ZITTING VAN DE PREZONERAAD VAN 27 augustus 2014

ZITTING VAN DE PREZONERAAD VAN 27 augustus 2014 Aanwezig:

Ann Coopman, Voorzitter Patrick Hoste, Koen Loete, Filip Gijssels, Marleen Van Den Bussche, Johan Cornelis, Franki Van De Moere, Tony Vermeire, Erné De Blaere, Leden Hillert Bingé, Zonecoördinator Isabelle Dombret, Financieel beheerder Thaïs De Vuyst, Secretaris

openbare zitting 1

Goedkeuren verslag van 25 juni 2014

Gelet op het verslag van de prezoneraad in zitting op 25 juni 2014 zoals opgemaakt door de secretaris in toepassing van artikel 17, 5° van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad; BESLUIT EENPARIG: Het verslag van de prezoneraad in zitting op 25 juni 2014 zoals opgemaakt door de secretaris in toepassing van artikel 17, 5° van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad wordt goedgekeurd. Toelichting: Burgemeester Koen Loete wenst dat in de toekomst de beschouwingen bij een agendapunt meer worden opgenomen in de verslagen van de vergaderingen.

2

Goedkeuren van facturen

Gelet op het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende de invoering van de Nieuwe Gemeentelijke Boekhouding; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de aankoopprocedure, het volgen van de boekhoudregels volgens BBC en de VISUM-verplichting; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de machtiging van de voorzitter tot aankopen kleiner dan of gelijk aan 2.500 € exclusief BTW; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het ter kennis geven van de aankopen kleiner dan of gelijk aan 2.500 € exclusief BTW; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 dat aankopen hoger dan 2.500 € exclusief BTW ter goedkeuring worden gegeven op de eerstvolgende prezoneraad; Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/13 voor een totaal bedrag van 1029,21 euro; de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/14 voor een totaal bedrag van 1.217,99 euro; de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/15 voor een totaal bedrag van 2.089,00 euro, de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/16 voor een totaal bedrag van 2.326,62 euro en volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/17 voor een totaal bedrag van 5.291, euro Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/18 voor een totaal bedrag van 29.912,49 euro; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - kennis te nemen van de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/13 voor een totaal bedrag van 1029,21 euro; de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/14 voor een totaal bedrag van 1.217,99 euro; de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/15 voor een totaal bedrag van 2.089,00 euro, de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/16 voor een totaal bedrag van 2.326,62 euro en volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/17 voor een totaal bedrag van 5.291, euro. Zitting van 27 augustus 2014

1 van 8

Art.2 - goedkeuring te geven aan de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/18 voor een totaal bedrag van 29.912,49 euro zoals in bijlage bijgevoegd. Art.3 - Afschrift van dit besluit over te maken aan de financieel beheerder van de prezone Meetjesland. Toelichting: De factuur voor het onderhoud voor het oproepsysteem in Aalter en Maldegem wordt in wacht gezet en nog niet betaald tot de beslissing wordt aangetoond dat deze dient betaald te worden door de zone.

3

Startdatum van de hulpverleningszone Meetjesland

Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele bescherming; artikel 220; Gelet op het Koninklijk Besluit van 2 februari 2009 tot vaststelling van de territoriale afbakening van de zones; Gelet op het Koninklijk Besluit van 26 februari 2014 tot indeling van de zones; Overwegende dat de hulpverleningszone gepland is om vanaf 1 januari 2015 van start te gaan; Overwegend dat de Hulpverleningszone Meetjesland op dat ogenblik volledige rechtspersoonlijkheid krijgt; Overwegende dat op 1 januari 2015 de bestaande situatie als basis wordt vastgelegd; BESLUIT MET 7 JA STEMMEN (burgemeesters Patrick Hoste , Filip Gijssels, Erné De Blaere, Johan Cornelis, Franki Van De Moere en Coopman), 1 NEEN STEM(burgemeester Koen Loete) EN 1 ONTHOUDING (burgemeester Marleen Van den Bussche): Art.1 - De zoneraad beslist om de hulpverleningszone Meetjesland (gemeenten Aalter, Eeklo, Maldegem, Kaprijke, Knesselare, Nevele, Sint-Laureins, Waarschoot en Zomergem) op te starten met ingang van 1 januari 2015. Art.2 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan de FOD Binnenlandse Zaken toegezonden worden. Toelichting: Burgemeester Koen Loete wil een zone die opgebouwd is uit personeel waarvan men tevreden is, zij vormen uiteindelijk de toekomst van onze hulpverlening. Om de goede werking van de zone te kunnen garanderen is een goed personeelsbeleid noodzakelijk en kan het niet de bedoeling zijn om promoties te blokkeren. De zonecoördinator wijst erop dat op 1/1/’15 een “foto” wordt genomen van de zone om te starten  wetgeving hieromtrent opzoeken. De voorzitter stelt derhalve voor om op 1 januari 2015 te starten met de zone. Uitstellen zorgt voor precedenten en het is best om de aanbevelingen van de FOD BiZa te volgen.

4

Afsluiten van een interim contract voor de vergoeding van de zonecoördinator

We breiden de opdracht interimovereenkomst goedgekeurd op de prezoneraad van 28 mei 2014 uit met de zonecoördinator. De zonecoördinator zal vanaf 1 september 2014 tot 31 december 2014 38u/week werken voor de zone. Deze prestaties zullen vergoed worden via een interim contract met Randstad. Gelet op het vrijwillig statuut van de zonecoördinator en hij derhalve maximum 24 uu ter beschikking kan worden gesteld; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 12 februari 2014 om het urenpakket van de zonecoördinator uit te breiden tot 38 u/week; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, § 1, 1° a (limiet van 85.000,00 euro excl. btw niet overschreden); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, § 4; Zitting van 27 augustus 2014

2 van 8

Gelet op het éénparig besluit van de prezoneraad van 30 april 2014 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, en waarbij tevens beslist werd om volgende firma’s uit te nodigen om deel te nemen: - Accent Select Services, Molenstraat 2 te 9900 Eeklo - Adecco, Stationstraat 17 te 9900 Eeklo - Randstad, Marktstraat 33 te 9990 Maldegem - Tempo-Team, Stationsstraat 91 te 9880 Aalter Gelet op het éénparig besluit van de prezoneraad van 28 mei 2014 betreffende het afsluiten van een interim contract voor de vergoeding van de bijzonder rekenplichtige; de opdracht “Interim overeenkomst” te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Randstad Belgium, Buro & Design Center bus 71 - Heizel Esplanade te 1020 Brussel, tegen het coëfficiënt van 1,70 en andere kosten: Maaltijdcheques 1,69 Ecocheques 1,69 Feestdagen 1,70 Nettovoordelen/terugbetaalde kosten vb. haardgeld of standplaatsvergoeding 1,10 Woonwerkvergoeding 1,10 Brutopremie 1,70 dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/2014-02; Overwegende dat de zonecoördinator eveneens betaling via interim overeenkomst kan verkrijgen; Overwegende dat werd onderhandeld met Randstad Belgium, Buro & Design Center bus 71 - Heizel Esplanade te 1020 Brussel om ook voor de zonecoördinator zelfde coëfficiënt van 1,70 en andere kosten te hanteren; Overwegende het akkoord van Randstad Belgium; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - De opdracht “Interim overeenkomst” gegund aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Randstad Belgium, Buro & Design Center bus 71 - Heizel Esplanade te 1020 Brussel, tegen het coëfficiënt van 1,70 en andere kosten uit te breiden voor betaling via interim overeenkomst van de zonecoördinator voor de periode 01/09/2014 tot en met 31/12/2014. Art. 2 - Dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/2014-02.

5

Machtiging om persoonlijke gegevens van de brandweermannen van de gemeenten, aangesloten bij de HVZ Meetjesland op te vragen en te gebruiken

Overwegende dat de hulpverleningszone Meetjesland op 1 januari 2015 van start gaat; Overwegende dat de gemeenten Aalter, Eeklo, Maldegem, Kaprijke, Knesselare, Nevele, SintLaureins, Waarschoot en Zomergem deel uitmaken van de HVZ Meetjesland; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levensfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens; Overwegende dat alle gemeenten aangesloten zijn bij de firma Schaubroeck te Nazareth; Overwegende dat de HVZ Meetjesland over deze gegevens dient te beschikken om haar opdrachten goed te kunnen vervullen; Overwegende dat een gemeente enkel de gegevens van zijn eigen brandweermannen kan opvragen; dat de zone enkel via de gemeenten toegang kan krijgen tot deze gegevens; BESLUIT EENPARIG: Enig artikel. De HVZ Meetjesland krijgt de toelating om de gegevens van de brandweermannen an alle gemeenten van de zone aangesloten bij de firma Schaubroeck, Steenweg Deinze 154 te 9810 Nazareth, op te vragen en te gebruiken. Toelichting: Vanuit de administratie van de HVZ zal een brief gericht worden aan de colleges van de verschillende gemeenten om hun akkoord te geven hieromtrent.

Zitting van 27 augustus 2014

3 van 8

6

Goedkeuring van de schattingsverslagen en de huurprijs van de kazernes, aangerekend door de gemeenten aan de HVZ Meetjesland

Gelet op het besluit van de prezoneraad van 30 april 2014 houdende het aanstellen van een schatter bebouwde eigendommen - Goedkeuring lastvoorwaarden, raming, gunningswijze en uit te nodigen firma's; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 28 mei 2014 houdende het aanstellen van een schatter bebouwde eigendommen - kennisgeving gunning; Gelet op de verslagen van de heer Bram Van Meulebroeck, Plan Bvba te Maldegem, met als onderwerp “Aalter: kazerne en conciërgewoning; Eeklo: kazerne; Nevele: kazerne; Waarschoot: kazerne; Zomergem: kazerne; Maldegem: kazerne en 2 appartementen”; Overwegende dat op basis van deze verslagen de verkoopprijs bebouwde oppervlakte werd berekend; Overwegende dat op deze basis de huurprijs bepaald werd voor het gebruik van de kazerne; Overwegende dat de huur op 1/30e van de geschatte waarde per jaar wordt berekend; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - De HVZ keurt de schattingsverslagen, opgemaakt door Bram Van Meulebroeck, Plan Bvba te Maldegem, goed. Art.2 - De HVZ Meetjesland keurt de huurprijzen goed die door de gemeenten aan de zone zullen aangerekend worden.

7

Goedkeuring van de inventaris overdracht roerende goederen

Dit agendapunt wordt verdaagd naar de volgende zitting van de prezoneraad van 24 september 2014. Toelichting: Het advies van de Technische Commissie wordt opgezocht waaruit blijkt dat de ladderwagen aangekocht door de gemeente Nevele kan opgenomen worden in de inventaris. Burgemeester Tony Vermeire staat erop dat de beslissingen van de prezoneraad worden nageleefd en uitgevoerd en de ladderwagen niet op te nemen in deze inventaris.

8

Goedkeuren bestek voor de aankoop van 4 ziekenwagens voor de HVZ Meetjesland

Gelet op het besluit van de prezoneraad van 25 juni 2014 om het ambulancevervoer in de dienstverlening van de HVZ Meetjesland mee op te nemen; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; Gelet op het meerjarenplan 2015-2020 van de HVZ Meetjesland; Gelet op de offerteaanvraag van de stad Eeklo voor de mogelijke aankoop van 2 ziekenwagens; Overwegende dat de procedure door Eeklo wordt stopgezet gezien de nakende start van de de HVZ; Overwegende dat de HVZ de offerteaanvraag zal voeren, met uitbreiding tot de aankoop van 4 ziekenwagens gespreid over 2015 en 2016; Overwegende dat de HVZ minstens dezelfde firma’s zal aanschrijven; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - Het bestek om 4 ziekenwagens aan te kopen wordt, na bijsturen door de technische commissie, goedgekeurd. Art.2 - De nodige financiële middelen zullen in het MJP voorzien worden. Art.3 - De standplaats van de ziekenwagens wordt door de Technische Commissie opgevolgd. Art.4 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan de FOD Binnenlandse zaken en de stad Eeklo toegezonden worden.

Zitting van 27 augustus 2014

4 van 8

9

Afvaardiging vakbondsoverleg

Gelet op het Koninklijk Besluit van 26 april 2014 betreffende de minimale administratieve en operationele functies die de zone moet oprichten; Overwegende dat het noodzakelijk is iemand af te vaardigen in het vakbondsoverleg en de vakbondsonderhandelingen; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - De voorzitter, bij diens afwezigheid ondervoorzitter, en de zonecoördinator worden aangeduid om namens de HVZ Meetjesland in het vakbondsoverleg te zetelen. Art.2 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan de voorzitter, de zonecoördinator en het FOD Binnenlandse Zaken toegezonden worden.

10

Vastleggen van de administratieve locatie van de HVZ Meetjesland

Overwegende dat de HVZ Meetjesland een administratieve locatie nodig heeft; Overwegende dat de nodige voorbereidingen moeten genomen worden om het gebouw bij voorkeur tegen 1 december 2014 ten laatste operationeel te hebben; Overwegende dat op de prezoneraad van 28 mei 2014 en 25 juni 2014 een oproep werd gedaan aan de burgemeesters om uiterlijk tegen 15 juli 2014 een voorstel in te dienen; Overwegende dat deze locatie moet beschikken over burelen, vergaderruimtes, sanitair, keuken(tje) en parkeerplaats voor minstens 11 personen; Overwegende dat het voorstel een indicatie moet geven over de kosten voor de inrichting en het onderhoud; Overwegende dat de locatie een goede uitvalsbasis/toegangsweg moet hebben; Overwegende dat deze locatie zal gehuurd worden in afwachting van het verdere verloop van de HVZ Meetjesland; Gelet op de ingediende voorstellen van brandweer Aalter, Eeklo, Maldegem en de gemeente SintLaureins; Gelet op de SWOT analyse, gemaakt door de zonecoördinator op basis van de ingediende voorstellen; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - De HVZ Meetjesland beslist om de administratieve locatie in de gebouwen van Aalter in te richten. Art.2 - Er wordt een huurovereenkomst voor 1 jaar opgemaakt tussen de HVZ Meetjesland en de gemeente Aalter. De verdere evaluatie van de administratieve locatie van de HVZ Meetjesland gebeurt door de zonecommandant. Art.3 - De voorzitter wordt gelast met de uitvoering van dit besluit. Art.4 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan het gemeentebestuur van Aalter toegezonden worden.

11

Herlocalisatie van de wasmachine en droogkast

De aanpassingen voor de aansluiting van de wasmachine en droogkast blijven binnen het daarvoor voorziene budget volgens de brandweerdiensten.

12

Aankoop van interventiekledij voor de zonale instructeurs - goedkeuring gunning

Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, § 1, 1° a (limiet van 85.000,00 euro excl. btw niet overschreden); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, § 4; Overwegende de gevraagde eisen vanuit de werkgroep VTO zijnde: -kledij type warme trainingen, betere isolatie. -Kleur rood -Opschriften: Vest borst, velcro tbv naam incl. naambordje/ Vest rug: Brandweerzone MEETJESLAND INSTRUCTEUR -Broek zak voor handschoenen Zitting van 27 augustus 2014

5 van 8

-Vest: 2 zijzakken + 1 ring bevestiging handschoenen/ Bevestigingsmogelijkheid lamp / Bevestigingsmogelijkheid ASTRID – Radio voor de aankoop van de interventiekledij van de zonale instructeurs; Overwegende dat 3 aanbiedingen zijn ontvangen: 1. Safety Supply Belgium (Jan Verbrugge) voor de totaalprijs van 709,00 euro excl btw Interventie jas huidig type PBO 400,00 euro Interventie broek type PBO 276,00 euro Meerprijs logo Brandweerzone Meetjesland 23,40 euro Meerprijs naambadge op velcro 10,00 euro 2. Sioen (Gert Vranckaert) voor de totaalprijs van 535,00 euro excl btw Interventie jas 320,00 euro Interventie broek 215,00 euro Logo Instrukteur PBO inbegrepen Naamlint op borst inbegrepen 3. Condor Safety bvba (Jan De Backer) voor de totaalprijs van 635,00 euro excl btw Interventie pak model Tiger plus zonder reflecterende banden opbouw met Nomex Ultra- Goretex – Nomex comfort grid: jas en broek 635,00 euro Naam en opschriften inbegrepen B) Condor Safety bvba (Jan De Backer) voor de totaalprijs van 500,00 euro excl btw Zelfde pak maar met andere lagen opbouw Nomex Ultra – microporeus membraan – aralinex voering op nomex viscose voering 500,00 euro; Overwegende dat bij nazicht van de verschillende pakken tot de conclusie werd gekomen, naar degelijkheid en draagcomfort, dat het pak model Tiger plus voor het bedrag van 635,00€ best aan de gevraagde eisen voldeed; Overwegende de visie van de technische commissie om met een aankoop van 10 pakken te starten; Overwegende het totaalbedrag van 6.350,00 euro excl BTW of 7.683,50 euro incl. 21% btw; Overwegende dat deze uitgave niet voorzien is in het budget 2014 van de HVZ; dat deze uitgave eventueel kan gecompenseerd worden met de aankopen van uniformen voorzien in het budget; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - De opdracht “Aankoop van interventiekledij voor de zonale instructeurs” te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Condor Safety bvba, tegen het totaalbedrag van 6.350,00 euro excl btw of 7.683,50 euro incl. 21% btw. Art. 2 - De leveringstermijn wordt vastgesteld op 3 à 4 weken.

13

Goedkeuring vereenvoudigde onderhandelingsprocedure “sociaal secretariaat” – wijze van gunnen

Gelet op de bepalingen van de wet van 31 december 1963; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 2 §1 3°; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, § 2; Overwegende dat in het kader van de opdracht “Sociaal secretariaat - verzorgen loonadministratie - aansluiting bij een full service secretariaat” een bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/201404 werd opgesteld; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 145.996,80 euro excl. btw of 176.656,13 euro incl. 21% btw over 48 maanden; Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - Goedkeuring wordt verleend aan het bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/201404 en de raming voor de opdracht “Sociaal secretariaat - verzorgen loonadministratie - aansluiting bij een full service secretariaat of basis service”. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de Zitting van 27 augustus 2014

6 van 8

overheidsopdrachten. De raming bedraagt 145.996,80 euro excl. btw of 176.656,13 euro incl. 21% btw over 48 maanden. Art.2 - Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Art.3 - Het standaard publicatieformulier wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal niveau. Art.4 - De uitgave voor deze opdracht wordt voorzien in het budget 2015 en volgende. Toelichting: Er zal prijs gevraagd worden voor 4 jaar (navraag opzegmodaliteiten) voor zowel full service als de basis service mits ondersteuning van de personeelsdienst te Maldegem. Dit zal voorgelegd worden op de eerstvolgene budgetcommissie.

14

Goedkeuring onderhandelingsprocedure “boekhoudpakket” - wijze van gunnen

Gelet op de bepalingen van de wet van 31 december 1963; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, § 1, 1° a (limiet van 85.000,00 euro excl. btw niet overschreden); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, § 2; Overwegende dat in het kader van de opdracht “Leveren, installeren en onderhouden boekhoudpakket” een grondige prospectie werd uitgevoerd; Overwegende dat in het kader van de opdracht “Leveren, installeren en onderhouden boekhoudpakket” een technische beschrijving met nr. HVZ Meetjesland/2014-05 werd opgesteld; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 41.185,00 euro excl. btw of 49.833,85 euro incl. 21% btw over 48 maanden; Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; na raadpleging van meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - Goedkeuring wordt verleend aan de technische beschrijving met nr. HVZ Meetjesland/2014-05 en de raming voor de opdracht “Leveren, installeren en onderhouden boekhoudpakket”. De raming bedraagt 41.185,00 euro excl. btw of 49.833,85 euro incl. 21% btw over 48 maanden. Art.2 - Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Art.3 - Volgende firma’s worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: - Schaubroeck, Steenweg Deinze 154 te 9810 Nazareth - Cevi, Bisdomplein 3 te 9000 gent Art.4 - De uitgave voor deze opdracht wordt voorzien in het budget 2015 en volgende.

15

Vaststellen van het retributiereglement de HVZ Meetjesland

Dit agendapunt wordt verdaagd naar de volgende zitting van de prezoneraad op 24 september 2014. De samenvatting/vergelijking van de retributiereglementen van alle gemeenten van de zone wordt doorgestuurd naar de burgemeesters.

16

Goedkeuring BIP

De prezoneraad, Gelet op de wet van 31 december 1963 betreffende de civiele bescherming en latere wijzigingen; Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid en latere wijzigingen; Gelet op het Koninklijk Besluit van 16 februari 2006 betreffende de nood- en interventieplannen; Gelet op de ministeriële omzendbrief NPU-1 van 26 oktober 2006 betreffende de nood- en interventieplannen waarbij gevraagd wordt de nodige schikkingen te treffen voor de uitvoering van het KB van 16 februari 2006 en bijzondere aandacht gevraagd wordt voor de interactie met de andere hulpdisciplines; Zitting van 27 augustus 2014

7 van 8

Gelet op de ministeriële omzendbrief NPU-4 van 30 maart 2009, betreffende de disciplines van de nood- en interventieplannen, waarbij het monodisciplinair interventieplan volgende modaliteiten dient te regelen:  De alarmering en de samenstelling van de uitruk (middelen die eerst worden ingezet);  De veiligheidsmaatregelen voor de hulpverleners;  De opschaling en de versterkingen;  De taakverdeling;  Het communicatieplan;  Het commando en de aflossing van het commando in de verschillende fasen;  De vertegenwoordiging van de discipline in de CP-Ops en in het CC;  De middelen die kunnen worden ingezet, ofwel onmiddellijk, ofwel in reserve; Gelet op de “leidraad hulpverleningsoperaties” van 31 juli 2012 van de Algemene Directie Civiele Veiligheid, FOD Binnenlandse zaken; Gelet op de provinciale coördinatie, in de loop van 2013, om te komen tot een uniform monodisciplinair interventieplan binnen de provincie Oost-Vlaanderen; Gelet op het ontwerp van monodisciplinair interventieplan HVZ Meetjesland; NEEMT KENNIS VAN: Enig artikel – De prezoneraad neemt kennis van het monodisciplinair interventieplan voor de HVZ Meetjesland.

17

Varia

1. Kennisname mail Zomergem betreffende de elektriciteitsschaarste: we zullen de uiteenzetting op 6 oktober 2014 vanuit de provincie nog afwachten; 2. Kennisname brief Maldegem betreffende de ondersteuning van de personeelsdienst: wordt voorgelegd op de volgende budgetcommissie; 3. Er wordt nog eens benadrukt dat er geen nieuwe aanwervingen mogen gebeuren door de verschillende korpsen tenzij voorzien in het kader. 4. Niets meer te behandelen wordt de zitting geheven om 16.15 uur. Namens de Prezoneraad:

Secretaris, Thaïs De Vuyst

Zitting van 27 augustus 2014

Voorzitter, Ann Coopman

8 van 8