatste groep zal derhalve pas later in het CVRM spreekuur instromen in onze praktijk. De gewenste situatie, nl. 80% van alle K86 patiënten volledig in kaart te hebben gebracht wordt naar verwachting in 2012 gehaald, hier zal in het tweede accrediteringsjaar een vervolg verbeterplan op worden ingezet. Mogelijke knelpunten: • Geen ervaring met het opzetten van een oproepsysteem. • Onduidelijk of iedereen op dezelfde wijze registreert. • Groot aantal praktijkmedewerkers, waarvan verwacht wordt dat iedereen op dezelfde wijze rapporteert/registreert. • Patiënten reageren niet op oproepen. • Beschikbaarheid praktijkmedewerkers (tijdgebrek) en eigen spreekuurruimte (plaatsgebrek). • Welke meter wordt gebruikt? Bevorderende factoren: • Duidelijke afspraken en procedures. • Tijdens werkoverleggen protocol en werkafspraken herhalen. • Zoveel mogelijk stappen vastleggen in protocol en werkafspraken. • Tussentijds evalueren waarna bijstellen plannen/protocollen/werkafspraken. • Duidelijkheid geeft zekerheid en tijdwinst. Plan van aanpak: Wat? Bespreking team
Wie?
Start
Eind
FO
Sept 2010
Sept 2011
P a g i n a | 42
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75 Protocol opstellen voor assistentes
FO en IvG
aug 2010
okt 2010
Uitdraai K86 patiënten
IvG
Najaar 2010
Nov.2010
Controle lijsten
Assistentes
Nov 2010
Dec 2010
Bestaande controle pat.
Assistentes
Na sept 2010
Starten opstellen profiel
POH HA
Doorgaand tijdens SU contacten
Ontbrekende patiënten profielen:
Assistentes
winter 2010/11
Mei 2011
Risicoprofielen invullen
POH
Evaluatieplan: Tussentijdse evaluatie assistentes, POH en HA: dec. 2010 en maart 2011. Eindevaluatie juli 2011, zodat in september 2011 60% van de codes K86 geïnventariseerd zijn.
2.3
Verbeterplan 2: Verbeteren Instroommanagement
Datum: november 2010 Naam projectcoördinatoren: Sandra Haverkamp (praktijkassistente), José de Vries (POH)
Onderwerp: Geen tijd meer te verliezen biedt een handzaam instrument voor huisartsen en assistenten waarmee op eenvoudige wijze is vast te stellen waardoor een toename van wachttijden wordt veroorzaakt en wat daar aan te doen is. Hieruit is naar voren gekomen dat verbeteren van het instroommanagement de hoogste prioriteit heeft binnen de Huisartsenpraktijk B75.
Huidige situatie: Voor alle patiënten die langs willen komen op het spreekuur van de huisarts wordt een afspraak gemaakt. In eerste instantie wordt een afspraak gemaakt voor dezelfde dag, dit is afhankelijk van de ruimte op het spreekuur en daarna wordt de reden van de komst genoteerd. Indien het spreekuur vol is, wordt er triage verricht. Soms wordt triage verricht om patiënten af te wijzen. Tijdens afwezigheid van een huisarts of een drukke periode is er niet genoeg spreekuurruimte. Het komt voor dat op dinsdag het spreekuur voor de rest van de week al volstaat, inclusief de spoed en/of reserveplekken. De praktijk van FO heeft meer spreekuurcontacten, dit komt mede doordat deze patiënten van oudsher grotendeels ziekenfonds verzekerden zijn. De praktijk van DJR is van oudsher een meer particuliere praktijk met bijbehorend wat lagere zorgconsumptie.
Wenselijke situatie:
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 43
Bij het maken van een afspraak informeren de assistenten naar de reden van de komst en vragen ook medisch inhoudelijk uit over zijn/haar klacht. De assistentes kunnen zelfstandig adviezen geven en bepalen of een patiënt naar de arts, assistentespreekuur of POH spreekuur moet komen. De spoedplekken of reserveplekken worden alleen op de dag zelf ingevuld, zodat er ruimte blijft om patiënten voor dezelfde dag een afspraak te kunnen geven. Triage vindt daarbij altijd plaats en niet alleen tijdens drukte. Tijdens een drukke periode wordt er extra spreekuurruimte gecreëerd in de vorm van een overloopspreekuur.
Doel: Op 1 september 2011 is bij 90% van de patiënten die op het spreekuur komen van tevoren de aard van de klacht bekend d.m.v. triage door de assistentes. 80% van de patiënten die dat willen kunnen nog dezelfde of de volgende werkdag terecht op het spreekuur. In geval van vakanties of bijzondere vrije dagen mag dit 60% zijn.
Nadere toelichting op het doel: Met behulp van triage kan bereikt worden dat de patiënt de juiste hulp krijgt, op het juiste moment (urgentie) en bij de juiste hulpverlener (assistente, huisarts, praktijkondersteuner/ praktijkverpleegkundige). Bovendien biedt het de gelegenheid vooraf een inschatting te maken van de benodigde tijd zodat hiermee bij de spreekuurplanning rekening kan worden gehouden. Het doel is om de huisartsenpraktijk efficiënt te laten functioneren en de kwaliteit van zorg te handhaven en ondanks de toenemende drukte de wachttijden tot een minimum te beperken. Uitgangspunt is dat het gesprek open en uitnodigend is, zodat de laagdrempeligheid gewaarborgd blijft.
Te verwachten knelpunten op weg naar verbeterdoel • • • • • • • • • •
Patiënten zijn niet gewend om aan te geven waarvoor ze komen De telefoongesprekken kunnen langer duren, waardoor de praktijk slechter bereikbaar is Tijdens een drukke periode zijn er meer consultaanvragen voor de huisarts en overtreft de vraag dan het aanbod. Ongeveer drie dagen per maand (buiten de reguliere vakanties) zijn de huisartsen afwezig (nascholing, slaapdag, terugkomdag). Bij vakantie DJR neemt MVDG 1 dag waar voor patiënten van DJR. Bij vakantie FO neem MVDG 2 dagen waar voor patiënten FO. Indien MVDG vakantie heeft is de druk op de spreekuren van FO en DJR erg groot. Bij vakantie huisarts blijft de aanloop van de patiëntenpopulatie aanwezig. Om een extra assistente in te zetten voor de triage van maandagochtend vereist veel aanpassingen, want de assistente van DJR heeft maandagochtend een eigen spreekuur. Vergrijzing neemt toe, waardoor er meer patiëntencontacten plaatsvinden. De patiëntenpopulatie is sterk toegenomen door de komst van nieuwe patiënten van een andere praktijk in Oude Pekela die noodgedwongen moest inkrimpen.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
•
P a g i n a | 44
Ondanks triage zijn er patiënten die met meerdere klachten op het spreekuur komen, terwijl 10 minuten in de agenda gereserveerd is i.p.v. 20 minuten
Te verwachten bevorderende factoren op weg naar verbeterdoel: • • •
Het personeel van de huisartsenpraktijk B 75 is gemotiveerd en wil graag omgeschoold worden Er is een vast werkoverleg elke maand, waarbij de problemen tijdens het invoeren van de triage kunnen worden besproken. Tijdswinst assistentes door het overzetten van de receptenlijn (telefonisch > Linscriptum)
Checklist haalbaarheid van het verbeterdoel: -
Het bereiken van het doel heeft bij iedereen hoge prioriteit > ja Het doel wijkt niet te veel af van de huidige situatie > ja/nee Het bereiken van het doel lost het knelpunt op > ja Er is geen eenvoudiger manier om het doel te bereiken > nee Het bereiken van het doel is niet te ingewikkeld > nee Het is niet mogelijk om terug te keren naar de beginsituatie als het eindresultaat niet bevalt > ja Handhaving van het eindresultaat is niet al te veel werk> nee Het eindresultaat is voor iedereen goed waarneembaar > ja Het eindresultaat levert essentiële bijdrage aan de kwaliteit van de zorg > ja Het doel is financieel haalbaar > ja Het doel is haalbaar met betrekking tot de tijdsinvestering > ja
Plan van aanpak Acties
Uitvoerenden
Assistentes worden speciaal opgeleid om triage te SYM/FO/DJR verrichten en bezitten voldoende medische kennis. Spoed- en of reserveplekken of een extra spreekuur worden niet van te voren ingepland, alleen op de dag zelf.
Assistentes
Tijdens een drukke periode, bijvoorbeeld vakantie, DJR/SYM een extra assistente aan de telefoon voor de uitgebreide triage. De huisartsen gaan in onderling overleg hoe zij tijdens een drukke periode de extra spreekuurconsulten gaan opvangen. Uit de literatuur blijkt dat bij veel consultaanvragen zo nodig extra spreekuur moet worden ingepland.
DJR/MDVG/ FO
Geplande datum Reeds afgerond
Vastgesteld werkoverleg september 2010
December 2010
Maart 2011
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 45
Triage als vast agendapunt op werkoverleg
DJR
Reeds afgerond
Gevolgen voor de telefonische bereikbaarheid in de gaten houden
Assistentes, tzt externe monitoring
Maart 2011
Cardiovasculaire Risicopatiënten naar de POH-ers, Assistentes en artsen indien de protocollen besproken zijn.
Winter 2010/2011
Infobord in de wachtkamer met uitleg van triage
DJR/SYM
December 2010
Acties
Uitvoerenden
Geplande datum
Indien Maudy vakantie heeft, dit ook kenbaar maken via een advertentie in het streekblad. Tevens antwoordapparaat aan op maandag voor de praktijk DJR en dinsdag en donderdag voor de praktijk FO.
Alie
Reeds afgerond
FO geeft aan wanneer er een extra spreekuur plaats kan vinden in de agenda
FO
Reeds afgerond
Het aannemen van een nieuwe Hidha of Nurse Practitioner
FO/DJR
November 2010
Overleg HA en assistente wanneer er een overloopspreekuur plaatsvindt.
Assistenten/ Huisartsen
Vastgesteld werkoverleg september 2010
Eventueel telefonisch consult i.p.v. consult
Assistenten/ Huisartsen
Vastgesteld werkoverleg september 2010
2.4
Verbeterplan 3: Sociale Kaart
Datum: november 2010 Naam projectcoördinatoren: M. van der Galiën-Lycklama (Hidha) en A. Panman-Molema (praktijkassistente)
Onderwerp: Het up-to-date brengen en houden van de Sociale Kaart.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 46
Huidige situatie: Wij hebben een derden-bestand in de computer dat niet actueel en niet overzichtelijk is. Met name een goede zoekmogelijkheid op identiteitscode of groepscode ontbreekt nu doordat de genoemde codes niet of niet correct zijn ingevoerd. Ook zijn veel gegevens niet meer actueel.
Gewenste situatie: Het gehele derden-bestand actualiseren en goed overzichtelijk maken door gebruik van juiste identiteits- en groepscodes en waar mogelijk van een emailadres voorzien. Ook is een logische opbouw van de naamcode gewenst.
Doel van dit verbeterplan: Per 01-07-2011 is de sociale kaart, d.w.z. in ons geval het derden-bestand, volledig herzien en snel toegankelijk voor alle medewerkers van de huisartsenpraktijk. In dit bestand zijn correspondentiegegevens (NAW gegevens, telefoonnummers, faxnummer, mailadressen) van alle relevante partijen opgenomen in een logische volgorde en met een logische naamcode. Daarnaast is er een protocol ontwikkeld en geïmplementeerd voor het up-to-date houden van het bestand.
Nadere toelichting op het doel: We willen bereiken dat we een actuele Sociale kaart creëren en houden. Een huisarts en een praktijkassistente gaan samen in de praktijk vanaf 1 oktober werken aan deze opdracht. Juiste NAW gegevens, logische naamcodes, juiste identiteits- en groepscodes en correcte telefoonen faxnummers evenals actuele mailadressen zijn essentieel voor dit verbeterplan. Ook specifieke informatie over de betreffende instantie (waarvoor te benaderen, welke bijzondere functies zijn er etc.) opnemen in het veld 'opmerkingen' is zinvol. Iedereen kan hier dan ook inzicht in krijgen. Als dit doel bereikt is kan er correcter en sneller gewerkt worden. Dit geldt zowel voor administratieve als telefonische handelingen. Met name het zoeken op de dan correct ingevoerde naamcodes, identiteitscodes of groepscodes levert naast tijdwinst ook een actueel en meer volledig beeld op.
Meetbaar: Door het huidige Derden-bestand op 1 oktober 2010 uit te printen en als uitgangspunt te nemen voor de actualisering moet er op 1 juli 2011 in het Derden-bestand zichtbaar zijn welke gegevens geactualiseerd zijn. Alle bestaande naamcodes moeten nu eerst vooraf worden gegaan door een underscore ('_') (zal handmatig moeten worden toegevoegd) en deze dienen vervolgens weer verwijderd te worden na aanpassing/correctie zodat je weet dat de naamcodes zonder underscores
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 47
reeds zijn aangepast/geüpdatet. Hierbij moeten alle zorgverzekeraars (MENZ, UVIT, etc.), alle naamcodes beginnend met een apenstaartje ('@'), de naamcodes van alle medewerkers van de praktijk (DJR, FO, etc.) en de naamcodes van apotheken (ANP en AOP) buiten schot blijven omdat deze op diverse andere plekken in het HIS worden gebruikt (kan tot problemen leiden) en separaat door DJR worden bijgehouden. Ook is het goed om een logische opbouw voor de naamcode vast te leggen en die consequent te gaan toepassen (3 letters van specialisme en 1 letter van ZH, dan krijg je NEUR voor Neurologie Refaja Ziekenhuis). Hierna is het zaak om de mutaties die er regelmatig zullen zijn bij te houden in dit bestand. De Sociale Kaart is nooit af!
Acceptabel: Zowel de hier werkende huisartsen, praktijkondersteuners en praktijkassistentes hebben baat bij een actuele en gemakkelijk toegankelijke sociale kaart/ derden-bestand. Alle medewerkers maken gebruik van deze Sociale Kaart. Het is van belang voor een ieder die hier werkt om adres/derdenmutaties te verzamelen in een postbakje genaamd “Mutaties Derden”. MARF kan vanuit dit verzamelpunt de mutaties verwerken dan wel daartoe opdracht geven/ coördineren. Eens per 2 weken de mutaties invoeren in het Derden-bestand moet haalbaar zijn. Alleen op deze manier kan de Sociale Kaart actueel blijven.
Realistisch: Het actualiseren van het huidige Derden-bestand zal de meeste inspanning kosten. Hier moet, in overleg, tijd voor vrij gemaakt worden. Ook vervolgens voor het actualiseren moet tijd gereserveerd worden. Alleen op deze manier kan de doelstelling gehaald en onderhouden worden. Een stagiair die eind 2010 stage loopt binnen onze praktijk in het kader van de opleiding tot doktersassistent wordt gevraagd te starten met de actualisering; dit kan voor hem tevens dienen als schoolopdracht.
Tijdsgebonden: Door op 1 oktober 2010 het huidige Derden-bestand uit te draaien kan deze datum als startdatum worden genomen. Einddatum van correctie van het huidige bestand is 1 juli 2011.
Vervolgens continu het tweewekelijks bijhouden van de mutaties.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75 3.
P a g i n a | 48
Evaluatie
Om de gestelde doelen te kunnen bereiken binnen de termijn die daarvoor is gesteld, is het belangrijk met regelmaat te evalueren. Als blijkt dat het tijdschema niet haalbaar is, bijvoorbeeld doordat bepaalde taken meer tijd vragen dan ingeschat, kan de projectcoördinator tijdig ingrijpen. Om deze reden zal er bij elk project naast een eindevaluatie tevens een tussenevaluatie plaatsvinden.
Bij de evaluatiemomenten van de verschillende verbeterplannen worden de gestelde doelen nauwkeurig geëvalueerd; dit gebeurt onder andere aan de hand van het plan van aanpak dat in elk verbeterplan is opgenomen. Daarnaast is in elk verbeterplan een evaluatieplan opgenomen. Tijdens het werkoverleg dat maandelijks plaatsvindt wordt de voortgang van elk plan geëvalueerd.
Bij de eindevaluatie worden de gestelde doelen kritisch onder de loep genomen, over de resultaten wordt gerapporteerd. Dit vormt vervolgens het uitgangspunt voor het gesprek dat de projectcoördinator heeft met de praktijkconsulent. Dit gesprek vindt plaats medio augustus/september 2011, om gezamenlijk het resultaat te beoordelen en de verbeterplannen voor het tweede jaar van accreditering te formuleren.
Bij de eindevaluatie wordt tevens het resultaat van de tussenevaluaties meegenomen, alsmede de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende praktijkmedewerkers. Waar nodig zullen eventuele verbeterpunten worden benoemd en met de betrokken partijen worden afgestemd. De lijst met actiepunten wordt ook doorgesproken en geëvalueerd, indien nodig zullen resterende actiepunten meegenomen worden naar het tweede accrediteringsjaar.
P a g i n a | 49
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
NHG-Praktijkaccreditering Jaar 2 (2012-2013)
Huisartsenpraktijk B75 Nieuwe Pekela
Huisartsenpraktijk B75
Betrokken praktijkconsulenten:
Albatrosstraat B 75
Marcel van Keulen, ELANN
9663 PR NIEUWE PEKELA T: 0597-645255 / 0597-612202
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 50
Inleiding Dit rapport heeft betrekking op de NHG-praktijkaccreditering (NPA), het kwaliteitskeurmerk van het Nederlands Huisartsen Genootschap (NHG). Huisartsenpraktijk B75 is in 2010 gestart met dit kwaliteitstraject, omdat men graag actief en continue wil inzetten op het verbeteren van kwaliteit.
Huisartsenpraktijk B75 vormt samen met ‘Service Apotheek Nieuwe Pekela’ een AHOED en is gevestigd in een vrijstaand pand in het centrum van Nieuwe Pekela. In de huisartsenpraktijk zijn twee gevestigd huisartsen (2 FTE), Dhr. Oppewal en Dhr. Roelfsema, een HIDHA (0,67 FTE), twee praktijkondersteuners somatiek (1,1 FTE), een POH-GGz (0,24 FTE), een nurse practitioner/verpleegkundig specialist (0,46 FTE) en vijf assistentes (2,8 fte) werkzaam. Bovendien is de praktijk opleidingspraktijk voor de Huisartsenopleiding te Groningen, opleider is Dhr. Roelfsema. De praktijk telt in totaal 4815 patiënten, waaronder ca. 160 asielzoekers woonachtig in AZC Oude Pekela.
In dit rapport zijn drie verbeterplannen uiteengezet, waarmee de medewerkers van Huisartsenpraktijk B75 het komende jaar aan de slag zullen gaan. De onderwerpen voor deze verbeterplannen zijn direct afgeleid van de Feedbackrapportage, welke door de NPA-consulent is opgesteld en teruggekoppeld aan de praktijkmedewerkers en de praktijkconsulent. Naast de verbeterplannen heeft de praktijk ervoor gekozen om een aantal actiepunten de benoemen voor de komende periode, dit zijn relatief eenvoudig op te lossen verbeteringen.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
1.
P a g i n a | 51
Evaluatie jaar 1 NHG-Praktijkaccreditering
In onderstaande paragrafen worden de verschillende actiepunten en verbeterplannen van het eerste NHG-accrediteringsjaar geëvalueerd.
Evaluatie actiepunten jaar 1 In onderstaand schema is het resultaat weergegeven van de actiepunten zoals opgenomen in het rapport van jaar 1.
Uitgevoerde acties jaar 1 (n.a.v. actielijst):
Behandelkamer: gordijn/scherm monteren is inmiddels gebeurd Procedure opstellen/uitvoeren m.b.t. autorisatie van telefonisch gegeven medische adviezen door niet-artsen is geëffectueerd Schriftelijke arbeidsovereenkomsten voor al het personeel zijn inmiddels opgesteld Beschikbaarheid medische informatie voor patiënten is verbeterd (bijv. NHG patiëntenbrieven bereikbaar via praktijkwebsite, bovendien zijn deze ook beschikbaar in een folderrek in het pand B75)
Evaluatie verbeterplan 1: CVRM Onderwerp: Opzetten spreekuur CVRM
Projectcoördinatoren: Feike Oppewal (HA), Ineke van Goor (POH)
Beschrijving verbeterplan: Het verbeterplan CVRM voor jaar 1 van de NHG-Praktijkaccreditering bestaat uit het optimaliseren van het spreekuur voor patiënten met cardiovasculaire risicofactoren. Alle patiënten met episode K86 (hypertensie zonder orgaanschade), alsmede spreekuurbezoekers met cardiovasculaire risicofactoren zullen worden geÏncludeerd. Het doel van dit verbeterplan is om de kwaliteit van zorgverlening aan patiënten met een cardiovasculair risico te verbeteren. Om dit doel te bereiken zijn de volgende actiepunten opgesteld: • • •
Alle episodes met betrekking tot hypertensie staan correct genoteerd in OmniHis Scipio. Van 60% van de bekende patiënten met episode K86 staat 1 september 2011 het risicoprofiel genoteerd in de CVRM module van OmniHis Scipio. Er is een oproepsysteem voor het te houden spreekuur, inclusief heroproepen, en patiënten worden op de hoogte gebracht van het te houden spreekuur.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
• •
P a g i n a | 52
Controle en behandeling van hypertensie zonder orgaanschade volgens protocol B75, welke gebaseerd is op de NHG-standaard CVRM. Alle medewerkers van B75 werken volgens de nog op te zetten protocollen en werkafspraken.
Evaluatie verbeterplan: Het afgelopen jaar is een deel van het gestelde doel bereikt, maar ook een deel niet. Er is gestart met het schrijven, bespreken en introduceren van het protocol Cardiovasculair Risicomanagement, deel hypertensie zonder orgaanschade (ICPC K86). Daarna is bij alle patiënten, die het cvr-spreekuur van de assistentes bezoeken, het risicoprofiel opgesteld en besproken. Episodes zijn, waar nodig, ingevoerd of verbeterd. Van 68% van de patiënten met episode K86 staat het risicoprofiel volledig geregistreerd in de CVRM module van OmniHis Scipio. Spreekuurbezoekers met cardiovasculaire risicofactoren zijn ingestroomd in het cvr spreekuur, indien er geen controles meer plaatsvonden bij de specialist. Er is in 2011 geen spreekuur opgezet voor patiënten met episode K86 die nog niet voor controle op het cvr spreekuur kwamen. Het niet behalen van het vooraf gestelde doel heeft enerzijds te maken met personeelswisseling bij de assistentes die het betreffende spreekuur houden, anderzijds met de voorgenomen/opgelegde bezuinigingen in de huisartsenzorg. Om het door ons gestelde doel te bereiken is spreekuuruitbreiding van assistentes noodzakelijk, dit is niet haalbaar zonder toename van de omzet, hetgeen nieuwe bezuinigingen op de huisartsenzorg zou uitlokken. Om deze redenen hebben we de verdere uitrol van het verbeterplan voorlopig in de ijskast gezet en maakt een vervolg op dit verbeterplan ook geen onderdeel uit van de verbeterplannen voor het tweede jaar.
Evaluatie verbeterplan 2: Instroommanagement Onderwerp: Verbeteren Instroommanagement
Projectcoördinatoren: Sandra Haverkamp (praktijkassistente), José de Vries (POH-somatiek)
Beschrijving verbeterplan: Het doel van dit verbeterplan is het instroommanagement voor de spreekuren zodanig te verbeteren dat op 1 september 2011 bij 90% van de patiënten die op het spreekuur komen van tevoren de aard van de klacht bekend d.m.v. triage door de assistentes. Ook kunnen 80% van de patiënten die dat willen nog dezelfde dag of de eerstvolgende werkdag terecht op het spreekuur. In geval van vakanties of bijzondere vrije dagen mag dit 60% zijn. Met behulp van triage kan bereikt worden dat de patiënt de juiste hulp krijgt, op het juiste moment (urgentie) en bij de juiste hulpverlener (assistente, huisarts, praktijkondersteuner/ verpleegkundig specialist). Bovendien biedt het de gelegenheid vooraf een inschatting te maken van de benodigde tijd zodat hiermee bij de
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 53
spreekuurplanning rekening kan worden gehouden. Het doel is om de huisartsenpraktijk efficiënt te laten functioneren en de kwaliteit van zorg te handhaven en ondanks de toenemende drukte de wachttijden tot een minimum te beperken. Uitgangspunt bij triage is dat het gesprek open en uitnodigend is, zodat de laagdrempeligheid gewaarborgd blijft.
Evaluatie verbeterplan: November 2010 is er een nulmeting uitgevoerd door de assistentes. Hieruit bleek dat respectievelijk 55% (praktijk Oppewal) en 70% (praktijk Roelfsema) van de patiënten dezelfde dag of volgende werkdag terecht konden op het spreekuur.
Vervolgens zijn de volgende maatregelen genomen om de percentages naar de zelf opgelegde norm te krijgen: •
•
•
• • •
• •
Doktersassistentes hebben een speciale nascholing gevolgd om triage goed uit te kunnen voeren. Met de komst van de nieuwe NHG-triagewijzer is er opnieuw online nascholing aan de assistentes aangeboden. Spoed- en reserveplekken of extra gepland spreekuur worden alleen op de dag zelf volgepland, deze worden niet op eerdere dagen al ingevuld zodat er altijd wat spreekuurruimte op de betreffende werkdag zelf overblijft. Er werd een nurse practitioner/verpleegkundig specialist in dienst genomen die geheel zelfstandig onder supervisie van de huisartsen spreekuren voor kleine kwalen (huidproblemen, KNO, bewegingsapparaat, trauma’s en verwondingen) verricht Het maandelijks evalueren van het verbeterplan inhoudende dat eventuele problemen bij de uitvoering werden besproken tijdens het maandelijkse werkoverleg Tijdens een drukke periode, bijvoorbeeld na vakanties, werd zo mogelijk een extra assistente aan de telefoon ingezet voor de uitgebreide triage. In de wachtkamer is een elektronisch wachtkamerinformatiesysteem geïnstalleerd met onder andere uitleg over het hoe en waarom van triage aan de patiënten. Ook de praktijkfolder is hierop aangepast. Afgesproken werd ook om laagdrempeliger gebruik te maken van het aanbieden van een telefonisch consult in plaats van een consult op het spreekuur. In situaties waarbij de spreekuurruimte toch te beperkt blijkt te zijn is afgesproken dat er laagdrempelig overleg plaatsvindt tussen doktersassistente en huisarts zodat zo nodig een overloopspreekuur gepland kan worden.
Bij diverse metingen in december 2011 en januari 2012 is gebleken dat het verbeterdoel behaald is: in beide praktijken bleek 100% van de patiënten die daarom vragen dezelfde dag of de eerstvolgende werkdag op het spreekuur terecht te kunnen. Omtrent de aard van de klacht d.m.v. triage bleek bij de meting in november 2011 dat ook dit doel bereikt is voor beide praktijken (In 100% van alle vastgelegde contacten met de praktijk is een reden van komst bekend).
Een groot deel van het succes van het behalen van de doelstellingen in dit verbeterplan komt – naast de inspanningen in de zin van triage-activiteiten door de doktersassistentes – op het conto van de in
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 54
november 2010 in dienst gekomen Verpleegkundig Specialist. De spreekuren voor kleine kwalen die zij draait waren met ca 30-40 patiënten per week steeds goed gevuld. Dit gaf de assistentes veel ruimte voor het inplannen van consulten voor patiënten die nog dezelfde dag terecht moesten of wilden en gaf ook ruimte in de spreekuren van de huisartsen om meer tijd te besteden aan de patiënten met meer ingewikkelde problemen en pathologie. Hoewel deze spreekuren van de huisartsen veel inspanning vroegen in de vorm van supervisie en nabespreking gaf het netto vooral het laatste half jaar enorm veel ‘lucht’ aan zowel assistentes als huisartsen, waarbij de kwaliteit van zorg door goede supervisie en werkafspraken voor de patiënten op adequate wijze geborgd was.
Helaas vertrekt als rechtstreeks gevolg van de bezuiniging op de huisartsenzorg door Minister Schippers met ingang van 1 februari onze Nurse Practitioner. De verwachting bestaat dat de wachttijden voor de spreekuren voor niet-spoedeisende zaken hierdoor voor een groter deel van de patiënten opnieuw kan oplopen tot enkele dagen.
Evaluatie verbeterplan 3: Sociale Kaart/Derdenbestand Onderwerp: Sociale Kaart
Projectcoördinatoren: M. van der Galiën-Lycklama (Hidha) en A. Panman-Molema (praktijkassistente)
Beschrijving verbeterplan: Doel van dit verbeterplan was de sociale kaart, dat wil zeggen in ons geval het Derden-bestand,in het HIS te actualiseren en bij te houden zodat het sneller en eenvoudiger te benaderen en te gebruiken is voor alle medewerkers van de huisartsenpraktijk. In dit bestand zijn correspondentiegegevens (NAW gegevens, telefoonnummers, faxnummer, mailadressen) van alle relevante partijen opgenomen in een logische volgorde en met een logische naamcode. Daarnaast is er een protocol ontwikkeld en geïmplementeerd voor het up-to-date houden van het bestand.
Evaluatie verbeterplan: Door verschillende assistentes is er gewerkt aan de actualisering van het Derden-bestand. Oude en niet meer ter zake doende namen en adressen zijn verwijderd. De nog wel gebruikte namen en adressen zijn gecontroleerd en waar nodig geactualiseerd. Dit actualiseren betrof onder andere het wijzigen van adresgegevens, het toevoegen van een email adres en/of websiteadres en toevoeging van eventuele specifieke informatie bijvoorbeeld met betrekking tot welk type behandeling door de betreffende partij kan worden geboden. Er is een postvak ‘Mutaties Derden’ ingevoerd en van hieruit wordt regelmatig informatie toegevoegd en/of gewijzigd. Qua naamcode hebben we gezocht naar een meer logische opbouw dan in het verleden werd gebruikt. Gestreefd werd naar een naamcode bestaande uit de eerste 3 letters van het specialisme gevolgd door de eerste letter van de naam van het betreffende ziekenhuis. Dit was niet altijd
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 55
mogelijk, bijvoorbeeld als gevolg van doublures, zodat er enige vrijheid toegepast; er is wel gezocht naar de meest logische opbouw van de naamcode. Door regelmatig de mutaties die door alle medewerkers kunnen worden aangeleverd, vanuit het postvak “Mutaties Derden” bij te werken blijft het Derden-bestand steeds actueel. Een van de assistentes is hiervoor primair verantwoordelijk en delegeert het verwerken van de de mutaties zo nodig aan de andere assistentes. Op 28 november 2011 is de Sociale Kaart geёvalueerd en de doelen blijken behaald. Ook daarna is het derdenbestand continu bijgehouden. Hiermee is aan alle doelstellingen van dit verbeterplan voldaan.
2.
Onderwerpen verbeterplannen jaar twee
In overleg met de praktijkconsulent is besloten komend jaar drie verbeterplannen te hanteren, naast een aantal actiepunten. In onderstaande paragrafen komen achtereenvolgens aan bod: de minimum vereisten, de onderwerpen voor het derde accrediteringsjaar en de onderwerpen waar bewust geen verbeterplan op ingezet wordt. De onderwerpkeuzes voor de verbeterplannen staan hier beschreven, de uitwerking van de verbeterplannen komen in het volgende hoofdstuk aan bod.
2.1
Minimum vereisten
In onderstaande tabel zijn de minimale vereisten opgenomen, zoals opgesteld door het NPA. De praktijk voldoet aan alle gestelde eisen.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75 Onderwerp
Instapeisen NPA
Jaarverslag
Infectiepreventie
P a g i n a | 56
Item
Score
Huisartsen + verpleegkundigen zijn BIG geregistreerd
Ja
Huisartsen zijn HVRC geregistreerd
Ja
Praktijk registreert relevante contextuele en medische gegevens van patiënten in een EMD
Ja
Praktijk heeft internetverbinding en adequate browserversie
Ja
Praktijk is aangesloten bij een klachtencommissie
Ja
Medewerkers zijn bevoegd en bekwaam om hun taken uit te voeren
Ja
Jaarverslag ter inzage aanwezig
Ja
Emmer/bak voor gebruikt instrumentarium in elke onderzoeks- en behandelkamer aanwezig
Ja
Sterilisatieprotocol aanwezig
Ja
Handschoenen (norm EN 374-1) aanwezig
Ja
Handalcohol/ zeepdispenser aanwezig in elke onderzoeks/behandelkamer
Ja
Naaldcontainer aanwezig in elke onderzoeks-/ behandelkamer.
Ja
Juiste afvoer naaldcontainers
Ja
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 57
Onderwerp
Item
Score
Niet spoedeisende zorg
Alle geneesmiddelen hebben een geldige houdbaarheidsdatum
Ja
Protocol up-to-date houden geneesmiddelen aanwezig
Ja
Triagesysteem aanwezig
Ja
Geneesmiddelen dokterstassen conform FTR en niet verlopen
Ja
Protocol + inventarislijst geneesmiddelen in dokterstassen aanwezig
Ja
Aparte spoedlijn + voice respons systeem
Ja
Protocol Herhaalreceptuur aanwezig
Ja
Procotol Polyfarmacie aanwezig
Ja
Procedure klachtenopvang en afhandeling aanwezig
Ja
Spoedeisende zorg
Telefonische bereikbaarheid
Medicatie veiligheid
Verbeteren van Procedure melden en afhandelen bijna incidenten aanwezig zorg
Ja
Aanvullende eisen per 01-01-2011:
Infectie preventie
Niet spoedeisende zorg
Autoclaaf met CE markering aanwezig (of procedure gebruik externe autoclaaf)
Ja
Materialen en stoffen van de controlelijst hebben geldige houdbaarheidsdatum
Ja
Protocol up-to-date houden materialen en stoffen voor niet spoedeisende zorg aanwezig
Ja
Onderwerpen tweede accrediteringsjaar Deze verbeteronderwerpen voor het tweede jaar zijn in onderling overleg tussen de praktijkmedewerkers en de praktijkconsulent vastgesteld (voor uitwerking zie hoofdstuk 2):
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 58
4. Diabetes Implementatie Traject (DIT) 5. ADEPD registreren in het HIS 6. Opstellen van een handleiding m.b.t. waarneming cq. Inwerken nieuwe medewerkers
Als voorlopige onderwerpen voor derde accrediteringsjaar heeft de praktijk gekozen voor:
5. CVRM: Opzetten structureel spreekuur (vervolg plan jaar 1) 6. Astma/COPD: in kaart brengen reeds bekende patiënten 7. Structurele uitwisseling relevante patiëntgegevens en laboratoriumwaardes met apotheek
Gezien de uitkomsten van de patiëntenenquêtes is ervoor gekozen om geen specifieke verbeterplannen te richten op het patiëntenoordeel.
2.3
Onderwerpen die niet aan bod komen
De onderwerpen die opvielen in het Feedbackrapport maar niet verder behandeld worden in een verbeterplan, zijn in onderstaande tabel weergeven. Deze tabel is toegevoegd om inzichtelijk te maken waarom bepaalde zaken bewust niet behandeld worden.
Onderwerpen:
Reden:
Samenwerkingsafspraken en overleg met tweede lijn
Is als praktijk lastig te organiseren, kan beter op regionaal niveau gedaan worden. Dit gebeurt ook al door de Districts Huisartsen Vereniging (DHV) en de Groninger Huisartsen Coöperatie (GHC). Ook is er de compagnonscursus vanuit de beide regionale ziekenhuizen waar door de huisartsen van B75 actief aan wordt
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
3.
P a g i n a | 59
Uitwerking verbeterplannen jaar 2
In onderstaande paragrafen zijn de actiepunten en de drie verbeterplannen uitgewerkt.
3.1
Actielijst
In onderstaande tabel staan een aantal actiepunten beschreven, welke voor de praktijk op relatief korte termijn te bereiken zijn. Deze actiepunten zijn hier opgenomen, omdat er geen verbeterplan op ingezet wordt terwijl deze punten wel op het ‘wensenlijstje’ staan voor komend jaar.
Onderwerpen/ acties:
Update protocollen ten behoeve van CVRM spreekuur naar aanleiding van revisie betreffende NHGstandaard Centrale plek/map t.b.v. verzamelen werkgeverszaken gerelateerde informatie zoals diploma’s, certificaten, ondertekende contracten etc.
Verbeterplan 1: Diabetes Implementatie Traject Datum: januari 2012 Naam projectcoördinator: I. van Goor en J. de Vries, (beide POH-S)
Doelstelling:
Het Diabetes Implementatie Traject (D.I.T.) zal door Astrid Punt, diabetesverpleegkundig praktijkconsulent, in praktijk HAP B75 worden uitgevoerd. De interventie moet de zorg rondom de mens met Diabetes Mellitus type 2 verbeteren. De interventie bestaat uit het ondersteunen en adviseren bij het verbeteren van de organisatie en het kennisniveau binnen de praktijk, waarbij wordt uitgegaan van het reeds bestaande protocol Transmurale Diabeteszorg.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 60
Subdoelen:
- Overzichtssysteem van de mens met Diabetes Mellitus type 2.
(om doelstellingen te bereiken)
- Oproep, bewakings- en controlesysteem. - Inzichtelijk maken van de bestaande protocollen met praktische werkafspraken en afspraken over diagnostiek en behandeling. Duidelijkheid verschaffen over taakverdeling en protocol met daarin de taken voor huisartsen, praktijkassistente en diabetesverpleegkundige in het diabetesspreekuur. Praktische werkafspraken maken, met als belangrijk aandachtspunt het instellen op insuline. Uniforme verwijzing naar andere zorgverleners. Gestructureerd overleg huisarts met betrokken hulpverleners van het diabetesspreekuur. (Bij)scholing praktijkassistente/praktijkondersteuner. (Bij)scholing huisartsen.
Actiepunten:
1. Controle ruiters / ICPC codes invoeren. 2.
Diabetes – controlekaart.
3.
Protocol: praktische werkafspraken, diagnostiek en behandeling.
4.
Protocol: taakverdeling en delegeren.
Follow-up en bewakingssysteem. Voorbereiding opzet diabetesspreekuur. Voorbereiding patiënteninformatie diabetesspreekuur. Start diabetesspreekuur. Afspraken (bij)scholing praktijkassistente/ondersteuner en huisartsen. Afstemming met diabetesverpleegkundige.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Tijdspad:
Ruiters.
(zie planning hierna)
DM kaart.
P a g i n a | 61
Protocol werkafspraken diagnostiek en behandeling. Protocol taakverdeling en delegeren. Follow-up en bewakingssysteem. Voorbereiding opzet diabetesspreekuur. Voorbereiding patiënteninformatie diabetesspreekuur. Start diabetesspreekuur Scholing praktijkassistentes/ondersteuner en huisartsen. Afstemming met diabetesverpleegkundige.
Verantwoordelijke
Naam
Actie
Deadline
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 62
personen per taak: - alle HA en POH
1. Controle ruiters / ICPC.
- jan. 2012
- I. van Goor
2. Diabetes gegevens.
- jan. 2012
- F. Oppewal en I. van Goor
3. Protocol werkafspraken diagnostiek en behandeling.
- feb. 2012
- F. Oppewal en I. van Goor
4. Protocol taakverdeling en delegeren.
I. van Goor en J. de Vries
5. Follow-up en bewakingssysteem.
I. van Goor en J. de Vries
6. Waar nodig actualiseren opzet diabetesspreekuur.
- mrt. 2012
7. Patiënteninformatie
- mrt. 2012
- I. van Goor en J. de Vries - I. van Goor en J. de Vries
- feb. 2012
diabetesspreekuur. 8. Diabetesspreekuur loopt volgens protocol.
- apr. 2012
- alle huisartsen en - apr. 2012 praktijkondersteuners
9. Scholing HA + PA/PO.
- apr. 2012 - F. Oppewal en I. van Goor, A. Punt (consulent DIT)
10. Afstemming diabetesverpleegkundige - .. apr. 2012
Interventie diabetes praktijkconsulent:
Bezoek en begeleiding huisartsenpraktijk. Aanreiken en uitleg (praktische) materialen. Bewaking plan van aanpak. Vraagbaak en helpdesk. Scholingsbegeleider.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
3.3
P a g i n a | 63
Verbeterplan 2: ADEPD registreren
Datum: januari 2012 Projectcoördinator: Dirk-Jan Roelfsema (HA) en Gerard Kouwenhoven (HA, opvolger collega Oppewal per 1 april 2012)
Onderwerp: Volledige Adequate Dossiervorming in het Electronisch Patiëntendossier OmniHis Scipio invoeren in onze praktijk
Huidige situatie: Momenteel wordt bij elk contact een ICPC-code ingevoerd en worden de voor de medische historie belangrijke diagnoses reeds in de episodelijst bijgehouden. Nascholingsaanbod ADEPD aan Hidha, assistentes en praktijkondersteuners heeft reeds herhaaldelijk plaatsgevonden. De praktijk overweegt in de toekomst deel te nemen als LINH peilstation voor het NIVEL. Bovendien wordt voor 2012 en 2013 ook voor de aanspraak op de variabiliseringsgelden toegewerkt naar de eis dat er ADEPD geregistreerd wordt in het huisartseninformatiesysteem (HIS). Binnen OmniHis Scipio bestaat de mogelijkheid om per medewerker in te stellen dat volledig ADEPD reigstreren afgedwongen wordt. Momenteel draaien een huisarts (Dhr. Roelfsema) en de in de praktijk werkzame AIOS (Mw. Moedt) hiermee proef. Deze instelling houdt in dat invoeren van een contact of het toevoegen van correspondentie niet kan worden afgesloten zonder dat deze aan een reeds bestaande of nieuwe episode is gekoppeld. Vooral de assistentes en praktijkondersteuners vinden het niet altijd makkelijk een geschikte ICPC-code te vinden bij een contact in het journaal of een brief in de correspondentie.
Gewenste situatie: Om als LINH peilstation deel te nemen voor het NIVEL dient volledig ADEPD te worden geregistreerd. Hiervoor is het noodzakelijk dat elk contact en alle correspondentie wordt voorzien van een ICPCcode en wordt gekoppeld aan een episode. Hiertoe staat bij elke medewerker de instelling “Forceer episodegericht registreren” aangevinkt. Het toekennen van ICPC-codes moet zoveel mogelijk op uniforme wijze geschieden en hierover worden binnen onze praktijk afspraken gemaakt die aan alle medewerkers bekend zijn en worden toegepast. Doel van dit verbeteringsplan: Per 1 juni 2012 wordt elk geregistreerd contact binnen het HIS op correcte wijze gekoppeld aan een episode. Per 1 oktober 2012 geldt dit ook voor alle verwerkte correspondentie, waarmee aan de belangrijkste voorwaarden voor volledig volgens de NHG richtlijn ADEPD registreren wordt voldaan. Nadere toelichting op het doel:
P a g i n a | 64
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
Begin 2012 wordt eerst het draagvlak voor de uitvoering van dit verbeterplan onder de medewerkers vergroot door uitleg te geven over het waarom van dit verbeterplan en knelpunten maar ook kansen te bespreken in het maandelijkse werkoverleg. Voorjaar 2012 wordt een bijeenkomst gepland voor alle medewerkers waarin de precieze uitvoering van het episodegericht registreren wordt besproken en aan de hand van casuïstiek wordt geoefend met en voorbeelden gegeven van het toekennen van de meest toepasselijke ICPC code aan een contact, met als doel de uniformiteit in het registreren te optimaliseren. Waar nodig wordt aan individuele medewerkers die daar behoefte aan hebben coaching aangeboden door één van de coördinatoren van dit verbeterplan. Ook zal na de bijeenkomst het bespreken van moeilijkheden bij het coderen/registreren een vast agendapunt van het maandelijkse werkoverleg worden. Op 1 juni wordt voor alle medewerkers de instelling “Altijd episodegericht registreren (met uitzondering van Correspondentie)” in OmniHis Scipio aangevinkt. Hierna is het niet meer mogelijk een geregistreerd contact af te sluiten zonder een episode te koppelen. Met ingang van 1 oktober 2012 wordt tenslotte ook de instelling “Ook Episode- en ICPCgericht registreren in de Correspondentie” aangevinkt voor alle medewerkers. Hierna kan ook bij het verwerken van correspondentie het koppelen aan een episode niet meer worden overgeslagen en is volledig episodegericht registreren door alle medewerkers een feit. Mogelijke knelpunten: • Geen ervaring met het episodegericht registreren bij een deel van de medewerkers. • Consequent op dezelfde wijze registreren door alle medewerkers vergt veel afstemming en dus tijd. • Groot aantal praktijkmedewerkers (12-13), waarvan verwacht wordt dat iedereen op dezelfde wijze registreert. • Nieuwe medewerkers vragen nog uitgebreider en intensiever inwerken • Mogelijk is (nog) niet iedereen overtuigd van belang van ADEPD registreren Bevorderende factoren: • Duidelijke afspraken en procedures. • Tijdens werkoverleggen afspraken herhalen en ‘probleemgevallen’ bespreken. • De meeste medewerkers hebben al een of meer cursussen ADEPD registreren in OmniHis doorlopen. • Door consequente bespreking van ‘probleemgevallen’ wordt het voor de medwerkers steeds makkelijker om de juiste code te registreren waardoor eventuele onzekerheden worden weggenomen • Bij toekomstige situaties waarbij prestatieindicatoren of gegevens uit het HIS geëxtraheerd moeten worden, zoals bijvoorbeeld voor de praktijkaccreditatie kost het verzamelen van de gegevens door het consequent ADEPD registreren veel minder tijd en inspanning dan in het verleden. Plan van aanpak: Wat?
Wie?
Start
Eind
Voorbespreking creëren draagvlak tijdens werkoverleg
DJR
Januari 2012
April 2012
Bijeenkomst met uitleg en vastleggen afspraken
Allen, aansturing DJR en ?
Mei 2012
Mei 2012
Aanzetten verplicht Episodegericht registreren contacten voor alle medewerkers
DJR
1 juni 2012
~
P a g i n a | 65
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75 Aanzetten verplicht Episodegericht registreren correspondentie voor alle medewerkers
DJR
1 oktober 2012
~
Maandelijks bespreken probleemgevallen met ICPC/episodegericht registreren tijdens werkoverleg
Allen
Vanaf 1 juni 2012
~
Evaluatie tijdens werkoverleg
Allen
December 2012
December 2012
Evaluatie plan: Tussentijdse evaluaties door allen tijdens de maandelijkse werkoverleggen. Eindevaluatie december 2012 waarbij volledig ADEPD registreren een feit zou moeten zijn.
3.4 Verbeterplan 3: Beknopte handleiding HIS ten behoeve van inwerken nieuwe medewerkers Datum: Oktober 2011 Naam projectcoördinator: S. Klijnman (assistente)
Huidige situatie: Huisartsenpraktijk B75 is een opleidingspraktijk voor zowel huisartsen als assistentes. Op dit moment is er geen beknopte handleiding van het HIS, waardoor we tegen de volgende problemen aanlopen: 1. Nieuw personeel, waarnemers en stagiaires kunnen niet uit de voeten in het HIS. 2. Zelfs informatie over het opstarten van de computer ontbreekt. 3. De huidige medewerkers weten hoe ze het HIS moeten op starten, maar bij ziekte/vervanging kan het niet worden overgenomen door derden. 4. Door de werkdruk is er weinig tijd om het nieuwe personeel een duidelijke en rustige uitleg te geven.
Gewenste situatie: 1. M.b.v. een beknopte handleiding kan nieuw personeel zelfstandig de computer opstarten en kan daarmee de basale werkzaamheden in het HIS (zoveel mogelijk) zonder hulp van derden uitvoeren. 2. Er is duidelijkheid bij het personeel over de procedure bij het inwerken van nieuw personeel of stagaires.
Doel verbeterplan (SMART): Vanaf september 2012 kunnen nieuwe medewerkers, waarnemers, AIOS en stagiaires m.b.v. de beknopte handleiding zelfstandig werken in het HIS. Daarin staat duidelijk beschreven hoe de computer moet worden opgestart, hoe registratie in het journaal plaatsvindt, hoe verrichtingen
P a g i n a | 66
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
moeten worden geboekt, hoe medicatie moet worden voorgeschreven en herhaald, hoe het agendabeheer werkt en tevens hoe te werk te gaan bij het verwerken van binnengekomen edifactberichten.
Belemmerende factoren: • •
Up to date houden bij veranderingen. Tijd benodigd om handleiding op te stellen.
Bevorderende factoren: • • • •
Het betreft een steeds terugkerend probleem voor alle medewerkers. Het verbeterplan als geheel is goed te overzien. Uiteindelijk levert het na gereedkomen veel tijdsbesparing op omdat je niet alles hoeft uit te leggen. Het werkplezier en motivatie voor nieuwe medewerkers wordt vergroot doordat zij sneller zelfstandig met het HIS uit de voeten kunnen.
Plan van aanpak: Wat
Wie
Wanneer
Tijd inplannen en vrijmaken.
Sandra
maart 2012
Beknopte handleiding schrijven
Sandra
april - mei 2012
Bespreken in werkoverleg.
Allen
juni 2012
Proefdraaien
In te werken stagiaire
ca. juni - september 2012
Tussentijdse evaluatie tijdens werkoverleg
Allen
september 2012
Evt aanpassingen naar aanleiding van de evaluatie.
Sandra
september 2012
Implementatie
Allen
oktober 2012
Eindevaluatie
Allen
januari 2013
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
3.
P a g i n a | 67
Evaluatie
Om de gestelde doelen te kunnen bereiken binnen de termijn die daarvoor is gesteld, is het belangrijk met regelmaat te evalueren. Als blijkt dat het tijdschema niet haalbaar is, bijvoorbeeld doordat bepaalde taken meer tijd vragen dan ingeschat, kan de projectcoördinator tijdig ingrijpen. Om deze reden zal er bij elk project naast een eindevaluatie tevens een tussenevaluatie plaatsvinden.
Bij de evaluatiemomenten van de verschillende verbeterplannen worden de gestelde doelen nauwkeurig geëvalueerd; dit gebeurt onder andere aan de hand van het plan van aanpak dat in elk verbeterplan is opgenomen. Daarnaast is in elk verbeterplan een evaluatieplan opgenomen. Tijdens het werkoverleg dat maandelijks plaatsvindt wordt de voortgang van elk plan geëvalueerd.
Bij de eindevaluatie worden de gestelde doelen kritisch onder de loep genomen, over de resultaten wordt gerapporteerd. Dit vormt vervolgens het uitgangspunt voor het gesprek dat de projectcoördinator heeft met de praktijkconsulent. Dit gesprek vindt plaats medio september/oktober 2012, om gezamenlijk het resultaat te beoordelen en de verbeterplannen voor het derde jaar van accreditering te formuleren.
Bij de eindevaluatie wordt tevens het resultaat van de tussenevaluaties meegenomen, alsmede de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende praktijkmedewerkers. Waar nodig zullen eventuele verbeterpunten worden benoemd en met de betrokken partijen worden afgestemd. De lijst met actiepunten wordt ook doorgesproken en geëvalueerd, indien nodig zullen resterende actiepunten meegenomen worden naar het derde accrediteringsjaar.
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 68
6.2 Gevolgde bij- en nascholingen F.Oppewal
D-J. Roelfsema Individuele nascholingen 31-12-2011
Huisartsopleider - UMC Groningen
Forfaitaire punten 2011
20
30-11-2011 Nascholing Cluster1
ADEPD training in uw eigen HIS (ID nummer: 90460)
3
15-4-2011
Nascholing Cluster1
Breedenbrug Oostelijk Groningen, Hunsingo, Fivelingo en Westerkwartier 2011 op Texel (ID nummer: 94756)
25
27-1-2011
Nascholing Cluster1
Interne manifesteert zich extern: Oud en nieuw (ID nummer: 84099)
3
31-12-2010
Huisartsopleider - UMC Groningen
Forfaitaire punten 2010
20
10-12-2010 Nascholing Cluster1
Praktijkaccreditatie voor huisartsopleiders; Leuk enook Leerzaam (ID nummer: 85436)
4
9-12-2010
Nascholing Cluster1
Praktijkaccreditatie voor huisartsopleiders; Leuk enook Leerzaam (ID nummer: 85436)
4
8-12-2010
Nascholing Cluster1
Praktijkaccreditatie voor huisartsopleiders; Leuk enook Leerzaam (ID nummer: 85436)
3,5
19-10-2010 Nascholing huisartsen
CASPIR Module 2 (ID nummer: 55983)
3
19-10-2010 Nascholing huisartsen
CASPIR Module 3 (ID nummer: 55984)
2
19-10-2010 Nascholing huisartsen
CASPIR Module 4 (ID nummer: 55986)
1
19-10-2010 Nascholing huisartsen
CASPIR Module 5 (ID nummer: 55988)
3
23-6-2010
Nascholing huisartsen
Startbijeenkomst Periodieke Medicatiebeoordeling in verzorgingshuizen (PMBV) ha (ID nummer: 58734)
2
31-3-2010
Nascholing Cluster1
Indivuduele nascholing huisartsen Osteoporose/Academic detailing (ID nummer: 73128)
2
8-3-2010
Nascholing Cluster1
EKC vervolg training (ID nummer: 73017)
5
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 69
Toetsgroeponderwijs 10-11-2011 Intercollegiale Toetsing
FTO HAGRO PEKELA (ID nummer: 90264)
2
28-9-2011
Intercollegiale Toetsing
FTO HAGRO PEKELA (ID nummer: 90264)
2
21-6-2011
Intercollegiale Toetsing
FTO HAGRO PEKELA (ID nummer: 90264)
2
9-3-2011
Intercollegiale Toetsing
FTO HAGRO PEKELA (ID nummer: 90264)
2
1-2-2011
Intercollegiale Toetsing
FTO HAGRO PEKELA (ID nummer: 90264)
2
11-11-2010 Intercollegiale Toetsing
FTO HAGRO PEKELA (ID nummer: 69017)
2
14-9-2010
Intercollegiale Toetsing
FTO HAGRO PEKELA (ID nummer: 69017)
2
31-3-2010
Intercollegiale Toetsing
FTO HAGRO PEKELA (ID nummer: 69017)
2
M.L.M. van der Galiën-Lycklama
etc.
P a g i n a | 70
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
7. Financiën 7.1 Personeelskosten
Brutolonen Sociale lasten Pensioenen Loonheffing spaarloon Ziekengeldverzekering en arbodienst Reiskostenvergoedingen Kosten loonadministratie Cursuskosten assistentes en praktijkondersteuners Kantinekosten Onkostenvergoedingen
2011
2010
€
€
231.128 30.628 19.392 797 7.456 5.345 2.168 2.575 593 4.199 304.281
200.159 25.814 16.967 1.269 6.505 3.434 1.964 3.208 3.302 262.604
Dientstverlening vanuit POH-BV tbv POH-GGz Accountantskosten Medicamenten en verbruiksmaterialen Telefoonkosten Kantoorbenodigdheden Porti Advertentiekosten (vakantiewaarnemingen) Automatiseringskosten Onderhoud inventaris Muziek wachtkamer Cursuskosten Hagro bijdragen Praktijkafval Praktijkaccreditering Contributies Kamer van Koophandel Waarnemingskosten Huurbijdrage archief Vergaderkosten Representatiekosten Inventarisverzekering W.A.-beroepsverzekering Rechtsbijstandsverzekering
24.118 1.205 8.684 5.163 1.899 843 799 17.902 795 1.030 568 3.085 192 88 1.913 1.598 284 1348 366 2.229 769 74.878
6.380 2.274 9.985 4.562 3.934 406 678 11.386 162 2.860 720 2.002 6.169 53 86 436 2.178 646 54.917
TOTAAL
379.159
317.521
7.2 Algemene kosten
Jaarverslag Huisartsenpraktijk B75
P a g i n a | 71
©2011 Huisartsenpraktijk B75 – Niets uit dit jaarverslag mag zonder uitdrukkelijke toestemming van de huisartsen Oppewal en Roelfsema te Nieuwe Pekela worden gebruikt in andere publicaties of presentaties of op andere wijze worden ge(her-)publiceerd.
Huisartsenpraktijk B75 Albatrosstraat B 75 9663 PR Nieuwe Pekela www.HuisartsenpraktijkB75.nl