ONDERDEELCOMMISSIE FACULTEIT 3ME Verslag van de 112e overlegvergadering, gehouden op 19 maart 2009 Aanwezig: Miedema(voorzitter), Ulijn(secretaris), Waas, Haagsma, van Dijk, Boersma, Emmerik, Geerlofs, Guffens, van der Hulst, Woudstra, van Mil(verslag). Afwezig (met kennisgeving): Delfos, Selvi en Toppenberg
1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 13.10 uur en heet de aanwezigen welkom. Er zijn geen gesprekspunten die aan de agenda toegevoegd worden.
2. Conceptnotulen 111 e OdC vergadering inclusief Actielijst Het verslag wordt conform het concept vastgesteld. Naar aanleiding van de Actielijst: Actiepunt 92 Onderwijsgebouw Betreft een combinatie van nieuwbouw en verbouwing (IO, TBM, en 3mE zijn erbij betrokken). Komt in de aprilvergadering aan de orde, mits hierover meer bekend is. Actiepunt 100, 101, 105. Met betrekking tot deze actiepunten wordt een aparte afspraak gemaakt tussen Uiterdijk en (een kleine afvaardiging van) de OdC. Haagsma zal bij dit overleg aanwezig zijn. Actiepunt 109 (Krappe) beschikbare ruimte voor een aantal medewerkers op de afdeling P&E. Heeft te maken een herindeling van de beschikbare ruimte. Herindeling bevindt zich nu in afrondende fase. Kan van de actielijst. Actiepunt 110 Rapport evaluatie OOD Vandaag is het rapport aan het CvB gepresenteerd. Met verzending van het rapport aan de decanen en directeuren worden ook de OdC leden meegenomen. De planning is om het rapport 6 april a.s. onder de TU medewerk(st) ers te verspreiden.
1
Actiepunt 111 Reiskostendeclaraties. Actie is uitgevoerd; kan van de lijst. Actiepunt 112 Samenstelling OdC werkgroepen In het vervolg zal aan de Actielijst OdC een lijst toegevoegd worden van acties van de diverse OdC werkgroepen. Kan van de ijst 3. Ingekomen stukken 3.1. E mail bericht d.d. 18 maart 2009 van Gijs Ooms aan MEC medewerkers inzake laatste stand van zaken overgang MEC medewerkers naar DEMO Hierin worden de medewerkers bericht dat het CvB de besluiten rond de MEC pool bekrachtigd heeft en dat zij binnenkort worden uitgenodigd voor een persoonlijk gesprek over hun individuele rechtspositie.
4. Mededelingen decaan 4.1. Stand van zaken Onderwijsgebouw: Plan is om het Learning Centre geheel of gedeeltelijk in bestaande gebouwen te integreren. Op het plan is positief gereageerd. De discussie spitst zich nu toe op de vraag hoe het LC kan worden geprofileerd. Daarnaast vindt een discussie plaats met o.a. Gerrit Kahlman en Martin Pander (Vastgoed) over (her)verdeling van de beschikbare onderwijsruimten (PMB) waarmee: - deze zo optimaal mogelijk worden gebruikt, en - tegemoet gekomen wordt aan de behoeftevraag van de verschillende faculteiten. Boersma informeert naar de samenstelling van groep die zich hiermee bezighoudt met name of ook docenten bij het proces betrokken zijn. Hierover is niets bekend. Haagsma merkt op dat Frans van der Meijden projectleider is. Wat de verdeling van de ruimten betreft wordt rekening gehouden met de te verwachte studentenaantallen en inhoudelijke onderwijsontwikkelingen. 4.2. Topinstituut Logistiek Commissie van Laarhoven heeft advies uitgebracht aan de minister van EZ over de drie kandidaten voor de vestiging van het Topinstituut Logistiek. Naast Rotterdam zijn ook Amsterdam en Breda mogelijke vestigingplaatsen. Begin april wordt een reactie vanuit Den Haag verwacht.
5. CvB besluit nieuw allocatiemodel. Dit onderwerp handelt over vernieuwing van het bestaande model. Op dit moment loopt geen project waarin het allocatiemodel als geheel ter discussie staat. Enige dat speelt is de wens om het model te “versimpelen”. Bedoeling is het model tot afdelingsniveau transparanter te maken. Inzichtelijk maken waar de financiën vandaan komen en hoe de verdeling is geregeld. Ten aanzien van het proces is van Hans de Boer vernomen dat dit onderwerp niet eerder dan in de begroting 2011 wordt meegenomen. Binnen de vergadering ontstaat een discussie over de toewijzing van punten en de vergoeding die daar tegenover staat.
2
De inzet om jaarlijks het aantal wetenschappelijke publicaties te verhogen heeft succes gehad. In het verlengde hiervan wordt nu gezocht naar een manier om een kwaliteitsslag te maken. Waas verwacht dat niet eerder dan in de loop van 2010 het allocatiemodel enigszins zal worden aangepast. Op verzoek van Waas zal de OdC zich beraden over het allocatiemodel en hem hierover advies uitbrengen. Ter verduidelijking zal Haagsma de OdC van nadere informatie voorzien over o.a. boxgrenzen en strategische componenten. 6. Personeelszaken 6.1. Stand van zaken MEC-pool Werkgroep DOL heeft de overgang van de MEC pool naar DEMO ondergebracht in categorie 2 (reorganisatie). Dit in tegenstelling tot de positieve adviezen van de OdC 3mE en OdC UD. OR moet formeel advies uitbrengen of inderdaad sprake is van categorie 2. De voortgang van zaken stagneert hierdoor. Van de Hulst heeft namens de OR op zich genomen spoed te zetten achter deze kwestie. De voorzitters van de twee OdC’s worden daarom uitgenodigd om tot een gezamenlijk advies te komen. Op grond hiervan brengt de OR advies uit en kan de plaatsingsprocedure beginnen. Deze plaatsingsprocedure (vastgesteld door Waas en Kahlman) zal, zodra bekend, aan de OdC leden worden bekendgemaakt. 7. Stand van zaken diverse OdC werkgroepen Uiterdijk is hoofd BHV. Momenteel heeft werving van “BHV medewerkers” met een verzwaard pakket prioriteit. Dit gaat ten koste van het benoemen/aanwijzen van vegers. De OdC werkgroep BHV gaat met Haagsma een gesprek aan met Uiterdijk. Een gezamenlijk actieplan dient te worden opgesteld waarin deadlines zijn opgenomen en worden bewaakt. 8. MT verslag d.d. 13 januari 2009 Ter kennisgeving aangenomen. 9. Faculteitsreglement 3mE Binnen het MT van 10 maart jl. is het voorstel tot aanpassing van het Faculteitsreglement besproken. Het reglement zal naar aanleiding van het geleverde commentaar worden aangepast. Waas geeft een toelichting op de beoogde wijzigingen. Terugdringen van het aantal opleidingscie’s wordt gewenst. Taken c.q. aandachtsgebieden zijn momenteel niet helder. Waas geeft de voorkeur aan meer centrale opleidingscie’s die een formele rol spelen en daarnaast subcie’s voor een creatieve rol. Gedacht wordt aan issues die via de subcie’s aan de opleidingscommissie worden voorgedragen. Voordeel hiervan is dat vooraf een draagvlak is gecreëerd.
3
Daarnaast wordt gestreefd naar vergroting van de betrokkenheid van de faculteitsmedewerkers. Okko Bosgra, onderzoeksadviseur, wordt hierbij betrokken. Conclusie: Faculteitsreglement wordt aangepast. De aangepaste versie wordt aan de OdC doorgestuurd en in een volgende OdC vergadering besproken.
10. WVTTK Geen. 11. Rondvraag 11.1. Het rolhek aan de ingang van de Leeghwaterstraat wordt niet eerder dan 07.30 uur geopend. Dit betekent dat de vroegkomers tot die tijd niet naar binnen kunnen. Haagsma zal hier aandacht aan besteden. 11.2. Lunchfaciliteiten bij IO: tussen 12.00-14.00 wordt de ruimte ook in beslag genomen door studerende studenten. Lunchruimte is daardoor schaars. Aangezien dit valt onder de verantwoordelijkheid van Facilitybeheer wordt dit eveneens meegenomen. 11.3. Geinformeerd wordt naar een mogelijke reorganisatie van de afdeling MSE. Waas geeft een toelichting op de situatie. Er is geen sprake van reorganisatie of opheffing. 11.4. Binnen de universiteit is radioactiviteit geconstateerd. Zijn er meerdere locaties bekend die radioactief zouden zijn? Wordt bij Uiterdijk neergelegd. 11.5. Binnen de afdeling PME zijn laptops gestolen. Waas merkt op dat binnenkort een pilot (Virtual lock) start waarbij direct geconstateerd wordt wanneer een verbinding met de server wordt verbroken.
12. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter om 15.00 uur de vergadering.
4
ACTIELIJST OdC vergadering 19 maart 2009 Nr.:
Datum:
Actie:
Onderwerp:
Voor:
90
16/09/08
Haagsma
2/04/09
92
16/09/08
OdC Haagsma
OdC voorzien van nadere informatie over o.a. boxgrenzen en strategische componenten.Bespreking huidig Advies uitbrengen. Onderwijsgebouw; informatie toezenden aan OdC Agenderen voor OdC vergadering. Kostenbeheersing van werkzaamheden die door externe bedrijven zijn verricht. In een apart overleg met Uiterdijk bespreken. Schoonmaakwerkzaamheden gebouw In een apart overleg met Uiterdijk bespreken (Uiterdijk heeft hierover een presentatie.) RI&E (Risico inventarisatie & evaluatie): Voor mei 2009 aandachtspunten aandragen ten behoeve van de te houden enquête. Procedure met betrekking tot alarmmelding. Opnemen met Uiterdijk. In een apart overleg met Uiterdijk doornemen. Regels BHV. Opnemen met Uiterdijk. In een apart overleg met Uiterdijk doornemen. Up daten van de OdC website. Zonodig contact tussen OdC 3mE en OdC UD Rapport evaluatie OOD toezenden aan OdC leden. Opnemen met Uiterdijk: - Openingstijden rolhek aan de Leeghwaterstraat - lunchruimte bij I&O versus studerende studenten - Radioactiviteit bij de TU Delft Faculteitsreglement 3mE Aangepaste versie wordt aan de OdC leden toegezonden en opnieuw besproken. Plaatsingsprocedure MEC pool doorsturen aan OdC.
Van Mil 100
11/12/08 Ulijn
101
11/12/08 Ulijn
102
15/01/09 ODC leden
105
15/01/09 Ulijn
106
15/01/09 Ulijn
107 108
15/01/09 15/01/09
110
12/02/09
Ulijn Miedema/Top penberg Haagsma
113
19/03/09
Haagsma
114
19/03/09
Haagsma
115
19/03/09
Waas
5
mei 2009 9/04/09 9/04/09
Maart/april 2009
13/05/09
April 2009
OdC werkgroepen LEDEN
2.
ACTIES
DATUM
Communicatie (zichtbaarheid OdC)
Erik Ulijn Marli Guffens Nico van Dijk
Mailbox ODC 3mE: Beleid hoe om te gaan met deze mailbox komt in een volgend OdC overleg aan de orde. Website updaten: wordt aan gewerkt.
OdC 02.04.2009
BHV
Mascha Toppenberg Nico Geerlofs Sape Miedema Theo Woudstra
Overleg met Uiterdijk plannen (incl. Haagsma). Actieplan opstellen en vermelding van deadlines.
3.
Financiën (jaarcijfers)
Theo Woudstra René Delfos
4.
Faculteitsreglement
Bendiks Jan Boersma Nico van Dijk
5.
MEC pool
Sape Miedema Mascha Toppenberg
Een aangepaste versie van het Faculteitsreglement wordt toegestuurd. Na ontvangst zal de OdC werkgroep zich hier wederom in verdiepen. Gezamenlijk advies (met OdC UD) uitbrengen aan OR.
6.
Allocatiemodel
Sape Miedema
Advies uitbrengen.
Maart - april
Week12-13 OdC 13.05.09
