Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei
Jaarverslag 2014 Huisartsenpraktijk Ugchelse Kei Ugchelseweg 88 7339CL Ugchelen www.huisartsugchelsekei.nl
Jaarverslag 2014
Pagina 1!
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei Inhoud Inleiding ..................................................................................................................................................4 Historie van de praktijk ........................................................................................................................4 Missie van de praktijk........................................................................................................................... 4 Terugblik op 2014 ..................................................................................................................................5 1. Algemeen ........................................................................................................................................5 2.Veranderingen in het team in 2014............................................................................................... 6 3. Verbeterplannen ten behoeve van de accreditatie ....................................................................6 Praktijkgegevens ....................................................................................................................................7 1. Lokatie van de praktijk .................................................................................................................7 2. Samenwerkingsvorm huisartsen .................................................................................................8 3. Organisatie van de werkzaamheden van de Huisartsen .........................................................8 4. Organisatie van de werkzaamheden van de doktersassistentes ............................................9 5. Organisatie van de werkzaamheden van de praktijkondersteuners .....................................9 Telefonische bereikbaarheid ...............................................................................................................10 Binnen kantoortijden.......................................................................................................................10 Buiten kantoortijden........................................................................................................................10 Automatisering ....................................................................................................................................11 1. Algemeen ...................................................................................................................................... 11 2. Centrale bestandenserver ...........................................................................................................11 3. Variabiliseringsgelden.................................................................................................................11 4. Opt-in registratie/verbinding LSP............................................................................................12 Praktijkuitrusting................................................................................................................................. 12 Overlegstructuur ................................................................................................................................. 13 Patiënten ...............................................................................................................................................13 Zorgverlening aan patiënten met chronische aandoeningen........................................................14 Inleiding ............................................................................................................................................14 1. Diabetes Mellitus type 2 ............................................................................................................. 15 2. COPD ............................................................................................................................................15 3. Astma ............................................................................................................................................16 4. Hart- en vaatziekten (cardiovasculair risicomanagement) ...................................................16 Preventie ...............................................................................................................................................16 1. Griepvaccinatie ............................................................................................................................17 Jaarverslag 2014
Pagina 2!
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei 2.Cervix uitstrijkjes ..........................................................................................................................17 3. Begeleiding Stoppen met Roken ...............................................................................................18 4. Cardiovasculair risicomanagement ..........................................................................................18 5. Reizigersadvisering ..................................................................................................................... 18 Kwaliteitsbeleid ...................................................................................................................................19 1. Nascholingen................................................................................................................................19 2. Visitatie / Accreditatie ................................................................................................................20 3. Periodiek overleg alle medewerkers .......................................................................................21 4. Jaargesprekken ............................................................................................................................22 5. Het ijken van het instrumentarium ..........................................................................................22 6. Medicijnbeheer............................................................................................................................. 22 7. Klachtenregeling ..........................................................................................................................22 Nawoord ...............................................................................................................................................23
Jaarverslag 2014
Pagina 3!
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei Inleiding In het kader van het traject praktijkaccreditering startten wij in 2013 met het schrijven van een jaarverslag. Voor u ligt ons 2de jaarverslag. Ook dit jaar hebben we een aantal redenen om een jaarverslag te maken. Eind 2014 kreeg onze praktijk het keurmerk NHG-praktijkaccreditatie, waarover u verder in dit verslag kunt lezen. De NHG-praktijkaccreditatie heeft als doel de kwaliteit van het medisch handelen en de praktijkvoering door te lichten en waar nodig te verbeteren. Onderdeel van dit accreditatietraject is de vereiste een jaarverslag te maken. Aan de hand van het jaarverslag kunnen verbeterplannen ten aanzien van de praktijkvoering en medisch handelen worden vastgelegd en de resultaten daarvan worden beoordeeld. Dit stelt ons in staat om voortdurend bezig te zijn met verbetering van de kwaliteit van onze huisartsenzorg en het waarborgen daarvan. Daarnaast is het jaarverslag voor ons een interne toetsing van de praktijk. Het zorgt ervoor dat processen binnen de praktijk worden geëvalueerd en het helpt mee om een visie naar de toekomst te ontwikkelen. Ten slotte maakt een jaarverslag het reilen en zeilen binnen onze huisartsenpraktijk transparant voor patiënten en zorgverzekeraars. Geïnteresseerden kunnen lezen hoe onze praktijk is opgebouwd en wat onze visie ten aanzien van de huisartsenzorg is. Het jaarverslag zal op onze website worden gepubliceerd en verder ter inzage worden gegeven aan de auditor van het NPA.
Historie van de praktijk Dokter G.P. Duuring was de eerste huisarts werkzaam in Ugchelen. Hij liet het praktijkpand, met apotheek, in 1938 bouwen. Een jaar later kwam op zijn verzoek de diacones Zr. P. Klijnstra naar Ugchelen , "zuster Pietje", voor de wijk- en kraamverpleging. Beiden hebben veel voor de Ugchelse bevolking betekend. In 1942 werd dokter Duuring gefusilleerd. Na zijn overlijden nam dokter Piekema de praktijk over. Net als zijn voorganger was ook deze arts bijzonder gezien bij de Ugchelse bevolking. Drie bijzondere mensen naar wie later een Ugchelse laan werd vernoemd; G.P. Duuringlaan, Dokter Piekemalaan en Zuster Klijnstralaan . Na het vertrek van dokter Piekema kwam dokter Van Blommestein, die de praktijk een paar jaar samen met dokter Crucq voortzette. Deze huisartsen gingen later zelfstandig verder. De apotheek werd daarna een zelfstandige vestiging in Ugchelen. In 1988 werd dokter Van Blommestein opgevolgd door dokter Van der Heijden. Van 2007 t/ m oktober 2013 was dokter Gebbink-Hollestelle als HIDHA (huisarts in dienst van een huisarts) werkzaam voor dokter Van der Heijden. Op 1 oktober 2013 werd dokter Haverkamp werkzaam als waarnemend huisarts in de praktijk. Met ingang van 1 januari 2014 associëren dokter F.A.Th. van der Heijden en dokter C.J. Haverkamp zich met elkaar. Zij gaan samen verder als maatschap Ugchelse Kei.
Missie van de praktijk Huisartsenpraktijk Ugchelse kei biedt medische en psychosociale zorg aan patiënten,rekening houdend met factoren binnen familie en werk. We proberen laagdrempelig eerstelijns zorg te bieden, gebaseerd op de NHG-richtlijnen (richtlijnen opgesteld door het Nederlands Huisartsen Genootschap) en volgens de regels van Evidence Based Medicine en good practice. Onze uitgangspunten hierbij zijn: zorg op maat, terughoudend met het voorschrijven van medicijnen, zoveel mogelijk actieve inbreng van patiënten, dicht bij huis, patiëntvriendelijk en servicegericht. Jaarverslag 2014
Pagina 4!
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei We streven er naar om patiënten op heel korte termijn een afspraak voor het spreekuur aan te kunnen bieden. De aanwezigheid van voldoende medewerkers; doktersassistentes, een Praktijk Ondersteuner Huisarts-Somatiek (POH-S), een Praktijkondersteuner HuisartsGGZ (POH-GGZ) en twee huisartsen, zien wij hiervoor als voorwaarde. Continue kwaliteitsverbetering van onze praktijkvoering, mede met behulp van de NHGaccreditatiecyclus, zien wij als belangrijke taak binnen onze huisartsenzorg. U leest hier verderop meer over. Jaarlijks zullen in dat kader verbeterplannen gemaakt en geëvalueerd worden. Door continu kritisch te kijken naar de praktijkvoering, willen we de zorg voor onze patiënten zo goed mogelijk maken en houden. Periodiek overleg en het volgen van nascholingen zijn ook onderdeel van de continue kwaliteitsverbetering.
Terugblik op 2014 1. Algemeen In 2014 gaan we met de praktijk een nieuwe fase in: op 1 januari 2014 start de maatschap Ugchelse Kei: associatie van de huisartsen F.A.Th. van der Heijden en C.J. Haverkamp. Dit vieren wij met het hele team op de praktijk. Als cadeau ontvangt dokter Haverkamp een naambord dat, onder het naambord van dokter Van der Heijden, aan de weg komt te staan. Daarnaast heeft 2014 in het teken gestaan van kwaliteitsverbeteringen en ontwikkelingen in het kader van de NHG-praktijkaccreditatie. Het NHG-accreditatietraject biedt een model om op gestructureerde wijze de huisartsenpraktijk kritisch door te lichten. Huisartsenpraktijk Ugchelse kei is gestart met het NHG-accreditatietraject om de zorg voor onze patiënten op een kwalitatief zo hoog mogelijk niveau te brengen en om aan de eisen van een "pluspraktijk" te kunnen voldoen. Ten slotte hadden we in 2014 ook te maken met langdurige ziekte van onze assistentes (zie verder onder punt 2. Veranderingen in het team in 2014). Onze praktijk heeft het keurmerk NHG-geaccrediteerde praktijk Praktijkaccreditering is een middel voor onze praktijk om de kwaliteit te toetsen en te verbeteren. Door de pre-audit kregen we als praktijk inzicht in waar de kwaliteit goed is geborgd en waar nog verbeteringen nodig/mogelijk zijn. In het eerste deel van 2014 bereidden we ons voor op deze pre- audit, die plaatsvond op 24 juni. Met behulp van de POL+ vragenlijsten en door het invullen van de risico-analyse brengen we in kaart waar verbeteringen/ontwikkelingen moeten plaatsvinden om aan de kwaliteitseisen te voldoen, zoals vastgelegd in de “Eisen en Voorwaarden NHG-Praktijkaccreditering®” (versie 2011) voor de huisartsgeneeskundige zorg. We plannen een “Bosdag” om met het hele team alle veranderingen op ludieke wijze door te nemen en een aantal protocollen/werkwijzen te implementeren. Op 9 december vindt de visitatie plaats waarbij geen afwijkingen meer gevonden worden. Vol trots kunnen wij u melden dat onze praktijk nu het certificaat NHG-geaccrediteerde praktijk heeft. Zie verder onder hoofdstuk Kwaliteitsbeleid/visitatie, verderop in dit verslag. Maatschap Ugchelse Kei In 2013 zijn reeds veel voorbereidingen getroffen voor de te vormen maatschap. Voor de herkenbaarheid hebben we ervoor gekozen om aan het logo en de lay-out van onze website www.huisartsugchelsekei.nl niets te veranderen. Ook de praktijknaam is bewust hetzelfde gebleven. We hebben alle patiënten persoonlijk geïnformeerd door middel van een brief aan elk woonverband, met als bijlage de nieuwe folder. In “de Bron”; het huis-aan-huis blad van Ugchelen, is een artikel over de associatie geplaatst. Alle samenwerkingspartners; zoals collega-artsen, apotheek en thuiszorg, kregen een kaart ter informatie.
Jaarverslag 2014
Pagina 5!
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei 2.Veranderingen in het team in 2014 Helaas hebben wij ook in 2014 met, veelal niet praktijk gerelateerd, ziekteverzuim te maken. Sinds 8 februari 2013 is assistente Margreeth Wijsman -van Es arbeidsongeschikt. In 2014 heeft zij een aantal re-integratie pogingen gedaan. Uiteindelijk blijft zij ook heel 2014 arbeidsongeschikt. Hugoline Janssen stopt als invalassistente. Het assistenteteam wordt draaiende gehouden met Marieke Zwikker en Moira Fernandes en bij ziekte of vakantie biedt POH-S Marian van der Haar (zij heeft ook managementtaken) ondersteuning. Omdat deze bezetting te krap is gaan we op zoek naar een invalassistente. We kiezen voor een invalassistente die een aantal weken meedraait en ingewerkt wordt. We besluiten haar proeftijd niet te verlengen aangezien zij te onervaren blijkt voor onze praktijk. Marieke Zwikker is van 10 februari tot 6 augustus 80-70% arbeidsongeschikt omdat zij een intensieve behandeling moet ondergaan. Marieke blijft in deze periode thuis de digitale post verwerken en komt een dagdeel in de week meewerken. Violette Ruiter-Dijkshoorn, ervaren assistente van collega-huisartsenpraktijk Oosting en Flenter, komt bij ons invallen. Een aantal dagdelen en een aantal avonden om de administratie van nieuwe dossiers bij te werken. Opnieuw zetten we een sollicitatieprocedure uit, nu via een advertentie bij de Huisartsenpost. Femmie Mulder komt per 28 januari 2014 het assistenteteam versterken. Femmie werkt flexibel tussen 18 en 24 uur in de week. In de periode juli t/m september komt Nancy Westendorp bij ons invallen, zodat Moira Fernandes een paar weken 50% kan werken. Nancy was stagiaire bij huisartsenpraktijk Oosting en Flenter. In de periode dat zij bij ons werkt is zij gediplomeerd assistente. Ook helpt zij mee tijdens de jaarlijkse griepvaccinatie. Met ingang van 1 juni 2014 neemt Marian van der Haar (POH-S) 8 uur ouderschapsverlof per maand op. Concreet betekent dit dat zij twee vrijdagen in de maand afwezig is. Vanaf 1 juli 2002 was het werkgeverschap voor haar geregeld bij SDHS. Per 1 september neemt Maatschap Ugchelse Kei het werkgeverschap over.
3. Verbeterplannen ten behoeve van de accreditatie Naar aanleiding van de uitkomsten van de pre-audit maken we de volgende verbeterplannen: Verbeterplan registratie diabeteszorg Door een onduidelijke fout blijken alle uitgeschrevenen in Caresharing weer actief te staan, waardoor de geregistreerde populatie niet up-to-date is. Daarnaast zijn sommige parameters niet goed geregistreerd. Hierdoor is een vals negatief beeld te zien over onze diabeteszorg. Samen met Caresharing hebben we gekeken hoe de inactieve patiënten actief geworden zijn. Helaas zijn we er niet achter gekomen hoe dit is ontstaan en hoe we dit kunnen voorkomen. Waarschijnlijk is het een bug. Karin Willemsen van de zorggroep komt op de praktijk langs en neemt alle valkuilen bij foutieve registratie in Caresharing door met de POH-S Marian van der Haar. Daarnaast geeft zij tips ter verbetering. Marian van der Haar neemt in Caresharing en in ons Huisartsen Informatie Systeem (HIS) Promedico-ASP de volledige diabetespatiëntenpopulatie door op basis van het volgende: • patiënten die overleden of verhuisd zijn, worden uitgeschreven in Caresharing met juiste datum en reden; • controle en eventueel aanpassing van jaartal van diagnose, insuline ja/nee en hoofdbehandelaarschap; Jaarverslag 2014
Pagina 6!
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei in Promedico-ASP wordt de episode gecontroleerd: ICPC T90 wordt vervangen door T90:01 (Diabetes type I) en T90:02 (Diabetes type 2) Om de lijst actueel te houden wordt in het protocol in- en uitschrijvingen de volgende toevoeging gedaan: bij overlijden/verhuizing checken of de patiënt in Caresharing staat en daar ook uitschrijven. •
Verbeterplan implementatie eigen klachtenprocedure/MIP Wij hadden nog geen eigen klachtenprocedure. Dit is wel een verplicht onderdeel voor de accreditatie. Daarnaast helpt het ons om structureel met klachten om te gaan en te zorgen voor een goede registratie Dokter Haverkamp schrijft een protocol klachtenprocedure en MIP-meldingen (Meldingen Incidenten Patiëntenzorg). Op de “Bosdag” wordt op ludieke wijze de klachtenprocedure en MIP-meldingenprocedure met het hele team doorgenomen. Dokter Haverkamp, verkleed als patiënt, uit haar klachten bij het team. Gezamenlijk nemen we beide procedures door. Ieder werkoverleg staan klachten/MIP op de agenda. De protocollen zijn voor iedereen te lezen op de bestandenserver. De formulieren staan ook op de bestandenserver. Verbeterplan opiaten • in het kader van de opiumwet schrijven wij een werkafspraak opiaten; • we schaffen een afsluitbaar medicijnkastje aan, dat geplaatst wordt in de kast in de spreekkamer; • we maken een 'registratieformulier opiaten' en plannen de controles in de Promedico-ASP agenda, conform de takenlijst assistente. Verbeterplan praktijk hygiëne • we hebben alleen een protocol handhygiëne en geen protocol praktijkhygiëne; • we schrijven een werkinstructie praktijkhygiëne; • tijdens de “Bosdag” wordt de werkinstructie doorgesproken; • de activiteiten staan op de takenlijst assistente en worden ingepland in de Promedico -ASP agenda. Verbeterplan geneesmiddelen/verbruiksmiddelen • in 2013 hebben we een voorraadbeheersysteem opgezet met behulp van barcodes en een barcodescanner. Toch zijn er bij de pre-audit verlopen middelen aangetroffen; • we schrijven een protocol verbruiksmiddelen; • we plannen een middagspreekuur boven, zodat we met z`n tweeën alle kasten door kunnen lopen; • Marieke Zwikker kijkt nogmaals samen met de artsen kritisch naar welke middelen we minimaal op voorraad willen hebben; • wekelijks bestelronde en aanvulronde wordt ingepland op takenlijst assistente en in de Promedico-ASP agenda; • controle op houdbaarheid wordt halfjaarlijks ingepland.
Praktijkgegevens 1. Lokatie van de praktijk Huisartsenpraktijk Ugchelse kei is gelegen aan de Ugchelseweg 88 te Ugchelen. Het omvat een spreekkamer op de benedenverdieping en een spreekkamer op de eerste etage. Tevens een wachtkamer, een ruimte voor de assistente en een toilet. In de ruimte van de assistente bevindt zich een deur naar het woonhuis van dokter Van der Heijden.
Jaarverslag 2014
Pagina 7!
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei Op de eerste verdieping zit naast de spreekkamer nog een werkkamer met een 2de werkplek voor assistente of huisarts. Het is een kamer voor administratieve verrichtingen. Hier worden geen patiënten ontvangen. Aan de voorzijde van het gebouw bevinden zich parkeerplaatsen. Er zijn tevens parkeermogelijkheden aan de dokter Piekemalaan. De toegang naar de praktijk is moeizaam voor rolstoelen, vanwege het grindpad aan de voorzijde en de smalle voordeur en nauwe gang. Het is echter wel mogelijk, toch wordt aan deze groep patiënten laagdrempelig huisbezoeken door alle praktijkmedewerkers aangeboden. Er is toegang voor een brancard. Het totale oppervlak van de praktijk bedraagt 92 vierkante meter. Praktijk plus Met ingang van 2013 is onze praktijk een Plus Praktijk: • Patiënten kunnen op werkdagen tussen 8 en17 uur ons zonder onderbreking bereiken. • Via onze website bieden wij een link naar een gesloten patiëntenportaal, waarbij patiënten online herhaalrecepten kunnen aanvragen, afspraken kunnen inplannen met alle praktijkmedewerkers en E-consult bij alle medewerkers aan kunnen vragen. • Verwijzingen doen wij indien mogelijk via zorgdomein. Overige verwijzingen bieden wij aan kosteloos op te sturen naar de patiënt. • Er hangt een informatiescherm in de wachtkamer. Hiermee informeren wij onze patiënten in de wachtkamer over de ontwikkelingen en afspraken binnen onze praktijk. Daarnaast wordt er algemene gezondheidsinformatie, nieuws en weer uitgezonden. Verder proberen we door invoeren van wachttijden patiënten zoveel op de hoogte brengen als er spreekuren uitlopen of als er een spoedvisite is. • Wij hebben een actuele folder en website met alle informatie over bereikbaarheid, spreekuren en taken van de verschillende medewerkers. • De POH-S en dokter van der Heijden hebben beiden een avondspreekuur op
dinsdag.
2. Samenwerkingsvorm huisartsen Dokter F.A.Th. van der Heijden en dokter C.J. Haverkamp vormen samen een maatschap met ingang van 1 januari 2014. De verdeling is 50%. Waarneming vindt plaats met praktijk Oosting en Flenter in Ugchelen. De huisartsen maken deel uit van de Hagro 3 Zuidwest.
3. Organisatie van de werkzaamheden van de Huisartsen De praktijk heeft spreekuur op afspraak. De dagindeling van de huisartsen volgt hieronder: 8.00 - 10.15/10.30 uur: afspraakspreekuur 10.30 – 11.15 uur: overleg met assistentes en POH-S en koffiepauze Iedere dinsdag overleg POH-GGZ 11.00 – 13.00 uur: huisbezoeken (visites) 13.00 - 13.30 uur: lunchpauze 13.30 - 14.30 uur: telefonisch spreekuur. Patiënten bellen zelf naar de praktijk 14.30 – 16.00 uur: spreekuur vanaf 16.00uur : uitloop spreekuur, overleg en administratie • •
Op dinsdagavond is er avondspreekuur van 19.00 uur tot 21.00 uur. Dokter Van der Heijden houdt dan spreekuur op afspraak. Dokter Haverkamp doet nog een “laat” middagspreekuur op maandag van 16.30 uur tot 17.30 uur.
Jaarverslag 2014
Pagina 8!
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei • • •
•
•
Iedere dinsdagmorgen heeft dokter Van der Heijden samen met de POH-S spreekuur in woonzorgcentrum Sprengenhof. Dokter van der Heijden en dokter Haverkamp werken op maandag en dinsdag samen. Dokter Haverkamp werkt donderdagmorgen thuis aan kwaliteitsverbeteringstrajecten en gaat rond 11.00 uur huisbezoeken afleggen. Dokter Van der Heijden gebruikt de donderdagmiddag om zijn taken af te ronden voor het weekend. Door onze relatief oudere patiëntenpopulatie neemt de vraag naar huisbezoeken toe. Dokter Van der Heijden heeft op maandag- en dinsdagmiddag geen spreekuur, waardoor hij meer huisbezoeken kan doen, terwijl dokter Haverkamp het spreekuur op de praktijk verzorgt. Dokter Haverkamp heeft op woensdag haar vrije dag. Dokter Van der Heijden heeft op vrijdag zijn vrije dag.
4. Organisatie van de werkzaamheden van de doktersassistentes De assistentes zorgen voor de telefonische bereikbaarheid van de praktijk. Iedere dag tussen 8.00 uur en 17.00 uur is hun hoofdtaak het beheer van de telefoon, het maken van afspraken, het beoordelen van aanvragen voor huisbezoek en het uitschrijven van recepten naar aanleiding van de receptenlijn of elektronisch aangevraagde herhaalrecepten. Tussen 13.30 uur en 14.30 uur hebben zij een eigen spreekuur. Tussendoor verrichten zij administratieve werkzaamheden en verrichten zij diagnostische tests op aanvraag van de huisarts. Door ziekte is de bezetting wisselend. Hier wordt de agenda van de assistente op aangepast. Op maandagen is het meestal wel gelukt om met een dubbele bezetting te werken, waardoor er op maandagmorgen ook een assistente-spreekuur mogelijk was, of het afleggen van huisbezoeken. Eén assistente werkt thuis drie uur, waarbij zij de elektronische post koppelt in het dossier en acties, die hieruit voortvloeien, invoert in de agenda . De volgende assistentes zijn werkzaam in 2014 praktijk Ugchelse kei: Marieke Zwikker-van Wijk, Moira Fernandes, Femmie Mulder en Margreeth Wijsman-van Es. Margreeth Wijsmanvan Es is sinds februari 2013 volledig arbeidsongeschikt.
5. Organisatie van de werkzaamheden van de praktijkondersteuners Marian van der Haar is praktijkondersteuner-Somatiek (POH-S). Zij werkt via een afspraakspreekuur, daarnaast legt zij huisbezoeken af. Haar werkdagen zijn alle dagen met uitzondering van woensdag- en vrijdagmiddag. Marian is verpleegkundige en heeft in 2002 de post HBO-opleiding praktijkondersteuning afgerond. Haar aandachtsgebieden zijn: Diabetes Mellitus, Astma/COPD, CVRM, Stoppen met roken en ouderenzorg. Daarnaast besteedt zij 8 uur aan managementtaken, met name op het gebied van praktijkorganisatie en personeelsmanagement. Haar weekschema is als volgt: Maandag 09:00-11.00 11:00-11.30 11.30-13.00 13.00-13.30 13.30-15.00 15.00-17.00
uur uur uur uur uur uur
Jaarverslag 2014
huisbezoeken koffie en overleg spreekuur lunchoverleg met de huisartsen spreekuur belafspraken, administratie POH-S/managementtaken/huisbezoeken Pagina 9!
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei Dinsdag 11.00-13.00 13.00-13.30 13.30-15.00 15.00-17.00 17.00-17.30 17.30-18.00 18.00-21.00
uur uur uur uur uur uur uur
Woensdag 08.00-11.00 uur 11.00-12.00 uur
ondersteuning huisartsspreekuur in woonzorgcentrum Sprengenhof lunch acties die voortvloeien uit spreekuur Sprengenhof en huisbezoeken spreekuur belafspraken pauze spreekuur spreekuur overleg met koffie en acties die voortvloeien uit overleg
Donderdag 09.00-10.30 10.30-11.15 11.15-13.00 13.00-13.30 13.30-17.00
uur uur uur uur uur
spreekuur overleg en koffie spreekuur lunch belafspraken, huisbezoeken, 1x per maand MDO Sprengenhof, managementtaken
Vrijdag 09.00-10.30 10.30-11.15 11.15-12.00 12.00-13.00
uur uur uur uur
spreekuur overleg en koffie spreekuur afronden week
Jolanda Luimes is Praktijkondersteuner-GGZ (POH-GGZ) en werkt 11 uur per week voor de praktijk. Zij heeft speekuren en doet huisbezoeken volgens afspraak iedere maandagmorgen en dinsdagmorgen. In verband met krapte op onze huidige locatie heeft zij een kamer in de fysiotherapiepraktijk Kinèsis aan de Bogaardslaan in Ugchelen.
Telefonische bereikbaarheid Binnen kantoortijden Onze praktijk werkt met een telefooncentrale, type: NEC DT 300. Op de volgende manieren is de telefonische bereikbaarheid gegarandeerd: Het centrale telefoonnummer is 055-5331510. Bellers krijgen een keuzemenu waarin zij kunnen kiezen voor optie 1 (spoed), optie 2 (herhaalrecepten) of optie 3 (de assistente). Indien de beller geen keuze maakt, krijgt hij/zij de assistente aan de lijn. Gedurende het telefonisch spreekuur komt er een extra optie bij: keuze voor de huisarts. De huisartsen kunnen inloggen op hun toestel, zodat ze patiënten direct aan de lijn krijgen. De praktijk is van 08.00 uur tot 17.00 uur telefonisch bereikbaar op deze manier. Gedurende ons overleg krijgt de beller te horen dat de assistente in overleg is met de huisarts en dat hij, indien hij aan de lijn blijft, wordt doorverbonden met de assistente. Ook zijn wij bereikbaar via de fax, nummer : 055-5428103 en via e-mail:
[email protected].
Buiten kantoortijden Buiten kantoortijden vindt de huisartsenzorg (voor spoedgevallen) plaats vanuit de Centrale Huisartsenpost (CHP) Apeldoorn. Jaarverslag 2014
Pagina !10
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei De patiënten worden buiten kantooruren via een automatische telefonische boodschap doorverwezen naar de CHP Apeldoorn. Hierdoor is 24-uurs huisartsenzorg beschikbaar. De huisartsen nemen deel aan het dienstrooster van de huisartsenpost. Tijdens vakanties en nascholing van de huisartsen wordt de praktijk waargenomen door de huisartsenpraktijk Oosting en Flenter. Bij kortdurende nascholingen regelen dokter Van der Heijden en dokter Haverkamp de waarneming onderling. Dokter Gebbink-Hollestelle heeft hierbij een aantal keer ondersteuning geboden.
Automatisering 1. Algemeen Onze praktijk is sinds 1995 geautomatiseerd. Vanaf 2006 wordt er gebruik gemaakt van het huisartseninformatiesysteem (HIS) Promedico ASP. In de praktijk is een bekabeld netwerk, waarbij alle werkplekken zijn verbonden met internet. In de spreekkamers, de werkkamer boven en de assistenteruimte zijn werkplekken. In 2014 vervangen we twee PC`s omdat deze door veroudering trager werkten. Er zijn drie printers aangesloten via een netwerk. Twee zwart/wit laserprinters en een kleuren laser printer. Er is tevens een fax beschikbaar via dit netwerk. De werkplekken in de spreekkamers en bij de assistente hebben een etikettenprinter. De werkplekken zijn beveiligd met een firewall en virusscanner. Beheer vindt plaats door ICT -deskundige Alex Jansen van JPS Computers. JPS Computers kan op afstand inbellen, zodat problemen snel kunnen worden opgelost. Ook wordt er iedere nacht een back-up gemaakt van ons bestandssysteem. Ten behoeve van de zorg kan er elektronisch worden gecommuniceerd met de apotheken in de regio. Berichtgeving vanuit de ziekenhuizen in de regio, het laboratorium en vanuit de Centrale Huisartsenpost Apeldoorn vindt elektronisch plaats. Deze gegevens worden door de huisartsen en assistentes gekoppeld aan de betreffende patiënt in Promedico-ASP.
2. Centrale bestandenserver Sinds 2012 werken we met een centrale bestandenserver. Hierdoor hebben we ons eigen intranet. Iedere medewerker heeft op elke werkplek zijn eigen account. Via dit account is het mogelijk om op elke werkplek MS Outlook te gebruiken en alle bestanden in te zien. Iedere medewerker heeft een eigen map, waarin documenten kunnen worden opgeslagen. Er is een map 'praktijk', waarin op alfabetische volgorde bestanden worden opgeslagen, die voor iedere medewerker toegankelijk moeten zijn. Hierin zijn o.a. alle protocollen en werkafspraken opgeslagen, maar ook de registratie van MIP-meldingen en verslagen van diverse overleggen.
3. Variabiliseringsgelden De afgelopen jaren kwam huisartsenpraktijk Ugchelse Kei steeds in aanmerking voor de variabiliseringsgelden. In 2014 vraagt het Nederlands instituut voor onderzoek van de gezondheidszorg (NIVEL) om de gegevens van twee verschillende indicatoren: 1. Consulten moeten gekoppeld zijn aan een episode, die voorzien is van een betekenisvolle ICPC-code. Ugchele Kei: 96,9% 2. Episodes, die volgens NHG-tabel 50 een probleemstatus moeten hebben, hebben die ook. Ugchelse kei: 99,9% Jaarverslag 2014
Pagina 11 !
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei Voor de uitbetaling van de variabiliseringsgelden 2014 dienen beide indicatoren minimaal het percentage van 82% te halen. Onze praktijk voldeed wederom ruimschoots aan deze norm.
4. Opt-in registratie/verbinding LSP Om medische gegevens te kunnen delen met andere zorgverleners via het Landelijk Schakelpunt (LSP), is toestemming van de patiënt nodig (Opt-in). Deze kan mondeling of met een toestemmingsformulier toestemming geven. Eind 2013 zijn wij in het bezit van een LSP-certificaat en hebben alle medewerkers in onze praktijk een UZI-pas, waarmee zij de Opt-In registratie in Promedico ASP kunnen uitvoeren. Bij de patiëntenbrief over de maatschap zat ook een informatiebrief en invulformulier met betrekking tot de Opt-In registratie. Wij streefden er naar in maart 2014 minimaal 30% van onze patiënten te hebben aangemeld bij het LSP. We hebben ons doel gehaald met een percentage van 39%; in totaal 1173 patiënten waren 31 maart succesvol aangemeld bij het LSP. Vanaf maart zijn wij begonnen met actief toestemming vragen tijdens spreekuurcontact en tijdens onze jaarlijkse griepvaccinatie. Hierdoor is het totale aantal unieke dossiers dat tot 12 januari 2015 succesvol bij het LSP is aangemeld, opgelopen naar 2250. Dat komt overeen met 75%. Hiermee voldoen wij ruim aan het minimumpercentage van 40% om op uiterlijk 31 januari 2015 in aanmerking te komen voor de structurele LSP-vergoeding.
Praktijkuitrusting De volgende lijst geeft inzicht in de praktijkuitrusting van Huisartsenpraktijk Ugchelse Kei: • AED phydio control lifepak • Autoclaaf • Twee bloeddrukmeters tafelmodel • Een bloeddrukmeter wandmodel • Een losse bloeddrukmeter in de spreekkamer beneden • Omron automatische bloeddrukmeter (voor uitleen aan patiënten) • Doppler Bistos hi-dop BT-200 • Glucosemeters accu chek aviva (6 stuks; 3 x visitetas en 1 in elke spreek-/ behandelkamer) • Coagulatie Alsatom S450 • Koelkast voor vaccins en medicatie (beneden) • Koelkast voor voedingsmiddelen (boven) • Microscoop Olympus binoculair • Dermatoscoop Heine • Otoscoop Heine • Twee maal Otoscoop Welch Alyn • Drie onderzoeksbanken • Pulse oxymeter • Spirometer Spida • 24-uurs bloeddrukmeter Welch Allyn • Drie printers • Papiervernietiger • CRP-meter. Via het laboratorium hebben wij een CRP-meter in bruikleen. Deze snelle meting helpt de artsen onderbouwd kiezen voor wel of geen behandeling met antibiotica bij infecties.
Jaarverslag 2014
Pagina !12
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei Overlegstructuur Patiëntgebonden overleg binnen de praktijk is dagelijks tijdens de koffie. Overleg en verwerking vindt plaats aan de hand van de overlegoptie in de assistentemodule van Promedico ASP. De POH-S heeft een eigen overlegagenda met de huisartsen in Promedico ASP. De praktijkartsen nemen in het kader van samenwerking deel aan structureel overleg. Het betreft: - HAGRO-overleg (overleg met de huisartsen van Hagro 3 zuidwest: 1 maal per 2 maanden) - FTO-overleg: 1 maal per 2 maanden - Benchmark gesprekken chronische zorg; diabetes 1 keer per jaar - Overleg met thuiszorg en fysiotherapie: maandelijks -Overleg klachtencommissie huisartsenpost (alleen dokter Van der Heijden): 1 keer per maand -Overleg fysiotherapeuten Ugchelen en POH-S: 2 keer per jaar -Overleg apotheker Ugchelen en POH-S: 2 keer per jaar
Patiënten Onze preferente zorgverzekeraar is Achmea. In de praktijk staan op 31 december 2014 3023 patiënten ingeschreven. De verdeling naar leeftijd, in- en uitstroom patiënten wordt hieronder weergegeven.
Jaarverslag 2014
Pagina !13
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei
De praktijk was open voor patiënten uit Ugchelen (postcode 7339), Radio Kootwijk (7348) en Hoog Buurlo (7346). Vanaf 2014 hebben wij het gebied, als gevolg van uitbreiding van onze formatie huisartsen (van 1,66 naar 1,9 fte), uitgebreid: Orden (7335) en Apeldoorn Zuid (7334). Grens is het spoor en de Arnhemseweg.
!
Zorgverlening aan patiënten met chronische aandoeningen Inleiding Onder 1. 2. 3. 4.
chronische aandoeningen verstaan wij: Diabetes Mellitus type 2 COPD Astma Hart- en vaatziekten (cardiovasculair risicomanagement)
Jaarverslag 2014
Pagina !14
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei Marian van der Haar-Koldenhof (POH-S) heeft een belangrijke rol bij de zorg voor patiënten met chronische aandoeningen. Diabetes Mellitus type 2 is onderdeel van de ketenzorg. Gezien het aantal COPD patiënten en de financiële vergoeding hebben wij er in 2014 voor gekozen om ons niet aan te sluiten bij de keten COPD zorg. De ketenzorg is ondergebracht bij huisartsenzorg regio Apeldoorn (de zorggroep). Huisartsenzorg regio Apeldoorn is een maatschappelijke zorgonderneming , die kwalitatief goede zorg voor de inwoners van de regio Apeldoorn wil verwezenlijken door het ontwikkelen, coördineren en faciliteren van hoogstaande zorgprogramma’s voor de huisartsen in de regio. De zorg voor patiënten met hart- en vaatziekten en Astma is nog niet in de ketenzorg ondergebracht. De POH-S is verantwoordelijk voor het oproep- en bewakingssysteem van de vier patiëntengroepen. Klachten en afwijkingen vanuit de controles worden door de POH-S besproken met de huisarts aan de hand van een digitale overlegagenda. Conclusies uit dit overleg worden genoteerd in het medisch dossier van de patiënt.
1. Diabetes Mellitus type 2 De zorg voor patiënten met Diabetes Mellitus type 2 wordt uitgevoerd volgens de richtlijnen van de NHG standaard Diabetes Mellitus type 2 (oktober 2013) en de richtlijnen, die vanuit de TWA (transmurale werkafspraken) zijn geformuleerd. Het boek Protocollaire diabeteszorg (editie 2013/2014) dient als leidraad bij de spreekuren. Voor de groep kwetsbare ouderen en mensen in het verzorgingshuis volgen wij de multidisciplinaire richtlijn diabetes van Verenso uit 2011. Patiënten worden vier keer per jaar gecontroleerd door de POH-S. Er zijn drie kwartaalcontroles en een jaarcontrole in het kwartaal van de verjaardag van de patiënt. De zorg bestaat uit: • voorlichting aan patiënten over de aard van de ziekte, behandeling en zelfmanagement; • leefstijladvies met ondersteuning van brieven van de website www.thuisarts.nl, folders van de hartstichting en de beweegmap Apeldoorn; • uitvoering van kwartaalcontroles aan de hand van de module in Caresharing (ketenzorg informatie systeem), afgeleid van NHG -standaarden; • uitvoering jaarcontrole aan de hand van de module in Caresharing, afgeleid van NHG-standaarden; • de huisartsen beoordelen de laboratoriumuitslagen bij de jaarcontroles. Patiënten worden door de POH-S doorverwezen naar de huisarts indien bij controle afwijkingen geconstateerd worden, waarvoor zij niet bekwaam is; • instellen op medicatie en instellen op insuline volgens protocollaire diabeteszorg; Verwijzingen volgens TWA via Caresharing volgens de richtlijnen naar podotherapeut, diëtiste, pedicure of voor fundoscopie; • verwijzingen naar internist/nefroloog, oogarts of vaatchirurg volgens TWA in overleg met de huisarts.
2. COPD De POH-S is het eerste aanspreekpunt bij de controles van patiënten met COPD. Patiënten worden, afhankelijk van de ernst van de COPD en het beloop hiervan, ieder half jaar of ieder jaar gecontroleerd. De zorg is gebaseerd op de NHG standaard COPD (juli 2007) en de transmurale werkafspraken. De zorg bestaat uit: • aan de hand van de module in Caresharing in kaart brengen van de patiënt; Jaarverslag 2014
Pagina !15
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei • • • • • •
voorlichting over de aard en oorzaak van de aandoening, behandeling en zelfmanagement; begeleiding bij het stoppen met roken; ieder jaar een longfunctiemeting; samen met huisarts instellen op medicatie volgens NHG-standaard en controle hiervan, waaronder inhalatiecontrole; leefstijladviezen voor wat betreft voeding en beweging; verwijzing naar fysiotherapeut of diëtiste.
3. Astma De POH-S controleert patiënten met astma op basis van de NHG-standaard astma bij volwassenen (2007) en kinderen (2006). De zorg bestaat uit: • voorlichting over de aandoening, behandeling en zelfmanagement; • begeleiding bij stoppen met roken; • longfunctiemeting jaarlijks of eenmaal per twee jaar; • allergietest en saneringsadviezen, eventueel met verwijzing naar longverpleegkundige Verian voor saneringshuisbezoek; • instellen op medicatie volgens de NHG-standaard en controle, waaronder inhalatiecontrole; • verwijzing naar fysiotherapeut en in overleg met huisarts naar longarts.
4. Hart- en vaatziekten (cardiovasculair risicomanagement) De POH-S controleert patiënten met hart- en vaatziekten of met risico op hart- en vaatziekten conform de NHG-standaard cardiovasculair risicomanagement (januari 2012) en TWA hypertensie. De zorg bestaat uit: • Jaarlijks updaten van risicoprofiel op hart- en vaatziekten; controle bloeddruk, BMI, leefstijl en familieanamnese. Met ingang van oktober 2013 wordt hiervoor gebruik gemaakt van de module CVRM in Caresharing; • jaarlijks wordt een laboratoriumonderzoek verricht en wordt aandacht besteed aan eventuele schade aan eindorganen (hart, hersenen en nieren). Deze uitslagen worden beoordeeld door de huisarts; • instellen en controle van medicatie bij hypertensie en hypercholesterolemie volgens de NHG-standaard; • 24 uurs bloeddrukmetingen of 5-daags thuisgemiddelde met behulp van leenmeter; • voorlichting over risicofactoren bij hart- en vaatziekten en behandeling; • leefstijladviezen; • begeleiding bij stoppen met roken; • verwijzing naar diëtiste; • verwijzing in overleg met huisarts naar cardioloog, internist, nefroloog, vaatchirurg of neuroloog conform TWA hypertensie.
Preventie In onze huisartsenpraktijk wordt, naast behandeling en begeleiding van patiënten, ook aandacht gegeven aan preventie. Preventie is erop gericht ziekten te voorkomen,dan wel in een vroeg stadium te signaleren, waardoor de behandeling een beter resultaat heeft. De preventieve taken in onze huisartsenpraktijk bestaan uit: Jaarverslag 2014
Pagina !16
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei -
het geven van griepvaccinaties; het maken van uitstrijkjes in het kader van het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker; begeleiding bij stoppen met roken; cardiovasculair risicomanagement (zie ook punt 4 vorige paragraaf).
1. Griepvaccinatie De POH-S coördineert de griepvaccinatiecampagne in onze praktijk. Ieder jaar krijgen alle patiënten, die volgens de richtlijnen van de NHG behoren tot de risicogroepen, een schriftelijke uitnodiging om de griepvaccinatie te ontvangen. De betreffende patiënten worden met een zoekopdracht geselecteerd in ons HIS Promedico-ASP. De griepvaccinatieronde wordt op een middag gehouden, in woonzorgcentrum Sprengenhof. In 2014 is dit op donderdagmiddag 30 oktober geweest. We hebben ook dit jaar weer gebruik gemaakt van registratie in Promedico-ASP middels een barcodescanner. Patiënten die op deze middag verhinderd zijn, kunnen iedere middag tussen 16.00 uur en 17.00 uur een griepvaccinatie krijgen van de assistente op de praktijk. Er is een lijst met patiënten, die niet in staat zijn om naar de praktijk te komen voor hun vaccinatie. Zij worden thuis bezocht door een van de praktijkmedewerkers om hun vaccinatie te ontvangen. Huisarts en POH-S zorgen ieder jaar dat deze lijst geactualiseerd wordt. In 2014 kregen 1116 patiënten een oproep voor de griepvaccinatie. Hiervan hebben 750 patiënten daadwerkelijk hun vaccinatie gekregen. In 2013 was de opkomst 74%, in 2014 daalde de opkomst naar 67%. Veruit de belangrijkste reden voor het verschil tussen patiënten met een indicatie voor een griepvaccinatie en het uiteindelijke aantal patiënten dat de vaccinatie ontving, is dat een aantal patiënten de griepvaccinatie niet wenst te krijgen. In 2014 was er meer negatieve berichtgeving in de media over de griepvaccinatie. Mogelijk heeft dit het opkomstpercentage doen dalen.
2.Cervix uitstrijkjes De assistente coördineert het Bevolkingsonderzoek ( BVO) baarmoederhalskanker. Het hele project wordt uitgevoerd conform de richtlijnen van Bevolkingsonderzoek Oost. Ieder jaar krijgt onze praktijk via deze organisatie bericht, welke geboortejaren van de vrouwen tussen de 30 en 60 jaar in dat jaar in aanmerking komen voor een uitstrijk van de baarmoederhals. Het doel is, dat iedere vrouw tussen de 30 en 60 jaar één maal per vijf jaar een uitstrijkje krijgt aangeboden. In 2014 is dit de groep geweest met de geboortejaren 1954, 1959, 1964, 1969, 1974 en 1979.
De assistente maakt een selectie van de vrouwen, die in het betreffende jaar aan de beurt zijn voor een uitstrijkje. Deze selectie wordt verzonden naar het BVO. Aan de hand van de selectie, gemaakt in onze praktijk, worden formulieren ten behoeve van terugrapportage gestuurd naar onze praktijk. Deze formulieren worden na het afnemen van de uitstrijk weer verzonden naar het BVO. Het BVO zorgt voor de verwerking en terugrapportage van de uitslag van het uitstrijkje naar de betreffende vrouwen en naar onze praktijk. Onze praktijk nodigt de betreffende vrouwen uit door middel van een brief. Vrouwen die niet reageren op
Jaarverslag 2014
Pagina !17
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei de uitnodiging, krijgen een herinneringsbrief. De 30-jarigen krijgen tweemaal een herinneringsbrief. Dit is conform de richtlijn. In 2014 zijn 120 uitnodigingsbrieven verstuurd en werden hierop 123 uitstrijkjes gemaakt. Onze opkomst was 78,9%.
3. Begeleiding Stoppen met Roken Roken is een belangrijke oorzaak voor hart- en vaatziekten en COPD. In onze praktijk wordt daarom begeleiding aangeboden bij het stoppen met roken. De POH-S heeft in dat kader diverse workshops en trainingen gevolgd om patiënten te kunnen stimuleren het roken te staken en hen te begeleiden bij dit traject. Deze begeleiding vindt plaats volgens de Minimale Interventie Strategie (H-MIS). Door middel van uitleg, een stoppen met rokenplan en telefonische nazorg worden patiënten minimaal een half jaar begeleid. In overleg met de huisarts wordt soms medicamenteuze behandeling ingezet. De huisartsen sporen tijdens de spreekuren actief patiënten op die roken en bieden hen begeleiding via de POH-S aan. Daarnaast is aandacht voor roken een vast onderdeel bij de zorg voor patiënten met COPD, astma, Diabetes Mellitus type 2 en hart- en vaatziekten. In 2014 heeft onze POH-S 17 patiënten begeleid bij het stoppen met roken, waarvan er 3 tot nu toe nog gestopt zijn.
4. Cardiovasculair risicomanagement Sinds 2005 is een groot aantal patiënten met risicofactoren op hart-en vaatziekten door de huisarts (vanuit spreekuurbezoek) of assistente (bij aanvraag herhaalmedicatie) doorverwezen naar het spreekuur van de POH-S voor screening op hart- en vaatziekten. N.a.v. een screening, uitgevoerd door een medisch student, hebben wij in 2014 totaal 610 CVRM-patiënten in de praktijk. Hiervan hebben 547 patiënten als hoofdbehandelaar de huisarts. De overige 63 patiënten vallen onder verantwoordelijkheid van een specialist. Het onderzoek bestaat uit: anamnese: klachten passend bij hart- en vaatziekten, familiaire aanleg voor harten vaatziekten, roken, alcoholgebruik, voeding, bewegen lichamelijk onderzoek: bloeddruk, lengte en gewicht, BMI laboratoriumonderzoek: glucose, vetspectrum en nierfunctie De uitkomsten hiervan kunnen, met behulp van de NHG-standaard Cardiovasculair Risicomanagement, worden vertaald naar een schatting van het risico op hart- en vaatziekten in de komende tien jaar. De hoogte van dit risico bepaalt welke vervolgmaatregelen zinvol zijn.
5. Reizigersadvisering Dokter Van der Heijden en assistente Marieke Zwikker volgen in 2012 de opleiding reizigersadvisering. Met behulp van het intakeformulier krijgt de patiënt een reizigersadvies op maat. Tijdens de ziekteperiode van Marieke Zwikker zijn patiënten tijdelijk verwezen naar de GGD. Jaarverslag 2014
Pagina !18
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei Rectificatie: in ons vorig jaarverslag (2013) was te lezen dat dokter Van der Heijden en Marieke Zwikker de opleiding reizigersadvies niet afgerond zouden hebben. Dit was onjuist.
Kwaliteitsbeleid In dit hoofdstuk wordt aangegeven op welke manieren onze praktijk de kwaliteit van zorg aan patiënten bewaakt en probeert te verbeteren.
1. Nascholingen Zowel de huisartsen als de doktersassistentes en praktijkondersteuners volgen nascholingen om kennis over medisch handelen up-to-date te houden. Hieronder kunt u zien welke nascholingen in 2014 zijn gevolgd.
Huisartsen : Dokter F.A.Th. van der Heijden: 28-01 Palliatie in ziekenhuis en daarbuiten 04-02 FTO 01-04 FTO 11-04 Warffum 2014 13-05 informatie GGZ 11-06 Cardio vasculair risicomanagement; risicoreductie die er echt toe doet 24-06 FTO 30-09 FTO 07-10 Benchmark Diabetes 06-11 Warffum Up 2014 en 30 jarig jubileum 12-11 Klinische middag SOLK patiënt Dokter C.J. Haverkamp: 27-1 Caspir module 1 + 2 (samen met POH-S) 28-1 Palliatie in ziekenhuis en daarbuiten 19-05 Caspir 5 (op de praktijk module 4 en 5) (Samen met POH-S) 21-03 Warffum 2014 13-11 De dokter vindt de weg; overzicht in astmabehandeling 10-12 Info-avond Gemeente; veranderingen in de zorg 31-12 Supervisie
De POH-S : Marian van der Haar: 23-01 27-01 04-02 04-03 20-03 15-05 19-05 03-06
Caspir module 1 Caspir module 2 longnascholing; behandeling astma/COPD Regio-overleg praktijkondersteuners regio Apeldoorn; visie homeopaat op metabool syndroom en ontwikkelingen bij zorggroep diabetes/COPD/CVRM Caspir module 3 meelopen longfunctielaboratorium Symposium ouderenzorg Caspir 5 (module 4 portfolio maken op praktijk) Regio overleg praktijkondersteuner regio Apeldoorn; ouderenzorg door kader huisarts Sita Faber en ontwikkelingen bij zorggroep diabetes/COPD/CVRM
Jaarverslag 2014
Pagina !19
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei 11-06 07-10 18-11 10-12
CVRM nascholing zorggroep Apeldoorn Benchmark diabetes Verbetering registratie Caresharing op de praktijk door Karin Willemsen Informatie avond Gemeente; veranderingen in de zorg
De assistentes : Moira Fernandes:
01-02 Brandwonden 11-06 CVRM nascholing zorggroep Apeldoorn
Marieke Zwikker:
17-07 Accredidact Hartfalen 24-09 WDA Communicatie 06-10 Accredidact Urineweginfecties
Femmie Mulder: 01-09 reanimatie en AED Margreeth van Es: Geen, wegens arbeidsongeschiktheid
2. Visitatie / Accreditatie Praktijkaccreditering is een middel voor een praktijk om haar kwaliteit te toetsen en te verbeteren. Dokter C.J. Haverkamp en Marian van der Haar zijn samen de coördinator kwaliteit. Dokter Haverkamp zorgt voor de protocollen en richtlijnen. Marian van der Haar ondersteunt bij de implementatie in de praktijk. Op 24 juni vindt onze pre-audit plaats door auditor Anja van `t Wout van NPA. Tijdens de pre-audit is vastgesteld en besproken in welke mate onze praktijk voldeed aan de kwaliteitseisen zoals vastgelegd in de “Eisen en Voorwaarden NHGPraktijkaccreditering®” (versie 2011) voor de huisartsgeneeskundige zorg. Onze praktijk is conform de “Eisen en Voorwaarden NHG-Praktijkaccreditering®” getoetst. Voor elke eis waren er drie mogelijke uitkomsten: 1. volledig aan de eis voldaan; 2. afwijking: niet (volledig) aan de eis voldaan; 3. opmerking: aan de eis voldaan, maar wel mogelijkheid voor verbetering. Met deze toetsing beschikt onze praktijk over een instrument voor een verbeteringscyclus. Bij de pre-audit werden de volgende acht afwijkingen vastgesteld: 1. Klachtenafhandeling: De praktijk heeft een gedocumenteerde klachtenprocedure. Deze moet nog geïmplementeerd worden; 2. De praktijk heeft een MIP-procedure met aantoonbaar de genoemde onderdelen. Deze moet nog geïmplementeerd worden; 3. De praktijk heeft nog geen beheersmaatregelen vastgesteld om de risico's te beperken of te beheersen. En de beheersmaatregelen zijn nog niet uitgevoerd. O.a. protocol anafylactische shock; 4. De praktijk heeft het kwaliteitssysteem al heel ver uitgewerkt. De praktijk gaat dit nog verder uitwerken en zal het voorbeeld van de NHG hierbij gaan gebruiken; 5. Hygiëneprotocol is beperkt tot de handhygiëne. De praktijk gaat hier de praktijkhygiëne nog aan toevoegen, zoals het schoonmaken van de behandelbank Jaarverslag 2014
Pagina !20
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei en aanrechtblad, het legen van de prullenbakken, reinigen van speelgoed, stethoscoop enz. Er wordt niet altijd schoongemaakt met handschoenen aan. De handschoenen die hierbij gebruikt worden moeten voldoen aan de EN 374-1 norm. Deze zijn niet op de praktijk aanwezig; 6. De praktijk heeft geen protocol dat beschrijft hoe de benodigde geneesmiddelen en overige praktijkmiddelen altijd beschikbaar en niet verlopen zijn. De praktijk gaat haar werkwijze op papier zetten als protocol. Alle verlopen middelen worden verwijderd. De praktijk gaat een opslag maken voor de opiaten die niet toegankelijk is voor patiënten; 7. De praktijk beschikt over een inventarislijst van instrumentarium met daarbij de bijbehorende onderhoudsstatus. Nu blijkt alleen dat niet alles van de lijst de laatste controle is gecontroleerd. In juli 2014 zal de nieuwe controle plaatsvinden. De praktijk zal zorgen dat nu ook alles gecontroleerd gaat worden. 8. De praktijk beschikt over een privacyreglement. Bij de buitendeur hangt een kast die voor iedereen toegankelijk is. Hier worden verwijsbrieven of andere brieven met persoonlijke gegevens in opgehangen. De praktijk zal de kast nu alleen nog gaan gebruiken voor het deponeren van lege medicijndoosjes. De rest zal worden afgeschaft . Brieven kunnen voortaan bij de assistente worden afgehaald. Naar aanleiding van de pre-audit maken we een aantal verbeterplannen. Zie eerder in dit verslag onder 3. Verbeterplannen ten behoeve van de accreditatie. Om het hele team te betrekken bij deze verbeterplannen organiseren we een “Bosdag” in Gorssel op 10 juli. Op het programma staan: klachtenprocedure/MIP, uitkomsten patiëntenenquête, hygiëneprotocol en protocol anafylaxie. We gaan praktisch met elkaar aan de gang. Dokter Haverkamp, verkleed als patiënt, met een klacht en later met een anafylactische shock. We gaan handen wassen met en zonder sieraden. Bij het losse eindjesspel brengen alle teamleden vragen in naar aanleiding van de middag, of vragen die zij hebben naar aanleiding van de nieuwe protocollen/richtlijnen. Van de dag wordt een verslag gemaakt met bijzonderheden/afspraken. We sluiten af met een etentje en de belofte dat we dit vaker gaan doen! Op 9 december vindt de visitatie plaats door Marjo Lahaije. Alle afwijkingen bij de preaudit voldoen nu volledig aan de eis. Onze praktijk krijgt het certificaat NHGgeaccrediteerde praktijk.
3. Periodiek overleg alle medewerkers Het periodieke overleg (werkbespreking) heeft tot doel beleidskwesties in de praktijk te bespreken, knelpunten te signaleren in alle processen die binnen de praktijk plaatsvinden en daarvoor een oplossing te vinden, samenwerking binnen de praktijk te bespreken en de werkbelasting binnen de praktijk te evalueren. Door ziekte bij personeel is het assistenteoverleg vervallen en zijn de onderwerpen ondergebracht in het werkoverleg. In 2014 heeft dit overleg vier keer plaatsgevonden en, zoals eerder genoemd, hebben we in verband met de praktijkaccreditatie een keer een 'Bosdag' gepland. Bij iedere vergadering worden notulen gemaakt en wordt vergaderd aan de hand van een vaste agenda. Notulen en agenda zijn voor iedereen terug te vinden op de bestandenserver. Lunchoverleg huisartsen/praktijkmanager De artsen en de praktijkmanager (Marian van der Haar, zij heeft naast haar POH-S taken ook managementtaken) hebben behoefte aan een wekelijks overleg om zaken op het Jaarverslag 2014
Pagina !21
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei gebied van praktijkmanagement af te stemmen en te bespreken. Vanaf 24 november starten we met een wekelijks lunchoverleg op maandag. Punten die besproken moeten worden met betrekking tot de praktijkvoering/organisatie, worden in de Promedico ASP agenda bij het lunchoverleg genoteerd. Bijzonderheden en afspraken worden direct digitaal vastgelegd.
4. Jaargesprekken Sinds 2013 zijn we gestart met jaargesprekken met de assistentes aan de hand van gespreksformulieren van de Landelijke Huisartsen Vereniging (LHV): functioneringsgesprek en POP (Persoonlijk Ontwikkel Plan) . Onze POH-S/ tevens praktijkmanager voert deze gesprekken, waarbij assistente en huisarts in gesprek gaan over arbeidsomstandigheden, werkbelasting, werkinhoud, samenwerking, loopbaanontwikkeling, scholing en doelen en acties voor het komende jaar. De praktijkmanager maakt een verslag van dit gesprek. De assistente vult haar POP in. Het jaargesprek met de POH-S wordt in juni nog door SDHS gevoerd, aangezien Marian van der Haar-Koldenhof daar dan nog in dienst is. Door het hoge ziekteverzuim en alle acties rondom de accreditatie is in 2014 met de assistentes geen functioneringsgesprek gevoerd. We moeten dit in 2015 weer gaan oppakken.
5. Het ijken van het instrumentarium Jaarlijks wordt alle apparatuur gekalibreerd en gecontroleerd door MSN. Dit jaar was dat op 22 september. Uit deze controle kwamen geen bijzonderheden/afwijkingen.
6. Medicijnbeheer De controle op houdbaarheid van medicijnen en materialen in de visitetas van de artsen en in de praktijk is via een protocol vastgesteld. Marieke Zwikker, assistente, heeft de verantwoordelijkheid voor deze controle. Tweemaal per jaar vindt de controle plaats. De controlemomenten worden in de Promedico ASP agenda vastgelegd. In de computer wordt met behulp van een Excelsheet bijgehouden welke medicijnen aanwezig zijn, welke medicijnen zijn vernieuwd en wat de houdbaarheid van deze medicijnen is.
7. Klachtenregeling Sinds 2014 hebben wij een eigen klachtenprocedure met als doel klachten van patiënten op systematische wijze af te handelen, gericht op:
- het behoud van een werkzame behandelrelatie met de patiënt;
- het benutten van de informatie om mogelijke herhaling van de situatie, die aanleiding heeft gegeven tot de klacht, te voorkomen.
Klachten van patiënten worden onderscheiden van incidenten in de patiëntenzorg die waargenomen worden door praktijkmedewerkers. Hiervoor hebben wij een MIP-procedure (meldingen incidenten patiëntenzorg). We hebben afgesproken dat alle incidenten rondom patiënten worden geregistreerd middels een digitaal in te vullen MIP-formulier op onze bestandenserver. Dit kunnen zowel medische fouten betreffen als praktische problemen in de uitvoer van de zorg. Het doel van melden is altijd om de kwaliteit van de geleverde zorg te verbeteren. Meldingen kunnen niet gebruikt worden om het functioneren van personeel ter discussie te stellen. Ieder werkoverleg staan de onderwerpen klachten en Jaarverslag 2014
Pagina !22
Jaarverslag 2014 huisartsenpraktijk Ugchelse Kei MIP op de agenda. In het verslag van het werkoverleg worden afspraken/acties naar aanleiding van het bespreken van de klachten en MIPs genoteerd.
Nawoord Met dit jaarverslag hopen wij, dat u een goede indruk heeft kunnen krijgen van het reilen en zeilen binnen onze praktijk.
Jaarverslag 2014
Pagina !23
