ZITTING VAN DE PREZONERAAD VAN 26 november 2014

ZITTING VAN DE PREZONERAAD VAN 26 november 2014 Aanwezig:

Ann Coopman, Voorzitter Patrick Hoste, Koen Loete, Filip Gijssels, Marleen Van Den Bussche, Johan Cornelis, Franki Van De Moere, Tony Vermeire, Erné De Blaere, Leden Hillert Bingé, Zonecoördinator Isabelle Dombret, Financieel beheerder Piet De Meester, Deskundige Thaïs De Vuyst, Secretaris

openbare zitting 1

Bespreking situatie naar aanleiding van niet-goedkeuren besluiten gemeenteraad Nevele

Inhoud: De besluiten betreffende verdeelsleutel, budget, dotatie en overdracht goederen werden niet behandeld op de gemeenteraad van Nevele omdat er volgens de raad niet voldaan is aan de schattingsregels van het KB van 23 augustus 2014 houdende de vaststelling van de inventaris- en schattingsregels van de roerende en onroerende goederen van de gemeenten aangewend voor de uitvoering van de opdrachten van de brandweerdiensten. Motivatie verdagen GR Nevele? Er werden meerdere signalen gegeven door de prezoneraad dat er zich een probleem kon vormen van overdracht door de aankoop van een ladderwagen door de gemeente Nevele. Uiteindelijk gaat de prezoneraad in zitting van 24 september 2014 akkoord om de ladderwagen voor 50 % over te dragen aan de HVZ Meetjesland. Alle gemeenten stellen zich solidair op en betalen mee in de nieuwe aankoop. Door deze beslissing brengt de gemeenteraad van Nevele de toekomst en de start van de HVZ in het gedrang. Er wordt een slecht signaal gegeven naar de brandweermannen door niet zonaal te denken. Op deze manier komen de brandweermannen en de veiligheid van de inwoners van de volledige zone in het gedrang. Mogelijke opties om af te toetsen: 1. Hulpverleningszone zonder Nevele? Geen optie 2. Ladderwagen werd op initiatief door gemeente Nevele aangekocht, ondanks negatief advies van de PZR. De zone neemt de ladderwagen niet over. 3. Aandringen op goedkeuring door gemeenteraad Nevele en overdracht 50 % behouden. 4. Goedkeuring van budget, dotatie, verdeelsleutel door gemeenteraad Nevele in december en overdracht materiaal later of niet en dan bij gebruik ladderwagen factureren per prestatie. Besluit: Brief versturen vanuit zone naar GR Nevele met voorstel goedkeuring verdeelsleutel of het dossier zal in handen van de Gouverneur komen en de start van de hulpverleningszone zal in het gedrang komen, veel financiële gevolgen voor de zone + bespreking dossier tussen de voorzitter en zonecoördinator en de coalitie van de gemeente Nevele. Voor een stand van zaken dd 10/12/2014: zie bijlage

Zitting van «M_2»

1 van 36

2

Goedkeuren verslag van 22 oktober 2014

Gelet op het verslag van de prezoneraad in zitting op 22 oktober 2014 zoals opgemaakt door de secretaris in toepassing van artikel 17, 5° van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad; BESLUIT EENPARIG: Het verslag van de prezoneraad in zitting op 22 oktober 2014 zoals opgemaakt door de secretaris in toepassing van artikel 17, 5° van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad wordt goedgekeurd. Toelichting: Bij de aankoop van de trekker werd door verschillende officieren en burgemeesters de vraag gesteld of de procedure overheidsopdrachten wel gevolgd werd? In antwoord hierop antwoord Steven Cocquyt, specialist overheidsopdrachten: De 2e hands markt is moeilijk te bevragen. Je kan eventueel via bestek werken maar dan moet je een heel goede timing indachtig hebben omdat offertes dikwijls een korte verbintenistermijn opgeven. Er werd binnen het korps van Aalter een beoordelingsteam samengesteld met experts (versta de huidige hoogsten in graad met CE-rijbewijs). Deze zijn de markt (via internet) beginnen afschuimen naar volgens hen de betere voorstellen. Na wat zoeken zijn ze bij de firma Braem gekomen. En hebben binnen deze firma dan (binnen hun ruime aanbod) een keuze gemaakt naar merk, kilometers en leeftijd. De keuze werd gemotiveerd via beoordeling door dit team. Ik dacht dat een plaatsbezoek werd gedaan door zonecoördinator Bingé, kapitein Van Suyt, beroepskorporaal Van de Vivere, en vrijwillig brandweermannen: sergeant Martens en korporaal Cocquyt. Deze deelden dezelfde mening. Verwijzing naar wetgeving: WET OVERHEIDSOPDRACHTEN EN BEPAALDE OPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN VAN 15 JUNI 2006: Het besluit vermeldt: 'Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, § 1, 1° a (limiet van 85.000,00 euro excl. btw niet overschreden);' Definitie onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (zoals vermeld in de wet): de gunningsprocedure waarbij de aanbestedende overheid of het overheidsbedrijf de door haar gekozen aannemers, leveranciers of dienstverleners raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen ; Raadplegen is dus over het internet gebeurd en er werd onderhandeld met één. Steven Cocquyt

3

Goedkeuren van facturen

Gelet op het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende de invoering van de Nieuwe Gemeentelijke Boekhouding; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de aankoopprocedure, het volgen van de boekhoudregels volgens BBC en de VISUM-verplichting; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de machtiging van de voorzitter tot aankopen kleiner dan of gelijk aan 2.500 € exclusief BTW; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het ter kennis geven van de aankopen kleiner dan of gelijk aan 2.500 € exclusief BTW; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 dat aankopen hoger dan 2.500 € exclusief BTW ter goedkeuring worden gegeven op de eerstvolgende prezoneraad; Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/24 voor een totaal bedrag van 5. 469,86 euro, lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/25 voor een totaal bedrag van 6.057, 43 euro en de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/27 voor een totaal bedrag van 7.831,60 euro; Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/26 voor een totaal bedrag van 40.471,86 euro; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - kennis te nemen van de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/24 voor een totaal bedrag van 5. Zitting van «M_2»

2 van 36

469,86 euro, lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/25 voor een totaal bedrag van 6.057, 43 euro en de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/27 voor een totaal bedrag van 7.831,60 euro zoals in bijlage bijgevoegd. Art.2 - goedkeuring te geven aan de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/26 voor een totaal bedrag van 40.471,86 euro zoals in bijlage bijgevoegd. Art.3 - Afschrift van dit besluit over te maken aan de financieel beheerder van de prezone Meetjesland.

4

Goedkeuring van budgetwijziging nr. 2 / 2014

De financieel beheerder, mevrouw Isabelle Dombret, geeft een omstandige toelichting omtrent de budgetwijziging nr 2/ 2014. Gelet op het besluit van de prezoneraad van 11 december 2013 houdende de vaststelling van het budget voor 2014; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 24 september 2014 houdende de goedkeuring van budgetwijziging 1/ 2014; Gelet op de wet van 15 mei 2007, gewijzigd door de wet van 3 augustus 2012; betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op het KB van 2 februari 2009, art 8, 2° dat de hulpverleningszone Meetjesland afbakent; Gelet op art. 58 van de wet van 3 augustus 2012, tot wijziging van de wet van 15 mei 2007, dat stelt dat in afwachting van de inwerkingtreding van de zone zoals bedoeld in artikel 220 van de wet, de zone een prezone vormt, volgens dezelfde territoriale afbakening en dat deze prezone rechtspersoonlijkheid heeft en wordt beheerd door een prezoneraad; Gelet op de voorliggende budgetwijziging nr 2 2014; Overwegende dat zeker begrotingsposten dienen gewijzigd te worden; Gelet op de toelichting door de financieel beheerder; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - Het budget 2014 wordt gewijzigd en de nieuwe uitkomst van het budget wordt vastgesteld zoals deze als bijlage bij dit besluit is gevoegd. Art.2 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan de FOD Binnenlandse zaken en aan de heer Gouverneur van de provincie Oost-Vlaanderen toegezonden worden.

5

Vaststellen van het functieprofiel van zonesecretaris voor de HVZ Meetjesland

De Prezoneraad; Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid; Overwegende dat de federale overheid geen strikte richtlijnen heeft opgelegd tot bepaling van het administratief en geldelijk statuut van het CALOG-personeel; Overwegende dat de minimale vereisten voor de functie van zonesecretaris wettelijk zijn opgelegd in het artikel 49 van hogervermelde wet; Overwegende dat de prezoneraad van oordeel is dat de zwaarte van deze taken en de daarbij horende functievereisten minstens een opleiding vereisen, die toegang geeft tot het niveau B; Overwegende dat de invulling van deze minimale vereisten niet zal leiden tot een voltijdse betrekking; dat de prezoneraad van oordeel is dat een voltijdse betrekking meer kans geeft op kandidaten met een geschikt profiel, terwijl voor een parttime betrekking de kans reëel is dat goede kandidaten weinig of niet geïnteresseerd zullen zijn; Overwegende dat de zonesecretaris op de ideale positie zit om ook mee te helpen met administratieve taken ter ondersteuning van de werking van de zone en als rechterhand van de zonecommandant te functioneren als diensthoofd van het administratief en logistiek personeel; Overwegende dat de hulpverleningszone Meetjesland nog niet beschikt over een administratief en geldelijk statuut voor het CALOG-personeel; Overwegende dat het aangewezen is, met het oog op de continuïteit van werking bij de overgang van prezone naar zone, dat deze functie reeds tijdelijk kan ingenomen worden tot de organisatie van een aanwervingsprocedure wettelijk mogelijk is; Zitting van «M_2»

3 van 36

Gelet op het protocol van de onderhandelingen met de representatieve vakbonden op datum van 4 november 2014; Op voorstel van het prezonecollege van de Hulpverleningszone Meetjesland BESLUIT EENPARIG: De functieomschrijving van zonesecretaris, zoals in bijlage vermeld, wordt goedgekeurd. Functienaam: zonesecretaris (B1 – B3)

Basisdoelstelling van de functie -

-

Voorbereiden van de vergaderingen van de raad en van het college Garanderen van de openbaarheid van bestuur Bijhouden van de agenda van de vergaderingen van de raad en van het college Bezorgen van de beslissingen, de zonale beraadslagingen, alsook van alle nodige stukken voor de uitoefening van het toezicht, aan de bevoegde toezichthoudende overheid Het opstellen van de notulen van de vergaderingen van de raad en van het college Ondertekenen van de notulen Verzekert een optimale beleidsondersteuning door het verlenen van correcte adviezen, het meedenken over de administratieve organisatie en werkingsprocessen Ondersteunt de zonecommandant in zijn administratieve opdrachten

Positionering -

Ondergeschikt aan de raad en college voor wat betreft de wettelijke taken Direct ondergeschikt aan de zonecommandant voor administratieve taken ter ondersteuning van de administratieve werking van de zone Geeft leiding aan de personeelsleden van het CALOG-contingent

Relaties -

Onderhoudt relaties met de gemeenten, die deel uitmaken van de hulpverleningszones Onderhoudt relaties met personeelsleden uit andere hulpverleningszones, provinciale en federale besturen, externe experten, enz…

Verwachte resultaten -

-

Staat in voor de verslaggeving van de zoneraad, het zonecollege en de diverse overlegorganen binnen de hulpverleningszone denkt mee na over en verzekert de uitvoering van belangrijke en/of éénmalige dossiers, coördineert eventuele dienstoverschrijdende dossiers staat in voor de opvolging van bepaalde, soms uiteenlopende, beleidsgebieden en verleent hierover tijdig en correct adviezen aan het bestuur denkt mee na over de ontwikkeling van een goede organisatiestructuur en efficiënte werkingsprocessen binnen de hulpverleningszone en doet voorstellen ter verbetering ervan onderhoudt goede externe contacten met relevante personen of instanties teneinde adviezen te verkrijgen, belangrijke dossiers af te stemmen, ….

Competenties -

visie ontwikkelen

Zitting van «M_2»

4 van 36

-

6

zich identificeren met bestuur, functie, rol integer zijn verbeteringsgericht handelen plannen en organiseren adviseren kwaliteitsgericht handelen flexibiliteit onafhankelijk denken

Vaststellen van het functieprofiel administratief medewerker voor de HVZ Meetjesland

De Prezoneraad; Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid; Overwegende dat de federale overheid geen strikte richtlijnen heeft opgelegd tot bepaling van het administratief en geldelijk statuut van het CALOG-personeel; Overwegende dat de hulpverleningszone Meetjesl voor de administratieve taken moet kunnen rekenen op goede ondersteunende personeelsleden; Overwegende dat hiervoor kandidaten moeten kunnen worden aangetrokken, die minstens beschikken over een diploma Hoger Secundair Onderwijs, of gelijkgesteld; Overwegende dat de hulpverleningszone Meetjesland nog niet beschikt over een administratief en geldelijk statuut voor het CALOG-personeel; Overwegende dat het aangewezen is, met het oog op de continuïteit van werking bij de overgang van prezone naar zone, dat deze functie reeds tijdelijk kan ingenomen worden tot de organisatie van een aanwervingsprocedure wettelijk mogelijk is; Gelet op het protocol van de onderhandelingen met de representatieve vakbonden op datum van 4 november 2014; Op voorstel van het prezonecollege van de Hulpverleningszone Meetjesland; BESLUIT EENPARIG: De functieomschrijving van administratief medewerker, zoals in bijlage vermeld, wordt goedgekeurd.

Functienaam: administratief medewerker (C1 – C3)

Basisdoelstelling van de functie -

Zorgt dat opgedragen administratieve werkzaamheden tijdig en correct uitgevoerd worden zodat een optimale opvolging en dienstverlening kan verzekerd worden

Positionering -

Direct ondergeschikt aan de zonesecretaris

Relaties -

onderhoudt regelmatige contacten met de collega’s binnen de hulpverleningszone onderhoudt contacten met alle instanties, zowel overheid als privé, nodig voor een optimale diensterlening ten aanzien van de hulpverleningszone

Verwachte resultaten Zitting van «M_2»

5 van 36

-

correcte en tijdige uitvoering van de opgedragen taken geven van correcte informatie aan personeelsleden, diensten en externe instanties actief luisteren en helpen zoeken naar een gepaste oplossing volgen van nodige opleidingen en opvolgen van wetgeving en vakliteratuur goede samenwerking binnen de administratie van de hulpverleningszone door o.m. verandervoorstellen of verbetersuggesties te formuleren, interne vergaderingen bij te wonen, … vervangen van de zonesecretaris bij afwezigheid

Competenties -

7

schriftelijk communiceren inlevingsvermogen samenwerken kwaliteitsgericht handelen zichzelf managen zichzelf ontwikkelen integer zijn zich identificeren met bestuur, functie, rol

Beschikbaarheidsverplichting van het vrijwillig brandweerpersoneel

De Prezoneraad; Gelet op het Koninklijk Besluit van 10 november 2012 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de snelste adequate hulp en van de adequate middelen Gelet op het Koninklijk Besluit van 19 april 2014 tot bepaling van het administratief statuut van het operationeel personeel van de hulpverleningszones, en meer bepaald op het artikel 36, waarbij bepaald wordt dat de zoneraad een woonplaats- of beschikbaarheidsverplichting kan opleggen aan het vrijwillig brandweerpersoneel Gelet op het zonaal operationeel organisatieplan 2014-2015 voor de zone Meetjesland Gelet op de huidige regeling van de zeven deelnemende gemeente omtrent de woonplaats- en beschikbaarheidsverplichting voor hun vrijwillig brandweerpersoneel Overwegende dat in het kader van een snelle en adequate hulpverlening het belangrijk is dat de reisafstand en/of -tijd die de opgeroepen vrijwilliger moet afleggen tussen de plaats waar hij verblijft en de hulppost, waar hij tewerkgesteld is, zo kort als mogelijk moet zijn, en heel zeker moet kaderen in het zonaal operationeel organisatieplan van onze hulpverleningszone Overwegende dat er voldoende softwareprogramma’s bestaan die een af te leggen weg kunnen berekenen zowel in afstand als in tijd Gelet op het protocol van akkoord van de onderhandelingen met de representatieve vakbonden op datum van 4 november 2014; Op voorstel van het prezonecollege van de Zone Meetjesland; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - Elke vrijwillige brandweerman of –vrouw woont binnen een afstand van 5 kilometer of een aanrijdtijd van maximum 8 minuten van de hulppost waarin hij of zij is tewerkgesteld. Art.2 - Mits akkoord van de zonecollege kan afgeweken worden van de bepalingen in artikel 1, wanneer het betrokken personeelslid kan bewijzen dat de benodigde tijd om zich te begeven naar de brandweerpost. Art.3 - Een stagiair-brandweerman kan zijn proeftijd aanvangen, ook wanneer hij niet voldoet aan de regels van de beschikbaarheidsverplichting. Wie zich niet in regel stelt met de beschikbaarheidsverplichting bij het einde van de stageperiode, krijgt een negatief stageverslag en wordt derhalve ontslagen conform de principes van de artikelen 47 tot 49 van het KB van 19 april 2014 tot bepaling van het administratief statuut van het operationeel personeel van de hulpverleningszones.

Zitting van «M_2»

6 van 36

8

Onregelmatige prestaties van het vrijwillig brandweerpersoneel

De Prezoneraad; Gelet op het Koninklijk Besluit van 10 november 2012 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de snelste adequate hulp en van de adequate middelen; Gelet op het Koninklijk Besluit van 19 april 2014 tot bepaling van het administratief statuut van het operationeel personeel van de hulpverleningszones, en meer bepaald op de artikels 39 tot 41, waarbij bepaald wordt dat de zoneraad een toelage voor onregelmatige prestaties kan toekennen aan het vrijwillig brandweerpersoneel; Gelet op de huidige regeling van de zeven deelnemende korpsen omtrent de toekenning van een toelage voor onregelmatige prestaties aan het vrijwillig brandweerpersoneel, waaruit blijkt dat, met 3uitzondering van Kaprijke, alle korpsen een toelage van 25% toekennen voor het verrichten van nachtprestaties en 100% voor zondagprestaties, en dat slechts twee korpsen een toelage 100% toekennen voor het verrichten van prestaties op zaterdag, terwijl de vijf andere korpsen geen toelage voor zaterdagprestaties toekennen; Overwegende dat onregelmatige prestaties enkel kunnen toegekend worden voor prestaties in functie van interventies of wachtdiensten in de kazerne; Overwegende dat het billijk wordt geacht om voor nachtprestaties een toelage van 25% toe te kennen, voor zaterdagprestaties een toelage van 25% en voor zondagprestaties een toelage van 100%; Gelet op het protocol van akkoord van de onderhandelingen met de representatieve vakbonden op datum van 4 november 2014; Op voorstel van het prezonecollege van de Zone Meetjesland; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - Het personeelslid heeft recht op een toelage wanneer het interventies uitvoert, hetzij ’s nachts, hetzij op zaterdag, hetzij op zon- of feestdag. Art.2 - Nachtprestaties zijn prestaties verricht op een weekdag tussen 22.00 en 06.00 uur. Wanneer het personeelslid wachtdiensten in de kazerne of interventies verricht,die ressorteren onder de definitie van nachtprestaties, ontvangt het personeelslid hiervoor een toelage van 25%. Art.3 - Zaterdagprestaties zijn prestaties verricht op een zaterdag tussen 0.00 en 24.00 uur. Wanneer het personeelslid wachtdiensten in de kazerne of interventies verricht,die ressorteren onder de definitie van zaterdagprestaties, ontvangt het personeelslid hiervoor een toelage van 25%. Art.4 - Zondagprestaties zijn prestaties verricht op een zon- of feestdag tussen 0.00 en 24.00 uur. Wanneer het personeelslid wachtdiensten in de kazerne of interventies verricht,die ressorteren onder de definitie van zondagprestatie, ontvangt het personeelslid hiervoor een toelage van 100%. Art.5 - Cumulatie tussen deze toelagen zijn niet toegelaten.

9

Vakantiedagen voor het beroeps- en calogpersoneel

De Prezoneraad; Gelet op het Koninklijk Besluit van 19 april 2014 tot bepaling van het administratief statuut van het operationeel personeel van de hulpverleningszones, en meer bepaald op de artikels 195 tot 200 betreffende de dagen jaarlijks vakantieverlof; Overwegende dat de zoneraad de mogelijkheid krijgt om al dan niet twee extradagen jaarlijkse vakantie toe te kennen aan de leden van de beroepsbrandweer; Overwegende dat de zoneraad eveneens de modaliteiten dient te bepalen of het personeel verlof mag overdragen naar het volgende dienstjaar, waarbij de zoneraad tevens dient te bepalen wat de uiterste datum is waarop dit verlof moet opgenomen zijn én het maximum aantal verlofdagen, dat mag overgedragen worden, vast te leggen; Overwegende dat het aangewezen is dat de statutaire en de contractanten van een zelfde vakantieregime kunnen genieten; Gelet op het protocol van akkoord van de onderhandelingen met de representatieve vakbonden op datum van 4 november 2014; Op voorstel van het prezonecollege van de Zone Meetjesland; BESLUIT EENPARIG:

Zitting van «M_2»

7 van 36

Art.1 - Behalve het verplicht aantal dagen jaarlijkse vakantie, zoals opgenomen in het KB Besluit van 19 april 2014 tot bepaling van het administratief statuut van het operationeel personeel van de hulpverleningszones, kent de raad geen extra dagen jaarlijkse vakantie toe. Art.2 - Tot maximum 3 dagen jaarlijkse vakantie kan het personeelslid overdragen naar het eerstvolgende dienstjaar. Dit verlof moet opgenomen zijn uiterlijk op 31 maart van dit eerstvolgende dienstjaar. Art.3 - Een zelfde vakantieregeling is ook van toepassing op het CALOG-personeel, in dienst bij de Hulpverleningszone Meetjesland.

10

2de pensioenpijler calogpersoneel

De Prezoneraad; Gelet op de wet van 28 april 2003 betreffende de aanvullende pensioenen en het belastingstelsel van die pensioenen en van sommige aanvullende voordelen inzake sociale zekerheid; Gelet op het Koninklijk Besluit van 19 april 2014 tot bepaling van de bezoldigingsregeling van het operationeel personeel van de hulpverleningszones, en meer bepaald op het artikel 45 betreffende de mogelijke toekenning van sociale voordelen; Gelet op het protocol van akkoord van de onderhandelingen met de representatieve vakbonden op datum van 4 november 2014; Op voorstel van het prezonecollege van de Zone Meetjesland; BESLUIT EENPARIG: Enig artikel. De raad van de hulpverleningszone Meetjesland wenst niet te voorzien in een aanvullend pensioen voor haar contractuele personeelsleden.

11

Toelichting sleutelkluizen en goedkeuren van het concept

De heer Hillert Bingé geef een toelichting omtrent de werking en aankoop van de sleutelkluizen, zie presentatie (reeds doorgestuurd). Consequentie voor gemeente = aankoop sleutelkluizen voor alle overheidsgebouwen.

12

Aankoop reeks sleutelkluizen voor de voertuigen van de HVZ Meetjesland

Met algemene stemmen wordt beslist dat de HVZ Meetjesland een eerste reeks sleutelkluizen aankoopt zoals voorzien in het budget 2014.

13

Bespreking prestatievergoeding operationeel brandweerpersoneel

De coördinator personeel Piet De Meester geeft een omstandige toelichting omtrent de prestatievergoeding. Het KB van 19 april 2014 tot bepaling van het geldelijk statuut van het operationeel personeel van de hulpverleningszones, en meer bepaald het artikel 36, luidt als volgt: De minimale vergoeding voor een prestatie stemt overeen met die welke verschuldigd is voor één prestatieuur. Ieder begonnen uur wordt volledig vergoed. In de huidige regeling is dit echter niet zo: momenteel is de minimale vergoeding steeds op 2 uur vastgelegd. Indien een personeelslid dus een prestatie verricht van minder dan 2 uur (dat kan dus ook een half uur zijn), heeft het steeds recht op een minimale vergoeding van 2 uur. Het artikel 36 van het KB van 19 april 2014 heeft dus sedert het verschijnen van het ontwerpKB, ergens eind april, steeds voor discussie gezorgd. Enerzijds is er het principe van ‘no cure no pay’, anderzijds kan de huidige regeling beschouwd worden als een financieel tegemoetkomen aan het feit dat de vrijwilliger in kwestie ter beschikking is en steeds kan opgeroepen worden. Ter vergelijking: voor statutairen en contractanten wordt dan vaak voorzien in een regeling op basis van wachtdienst ten huize of oproepbaarheid. Sedert enkele weken circuleert dan ook een officieuze ministeriële omzendbrief waarin de bal wordt doorgespeeld aan de prezoneraad, die zelfstandig mag oordelen vanuit opportuniteitsoverwegingen. Binnen brandweermiddens pleit men voor een uniformiteit over alle zones heen, waarbij, uiteraard, een lichte voorkeur wordt geuit voor Zitting van «M_2»

8 van 36

Ofwel het behoud van de huidige regeling (licht, want de beroepsbrandweer is wel een ‘belangrijker’ groep dan de vrijwilligers, en voor hen geldt deze regeling niet) Ofwel het handhaven van het artikel 36, maar met de invoering van een oproepbaarheidspremie (halfuurloon) Officieel is enkel het artikel 36 van het KB van 19 april 2014. Maar zowel de provincie als de VVSG deelde ons mee dat de minister inderdaad de nodige stappen onderneemt om de (pre)zoneraad de bevoegdheid te kunnen geven om een 1 dan wel 2 uur minimale vergoeding toe te kennen. Op dit moment beschik ik niet over voldoende gegevens om een simulatie op te maken, wat de toekenning van een minimale vergoeding van 2 uur zou kosten aan de brandweerzone. Een snelle berekening bracht ons op een bovengrens van 70.000 euro, maar dit bedrag kan ook gevoelig lager liggen. Indien we tijdig over deze gegevens beschikken, zullen we deze meedelen op het prezonecollege van 26 november 2014. Indien de raad zou ingaan op deze mogelijkheid is de tendens binnen de zone Meetjesland, maar ook binnen andere zones, om deze minimale prestatievergoeding van 2 uur enkel toe te kennen voor dringende interventies, waarbij effectief een uitruk uit de hulppost is gebeurd. Oefeningen of vergaderingen vallen dan niet onder deze regel, evenmin de prestaties ingevolge een valse oproep, waarbij het personeelslid wel van thuis tot de kazerne komt, maar waar blijkt dat hij/zij niet hoeft uit te rukken. Advies provincie: 2u per prestatie behouden Omzendbrief FOD gaat nog komen hieromtrent Wet momenteel zegt 1u per prestatie, de prezoneraad adviseert om voorlopig nog het KB af te wachten en nadien de brandweermannen zelf laten kiezen voor het oude systeem (2u maar lager uurloon) of nieuwe systeem (1u maar hoger uurloon). Wordt hernomen op de volgende prezoneraad.

14

Herbestemming van de archieven van de gemeentelijke brandweerdiensten in het kader van de brandweerhervorming - kennisname

Gelet op de archiefwet van 24 juni 1955; Gelet op het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uivoering van de archiefwet van 24 juni 1955; Gelet op het decreet van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking; Gelet op de brief van 12 september 2014 van FOD Binnenlandse zaken houdende de problematiek van de herbestemming van de archieven van de gemeentelijke brandweerdiensten in het kader van de brandweerhervorming; Overwegende dat de archieven van de gemeentelijke brandweerkorpsen strikt gescheiden worden van de nieuwe archieven van de huidige prezones en toekomstige hulpverleningszones; Overwegende dat momenteel nog geen selectielijsten voor de selectie van de archieven van de prezones en hulpverleningszones voorhanden zijn; dat deze in de loop van 2015-2016 door het Rijksarchief in kaart worden gebracht; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - De archieven van de gemeentelijke brandweerkorpsen moeten strikt gescheiden worden van de nieuwe archieven van de prezones en de hulpverleningszones. Art.2 - De personeelsgegevens worden via Schaubroeck digitaal ter beschikking gesteld van het sociaal secretariaat van de HVZ Meetjesland. Art.3 - Relevante informatie wordt op eenvoudig verzoek overgemaakt teneinde de goede werking te garanderen.

15

Alarmeren via beschikbaarheid

Door een omzendbrief moeten alle posten alarmeren via beschikbaarheid. De TC adviseert om deze omschakeling voor Zomergem en Waarschoot zonaal te financieren. De prezoneraad volgt het advies van de Technische commissie om de omschakeling zonaal te financieren. Zitting van «M_2»

9 van 36

De raad heeft voorzien om de posten Waarschoot en Zomergem te voorzien van de beschikbaarheidsmodule, zoals opgelegd door ministeriële omzendbrief 22/4/2014. De burgemeester van Kaprijke vraagt om voor alle posten zonaal ook te voorzien in ‘http to page’, waarbij gegarandeerd wordt dat de pagers gelijktijdig aangestuurd worden en niet sequentieel zoals op heden het geval is. Hij heeft die vraag gekregen van zijn korps Kaprijke. Momenteel beschikt enkel Maldegem over dergelijk systeem.

16

Aankoop van 3 ziekenwagens voor de HVZ Meetjesland in 2014-2015 - gunning

Gelet op de bepalingen van de wet van 31 december 1963; Gelet op de bepalingen van de wet van 25 mei 2007; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 25; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, § 2; Gelet op het éénparig besluit van de prezoneraad van 27 augustus 2014 betreffende de goedkeuring van het bestek om 4 ziekenwagens aan te kopen na bijsturing door de technische commissie; de nodige financiële middelen zullen in het MJP voorzien worden; de standplaats van de ziekenwagens wordt door de Technische Commissie opgevolgd; Gelet op de vergadering van de technische commissie op 15 september 2014; Overwegende dat in het kader van de opdracht “Leveren van 3 ambulances” een bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/2014-06 werd opgesteld; Overwegende dat de opdracht werd gepubliceerd in het bulletin der aanbestingen: BDA nummer: 2014-521735; Overwegende dat de offertes het bestuur ten laatste op 17 november 2014 om 10.30 uur dienden te bereiken; Overwegende dat 4 offertes werden ontvangen: Mecelcar, Avenue Albert Einstein 12 te 1348 Louvain-la-Neuve 301.290,00 euro incl. 21% btw 362.461,38 euro (*) Autographe, Avenue Lavoisierlaan 2 te 1300 Wavre 315.810,00 euro incl. 21% btw AB Technics, Turnhoutsebaan 69 te 2390 Malle 338.399,49 euro incl. 21% btw Visser, Edisonstraat 16 te NL-8912 AW Leeuwarden 362.648,72 euro incl. 21% btw (*) prijs inclusief service contract 8 jaar / 25.000 km per jaar of totaal 200.000 km Overwegende dat de firma Somati Vehicles uit Erembodegem met een brief van 14-11-2014 meldt geen passende aanbieding te kunnen maken; Overwegende het verslag van nazicht van de offertes van 21 november 2014; Overwegende de finale rangschikking van de regelmatige offertes (gerangschikt volgens totale score): Naam

Prijs incl. 21% btw*

Score op 100

Autographe

315.810,00 euro

95,08

Visser

362.648,72 euro

92,62

AB Technics

338.399,49 euro

90,81

Mecelcar

301.290,00 euro

88,00

* Nagerekende bedragen Zitting van «M_2»

10 van 36

Overwegende dat wordt voorgesteld om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Autographe, Avenue Lavoisierlaan 2 te 1300 Wavre, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 261.000,00 euro excl. btw of 315.810,00 euro incl. 21% btw, met volgende opties: 2 ambulances post Eeklo: meerprijs van 25.455,98 euro incl. 21% btw 1 ambulance post Aalter: meerprijs van 24.777,17 euro incl. 21% btw BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 21 november 2014 voor de opdracht “Leveren van ambulances”. Art. 2 - Het verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing. Art. 3 - Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Autographe, Avenue Lavoisierlaan 2 te 1300 Wavre, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 261.000,00 euro excl. btw of 315.810,00 euro incl. 21% btw, met volgende opties: 2 ambulances post Eeklo: meerprijs van 25.455,98 euro incl. 21% btw 1 ambulance post Aalter: meerprijs van 24.777,17 euro incl. 21% btw. Art. 4 - De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/2014-06. Art. 5 - De uitgave voor deze opdracht wordt voorzien in het budget 2014 en 2015. Toelichting: Burgemeester Gijssels (Kaprijke) vraagt de kosten-baten-analyse op, eerder gevraagd in de prezoneraad.

17

Aankoop van twee tankwagens voor de HVZ Meetjesland – ontwerp en wijze van gunnen

Gelet op de bepalingen van de wet van 31 december 1963; Gelet op de bepalingen van de wet van 25 mei 2007; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 25; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, § 2; Overwegende dat de aankoop van tankwagens is voozien in het meerjarenplan: 2 stuks in 2015: 560.000,00 euro 2 stuks in 2016: 560.000,00 euro 1 stuk in 2017: 280.000,00 euro; Overwegende dat in het kader van de opdracht “Aankoop tankwagens” een bijzonder bestek kan worden opgesteld; Overwegende dat een onmiddellijke gunning kan gerealiseerd worden mits bestelling via het bijzonder bestek II/MAT/A26-297-12 van de federale overheidsdienst Binnenlandse Zaken: TANKWAGEN 8.000 liter 4 X 2 MTM - 19 Ton Leverancier: VANASSCHE FFE NV, Brugsesteenweg 2, 8531 HARELBEKE Post 1: Met zeeppatroon: 268.476,01 euro incl. 21% btw Post 2: Met detergenttank en injectiesysteem: 281.846,51 euro incl. 21% btw TANKWAGEN 12.000 liter 6 X 4 MTM - 26 Ton Leverancier: VANASSCHE FFE NV, Brugsesteenweg 2, 8531 HARELBEKE Post 1: Met zeeppatroon: 291.046,14 euro incl. 21% btw Post 2: Met detergenttank en injectiesysteem: 304.416,64 euro incl. 21% btw; Overwegende de vooropgestelde planning voor opmaak van een eigen bijzonder bestek: Zitting van «M_2»

11 van 36

Goedkeuren eigen bijzonder bestek: raad van februari 2015 Goedkeuren gunning: raad van juni 2015 Sluiting en bestelling van de opdracht: juli 2015 (na stand-still) Levering: juli 2016 (leveringstermijn van 1 jaar); Overwegende de planning voor bestelling via bijzonder bestek II/MAT/A26-297-12 van de FOD BiZa: Bestelling van de opdracht: december 2015 Levering: december 2015 (leveringstermijn van 1 jaar); Overwegende de besluiten van de Technische Commissie van 5 november 2014: Er wordt geopteerd voor de aankoop van nieuwe voertuigen. Voor de realisatie van de voorziene investeringen wordt voorgesteld dat op zonaal vlak de opdracht wordt uitgewerkt. Er wordt afgezien van intekening op de markt van de FOD BiZa in hoofdzaak uit financiële overwegingen en om reden dat er meer mogelijkheden zijn om de functionaliteit van de voertuigen af te stemmen op de lokale verwachtingen. Zowel in 2015 als in 2016 wordt een bestek voorzien voor de aankoop van de tankwagens die in dit jaar ingeschreven zijn op de meerjarenplanning. Onderhavig voorstel wordt aan de zonecoördinator ter advies overgemaakt met de vraag in bevestigend geval dit punt te agenderen op de prezoneraad van 26 november 2014. In functie van het besluit van de prezoneraad wordt de procedure naderhand verder gezet in overeenstemming met hun beslissing; Overwegende dat de totale uitgave voor de opdracht “Aankoop van 2 tankwagens” wordt geraamd op 560.000,00 euro incl. 21% btw; Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de open offerteaanvraag; Overwegende dat deze raming de limieten van de Europese bekendmaking overschrijdt; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - Een bijzonder bestek “Aankoop van 2 tankwagens” op te maken, de Technische Commissie wordt belast met de opmaak van het bestek. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. Art. 2 - De raming bedraagt 560.000,00 euro incl. 21% btw. Art. 3 - Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag. Art. 4 - De opdracht zal Europees bekend gemaakt worden. Art. 5 - De uitgave voor deze opdracht wordt voorzien in het budget 2015. Art. 6 - Het standaard publicatieformulier wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau. Toelichting: Optie bekijken om 4 tankwagens aan te kopen en te spreiden over verschillende jaren om betere prijzen te verkrijgen.

18

Verzekeringen – ontwerp en wijze van gunnen en uit te nodigen firma’s

Gelet op de bepalingen van de wet van 31 december 1963; Gelet op de bepalingen van de wet van 25 mei 2007; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, § 1, 1° a (limiet van 207.000,00 euro excl. btw niet overschreden; dienstencategorie 06); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, § 2; Overwegende dat in het kader van de opdracht “Afsluiten verzekeringsovereenkomsten” een bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/2014-12 werd opgesteld; Zitting van «M_2»

12 van 36

Overwegende dat deze opdracht is opgedeeld in volgende percelen: * Perceel 1 (Arbeidsongevallen), raming: 87.725,00 euro incl. 21% btw * Perceel 2 (Burgerlijke aansprakelijkheid), raming: 10.285,00 euro incl. 21% btw * Perceel 3 (Verzekering Motorrijtuigen – omnium dienstverplaatsingen), raming: 4.235,00 euro incl. 21% btw * Perceel 4 (Materiële schade), raming: 10.285,00 euro incl. 21% btw * Perceel 5 (Verzekering motorrijtuigen), raming: 35.090,00 euro incl. 21% btw; Overwegende dat de totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 122.000,00 euro excl. btw of 147.620,00 euro incl. 21% btw over 12 maanden; Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - Goedkeuring wordt verleend aan het bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/201412 en de raming voor de opdracht “Afsluiten verzekeringsovereenkomsten”. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt 122.000,00 euro excl. btw of 147.620,00 euro incl. 21% btw over 12 maanden. Art.2 - Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Art.3 - Volgende firma’s worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: - KBC Verzekeringen, Professor Roger Van Overstraetenplein 2 te 3000 Leuven - Ethias Verzekeringen, Prins-Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt - BELFIUS Verzekeringen, Livingstonelaan 6 te 1000 Brussel - AXA Belgium, Vorstlaan 25 te 1170 Brussel (Watermaal-Bosvoorde) - AG Insurance, Emile Jacqmainlaan 53 te 1000 Brussel - Vanbreda Risk & Benefits, Plantin en Moretuslei 297 te 2140 Borgerhout (Antwerpen) - DVV Verzekeringen, Galileelaan 5 te 1210 Brussel (Sint-Joost-ten-Node) - Federale Verzekering, Stoofstraat 2 te 1000 Brussela - Baloise Insurance, Posthofbrug 16, 2600 Antwerpen Art.4 - De uitgave voor deze opdracht wordt voorzien in het budget 2015. Toelichting: Huidige polissen voertuigen worden overgenomen voor 1 jaar. Vanuit de zone wordt een brief verstuurd naar Ethias en communicatie naar gemeentesecretarissen wat betreft de polissen.

19

Leveren van brandstof via magnetische kaarten - gunning

Gelet op de bepalingen van de wet van 31 december 1963; Gelet op de bepalingen van de wet van 25 mei 2007; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 25; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, § 2; Gelet op het éénparig besluit van de prezoneraad van 25 juni 2014 om het bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/2014-03 en de raming voor de opdracht “Leveren van brandstof via magnetische kaarten” goed te keuren. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt 252.892,56 euro excl. btw of 306.000,00 euro incl. 21% btw; de opdracht te gunnen bij wijze van de open offerteaanvraag. De opdracht zal Europees bekend gemaakt worden; Overwegende dat in het kader van de opdracht “Leveren van brandstof via magnetische kaarten” een bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/2014-03 werd opgesteld; Overwegende dat deze opdracht bestaat uit volgende gedeelten: Zitting van «M_2»

13 van 36

Aalter 25.000,00 euro per jaar Eeklo 17.500,00 euro per jaar Kaprijke 5.000,00 euro per jaar Maldegem 15.000,00 euro per jaar Nevele 6.500,00 euro per jaar Waarschoot 4.000,00 euro per jaar Zomergem 3.500,00 euro per jaar Overwegende dat de opdracht werd gepubliceerd in het bulletin der aanbestingen: BDA nummer: 2014-518887; Overwegende dat de offertes het bestuur ten laatste op 15 oktober 2014 om 10.30 uur dienden te bereiken; Overwegende dat 7 offertes werden ontvangen: Nr.

Naam

Postcode

Woonplaats

Percelen

1

N.V. Gabriels en co

9308

Hofstade

1, 2, 3, 4, 5, 6 en 7

2

Kuwait petroleum (Belgium) N.V.

2018

Antwerpen

1, 2, 3, 4, 5, 6 en 7

3

Power Oil N.V.

8560

Wevelgem

1, 2, 3, 4, 5, 6 en 7

4

Octa + Energie S.A.

1800

Vilvoorde

1, 2, 3, 4, 5, 6 en 7

5

G&V Service Stations

8520

Kuurne

1, 2, 3, 4, 5, 6 en 7

6

Total Belgium N.V.

1040

Brussel

1, 2, 3, 4, 5, 6 en 7

7

Vermeire-Defruyt bvba

9880

Aalter

1, 2, 3 en 4

Overwegende het verslag van nazicht van de offertes van 19 november 2014; Overwegende de finale rangschikking van de regelmatige offertes (gerangschikt volgens totale score); Overwegende dat wordt voorgesteld om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieders, zijnde: 1. Post Aalter (Z-korps), Sint-Gerolflaan 12b te 9880 Aalter aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Total Belgium NV, Handelstraat 93, 1040 Brussel tegen een korting van 0,1331 euro 2. Post Eeklo (Z-korps), Gentsesteenweg 2 te 9900 Eeklo aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde N.V. Gabriels en co, Hekkestraat 4, 9308 Hofstade tegen een korting van 0,1561 euro 3. Post Kaprijke (C-korps), Plein 50 te 9970 Kaprijke aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde G&V Service Stations, Harelbeeksestraat 120, 8520 Kuurne tegen een korting van 0,1452 euro 4. Post Maldegem (Z-korps), Bloemendaelelaan 4 te 9990 Maldegem aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde G&V Service Stations, Harelbeeksestraat 120, 8520 Kuurne tegen een korting van 0,1452 euro 5. Post Nevele (C-korps), Brugstraat 1 te 9850 Nevele aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Kuwait petroleum (Belgium) N.V., Brusselstraat 59/1, 2018 Antwerpen tegen een korting van 0,1467 euro 6. Post Waarschoot (C-korps), Brandweerplein 1 te 9950 Waarschoot aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde N.V. Gabriels en co, Hekkestraat 4, 9308 Hofstade tegen een korting van 0,1561 euro 7. Post Zomergem (C-korps), Bevrijdingstraat 46 te 9930 Zomergem aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Octa + Energie SA, Generaal Baron Empainlaan 21, 1150 Brussel tegen een korting van 0,1100 euro; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 19 november 2014 voor de opdracht “Leveren van brandstof via magnetische kaarten”. Art. 2 - Het verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing. Art. 3 - Deze opdracht te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieders, zijnde: Zitting van «M_2»

14 van 36

1. Post Aalter (Z-korps), Sint-Gerolflaan 12b te 9880 Aalter aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Total Belgium NV, Handelstraat 93, 1040 Brussel tegen een korting van 0,1331 euro 2. Post Eeklo (Z-korps), Gentsesteenweg 2 te 9900 Eeklo aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde N.V. Gabriels en co, Hekkestraat 4, 9308 Hofstade tegen een korting van 0,1561 euro 3. Post Kaprijke (C-korps), Plein 50 te 9970 Kaprijke aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde G&V Service Stations, Harelbeeksestraat 120, 8520 Kuurne tegen een korting van 0,1452 euro 4. Post Maldegem (Z-korps), Bloemendaelelaan 4 te 9990 Maldegem aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde G&V Service Stations, Harelbeeksestraat 120, 8520 Kuurne tegen een korting van 0,1452 euro 5. Post Nevele (C-korps), Brugstraat 1 te 9850 Nevele aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Kuwait petroleum (Belgium) N.V., Brusselstraat 59/1, 2018 Antwerpen tegen een korting van 0,1467 euro 6. Post Waarschoot (C-korps), Brandweerplein 1 te 9950 Waarschoot aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde N.V. Gabriels en co, Hekkestraat 4, 9308 Hofstade tegen een korting van 0,1561 euro 7. Post Zomergem (C-korps), Bevrijdingstraat 46 te 9930 Zomergem aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Octa + Energie SA, Generaal Baron Empainlaan 21, 1150 Brussel tegen een korting van 0,1100 euro Art. 4 - De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/2014-03. Art. 5 - De uitgave voor deze opdracht wordt voorzien in het budget 2014 en volgende jaren.

20

Gunning (wijziging) leveren, installeren en onderhouden boekhoudpakket

Gelet op de bepalingen van de wet van 31 december 1963; Gelet op de bepalingen van de wet van 25 mei 2007; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, § 1, 1° a (limiet van 85.000,00 euro excl. btw niet overschreden); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, § 4; Gelet op het éénparig besluit van de prezoneraad van 27 augustus 2014 betreffende de goedkeuring van de technische beschrijving met nr. HVZ Meetjesland/2014-05 en de raming voor de opdracht “Leveren, installeren en onderhouden boekhoudpakket”, de raming bedraagt 49.833,85 euro incl. 21% btw over 4 jaar, de opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en volgende firma’s worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: Schaubroeck, Steenweg Deinze 154 te 9810 Nazareth CEVI, Bisdomplein 3 te 9000 gent; Gelet op het éénparig besluit van de prezoneraad van 24 september 2014 om de opdracht “Leveren, installeren en onderhouden boekhoudpakket” te gunnen aan de meest voordelige bieder, zijnde Schaubroeck, Steenweg Deinze 154 te 9810 Nazareth, tegen het totaalbedrag van 49.833,85 euro incl. 21% btw over 4 jaar; dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in de offerte/overeenkomst; Overwegende dat opnieuw aan beide firma’s een offerte werd gevraagd: De gunningsprocedure voor het boekhoudpakket van de hulpverleningszone Meetjesland werd opnieuw opgestart aangezien gegund werd aan Schaubroeck voor een pakket dat er niet direct zal komen doordat Minister Homans in het regeerakkoord heeft aangegeven werk te maken van een Zitting van «M_2»

15 van 36

overschakeling naar BBC boekhouding ook voor politie en brandweer. De firma Schaubroeck heeft daarom het project om een nieuw software pakket gebaseerd op de huidige politieboekhouding on hold geplaatst; Overwegende dat terug 2 offertes/voorstellen zijn ingediend: Schaubroeck CEVI Overwegende de motivering van de bijzonder rekenplichtige: De offertes van CEVI en Schaubroeck werden vergeleken. De totale prijs voor 6 jaar bij CEVI bedraagt 86.558,26 euro, terwijl dit bij Schaubroeck slechts 34.612,05 euro. Dit is een groot prijsverschil. Beide boekhoudpakketten voldoen aan de wetgeving op de politieboekhouding. Het is wel zo dat indien gebruiksgemak, transparantie en efficiëntie vergeleken worden van beide pakketten, CEVI de betere is. De goedkeuringsflow van de facturen is beter geïntegreerd in het boekhoudpakket. Daarnaast is de boekhoudsoftware recenter dan deze van Schaubroeck en is gebruiksvriendelijker. Bij Schaubroeck zal er wel kunnen gewerkt worden met het facturatiepakket ALFA. Dat pakket is zeer performant en het debiteurenbeheer kan zeer efficiënt gebeuren. Door het zeer grote prijsverschil wordt er voorgesteld om te gunnen aan Schaubroeck. Overwegende dat de bijzonder rekenplichtige voorstelt, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de meest voordelige bieder, zijnde Schaubroeck, Steenweg Deinze 154 te 9810 Nazareth, tegen het totaalbedrag van 34.612,05 euro incl. 21% btw over 6 jaar; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - De opdracht “Leveren, installeren en onderhouden boekhoudpakket” te gunnen aan de meest voordelige bieder, zijnde Schaubroeck, Steenweg Deinze 154 te 9810 Nazareth, tegen het totaalbedrag van 34.612,05 euro incl. 21% btw over 6 jaar. Art. 2 - Dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in de offerte/overeenkomst.

21

Prezone Meetjesland (OVL) Evaluatieverslag 2012-2013 - kennisname

De prezoneraad neemt kennis van het evaluatieverslag 2012-2013 van het bezoek van 2 juli 2014 aan de zone door Pieter Biets, Marc Heylenbosch en Ivo Brisaert, gemandateerden van de FOD Binnenlandse Zaken.

22

Verlenging opdracht Thaïs De Vuyst: secretariaatsondersteuning 4u/week voor 3 maanden

Gelet op het besluit van de prezoneraad van 13 november 2013 houdende de aanstelling van mevrouw Thaïs De Vuyst als secretaris van de HVZ Meetjesland voor 2014 (4/38); Gelet op de wet van 15 mei 2007, gewijzigd door de wet van 3 augustus 2012, betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op het KB van 2 februari 2009, art 8, 2° dat de hulpverleningszone Meetjesland afbakent; Gelet op art 5 van de wet van 3 augustus 2012, tot wijziging van de wet van 15 mei 2007, dat stelt dat in afwachting van de inwerkingtreding van de zone zoals bedoeld in art 220 van de wet, de zone een prezone vormt, volgens dezelfde territoriale afbakening en dat deze prezone rechtspersoonlijkheid heeft en wordt beheerd door een prezoneraad; Overwegende dat de gemeente Waarschoot mevrouw Thaïs De Vuyst voor 4u/week ter beschikking stelt aan de prezone Meetjesland; Overwegende dat het opportuun is voor de werking van de HVZ Meetjesland vanaf 01/01/2015 dat deze aanstelling verlengd wordt met enkele maanden tot eind maart 2015 in afwachting van de aanwerving van personeel door de HVZ Meetjesland; Overwegende dat de gemeente Waarschoot de kosten van mevrouw Thaïs De Vuyst in de graad van niveau C, statutair, en dit voor 4/38 op weekbasis, zal doorfactureren aan de HVZ Meetjesland door middel van een factuur; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - het mandaat van mevrouw Thaïs De Vuyst als secretaris van de prezone Meetjesland wordt verlengd vanaf 1 januari 2015 tot 31 maart 2015. Art.2 - de gemeente Waarschoot stuurt een factuur om de kosten van mevrouw Thaïs De Vuyst in de graad van niveau C2, statutair trap 7, voor 4/38 op weekbasis terug te vorderen. Zitting van «M_2»

16 van 36

Art.3 - Afschrift van dit besluit over te maken aan FOD Binnenlandse Zaken, de gemeente Waarschoot, mevrouw Thaïs De Vuyst en de financieel beheerder van de prezone Meetjesland.

23

Verlenging opdracht Piet De Meester: 16u/week voor 3 maanden

Gelet op het besluit van de prezoneraad van 30 april 2014 houdende de aanstelling van de heer Piet De Meester, door middel van detachering, als coördinator (16u/week) voor de werkgroep personeel; Gelet op de wet van 15 mei 2007, gewijzigd door de wet van 3 augustus 2012, betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op het KB van 2 februari 2009, art 8, 2° dat de hulpverleningszone Meetjesland afbakent; Gelet op art 5 van de wet van 3 augustus 2012, tot wijziging van de wet van 15 mei 2007, dat stelt dat in afwachting van de inwerkingtreding van de zone zoals bedoeld in art 220 van de wet, de zone een prezone vormt, volgens dezelfde territoriale afbakening en dat deze prezone rechtspersoonlijkheid heeft en wordt beheerd door een prezoneraad; Overwegende dat de heer Piet De Meester momenteel gedetacheerd wordt voor 16u/week naar de prezone Meetjesland tot en met 31 december 2014; dat deze detachering verlengbaar is; Overwegende dat het opportuun is voor de werking van de HVZ Meetjesland vanaf 01/01/2015 dat deze detachering verlengd wordt met enkele maanden tot eind maart 2015 in afwachting van de aanwerving van personeel door de HVZ Meetjesland; Gelet op het ontwerp van overeenkomst; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - de aanstlling van de heer Piet De Meester geboren te Brugge op 5 mei 1961, wonende te 9990 Maldegem, Speyestraat 6 wordt aangesteld door middel van detachering als coördinator voor de werkgroep “Personeel” voor 16u/week als medewerker voor de prezone Meetjesland wordt verlengd tot en met 31 maart 2015. Art.2 - De prezone Meetjesland betaalt aan de gemeente Maldegem de effectieve loonkost van de heer Piet De Meester terug, ten belope van 16 uur per week, zoals bepaald in de overeenkomst bij dit besluit als bijlage toegevoegd. Art.4 - Afschrift van dit besluit over te maken aan FOD Binnenlandse Zaken, de gemeente Maldegem en de heer Piet De Meseter. Overeenkomst tussen de Prezone MEETJESLAND , de gemeente MALDEGEM en de heer Piet DE MEESTER TUSSEN de Prezone MEETJESLAND, vertegenwoordigd door mevrouw Ann COOPMAN, voorzitter van de Prezoneraad, Dorp 1, 9950 WAARSCHOOT EN de gemeente MALDEGEM, vertegenwoordigd door mevrouw Marleen VAN DEN BUSSCHE, burgemeester en de heer Tijs VAN VYNCKT, secretaris, Marktstraat 7, 9990 MALDEGEM EN De heer Piet DE MEESTER, hierna genoemd coördinator van de werkgroep “Personeel”; Speyestraat 6 te 9990 Maldegem Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid Overwegende dat de Prezone Meetjesland ervaren personeel nodig heeft om haar opdrachten te kunnen volbrengen;

Zitting van «M_2»

17 van 36

Overwegende dat de Prezone Meetjesland niet beschikt over de praktische en nodige vaardigheden en kennis in verband met de materies die behandeld dienen te worden door de coördinator, de ontvanger of financieel beheerder of een andere medewerker. WAARNA DOOR PARTIJEN OVEREENGEKOMEN WORDT ALS VOLGT: Artikel 1. Voorwerp van de overeenkomst De detachering van de medewerker naar de Prezone voor 16 uren per week, om de opdrachten uit te voeren waarin wordt voorzien in de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid. Artikel 2. Verplichtingen van de gemeente Maldegem §1. De gemeente verbindt zich ertoe de in artikel 1 bedoelde detachering van de coördinator voor de Prezone te bewerkstelligen. §2. De gemeente verzekert dat gedurende de door deze overeenkomst gedekte periode de coördinator het juridische en administratieve statuut verbonden aan de functie die hij uitoefent bij de gemeente behoudt. Meer in het bijzonder behoudt de coördinator zijn recht op bevordering binnen zijn weddeschaal en kan hij zijn aanspraak op promotie laten gelden. §3. De gemeente verbindt zich ertoe de geleverde prestatie van de coördinator verder te betalen, met name met inbegrip van het vakantiegeld, de eindejaarspremie en de sociale bijdragen. §4. De gemeente neemt de verplichtingen betreffende de arbeidsongevallenverzekering op zich. Artikel 3. Verplichtingen en rechten van de coördinator werkgroep personeel §1. Opdracht De coördinator wordt belast met de uitvoering van de opdrachten zoals bepaald door de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid: - voor de coördinator: omvorming personeelszaken §2. Vakantie Tijdens zijn detachering bij de Prezone heeft de medewerker, pro rata zijn detachering, recht op de dagen vakantie zoals toegestaan door zijn gemeente. De medewerker meldt de verlofperiodes aan de Prezone. Artikel 4. Verplichtingen van de Prezone De Prezone verbindt zich ertoe pro rata voor de activiteit van de coördinator voor de prezone, zoals bepaald in artikel 1, het bedrag van de kosten terug te betalen aan de gemeente Maldegem. Afwezigheid wegens ziekte van de coördinator schort deze betaling niet op. De gemeente Maldegem vraagt aan de Prezone de terugbetaling van de vereffende bedragen door middel van een gedetailleerde maandelijkse staat van verzoek tot terugbetaling. Het verzoek tot terugbetaling wordt opgesteld in het begin van elke maand voor de voorafgaande maand. De Prezone betaalt de geleverde prestatie van de coördinator, met inbegrip van het vakantiegeld, de eindejaarspremie en de sociale bijdragen, terug. Zitting van «M_2»

18 van 36

Op het ogenblik van ondertekening van deze overeenkomst dient de gemeente Maldegem de Prezone een raming van de voor de overeengekomen detachering terug te betalen bedragen te hebben bezorgd. De Prezone verbindt er zich toe een maandelijkse kostenvergoeding rechtstreeks te betalen aan de coördinator. De Prezone verbindt er zicht toe om uitzonderlijke prestaties, verricht door de coördinator in het kader van zijn functie binnen de zone, terug te betalen aan de gemeente op basis van een gedetailleerde maandelijkse staat. Artikel 5. Duur en vroegtijdige beëindiging van de overeenkomst §1. De overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2015 en eindigt op 31 maart 2015 en is verlengbaar. §2. De overeenkomst kan door elk van de partijen vroegtijdig beëindigd worden, met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. De opzegging gebeurt door aangetekend schrijven aan de andere partijen. Artikel 6. Uitvoeringsmodaliteiten §1. De gebruikelijke werkplaats van de coördinator is gevestigd op het volgend adres: Marktstraat 7, 9990 Maldegem. §2. De begeleiding van en het toezicht op de naleving van deze overeenkomst wordt voor de Prezone verzekerd door de voorzitter van de prezoneraad. §3. De begeleiding van en het toezicht op de naleving deze overeenkomst wordt voor de gemeente verzekerd door de Burgemeester of zijn afgevaardigde. Artikel 7. Bevoegde rechtbank De geschillen voortvloeiende uit de uitvoering van de overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de bevoegde rechter van het gerechtelijk arrondissement van Gent. Opgemaakt in 3 exemplaren, waarbij elke partij een origineel heeft ontvangen, te Maldegem op 26 november 2014. Namens de Prezone,

Ann COOPMAN

Namens de gemeente,

De medewerker,

Marleen VAN DEN BUSSCHE, burgemeester

Piet DE MEESTER

Tijs VAN VYNCKT, gemeentesecretaris Zitting van «M_2»

19 van 36

24

Procedure tot aanwerving van een bijzonder rekenplichtige

De prezoneraad Gelet op de Wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid Gelet op het Koninklijk Besluit van 10 juni 2014 tot vastlegging van de mandaattoelage van de commandant van de hulpverleningszone en van de grenzen van de bijzondere rekenplichtige Gelet op het Koninklijk Besluit van 29 juni 2014 tot vaststelling van de regels van toepassing op de bijzonder rekenplichtige van de hulpverleningszone Gelet op de Ministeriële omzendbrief van 10 oktober 2014 betreffende de overgang van prezone naar hulpverleningszones Overwegende dat het aangewezen is dat de zone Meetjesland per 1 januari 2015 beschikt over een bijzondere rekenplichtige Op voorstel van het prezonecollege BESLUIT EENPARIG: Art.1 - De selectieprocedure wordt als volgt vastgelegd: 1. Het zonecollege wordt belast met de publicatie een vacaturebericht 2. Het zonecollege onderzoekt de ontvankelijkheid van de kandidaturen. 3. Het zonecollege vergelijkt de titels en verdiensten van de kandidaten en analyseert hun curriculum vitae en motivatie. 4. Het zonecollege kan een selectiegesprek organiseren. Art.2 - §1 - De bijzondere rekenplichtige van de brandweerzone Meetjesland wordt aangewezen door het zonecollege onder de kandidaten die voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. De financieel beheerders van de gemeenten die deel uitmaken van de zone Meetjesland of van een andere brandweerzone 2. De financieel beheerders van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van de gemeenten die deel uit van de zone Meetjesland of een andere brandweerzone 3. De gewestelijke ontvangers 4. De bijzondere rekenplichtige van de politiezones die deel uit van de zone Meetjesland of een andere brandweerzone 5. De personeelsleden van een gemeente die al dan niet deel uitmaakt van de zone Meetjesland die voldoen aan de voorwaarden om benoemd te worden tot financieel beheerder van een gemeente of een OCMW, gewestelijk ontvanger of bijzonder rekenplichtige van een politiezone, met uitzondering, in voorkomend geval, van een leeftijdsvoorwaarde 6. De personeelsleden van de provincie Oost-Vlaanderen die voldoen aan de voorwaarden om benoemd te worden tot financieel beheerder van een gemeente of een OCMW, gewestelijk ontvanger of bijzonder rekenplichtige van een politiezone, met uitzondering, in voorkomend geval, van een leeftijdsvoorwaarde De selectievoorwaarden dienen op datum van het afsluiten van de kandidatuurstelling vervuld te zijn. §2 – De zoneraad kan beslissen om de bijzonder rekenplichtige enkel aan te wijzen onder de financieel beheerders van de deelnemende gemeenten. Art.3 - §1. De vacantverklaring wordt bekendgemaakt op de website van de hulpverleningszone Meetjesland, op de eventuele websites van de respectieve hulpposten op de websites van de deelnemende gemeenten via minstens één persorgaan of tijdschrift, dat minstens het grondgebied van de hulpverleningszone Meetjesland bestrijkt. Indien de zoneraad beslist voor de aanwijzing van een bijzonder rekenplichtige gebruik te maken van de bepalingen van artikel 2, §2, volstaat een bekendmaking van de vacature via een email, gericht aan alle financieel beheerders van de deelnemende gemeenten. Zitting van «M_2»

20 van 36

§2. De oproep bevat vermeldt ten minste de te vervullen voorwaarden, de uiterste datum voor de kandidaatstelling, evenals de praktische modaliteiten voor de indiening ervan, en, zo de zoneraad hierin wenst te voorzien, ook de opgelegde selectieproeven en de inhoud ervan. Art.4 - De kandidatuurstelling bevat: Een uitgebreid curriculum vitae met vermelding en ter staving van de in de selectievoorwaarden vermelde vereisten. Een duidelijke motivatiebrief waarin tevens wordt toegelicht hoe de kandidaat de toevertrouwde opdrachten zal uitvoeren, rekening houdend met de opdrachten die opgesomd zijn in de wet van 15 mei 2007. Art.5 - §1. De kandidaturen dienen, per aangetekend schrijven, gericht te worden aan de Voorzitter van de Hulpverleningszone Meetjesland, tav mevr. Ann Coopman, Voorzitter, p.a. Sint-Gerolflaan 12A, te 9880 Aalter. Indien de zoneraad beslist voor de aanwijzing van een bijzonder rekenplichtige gebruik te maken van de bepalingen van artikel 2, §2, kunnen de kandidaturen via email of een brief tegen ontvangstbewijs ingediend worden. De kandidatuurstelling is eveneens gericht aan de Voorzitter van de Hulpverleningszone Meetjesland. §2. Tussen de bekendmaking van de vacature van bijzondere rekenplichtige en de uiterste datum voor de indiening van de kandidaturen, verlopen minstens 14 kalenderdagen. De dag van de bekendmaking van de vacature is niet in de termijn begrepen, de uiterste datum voor de indiening van de kandidaturen wel. Als de uiterste datum op een zaterdag, een zondag of een feestdag valt, wordt de termijn verlengd tot de eerstvolgende werkdag. §3. De datum van de verzending van de kandidatuur wordt beschouwd als de datum waarop de kandidatuur is ingediend. De datumstempel van afgifte op het postkantoor of de datum van het versturen van het emailbericht is hiervoor bepalend. Art.6 - Bij de effectieve indiensttreding dient de bijzondere rekenplichtige het bewijs te leveren dat hij heeft voldaan aan de vereisten omtrent het stellen van een zekerheid tot waarborg van zijn beheer.

25

Vacantverklaring van een bijzondere rekenplichtige voor de hulpverleningszone Meetjesland

De prezoneraad Gelet op de Wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid Gelet op het Koninklijk Besluit van 10 juni 2014 tot vastlegging van de mandaattoelage van de commandant van de hulpverleningszone en van de grenzen van de bijzondere rekenplichtige Gelet op het Koninklijk Besluit van 29 juni 2014 tot vaststelling van de regels van toepassing op de bijzonder rekenplichtige van de hulpverleningszone Gelet op de Ministeriële omzendbrief van 10 oktober 2014 betreffende de overgang van prezone naar hulpverleningszones Gelet op de beslissing van de prezoneraad van 26 november 2014 houdende vaststelling van het procedure tot aanwijzing van een bijzonder rekenplichtige Overwegende dat het aangewezen is dat de zone Meetjesland per 1 januari 2015 beschikt over een bijzondere rekenplichtige BESLUIT EENPARIG: Art.1 - De mandaatfunctie van bijzonder rekenplichtige voor de hulpverleningszone Meetjesland wordt met ingang van 1 januari 2015 vacant verklaard. Art.2 - De zoneraad zal gebruik maken van artikel 2, §2 van het reglement tot vaststelling van de procedure tot aanwijzing van een bijzonder rekenplichtige en zal hiertoe via mail de financieel beheerders van de deelnemende gemeenten uitnodigen zich kandidaat te stellen voor deze functie.

Zitting van «M_2»

21 van 36

Vacaturebericht: BRANDWEERZONE MEETJESLAND gaat over tot de aanwijzing van (m/v): Bijzondere rekenplichtige De bijzondere rekenplichtige is verantwoordelijk, onder het gezag van het zonecollege, voor het budgettair en financieel beheer van de zone. Je profiel bijzondere rekenplichtigen van de gemeenten die deel uitmaken van de zone Meetjesland of van een andere brandweerzone Je voornaamste taken Je bent verantwoordelijk voor de ontvangsten en uitgaven van de zone Je bent belast met de boekhouding van de z one Je bent verantwoordelijk voor het kasbeheer Je maakt jaarlijks de jaarrekening en de begrotingsrekening op Je beheert de contracten Je bewaakt de rechten van de zone De selectieprocedure 1. Het college onderzoekt de ontvankelijkheid van de kandidaturen. 2. Het college vergelijkt de titels en verdiensten van de kandidaten en analyseert hun curriculum vitae en motivatie. 3. Het college kan een selectiegesprek organiseren, indien dit aangewezen blijkt. Ons aanbod - Aanstelling vanaf 1 januari 2015 als bijzonder rekenplichtige bij mandaatfunctie. - U ontvangt een mandaattoelage overeenkomstig de bepalingen van het Koninklijk besluit van 10 juni 2014 tot vastlegging van de mandaattoelage van de commandant van een hulpverleningszone en van de grenzen van de vergoeding van de bijzondere rekenplichtige (jaarbedrag: 6.358,47€ aan spilindex 138.01) Meer info m.b.t. bovenvermelde vacature kan opgevraagd worden bij de coördinator van de prezone Interesse voor deze functie? Stuur dan uiterlijk op 15 december 2014 je kandidatuur met: - Een duidelijke motivatie waarin wordt toegelicht hoe u de toevertrouwde opdrachten zal uitvoeren, rekening houdend met de opdrachten die opgesomd zijn in de wet van 15 mei 2007 -Een uitgebreid curriculum vitae met vermelding en ter staving van de in de selectievoorwaarden vermelde vereisten. per aangetekend schrijven of via eamail naar: Hulpverleningszone Meetjesland, tav mevr. Ann Coopman, Voorzitter, p.a. Sint-Gerolflaan 12A, te 9880 Aalter. Inlichtingen kunt u bekomen bij drh. Piet De Meester, coördinator personeel, p.a. [email protected] (050 72 89 48)

26

Samenwerking dienst gemeentewerken en de brandweer - protocol tussen HVZ Meetjesland en gemeente

De prezoneraad adviseert dat de samenwerking tussen de gemeentelijke dienst “gemeentewerken” blijft maar dat er overeenkomsten dienen uitgewerkt te worden. Zitting van «M_2»

22 van 36

Burgemeester Patrick hoste verlaat de zitting.

27

Retributiereglement de HVZ Meetjesland – finale bespreking

Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op de besprekingen van ontwerp van retributiereglement in de prezoneraad van 24 september en 22 oktober 2014; Gelet op het Koninklijk Besluit van 25 april 2007 houdende de vaststelling van de opdrachten van de hulpdiensten die kunnen verhaald worden en diegene die gratis zijn; Overwegende dat het voor de optimale werking van de HVZ Meetjesland aangewezen is een retributiereglement aan te nemen; Het retributiereglement wordt een laatste maal aangepast aan de opmerkingen en wordt finaal besproken/goedgekeurd op de PZR van 17/12: Aanpassingen permanentie (laten staan) goedkeuring zonecollege - Vrijstelling in het kader van aanvragen van verenigingen voor activiteiten waarvan de maatschappelijke meerwaarde door het zonecollege worden erkend. Zandzakjes blijven staan - Digitaal aanleveren plannen schrappen - Aanmaningskosten.

28

Data 2015 zonecollege - kennisname

Zonecollege om de 3 weken, andere samenstelling, meer dagelijks bestuur. De kalender wordt afzonderlijk bedeeld.

29

Data 2015 zoneraad - kennisname

De kalender wordt afzonderlijk bedeeld.

30

Varia De verslagen van de technische commissie zijn te raadplegen via onderstaande link (doorgestuurd op 19 november 2014 via e-mail): https://www.dropbox.com/sh/s297m9audzzcrp2/AABmUTtVSRVHuAL7qzwmMKzFa Eens vergaderen in Aalter, locatie bekijken. Asap postoverste aanstellen, functieprofiel opstellen en openverklaren, kandidaten, 3 beroeps van 1/1 in Aalter Onderluitenant aangesteld in Eeklo vanaf volg maand, 3 functies staan dan open en HVZ moet dan invullen, wordt bekeken door Piet, indien voorzien in het kader geen probleem. Sint Barbara, sociale commissies willen blijven bestaan per post, hetgeen nu bestaat langzaam laten uitdoven, niet direct afbreken.

besloten zitting 31

Openverklaring zonecoördinator voor de HVZ Meetjesland voor 3 maanden

Gelet op de wet van 15 mei 2007, gewijzigd door de wet van 3 augustus 2012, betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op het KB van 2 februari 2009, art 8, 2° dat de hulpverleningszone Meetjesland afbakent; Gelet op art 5 van de wet van 3 augustus 2012, tot wijziging van de wet van 15 mei 2007, dat stelt dat in afwachting van de inwerkingtreding van de zone zoals bedoeld in art 220 van de wet, de zone een prezone vormt, volgens dezelfde territoriale afbakening en dat deze prezone rechtspersoonlijkheid heeft en wordt beheerd door een prezoneraad; Gelet op de inwerkingtreding van deze wet door het KB van 20 september 2012, inzonderheid artikel 6artikel 221/1, §2 waarbij de prezone ten laatste voor 30 april van het jaar waarvoor de dotatie wordt toegekend blijk geeft van te voldoen aan de 5 voorwaarden; Gelet op het feit dat iedereen die voldoet aan de voorwaarden binnen de zone zich kandidaat kan stellen voor deze tijdelijke functie; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - De prezone Meetjesland verklaart de functie van zonecoördinator van de prezone Meetjesland open. Zitting van «M_2»

23 van 36

Art.2 - De tijdelijke aanstelling start op 1 januari 2015 en eindigt op 31 maart 2015. De vacature van de zonecommandant voor de derde keer open verklaard in de volgende PZR. Art.4 - Afschrift van dit besluit over te maken aan FOD Binnenlandse Zaken. Toelichting: Het functieprofiel van waarnemend zonecommandant staat gelijk aan dat van zonecommandant er zijn echter geen aanwervingsvoorwaarden voorgeschreven. De prezoneraad stelt voor om iedereen een kans te geven en het brandweerpersoneel te bevragen naar hun interesse en de mogelijkheid te bieden hun kandidaatstelling tot wnd. zonecommandant in te dienen bij de voorzitter per e-mail [email protected] uiterlijk op 15/12/2014.

32

Detachering van de heer Luc Van den Bossche als bestendige wachter voor de HVZ Meetjesland

Gelet op de wet van 15 mei 2007, gewijzigd door de wet van 3 augustus 2012, betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op het KB van 2 februari 2009, art 8, 2° dat de hulpverleningszone Meetjesland afbakent; Gelet op art 5 van de wet van 3 augustus 2012, tot wijziging van de wet van 15 mei 2007, dat stelt dat in afwachting van de inwerkingtreding van de zone zoals bedoeld in art 220 van de wet, de zone een prezone vormt, volgens dezelfde territoriale afbakening en dat deze prezone rechtspersoonlijkheid heeft en wordt beheerd door een prezoneraad; Overwegende dat de heer Luc Van den Bossche momenteel tewerkgesteld is in de stad Eeklo als bestendig wachter voor het brandweerkorps te Eeklo en zal gedetacheerd wordt voor 38/week naar de Hulpverleningszone Meetjesland van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015; dat deze detachering verlengbaar is; Overwegende dat het opportuun is voor de werking van de HVZ Meetjesland dat de functie van bestendig wachter kan gegarandeerd blijven; Gelet op het ontwerp van overeenkomst; BESLUIT: Art.1 - De heer Luc Van den Bossche geboren te Eeklo op 13 maart 1986, wonende te Molenstraat 72, 9970 Kaprijke wordt aangesteld door middel van detachering als bestendig wachter voor Hulpverleningszone Meetjesland van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015 Art.2 - De prezone Meetjesland betaalt aan de stad Eeklo de effectieve loonkost van de heer Luc Van den Bossche terug zoals bepaald in de overeenkomst bij dit besluit als bijlage toegevoegd. Art.4 - Afschrift van dit besluit over te maken aan FOD Binnenlandse Zaken, de stad Eeklo en de heer Luc Van den Bossche. Overeenkomst tussen de Hulpverleningszone MEETJESLAND , de stad EEKLO en de heer Luc VAN DEN BOSSCHE TUSSEN de Hulpverleningszone MEETJESLAND (HVZ), vertegenwoordigd door mevrouw Ann COOPMAN, voorzitter van de zoneraad, Dorp 1, 9950 WAARSCHOOT EN de stad EEKLO, vertegenwoordigd door de heer Koen LOETE, burgemeester en mevrouw Meike VAN GREMBERGEN, secretaris, Industrielaan 2, 9900 EEKLO EN De heer Luc VAN DEN BOSSCHE, hierna genoemd bestendig wachter, Molenstraat 72 te 9970 Kaprijke. Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid

Zitting van «M_2»

24 van 36

Overwegende dat de Hulpverleningszone Meetjesland ervaren personeel nodig heeft om haar opdrachten te kunnen volbrengen; Overwegende dat de Hulpverleningszone Meetjesland niet beschikt over de praktische en nodige vaardigheden en kennis in verband met de materies die behandeld dienen te worden door de bestendig wachters. WAARNA DOOR PARTIJEN OVEREENGEKOMEN WORDT ALS VOLGT: Artikel 1. Voorwerp van de overeenkomst De detachering van de medewerker naar de HVZ voor 38 uren per week, om de opdrachten uit te voeren waarin wordt voorzien in de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid. Artikel 2. Verplichtingen van de stad EEKLO §1. De stad verbindt zich ertoe de in artikel 1 bedoelde detachering van de bestendig wachter voor de HVZ Meetjesland te bewerkstelligen. §2. De stad verzekert dat gedurende de door deze overeenkomst gedekte periode de bestendig wachter het juridische en administratieve statuut verbonden aan de functie die hij uitoefent bij de stad behoudt. Meer in het bijzonder behoudt de bestendig wachter zijn recht op bevordering binnen zijn weddeschaal en kan hij zijn aanspraak op promotie laten gelden. §3. De stad verbindt zich ertoe de totale loonkost van de bestendig wachter verder te betalen, met name met inbegrip van het vakantiegeld, werkgeversbijdrage maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding, de eindejaarspremie, de sociale bijdragen en zaterdag-, zondag en nachtprestaties. §4. De stad neemt de verplichtingen betreffende de arbeidsongevallenverzekering op zich. Artikel 3. Verplichtingen en rechten van de bestendig wachter §1. Opdracht De bestendig wachter wordt belast met de uitvoering van de opdrachten zoals bepaald door de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid: - voor de bestendig wachter: permanentie wachtdienst HVZ Meetjesland §2. Vakantie Tijdens zijn detachering bij de HVZ Meetjesland heeft de bestendig wachter, pro rata zijn detachering, recht op de dagen vakantie zoals toegestaan door zijn stad. De bestendig wachter meldt de verlofperiodes aan de HVZ Meetjesland, via het tijdsregistratiesysteem van de stad Eeklo. De zonecommandant of zijn afgevaardigde keurt de aangevraagde verlofperiodes al dan niet goed. Artikel 4. Verplichtingen van de HVZ Meetjesland De HVZ Meetjesland verbindt zich ertoe pro rata voor de activiteit van de bestendig wachter voor de HVZ Meetjesland, zoals bepaald in artikel 1, het bedrag van de kosten terug te betalen aan de stad Eeklo. Afwezigheid wegens ziekte van de bestendig wachter schort deze betaling niet op. Zitting van «M_2»

25 van 36

De stad Eeklo vraagt aan de HVZ Meetjesland de terugbetaling van de vereffende bedragen door middel van een gedetailleerde maandelijkse staat van verzoek tot terugbetaling. Het verzoek tot terugbetaling wordt opgesteld in het begin van elke maand voor de voorafgaande maand. De HVZ Meetjesland betaalt de totale loonkost van de bestendig wachter, met inbegrip van het vakantiegeld, werkgeversbijdrage maaltijdcheques, de arbeidsongevallenverzekering, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding, de eindejaarspremie, de sociale bijdragen en zaterdag-, zondag en nachtprestaties. Op het ogenblik van ondertekening van deze overeenkomst dient de stad Eeklo de HVZ Meetjesland een raming van de voor de overeengekomen detachering terug te betalen bedragen te hebben bezorgd. De HVZ Meetjesland verbindt er zich toe een maandelijkse kostenvergoeding, voor de kosten, eigen aan de werkgever, rechtstreeks te betalen aan de bestendig wachter. De HVZ Meetjesland verbindt er zich toe om uitzonderlijke prestaties, verricht door de bestendig wachter in het kader van zijn functie binnen de zone, terug te betalen aan de stad Eeklo op basis van een gedetailleerde maandelijkse staat. De HVZ Meetjesland voorziet in kledij en persoonlijke beschermingsmiddelen voor de bestendig wachter. Artikel 5. Duur en vroegtijdige beëindiging van de overeenkomst §1. De overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2015 en eindigt op 31 december 2015 en is verlengbaar. Het al dan niet verlengen van deze overeenkomst wordt uiterlijk 1 maand voor het verstrijken van de overeenkomst meegedeeld. §2. De overeenkomst kan door elk van de partijen vroegtijdig beëindigd worden, met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. De opzegging en de mededeling om deze overeenkomst al dan niet te verlengen gebeurt door aangetekend schrijven aan de andere partijen. Artikel 6. Uitvoeringsmodaliteiten §1. De gebruikelijke werkplaats van de bestendig wachter is gevestigd op het volgend adres: Elke brandweerpost binnen de zone HVZ Meetjesland §2. De begeleiding van en het toezicht op de naleving van deze overeenkomst wordt voor de HVZ Meetjesland verzekerd door de voorzitter van de zoneraad. §3. De begeleiding van en het toezicht op de naleving deze overeenkomst wordt voor de gemeente verzekerd door de burgemeester of zijn afgevaardigde. §4. De zonecommandant of een afgevaardigde wordt aangeduid als leidinggevende van de bestendig wachter. §5. Als bijlage aan deze overeenkomst wordt de functiebeschrijving toegevoegd van de taken die de bestendig wachter kan uitvoeren.

Zitting van «M_2»

26 van 36

Artikel 7. Bevoegde rechtbank De geschillen voortvloeiende uit de uitvoering van de overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de bevoegde rechter van het gerechtelijk arrondissement van Gent. Opgemaakt in 3 exemplaren, waarbij elke partij een origineel heeft ontvangen, te Eeklo op 26 november 2014. Namens de Prezone,

Namens de stad,

Ann COOPMAN

Koen LOETE, burgemeester

De medewerker,

Luc VAN DEN BOSSHE

Meike VAN GREMBERGEN, stadssecretaris

33

Detachering van de heer Johan Van Wynsberge als bestendige wachter voor de HVZ Meetjesland

Gelet op de wet van 15 mei 2007, gewijzigd door de wet van 3 augustus 2012, betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op het KB van 2 februari 2009, art 8, 2° dat de hulpverleningszone Meetjesland afbakent; Gelet op art 5 van de wet van 3 augustus 2012, tot wijziging van de wet van 15 mei 2007, dat stelt dat in afwachting van de inwerkingtreding van de zone zoals bedoeld in art 220 van de wet, de zone een prezone vormt, volgens dezelfde territoriale afbakening en dat deze prezone rechtspersoonlijkheid heeft en wordt beheerd door een prezoneraad; Overwegende dat de heer Johan Van Wynsberge momenteel tewerkgesteld is in de stad Eeklo als bestendig wachter voor het brandweerkorps te Eeklo en zal gedetacheerd wordt voor 38/week naar de Hulpverleningszone Meetjesland van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015; dat deze detachering verlengbaar is; Overwegende dat het opportuun is voor de werking van de HVZ Meetjesland dat de functie van bestendig wachter kan gegarandeerd blijven; Gelet op het ontwerp van overeenkomst; BESLUIT: Art.1 - De heer Johan Van Wynsberge geboren te Eeklo op 5 maart 1956, wonende te Kaaistraat 68, 9900 Eeklo wordt aangesteld door middel van detachering als bestendig wachter voor Hulpverleningszone Meetjesland van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015 Art.2 - De prezone Meetjesland betaalt aan de stad Eeklo de effectieve loonkost van de heer Johan Van Wynsberge terug zoals bepaald in de overeenkomst bij dit besluit als bijlage toegevoegd. Art.4 - Afschrift van dit besluit over te maken aan FOD Binnenlandse Zaken, de stad Eeklo en de heer Johan Van Wynsberge. Overeenkomst tussen de Hulpverleningszone MEETJESLAND , de stad EEKLO en de heer Johan VAN WYNSBERGE TUSSEN de Hulpverleningszone MEETJESLAND (HVZ), vertegenwoordigd door mevrouw Ann COOPMAN, voorzitter van de zoneraad, Dorp 1, 9950 WAARSCHOOT EN Zitting van «M_2»

27 van 36

de stad EEKLO, vertegenwoordigd door de heer Koen LOETE, burgemeester en mevrouw Meike VAN GREMBERGEN, secretaris, Industrielaan 2, 9900 EEKLO EN De heer Johan VAN WYNSBERGE, hierna genoemd bestendig wachter, Kaaistraat 68 te 9900 Eeklo. Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid Overwegende dat de Hulpverleningszone Meetjesland ervaren personeel nodig heeft om haar opdrachten te kunnen volbrengen; Overwegende dat de Hulpverleningszone Meetjesland niet beschikt over de praktische en nodige vaardigheden en kennis in verband met de materies die behandeld dienen te worden door de bestendig wachters. WAARNA DOOR PARTIJEN OVEREENGEKOMEN WORDT ALS VOLGT: Artikel 1. Voorwerp van de overeenkomst De detachering van de medewerker naar de HVZ voor 38 uren per week, om de opdrachten uit te voeren waarin wordt voorzien in de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid. Artikel 2. Verplichtingen van de stad EEKLO §1. De stad verbindt zich ertoe de in artikel 1 bedoelde detachering van de bestendig wachter voor de HVZ Meetjesland te bewerkstelligen. §2. De stad verzekert dat gedurende de door deze overeenkomst gedekte periode de bestendig wachter het juridische en administratieve statuut verbonden aan de functie die hij uitoefent bij de stad behoudt. Meer in het bijzonder behoudt de bestendig wachter zijn recht op bevordering binnen zijn weddeschaal en kan hij zijn aanspraak op promotie laten gelden. §3. De stad verbindt zich ertoe de totale loonkost van de bestendig wachter verder te betalen, met name met inbegrip van het vakantiegeld, werkgeversbijdrage maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding, de eindejaarspremie, de sociale bijdragen en zaterdag-, zondag en nachtprestaties. §4. De stad neemt de verplichtingen betreffende de arbeidsongevallenverzekering op zich. Artikel 3. Verplichtingen en rechten van de bestendig wachter §1. Opdracht De bestendig wachter wordt belast met de uitvoering van de opdrachten zoals bepaald door de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid: - voor de bestendig wachter: permanentie wachtdienst HVZ Meetjesland §2. Vakantie

Zitting van «M_2»

28 van 36

Tijdens zijn detachering bij de HVZ Meetjesland heeft de bestendig wachter, pro rata zijn detachering, recht op de dagen vakantie zoals toegestaan door zijn stad. De bestendig wachter meldt de verlofperiodes aan de HVZ Meetjesland, via het tijdsregistratiesysteem van de stad Eeklo. De zonecommandant of zijn afgevaardigde keurt de aangevraagde verlofperiodes al dan niet goed. Artikel 4. Verplichtingen van de HVZ Meetjesland De HVZ Meetjesland verbindt zich ertoe pro rata voor de activiteit van de bestendig wachter voor de HVZ Meetjesland, zoals bepaald in artikel 1, het bedrag van de kosten terug te betalen aan de stad Eeklo. Afwezigheid wegens ziekte van de bestendig wachter schort deze betaling niet op. De stad Eeklo vraagt aan de HVZ Meetjesland de terugbetaling van de vereffende bedragen door middel van een gedetailleerde maandelijkse staat van verzoek tot terugbetaling. Het verzoek tot terugbetaling wordt opgesteld in het begin van elke maand voor de voorafgaande maand. De HVZ Meetjesland betaalt de totale loonkost van de bestendig wachter, met inbegrip van het vakantiegeld, werkgeversbijdrage maaltijdcheques, de arbeidsongevallenverzekering, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding, de eindejaarspremie, de sociale bijdragen en zaterdag-, zondag en nachtprestaties. Op het ogenblik van ondertekening van deze overeenkomst dient de stad Eeklo de HVZ Meetjesland een raming van de voor de overeengekomen detachering terug te betalen bedragen te hebben bezorgd. De HVZ Meetjesland verbindt er zich toe een maandelijkse kostenvergoeding, voor de kosten, eigen aan de werkgever, rechtstreeks te betalen aan de bestendig wachter. De HVZ Meetjesland verbindt er zich toe om uitzonderlijke prestaties, verricht door de bestendig wachter in het kader van zijn functie binnen de zone, terug te betalen aan de stad Eeklo op basis van een gedetailleerde maandelijkse staat. De HVZ Meetjesland voorziet in kledij en persoonlijke beschermingsmiddelen voor de bestendig wachter. Artikel 5. Duur en vroegtijdige beëindiging van de overeenkomst §1. De overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2015 en eindigt op 31 december 2015 en is verlengbaar. Het al dan niet verlengen van deze overeenkomst wordt uiterlijk 1 maand voor het verstrijken van de overeenkomst meegedeeld. §2. De overeenkomst kan door elk van de partijen vroegtijdig beëindigd worden, met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. De opzegging en de mededeling om deze overeenkomst al dan niet te verlengen gebeurt door aangetekend schrijven aan de andere partijen. Artikel 6. Uitvoeringsmodaliteiten §1. De gebruikelijke werkplaats van de bestendig wachter is gevestigd op het volgend adres: Elke brandweerpost binnen de zone HVZ Meetjesland §2. De begeleiding van en het toezicht op de naleving van deze overeenkomst wordt voor de HVZ Meetjesland verzekerd door de voorzitter van de zoneraad. Zitting van «M_2»

29 van 36

§3. De begeleiding van en het toezicht op de naleving deze overeenkomst wordt voor de gemeente verzekerd door de burgemeester of zijn afgevaardigde. §4. De zonecommandant of een afgevaardigde wordt aangeduid als leidinggevende van de bestendig wachter. §5. Als bijlage aan deze overeenkomst wordt de functiebeschrijving toegevoegd van de taken die de bestendig wachter kan uitvoeren. Artikel 7. Bevoegde rechtbank De geschillen voortvloeiende uit de uitvoering van de overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de bevoegde rechter van het gerechtelijk arrondissement van Gent. Opgemaakt in 3 exemplaren, waarbij elke partij een origineel heeft ontvangen, te Eeklo op 26 november 2014. Namens de Prezone,

Namens de stad,

Ann COOPMAN

Koen LOETE, burgemeester

De medewerker,

Johan VAN WYNSBERGE

Meike VAN GREMBERGEN, stadssecretaris

34

Detachering van de heer Johan Van Damme als bestendige wachter voor de HVZ Meetjesland

Gelet op de wet van 15 mei 2007, gewijzigd door de wet van 3 augustus 2012, betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op het KB van 2 februari 2009, art 8, 2° dat de hulpverleningszone Meetjesland afbakent; Gelet op art 5 van de wet van 3 augustus 2012, tot wijziging van de wet van 15 mei 2007, dat stelt dat in afwachting van de inwerkingtreding van de zone zoals bedoeld in art 220 van de wet, de zone een prezone vormt, volgens dezelfde territoriale afbakening en dat deze prezone rechtspersoonlijkheid heeft en wordt beheerd door een prezoneraad; Overwegende dat de heer Johan Van Damme momenteel tewerkgesteld is in de stad Eeklo als bestendig wachter voor het brandweerkorps te Eeklo en zal gedetacheerd wordt voor 38/week naar de Hulpverleningszone Meetjesland van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015; dat deze detachering verlengbaar is; Overwegende dat het opportuun is voor de werking van de HVZ Meetjesland dat de functie van bestendig wachter kan gegarandeerd blijven; Gelet op het ontwerp van overeenkomst; BESLUIT: Art.1 - De heer Johan Van Damme geboren te Eeklo op 8 augustus 1959, wonende te Boekweitstraat 11, 9900 Eeklo wordt aangesteld door middel van detachering als bestendig wachter voor Hulpverleningszone Meetjesland van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015 Art.2 - De prezone Meetjesland betaalt aan de stad Eeklo de effectieve loonkost van de heer Johan Van Damme terug zoals bepaald in de overeenkomst bij dit besluit als bijlage toegevoegd. Zitting van «M_2»

30 van 36

Art.4 - Afschrift van dit besluit over te maken aan FOD Binnenlandse Zaken, de stad Eeklo en de heer Johan Van Damme. Overeenkomst tussen de Hulpverleningszone MEETJESLAND , de stad EEKLO en de heer Johan VAN DAMME TUSSEN de Hulpverleningszone MEETJESLAND (HVZ), vertegenwoordigd door mevrouw Ann COOPMAN, voorzitter van de zoneraad, Dorp 1, 9950 WAARSCHOOT EN de stad EEKLO, vertegenwoordigd door de heer Koen LOETE, burgemeester en mevrouw Meike VAN GREMBERGEN, secretaris, Industrielaan 2, 9900 EEKLO EN De heer Johan VAN DAMME, hierna genoemd bestendig wachter, Boekweitstraat 11 te 9900 Eeklo. Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid Overwegende dat de Hulpverleningszone Meetjesland ervaren personeel nodig heeft om haar opdrachten te kunnen volbrengen; Overwegende dat de Hulpverleningszone Meetjesland niet beschikt over de praktische en nodige vaardigheden en kennis in verband met de materies die behandeld dienen te worden door de bestendig wachters. WAARNA DOOR PARTIJEN OVEREENGEKOMEN WORDT ALS VOLGT: Artikel 1. Voorwerp van de overeenkomst De detachering van de medewerker naar de HVZ voor 38 uren per week, om de opdrachten uit te voeren waarin wordt voorzien in de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid. Artikel 2. Verplichtingen van de stad EEKLO §1. De stad verbindt zich ertoe de in artikel 1 bedoelde detachering van de bestendig wachter voor de HVZ Meetjesland te bewerkstelligen. §2. De stad verzekert dat gedurende de door deze overeenkomst gedekte periode de bestendig wachter het juridische en administratieve statuut verbonden aan de functie die hij uitoefent bij de stad behoudt. Meer in het bijzonder behoudt de bestendig wachter zijn recht op bevordering binnen zijn weddeschaal en kan hij zijn aanspraak op promotie laten gelden. §3. De stad verbindt zich ertoe de totale loonkost van de bestendig wachter verder te betalen, met name met inbegrip van het vakantiegeld, werkgeversbijdrage maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding, de eindejaarspremie, de sociale bijdragen en zaterdag-, zondag en nachtprestaties. §4. De stad neemt de verplichtingen betreffende de arbeidsongevallenverzekering op zich.

Zitting van «M_2»

31 van 36

Artikel 3. Verplichtingen en rechten van de bestendig wachter §1. Opdracht De bestendig wachter wordt belast met de uitvoering van de opdrachten zoals bepaald door de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid: - voor de bestendig wachter: permanentie wachtdienst HVZ Meetjesland §2. Vakantie Tijdens zijn detachering bij de HVZ Meetjesland heeft de bestendig wachter, pro rata zijn detachering, recht op de dagen vakantie zoals toegestaan door zijn stad. De bestendig wachter meldt de verlofperiodes aan de HVZ Meetjesland, via het tijdsregistratiesysteem van de stad Eeklo. De zonecommandant of zijn afgevaardigde keurt de aangevraagde verlofperiodes al dan niet goed. Artikel 4. Verplichtingen van de HVZ Meetjesland De HVZ Meetjesland verbindt zich ertoe pro rata voor de activiteit van de bestendig wachter voor de HVZ Meetjesland, zoals bepaald in artikel 1, het bedrag van de kosten terug te betalen aan de stad Eeklo. Afwezigheid wegens ziekte van de bestendig wachter schort deze betaling niet op. De stad Eeklo vraagt aan de HVZ Meetjesland de terugbetaling van de vereffende bedragen door middel van een gedetailleerde maandelijkse staat van verzoek tot terugbetaling. Het verzoek tot terugbetaling wordt opgesteld in het begin van elke maand voor de voorafgaande maand. De HVZ Meetjesland betaalt de totale loonkost van de bestendig wachter, met inbegrip van het vakantiegeld, werkgeversbijdrage maaltijdcheques, de arbeidsongevallenverzekering, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding, de eindejaarspremie, de sociale bijdragen en zaterdag-, zondag en nachtprestaties. Op het ogenblik van ondertekening van deze overeenkomst dient de stad Eeklo de HVZ Meetjesland een raming van de voor de overeengekomen detachering terug te betalen bedragen te hebben bezorgd. De HVZ Meetjesland verbindt er zich toe een maandelijkse kostenvergoeding, voor de kosten, eigen aan de werkgever, rechtstreeks te betalen aan de bestendig wachter. De HVZ Meetjesland verbindt er zich toe om uitzonderlijke prestaties, verricht door de bestendig wachter in het kader van zijn functie binnen de zone, terug te betalen aan de stad Eeklo op basis van een gedetailleerde maandelijkse staat. De HVZ Meetjesland voorziet in kledij en persoonlijke beschermingsmiddelen voor de bestendig wachter. Artikel 5. Duur en vroegtijdige beëindiging van de overeenkomst §1. De overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2015 en eindigt op 31 december 2015 en is verlengbaar. Het al dan niet verlengen van deze overeenkomst wordt uiterlijk 1 maand voor het verstrijken van de overeenkomst meegedeeld. §2. De overeenkomst kan door elk van de partijen vroegtijdig beëindigd worden, met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. Zitting van «M_2»

32 van 36

De opzegging en de mededeling om deze overeenkomst al dan niet te verlengen gebeurt door aangetekend schrijven aan de andere partijen. Artikel 6. Uitvoeringsmodaliteiten §1. De gebruikelijke werkplaats van de bestendig wachter is gevestigd op het volgend adres: Elke brandweerpost binnen de zone HVZ Meetjesland §2. De begeleiding van en het toezicht op de naleving van deze overeenkomst wordt voor de HVZ Meetjesland verzekerd door de voorzitter van de zoneraad. §3. De begeleiding van en het toezicht op de naleving deze overeenkomst wordt voor de gemeente verzekerd door de burgemeester of zijn afgevaardigde. §4. De zonecommandant of een afgevaardigde wordt aangeduid als leidinggevende van de bestendig wachter. §5. Als bijlage aan deze overeenkomst wordt de functiebeschrijving toegevoegd van de taken die de bestendig wachter kan uitvoeren. Artikel 7. Bevoegde rechtbank De geschillen voortvloeiende uit de uitvoering van de overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de bevoegde rechter van het gerechtelijk arrondissement van Gent. Opgemaakt in 3 exemplaren, waarbij elke partij een origineel heeft ontvangen, te Eeklo op 26 november 2014. Namens de Prezone,

Namens de stad,

Ann COOPMAN

Koen LOETE, burgemeester

De medewerker,

Johan VAN DAMME

Meike VAN GREMBERGEN, stadssecretaris

35

Detachering van de heer Koen Van Overbeke als onderhoudsman voor de HVZ Meetjesland

Gelet op de wet van 15 mei 2007, gewijzigd door de wet van 3 augustus 2012, betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op het KB van 2 februari 2009, art 8, 2° dat de hulpverleningszone Meetjesland afbakent; Gelet op art 5 van de wet van 3 augustus 2012, tot wijziging van de wet van 15 mei 2007, dat stelt dat in afwachting van de inwerkingtreding van de zone zoals bedoeld in art 220 van de wet, de zone een prezone vormt, volgens dezelfde territoriale afbakening en dat deze prezone rechtspersoonlijkheid heeft en wordt beheerd door een prezoneraad; Overwegende dat de heer Koen Van Overbeke momenteel tewerkgesteld is in de gemeente Aalter als onderhoudsman in de brandweerkazerne van Aalter, Zitting van «M_2»

33 van 36

Overwegende dat dhr. Van Overbeke taken uitvoert die, met ingang van 1 januari 2015 ten dele ressorteren onder de bevoegdheid van het gemeentebestuur en ten dele onder de bevoegdheid van de hulpverleningszone Meetjesland Overwegende dat het aangewezen is dat dhr. Van Overbeke dezelfde prestaties blijft uitvoeren omwille van de continuïteit van de dienstverlening vanwege de hulpverleningszone Meetjesland en omwille van de afspraken tussen de hulpverleningszone en de deelnemende gemeenten, waarbij gemeentepersoneel blijft instaan voor de onderhoudstaken in de lokalen die niet rechtstreeks dienstig zijn voor de operationele dienstverlening van een brandweer Overwegende dat het dus ook aangewezen is dat dhr. Van Overbeke gedetacheerd wordt voor de noodzakelijke uren naar de Hulpverleningszone Meetjesland van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015; dat deze detachering verlengbaar is; Gelet op het ontwerp van overeenkomst; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - De heer Koen Van Overbeke geboren te Gent op 15 november 1976, wonende te 9850 Nevele, Blasiusdriesstraat 9 wordt aangesteld door middel van detachering als bestendige wachter voor Hulpverleningszone Meetjesland van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015 Art.2 - De prezone Meetjesland betaalt aan de gemeente Aalter de effectieve loonkost van de heer Van Overbeke terug op basis van een prestatiestaat, waarop de uren in fucntie van de brandweerzone worden genoteerd, enzoals bepaald in de overeenkomst bij dit besluit als bijlage toegevoegd. Art.4 - Afschrift van dit besluit over te maken aan FOD Binnenlandse Zaken, de gemeente Aalter en de heer Van Overbeke Overeenkomst tussen de Hulpverleningszone MEETJESLAND , de gemeente AALTER en de heer Koen VAN OVERBEKE TUSSEN de Hulpverleningszone MEETJESLAND (HVZ), vertegenwoordigd door mevrouw Ann COOPMAN, voorzitter van de zoneraad, Dorp 1, 9950 WAARSCHOOT EN de gemeente Aalter, vertegenwoordigd door de heer Patrick Hoste, burgemeester en Luc Jolie, secretaris, Europalaan 22, te 9880 Aalter EN De heer Koen Van Overbeke, Blasiusdriesstraat 9 te 9850 Nevele, onderhoudsman te Aalter Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid Overwegende dat de Hulpverleningszone Meetjesland ervaren personeel nodig heeft om haar opdrachten te kunnen volbrengen; Overwegende dat de Hulpverleningszone Meetjesland niet beschikt over de praktische en nodige vaardigheden en kennis in verband met de materies die behandeld dienen te worden door de onderhoudsman in de kazerne van Aalter. WAARNA DOOR PARTIJEN OVEREENGEKOMEN WORDT ALS VOLGT:

Zitting van «M_2»

34 van 36

Artikel 1. Voorwerp van de overeenkomst De detachering van de medewerker naar de HVZ volgens prestatiestaat, om de opdrachten uit te voeren waarin wordt voorzien in de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid. Artikel 2. Verplichtingen van de gemeente Aalter §1. De gemeente verbindt zich ertoe de in artikel 1 bedoelde detachering van de onderhoudsman voor de HVZ Meetjesland te bewerkstelligen. §2. De gemeente verzekert dat gedurende de door deze overeenkomst gedekte periode de onderhoudsman het juridische en administratieve statuut verbonden aan de functie die hij uitoefent bij de gemeente behoudt. Meer in het bijzonder behoudt de onderhoudsman zijn recht op bevordering binnen zijn weddeschaal en kan hij zijn aanspraak op promotie laten gelden. §3. De gemeente verbindt zich ertoe de geleverde prestatie van de onderhoudsman verder te betalen, met name met inbegrip van het vakantiegeld, de eindejaarspremie en de sociale bijdragen. §4. De gemeente neemt de verplichtingen betreffende de arbeidsongevallenverzekering op zich. Artikel 3. Verplichtingen en rechten van de bestendige wachter §1. Opdracht De onderhoudsman wordt belast met de uitvoering van de opdrachten zoals bepaald door de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid, meer bepaald het onderhoud van het operationele gedeelte van de kazerne te Aalter §2. Vakantie Tijdens zijn detachering bij de HVZ Meetjesland heeft de onderhoudsman, pro rata zijn detachering, recht op de dagen vakantie zoals toegestaan door zijn stad. Hij meldt de verlofperiodes aan de HVZ Meetjesland. Artikel 4. Verplichtingen van de HVZ Meetjesland De HVZ Meetjesland verbindt zich ertoe pro rata voor de activiteit van de onderhoudsman voor de HVZ Meetjesland, zoals bepaald in artikel 1, het bedrag van de kosten terug te betalen aan de gemeente Aalter. Afwezigheid wegens ziekte van de onderhoudsman schort deze betaling niet op. De gemeente Aalter vraagt aan de HVZ Meetjesland de terugbetaling van de vereffende bedragen door middel van een gedetailleerde maandelijkse staat van verzoek tot terugbetaling. Het verzoek tot terugbetaling wordt opgesteld in het begin van elke maand voor de voorafgaande maand. De HVZ Meetjesland betaalt de geleverde prestatie van de onderhoudsman, met inbegrip van het vakantiegeld, de eindejaarspremie en de sociale bijdragen, terug aan de gemeente Aalter. Op het ogenblik van ondertekening van deze overeenkomst dient de gemeente Aalter de HVZ Meetjesland een raming van de voor de overeengekomen detachering terug te betalen bedragen te hebben bezorgd.

Zitting van «M_2»

35 van 36

De HVZ Meetjesland verbindt er zich toe een maandelijkse kostenvergoeding, voor de kosten, eigen aan de werkgever, rechtstreeks te betalen aan de onderhoudsman. De HVZ Meetjesland verbindt er zich toe om uitzonderlijke prestaties, verricht door de onderhoudsman in het kader van zijn functie binnen de zone, terug te betalen aan de gemeente Aalter op basis van een gedetailleerde maandelijkse staat. Artikel 5. Duur en vroegtijdige beëindiging van de overeenkomst §1. De overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2015 en eindigt op 31 december 2015. Deze overeenkomst is verlengbaar. §2. De overeenkomst kan door elk van de partijen vroegtijdig beëindigd worden, met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. De opzegging gebeurt door aangetekend schrijven aan de andere partijen. Artikel 6. Uitvoeringsmodaliteiten §1. De gebruikelijke werkplaats van de onderhoudsman is gevestigd op het volgende adres: SintGerolflaan 12a, 9880 Aalter §2. De begeleiding van en het toezicht op de naleving van deze overeenkomst wordt voor de HVZ Meetjesland verzekerd door de voorzitter van de zoneraad. §3. De begeleiding van en het toezicht op de naleving deze overeenkomst wordt voor de gemeente verzekerd door de burgemeester of zijn afgevaardigde. Artikel 7. Bevoegde rechtbank De geschillen voortvloeiende uit de uitvoering van de overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de bevoegde rechter van het gerechtelijk arrondissement van Gent. Opgemaakt in 3 exemplaren, waarbij elke partij een origineel heeft ontvangen, te Aalter op 26 november 2014. Namens de Prezone, Ann COOPMAN

Namens de gemeente,

De medewerker,

Patrick Hoste, burgemeester

Koen VAN OVERBEKE

Luc Jolie, gemeentesecretaris Niets meer te behandelen wordt de zitting geheven om 17.30 uur Namens de Prezoneraad:

Secretaris, Thaïs De Vuyst Zitting van «M_2»

Voorzitter, Ann Coopman 36 van 36