Notulen
Bestuursvoorstel
Notulen Algemene Ledenvergadering
Indiener
Robin de Vries
Datum
03-11-2014
Bijlagen Beslispunt / Ter informatie / Ter discussie:
1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering en heet ieder welkom. Er zijn geen aanvullingen op de agenda. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Er zijn geen mededelingen noch ingekomen stukken. 3. Notulen van de ALV van 20 mei 2014 De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. 4. Toelichting Beleidsplan Hockeytechnische zaken Frits-Willem van der Weerd geeft een toelichting op het beleidsplan Hockeytechnische zaken. In gezamenlijk overleg met trainers en technische commissie is het plan opgesteld. Recent is het uitgebreid met een hoofdstuk “arbitrage”. Het beleidsplan geeft de visie van het Bestuur op technisch vlak voor de komende jaren weer. QS streeft daarbij een dubbele doelstelling na namelijk prestatiegericht hockey voor wie dat wil maar ook voldoende ruimte biedend voor recreatiehockey. Ambitie is dat “eerste” jeugdteams uitkomen in de topklasse en de A-jeugd wordt vastgehouden voor doorstroming naar de senioren. Ook moeten jeugdteams en 1e seniorenteams met dezelfde filosofie spelen. Belangrijk is dat er ook meer aandacht komt voor coaches en voor keepers. Het beleidsplan is niet in beton gegoten. De komende tijd zal het verder uitgebreid worden. De volgende opmerkingen worden gemaakt: - Joost van Harten: ambitie van 750 is erg ambitieus. Een aantal jaren geleden heeft de hockeybond demografisch vastgesteld dat 650 leden het maximum zal zijn; - Bernard Remmelts: erg ambitieus. Misschien moeten selectieteams 15 spelers/sters hebben;
Notulen
-
Wijnand Bruin: stel een ambitie voor het aantal CS+ scheidsrechters vast bijv. 20; - Janneke Remmelts: ook de oudere senioren zijn belangrijk. Frits geeft aan dat dit in het plan is voorzien; - John Nagelhout vindt dat het belangrijk is dat goed wordt omgegaan met vrijwilligers; - Peter van de Broek vraagt naar de rol van de hoofdtrainer. De BCTZ ziet haar rol ook vooral als opleiding van jonge trainers. BCTZ stuurt samen met het Bestuur de hoofdtrainer aan; - Joost van Harten vraagt nog naar het ambitieniveau. Dit is de tweede club van het noorden te worden. Met deze suggesties voor verbetering wordt het beleidsplan vastgesteld (besluit ALV). 5. Financieel jaarverslag 2013--‐2014 De penningmeester geeft een toelichting op de jaarrekening en balans. Helaas is er EUR. 3000,- meer uitgegeven dan er is binnengekomen. Oorzaak is vooral de veel hogere dan begrote zaalhuur en nagekomen facturen voor Gas, water en elektra. Er wordt discussie gevoerd over de zaal. Naast de huur moet er ook rekening worden gehouden met afdracht aan de Bond. De voorzitter geeft aan dat het verklaren van de zaalhuur overschrijding de volle aandacht van het Bestuur heeft (actie Bestuur). 5.1. Verslag kascommissie Joost van Harten doet namens de kascommissie verslag. Hij constateert twee verschillen tussen de, door de penningmeester gepresenteerde cijfers en de cijfers die de kascommissie heeft beoordeeld. Beide punten worden door de penningmeester toegelicht. De kascommissie dringt er op aan dat er scherper op de begroting wordt gestuurd. Het kan niet zo zijn dat er allerlei uitgaven worden gedaan waarvan het Bestuur geen weet heeft. 5.2. Advies kascommissie De kascommissie adviseert de ALV de jaarrekening 2013-2014 goed te keuren (advies). 5.3. Goedkeuring jaarstukken 2013-2014 De Algemene Ledenvergadering keurt de jaarstukken 2013-2014 met 1 stemonthouding (Jan Willem Helmink) goed (besluit). 5.4. Décharge voor het bestuur door de Algemene Ledenvergadering
Notulen
De Algemene Ledenvergadering verleent het Bestuur decharge (besluit). 5.5. Benoeming kascommissie 2014-2015 Voor het seizoen 2014-2015 worden in de kascommissie benoemd: Frank Verweijen en Caroline Banki met Mark Jonker Roelants als reserve. (besluit) 6. Wisselingen bestuur en installatie nieuwe bestuursleden 6.1. Aftredend: Erik Schot, Hielke Wolters, Joost Swarte De voorzitter dankt middels een persoonlijk woord namens bestuur en leden de aftredende bestuursleden Erik Schot, Hielke Wolters en Joost Swarte. Alle drie aftredende bestuursleden nemen de vergadering mee in hun afwegingen hun functie ter beschikking te stellen. Erik Schot en Joost Swarte zullen in een andere functie actief blijven voor QS. 6.2. Voorstel benoeming 6.2.1. Robin de Vries, secretaris van het bestuur Het bestuur draagt ter benoeming voor de heer Robin de Vries als secretaris van het Bestuur. Na een korte introductie benoemt de Algemene Ledenvergadering Robin de Vries als secretaris (besluit). 6.2.2. Peter de Vos, penningmeester van het bestuur Het bestuur draagt ter benoeming voor de heer Peter de Vos als penningmeester van het Bestuur. Na een korte introductie benoemt de Algemene Ledenvergadering Peter de Vos als penningmeester (besluit). 7. Derde veld De voorzitter leidt de discussie over de komst van het derde (water)veld in. De 3e veld commissie heeft offertes gevraagd die laten zien dat een investering van EUR. 370.000 nodig is voor de aanleg van een derde (water)veld. Met de Belastingdienst is overleg over teruggave van BTW en er is gekeken naar de juridische constructie. De gemeente heeft een toezegging gedaan om 50% te financieren. Uit eigen middelen acht het bestuur het verantwoord EUR 75.000 te financieren. Met een bijdrage van EUR 10.000,uit het coöperatiefonds van de Rabobank is er een gat van EUR 100.000. In een, dit weekend verstuurde brief aan de leden zijn de mogelijkheden verkend dit “gat” te dichten middels tal van acties. Naast de investering die gedaan wordt werkt het derde veld structureel door in de exploitatielasten.
Notulen
In een meerjarenraming is gebleken dat (afhankelijk van de dekking van de ontbrekende EUR 100.000) de vereniging een structurele jaarlijkse exploitatielast krijgt te dragen van EUR 18.000. Het bestuur is van mening dat alleen tot aanleg kan worden besloten als de exploitatielast structureel gedekt kan worden. Ook is het bestuur er geen voorstander van dat er een lening bij de bank wordt afgesloten voor zover die mogelijkheid er zou zijn. In de discussie wordt het volgende ingebracht: - Is er meer uit sponsoring te halen, kun je bijvoorbeeld teams “vermarkten”. Vanuit het Bestuur wordt aangegeven dat hiervan niet veel verwacht moet worden - De gemeente heeft in een verder verleden “beloofd” 100% van de aanleg te vergoeden. Dat is later terug getrokken maar door inspanning van de voorzitter is dat nu terug op een niveau van de helft tot een maximum van EUR 185.000. Voor de gemeente lijkt dit het maximaal haalbare waarbij de gemeente verantwoordelijk is voor het onderhoud van de toplaag (vervanging na 10 jaar). Het bestuur/3e veld commissie wordt gevraagd opnieuw met de gemeente te gaan praten over de volledige financiering waarbij ook het argument dat we tegen de grenzen van onze groei lopen, moeten meenemen. Zou een eventuele garantstelling van de gemeente ons helpen, zijn er bij de stichting waarborgfonds sport mogelijkheden of zou de provincie willen bijdragen? - Gesuggereerd wordt om een totaal plan te maken inclusief de vervanging van de huidige zandvelden. Zou de reservering hiervoor niet gebruikt kunnen worden? Hierbij moeten we ons realiseren dat we nu huren van de Stichting Blauw Wit en dat de huurkosten laag zijn. - Om de jaarlijkse exploitatielasten te dragen is de vergadering van mening dat de trainerskosten niet verlaagd moeten worden. Extra contributieverhoging is wel een mogelijkheid die het bestuur kan overwegen. Tevens wordt aangegeven dat al in een eerdere ALV is besloten dat het Bestuur aan elk lid entreegeld van EUR 25,- mag vragen - Er wordt geopperd dat we door middel van zelfwerkzaamheid de kosten van aanleg kunnen drukken. Helaas lijkt dit, gezien de complexiteit, een druppel op de gloeiende plaat. - Naast de in de ledenbrief genoemde acties zijn er andere denkbaar (zoals een jaar lang geen zaalhockey spelen). Namens de 3e veld commissie merkt Erik Schot het volgende op: - Eerdere gesprekken met de gemeente heeft geleerd dat de gemeente geen garantstelling afgeeft
Notulen
-
Het lijkt uitgesloten dat de provincie geld ter beschikking stelt (precedentwerking) - Door de leden EUR 100.000 te laten opbrengen is absurd veel - We gaan terug naar de gemeente voor extra financiering maar lukt dat niet dan moeten we andere keuzen maken De voorzitter sluit de discussie af met de volgende conclusies: - Bestuur en 3e-veld commissie gaan terug naar de tekentafel om de plannen nog eens tegen het licht te houden - We gaan opnieuw het gesprek met de gemeente aan voor extra financiering maar ook zeker om de toezegging op 50% financiering te garanderen. - Manfred Waterlander heeft toegezegd actief mee te willen denken - Mocht een en ander niet tot resultaat leiden dan zal het bestuur plannen maken en aan de ALV voorleggen om acties voor dekking van het investeringstekort te gaan inzetten. 8. Rondvraag en sluiting Astrid Holtrop merkt op (naar aanleiding van de gestegen kosten voor Gas, Water, Elektra) dat overwogen kan worden trainingstijden meer aan te laten sluiten op de continuroosters die veel basisschoolkinderen nu hebben (dus meer in de middag in plaats van de avond. Als dat kan, wordt dat ook gedaan maar het probleem is vaak dat de trainers op deze tijden niet beschikbaar zijn. Frits Willem van der Weerd merkt op Friesland Zorgverzekeraars erg inzet op gezondheid. Misschien kunnen we hier als QS iets mee. Menzis doet veel in Groningen. John Nagelhout geeft het bestuur mee de contributie toch alvast verder te indexeren. De voorzitter geeft aan dat de contributie feitelijk in overleg met de ALV met EUR 10,- is verhoogd in verband met de nieuwe shirts. Verder geeft hij aan dat er een dugout stuk is en vastgezet moet worden. Aanwezig waren: Benno Rijpkema, Hielke Wolters, Nils Nieboer, Kathy Kraak, Erik Schot, Joost Swarte, Robin de Vries, Peter de Vos, Jan Huizinga, Martial Meijer, Arno vd Bosch (vader E. vd Bosch), Eric Schot, Astrid Holtrop, Imara Holtrop, Nynke vd Werf, Jan Theo Hoekstra, Jessica Bouma, Janneke Remmelts, Joost van Harten, Janet Veenstra, Caroline Banke, Marije Kingma, Ellen Kools, Doedo de Witt, Mark Jonker Roelants, Frank Verweijen, Bernard Remmelts, Arjan Claassen, Henk Vis, John
Notulen
Nagelhout, Auke Heistra, Sander van Oyen, Janet Ellemers, Wob vd Vegt, Sebien Mennenga, Marc Horsten, Wijnand Bruin, Ellen vd Berk, Han Cornelissen, Margon Mink, Frits Willem vd Weerd, D. Kuipers, Bert van den Berg, Bianca van den Berg, Peter van den Broek. Afwezig met kennisgeving: Michel Kroes, Ursula Lolkema, Erik Gemser.
