Zpráva o auditu QforScan Aperta, s.r.o

Zpráva o auditu QforScan Aperta, s.r.o. Datum auditu:

21.06.2007

Auditor:

Mgr. Dagmar Hartmannová

Přítomni během auditu (jméno a funkce):

Mgr. Věra Růžičková, account manager

Prezentace firmy Obchodní jméno firmy:

Aperta, s.r.o.

Oficiální jméno firmy:

Aperta, s.r.o.

Rok zahájení aktivit, které jsou předmětem 2001 auditu: Současný právní statut: společnost s ručením omezeným Rok vzniku současného právního statutu:

2001

Kontaktní adresa:

Lužická 1157/30, 460 01 Liberec 1

Telefon:

485 107 711

Fax:

485 104 729

E-mail:

[email protected]

Webové stránky:

http://www.aperta.cz

IČO:

25436520

Jméno ředitele, přesný název funkce:

Mgr. Oldřich Kvasnička, jednatel Mgr. Michal Knězů Mrvka, jednatel

Kontaktní osoba, funkce:

Mgr. Věra Růžičková, account manager

Firma je členem:

ČSRLZ, výběrová sekce Cametin České asociace vzdělávacích institucí veřejné správy

Firma je dodavatelem:

KNO Česko, KNO Slovensko (vzdělávací společnost)

Firma spolupracuje:

Adresa:

Timan, s.r.o. Slovensko, JK Stamina (jazyková škola), Centrum vzdělanosti Libereckého kraje Křižíkova 527/31, Liberec 7

PSČ:

460 07

Země:

ČR

E-mail:

[email protected]

Sídlo:

Provozovna: Adresa:

Lužická 1157/30, Liberec 1

Strana č. 1

PSČ:

460 01

Země:

ČR

Telefon:

485 107 711

Fax:

485 104 729

E-mail:

[email protected]

Typy služeb a jejich obory Typy služeb

Otevřené kurzy

značka (x,v,*)

Poradenství

Obor

Zkoušky/testy

Uzavřené kurzy

Coaching

x Audity/průzkumy Řízení projektu trhu /outsourcing

Bezpečnost Informatika a živ. prostř.

E-learning & multimedia Kombinované aktivity

Věda a technika

Ekonomie a administrativa

Jazyky

Logistika a jakost

Komunikace

Management a lid. zdroje x

značka (x,v,*)

Obor značka (x,v,*)

Prodej

Kultura a zájm. vzděl.

v

x

Poznámka: x: typy služeb/oborů, jejichž rozsah představuje více než 50 dní za rok v: typy služeb/oborů, jejichž rozsah představuje od 10 do 50 dní za rok *: typy služeb/oborů, jejichž rozsah představuje méně než 10 dní za rok

Strana č. 2

Objem a témata aktivit, které jsou předmětem auditu Témata

Objemy uskutečněné za poslední rok podle témat a typu služby vyjádřené v počtech dní

Řešení konfliktů Vedení lidí Jednání se zákazníky Komunikační dovednosti Prezentační dovednosti, vedení porad Řízení změn, procesní řízení Time management Správní řád Týmová práce Balanced Scorecard Manažerské dovednosti Hodnocení zaměstnanců (vedení rozhovorů)

19 76 24 78 24 7 38 6 18 35 42 15

Jazyk, v němž jsou aktivity realizovány Procentuální podíl

Jazyk Angličtina Španělština Francouzština Holandština Italština Čeština Slovenština Portugalština Němčina Jiné:

Vyjádřeno podle: počtu dní/hodin počtu zákazníků obratu jinak:

100

Zákazníci Počet zákazníků 1 - 10

11 - 100

101 - 1000

1001 - 5000

5000 - 10000

2003 2004 2005

Typy zákazníků

Procentuální

Vyjádřeno podle:

Strana č. 3

+ 10000

počtu dní počtu zákazníků obratu jinak:

podíl Přímí koneční zákazníci 100 Zákazníci, pro které pracujete jako subdodavatelé Profil zapojených osob Top management Ředitelé/vedoucí firem PME Střední management Zaměstnanci Dělníci Ředitelé/vedoucí firem TPE Ostatní:

Procentuální podíl 2,8 0,9

Sektory

Procentuální podíl 1,9 44,9

Obchod a distribuce Průmysl Doprava Stavebnictví a výstavba Finance Veřejná správa Služby Ostatní: drobní podnik. Velikost firem/jednotek (29b) < 250 zaměstnanců > 251 zaměstnanců

Vyjádřeno podle: počtu dní počtu zákazníků obratu jinak:

68,4 24,9 3,0

Vyjádřeno podle: počtu dní počtu zákazníků obratu jinak:

29,3 23,0 0,9 Procentuální podíl 10,3 89,7

Vyjádřeno podle: počtu dní/hodin počtu zákazníků obratu jinak:

Reference:  Cadence Innovation, k.s. Liberec (Nymburk, Libáň) – výrobní společnosti v automobilovém průmyslu  Denso Manufacturing Czech, s.r.o. Liberec - výrobní společnosti v automobilovém průmyslu  Dura Automotive Body & Glass Systéme Components a.s. Stupava, Slovenská republika – výrobní společnost v automobilovém průmyslu  Krajský úřad Královéhradeckého kraje  Magistrát města Hradec Králové  Nemocnice s poliklinikou Česká Lípa  Preciosa, a.s. Jablonec nad Nisou – výrobce bižuterie  Telefónica O2 Czech Republic, a.s.- provozovatel telekomunikačních služeb v ČR

Strana č. 4

 

TI Automotive AC, s.r.o. Jablonec nad Nisou – výrobní společnost v automobilovém průmyslu UPC Česká republika, a.s. – největší poskytovatel kabelové televize v ČR

Lidské zdroje Profil pracovníků Vlastní personál Konzultant/lektor

Externisté

Profil pracovníků Vedení, komerční pracovníci, pracovníci pro podpůrné činnosti

Vlastní personál

Plný úvazek

Poloviční úvazek

Čtvrtinový úvazek

Příležitostná spolupráce (< 5 dní/měs.)

Nárazová spolupráce (< 3 dny)

3 1

2

Plný úvazek

Poloviční úvazek

Čtvrtinový úvazek

Příležitostná spolupráce (< 5 dní/měs.)

Nárazová spolupráce (< 3 dny)

2

Externisté

1

Poznámka: Uvedené číselné údaje = celkový počet pracovníků v přepočtu na plný úvazek.

Původ, historie a struktura firmy 2001 – Aperta, s.r.o., založena 2 společníky 2002 – se stává členem České společnosti pro rozvoj lidských zdrojů – udělení pověření MŠMT ČR k vydávaní dokladů o kvalifikaci po ukončení rekvalifikace podle vyhlášky č. 21/1991 Sb. – rozšíření lektorského týmu o nového zaměstnance 2003 – Akreditace MV ČR pro vzdělávání ve veřejné správě číslo: AK I./I-60/2003 – rozšíření počtu zaměstnanců 2004 – změna v lektorském týmu – získání certifikátu Q FOR – nové akreditace kurzů u MV ČR 2005 – nové akreditace kurzů u MV ČR (celkem již 25 akreditací) – reakreditace kurzů u MŠMT ČR (celkem 11 kurzů) – zahájení 1. projektu spolufinancovaného z ESF a státního rozpočtu ČR – člen České asociace vzdělávacích institucí veřejné správy 2006 – reakreditace vzdělávací instituce u MV ČR – stěhování do nových kancelářských prostor – rozšíření počtu zaměstnanců (lektorů) – zahájení 2. projektu spolufinancovaného z ESF a státního rozpočtu ČR 2007 – zavádění ČSN EN ISO 9001:2001

Strana č. 5

Budoucí vývoj firmy V roce 2007 se Aperta rozšíří o dva nové členy týmu – jednoho lektora a koordinátora projektů. Nyní jsme v procesu certifikace ČSN EN ISO 9001:2001. Renovujeme webové stránky. Plánujeme rozvoj služeb při podávání žádostí projektů podpořených Evropským sociálním fondem v období 2007-2013.

Vize firmy v oblasti aktivit, které jsou předmětem auditu Společnost Aperta se chce do roku 2010 etablovat jako jedna z nejvýznamnějších vzdělávacích firem v České republice. Pro své klienty bude užitečným partnerem, který jim bude dodávat takové služby, které budou zvyšovat jejich potenciál a růst. Svými službami bude pokrývat široké spektrum potřeb klientů souvisejících jak s efektivním řízením procesů, tak s řízením a rozvojem lidského kapitálu, kterým klienti Aperty disponují. Tuto strategii může Aperta naplnit jen tehdy, když svou energii soustředí do svých zaměstnanců, jejichž um, intelekt a aktivitu vnímá jako základní zdroj přidané hodnoty pro své klienty. O tento zdroj pečuje a stará se, aby se její zaměstnanci cítili dobře a ke své práci měli dostatek prostředků, vhodnou motivaci i jasné osobní vzdělávací cíle.

Specifika firmy Společnost Aperta, s.r.o. se zabývá: 1. rozvojem individuálních dovedností zaměstnanců v organizacích:  hodnocení výkonnosti zaměstnanců;  nábory a výběry zaměstnanců;  skupinová a individuální hodnocení schopností a dovedností (Assessement a develepment centra);  hodnocení manažerských kompetencí pomocí metody 360°;  tréninky zaměstnanců a pracovních týmů v oblasti jejich rozvoje, cílů, plánů a strategií;  tréninky zaměstnanců v ucelených vzdělávacích projektech;  tréninky interních lektorů; 2. zlepšováním procesů v organizacích  strategie řízení lidských zdrojů;  metodika a zavádění systému autonomních pracovních týmů;  mapování procesů a jejich redesign  spolupráce při tvorbě firemních strategií  tvorba a měření pracovních norem  analýzy pracovních míst a klíčových kompetencí;  analýzy vzdělávacích potřeb;  systémy hodnocení a odměňování zaměstnanců;  audity firemní kultury, motivačních systémů, komunikačních toků;

Strana č. 6

 

poradenství a metodologie při zavádění strategického systému řízení Balanced Scorecard; řízení projektů

Společnost se zaměřuje na dlouhodobou spolupráci se svými zákazníky (s většinou organizací spolupracuje několik let), z toho důvodu svou prvotní pozornost zaměřuje na procesy v organizacích a vzdělávání vnímá jako prostředek k jejich zlepšení. Proto klade důraz na individuální rozvoj zaměstnanců, kterého dociluje tréninky a školeními, které jsou zaměřeny především na cílené užitky pro účastníky. Při vzdělávání a poradenské činnosti společnost klade důraz na informovanost lidí, na jejich motivaci, zpětnou vazbu, aktivitu účastníků, podporu jejich samostatnosti při zavádění nových poznatků. Procesní charakter spolupráce s klientem zpravidla začíná „sběrem informací“ (workshopy, mystery shopping, audity znalostí a dovedností…), pokračuje intervenčními opatřeními (vzdělávání, aplikace metod průmyslového inženýrství, redesign procesů, koučování, systém hodnocení profesionality, reorganizace řízení výroby i navazujících procesů. ) Tento postup zajišťuje klientům orientaci na jejich potřeby a společnost Aperta, s.r.o. toto nutí neustále inovovat své programy a rozšiřovat své portfolio nabízených služeb a řešení. Rovnoměrné zastoupení klientů společnosti Aperta, s.r.o. ze ziskového i neziskového sektoru umožňuje například přenášet vyzkoušené metody podnikatelských subjektů do oblasti veřejné správy nebo státem řízených institucí.

Závěr auditu Všeobecná zjištění: Firma Aperta má velmi dobře nastaveny procesy řízení zdrojů a prostředků. Celý systém je nastaven tak, aby všechny zdroje a prostředky napomáhaly poskytování kvalitních služeb zákazníkovi. Zároveň je tento systém jednoduchý a flexibilní – což je nezbytnou podmínkou pro úspěšné fungování malé vzdělávací instituce, jako firma Aperta je, pohybující se v prostředí neustálých změn. Do budoucna by bylo vhodné některé systémy a nástroje dopracovat po formální stránce. Hodnocení jednotlivých kritérií a subkritérií je vysoce nadprůměrné. Auditorka tímto prohlašuje, že firma Aperta, s. r. o. dostála všem požadavkům auditu QFOR ProcessScan.

Strana č. 7

7 vynikající

6 široce zavedený

zavedený

nedostatečný

Výsledek 3 4 5 dostačující, ale je prostor pro zlepšení

2

na dobré cestě, ale dosud nedostačující

1 neexistující

Zjištění ve vztahu k normě Qfor ProcessScan:

A - REALIZACE PROJEKTU A-1 Informace o firmě a nabídce jejich služeb a její komunikace A-1.1 Rozmanitost komunikačních kanálů a dostupnost informací X A-1.2 Obsah

X

A-1.3 Forma

X

A-2 Řízení projektů A-2.1 Příprava a realizace projektu

X

A-2.2 Proces objednávky

X

A-2.3 Proces storna

X

A-2.4 Systém fakturace

X

A-2.5 Administrativa, kontakt se zákazníky a logistika

X

A-2.6 Systém řízení dokumentace zákazníků

X

A-2.7 Systém řízení projektů

X

A-2.8 Systém řízení zdrojů

X

A-2.9 Systém integrovaného řízení

X

Strana č. 8

Poznámky, požadavky, nápravy

A-3 Vyhodnocování a sledování A-3.1 Průběžné vyhodnocování/systém zpětné vazby

X

A-3.2 Systém vyhodnocování

X

A-3.3 Systém vnitřního řízení vyhodnocování

X

A-3.4 Proces monitorování

X

B - MATERIÁLNÍ ZDROJE B-1 Materiál B-1.1 Různorodost a vhodnost s ohledem na oblast aktivit a typ služby

X

B-1.2 Stav a údržba

X

B-2 Podpůrná dokumentace B-2.1 Přiměřený obsah

X

B-2.2 Forma

X

B-3 Infrastruktura & ubytování Stálá B-3.1 Poloha a označení

X

B-3.2 Dostupnost

X

B-3.3 Infrastruktura

X

B-3.4 Ubytování a přidružené služby

X

Externí B-3.5 Jasné a úplné informace pro zákazníka

X

B-3.6 Jasná dohoda

X

Strana č. 9

C - LIDSKÉ ZDROJE C-1 Lektoři/konzultanti V zaměstnaneckém poměru C-1.1 Nábor, výběr a začlenění

X

C-1.2 Celoživotní vzdělávání X C-1.3 Systém řízení a sledování kompetencí a zkušeností

X

C-1.4 Systém vnitřního hodnocení a sledování

X

Externisté, subdodavatelé, dohody o spolupráci C-1.5 Kritéria spolupráce & metody výběru X*

* při současné situaci využití není nutné, ani žádoucí

C-1.6 Celoživotní vzdělávání * při současné situaci využití není nutné, ani žádoucí

X*

C-1.7 Systém řízení a sledování kompetencí a zkušeností C-1.8 Systém vnitřního hodnocení a sledování C-1.9 Dohody o spolupráci

C-2 Ostatní pracovníci (vedení, administrativa, podpůrné činnosti) C-2.1 Nábor, výběr a začlenění X C-2.2 Celoživotní vzdělávání X

C-2.3 Systém vnitřního hodnocení a sledování

X

Strana č. 10

D - INTERNÍ FUNGOVÁNÍ D-1 Interní organizace a komunikace D-1.1 Interní organizace a rozdělení úkolů

X

D-1.2 Systém vnitřní koordinace

X

D-1.3 Interní komunikace

X

D-2 Řízení kvality D-2.1 Zapojení managementu

X

D-2.2 Systém kvality a monitorování

X

D-2.3 Systém hodnocení a kontroly verzí D-2.4 Systém vyřizování stížností

X X

D-2.5 Akce a procesy nápravy vycházející z hodnocení a stížností

X

D-2.6 Průběžné zlepšování

X

D-2.7 Motivování a zapojení pracovníků

X

Auditor Jméno: Mgr. Dagmar Hartmannová Podpis: Datum: 20. 11. 2007

Strana č. 11