Verslag van de vergadering van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad, d.d. 16 december 2010, gehouden in de vergaderzaal van het College van Bestuur, Hogeweg 26a te Venlo. 5
10
Aanwezig: Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad: mevrouw. T. Kuijer, de heer R. van Dijk, de heer M. Korsten, de heer H. Lafleur, de heer P. Peters, de heer G. de Roo. de heer D. Salakory, de heer R. Sanders de heer P. Warmerdam,. College van Bestuur: de heer H. vd Heuvel, de heer Ch. de Koning. Afgemeld: de heer Ch. Van Eijk, de heer J. Knelissen, mevrouw P. Meijer. Toehoorder: de heer E. Verboeket. Notulant: mevrouw E. Kurstjens. 1.
Opening De voorzitter, mevrouw T.Kuijer, opent de bijeenkomst en verwelkomt de heer Verboeket die vandaag als toehoorder aanwezig is.
2
Vaststellen agenda Toevoegen bij agendapunt 14 (Besluitvorming n.a.v. voorstellen): benoeming campusdirecteur Blariacumcollege. Toevoegen: agendapunt 13b: declaratiesysteem gmr. De agenda wordt vastgesteld.
3
Mededelingen - De heer de Koning geeft uitleg over het tot stand komen van de VGZ-polis. Dit is een afspraak tussen Limburgse besturen met de VGZ. De afspraken zijn niet gewijzigd, er zijn geen onderhandelingen meer geweest. De heer Korsten vraagt of een feedback vanuit het personeel mogelijk is alvorens de nieuwe onderhandelingen te starten. - Omdat er een wijziging is in het eindexamenreglement vmbo wordt een erratumblad uitgedeeld aan de leerlingen waarvoor dit van toepassing is. Dit heeft te maken met de digitale examens. Naar aanleiding hiervan wordt opgemerkt dat het Blariacumcollege een computerlokaal zal inrichten waar de digitale examens afgenomen kunnen worden. - De heer van den Heuvel deelt mee dat gesprekken gevoerd zijn met kandidaten voor een nieuwe voorzitter Raad van Toezicht. Voor de kerstvakantie zullen de kandidaten op de hoogte gesteld worden van de stand van zaken. - Het Strategisch Beleidsplan 2010-2015 is in drukproef klaar. Na de kerstvakantie wordt dit aan de medewerkers en andere belanghebbenden uitgereikt. - De heer de Koning heeft overleg gehad met de Gemeente Venlo over de sporthal Blariacumcollege. Bij dit overleg waren ook drie lo-docenten van het Blariacumcollege aanwezig. De tweede week van januari staat een vervolgoverleg gepland. De heer Korsten vraagt op welke manier de huidige problematiek opgelost wordt. De heer de Koning antwoordt dat dit afhankelijk is van de conclusie van de Gemeente. De sportzalen zijn niet afgekeurd door de Arbodienst. De sportaccommodatie van het Blariacumcollege blijft een zorgpunt.
4
Conceptverslag d.d. 18 november 2010 Tekstueel: Tekstueel worden geen opmerkingen gemaakt.
15
20
25
30
35
40
45
Naar aanleiding van: Pag. 2, regel 3: De nieuwe site van de OGVO is in de lucht. De link naar de gmr moet nog ingevuld worden. Ook College Den Hulster werkt momenteel aan een nieuwe website in de ogvo-huisstijl. Pag. 2, regel 45: OGVO Academy: de heer Rongen zorgt voor afstemming met de Academy. Pag. 4, regel 24: De evaluatie van de vormgeving van de schoolgids een volgende keer agenderen.
50
55 Het verslag wordt vastgesteld. 5 60
Algemene actielijst/besluitenlijst Het db heeft de actielijst besproken. Enkele punten zijn afgewerkt en dus verwijderd van de lijst. Andere worden aangepast. 060604: Het reglement wordt in 2012 opnieuw vastgesteld in januari 2011 wordt gestart met
gemeenschappelijke medezeggenschapsraad 2010-12-16 1
de evaluatie van het reglement. 091004: in februari 2011 ontwikkelingen VAVO agenderen. 101202: het rapport van de WKO Valuascollege kan door geïnteresseerden worden ingezien. 5
6
Ingekomen/uitgegane post. Uit: de advies- en instemmingbrieven naar aanleiding van de bijeenkomst d.d. 18 november 2010.
7
ICT, informatief Het opschonen van de applicaties start na de kerstvakantie. Besloten is om de overstap naar de nieuwe versie van Magister in januari 2011 te laten plaatsvinden. Dan wordt ook gestart met het testen van de ELO in Magister. De bevindingen hiervan worden eind dit schooljaar geëvalueerd. Het volgend schooljaar wordt gekozen voor één definitieve ELO binnen de Onderwijsgemeenschap. Het Valuascollege start een pilot met Maitre, een registratiesysteem met behulp van een pasjeslezer. De lezer wordt geplaatst in het OLC voor onder andere registratie onderwijstijd. Als de pilot positief verloopt wordt onderzocht of een brede invoering mogelijk is. Dit wordt dan opgenomen in het investeringsplan inclusief de financiële consequenties. De heer Peters merkt op dat de Gildeopleidingen in het Technodome ook met een dergelijk systeem werkt.
8
Kwaliteitszorg/Kenniscentrum Het Ruud de Moor project “Bouwen aan het fundament van Kwaliteitszorg” is gestart, alle campussen participeren met minimaal één team. De heer Ben Aldewereld verzorgt de implementatie van Vensters voor Verantwoording. In februari is een landelijke introductie van Vensters voor Verantwoording. De expertgroep kwaliteitszorg bespreekt per campus de kwaliteitsgegevens aan de hand van het INK-model. De resultaten van het leerlingen- en ouders tevredenheidonderzoek zijn in januari beschikbaar voor het mt en de gmr. De enquête voor leerjaar één heeft al plaatsgevonden, leerjaar drie volgt einde van dit schooljaar. Ook onder de schoolverlaters wordt een enquête georganiseerd.
9
Politieke ontwikkelingen Onderwijs. Over de afgelopen maand zijn weinig ontwikkelingen te melden. De profielen havo/vwo zijn de laatste tijd in het nieuws geweest.
10
Herstructurering Binnen alle campussen zijn de campusdirectie en teamleiders nieuwe stijl benoemd. Het College van Bestuur is er zich van bewust dat inhoudelijk nog veel moet gebeuren. De doelstellingen zijn nog niet bereikt, maar de teamleiders zijn in staat de werkzaamheden te verrichten zoals voorgesteld. Er zijn signalen betreffende een toenemende werkdruk bij de teamleiders en teamleden omdat taken van de onderwijsdirecteuren doorgeschoven worden. De medewerkers hebben hiervoor geen extra ruimte gekregen. De Raad vraagt hiervoor extra aandacht. De heer van den Heuvel geeft aan dat dit geagendeerd is tijdens de tweedaagse van de teamleiders op 31 januari en 1 februari a.s. De heer Korsten merkt op dat de wisselingen in het directieteam vanaf 2008 voor veel onrust zorgden. De heer van den Heuvel geeft aan dat hier aandacht voor is. Herstructurering financiële administratie: De heer De Koning zegt dat dit agendapunt verschillende keren binnen de Raad aan de orde is geweest. Er is aandacht geweest voor de drie trajecten: het inkoop systeem, de managementrapportages en de herinrichting van de financiële administratie. Het inkoopsysteem wordt in januari met de directeuren algemene zaken besproken. De managementrapportage wordt met de nieuwe marap uitgebreider en overzichtelijker gepubliceerd. Met de financiële medewerkers van de campussen is verschillende keren gesproken over de drie punten van de herstructurering. De overplaatsing van de genoemde medewerkers naar centraal is daarbij ook aan de orde geweest. Streefdatum hiervoor is 1 januari 2011. De heer Peters vraagt naar een projectplan. Op welke manier wordt dit ingevoerd? Gebeurt dit gefaseerd? Wijzigt de formatie voor de campus? Op welke manier worden de werkzaamheden op de campus uitgevoerd? Is hier een plan van aanpak voor? De heer De Koning antwoordt dat de taken zijn vormgegeven en de lijsten die ten grondslag
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
gemeenschappelijke medezeggenschapsraad 2010-12-16 2
liggen aan dit traject beschikbaar zijn. Begin schooljaar 2009-2010 hebben de medewerkers één dag in de week centraal hun werkzaamheden verricht, maar leverde niet het gewenste resultaat op ondermeer omdat de medewerkers twee leidinggevenden hadden, één centraal en één op de campus. Dit ging niet goed, daarom is per 01-01-2011 alleen de controller de direct leidinggevende van de financieel medewerkers. De heer Peters vraagt naar een goed implementatieplan waarin invoering stap voor stap opgenomen is. Binnen de campus moet voor iedereen duidelijk zijn wie welke werkzaamheden uitvoert en op welke manier het oop binnen de campus ingericht is. De heer Peters onderkent het belang van een goede financiële administratie maar vraagt meer aandacht voor de medewerkers op de campus die bij de herstructurering betrokken zijn. Hij vraagt een formatieoverzicht per campus en centraal met betrekking tot de administratie. Desgevraagd zegt de heer van den Heuvel dat overplaatsing van de financieel medewerkers naar centraal geen uitbreiding van formatie betekent, de medewerkers verrichten het werk van de campus op een andere werkplek. De functie blijft hetzelfde. De heer Lafleur merkt op dat in de CAO staat dat bij een overplaatsing dit schriftelijk vast gelegd moet worden, ook als er geen overeenstemming is. De heer van den Heuvel antwoordt dat het niet de bedoeling is om het aantal fte’s te reduceren. Afgesproken wordt om vandaag alleen te stemmen over de efficiencyslag van de financiële administratie en de overstap van de financiële medewerkers volgende maand nog een keer te agenderen. Opgemerkt wordt dat de Raad positief is over de herstructurering financiële administratie maar niet over de manier waarop dit met de medewerkers gecommuniceerd is. Ook geeft de Raad aan dat het traject door kan gaan, maar vraagt de datum van overstap van de medewerkers niet per 01-01-2011 te laten ingaan. De heer Sanders vraagt naar de notitie Grip!. De heer De Koning zegt dat dit, na bespreking binnen het managementteam, binnen de Raad aan de orde komt.
5
10
15
20
25 11
Benoeming campusdirecteur Blariacumcollege De heer van den Heuvel zegt dat afgezien is van het stellen van de vacature campusdirecteur Blariacumcollege omdat de interim directeur aangegeven heeft nog twee jaar te willen blijven en het College van Bestuur ziet dat de zaken op het Blariacumcollege goed verlopen. In de afgelopen periode zijn gesprekken gevoerd met de betrokkenen: management Blariacumcollege, campusraad en managementteam ogvo. In overleg met het db van de Gemeenschappelijke Medezegenschapsraad is, naar aanleiding hiervan, een uitgebreide BAC geformeerd. Deze BAC, bestaande uit het voltallige management en de voltallige personeelsgeleding van de campusraad van het Blariacumcollege, één campusdirecteur (mtlid) en het College van Bestuur heeft unaniem positief geadviseerd. Mevrouw Kuijer zegt dat iedereen op de hoogte was van deze uitzonderlijke situatie en de uitgebreide BAC. Mevrouw Kuijer geeft aan dat de procedure zorgvuldig verlopen is.
12
Administratieve functies A t/m E. Deze functies zijn binnen de personeelsgeleding van de Raad uitgebreid besproken. De heer van den Heuvel geeft aan dat met deze functiebenaming een lijn in het functiehuis aangebracht is. Er is beter inzicht en afstemming op de inrichting van het functiehuis. De heer Peters zegt dat volgens de bijgevoegde notities de huidige functienamen vervallen. Met de medewerkers zijn geen gesprekken gevoerd over inschaling in een nieuwe functie. Betekent dit dat deze medewerkers per 01-01-2011 ontslagen worden uit hun huidige functie? Zij hebben gesolliciteerd op de huidige functie, met de individuele medewerker is hierover geen overleg geweest. Als een nieuw functieboek ingevoerd wordt, dan moet eerst met de betrokkenen gesproken worden, vervolgens indelen in het nieuwe functieboek en dan komen de oude functies te vervallen. Ook vraagt de heer Peters of de functies van de medewerkers personeelszaken, die een aantal maanden geleden binnen de Raad aan de orde zijn geweest, ook bij deze nieuw functiebenamingen opgenomen zijn. De heer van den Heuvel zegt dat de directeuren algemene zaken met de medewerkers gesproken hebben over deze verandering in het functieboek. De heer De Koning zegt dat per 1 januari dit traject start. De werkzaamheden van de meeste betrokkenen blijven hetzelfde, alleen de functienaam wijzigt. Eventuele financiële consequenties kunnen later, met terugwerkende kracht tot 01-01-2011, worden doorgevoerd. a. Werkkostenregeling Implementatie van deze regeling kan tot 2014. Invoering in 2011 levert de organisatie en de medewerkers financieel voordeel op. Van de belastingen mag 1,4% van het totale fiscale loon belastingvrij worden vergoed. De regeling mag geen CAO-recht aantasten. Er komt een
30
35
40
45
50
55
13 60
gemeenschappelijke medezeggenschapsraad 2010-12-16 3
indeling in boxen. De heer Sanders zegt dat een lager brutoloon een marginaal nadeel kan vormen voor eventuele ontslaguitkeringen. b. Declaratiesysteem gmr De penningmeester constateert dat de declaratie van reiskosten soms erg laag zijn. Hij vraagt of instelling van een minimumbedrag een mogelijkheid is. De heer De Koning zal met de financiële administratie een afspraak plannen om dit te bespreken. De volgende bijeenkomst agenderen.
5
10
14
Besluitvorming n.a.v. voorstellen Agendapunt 10: herstructurering financiële administratie: Afgesproken is om dit punt de volgende keer nogmaals te agenderen. Agendapunt 11: benoeming campusdirecteur Blariacumcollege Het College van Bestuur vraagt positief advies aan de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad over de gevolgde procedure.: Vóór: 9; tegen: 0; onthouding: 0. De Raad geeft positief advies over de procedure met betrekking tot de benoeming van de campusdirecteur Blariacumcollege. Agendapunt 12: Administratieve functies A t/m E. Het College van Bestuur vraagt instemming aan de personeelsgeleding van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad conform artikel 12, lid i van het mr-reglement Vóór: 4, tegen: 0; onthouding: 0. De Raad stemt in met de invoering van de administratieve functies A t/m E. Agendapunt 13: Werkkostenregeling. De heer Sanders vraagt dit agendapunt eerst met de achterban te bespreken. De heer De Koning zegt dat de Belastingdienst vóór 1 januari 2011 wil weten of de organisatie deelneemt aan deze nieuwe wetgeving uit het regeeraccoord. Het College van Bestuur vraagt positief advies aan de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad conform artikel 11, lid b.1 van het mr-reglement: Vóór: 5; tegen: 0; onthouding: 4. De Raad geeft positief advies over de invoering van de werkkostenregeling.
15
Rondvraag De heer Peters vraagt naar de regeling jubilea van de Onderwijsgemeenschap. De heer van den Heuvel geeft aan dat deze regeling binnen het managementteam besproken is. Na verwerking van de gemaakte afspraken wordt de regeling op de P:-schijf gepubliceerd. De voorzitter wenst iedereen fijne feestdagen.
19
Sluiting De voorzitter sluit de vergadering. De volgende bijeenkomst is donderdag 20 januari om 20.00 uur, in de vergaderzaal van het College van Bestuur, Hogeweg 26a, Venlo.
15
20
25
30
35
40
45
Venlo, december 2010, E. Kurstjens
gemeenschappelijke medezeggenschapsraad 2010-12-16 4
5
10
15
Actielijst uit de vergadering van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad d.d. 16 december 2010 101201 Volgende bijeenkomst agenderen: evaluatie vormgeving Schoolgids 2010-2011. 101202 In januari starten met evaluatie medezeggenschapsreglement. 101203 Agenderen in februari: ontwikkelingen VAVO. 101204 De resultaten van het leerlingen- en ouders tevredenheidonderzoek zijn in februari 2011 beschikbaar. 101205 Volgende keer opnieuw “Herstructurering financiële administratie” bespreken, inclusief Plan van Aanpak. 101206 Het College van Bestuur zal een formatieoverzicht per campus en centraal per 01-01-2011 aan de Raad voorleggen. 101207 Agenderen: declaratiesysteem gmr
20 Besluitenlijst uit de vergadering van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad d.d. 16 december 2010.
25
101201 De Raad geeft positief advies over de procedure met betrekking tot de benoeming van de campusdirecteur Blariacumcollege.. 101202 De Raad stemt in met de invoering van de administratieve functies A t/m E. 101203 De Raad geeft positief advies over de invoering van de werkkostenregeling.
gemeenschappelijke medezeggenschapsraad 2010-12-16 5
